ANALISIS PENANGANAN DELEGASI EVENT KONFERENSI TINGKAT MENTERI WORLD TRADE ORGANIZATION-IX (KTM WTO-IX) 2013 PADA
PT ROYALINDO EXPODUTA JAKARTA
BERNADETTA MARIA SEMBIRING1005121003
PERUMUSAN MASALAH
Bagaimana PT Royalindo Expoduta dan Kementerian Perdagangan menangani
Delegasi dalam event Konferensi Tingkat Menteri World Trade Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013 dari awal ketibaan di Indonesia, sampai delegasi tersebut
kembali ke negaranya?
TUJUAN PENELITIAN Tujuan penelitian ini untuk mengetahui proses penanganan Delegasi dalam event Konferensi
Tingkat Menteri World Trade Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013
dari proses ground handling, transportasi , registrasi,
akomodasi, pengawalan delegasi sampai event tersebut selesai.
Konferensi merupakan kegiatan atau suatu pertemuan atas
sekelompok orang, negarawan, usahawan, cendikiawan dan sebagainya untuk membahas
masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama .
KONFERENSI
DELEGASI
Delegasi adalah peserta resmi atas undangan dan telah teregistrasi dapat bersifat perorangan atau
mengatasnamakan perwakilan suatu negara, perusahaan, asosiasi,
pemerintah dari dalam maupun luar negeri yang turut serta secara aktif dalam penyelenggaraan konferensi.
Dalam penanganan delegasi event baik nasional maupun internasional
khususnya dalam event KTM WTO-IX 2013, point penting utama Analisis nya yaitu: Transportasi, Ground
Handling, Akomodasi, dan Registrasi.
Point penting dalam Penanganan Delegasi
TRANSPORTASITransportasi adalah kegiatan
pemindahan penumpang/barang dari suatu tempat ke tempat lain ke tempat
tujuan, hingga kemana kegiatan pengangkutan diakhiri.
VIP DelegasiMenteri dan Dirjen( Camry , Alphard )
Transportasi
VIP Delegasi Dalam
Negeri( Innova )
VIP Delegasi Asing( Innova )
Klasifikasi Jenis Kendaraan berdasarkan
posisi dan jabatan
Panitia (Innova , Avanza)
Gambar 1.1
GROUND HANDLINGAktifitas perusahaan penerbangan yang
berkaitan dengan penanganan atau pelayanan terhadap para penumpang berikut bagasinya, menuju mobil penjemputan masing-masing.
VIP ROOM
Transfer to Hotel
ArrivalLobby
Document and Luggage Process IM
MIGR
ATION
Luggag
e Collec
t
Gambar 1.2Alur Proses Penanganan
Delegasi(Ground Handling)
REGISTRASI
Registrasi
VIP Delegasi(Menteri, Dirjen)
Akomodasi
VIP Delegasi Dalam
Negeri
VIP Delegasi Asing
Klasifikasi berdasarkan posisi dan jabatan
1. Tahap pendataan adalah tahap dimana peserta memberikan informasi lengkap
mengenai data pribadi.2. Tahap pelaksanaan adalah tahap dimana
seluruh peserta harus melakukan registrasi, bagi yang sudah terdaftar maupun yang belum
terdaftar.
Gambar 1.3 Alur Tahap Pelaksanaan Registrasi
AKOMODASIAkomodasi adalah persiapan segala
sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan peserta, misalnya tempat
menginap atau tempat tinggal sementara bagi orang menghadiri sebuah acara.
Gambar 1.4 Alur Tahap Pelaksanaan Akomodasi
VIP Delegasi(Menteri, Dirjen)
Akomodasi
VIP Delegasi Dalam
Negeri
VIP Delegasi Asing
Klasifikasi berdasarkan posisi dan jabatan
PENYAJIAN DATAPenyajian data ini terdiri dari
karakteristik informan yang meliputi data pribadi informan berdasarkan nama, jenis kelamin, Job Description
dalam event KTM WTO-IX 2013 di Bali, No Jenis Kelamin Frekuensi1 Perempuan 22 Laki-laki 3 Jumlah 5
Tabel 4.2 : Klasifikasi Informan Berdasarkan Jenis Kelamin
Sumber : Hasil Penelitian 2014
TAHAPAN ANALISIS1. Penelitian mencatat semua data
secara obyektif dan apa adanya sesuai dengan observasi dan wawancara di
lapangan. 2. Penyajian data melalui informasi
yang tersusun dalam bentuk narasi dan gambar sehingga data dimengerti. 4. Pengambilan kesimpulan dan saran
PEMBAHASANDelegasi yang hadir merupakan delegasi
dari asosiasi besar dunia setingkat Menteri yang harus menggunakan protokoler dari kementerian luar negeri. Terlihat dari penanganan delegasi di bandara saat ketibaan, penyambutannya, ground handling, registrasi, penyediaan transportasi, pengawalan keamanan, akomodasi yang baik sesuai dengan standart yang ditetapkan, keramahan, pemilihan jenis makanan, serta penyediaan Liason Officer (LO) untuk mendampingi delegasi selama mengikuti KTM WTO-IX 2013 di Bali-Indonesia. keseluruhan berjalan dengan lancar dan mendapatkan pujian yang memuaskan dari kementerian dan ketua WTO pusat.
Untuk pelayanan delegasi VIP setingkat menteri, Protokol kementerian luar negeri otomatis sudah mengatur segala sesuatunya, dari segi ground handling hingga konsumsi, sedangkan delegasi reguler tetap ditangani oleh PCO dan Kementerian Perdagangan.