PENGENDALIAN PERSEDIAAN

(Inventory Control)

PENDAHULUAN

Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu

perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory control), karena kebijakan

persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu

sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini

berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance).

Sebuah perusahaan manufaktur tidaklah terlepas dari persoalan inventori yang

seringkali terjadi kesulitan. Kesulitan tidak hanya terjadi karena banyaknya kesalahan

manusia dalam mencatat tetapi juga kesulitan yang ditimbulkan karena tata letak yang

tidak diatur dengan baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah mudah

jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang,

kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari

gudang.

Kesulitan – kesulitan tersebut di atas bisa diatasi dengan adanya sistem

inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan

secara terkomputerisasi.

Penelitian mengenai sistem pengendalian persediaan telah menjadi satu fokus

penelitian yang menarik. Kondisi ini disebabkan karena faktor biaya persediaan

merupakan salah satu komponen biaya modal yang terbesar.

Beberapa penelitian mengenai persediaan ini antara lain yang dilakukan oleh

Tarim & Kingsman (2005) yang membahas mengenai sistem pengendalian

persediaan (R,s) pada lingkungan permintaan yang bersifat non stationary stochastic.

Tang & Grubbstrom (2005) membahas penentuan titik pemesanan kembali pada

beberapa pola distribusi, sedangkan Sven Axsater (2005) membahas mengenai

kebijakan continuos review (R,Q) dengan lead time permintaan yang berdistribusi

normal.

Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah

persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses

produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari

pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam

jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah

ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu).

1

Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip

ekonomi, yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik

persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan

membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan timbul

biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi karena

perusahaan memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam

persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang

tertanam dalam persediaan), sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji

pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan persediaan, dan biaya

kerusakan/kehilangan.

Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat

kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya harga

karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, dan tidak

tersedianya produk jadi untuk pelanggan. Jika tidak memiliki persediaan produk jadi

terdapat 3 kemungkinan, yaitu :

1. Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak).

Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh

keuntungan.

2. Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan

mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan

kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada.

3. Yang terparah jika pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah menjadi

pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen.

Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu biaya-

biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak penempatan

pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya tersebut antara

lain : biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan penempatan

pesanan, biaya pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya

penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang.

Pengertian dan Jenis-jenis Persediaan

Persediaan (inventory) adalah bahan-bahan atau barang (sumberdaya-

sumberdaya organisasi) yang disimpan yang akan dipergunakan untuk memenuhi

tujuan tertentu, misalnya : untuk proses produksi atau perakitan, untuk suku cadang

dari peralatan, maupun untuk dijual. Walaupun persediaan hanya merupakan suatu

2

sumber dana yang menganggur, akan tetapi dapat dikatakan tidak ada perusahaan

yang beroperasi tanpa persediaan.

Berdasarkan kepada fungsinya persediaan dikelompokkan menjadi:

1. Lot-size-inventory, yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih

besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Cara ini dilakukan dengan tujuan

: memperoleh potongan harga (quantity discout) karena pembelian dalam jumlah

yang besar, dan memperoleh biaya pengangkutan per unit yang rendah.

2. Fluctuation stock, merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi

permintaan yang tidak bisa diramalkan sebelumnya, serta untuk mengatasi

berbagai kondisi tidak terduga seperti : terjadi kesalahan dalam peramalan

penjualan, kesalahan waktu produksi, kesalahan pengiriman.

3. Anticipation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi

permintaan yang dapat diramalkan seperti mengantisipasi pengaruh musim,

dimana pada saat permintaan tinggi perrusahaan tidak mampu menghasilkan

sebanyak jumlah yang dibutuhkan. Disamping itu juga persediaan ini ditujukan

untuk mengantisipasi kemungkinan sulitnya memperoleh bahan sehingga tidak

menggangu operasi perusahaan.

4.

Berdasarkan bentuk fisiknya, Persediaan dapat dibedakan menjadi 5 jenis persediaan,

yaitu:

1. Bahan baku adalah barang-barang berwujud (seperti : kayu, tanah liat, besi)

yang akan digunakan dalam proses produksi. Barang tersebut bisa diperoleh

dari sumber alam, dibeli dari para pemasok, atau dibuat sendiri untuk

dipergunakan dalam proses selanjutnya.

2. Komponen adalah bagian produk yang diperoleh dari perusahaan lain yang

secara langsung akan dirakit.

3. Bahan pembantu adalah barang atau bahan yang dipergunakan di dalam

proses produksi, akan tetaapi tidak merupakan bagian daari produk akhir.

4. Barang dalam proses atau barang setengah jadi, adalah seluruh barang /

bahan yang telah mengalami pengolahan (merupakan hasil dari suatu proses)

akan tetapi masih harus mengalami pengolahan lebih lanjut untuk siap

menjadi produk jadi.

5. Barang jadi adalah seluruh barang yang telah mengalami pengolahan dan

telah siap di jual kepada konsumen.

Selain itu, persediaan juga dapat dibedakan menjadi:

3

1. Persediaan Surplus (surplus inventory/surplus stock), adalah suatu kondisi

persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang

dibutuhkan pada saat itu dan nyaris tidak terpakai. Hal ini disebabkan adanya

kesalahan perkiraan inventory yang dibutuhkan pada saat itu. Akan tetapi dengan

manajemen inventory yang tepat surplus inventori dapat diberdayakan kembali

sebagai anticipation stock maupun fluctuation stock. Surplus persediaan yang

dianggap berlebih dan dalam keadaan slow moving kearah idle dapat terjebak ke

dalam daerah dead stock.

Penyebab terjadinya surplus:

a. Kesalahan perhitungan peramalan (forecast) yang akan datang. Sehingga

mengakibatkan pembelian yang terlalu banyak.

b. Perubahan program kerja.

c. Perubahan proses produksi.

d. Pencatatan data persediaan yang kurang akurat.

e. Terlalu banyak menetapkan persediaan pengaman (buffer stock).

f. Pembelian barang yang tidak standar.

Pemberdayaan surplus inventori dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a. Transfer material, merupakan tindakan pengalihan material dari satu unit

produksi ke unit produksi yang lain atau antar perusahaan yang menggunakan

material yang sama.

b. Tukar tambah (trade in), merupakan tindakan tukar menukar material

dengan pihak lain agar memperoleh barang sesuai dengan fungsi dan tujuan.

c. Buy back, tindakan untuk pembelian oleh agen atau distrinutor kembali sesuai

dengan harga yang disepakati.

d. Substitusi, tindakan untuk menukar material yang ada dengan material lain

yang dianggap masih diperlukan senilai dengan material yang berlebih.

2. Dead stock, merupakan suatu kondisi persediaan yang diadakan dalam jumlah

yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu dan sama sekali tidak

terpakai. Dead stock juga dapat dikatakan sebagai persediaan yang terbuang.

Penyebab terjadinya dead stock :

a. Persediaan surplus yang terlalu lama tidak digunakan sehingga mengurangi

kualitas material.

b. Material yang sudah kadaluarsa

4

c. Material yang dibeli tidak sesuai dengan standar

d. Kerusakan selama penyimpanan.

e. Dan lain-lain

Fungsi persediaan.

a. Menghilangkan / mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan

b. Menyesuaikan dengan jadwal produksi

c. Menghilangkan / mengurangi resiko kenaikan harga

d. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman

e. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan

f. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount

g. Komitmen terhadap pelanggan.

5

MODEL-MODEL PERSEDIAAN

Model Persediaan Deterministik (Deterministic Inventory)

Definisi Inventori

Stok barang dalam suatu waktu yang merupakan aset nyata (tangible asset) yang dapat dilihat dan diukur.

Sumber daya menganggur yang menunggu proses lebih lanjut.

Tipe Inventori

Bahan Mentah (Raw material)

Work-in-progress

Komponen atau part

Barang jadi

Fixed Order Size Models

Economic order quantity

Production order quantity

Quantity discount

Incremental discount

Batch Type Production System

Fixed Order Interval System

Tujuan:

Minimasi Total Inventori Cost yaitu Menentukan Economic Order Quantity.

Informasi Yang Dibutuhkan

Peramalan Permintaan

Biaya Inventori

Lead Time

Fixed Order Size Models

kapan dan berapa banyak untuk pesan.

Demand Sudah Pasti diketahui.

EOUkuran lot yang harus dipesan/dibuat sehingga meminumkan total biaya inventori.

MODEL EOQ (Economic Order Quantity)

Economic Order Quantity (EOQ) atau Economic Lot Size (ELS) merupakan

suatu metode manajemen persediaan paling terkenal dan paling tua. Diperkenalkan

oleh FW. Harris sejak tahun 1914. Model ini dapat dipergunakan baik untuk

6

persediaan yang dibeli maupun yang dibuat sendiri, dan banyak digunakan sampai

saat ini karena penggunaannya relatif mudah. Model ini mampu untuk menjawab

pertanyaan tentang kapan pemesanan/pembelian harus dilakukan dan berapa banyak

jumlah yang harus dipesan agar biaya total (penjumlahan antara biaya pemesanan

dengan biaya penyimpanan) menjadi minimum.

Economic Order Quantity adalah jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk

dilaksanakan pada setiap kali pembelian.

Persoalan sebenarnya dalam EOQ, yaitu:

1. Berapa jumlah yang harus dipesan.

2. Berapa lama waktu interval antara pesanan pertama dengan pesanan berikutnya

yang akan mendatangkan biaya minimal.

Model EOQ dapat diterapkan , apabila:

1. Permintaan produk konstan, seragam, independen dan dikatehui.

2. Tingkat persediaan diketahui dan bersifat konstan.

3. Harga perunit produk adalah konstan.

4. Biaya pemesanan per-unit pertahun (H) adalah konstan.

5. Biaya pemesanan per-pesanan (S) adalah konstan.

6. Waktu antara pesanan dilakukan dengan barang-barang diterima (Lead Time, L)

adalah konstan.

7. Tidak terjadi kekurangan bahan.

Dalam gambar berikut ini dapat dilihat tingkat pemesanan optimal terjadi pada

saat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan.

Biaya

Biaya Total

Biaya penyimpanan Biaya

Min.

Biaya pemesanan

Kuantitas

0 Jumlah pemesanan optimal (EoQ)

Gambar 1.1 Titik EOQ

7

Gambar 1.2 Model EOQ

Formulasi dalam Economic Order Quantity

Ket: D = jumlah demand / permintaan

S = biaya pemesanan

H = biaya simpan perunit/tahun

h = % biaya simpan

c = harga barang / unit

F = frekwensi pemesanan

T = jarak tiap pesanan

d = permintaan perhari

EOQ (Q) = kuantitas ekonomis

TC = total biaya persediaan

RoP = Reorder point

Contoh:

Diketahui

Demand (D) = 250.000 unit, hari kerja = 250 hari

Biaya penyimpanan (H) = Rp. 50,-/komp/th

Biaya pemesanan (S) = Rp. 25.000,-/ pesan

L = 10 hari

Tentukan EOQ, Reorder point, dan total biaya persediaannya!

8

Jawab

EOQ dengan Back order

Merupakan suatu keadaan dimana suatu perusahaan distributor terlambat untuk

mengirim pesanan yang lalu maka perusahaan harus memberikan potongan kepada

klien atas keterlambatan pengiriman. Dalam kondisi tertentu mungkin permintaan

pelanggan tidak dipenuhi sekaligus, atau ada pesanan yang pemenuhannya ditunda

yang disebabkan tidak tersedianya persediaan (stock out).

Hal ini sudah barang tentu akan berakibat terhadap besarnya biaya, yaitu akan

menyebabkan timbulnya biaya kekurangan persediaan. Dengan demikian maka biaya

total persediaan merupakan penjumlahan dari biaya pemesanan + biaya penyimpanan

+ biaya kekurangan persediaan. Kondisi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

9

Q

k K

k-K

Gambar 1.3 EOQ dengan back order

Keterangan : Q = tingkat persediaan

K = jumlah setiap pesanan

k = on hand inventory

K-k = back order, yaitu jumlah pesanan yang belum bisa dipenuhi.

Syarat EOQ dengan back order:

1. Ada waktu (T1) dimana ada surplus persediaan (I)

2. Waktu (T2) dimana ada kekurangan persediaan (Q-1)

3. Setiap siklus memerlukan waktu sama

4. Biaya back order per-unit pertahun adalah konstan (B)

5. Back order dan persediaan dipenuhi secara bersamaan

Biaya persediaan total per tahun (TC), kuantitas paling ekonomis (EOQ), dan surplus

persediaan (I) dihitung dengan formulasi :

Ket: EOQ (Q)

= kuantitas

ekonomis

I = surplus persediaan

C = jumlah yang dipesan kembali

F = frek. Pembelian

B = biaya back order

H = biaya simpan

S = biaya pesan

10

t

Model Quantity Discount

11

Dalam rangka meningkatkan volume penjualan seringkali perusahaan (supplier)

memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan yang membeli dalam jumlah

yang lebih besar. Jadi harga per unit ditentukan semakin murah dengan semakin

banyaknya jumlah yang dibeli.

Dalam model potongan harga ini kita harus mempertimbangkan trade off

antara biaya pembelian dengan biaya penyimpanan, dimana semakin banyak jumlah

yang dibeli maka biaya pembelian per unit akan semakin menurun, tapi di lain pihak

biaya penyimpanan akan semakin meningkat.

Asumsi dalam Quantity Discount Model

1. Permintaan Bebas (Independent Demand)

2. Tingkat permintaan konstan (Demand rate is constant).

3. Lead time tetap dan diketahui (Lead time is constant and know)

4. Harga per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost depent on quantity)

5. Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata tingkat persediaan (Carrying

cost depends linearly on the average level of inventory)

6. Biaya pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost per order is fixed)

7. Hanya satu item yang dikendalikan (The item is a single product)

Dalam rangka mencari biaya terendah dengan menggunakan model ini

dimasukan biaya pembelian untuk mencari biaya total, secara matematis ditulis :

D QH TC = --- S + ----- + c.D Q 2

Ket : c = harga barang

TC = total biaya persediaan, dst

12

Kalau terdapat beberapa potongan harga, maka untuk menentukan jumlah

pemesanan yang akan meminimaliasi biaya persediaan total tahunan, perlu dilakukan

langkah-langkah sebagai berikut :

1. Hitung nilai EOQ untuk potongan harga tertinggi (harga terendah). Apabila

jumlah ini fisibel, artinya jumlah yang akan dibeli mencapau jumlah yang

dipersyaratkan dalam potongan harga, maka jumlah tersebut merupakan jumlah

pembelian/pesanan yang optimal. Jika tidak lanjutkan ke tahap 2.

2. Hitung biaya total untuk kuantitas pada harga terendah tersebut.

3. Hitung EOQ pada harga terendah kedua. Jika jumlah ini fisibel hitung biaya

totalnya, dan bandingkan dengan biaya total pada kuantitas sebelumnya (langkah

2). Kuantitas optimal adalah kuantitas yang memiliki biaya terendah.

Jika langkah ketiga masih tidak fisibel, ulangi langkah-langkah di atas sampai

diperoleh EOQ fisibel atau perhitungan tidak bisa dilanjutkan.

13

EOQ dengan tingkat produksi terbatas (P > d)

Jika pesanan tidak diterima dalam jumlah besar, tapi diterima dalam jumlah

yang lebih kecil sesuai dengan kemajuan produksi. Produk-produk yang dibeli /

diproduksi sendiri mempunyai tingkat produksi (P) yang relatif lebih besar dari

tingkat permintaan (d).

Ket: P = tingkat produksi perhari

d = tingkat permintaan perhari

14

STRATEGI MANAJEMEN PERSEDIAAN

PENDAHULUAN

Persediaan merupakan salah satu daerah keputusan yang paling riskan dalam

manajemen logistik. Komitmen terhadap segolongan persediaan tertentu dan

selanjutnya alokasinya ke pasar untuk menghadapi penjualan dimasa depan,

merupakan pusat dari operasi logistik. Tanpa penggolongan yang tepat dari

persediaan, maka masalah-masalah pemasaran yang serius dapat timbul dalam usaha

meningkatkan penghasilan dan memelihara hubungan dengan nasabah.

Perencanaan persediaan juga sangat menentukan bagi operasi pembuatan

(manufacturing operation). Kekurangan bahan mentah dapat menghentikan produksi

atau merubah jadwal produksi, yang pada gilirannya akan meningkatkan ongkos dan

kemungkinan akan menyebabkan kekurangan produk jadi. Seperti halnya kekurangan

itu dapat mengganggu rencana pemasaran dan operasi-pembuatan (manufacturing),

kelebihan persediaanpun juga dapat pula menuimbulkan masalah. Kelebihan

persediaan akan meningkatkan biaya dan menurunkan laba (profitability) melalui

meningkatnya biaya pergudangan, keterikatan modal, kerusakan (deterioration),

premiasuransi yang berlebihan, meningkatnya pajak, dan bahkan kekunoan

(obsolescence).

Manajemen persediaan berusaha mencapai keseimbangan diantara

kekurangan dan kelebihan persediaan dalam suatu periode perencanaan yang

mengandung resiko dan ketidakpastian. Perencanaan strategis membutuhkan banyak

komitmen modal dan sumber-daya manajerial. Rencana strategis itu menentukan

struktur dimana rencana operasional dan rencana taktis dituangkan. Jadi, rencana

strategis itu merupakan seperangkat tonggak penunjuk jalan (guideposts) untuk type-

15

type perencanaan lainnya. Jadi dapat kita simpulkan bahwa dari Strategi Manajemen

Persediaan adalah :”Proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan

penyimpanan barang, suku cadang dan barang-jadi dari para suplaier, di antara

fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para pelanggan.”

II. PRINSIP - PRINSIP MANAJEMEN PERSEDIAAN

Persediaan merupakan bidang sangat penting dari penyebaran aktiva yang

dibutuhkan untuk memberikan pengembaliaan yang minimum atas investasi modal.

Pada umumnya, kebanyakan perusahaan mengadakan persediaan yang lebih besar

dari kebutuhan pokoknya. Generelasi ini akan lebih dapat di pahami melalui

pemeriksaan yang seksama terhadap 4 fungsi pokok yang mendasari manajemen

persediaan diantaranya:

Spesialisasi Wilayah, Salah satu fungsi persediaan adalah memungkinkan

spesialisasi wilayah dari unit-unit operasi individual. Oleh karena factor-

faktor seperti tenaga listrik, bahan mentah, air, dan buruh maka lokasi yang

ekonomis untuk pembuatan (manufacturing) sering kali sangat jauh dari

wilayah permintaan (areas of demand). Dengan pemisahan wilayah, masing-

masing komponen ini dapat diprodusir secara ekonomis dan efisisen. Fungsi

pemisahan wilayah juga berkaitan dengan penghimpunan golongan dalam

distribusi fisik barang-barang jadi. Barang-barang pabrik dari berbagai lokasi

dihimpun di suatu gudang tunggal, dengan maksud dapat menawarkan kepada

nasabah suatu pengiriman tunggal dari gabungan produk-produk itu. Inilah

contoh terpenting pemisahan wilayah dan distribusi terpadu yang

dimungkinkan oleh persediaan.

Decoupling, Fungsi kedua dari persediaan adalah memberikan efisiensi

maksimum pada operasi dalam suatu fasilitas (decoupling).

Penumpukan persediaan barang-sedang-dikerjakan (work in proces) dalam

kompleks pembuatan akan memungkinkan penghematan maksimum dalam

produksi tanpa terhentinya pekerjaan. Fungsi decoupling ini memungkinkan

masing-masing produk dibuat dan didistibusikan dalam ukuran yang

ekonomis (economical lot sozes). Dilihat dari segi pemasaran, decoupling

memungkinkan produk dapat dibuat pada waktu akan dijual sebagai suatu

golongan (assortment). Jadi, decoupling itu cendrung menunjang operasi

perusahaan. Perbadaan decoupling dengan spesialisasi wilayah adalah dalam

hal decoupling ini meningkatkan efisiensi operasi pada satu lokasi tunggal,

sedangkan spesialisasi wilayah meliputi banyak lokasi.

16

Penyeimbangan Penawaran dengan Permintaan, Fungsi ketiga dari

persediaan adalah penyeimbangan, yang memperhatikan jarak waktu antara

konsumsi dengan pembuatan (manufacturing). Persediaan penyeimbang ini

adalah untuk menyesuaikan penyediaan suplai dengan permintaan.

Persediaan Pengaman, Fungsi persediaan pengaman atau persediaan

penyangga (buffer stock) adalah menyangkut perubahan jangka pendek, baik

dalam permintaan maupun dalam pengisian kembali (replenishment).

Kebutuhan akan persedian akan pengaman adalah disebabkan oleh ketidak

pastian mengenai penjualan dimasa depan dan pengisian kembali persediaan.

Jika ketidak pastian itu mengenai berapa banyak suatu produk akan terjual,

maka perlulah untuk memilihara posisi persediaan.

Ikhtisar – fungsi –fungsi persedian. Empat fungsi persedian adalah

spesialisasi wilayah, decoupling, penyeimbangan penyediaan dengan

penawaran, dan persedian pengaman. Fungsi – fungsi ini menentukan

besarnya investasi persedian yang perlu untuk suatu system tertentu untuk

tercapainya suatu tujuan manjemen. Pada tingkat minimum, persediaan yang

diinvestasikan untuk mencapai spesialisasi wilayah dan decoupling, hanya

dapat berubah dengan merubah pola lokasi fasilitas dan proses operasional

dari perusahaan itu. Level minimum dari persedaian yang dibutuhkan untuk

menyeimbangkan penawaran dengan permintaan, menunjukan sulitnya tugas

menaksir kebutuhan – kebutuhan musiman.

Dengan pengalaman beberapa kali periode musiman, maka persedian yang

dibutuhkan untuk mencapai penjualam yang marjinal selama periode tinggi

permintaan, dapat diproyeksikan dengan cukup baik. Suatu rencana

persediaan musiman dapat dirumuskan berdasarkan pengalaman ini.

RESIKO PERSEDIAAN

Pengadaan persedian untuk mencapai salah satu dari fungsi tersebut di atas

adalah riskan. Adalah penting untuk dipahami bahwa sifat dan besarya resiko ini

berbeda – beda menurut posisi perusahaan dalam saluran distribusi.

1. Resiko persediaan toko eceran

Bagi pengecer, manajemen persediaan itu pada dasarnya adalah proses

membeli dan menjual. Pengecer itu membeli berbagai produk dan menanggung resiko

besar dalam proses pemasarannya. Resiko pengecer dalam persediaan itu dapat

17

dianggap luas tetapi tidak dalam. Karena tingginya biaya lokasi tokonya, maka

pengecer itu akan mengutamakan perputaran atau kecepatan penjualan.

2. Resiko persediaan grosir

Risiko grosir itu lebih sempit, tetapi lebih dalam dan lebih daripada risiko para

pengecer. Pedagang grosir membeli dalam jumlah besar dari para pengusaha dan

menjualnya dalam jumlah – jumlah kecil kepada para pengecer. Alas an ekonomis

dari grosir ini adalah kemampuannya untuk menyediakan segolongan barang yang

dihasilkan oleh berbagai pengusaha. Sering kali apabila produknya adalah musiman,

grosir ini terpaksa mengadakan posisi persediaan jauh – jauh hari sebelum musim

penjualan, sehingga meningkatkan kedalaman dan lamanya risikonya. Salah satu

risiko terbesar grosir adalah perluasan garis produk sampai mencapai titik dimana

keluasan risiko persediaannya mendekati risiko pengecer, sedangkan kedalaman dan

lamanya risikonya tetap khas grosir.

3. Risiko persediaan pengusaha

Bagi pengusaha pembuat ( manufacturer ) risiko persediaan itu mempunyai

demensi lamanya jangka waktunya. Komitmen persediaan pengusaha berawal pada

bahan mentah dan suku cadang komponen, termasuk barang yang sedang dikerjakan,

dan berkhir pada barang jadi. Walaupun pengusaha itu mungkin lebih sempit garis

produknya dibandingkan dengan pengecer atau grosir, namun komitmen persedian

pengusaha itu relative lebih dalam dan lebih lama waktunya.

UNSUR – UNSUR KEBIJAKSANAAN PERSEDIAAN

Pengembangan kebijaksanaan yang sehat merupakan bidang tersulit dalam

seluruh manajemen persediaan. Titik pusat dari perumusan kebijaksanaan adalah

penentuan rata – rata komitmen persediaan. Rata – rata persediaan itu terdiri dari

produk jadi, bahan mentah, komponen – komponen, dan barang – barang yang sedang

dikerjakan yang tahan beberapa waktu dalam fasilitas logistic. Dilihat dari sudut

kebijaksanaan, tingkat persediaan yang tepat itu haruslah ditentukan untuk masing –

masing fasilitas. Rata – rata persediaan itu terdiri dari persediaan dasar dan

persediaan pengaman.

Persediaan dasar adalah bagian dari rata – rata persediaan yang diperoleh dari

proses pengisian kembali. Rata – rata persediaan yang ditahan sebagai hasil dari

proses pesanan itu dinamakan persediaan dasar. Istilah lain yang lazim digunakan

18

untuk ini adalah lot size stock. Berdasarkan perumusan pesanan kembali ini, rata –

rata persediaan dasar itu adalah sama dengan setengah kwantitas pesanan.

Pengawasan persediaan adalah suatu prosedur mekanis untuk melaksanakan

suatu kebijaksanaan persediaan. Aspek accountability dari pengawasan ini akan

mengukur berapa unit yang ada ditangan pada suatu lokasi tertentu dan terus

mengikuti penambahan dan pengurangan terhadap kwantitas dasar itu.

Walaupun pengawasan persediaan yang efektif itu adalah esensial bagi kelancaran

operasi, namun masalah – masalah pengawasan biasanya menimbulkan gangguan

atau kegagalan untuk mencapai sasaran – sasaran karena masalah – masalah

kebijaksanaan yang tidak sesuai.

IDENTIFIKASI BIAYA PERSEDIAAN

Oleh karena persediaaan itu menyangkut segala aspek dari operasi logistic,

maka sulitlah untuk memisahkan biaya pemesanan persediaan dari biaya

pemeliharaannya.

1. Biaya Pemeliharaan

Secara tradisional rekening – rekening yang termasuk kedalam biaya

pemiliharaan persediaan adalah rekening pajak, penyimpanan, modal, asuransi, dan

kekunoan. Biaya yang berkenaan dengan pajak dan asuransi itu relatif mudah

menentukan. Biaya asuransi adalah pembayaran langsung yang didasarkan atas

taksiran resiko atau exposure selama suatu jangka waktu. Biaya pajak adalah

pengenaan langsung yang biasanya didasarkan atas persediaan yang ditahan pada hari

tertentu dari tahun itu, atau rata –rata persedian selama suatu jangka waktu,

bergantung pada peraturan yang berlaku setempat. Biaya penyimpanan haruslah

dialokasikan pada produk – produk tertentu, karena ia tidak langsung pada nilai

persediaan. Bergantung pada type fasilitas gudang yang dipakai, negeri atau swasta.,

maka total biaya penyimpanan itu mungkin langsung atau mungkin harus dihitung

biayanya.

Biaya kekunoan (obsolescence cost) dihitung berdasarkan pengalaman yang

telah lampau. Type kekunoan yang penting dalam perencanaan persediaan adalah

rusaknya produk selama dalampenyimpanan yang tidak ditutup oleh asuransi.

Kekunoan juga dapat diperluas sehingga meliputi pula kerugian pemasaran apabila

suatu produk menjadi kuno dalam hal modelnya. Harus diperhatikan, untuk tidak

memasukkan biaya yang tidak langsung berkaitan dengan keputusan biaya kekunoan

19

ini hendaklah berhati-hati dan hendaklah terbatas pada kerugian langsung yang

berkaitan dengan penyimpanan.

Aspek paling kontroversial dari biaya pemeliharaan adalah berapa biaya yang

tepat untuk modal yang ditanamkan. Biaya pemeliharaan persediaan itu menyangkut

pertimbangan manajemen, penaksiran, penugasan, dan tingkat tertentu pengukuran

langsung.

2. Biaya Pemesanan

Biaya penempatan suatu peanan itu terdiri dari seluruh biaya pengawasan

persediaan, persiapan pemesanan, komunikasi pesanan, pembaharuan aktivitas, dan

pengawasan manajerial. Sama dengan biaya pemeliharaan, biaya pemesanan ini

dihitung untuk masing-masing unsur biaya sampai diperoleh suatu total biaya

penempatan pesanan (order) tersebut.

Banyak sekali perbedaan terdapat diantara berbagai organisasi mengenai

biaya-biaya apa yang termasuk ke dalam biaya penempatan suatu pesanan. Unsur

yang penting adalah meliputi semua biaya yang dimasukkan dari biaya tetap dan

biaya variable. Sekali total biaya penempatan pesanan ini telah ditaksir, maka asumsi

yang lazim adalah mempertahankannya berapapun banyaknya pesanan yang

ditempatkan selama suatu periode perencanaan.

KESIMPULAN

Dari pembahasan mengenai strategi manajemen persedian di lembaran-

lembaran sebelumnya, kita dapat mengetahui dan mengatur serta melakukan

pengawasan persediaan sebelum kita mengalami kekurangan bahan mentah ataupun

kelebihan bahan mentah, yang mana masing-masingnya dapat memberikan kita

dampak yang dapat meningkatkan biaya dan mengurangi laba. Oleh sebab itu, strategi

persediaan ini sangat penting dan jangan sampai ada yang terlupakan.

20

AKTIVITAS DALAM MANAJEMENLOGISTIK

1.Pelayanan Pelanggan (Customer Service)

Suatu proses yg berlangsung di antara pembeli,penjual,dan pihak ketiga yg

menghasilkan nilai tambah untuk pertukaran produk atau jasa dlm jangka waktu pendek

seperti transaksi tunggal ataupun jangka panjang seperti hubungan berdasarkan

kontrak.dengan demikian customer service merupakan proses penyedia’an keuntungan

nilai tambah yang penting pada supply chain

Dgn cara efektif.

Elemen Customer Service terbagi atas 3 yaitu:

Elemen pratransaksi(Pretransaction Elemen)

Elemen pratransaksi cendrung bersifat non rutin dan berhubungan dengan

kebijakan

Perusahaan ,elemen ini membutuhkan manajemen masukan .

Elemen Transaksi(Transaction Elemen)

Elemen Prost-transaction(post-transaction Elemen)

Elemen post-transaction mendukung setelah penjualan .

2.Ramalan Permintaan(Demand Forecasting)

Ramalan permintaan manajemen logistic menentukan berapa banyak dari tiap barang

yang

21

Di produksi perusahaan yang harus di angkut ke berbagai pasar .selain itu manajemen

logistic

harus mengetahui dimana asalnya pemintaaan sehingga dapat menempatkan dan

menyimpan

produk dgn jumlah yang tepat di setiap area pasar.pengambilan keputusan tanpa

keyakinan

akan kurang optimal karma sangatlah sulit untuk menyediakan sumber-sumber diantara

aktivitas

logistic tanpa mengetahui jenis produk dan jasa yg akan di perlukan

3.manajemen persediaan(Inventori Managemen)

Aktivitas pengendalian persediaan bersifat kritis karena membutuhkan finansial atas

pemeliharaaan persediaan produk yang cukupuntuk mempertemukan kebutuhan

pelenggan

dengan kebutuhan produksi.manajemen persediaaan melibatkan penjualan persediaan

yang dilakukan untuk mencapai tingkat pelayanan yang tinggi,dgn biaya persediaan ,

termasuk modal yang terikat dlm persediaan ,biaya pergudangan dan keusangan barang.

Alasan pengadaan persediaan dalam perusahaan :

*memungkinkan perusahaan mencapai skala ekonomis.

*Menyeimbangkan persediaan dan permintaan

*memungkinkaan spesialisasi produksi

*melindungi ketidakpastian permintaan dan siklus pemesanan

*bertindak sebagai penyangga /Buffer diantara interfase yg

bersifat kritis dlm rantai supply.

4.komunikasi logistic(logistic communication)

Sukses dlm lingkungan bisnis membutuhkan manajemen system komunikasi yang

kompleks

Komunikasi yang kompleks harus berlangsung dalam :

*organisasi,supplier dan pelanggan

*fungsi utama dalam organisasi ,seperti logisik,

22

Perekayasaan keuangan,pemasaran,dan produksi

*ketiga belas aktivitas logistic lainnya

*berbagai jenis aspek dari tiap aktivitas logistic,

Seperti koordinasi gudang material ,WIP,dan barang akhir.

*Berbagai anggota suplay chain,seperti pelanggan /penyedia sekunder yg secara tidak

Langsung berhubungan dengan perusahaan.

Komunikasi merupakan jaringan vital di antara seluruh proses logistic dan pelanggan

perusahaan.komunikasi yg akurat dan pada saat yg tepat merupakan dasar dari keber

hasilan manajemen logistic.

5. Penanganan material (Material Handling)

Penanganan material berhubungan dengan setiap aspek gerakan atau aliran bahan

baku, barang setengah jadi, dan barang jadi dalam pabrik atau gudang.

Tujuan penangan material adalah:

- Menyederhanakan dan menghapus sistem penanganan apapun yang

memungkinkan.

- Meminimalkan jarak tempuh.

- Meminimalkan barang setengah jadi.

- Menyediakan aliran bebas yang serentak dari bottleneck.

- Meminimalkan kerugian akibat pembuangan,kerusakan dan pencurian.

6. Proses pemesanan (Order Procecing)

Komponen-komponen order procecing terbagi dalam tiga kelompok:

A. Elemen operasional ( Operational Elements)

Meliputi pemasukan pesanan (Order Entry), penjadwalan (scheduling),

pengiriman pesanandan pemfakturan (Invoicing).

B. Elemen komunikasi (Communication Elements).

Meliputi modifikasi pesanan, status penyelidikan pesanan, peniruan dan

percepatan pesanan, koreksi pesanan dan permintaan informasi produk.

23

C. Kredit dan element pengumpulan (Credit and Collection Elements).

Meliputi pemeriksaan kredit dan proses penerimaan atau pengumpulan

rekening.

7. Pengemasan (Packaging).

Fungsi pengemasan.

Pengemasan melakukan peran ganda yakni:

- Melindungi produk dari kerusakan ketika akan disimpan atau diangkut.

- Pengemasan yang pantas dapat memudahkan penyimpanan dan

pemindahan produk, sehingga mengurangi biaya penanganan material.

Fungsi Pengemasan adalah : untuk mengatur, melindungi dan mengidentifikasi

produk material.

Fungsi spesifik pengemasan ada 6 yaitu:

A. Penahanan (Containment)

Produk harus ditahan sebelum dipindahkan dari satu tempat ke tempat

lainnya.

B. Proteksi (Protection).

Isi dari bungkusan harus dilindungi dari kerusakan atau kerugian akibat

pengaruh lingkungan luar seperti kelembaban, debu, serangga, dan lain-

lain

C. Pembagian (Apportionment).

Keluaran harus dikurangi dari produksi industri untuk dapat dikendalikan,

disesuaikan dengan ke inginan konsumen, itulah perwujudan keluaran luas

dari produksi ke dalam kuantitas yang lebih kecil dari kegunaan yang

lebih baik untuk para pelanggan.

D. Pengunitan (Unitization).

Pengemasan primer dapat diunitkan menjadi pengemasan sekunder, yang

kemudian dapat diunitkan menjadi bagian pallet yang terbungkus dan pada

akhirnya ke dalam sebuah wadah yang di isi dengan beberapa pallet.

E. Kesempatan waktu (Convenience).

Pengemasan membuat produk agar dapat digunakan dengan sebaik-

baiknya.

F. Komunikasi (Communication).

24

Pengemasan bisa mengatasi ke ambiguan, agar mudah dimengerti diberi

symbol seperti Kode Produk Universal (Universal Product Code/UPC).

8. Komponen-komponen dan Pelayanan Pendukung (Parts and Service

Support).

Salah satu aktivitas pemasaran adalah memberikan pelayanan pasca penjualan

kepada pelanggan, seperti penyediaan bagian-bagian pengganti ketika produk rusak

atau tidak berfungsi sebagaimana mestinya.

Pada industri dimana produk mungkun termasuk komponen bagian dari

perlengkapan produk lainnya, downtime akan merugikan pelanggan jika terjadi

kegagalan produk bisa mengakibatkan kemunduran atau hentinya jalur

produksi.Perusahaan yang menyediakan cadangan atau bagian-bagian pengganti

harus dapat menaggapi dengan segera dan menyakinkan.

9.Seleksi lokasi pabrik dan Tempat penyimpanan /Gudang

Pergudangan merupakan bagian integral dari semua system logistic yg berperan penting

Dlm melayani pelanggan dgn total biaya seminimal mungkin ,juga merupakan jaringan

Primer di antara pelanggan dan produsen yg digunakan untuk menyimpan persediaan

Selama seluruh bagian produsen logistic berjalan.

Terdapat 2 tipe dasar persediaan,yaitu:

1.Bahan mentah,komponen-komponen dan bagian-bagian nya(persediaan fisik)

2.Barang jadi akhir (distribusi fisik).

Pada umum nya,tempat penyimpanan persediaan diperlukan unuk :

Mencapai transportasi yang ekonomis.

Mencapai produksi yang ekonomis.

Mendapat keuntungan dari diskon pembelian dengan kuantitas banyak dan

pembelian duluan.

Memelihara sumberpersediaan.

Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan.

Mengantisipasi kondisi perubahaan pasar (seperti musiman,fluktuasi

permintaan, kompetisi).

Mengatasi perbedaan ruang ran waktu yang berada diantara produsen dan

konsumen.

25

Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistik seimbang dengan tingkat

pelayanan pelanggan yang diinginkan.

Mendukung program just-in-time dari supplier dan pelanggan.

Gudang Breakbulk (Breakbulk Warehouse).

Gudang Breakbulk adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dalam

jumlah banyak dari pabrik.

Gudang Konsolidasi (Consolidation Warehouse)

Pesanan skala kecil dari sejumlah supplier dikirimkan ke gudang konsolidasi yang

dekat dengan supplier sehingga LTL (Least-than-truckload) dapat digunakan bila

perlu dalam jumlah sedikit dan sisanya digunakan untuk waktu jangka panjang dari

gudang ke Perusahaan.

Faktor utama yang mempengaruhi sifat dasar dan pentingnya pergudang, yaitu:

Waktu

Waktu merupakan salah satu unsure terpenting dalam keefektifan pergudangan.

Kualitas

Kualitas sama pentingnya dengan ketetapan waktu, dan pemakai pelayanan gudang

sekarang mengharapkan hasil yang mendekati kesempurnaan

Perhatiaan

Perhatiaan pada gudang merupakan perbaikan produktivitas asset.

10. Purchasing(procurement)

Purchasing berhubungan dgn pembelian actual material dan segala aktivitas

Yg berhubungan dgn proses pembelian.

Tujuan Purchasing

Memberikan aliran material,persediaan dan pelayanan

Yg berkesinambungan yg di butuhkan untuk menjalankan

Operasi.

Meminimalkan investasi persediaan dan kerugian

Menjaga dan memperbaiki kwalitas

Menemukan dan mengembankan kemampuan supplier

Menstandarisasi,dimana kemungkinan barang di beli

11. Reverse Logistics

26

Penanganan barang-barang retur baik berupa salvage dan scrab disposal,

merupakan bagian dari proses yang berkaitan erat dgn reverse logistic

dan juga merupakan komponen logistic yg memerlukan perhatian lebih

apalagi pelanggan menunut retur yg lebih fleksible yg berhubungan

dgn proses daur ulang dan linkugan hidup.barang-barang retur bisa di

karenakan kerusakan produk,kadaluarsa,kesalahan pengiriman,dll

Reverse logistic juga melibatkan pemindahan dan pembuangan sisa

material dari bagian produksi,distribusi atau pengemasan.jika sisa

mmaterial tidak dapat di gunakan untuk menghasilkan produk lain,

material harus di buang.apapun produk tambahannya proses logistic

harus menanganinnya secara efektif dan efisien,mengangkut dan

menyimpannya,bila produk tsb ddapat di gunakan lagi atau di daur

ulang,logistic mengatur teansportasinya ke lokasi produksi atau lokasi

daur ulang.biasanya permasalahan ini di serahkan ke pihak ke tiga.

12.Transportasi

Fungsi transporasi berhubungan dgn bagian dalam dan luar deparemen

Logistic,dgn bagian finansial(biaya pengirimn/freight bills),enggenering

(pengemasan,transportasiperalatan),manajemenpersediaan(bahan baku&

gudang jadi), hokum(kontrak gudang dan alat angkut),produksi(pengiriman

tepat waktu), purchasing(pemilihan supplier), marketing/sales(standar

pelayanan pelanggan), receiving(klaim,dokumentasi), dan pergudangan

(supply peralatan,penjadwalan)

13.pergudangan dan penyimpanan(warehousing and storage)

Produk harus disimpan dlm suatu pabrik atau pada suatu tempat sebelum di jual

semakin besar waktu antara produksi dan konsimsi,semakin besar pula tingkatatau jumlah

persediaan yg di butuhkan aktivitas pergudangan dan penyimpanaan meliputi keputusan

mengenai apakah fasilitas penyimppanan seharus nya milik sendiri ,di kontrkkan atau di

serwakan ,perencanaan dan perancangaan fasilitas penyimpanan,pertimbangan produk

gabungan (seperti apakah produk seharus nya di simpan),dan prosedur pengamanan dan

pemeliharaan,pelaihan personalia dan pengukuran produktivitas.

27

PENGENDALIAN FINANSIAL ATASPRFORMANSI LOGISTIK

Data-data yang akurat sangat diperlikan baik untuk

membuat laporan perkembangan produk dan profitibilitas

pelanggan juga untuk keberhasilan pelaksanaan konsep

manajemen logistik terintegrasi dengan menggunakan analisa

biaya total, selain itu juga diperlukan untuk manajemen dan

pengendalian operasi-operasi logistic.

1. Analisa Biaya Total

Kunci untuk mengatur fungsi logistik adalah analisis biaya

total. Lebih baik meminimisasi biaya total logistic daripada

berusaha meminimisasi biaya aktivitas_aktivitas logistic secara

terpisah-pisah. Contoh, menggabungkan semua persediaan pada

28

beberapa pusat distribusi akan mengurangi biaya pergudangan

dan meningkatkan pertukaran persediaan tetapi akan

meningkatkan biaya transportasi. Sama halnya dengan membeli

barang dengan jumlah yang besar akan mengurangi harga per

unit tetapi akan menaikkan biaya simpan. Jadi, untuk

meminimisasi biaya total ini , pihak manajemen harus

memahami efek trade-off dalam fungsi distribusi.

Kualitas data finansial mempengaruhi kemampuan

manajemen mengeksploitasi pasar baru, merepakkan system

transportasi yang inovativ, pemilihan alat angkut, meningkatkan

pengiriman atau meningkatkan persediaan, mengubah

konfigurasi pusat distribusi, mendata kendali tingkatan

persediaan, mengubah pengemasan dan menentukan perluasan

system proses pesanan mana yang seharusnya diotomatisasikan.

setidaknya system data finansial ini memberikan informasi

untuk menjawab pertanyaan berikut ini:

1. Bagaimana biaya logistik mempengaruhi kontribusi dari segi

produk, wilayah pelanggan dan penjual?

2. Biaya-biaya apa saja yang berhubungan dengan penambahan

tingkat pelayanan pelanggan? Trade-off apa yang diperlukan

dan apa keuntungan dan kerugiaanya?

3. Berapa jumlah persediaan yang optimal? Bagaimana

pengaruh persediaan pada perusahaan pola pergudangan atau

pada tingkatan pelayanan pelanggan? Berapa biaya

penanganan persediaan?

4. Jenis transportasi apa yang diinginkan?

29

5. Berapa banyak gudang yang diperlukan dan sebaiknya

terletak dimana?

6. Berapa banyak setup produksi yang diperlukan? Dibagian

apa seharusnya barang diproduksi? Kapasitas produksi

optimal apa yang didasarkan atas alternative penggabungan

produk dan volume?

7. Alternatif pengemasan produk apa yang seharusnya

digunakan?

8. Sistem proses pemesanan apa yang seharusnya

diotomatisasikan?

9. Jaringan distribusi apa yang seharusnya digunakan?

Penetuan kontribusi produk didasarkan pada bagaimana

pengaruh pendapatan, biaya, dan laba bila produk diberikan

untuk dijual. Biaya-biaya yang tidak mempengaruhi dianggap

tidak mempengaruhi dianggap tidak berhubungan dengan

permasalahan diatas.

Contoh: Biaya yang relevan dengan biaya pergudangan dan

penjualan produk.

Biaya yang tidak relevan adalah biaya overhead dengan

armada truk pribadi.

Memecahkan Masalah Ketidak Cukupan Data Biaya

Salah satu kesulitan memperoleh biaya-biaya logistic

adalah penggabungannya pada satu seri account natural

30

Standard

Budgets

Productivitystandard

Statistical process control

Control over Logistic cost can beAccounplished by

daripada fungsinya. Account natural digunakan untuk

mengumpulkan biaya0biaya pada pembuatan lapran keuangan

berupa laporan laba rugi ( income statement ) dan neraca

(balance sheet) perusahaan. Contohnya, semua pembayaran gaji

digabungkan pada account gaji, yang lain termasuk biaya sewa,

depresi, penjualan, biaya umum, administrasi, dan biaya bunga.

Gambar: pengendalian aktivitas-aktivitas logistic

31

Dari gambar diatas terlihat bahwa kinerja logistic dapat

dikendalikan dengan:

1. Biaya-biaya standar.

2. Anggaran

3. Standar produktivitas

4. SPC

Metode lain untuk mengatasi masalah ketidakcukupan

data adalah system informasi manajemen terkomputerisasi,

activity based costing, dan system proses pesanan otomatisasi.

A. Biaya-biaya Standar dan Anggaran-anggaran Fleksibel

Standar dapat didefenisikan sebagai benchmark atau

norma untuk mengukur kinerja. Biaya-biaya adalah biaya-biaya

apa saja yang muncul bila perusahaan dioperasikan secara

efesien. Anggaran fleksibel sebagai alat pelengkap serangkaian

aktivitas.

Penggunaan biaya-biaya standar memerlukan peninjauan

ulang secara sistematis dari operasi logistic untuk menentukan

alat-alat yang paling efektif untuk mencapai output yang

diinginkan. Dalam hal ini, bagian accounting, logistic dan

eenginering harus bekerja sama menggunakan analisis regresi,

time and motion studies dan studi-studi yang efisien sehingga

serangkaian anggaran yang fleksibel dapat digunakan pada

32

Investigation Philosophyintuition

Standar

CompareStandar =actual

Performanceacceptable

Varienceanalysis

Varience significant

PerformanceNot acceptable

Infestigate

Actionrequired

PerformanceNot controllable

Takeproper action

Chnge process Revise standar

End

End

End

tingkatan operasional yang beagam pada pusat biaya logistic

yang berbeda.

Keuntungan menggunakan biya-biaya standar adalah

manajemen dapat mengetahui biaya yang diperlukan untuk

pelaksanaan aktivitas-aktivitas tertentu dan dapat melakukan

perbandingan untuk menentukan apakah pelaksanaan efisien

atau tidak.

Prosedur penggunaan standar sebagai system kendali

manajemen.

33

B. Praktik-praktik Anggaran

Penggunaan biaya-biaya standar kadang-kadang tidak

tepat karena hanya cocok untuk mengendalikan. Praktiknya ada

situasi dimana tugas-tugas sifatnya tidak berulang atau

pengukuran unit pekerjaan sulit dibuat. Untuk masalah ini,

praktik-praktik anggaran bisa diterapkan. Keberhasilan

pelaksanaannya tergantung pada apakah pola perilaku biaya

individu dapat diramalkan dan apakah anggaran dapat

disesuaikan untuk mencerminkan perubahan-perubahan dalam

situasi operasional.

34

Kebanyakan anggaran logistic sifatnya statis, oleh sebab

itu anggara-anggaran ini merupakan rencana yang digunakan

untuk keluaran. Bila aktivitas actual sama dengan aktivitas yang

dianggaran, manajemen dapat membuat perbandingan biaya

yang realistic dan membuat pengendalian efektif. Tapi hal ini

jarang dilakukan. Factor-faktor musiman atau internal

menuntun ketingkat aktivitas yang berbeda, efisiensi yang dapat

ditentukan hanya jika system yang tercatat dapat

membandingkan biaya actual dengan apa yang seharusnya

tercapai pada tingkat operasional.

Kunci keberhasilan pelaksanaan anggaran fleksibel

terletak pada analisis pola perilaku biaya. Pihak manajemen

akutansi dan teknik industri dapat menerapkan peralatan berupa

scatter diagram dan analisis regresi untuk menentukan

komponen fixed cost. Teknik ini menggunakan data biaya

terdahulu untuk menentukan nilai variable per unit aktivitas dan

komponen total fixed cost. Pengukuran biaya prediksi ini

bukanlah pengukuran atas biaya berapa seharusnya aktivitas

tersebut dihabiskan tetapi perkiraan berapa biaya yang

diperlukan berdasarkan hasil periode terdahulu

C. Standar-standar Produktivitas

Biaya-biaya logistic dapat dikendalikan dengan

menggunakan rasio-rasio produktivitas.

Pengukuran outputProduktivitas =───────────────

Pengukuran input

35

Contoh : operasional pergudangan menggunakan rasio

produktivitas sebagai berikut :

Jumlah pesanan yang dikirim periode ini * ─────────────────────────── Jumlah pesanan yang diterima pada periode ini

Jumlah pesanan yang dikirim periode ini* ───────────────────────────── Rata-rata jumlah pesanan yang dikirim periode ini

Jumlah pesanan yang dikirim periode ini * ────────────────────────── Jumlah jan tenaga kerja langsung periode ini

Untuk rasio produktivitas transportasi termasuk:

Ton-miles yang dikirim* ────────────────── Total biaya transportasi actual

Stop served* ────────────────── Total biaya transportasi actual

Pengiriman ketujuan* ───────────────────

Total biaya transportasi actual

Keuntungan pengukuran produktivitas:

1. Pengukuran produktivitas dinyatakan dengan unit fisik

dan actual mata uang yang hilang karena ketidak tepatan

dan prediksi biaya-biaya logistic mendatang tidak dapat

dibuat. Hal ini menyulitkan penyeimbangan harga

36

beberapa perubahan system yang akan mengakibatkan

produktivitas terkoreksi.

2. Perhitungan pengukuran produktivitas actual jarang

dilakukan dibandingkan standar produktivitas. Contoh,

pengukuran produktivitas mungkin membandingkan

jumlah pesanan yang dikirim periode ini dengan jumlah

tenaga kerja langsung yang dipakai saat ini, tetapi tidak

menunjukkan hubungan apa seharusnya. Tanpa

pengukuran tenaga kerja atau pembuatan beberapa format

estimasi biaya, tidak mungkin diketahui bahwa standar

produktivitas sudah efisien.

3. Perubahan keluaran pada kasus-kasus tertentu mungkin

mengubah pengukuran prduktivitas. Perubahan ini terjadi

karena elemen fixed dan variabel jarang dilukiskan.

D. SPC ( Statistical Process Control)

Keberhasilan logistic adalah pelayanan pelanggan

terlaksana dengan baik. Walaupun perusahaan banyak membuat

proporsi ukuran pengiriman tepat waktu atau rata-rata lamanya

siklus pesanan dari vendor tertentu, tetapi jarang menggunakan

teknik SPC.

SPC dapat dijadikan sebagai altaernatif bagi pihak

manajemen untuk mengendalikan proses. Melalui SPC,

cenderung ditekankan pada pemahaman variabilitas proses dari

pada membuat keputusan. Contoh, untuk menganalisa waktu

pengiriman dari beberapa vendor , harus diketahui waktu rata-

37

rata mulai dari diterima pesanan sampai penerimaan kiriman

dan kemungkinan variasi waktu pengiriman.

PURCHASING (PROCUREMENT)

PENDAHULUAN

Purchasing pada umumnya berhubungan pada pembelian aktual material dan

segala aktivitas yang berhubungan dengan proses pembelian baik secara hand to hand

maupun secara elektronik (e- procurement). Menurut Wikipedia e- procurement

38

adalah pembelian business to business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui

internet maupun sistem –sistem imformasi dan jaringan lain, seperti Elektronik Data

Interchange (EDI) dan Enterfrise Resource Planing (ERP).

TUJUAN PURCHASING

1. Memberikan aliran material persedian dan pelayanan yang berkesinambungan

yang dibutuhkan untuk menjalankan organisasi.

2. Meminimalkan investasi persediaan dan kerugian.

3. menjaga dan memperbaiki kualitas.

4. Menemukan atau mengembangkan kemampuan supplie.

5. Menstandarisasi , dimana kemungkinan barang dibeli.

6. Pembelian barang yang diperlukan dan pelayanan pada tingkat biaya total

terendah.

7. Mengembangkan posisi organisasi yang kompetitif.

8. Mencapai keharmonisan hubungan kerja yang produktif dengan area

fungsional lainnya dalam organisasi.

9. Menyempurnakan sasaran pembelian pada kemungkinan tingkat biaya

terendah.

Peranan Strategi Purchasing ( The Strategic Role of Purchasing )

Purchasing dapat memberikan kontribusi pada keberhasilan strategik organisasi

melalui salah satu perannya sebagai fungsi boundry spanning organisasi.

Akses menuju pasar Ekternal (access to external Market )

Melalui kontak ekternal dengan pasar supply, purchasing dapat memperoleh

informasi mengenai teknologi baru, material baru dan pelayanan yang

berpotensial, sumber persediaan baru, dan perubahan kondisi dalam pasar

sehingga dapat merancang strategi organisasi untuk bersaing di pasaran

.

Perkembangan supplier dan Manajemen Hubungan ( supplier develoment and

Relation ship Management)

Purchasing dapat membantu mendukung keberhasilan strategik organisasi

dengan pengidentifikasian dan pengembangan supplier yang baru maupun

yang telah ada. Melibatkan supplier sejak awal pengembangan produk dan

jasa baru atau modifikasi yang telah ada dapat mengurangi masa

39

pengembangan produk. Ide untuk menekan waktu ( yaitu mencapai pasar

secepatnya dengan ide-ide baru) sangat penting bagi kesuksesan ide-ide

tersebut dan mungkin juga bagi posisi-posisi di dalam organisasi, seperti

sebagai market leader atau innovator.

Hubungan dengan fungsi lainnya ( Relationship to Other Functions).

Purchasing memberi kontribusi pada fungsi lainnya berupa keputusan penting

yang pada dasarnya juga mempengaruhi keputusan yang di buat di bagian

purchasing.misalnya dengan bagian logistik bekerja sama mengatur logistik

inbound dan aliran material.

Evaluasi dan Seleksi Supplier

proses buying sangat kompleks karena banyak aktor yang di pertimbangkan

untuk di putuskan kepada siapa kita membeli, prosesnya terdiri dari pembuata

keputusan dan pengaruh keputusan yang di satukan.

Proses evaluasi dan seleksi supplier ini meliputi 12 langkah yaitu :

1. Identifikasi kebutuhan

2. Membuat spesifikasi

3. Mencari alternatif

4. Membangun koneksi

5. Mengatur kriteria pembelian dan penggunaan.

6. Mengevaluasi alternatif aksi pembelian.

7. Anggaran yang tersedia

8. alternatif pembelian yang spesifik Mengevaluasi.

9. Bernegosiasi dengan supplier

10. Membeli evaluasi pasca pembelian ( postpurchase)

11. Menggunakan evaluasi pasca pembelian

12. Menyalurkan evaluasi pasca pembelian

Faktor –Faktor yang dipertimbangkan dalam memutuskan pembelian.

Manajer purchasing dapat mempertimbangkan beberapa atau pun semua

faktor ini ketika memutuskan pembelian.

Lead time ( tenggang waktu)

Variabilitas lead time

Persentase pengiriman tepat waktu

40

Persentase persediaan stock.

Penyesuaian dalam ordering/komunikasi

Kemampuan untuk menjelajah

Downtime yang disebabkan kesalahan vendor pengiriman sebagian atau

keterlambatan pengiriman.

Daya tahan produk

Mudah di pelihara dan mudah dioperasikan.

Kegagalan produk yang disebabkan oleh kesalahan tempat atau meterial.

Penolakan kualitas

Spesifikasi teknik

Penawaran jasa training/teknik

Persaingan harga.

Keyajinan dalam penjualan yang tepat

Pengalaman masa lampau bersama vendor

Keseluruhan reputasi vendor

Syarat-syarat finansial

Pelayanan penjualan pasca pembelian

Fleksibelitas vendor dalam mengurus keperluan pembelian perusahaan

Kemampuan desain/keahlian teknik.

Kategori produk yang bisa dibeli oleh perusahaan ada 6 yaitu :

1. Kemampuan produk

2. Bahan baku

3. Peralatan pendukung

4. Peralatan proses

5. Bahan untuk mendukung operasi

6. Jasa / Pelayanan

Situsi Pembelian

1. Situasi pesanan rutin ( Routine Order Situations ).

Meliputi situasi di mana produk telah dibeli beberapa kali sebelumnya dan

dimana pesanan rutin atau prosedur sudah umum.

2. Situasi masalah prosedural ( Procedural Problem Situations )

41

Meliputi pembelian yang tidak rutin dan karyawan perlu mempelajari

bagaimana cara menggunakan produk tersebut.

3. Situasi masalah kinerjanya ( Performance Problem Situations )

Meliputi pembelian produk nonrutin yang dirancang untuk menggantikan

produk sekarang tetapi harus diuji kinerjanya terlebih dahulu.

4. Situasi masalah politik (Political Problem Situations )

Meliputi pembelian produk nonrutin yang memiliki kegunaan untuk

mempengaruhi banyak departemen pada perusahaan. Derngan demikian,

sejumlah individu di perusahaan akan terlihat dalam proses pengambilan

keputusan.

Untuk menentukan pengaruh kinerja suplier pada produktifitas kerja, kinerja

seharusnya diukur dan dievaluasi. Kemudian data tersebut dapat digunakan untuk

menentukan dengan suplier mana perusahaan akan membangun hubungan jangka

panjang, mengidentifikasi masalah yang memrlukan tindakan korektif dan menyadari

perbaikan produktivitas.

Aktivitas purchasing dapat berpengaruh positif pada keuntungan perusahaan.

Tidak hanya pengurangan biaya material yang meningkatkan margin keuntungan

setiap unit yang dihasilkan dan dijual, tetapi biaya rendah yang berhubungan dengan

material yang dibeli juga akan mengurangi investasi pada persediaan. Pelayanan

logistik yang lebih baik oleh suplier juga akan menghasilkan persediaan yang lebih

rendah dalam unit yang dibutuhkan dengan demikian dolar terinvestasi. Sebagai

tambahan perkembangan jasa pelanggan dimumgkinkan karena proses produksi dapat

beroperasi dengan lancar, tanpa slowdown maupun shutdown. Perkembangan jasa

tersebut dapat menghasilkan unit penjualan yang lebih tinggi dan dalam beberapa

kasus harga juga lebih tinggi. Dan bila manajemen penjualan terus-menerus

memaksakan penambahan material berkualitas tinggi kemungkinan akan terjadi retur

terhadap barang jadi karena kegagalan produk.

KESIMPULAN mengenai purchasing(procurement) pada lembaran lembaran sebelumnya,

kita dapat mengetahui bagai mana cara kita atau perusahaan untuk melakukan suatu

pembelian yang mana sebelum dilakukan pembelian tersebut kita harus mengetahui

faktor dan situasi pembelian. Oleh karena itu purchasing ini sangat berperan di suatu

perusahaan dan perperan dalam management logistik ini.

42

ACTIVITY BASED COSTING PADA PELAYANAN KESEHATAN

• Activity Based Costing System (Sistem ABC) merupakan suatu sistem analisis

biaya yang berbasiskan pada aktivitas. Sistem ini dapat digunakan pada proses

pengambilan keputusan baik yang sifatnya stratejik maupun yang sifatnya

operasional. Pada sistem ABC, analisis biaya dilakukan pada seluruh biaya

yang terjadi pada organisasi. Sistem ABC juga berfungsi sebagai sistem

informasi biaya yang dapat diperuntukkan bagi segala jenis organisasi baik

manufaktur, jasa, perdagangan, organisasi publik maupun organisasi laba.

• Pada sistem ABC, aktivitas merupakan titik pusat dari kegiatan. Informasi

mengenai aktivitas, dicatat, diukur dan disediakan di dalam data dasar.

Aktivitas dapat terjadi pada berbagai organisasi, termasuk organisasi publik.

Oleh karena itu sistem ABC dapat diterapkan pada berbagai organisasi

termasuk organisasi publik. Sistem ABC tidak hanya terfokus pada

perhitungan satuan biaya jasa ataupun produk tetapi memiliki cakupan yang

lebih luas yaitu pengurangan biaya yang diperoleh dari pengelolaan aktivitas.

Pengelolaan aktivitas akan sejalan dengan pengendalian biaya. Pengurangan

biaya pada sistem ABC dapat dilakukan terhadap seluruh biaya yang terjadi,

baik pada bagian awal aktivitas, proses produksi maupun pada tahap akhir

dari suatu rangkaian aktivitas.

A. FALSAFAH SISTEM ABC

• Fokus utama pada sistem ABC adalah pada aktivitas yang terjadi. Setiap

aktivitas akan menimbulkan biaya dan biaya yang terjadi dapat dikelola

melalui pengelolaan aktivitas. Pada sistem ini selalu terdapat hubungan kausal

antara pemicu biaya dengan aktivitas. Sistem ABC merupakan sistem

informasi biaya berdasarkan padaaktivitas yang terjadi dan mmemasukan

komponen konsumen kedalam model sistem imformasi biaya.

• setiap anggota Sistem ABC merupakan sistem informasi biaya yang

menyediakan informasi lengkap tentang aktivitas yang terjadi pada seluruh

pelayanan yang diselenggarakan sehingga memungkinkan organisasi

melakukan pengelolaan aktivitas. Dengan dilakukan pengelolaan aktivitas

maka perbaikan (improvement) terhadap aktivitas yang dirasakan kurang baik

43

dapat segera dilakukan. Hal tersebut mengakibatkan mutu layanan terhadap

konsumen akan semakin meningkat dan terjadi efisiensi biaya untuk

menghasilkan layanan kesehatan tersebut.

• Jadi hal penting yang perlu diingat pada sistem ABC adalah kemampuan

sistem ini untuk menyediakan informasi yang berkaitan dengan aktivitas.

• Berkaitan dengan informasi yang diberikan pada sistem ABC, maka

pengolahan data pada sistem ABC terdiri dari dua tahapan. Berdasarkan

gambar 1.1. maka tahap pertama adalah pembebanan sumber daya kepada

aktivitas (activity based process costing) dan pembebanan biaya aktivitas

terhadap obyek biaya (activity based object costing). Sumber daya

diklasifikasikan berdasarkan sifat pengeluarannya seperti biaya personel,

biaya listrik, biaya bahan habis pakai, dan bukan diklasifikasikan sebagai

biaya pemasaran, biaya produksi yang umumnya digunakan. Hal yang sama

juga diterapkan pada aktivitas. Aktivitas diklasifikasikan berdasarkan:

• Aktivitas yang berkaitan langsung dengan penyediaan layanan kesehatan bagi

konsumen yang membutuhkan (result producing activities). Sebagai contoh:

aktivitas pelayanan rawat jalan, pelayanan keluhan pasien

• Aktivitas yang mendukung secara langsung pada result producing activities.

Sebagai inap contoh: aktivitas pelayanan gizi bagi pasien rawat

• Aktivitas jasa yang terdapat pada organisasi yang memberikan layanan bagi

unit-unit result producing activities. Sebagai contoh: aktivitas pemeliharaan

sarana listrik, aktivitas pengelolaan keuangan, aktivitas pengelolaan sumber

daya manusia.

B. TAHAPAN PERHITUNGAN UNIT COST PAKETPELAYANAN

• institusi pelayanan kesehatan tidak mendukung tetapi dengan melakukan

modifikasi dan asumsi-asumsi maka perhitungan unit cost dengan

menggunakan sistem ABC dapat dilakukan. Beberapa kesulitan dalam

menerapka sistem ABC pada manajemen pelayanan kesehatan adalah begitu

banyaknya jenis pelayanan kesehatan yang diselenggarakan oleh satu institusi

pelayanan kesehatan dan setiap jenis pelayanan kesehatan tersebut memiliki

berbagai aktivitas. Untuk mengatasi kesulitan tersebut peranan Standar

Operasional Prosedur untuk setiap jenis pelayanan yang diselenggarakan

sangatlah penting. Peranan Komite Medik sangat penting dalam

mengembangkan Standar Operasional Prosedur ini.

44

Unit cost pelayanan kesehatan yang dihasilkan merupakan salah satu aspek yang

menjadi pertimbangan dalam menentukan tarif paket pelayanan kesehatan yang

diselenggarakan oleh Balai Kesehatan.

C. Adapun tahapan perhitungan unit cost paket pelayanan tersebut adalah:

1. identifikasi aktivitas

2. organisasikan aktivitas ke dalam pusat biaya

3. identifikasi biaya elemen utama

4. analisis hubungan antara aktivitas dengan biaya

5. identifikasi pemicu biaya

D. Identifikasi aktivitas

• Yang dimaksud dengan identifikasi aktivitas pada tahap ini adalah melakukan

pemetaan terhadap berbagai aktivitas yang dilaksanakan oleh Balai Kesehatan

untuk menghasilkan layanan kesehatan bagi konsumen / pasien. Tahapan ini

penting dilakukan karena tahapan ini akan menghasilkan informasi secara

rinci mengenai berbagai proses yang terjadi di dalam Balai Kesehatan untuk

menghasilkan layanan kesehatan.

• Berbagai proses yang teridentifikasi selanjutnya dirinci menjadi beberapa sub

proses dan setiap sub proses dirinci kembali menjadi berbagai aktivitas.

Identifikasi proses dilakukan mulai dari proses yang terjadi pada tingkat

pimpinan sampai dengan identifikasi proses di tingkat pelayanan langsung

kepada pasien,

• termasuk juga identifikasi pelayanan luar gedung bila memang layanan ini

dilaksanakan oleh Balai Kesehatan

E. Analisis Hubungan antara Aktivitas dengan Biaya

• Tahap ini merupakan salah satu tahapan yang penting karena penilaian

hubungan aktivitas dengan biaya menjadi salah satu dasar pertimbangan untuk

melakukan pembebanan biaya kepada aktivitas. Untuk dapat mengetahui

biaya satuan satu jenis pelayanan kesehatan sesuai dengan falsafah utama

pada sistem ABC maka terdapat dua tahapan pembebanan yaitu:

- Pembebanan biaya sumber daya kepada aktivitas

- Pembebanan biaya pada aktivitas kepada jenis pelayanan kesehatan yang

diselenggarakan oleh balai kesehatan yang diterima oleh konsumen/pasien.

45

• Pembebanan biaya merupakan tahap akhir dari perhitungan satuan biaya

pelayanan setelah diketahui pemicu biaya untuk setiap aktivitas yang

menyebabkan terjadinya biaya.

• Pada tahap analisis ini dilakukan pemilahan biaya untuk setiap sumber daya

dan setiap biaya yang dipilah, ditelusuri pusat biayanya. Untuk dapat

melakukan tahap ini terlebih dahulu digambarkan hubungan antara aktivitas

dengan biaya sumber daya dan antara aktivitas dengan jenis pelayanan

kesehatan yang diterima oleh pasien, seperti terlihat pada gambar di bawah

ini:

• Contoh Skema Pengolahan Data Untuk Pembebanan Sumber Daya kepada

Aktivitas dan Pembebanan Aktivitas Kepada Layanan Kesehatan yang

diselenggarakan oleh Institusi Kesehatan.

• Berikut contoh hubungan antara pusat biaya dengan biaya yang terjadi untuk

menyelenggarakan pelayanan medis di Balai Kesehatan:

• Setelah dilakukan pembebanan setiap kelompok biaya pada jenis pelayanan

kesehatan yang akan dihitung satuan biayanya maka penjumlahan dari setiap

aktivitas berdasarkan kelompok biayanya akan menghasilkan satuan biaya

untuk satu jenis pelayanan kesehatan. Pada tahap akhir dari perhitungan

satuan biaya ini jangan lupa menambahkan biaya langsung yang dikonsumsi

oleh pasien berupa alat dan bahan habis pakai yang digunakan secara individu

dan dapat diukur penggunaannya secara langsung, seperti obat-obatan.

DAFTAR PUSTAKA

Chase, Richard B., Thomas J Aquilano, Production and Operations Management, A Life Cycle Approach, Homewood, Illionis

46

Murdick, G Robert, Barry Render, Roberta S Russell, Service Operation Management, Allyn and Bacon, Massachusetts

Krajewski, Lee J., Operation Management, Srtategy and Analysis,

sixth edition, Prentice-Hall International, Inc., New Jersey.

Render, Barrry , Jay Heizer, Operation Management, Pearson Education Inc., New Jersey.

Manajemen Logistik 1, Donald J. Bowersox - Tahun 1978

Manajemen Logistik 2, Donald J. Bowersox - Tahun 1978

Manajemen Logistik, sumber Internet

47