Diplomado en Gerencia de Proyectos y Calidad

Diplomado en Gerencia de Proyectos y Calidad

Guía para la Elaboración del Trabajo Integrador

Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú © 2008 Prohibida la reproducción total o parcial de este contenido sin permiso expreso del Instituto. Ic-Cap-4.84

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Objetivo de la Guía La Guía para la Elaboración del Trabajo Integrador es un conjunto de plantillas, ejemplos y recomendaciones para facilitar y estandarizar parcialmente la estructuración y contenidos del trabajo integrador. No es un procedimiento, sino un apoyo para aplicar mejor los procesos de gerencia de proyectos a un proyecto nuevo, para los grupos de participantes que tienen los primeros contactos con estos procesos.


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Alcances del Trabajo Integrador El Trabajo Integrador es una aplicación práctica que el Instituto para la Calidad utiliza para evaluar la capacidad que va logrando el grupo de estudiantes para aplicar los conocimientos, estándares y herramientas de gerencia de proyectos, particularmente en los procesos principales de Iniciación y Planificación. Para ello, el grupo de estudiantes deberá aplicar las recomendaciones de la Guía a los Fundamentos para la Gerencia de Proyectos (PMBOK® Tercera Edición) publicada por el PMI®, que es el estándar internacional de mayor aceptación para gestionar proyectos. En otras palabras, el trabajo integrador no es otra cosa que la redacción de los documentos del Proceso de Iniciación y la primera versión del Plan de Gestión del Proyecto. Por ello, los estudiantes deberán tener muy presente desde el inicio del proyecto, que el Trabajo Integrador está orientado a seguir el Ciclo de Vida del Proyecto dentro de los cinco grupos de procesos definidos por el PMBOK® Tercera Edición (Figura 3-2, página 40), incluyendo las sugerencias para contextualizar el proyecto en el entorno, que especifica el mismo estándar. Se recomienda leer los capítulos del 1 al 3 del PMBOK® Tercera Edición, antes de iniciar el curso. Algo que el estudiante tendrá muy claro al final del curso es la existencia de una Metodología de Gerencia de Proyectos que debe tener la organización ejecutora del proyecto y el cliente, también un Sistema de Información de Gerencia de Proyectos que debe tener la organización ejecutora, y además una Metodología de Selección de Proyectos. Todas estas herramientas están mencionadas y descritas en el PMBOK® Tercera Edición (Capítulo 4). Sin embargo, desde el inicio del curso, el estudiante deberá ir familiarizándose con los conceptos básicos de estas dos herramientas. Una forma directa de hacerlo es visualizando la estructura general de los contenidos del Trabajo Integrador. La estructura está compuesta de tres secciones: (a) Los parámetros principales del proyecto, (b) los documentos del grupo de procesos de iniciación y (c) los documentos del grupo de procesos de planificación. Cada uno de ellos especifica su descripción y una recomendación de los formatos a usar para la presentación de cada sección.

Contenidos del Trabajo Integrador

Secciones Principales

Descripción Referencias y Formatos

Carátula de Plan Subsidiario PUCP-PMBOK-4.3.3.1-001 (Anexo C)

Parámetros Principales del

Proyecto Mapa de herramientas y técnicas utilizadas por área de conocimiento

PUCP-PMBOK-4.4.3.1 (Anexo D)

Acta de Constitución del Proyecto PMBOK 4.1.3.1 (Anexo A)

Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto (Detalle del Producto, Servicio o Resultado)

PMBOK 4.2.3.1-001 (Anexo B)

Documentos del Grupo de

Procesos de Iniciación Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto (Detalle

del Proyecto) PMBOK 4.2.3.1-002 (Anexo B)

Documentos del Grupo de

Procesos de Planificación

Plan de Gestión de Alcance: - Plan de gestión del alcance - Enunciado del Alcance del Proyecto (producto) - Enunciado del Alcance del Proyecto (proyecto) - Estructura Detallada del Trabajo (EDT) - Diccionario de la EDT

(Anexo E) PMBOK 5.1.3.1 PMBOK 5.2.3.1-001 PMBOK 5.2.3.1-002 PMBOK 5.3.3.2 PMBOK 5.3.3.3


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Plan de Gestión de Cronograma: - Plan de gestión del cronograma - Lista de actividades (con atributos) - Lista de hitos - Diagramas de red del cronograma del proyecto - Requisitos de recursos de las actividades - Estructura de desglose de recursos (RBS) - Calendario de Recursos - Cronograma del proyecto y datos del modelo de

cronograma (atributos)

(Anexo F) PMBOK 4.3.3.1 PMBOK 6.1.3.1 - 6.1.3.2 - 6.2.3.3 - 6.3.3.2 y 6.4.3.2 PMBOK 6.1.3.3 PMBOK 6.2.3.1 PMBOK 6.3.3.1 PMBOK 6.3.3.3 PMBOK 6.3.3.4 PMBOK 6.5.3.1

Plan de Gestión de Costos: - Plan de gestión de costos - Estimación de costos de actividades - Reservas para contingencias - Línea de base de costos (presupuesto

distribuido en el tiempo) -

(Anexo G) PMBOK 4.3.3.1 PMBOK 7.1.3.1 PMBOK 7.1.3.1 PMBOK 7.2.3.1

Plan de Gestión de Calidad: - Plan de gestión de calidad - Métricas de calidad - Listas de control de calidad -

(Anexo H) PMBOK 8.1.3.1 PMBOK 8.1.3.2 PMBOK 8.1.3.3

Plan de Gestión de Personal: - Plan de gestión del personal - Organigramas del proyecto - Roles y responsabilidades

(Anexo I) PMBOK 9.1.3.3 PMBOK 9.1.3.2 PMBOK 9.1.3.3

Plan de Gestión de Comunicaciones: - Plan de gestión de las comunicaciones (incluye

la matriz de comunicaciones)

(Anexo J) PMBOK 10.1.3.1

Plan de Gestión de Riesgos: - Plan de gestión de riesgos (incluye la estructura

de desglose de riesgos, las definiciones de escalas de impacto y la matriz de probabilidad e impacto)

- Registro de riesgos - Registro de riesgos (priorizados) - Registro de riesgos (cuantificados) - Registro de riesgos (estrategias de respuestas)

(Anexo K) PMBOK 11.1.3.1 PMBOK 11.2.3.1 PMBOK 11.3.3.1 PMBOK 11.4.3.1 PMBOK 11.5.3.1

Plan de Gestión de Adquisiciones: - Plan de gestión de las adquisiciones - Enunciados de trabajo de los contratos (SOW) - Solicitud de propuesta (RFP) - Criterios de evaluación de proveedores

(Anexo L) PMBOK 12.1.3.1 PMBOK 12.1.3.2 PMBOK 12.2.3.1 PMBOK 12.2.3.2


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Metodología del Trabajo Integrador

Paso Descripción

Paso 1 Elaboración del Acta de Constitución del Proyecto

Inicialmente los alumnos deberán conformar grupos de trabajo para el desarrollo de los avances del Trabajo Integrador. Dicha información deberá ser remitida a finales de la segunda semana de clases. Algo que todos los estudiantes podrán entender durante el curso, es que todo proyecto requiere una metodología de selección del proyecto. El grupo de alumnos debe seleccionar el proyecto más idóneo según sus necesidades y presentar al IC-PUCP el Acta de Constitución del Proyecto. La calificación del grupo de estudiantes que sustenta el trabajo integrador será la calificación del trabajo integrador correspondiente a los estudiantes. En una evaluación real, esto permitiría la autorización para el financiamiento de la ejecución del proyecto y para la ejecución propiamente dicha.

Paso 2 Presentación del Acta de Constitución del Proyecto

Para poder presentar un Acta de Constitución del Proyecto, los estudiantes pueden usar el Formato PUCP-PMBOK-4.1.3.1. Se puede encontrar en este documento en el Anexo A. El Acta de Constitución del Proyecto debe entregarse al tutor por intermedio del Instituto para la Calidad. Formato: PUCP-PMBOK-4.1.3.1 (Anexo A)

Paso 3 Creación del Archivo del Proyecto

Una vez definido el Proyecto de cada grupo, cada grupo crea un archivo del proyecto de acuerdo a las especificaciones que reciba del Instituto para la Calidad. En el Anexo D se puede encontrar el detalle del Indice del Archivo del Proyecto. El archivo del proyecto tiene tres tipos de documentos.

Paso 4 Creación de

los Documentos de Inicio del Proyecto

Una vez que ya se ha creado el Archivo del Proyecto, los primeros documentos que deben formar parte del Archivo son los documentos del Inicio del Proyecto (correspondientes a las salidas de los procesos de formulación del Acta de Constitución del Proyecto y del Enunciado Preliminar del Alcance, 4.1 y 4.2 según el PMBOK® 2004). En esta ocasión se incluye un Acta de Constitución actualizada con las observaciones del grupo y de los docentes. Estos documentos eventualmente pueden actualizarse cuando sea apropiado en función de los avances del curso. Formatos: PUCP-PMBOK-4.1.3.1 (Anexo A) y PUCP-PMBOK-4.2.3.1-001 y PUCP-PMBOK-4.2.3.1-002 (Anexo B)

Paso 4 Actualización Evaluada

Permanente del Archivo del

Proyecto

Los grupos de estudiantes emitirán todos los documentos cuantas veces encuentren necesario hacerlo. Estas actualizaciones serán registradas en revisiones. La elaboración de un Plan de Gestión subsidiario se inicia con la lectura exhaustiva de la sección correspondiente del PMBOK® 2004, continúa con la asistencia a clases sobre dicha área del conocimiento, sigue con la discusión en grupo para la redacción de la primera versión del plan en cuestión, y con la emisión de la primera versión de dicho plan para ser calificado por el docente de dicho curso como un Avance del Trabajo Integrador. En adelante, será responsabilidad del grupo actualizar permanentemente los planes y hacer llegar las actualizaciones al Instituto para la Calidad, según el procedimiento que éste especifique. Para la actualización permanente de los Planes Subsidiarios, el grupo de estudiantes debe usar la carátula mostrada en el Anexo C.

Paso 5 Calificación del Trabajo Integrador

La calificación del trabajo integrador se hace a través de la calificación de los Avances del Trabajo Integrador (que corresponden a la primera versión de cada Plan de Gestión), y a través de la calificación final del trabajo integrador completo. Esta calificación la hacen los docentes designados por el Instituto para la Calidad. Adicionalmente el trabajo debe ser sustentado presencialmente, lo cual completa la calificación del trabajo integrador. Particularmente para la sustentación, el grupo debe entender la sustentación como la postulación a la aprobación de la ejecución de su proyecto, por lo tanto no deberá hacer una exposición de los contenidos del PMBOK® ni una exposición de las habilidades propias del área de aplicación del proyecto, sino una presentación de los conocimientos, estándares, habilidades, herramientas y técnicas usadas para la gerencia de dicho proyecto, que redundarán en la aprobación del financiamiento y de la ejecución del plan del proyecto. Esta demás decir que el jurado podrá demandar información sobre cómo ejecutar, supervisar y controlar y cerrar el proyecto, puesto que el Plan de Gestión del Proyecto debe proponer procesos para todo el Ciclo de Vida del Proyecto.


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Organización del Trabajo Integrador

MODULOS CRONOGRAMA GENERAL

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Paso 1 Elaboración del Acta de Constitución del Proyecto

Paso 2 Selección del Proyecto

Paso 3 Creación del Archivo del Proyecto

Paso 4 Actualización Permanente del Archivo del Proyecto

Paso 5 Calificación del Trabajo Integrador

Fechas programadas del Trabajo Integrador Se desarrollarán cuatro (4) sesiones de tutoría por grupo a lo largo de todo el Diplomado. Adicionalmente, dos (2) talleres con todos los grupos con el objetivo de afinar los detalles del Trabajo Integrador. Las fechas se encuentran indicadas en el cronograma de clases Ic-Cap-4.52.

Evaluación del Trabajo Integrador � Evaluación Continua

Considerada en cada uno de los cursos como Avance del Trabajo Integrador. Se considera un peso del 30% de la nota de cada Curso por área de conocimiento.

� Trabajo integrador Trabajo Final impreso en físico empastado. Se considera una Nota Grupal, cuyo peso equivale al 60% de la nota del Trabajo Final.

� Sustentación del trabajo integrador Presentación final del Plan de Gestión del Proyecto. Se considera nota individual, cuyo peso equivale al 40% de la nota del Trabajo Final.


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Recomendaciones para el desarrollo de los avances de los trabajos integradores

1. Recuerden que cada presentación de avance del Trabajo Integrador corresponden a un

Plan Subsidiario. 2. Revisar Gestión de la Integración en el PMBOK, para tener claro lo que debe contener un

Plan:

3. En adición a lo anterior, en cada capítulo de las Áreas de Conocimiento del PMBOK se hacen indicaciones específicas para el plan subsidiario correspondiente.

4. Deben tener en cuenta que, lo que se les pide en cada avance son realmente dos cosas: o Plan subsidiario (hay Áreas del Conocimiento que requieren de componentes

adicionales, ver página 89 del PMBOK) o Entregables de Planeamiento declarados por ustedes en el Plan subsidiario

5. La primera parte (Plan) indica cuales y como son los procesos que han seleccionado para su proyecto, como los van a implementar, las herramientas a usar y como se van a usar y las salidas de los procesos. Adicionalmente, todo lo que esté indicado en el PMBOK, cuando fuere aplicable a su proyecto.

6. No es válido copiar literalmente las descripciones que aparecen en el PMBOK 7. La segunda parte son los desarrollos de las salidas de planeamiento que ustedes han

declarado en su Plan y los formatos que se usarán en los demás procesos diferentes a los de planeamiento.

“…El contenido del plan de gestión del proyecto variará de acuerdo con el área de aplicación y la complejidad del proyecto. Este proceso da como resultado un plan de gestión del proyecto que se actualiza y revisa a través del proceso Control Integrado de Cambios. El plan de gestión del proyecto define cómo se ejecuta, se supervisa y controla, y se cierra el proyecto. El plan de gestión del proyecto documenta el conjunto de salidas de los procesos de planificación del Grupo de Procesos de Planificación e incluye: • Los procesos de dirección de proyectos seleccionados por el equipo de dirección

del proyecto • El nivel de implementación de cada proceso seleccionado • Las descripciones de las herramientas y técnicas que se utilizarán para llevar a

cabo esos procesos. • Cómo se utilizarán los procesos seleccionados para dirigir el proyecto

específico, incluidas las dependencias y las interacciones entre esos procesos, y las entradas y salidas esenciales.

• Cómo se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto • Cómo se supervisarán y controlarán los cambios • Cómo se realizará la gestión de la configuración • Cómo se actualizará y usará la integridad de las líneas base para la medición

del rendimiento • La necesidad y las técnicas para la comunicación entre los interesados • El ciclo de vida del proyecto seleccionado y, para los proyectos de múltiples

fases, las fases del proyecto relacionadas • Las revisiones clave de dirección acerca del contenido, la extensión y la

oportunidad para facilitar la gestión de polémicas sin resolver y decisiones pendientes.” (PMBOK página 88)


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8. Este debe tener dos partes independientes, separadas con una hoja y cada una debe contar con sus propios: índice, registro de control de revisiones y numeración de páginas. Cada uno tendrá sus propios anexos. El no cumplir con estos lineamientos implica puntos en contra en la calificación.

9. Se les recuerda que el Diploma está basado en el PMBOK y que los trabajos deben reflejar su aplicación. Por tanto, deben tener mucho cuidado cuando hagan uso de procedimientos o formatos de la organizaciones donde ustedes trabajan, ya que al margen de lo exitoso que seguramente ha podido resultar su aplicación, sino están alineados con el PMBOK no será considerados como válidos.

10. En este sentido, el haber escogido proyectos que han sido realmente desarrollados o cuyo inicio real ya se ha dado, plantea un riesgo mayor de que lo anterior ocurra. Adicionalmente, existe el riesgo que en la redacción se cometa el error de usar el tiempo pasado como si fuera un informe, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:

11. El Plan no debe contener teoría, no debe ser redactado como si fuera un libro de texto, ni repetir textos del PMBOK, ni tratar de mostrar el dominio que ustedes tienen de la teoría. Se debe asumir que el equipo del proyecto, a quién está dirigido el Plan, es experto en el PMBOK y en gestión de proyectos.

12. Se exige que la presentación (formato) del documento sea cuidadosa. 13. Se exige una cuidadosa y clara redacción. 14. Se exige coherencia de los datos que se presentan. Por ejemplo, presentar un diagrama

de Gantt que no corresponde con el diagrama de Red. 15. Tomar en cuenta que tendrán puntos menos por aspectos de forma de los avances que

se presentan: Carátula, Indice, Control de revisiones, Numerado del documento. 16. A continuación se muestran algunos aspectos negativos que afectan la calificación del

trabajo: • Tiene error(es) conceptual(es). No corresponde al enfoque del PMBOK • Presenta información o datos que no agregan valor. • Presenta teoría. • No tiene estilo de Plan, si no de informe • No se han encontrado referencias a Anexos, tablas, gráficos mencionadas en el texto. • Texto no corresponde al tema del acápite/capítulo/numeral • Texto confuso / Redacción deficiente. • Tabla(s) / Gráfico(s): sin leyenda, con error(es), incompleto(s), no guardan relación con el asunto del anexo/acápite/capítulo/numeral, no legible(s) o poco legible(s), sin encabezado.

• No describe un proceso. No indica el objetivo del proceso • No indica la(s) herramienta(s) a usar • No indica /como/para qué/sobre qué/ va a aplicar la(s) herramienta(s) • No muestra evidencias del uso de las herramientas de planeamiento que menciona • No describe los entregables del proceso • No se ha encontrado el(os) entregable(s) de planeamiento que menciona • No se ha encontrado el(os) formatos que menciona que usarían en Inicio/Control/Ejecución/Cierre

• Descripción de procedimiento equivocado • No corresponde al enfoque del PMBOK • No es coherente con otra parte del documento

• En lugar de redactar: “Se establecerán las duraciones de las actividades con un enfoque probabilístico”

• Se redacta: “Se han establecido las duraciones de las actividades con un enfoque probabilístico”


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Anexo AAnexo AAnexo AAnexo A

Formatos del Acta de Constitución del ProyectoFormatos del Acta de Constitución del ProyectoFormatos del Acta de Constitución del ProyectoFormatos del Acta de Constitución del Proyecto


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ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO PUCP-PMBOK

4.1.3.1 HOJA 1/2

Instrucciones Generales: El Acta de Constitución del Proyecto es un documento emitido por el Patrocinador del Proyecto. La descripción detallada está expuesta en el PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar los datos iniciales de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Es el mínimo de información necesario para aprobar el proyecto como sujeto de evaluación para el curso. Este documento no es limitante de la información que el grupo maneje, pero es indispensable para iniciar el Expediente del Proyecto.

Componente Descripción

Grupo

Título del Proyecto

Gerente del Proyecto

<Indicar Nombre, Puesto Organizacional y a quien responde y a qué organización pertenece>

Patrocinador del Proyecto

Organización Ejecutora

Cliente

Breve Descripción de Actores

Involucrados e Influencia

Oportunidad de Negocio

<Descripción de los mercados identificados para el producto del proyecto>

Asunciones del

entorno

Restricciones del entorno

Fuentes de Costo Beneficios

Análisis Preliminar Costo/Beneficio


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ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO PUCP-PMBOK

4.1.3.1 HOJA 2/2

Instrucciones Generales: El Acta de Constitución del Proyecto es un documento emitido por el Patrocinador del Proyecto. La descripción detallada está expuesta en el PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar los datos iniciales de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Es el mínimo de información necesario para aprobar el proyecto como sujeto de evaluación para el curso. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Justificación del Proyecto

Breve descripción del Producto

Requerimientos de los interesados

Presupuesto Resumido

Fase Hito <Primera Fase> <Primer Hito>

Fases Principales del Proyecto

<Ultima Fase> <Hito final>


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Anexo BAnexo BAnexo BAnexo B

Formatos del Enunciado Preliminar del AlcanceFormatos del Enunciado Preliminar del AlcanceFormatos del Enunciado Preliminar del AlcanceFormatos del Enunciado Preliminar del Alcance


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ENUNCIADO PRELIMINAR DEL ALCANCE PRIMERA PARTE:

PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO (Entregable Final)

PUCP-PMBOK

4.2.3.1-001 HOJA 1/1

Instrucciones Generales: El Enunciado Preliminar del Alcance es un documento emitido por el Gerente de Proyecto para iniciar sus tareas. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 4.1 del PMBOK®. El Enunciado Preliminar del Alcance tiene dos partes distintas, una de ellas orientada al Producto, Servicio o Resultado del proyecto, y otra parte orientada al Proyecto. Ambas son distintas y ambas son muy importantes para el éxito del proyecto. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar los datos iniciales de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos.


Grupo


Objetivos del Producto

<Que funciones cumplirán los productos, servicios y resultados que se logren con el proyecto en la organización donde se utilicen>

Descripción del Alcance del Producto

Parámetro Límites acepados (con unidades

de medida)

Criterios de Aceptación


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ENUNCIADO PRELIMINAR DEL ALCANCE SEGUNDA PARTE:

PROYECTO

PUCP-PMBOK

4.2.3.1-002 HOJA 1/1

Instrucciones Generales: El Enunciado Preliminar del Alcance es un documento emitido por el Gerente de Proyecto para iniciar sus tareas. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 4.1 del PMBOK®. El Enunciado Preliminar del Alcance tiene dos partes distintas, una de ellas orientada al Producto, Servicio o Resultado del proyecto, y otra parte orientada al Proyecto. Ambas son distintas y ambas son muy importantes para el éxito del proyecto. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar los datos iniciales de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos.


Grupo


Objetivos del Proyecto


Riesgos iniciales definidos

Fase

Costo Preliminar (Unidad

monetaria)

Hito

<Primera Fase>



Asunciones

Restricciones

Límites del Proyecto

Requerimientos Productos entregables

Requerimientos y productos

entregables del proyecto

EDT preliminar

<Descomposición jerárquica de los entregables del proyecto, máximo de tres niveles>


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Anexo CAnexo CAnexo CAnexo C

Carátula para Planes SubsidiariosCarátula para Planes SubsidiariosCarátula para Planes SubsidiariosCarátula para Planes Subsidiarios


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CARATULA DE PLAN SUBSIDIARIO PUCP-PMBOK

4.3.3.1-001 HOJA 1/1

Instrucciones Generales: Se debe generar una carátula por cada plan subsidiario. Cada una de estas carátulas será única, con diferentes revisiones, generadas cada vez que se tenga que actualizar.

Grupo:

Nombre del proyecto:

Plan de Gestión de Alcance Plan de Gestión de RRHH

Plan de Gestión de Cronograma Plan de Gestión de Comunicaciones

Plan de Gestión de Costos Plan de Gestión de Riesgos

Plan de Gestión Subsidiario:

Plan de Gestión de Calidad Plan de Gestión de Adquisiciones

Nombre del equipo:

Nombre Correo Electrónico Coordinador:

Integrantes del equipo:

Control de ReControl de ReControl de ReControl de Revisiones:visiones:visiones:visiones: Revisión Fecha Responsable Revisado por: Aprobado por:

00


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Anexo DAnexo DAnexo DAnexo D

Herramientas y Técnicas Utilizadas en este ProyectoHerramientas y Técnicas Utilizadas en este ProyectoHerramientas y Técnicas Utilizadas en este ProyectoHerramientas y Técnicas Utilizadas en este Proyecto


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HERRAMIENTAS Y TECNICAS A UTILIZAR PUCP-PMBOK

4.4.3.1 HOJA 1/1

Instrucciones Generales: Todos los procesos de gerencia del proyecto tienen herramientas y técnicas. Cuando se planifica un proyecto, no todas estas técnicas y herramientas se utilizan, sino que se hace una selección o se crean nuevas. Este formato permite registrar el uso y creación de herramientas clasificándolas por área de conocimiento.

AREAS DE CONOCIMIENTO DE GERENCIA DE PROYECTOS Integración Alcance Cronograma

Costos Calidad Personal

Comunicaciones Riesgos Adquisiciones

Revisión Fecha Responsable Revisado por: Aprobado por: 00


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Anexo EAnexo EAnexo EAnexo E

Plan de Gestión del AlcancePlan de Gestión del AlcancePlan de Gestión del AlcancePlan de Gestión del Alcance


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PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE PUCP-PMBOK

5.1.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Plan de Gestión del Alcance es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 5.1 del PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación del alcance de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Grupo




Descripción de cómo será

gestionado el alcance del proyecto

<Indicar que entradas, que herramientas y técnicas y que entregables se considera elaborar para cada proceso de gestión del alcance. Por ejemplo: el enunciado del alcance del proyecto será creado sobre la base de enunciado del alcance del proyecto preliminar y se utilizarán las técnicas de ingeniería de valor y tormenta de ideas para especificar el producto>

Estabilidad esperada del alcance del proyecto

< Indicar cual es el nivel de exactitud en la definición del alcance y si se espera que éste cambie con el tiempo>

Sistema de Control de Cambios del Alcance Identificación y

clasificación de los cambios al alcance

del proyecto

< Indicar quienes son los responsables de analizar los cambios al alcance y como se van a clasificar los cambios al alcance. Como van a ser tipificados los cambios al alcance (muy

grande, grande, mediano, pequeño, insignificante...etc.) en base a su impacto>

Procedimiento de control de cambios

al alcance

< Indicar quienes son personas autorizadas para solicitar cambios en el alcance del proyecto y cual es el procedimiento de atención de una solicitud de cambio al alcance del proyecto. Se puede especificar el procedimiento con un diagrama de flujo. Detallar tiempos de respuestas

a las solicitudes de cambio>

Responsables de aprobar los

cambios al alcance

< Comité de Control de Cambios (Alcance)>

Definición de cambios que pueden ser

aprobados sin revisiones

< Indicar todos los tipos de cambio del alcance calificados para aprobaciones automáticas sin revisiones del Comité de Control de Cambios>

Integración del control de cambios del alcance con el control integrado

de cambios

<Describir como el control de cambios del alcance será integrado con el sistema integrado de control de cambios >

Documentación requerida (Plantilla de solicitud de cambio al alcance) Sistemas de seguimiento Procedimientos de resolución de disputas

Requerimientos para solicitud de cambios al alcance

del proyecto

Niveles requeridos de aprobación


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ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO PRIMERA PARTE:

PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO (Entregable Final)

PUCP-PMBOK

5.2.3.1-001 HOJA 1/1

Instrucciones Generales: El Enunciado del Alcance del Proyecto es un documento emitido por Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 5.2 del PMBOK®. El Enunciado del Alcance del Proyecto tiene dos partes distintas, una de ellas orientada al Producto, Servicio o Resultado del proyecto, y otra parte orientada al Proyecto. Ambas son distintas y ambas son muy importantes para el éxito del proyecto. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Grupo


Objetivos del Producto


Descripción del Alcance del Producto

Parámetro Límites aceptados (con unidades

de medida)

Criterios de Aceptación


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ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO SEGUNDA PARTE:

PROYECTO

PUCP-PMBOK

5.2.3.1-002 HOJA 1/2

Instrucciones Generales: El Enunciado del Alcance del Proyecto es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 5.2 del PMBOK®. El Enunciado del Alcance del Proyecto tiene dos partes distintas, una de ellas orientada al Producto, Servicio o Resultado del proyecto, y otra parte orientada al Proyecto. Ambas son distintas y ambas son muy importantes para el éxito del proyecto. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.

Componente Descripción Documentos Asociados

Grupo


Objetivos del Proyecto

<Los criterios cuantificables que deben ser alcanzados por el proyecto para ser determinado exitoso. Los objetivos del proyecto deben al menos incluir costo, cronograma y métricas de

calidad>

Riesgos iniciales definidos

Fase

Costo Preliminar (Unidad

monetaria)

Hito

<Primera Fase> <Eventos claves>



Asunciones

Restricciones

Límites del Proyecto

<Que trabajo esta incluido y excluido del proyecto>

Requerimientos Productos entregables

Requerimientos y productos

entregables del proyecto

EDT preliminar <Descomposición jerárquica de los entregables del proyecto, máximo de tres niveles>


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ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO SEGUNDA PARTE:

PROYECTO

PUCP-PMBOK

5.2.3.1-002 HOJA 2/2

Instrucciones Generales: El Enunciado del Alcance del Proyecto es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 5.2 del PMBOK®. El Enunciado del Alcance del Proyecto tiene dos partes distintas, una de ellas orientada al Producto, Servicio o Resultado del proyecto, y otra parte orientada al Proyecto. Ambas son distintas y ambas son muy importantes para el éxito del proyecto. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.

Componente Descripción Documentos Asociados Organización inicial

del proyecto

<Puede ser bosquejado como forma de un organigrama del proyecto>

Limitación de Fondos

<Limitación relacionada al financiamiento del proyecto>

Requerimientos de

gestión de la configuración del

proyecto

<Especifica los requerimientos a cumplir para gestionar la configuración y control de cambios del proyecto>

Especificaciones del Proyecto

<Especificaciones técnicas del proyecto>

Requerimientos de aprobación del

proyecto


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ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT) PUCP-PMBOK

5.3.3.2 HOJA 1

Instrucciones Generales: La Estructura de Desglose del Trabajo es un documento elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 5.3 del PMBOK®. La EDT puede ser elaborada de distintas formas. Se puede utilizar como primer nivel de la EDT los principales entregables del producto final, los sub-proyectos o las fases del ciclo de vida del proyecto. A continuación se muestra un ejemplo de una EDT elaborada por fases del ciclo de vida de un proyecto de desarrollo de un software. Este es solo un ejemplo para un tipo de proyecto específico, no es una plantilla.

El gráfico ejemplo de la EDT es mostrado en la página siguiente página.


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4.2 Elaboración de casos de prueba y escenarios

2.2 Diseño de la Base de Datos

2.3 Diseño de Interfase Usuaria

2.4Diseño de Seguridad

5.3 Capacitación

3.4Documentación de Manuales

5.2 Verificación de Instalación adecuada

Proyecto: Nombre del Proyecto

1. Definición de Requerimientos

2.

Diseño

3.

Programación

4. Pruebas y Aceptación

5. Implementación

6. Gestion del Proyecto

1.1 Análisis de Procesos del Negoocio

2.1Diseño de arquitectura

3.1

Codificación

3.2 Pruebas Unitarias

3.3 Integraciónde componentes

4.1 Migración del aplicativo a UAT

5.1 Migración del aplicativo a PRD

6.2

Planifición

6.3

Ejecución

ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO (WBS) - Plantilla

1.2 Especificación de Requerim.

1.4 Validación de Requerim.

1.3 Modelamiento de Requerim.

6.1

Iniciación

4.3 Pruebas de aceptación

6.4

Control

6.5

Cierre


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DICCIONARIO DE LA EDT PUCP-PMBOK

5.3.3.3 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Diccionario de la EDT es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 5.3 del PMBOK®. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. La plantilla mostrada a continuación (con las mejoras o modificaciones necesarias planteadas por el grupo) debe ser elaborada para cada paquete de trabajo de la EDT.

Componente Descripción Código de control

de cuentas <Indicar el código del componente de la EDT donde se piensa gestionar el valor ganado>

Código del paquete de trabajo

<Indicar el código del paquete de trabajo de la EDT>

Fecha de actualización

Organización o individuo

responsable

Descripción del paquete de trabajo

Entregable (s)

Criterios de aceptación del entregable (s)

<Indicar los parámetros y límites aceptados>

Asunciones

Recursos

Duración estimada

Hitos <Indicar si este entregable es parte esencial del cumplimiento de un hito del proyecto>

Costo estimado

Fecha de término estimada

Interdependencias Antes de este paquete de trabajo _____ Después de este paquete de trabajo _____

Aprobación requerida

Gerente de Proyecto _______________ Fecha ________


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Anexo FAnexo FAnexo FAnexo F

Plan de Gestión del CronogramaPlan de Gestión del CronogramaPlan de Gestión del CronogramaPlan de Gestión del Cronograma


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PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA PUCP-PMBOK

4.3.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Plan de Gestión del Cronograma es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 4.3 del PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación del cronograma de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Grupo





gestionado el cronograma del

proyecto

<Indicar que entradas, que herramientas y técnicas y que entregables se considera elaborar para cada proceso de gestión del cronograma. Por ejemplo: La lista de actividades será creado sobre la base de la EDT mediante la técnica de descomposición. Cada actividad no excederá un máximo de 80 horas. De lo contrario se realizará una descomposición a mayor nivel>

Sistema de Control de Cambios del Cronograma

Identificación y clasificación de los

cambios al cronograma del

proyecto

< Indicar quienes son los responsables de analizar los cambios al cronograma y como se van a clasificar los cambios al cronograma. Como van a ser tipificados los cambios al cronograma

(muy grande, grande, mediano, pequeño, insignificante...etc.) en base a su impacto>

Procedimiento de control de cambios al cronograma

< Indicar quienes son personas autorizadas para solicitar cambios en el cronograma del proyecto y cual es el procedimiento de atención de una solicitud de cambio al cronograma del proyecto. Se puede especificar el procedimiento con un diagrama de flujo. Detallar tiempos

de respuestas a las solicitudes de cambio>

Responsables de aprobar los cambios al cronograma

< Comité de Control de Cambios (Cronograma)>



< Indicar todos los tipos de cambio del cronograma calificados para aprobaciones automáticas sin revisiones del Comité de Control de Cambios>

Integración del control de cambios del cronograma con el control integrado

de cambios

<Describir como el control de cambios del cronograma será integrado con el sistema integrado de control de cambios >

Documentación requerida (Plantilla de solicitud de cambio al cronograma) Sistemas de seguimiento Procedimientos de resolución de disputas

Requerimientos para solicitud de

cambios al cronograma proyecto



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LISTA DE ACTIVIDADES Y ATRIBUTOS DE LA ACTIVIDAD

PUCP-PMBOK 6.1.3.1 / 6.1.3.2 / 6.2.3.3 / 6.3.3.2 /

6.4.3.2 HOJA 1

Instrucciones Generales: La lista de actividades y los atributos de la actividad es un documento elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en los acápites 6.1, 6.2, 6.3 y 6.4 del PMBOK®. Los atributos de la actividad se van actualizando a medida que se van desarrollando los procesos de planificación de la gestión del tiempo del proyecto. A continuación se muestra un ejemplo de una lista de actividades con sus atributos para el paquete de trabajo de la planificación de la gestión de proyectos. Este es solo un ejemplo para un tipo de proyecto específico, no es una plantilla.

La lista de actividades y los atributos de la actividad se muestran en la siguiente página.


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6. Gestión del Proyecto

6.2 Planificación del Proyecto

Código Actividad

Descripción Predecesor SucesorAdelanto o atraso

Tipo dependencia

Cant. Recursos

CategoríaDuración en días

Responsable

6.2.1 Elaboración del Plan de Gestión del Proyecto 6.1 6.2.3 0 Discresional 1 JP 1 JP

1 TS 2.5

6.2.2Definición del Alcance del Proyecto y Elaboracion de la EDT y su diccionario

6.1 6.2.3 0 Discresional 1 JP 1 JP

1 TS 1.5

6 AF 3

1 OF 2

6.2.3 Elaboracion del Cronograma del Proyecto 6.2.2 6.2.4 0 Discresional 1 JP 1 JP

6.2.8 1 TS 0.5

6 AF 1

1 OF 0.25

6.2.4 Preparación del Presupuesto del Proyecto 6.2.2 6.2.5 0 Discresional 1 JP 0.25 JP

6.2.4 1 TS 0.5

6.2.8 1 OF 0.25

6.2.5 Elaboracion del Plan y Métricas de Calidad 6.2.4 6.3 0 Discresional 1 JP 0.25 JP

1 TS 0.5

1 OF 0.25

6.2.6 Elaboracion del Plan del Personal 6.2.2 6.3 0 Discresional 1 JP 0.25 JP

1 OF 0.25

6.2.7 Elaboracion del Plan de Comunicaciones 6.2.2 6.3 0 Discresional 1 JP 0.25 JP

1 OF 0.25

6.2.8 Elaboración del Plan y Registro de Riesgos 6.2.2 6.2.3 0 Discresional 1 JP 0.25 JP

6.2.4 1 TS 0.5

6 AF 0.5

1 OF 0.25

6.2.9Elaboración del Plan de Adquisiciones, SOW y

RFP6.2.2 6.2.4 0 Discresional 1 JP 0.25 AC

1 OF 0.25

Código de CuentasCódigo del Paquete de trabajo


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LISTA DE HITOS PUCP-PMBOK

6.1.3.3 HOJA 1

Instrucciones Generales: La lista de hitos es un documento elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 6.1 del PMBOK®. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.

Fase Hitos Principales Fecha Tipo

<Eventos claves de cada fase del proyecto> <opcional u obligatorio>


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DIAGRAMA DE RED DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

PUCP-PMBOK

6.2.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El diagrama de red del cronograma del proyecto es un entregable elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 6.2 del PMBOK®. El diagrama de red puede ser elaborado utilizado el método de diagramación por precedencia o el método diagramación con flechas. A continuación se muestra un ejemplo de un diagrama de red del cronograma elaborado con el método de diagramación por precedencia en el cual los nodos representan a las actividades del proyecto. Este es solo un ejemplo para un tipo de proyecto específico, no es una plantilla. El diagrama de red puede ser elaborado para todo el proyecto, por fases o por componentes principales de la EDT.

2.1.1 2.1.2 2.1.3

2.1.4 2.1.5 2.1.6

Fin Inicio


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REQUISITOS DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES PUCP-PMBOK

6.3.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: Los requisitos de recursos de las actividades es un documento elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 6.3 del PMBOK®. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.

Elemento de la EDT

Tipo de recurso requerido (RBS):

Cantidad ¿Involucra adquisición de personal?

¿Involucra adquisiciones?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Comentarios o notas adicionales:

Elaborado por:

Nombre:

Título:

Fecha:


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ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS (RBS) PUCP-PMBOK

6.3.3.3 HOJA 1

Instrucciones Generales: La estructura de desglose de recursos es un entregable elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 6.3 del PMBOK®. La estructura de desglose de recursos es una estructura jerárquica de los recursos identificados por categoría y tipo de recurso. A continuación se muestra un ejemplo de una estructura de desglose de recursos. Este es solo un ejemplo para un tipo de proyecto específico, no es una plantilla.

Proyecto Implementación de

Software

Personal Equipos

Equipo de GestiónEquipo de Desarrollo

Servidores Computadores

Técnico de sistemas(TS)

Analista programador (AP)

Servidor Desarrollo(SD)

Servidor Pruebas (SP)

Servidor Producción(SPd)

Jefe de proyecto (JP)

Coordinadores del proyecto (CP)

Analista comercial(AC)

Ofimático(OF)

Analista funcional(AF)

Operador(OP)


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CALENDARIO DE RECURSOS PUCP-PMBOK

6.3.3.4 HOJA 1

Instrucciones Generales: El calendario de recursos es un documento elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 6.3 del PMBOK®. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.

Periodos del proyecto (Semanas, meses, etc.) (Sombrear en periodos de disponibilidad de recursos)

Recursos

#

Recursos necesitados

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

1 <Especificar recursos>

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12


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CRONOGRAMA DEL PROYECTO PUCP-PMBOK

6.5.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El cronograma del proyecto es un entregable elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 6.5 del PMBOK®. El cronograma de proyecto puede ser elaborado utilizado una variedad de técnicas y herramientas como el método del camino crítico o el método de la cadena crítica y pueden elaborarse más de un cronograma (cronogramas alternativos). A continuación se muestra un cronograma de proyecto como diagrama de hitos. Este es solo un ejemplo para un tipo de proyecto específico, no es una plantilla. Actividades F. inicio F. Fin Abr May Jun Jul

Dirección de Proyectos 03 Abr 21-Jul 21/07

Aprobación del Acta de ConstituciónAprobación del Plan de Proyecto

Definición de Requerimientos Firma de la carta de cierreModelar Requerimientos 03 Abr 14 Abr Aprobación del ModeloValidar Requerimientos 12 Abr 28 Abr Aprobación de Especificación de Requerimientos

DiseñoDiseño de la Arquitectura 24 Abr 12-MayDiseño de la Interfase usuaria 02-May 12-May Aprobación de interfases del sistema

PruebasMigrar aplicativo a ambiente de test 24 Abr 05-May Culminación de migraciónElaboración de casos de pruebas 08-May 19-MayPruebas de Aceptación de Usuarios 19-Jun 30-Jun Aceptación

de usuariosImplementaciónMigrar aplicativo a ambiente de test 07-Abr 14-Abr Culminación de migraciónCapacitar a usuarios 17 Abr 30 Abr Entrega de evaluaciones de capacitación


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Anexo GAnexo GAnexo GAnexo G

Plan de Gestión de CostosPlan de Gestión de CostosPlan de Gestión de CostosPlan de Gestión de Costos

PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS PUCP-PMBOK


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4.3.3.1 HOJA 1/2

Instrucciones Generales: El Plan de Gestión de Costos es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 4.3 del PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de los costos de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Grupo





gestionado los costos del proyecto

<Indicar que entradas, que herramientas y técnicas y que entregables se considera elaborar para cada proceso de gestión de costos. Por ejemplo: Las estimaciones de costos serán realizadas utilizando la estimación paramétrica de acuerdo a los siguientes parámetros....>

Nivel de precisión de los costos <Indicar el ajuste de redondeo>

Unidades de medida <Indicar si son horas, días, semanas, suma global para cada uno de los recursos>

Enlaces con procedimientos de la organización

<Indicar las cuentas de control del componente del la EDT>

Umbrales de control <Indicar la variación permitida. Por ejemplo, cuanto puede variar el SPI y el CPI>

Reglas del valor ganado

<Indicar las fórmulas de valor ganado, reglas 0/100, 50/50 y nivel de la EDT donde se realzará la técnica del valor ganado>

Formatos de informe de costos

Sistema de Control de Cambios del Costo Identificación y

clasificación de los cambios al

Presupuesto del proyecto

< Indicar quienes son los responsables de analizar los cambios al Presupuesto y como se van a clasificar los cambios al presupuesto. Como van a ser tipificados los cambios al presupuesto

(muy grande, grande, mediano, pequeño, insignificante...etc.) en base a su impacto>

Procedimiento de control de cambios al Presupuesto

< Indicar quienes son personas autorizadas para solicitar cambios en el Presupuesto del proyecto y cual es el procedimiento de atención de una solicitud de cambio al presupuesto del proyecto. Se puede especificar el procedimiento con un diagrama de flujo. Detallar tiempos

de respuestas a las solicitudes de cambio>

Responsables de aprobar los cambios al Presupuesto

< Comité de Control de Cambios (Costos)>



< Indicar todos los tipos de cambio del costo calificados para aprobaciones automáticas sin revisiones del Comité de Control de Cambios>

PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS PUCP-PMBOK


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4.3.3.1 HOJA 2/2

Instrucciones Generales: El Plan de Gestión de Costos es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 4.3 del PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de los costos de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.

Componente Descripción Sistema de Control de Cambios del Costo

Integración del control de cambios del costo con el control integrado

de cambios

<Describir como el control de cambios del Presupuesto será integrado con el sistema integrado de control de cambios >

Documentación requerida (Plantilla de solicitud de cambio al presupuesto) Sistemas de seguimiento Procedimientos de resolución de disputas

Requerimientos para solicitud de

cambios al presupuesto proyecto



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ESTIMACIONES DE COSTOS DE LAS ACTIVIDADES PUCP-PMBOK

7.1.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: Las estimaciones de costos de las actividades es un documento elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 7.1 del PMBOK®. En el siguiente ejemplo las estimaciones de costos de las actividades para cada recurso se realizan por día, este detalle debe estar indicado en el plan de gestión de costos (unidades de medida). A continuación se muestra un ejemplo de las estimaciones de costos para las actividades del paquete de trabajo de la planificación de la dirección de proyectos. Este es solo un ejemplo para un tipo de proyecto específico, no es una plantilla.

Las estimaciones de costo de las actividades se muestran en la siguiente página.


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6. Gestión del Proyecto

6.2 Planificación del Proyecto

Código Actividad

DescripciónCant.

RecursosCategoría

Costo x día $

Duración en días

Costo Total $

Costo Actividad

Restricciones y asunciones

6.2.1 Elaboración del Plan de Gestión del Proyecto 1 JP 100 1 100.0 262.51 TS 65 2.5 162.5

6.2.2Definición del Alcance del Proyecto y Elaboracion de la EDT y su diccionario

1 JP 100 1 100.0 1,397.51 TS 65 1.5 97.5

6 AF 65 3 1,170.0

1 OF 15 2 30.0

6.2.3 Elaboracion del Cronograma del Proyecto 1 JP 100 1 100.0 132.51 TS 65 0.5 32.5

6 AF 65 1 390.0

1 OF 15 0.25 3.8

6.2.4 Preparación del Presupuesto del Proyecto 1 JP 100 0.25 25.0 61.31 TS 65 0.5 32.5

1 OF 15 0.25 3.8

6.2.5 Elaboracion del Plan y Métricas de Calidad 1 JP 100 0.25 25.0 61.31 TS 65 0.5 32.5

1 OF 15 0.25 3.8

6.2.6 Elaboracion del Plan del Personal 1 JP 100 0.25 25.0 28.81 OF 15 0.25 3.8

6.2.7 Elaboracion del Plan de Comunicaciones 1 JP 100 0.25 25.0 28.81 OF 15 0.25 3.8

6.2.8 Elaboración del Plan y Registro de Riesgos 1 JP 100 0.25 25.0 256.31 TS 65 0.5 32.5

6 AF 65 0.5 195.0

1 OF 15 0.25 3.8

6.2.9Elaboración del Plan de Adquisiciones, SOW y

RFP1 JP 100 0.25 25.0 28.81 OF 15 0.25 3.8

Sub Total 2,257.5

Código de CuentasCódigo del Paquete de trabajo


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RESERVAS PARA CONTINGENCIAS PUCP-PMBOK

7.1.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: Las reservas para contingencias son estimaciones elaboradas por el Equipo de Gerencia del Proyecto para tratar con los posibles riesgos (“incógnitas conocidas”) que puedan afectar a las actividades del proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 7.1 del PMBOK®. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.

Código de la actividad

Actividades RiesgosCosto

Actividad

Reserva (%) Costo

Reservas

TOTAL Reservas para contingencias


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LINEA BASE DE COSTO PUCP-PMBOK

7.2.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: La línea base de costos es un entregable elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 7.2 del PMBOK®. La línea base de costo es el presupuesto distribuido en el tiempo que se utiliza como base para medir el rendimiento del proyecto. A continuación se muestra un ejemplo de la línea base de costo de un proyecto. Este es solo un ejemplo para un tipo de proyecto específico, no es una plantilla.

Los requisitos para la financiación del proyecto se derivan de la línea base y pueden establecerse para excederlos por un margen a fin de estar preparados para el avance temprano o los sobrecostos. Los fondos totales necesarios son aquellos incluidos en la línea base de costos más la cantidad de reserva para contingencias de gestión (“incógnitas desconocidas”).

Mes Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago TOTAL

Cod EDT Ppto. Base Duración Inicio Fin 1 2 3 4 5 6 7 8

1 Def. de Req. 55,000 25 Ene-28 02-Mar 4,400 46,200 4,400 55,0002 Diseño 110,000 35 03-Mar 20-Abr 66,000 44,000 110,0003 Programación 1,693,194 91 12-Abr 16-Ago 96,275 396,363 421,486 389,238 58,000

3.1 Codificación 150,000 25 12-Abr 16-May 78,000 72,000 150,000

3.2

Pruebas Unitarias

564,560 55 10-May 26-Jul 129,849 287,926 146,786 564,560

3.3

Integración de Componentes 304,589 68.5 21-Abr 26-Jul 18,275 100,514 103,560 82,239 304,589

3.4Documentación de Manuales 474,045 10 27-Jul 09-Ago 142,214 142,214

4Pruebas y aceptación

200,000 66 17-May 16-Ago 94,000 30,000 18,000 58,000 200,000

5 Implementación 100,000 16 27-Jul 16-Ago 50,000 50,000

6

Gerencia de Proyectos 210,000 155 Ene-28 31-Ago 2,100 29,400 31,500 27,300 29,400 31,500 27,300 31,500 210,000

Contingencias 206,819 16 10-Ago 31-Ago 206,819 206,819

TOTAL 2,275,013 6,500 75,600 101,900 167,575 425,763 452,986 416,538 296,319 1,943,182

TOTAL / MES 6,500 75,600 101,900 167,575 425,763 452,986 416,538 296,319

ACUM 6,500 82,100 184,000 351,575 777,339 1,230,324 1,646,863 1,943,182

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago

%ACUMULADO 0.33% 4.23% 9.47% 18.09% 40.00% 63.31% 84.75% 100.00%

6,500 82,100184,000

351,575

777,339

1,230,324

1,646,863

1,943,182

0

500,000

1,000,000

1,500,000

2,000,000

2,500,000

1 2 3 4 5 6 7 8

Valores Acumulados

Tiempo


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Anexo HAnexo HAnexo HAnexo H

Plan de Gestión de CalidadPlan de Gestión de CalidadPlan de Gestión de CalidadPlan de Gestión de Calidad


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PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD PUCP-PMBOK

8.1.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Plan de Gestión de Calidad es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 8.1 del PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de la calidad de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Grupo




Sistema de Calidad

Estructura Organizacional

<Organigrama para la calidad del proyecto>

Roles y Responsabilidades <Personas involucradas en la gestión de la calidad del proyecto>

Procedimientos <Procedimientos estándares de calidad>

Procesos <Ver matriz de procesos de calidad en la siguiente hoja. Este es un ejemplo de una matriz de procesos de calidad para el componente de planificación de dirección de proyectos. Dicha matriz debe ser realizada para todos los componentes de la EDT>

Recursos <Presupuesto de los recursos asignados a la gestión de la calidad>

Gestión de la Calidad

Aseguramiento de la Calidad

<Indicar que entradas, que herramientas y técnicas y que entregables se considera elaborar para este proceso. Por ejemplo: La planificación de la calidad se realizará mediante análisis comparativos y diseño de experimentos....>

Mejora Continua del Proceso <Indicar cómo se logrará que los procesos actúen con mayor eficiencia y efectividad>

Control de Calidad <Indicar que entradas, que herramientas y técnicas y que entregables se considera elaborar para este proceso. Por ejemplo: el control de la calidad se realizará utilizando las 7 herramientas básicas de calidad....>


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PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD PUCP-PMBOK

8.1.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Plan de Gestión de Calidad es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 8.1 del PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de la calidad de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.

Estándar de calidad aplicable Actividad de Aseguramiento

Actividad de control Auditoria programada

6 Gestión del proyecto6.1 Iniciación - Acta de

constitución del proyectoPlantillas estándarListas de verificación

Inspección / Revisión estandar / Entrevista

R&A Equipo calidad / Aprob P.Man

Luego de la reunión de Kick off

6.2 Planificación - Plan de Gestión

Plantillas estándarListas de verificación



Aprobación del Plan de Proyecto

6.3 Ejecución - Información sobre Resultados del Trabajo

Plantillas estándarListas de verificación Actas de Reunión



Aceptación de entregables principales

6.4 Control y Seguimiento - Informes de Avance




Semanal

6.5 Cierre - Informe final y carta de aceptación del proyecto




Luego de la firma de la carta de aceptación

Entregable

MATRIZ DE PROCESOS DE CALIDAD


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MÉTRICAS DE CALIDAD PUCP-PMBOK

8.1.3.2 HOJA 1

Instrucciones Generales: Las métricas de calidad es un entregable elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 8.1 del PMBOK®. A continuación se muestra un ejemplo de un conjunto de métricas de calidad determinados para un proyecto. Este es solo un ejemplo para un tipo de proyecto específico, no es una plantilla.

Nro Que queremos medir Objetivo de Proyecto Métrica Fuente de datos Proceso

1 Desviación de plazos de proyectos

Obetivo de cumplieminto del tiempo asignado al proyecto

SPI Índice del desempeño del cronograma

Cronograma

Control del Cronograma

2

Desviación de costos de proyectos

Obetivo de cumplimiento del costo asignado al proyecto

CPI Índice del desempeño del costo

Línea base de costo

Control de Costos

3 Satisfacción de clientes Obetivo de cumplimiento de calidad del proyecto

Satisfacción entre rangos del 1-5

Encuesta a Clientes Gestión de los Interesados

4 Calidad en las aplicaciones desarrolladas

Obetivo de cumplimiento de calidad del producto

Número de fallos en Pruebas Unitarias/puntos de función

Escenarios de pruebas unitarias, Código fuente

Control de Calidad

5 Calidad en las aplicaciones en Certificación.

Obetivo de cumplimiento de calidad del producto

Número de fallos en Pruebas de certificación/puntos de función

Escenarios de pruebas certificación, Código fuente

Control de Calidad

6 Nivel de calidad en la entrega del prodcuto

Calidad en las aplicaciones entregadas, Satisfacción de cliente

Número de fallos en Producción durante la etapa de mantenimiento /Puntos de Funcion

Código fuente, Lista de errores

Control de Calidad


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LISTAS DE CONTROL DE CALIDAD PUCP-PMBOK

8.1.3.3 HOJA 1

Instrucciones Generales: Las listas de control de calidad es un entregable elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 8.1 del PMBOK®. A continuación se muestra un ejemplo de una lista de control de calidad para verificar si se han seguido todos los pasos necesarios para la iniciación de la gestión de un proyecto. Este es solo un ejemplo para un tipo de proyecto específico, no es una plantilla.

SÍ NO NA Tipo NC

XXXX

XX

X

XXX

X4 X OK

XX

XX

X6 X OK7 X No aplica

¿Se trabaja con empresas proveedoras? No¿Se requieren Contrato u Órden de Servicio? No

¿Se ha conformado el Comité de Proyecto?

- ¿Se convocaron a todas las áreas involucradas?

- ¿Se ha publicado el acta de reunión en la Carpeta del Proyecto?

OBSERVACIONES y/o COMENTARIOS

Proceso desplegado en forma posterior¿Se realizó la reunión de organización del Proyecto?I. INICIO DEL PROYECTO1 No aplica

PREGUNTAS

- ¿Se cuenta con el acta de reunión?

Si el Proyecto ha sido tipificado como grande ¿Se ha conformado elComité Ejecutivo del Proyecto?

2 ¿Se ha elaborado la RAM preliminar del Proyecto? NC Menor- ¿Están inscritos todos los miembros del Equipo del Proyecto asignados a la fecha con sus responsabilidades?

- ¿Ha sido publicada en la Carpeta del Proyecto?

- ¿Están los datos completos? (Nombres de quiénes ejercen cada rol, y la inscripción de nuevos roles)

3 ¿Se ha elaborado la PTM del Proyecto? OK- ¿Están inscritos al menos los miembros del Equipo del Proyecto asignados a la fecha a tiempo completo?

- ¿Ha sido publicada en la Carpeta del Proyecto?

¿Se solicitó a Infraestructura Tecnológica los recursos requeridos parael desarrollo del Proyecto?

5 ¿Se realizó la reunión de kick-off del Proyecto? OK- ¿Se contaba con el Presupuesto preliminar aprobado por la Gerencia Ejecutiva previo a la reunión?

- ¿Se cuenta con el acta de reunión?

- ¿Se informó a Aseguramiento de Calidad y Proyectos?

- ¿El acta de reunión se ha publicado en la Carpeta del Proyecto?


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Anexo IAnexo IAnexo IAnexo I

Plan de Gestión de PersonalPlan de Gestión de PersonalPlan de Gestión de PersonalPlan de Gestión de Personal


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PLAN DE GESTIÓN DE PERSONAL PUCP-PMBOK

9.1.3.3 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Plan de Gestión de Personal es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 9.1 del PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de los recursos humanos de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Grupo




Proceso general de obtención del

personal

< Descripción del procedimiento general de obtención del personal. Se puede utilizar un diagrama de flujo para especificar dicho proceso y se puede diferenciar los procedimientos o políticas específicas para la obtención del personal interno y externo>

Horarios < Tabla cronológica de participación del personal. Puede ser bosquejada como un histograma de recursos>

Criterios para salida del personal

Necesidades de capacitación del

personal

< Para cada curso de capacitación necesario para los miembros del equipo de proyecto se debe detallar lo siguiente: Descripción del curso, Fecha de Inicio, Fecha de fin, Número de horas, Asistentes...etc.>

Políticas de Reconocimientos y

Recompensas

<Criterios objetivos y tangibles para premiar el alto desempeño de los miembros del equipo>

Normas de Cumplimiento

<Las normas son establecidas de acuerdo a las leyes laborales peruanas y a las normas internas de la organización ejecutora o el cliente>

Estrategias de Seguridad el Personal

<Políticas de cumplimiento para garantizar la seguridad del personal durante el proyecto>


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ORGANIGRAMA DEL PROYECTO PUCP-PMBOK

9.1.3.2 HOJA 1

Instrucciones Generales: El organigrama del proyecto es un entregable elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 9.1 del PMBOK®. A continuación se muestra un ejemplo de un organigrama de un proyecto. Este es solo un ejemplo para un tipo de proyecto específico, no es una plantilla.

Gerente de Proyecto

Analista Funcional Líder Administrador de Contratos Jefe de Calidad

Analistas Programadores Programadores Controladores de Calidad

PMO


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MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES PUCP-PMBOK

9.1.3.3 HOJA 1

Instrucciones Generales: La matriz de roles y responsabilidades (RAM) es un entregable elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 9.1 del PMBOK®. La matriz RAM puede ser elaborada como una matriz de alto nivel (por actividad) o una matriz de bajo nivel (por entregable). A continuación se muestra un ejemplo de un matriz RAM (de alto nivel) de un proyecto. Este es solo un ejemplo para un tipo de proyecto específico, no es una plantilla. Entregables Principales

Rol RAM

PTM

Especificación Funcional

EDT

Plan de Gestión de Recursos Humanos

Matriz de Comunicaciones

Matriz de Riesgos

Cronograma del Proyecto

Hoja de Costos

RIG

Documento de Análisis y Diseño

Solicitud de Cambios

Informe de Avance Semanal

Informe Mensual del Proyecto

Puntos de Control – Seguimiento al Proyecto

Informe de Aseguramiento de Calidad

Manual del Producto

Manual de Instalación

Manual de Sistema y de Operación

Manual Usuario y Errores para Help Desk

Informe Final del Proyecto

Carta de Aceptación y Cierre del Proyecto

Comité del Proyecto ó Comité Ejecutivo A I I E

Gerencia Solicitante P

Líder Usuario P/R P/R R R R R R/A A A A I E/S P E A I A

Gerente del Proyecto E E A E E E E E E E A E E E E P/I R R R E E

Analista Funcional E R

Arquitecto de la Solución R E

Equipo del Proyecto I I P I P P P P E E E

Aseg. Calidad y Proy. I I I I I I I I E I I

E = A =I = P =R = S = Sustenta

Responsable de Ejecución / ElaboraciónDebe ser InformadoRevisión Requerida

ApruebaParticipa


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Anexo JAnexo JAnexo JAnexo J

Plan de Gestión de las ComunicacionesPlan de Gestión de las ComunicacionesPlan de Gestión de las ComunicacionesPlan de Gestión de las Comunicaciones


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PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES PUCP-PMBOK

10.1.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Plan de Gestión de las Comunicaciones es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 10.1 del PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de las comunicaciones de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Grupo




Requisitos de información de los

interesados

<Toda la información que requiere ser comunicada a los interesados. Por ejemplo: Costos, tiempos, estándares de calidad, recursos humanos y otros>

Información que será comunicada

<Se incluyen los formatos, contenido y nivel de detalle de información a comunicar (entregables). Ver matriz de comunicaciones en la siguiente página>

Responsables de distribuir la información

<Ver matriz de comunicaciones en la siguiente página>

Personas que recibirían la información

<Interesados que recibirán la información. Ver matriz de comunicaciones en la siguiente página >

Métodos o tecnologías para transmitir la información

<Memorandos, correo electrónico, comunicados de prensa...etc. Ver matriz de comunicaciones en la siguiente página >

Frecuencia de Comunicación

<Semanal, quincenal, mensual...etc. Ver matriz de comunicaciones en la siguiente página >

Proceso de escalamiento

<Se identifican los plazos y la cadena de mando para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un nivel inferior. Ver matriz de comunicaciones en la siguiente página >

Método para actualizar y refinar

el plan de comunicaciones

<Procedimiento para actualizar y afinar el plan de gestión de comunicaciones>

Glosario de terminología común


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PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES PUCP-PMBOK

10.1.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Plan de Gestión de las Comunicaciones es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 10.1 del PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de las comunicaciones de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. MATRIZ DE COMUNICACIONES

Interesados principales

Responsables de distribuir la información

Información que será

comunicada (entregables)

Método de

Comunicación a ser utilizado (Memorando,

correo electrónico, actas, etc.)

Frecuencia de comunicación (mensual, seminal, quincenal)

Proceso de escalamiento

Cliente

Gerencia Ejecutiva

Patrocinador

Miembros del equipo de proyecto

Empleados

Proveedores

Sindicatos

Agencias del Gobierno

Prensa

Comunidad

Otros


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Anexo KAnexo KAnexo KAnexo K

Plan de GestPlan de GestPlan de GestPlan de Gestión de Riesgosión de Riesgosión de Riesgosión de Riesgos


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PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS PUCP-PMBOK

11.1.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Plan de Gestión de Riesgos es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 11.1 del PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de los riesgos de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Grupo




Métodos

Herramientas y técnicas Metodología

Fuentes de Información

Roles y Responsabilidades <Responsables de la gestión de los riesgos durante todo el proyecto>

Presupuesto <Recursos costos necesarios para la gestión de los riesgos>

Periodicidad < Define cuándo y con qué frecuencia se realizará el proceso de gestión de riesgos durante el ciclo de vida del proyecto>

Categorías de Riesgo

<Puede ser bosquejado en la estructura de desglose de riesgos. Ver ejemplo en la siguiente página>

Definiciones de Probabilidad e

Impacto <Definición de escalas de impacto para los objetivos del proyecto. Ver definición ejemplo en la siguiente página>

Matriz de Probabilidad e

impacto <Ver matriz de ejemplo en la página sub siguiente>

Formatos de registro de riesgos

<Se identifican los plazos y la cadena de mando para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un nivel inferior. Ver matriz de comunicaciones en la siguiente página >

Seguimiento < Si los procesos serán auditados y como se documentará las lecciones aprendidas >



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11.1.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Plan de Gestión de Riesgos es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 11.1 del PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de los riesgos de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RIESGOS (RBS) DEFINICIÓN DE ESCALAS DE IMPACTO


Requisitos

Complejidad e Interfases

Rendimiento y Fiabilidad

Tecnología

Técnico

Subcontratistas y Proveedores

Externo

Dependencias del Proyecto

Recursos

Priorización

Organización

Estimación

Planificación

Supervisión

Comunicación

Dirección de Proyectos

Proyecto

Objetivos del Proyecto Muy Bajo (0.1) Bajo (0.2)Moderado (0.4)

Alto (0.6)

Muy Alto (0.8)

Costo: El presupuesto no exceda el presupuesto asignado

Aumento del presupuesto < 3 %

Aumento del presupuesto < 8 %

Aumento del presupuesto entre 8-

15 %

Aumento del presupuesto entre 16 -

25 %Aumento del

presupuesto > 25 %

Tiempo: El plazo para la implantación del proyecto no debe

pasar de Octubre del 2006Retraso de la

implantacion < 3 díasRetraso de la

implantacion < 5 días

Retraso de la implantacion entre 6 a

10 días

Retraso de la implantacion entre 11

a 15 días

Retraso de la implantacion > 15

días

Alcance: Cambios en el Alcance Inicial del Proyecto, ya sea por decisión del Negocio o del Organismo Regulador

Cambios mínimos que no afectan ni al presupuesto ni al cronograma

Cambios que afectan al presupuesto y/o al cronograma en < 3 %

Cambios que afectan al presupuesto y/o al cronograma entre 4 - 7

%

Cambios que afectan al presupuesto y/o al cronograma entre 8 -

10 %

Cambios que afectan al presupuesto y/o al cronograma en > 10 %

Calidad: Deben haber pocas incidencias y un buen tiempo de respuesta en las aplicaciones

Número de Incidencias en los aplicativos < 5 y/o tiempos de respuesta de

3 segundos por transacción

Incidencias en los aplicativos entre 6 a 12 y/o tiempos de respuesta de 5 segundos por transacción



Incidencias en los aplicativos > 30 y/o tiempos de respuesta

de más de 10 segundos por transacción

Condiciones definidas para Escalas de Impacto de un Riesgo sobre los Principales Objetivos del Proyecto


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11.1.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Plan de Gestión de Riesgos es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 11.1 del PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de los riesgos de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO

0.050.10.20.40.80.80.40.20.10.05

0.0050.010.020.040.080.080.040.020.010.0050.1

0.0150.030.060.120.240.240.120.060.030.0150.3

0.0250.050.100.200.400.400.200.100.050.0250.5

0.0350.070.140.280.560.560.280.140.070.0350.7

0.0450.090.180.360.720.720.360.180.090.0450.9

OportunidadesAmenazasProb.

0.050.10.20.40.80.80.40.20.10.05

0.0050.010.020.040.080.080.040.020.010.0050.1

0.0150.030.060.120.240.240.120.060.030.0150.3

0.0250.050.100.200.400.400.200.100.050.0250.5

0.0350.070.140.280.560.560.280.140.070.0350.7

0.0450.090.180.360.720.720.360.180.090.0450.9

OportunidadesAmenazasProb.


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REGISTRO DE RIESGOS PUCP-PMBOK

11.2.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Registro de Riesgos es un entregable emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este documento está contenido en el acápite 11.2 del PMBOK®. Para la identificación de los riesgos se pueden utilizar una variedad de herramientas y técnicas. A continuación se muestra una plantilla para identificación de riesgos según la técnica de la tormenta de ideas. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Moderador de la Sesión y Cargo

Grupo participante <Miembros del equipo y otros participantes de la reunión>

Ubicación <Sala de reuniones>

Fuente del riesgo a tratar Elemento de la EDT o actividad sobre la cual se identificará los posibles riesgos

Riesgo identificado

Causas de los riesgos

Categoría de Riesgo (RBS)

Posibles respuestas

Identificado por quién:


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REGISTRO DE RIESGOS (priorizados) PUCP-PMBOK

11.3.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Registro de Riesgos priorizados es un entregable emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. Para el análisis cualitativo de riesgos se pueden utilizar una variedad de herramientas y técnicas descritas en el acápite 11.3 del PMBOK®. A continuación se muestra una plantilla para el análisis cualitativo de riesgos evaluando la probabilidad e impacto y la matriz de probabilidad e impacto. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Gerente de Proyecto

Responsable de la gestión de riesgos


Riesgo identificado


Probabilidad Impacto Probabilidad x Impacto

¡Requiere respuesta inmediata!

Nivel del riesgo

<Según la definición de escalas de impacto>

<Especificar planes de acción y responsables de los riesgos>

<Alto, medio o bajo según matriz de probabilidad e impacto>

LISTA DE RIESGOS QUE REQUIEREN ANÁLISIS ADICIONAL

Riesgo Identificado


FECHA DE PRÓXIMA

REVISIÓN

LISTA DE SUPERVISIÓN (RIESGOS DE BAJA PRIORIDAD)

Riesgo Identificado


PROBABILIDAD


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REGISTRO DE RIESGOS (cuantificados) PUCP-PMBOK

11.4.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Registro de Riesgos cuantificados es un entregable emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. Para el análisis cuantitativo de riesgos se pueden utilizar una variedad de herramientas y técnicas descritas en el acápite 11.4 del PMBOK®. A continuación se muestra una plantilla para el análisis cuantitativo de riesgos utilizando las entrevistas para evaluar la probabilidad y el impacto de los riesgos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Gerente de Proyecto



Riesgo identificado


Probabilidad Impacto Probabilidad x Impacto

Reserva de contingencia

<En valor monetario $>

<Reserva de costos>


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REGISTRO DE RIESGOS (y estrategias de respuesta)

PUCP-PMBOK

11.5.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Registro de Riesgos cuantificados es un entregable emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. Para el análisis cuantitativo de riesgos se pueden utilizar una variedad de herramientas y técnicas descritas en el acápite 11.5 del PMBOK®. A continuación se muestra una plantilla para el análisis cuantitativo de riesgos utilizando las entrevistas para evaluar la probabilidad y el impacto de los riesgos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Gerente de Proyecto



Riesgo identificado y tipo


Dueños de los riesgos

Estrategias de Respuesta

Síntomas y señales de advertencia

Presupuesto y reservas de contingencia

Planes de contingencia y de respaldo

Posibles riesgos residuales y secundarios

<Riesgo identificado y si es amenaza (A) u oportunidad (O)>

<Mitigar, transferir, eliminar (A) y explotar, mejorar, compartir (O) y aceptar>

<$ para implementar las estrategias y para contingencias>

<Planes de contingencia si es que el riesgo fue aceptado y planes de reserva para los otros riesgos si es que el plan principal falla>


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Anexo LAnexo LAnexo LAnexo L

Plan de Gestión de las AdquisicionesPlan de Gestión de las AdquisicionesPlan de Gestión de las AdquisicionesPlan de Gestión de las Adquisiciones


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PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES PUCP-PMBOK

12.1.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Plan de Gestión de Adquisiciones es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 12.1 del PMBOK®. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de las adquisiciones de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.


Grupo




Tipos de Contratos a utilizar <Precio Fijo, Tiempo & Materiales, Costo Reembolsable...etc.>

Estimaciones independientes <Indicar si son requeridas estimaciones independientes>

Responsables de estimaciones independientes

Acciones para gestionar las adquisiciones

< Acciones que el equipo de gestión de adquisiciones puede tomar independientemente del departamento de adquisiciones >

Documentos de adquisiciones estandarizados

Referencia a los documentos de adquisición si fuera necesario

Gestión de múltiples

proveedores <Indicar cómo serán gestionados múltiples proveedores>

Coordinación de adquisiciones con otras áreas del

proyecto

Restricciones y asunciones

<Restricciones y asunciones que podrían afectar las adquisiciones>

Decisiones de fabricación propia o

compra

Hitos <Hitos relacionados a las adquisiciones>

EDT del Contrato

Formato del SOW Indicar el formato del SOW

Vendedores pre-calificados Lista de vendedores pre-calificados si los hubieran

Métricas Métricas para gestionar contratos y evaluar proveedores


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ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO (SOW) PUCP-PMBOK

12.1.3.2 HOJA 1

Instrucciones Generales: El Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW) es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 12.1 del PMBOK®. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. Para cada contrato a generar con un proveedor se debe realizar su respectivo SOW.


Grupo


Componente de la EDT a contratar

<Componente de la EDT a la cual afectará el trabajo a contratar >

Objetivos

Alcance del Trabajo

Duración Estimada

Políticas de Confidencialidad y Responsabilidades

Civiles

Requerimientos <Requerimientos de los productos entregables a proveer>

Alcance de los Servicios

<Inclusiones y exclusiones>

Entregables <Entregables de nivel contractual, de gestión y de nivel operativo>

Plan de Trabajo <Alcance, descripción del producto, riesgos, metodología, organización, cronograma de trabajo, hitos, garantías, capacitación, documentación…etc. >

Equipo de Trabajo <Organización del equipo de trabajo>

Riesgos

Participación del Cliente

Control de Cambios al Contrato Indicar el formato del SOW

Forma de Pago <Forma de pago de los entregables a proveer>

Criterios de aceptación de entregables

<Criterios tangibles de los productos entregables>

Anexos <Cualquier otra información necesaria>


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SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP) PUCP-PMBOK

12.2.3.1 HOJA 1

Instrucciones Generales: La solicitud de propuesta (RFP) es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 12.2 del PMBOK®. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. La RFP se utiliza para pedir propuestas a los potenciales vendedores.


Grupo


Descripción del Trabajo solicitado (a ser llenado por el

cliente)

<Objetivo, alcance y beneficios>

Información administrativa

(a ser llenado por el cliente)

<Descripción de la empresa solicitante, persona de contacto a quien enviar la propuesta, compromiso de los proveedores, requerimientos a cumplir para enviar las propuestas, criterios para la selección de mejores propuestas, fecha límite de recepción de propuestas…etc.>

Requerimientos a cumplir

(a ser llenado por el proveedor)

<Descripción de los requerimientos, metas y objetivos, factores críticos de éxito, metodología de trabajo y estándares, plan y cronograma de trabajo, condiciones físicas requeridas para el desarrollo del trabajo, necesidades del personal y su calificación, roles y responsabilidades, control de cambios al producto, procedimiento de entrega del producto, soporte y mantenimiento, capacitación y documentación>

Referencias y Calificaciones del

Proveedor (a ser llenado por el

proveedor)

<Cartera de clientes, cuota de mercado, calificaciones del proveedor, prácticas y procedimientos gerenciales>

Información Complementaria del proveedor

(a ser llenado por el proveedor)

<Esta sección se reserva a los proveedores para que entreguen información, que aunque no es requerida, consideren importante o necesaria>

Costos y condiciones de

pago (a ser llenado por el

proveedor)

<Detallar la propuesta económica y condiciones de pago>

Contratos, licencias, acuerdos

y garantías (a ser llenado por el

proveedor)

<Acuerdo de compra, contrato de mantenimiento, periodo de garantía, bonos por alto rendimiento, acuerdos de confidencialidad, garantías…etc.>


Página 69 de 69

CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES PUCP-PMBOK

12.2.3.2 HOJA 1

Instrucciones Generales: Los criterios de evaluación de proveedores es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 12.2 del PMBOK®. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. A continuación se muestra una plantilla para los criterios de evaluación relacionada a los costos y al prestigio de la empresa proveedora. Existen otros criterios de evaluación como capacidad técnica y de producción que no son indicados en este documento puesto que varían de forma considerable dependiendo del área de aplicación. Costos

Ítem Observacion Costo Puntaje Costo Puntaje Costo Puntaje Costo Puntaje1 Costo del producto

2 Costo de implementación

3 Mantenimiento4 Soporte/Asesoría5 Capacitación-

Usuarios6 Pagos7 Garantía

0 0 0 0

Nota: Para calcular el costo final (costo del ciclo de vida) se utiliza un VAN proyectado a 5 años

Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4

Prestigio de la Empresa

Funcion Calificación Puntaje Calificación Puntaje Calificación puntaje Calificación Puntaje1 Prestigio de la Empresa

30 0 0 0 0

2 Cuota de Mercado (a nivel Mundial)

30 0 0 0 0

3 Cartera de Clientes (Perú y Extranjero)

40 0 0 0 0

100 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%

PesoProveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4Proveedor 1

Diplomado en Gerencia de Proyectos y Calidad

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