BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam

manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu

proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu

pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya

pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan

yang kurang memuaskan, baik bagi organisasi itu sendiri

maupun bagi para pekerjanya. Di dalam organisasi

terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti

pengawasan pendahuluan (preliminary control),

pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent

control), pengawasan feed back (feed back control).

Di dalam proses pengawasan juga diperlukan tahap-

tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa

macam, yaitu tahap penetapan standar, tahap penentuan

pengukuran pelaksanaan kegiatan, tahap pengukuran

pelaksanaan kegiatan, tahap pembandingan pelaksanaan

dengan standar dan analisa penyimpangan dan tahap

pengambilan tindakan koreksi.

Suatu organisasi juga memiliki perencanaan proses

pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara

1

sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan

berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau

direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan

tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan

jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat

langsung di perbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu

pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses

pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan

juga meliputi bidang-bidang pengawasan yag menunjang

keberhasilan dari suatu tujuan organisasi.

1.2 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah dalam makalah ini yaitu untuk

mengetahui fungsi pengawasan.

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas,

maka penulis menetapkan perumusan masalah dalam bentuk

pertanyaan yaitu:

1. Apakah yang dimaksud dengan pengawasan?

2. Apakah maksud, tujuan dan manfaat pengawasan?

3. Apa saja tipe pengawasan?

4. Apa-apa saja macam teknik pengawasan?

5. Bagaimanakah proses pengawasan?

2

1.4 Tujuan Penulisan

Tujuan dari pembuatan makalah tentang Fungsi

Pengawasan adalah:

1. Untuk mengetahui definisi pengawasan.

2. Untuk mengetahui maksud, tujuan dan manfaat

pengawasan.

3. Untuk mengetahui tipe pengawasan.

4. Untuk mengetahui macam teknik pengawasan.

5. Untuk mengetahui proses pengawasan.

3

BAB II

PEMBAHASAB

2.1 Definisi Pengawasan

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran

kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung

pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja

yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of

measuring performance and taking action to ensure desired results.

Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala

aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah

direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform

the planned activities.

Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas

yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya

memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang

direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta

“Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa

kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang

diinginkan”. Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan

adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana

aktual rencana, dan awal untuk langkah perbaikan

terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik

untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk

4

merancang sistem umpan balik informasi, untuk

membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah

ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu

penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan

perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua

sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah

digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai

tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa

pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa

pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan

suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka

perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat

terpenuhi dan berjalan dengan baik.

Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya

untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau

penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui

pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan

kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan

yang telah direncanakan secara efektif dan efisien.

Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas

yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi

mengenai sejauhmana pelaksanaan kerja sudah

dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi

sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai

sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan

kerja tersebut.

5

Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan

pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen, di

mana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan

atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada

pihak di bawahnya.” Dalam ilmu manajemen, pengawasan

ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi

manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung

makna pula sebagai:

“pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang

diperiksa untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang

dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan.” Atau “suatu

usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana

yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat

memperkecil timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang telah

terjadi dapat segera diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan

perbaikannya.”

Sementara itu, dari segi hukum administrasi negara,

pengawasan dimaknai sebagai

“proses kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan,

dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki,

direncanakan, atau diperintahkan.”

Hasil pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai di

mana terdapat kecocokan dan ketidakcocokan dan

menemukan penyebab ketidakcocokan yang muncul. Dalam

6

konteks membangun manajemen pemerintahan publik yang

bercirikan good governance (tata kelola pemerintahan

yang baik), pengawasan merupakan aspek penting untuk

menjaga fungsi pemerintahan berjalan sebagaimana

mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi sama

pentingnya dengan penerapan good governance itu sendiri.

Dalam kaitannya dengan akuntabilitas publik,

pengawasan merupakan salah satu cara untuk membangun

dan menjaga legitimasi warga masyarakat terhadap

kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem

pengawasan yang efektif, baik pengawasan intern (internal

control) maupun pengawasan ekstern (external control). Di

samping mendorong adanya pengawasan masyarakat (social

control).

Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan

terjadinya penyimpangan atas rencana atau target.

Sementara itu, tindakan yang dapat dilakukan adalah:

1. mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan;

2. menyarankan agar ditekan adanya pemborosan;

3. mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran

rencana.

2.2 Maksud, Tujuan dan Manfaat Pengawasan

7

2.2.1 Maksud Pengawasan

Menurut Situmorang dan Juhir, maksud pengawasan

adalah untuk :

1. Mengetahui jalannya pekerjaan, apakah lancar atau

tidak

2. Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh

pegawai dan mengadakan pencegahan agar tidak

terulang kembali kesalahan¬-kesalahan yang sama

atau timbulnya kesalahan yang baru.

3. Mengetahui apakah penggunaan budget yang telah

ditetapkan dalam rencana terarah kepada sasarannya

dan sesuai dengan yang telah direncanakan.

4. Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program

(fase tingkat pelaksanaan) seperti yang telah

ditentukan dalam planning atau tidak.

5. Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan

yang telah ditetapkan dalam planning, yaitu

standard.

Rachman (dalam Situmorang dan Juhir, 1994:22) juga

mengemukakan tentang maksud pengawasan, yaitu:

1. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalan

sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan

8

2. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu telah

berjalan sesuai dengan instruksi serta prinsip-

prinsip yang telah ditetapkan

3. Untuk mengetahui apakah kelemahan-kelemahan serta

kesulitan-kesulitan dan kegagalan-kegagalannya,

sehingga dapat diadakan perubahan-perubahan untuk

memperbaiki serta mencegah pengulangan kegiatan-

kegiatan yang salah.

4. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalan

efisien dan apakah dapat diadakan perbaikan-

perbaikan lebih lanjut, sehingga mendapat

efisiensi yang lebih benar.

Dari kedua pendapat di atas dapat disimpulkan

bahwa maksud pengawasan adalah untuk mengetahui

pelaksanaan kerja, hasil kerja, dan segala sesuatunya

apakah sesuai dengan yang direncanakan atau tidak,

serta mengukur tingkat kesalahan yang terjadi sehingga

mampu diperbaiki ke arah yang lebih baik.

2.2.2 Tujuan Pengawasan

Beberapa tujuan pengawasan menurut Odgers (2005)

adalah:

1. Meningkatkan kinerja organisasi secara continue,

karena kondisi persaingan usaha yang semakin

9

tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat

mengawasi kinerjanya.

2. Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi

organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang

tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat

atau bahan.

3. Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan

hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai

sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang

pegawai.

4. Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atau

program yang dijalankan.

5. Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan

organisasi agar tercapai.

2.2.3 Manfaat Pengawasan

Beberapa manfaat pengawasan menurut Quible (2001)

antara lain:

1. Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan

diperoleh organisasi.

2. Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas

karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas

output yang dibutuhkan.

3. Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau

aktivitas yang objektif bagi organisasi.

10

4. Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat

rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang

dicapai dan memfasilitasi pemodifikasiannya.

5. Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau

deadline yang ditetapkan.

2.3 Tipe Pengawasan

Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan

seperti yang diungkapkan Winardi (2000, hal. 589).

Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe,

atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:

2.3.1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control)

Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup

semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan

bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya

dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka

kebijaksanaankebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman

untuk tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun

demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun

kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan

mengimplementasikannya.

11

Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam

fungsi perencanaan sedangkan tndakan mengimplementasi

kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.

Pengawasan pendahuluan meliputi:

1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.

2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.

3. Pengawasan pendahuluan modal

4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya

finansial

2.3.2. Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung

(concurrent control)

Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-

tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan

para bawahan mereka. Direction berhubungan dengan

tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya

untuk:

1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara

penerapan metode-metode serta prosedur-prsedur

yang tepat.

2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan

dilaksanakan sebagaimana mestinya.

12

Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara

dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia

meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan

penyerahan.

2.3.3. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Sifat khas dari metode-metode pengawasan feed back

(umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada

hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk

mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak

dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).

3. Pengawasan Kualitas (Quality Control)

2.4 Macam Teknik Pengawasan

Sesuai dengan tujuannya, organisasi melakukan

pengawasan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas

sebuah aktivitas kerja di suatu organisasi pada rentang

waktu tertentu. Untuk menghasilkan pengukuran yang

baik, evaluasi harus didasarkan pada data yang akurat.

Kontrol terhadap kualitas mencakup evaluasi atas

13

keakuratan pekerjaan yang dilakukan, dan kontrol

kuantitas lebih mengarah pada kuantifikasi komponen-

komponen evaluasi agar tujuan yang ditetapkan dapat

tercapai.

2.4.1 Teknik Pengawasan Kualitas

Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan

dalam melakukan pengawasan kualitas (Leonard dan

Hilgert (2004) adalah:

1. Inspeksi Total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap

seluruh unit kerja atau tugas yang dilakukan oleh

pegawai dan menjelaskan apakah standar kualitas

minimum sudah tercapai, dan bila belum, bagaimana

memperbaikinya.

2. Pengecekan Pada Area Tertentu, dilakukan melalui

pengecekan kinerja pegawai di suatu departemen

atau divisi tertentu, seperti departemen keuangan,

yang dilakukan secara periodik. Penggunaan

komponen statistik akan menambah validitas data

yang diperoleh dalam fungsi pengawasan.

3. Pengontrolan Kualitas dengan Statistik. Apabila inspeksi

total belum diperlukan dan pengecekan pada divisi

tertentu tidak terlalu akurat, Manajer

Administrasi dapat menggunakan teknik ini dengan

14

memakai data yang berbasis sampel yang dipilih

untuk menjamin validitas dan reliabilitas hasil

pengukuran.

4. Kesalahan Nihil, merupakan teknik preventif terhadap

potensi kesalahan yang dilakukan oleh pegawai

sejak pertama kali mengerjakan tugasnya. Hal ini

juga dapat memotivasi pegawai untuk selalu bebas

dari kesalahan. Ketika teknik ini diterapkan,

mereka seharusnya diberi imbalan yang setimpal

atas tiadanya kesalahan yang dilakukan dan

peningkatan kinerja yang telah dilakukan.

2.4.2 Metode Pengawasan Non Kuantitatif dan

Kuantitatif.

Menurut Devung (1988:126) metode pengawasan dibagi

dalam dua kategori utama, yaitu: metode pengawasan non

kuantitatif, dan metode pengawasan kuantitatif, masing-

masing dengan beberapa variasi tekniknya.

A. Metode Pengawasan Non Kuantitatif

Metode pengawasan non kuantitatif bersifat umum

terhadap kegiatan dan keadaan organisasi dan lebih

banyak menyangkut cara kerja karyawan. Beberapa teknik

yang biasa digunakan menurut Leon C. Mengginson, cs.

dalam Devung (1988:126) adalah:

15

1. Observasi

2. Pengawasan berkala

3. Laporan lisan dan tertulis

4. Penilaian kegiatan

5. Diskusi antara manajer dan karyawan.

B. Metode Pengawasan Kuantitatif

Metode pengawasan kuantitatif bersifat lebih

spesifik, dengan menggunakan tinjauan data kuantitatif

untuk mengukur dan mengadakan penyesuaian seperlunya

atas jumlah maupun kualitas barang atau jasa yang

dihasilkan atau ditawarkan kepada konsumen. Beberapa

teknik yang digunakan menurut Leon C. Manggison dalam,

cs. dalam Devung (1988:127) adalah:

1. Pengawasan Anggaran.

Anggaran dalam konteks ini adalah anggaran

pendapatan dan belanja. Pengawasan anggaran merupakan

teknik memanfaatkan angka-angka yang terdapat di dalam

anggaran pendapatan dan belanja, untuk tujuan

pengawasan dengan membandingkan apa yang telah dicapai

dalam masing-masing kategori mata anggaran selama waktu

tertentu dengan angka yang sudah direncanakan dalam

anggaran belanja. Teknik pengawasan anggaran belanja

ini memungkinkan administrator dan manajer bisa

16

mengadakan pengecekan yang berkesinambungan dan

memecahkan masalah yang ada secara dini.

2. Pemeriksaan Efektivitas Manajemen.

Pemeriksaan efektivitas manajemen hakekatnya

adalah mempelajari keadaan organisasi serta

administrasi dan manajemennya dengan melihat ke masa

depan. Dan bisa membantu pemimpin melihat apakah

kebijakan segala prosedur yang telah ditetapkan ,

dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi secara

menyeluruh.

3. Analisis Rasio.

Analisis rasio pada dasarnya mempelajari hubungan

antara komponen-komponen yang ada dalam laporan

keuangan, dalam bentuk rasio atau presentase. Dengan

membandingkan rasio dari komponen-komponen yang ada,

administrator dan manajer bisa melihat perubahan

relatif yang terjadi selama periode waktu tertentu.

4. Analisis Break-Even.

Analisis break-even merupakan salah satu alat yang

memungkinkan perusahaan memperlihatkan secara visual

dan jelas hubungan antara pendapatan dan biaya yang

dikeluarkan. Analisis break-even memberikan analisis dan

17

memperlihatkan secara grafis keseimbangan pendapan dan

biaya. Dengan cara ini administrator dan manajer dapat

mengadakan pengawasan secara langsung terhadap

profitabilitas perusahaan, dan analisis tersebut sangat

membantu di dalam menentukan tindakan apa yang harus

diambil.

5. Tabel Waktu Pelaksanaan Kegiatan.

Tujuan utama pembuatan tabel waktu tersebut adalah

untuk memungkinkan administrator dan manajer melihat

hubungan antara berbagai bagian dan tahap kegiatan yang

ada.

2.4.3 Teknik Pengawasan Langsung dan Tidak

Langsung

Menurut Siagian (2008:115) membagi dalam dua macam

teknik, yaitu: pengawasan langsung dan pengawasan tidak

langsung:

A. Pengawasan Langsung

Menurut Siagian (2008:115) yang dimaksud

pengawasan langsung ialah apabila pimpinan organisasi

melakukan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang

sedang dijalankan oleh para bawahannya. Pengawasan

langsung ini dapat berbentuk:

1. Inspeksi langsung

18

2. On the spot observation, dan

3. On the spot report.

Dalam inspeksi langsung dapat dengan peninjauan

pribadi yaitu mengawasi dengan jalan meninjau secara

pribadi sehingga dapat dilihat sendiri pelaksanaan

pekerjaan. Cara ini mengandung kelemahan, menimbulkan

kesan kepada bawahan bahwa mereka diamati secara keras

dan kuat sekali. Namun, ada yang berpendapat bahwa cara

inilah yang terbaik, karena melakukan kontak langsung

antara atasan dan bawahan dapat dipererat. Serta,

kesukaran dalam praktek dapat dilihat lansung dan tidak

dapat dikacaukan oleh pendapat bawahan sebagaimana

mungkin terselip dengan cara menerima laporan tertulis

(Manullang, 1992:178).

Langkah kerja pemeriksaan pengawasan atasan langsung

menurut Khusnuridlo adalah sebagai berikut:

1. Memeriksa apakah atasan Langsung Bendaharawan

telah melakukan pemeriksaan kas terhadap

Bendaharawan sedikitnya tiga bulan sekali.

2. Meneliti apakah pejabat yang bertanggung jawab

terhadap pengelolaan perlengkapan telah melakukan

pemeriksaan penyimpanan barang inventaris yang

dikelolanya, baik secara langsung melihat fisik

barangnya maupun melalui pembukuannya.

19

Akan tetapi, karena banyak dan kompleksnya tugas-tugas

seorang pimpinan terutama dalam organisasi besar

seorang pemimpin tidak mungkin dapat selalu menjalankan

pengawasan langsung itu. Karena itu sering pula ia

harus melakukan pengawasan yang bersifat tidak langsung

(Siagian, 2008:115).

B. Pengawasan Tidak Langsung

Yang dimaksud pengawasan tidak langsung ialah

pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan

melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan

(Siagian, 2008:115). Laporan ini berbentuk:

1. Lisan.

Pengawasan dilakukan dengan mengumpulkan fakta-

fakta melalui laporan lisan yang diberikan bawahan.

Dengan cara ini kedua pihak aktif, bawahan memberikan

laporan lisan tentang hasil pekerjaannya dan atasan

dapat bertanya lebih lanjut untuk memperoleh fakta-

fakta yang diperlakukannya. Pengawasan seperti ini

dapat mempercepat hubungan pejabat, karena adanya

kontak wawancara antara mereka.

2. Tertulis.

Laporan tertulis merupakan suatu

pertanggungjawaban kepada atasannya mengenai pekerjaan

yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan

20

tugas-tugas yang diberikan atasannya kepadanya. Dengan

laporan tertulis sulit pimpinan menentukan mana yang

berupa kenyataan dan apa saja yang berupa pendapat.

Keuntungannya untuk pemimpin dapat digunakan sebagai

pengawasan dan bagi pihak lain dapat digunakan untuk

menyusun rencana berikutnya (Manullang, 1992:179).

21

2.5 Proses Pengawasan

Pengawasan adalah suatu usaha sistematis

menetapkan standar – standar dengan tujuan perencanaan,

merancang bangun system umpan balik informasi,

membandingkan kinerja sebenarnya dengan standar –

standar yang telah ditentukan terlebih dahulu,

menentukan apakah ada penyimpanan dan mengukur

kemuradanya, serta mengambil tindakan yang diperlukan

yang menjamin pemanfaatan penuh sumberdaya yang

digunakan secara efisien dalam rangka pencapaian tujuan

organisasi. Dengan demikian langkah unsur proses

pengawasan itu adalah sebagai berikut:

1) Pencapain standar dan metode pengukuran

kinerja,

2) Pengukuran kinerja yang senyatanya;

3) Pembandingan kinerja dengan standar serta

menafsirkan penyimpangan – penyimpangan; dan

4) Mengadakan tindakan korektif.

Standar yang ditentukan itu berupa standar

masukan yang berupa usaha kerja, dan standar keluaran

berupa ukuran kuantitas,kualitas, biaya atau waktu

pengukuran kinerja senyatanya adalah untuk melihat

adanya penyimpangan atau varians antara apa yang

terjadi senyatanya dengan apa yang di harapkan.

22

Pembandingan kinerja senyatanya dengan tujuan atau

standar dapat menghasilkan kinerja sama dengan standar

atau dengan kinerja lain dengan standar yang terakhir

memerlukan manajemen berdasar pengecualian: manajemen

perlu memperhatikan situasi dimana penyimpangan antara

kinerja senyata dengan yang diharapkan sangatlah besar.

Yang pertama cukup mempertahankan situasi; tak perlu

dilakukan tindakan korektif.

Bila penyimpangan yang terjadi itu besar maka perlu

tindakan korektif yakni perbaikan agar hasilnya sesuai

dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengawasan itu dapat intern, dapat pula

ekstern. Pengawasan intern melalui disiplin diri dan

latihan tanggung jawab individual atau kelompok.

Pengawasan ekstern terjadi melalui supervise langsung

atau penerapan system administrative seperti aturan dan

prosedur. Pengawasan efektif yang akan di uraikan

kemudian, merupakan kombinasi dari keduanya.

Ada empat jenis pengawasan ekstern, yaitu:

1. Prapengawasan disebut juga precontrol atau

feed-forward-control; yaitu pengawasan yang di

lakukan sebelum memulai kegiatan, terdiri atas

kegiatan persiapan: Spesifikasi masukan,

23

keluaaran, kejelasan tujuan, sumber daya yang di

perlukan.

2. Pengawasan pengarahan atau steering control

yang fokusnya adalah pada apa yang terjadi selama

proses kerja. Juga di kenal dengan nama concurrent

control. Disini diusahakan untuk menemukan masalah dan

melakukan tindakan perbaikan sebelum hasil akhir.

3.Pengawasan ya/tidak (yes/no-control) yang

menspesifikasi titik kritis yang harus di lalui

sebelum suatu kegiatan berlanjut. Pada suatu titik

segala persyaratan harus dipenuhi terlebih dahulu

(ya) sebelum proses berlanjut. Jadi kalau tidak,

proses berhenti.

4. Pengawasan pasca kegiatan (post action control

atau feedback control), dilakukan setelah kegiatan

selesai.

Adapun faktor-faktor yang menjadi

pengawasan itu merupakan keharusan ialah:

1) Adanya perubahan yang memerlukan penyesuain-

penyesuain baru dan ini harus selalu diawasi;

2) Adanya kekomplekan system memerlukan

pengawasan yang lebih banyak;

24

3) Adanya kesalahan-kesalahan memerlukan

pengawasan agar dapat dilakukan tindakan perbaikan;

dan

4) Adanya delegasi perlu pengawasan terhadap para

pelaksana agar jangan sampai melakukan

penyimpangan yang terlalu banyak sehingga sulit

dibenahi lagi.

Dengan memperhatikan faktor-faktor diatas ,

maka tercapailah sasaran-sasaran pengawasan yaitu :

1. Meningkatkan disiplin dan prestasi kerja

2. Menekansekecil mungkin penyalahgunaan

wewenang

3. Menekan sekecil mungkin kebocoran dan

pemborosan

4. Meningkatkan pelayanan

5. Memperlancar segala kegiatan .

25

BAB III

PENUTUP

3.1 Simpulan

Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk

menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-

tujuan perencanaan, merancang sistem informasi

umpanbalik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar

yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan

mengukur penyimpanan-penyimpana serta mengambil

tindakan koreksi yang diperlukan. Syarat-syarat

pengawasan yaitu: pengawasan harus mendukung sifat dan

kebutuhan keguatan, pengawasan harus melaporkan setiap

penyimpangan yang terjadi dengan segera, pengawasan

harus mempunyai pandangan ke depan,pengawasan harus

objektif, teliti dan sesuai dengan standar, pengawasan

harus luwes atau fleksibel, pengawasan harus serasi

dengan pola organisasi, pengawasan harus ekonomis,

pengawasan harus mudah di mengerti, dan pengawasan

harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi. Tipe-tipe

pengawasan yaitu: pengawasan pendahuluan (Preliminary

Control), Pengawasan pada Saat Kerja Berlangsung (Cocurrent

Control), Pengawasan Feed Back (Feedback Control). Teknik

pengawasan yaitu: Teknik Pengawasan Kualitas, Metode

Pengawasan Non Kuantitatif dan Kuantitatif, dan Teknik

Pengawasan Langsung dan Tidak Langsung. Langkah unsur

26

proses pengawasan itu adalah sebagai berikut: Pencapain

standar dan metode pengukuran kinerja, pengukuran

kinerja yang senyatanya, pembandingan kinerja dengan

standar serta menafsirkan penyimpangan – penyimpangan

dan mengadakan tindakan korektif.

3.2 Saran

Pengawasan dirasa sangat sangat dibutuhkan dalam

suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan

dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyak

kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari

bawahan maupun lingkungan. Pengawasan menjadi sangat

dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang

baik antara pemimpin organisasi dengan anggota

organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya

tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu

masalah. Lebih baik dilakukan secara langsung oleh

pimpinan organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan

wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu

organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara

rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi

dari yang baik menjadi lebih baik lagi.

27

DAFTAR PUSTAKA

Sukoco, B.M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran

Modern. Erlangga: Jakarta.

http://malikazisahmad.wordpress.com/2012/01/13/

pengertian-pengawasan/

http://pa-tangerangkota.go.id/index.php/layanan-

informasi/pengawasan/maksud-fungsi-tujuan-pengawasa

http://proseapengawasan.blogspot.com/

http://tyoset.blogspot.com/2012/01/tipe-tipe-

pengawasan.html

http://purwantiw.wordpress.com/2011/04/30/teknik-

teknik-pengawasan/

28