.

MEKANISME PENGELOLAAN & PENGENDALIAN

BARANG DAERAH

(MANAJEMEN LOGISTIK)

Oleh : Prof. Dr. Sadu Wasistiono, MS

A. Pendahuluan

1. Perubahan paradigma penyelenggaraan pemerintahan

daerah.

2. Perubahan dari UU No 5/1974 ke UU No 22/1999, perlu

diikuti dengan perubahan berbagai dimensi manajemen.

3. Aset Daerah merupakan salah satu faktor determinan

dlm penyelenggaraan otonomi Daerah yg perlu dikelola

dan dikendalikan secara efektif, efisien, ekonomis,

transparan dan akuntabel. Perhatian pada aset

Daerah/Negara selama ini relatif terbatas. Banyak barang

milik Daerah/Negara yang hilang, tidak terdaftar dengan

baik, digunakan secara tidak proporsional menimbulkan

pemborosan dana publik.

B. Tinjauan Teoritis dan Normatif tentang Manajemen Logistik dan Pengelolaan

Barang Daerah

1) Tinjauan Teoritis

“Logistik adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan

penyimpanan barang, suku cadang dan barang jadi dari suplair, diantara fasilitas-

fasilitas perusahaan dan kepada para pelanggan “ (Bowersox, 2000:13).

Pengelolaan (Manajemen Logistik) secara fundamental dalam melaksanakan fungsi-fungsi

manajemen sebagaimana gambar berikut :

Siklus Logistik

• Perencanaan

• Peghapusan Penganggaran

• Pengendalian

• Pemeliharaan Pengadaan

Penyimpanan & Penyaluran

Sumber : Siklus Logistis (Subagja)

2) Tinjauan Normatif

Pengelolaan & Pengendalian barang pemerintah didasarkan pada :

* Keppres No 17 tahun 2000 tentang Pedoman Pelaksanaan APBN.

* Keppres No 18 tahun 2000 yang telah disempurnakan dengan

Keppres No 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah.

* Peraturan-peraturan lainnya.

Secara umum pengelolaan barang Pemerintah meliputi kegiatan-

kegiatan :

1) Pengadaan barang

2) Pergudangan

3) Pendistribusian

4) Pemeliharaan

5) Penataan Adm.yang meliputi aspek – aspek :

* Klasifikasi / Penggolongan barang

* Kodefikasi / Pengkodean barang

- Kode Lokasi

- Kode Register

- Kode Jenis Satuan Barang Inventaris

* Penghapusan Barang

* Pelaporan Inventaris

Studi Kasus di Pemerintah Daerah Propinsi Jawa Barat

* Ketentuan umum Pengelolaan Barang Daerah Propinsi Jawa Barat diatur melalui :

1) Perda Propinsi Jawa Barat Nomor 4 Tahun 2001 tentang Pengelolaan Barang

Daerah;

2) Keputusan Gubernur Jawa Barat Nomor 19 Tahun 2002 yang

isinya berkisar pada :

Perencanaan Kebutuhan Barang

Unit KerjaBiro

Perlengkapan RAPBD

RKBU RDKBD

Menerima

Meneliti

Menghimpun

Menyusun RDKB -RDKPBD

RDKPBDRKPBU

APBDUnit

Kerja

Biro

Perlengkapan- Menerima

- Meneliti

- Menghimpun

- Menyusun

DKBD

DKPBD Kepala

Daerah

DKBD

DKPBD

SK – DKBD

SK - DKPBD

RTBU

RTPBU

DKBD

DKPB

Sebagai pedoman :

-Kebutuhan barang

-Pengendalian

-Pengawasan

Pengadaan Barang

Panitia

Pengadaan/

Pekerjaan

Rekanan

- P 3 U

- P 3 SD

Anggaran Pemb:

SPK dan SP di

Tandatangai

Pimpro

Anggaran Rutin :

SPK dan SP

ditandatangai Ka Unit/Ka

Biro

Hasil Pengadaan BarangKa UnitGubernur/

Biro

Perlengkapan

Panitia Pemeriksa

Bendahara

Barang

Barang

DHPBD

DHPBUDaftar

Penyimpanan Barang

Hasil

Pengadaan

barang

Panitia Pemeriksa

Barang Daerah

Bendaharawan

Barang

Barang tdk bergerak - Kuantitas Penerima Barang Adm

- Kualitas tanggung jawab

- Berita Acara hasil laporan melalui

Pemeriksaan Barang atasan

Barang

bergerak

Gubernur cq

Biro

Perlengkapan

Kepala Unit

Pemeriksa

Instansi Teknis

Berita Acara Hasil - Tanggung Jawab

Pemeriksaan - Tertib Administrasi

Penyaluran/Pendistribusian Barang

Pejabat Bendaharawan

Barang

SPPB

BARANG

(Berita Acara Serah terima )

Penghapusan Barang

Penghapusan Barang didasarkan pada ketentuan dan peraturan yang berlaku

dan masing-masing berbeda tergantung kepada jenis dan jumlah yang akan

dihapus.

Dalam Pengadaan Barang mengacu pada Keppres No 18 tahun 2000 dan Surat Keputusan

bersama Menkeu & Ketua Bappenas nomor S.42/A/2000/S 2262/D.2/05/2000 tentang

Juknis Pelaksanaan Keppres 18/2000.

b) Implementasi

- Pengadaan Aset Daerah khususnya tanah, Bangunan, Alat berat, Kendaraan dilakukan oleh

Biro Perlengkapan, sedangkan jalan, jembatan, Bangunan pengairan dan APK dilakukan

oleh masing-masing unit Kerja.

- Administrasi Bendaharawan barang di Biro Perlengkapan meliputi

- Penerimaan

- Pengeluaran

- Pencatatan (Pembukuan)

- Pelaporan

. Laporan triwulan

. BAP atas langsung Bendaharawan

- Pengelolaan barang ditingkat unit kerja (Badan & Dinas)

-Pengadaan Barang

- Di bawah Rp. 50.000.000 oleh PIMLAKTAN

- Di atas Rp. 50.000.000 oleh Panitia yang dibentuk oleh PIMLAKTAN

Pengadaan dilakukan melalui tender sampai dengan penentuan perusahaan pengadaan barang

- Kegiatan Bendaharawan Barang

Menerima setelah diperiksa oleh PIMLAKTAN

Penyimpanan di Gudang

Pengeluaran barang dengan mekanisme,

* Sub din Program mengajukan permohonan barang kepada ka Unit

* Ka Unit memerintahkan kepada Bendaharawan untuk mengeluarkan barang.

Pemeriksaan barang di gudang

Stock of name dilakukan setiap triwulan oleh ka unit dengan beberapa orang saksi.

- Pelaporan : Secara rutin semua kegiatan dilaporkan kepada Gubernur melalui Biro

Perlengkapan (triwulan).

G. Analisis Dan temuan

- Pengelolaan /Pengendalian barang daerah Propinsi Jawa Barat telah dilakukan melalui

mekanisme yang benar (normatif) dan secara teoritis dapat dipertanggungjawabkan secara

ilmiah.

- Manusia merupakan faktor yang menentukan keberhasilan pengelolaan barang daerah.

Di Propinsi Jawa Barat faktor manusia ini merupakan titik lemah.

- Belum semua aparat unit mengetahui dan memahami Keputusan Gubernur sehingga masih

langsung mengacu pada Kepmendagri nomor 11/2001 sebagai pedoman.

- Dalam standarisasi barang, masih ada Dinas yang mengacu Kepmendagri nomor 11/2001

- Pengelolaan barang Daerah secara empirik Administratif masih belum tertib yang terlihat

dari : Pengkodean dan registrasi barang belum sesuai dengan Kepmenkeu Nomor

18/KMK.18/1999 tentang Penetapan Kodefikasi barang Inventaris akibatnya lokasi

barang tidak diketahui dengan jelas. Pengurus barang tidak jelas dan jika barang berpindah-

pindah sulit dikontrol.

- Belum semua unit organisasi melaporkan mutasi barang daerah sehingga tidak diketahui asal

usul barang tersebut.

- Belum semua melaporkan kondisi barang, sehingga tidak diketahui berapa jenis dan jumlah

barang yang masih baik, rusak dan perlu dihapus. Data kondisi barang sangat diperlukan untuk

penyusunan anggaran pemeliharaan.

- Nilai barang baik secara ekonomis, maupun teknis belum dilaporkan secara rinci, hal ini terkait

dengan biaya operasional pemeliharaan barang.

- Belum semua unit kerja memahami sepenuhnya urgensi RKBU, sehingga sering terjadi barang

yang diminta sering tidak terakomodasi dalam pengadaannya.

- Masih ada unit kerja yang kurang memperhatikan kewajibannya untuk melaporkan secara

berkala terhadap hasil pengelolaan barang unit.

- Biro perlengkapan hanya mengetahui barang yang dikelola oleh unit kerja dari aspek

administrasi saja, sedangkan secara fisik tidak. Hal ini terkait dengan belum difungsikannya

gudang induk sebagai pos pemeriksaan barang.

Contoh Kodefikasi Barang Daerah

a. Contoh Kode Barang tidak bergerak (tanah)

Kode barang

1 01 02 04 003

Keterangan

Angka 1 Kode golongan (barang tidak bergerak)

Angka 01 Kode bidang barang (tanah)

Angka 02 Kode Kelompok barang (tanah Persil)

Angka 04 Kode Sub Kelompok barang (tanah hutan)

Angka 003 Kode sub-sub kelompok barang (tanah hutan lindung)

b. Contoh kode barang bergerak (Komputer)

2 1 2 0 1 0 2 0 0 1

Angka 2 kode golongan (barang bergerak)

Angka 12 kode bidang (komputer)

Angka 01 kode kelompok (komputer unit)

Angka 02 Kode Sub kelompok (personil komputer)

Angka 001 kode sub kelompok (Personal Komputer Unit)

c. Kode Lokasi Barang IKMN

Contoh Instansi LAN

4 8 991231020 9

Angka 48 Kode Pebin LAN (Menpan)

Angka 02 Kode PBI (Kepala LAN)

Angka 01 Kode Lokasi (LAN Jakarta)

Angka 32 Kode UPB ( Bagian luar Propinsi)

Angka 1999 Kode tahun Perolehan

Kode Registrasi (6 Digit)

Adalah nomor kode barang yang dicantumkan pada suatu barang inventaris yang dibuat

secara berurutan sesuai dengan jenis dan nomor urut pendaftaran barang dengan

menggunakan sistem enam digit.

Contoh : 000001

Dalam Penomoran registrasi barang harus dibuat lengkap dalam bentuk 2 kolom yaitu :

-Kolom pertama bagian atas dibuat secara berurutan

Contoh :

Kode Pebin 48

Kode PBI 02

Kode PPBI 01

Kode Bagian Anggaran 32

Kode tahun Perolehan 1999

Kolom bagian bawah

Contoh :

Kode Golongan 1

Kode Bidang 01

Kode Kelompok 02

Kode sub kelompok 02

Kode Sub-sub kelompok 001

Kode Nomor urut barang (registrasi 000001)

Jadi selengkapnya

48.02.01.32.1999

1.01.02.02.001.000001

TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA