PANDUAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(MANAGEMEN DATA PERGURUAN TINGGI DENGAN SMARTCAMPUS)

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

IAIN SYEKH NURJATI CIREBON

2016

i

Kata Pengantar

Puji syukur dipanjatkan kepada Allah SWT dengan selesainya buku ini, Manajemen data

perguruan tinggi dengan smartcampus adalah buku yang merangkum hasil penelitian dari

berbagai macam proses yang terjadi di perguruan tinggi yang kemudian dirancang menjadi

sebuah aplikasi terintegrasi dengan nama SmartCampus.

Pada bagian pertama buku menerangkan tentang data dan entitas dari perguruan tinggi yang

tujuannya agar pembaca mengetahui data apa yang digunakan atau entitas apa yang terlibat

dalam sistem.

Pada bagian kedua buku ini menerangkan tentang alur data di perguruan tinggi yang

tujuannya menerangkan garis besar dari proses-proses yang terjadi diperguruan tinggi dari

awal menjadi mahasiswa hingga akhir menjadi alumni.

Pada bagian ketiga buku ini menjelaskan tentang efektifitas dan efisiensi dengan

menggunakan aplikasi smartcampus yang tujuannya agar pembaca memahami betapa efektif

dan efisiennya penggunaaan sistem terintegrasi menggunakan smartcampus.

Pada bagian akhir buku ini menjelaskan seluruh modul yang ada pada smartcampus dari awal

login hingga bagian-bagian yang perlu dijelaskan dengan gambar dan penjelasan.

Cirebon, 17 Agustus 2016

Penulis

ii

Ucapan Terimakasih

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada berbagai pihak yang

berkontribusi saat penulisan buku ini :

1. Dr. H. Sumanta, M.Ag selaku Rektor IAIN Syekh Nurjati Cirebon atas ijin penerapan sistem

terintegrasi SmartCampus di IAIN Syekh Nurjati Cirebon.

2. Dr. Saefudin Zuhri, M.Ag selaku Wakil Rektor I bidang akademik atas panduan penerapan

akademik secara online.

3. Dr. H. Adib, M.Ag selaku Wakil Rektor II bidang administrasi dan keuangan atas dukungan

penerapan adminstrasi dan keuangan secara online.

4. Dr. H. Farihin, M.Ag selaku Wakil Rektor III bidang kemahasiswaan atas dukungan penerpan

sistem pada data kemahasiswaan.

5. Dr. Ilman Nafi’a, M.Ag selaku Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan atas dukungan Pre

Launching perdana SmartCampus.

6. Dr. Hajam, M.Ag selaku Dekan Fakultas Ushhuludin Adab dan Dakwah atas respon ide

pengembangan smarcampus.

7. Dr. Aan Jaelani, M.Ag selaku Dekan fakultas Syariah Ekonomi Islam atas sosialisasi aturan

aturan terbaru tentang perguruan tinggi.

8. Dr. Septi Gumiandari, M.Ag selaku Ketua Lembaga Penjamin Mutu atas masukkan

peningkatan mutu akademik perguruan tinggi.

9. Prof. Dr. Maksum, M.A dan Prof. Dr. Wahidin, M.Pd atas embrio terbentuknya SmartCampus.

10. Yoni Marine atas Support Tim Etunas Sukses Sistem.

11. Seluruh Civitas Akademika IAIN Syekh Nurjati Cirebon dalam partisipasinya

mengimplementasikan SmartCampus menjadi satu-satunya pengolah data akademik kampus.

iii

DAFTAR ISI

Bab I Pendahuluan

Bab II Alur Data Perguruan Tinggi

Bab III Pendataan dengan SmartCampus

Bab IV Managemen Data Perguruan Tinggi dengan SmartCampus

1

PENDAHULUAN

1. PENDAHULUAN

1.1 Data Perguruan Tinggi

Pengertian data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan (fakta), dapat

berupa angka-angka, huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan dari ketiganya. Data masih

belum dapat menjelaskan banyak arti sehingga perlu diolah lebih lanjut. Pengertian data juga bisa

berarti kumpulan file atau informasi dengan tipe tertentu, baik suara, gambar atau yang lainnya.

Menurut kamus oxford definis data adalah "facts or information used in deciding or discussing

something". Terjemahan bebasnya: "fakta atau informasi yang digunakan dalam menentukan atau

mendiskusikan sesuatu". Juga bisa berarti "information prepared for or stored by a computer"

dalam bahasa Indonesia berarti "informasi yang disiapkan untuk atau disimpan oleh komputer".

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia pengertian data adalah keterangan yang benar dan

nyata. Atau keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan bahan kajian (analisis atau

kesimpulan).

Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu

perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah

pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan

informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut

sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

Data perguruan tinggi yang dibutuhkan adalah data sumber daya manusia meliputi dosen,

tenaga kependidikan, mahasiswa dan alumni, data produk perguruan tinggi meliputi

kurikulum dan matakuliah, data proses akademik meliputi proses penerimaan mahasiswa

baru, proses registrasi dan pendataan mahasiswa baru, data proses perkuliahan meliputi

data materi, administrasi perkuliahan dan nilai akhir perkuliahan dan yang terakhir adalah

data alumni.

Seluruh data perguruan tinggi diolah dan disajikan untuk bagian-bagian yang membutuh

data sehingga semua bagian dapat bekerja lebih optimal karena ditunjang pencatatan

data yang baik.

BAB I

2

1.2 Entitas Perguruan Tinggi

Entitas adalah individu yang memiliki sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat di bedakan

dari sesuatu yang lain. Entitas perguruan tinggi dibagi berdasarkan jabatan struktural atau

kepanitian kegiatan, Entitas ini secara real berupa menu-menu atau hak akses tertentu dalam

sistem, berikut ini menu perguruan tinggi :

1. Menu Rektorat adalah menu pimpinan yang paling tinggi yang terdiri dari rektor, wakil rektor.

Pada menu rektorat terdapat dashboard untuk memantau seluruh kegiatan yang ada di hak

akses bawahnya. Kelemahan dan keunggulan dari inistitusi akan dapat dilihat dari menu

rektorat sehingga apa yang dirapatkan atau dibicarakan semuanya berdasarkan data yang

valid tidak berdasarkan perkiraan.

2. Menu Dekanat adalah menu pimpinan fakultas yang dapat mengakses seluruh jurusan.

Aktifitas jurusan, aset fakultas seluruhnya dapat diakses dari menu fakultas. Pengajuan

anggaran dan kegiatan pun dapat diakses di menu dekanat. Dekan dan wakil dekan dapat

memantau kegiatan yang ada di jurusan.

3. Menu Ketua jurusan adalah menu yang dimiliki oleh ketua jurusan dan sekretris jurusan.

Pimpinan jurusan dapat melihat mahasiswa yang aktif, cuti, keluar dan alumni. Data untuk

borang akreditasi dapat diakses melalui menu ini walaupun tidak spesifik ditampilkan seperti

borang.

4. Menu Staf Jurusan adalah menu yang mengatur aktifitas perkuliahan seperti matakuliah,

penjadwalan, validasi data mahasiswa, reset password dan lainnya. Menu staf jurusan

bersentuhan langsung dengan menu mahasiswa aktif.

5. Menu Staf Fakultas adalah menu supervisor jurusan yang mengawasi aktifitas transaksi data

yang ada dijurusan. Jika ada kesalahan di jurusan maka menu staf fakultas digunakan untuk

memperbaikinya

6. Menu Bendahara Penerimaan adalah menu untuk mengelola tagihan keuangan, validasi

pembayaran dan mengelola piutang keuangan. Seluruh kegiatan keuangan mahasiswa harus

melalui bendahara penerimaan.

7. Menu Bagian Akademik adalah menu untuk mengelola kegiatan akademik rektorat seperti

jadwal perkuliahan, nilai akademik, matakuliah dan lainnya.

8. Menu Bagian Kemahasiswaan adalah menu untuk pengelolaan data mahasiswa, beasiswa

dan Kegiatan Mahasiswa.

9. Menu Lembaga Penjamin Mutu adalah menu untuk pengelolaan mutu akademik dan mutu

pelayanan.

3

10. Menu Pusat Penelitian adalah menu untuk pengelolaan data penelitian yang didanai oleh

lembaga ataupun penelitian mandiri.

11. Menu Dosen adalah menu untuk dosen upload materi perkuliahan dan upload nilai.

12. Menu Kepanitiaan SPMB adalah menu untuk pengelolaan data calon mahasiswa baru dari

mulai daftar, ujian, kelulusan sampai registrasi.

13. Menu Kepanitiaan Wisuda adalah menu untuk pengelolaan data pendaftaran wisuda. Data

wisuda yang dikelola dari mulai verifikasi data, registrasi hingga pada proses pelaksaaan

wisuda.

14. Menu Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat adalah menu yang mengelola

seluruh kegiatan pengabdian kepada masyarakat dan data penunjang dosen.

15. Menu Jurusan Pascasarjana adalah menu yang mengelola data matakuliah, dosen dan

pelaksanaan belajar mengajar di pascasarjana. Menu ini berbeda dengan jurusan S1 karena

sistem belajarnya yang sedikit berbeda

16. Menu Mahasiswa S1 adalah menu yang digunakan oleh mahasiswa S1 dalam pengambilan

KRS, Pengisian IKD, Pendaftaran beasiswa, pendaftaran wisuda.

17. Menu Mahasiswa Pascasarjana adalah menu yang digunakn oleh mahasiswa pascasarjana

dalam mengambil KRS, proses perkuliahan, pendaftaran wisuda dan lainnya.

18. Menu Kepegawaian adalah menu yang digunakan oleh bagian kepegawaian dalam mengelola

data staf dan dosen. Pada menu kepegawaian dapat menambah, menonaktifkan staf/dosen

dan mengubah status kepegawaian.

19. Menu Perpustakaan adalah menu untuk pengelolaan data anggota perpustakaan

20. Menu Gugus Mutu adalah menu untuk pengawasan proses akademik jurusan.

21. Menu PPL adalah menu untuk pengelolaan data praktikum lapangan yang dilakukan oleh

mahasiswa.

4

ALUR DATA PERGURUAN TINGGI 2. ALUR DATA PERGURUAN TINGGI

Alur data merupakan aliran data yang dilakukan oleh satu proses ke proses yang lainnya, ini

melibatkan satu entitas atau lebih. Seluruh data merupakan satu kesatuan yang terintegrasi

yang dikerjakan secara bertahap dengan proses depedency sehingga sebuah proses tidak

dapat dilakukan sebelum proses yang harus dilakukan selesai. Dengan model ini tidak ada data

bypass yang melewati sebuah proses akademik. Satu demi satu seluruh proses harus dilewati

untuk mencapai tahapan paling akhir.

Gambar 2.1 Alur Umum Data perguruan tinggi

Secara umum alur proses perguruan tinggi dibagi menjadi 9 tahapan yaitu :

1. Penerimaan Mahasiswa Baru

Penerimaan mahasiswa baru merupakan proses tahunan yang biasa dilakukan oleh

perguruan tinggi, ada beberapa perguruan tinggi yang melakukan penerimaan 2 kali

dalam satu tahun yaitu disemester ganjil dan semester genap tetapi pada umumnya

penerimaan mahasiswa baru dilakukan satu tahun sekali pada semester ganjil.

Data mahasiswa baru berasal dari mahasiswa dari SLTA atau ada juga dari pindahan.

Alur Penerimaan Mahasiswa Baru

BAB II

5

Gambar 2.2 Alur penerimaan Mahasiswa baru

Terdapat tahapan calon mahasiswa baru untuk sampai ke tahap perkuliahan,

tahapan yang harus dilalui sebagai berikut :

1. Panitia SPMB membuat PIN : pada tahapan ini panitia membuat nomor pin

yang kemudian ditagihkan ke bank dengan nama dummy peserta SPMB. Data

pin ini dibuat oleh panitia sesuai dengan target tertinggi pendaftar. Misalkan

target mahasiswa baru 2000 maka pin yang dibuat melebihi targetnya

misalkan 2 kali target jadi harus dibuat pin 4000. Tujuannya adalah agar error

dari pengambilan pin tidak terjadi.

2. Calon Mahasiswa Daftar Online : pada tahapan ini calon mahasiswa baru

dapat mengisi biodata diri dan pilihan jurusan yang diinginkan. PIN yang

didapatkan dijadikan username untuk masuk ke sistem pada proses

selanjutnya. Calon mahasiswa baru harus membuat pin secara mandiri yang

hanya diketahui oleh calon mahasiswa baru sendiri. Calon mahasiswa harus

berhati-hati dalam pengisian nama dan pilihannya karena tidak dapat diubah

secara mandiri.

6

3. Pembayaran ke Bank : Calon mahasiswa baru yang telah mendapatkan PIN

selanjutnya melakukan pembayaran melalui ATM atau teller bank yang

ditunjuk dengan menyertakan PIN dan besaran tagihan yang sesuai dengan

pendaftaran.

4. Validasi Pembayaran : Pembayaran calon mahasiswa akan dikirim oleh Bank

melalui email terenkripsi pada H+1, sehingga calon mahasiswa harus

menunggu validasi 1 hari kerja. Data akan divalidasi oleh bagian keuangan tiap

jam 8:00 pagi dihari kerja. Proses validasi akan mengeluarkan output sesuai

dengan kodebiller.

5. Test Masuk SPMB : Data administrasi pelakasanaan test masuk SPMB

disediakan oleh sistem dari ruang, no ruang dan peta sehingga mahasiswa baru

dapat melihat tempat test sebelum pelaksanaan test

6. Pengumuman Lulus : Pengumuman Lulus dapat dilihat secara online melalui

akun masing-masing.

7. Registrasi : Setelah dinyatakan lulus calon mahasiswa baru melakukan

registrasi/pembayaran perkuliahan sesuai dengan UKT yang telah ditetapkan

oleh kampus. Setelah registrasi mahasiswa akan mendapatkan NIM (nomor

induk mahasiswa) dan dari data tersebut akan didaftarkan ke forlap dikti.

8. Taaruf : Setelah mendapatkan NIM seluruh mahasiswa baru akan melakukan

pengenalan dengan lingkungan kampus.

9. Kuliah : Setelah proses pengenalan lingkungan kampus diakhiri dengan

pengisian KRS dan memulai kuliah.

7

Gambar 2.3 Alur Penerimaan Mahasiswa Pindahan

Mahasiswa baru dari pindahan memiliki alur yang berbeda dengan alur mahasiswa

baru, berikut ini alur mahasiswa pindahan :

1. Pengajuan perpindahan : Mahasiswa yang akan pindah mengajukan

perpindahan ke akademik rektorat, perpindahan mahasiswa ini bisa dari

internal ataupun eksternal.

2. Proses penerimaan : Untuk mahasiswa internal wajib melakukan test untuk

pindah kejurusan lain, begitupun dari eksternal yang grade akreditasinya

dibawah jurusan yang dituju wajib test terlebih dahulu.

3. Registrasi : Setelah dinyatakan lulus maka proses selanjutnya melakukan

pembayaran registrasi sesuai dengan yang diumumkan.

4. Konversi Nilai : Mahasiswa pindahan wajib konversi nilai untuk menentukan

sisa matakuliah yang harus diambil dan matakuliah yang telah diakui dijurusan

yang baru.

5. Rencana Studi : Mahasiswa pindahan dapat mengisi KRS setelah data konversi

selesai, perkuliahan mahasiswa pindahan dapat tersebar diseluruh semester

yang ditawarkan.

6. Proses Perkuliahan : Tahapan ini mahasiswa baru dan pindahan sama.

8

2. Validasi Status Mahasiswa

Status mahasiswa dibagi menjadi 4 macam yaitu

- Status Mahasiswa Aktif yaitu mahasiswa yang registrasi pada semester yang

bersangkutan

- Status Mahasiswa Cuti yaitu mahasiswa yang mengajukan cuti perkuliahan pada

semester bersangkutan, lama cuti maksimum dua kali berturut turut.

- Status Mahasiswa Lulus yaitu mahasiswa yang telah menempuh seluruh tahapan

kuliah yang disyaratkan dan telah melakukan sidang yudisium, mahasiswa status

lulus disebut dengan Alumni.

- Status Mahasiswa Non Aktif yaitu mahasiswa yang tidak mengajukan cuti dan tidak

melakukan registrasi, dibeberapa kampus mahasiswa ini akan dicutikan secara

otomatis.

- Status mahasiswa keluar atau Dropout yaitu mahasiswa yang dikeluarkan secara

sistem atau mahasiswa yang mengundurkan diri karena suatu hal.

Berikut ini proses validasi status mahasiswa :

Gambar 2.4 Alur validasi Status Mahasiswa

Urutan validasi status mahasiswa dibagi menjadi 6 proses yaitu :

1. Bagian keuangan kampus membuat tagihan

2. Bagian keuangan kampus mengirim ke Bank data tagihan via email

3. Bank membuat Billpayment diupload pada sistem bank

4. Mahasiswa registrasi melalui ATM atau teller.

5. Bank Kirim laporan harian via email

6. Bagian keuangan sinkronisasi data dengan smartcampus.

9

3. Rencana Studi

Rencana studi dilakukan oleh setiap mahasiswa pada awal semester, rencana studi akan

menggambarkan beban satuan kredit semester yang harus dilakukan oleh mahasiswa. 1

sks setara dengan 1 jam perkuliahan, 1 jam mengerjakan tugas dan 1 jam untuk persiapan

pelajaran. Rencana studi outputnya adalah Kartu Rencana Studi yang ditandatangani oleh

mahasiswa dan dosen wali.

Berikut ini alur pengambilan rencana studi.

Gambar 2.5 Alur rencana studi mahasiswa

Berikut ini adalah alur cara pengisian kartu rencana studi mahasiswa :

1. Mahasiswa Registrasi sesuai tagihan pada sistem.

2. Mahasiswa mengambil matakuliah dengan batasan IP semester dan maksimal

24 sks.

3. Mahasiswa cetak KRS dan konsultasi dengan dosen pembimbing akademik.

4. Dosen pembimbing akademik memvalidasi data KRS.

5. KRS yang telah divalidasi kemudian diarsipkan.

10

4. Proses Perkuliahan

Gambar 2.6 alur proses perkuliahan

Proses perkuliahan yang dilakukan dibagi menjadi beberapa tahapan yaitu :

1. Mahasiswa melakukan rencana studi.

2. Staf jurusan mencetak data kehadiran mahasiswa dan data kehadiran dosen.

3. Dosen Mempersiapkan materi pada aplikasi online agar mahasiswa dapat

mempersiapkan sebelum pembelajaran dimulai.

4. Mahasiswa mendownload materi dan mempelajari materi sebelum

perkuliahan.

5. Proses belajar dikelas dijadikan pemantapan materi yang telah diberikan.

6. Dosen mengisi DHMD dan mengecek kehadiran mahasiswa.

11

5. Proses Penilaian

Gambar 2.7 Alur proses penilaian akhir matakuliah

Setelah proses pembelajaran selesai, berikut ini penjelasan tata cara penilaia akhir

matakuliah :

1. Dosen mendownload draf nilai dan rumusnya dari sistem.

2. Dosen mengoreksi hasil ujian dan menginput pada file xls draf nilai.

3. Dosen mengupload file xls yang telah terisi nilai seluruh mahasiswa.

4. Dosen akan menerima konfirmasi data yang diupload.

5. Dosen mengkonfirmasi data yang diupload jika telah sesuai dengan data yang

dimaksud.

12

6. Proses Skripsi

Gambar 2.8 Alur Proses Skripsi

Skripsi merupakan bagian terakhir dari mahasiswa untuk lulus. Proses yang harus

dilakukan sebagai berikut :

1. Mahasiswa mengajukan proposal penelitian.

2. Mahasiswa menseminarkan proposal penelitian dihadapan penguji yang telah

ditentukan oleh jurusan.

3. Jika lulus maka mahasiswa akan memperoleh SK penelitian dan dosen

pembimbing.

4. Mahasiswa melakukan proses bimbingan secara teratur.

5. Mahasiswa yang telah selesai penelitian meminta persetujuan dosen

pembimbing untuk mengajukan sidang akhir/munaqosah. Pada saat

persetujuan sidang, dosen pembimbing menguji kesiapan mahasiswa

sebelum melakukan pendaftaran sidang akhir.

6. Mahasiswa mengajukan sidang akhir secara online.

7. Mahasiswa melakukan sidang munaqosah sesuai jadwal yang telah

ditentukan.

8. Dosen Penguji melakukan penilaian hasil sidang akhir

13

7. Proses Pengarsipan Data

Gambar 2.9 Proses arsip dan laporan

Proses arsip dan laporan untuk eksternal dilakukan setiap akhir semester. Ada 2

pelaporan yaitu untuk EMIS kemenag dan FORLAP PDDIKTI.

1. Pelaporan Emis terdiri dari Data dosen, Data Non Dosen, Data Sarana dan

Prasarana, Data penelitian Dosen, Data Mahasiswa, Data Alumni dan data

keuangan. Data emis digunakan oleh kemenag untuk alokasi anggaran ditahun

berikutnya dan digunakan untuk data statistik kemenag.

2. Pelaporan forlap dilakukan melalui feeder yang terdiri dari data dosen,data

mahasiswa, data kelas, data nilai, data matakuliah, data aktifitas kuliah

mahasiswa dan data alumni. Data laporan ke PDDIKTI digunakan untuk analisis

mutu perguruan tinggi oleh PDDIKTI, data ini dijadikan acuan Menpan dan

BUMN dalam menerima lulusan dari perguruan tinggi. Semakin akuran data

forlap maka akan semakin baik mutu perguruan tinggi tersebut.

14

8. Proses Wisuda

Gambar 2.10 Proses pendaftaran Data wisuda

Proses pendaftaran wisuda melalui beberapa tahapan yang harus dilalui

mahasiswa, berikut ini penjelasan proses pendaftaran wisuda:

1. Sidang Yudisium dilakukan setelah mahasiswa lulus sidang munaqosah.

2. Mahasiswa melakukan pendaftaran wisuda online.

3. Jurusan melakukan verifikasi pendaftaran wisuda yang terdiri kelengkapan

dokumen, nilai dan data yang diperlukan untuk wisuda.

4. Bagian keuangan membuat tagihan pembayaran pendaftaran wisuda.

5. Mahasiswa melakukan pembayaran pendaftaran wisuda melalui ATM atau

teller Bank.

6. Bank mengirimkan laporan keuangan via email H+1.

7. Bagian keuangan melakukan validasi data dan sinkronisasi ke smartcampus.

8. Bagian akademik melakukan persiapan peserta wisuda dan perlengkapan

wisuda.

9. Bagian TIPD melakukan update data mahasiswa menjadi alumni.

10. Pelaksanaan wisuda.

15

9. Data Alumni

Gambar 2.11 Proses Pendataan Alumni

Data alumni yang dimiliki oleh sistem masih belum update tanpa adanya tracer

studi ke para alumni. Proses tracer studi dilakukan tiap tahun dengan data

targetnya adalah mahasiswa yang telah lulus 2 tahun dari tanggal wisuda,

sedangkan data lainnya untuk memperkaya data.

Proses pendataan alumni melalui proses sebagai berikut :

1. Data Alumni didapatkan dari data wisuda.

2. Tracer alumni dilakukan melalui facebook,twiter dan media lainnya untuk

mengundang alumni masuk ke sistem pendataan secara online. Username

yang dipakai adalah nim sedangkan passwordnya 123. Alumni diberikan

pertanyaan untuk diisi yang tujuannya untuk perbaikan kampus dan

keperluan akreditasi.

3. Data yang masuk dilakukan pengolahan sesuai dengan kebutuan.

4. Data yang telah diolah kemudiandipublikasian ke publik.

16

PENDATAAN DENGAN SMARTCAMPUS 3. PENILAIAN AKREDITASI PERGURUAN TINGGI

Dengan semakin berkembangnya teknologi pencarian data dan penyajian data menjadi hal

yang begitu mendapat perhatian, pelayanan prima menuntut penyajian data secara cepat dan

tepat. Beberapa pihak eksternal yang secara rutin meminta untuk penyajian data diantaranya

PDDIKTI, EMIS, BPS, BAN PT. Data tersebut secara ruting dengan periode tertentu wajib

dilaporkan untuk melihat mutu dari sebuah perguruan tinggi serta melihat kebutuhan

anggaran yang akan digunakan untuk tahun berikutnya.

Data yang dibutuhkan harus disajikan secara lengkap sesuai kebutuhan pihak eksternal

tersebut yang mau tidak mau kita wajib memenuhinya. Untuk mengefektifkan kebutuhan dari

berbagai pihak tersebut maka diperlukan design database yang luwes yang dapat

mengakomodir keperluandari pihak eksternal belum lagi kebutuhan data secara internal yang

mungkin lebih banyak lagi. Untuk memudahkan design database baiknya kita lihat gambar

ilustrasi berikut :

Gambar 3.1 Irisan kebutuhan data pada perguruan tinggi

BAB III

17

Dari ilustrasi tersebut ada data data yang dibutuhkan bersama dan ada data yang hanya

dibutuhkan oleh satu lembaga atau lebih. Prioritas dalam design data harus mengacu pada

irisan yang terbanyak dengan prinsip inklusi dan Eklusi himpunan. Data yang digunakan oleh

bersama mendapat prioritas dan berurutan ke data yang sedikit digunakan, dengan begitu

design database akan lebih efektif dalam menyimpan maupun mengembangkan aplikasi

kedepannya.

Efisiensi dalam hal penyimpanan data dapat diprediksi pada saat seluruh kebutuhan yang

memiliki modus tertinggi dapat dihitung. Efisiensi lainnya dalam hal teknis pencarian data,

dengan kemajuanteknologi saat ini sudah tidak diperlukan lagi pendataan dengan

menggunakan form isian kertas yang diedarkan ke seluruh unit/atau bagian bahkan ke

mahasiswa karena akan membutuhkan banyak biaya cetak, biaya rekap dan biaya penyajian.

Dengan menggunakan aplikasi secara online pendataan dapat langsung dilakukan ke sumber

datanya kemudian rekapitulasi dapat dilakukan secara otomatis dan disajikan sesuai dengan

kebutuhan. Dapat diilustrasikan sebagai berikut :

Gambar 3.2 Proses terbentuknya data secara online

Dengan pendataan secara online maka akan mengurangi SDM yang terlibat dalam setiap

proses serta mengurangi biaya ATK dalam setiap proses. Data akan disajikan lebih cepat dan

akurat, misalnya akan mendata biodata mahasiswa sebanyak 1000 mahasiswa maka hanya

dibutuhkan waktu satu hari untuk sampai pada tahapan penyajian data. Jika menggunakan

proses manual maka akan memakan waktu berhari-hari bahkan bulan untuk dapat melewati

4 tahap tersebut.

18

SmartCampus aplikasi sistem informasi terintegrasi yang membantu mendapatkan data,

mengolah data dan menyajikan data sesuai dengan kebutuhan perguruan tinggi. Smart

artinya Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely. adalah filosofi yang digunakan

untuk membantu anda menetapkan target dan tujuan, misalnya dalam project management,

employee performance management, atau personal development. Beberapa orang

menyamakannya dengan istilah KPI (Key Performance Indicators). Jika diartikan satu-persatu

SMART adalah sebagai berikut :

S adalah singkatan dari specific. Artinya, sasaran pencapaian harus jelas. Sulit mengambil

langkah-langkah praktis bila tujuan perguruan tinggi tidak jelas. Sesuai dengan borang

akreditasi standar 1 tentang tata pamong perguruan tinggi dimana perguruan tinggi harus

menentukan visi dan misi serta strategi pencapaian yang akan dilakukan.

M adalah singkatan dari measurable. Artinya, sasaran perguruan tinggi harus terukur. Ada

yang membuat ukuran berupa waktu, kualitas, uang, dan ukuran lainnya sesuai dengan

kebutuhan.

A adalah singkatan dari aggressive. Artinya, tujuan perguruan tinggi cukup menantang dan

ada perkembangan dalam kurun waktu tertentu.

R adalah singkatan dari realistics. Artinya, perguruan tinggi mempunyai target realistik yang

dapat dicapai, misalkan pertambahan jumlah mahasiswa yang seiring dengan pengembangan

jumlah sarana dan prasarana.

T adalah singkatan dari time-bound. Artinya, tujuan perguruan tinggi akan dicapai dalam

kurun waktu tertentu. Misalnya, perguruan tinggi mampu meningkatkan mutu dengan

ditunjukan nilai akreditasi A dalam waktu lima tahun.

Jadi SmartCampus adalah aplikasi yang mengimplementasikan prinsip-prinsip SMART

sehingga dapat membantu meningkatkan mutu perguruan tinggi.

19

MANAGEMEN DATA PERGURUAN TINGGI DENGAN

SMARTCAMPUS

Managemen data perguruan tinggi biasanya menggunakan aplikasi yang membantu

untuk mengolah data secara digital dan terintegrasi antara satu unit kerja dengan unit

kerja lainnya sehingga data yang dihasilkan langsung dapat digunakan untuk user pada

unit kerja yang lain tanpa harus mengajukan permohonan data. Dari sini proses alur

data menjadi lebih efektif dan efisian serta pelayanan terhadap mahasiswa menjadi

lebih cepat.

Berikut ini tahapan pengelolaan data perguruan tinggi yang diterangkan berdasarkan

beruntun berdasarkan alur kerja data.

4. PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI

4.1 Login ke Sistem

Gambar 4.1 Login staf/dosen ke sistem

Login ke sistem tidak membedakan antara staf/dosen karena semuanya

merupakan sumber daya manusia(SDM), hanya setiap user diberikan hak akses

yang berbeda sesuai dengan tupoksi atau SK yang diberikan oleh rektor.

Yang bertugas untuk setting hak akses adalah bagian kepegawaian sedangkan hak

akses untuk menu dosen dapat disetting secara mandiri oleh dosen masing-masing

sesuai tempat mengajarnya.

Login ini bertujuan untuk keamanan sistem maka seluruh SDM wajib untuk

membuat password yang unik yang tidak mudah dibaca oleh orang lain dan user

dilarang untuk share hak akses ke orang lain yang tidak berhak. Setiap data yang

masuk ke sistem akan direkam dalam log sistem sehingga dapat mengetahui

aktifitas dari user.

BAB IV

20

4.2 Mengelola Data User

Pengelolaan data user termasuk aktifitas menambah dan menonaktifkan user,

memberikan hak akses dan mencabut hak akses user.

Gambar 4.2 Menambah user baru

Untuk menambah user baru dapat dilakukan melalui menu kepegawaian : Data

Pegawai Dosen Tetap Tambah Staf/Dosen.

Untuk Dosen/Staf PNS ID yang digunakan adalah NIP sedangkan untuk tenaga

kontrak menggunakan format X+TahunMasuk+Bulan+Tanggal, ID ini wajib unik

tidak boleh sama karena merupakan primary key.

Nama user harus dipisahkan dengan gelarnya sesuai dengan standar PDDIKTI untuk

mempermudah pelaporan saat integrasi data dengan forlap. Gelar depan

merupakan gelar akademik yang ditempatkan didepan seperti Dr. Drs, sedangkan

Gelar belakang adalah gelar akademik yang ditempatkan sesudah nama seperti

M.Ag, M.Kom dst. Untuk gelar keagamaan seperti H, Hj, Ustad, Kyai dst tidak

dimasukkan dalam pendataan ini. Gelar keagamaan seperti H dan Hj akan otomatis

diisi oleh sistem jika user mengisi pertanyaan pernah haji.

21

Gambar 4.3 Reset Password, Ubah jenis pegawai dan Non Aktif SDM

Reset Password digunakan untuk membantu user yang lupa password, hasil reset password

akan menjadi password default yaitu 123456, Untuk reset password dapat dilakukan pada

menu kepegawaian dan menu jurusan.

Password yang disimpan telah dienkripsi dengan rumus enkripsi tertentu yang dibuat secara

mandiri oleh sistem dengan algoritma tertentu agar menambah keamanan sistem sehingga

saat data dibaca langsung dari database akan teracak.

Gambar 4.4 Ubah Jenis Pegawai

Ubah Jenis Pegawai digunakan untuk mengubah jenis pegawai dari staf menjadi dosen dan

sebaliknya.

Status Aktif digunakan untuk menandai bahwa user adalah user aktif, untuk user yang keluar

ataupun yang pensiun . User yang telah terdata tidak ada yang dikeluarkan/dihapus tetap

disimpan sebagai histori, hanya statusnya dinon aktifkan.

22

4.3 Penerimaan Mahasiswa Baru

Penerimaan Mahasiswa baru dilakukan tiap awal semester ganjil untuk program

S1 tetapi di tiap semester untuk program pascasarjana dan doktoral.

Berikut ini proses pengelolaan data calon mahasiswa baru

1. Data Kodebiler yang ditagihkan

Gambar 4.5 Data Kode Biller

Data kodebiler dibuat oleh panitia SPMB dan akan ditagihkan oleh bagian

keuangan. Untuk penagihan seluruh data kodebiler dikirimkan ke Bank. Setelah

diaktifkan oleh bank maka calon mahasiswa baru akan dapat melakukan data

pembayaran sesuai dengan kodebiler yang didapatkan saat pendaftaran.

Pembayaran dapat dilakukan melalui ATM atau juga dapat melalui Teller Bank

dengan cara mengisi Kode Universitas dan Kodebiller Pembayaran. Hasil dari

pembayaran ini akan dikirim H+1 sehingga aktivasi di perguruan tinggi akan

dapat dilihat sehari sesudahnya.

Jika masih belum dapat dilihat maka dapat menghubungi bagian keuangan

untuk konfirmasi pembayaran dengan cara membawa bukti transfernya untuk

dilakukan pengecekan data.

23

2. Data Calon Mahasiswa yang mendaftar

Gambar 4.6 Data Pendaftar SPMB

Data pendaftar adalah user yang telah mendaftar dengan data unik nama dan

nama ibu, data pendaftar ini akan mendapatkan PIN yang digunakan sebagai

kodebiler. Pendaftar calon mahasiswa akan mengambil PIN secara mandiri dan

mengisi biodata secara lengkap dari biodata diri, data sekolah dan data orang

tua. Setelah mengisi biodata lengkap calon pendaftar dapat login ke aplikasi

dengan PIN dan password yang dibuat sendiri. Setelah masuk ke sistem, calon

pendaftar mencetak bukti pendaftaran dan menyerahkan potongan bukti

pendaftaran ke Bank yang ditunjuk. Jika tidak membawa potongan kertas

tersebut terkadang akan terjadi kesalahan PIN dikarenakan human error.

Pembayaran akan diaktifkan keesokan harinya dihari kerja.

24

3. Data Calon Mahasiswa Peserta Test

Gambar 4.7 Bukti Pendaftaran Mahasiswa Baru Online

Calon Peserta yang telah melakukan pembayaran di Bank Wajib mencetak bukti

pendaftaran mahasiswa baru, kemudian mencetak Kartu Ujian SPMB sebagai

berikut :

Gambar 4.8 Kartu Ujian SPMB

Kartu ujian akan dibawa oleh calon mahasiswa saat ujian dan akan divalidasi

oleh panitia. Ujian dilakukan 2 hari sesuai dengan jadwal yang tertera pada

kartu ujian. Kartu ujian dicetak secara mandiri oleh pendaftar dengan syarat

telah diberi no kursi dan ruang, Jika belum diberi ruang maka kartu ujian tidak

dapat dicetak.

25

4. Data Calon Mahasiswa Lulus

Gambar 4.9 Pendaftar SPMB Mandiri yang dinyatakan lulus

Setelah dilakukan ujian sesuai jadwal, panitia akan membuat penskoran berdasarkan

pilihan pertama dan kuota dari jurusan yang dituju. Peserta yang tidak lulus pada pilihan

pertama maka otomatis akan lulus pada pilihan yang kedua jika memenuhi dan jika

tidak lulus pada pilihan yang kedua maka akan masuk pada pilihan yang ketiga. Jika tidak

memenuhi ketiganya maka peserta ujian dinyatakan tidak lulus. Dan harus mengulang

ujian tahun depan. Peserta yang dinyatakan lulus ujian Sistem Penerimaan Mahasiswa

baru(SPMB) akan diumumkan melalui website dan juga bisa dilihat melalui akses dari

user SPMB dengan memasukkan PIN dan Password yang telah dimiliki.

Kuota SPMB hanya 20% dari kuota test sebelumnya yaitu SPAN PTIKIN dan UM PTKIN.

Sifatnya hanya memenuhi kuota sehingga diprioritaskan untuk pendaftar jalur SPAN

PTKIN dan UM PTKIN. Pembayaran registrasi untuk kedua jalur tersebut telah selesai

sebelum pengumuman Ujian SPMB Mandiri.

SPAN PTKIN merupakan calon mahasiswa jalur undangan dari sekolah dengan prestasi

terbaik sedangkan UM PTKIN adalah calon mahasiswa yang melakukan ujian bersama

seluruh perguruan tinggi PTKIN

26

5. Data Mahasiswa Baru

Gambar 4.10 Data Calon Mahasiswa yang telah registrasi

Calon mahasiswa baru yang telah registrasi sesuai dengan UKTmasing-masing akan

dibuatkan NIM sesuai urutan registrasi dan jurusan, urutan pembacaan NIM yaitu

Tahun Masuk + Kode Fakultas + Kodejurusan + No Urut

Pembuatan NIM akan secara otomatis dari sistem setelah calon mahasiswa melakukan

registrasi sehingga dapat terlihat NIM dengan no urut rendah adalah calon mahasiswa

yang registrasi lebih dahulu.

Pendataan NIM ini penting karena merupakan primary key yang digunakan pada

transaksi selanjutnya seperti data Nilai, Pengajuan Beasisa, data perpustakaan dan

wisuda. Data nim ini akan dikirim pula ke sistem EMIS dan FORLAP

27

6. Data Mahasiswa Baru Perjurusan

Gambar 4.11 Data rekap mahasiswa baru perjurusan

Rekap mahasiswa baru digunakan untuk melihat rombongan belajar yang mungkin agar

bisa memperkirakan jumlah kelas yang terpenuhi dan tidak penuh. Untuk jurusan Sosial

rombongan belajar yang sesuai dengan penilaian akreditasi adalah 40 mahasiswa

perkelas sedangkan untuk jurusan IPA jumlah mahasiswanya maksimal 30 perkelas.

Rekap jumlah mahasiswa perjurusan juga digunakan untuk kuota kelulusan SPMB

mandiri sehingga dapat memenuhi target perolehan mahasiswa. Jumlah mahasiswa

setiap tahunnya secara penilaian yang baik adalah stabil atau kecenderungan naik,

sehingga institut tidak boleh melakukan pemotongan kuota kecuali dengan alasan yang

mendesak.

28

7. Monitoring Mahasiswa Baru

Gambar 4.12 Data monitoring Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru

Pihak manajemen dapat memantau aktifitas sistem penerimaan mahasiswa baru

melalui menu monitoring SPMB sehingga dapat melihat jumlah pendaftar dari setiap

jalur masuk, jumlah yang lulus dan jumlah yang registrasi dari seluruh jalur masuk. Hal

ini dapat digunakan untuk menentukan kebijakan atau strategi pengembangan

kampus yang akan datang. Juga dapat melihat animo dari masyarakat akan jurusan

yang diminati, jika jurusan itu banyak diminati maka institut berkewajiban untuk

memberikan pelayanan terbaik sesuai dengan ekspektasi calon mahasiswa dengan

cara misalnya memperbaiki fasilitas umum, ruang kelas dan sebagainya.

Tetapi jika animo masyarakat turun pada jurusan tertentu maka institut wajib

mensosialisasikan profil jurusan tersebut, prospek kerja dan meningkatkan anggaran

marketing untuk jurusan tersebut agar lebih dikenal oleh masyarakat. Turunnya animo

masyarakat tidak saja ditunjang oleh sempitnya lapangankerja dibidang tersebut

tetapi juga karena minimnya informasi yang diterima masyarakat tentang jurusan

tersebut.

29

8. Data Stambuk mahasiswa

Gambar 4.13 Bukti Registrasi mahasiswa baru secara online

Bukti pendaftaran mahasiswa baru dapat dicetak secara mandiri oleh calon

mahasiswa baru dan dikumpulkan sebagai arsip stambuk untuk bagian

kemahasiswaan.

Data bukti registrasi berisi informasi lengkap tentang biodata mahasiswa, data

sekolah asal, tahun masuk, jurusan, data orang tua seperti penghasilan dan

alamatnya. Data data ini sangat diperlukan untuk integrasi pelaporan data EMIS

dan FORLAP PDDIKTI. Pengisian secara mandiri oleh calon mahasiswa lebih efektif

dan mengurangi human error jika dilakukan oleh staf. Data yang terhimpun dari

pengisian biodata ini pun begitu lengkap dan cepat karena dilakukan secara mandiri

oleh calon mahasiswa. 1500data dapat diperoleh dalam 1 hari, bandingkan jika

data tersbut dalam bentuk kertas isian, akan memerlukan banyak SDM dan biaya

untuk proses input data tersebut.

30

4.4 Registrasi

Registrasi Merupakan proses pengaktifan status mahasiswa yang sebelumnya

diakhir semester dinonaktifkan. Setiap awal semester mahasiswa wajib melakukan

registrasi ulang untuk menentukan keaktifan status. Mahasiswa dapat mengajukan

cuti atau meneruskan studinya.

Alur proses registrasi sebagai berikut Pembuatan Tagihan Pembayaran

Registrasi Aktivasi

Gambar 4.14 Form upload Tagihan Pembayaran

Bagian keuangan akan menyiapkan tagihan dan diupload kesistem melalui menu

upload tagihan. Data yang diupload harus sesuai format yang dibutuhkan yaitu

berisi data kodebiler+NIM/PIN, Data NIM/PIN, Nama, Tahun Akademik,

PeriodeOpen dan PeriodeClose, ID KodeBiler dan Jumlah pembayaran.

Periode Open adalah waktu dimulainya

31

Gambar 4.15 Data tagihan yang masih aktif

Data tagihan yang telah diupload bagian keuangan ke aplikasi akan terhapus secara

otomatis saat mahasiswa telah membayar tagihan melalui bank yang ditunjuk.

Tetapi jika belum dilunasi maka tagihan akan tetap muncul pada menu mahasiswa

dan juga akan muncul pada menu bagian keuangan sebagai piutang.

Dari menu ini pula data tagihan dapat diedit besarannya jika ada kesalahan pada

saat upload dan juga dapat validasi manual dengan cara mengetik link lunas

kemudian upload berita acara pelunasan piutang tersebut.

Data yang merupakan pembayaran lebih dari satu semester diberi tanda merah

untuk menunjukan bahwa jumlahnya lebih besar dari seharusnya.

Data sisa tagihan dapat didownload ulang dan ditagihkan kembali ke bank jika ada

kebijakan perpanjangan masa pembayaran registrasi, data diterima oleh bank

sebelum jam 12 siang akan bisa aktif esok hari di hari kerja, tetapi jika upload

melebihi jam 12 akan bisa diaktifkan dua hari kemudian.

32

Gambar 4.16 Informasi tagihan pada menu mahasiswa

Untuk mempermudah mahasiswa dalam melakukan registrasi maka tagihan dan

kodebiler dapat dilihat pada menu home mahasiswa pada saat mendaftar.

Mahasiswa non aktif tidak dapat melakukan transaksi akademik seperti pengisian

KRS, melihat KHS dan juga tidak dapat melakukan kegiatan perkuliahan.

Disebelah kanan terdapat keterangan posisi pembayaran apakah masih bisa

ataukah sudah terlambat. Jika sudah terlambat maka mahasiswa tidak dapat lagi

melakukan pembayaran yang artinya secara akademik mahasiswa tersebut non

aktif atau dipaksa untuk cuti. Besar pembayaran untuk cuti paksa adalah

pembayaran normal seperti biasa. Agar pembayaran tidak terlalu besar maka

mahasiswa wajib merencanakan masa cuti nya jangan sampai dipaksa untuk cuti.

Mahasiswa semester 9 dan seterusnya yang tidak registrasi maka tidak dapat

melanjutkan bimbingan skripsi dan tidak dapat mengikuti ujian munaqosah yang

akibatnya tidak dapat ikut wisuda sehingga seluruh mahasiswa yang masih ingin

aktif wajib melakukan registrasi dan mengisi Kartu Rencana Studi(KRS).

33

Gambar 4.17 Konfersi UBP menjadi file xls

Data laporan pembayaran yang diemail oleh bank masih dalam keadaan terenkripsi

dengan enkripsi MT940, tujuannya adalah agar email tersebut tidak dapat langsung

terbaca oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Untuk membuka email tersebut

harus dikonfersi dengan aplikasi UBP Converter yang diberikan oleh Bank.

Hasil Konfersinya sebagai berikut :

Gambar 4.18 Hasil Konfersi UBP dengan MT940

34

Gambar 4.19 Upload Data hasil konfersi UBP ke sistem

Data xls hasil konfersi dari UBP converter masih belum bisa terbaca secara

langsung dan masih belum bisa direkapitulasi secara langsung, untuk itu dilakukan

konfersi tahap dua dengan menggunakan aplikasi smartcampus. Data diupload

melalui form seperti pada gambar dan akan menghasilkan data sebagai berikut :

Gambar 4.20 Konfirmasi Data UBP

Data ditampilkan untuk dikonfirmasi jika benar maka klik konfirmasi dan data akan

disimpan pada sistem dan dieksekusi sesuai respon dari kodebiler.

35

Gambar 4.21 Rekap data pembayaran sesuai dengan kodebiler

Rekap data pembayaran memilah data pembayaran berdasarkan kodebiler

pembayaran. Rekap Pembayaran ditampilkan pada tiap semester aktif dan dapat

dilihat detil dari pembayaran. Jumlah pembayaran tiap semester dapat dikontrol

disesuaikan dengan laporan bank.

Gambar 4.22 Data pembayaran per hari

Data pembayaran dapat dicek pada laporan pembayaran perhari, pada menu

tersebut jumlah pembayaran tiap hari dapat diketahui dan detil data pembayaran

juga dapat dilihat.

36

Gambar 4.23 Data Laporan per Tanggal

Data laporan pertanggal adalah detil dari pembayaran yang dikonfirmasikan

melalui email oleh bank, data pembayaran ini diterima H+1 dari maksimum

pembayaran jam 23.59. Pembayaran dilakukan dari ATM atau melalui teller, bank

akan mengirimkannya laporan pembayaran yang terenkripsi melalui email pada

jam 4:00 wib dan akan dikonfersi oleh bagian keuangan pada jam kerja setiap jam

8 pagi.

Gambar 4.24 Data kodebiller Pembayaran

37

Data kodebiller pembayaran merupakan rumus yang dimiliki oleh bagian keuangan

untuk penagihan kepada mahasiswa rumus ini adalah baku sehingga tidak merubah

rumus kodebiller. Bank memberikan 99 rumus kodebiler dan untuk mempermudah

aplikasi kodebiler 1-9 tidak digunakan melainkan dari 10-99.

4.5 Setting Kurikulum

Gambar 4.25 Form Input SK perubahan kurikulum

Data kurikulum setiap 2-4 tahun wajib melakukan adabtasi terhadap perubahan dan

kebutuhan stakeholder sehingga akan ada perubahan, perubahan tersebut bisa dalam

penambahan matakuliah, perngurangan matakuliah, perubahan nama matakuliah,

perubahan sks matakuliah dan perubahan komposisi sks matakuliah. SK kurikululum

ditandatangani oleh ketua jurusan dan diketahui oleh dekan fakultas/Wakil dekan bidang

akademik.

38

Gambar 4.26 Data Seluruh matakuliah

Data seluruh matakuliah di jurusan dapat dilihat pada menu semua matakuliah

pada hak akses jurusan. Data matakuliah yang tidak digunakan dapat dihapus tetapi

matakuliah yang sudah digunakan tidak dapat dihapus karena berkorelasi dengan

table yang lain.

Matakuliah yang tidak digunakan dapat dinon aktifkan, sedangkan nama

matakuliah yang tidak lengkap dapat dilengkapi pada menu edit. Seluruh

matakuliah harus memiliki pembagian sks yang terdiri tatapmuka, praktikum,

praktek dan model simulasi. Matakuliah praktek adalah matakuliah yang tidak

terjadwal secara rutin seperti Skripsi, PPL.

Gambar 4.27 Tambah Matakuliah

39

Gambar 4.28 Data Matakuliah Aktif

Data matakuliah aktif adalah matakuliah yang digunakan pada tahun ajaran yang

sedang berlangsung, data ini akan muncul pada KRS mahasiswa yang dapat dipilihp

pada saat pengisian KRS secara online.

4.6 Setting Jadwal Perkuliahan

Gambar 4.29 Setting Jadwal Online

Untuk membuat jadwal online ada 3 langkah yang harus dilakukan yaitu siapkan

matakuliah aktif, Setting Matakuliah yang akan diajarkan dan Buat kelas matakuliah

yang berisi dosen dan jadwal perkuliahan.

40

4.7 Setting KRS Online

Gambar 4.30 Setting Kelas Kuliah

Jumlah kelas ditiap semester berbeda beda tiap jurusan tergantung jumlah rombel

yang diterima. Untuk set jumlah kelas dilakukan dengan cara mengisi jumlah kelas

dan klik tombol SET.

Gambar 4.31 Set Jadwal Perkuiahan

Data kelas yang telah dibuat kemudian diisi dengan data dosen, waktu perkuliahan

untuk tatap muka dan praktikum(jika ada) kemudian waktu UAS dan seterusnya,

jika kelas berlebih dan tidak digunakan maka bisa dihapus.

41

Gambar 4.32 Edit data kelas

Data edit kelas digunakan untuk setting dosen pengajar, jam mengajar dan ruang kelas.

Output dari edit data kelas adalah jadwal matakuliah dan dokumen dokumen kehadiran

dan hak akses untuk dosen disemester yang bersangkutan.

Jika data tidak disetting maka dosen tidak dapat upload materi, Cetak Kehadiran dan didak

dapat upload nilai, untuk itu setting dosen mata kuliah sangat penting agar administrasi

proses perkuliahan dapat berlangsung dengan lancar.

Untuk matakuliah berpraktikum wajib disetting jadwal tersendiri karena jadwal kuliahnya

pun tersendiri. Misalkan 3 sks terdiri dari 1 sks tatapmuka dan 2 sks praktikum maka akan

terjadwal 2 kali yaitu tatap muka dan praktikum.

42

4.8 Setting Data Perwalian

Gambar 4.33 Data perwalian Mahasiswa

Data perwalian adalah rekap mahasiswa yang menjadi bimbingan akademik setiap

dosen, setting dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu melalui menu mahasiswa secara

mandiri dan dengan melalui menu jurusan. Penentuan dosen pembimbing

akademik berdasarkan jumlah quota masing-masing pembimbig sehingga bisa

terbagi rata. Proses bimbingan dilakukan dengan tujuan mahasiswa memperoleh

gambaran dan dievaluasi oleh dosen pembimbing dari sisi prestasi ataupun

konsultasi tentang matakuliah yang diambil. Bimbingan saat ini masih

menggunakan kertas bimbingan tetapi setelah diresmikan maka akan bisa

digunakan pencatatan bimbingan secara digital sehingga mempermudah pada saat

akreditasi.

43

Gambar 4.34 Data detil mahasiswa perwalian

Dosen pembimbing akademik dapat melihat biodata mahasiswa yang dibimbing

serta dapat melihat laporan akademik sehingga dapat memberi nasehat. Dengan

aplikasi ini pula dosen pembimbing akademik dapat chatting sehingga tidak

terbatas bertemu diawal semester tetapi dapat juga dibimbing secara virtual

melalui smartcampus.

Seluruh data terekam sehingga ketua jurusan, dekan dan rektor dapat pula melihat

kinerja dosen yang bimbingan dengan mahasiswanya. Ini pun untuk mengontrol

aktifitas dosen.

Gambar 4.35 Pemilihan dosen pembimbing akademik

44

4.9 Proses KRS Online Mahasiswa

Gambar 4.36 Form KRS Online

Setelah staf jurusan setting KRS maka akan ditampilkan Form KRS Online pada

menu mahasiswa, mahasiswa dapat memilih KRS sesuai dengan kelas yang telah

ditetapkan oleh jurusan. Mahasiswa tidak diperkenankan lintas kelas kecuali

mengulang, ketentuan kelas diatur oleh jurusan masing-masing. Pada awal form

semua pilihan defaultnya adalah belum memilih kemudian mahasiswa memilih

matakuliah dan kelasnya. Jumlah SKS yang dapat diambil untuk semester 1 dan 2

adalah paket sedangkan untuk semester 3 dan seterusnya ditentukan oleh indek

prestasi semester (IPS). Mahasiswa maksimum dapat mengambil 24 sks, lebih dari

itu maka otomatis akan tertolak oleh sistem.

45

Gambar 4.37 Konfirmasi pemilihan matakuliah dan kelas pada KRS Online

Sebelum disimpan sistem akan memberikan konfirmasi pada mahasiswa untuk

mengecek kembali apakah data yang dipilih sesuai dengan yang dimaksud. Baik dari

sisi matakuliah maupun kelas yang dipilih, jika salah memilih maka mahasiswa

dapat mengulang kembali pemilihan matakuliah dan kelas. Jika telah sesuai maka

mahasiswa dapat menyimpan data Kartu rencana studi yang dipilih kedalam

database. Data ini akan menjadi daftar hadir dan draf nilai dosen. Mahasiswa yang

tidak mengisi KRS maka tidak ada dalam daftar hadir dan tidak dapat pula dinilai

oleh dosen.

46

Gambar 4.38 Cetak kartu Rencana Studi

Data yang telah disimpan kemudian dicetakoleh mahasiswa untuk divalidasi oleh dosen

pembimbing dan ketua jurusan. Hasil data yang telah divalidasi dikumpulkan dijurusan

setelah dicopy sebagai arsip mahasiswa dan jurusan sebagai bukti transaksi pengambilan

matakuliah. Arsip ini penting untuk bukti jika terjadi kesalahan sistem.

Mahasiswa tidak dapat menghapus matakuliah jika waktu KRS telah habis, perubahan KRS

dilakukan melalui permohonan ke jurusan. Hal ini bertujuan agar data yang telah diambil

mahasiswa tidak berubah ubah dan jurusan memegang kontrol penuh terhadap data kartu

rencana studi mahasiswa ini.

Data kartu rencana studi yang diterima dari mahasiswa diarsip tiap semester sebagai bukti

fisik arsip rencana studi untuk keamanan dan untuk data dukung saat visitasi akreditasi.

47

4.10 Monitoring KRS Online

Gambar 4.39 Monitoring KRS Online

Staf jurusan wajib memantau proses KRS online yang dilakukan oleh mahasiswa

dengan cara masuk ke menu monitoring KRS, pada menu tersebut ditampilkan

seluruh data mahasiswa yang telah melakukan proses KRS, ini dapat dibandingkan

dengan data mahasiswa yang aktif jumlahnya haruslah sama. Jika tidak sama maka

jurusan wajib mengumumkan kepada seluruh mahasiswa untuk segera KRS secara

online. Jika jumlah yang KRS telah sama dengan jumlah mahasiswa aktif maka staf

jurusan dapat memulai pencetakan daftar kehadiran. Daftar kehadiran dapat

dicetak melalui tiga menu yaitu menu jurusan, menu dosen dan menu mahasiswa.

Mahasiswa yang terlambat dapat mencetak secara mandiri daftar kehadirannya

atau dosen juga dapat mencetak daftar kehadiran mahasiswa secara mandiri.

48

Gambar 4.40 Data KRS per matakuliah per kelas

Staf jurusan pun dapat memantau KRS tiap kelas, proses ini dilakukan untuk memantau

kelas yang berlebih agar bisa dipindahkan supaya tidak melebihi kapasitas kelas yang

berakibat mengurangi kenyamanan saat belajar.

Untuk membantu mahasiswa memilih kelas alangkah baiknya jurusan membuat aturan

tertulis untuk mengatur kelas mahasiswa agar mahasiswa jelas posisi kelasnya kecuali

mahasiswa yang mengulang atau mengambil matakuliah diatasnya itu harus koordinasi

dengan jurusan.

49

Gambar 4.41 Menambah dan menghapus KRS mahasiswa dari menu jurusan

Staf jurusan dapat menambahkan mahasiswa aktif dikelas yang dituju dan juga

dapat menghapus mahasiswa dikelas yang tidak diinginkan dengan catatan nilai

mahasiswa belum ada. Jika ada nilainya maka menu hapus otomatis hilang karena

berelasi dengan tabel nilai. Jadi jika ada kelas yang melebihi kapasitas dapat

dihapus secara manual dan dipindahkan ke kelas yang masih kosong.

Menu ini sangat berguna untuk menjaga kestabilan jumlah mahasiswa dalam satu

kelas. Untuk matakuliah skripsi dan PPL hendaknya ditulis cukup dalam satu kelas

untuk mempermudah bagian PPL mengisi nilai, karena nilai PPL dan Skripsi bukan

nilai perkelas tapi per mahasiswa dengan tatacara belajar praktek.

50

4.11 Cetak Dokumen Perkuliahan

Gambar 4.42 Form Cetak Dokumen Perkuliahan

Dokumen dokumen perkuliahan yang dapat dicetak pada menu ini antara lain :

1. Dokumen kehadiran tatap muka mahasiswa

2. Dokumen kehadiran praktikum mahasiswa

3. Dokumen kehadiran dosen

4. Dokumen nilai quiz/tugas

5. Dokumen nilai ujian tengah semester

6. Dokumen nilai akhir

Dokumen tersebut dapat dicetak sesuai kebutuhan. Staf jurusan dapat mencetak

seluruh dokumen saat setting jadwal telah dibuat dan mahasiswa telah mengisi

KRS secara online.

51

Gambar 4.43 Daftar hadir mahasiswa

Daftar hadir mahasiswa ditulis 16 kali pertemuan dapat dicetak mandiri oleh

mahasiswa maupun dosen dan dapat pula dicetak oleh jurusan. Data dokumen

haruslah telah diisi nama dosen, jadwal mengajar,dan ruangannya. Data ini akan

otomatis dilihat pada menu mahasiswa dan menu publik sehingga seluruh orang

dapat melihat jadwal perkuliahan secara online dan dapat melihat kelas yang tidak

terisi.

52

Gambar 4.44 Daftar kehadiran dosen

Daftar kehadiran dosen adalah tatapmuka dosen dengan mahasiswa, pada

dokumen tersebut harus diisi materi yang diajarkan pada tatap muka tersebut,

jumlah mahasiswa yang hadir dalam perkuliahan.

Sedang dikembangkan daftar hadir dosen secara online hanya menunggu regulasi

apakah memungkinkan atau tidak. Jika dionlinekan maka dosen dapat mengisi

materi yang diajarkan secara online sehingga ketua jurusan, dekan dan rektorat

dapat melihat aktifitas akademik secara realtime tanpa harus menunggu selesainya

semester. Pengisian daftar hadir dosen secara online memungkinkan menganalisis

rata-rata jumlah mahasiswa tiap kehadiran, dosen yang mengajar tepat waktu atau

tidak dan lainnya.

53

4.12 Data Mahasiswa

Gambar 4.45 Menu data SDM

Data menu sumber daya manusia dibagi menjadi berapa group menu yaitu

1. Data jurusan yang isinya data staf, data dosen jurusan dan dosen homebase.

2. Data Calon mahasiswa isinya data yang daftar, data yang lulus dan data yang

registrasi.

3. Data Mahasiswa isinya data seluruh mahasiswa, data mahasiswa aktif, data

mahasiswa cuti, data mahasiswa lulus dan data mahasiswa non aktif.

54

Gambar 4.46 Data seluruh mahasiswa

Menu data seluruh mahasiswa jurusan digunakan oleh jurusan untuk :

1. Melihat data seluruh mahasiswa,

2. Mencari mahasiswa,

3. Memperbaiki data mahasiswa,

4. Mereset password mahasiswa,

5. Melihat detil mahasiswa

6. Melihat transkrip mahasiswa

55

Gambar 4.47 Rekap data perjurusan

Data rekap mahasiswa pertahun perjurusan dapat dilihat pada menu akademik

rektorat. Akademik Rektorat dapat melihat jumlah masing-masing jurusan dan

rekap berdasarkan jenis kelamin dan berdasarkan jenis masuk reguler atau

pindahan.

Data ini digunakan untuk borang akreditasi standar 3 dimana jumlah perprodi

dapat dilihat serta bisa dilihat detil datanya.

56

4.13 Draft Nilai Dosen

Gambar 4.48 Draft Nilai format xls

Jurusan dapat membantu dosen dalam mendapatkan data file xls walaupun dalam

menu dosen pun telah disiapkan untuk bisa didownload mandiri. Data format xls

yang disiapkan sudah termasuk rumus yang berlaku sesuai pedoman akademik.

Dosen dapat merubah rumus yang berlaku asalkan disepakati pada saat kontrak

belajar dengan mahasiswa pada pertemuan pertama. Secara umum nilai terdiri dari

kehadiran, tugas, UTS dan UAS.

57

Gambar 4.49 Drat nilai format xls

Data nilai beserta rumusnya telah disediakan oleh aplikasi sehingga dosen hanya

perlu memindahkan nilai kehadiran, tugas, UTS dan UAS maka huruf mutu akan

muncul secara otomatis dan setelah lengkap langkah berikutnya dosen atau staf

jurusan dapat mengaploadnya ke aplikasi smartcampus.

58

4.14 Proses Nilai Akhir

Gambar 4.50 Form upload nilai akhir mahasiswa

Data nilai dapat diupoad secara mandiri oleh dosen matakuliah atau oleh lembaga

yang diberi wewenang untuk upload nilai. Jika dosen tidak dapat melakukannya

maka staf jurusan pun dapat mengupload nilai. Terdapat 2 macam cara upload nilai

yaitu dengan cara mengupload file template xls yang telah diisi atau manual

mengisi satu persatu nilai mahasiswa. Cara pertama sangatlah efektif karena hanya

1 kali pekerjaan, sedangkan cara 2 memakan waktu yang cukup lama.

Untuk edit data nilai dapat dilakukan dengan upload ulang nilai. Setiap perubahan

data akan tercatat oleh sistem sebagai log untuk menjaga keamanan sistem dari

penggantian data oleh orang yang tidak bertanggung jawab.

59

Gambar 4.51 Konfirmasi data nilai mahasiswa

Data yang diupload dalam format xls akan dibaca dari baris ke 12, untuk

memvalidasi data yang diupload diberikan menu konfirmasi untuk mengecek

apakah data yang telah diisi sudah sesuai dengan aslinya atau belum, jika masih

salah maka klik back untuk ulangi penguploadan nilai. Pastikan jumlah yang

diupload sama agar tidak merugikan mahasiswa.

Data kelas yang telah diupload akan ditandai sehingga jurusan dapat mengetahui

kelas mana yang belum dinilai.

60

Gambar 4.52 Jadwal Kuliah Dosen

Jadwal Perkuliahan dapat diakses melalui menu dosen dengan memilih link proses

akademik maka akan ditampilkan jadwal perkuliahan yang didalamnya terdapat :

1. Upload materi : Merupakan link untuk upload materi yang akan diajarkan oleh

dosen pada semester yang berjalan, data yang diupload dari mulai pertemuan

pertama hingga pertemuan akhir.

2. Draft Nilai : Merupakan link download file xls untuk mempermudah pengolahan

data nilai akhir perkuliahan.

3. Upload Nilai : Merupakan link untuk upload nilai dari file xls ke database agar

bisa dibaca oleh mahasiswa dalam bentuk kartu hasil studi.

4. Lihat Nilai : merupakan link untuk pengecekan kembali data nilai

akhir/hurufmutu yang telah diberikan.

Waktu untuk upload nilai sampai data semester selanjutnya dimulai, jadi saat

semester baru belum berjalan maka perbaikan nilai masih dimungkinkan oleh

dosen, hanya saja penilaian indeks kinerja dosen akan turun diakibatkan ket tidak

61

taatan pengumpulan nilai akhir mahasiswa yang bisa berakibat pada terhambatnya

pelaporan forlap dan pelaporan-pelaporan eksternal lainnya.

Gambar 4.53 Data Nilai mahasiswa di semester tertentu

Data nilai dapat dicek kembali oleh dosen yang bersangkutan agar saat ada nilai

yang salah dapat diperbaiki kembali. Setelah masa upload nilai selesai dosen tidak

dapat memperbaiki data nilai. Hak akses untuk mengelola nilai diluar tahun

akademik ada pada fakultas. Hal ini bertujuan untuk melindungi data dari

kecurangan pengubahan nilai diluar waktu perkuliahan yang merupakan tindakan

ilegal.

62

4.15 Data Nilai Mahasiswa

Gambar 4.54 Data Nilai Mahasiswa

Data nilai yang dapat dikelola oleh jurusan adalah data nilai semester yang sedang berjalan,

data nilai yang sedang berjalan dapat diedit ataupun ditambah. Seluruh kegiatan yang

dilakukan oleh jurusan akan dicatat dalam log sistem agar dapat dipertanggung jawabkan

dikemudian hari.

Data log ini dapat dilihat oleh seluruh user yang akses smartcampus sehingga dapat sama

sama memantau pengguna aplikasi smartcampus. Tidak ada pekerjaan yang tidak

terpantau oleh smartcampus. Pada data nilai mahasiswa terkadang ada data mahasiswa

yang hilang ini dikarenakan oleh dua hal yang pertama user menghapus data tersebut atau

hilang karena crash database. Untuk menanggulanginya diberikan menu KRS Hilang yang

dapat menambah matakuliah beserta nilainya.

63

Gambar 4.55 Menambah matakuliah yang hilang

Jika ada mahasiswa yang hilang data nilainya maka dapat ditambahkan melalui

menu jurusan dengan cara mencari nama mahasiswa, dan tahun ajaran

perkuliahan. Jika terjadi kesalahan penggunaan menu ini maka bisa menghubungi

staf fakultas untuk mengedit atau menghapus data yang salah.

Prosedur pengolahan data tidak pada satu unit untuk menerapkan sistem

pengendalian internal (SPI) agar tidak terjadi kecurangan maka setiap perubahan

data harus mendapat persetujuan hak akses yang lebih tinggi.

Seluruh perbahan data dapat diketahui sehingga tidak dapat sembunyi sembunyi

melakukan perbahan data, ini untuk antisipasi permintaan perubahan data secara

ilegal. Data log akan mencatat tanggal, jam, nip dan aktifitas user serta data yang

diganti.

64

Gambar 4.56 Transkrip Nilai Perkuliahan Non Transfer pada menu fakultas

Staf fakultas dapat melihat seluruh nilai transaksi nilai yang ada dijurusan.

Perubahan data hanya dapat dilakukan pada staf fakultas. Itupun harus mengisi

berita acara perubahan agar tidak sembarangan mengubah data.

Data yang berubah akan tersimpan pada log sistem, untuk menghapus data user

fakultas akan diberi konfirmasi pertanyaan yang menegaskan apakah data akan

dihapus, tujuannya adalah agar user fakultas secara sadar melakukan penghapusan

data.

65

Gambar 4.57 Form edit nilai mahasiswa

Data nilai mahasiswa dapat diubah dengan menyertakan alasan perubahan, user

yang melakukan perubahan pun akan disimpan dalam data nilai dan data log,

seluruh perubahan dapat dimonitoring bersama agar tidak ada kecurangan

perubahan nilai.

Data nilai yang berubah itu dikarenakan dosen salah memberikan nilai bukan nilai

hasil perbaikan. Perbaikan nilai tidak dapat dilakukan jika nilai sudah diupload,

perubahan nilai dapat dilakukan dengan cara cara yang resmi yaitu melalui

semester pendek/antara yang dilakukan setelah pelaksanaan semester genap.

Semester pendek dilakukan melalui prosedur yang tersistem karena data akan

dilaporkan ke forlap.

66

Gambar 4.58 Konfirmasi Hapus Data

Data nilai yang salah dapat dihapus oleh staf fakultas. Data yang salah bukan disebabkan

perubahan data akibat mengulang atau semester pendek tetapi memang data tersebut

benar-benar salah. Jika data ganda akibat pengulangan atau semester pendek maka nilai

mahasiswa dapat diinvalidasi sehingga tidak dihitung dalam jumlah sks dan tidak

mempengaruhi IPK.

Data perubahan akibat semester pendek tidak boleh dihapus karena akan menghilangkan

history dari nilai mahasiswa. Ini akan mengubah indeks prestasi semester mahasiswa.

Indeks prestasi semester mahasiswa dilaporkan secara berkala ke website forlap dikti dan

emis kemenag. Jika data kita berubah-ubah maka akan merusak pelaporan data forlap dan

emis.

67

4.16 Konversi Nilai Mahasiswa Pindahan

Gambar 4.59 Data nilai hasil konversi

Mahasiswa pindahan baik pindahan internal maupun eksternal harus mendapat ijin

dari jurusan yang dituju, bukti persetujuan ini tidak hanya surat keterangan tetapi

jumlah dan matakuliah apa yang diakui oleh jurusan yang baru. Kodematakuliah

dan sks disesuaikan dengan jurusan yang baru. Tidak seluruh matakuliah diakui oleh

jurusan yang baru, hanya matakuliah umum yang biasanya diakui oleh jurusan yang

baru. Matakuliah yang telah diakui kemudian ditanda tangani oleh ketua jurusan

untuk diarsipkan, data yang telah ditanda tangani diinputkan oleh staf jurusan ke

aplikasi smartcampus. Mahasiswa pindahan biasanya kuliah tersebar diseluruh

semester karena mungkin ada beberapa matakuliah yang telah diambil. Untuk

mempermudah pengambilan matakuliah biasanya diawal kuliah sudah mendapat

petunjuk dari ketua/sekretaris jurusan mengenai gambaran matakuliah yang harus

68

diambilnya atau sisa matakuliah yang wajib diambil oleh mahasiswa pendahan

tersebut. Mahasiswa yang pindah harus mengikuti ketentuan akademik dan

keuangan universitas yang baru.

Gambar 4.60 Form transfer nilai pindahan/konversi nilai

Data nilai yang ditansfer hanya berlaku untuk mahasiswa pindahan sedangkan

untuk mahasiswa yang bukan pindahan tidak dapat menggunakan form ini untuk

memasukkan nilai. Untuk mahasiswa bukan pindahan dalam menambahkan

matakuliah harus melalui menu KRS Hilang. Form trasnfer nilai pindahan/konversi

dilakukan hanya untuk mahasiswa dengan jenis P (pindahan). Jenis mahasiswa

menurut forlap dibagi menjadi 2 yaitu baru (B) dan pindahan (P).

Mahasiswa pindahan ditulis dengan nim sesuai tahun pindahannya bukan

mengikuti jurusan yang lama, aturan ini selaras dengan aturan yang ada di borang

akreditasi.

69

Gambar 4.61 Input Nilai konversi

Selain matakuliah, nilai yang diakui pun wajib diinputkan sehingga bisa digunakan

untuk menghitung IPK mahasiswa. Data transkrip nilai dihitung dari nilai hasil

perkuliahan dan nilai hasil konversi. Penggabungan ini akan didapatkan sebuah

transkrip nilai. Nilai yang ditampilkan tiap semester disebut kartu hasil studi

merupakan nilai yang diambil setiap semester, gabungan nilainya disebut indeks

prestasi semester. IP dan IPK merupakan hasil dari aktifitas kuliah mahasiswa yang

wajib dilaporkan tiap semester ke forlap PDDIKTI dan emis Kemenag.

70

4.17 Validasi Surat Keterangan Pendamping Ijasah

Gambar 4.62 Data nilai relevansi surat keterangan pendamping ijazah

Surat keterangan pendamping ijazah adalah keterangan kegiatan atau prestasi

mahasiswa yang dilampirkan selain ijazsah, nilai minimumnya ditentukan oleh

jurusan masing-masing. Mahasiswa diwajibkan memenuhi syarat minimum untuk

daftar sidang munaqosah. Data nilai bervarisasi dan ada yang relevan dan tidak

relevan. Mahasiswa yang menginputkan data harus disertai bukti dan akan

divalidasi oleh jurusan kebenaran dari data tersebut. Pengumpulan SKPI membantu

penilaian untuk akreditasi karena prestasi mahasiswa merupakan salah satu

penilaian di borang akreditasi BAN PT.

71

4.18 Pengajuan Proposal Skripsi

Gambar 4.63 Rekap Pengajuan proposal Skripsi

Mahasiswa mengajukan proposal skripsi sesuai dengan wilayah kajian yang telah

ditentukan. Tujuan dari aplikasi ini adalah agar mahasiswa terbagi kedalam wilayah

kajian yang berbeda sehingga penelitian yang dihasilkan lebih bervariasi tidak

monoton pada satu topik bahasan. Setiap wilayah kajian diberi dosen pengampu

wilayah kajian sesuai dengan penelitian yang dilakukan dosen tersebut.

Jurusan biasanya membagi tema skripsi menjadi beberapa wilayah kajian sesuai

dengan visi dan misi program studi.

Rekap pengajuan proposal dapat memantau mahasiswa tiap angkatan yang belum

mengajukan proposal penelitian sehingga dapat dibantu untuk diingatkan. Dengan

mengetahui data mahasiswa yang belum maka fungsi dari dosen pembimbing

akademik pun dapat dimaksimalkan.

72

Gambar 4.64 Data proposal pengajuan tiap angkatan

Data pengajuan proposal penelitian dapat dilihat pada menu jurusan, data tersebut

berisi judul proposal, wilayah kajian dan topik wilayah kajian serta disertai file ACC

dan proposal penelitian.

Pengajuan mahasiswa akan ditindaklanjuti dengan seminar proposal penelitian,

hasil dari seminar tersebut adalah dilanjutkan penelitiannya dengan diberikan

dosen pembimbing skripsi atau tidak diluluskan yang artinya mahasiswa harus

melakukan pengajuan proposal ulang dan seminar ulang.

Staf jurusan dapat mengedit judul skripsi yang dianggap tidak sesuai atau meminta

mahasiswa untuk mengulangi pendaftaran proposal penelitian.

73

4.19 Pengajuan Sidang Munaqosah

Gambar 4.65 Data Munaqosah per Tahun Anggaran

Data pengajuan sidang munaqosah tiap gelombang dipantau oleh jurusan. Dari data

pengajuan munaqosah maka akan diset jadwal sidang dan dosen pengujianya. Setelah

dilakukan sidang munaqosah data nilai dapat dimasukkan dan pada menu jurusan dapat

dimonitoring jumlah data yang telah dinilai dan yang belum dinilai. Dengan aplikasi pengajuan

sidang munaqosah secara online ini sangat memudahkan staf jurusan dalam mempersiapkan

daftar kehadiran dan penilaian hasil sidang serta efisien dalam biaya pengerjaan dan cetaknya

karena proses input data dilakukan oleh mahasiswa masing-masing.

74

Gambar 4.66 Data pengajuan munaqosah

Data pengajuan sidang munaqosah disertai dengan data cover skripsi yang telah

disetujui/ACC dosen pembimbing, tanpa persetujuan dosen pembimbing maka

pengajuan akan ditolak dan harus upload cover skripsi yang telah ditanda tangani

dosen pembimbing.

Gambar 4.67 Setting jadwal sidang munaqosah

Jika pengajuan diterima maka dilakukan proses setting penguji sidang, Gelombang

Ujian dan tanggal munaqosah. Tanggal munaqosah lebih dari bulan juli maka

75

mahasiswa wajib melakukan registrasi, atau melebihi bulan februari wajib

melakukan registrasi.

Gambar 4.68 Tolak pedaftaran munaqosah

Data pengajuan sidang munaqosah yang tidak sesuai dapat ditolak dengan disertai

alasan penolakan agar mahasiswa dapat melakukan pengajuan ulang.

Mahasiswa yang dapat mengajukan sidang munaqosah hanyalah mahasiswa aktif

sehingga mahasiswa yang tidak aktif atau cuti tidak dapat mengajukan sidang

munaqosah.

76

Gambar 4.69 Filter data sidang munaqosah

Untuk mempermudah melihat data sidang munaqosah, diberikan aplikasi untuk

menyaring data munaqosah berdasarkan tahun anggaran dan gelombang yang

diurutkan descending.

Data yang ditampilkan dapat diedit dan dapat diberi penilaian, dengan cara ini

sangat mempermudah staf jurusan dalam memberi penilaian hasil sidang

munaqosah. Setiap gelombang sidang munaqosah diikuti oleh 10 mahasiswa yang

dilakukan dari jam 8:00 sampai jam 16:00. Jadwal sidang dumaqosah disusun oleh

staf jurusan, data berkas telah disiapkan 2 hari sebelum sidang munaqosah dimulai

sehingga dosen penguji diberi kesempatan untuk mereview hasil penelitian yang

telah dilakukan oleh mahasiswa.

77

4.20 Penilaian Hasil Sidang Munaqosah

Gambar 4.70 Penilaian hasil sidang munaqosah

Nilai hasil sidang munaqosah dapat diinput langsung setelah nilai dari dosen penguji

dikumpulkan ke staf jurusan. Nilai terdiri dari nilai pembimbing 1, nilai pembimbing 2, nilai

penguji 1 dan nilai penguji 2. Nilai gabungan pembimbing 1 dan pembimbing 2 merupakan

nilai proses bimbingan yang memiliki bobot prosentasi 60% sedangkan nilai penguji 1 dan

penguji 2 adalah nilai pengujian sidang dengan bobot 40%. Nilai mutu ditentukan oleh

sistem sesuai dengan pedoman akademik, jika nilai tidak memenuhi syarat minimal maka

nilai tidak dapat disimpan dan mahasiswa wajib untuk memperbaikinya dengan cara

melakukan sidang ulang.

78

4.21 Data Permohonan Perbaikan Data

Gambar 4.71 Permohonan perbaikan biodata

Mahasiswa wajib mengisi data secara lengkap karena data mahasiswa terintegrasi dengan

data emis dan forlap. Jika mahasiswa tidak mengisi data dengan lengkap maka mahasiswa

wajib melengkapi dan melakukan permohonan perbaikan data. Data yang telah diperbaiki

akan terkirimke staf jurusan untuk divalidasi.

Data yang diberikan merupakan data dasar yang terdiri dari biodata, data sekolah asal, dan

data orang tua. Data yang diupload harus disertai dengan foto yang resmi. Data yang tidak

lengkap akan dikembalikan sampai mahasiswa melengkapi data dengan sebaik-baiknya.

Data yang sudah divalidasi tidak dapat diubah kembali kecuali meminta kepada jurusan

untuk invalidasi data sehingga menu update biodata terbuka kembali.

79

Gambar 4.72 PengajuanValidasi data

Data yang diajukan oleh mahasiswa akan divalidasi oleh staf jurusan jika data

memenuhi syarat dan ketentuan. Jika tidak memenuhi dapat diberi komentar

untuk diperbaiki. Ada 2 cara memberi komentar terhadap data mahasiswa yang

salah yaitu dengan komentar bebas dan dengan komentar terbatas. Komentar

bebas dilakukan untuk kasus data yang tidak ada pada komentar terbatas.

80

4.22 Data Dosen Jurusan

Gambar 4.73 Data dosen Jurusan

Data dosen jurusan adalah nama nama dosen yang mengajar pada program studi.

Staf jurusan dapat melihat dosen yang mengajar pada program studi dan dapat

menambahkan serta menghapus dosen yang mengajar pada program studi.

Pada menu ini pula staf jurusan dapat membantu dosen untuk reset password

dosen yang lupa. Data password yang lebih dari 20 karakter hanya dapat direset

oleh superuser.

81

4.23 Data Dosen Homebase

Gambar 4.74 Data homebase dosen

Homebase dosen di Sk kan oleh rektor, minimal jumlah dosen yang mengajar pada

program studi adalah 6 dosen dengan kualifikasi minimal S2. Dosen homebase

dilaporkan ke forlap dikti dan akan disetujui jika SK yang diuploadnya benar.

Homebase dosen sangat dibutuhkan untuk memperpanjang perijinan program

studi. Suatu program studi dapat dinonaktifkan jika tidak memiliki dosen yang

homebase dijurusan tersebut. Homebase dosen adalah unix sehingga dosen tidak

dapat memiliki homebase lebih dari satu jurusan.

82

4.24 Data Profil Jurusan

Gambar 4.75 Data profil Jurusan

Data profil jurusan digunakan untuk memperkenalkan visi dan misi serta identitas jurusan

ke masyarakat. Data ini pun digunakan pada borang akreditasi standar 1. Data profile

jurusan akan jadi alat marketing ke masyarakat. Dengan informasi yang lengkap sehingga

masyarakat tidak ragu memilih jurusan yang ada karena prestasi dan kualitas jurusannya.

Profile jurusan harus diupdate seiring perubahan data seperti pergantian ketua

jurusan/sekretaris jurusan, perubahan visi dan misi atau perubahan hasil akreditasi. Data

akreditasi TMTnya akan dijadikan early warning agar jurusan bersiap-siap dalam

menghadapi reakreditasi.

83

4.25 Data Profile Fakultas

Gambar 4.76 Data profil fakultas

Data profil fakultas yang telah diupdate akan ditampilkan pada menu home aplikasi

sehingga seluruh user dapat membacanya. Data pejabat terkait seperti dekan dan

wakil dekan akan otomatis masuk dalam form-form yang terkait dengan dekan dan

wakil dekan, Sehingga jika tidak diudate maka yang akan tampil pada form adalah

nama pejabat yang lama.

84

Gambar 4.77 Data mahasiswa perjurusan

Menu fakultas merupakan rekap dari data jurusan dibawahnya sehingga data di fakultas

akan sama dengan data dijurusan, dengan database yang terintegrasi hal ini dapat dengan

mudah dilakukan. Setiap perubahan dijurusan maka otomatis akan berubah puladata

rekap di fakultas sehingga informasi dapat lebih cepat dengan sistem terintegrasi.

Tugas dari fakultas adalah sebagai supervisor jurusan yang mengawasi pekerjaan yang ada

dijurusan, segala perubahan data hanya dilakukan pada level fakultas sebagai cara untuk

implementasi sistem pengawasan internal yang menjaga agar tidak terjadi tindak

kecurangan.

85

4.26 Data Pertanyaan ke Smartcampus

Gambar 4.78 Tanya Smartcampus

Permasalahan yang ada di Aplikasi SmartCampus berasal dari 2 hal seperti :

1. Belum pahamnya user menggunakan sistem

2. Kesalahan algoritma sistem atau belum adanya aplikasi yang dibutuhkan.

Untuk menjawab permasalahan tersebut, aplikasi smartcampus menyediakan

modul interaktif untuk bertanya ke sistem. Pertanyaan ini akan dijawab oleh

Teknikal Support Etunas Sukses Sistem selaku pengembangan Aplikasi

Smartcampus yang bertugas memberi informasi penggunaan dan membuat

rangkuman problem solving.

Setiap pertanyaan/ide akan ditampung dan didiskusikan oleh tim pengembang, jika

permasalahan menyangkut kebijakan maka akan dikoordinasikan dengan pejabat

terkait agar bisa terintegrasi dengan sistem.

Modul Aplikasi Tanya Smartcampus dapat dilihat oleh sesama user untuk

menghindari pertanyaan yang sama. Jadi sebelum bertanya user dapat melihat

history pertanyaan yang pernah dilakukan user lain sehingga tidak bertanya hal

yang sama.

86

Gambar 4.79 History Tanya Jawab dengan Smartcampus

Tanya jawab dengan smartcampus akan dicatat dalam log yang dapat dibaca oleh

seluruh user smartcampus.

User lain dapat juga ikut bertanya tentang hal yang sama sehingga dapat diskusi

secara virtual. Setelah permasalahan selesai dan dapat diselesaikan maka Teknikal

Support dari Etunas Sukses Sistem akan menutup tema tersebut dan permasalah

selesai.

Untuk tema baru user dapat mengajukan pertanyaan kembali, data data yang

terekam dalam log sistem dapat dijadikan pengembangan sistem dan dapat

didownload untuk kepentingan managemen.

87

4.27 Data Kegiatan

Gambar 4.80 Pengajuan Kegiatan

Kegiatan yang akan dilaksanakan dapat ditata dengan baik dengan menggunakan aplikasi ini

sehingga tidak bertabrakan antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya baik dalam hal

tempat kegiatan maupun peserta kegiatan.

Kegiatan yang belum dilaksanakan akan dijadikan rencana kegiatan yang dapat dilihat oleh

publik sedangkan kegiatan yang sudah dilaksanakan dapat dilihat sebagai laporan kegiatan.

Data kegiatan dapat dipilih kegiatan yang dipublish atau kegiatan rapat yang sifatnya internal

kampus. Seluruh data harus ditutup dengan laporan kegiatan, ini berguna untuk laporan

keuangan pada saat audit BPK.

DAFTAR PUSTAKA

Afriantoni, 2016. Isu-isu Kritis Dalam Pendidikan Tinggi : Sebuah Tinjauan Aktual terhadap

praktik pendidikan tinggi di Indonesia,Deepublish Yogyakarta.

Beynon–Davies, Paul (2003). Database Systems (3rd ed.). Palgrave Macmillan.

Bogue, Robert. Use S.M.A.R.T. goals to launch management by objectives plan. TechRepublic.

Doran, G. T. (1981). There's a S.M.A.R.T. way to write management's goals and objectives.

Management Review. AMA FORUM.

Poister, Theodore H. (2008). Measuring Performance in Public and Nonprofit Organizations.

John Wiley & Sons.

Raymond McLeod Jr, dan George P. Schell ; 2008; Sistem Informasi Manajemen edisi 10,

Penerbit Salemba Empat Jakarta.

Saluky,M.Kom adalah dosen tetap IAIN Syekh Nurjati Cirebon yang menjabat

sebagai Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data di IAIN Syekh

Nurjati Cirebon. Bersama dengan Tim Etunas Sukses Sistem Mengembangkan

Aplikasi SmartCampus yang tujuannya mengintegrasikan seluruh kebutuhan

yang ada di Perguruan Tinggi Secara Digital dari A to Z sehingga tidak ada satu

proses pun yang tidak tercatat dalam sistem.

Manajemen Data Perguruan tinggi dengan smartcampus adalah buku yang

menjelaskan tentang data perguruan tinggi, alur data perguruan tinggi dan

modul-modul yang digunakan dalam implementasi sistem informasi terintegrasi pada perguruan

tinggi. SMART artinya Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely bertujuan menjadikan

program smartcampus sebagai salah satu pengolah data perguruan tinggi yang membantu seluruh

aktifitas proses akademik yang paperless dan membantu manajemen dalam mangambil keputusan

karena dilengkapi modul Decision Support System yang menyediakan data bagi manajemen dalam

pengambilan keputusan.