ANALISIS PENANGANAN DELEGASI EVENT KONFERENSI TINGKAT MENTERI WORLD TRADE ORGANIZATION-IX (KTM WTO-IX) 2013 PADA

PT ROYALINDO EXPODUTA JAKARTA

BERNADETTA MARIA SEMBIRING1005121003

PERUMUSAN MASALAH

Bagaimana PT Royalindo Expoduta dan Kementerian Perdagangan menangani

Delegasi dalam event Konferensi Tingkat Menteri World Trade Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013 dari awal ketibaan di Indonesia, sampai delegasi tersebut

kembali ke negaranya?

TUJUAN PENELITIAN Tujuan penelitian ini untuk mengetahui proses penanganan Delegasi dalam event Konferensi

Tingkat Menteri World Trade Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013

dari proses ground handling, transportasi , registrasi,

akomodasi, pengawalan delegasi sampai event tersebut selesai.

Konferensi merupakan kegiatan atau suatu pertemuan atas

sekelompok orang, negarawan, usahawan, cendikiawan dan sebagainya untuk membahas

masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama .

KONFERENSI

DELEGASI

Delegasi adalah peserta resmi atas undangan dan telah teregistrasi dapat bersifat perorangan atau

mengatasnamakan perwakilan suatu negara, perusahaan, asosiasi,

pemerintah dari dalam maupun luar negeri yang turut serta secara aktif dalam penyelenggaraan konferensi.

Dalam penanganan delegasi event baik nasional maupun internasional

khususnya dalam event KTM WTO-IX 2013, point penting utama Analisis nya yaitu: Transportasi, Ground

Handling, Akomodasi, dan Registrasi.

Point penting dalam Penanganan Delegasi

TRANSPORTASITransportasi adalah kegiatan

pemindahan penumpang/barang dari suatu tempat ke tempat lain ke tempat

tujuan, hingga kemana kegiatan pengangkutan diakhiri.

VIP DelegasiMenteri dan Dirjen( Camry , Alphard )

Transportasi

VIP Delegasi Dalam

Negeri( Innova )

VIP Delegasi Asing( Innova )

Klasifikasi Jenis Kendaraan berdasarkan

posisi dan jabatan

Panitia (Innova , Avanza)

Gambar 1.1

GROUND HANDLINGAktifitas perusahaan penerbangan yang

berkaitan dengan penanganan atau pelayanan terhadap para penumpang berikut bagasinya, menuju mobil penjemputan masing-masing.

VIP ROOM

Transfer to Hotel

ArrivalLobby

Document and Luggage Process IM

MIGR

ATION

Luggag

e Collec

t

Gambar 1.2Alur Proses Penanganan

Delegasi(Ground Handling)

REGISTRASI

Registrasi

VIP Delegasi(Menteri, Dirjen)

Akomodasi

VIP Delegasi Dalam

Negeri

VIP Delegasi Asing

Klasifikasi berdasarkan posisi dan jabatan

1. Tahap pendataan adalah tahap dimana peserta memberikan informasi lengkap

mengenai data pribadi.2. Tahap pelaksanaan adalah tahap dimana

seluruh peserta harus melakukan registrasi, bagi yang sudah terdaftar maupun yang belum

terdaftar.

Gambar 1.3 Alur Tahap Pelaksanaan Registrasi

AKOMODASIAkomodasi adalah persiapan segala

sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan peserta, misalnya tempat

menginap atau tempat tinggal sementara bagi orang menghadiri sebuah acara.

Gambar 1.4 Alur Tahap Pelaksanaan Akomodasi

VIP Delegasi(Menteri, Dirjen)

Akomodasi

VIP Delegasi Dalam

Negeri

VIP Delegasi Asing

Klasifikasi berdasarkan posisi dan jabatan

KERANGKA PEMIKIRAN

KONFERENSIREGISTRASI

GROUND HANDLING

TRANSPORTASI

AKOMODASI

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

1. Wawancara mendalam (in-depth interview)

2. Studi Dokumentasi

PENYAJIAN DATAPenyajian data ini terdiri dari

karakteristik informan yang meliputi data pribadi informan berdasarkan nama, jenis kelamin, Job Description

dalam event KTM WTO-IX 2013 di Bali, No Jenis Kelamin Frekuensi1 Perempuan 22 Laki-laki 3  Jumlah 5

Tabel 4.2 : Klasifikasi Informan Berdasarkan Jenis Kelamin

Sumber : Hasil Penelitian 2014

TAHAPAN ANALISIS1. Penelitian mencatat semua data

secara obyektif dan apa adanya sesuai dengan observasi dan wawancara di

lapangan. 2. Penyajian data melalui informasi

yang tersusun dalam bentuk narasi dan gambar sehingga data dimengerti. 4. Pengambilan kesimpulan dan saran

ALUR GROUND HANDLING VIP

ALUR GROUND HANDLING REGULER

ALUR REGISTRASI

PEMBAHASANDelegasi yang hadir merupakan delegasi

dari asosiasi besar dunia setingkat Menteri yang harus menggunakan protokoler dari kementerian luar negeri. Terlihat dari penanganan delegasi di bandara saat ketibaan, penyambutannya, ground handling, registrasi, penyediaan transportasi, pengawalan keamanan, akomodasi yang baik sesuai dengan standart yang ditetapkan, keramahan, pemilihan jenis makanan, serta penyediaan Liason Officer (LO) untuk mendampingi delegasi selama mengikuti KTM WTO-IX 2013 di Bali-Indonesia. keseluruhan berjalan dengan lancar dan mendapatkan pujian yang memuaskan dari kementerian dan ketua WTO pusat.

Untuk pelayanan delegasi VIP setingkat menteri, Protokol kementerian luar negeri otomatis sudah mengatur segala sesuatunya, dari segi ground handling hingga konsumsi, sedangkan delegasi reguler tetap ditangani oleh PCO dan Kementerian Perdagangan.

TERIMA KASIH