SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE CONTENIDO PARA BASE DECONOCIMIENTO

Este proyecto surge por la necesidad de tener un sistema que

permita gestionar el conocimiento que poseen los funcionarios en

el área de redes de la empresa Representaciones y Distribuciones

EVYA S.A de C.V; ya que permitirá que se fortalezca el acceso

completo a la documentación de la organización, orígenes de

información y soluciones, en la realización de los diferentes

procedimientos, generando así un valor agregado a la organización.

JUSTIFICACIÓN

El proyecto pretende proponer un modelo para la Gestión del

Conocimiento en el Sistema

De Administración de Contenido para Base de Conocimiento; ya que

el conocimiento que posee la organización debe estar siempre al

alcance de todos en el momento de ser requerido..

Actualmente el departamento de redes de la empresa

Representaciones y Distribuciones EVYA S.A de C.V carece de un

canal efectivo que le permita gestionar el conocimiento tanto

explícito como tácito de sus colaboradores, siendo el correo

electrónico el único canal de comunicación que poseen, el cual

permite que se tengan varias versiones de un mismo documento,

generando confusión, además es una herramienta insuficiente para

transferir tanto experiencias, como ideas entre los colaboradores.

Por otro lado existe vulnerabilidad en algunas áreas de trabajo

dentro de la empresa, las cuales están sujetas a la imperiosa

presencia del poseedor del conocimiento, dejando así en evidencia

la gran desventaja que se tiene a la hora de ejecutar ciertos

procesos; pues aunque existen manuales de procedimiento, éstos no

tienen plasmados en su totalidad las mejores prácticas que han

logrado desarrollar los diferentes colaboradores.

Tener un modelo de Gestión del Conocimiento apoyado con la

tecnología, en este caso una Intranet, sería la solución para que

el conocimiento este siempre al alcance de todos, pues ofrece un

espacio de integración, comunicación, colaboración y generación de

soluciones con herramientas que capitalizan el conocimiento

producido por los colaboradores en las diferentes áreas,

permitiendo hacer más efectivas tanto las actividades como los

procedimientos, porque con la Intranet todo el personal podrá

operar de manera acertada, rápida y sencilla al tener a su

disposición materiales e información del entorno, el cual quedará

centralizado, incrementando de esta manera el conocimiento y

productividad individual mediante la utilización eficiente de los

recursos.

ÁNALISIS DE NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

Para que el Sistema de Administración de Contenido para Base de

Conocimiento cumpla con éste objetivo, es primordial que cada uno

de los procesos que se efectúen, tengan un alto grado de calidad,

por esto es indispensable que todos los funcionarios, sin importar

el área a la cual pertenezcan y el tiempo que llevan laborando en

la empresa EVYA, posean los conocimientos básicos, para

desarrollar de manera acertada los procedimientos que están bajo

su cargo.

ASPECTOS CLAVE DEL PROYECTO

Para que el proyecto sea un éxito, es importante la realización

del inventario de conocimientos; ya que ayudará a identificar los

conocimientos que generan ventaja competitiva, otro punto

trascendental es el modelo de gestión del conocimiento, porque con

él se logrará transformar en el Sistema de Administración de

Contenido para Base de Conocimiento tácito de sus funcionarios

claves en conocimiento explícito, el cual será accesible para

todos a través de la Intranet, siendo el espacio de aprendizaje y

de encuentro de todo el personal de dicha área.

Inventario del conocimiento

Modelo de Gestión Del conocimiento

Diseño de la Intranet

ÉXITO

OBJETIVOS DEL PROYECTO

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un Sistema de Administración de Contenido para Base de

Conocimiento en el que todos los colaboradores del área de redes,

puedan compartir y crear nuevo conocimiento, ya sea a nivel

individual o grupal, lo cual permitirá incrementar la calidad de

los diferentes procedimientos y aumentar el capital intelectual de

la organización.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Realizar el inventario de conocimientos, tomando como

referentes, los servicios, procesos y subprocesos.

- Incentivar la transformación del conocimiento mediante el modelo

de gestión del conocimiento de Nonaka y Takeuchi.

- Planear el diseño de una Intranet como herramienta de

comunicación y trabajo colaborativo.

ACTIVIDADES: Investigación sobre Sistemas de Gestión de Conocimiento

Recolección de Datos

Elaboración de la introducción del sistema

Elaboración de conceptos sobre el lenguaje de la plataforma

C#

Elaboración de cuestionario para entrevista a colaboradores

del área

Entrevista a colaboradores del área de redes

Procesamiento de datos/respuestas obtenidas durante la

entrevista

Análisis de los datos/respuestas obtenidas durante la

entrevista

Redacción del borrador del Documento

Revisión y corrección del borrador 

Presentación del documento Sistema Gestión de Conocimiento

Diseño de la aplicación de Gestión de Conocimiento

Codificar en la plataforma C#

Revisión de código

Pruebas

Implementación

Tabla. Cronograma de Actividades (Diagrama de Gantt)Fuente: Claudia Gabriela Cahuich Segovia

Descripción de las Actividades

Investigación sobre Sistemas de Gestión de Conocimiento

Aquí se empieza a realizar una búsqueda acerca del tema “Gestión

de Conocimiento”, todo acerca de los sistemas gestión de

conocimiento, así como tan bien todo acerca de los KBMS (Knowledge

Base Management Systems).

Recolección de Datos

Se hace una recopilación acerca de toda la información obtenida y

se selecciona la más apropiada para la elaboración de nuestro

proyecto.

Elaboración de la introducción del sistema

Se habla acerca de lo que da pie a este proyecto en cuanto a la

necesidad que se crea en la empresa y se decide construir una

aplicación para cubrir cierta necesidad.

Elaboración de conceptos sobre el lenguaje de la plataforma C#

Mostraremos al usuario los conceptos que utilizaremos en la

plataforma C# con el fin de que se relacione con más facilidad y

tenga conocimiento del sistema.

Elaboración de cuestionario para entrevista a colaboradores del

área

Se harán una serie de preguntas cuya finalidad es concretar

información aportada por los colaboradores del área de redes de la

empresa Evya, los colaboradores tendrán que aprobar y responder a

cada pregunta.

Entrevista a colaboradores del área de redes

Se entrevistara a cada uno de los miembros que pertenecen al área

de redes de la compañía EVYA con el propósito de que tengamos una

mejor información de conocimiento de la empresa dada por los

mismos colaboradores de dicha área.

Procesamiento de datos/respuestas obtenidas durante la entrevista

Una vez obtenidas las respuestas de la entrevista, prosigue

definir mejor la información para que no haya confusiones acerca

de las respuestas.

Análisis de los datos/respuestas obtenidas durante la entrevista

Se hará un análisis de todas las respuestas y se seleccionaran las

más precisas para asi complementar la información antes

investigada.

Redacción del borrador del Documento

En base a toda la información tanto investigada como también las

respuestas de la entrevista se redactara un documento el cual nos

servirá de apoyo para ver cómo va a quedar el sistema de

administración de contenido para base de conocimiento.

Revisión y corrección del borrador 

Se modificara el “borrador” dejando así solo la información

adecuada para que la documentación del sistema sea totalmente

clara, y no haya dudas acerca de dicho proyecto.

Presentación del documento Sistema Gestión de Conocimiento

Se presentara la redacción del documento elaborado para el

proyecto, de tal manera que los colaboradores queden satisfechos y

den seguimiento a la elaboración del sistema.

Diseño de la aplicación de Gestión de Conocimiento

Se da inicio a la elaboración de nuestra aplicación, para ello se

instalara el lenguaje de programación C# , en esta plataforma

estaremos trabajando para la aplicación de dicho proyecto.

Codificar en la plataforma C#

En esta etapa se introducirá el código adecuado para cada

formulario realizado en dicha plataforma.

Revisión de código

Se hará un checklist del código para ver si en este no se hayan

fallas, y así poder obtener un sistema de calidad.

Pruebas

Haremos una serie de pruebas al sistema, con la finalidad de ver

su funcionamiento de tal manera que el sistema sea factible y de

uso adecuado para los colaboradores de la empresa.

Implementación

En la fase de implementación se instala el nuevo sistema para que

empiece a trabajar y se capacita a los usuarios o colaboradores

para que den uso del mismo.

El problema de la gestión documental

Actualmente, es tal la información que se genera en cada empresa u

organización que sin la ayuda de la informática sería imposible

gestionar a un precio tan barato. Sin embargo, llega un momento

que la ofimática se ve impotente ante discos duros llenos de

documentos que pasados los años no se sabe qué es lo que

contienen.

Lo más que puedes averiguar sin perder mucho tiempo es el título

de los ficheros, pero incluso pasadas las limitaciones que tenían

sistemas obsoletos como MS-DOS y los primeros Windows, es

imposible resumir en el nombre de un fichero información

suficiente para luego poder hacer búsquedas de forma eficiente.

¿Para qué queremos tanta información si luego es imposible acceder

a ella de forma eficaz?

Este problema es conocido de antiguo y el uso de soluciones como

unidades compartidas en red e incluso soluciones basadas en la

nube, como Google Docs.

Gestión de documentos de código abierto

Alfresco:

 Alfresco es un sistema de gestión de contenido de código abierto

que le permite gestionar todos los contenidos críticos

empresariales, desde procesos de creación de créditos y

reclamaciones de seguros hasta documentos legales confidenciales.

Lo que nos proporciona el sistema de gestión de contenido Alfresco

son 6 aspectos muy esenciales para el usuario que lo manipula:

Control de versiones

Visualizaciones previas en línea

Flujo de trabajo eficaz

Integración con MS Office y GoogleDocs

Grupos y tipos de propiedades

Búsqueda exhaustiva

Todas estas funciones de gestión de documentos se incluyen en

Alfresco, la cual nos brinda solución ECM híbrida que proporciona

la eficacia de una plataforma local con la flexibilidad de un

servicio basado en la nube, garantizando que su contenido siempre

esté sincronizado.

Content Management Interoperability ServicesCMIS, que significa Content Management Interoperability Services,

es un estándar OASIS diseñado por los principales fabricantes de

ECM y para la industria de ECM. CMIS permite acceder a los

sistemas de gestión de contenidos que implementan CMIS, como

Microsoft SharePoint, IBM FileNet, Documentum de EMC, y Alfresco

en una forma normalizada e interoperable.

Con CMIS podemos crear aplicaciones que no tengan que limitarse aun sistema de gestión de contenidos concreto y permite asegurar elfuturo de las aplicaciones desarrolladas e integradas con losrepositorios con soporte CMIS. El estándar ofrece un catálogocompleto de funcionalidades y es capaz de manejar una ampliavariedad de sistemas de gestión de contenidos. Con CMIS podemosmanejar los contenidos, metadatos de contenidos, control deversiones, contenidos de carpetas, asociaciones y transferencia deficheros, también contempla un lenguaje de consulta, muy parecidoa SQL, que permite hacer búsquedas por contenidos, metadatos,contenido de un documento, etc.

Implementación de CMIS en AlfrescoLa implementación CMIS que incorpora Alfresco es la base paraaplicaciones que se desarrollan e integran con ésta. Esto

significa que los desarrollos satélites de Alfresco lo hacenmediante CMIS. También existen librerías CMIS .NET, Python, Flex o visita la webdel proyecto Apache Chemistry donde encontrarás libreríaspara Java, Python, PHP y .Net.A la hora de hacer una aplicación sobre Alfresco o integrar algunaexistente, CMIS es la respuesta, os permitirá tener una aplicaciónportable a otros sistemas ya que podríamos hacer tareas como porejemplo:

El uso o consulta de aspectos o propiedades.

Agregar o gestionar los flujos de trabajo.

Aplicar acciones o normativas.

Realizar operaciones de gestión de registros/expedientes.

Trabajar con la gestión de contenidos web.

Realizar cualquier gestión o tarea administrativa, la

gestión o revisión de usuarios y grupos.

Integrar otros Web Scripts con el protocolo AtomPub de

CMIS.

Tabla. Content Management Interoperability Services (CMIS)Fuente: Claudia Gabriela Cahuich Segovia

Un sistema KM podría incluir lo siguiente:

Tecnología documental que permita la creación, gestión y

compartición de documentos con un formato determinado (como Lotus

Notes, portales Web de gestión documental, Bases de datos

distribuidas).

Ontología/taxonomía: similar a la tecnologías de documentación

para crear un sistema de terminologías que son usadas por

sumarizar, organizar o clasificar los documentos (por ejemplo

Autor, Materia, Organización, etc.).

Proporcionar mapas de red de la organización para mostrar el flujo

de comunicación entre las entidades y los individuos.

Desarrollo de herramientas sociales dentro de la organización para

sacar un mayor aprovechamiento de la creación del sistema KM.

Los sistemas KMS trabajan con información, aunque es una

disciplina que se extiende más allá de los sistemas informáticos.

Las características más importantes de un sistema KMS pueden

incluir:

Propósito: un KMS tiene que tener el explícito objetivo de

la gestión del conocimiento, permitiendo la colaboración, el

compartir buenas prácticas y similares.

Contexto: Una perspectiva de los sistemas KMS es ver que el

conocimiento es información organizada con inteligencia, acumulada

e integrada en un contexto de creación y aplicación de dicho

conocimiento.

Procesos: el sistema KMS es desarrollado para soportar y permitir

procesos de conocimiento intensivo, como tareas o proyectos de

creación, construcción, identificación, captura, selección,

evaluación, acceso, recuperación y aplicación, que es el llamado

ciclo de vida del conocimiento.

Participantes: Los usuarios pueden jugar roles activos de

participantes involucrados en las redes del conocimiento y en

las comunidades, aunque esto no tiene porque ser necesariamente el

caso. Los sistemas KMS esta diseñados para que el conocimiento se

desarrolle colectivamente y la distribución de dicho conocimiento

sea un proceso continuo de cambio, reconstrucción y aplicación en

diferentes contextos, por diferentes participantes con diferentes

backgrounds y experiencias.

Instrumentos: el sistema KMS debe soportar instrumentos de gestión

del conocimiento, como la captura, creación y compartición de

aspectos codificables de la experiencia, la creación de

directorios de conocimiento corporativos, con su correcta

clasificación, taxonomía u ontología,  localizadores de

experiencia, sistemas de gestión de habilidades, herramientas de

colaboración para permitir conectar personas interesadas en los

mismos temas, permitiendo de esta manera la creación de redes de

conocimiento.

Un KMS ofrece servicios integrados para desarrollar instrumentos

KM para una red de participantes, que serán trabajadores activos

del conocimiento durante todo el ciclo de vida de este. Los

sistemas KMS pueden ser usados para procesos de cooperación,

colaboración entre comunidades, organizaciones virtuales,

sociedades u otras redes virtuales, para gestionar contenidos,

actividades, interactuar y generar flujos de trabajo, proyectos,

trabajos, departamentos, privilegios, roles, participantes con el

propósito de extraer y generar nuevo conocimiento, darle valor y

transferirlo, generando nuevos servicios, usando nuevos formatos e

interfaces en diferentes canales de comunicación.

El termino KMS puede ser asociado a los programas Open Source y

las licencias, iniciativas y políticas  Open Source Software, Open

Standards, Open Protocols and Open Knowledge.

Beneficios de los sistemas KM

Algunas de las ventajas más destacables de los sistemas KM son:

La información organizacional valiosa se comparte a través de la

estructura de la organización.

Podemos evitar reinventar la rueda, reduciendo trabajo redundante

reutilizando trabajo ya realizado por otros en la misma

organización.

Reducción de los tiempos de formación de los nuevos empleados.

Retención de la propiedad Intelectual de los trabajos después de

que el empleado abandone la empresa. Es como si el conocimiento

fuera codificado.

Requisitos Específicos para un Knowledge Base ManagementSystems (KBMS)

Tabla. Dimensiones de los ConocimientosFuente: Claudia Gabriela Cahuich Segovia

En la dimensión conceptual (Conceptual Knowledge Level Dimension) este

autor reconoce los niveles:

- Idealístico (goal setting idealistic knowledge): parte

de este conocimiento es bien conocido para la persona y

es explícito. Mucho de ese conocimiento no es bien

conocido,es tácito y es sólo accesible no

conscientemente;

- Sistemático (systematic knowledge): es el conocimiento

de principios generales y estrategias de resolución de

problemas;

- Pragmático (pragmatic knowlegde): es el conocimiento de

tomar decisiones, es práctico y mayormente explícito y

automático (automatic knowledge): se conoce este

conocimiento tan bien que se ha automatizado. La mayoria

se transformó en tácito, que se usa para tareas

automáticas.

En la dimensión de información (Information dimension), destaca:

- Caminos (pathways): es el medio que transmite las

señales;

- Señales (signals): son, por ejemplo, ondas de sonido,

marcas de lápiz en una hoja, pulsos eléctricos que

representan 0 ó 1;

- Datos (data): son secuencias de números y letras,

palabras habladas, figuras, etc.;

- Información (information): son datos organizados como,

por ejemplo, un artículo de una revista o una tabla de

estadísticas de ventas anuales;

- Conocimiento (knowledge): es información organizada, por

ejemplo, entender qué significa la media de las ventas y

cómo interpretarla y

- Sabiduría (wisdom): es la habilidad para proveer

juicios, por ejemplo, sobre las estadísticas de ventas;

es proponer formas válidas y valiosas de manejar nuevas

situaciones.

En la dimensión manifestación (Manifestation dimension) incluye:

- Dispositivos y máquinas (devices & machines): por

ejemplo: teléfono celular, scanner de los puntos de

venta;

- Tecnología (technology): es la aplicación de

conocimiento implícito a determinada área;

- Habilidades (skills): es el conocimiento explícito de

“cómo hacer” para un propósito específico;

- “Expertise” (expertise): es la habilidad de un experto y

- Conocimiento (knowledge): es el entendimiento general de

un arte, ciencia o técnica.

La dimensión de competencia (Proficiency dimension) está dividida en:

- Aprendiz (beginner): inocente sin experiencia real;

- Aprendiz avanzado (advanced beginner): parcialmente

informado pero Relativamente sin habilidades;

- Competent performer: comenzando entendimiento profundo;

- Proficient performer: competente y ampliamente hábil;

- Experto (expert): altamente proficiente en un área

particular;

- Maestro (master): altamente experto en varias áreas y

- Gran maestro (grandmaster): experto mundial en todas las

áreas del conocimiento.

La dimensión de detalle (Knowledge detail dimension) la presenta a través de

ejemplos, en este caso relacionados con la medicina:

- Dominio de conocimiento (knowledge domain): medicina

interna;

- Región de conocimiento (Knowledge region): urología;

- Sección de conocimiento (knowledge section): problemas

del riñón;

- Segmento de conocimiento (knowledge segment):

diagnóstico de problemas del riñón;

- Elemento de conocimiento (knowledge element):

estrategias de diagnóstico

- Fragmento de conocimiento (knowledge fragment): “si el

síntoma es dolor penetrante, considerar cálculos

renales” y

- Átomo de conocimiento (knowledge atom): un síntoma es

dolor penetrante.

Schunk [Schunk, D., 1997], Como se indicó, clasifica el

conocimiento en declarativo, procesal o procedimental y

condicional. El conocimiento declarativo está compuesto por los

hechos, las creencias, las opiniones, las generalizaciones, las

teorías, las hipótesis y las actitudes. El conocimiento procesal o

procedimental es el entendimiento de cómo hacer actividades

cognitivas; son los conceptos, reglas y algoritmos. El

conocimiento condicional indica cuándo emplear las formas de los

conocimientos declarativos o de procedimientos y por qué es

importante.

Modelos de caso de uso

El modelo de casos de uso sirve para definir a los actores o

usuarios del sistema y la forma en que interactuarán con él, desde

el punto de vista del usuario final.

En los diagramas de actores y casos de uso se van a usar las

siguientes relaciones:

Asociación: Relación básica entre actor y caso de uso, que

denota su participación en él.

Generalización: Herencia de un actor o caso de uso, donde sus

relaciones o

comportamiento podrán ser ampliados y refinados en las

instancias especializadas.

Inclusión: Relación entre casos de uso que denota la

inserción del comportamiento de un escenario dentro de otro,

permitiendo agrupar comportamientos comunes.

Extensión: Relación entre casos de uso que denota la

ampliación de un caso de uso con otro escenario que puede ser

opcional o sujeto a determinadas condiciones.

Tabla. Dimensiones de los Conocimientos

Fuente: Claudia Gabriela Cahuich Segovia

Como una relación de inclusión no puede tener a la vez una

relación de asociación, sino que sólo puede estar incluida dentro

de otro caso de uso, con el fin de no repetir comportamiento común

en algunos casos se ha hecho un abuso de lenguaje tratando la

generalización como una inclusión, por ejemplo en toda

modificación que incluye una consulta previa.

Análisis del Sistema Administrador para Base de Conocimiento

La intranet, será el punto de encuentro de aprendizaje de los

colaboradores del área de redes, los cuales a través de este

medio podrán intercambiar su conocimiento fácilmente.

También se podrá almacenar el conocimiento, previamente

seleccionado.

Para ingresar a la intranet del SISTEMA GESTIÓN DE

CONOCIMIENTO, con el usuario y contraseña proporcionada por

el departamento de redes y telecomunicaciones, este sitio

únicamente permite el ingreso a los funcionarios del Sistema.

Lo que debe Contener el Sistema Administrador para Base de

Conocimiento:

Una barra de herramientas que permitan el uso fácil de

la intranet.

Buscador, para localizar más rápido la información o el

tema que desea el usuario.

Etiquetas /Tags, para acceso rápido.

Editor predeterminado tanto para el sitio como para la

administración.

Pestañas que traten del tema relacionado al nombre de la

pestaña.

Sistema de Navegación

El usuario encuentra la información de manera jerárquica o en

forma de árbol para simplificar la localización de los

recursos. Contará con una barra de herramientas la cual se

podrá visualizar las pestañas de acuerdo a temas que sean

relacionados o coherentes al nombre de la pestaña. Ya dentro

de la intranet habrá un buscador, botón guardar, suministro,

botón cerrar, botón de ayuda.

La intranet del Sistema Administración de Contenido para Base

de Conocimiento, tiene una serie de herramientas que permiten

y facilitan la realización de tareas, entre las cuales

tenemos que el usuario tendrá que, registrarse: Este con el

único fin de que pueda accesar a la intranet. El sistema debe

proporcionarle al usuario un editor como TinyMCE, este

ayudara mucho pues podrá haber cambios en lo que se comparta

dentro de la intranet.

Una vez que el usuario haya accesado, podrá hacer cualquier

tipo de búsqueda para ello debe de existir una barra en la

cual con solo escribir acerca de un tema en específico o de

lo que quiere que se trate debe proporcionar información y

asu vez accesar de manera fácil y rápido facilitando su

busqueda, así como también podrá:

Subir un Archivo, articulo, imagen, etc. En donde puedan

compartir y tener un mejor manejo de información.

Editar un archivo, artículo o cualquier imagen que el sistema

permita editar, de tal manera que se enriquezca dicha

información y se obtenga un mejor contenido de lo que se haya

editado.

Guardar un Archivo, Articulo, con el fin de que el sistema

muestre los cambios guardados de cualquier docto, o artículo

que el usuario haya subido.

El sistema también deberá poder aceptar las “tags” para que

facilite las búsquedas de la información que requiera el

usuario.

A su vez estará mostrando al usuario su contenido en pestañas

que se desglosen y traten acerca del nombre que muestre en la

pestaña, de manera que este se le haga más fácil buscar su

información o su interés dentro de la intranet.

Lo que se busca al crear el Sistema Administrador de Base de

Conocimiento es que los colaboradores que desempeñan su

trabajo en el área de Redes Y telecomunicaciones de la

empresa Evya S.A de C.V, tengan acceso a todo el conocimiento

que aporta cada miembro que conforma dicha área y así puedan

compartir documentos de diferentes tipos como PDF, docs. ,

xls, excl., PPT, etc. Y al mismo tiempo estos puedan ser

modificados ya sea aportando más información o quitando lo

que no les parezca, en donde el sistema debe de mostrar a los

miembros las versiones que se vayan creando de cada documento

que se suba a la web. Y el sistema deberá facilitarle al

usuario que entre a la web, un editor de documentos, y así

se puedan obtener las versiones de documentos que ya han

sido modificados o simplemente para bajar un documento