PERENCANAAN SDMPERENCANAAN SDM

1. Proses yang secara sistematik mengkaji keadaan SDM untuk memastikan bahwa jumlah SDM dengan keterampilan yang tepat, akan tersedia pada saat mereka dibutuhkan.

PERENCANAAN SDM

2. Upaya utk mengantisipasi perkembangan bisnis dan tuntutan lingkungan di masa y.a.d. atas suatu organisasi dan untuk menyediakan SDM guna menjalankan bisnis dan memenuhi tuntutan lingkungan itu.

3. Proses penentuan jenis (kualitas) dan jumlah (kuantitas) SDM.

PERENCANAAN SDM

PERENCANAAN STRATEGIS

PERENCANAAN SDMPERENCANAAN SDM

PERAMALAN KEBUTUHAN/ PERMINTAAN

SDM

PEMBANDINGAN ANTARA

KEBUTUHAN DAN KETERSEDIAAN

PERAMALAN KETERSEDIAAN

SB. DAYA MANUSIA

KELEBIHAN PEKERJA

PEMBATASAN REKRUT-MEN, PENGURANGAN JAM KERJA, PENSIUN

DINI, PEMBERHENTIAN

PERMINTAAN=

PENAWARAN

TIDAK ADA TINDAKAN

KEKURANGAN PEKERJA

REKRUTMEN

SELEKSI

LINGKUNGAN INTERNAL

LINGKUNGAN EKSTERNAL

1. Melihat implikasi strategis mulai dari fungsi produksi, finansial, pemasaran dan SDM

2. Meramalkan kebutuhan dan ketersediaan SDM di masa y.a.d.Ada tiga kemungkinan situasi yang ditemui, yaitu: Kebutuhan = ketersediaan tidak perlu

ada tindakan apapun.

PROSES PERENCANAAN SDM

Kebutuhan < ketersediaan - zero growth- mengurangi jam kerja- menawarkan pensiun dini- pemberhentian sementara atau permanen

Kebutuhan > ketersediaan - penawaran kerja lembur- mempekerjakan tenaga paruh-waktu- melakukan subkontrak pekerjaan- rekrutmen & seleksi SDM baru (tetap).

PROSES PERENCANAAN SDM

1. Faktor eksternal Perekonomian, teknologi, keadaan sosial-

politik, pesaing

2. Faktor organisasi Rencana strategis, rencana penjualan &

produksi, anggaran, unit usaha baru

3. Faktor SDM Pensiun/PHK, kematian, pengunduran diri,

cuti

FAKTOR-FAKTOR YG MENIMBULKAN PERMINTAAN SDM

1. Pendapat Pakar2. Analisis Trend3. Metoda Analisis Anggaran dan

Perencanaan4. Analisis Usaha Baru5. Model Komputer

TEKNIK PERAMALAN SDM

6. Analisis Beban Kerja dan Analisis TK

7. Indeks Perputaran/Turnover Index

8. Indeks Stabilitas/Stability Index9. Analisis Masa Kerja10.Tingkat Ketidakhadiran.

TEKNIK PERAMALAN SDM

a. Keputusan informal dan instanb. Survei formal oleh para pakarc. Nominal Group Technique (NGT)d. Teknik Delphi (merupakan Interactive

Survey of Expert)

1. PENDAPAT PAKAR

a. EKSTRAPOLASIMenggunakan laju pertumbuhan masa lalu untuk memperkirakan kebutuhan masa depan.

b. INDEKSASIMetode prakiraan kebutuhan SDM di masa yang akan datang dengan cara mencocokkan pertumbuhan SDM dengan 1 indeks. Misal: rasio pekerja produksi terhadap penjualan.

c. ANALISIS STATISTIKMenghitung peramalan kebutuhan SDM dengan metoda statistik.

2. ANALISIS TREND

Analisis secara rinci atas anggaran dan rencana jangka panjang atau rencana strategis, yang memunculkan kebutuhan untuk merekrut SDM baru.

3. METODE ANALISIS ANGGARAN DAN PERENCANAAN

Untuk membuka usaha baru (new venture), melihat berapa kebutuhan SDM organisasi lain dalam bidang yang sama dengan usaha kita.

4. ANALISIS USAHA BARU

Menggunakan alat bantu program-program perangkat lunak yang siap pakai yang ada pada komputer.

5. MODEL KOMPUTER

Target Volume Pekerjaan = ---------------------------------- X 1 org Tkt. Pelaksanaan Std X Waktu

6. ANALISIS BEBAN KERJA DAN ANALISIS TENAGA KERJA

Jumlah Kebutuhan

SDM

Std Waktu X Target Vol. Pek.= --------------------------------- X 1 org. Jangka Waktu yg Ditentukan

Jumlah Kebutuhan

SDM

Sebuah perusahaan bata merah di Kebumen, target produksinya 12.000 buah bata merah per minggu (6 hari kerja).

Pelaksanaan standar [SDM per hari] = 100 buah bata merah.

12.000 = ---------- X 1 orang 100 X 6

= 20 orang

Contoh 1a

SDM yg diperlukan

PT ABC menerima pesanan 1.000 ptg pakaian. Standar waktu penyelesaian 1 ptg pakaian = 6

jam kerja. Waktu yg disepakati utk penyelesaian pesanan

adalah 1 bulan (25 hari kerja). Standar jam kerja = 8 jam kerja/hari.

6 X 1.000 = ------------ X 1 org = 30 org.

25 X 8

Contoh 1b

SDM yg diperlukan

Mengamati perputaran SDM pd tahun tertentu.

SDM yg keluar pd thn N = --------------------------------- X 100 %

Rata2 SDM yg ada pd th N

= (100% + % penyusutan) X Rata2.

7. INDEKS PERPUTARAN SDM/TURNOVER

% penyu- sutan

SDM ideal

Contoh:Data kepegawaian thn 2003 adalah sbb:

BULAN SDM YG KELUAR SDM YG ADA

Januari - 150 org

Februari - 150 org

Maret 2 org 148 org

April - 148 org

Mei - 149 org

Juni 3 org 146 org

Juli 1 org 150 org

Agustus - 150 org

September 2 org 148 org

Oktober - 148 org

Nopember - 148 org

Desember 1 org 148 org

SDM yg keluar pd th 2003 = 9 org

1783 SDM rata2 = ------ X 1 org = 148,58 org

12

9% penyusutan = -------- X 100% = 6,06%

148,58

SDM ideal = (100% + 6,06%) X 148,58 = 157,58 org

= 158 org

Mengukur tingkat kelangsungan organisasi dgn cara menghitung jumlah SDM yg cenderung tetap tinggal di dalam organisasi.

SDM yg masa kerjanya 1 thStabilitas = ------------------------------------

SDM yg masa kerjanya < 1 th

8. INDEKS STABILITAS/ STABILITY INDEX

Contoh:Data kepegawaian 5 thn terakhir adalah sbb: SDM yg masa kerjanya 1 th = 140 org SDM yg masa kerjanya < 1 th = 10 org

140 14Stabilitas = ----- = ---

10 1

Artinya, dari 15 org SDM, rata-rata hanya 14 org yg stabil dalam organisasi. Jika organisasi ingin beroperasi pd tingkat 100%, maka harus ada cadangan 1 org utk tiap 15 org SDM.

Mengamati rata-rata masa kerja SDM yg telah meninggalkan/keluar dari perusahaan, dengan rumus:

bln rata2 masa kerja SDM yg 1 thStabilitas = -------------------------------------------

bln rata2 masa kerja SDM yg< 1 th

9. ANALISIS MASA KERJA

Contoh:Berdasarkan data kepegawaian, ada 150 org SDM dengan masa kerja sbb:

90 org rata2 masa kerjanya 40 bln30 org rata2 masa kerjanya 7 bln30 org rata2 masa kerjanya 5 bln

Untuk mengetahui jumlah SDM yang diperlukan untuk menjaga agar operasional perusahaan stabil, dilakukan perhitungan sebagai berikut:

Rata-rata masa kerja SDM yg 1 th = 40 bln

Rata-rata masa kerja SDM yg < 1 th =

(30 X 7) + (30 X 5) ------------------------ X 1 bln = 6 bln 60

40 20 Stabilitas SDM dr masa kerjanya = --- = --- 6 3

Artinya, dari 23 SDM, yg bertahan lama di prsh hanya 20 org. Jika perusahaan ingin tetap stabil operasionalnya dgn kebutuhan SDM rata2 sebesar 150 org SDM yg hrs ada =

150 ------ X 23 org = 172,5 org = 173 org 20

Di sini diamati ketidakhadiran SDM dengan rumus sbb: Rata2 jam ketdkhdran per org

= ---------------------------------- X 100% jam kerja rata2 per org

10. TINGKAT KETIDAKHADIRAN

% Ketidak-hadiran

Contoh: SDM 20 org, pd 1 thn terakhir rata2 ketidakhadirannya krn:- terlambat = 1 jam/org/minggu- Sakit = 1 hari/org/bulan- Ijin = 1 hari/org/bulan

Hari kerja adalah Senin s/d Sabtu = 41 jam kerja/minggu (7 jam/ hari; 6 hari/minggu; 4 minggu/bulan)

Perhitungannya sbb: (4j+7j+7j) 20 360

= ---------------- X 100% = ------ X 100% = 10,98% (41 X 4) 20 3280

Jika untuk operasional diperlukan 20 org SDM yg hrs ada= (100% + 10,98%) X 20 org = 22,196 org = 23 org

% Ketidak-hadiran