Proyecto Final

Plan de Comunicación

Maestría: Dirección de Proyectos

Materia: Comunicación y Recursos Humanos

Alumno/Autor: Mariza Tecuanhuey Lozada.

Profra.: María Marcela Silos Basurto

Fecha: 24 septiembre de 2014

Campus: Marina

Tabla de Contenido

Introducción

Antecedentes

Contexto de estudio

Planteamiento del Problema

Objetivos

Análisis FODA

Desarrollo

Planteamiento

Propuesta de implementación

Conclusiones

Introducción

Antecedentes

El actual análisis se basa en una problemática presente en la organización de

PEMEX Refinación, dentro de la Subdirección de Proyectos, Gerencia de

Proyectos Ambientales.

La estructura organizacional de cada proyecto, se divide en las siguientes

áreas:

Control de Proyectos

Calidad

Ingeniería

Procura

Construcción

A la cabeza de las cinco áreas, se encuentra la Dirección de Proyectos, y

arriba de ésta, la Gerencia de Proyectos.

Antecedentes

Gran parte de la problemática típica presente en los proyectos de la

subdirección mencionada anteriormente es resultado de la pobre

comunicación existente entre las diferentes disciplinas, gerencias, contratistas

externos y demás participantes involucrados en la ejecución del proyecto

La problemática aquí analizada, se encuentra casi invariablemente en todos los

proyectos ejecutados por la subdirección de Proyectos

La falta de una comunicación efectiva ocasiona severas afectaciones al

proyecto, reflejándose como consecuencias inmediatas la afectación del

programa de ejecución y el presupuesto del mismo

Una mala comunicación entre los integrantes del proyecto se convierte en el

primer obstáculo para logar una logística eficiente que permita gestionar de

manera expedita los asuntos relevantes así como mantener una atención

constante a todos los eventos urgentes e importantes del proyecto.

Introducción

Contexto de Estudio

Se detectan situaciones puntuales derivadas de una comunicación

ineficiente entre los participantes del proyecto, algunas de ellas son:

Falta de alineación con el Objetivo del proyecto,

Tanto a través de los diferentes niveles de la estructura organizacional –jerarquías

como a través de las diferentes entidades involucradas (departamentos, contratistas, etc.)

Esfuerzos divididos

Falta de confianza para permitir el libre y transparente flujo de información

Falta de una cultura de “trabajo en equipo”

Poca disposición a compartir la responsabilidad inherente a la toma de

decisiones

Introducción

Planteamiento del problema

La ejecución de un proyecto industrial por definición involucra a una gran

cantidad de recursos asignados a una organización temporal persiguiendo

un mismo objetivo y acotados por fechas compromiso específicas y

presupuestos claramente definidos

La conjunción de tantos y tan variados actores en un proyecto industrial

origina invariablemente la confrontación de diferentes ideas, experiencias,

formas de operar, de reaccionar y/o de enfrentar los conflictos surgidos en

el proyecto

Introducción

Planteamiento del problema

La gran diversidad en los puntos de vista, posturas e historias presentes en

el proyecto, puede ser vista tanto a niveles macro, – al entenderse como

postura independiente la de cada Subcontratista, Departamento,

Jefatura, etc. – como a niveles micro – en donde cada recurso humano

involucrado en el proyecto tendrá una diferente apreciación de los

eventos en los que se vea involucrado durante su participación en el

proyecto

Ésta muy variada y gran población de “opiniones y experiencias” presente

en todo momento y a lo largo de las diferentes etapas del proyecto

representa el gran reto de lograr una comunicación efectiva y eficaz al:

Llegar a tiempo

Comunicar el mensaje deseado

Introducción

Evitar malos entendidos

Llegar al personal o entidad deseada

Objetivos

Identificar puntualmente las principales fallas – y sus consecuencias – en los

mecanismos existentes de comunicación

Establecer los mecanismos necesarios para la creación de la entidad

encargada de administrar eficientemente las Comunicaciones dentro del

Proyecto

Implementar un Plan de Comunicaciones que ayude a acelerar los

procesos de gestión de procesos durante la ejecución de proyecto,

además de fortalecer a las diferentes áreas.

Introducción

Factores Internos

Lista de Fortalezas Lista de debilidades

Equipo Comprometido El objetivo no es claro para los integrantes del

equipo

Experiencia técnica del equipo Esfuerzos contrarios

Disponibilidad para trabajar en equipo Desconocimiento del panorama completo

para una mejor toma de decisiones

Protocolos, procedimientos y

especificaciones internas ampliamente

estudiadas y desarrolladas

Planeación ineficiente en la capacitación del

uso y actualización de los protocolos,

estándares y especificaciones

Amplia disponibilidad de recursos

tecnológicos de punta

Burocracia excesiva

Solidos recursos financieros, humanos y

tecnológicos

Pugnas internas por el poder

Análisis FODA

Factores Externos

Lista de Oportunidades Lista de amenazas

Integración de equipos de alto rendimiento

que fomenten una cultura de confianza,

cooperación y verdadero trabajo en equipo

No hay confianza entre los integrantes del

equipo

Entrega de información de primera mano

para los Stakeholder del Proyecto, generada

a partir de los Nuevos Procedimientos de

Comunicación

Falta de intervención oportuna del Director y

Gerentes de Proyecto

Formación de un área independiente y

autónoma encargada de Comunicaciones

Injerencia excesiva de las altas gerencias del

proyecto y/o paraestatal en el manejo de la

información y/o en la toma de decisiones

unilaterales

Históricamente la relación interdisciplinaria ha

quedado marcada por una postura a la

defensiva

Análisis FODA

Desarrollo

Fallas Consecuencias

Mensajes ambiguos o con poca

claridad

- El responsable de la ejecución, persigue otro

resultado ante la poca claridad en la

descripción del problema

- Esfuerzos duplicados

- Gastos innecesarios o duplicados

Falta de información en el mensaje - No cumplimiento de las fechas compromiso

- No cumplimiento de los alcances

Destinatarios erróneos - Retraso en el programa debido al tiempo que

tomara la retransmisión del mensaje

- Esfuerzos duplicados

- Esfuerzos divididos

Planteamiento de solución

El Plan que se describe a continuación, esta basado en encontrar una

propuesta destinada a mejorar los Procesos de Comunicación presentes en

un proyecto industrial a través de la

Identificación de principales fallas y sus consecuencias

Desarrollo

Planteamiento de solución

Los Procesos de Comunicación presentes en un proyecto industrial

presentaran una mejoría con las siguientes 3 implementaciones:

Área de Comunicaciones.

Formación de una nueva área dedicada a las Comunicaciones cuya

finalidad sea:

Establecer los procesos de comunicación entre las diferentes áreas y diferentes

niveles de la organización.

Monitoreo y medición de desempeño de integrantes de los equipos de trabajo

Integración de nuevo personal

Planes de capacitación para el personal

Planteamiento de solución

Formación de equipos de trabajo de Alto Rendimiento

El área de Comunicaciones será responsable de localizar posibles

líderes de estos nuevos equipos de trabajo, entre el personal existente,

el cual deberá haber demostrado tener las habilidades, experiencia y

cultura para liderar estos grupos.

Desarrollo

Los líderes de los equipos

deberán formar los grupos,

definir los objetivos, medir el

desempeño y aplicar medidas

de mejora.

Desarrollo Planteamiento de solución

Procedimientos de comunicación

Los equipos de alto rendimiento deberán instruir a las diferentes

áreas así como comunicar todos los asuntos que tengan

repercusión en afectaciones de presupuesto o plazo de

ejecución de los proyectos

Los procedimientos de comunicación deberán garantizar que

todos los involucrados estén enterados y cuenten con la

información necesaria para poder analizar los casos con

prontitud y así poder emitir opiniones técnicas al respecto,

iniciar los trámites de Gestión de Cambios en caso de

requerirse y/o cuantificar las afectaciones que correspondan.

Para validar lo revisado en el presente documento, se proponen los siguientes pasos

Selección de un proyecto de la subdirección de Proyectos / Gerencia de

Proyectos Ambientales para la aplicación de la presente propuesta

Definición de un comité autónomo y con presupuesto independiente como

responsable del buen funcionamiento de la comunicación en el proyecto

Elaboración de mapa de procesos de comunicación involucrados y/o

necesarios

Bosquejo de Procedimientos Operativos aplicables a la nueva entidad

encargada de las comunicaciones dentro del proyecto

Propuesta

Para validar lo revisado en el presente documento, se proponen los siguientes pasos

(continuación)

Verificación de que los jefes de departamento conozcan los nuevos

procedimientos

Seguimiento permanente a la correcta aplicación de los procedimientos

Evaluación continua de los nuevos procedimientos

Sesiones de retroalimentación, análisis FODA

Revisión y actualización constante de Procedimientos Operativos

Aplicación de retos al equipo/proyecto

Evaluación de tiempos de respuesta,

Evaluación de flexibilidad del personal ante los nuevos elementos del

proyecto – miembros del equipo encargado de la comunicación

eficiente en el proyecto

Propuesta

La implementación del Plan de Comunicaciones puede convertirse en la herramienta fundamental para el buen desempeño de las diferentes áreas y para la organización.

La inversión de esfuerzos que se tendrían que aplicar para implementar lo que se propone en el presente Plan de Comunicaciones; se minimizan en comparación con la sinergia que se crea al tener equipos de trabajo focalizados.

Los análisis tipo FODA son una herramientas que nos ayuda a tener un panorama general y poder identificar las posibles soluciones que requieren los planteamientos

El departamento de Recursos Humanos, al poner especial atención a la colocación y mantenimiento de los líderes, se vuelve pieza fundamental para el logro de objetivos de la organización

Conclusiones

El Departamento de Comunicaciones dejará en evidencia que los

resultados del proyecto dependen de todos, fomentará el trabajo en

equipo, el cumplimiento de metas y comunicación, dando como

consecuencia que estos nuevos comportamientos o formas de trabajar

van ayudar no sólo en el proyecto si no en su día a día. Si se continua bajo

este esquema podrá llegar a ser un equipo de alto rendimiento.

En las organizaciones, generalmente existen procesos de comunicación

establecidos; sin embargo es importante no dar por sentado que esa

comunicación es efectiva, y asegurar que se emitan los mensajes con

claridad, y hacer la verificación de que el mensaje se reciba

oportunamente y que haya un entendimiento claro del mismo.

Conclusiones

BIC Galicia, “Cómo elaborar el Plan de comunicación”, 2014, UNITEC

(Capítulos 6, 7, 8, 9)

s/n. Como elaborar un Plan de Comunicación. Manuales prácticos de la

PYME., recuperado Agosto, 2014

s/n, “Marcos de referencia para el desarrollo de Equipos de alto

rendimiento,” recuperado: Agosto, 2014.

Referencias