MANAJEMEN LOGISTIK BENCANA

MANAJEMEN LOGISTIK DIREKTORAT JENDERAL LINJAMSOS

TAHUN 2012

Disampaikan pada :Penatausahaan Aset BMN dan Barang Persediaan

di Lingkungan Ditjen Linjamsos Tahun l2012

OLEH:BAGIAN UMUM SETDITJEN LINJAMSOS

Tata kelola Logistikbarang persediaan (buffer stock)

PRA

1.POAC (Planing, Organizing, Actuating, Controling2.Rencana Pengadaan Barang

PELA

KSANAAN

1.Penerimaan Brg2.Penyimpanan Brg3.Pengeluaran Brg4.Pengiriman Brg

PASCA

1.Pencatatan/ Pembukuan2.Pelaporan3.Pengawasan

MANAJEMEN LOGISTIK PENANGGULANGAN BENCANA (BIDANG BANTUAN SOSIAL):

1. Identifikasi dan Pengkajian Kebutuhan2. Perencanaan3. Pengadaan4. Penggunaan5. Penyaluran (Distribusi)6. Pencatatan (Pembukuan dan Pelaporan)7. Pengawasan8. Penghapusan

1. Identifikasi dan Pengkajian Kebutuhan• Mengetahui apa yang dibutuhkan• Mengetahui siapa yang membutuhkan, dimana dan kapan • Cara penyampaian kebutuhan

Dibutuhkan ketelitian dan keterampilan serta kemampuan untuk mengetahui kondisi korban bencana yang ditangani

No Korban Bencana Jumlah Kebutuhan

1 Perempuan/Laki-laki

2 Ibu Hamil

3 Anak

4 Balita

5 Lanjut Usia

6 Penyandang Cacat

7 Lain-lain

2. PERENCANAAN1. Perencanaan terkait dengan penanggulangan bencana.

Mengetahui jumlah bantuan(logitik, peralatan), jenisnya (sandang, pangan, papan), cara penyampaian, penanggungjawab dan waktu penyampaian.

2. Perencanaan kebutuhanKoordinasi (informasi, data-data), laporan media, TRC dan Instansi Terkait

3. Perencanaan barangPengadaan untuk 1 tahun (evaluasi berkala/triwulan dan saat terjadi bencana), Kab/Kota mendata lokasi rawan bencana (untuk kepastian jumlah kebutuhan barang), Kab/Kota berkoordinasi mendapatkan data kependudukan, melakukan perhitungan kebutuhan barang (buffer stock), Mempertimbangkan batas kadaluarsa (selektif untuk antisipasi tempat penyimpanan)

3. PENGADAAN

Pelaksanaan Pengadaan Barang sesuai Perpres Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.1. Pengadaan Barang dari Pusat• Beras (DO)•Mie instan (DO) apabila bufferstock di Gudang Dinsos Provinsi

menipis, Kepala Logistik Provinsi dapat mengajukan ke Pusat dengan melampirkan laporan pertanggungjawaban sisa stock barang yang ada.

2. Pengadaan Barang dari Daerah • Berkoordinasi dengan pihak daerah terkait dengan pengadaan barang

kebutuhan dasar yang bersifat lokal. (untuk memastikan pengadaan barang di daerah berbeda dengan yang dialokasikan dari Pusat

4. PENGUDANGAN

Gudang merupakan tempat penyimpanan barang-barang bantuan sosial hasil pengadaan dan hibah masyarakat untuk disalurkan bagi korban bencana.1. Penerimaan• Barang pengadaan dan perlatan yang dimasukkan ke Gudang

(Jumlahnya, Kondisi Barang, Yang menyerahkan dan Yang menerima)2. Penyimpanan • Gudang (Type/Kapasitasnya), fasilitasnya, sistem pengamanan dan

keamanan gudang• Sistem pendistribusian (FIFO/First In First Out)• Terjaminnya ketersediaan barang setiap waktu

Contoh Daftar Pencatatan Gudang

Barang yg diterima

Jumlah barang

Keadaan barang Siapa yg menyerahkan

Siapa yg menerima

Mie Instan 25 dooz Baik s.d Mar 13 Kabid LJS Dinssos

Kades Satu (a.n. 25 KK)

Pakaian SD 5 lusin Baik / Lengkap Kadinsos Kepsek SD 007 (a.n. 60 org)

Papan 70 kubik Baik / meranti Petugas Gudang Ketua RT 3/5 (a.n. 7 KK)

5. PENYALURAN

Barang-barang bantuan sosial berdasarkan permintaan yang telah disetujui oleh pejabat berwenang dalam penanggulangan bencana disalurkan dengan prinsip 3T (Tepat Sasaran, Tepat Jumlah dan Tepat Waktu).1. Prosedur Penerimaan Barang di Kemensos

a. PPK membuat kesepakatan penyerahan barang dengan penyedia barang dalam kontrak pengadaan barang/jasa

b. PPK memberitahukan kepada Sesditjen Linjamsos tentang penerimaan barang di Gudang Bekasi Jawa Barat

c. Sesditjen Linjamsos memerintahkan Kabag Umum dan Kepala Gudang Bekasi untuk menerima barang

d. PPK memerintahkan Panitia Penerima Hasil Pekerjaan untuk melakukan pemeriksaan dan penerima barang dari penyedia barang di Gudang Bekasi

LANJUTAN PENYALURAN

1. Prosedur Penerimaan Barang di Kemensose. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menerima barang setelah terlebih

dahulu memeriksa barang dan mencocokkan dengan dokumen penerimaan barang disertai penandatanganan BAST barang dengan diketahui oleh Kepala Gudang Bekasi

f. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menyerahkan barang disertai dengan BAST barang kepada Kepala Gudang Bekasi, juga disampaikan satu set BAST kepada PPK

g. PPK menandatangani dokumen BAST barang dan disampaikan kepada Penyedia Barang serta Sesditjen Linjamsos

h. Kepala Gudang memerintahkan Petugas Administrasi Gudang untuk mencatat mutasi penerimaan barang pada Kartu Barang dan Buku Persediaan serta memerintahkan Petugas Penata Barang (Stuffing) untuk menata dan menyimpan barang sesuai kelompok barang di gudang.

LANJUTAN PENYALURAN

1. Prosedur Penerimaan Barang di Kemensosi. PPK menyerahkan BAST barang kepada petugas SAI UAKPA atau UAKPBj. Petugas SAI mencatat transaksi penerimaan barang berdasarkan

dokumen sumber sesuai prosedur dan ketentuan peraturan

LANJUTAN PENYALURAN

2. Prosedur Pengeluaran Barang di Kemensosa. Direktur PSKBA dan/atau Direktur PSKBS menyampaikan rencana

distribusi barang ke Provinsi (Dinas/Instansi Sosial) disertai BAST dan temusannya kepada Sesditjen Linjamsos

b. Sesditjen Linjamsos memerintahkan Kabag Umum dan Kepala Gudang untuk menyiapkan pengeluaran barang sesuai degan rencana distribusi barang

c. Kepala gudang menyerahkan barang kepada Ekspedisi disertai Surat Penyerahan Barang dan mencatat Mutasi Barang pada kartu Barang dan Buku Persediaan

d. Ekspedisi menyerahkan barang kepada Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi disertai dengan Surat Penyerahan Barang

LANJUTAN PENYALURAN

2. Prosedur Pengeluaran Barang di Kemensose. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi

menerima barang dan memberi paraf pada Surat Penyerahan Barang dan BAST untuk disampaikan kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi

f. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi menandatangani Surat Penyerahan Barang dan BAST serta menyampaikan satu set kepada Ekspedisi

g. Ekspedisi membawa BAST yang telah ditandatangani dan menyerahkan kepada PPK beserta Surat Penyerahan barang dengan tembusan ke Sesditjen Linjamsos

h. Sesditjen Linjamsos memerintahkan Kabag Umum melakukan Pencatatan pada Buku Persediaan per Provinsi (Dinas/Instansi Sosial)

LANJUTAN PENYALURAN3. Prosedur Penerimaan Barang di Dinas/Instansi Sosial Provinsi

a. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi memerintahkan kepada Pengelola Gudang agar mempersiapkan Gudang untuk menerima barang berdasarkan Surat Pemberitahuan dari Direktur terkait dilingkungan Ditjen Linjamsos

b. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi menerima barang setelah memeriksa dan mencocokkan dengan dokumen terlebih dahulu

c. Pengelola dan Petugas Gudang memparaf Surat Penyerahan Barang dan membuat BAST untuk disampaikan kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi

d. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi menandatangani BAST dan menyampaikan satu set kepada Ekspedisi

e. Pengelola dan Petugas Gudang selanjutnya mencata Mutasi Barang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang serta mendokumentasikan bukti-buktinya

LANJUTAN PENYALURAN4. Prosedur Pengeluaran Barang di Dinas/Instansi Sosial Provinsi

a. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi meneruskan Surat Permintaan Barang Persediaan dari Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota kepada Kepala Bidang terkait untuk ditelaah

b. Kepala Bidang terkait pada Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota menelaah surat permohonan tersebut dan membuat surat pemberitahuan tentang hasil telaahan kepada Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota

c. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi memberitahukan kepada Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota perihal kesiapan pengambilan barang

d. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi memerintahkan kepada Pengelola dan Petugas Gudang untuk mengeluarkan barang dan menyerahkannya kepada Petugas pengambil barang dari Dinas/ Instansi Sosial Kab/Kota

LANJUTAN PENYALURAN

4. Prosedur Pengeluaran Barang di Dinas/Instansi Sosial Provinsie. Pengelola dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi

menyerahkan Barang kepada Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota diserta BAST

f. Pengelola dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi mencatat Mutasi Brang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang

g. Pengelola dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi mendokumentasikan BAST

LANJUTAN PENYALURAN

5. Prosedur Penerimaan Barang di Dinas/Instansi Sosial Kab/Kotaa. Berdasarkan Surat Pemberitahuan dari Kepala Dinas/Instansi Sosial

Provinsi maka Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota memerintahkan kepada Petugasnya untuk mengambil barang dari Gudang Provinsi

b.Petugas Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota mengambil barang setelah terlebih dahulu memeriksa serta menandatangani Surat Penyerahan Barang dan membuat BAST

c. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota membawa barang serta BAST untuk ditandatangani oleh Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota

d.Petugas Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota menyerahkan barang kepada Pengelola dan Petugas gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota

LANJUTAN PENYALURAN

5. Prosedur Penerimaan Barang di Dinas/Instansi Sosial Kab/Kotae. Pengelola dan Petugas Gudang melakukan Mutasi Barang pada Buku

Persediaan dan Kartu Barangf. Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota menandatangani BAST dan

mengirimkan kembali kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota

LANJUTAN PENYALURAN

5. Prosedur Pengeluaranan Barang di Dinas/Instansi Sosial Kab/Kotaa. Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota memerintahkan Kepala Bidang

Terkait dan Pengelola Gudang menganalisis kebutuhan barang untuk korban bencana berdasarkan data korban bencana

b.Pengelola gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/kota mempersiapkan pengeluaran barang untuk bencana

c. Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota memerintahkan petugas mengambil barang dari gudang untuk diserahkan kepada POSKO Bencana (Masyarakat Korban Bencana)

d.Pengelola gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota menyerahkan barang kepada petugas disertai Bukti Penyerahan Barang

e. Pengelola gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota mencatat Mutasi Barang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang

6. PENCATATAN/PEMBUKUAN DAN PELAPORAN

Merupakan kegiatan administrasi, pencatatan dan pelaporan yang disajikan secara lengkap (ringkas, dapat dibaca, akurat) serta profesional dan proporional. Sistem pencatatan yang handal dengan tujuan sbb:1) Sebagai bukti pertanggungjawaban atas hal-hal yang telah dilakukan2) Menyajikan data yang digunakan untuk mengidentifikasi perubahan

yang diinginkan, melayani permintaan dan bahan informasi3) Sebagai data untuk keperluan penelitian4) Menyajikan data dan bahan dalam membuat kebijakan,

pengembangan dan monev5) Sebagai alat pengendalian

Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007tentang

Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat

Pasal 18(1) Setiap Kementerian Negara/Lembaga wajib menyelenggarakan SAI

untuk menghasilkan Laporan Keuangan(2) SAI terdiri dari SAK, SIMAK-BMN dan SA-BPP

Pasal 39(3) Setiap Unit Akuntansi Barang melakukan inventarisasi atas BMN

yang dikuasainya(4) Inventarisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan

sekurang-kurangnya sekali dalam lima tahun kecuali untuk Persediaan dan Konstruksi Dalam Pengerjaan (KDP) dilaksanakan setiap tahun

Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Kementerian Sosial RI

Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, Kepala Gudang dibantu Petugas Administrasi Persediaan melakukan pencatatan setiap transaksi persediaan yang dilengkapi dengan Buku Pembantu dan Kartu Barang.1) Buku Persediaan Gudang Bekasi

Mencatat penerimaan barang, penyaluran barang ke Provinsi dan Saldo Barang di gudang bekasi

2) Kartu Barang Gudang BekasiDibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada tumpukan barang , menginformasikan mutasi penerimaan dan pengeluaran serta saldo barang


3) Pemeriksaan Fisik PersediaanPada setiap akhir semester, selambatnya tanggal 10 bulan berikutnya, Kepala Satker (Direktur) selaku Penanggungjawab UAKPB menugaskan Tim untuk melakukan pemeriksaan fisik persediaan. Dilakukan bersama Kepala Gudang terhadap seluruh barang persediaan di gudang dan dibuat BAP Barang yang disetujui oleh Kepala Satker (Direktur) selaku Penanggungjawab (UAKPB)

4) Laporan PersediaanBerdasarkan BAP Barang setiap akhir semester, Kepala Bagian Umum Sesditjen Linjamsos menyusun Rekapitulasi Saldo Persediaan dan menyampaikan kepada Direktur selaku Penanggungjawab (UAKPB) terkait sebagai bahan penyusunan Laporan Persediaan untuk penyusunan Laporan Keuangan (SAI)


Rekapitulasi Saldo Persediaan juga mencakup Saldo Persediaan yang dikelola oleh: Kementerian Sosial Dinas/Instansi Sosial Provinsi Dinas/Instansi Sosial Kab/KotaBerdasarkan BAP barang persediaan dari Gudang Kementerian Sosial, Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan Gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota Laporan Persediaan yang disusun oleh Satker Penanggungjawab UAKPB dibuat menurut: Sub kelompok barang Jumlah barang persediaan yang rusak/usang


Rekapitulasi Saldo Persediaan didukung dengan BAP Fisik Persediaan yang diperoleh dari: Kementerian Sosial Dinas/Instansi Sosial Provinsi Dinas/Instansi Sosial Kab/KotaBarang persediaan yang usang adalah persediaan yang tidak dapat dimanfaatkan untuk operasional (bukan karena usianya, dapat disebabkan karena sudah ketinggalan teknologi atau tidak sesuai spesifikasi) Sistem Aplikasi Persediaan yang dilaksanakan oleh UAKPB akan melakukan Jurnal Penyesuaian secara otomatis selanjutnya UAKPB mengirimkan file data jurnal penyesuaian kepada UAKPA

Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Dinsos Provinsi

Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, Pengelola Persediaan Gudang Dinsos Provinsi melakukan pencatatan terhadap seluruh barang pada Buku Persediaan Barang dan Kartu Barang.1) Buku Persediaan

Mencatat penerimaan dan penyaluran barang ke Dinsos Kab/Kota dibuat per jenis barang yang bersember dari Dit. PSKBA dan PSKBS (masing-masing dilengkapi Buku Pembantu)

2) Kartu BarangDibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada tumpukan barang di gudang, menginformasikan mutasi penerimaan dan pengeluaran serta saldo barang


3) Pemeriksaan Fisik PersediaanPada setiap akhir semester, selambatnya tanggal 10 bulan berikutnya, Kepala Dinas Sosial Provinsi menugaskan Tim untuk melakukan Pemeriksaan Fisik Persediaan (stock opname barang). Dilakukan bersama Pengelola/Petugas Gudang terhadap seluruh barang persediaan di gudang dan dibuat BAP Barang (dibuat masing-masing yang bersumber dari Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS)

4) Laporan PersediaanBerdasarkan BAP Barang setiap akhir semester, Petugas Administrasi Barang Persediaan Dinsos Provinsi menyusun Rekapitulasi Saldo Persediaan (dibuat masing-masing yang bersumber dari Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS)

Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Dinsos Kab/Kota

Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, Pengelola Persediaan Gudang Dinsos Kab/Kota melakukan pencatatan terhadap seluruh barang pada Buku Persediaan Barang dan Kartu Barang.1) Buku Persediaan

Mencatat penerimaan dan penyaluran barang ke Dinsos Kab/Kota dibuat per jenis barang yang bersember dari Dit. PSKBA dan PSKBS (masing-masing dilengkapi Buku Pembantu)

2) Kartu BarangDibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada tumpukan barang di gudang, menginformasikan mutasi penerimaan dan pengeluaran serta saldo barang


3) Pemeriksaan Fisik PersediaanPada setiap akhir semester, selambatnya tanggal 10 bulan berikutnya, Kepala Dinas Sosial Kab/Kota menugaskan Tim untuk melakukan Pemeriksaan Fisik Persediaan (stock opname barang). Dilakukan bersama Pengelola/Petugas Gudang terhadap seluruh barang persediaan di gudang dan dibuat BAP Barang (dibuat masing-masing yang bersumber dari Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS)

4) Laporan PersediaanBerdasarkan BAP Barang setiap akhir semester, Petugas Administrasi Barang Persediaan Dinsos Kab/Kota menyusun Rekapitulasi Saldo Persediaan (dibuat masing-masing yang bersumber dari Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS)

Pelaporan Persediaan

1) Laporan harianUntuk mengetahui kondisi stock berdasarkan data terakhir bersumber dari kartu barang yang terbaru pada saat keluar masuk didukung dengan dokumen penerimaan dan pengeluaran selanjutnya diarsipkan sesuai tanggal penerimaan

2) Laporan BulananUntuk mengetahui kondisi stock berdasarkan data terakhir bersumber dari kartu barang setelah dibandingkan dengan stock opname bulanan, yang berfungsi sebagai alat kontrol Dinsos Provinsi saat merencanakan dan menyalurkan bantuan serta kondisi barang saat ini.


3) Laporan triwulanHasil akumulasi dari laporan bulanan dan kondisi stock opname berdasarkan data dan kondisi barang per tiga bulan

4) Laporan Semester I, II dan TahunanMerupakan pertanggungjawaban pengguna BMN sesuai SAP untuk mengetahui situasi/kondisi barang (transparan dan akuntabel) berdasarkan pencatatan dari hasil stock opname selanjutnya disajikan menjadi bahan Laporan Semester I dan II sesuai Standar Akuntansi dan Keuangan Pemerintah.

4) Laporan RekapitulasiUntuk mengetahui frekuensi pendistribusian bantuan barang di Provinsi/Kab/Kota dengan dasar BAST


5) Laporan Stock OpnameDiterbitkan berdasarkan pemeriksaan stock opname bersama Pimpiman/Atasan Langsung dan atau Pemeriksaan (Inspektorat Daerah didampingi Inspektorat Jenderal Kemensos/BPKP RI/Perwakilan)

6) Laporan EmergencyMerupakan laporan atas dasar kejadian berifat emergency, tiba-tiba/tidak terduga (berdasarkan kejadian bencana)

7) Laporan Barang Rudak/KadaluarsaUntuk mengetahui kondisi bantuan/barang yang rusak atau kadaluarsa di gudang secara keseluruhan, dilaporkan sesuai hasil penilaian petugas gudang disertai rencana penghapusan didukung BA Penghapusan sesuai peraturan yang berlaku.

7. Pengawasan

1) SupervisiDilaksanakan dalam rangka memberi saran dan masukan untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam mengelola logistik, pemberian bantuan pengetahuan dan informasi guna pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

2) MonitoringMerupakan upaya untuk mengetahui masalah yang dihadapi, identifikasi adanya penyimpangan dengan menggunakan instrumen yang dibuat guna mengetahui pencapaian target atas dasar hasil wawancara, kuesioner atau laporan yang dibuat sebagai bahan kebijakan manajemen maupun menjadi bahan evaluasi kinerja baik di Pusat dan Daerah

7. Pengawasan

3) EvaluasiMerupakan kegiatan untuk menilai kinerja atas proses pelaksanaan kegiatan yang telah dirumuskan dalam rencana berdasarkan penilaian dan informasi yang diperoleh guna mendapat simpulan atas keberhasilan dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan, yaitu: Apakah pelaksanaan kegiatan sesuai prosedur dan ketentuan

berlaku Apakah tata kelola dilakukan sesuai dengan kebutuhan Apakah spesifikasi barang sesuai standar yang ditentukan

8. Penghapusan

1) Barang dan peralatan yang dialihkan kepemilikannya atau tidak dapat digunakan/dimanfaatkan/hilang/musnah dapat dihapuskan

2) Penghapusan dilakukan dengan permohonan dari pejabat yang berwenang melalui proses/mekanisme ketentuan peraturan berlaku didukung dengan BA Penghapusan

3) Barang/bantuan yang sudah expired segera dimusnahkan, disaksikan oleh Kepala Dinas atau pejabat yang terkait, kepolisian dan Instansi terkait lainnya didukung BA Penghapusan

4) Barang/bantuan yang sudah mendekati batas expired 2 bln sebelum batas akhir segera disalurkan kepada eks korban bencana alam didukung dengan BAST

Koordinasi dan kerjasama

Pengelolaan logistik diperlukan adanya Koordinasi dan Kerjasama antara beberapa pihak terkait guna tercapainya tujuan yang antara lain kesamaan persepsi, tindakan dan komitmen Kemensos RI dengan Dinas Sosial Provinsi/Kab/Kota.Bentuknya berupa Dokumen Kesepakatan Kerjasama meliputi:1. Para Pihak yang bekerjasama, perikatan kerjasama yang dilakukan

antara Sesditjen Linjamsos sebagai Pihak Pertama dengan Kepala Dinas Sosial Provinsi sebagai Pihak Kedua

2. Tujuan Kerjasama, untuk tertib pengelolaan Barang/Persediaan untuk tujuan strategis berjaga-jaga dalam penanggulangan bencana yang berasal dari Ditjen Linjamsos untuk diserahkan kepada Dinas Sosial Provinsi dan akan diteruskan ke Dinas Sosial Kab/Kota sebagai barang persediaan

Lanjutan Koordinasi dan kerjasama

Bentuknya berupa Dokumen Kesepakatan Kerjasama meliputi:3. Ruang Lingkup, meliputi penerimaan, penyimpanan, penyaluran,

pencatatan dan pelaporan persediaan4. Hak dan Kewajiaban Pihak Pertama

a. Menerima laporan bulanan dan semesteran atas pengelolaan barang/persediaan dari Dinas Sosial Provinsi termasuk dari Dinas Sosial Kab/Kota

b. Mengalokasikan pengadaan dan pengiriman barang/ persediaan ke Dinas Sosial Provinsi hingga diterima Dinas Sosial Kab/Kota

c. Melaksanakan pembinaan, monev secara berkala atas barang/persediaan untuk tujuan strategis/berjaga-jada dalam penanggulangan bencana

Koordinasi dan kerjasama

5. Hak dan Kewajiban Pihak Keduaa. memperoleh Barang/Persediaan untuk tujuan strategis berjaga-

jaga yang berasal dari hasil pengadaan Ditjen Linjamsos (Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS)

b. Mentediakan tempat penyimpinan/gudang untuk Barang/ Persediaan yang diterima dari hasil pengadaan Ditjen Linjamsos (Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS)

c. Menyediakan SDM/petugas untuk mengelola barang/ persediaan mulai dari menerima, menyimpan, menyalurkan, mencatat dan melaporkan.

d. Melaksanakan penyaluran barang/persediaan dalam rangka penanggulangan bencana, secara langsung kepada masyarakat yang memerlukan atas sepengetahuan Dinas Sosial Kab/Kota


e. Melaksanakan pencatatan penerimaan dan penyaluran barang/persediaan dalam rangka penanggulangan bencana, ke dalam buku persediaan, kartu barang di gudang untuk setiap jenis barang berdasarkan sumber (Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS)

f. Memantau pengelolaan barang/persediaan yang terdapat pada Dinas Sosial Kab/Kota yang disalurkan dari Dinas Sosial Provinsi

g. Menyusun laporan barang/persediaan setiap bulan kepada Setditjen Linjamsos, selambatnya tanggal 10 di bulan berikutnya, laporan mencakup barang/persediaan Dinas Sosial Kab/Kota

h. Melakukan pemeriksaan fisik barang/persediaan di gudang Dinas Sosial Provinsi dan didukung dengan BAP Fisik setiap semester dan mengumpulkan BAP Fisik yang dilakukan Dinas Sosial Kab/Kota untuk disampaikan ke Setditjen Linjamsos bersama laporan bulan Juni dan Desember


6. Pembiayaan, akibabat yang timbul atas adanya kerjasama ini harus disepakati pembebanannya oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua

7. Jangka Waktu KerjasamaPenetapan jangka waktu kerjasama dan kesepakatan para pihak dan butir-butir perubahan perlu dibut

Lampiran 1: Buku Kas Umum

PENERIMAAN BANTUAN PENGELUARAN BANTUAN

NO TGL ASAL BANTUAN

JENIS BRG

MERK/TYPE SAT JML NO TGL ASAL

BANTUANJENIS BRG

MERK/TYPE SAT JML SALDO

………………,...............20…Mengetahui:Ka. Dinas Sosial PetugasProvinsi………….(………………………) (……………………..)

Lampiran 2: Buku Pembantu HarianProvinsi:………….


NO ASAL BANTUAN

JENIS BRG

MERK/TYPE SAT JML NO ASAL

BANTUANJENIS BRG

MERK/TYPE SAT JML SALDO KET


Lampiran 3: Buku Pembantu BulananProvinsi:………….Bulan:…………….


NO ASAL BANTUAN

JENIS BRG

MERK/TYPE SAT JML NO ASAL

BANTUANJENIS BRG

MERK/TYPE SAT JML SALDO KET


Lampiran 5: Pembukuan Buffer StockProvinsi:………….Bulan:……………Tahun:……………

NO TGL ASAL BANTUAN JENIS BARANG MERK/TYPE JUMLAH SATUAN KET


Lampiran 6: Buku Rekapitulasi Barang di Gudang DinasProvinsi:………….


NO TGL ASAL BANTUAN

JENIS BRG

MERK/TYPE

SAT

JML NO TGL ASAL BANTUAN

JENIS BRG

MERK/TYPE

SAT

JML UTK KEPERLUAN SALDO KET


Lampiran 7: Laporan Harian Bantuan Sosial Gudang DinasProvinsi:………….


NO JENIS BRG MERK/TYPE JML MASUK SAT PENGIRIMAN JML

KELUAR SAT PENERIMA UTK KEPERLUAN KET


hari/tanggal:

Lampiran 8: Laporan Kondisi Barang di Gudang DinasProvinsi :…………….Bulan:………………Tahun:………………


NO TGL ASAL BANTUAN

JENIS BRG


BANTUANJENIS BRG



Lampiran 9: Laporan Kondisi Barang di Gudang DinasProvinsi :…………….Tahun:………………


NO TGL ASAL BANTUAN

JENIS BRG


BANTUANJENIS BRG



Lampiran 10: Buffer Stock BarangProvinsi:………….Bulan:……………Tahun:……………

NO TGL ASAL BANTUAN JENIS BARANG MERK/TYPE JUMLAH SATUAN KET


UAPB::KEMENSOS RIUAPPB-E1:DIT.BSKBAUAPPB-W:INSTANSI PUSAT

N0 KODE SUB-SUB KELP

KODE BRG

NAMA BRG

MERK/TYPE HRG SAT SAT JML BRG

PEROLEHAN

LOKASITGL JML HRG KONDISI

LAPORAN OPNAME FIFIKBARANG PERSEDIAAN

POSISI PER……………..,…………..20…KODE UAKPB : NAMA UAKPB :

………………,...............20…Petugas Barang Persediaan

………………………………………..NIP………………………………….

Serektariat Direktorat JenderalPerlindungan dan Jaminan Sosial

Terima Kasih

MANAJEMEN LOGISTIK BENCANA

Documents

Transcript of MANAJEMEN LOGISTIK BENCANA