Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Statistik Dalam Rangka Implementasi Sistem Statistik Nasional...

Running head: MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK 1

Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Statistik Dalam Rangka Implementasi

Sistem Statistik Nasional (Studi Kasus : Badan Pusat Statistik)

Novianto Budi Kurniawan

Institut Teknologi Bandung

Author Note

Novianto Budi Kurniawan, NIM. 23512176, Program Studi Magister Informatika Institut Teknologi Bandung (ITB) Opsi/Jalur Teknologi Informasi.

Paper ini merupakan studi kasus manajemen perubahan TI di Badan Pusat Statistik yang disusun dalam rangka memenuhi tugas akhir mata kuliah Manajemen Perubahan (EL 5223), Dosen : Dr. Ing. Ir. Suhardi, MT., MM., ERMCP.

Contact : [email protected] , [email protected]

MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK 2

Abstract

Duplikasi kegiatan statistik menimbulkan permasalahan didalam pelaksanaan Sistem Statistik

Nasional yang berakibat pada munculnya duplikasi data dan informasi statistik. Penyelenggaran

kegiatan statistik yang mengalami duplikasi tersebut akan berimbas pada pengelolaan metadata

statistik yang tidak standar sehingga akan menyebabkan terhambatnya proses dan upaya Badan

Pusat Statistik (BPS) dalam mewujudkan dan mengembangkan Sistem Statistik Nasional (SSN)

yang andal, efektif dan efisien. Dalam rangka mewujudkan dan mengembangkan SSN tersebut,

maka BPS menerapkan strategi manajemen perubahan kegiatan rujukan statistik sebagai panduan

penyelenggaran kegiatan statistik nasional dengan tujuan untuk menghindari terjadinya duplikasi

kegiatan statistik. Paper ini membahas studi kasus manajemen perubahan Teknologi Informasi

(TI) yang dilakukan oleh BPS dalam rangka implementasi perubahan kegiatan rujukan statistik

melalui penerapan Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA).

Keywords: Manajemen Perubahan, Rujukan Statistik, Sistem Statistik Nasional, SIRUSA


Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Statistik Dalam Rangka Implementasi

Sistem Statistik Nasional (Studi Kasus : Badan Pusat Statistik)

Introduction

Badan Pusat Statistik (BPS) merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementrian (LPNK)

yang bertanggung jawab didalam penyediaan data statistik dasar dan sektoral seperti diatur

didalam Undang-Undang Nomor 16 tahun 1997 tentang Statistik dan Peraturan Pemerintah

Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Statistik. Sesuai dengan amanat Undang-

Undang, BPS memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai koordinator seluruh kegiatan statistik

yang ada di Indonesia. Dengan demikian BPS seharusnya dapat dijadikan sebagai pusat rujukan

yang menyediakan layanan konsultasi, rekomendasi maupun informasi lengkap metadata seluruh

kegiatan statistik yang ada di Indonesia. Namun kenyataannya, penyelenggaraan kegiatan

statistik di Indonesia pada era tahun 1990-an sampai awal tahun 2000 mengalami permasalahan

duplikasi kegiatan statistik antara BPS sebagai koordinator penyelenggara seluruh kegiatan

statistik dengan Lembaga Pemerintah (Badan/Instansi/Kantor).

Beberapa kasus duplikasi kegiatan statistik yang pernah terjadi pada era tahun tersebut

adalah duplikasi kegiatan statistik data kependudukan antara BPS dengan Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil, duplikasi kegiatan statistik penghitungan Inflasi antara BPS dengan Bank

Indonesia dan duplikasi kegiatan statistik pertanian antara BPS dengan Dinas Pertanian. Kasus

duplikasi kegiatan statistik juga menjadi permasalahan tersendiri didalam internal BPS saat itu

dimana terjadi duplikasi metadata dan variabel statistik untuk beberapa survei statistik yang

diselenggarakan oleh BPS, yaitu antara Survei Statistik Upah Buruh dengan Survei Statistik

Industri serta antara Survei Statistik Struktur Upah dengan Survei Statistik Perkebunan dan

Tanaman Pangan (Subdit Rujukan Statistik BPS, 2013). Duplikasi kegiatan statistik merupakan


permasalahan utama yang dapat menghambatnya pelaksanaan Sistem Statistik Nasional di

Indonesia dan hal ini menjadi point kritis yang harus diselesaikan oleh BPS mengingat tanggung

jawab penyelenggaraan kegiatan statistik dan pengembangan Sistem Statistik Nasional

diamanatkan kepada BPS, sebagaimana tertuang pada Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1997

tentang Statistik pasal 3 dan 4. Oleh karena itu langkah dan strategi awal yang harus dilakukan

oleh BPS dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan statistik yang mendukung percepatan

pengembangan Sistem Statistik Nasional adalah dengan meminimalisir duplikasi kegiatan

statistik.

Sistem Statistik Nasional menuntut BPS untuk mewujudkan suatu tatanan yang terdiri

atas unsur-unsur kebutuhan data statistik, resources, metode, sarana prasarana, ilmu pengetahuan

dan teknologi, perangkat hukum, dan masukan dari Forum Masyarakat Statistik yang secara

teratur saling berkaitan sehingga membentuk totalitas dalam penyelenggaraan statistik (BPS,

2000). Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan

Statistik, BPS dituntut untuk menerapkan berbagai langkah yang jelas untuk mewujudkan dan

mengembangkan Sistem Statistik Nasional. Oleh karena itu pada tahun 2000, dalam rangka

implementasi penyelenggaraan kegiatan statistik dan pengembangan Sistem Statistik Nasional,

BPS mengeluarkan Keputusan Kepala BPS Nomor 5 Tahun 2000 yang memberikan dasar

hukum bagi peran dan fungsi BPS selaku pusat rujukan statistik yang menyediakan layanan

konsultasi, rekomendasi maupun informasi lengkap mengenai koleksi metadata seluruh kegiatan

statistik yang ada di Indonesia. Gambar 1 merupakan diagram alur Sistem Statistik Nasional

yang memperlihatkan alur proses kegiatan Sistem Statistik Nasional mulai dari kebutuhan data

statistik, peranan dan fungsi BPS selaku pusat rujukan statistik sampai pada proses penyediaan

informasi statistik.


Gambar 1. Alur Sistem Statistik Nasional

Berdasarkan diagram tersebut, BPS mempunyai kewajiban untuk mengkoordinasikan

kegiatan statistik yang dilakukan oleh lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat dalam upaya

menyediakan data dan informasi statistik yang sesuai, tepat waktu dan akurat. Sebagai pusat

rujukan statistik, BPS mempunyai kewenangan untuk memberikan rekomendasi pada kegiatan

statistik yang dilakukan oleh lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat, baik kegiatan statistik

sektoral maupun khusus dengan tujuan untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan statistik,

mencegah adanya penggunaan kaidah dan variabel statistik yang kurang sempurna serta menjaga

independensi data. Untuk setiap kegiatan statistik yang telah selesai dilakukan oleh lembaga

pemerintah, swasta dan masyarakat, data beserta metadatanya wajib disampaikan kepada BPS.

Why Change

Sebagai pusat rujukan kegiatan statistik, BPS perlu menyusun sebuah sistem dan strategi

perubahan guna menghindarinya terjadinya duplikasi kegiatan statistik dalam rangka


implementasi dan pengembangan dari Sistem Statistik Nasional. Pada tahun 2002, BPS

menerapkan sistem rujukan statistik di lingkungan internal BPS dengan tujuan untuk

memperbaiki duplikasi kegiatan statistik yang terjadi saat itu. Selama kurang lebih 5 tahun

berjalan, penggunaan sistem yang lama tersebut ternyata belum bisa memenuhi tujuan awal

kegiatan rujukan statistik, dimana sistem hanya bisa digunakan di lingkungan internal BPS dan

tidak bisa menjangkau layanan publik (eksternal) sehingga berujung pada masih terjadinya

duplikasi kegiatan statistik terutama dilingkungan eksternal BPS. Berdasarkan kondisi tersebut,

BPS kemudian merumuskan strategi perubahan kegiatan rujukan statistik tersebut melalui

implementasi dan pemanfaatan sumber daya TI. Untuk mewujudkan strategi perubahan tersebut,

maka pada tahun 2007 BPS membangun sistem metadata kegiatan statistik berbasis web yang

disebut dengan Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) yang dapat memberikan

layanan publik untuk pengguna eksternal BPS. SIRUSA merupakan sebuah sistem yang

menyimpan metadata kegiatan statistik dan berisikan informasi tentang kegiatan statistik,

meliputi statistik dasar (BPS), sektoral (Instansi Pemerintah) dan khusus (Lembaga Swasta).

Paper ini membahas studi kasus manajemen perubahan Teknologi Informasi (TI) yang

dilakukan oleh Badan Pusat Statistik sehubungan dengan strategi perubahan kegiatan rujukan

statistik sebagai implementasi dari Sistem Statistik Nasional melalui penerapan Sistem Informasi

Rujukan Kegiatan Statistik sebagai IT resources. Paper ini merupakan laporan studi kasus

manajemen perubahan TI berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan terhadap kegiatan

rujukan statistik yang diselenggarakan oleh Badan Pusat Statistik sebelum dan sesudah terjadi

perubahan sebagai akibat dari penerapan IT resources. Pembahasan dalam paper ini dibatasi

pada perubahan organisasi yang terjadi, respon organisasi terhadap perubahan, program dan fase

manajemen perubahan organisasi serta evaluasi pelaksanaan perubahan tersebut.


Discussion

Manajemen Perubahan

Menurut Creasey (2007), manajemen perubahan adalah proses, alat dan teknik untuk

mengelola orang-orang didalam konteks perubahan untuk mencapai hasil bisnis yang diperlukan.

Manajemen perubahan menggabungkan alat organisasi yang dapat digunakan untuk membantu

individu atau orang-orang didalamnya untuk melakukan perubahan (transisi) yang sukses

sebagai realisasi dari perubahan organisasi tersebut. Rouse (2010) mendefinisikan manajemen

perubahan sebagai pendekatan sistematis untuk menghadapi perubahan, baik dari perspektif

organisasi maupun secara individu. Untuk sebuah organisasi, manajemen perubahan TI berarti

mendefinisikan dan menerapkan prosedur dan/atau teknologi informasi untuk menghadapi

perubahan lingkungan bisnis dan untuk mendapatkan keuntungan dari perubahan organisasi

tersebut.

Rujukan Statistik

Rujukan Statistik merupakan penyelenggaran kegiatan statistik yang mencakup

penyediaan layanan konsultasi, rekomendasi maupun informasi lengkap mengenai koleksi

metadata seluruh kegiatan statistik yang ada di Indonesia (Kepka BPS, 2000). Rujukan statistik

berperan dalam menyediakan informasi metadata secara keseluruhan, menghimpun,

mendokumentasikan selanjutnya menyebarluaskan informasi metadata kegiatan statistik yang

telah diselenggarakan oleh semua pihak di Indonesia. Implementasi kegiatan rujukan statistik di

BPS dilakukan melalui Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik.

Metadata Kegiatan Statistik

Metadata dapat dikatakan sebagai data tentang data, yakni data yang menjelaskan tentang

data tersebut. Metadata mencerminkan transaksi, kegiatan, objek, data konten, kualitas, kondisi,


waktu terbentuk, sejarah, pencipta, hubungan data dan informasi lain tentang data (P.A.

Bernstein and S. Melnik, 2004). Metadata merupakan informasi mengenai fisik, teknis, proses

bisnis, aturan, dan struktur tentang data (Anne J. Gilliland-Swetland, 2000). Metadata kegiatan

statistik dalam kegiatan rujukan statistik dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu Statistik Dasar,

Sektoral, dan Khusus. Kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik tersebut memiliki

peran yang penting sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan statistik sehingga dapat

menghindarkan terjadinya duplikasi kegiatan statistik.

Methods

Paper ini merupakan penelitian konseptual manajemen perubahan TI melalui analisa

studi kasus di Badan Pusat Statistik untuk mengidentifikasi perubahan TI yang mendorong

terjadinya perubahan bisnis di organisasi BPS. Metode yang digunakan disini adalah dengan

melakukan penelitian studi kasus pada unit organisasi Subdirektorat Rujukan Statistik BPS

melalui wawancara (interview) dan studi literatur untuk mendapatkan data dan informasi yang

lengkap mengenai latar belakang, pembangunan, pengembangan, implementasi dan evaluasi dari

Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA), meliputi SIRUSA versi tahun 2007 dan

2012 (pengembangan). Selain itu juga dilakukan penelitian terhadap produk dan output dari

SIRUSA (metadata statistik) mulai dari tahun 2007 s/d 2013 untuk mendapatkan data mengenai

progress pelaksanaan SIRUSA selama tujuh tahun. Analisis dan pembahasan studi kasus

manajemen perubahan TI yang dilakukan disini meliputi identifikasi sumber daya TI (IT

Resources), tujuan sumber daya TI, perubahan organisasi akibat penerapan sumber daya TI,

respon organisasi terhadap perubahan yang telah dilakukan, Forced Field Analysis, rencana

manajemen perubahan, evaluasi dan analisis keberhasilan manajemen perubahan serta

kontinuitas dari perubahan tersebut dimasa mendatang.


Results

IT Resources

IT resources atau sumber daya TI yang diperkenalkan oleh BPS dalam rangka

implementasi perubahan kegiatan rujukan statistik adalah Sistem Informasi Rujukan Kegiatan

Statistik atau SIRUSA. Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik merupakan sistem informasi

berbasis web yang menyediakan informasi metadata kegiatan statistik yang ada di Indonesia,

dalam rangka mendukung dan mengembangkan Sistem Statistika Nasional (SSN) dengan tujuan

untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan statistik(SIRUSA Online, 2013).

Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik BPS tersebut dapat diakses melalui website

dengan alamat http://www.sirusa.bps.go.id yang memiliki layanan : kompilasi metadata kegiatan

statistik (dasar, sektoral dan khusus), statistical knowledge system (indikator, kuesioner dan

variabel), statistical e-solution (konsultasi statistik online), rekomendasi dan klasifikasi kegiatan

statistik. Selain SIRUSA, Web Based Application System dan Metadata Database Management

System juga merupakan IT Resources yang diperkenalkan oleh BPS sebagai satu kesatuan sistem

untuk mendukung dan menjalankan manajemen perubahan TI pada kegiatan rujukan statistik di

BPS.

Tujuan IT Resources

Tujuan utama penerapan kegiatan rujukan statistik di BPS adalah untuk menghindari

terjadinya duplikasi kegiatan statistik sebagaimana tertuang dalam implementasi Sistem Statistik

Nasional, baik pada lingkungan internal BPS (Subject Matter) maupun lingkungan eksternal BPS

(lembaga pemerintah, lembaga penelitian, institusi pendidikan dan masyarakat). Tujuan dari

Sistem Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) sebagai IT Resources mengacu pada tujuan utama


tersebut yang disesuaikan dengan tujuan dan strategi perubahan BPS. Tabel 1 memperlihatkan

tujuan IT Resources beserta indikator kinerja untuk masing-masing tujuan tersebut.

Tabel 1. Tujuan IT Resources

No Tujuan IT Resources Indikator Kinerja

1 Tersedianya inventaris (repository)

metadata kegiatan statistik secara nasional

yang bebas dari duplikasi kegiatan statistik

Jumlah metadata kegiatan statistik yang sudah lolos

uji duplikasi dan telah direkam dalam SIRUSA*

2 Tersedianya transparansi informasi statistik

mengenai “bahan-dapur” kegiatan statistik

BPS (survei/sensus)

• Jumlah indikator, variabel dan kuesioner yang direkam

dalam SIRUSA

• Jumlah informasi mengenai klasifikasi kegiatan

statistik(misal : KBLI, KBJI, ISIC, MFD, KBKI, dsb)

3 Tersedianya akses terhadap metadata dan

informasi kegiatan statistik yang bebas

dari duplikasi kegiatan statistik

Jumlah akses (Hits) terhadap metadata kegiatan

statistik di SIRUSA*

4 Tersedianya layanan konsultasi dan

rekomendasi statistik secara online

Jumlah pengunjung yang terdaftar didalam SIRUSA

Jumlah rekomendasi yang dikeluarkan oleh BPS melalui

SIRUSA

Keterangan * : Indikator Kinerja Utama

Organizational Changes

Perubahan organisasi (organizational changes) yang dialami oleh BPS akibat dari

penerapan IT Resources tersebut adalah First Order, Incremental Change, dimana SIRUSA

menyebabkan perubahan organisasi BPS secara bertahap mulai dari sisi sistem pola kerja, proses

bisnis sampai pada perubahan struktur organisasi pekerjaan.

Perubahan Sistem. Perubahan yang diakibatkan oleh SIRUSA adalah perubahan sistem

dan pola kerja BPS didalam melakukan proses kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan

statistik (From Nothing to Something), dimana tersedianya metadata kegiatan statistik online

sehingga para pengguna layanan akan membutuhkan adaptasi dengan sistem yang baru, terutama

dari sisi penggunaan aplikasi sistem informasi. SIRUSA mulai diluncurkan pada tahun 2007

untuk layanan publik dan selanjutnya mengalami proses pengembangan sistem pada tahun 2012.


Perubahan Proses Bisnis (Internal). Semula proses pengelolaan metadata kegiatan

statistik dilakukan secara terpisah oleh Subject Matter (unit organisasi bisnis), namun melalui

SIRUSA ini proses kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik dilakukan secara

terintegrasi oleh Seksi Rujukan Statistik BPS. Penggunaan metadata untuk kegiatan statistik

semula berbeda-beda disetiap Subject Matter sehingga sering menyebabkan duplikasi kegiatan

statistik, namun melalui SIRUSA ini metadata kegiatan statistik sudah terstandarisasi sebagai

satu-satunya metadata yang digunakan untuk kegiatan statistik (Gambar 2).

Sebelum Perubahan

Sesudah Perubahan

Gambar 2. Alur Proses Bisnis Internal Sebelum dan Sesudah Terjadi Perubahan


Perubahan Proses Bisnis (Eksternal). Semula instansi pemerintah/lembaga swasta/

lembaga pendidikan/masyarakat (eksternal BPS) yang ingin melakukan kegiatan statistik harus

ke BPS untuk mendaftarkan kegiatan survei, mendapatkan rekomendasi dan melaporkan

hasilnya, namun melalui SIRUSA ini mereka cukup melakukannya secara online. Hal ini juga

berlaku sama untuk layanan konsultasi kegiatan statistik yang semula harus konvensional datang

ke BPS, namun melalui SIRUSA ini mereka cukup melakukannya secara online (Gambar 3).

Sebelum Perubahan

Sesudah Perubahan

Gambar 3. Alur Proses Bisnis Eksternal User Sebelum dan Sesudah Perubahan


Perubahan Struktur. Kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik yang

semula dilakukan oleh Subject Matter dengan unit organisasi Sistem Informasi Statistik (SIS)

kini dialihkan ke satu unit organisasi khusus, yaitu Subdit Rujukan Statistik, yang bertanggung

jawab terhadap sistem pengolahan, pengelolaan, manajemen database dan interaksi dengan

pengguna eksternal (solusi dan rekomendasi statistik).

Gambar 4. Struktur Organisasi Pekerjaan Sebelum dan Sesudah Perubahan

Subject Matter

Subdit A

Penyiapan Pengolahan Evaluasi dan Pelaporan

Subdit B

Penyiapan Pengolahan Evaluasi dan Pelapora

Diseminasi Statistik

Subdit Rujukan Statistik

Inventaris Kegiatan dan Produk Statistik

Pengelolaan Sistem Informasi Rujukan

Statistik Rekomendasi

Kegiatan Statistik

Subdit Publikasi dan Kompilasi Statistik

Subdit Layanan dan Promosi Statistik

Subdit Perpustakaan dan Dokumentasi Statistik

Pengelolaan Teknologi Informasi

Subject Matter

Sebelum Perubahan

Sesudah Perubahan


Change Responses

Change responses atau respon atas perubahan organisasi sebagai akibat dari penerapan IT

resources difokuskan pada respon dari individu yang berada didalam lingkungan perubahan

organisasi, meliputi respon positif dan respon negatif (resistances). Tabel 2 memperlihatkan

respon positif dan respon negatif (resistances) baik untuk individu dilingkungan internal BPS

maupun eksternal BPS

Tabel 2. Change Responses

No Respon Positif No Respon Negatif

1 Pimpinan BPS merespon kegiatan

rujukan statistik ini dengan baik karena

implementasi dari SIRUSA ini

mendukung sepenuhnya pelaksanaan

Sistem Statistik Nasional BPS

1 Masih ada Subject Matter yang belum

memanfaatkan sistem secara terintegrasi

dikarenakan kondisi arsitektur bisnis kegiatan

statistik mereka yang belum mendukung -

>mereka masih nyaman dengan sistem

konvensional

2 Adanya integrasi dan standarisasi

metadata kegiatan statistik akan semakin

mewujudkan terciptanya integrasi proses

bisnis statistik->Komitmen bersama

BPS dari Pusat sampai Daerah

2 Ketimpangan proses bisnis yang masih ada di

beberapa Subject Matter memicu terjadinya

respon negatif terhadap implementasi SIRUSA,

salah satunya adalah tidak mau memenuhi

proses bisnis standar dan masih terkendala

dengan adaptasi terhadap perubahan

3 Pengguna (internal dan eksternal BPS)

memberikan respon positif dalam hal

ketersediaan dan transparansi metadata

kegiatan statistik dan informasi statistik

lainnya yang mendukung pelaksanaan

kegiatan statistik serta peluang terhindar

dari duplikasi kegiatan statistik

3 Pengguna eksternal

(Instansi/Lembaga/Universitas) masih belum

memanfaatkan SIRUSA secara optimal

dikarenakan masih rendahnya kesadaran mereka

terhadap pelaporan kegiatan statistik yang

mereka lakukan

4 Pengguna eksternal memiliki

kemudahan dalam mendapatkan

rekomendasi statistik, baik dalam hal

registrasi survei, pemerolehan surat

rekomendasi dan pelaporan output

kegiatan survei

Respon negatif (resistances) ini selanjutnya menjadi fokus

perhatian BPS untuk dimanage dalam rangka mencapai

tujuan perubahan. Proses manage tersebut dituangkan

didalam Change Management Plan, khususnya pada point

communication plan (4) dan change management program

(5) (Tabel 3)


Forced Field Analysis

Gambar 5. Forced Field Analysis

Berdasarkan Forced Field Analysis (Gambar 5) terlihat bahwa komponen yang menjadi

kekuatan pendukung perubahan (driving forces) paling utama adalah dukungan penuh dari

pimpinan (top level) BPS, kemudian faktor pendukung selanjutnya adalah kemudahan pengguna

data eksternal dalam mengakses layanan konsultasi dan rekomendasi kegiatan statistik dan

ketersediaan metadata kegiatan statistik. Komponen-komponen pendukung tersebut harus

semakin ditingkatkan seiring dengan kontinuitas implementasi perubahan. Sementara itu

komponen-komponen utama yang harus diturunkan pengaruhnya (restraining forces) yang

menimbulkan respon paling negatif dari perubahan adalah kondisi arsitektur bisnis Subject

Matter yang masih belum mendukung integrasi proses bisnis statistik dan ketimpangan proses

bisnis statistik di beberapa Subject Matter. Dari sisi pengguna eksternal, kesadaran instansi

pemerintah/lembaga swasta/pendidikan masih rendah terhadap pencatatan/pelaporan kegiatan

statistik. Komponen restraining forces lainnya adalah kurangnya kemampuan SDM untuk

sosialisasi kegiatan rujukan statistik dan kendala adaptasi perubahan sistem.


Change Management Plan

Tabel 3 memperlihatkan secara detail rencana manajemen perubahan dari implementasi

SIRUSA berdasarkan timeline dari SIRUSA, yaitu tahun 2007 dan 2012. Pada point ini, BPS

memfokuskan pada penerapan strategi manajemen perubahan dalam kaitannya memanage dan

mengantisipasi resistances (respon negatif) dari perubahan tersebut (Tabel 2 dan FFA) yang

dituangkan dalam communication plan dan change management programs berdasarkan kapasitas

image of change (Internal dan Eskternal BPS).

Tabel 3. Change Management Plan

No Items Details 1 Change Agent Kepala Subdirektorat Rujukan Statistik 2 Change Manager Direktur Diseminasi Statistik 3 Image of Change Director, Navigator (Internal BPS) dan Interpreter (Eksternal BPS) 4 Communication Plan Tell and Sell.

Subdit Rujukan Statistik melakukan sosialisasi pengembangan sistem (New SIRUSA) pada tahun 2012, baik internal BPS maupun pengguna eksternal melalui rapat/meeting, media statistik maupun website. Selain sosialisasi mengenai sistem, BPS juga memberikan informasi dan fitur baru yang dimiliki oleh sistem sehingga memberikan kemudahan akses

5 Change Management Programs

1. Pembentukan tim penanggung jawab dan pelaksana SIRUSA yang berkoordinasi dengan Subject Matter untuk mendukung standarisasi dan integrasi proses bisnis statistik.

2. Pemberian materi sosialisasi dan pelatihan teknis kepada Subject Matter sehingga memudahkan adaptasi penggunaan sistem

3. Sosialisasi dan Workshop, terutama dengan pengguna eksternal 4. Meningkatkan response rate kegiatan Survei Statistik Sektoral & Khusus 5. Kontinuitas Pengembangan Sistem Informasi (Aplikasi) 6. Evaluasi Tahunan

6 Change Phases 1. Unfreezing • Pada tahun 2007 dilakukan sosialisasi SIRUSA (versi 2) kepada

pengguna eksternal BPS. • Pada tahun 2012, dilakukan pengembangan SIRUSA (versi 3) dengan

fitur dan tampilan yang jauh lebih lengkap dan melakukan sosialisasi sistem tersebut

2. Movement • Penetapan Indikator Kinerja Utama yang menunjukkan progress

kemajuan implementasi SIRUSA, yaitu jumlah akses (Hits) dan jumlah metadata yang direkam

• Pemberian panduan dan petunjuk penggunaan SIRUSA yang lebih lengkap dalam pemanfaatan SIRUSA secara lebih maksimal

• Penetapan Target Survei Sektoral dan Khusus yang harus dipenuhi oleh BPS Provinsi

3. Refreezing SIRUSA sudah diimplementasikan, dan progress peningkatan kesadaran pengguna eksternal sudah semakin baik


Analysis/Evaluation of Change Management Successfullness

Analisis dan evaluasi dari keberhasilan manajemen perubahan kegiatan rujukan statistik

di BPS dilakukan terhadap keberhasilan pencapaian indikator kinerja yang telah ditetapkan

seiring dengan implementasi perubahan tersebut. Analisis dan evaluasi dilakukan dengan

membandingkan jumlah metadata kegiatan statistik yang sudah lolos uji duplikasi dan telah

direkam oleh SIRUSA selama 7 tahun (2007 s/d 2013*) untuk ketiga jenis kegiatan statistik

(Grafik 1).

Keterangan * : Kondisi 30 November 2013

Grafik 1. Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang Direkam oleh SIRUSA

Jumlah metada kegiatan statistik (dasar, sektoral dan khusus) tersebut menunjukkan

jumlah metadata kegiatan statistik yang telah lolos uji duplikasi dan berhasil direkam oleh

SIRUSA, dimana peningkatan jumlah metadata kegiatan statistik tersebut akan memicu

terjadinya penurunan duplikasi kegiatan statistik. Berdasarkan grafik tersebut terlihat bahwa

peningkatan kuantitas metadata kegiatan statistik dasar paling signifikan terjadi pada tahun 2012,

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013*

Dasar

Sektoral

Khusus


dimana BPS melakukan perubahan konsep dan pendekatan terhadap kegiatan statistik dasar

tersebut yang berorientasi pada klasifikasi kegiatan statistik yang unik dan bebas dari duplikasi.

Sementara itu kuantitas metadata kegiatan statistik sektoral dan khusus menunjukkan

peningkatan yang cenderung sejalan (selaras), yang juga memperlihatkan peningkatan kesadaran

instansi pemerintah/lembaga swasta/pendidikan untuk melakukan pencatatan/pelaporan kegiatan

statistik sektoral dan khusus. Dengan memperhatikan trend peningkatan jumlah metadata

kegiatan statistik yang telah lolos uji duplikasi tersebut yang berdampak pada penurunan

duplikasi kegiatan statistik, maka tujuan menghilangkan atau menurunkan (meminimalisir)

duplikasi kegiatan statistik melalui implementasi SIRUSA ini dapat dikatakan tercapai.

Grafik 2 memperlihatkan jumlah akses (Hits) terhadap metadata kegiatan statistik yang

direkam oleh SIRUSA dari tahun 2011 s/d 2013* yang menunjukkan trend positif peningkatan

Hits. Peningkatan trend tersebut mengindikasikan kesadaran pengguna layanan SIRUSA yang

semakin baik didalam menggunakan metadata kegiatan statistik yang sudah terstandarisasi dan

bebas dari unsur duplikasi kegiatan statistik.

Keterangan * : Kondisi 30 November 2013

Grafik 2. Jumlah Akses (Hits) Metadata Kegiatan Statistik yang Direkam oleh SIRUSA

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

50000

2011 2012 2013*

Hits


Continuing Change

Kontinuitas perubahan merupakan hal yang sangat penting dalam rangka menjaga dan

mempertahankan perubahan di masa mendatang. Kegiatan yang akan dilakukan oleh BPS untuk

mempertahankan perubahan tersebut adalah sebagai berikut :

• Sosialisasi Sistem Rujukan Kegiatan Statistik (baik sistem maupun implementasinya) secara

nasional dan melibatkan BPS Provinsi sampai level Kabupaten/Kota.

• Kontinuitas pengelolaan dan pengembangan SIRUSA sesuai dengan portfolio bisnis BPS.

• Pembuatan Sistem Manajemen Pertukaran Metadata yang terintegrasi dengan SIRUSA.

• Pembentukan Roadmap Rujukan Kegiatan Statistik yang selaras dengan Visi Misi BPS

• Evaluasi berkala secara bulanan dan tahunan sampai pada level Propinsi.

• Monitoring metadata kegiatan statistik berdasarkan subjek penyelenggara, tahun kegiatan

penyelenggaraan dan sektor kegiatan.

Conclusions

Studi kasus manajemen perubahan di organisasi Badan Pusat Statistik memberikan

pemahaman bagaimana sumber daya TI dapat berperan didalam implementasi strategi perubahan

kegiatan rujukan statistik. BPS selaku pusat rujukan statistik mempunyai tanggung jawab besar

didalam penyelenggaraan kegiatan statistik sebagai upaya untuk mewujudkan Sistem Statistik

Nasional di Indonesia. BPS dengan didukung oleh sumber daya TI telah melakukan perubahan

paradigma kegiatan rujukan statistik melalui perubahan sistem dan pola kerja, perubahan proses

bisnis rujukan kegiatan statistik dan perubahan struktur organisasi pekerjaan, baik untuk

lingkungan internal BPS sendiri maupun terhadap pengguna eksternal BPS. Melalui

implementasi SIRUSA, proses kompilasi, pengelolaan dan pendiseminasian metadata kegiatan

statistik menjadi lebih terintegrasi dan dapat menurunkan duplikasi kegiatan statistik.


References

Anne J. Gilliand-Swetland (2000). Introduction of Metadata : Setting the Stage. Pathways to

Digital Information. Mei 2000.

BPS (1997). Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1997 tentang Statistik (pasal 3 dan 4). Jakarta :

Badan Pusat Statistik.

BPS (1999). Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaran Statistik (pp.

1-7). Jakarta : Badan Pusat Statistik.

BPS (2000). Keputusan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 5 Tahun 2000 tentang Sistem

Statistik Nasional (pp. 3-7). Jakarta : Badan Pusat Statistik.

BPS (2013, Desember). Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik. [Online]. Retrieved from

http://www.sirusa.bps.go.id.

BPS (2013, Desember). Situs Resmi Badan Pusat Statistik. [Online]. Retrieved from

http://www.bps.go.id.

Ian Palmer, Richard Dunford, Gib Akin (2009). Managing Organizational Change : A Multiple

Perspective Approach. Second Edition. New York: McGraw-Hill Companies, Inc.

Iwan Hermanto (Mei 2001). Sistem Statistik Nasional Dalam Era Otonomi. Jakarta: Badan Pusat

Statistik.

Margaret Rouse (2010). Change Management Training. [Online]. Retrieved from

http://www.changemanagementtraining.co.uk.

P.A. Bernstein and S. Melnik (2004). Metadata Management. Proceedings 20th International

Conference on Data Engineering, p. 875, March, 30 – April 2, 2004.

Tim Creasey (2007). Defining Change Management : Helping others understand change

management in relation to project management and organizational change. Prosci.


Appendix A

Tabel A1

Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang direkam SIRUSA (2007 s/d 2013)

Tahun Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang Direkam SIRUSA*

Statistik Dasar Statistik Sektoral Statistik Khusus

2013** 1.618 1.555 905

2012 249 1325 732

2011 241 720 373

2010 227 336 157

2009 156 215 99

2008 69 202 90

2007 46 121 85

Metadata Kegiatan Statistik yang direkam oleh SIRUSA adalah metadata kegiatan statistik yang

sudah lolos uji duplikasi.

Keterangan. * : Sumber Subdirektorat Rujukan Statistik.

** : Kondisi tanggal 30 November 2013.

Tabel A2

Jumlah Akses (Hits) Metadata Kegiatan Statistik yang direkam SIRUSA (2007 s/d 2013)

Tahun Jumlah Akses Metadata Kegiatan Statistik yang Direkam SIRUSA*

2013** 43.770

2012 40.808

2011 31.352

Keterangan. * : Sumber Subdirektorat Rujukan Statistik.

** : Kondisi tanggal 30 November 2013.


Appendix B

Grafik B

Grafik Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang direkam SIRUSA (2007 s/d 2013*)

Keterangan. * : Kondisi tanggal 30 November 2013.

Metadata kegiatan statistik dalam SiRusa dikelompokkan menjadi tiga jenis

• Statistik Dasar adalah statistik yang pemanfaatannya ditujukan untuk keperluan yang

bersifat luas, baik pemerintah maupun masyarakat, yang memiliki ciri-ciri lintas sektoral,

berskala nasional maupun regional, makro, dan yang penyelenggaraannya menjadi

tanggung jawab BPS.

• Statistik Sektoral adalah statistik yang pemanfaatannya ditujukan untuk memenuhi

kebutuhan instansi pemerintah tertentu dalam rangka penyelenggaraan tugas-tugas

pemerintah dan tugas pembangunan yag merupakan tugas pokok instansi pemerintah yang

bersangkutan. Meskipun program pelaksanaannya menjadi tanggung jawab instansi

pemerintah terkait, dalam praktek pelaksanaan dapat bekerja sama dengan BPS.

• Statistik Khusus adalah statistik yang pemanfaatannya ditujukan untuk memenuhi

kebutuhan intern dari suatu instansi/perusahaan swasta dalam rangka penyelenggaraan riset

atau penelitian. Meskipun pelaksanaannya menjadi tanggung jawab instansi/perusahaan

terkait, dalm praktek pelaksanaan dapat bekerja sama dengan BPS.

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013*

Dasar

Sektoral

Khusus


Appendix C

Gambar C

Timeline Kegiatan Rujukan Statistik di BPS (2002 s/d 2012)

Pada tahun 2002, sistem lama digunakan untuk mendukung kegiatan rujukan statistik dan hanya

digunakan untuk internal BPS dengan tujuan untuk menurunkan duplikasi kegiatan statistik di

lingkungan internal BPS

Pada tahun 2007, merupakan titik awal SIRUSA yang ditandai dengan pengembangan kegiatan

rujukan statistik melalui pembangunan dan penyempurnaan sistem sehingga bisa digunakan

dalam skala nasional dan menyediakan layanan publik bagi pengguna eksternal BPS.

Pada tahun 2012, SIRUSA mengalami pengembangan dan penambahan fasilitas yang

mengutamakan pengguna eksternal BPS dalam rangka perwujudan dan pengembangan Sistem

Statistik Nasional


Appendix D

Gambar D

Layanan Sistem Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) BPS

Keterangan :

SIRUSA memiliki lima layanan statistik yang bisa diakses secara online oleh pengguna data,

baik BPS, Instansi Pemerintah, Lembaga Swasta, Intitusi Pendidikan maupun masyarakat, yaitu :

1. Kompilasi Metadata Kegiatan Statistik.

2. Statistical Knowledge System : Indikator, Variabel dan Kuesioner Kegiatan Statistik.

3. Konsultasi Kegiatan Statistik.

4. Klasifikasi Kegiatan Statistik.

5. Rekomendasi Kegiatan Statistik.


Appendix E

Tabel E1

Akses Informasi Utama (Metadata Kegiatan Statistik) pada SIRUSA *

No Informasi Utama (Metadata Kegiatan Statistik)

1 Jenis dan nama kegiatan statistik

2 Siapa penyelenggara kegiatan statistik

3 Tahun pelaksanaan kegiatan statistik

4 Metodologi pengumpulan data dan estimasi

5 Jenis responden kegiatan statistik

6 Hasil utama kegiatan statistik

7 Diseminasi kegiatan statistik

Keterangan * Sumber : http://www.sirusa.bps.go.id

Tabel E2

Akses Informasi Skunder (Metadata Kegiatan Statistik) pada SIRUSA *

No Informasi Skunder (Metadata Kegiatan Statistik)

1 Indikator, Variabel dan Kuesioner kegiatan statistik

2 Informasi mengenai solusi kegiatan statistik

3 Informasi mengenai pencatatan dan rekomendasi kegiatan statistik

4 Klasifikasi dan istilah kegiatan statistik

5 Petunjuk dalam melakukan pelaporan dan pendaftaran kegiatan statistik

Keterangan * Sumber : http://www.sirusa.bps.go.id

Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Statistik Dalam Rangka Implementasi Sistem Statistik Nasional...

Documents

Transcript of Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Statistik Dalam Rangka Implementasi Sistem Statistik Nasional...