KETERANGAN PEMERINTAH

ATAS RUU KEARSIPAN

PADA RAPAT KERJA DENGAN KOMISI II DPR-RI

ARSIP D

PR RI

KETERANGAN PEMERINTAH

ATAS RUU KEARSIPAN

PADA RAPAT KERJA DENGAN KOMISI II DPR-RI

Assalamu'alaikum Warrahmatullahi Wabarokatuh

Yth. Saudara Pimpinan dan Para Anggota Komisi II DPR-RI

Serta hadirin yang saya hormati,

Pertama-tama marilah kita panjatkan puji syukur ke hadirat Allah Swt. Tuhan

Yang Maha Esa, karena atas perkenan dan bimbingannya kita dapat mengikuti rapat

kerja dengan komisi II DPR-RI dalam rangka penyampaian Keterangan Pemerintah

atas RUU Kearsipan.

Sesuai dengan Surat Presiden Nomor R-28 Pres/6/2009 tertanggal 8 Juni 2009,

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Menteri Hukum dan HAM, Menteri

Keuangan dan Menteri Pendidikan Nasional, baik secara sendiri-sendiri maupun

bersama-sama mewakili Presiden dalam pembahasan RUU Kearsipan. Oleh karena itu

dalam memenuhi setiap undangan DPR-RI untuk pembahasan RUU dimaksud, kami

nantinya dapat bertiga, berdua, ataupun sendiri dalam mewakili Pemerintah.

Yth. Saudara Pimpinan dan Para Anggota Komisi II DPR-RI,

Sebagaimana kita ketahui bersama Undang-Undang Dasar 1945 Pasal 28

mengisyaratkan bahwa bangsa Indonesia berkehendak membangun negara yang

bersifat demokratis, sehingga setiap warga negara berhak berkomunikasi dan

memperoleh informasi agar mereka menyalurkan aspirasinya dengan benar.

Kebebasan mendapatkan informasi merupakan hak asasi setiap warga negara sebagai

1

ARSIP D

PR RI

salah satu wujud bagi kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis dan hal itu

perlu diatur dalam Undang-Undang Kearsipan yang mencerminkan asas demokratisasi,

baik dalam hubungan antara individu dengan negara dan hubungan institusional dalam

sistem kenegaraan.

Di samping itu, Tujuan Negara sebagaimana tertuang dalam Pembukaan

Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia mengisyaratkan bahwa negara

berkehendak mewujudkan masyarakat yang sejahtera. Tujuan Negara ini dilaksanakan

oleh lembaga-lembaga yang dibentuk untuk melaksanakan fungsi-fungsi kenegaraan

dan pemerintahan. Sebagai negara berdaulat, lembaga negara dan badan

pemerintahan yang dibentuk ini berjalan dalam pengendalian negara, sehingga seluruh

kinerja lembaga negara dan badan pemerintahan harus berorientasi pada tercapainya

tujuan negara.

Dalam upaya pengendalian pelaksanaan fungsi kenegaraan, pemerintahan, dan

pembangunan agar senantiasa berorientasi ke arah pencapaian tujuan nasional maka

setiap gerak langkah kinerja lembaga negara dan badan pemerintahan, harus direkam

(recorded) dengan baik dan benar. Perekaman kegiatan secara sistematis, tertib, dan

benar - sebagaimana fakta yang ada - akan menciptakan arsip yang lengkap, autentik,

dan terpercaya. Arsip yang lengkap, autentik dan terpercaya ini menjadi bahan bukti

yang sah dengan akurasi dan obyektivitas tinggi atas pelaksanaan berbagai fungsi

kenegaraan, pemerintahan dan pembangunan.

Pimpinan dan Para Anggota Komisi II DPR-RI.

Karakter Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) sebagai Negara

Kepulauan (archipelago state) menempatkan arsip sebagai instrumen penting dalam

kehidupan berbangsa dan bernegara. Arsip menggambarkan dan mencerminkan jati diri

bangsa dan sekaligus sebagai simpul pemersatu bangsa. Oleh karena itu, disadari atau

tidak, arsip telah berada dan bersama-sama dalam setiap kegiatan organisasi, baik

organisasi pemerintah maupun organisasi masyarakat. Bahkan keberadaan arsip tidak

dapat dipisahkan dari kehidupan sehari-hari manusia. Secara esensial, arsip adalah

informasi yang terlahir dari setiap kegiatan administratif, namun bukan sekedar

2

ARSIP D

PR RI

-·

•

,

informasi yang berfungsi secara administratif. Satu hal mendasar yang membedakan

arsip dengan informasi lain adalah bahwa arsip merupakan sumber primer dan

mempunyai nilai kebuktian yang sangat diperlukan bagi setiap kehidupan mulai dari

orang-perorangan sampai dengan kehidupan kenegaraan dan pemerintahan.

Sebagai negara berdaulat, lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan

dibentuk dan berjalan dalam pengendalian negara, karena lembaga dan badan tersebut

dibentuk untuk menjalankan seluruh fungsi negara. Oleh karena itu sewajarnya apabila

seluruh kinerja lembaga negara dan badan pemerintahan harus berorientasi pada

tercapainya Tujuan Negara. Dengan pertimbangan seperti itulah maka negara berhak

mengatur pengelolaan arsip di setiap lembaga negara dan badan pemerintah.

Pimpinan dan Para Anggota Komisi II DPR-RI,

Dasar pertimbangan yang digunakan untuk menyusun RUU Kearsipan sebagai

pengganti Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan, antara lain adalah:

a. dinamika penyelenggaraan kenegaraan dan pemerintahan pasca-amandemen

Undang-undang Dasar Tahun 1945, telah membawa implikasi perubahan sistem

dan mekanisme administrasi negara yang mengharuskan adanya kedisiplinan dan

ketertiban kearsipan guna menyelamatkan sebagai bahan akuntabilitas kinerja

penyelenggaraan pemerintahan dan melestarikan memori kolektif bangsa;

b. meningkatnya kegiatan kenegaraan dan pemerintahan, lembaga swasta dan

lembaga ilmiah yang memiliki spesifikasi urusan dan berhubungan dengan

kepentingan umum telah melahirkan karya inovatif dan berbobot ilmiah yang

memiliki peran utama pembentukan kecerdasan bangsa perlu didukung dengan

sistem dan mekanisme kearsipan yang memadai;

c. intensitas hubungan antarnegara tetangga yang seringkali menimbulkan sengketa

batas wilayah memerlukan asas effective occupation yang dibuktikan dengan

keberadaan arsip yang autentik dan reliabel, bukan sekedar bukti fisik, seperti

tanda, patok, tugu atau sungai;

3

ARSIP D

PR RI

-..

'

d. transparansi setiap aktivitas instansi atau lembaga negara dan pemerintahan serta

pihak yang mengunakan anggaran negara yang harus dapat

dipertanggungjawabkan (akuntabel) akan terwujud melalui pengelolaan arsip yang

tercipta dari kegiatan itu;

e. seluruh dinamika perjalanan bangsa Indonesia dapat terkomunikasikan dari waktu

ke waktu, dari generasi ke generasi melalui tersedianya arsip yang benar, tanpa

rekayasa, yang dikelola dengan baik dan sistimatis, yang menjadi sumber

pembelajaran segenap elemen bangsa;

f. tumbuhnya kesadaran dan kepercayaan masyarakat tentang arti penting arsip yang

mempunyai nilai kesejarahan telah menjadikan lembaga kearsipan, baik pusat

maupun daerah, memiliki tugas dan kewajiban menyelamatkan dan melestarikan

arsip yang diserahkan oleh masyarakat;

g. sebagai negara yang berpotensi terjadi bencana alam atau bencana lain, prioritas

penyelamatan kearsipan mutlak diperlukan setelah penanggulangan terhadap

penanganan manusia dan harta benda yang keberadaanya sangat tergantung

pada faktor administrasi, registrasi, sertifikasi dan sejenisnya;

h. UU Nomor 7 Tahun 1971 hanya menekankan pada penyelenggaraan arsip statis,

belum memberikan landasan untuk pengelolaan arsip dinamis yang secara

langsung berfungsi dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan

pembangunan. Hal ini menyebabkan bukti penyelenggaraan administrasi dan

pembangunan menjadi tidak terselamatkan;

i. UU Nomor 7 Tahun 1971 memiliki substansi yang sudah tidak sesuai dengan

keadaan masa kini, karena bersifat sentralistik dan bertentangan dengan nuasa

desentralisasi;

j. UU Nomor 7 Tahun 1971 memiliki tujuan hanya untuk kepentingan pemerintah.

Pengabaikan peran serta masyarakat dan kegunaan arsip bagi masyarakat,

mengakibatkan pengkerdilan fungsi arsip yang sesungguhnya;

k. penyelenggaraan administrasi dan kehidupan kebangsaan telah mengalami

perubahan yang luar biasa dari yang bersifat manual menjadi bersifat otomatik dan

4

ARSIP D

PR RI

elektronis. Aktivitas organisasi atau individu yang dilakukan secara elektronik

menghasilkan arsip elektronik yang harus diatur secara jelas oleh negara, sehingga

hak-hak warga negara tetap terjamin dengan aman;

I. terjadinya banyak kasus hukum (sengketa tanah, sengketa perbatasan wilayah,

warisan, dan lain-lain) di kalangan masyarakat meningkatkan kesadaran intelektual

akan pentingnya kedisiplinan dan ketertiban kearsipan yang dapat menjamin hak­

hak keperdataan, keamanan serta perlindungan hukum;

m. sistem kearsipan dalam tataran teoretis dan praktis yang telah berlangsung dan

berlandaskan pada UU Nomor 7 Tahun 1971 belum mampu menjamin arsip dapat

berfungsi maksimal.

Adapun alasan yang dijadikan dasar penyusunan RUU Kearsipan sebagai

pengganti Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 adalah sebagai berikut:

J 1. Alasan Filosofis

!

a. arsip sebagai memori kolektif adalah pusat ingatan bangsa yang dapat menjadi

kekuatan sentrifugal pemersatu bangsa;

b. arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja pejabat dan organisasi adalah landasan

substansial menuju pemerintahan yang akuntabel, transparan dan demokratis;

c. arsip sebagai pembentuk hak dan kewajiban institusi negara dan warga negara

adalah dasar pembentukan negara kesejahteraan (welfare state).

2. Alasan Sosiologis

a. secara empiris arsip dinamis dibutuhkan oleh individu atau organisasi dalam

menjalankan tugas dan fungsinya, demikian pula arsip statis dibutuhkan sebagai

memori kolektif dan jati diri bangsa serta sebagai sumber penelitian;

b. orientasi tujuan kearsipan yang hanya untuk kepentingan pemerintah

merupakan pengabaian terhadap hak-hak masyarakat yang berakibat pada

rendahnya tingkat partisipasi masyarakat;

c. arsip sebagai sumber kajian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan budaya

bangsa membutuhkan teori dan metodologi yang dapat berkaselerasi dengan

perkembangan tekonologi informasi dan komunikasi.

5

ARSIP D

PR RI

j

3. Alasan Yuridis

a. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 sudah tidak harmonis lagi/disharmoni

dengan undang-undang lain yang terkait;

b. beberapa substansi materi dalam peraturan pelaksanaan Undang-Undang

Nomor 7 Tahun 1971, misalnya PP 34 Tahun 1979, seharusnya masuk dalam

materi undang-undang sehingga memiliki daya atur yang lebih kuat;

c. perlu pengaturan yang lebih detail dan jelas untuk mengurangi ambiguitas.

Dari kerangka tersebut, konstruksi undang-undang yang dipersiapkan,

dibangun dalam suatu paradigma yang berbeda dengan Undang-Undang Nomor 7

Tahun 1971 sehingga diharapkan hasil dari pengaturan ini di masa depan akan

memperoleh manfaat tumbuhnya:

a. rasa aman dan saling kepercayaan antar masyarakat dan negara yang dilakukan

melalui kelembagaan arsip;

b. kepercayaan atas pengelolaan kenegaraan dan pemerintahan karena tercipta arsip

yang mampu mewujudkan transparansi dan akuntabilitas;

c. jaminan bagi setiap kepentingan publik karena terlindungi melalui mekanisme

kearsipan yang mampu menjaga rekaman yang berkaitan dengan status sosial,

mulai dari akta kelahiran sampai dengan sertifikasi pendidikan, maupun

perlindungan atas hak kepemilikan tanah dan hak kebendaan lainya;

d. kepercayaan publik atas pengelolaan keuangan negara karena tercipta arsip atau

dokumen yang memiliki akurasi data dan otentisitas;

e. kepercayaan publik terhadap penegakan hukum karena tercipta arsip yang mampu

mewujudkan pelayanan sebagaimana diharapkan publik.

Guna mewujudkan konsepsi kearsipan dengan pendekatan paradigma

sebagaimana kami sampaikan diatas, penyusunan rancangan undang-undang tentang

kearsipan dilakukan melalui proses harmonisasi dan sinkronisasi yang

dikoordinisasikan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia dengan mengikut

sertakan semua instansi pemerintah, antara lain Departemen Dalam Negeri,

6

ARSIP D

PR RI

-· Departemen Luar Negeri, Departemen Keuangan, Departemen Pertahanan,

Departemen Komunikasi dan lnformasi, Sekretariat Negara, Kementerian Negara

Pendayagunaan Aparatur Negara, Lembaga Sandi Negara, dan sebagainya,

sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang

Pembentukan Peraturan Perundang-undangan.

Pimpinan dan Para Anggota Komisi II DPR-RI,

Selama ini masyarakat memahami arsip sebagai naskah-naskah yang

khususnya berbentuk kertas, namun sesungguhnya hakikat dan konsep arsip telah

mengalami perubahan paradigma. Sesuai dengan perkembangan paradigma tersebut,

arsip merupakan informasi terekam danlatau direkam atau dokumen dalam berbagai

bentuk dan media, seperti kertas, audio visual, komputer atau elektronik, dan

sebagainya sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pemerintah, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam rangka pelaksanaan

kegiatannya. Pengertian Arsip dalam RUU ini mengacu pada rumusan beberapa

referensi publikasi internasional, yakni ISO 15489 mengenai Records Management dan

International Council on Archives, pendapat-pendapat para pakar kearsipan

internasional mengenai hakikat dan fungsi arsip.

Demikian juga, istilah-istilah dalam RUU ini dirumuskan dengan

mempertimbangkan konsep ataupun peristilahan yang terdapat dalam undang-undang

yang memiliki keterkaitan dengan pengelolaan informasi, yakni Undang-Undang

Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik dan Undang-Undang

Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan lnformasi Publik. Hal ini dilakukan untuk

menjaga konsistensi dan keterkaitan antara norma-norma yang terdapat dalam hukum

positif Indonesia. Di samping itu, tidak kalah pentingnya, definisi di atas juga

pertimbangan nilai kemanfaatan arsip bagi masyarakat dalam kehidupan berbangsa

dan bernegara.

Selanjutnya, secara garis besar RUU Kearsipan memuat substansi sebagai

berikut:

7

ARSIP D

PR RI

a. tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan

Tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan (Pasal 4 s/d Pasal 22) mengatur

bahwa penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab

Pemerintah. Tanggung jawab Pemerintah dalam penyelenggaraan kearsipan

meliputi penetapan kebijakan, pengelolaan arsip, dan pembinaan kearsipan

(Pasal 5)

b. pengelolaan arsip dinamis

Pengelolaan arsip dinamis yang dimaksudkan meliputi: penciptaan arsip;

penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan penyusutan arsip.

c. pengelolaan arsip statis

Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam meliputi : akuisisi arsip

statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis; dan akses arsip statis.

d. organisasi profesi Arsiparis dan peran serta masyarakat dalam kearsipan

Organisasi profesi Arsiparis dan peran serta masyarakat dalam kearsiapan

(Pasal 65-73). Penyelenggaraan kearsipan haruslah didukung oleh sumber daya

manusia yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan. Oleh karena itu, RUU ini

mengatur masalah organisasi profesi Arsiparis dalam satu bab tersendiri. Untuk

memperkuat pengembangan kapasitas Arsiparis, perlu pengaturan mengenai

pembentukan organisasi profesi Arsiparis, pembinaan oleh Pemerintah dan

Pemerintah Daerah, serta pentingnya perumusan Kade Etik Arsiparis.

e. sanksi administrasi

Sanksi administrasi dikenakan terhadap beberapa pelanggaran, antara lain

terhadap Lembaga Pencipta Arsip yang tidak mengatur dan mendokumentasikan

proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat dan Lembaga Pencipta

Arsip yang tidak menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip.

Sanksi administrasi yang dituangkan dalam RUU ini dapat berupa peringatan

lisan; dan peringatan tertulis. Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara

penerapan sanksi administrasi diatur dengan Peraturan Pemerintah.

8

ARSIP D

PR RI

f. ketentuan pidana

Mengingat kejahatan Arsip sudah menimbulkan kerugian dan bahaya bagi

penyelenggaraan kehidupan berbangsa, bernegara, dan bermasyarakat, maka

uraian mengenai tujuan politik kriminal serta penentuan jenis dan unsur sanksi

pidana untuk suatu tindakan pidana, dalam penegakan hukum terhadap kasus­

kasus kejahatan kearsipan.

Ketentuan pidana dalam Rancangan Undang-undang kearsipan ini

diberlakukan terhadap setiap orang yang:

• memiliki arsip tanpa hak;

• menyimpan dan menyebarluaskan informasi arsip tanpa hak;

• memusnahkan arsip dengan cara melawan hukum;

• mengekspor arsip ke luar wilayah negara;

• membocorkan arsip yang masih dalam status rahasia untuk diakses publik;

• memberikan arsip yang masih dalam status rahasia kepada pihak yang tidak

berwenang;

• dan lain-lain hal sepanjang dimungkinkan.

Pimpinan dan Para Anggota Komisi II DPR-RI,

Akhirnya, atas nama Pemerintah kami mengucapkan terima kasih dan

penghargaan yang setinggi-tingginya kepada seluruh unsur Pimpinan dan Anggota

Dewan yang terhormat atas kerja sama yang baik selama ini, dan semoga hubungan

baik ini senantiasa terjaga dan terpelihara bahkan lebih meningkat di masa yang akan

datang.

Demikianlah hal-hal yang dapat kami sampaikan sebagai pengantar Rancangan

Undang-Undang tentang Kearsipan, untuk dapat kiranya mendapat pertimbangan dari

Anggota Dewan yang terhormat dalam melakukan pembahasan bersama sesuai

9

ARSIP D

PR RI

•

dengan amanat Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

Semoga Allah senantiasa menuntun dan meridhoi seluruh langkah kita dalam upaya

rneningkatkan peran kearsipan dalarn rangka memupuk persatuan dan kesatuan

bangsa serta rnewujudkan kesejahteraan bagi seluruh rakyat.

Sekian dan terirna kasih.

Wassalaarnu'alaikurn Wr.Wb.

a.n. Pemerintah

Menteri Negara

TAUFIQ EFFENDI

10

ARSIP D

PR RI