PROGRAM PENGABDIAN MASYARAKAT

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PENDISTRIBUSIAN OBAT PADA

PUSKESMAS DTP SERANG KOTA

Oleh :

Yudi Santoso, M.Kom NIP : 960029Dani Anggoro, S.Kom NIP : 110082Nurwati, M.Kom NIP : 030581

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS BUDI LUHURJAKARTA

APRIL 2013

2

LEMBAR PENGESAHAN

1. Judul : SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PENDISTRIBUSIAN OBAT PADA PUSKESMAS PENERAPAN PADA PUSKESMAS DTP SERANG KOTA

2.Bidang Pengabdian : Monodisipliner3.Jenis Pengabdian: Pengembangan Sistem Informasi4.Lokasi Pengabdian : PUSKESMAS DTP SERANG KOTA5. Jangka Waktu : 3 Bulan6.Semester / ThnAjar : Genap / 2012/20137. Anggaran : Rp 3.500.0008. Sumber Dana : Yayasan Budi Luhur Cakti9. Penulis :

Nip Nama Status Jabatan Akademik Jabatan---------------------------- ------------- -------------------------------------------------------------- 900029Yudi Santoso Ketua Lektor Dosen Tetap / SistemInformasi FTI110082Dani Anggoro Anggota Staf Pengajar Dosen Tetap / SistemInformasi FTI 030581Nurwati Anggota Asisten Ahli Dosen Tetap / SistemInformasi FTI------------------------- -------------- ----------------------------------------------------------------

Menyetujui, Jakarta, 25 April 2013Dekan Fakultas Teknologi Informasi, Ketua,

Goenawan Brotosaputro, S.Kom, M.Sc Yudi Santoso, M.Kom930008 960029

3

Mengetahui,Kepala Bagian PPM

Bambang Pujiyonno, MM, MSi950013

ABSTRAKSI

SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PENDISTRIBUSIAN OBATPADA PUSKESMAS DTP SERANG KOTA

Puskesmas DTP Serang Kota sebagai instansi pemerintah yangbergerak di bidang pelayananan kesehatan masyarakat membutuhkankeberadaan sistem yang terkomputerisasi, terutama di bagiangudang farmasi. Sebagai pusat persediaan obat di puskesmas danunit-unit kesehatan pemerintah di wilayah Kota Serang, pengadaanmaupun pendistribusian obat pada puskesmas tersebut masihmengalami beberapa kendala, diantaranya masalah dokumen dan arsipyang tidak beraturan, sehingga mempersulit dalam kontrol pemakaiandan perkiraan kebutuhan obat di periode yang akan datang.

Program pengabdian masyarakat yang dilakukan dimaksutkan untukmenghasilkan sebuah Sistem Informasi Pengadaan danPendistribusian Obat yang bisa di implemantasikan padaPuskesmas DTP Serang Kota untuk membantu pengelolaan obat digudang farmasi puskesmas tersebut. Kata kunci : Puskesmas, Dinas Kesehatan, Obat, Pengadaan, Pendistribusian.

4

DAFTAR ISI

Halaman Judul ..................................................................................................... 1Lembar Pengesahan ............................................................................................ 2Abstraksi .............................................................................................................. 3Daftar Isi .............................................................................................................. 4Kata Pengantar .................................................................................................... 5

I. Pendahuluan ............................................................................................ 6I.1 Latar

Belakang ................................................................................. 6

I.2 Perumusan Masalah .......................................................................... 6

I.3 Tujuan ............................................................................................. 6

I.4 Target dan Sasaran Kegiatan ............................................................. 7

I.5 Kegunaan Program ........................................................................... 7

I.6 Gambaran Umum Sasaran ................................................................. 7

II. Metode 7II.1 Metode Pengumpulan

Data ................................................................ 10

II.2 Motode Analisa dan Rancangan Sistem................................................ 10

III. Pelaksanaan Program

5

III.1 Waktu dan Tempat Kegiatan .............................................................. 11

III.2 Rencana dan Ralisasi Anggaran .......................................................... 11

IV. Hasil dan Pembahasaan ........................................................................... 12

V. Kesimpulan dan Saran .............................................................................. 17V.1 Kesimpulan .............................................

.......................................... 17V.2 Saran ..................................................

............................................. 17

Lampiran Manual Book Daftar Hadir Peserta Traning Daftar Hadir TrinerDaftar Penerima Honor Perjalanan DinasBukti Penggunaan Anggaran

6

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji dan syukur tim pengabdianmasyarakat panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmatdan kasih sayang-Nya sehingga terselesaikannya program pengabdianmasyarakat ini dengan judul ” Implementasi Sistem InformasiPengadaan dan Pendistribusiaan Obat pada Puskesmas DTP Serang Kota”yang diharapkan dapat membantu pihak puskesmas khususnya gudangfarmasi dalam mengatasi masalah-masalah yang timbul pada sistempengadaan dan pendistribusian obat.

Sebagai ucapan rasa syukur, tim pengabdian masyarakatmenyampaikan rasa terima kasih kepada Lembaga Riset dan PengabdianMasyarakat Universitas Budi Luhur atas kerjasama dan bantuan yangtelah diberikan kepada tim pengabdian masyarakat.

Dalam menyelesaikan program pengabdian masyarakat ini kamimenyadari bahwa pengabdian masyarakat ini belum mencapai tingkatkesempurnaan dan masih banyak kekurangan baik dari segi materimaupun teknis penyajiannya. Karena itu saran dan pandangan yangmembangun sangat penulis harapkan.

Jakarta, April 2013Penulis

7

I. Pendahuluan

Pentingnya pelayanan kesehatan bagi masyarakat, membuatPuskesmas DTP Serang Kota dituntut untuk dapat memberikanpelayanan yang sebaik mungkin. Hal tersebut selain untuk menjagamutu puskesmas juga untuk menjaga kepercayaan masyarakat kepadapuskesmas tersebut. Pengadaan obat yang baik pada puskesmas tidakhanya dinilai dari banyaknya stok obat yang tersedia tetapi harusjuga didukung oleh sistem yang diterapkan mulai dari pengadaansampai ke pendistribusian. Salah satu bagian dalam puskesmas yangdinilai paling penting adalah bagian gudang farmasi puskesmas.Dimana pada bagian ini berhubungan langsung dengan pengadaan obatyang ada di puskesmas maupun di unit-unit kesehatan PemerintahKota Serang.

1.1 Latar BelakangPengabdian Masyarakat adalah salah satu unsur dari

Tridarma perguruan tinggi selain penelitian dan pendidikan.Dosen mempunyai tanggung jawab yang tinggi dalam rangkamentransformasi, mengembangkan, serta menyebarluaskan iptekmelalui Tridarma perguruan tinggi.

Puskesmesas DTP Serang Kota merupakan instansi kesehatanyang melayani langsung masyarakat di daerah Kota Serang. Padakesempatan ini, kami mencoba membuat Aplikasi SistemInformasi Pengadaan dan Pendistribusian Obat pada PuskesmasDTP Serang Kota, sistem ini diharapkan dapat menjadi jalankeluar atau solusi yang efektif dan efisien bagi puskesemasdan masyarakat di Kota Serang mengenai pengadaan jugapendistribusian obat.

1.2 Perumusan MasalahPuskesmas DPT Serang Kota merupakan pusat pelayanan

kesahatan masyarakat khusnya di daerah Kota Serang dansekitarnya. Instansi ini berada dibawah pengawasan DinasKesehatan kota Serang. Pelayanan kesehatan di buka setiaphari Senin sampai hari Sabtu dari pukul 08.00 WIB sampai15.00 WIB. Fasilitas yang disediakan yaitu UGD, Rawat Jalan,Rawat Inap dan Laboratorium. Kebutuhan obat pada puskesmastersebut di suplai langsung oleh Dinas Kesehatan setempat.Berdasarkan hasil pengamatan dari riset yang dilakukan dibagian gudang farmasi Puskesmas DTP Serang Kota, penulismendapati beberapa masalah yang sering timbut diantaranyasebagai berikut :

8

a.Terjadinya kekurangan atau kelebihan stok obat di gudangfarmasi Puskesmas Serang Kota.

b.Pendistribusian obat ke unit-unit kesehatan di bawahPuskesmas Serang Kota kurang terkontrol.

c.Sering terjadi kesalahan atau tidak akuratnya dalammenyusun laporan pemakaian obat dan lembar permintaanobat (LPLPO) Puskesmas, karena harus mengumpulan dokumen-dokumen transaksi yang tidak beraturan di periodesebelumnya.

d.Informasi yang berhubungan dengan data keluar maupunmasuk tidak dapat disajikan tepat waktu dan kuranginformatif.

1.3 TujuanTujuan kegiatan ini adalah untuk membantu pihak Puskesmas

DTP Serang Kota khususnya di bagian gudang farmasi dalammengatasi masalah yang terjadi dalam proses pengadaan danpendistribusiaan obat, diantaranya yaitu:a. Membangun sistem informasi yang akan mendukung ketepatan

data.b. Meningkatkan mutu atau kualitas pelayanan dalam

pendistribusian obat kepada masyarakat.c. Memudahkan pengontrolan stok obat di unit-unit kesehatan

dibawah Puskesmas DTP Serang Kota.d. Memudahkan prediksi pengunaan obat di periode sebelumnya

sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stokobat.

e. Seluruh dokumentasi dapat menjadi teratur dan terekamdengan lengkap agar tidak terjadi kecurangan dalampengadaan dan pendistribusiaan obat.

1.4 Target dan Sasaran KegiatanManfaat yang di ambil dari aplikasi sistem informasi ini

adalah tersediannya informasi yang mampu menggantikanpekerjaan secara manual dan juga mengontrol pengadaan danpendistribusian obat pada Puskesmas DTP Serang Kota.Dalam pengabdian masyarakat ini yang dijadikan sasaran adalah

:a. Secara Khusus : Pengurus lembaga yang menangani pelayanan

pengadaan dan pendistribusian obat.b. Secara Umum : Seluruh masyarakat khususnya yang

berdomisili di daerah Serang Kota.

9

1.5 Kegunaan ProgramSasaran program ini membantu proses pelayaanan pengadaan danpendistribusian obat dari Dinas Kesehatan kota Serang keunit-unit kesehatan yang ada di kota serang.

1.6 Gambaran Umum Sasarana. Profil Sasaran

Puskesmas DTP Serang Kota adalah salah satu badan usahayang bergerak dibidang jasa pelayanan kesehatan masyarakatumum, puskesmas ini berada dibawah Dinas Kesehatan SerangKota, Puskesmas ini didirikan pada tahun 1978 dan terletakdi tengah-tengah Kabupaten Serang Propinsi Banten,tepatnya di Jl. Jendral Ahmad Yani No. 159 Serang.Memiliki 3 (tiga) kelurahan, terdiri dari 45 (empat puluhlima) RW dan 156 (seratus lima puluh enam) RT dengan luaswilayah 670,915 Km2.

b. Kondisi Umum SasaranPeningkatan jumlah kunjungan pasien dan juga peningkatanjumlah permintaan obat oleh unit setiap tahunnya telahmembuktikan bahwa Puskesmas DTP Serang Kota dapatberkembang menjadi penyelenggara jasa pelayanan kesehatanmasyarakat yang dipercaya oleh masyarakat umum, hal itudisebabkan karena Puskesmas DTP Serang Kota terus berupayamelakukan perbaikan mutu pelayanan dengan memberikankomitmen tinggi terhadap setiap pelayanan yang diberikandengan menerapkan visi “Meningkatkan kualitas kesehatanmasyarakat Kabupaten Serang” dan misi “Meningkatkan aksesmasyarakat terhadap pelayanan yang berkualitas,meningkatkan sistem surveilans, monitoring dan informasikesehatan”.

c. Struktur Organisasi

10

Penjelasan dari masing-masing komponen pada strukturorganisasi adalah sebagai berikut :1) Kepala Puskesmas

a) Membuat perencanaan kegiatan puskesmas.b) Menata apa saja jenis kegiatan program pelayanan, siapa

saja yang akan menjalankannya bersama seluruh stafpuskesmas.

c) Mendorong segenap komponen pelayanan puskesmas untukmelaksanakan tugas pokok sesuai dengan fungsinya.

d) Mengevaluasi kinerja puskesmas untuk pedomomanperencanana puskesmas yang akan datang.

e) Menjalin kerjasama internal dan eksternal puskesmas,khususnya di wilayah kerja puskesmas.

2) Kepala Bagian Tata Usahaa) Membaatu kepala puskesmas dalam mengevaluasi kinerja

bagian tata usaha.b) Mengkoordinasi Sub unit yang ada di bawahnya.

3) Bagian Kepegawaiana) Melaksanakan administrasi kepegawaian berdasarkan

rencana kegiatan yang telah disusun. b) Melaksanakan administrasi buku pegawai seperti buku

kenaikan pangkat, buku kenaikan gaji berkala, bukumutasi pegawai dan buku pensiun.

c) Membuat daftar urut kepangkatan, nominatif PNS, usulpendidikan dan pelatihan pegawai.

11

d) Menangani masalah pegawai yang mengambil cuti danizin.

4) Bagian Keuangana) Melayani pembayaran kegiatan pelayanan puskesmas

seperti pembayaran tindakan dokter, pembayaran resepobat dan pembayaran laboratorium.

b) Melayani pembayaran biaya pembuatan surat keterangansehat, surat keterangan sakit, surat keterangan butawarna dan surat keterangan lainnya.

c) Mengelola keuangan puskesmas baik pemasukan maupun pengeluaran.

5) Bagian Administrasia) Melayani pendaftaran pasien baru. b) Melayani registrasi pasien rawat jalan dan rawat

inap.c) Mengelola penyimpanan arsip catatan medis pasien yang

sudah terdaftard) Melayani pembuatan surat keterangan sehat, surat

keterangan sakit, surat buta warna dan surat rujukanpasien.

e) Memberikan informasi jadwal dokter jaga kepada pasien.

f) Membuat laporan kunjungan pasien.

6) Bagian Logistika) Mengelola dan mendata obat inventori yang di miliki

pihak puskesmas.b) Menangani masalah pengadaan obat dan fasilitas

puskesmas.

7) Bagian SP3 (Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas)a) Menyusun laporan pertanggung jawaban kepada Dinas

Kesehatan

8) Laboratoriuma) Melayani pemeriksaan laboratorium untuk pasien.b) Mencatat hasil pemeriksaan laboratorium di blangko

pemeriksaan laboratorium.

9) Gudang Farmasi

12

a) Mengajukan permintaan obat kepada Dinas Kesehaan Obatb) Membuat laporan pemakaian obat setiap bulanya.c) Melayani permintaan obat dari unit pelayanan

kesehatan lain.d) Mengembalikan obat yang rusak maupun kadarluarsa ke

Dinas Kesehatane) Menyusun dan menempatkan obat sesuai dengan

kategorinya

10) Bidang Pelayanana) Menyusun jadwal dokter yang jaga di setiap

poliklinik.b) Menyusun jadwal kunjungan dokter ke pasien rawat

inap.

11) Bidang Humasa) Melaksanakan kegiatan penyusunan peraturan puskesmas,

penelaah masalah hukum, publikasi, pemasaran sosial daninformasi puskesmas serta kegiatan puskesmas di luarmasyarakat.

b) Mengkoordinasi serta mengawasi kegiatan puskesmasyang berhubungan langsung dengan masyarakat.

12) Apotika) Melayani permintaan resep dari pasienb) Membuatkan copy resep ke apotik lain

13) Doktera) Melakukan pelayanan medis kepada pasien baik

pelayanan medis rawat inap, rawat jalan, rawatintensif, unit gawat darurat dan bedah sentral sertakegiatan pelayanan rujukan.

14) Keperawatana) Melakukan bimbingan dan asuhan pelayanan keperawatan

atau kebidanan, perencanaan, pemantauan dan pengawasanprasarana dan peralatan keperawatan, dan pengendalianpenerimaan serta pemulangan pasien serta pelayananbimbingan rohani.

13

b) Membantu dokter dalam pemberian pelayanan kepada pasien.

II Metode2.1 Metode pengumpulan data

1) Observasi Kegiatan ini dilakukan untuk mengumpulkan data dan

mempelajari proses yang terjadi dengan cara pengamatansecara langsung kegiatan pengadaan dan pendistribusiaanobat di gudang farmasi Puskesmas DTP Serang Kota.

2) Wawancara Kegiatan ini dilakukan untuk mempelajari dan memperoleh

keterangan dari proses yang terjadi dan kegiatan apa sajayang dilakukan dengan cara tanya jawab dengan staf gudangfarmasi yang terlibat didalam proses transaksi.

3) Studi pustaka Kegiatan ini dilakukan untuk mengumpulkan masukan-

masukan yang dapat membantu penulis dalam merancangsistem informasi yang akan dibangun, masukan yangdigunakan berupa teori perancangan sistem, pembahasanpermasalahan yang berhubungan dengan permasalahan yangterjadi dan pemecahannya.

3.1 Motode Analisa sistem dan perancangan sistemAnalisa dan perancangan sistem menggunakan metodologiberorientasi obyek. Pendekatan ini digunakan untukmendefinisikan sistem baik yang sedang berjalan dan yangdirancang. Adapun hal-hal yang dilakukan pada analisa danperancangan sistem adalah :

1) Pemodelan aktifitas kerja sistem berjalanAktifitas dalam sebuah proses bisnis dengan menggunakanactivity diagram yang menggambarkan kegiatan-kegiatan yangdilakukan oleh masing-masing pihak yang terlibat dalamsistem yang berjalan. Untuk proses pada sistem usulandirancang dengan menggunakan use case diagram.

2) Indentifikasi kebutuhanDigunakan untuk mendapatkan kebutuhan pengguna untukditerapkan pada sistem yang akan dirancang, dilakukan

14

dengan menentukan kebutuhan dokumen masukan, dokumenkeluaran dan fasilitas yang dibutuhkan pengguna.

3) Perancangan sistemDalam perancangan sistem,perancangan basis datamenggunakan diagram ER yang kemudian ditransformasikanke LRS dan dilakukan normalisasi untuk menghilangkankerangkapan data, lalu dirancang spesifikasi basis datasebagai dasar dalam pembuatan database. Sebagai pedomanprilaku sistem pada aplilkasi yang dirancang dibuatsequence diagram sebagai pedoman dalam untuk pembuatanprogram.

III Pelaksanaan Program 3.1 Waktu dan Tempat

Pelaksanan program ini berlangsung 3 (tiga) tahap yaituanalisa dan pengumpulan data, pembuatan program dansosialisasi. Tahap analisa, pengumpulan data, pembuatanprogram, dan tahap sosialisasi yang akan dilaksanakan selama3 bulan dari 1 Februari 2013 sampai dengan 30 April 2013

Deskripsi waktu pengerjaan tiap tahapan dijabarkan dalambagan berikut

Kegiatan Februari 2013 Maret 2013 April 20131 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

IdentikasiMasalahDesainPemrogramanPengujiaanDokumentasiTraining

3.1 Rencana dan Realisasi AnggaranHonor Personal Tim

i. Ketua : Rp.1.000.000,-ii. Anggota : Rp.1.000.000,-iii. Programer : Rp.800.000,-

15

Administrasi dan Akomondasiiv. Transportasi 4 kali kunjungan @ Rp. 60.000

: Rp. 240.000,-v. Kebutuhan Alat Tulis Kantor : Rp.80.000,-vi. Pembuatan Manual Book dan Training :Rp. 320.000,-

Total Anggaran : Rp.3.500.000,-

IV. Hasil dan Pembahasan

Berdasarkan permasalah yang di hadapi Pusekesmas DTP Serang makadirancang media penyimpanan dengan menggunakan alat ERD. ERDberfungsi untuk merancang hubungan antar entitas dan dapatdigunakan untuk merancang simpanan data yang disebut dengandatabase, waktu pengerjaan analisa dan merancang ERD s/dBasisdata dari tangal 1 Januari 2013 s/d 1 Februari 2013. Dibawah ini adalah Gambar ERD :

16

Gambar …. : Entity Relationship Diagram (ERD)

Spesifikasi Basisdata

Berdasarkan ERD di atas, Setiap Entity yang akan menjadi satutabel, misalnya Entity Unit maka terbentuk tabel Unit. Setiaprelationship yang mempunyai kardinaliti akan dibuatkan 1 tabel,misalnya relationship beri maka akan menjadi tabel beri. Spesifikasibasisdata juga menjelaskan atribut-atribut yang ada pada tabel.Berikut spesifikasi basisdata :

17

1) Nama File : kategoriMedia : HarddiskIsi| : Data kategoriOrganisasi : Index SequentialPrimary Key : kdkategoriPanjang Record : 62 ByteJumlah Record : 8 RecordStruktur : No Nama Field Jenis Leba

rDesima

lKeterangan

1 kdkategori Text 2 - Kode kategori2 nmkategori Text 30 - Nama kategori3 tempat Text 30 - Tempat

penyimpanan

2) Nama File : obatMedia : HarddiskIsi : Data obatOrganisasi : Index SequentialPrimary Key : kdobatPanjang Record : 49 ByteJumlah Record : 370 RecordStruktur : No Nama Field Jenis Leba

rDesima

lKeterangan

1 Kdobat Text 3 - Kode obat2 nmobat Text 30 - Nama obat3 Satuan Text 10 - Satuan4 Stok Number

(Long Integer)

4 - Stok obat

5 kdkategori Text 2 - Kode kategori

3) Nama File : unitMedia : HarddiskIsi : Data unitOrganisasi : Index SequentialPrimary Key : kdunitPanjang Record : 88 ByteJumlah Record : 18 RecordStruktur :

18

No Nama Field Jenis Lebar

Desimal

Keterangan

1 kdunit Text 2 - Kode Unit2 nmunit Text 30 - Nama Unit3 status Text 6 - Status tempat4 lokasi Text 50 - Lokasi tempat

unit

19

4) Nama File : lplpoMedia : HarddiskIsi : Data LPLPOOrganisasi : Index SequentialPrimary Key : nolplpoPanjang Record : 26 ByteJumlah Record : 36 RecordStruktur : No Nama

FieldJenis Leba

rDesima

lKeterangan

1 nolplpo Text 6 - Nomor LPLPO2 tglllplpo Date/Time 8 - Nomor LPLPO3 umum Number

(Integer)2 - Jumlah

kunjungan umum4 askes Number

(Integer)2 - Jumlah

kunjungan askes5 astek Number

(Integer)2 - Jumlah

kunjungan astek6 Jps Number

(Integer)2 - Jumlah

kunjungan JPS7 imunisasi Number

(Integer) 2 -Jumlah kunjungan Imunisasi

8 gratis Number(Integer)

2 - Jumlah kunjungan Gratis

5) Nama File : dapatMedia : HarddiskIsi : Data dapatOrganisasi : Index SequentialPrimary Key : nolplpo, noskkb, kdobatPanjang Record : 39 ByteJumlah Record : 5400 RecordStruktur :No Nama

FieldJenis Leba

rDesim

alKeterangan

1 nolplpo

Text 6 - Nomor LPLPO

2 kdobat Text 3 - Kode Obat3 noskkb Text 6 - Nomor SKKB

20

4 stokawal

Number (Long Integer)

4 - Jumlah stok awal bulan lalu

5 terimaNumber (Long

Integer)

4 - Jumlahpenerimaanobat bulanlalu

6 pakai Number(Long Integer)

4 - Jumlah pemakaian dalam sebulan

7 stokakhir

Number(Long Integer)

4 - Jumlah stok saat pelaporan

8 minta Number(Long Integer)

4 - Jumlah permintaan

9 jmldapat

Number (Long Integer)

4 - Jumlah didapat

6) Nama File : skkbMedia : HarddiskIsi : Data SKKBOrganisasi : Index SequentialPrimary Key : nolskkbPanjang Record : 14 ByteJumlah Record : 36 RecordStruktur :No Nama

FieldJenis Leba

rDesima

lKeterangan

1 noskkb Text 6 - Nomor SKKB2 tglskkb Date/Time 8 - Tanggal SKKB

7) Nama File : skMedia : HarddiskIsi : Data Surat Keterangan PengembaliaanOrganisasi : Index SequentialPrimary Key : noskPanjang Record : 24 ByteJumlah Record : 36 RecordStruktur :No Nama Field Jenis Leba

rDesima

lKeterangan

1 Nosk Text 6 - Nomor Surat Keterangan

2 Tglsk Date/Time 8 - Tanggal Surat

21

Keterangan3 Perihal Text 10 - Perihal

8) Nama File : kembaliMedia : HarddiskIsi : Data obat yang dikembalikanOrganisasi : Index SequentialPrimary Key : nosk, kdobatPanjang Record : 59 ByteJumlah Record : 180 RecordStruktur :No Nama Field Jenis Leba

rDesima

lKeterangan

1 Nosk Text 6 - Nomor SK2 kdobat Text 3 - Kode obat3 nobatch Text 15 - Nomor produksi

obat4 jmlkembali Number

(Long Integer)

4 - Jumlah pengembalian

5 ketkembali Text 30 - Keterangan

22

9) Nama File : lpoMedia : HarddiskIsi : Data LPOOrganisasi : Index SequentialPrimary Key : nolpoPanjang Record : 18 ByteJumlah Record : 660 RecordStruktur :No Nama Field Jenis Leba

rDesima

lKeterangan

1 nolpo Text 8 - Nomor LPO2 tgllpo Date/Time 8 - Tanggal LPO3 kdunit Text 2 - Kode Unit

10) Nama File : beriMedia : HarddiskIsi : Data pemberiaan obatOrganisasi : Index SequentialPrimary Key : nolpo, nobpo, kdobatPanjang Record : 39 ByteJumlah Record : 13200 RecordStruktur :No Nama Field Jenis Leba

rDesima

lKeterangan

1 Nolpo Text 8 - Nomor LPO2 Kdobat Text 3 - Kode Obat3 Nobpo Text 8 - Nomor BPO4 Jmlstokawa

lNumber (Long

Integer)

4 - Jumlah stok awal bulan lalu

5 Jmlterima Number (Long

Integer)4 -

Jumlahpenerimaanobat bulanlalu

6 Jmlpakai Number (Long

Integer)4 -

Jumlah pemakaian dalam sebulan

7 Jmlminta Number (Long

Integer)4 -

Jumlah permintaan

8 Jmlberi Number 4 - Jumlah obat

23

(Long Integer)

yang diberi

11) Nama File : bpoMedia : HarddiskIsi : Data BPOOrganisasi : Index SequentialPrimary Key : nobpoPanjang Record : 16 ByteJumlah Record : 660 RecordStruktur :No Nama Field Jenis Leba

rDesima

lKeterangan

1 nobpo Text 8 - Nomor BPO2 tglbpo Date/Time 8 - Tanggal BPO

Setelah penyimpanan di bentuk maka aplikasi dapat di bangun,berikut terlampir manual book Sistem Informasi Pengadaan danPendistribusian Obat pada Pusekesmas DTP Serang Kota.

V. Kesimpulan dan SaranSetelah melakukan analisa dan implementasi program, bisa

diambil beberapa kesimpulan dan saran yang diberikan sebagaibagian akhir dari penulisan ini. Berikut adalah kesimpulan dansaran yang penulis ajukan :

5.1 Kesimpulan a) Penerapan sistem komputerisasi dapat meminimalkan

kesalahan proses pengarsipan atau humanerror dan mempermudah pekerjaan.

b) Penyimpanan data pada database yang terkomputerisasiakan memudahkan akses kepada arsip. Ini berartipenyajian data atau informasi akan lebih cepat danaman.

c) Metodelogi berorientasi objek dapat menjadi solusidalam pembangunan dan pengembangan sistem, karena dalamprosesnya kita dapat memodelkan sistem dengan pendekatanparadigma obyek.

5.2 SaranBerdasarkan permasalahan yang dihapai dan pengamatan

selama menjalankan riset pada Puskesmas DTP Serang Kotaterutama di bagian gudang farmasi, maka agar Sistem

24

Pengadaan dan Pendistribusian Obat dapat berjalan denganbaik, disarankan:a) Pengecekan terhadap kebenaran data yang akan di

entri agar informasi yang dihasilan sesuai dengankeinginan pengguna.

b) Disarankan melakukan Backup terhadap data secara periodikuntuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan.

25

Manual Book 1. Menu Utama

Pada Menu utama terdapat beberapa pilihan menudiantaranya Master File yang berisi aplikasi data-datamaster, Persediaan berisi aplikasi yang berkaitan denganpersediaan obat, Pendistribusian berisi aplikasi yangberkaitan dengan pendistribusian obat, dan Menu laporanyang berisi Aplikasi-aplikasi Laporan yang di perlukan diPuskesmas DTP Serang Kota.

Berikut Ini adalah Tampilan Menu Utama Sistem Informasi Pengadaan dan Pendistribusian Obat :

Menu Master Menu persediaan Menu pendistribusian Menu laporan

Jam dan Tanggal Sistem

Jam dan tanggal Sistem

26

A B C D E F G H

A : Shorcut Input data Obat E.: Shorcut Input data SKKBB.: Shorcut Input data Unit F.: Shorcut cetak SK obat rusak/ kadarluarsaC.: Shorcut Input data Kategori G.: Shorcut Input data LPO dari UnitD.: Shorcut Cetak LPLPO H.: Shorcut cetak data BPO buat unit

2. Menu Master

Menu master terdiri daria. Menu Entri Obat

27

Menu Entri Data Obat berisi program yang dapat menyimpan, mengubah, menghapus data obat

b. Menu Kategori ObatMenu Entri Kategori Obat berisi program yang dapat menyimpan, mengubah, menghapus kategori obat

c. Menu Entri UnitMenu Entri Unit berisi program yang dapat menyimpan, mengubah, menghapus unit-unit yang berada dibawah Puskesmas DTP Serang Kota.

3. Menu Persediaan

28

Menu Persediaan terdiri daria. Menu Cetak LPLPO

Menu Cetak LPLPO beriisi program untuk mencetak LPLPO yang akan di ajukan ke Dinas Kesehatan

b. Menu Entri SKKBMenu Entri SKKB berisi program untuk menyimpan data Penerimaan SKKB dari Dinas Kesehatan

c. Menu Entri Surat KeteranganBerisi Program untuk mencetak data obat yang

kadarluarsa atau Rusak

29

4. Menu Pendistribusian

Menu Pendistribusian terdiri daria. Menu Entri LPO

Menu Entri LPO beriisi program untuk menyimpan data LPO yang diterima dari unit-unit kesahatan di bawah Puskesmas DTP Serang Kota

b. Menu Cetak BPOMenu Entri SKKB berisi program untuk menyimpan data Penerimaan SKKB dari Dinas Kesehatan

30

5. Menu Laporan.

a. Menu Laporan Permintaan ObatMencetak Laporan Permintaan obat yang diajukan ke

Dinas Kesehatanb. Menu Laporan Penerimaan Obat

Mencetak Laporan Penerimaan Obat dari Dinas Kesahatanc. Menu Laporan Pemaikan Obat

Mencetak laporan Pemakaian obat d. Menu laporan Pengembalian Obat

Mencetak Laporan pengembakian Obat

31

6. Entri Data Obat

Panduan penggunaan :a. Pada saat Program pertama kali muncul, Kode Obat akan

muncul otomatisb. Untul menambahkan data baru

1) Letakan kursor pada TextBox Kode Obat2) Tekan Enter3) Input nama obat, pilih satuan, input stok obat dan

pilih kategori obat4) Tekan Tombol Simpan

c. Mengubah data obat yang tersedia1) Letakan kursor pada Input bax kode Obat2) Input kode obat yang akan diedit atau klik data

obat untuk melihat data obat yang sudah disimpan sebelumnya

3) Tekan Enter4) Ubah data Obat5) Tekan Tombol ubah

32

d. Menghapus data obat yang tersedia1) Letakan kursor pada Input bax kode Obat2) Input kode obat yang akan diedit atau klik data

obat untuk melihat data obat yang sudah disimpan sebelumnya

3) Tekan Enter4) Tekan Tombol Hapus

33

7. Entri data kategori Obat

Panduan penggunaan :a. Pada saat Program pertama kali muncul, Kode Kategori

akan muncul otomatisb. Untul menambahkan data baru

1) Letakan kursor pada TextBox Kode Kategori Obat2) Tekan Enter3) Input nama kategori obat, dan tempat penyimpanan

data4) Tekan Tombol Simpan

c. Mengubah data obat yang tersedia1) Letakan kursor pada TextBox kode kategori obat2) Input kode kategori obat yang akan diedit atau

klik data obat untuk melihat data kategori obat yang sudah disimpan sebelumnya

3) Tekan Enter4) Ubah data Obat5) Tekan Tombol ubah

d. Menghapus data kategori obat yang tersedia1) Letakan kursor pada TextBox kode kategori Obat

34

2) Input kode kategori obat yang akan diedit atau klik data kategori untuk melihat data kategori obatyang sudah disimpan sebelumnya

3) Tekan Enter4) Tekan Tombol Hapus

8. Entri Data Unit

Panduan penggunaan :a. Pada saat Program pertama kali muncul, Kode Unit akan

muncul otomatisb. Untul menambahkan data baru

1) Letakan kursor pada TextBox Kode Unit2) Tekan Enter3) Input nama unit, Pilih status unit dan input lokasi

unit4) Tekan Tombol Simpan

c. Mengubah data unit yang tersedia1) Letakan kursor pada TextBox kode unit

35

2) Input kode unit yang akan diedit atau klik data unit untuk melihat data unit yang sudah disimpan sebelumnya

3) Tekan Enter4) Ubah data unit5) Tekan Tombol ubah

d. Menghapus data unit yang tersedia1) Letakan kursor pada TextBox kode kategori Obat2) Input kode kategori obat yang akan diedit atau

klik data kategori untuk melihat data kategori obatyang sudah disimpan sebelumnya

3) Tekan Enter4) Tekan Tombol Hapus

9. Cetak Data LPLPOBerfungsi untuk melaporkan penggunaan data obat diperiodesebelumnya sekaligus mengajukan permintaan obat ke DinasKesehatan Kota Serang untuk periode yang akan datang.Dengan program ini puskesmasas dapat mengontrol stok obatdan memprediksi kebutuhan obat di periode berikutnya.Informasi yang ditampilkan adalah :Jumlah Penerima Obat ( Umum, Askes, Astek, Gakin,Imunisasi, Gratis)

Stok Awal : Data stok obat di periode sebelumnyaPenerimaan : Jumlah obat yang diterima di periodesebelumnyaPersedian : Stok obat yang tersedia sekarang (Stok Awal + Penerimaan) Pemakaian : Jumlah Pemakaian Obat di periode sebelumnya Stok Akhir : Stok terakhir saat ini (Persedian – pemakaian)Permintaan : Jumlah Permintaan untuk periode berikutnya.

36

Panduan penggunaan :a. Pada saat Program pertama kali muncul, Nomor LPLPO

akan muncul otomatisb. Untul mencetak LPLPO

1) Letakan kursor pada TextBox Nomor LPLPO2) Tekan Enter, data obat akan tampil otomatis3) Input data kunjungan (Umum, Askes, Astek,

JPS/Gakin, Imunisasi, Gratis)4) Pilih/ Klik Obat yang akan di ajukan sebagai

permintaan5) Input permintaan pada Text box Permintaan6) Klik tombol Tambah

37

7) Jika sudah selesai, tekan tombol Cetakc. Mencari data Obat

1) Letakan kursor pada TextBox cari data obat2) Ketik obat yang akan dicari

Tampilan Cetakan LPLPO :

38

10. Input SKKBBerfungsi untuk menginput obat yang masuk dari DinasKesehatan Kota Serang. Data SKKB di dapat berdasarkanLPPO yang diajukan sebelumnya. Stok Obat akan bertambahotomatis sesuai jumlah pemberian ditambah Stok yang ada.

Panduan penggunaan :a. Pada saat Program pertama kali muncul, Nomor SKKB

akan muncul otomatisb. Untuk mengimput data SKKB

1) Letakan kursor pada TextBox Nomor SKKB2) Tekan Enter, 3) Input nomor LPLPO, kemudian tekan enter4) Data obat akan tampil otomatis5) Pilih/ Klik Obat yang akan di terima6) Input pemberiann pada Text box Pemberian

39

7) Klik tombol Tambah8) Jika sudah selesai, tekan tombol simpan

c. Mencari data Obat 1) Letakan kursor pada TextBox cari data obat, Ketik

obat yang akan dicari11. Cetak Surat Keterangan pengembalian Obat

Berfungsi untuk mencetak Surat Pengembalian obat yangrusak atau kadarluarsa.

Panduan penggunaan :a. Pada saat Program pertama kali muncul, Nomor SK akan

muncul otomatisb. Untuk mencetak data SKKB

1) Letakan kursor pada TextBox Nomor SKKB2) Tekan Enter, 3) Pilih Perihal 9kadarluarsa/rusak)

40

4) Input kode obat kedalam textbox kode obat / klik tampil data untuk memilih obat

5) Input nobatch, jumlah dan keterangan6) Klik tombol tambah7) Jika sudah selesai, tekan tombol cetak

Tampilan Cetakan Surat Pengembalian Obat :

41

12. Entri Lembar Permintaan Obat dari UnitBerfungsi untuk mengimput penggunaan data obat diperiodesebelumnya sekaligus mengajukan permintaan obat dariunit-unit kesehatan dibawah Puskesmas DTP Serang Kotauntuk periode yang akan datang. Dengan program inipuskesmas dapat mengontrol stok obat dan memprediksikebutuhan obat di periode berikutnya di unit-unittersebut. Informasi yang ditampilkan adalah :

Stok Awal : Data stok obat di periode sebelumnyaPenerimaan : Jumlah obat yang diterima di periodesebelumnyaPersedian : Stok obat yang tersedia sekarang (Stok

Awal + Penerimaan) Pemakaian : Jumlah Pemakaian Obat di periode sebelumnya Stok Akhir : Stok terakhir saat ini (Persedian – pemakaian)Permintaan : Jumlah Permintaan untuk periode berikutnya.

42

Panduan penggunaan :a. Pada saat Program pertama kali muncul, Nomor LPO akan

muncul otomatis

b. Untuk mengimput data LPO1) Letakan kursor pada TextBox Nomor LPO2) Tekan Enter, 3) Data obat akan tampil otomatis4) Pilih/ Klik Obat yang akan diminta oleh unit5) Input Stok awal, penerimaan, pemakaian6) Input permintaan pada Text box Permintaan7) Klik tombol Tambah8) Jika sudah selesai, tekan tombol simpan

c. Mencari data Obat

43

1) Letakan kursor pada TextBox cari data obat2) Ketik obat yang akan dicari

44

13. Cetak bukti Penerimaan obatBerfungsi untuk mencetak bukti Penerimaan Obat untukunit-unit kesehatan. Stok Obat akan berkurang otomatissesuai jumlah pemberian ditambah Stok yang ada.

Panduan penggunaan :a. Pada saat Program pertama kali muncul, Nomor BPO akan

muncul otomatisb. Untuk mencetak data BPO

1) Letakan kursor pada TextBox Nomor BPO2) Tekan Enter, 3) Input nomor LPO, kemudian tekan enter4) Data obat akan tampil otomatis5) Pilih/ Klik Obat yang akan di terima6) Input pemberiann pada Text box Pemberian7) Klik tombol Tambah8) Jika sudah selesai, tekan tombol simpan

c. Mencari data Obat 1) Letakan kursor pada TextBox cari data obat

45

2) Ketik obat yang akan dicari

Tampilan Bukti Penerimaan Obat Sebagai Berikut :

46

14. Cetak laporan pendistribusian ObatLaporan ini berfungsi untuk menampilkan informasi pendistribusian obat per unit di Puskesmas DTP Serang Kota.

Panduan penggunaan :1) Pilih periode tanggal laporan2) Pilih nama unit 3) Status unit akan kluar otomatis4) Tekan tombol Cetak untuk mencetak laporan

Tampilan Laporan sebagai berikut :

47

48

15. Cetak Laporan penerimaan ObatLaporan ini berfungsi untuk menampilkan informasi Penerimaan obat dari Dinas Kesehatan Kota Serang.

Panduan penggunaan :1) Pilih periode tanggal laporan2) Tekan tombol Cetak untuk mencetak laporan

Tampilan Laporan sebagai berikut :

49

14. Cetak laporan Pemakaian obatLaporan ini berfungsi untuk menampilkan Pemakaian Obat diPuskesmas DTP Serang Kota

Panduan penggunaan :1) Pilih periode tanggal laporan2) Tekan tombol Cetak untuk mencetak laporan

Tampilan Laporan sebagai berikut :

50

15. Cetak Laporan Pengambilan ObatLaporan ini berfungsi untuk menampilkan Laporan pengembalian obat baik yang rusak maupun kadarluarsa

Panduan penggunaan :1) Pilih periode tanggal laporan2) Pilih Perihal Pengembalian

51

3) Tekan tombol Cetak untuk mencetak laporan

Tampilan Laporannya adalah sebagai berikut :

52

PEMERINTAH KOTA SERANGDINAS KESEHATAN

PUSKESMAS DPT SERANG KOTAJl. Jend. A. Yani No.159 Serang – Banten Telp.

(0254) 201421

SURAT KETERANGAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :Nama / Nip : Dr. Ari Suryani / 19680329 200212 2 003

Jabatan : Kepala Puskesmas DTP SerangKotaMenerangkan bahwa :

NIP NAMA TUGAS-----------------------------------

----------------------------960029 Yudi Santoso, M.Kom

Analisis110082 Dani Anggoro, S.Kom

Programer030581 Nurwati, M.Kom Trainer /

Manual Book====== =============

==================

Telah melaksanakan Program Pengabdian Masyarakat di PuskesmasDTP Serang Kota dengan bentuk Pembuatan Aplikasi Pengadaan danPendistribusian Obat.

Kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telahmembantu sehingga terwujudnya sistem ini sehingga dapat

53

membantu kami untuk menyediakan informasi dan dapat dengansegera mengambil keputusan.

Demikianlah surat keterangan ini dibuat, dan dapat digunakansemestinya.

Jakarta, 30 April 2013Kepala Puskesmas DTP Serang

Kota

Dr. Ari Suryani19680329 200212 2 003

54