Gerenciamiento de Proyectos

PROYECTOS:

? Son una herramienta de transformación, de renovación y cambio dentro de las organizaciones

? Facilitan la evolución natural de la misión de la organización

? Permiten a la organización reubicar o realinear los procesos que llevan adelante su misión

? Son la forma en la cual los cambios se concretaran habilitando a la organización a competir eficazmente en el mercado

Cuanto mayor sea la capacidad de lograr proyectos exitosos, más será la capacidad de adaptación y cambio de una organización, y por lo tanto, mayor sus posibilidades de permanecer en el tiempo.

¿Cuales son las características o particularidades de un proyecto ?

? PROYECTO: es un emprendimiento temporario dedicado a crear progresivamente un producto o servicio único.

? GESTION DE PROYECTOS: proceso por el cual se aplican conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto con el fin de alcanzar o exceder las expectativas de los diferentes interesados.

Inicio Cierre

RiesgoCalidad

Alcance

TiempoCos

to

ControlPlanificación Ejecución

GERENTE/JEFE DE PROYECTO:

? Actúa como si fuera el único punto de contacto del proyecto con los grupos de interés.

? Es el responsable de : ? Planificar y organizar el trabajo? Gestionar las actividades del día a día del proyecto? Entregar al cliente los entregables del proyecto

? Objetivo:? Producir productos de calidad? Mantenerse en el calendario? Completarse en el presupuesto? Satisfacer a los clientes

RiesgoCalidad

Alcance

TiempoCosto

un proyecto consiste en procesos...

? Un proceso es una serie de acciones que obtienen un resultado? Los procesos de gestión de proyectos apuntan a la descripción y a

la organización del trabajo del proyecto? Los procesos orientados al producto apuntan a la especificación y

a la creación del producto del proyecto (procesos de realización)? Los procesos de gestión de proyectos y los procesos orientados a

los productos se solapan e integran a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Procesos de Inicio

Procesos de Control

Procesos de Cierre

Procesos de Ejecución

Procesos de Planificación

Grupo de procesos de Dirección de Proyectos

Iniciación Cierre

Seguimiento y control

Planificación

Ejecución

Procesos de Inicio

Procesos de Control

Procesos de Cierre

Procesos de Ejecución

Procesos de Planificación

Áreas de conocimiento dela gestión de proyectos

Integración

Abastecimientos

Comunicación

Recursos Humanos Riesgo

Costo

Tiempo

CalidadAlcance

Tiempo

FaseInicio

Fases intermedias (una o varias)

Procesosde Inicio

Procesos dePlanificación

Procesos deControl

Procesosde cierre

Fasefinal

Procesos deejecución

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Costo y nivel de actividad

Areas de conocimientoGestión del Proyecto

Gestión de la Integración

Apropiada coordinación de los distintos elementos del proyecto.

Gestión de costos

Finalización del proyecto dentro del presupuesto

establecido.

Gestión de la Comunicación

Difusión de la información necesaria en forma oportuna a los diferentes involucrados

Gestión de Abastecimientos

Adquisición de bienes y servicios requeridos por el proyecto

Gestión de Recursos HumanosEfectividad de las personas participantes del proyecto.

Gestión de riesgos

Identificación, análisis y respuestas asociadas a los riesgos del proyecto.

Gestión de la Calidad

Satisfacción de la necesidad por la cual el proyecto fue emprendido.

Gestión del alcance

Resultado necesario y suficiente.

Gestión del tiempo

Finalización del proyecto en tiempo.

TiempoCosto

Riesgo Calidad

Alcance

Gestión del Proyecto

4. Gestión de la Integración

4.1 Desarrollo del Plan4.2 Ejecución del Plan4.3 Control de Cambios Integrado

7. Gestión de costos

7.1 Planificación de recursos7.2 Estimación de costos7.3 Presupuestación de costos7.4 Control de costos

10. Gestión de la Comunicación

10.1 Planificación de la comunicación10.2 Distribución de la Información10.3 Reporte de avance10.4 Cierre administrativo

11. Gestión de riesgos11.1 Planificación de riesgos11.2 Identificación de riesgos11.3 Análisis cualitativo 11.4 Análisis cuantitativo11.5 Planificación de respuestas11.6 Monitorización y control

12. Gestión de Abastecimientos

12.1 Planificación de abast.12.2 Planif. de solicitudes12.3 Solicitudes12.4 Selección de proveed.12.5 Administ. de contratos12.6 Cierre de contratos

9. Gestión de Recursos Humanos

9.1 Planificación de la Organización9.2 Incorporación del Personal9.3 Desarrollo del equipo

8. Gestión de la Calidad

8.1 Planificación de la Calidad8.2 Aseguramiento de la Calidad8.3 Control de Calidad

5. Gestión del alcance 5.1 Inicio5.2 Planificación del alcance5.3 Definición del alcance5.4 Verificación del alcance5.5 Control de cambios del alcance

6. Gestión del tiempo6.1 Definición de actividades6.2 Secuenciación de actividades6.3 Estimación de duración de actividades6.4 Desarrollo del calendario6.5 Control del calendario

TiempoCosto

Riesgo Calidad

Alcance

PMBOK®Areas de conocimiento

Gestion de proyectos eficiente

Cultura de gestion de proyectos

IMPLEMENTAR: Ciencia del

gerenciamiento de proyectos

Metodologia de Gestion de proyectos

DESARROLLAR:Arte de aplicar las habilidades del gerenciamiento de

proyectos

Estándar de Gestion de proyectos

Planificación

INSTRUMENTOS PARA LA PLANIFICACIÓN INSTRUMENTOS PARA LA PLANIFICACIÓN

PLANIFICACIÓN DE PROYECTOSPLANIFICACIÓN DE PROYECTOSPLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Diagrama de barras Diagrama de barras (Diagrama de (Diagrama de GanttGantt))

112 3 5

Organización del Proyecto

Desarrollo aplicación

Infraestructura Tecnólogica

Acciones a cargo del clientre

Comunicación y formación

Puesta en marcha

Soporte en producción

ETAPAS61

MESES4

22

Diagrama de redes Diagrama de redes (PERT, GERT, etc.)(PERT, GERT, etc.)

11

44

22

33

6655

Planificación

? Preguntas de Introducción y Resumen del proyecto incluyen: ? Dónde se originó el proyecto?? Porqué se está haciendo?

? Preguntas de Objetivos del proyecto incluyen: ? Cuál es el objetivo del proyecto?? Qué problemas debe resolver el proyecto?? Cuáles son los componentes de trabajo principales en el

proyecto?

? Preguntas de los Entregables incluyen: ? Qué recibe el cliente al finalizar el proyecto ? ? Cuáles son los principales productos necesarios para alcanzar

todos los entregables (del cliente, del proyecto y de los procesos)?

PREGUNTAS A RESPONDER

? Preguntas de hitos claves incluyen: ? Qué momentos es importante comunicar? ? En qué momentos es importante medir y evaluar?? Cuáles son los hitos burocráticos?

? Preguntas sobre hipótesis incluyen: ? Qué aspectos desconocidos se están asumiendo?? Qué reglamentaciones, reglas operativas y estándares afectan?

? Preguntas de riesgos incluyen: ? Qué obstáculos podrían afectar al costo del proyecto? ? Qué obstáculos podrían afectar la duración del proyecto? ? Qué obstáculos en los requerimientos podrían comprometer el

éxito del proyecto?? Qué aspectos de calidad podrían amenazar el éxito del proyecto?

PREGUNTAS A RESPONDER

? Preguntas sobre las actividades a desarrollar: ? Qué actividades se requieren para obtener cada producto y

entregable?? Qué vinculación o precedencia existe entre ellas? ? Tienen alguna restricción temporal?

? Preguntas de recursos requeridos incluyen: ? Qué especialistas son necesarios para completar este proyecto

?? Qué material o equipamiento específico es necesario para

completar este proyecto?? Preguntas de Restricciones incluyen:

? Qué aspectos tecnológicos, de recursos humanos o políticos están condicionando el proyecto ?

PREGUNTAS A RESPONDER

? Preguntas de Criterios de Aceptación incluyen: ? Cómo se mide la performance?? Qué nivel mínimo de perfomance técnica es requerida?? Qué puntos de control hay ubicados para asegurar que se

entregará el producto correcto en la forma correcta?

? Preguntas de Aprobaciones incluyen: ? Qué revisiones se harán y cuándo?? Quién aprueba las revisiones?

? Preguntas de Revisiones incluyen: ? Qué alcance tendrán las revisiones de gestión y qué propósito

tienen? ? En qué momento habrá revisiones por el cliente y con qué

propósito?? En qué momentos habrá revisiones informales del personal y los

pares y con que propósito?

PREGUNTAS A RESPONDER

? Preguntas del Plan de Comunicación incluyen: ? Cómo se comunicarán los miembros del equipo?? Qué tipo de reuniones se desarrollarán? Con qué propósito y con

qué frecuencia?? Qué tipo de informes se elaborarán? Con qué frecuencia,

propósito y para quien?

? Preguntas de Gestión de Cambios incluyen: ? Qué procesos se seguirán cuando se produzca un cambio?

? Preguntas de Proyectos Interrelacionados incluyen: ? Qué efectos hay sobre otros equipos?? Qué otros proyectos están dirigidos a aspectos relacionados?? Qué otros proyectos tienen un impacto potencial sobre este

proyecto?

PREGUNTAS A RESPONDER

Gestión de Riesgos

? Riesgo (de proyecto) es un evento o condición incierta, que si ocurre, tendrá un efecto positivo o negativo sobre algún objetivo del proyecto. También se refiere a la probabilidad de pérdida o daño.

? Es el grado de exposición de todo el proyecto a eventos negativos y sus probables consecuencias impactando en los objetivos expresados en términos de Alcance, Calidad, Tiempo y Costo.

? Características de Riesgos? Inherente a todo proyecto? Nunca intrínsecamente malo o bueno? No es algo a temer, sino a manejar (gerenciar)

? Tipos de Riesgos:? Internos / externos? Conocidos / desconocidos

DEFINICIONES

Ejemplo:

Causa Necesitar un permiso para el uso limitado de un recurso técnico para una actividad planificada.

Riesgo a. Que el permiso llegue más tarde que el comienzo planificado de la actividad.b. Que el personal designado no esté calificado para la actividad.

Consecuencia a. Atraso en planificación y cumplimiento b. Ídem y problema de costos si necesito entrenamiento

Medidas de Mitigación a. Realizar la solicitud de permiso en forma temprana

b. Evaluar la calificación del personal en forma temprana

MedidasDe asunción a. Solicitar licencias en préstamo

b. Formar personal

? Es necesario identificar, evaluar y reportar riesgos del proyecto, durante la vida de éste y en vistas de los mejores intereses de él.

? Metas del gerenciamiento del riesgo de proyectos:? Identificar riesgos de proyectos? Desarrollar estrategias para su reducción o eliminación? Tomar acciones para maximizar las oportunidades.

GERENCIAMIENTO DE RIESGOS

?Gerenciamiento de riesgos de proyectos:

? Tiene que ver con Incertidumbres, Probabilidades, Inpredecibilidad, Planificación de Contingencia

? ES proactivo? NO ES reactivo (esquivar una bala)

?Mal entendimiento:

Gerenciamiento de Riesgos = “Completo control de eventos”

?Buen entendimiento:

Gerenciamiento de Riesgos = “Preparación adelantada para enfrentar posibles eventos adversos”

GERENCIAMIENTO DE RIESGOS

En las fases iniciales del proyecto, de definicion de Objetivos,Presupuestos y Plazos del proyecto, hechos positivos y proactivos, esdonde se deben identificar, cuantificar y desarrollar una respuesta alRiesgo, cosa que generalmente no sucede. Y una de las razonesfundamentales es que el “mostrar” los riesgos antes de comenzar,está visto como un hecho negativo, pesimista, que atenta contra eléxito, al plantear dificultades antes de que sucedan. Es una accióna contramano del optimismo que se genera al comenzar unproyecto.Es importante entonces, el entender, y hacer entender, incluso a losClientes, muchas veces adversos a visualizar problemas de antemano,que el Manejo de los Riesgos es justamente un hecho proactivo,anticipatorio, que contribuye al éxito del proyecto en la medida en quesea encarado con el mismo rigor de cualquiera de los otros procesos delProject Management.

Claudio O. Arfeli – Presidente / Osvaldo S. Ucha – Director TécnicoMetaControl Argentina S.A

PROYECTOS DE CAMBIO

ORGANIZACIONAL

CAMBIO ORGANIZACIONAL - FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

-? Factores Estratégicos:

? Resiliencia? Conocimiento del Cambio? Gestión de la Adaptabilidad? Construcción de la arquitectura de la

implementación

? Factores Tácticos:

? Compromiso de los “patrocinadores”? Alineación entre la Cultura Organizacional y los

objetivos del proyecto? Habilidades de los Agentes de Cambio? Gestión de la Resistencia

proactivoproactivo

focalizadofocalizado

flexibleflexible

positivopositivo

organizadoorganizado

Habilidad de absorber altos niveles de cambio distorsionanterespondiendo con un comportamiento disfuncional mínimo. Las personas “resilientes” se recuperan de los cambios fortalecidas y con mayores habilidades que antes.

RESILIENCIARESILIENCIA

Características de una persona o

equipo “resiliente”

CONOCIMIENTO DEL CAMBIO

? PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE CAMBIO ORGANIZACIONAL

? GESTIÓN DEL CAMBIO

? CONTENIDO DEL CAMBIO

? PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE CAMBIO ORGANIZACIONAL

? GESTIÓN DEL CAMBIO

? CONTENIDO DEL CAMBIO

CAPACITACIÓN Y

DIVULGACIÓN

GESTIÓN DE LA RESILIENCIA

NATURALEZA DEL CAMBIO

YO debo cambiar

NOSOTROS debemos cambiar

TODOS debemos cambiar

PROCESO DE CAMBIO

• DOLOR PRESENTE VS. SITUACIÓN FUTURA

ROLES ANTE EL CAMBIO

RESISTENCIA AL CAMBIO

SINERGIA• Fuerzas a favor del cambio: situación actual, deseo de información, efecto demostración, prospección...

• Fuerzas de oposición: falta de confianza o incentivo, temor a lo desconocido e ignorancia, aferrarse al sistema presente ...

• Voluntad: objetivos compartidos y convicción de que la acción conjunta (interdependencia) es el único camino para alcanzar los objetivos fijados.

• Sponsors, • Implicados, • Agentes de cambio • Iniciadores