Administración de Proyectos con MS Project Administración de Proyectos

Instituto Nacional de Estadística e InformáticaEsc uela Nac iona l de Estad ístic a e Informátic a

Campus Virtual [email protected]

Administración de Proyectos

con

MS Project

Ezio Quispe Fernández

Ing. Sistemas

UNI


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Estimado alumno,

buenas tardes.

Cualquier consulta no

dudes en comentarme o

avisarme.

Este curso es netamente

práctico y sé que

lograremos objetivos

importantes.


Ing. Sistemas

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Recuerda siempre nuestro correo

para cualquier consulta

[email protected]


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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN

DE PROYECTOS


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Módulo I:



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Administración de Proyectos con MS Project

1. Conceptos de gestión de proyectos

2. Grupos de procesos de un proyecto

3. La estructura de desglose del trabajo (WBS)

4. La triple restricción.

5. Crear una WBS con WBS Chart Pro


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Módulo I - Introducción a la Gestión de Proyectos:



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1. Conceptos de gestión de

proyectos


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¿Qué es un proyecto?

Proyecto proviene del latín proiectus

Proyecto – consideraciones:

Es el conjunto de las actividades que desarrolla una persona o

una entidad para alcanzar un determinado objetivo.

Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y único,

realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen

valor o provoquen un cambio.





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Proyecto – consideraciones (continuación…):

Las actividades de un proyecto se encuentran interrelacionadas y

se desarrollan de manera coordinada.

Un proyecto no trabaja en base a procesos. En un proyecto no se

opera en forma permanente, creando los mismos productos o

servicios una y otra vez.

Lo habitual es que el objetivo perseguido por el proyecto deba ser

cumplido en un cierto periodo temporal definido con anterioridad y

respetando un presupuesto.





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¿Qué es administración?

Proviene del latín ad-ministrare (“servir”) o ad manus trahere

(“manejar” o “gestionar”).

Veremos en este curso la administración como técnica y no

como disciplina.

La administración, como técnica, es el conjunto de funciones y

actividades que se debe realizar para conseguir objetivos

específicos.





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¿ Qué es Administración de proyectos?

Proceso de planteamiento, ejecución y control de un proyecto, con el

propósito de alcanzar un objetivo final en un plazo de tiempo

determinado, con un costo y nivel de calidad determinados, a través

del uso de recursos técnicos, financieros y humanos.





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Administración de proyectos… continuación

Incorporando variadas áreas del conocimiento, el objetivo final de

la administración de proyectos es obtener el mejor resultado

posible del trinomio costo-tiempo-calidad.





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Areas de conocimiento de un proyecto:




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Técnicas y Herramientas de Gestión de Proyectos

• Diagrama de Gantt

• PERT (Program Evaluation and Review Technique)

• CPM (Critical Path Method)

• WBS (Work Breakdown Structure)





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Diagrama de GANTT

Un diagrama de Gantt es la representación gráfica del tiempo que

dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto.

Es útil para mostrar la relación que existe entre el tiempo dedicado a una

tarea y la carga de trabajo asignada.





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Diagrama de GANTT





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Diagrama de GANTT

La herramienta consta de un eje horizontal temporal en el que se van

poniendo debajo las actividades en forma de cuadros, enlazadas según

su tipo de enlace (por ejemplo, el enlace fin-inicio significa que cuando la

actividad N acaba, empezará a continuación la actividad N+1). De esta

forma, usando esta metodología se puede determinar el camino crítico

del proyecto, el cual determina el tiempo mínimo de realización del

mismo.





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Diagrama de GANTT

De forma adicional, se puede añadir a cada actividad una serie de

recursos (personal / mano de obra) para controlar los costes y la carga

de trabajo de las personas. Además, si se le añaden los progresos de

cada actividad durante su seguimiento, se pueden calcular los retrasos y

sobrecostes del mismo, y re-planificar las actividades para acabar lo

antes posible.





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Diagrama de GANTT con MS Project 2010:



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El diagrama PERT

De sus siglas en inglés (Program Evaluation and Review Technique =

Técnica de evaluación y revisión de programas).

PERT es la representación gráfica de las relaciones entre las tareas del

proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla.

PERT analiza las tareas involucradas en completar un proyecto dado,

especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identifica el tiempo

mínimo necesario para completar el proyecto total.





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Diagrama PERT en MS Project 2010:



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2. Grupos de procesos de un

proyecto


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Grupos de procesos de un proyecto:

En todo proyecto existen grupos de procesos.

Estos grupos son:

• Procesos de Iniciación

• Procesos Intermedios

• Procesos de Cierre



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Interacción entre diferentes los grupos de procesos de un proyecto:




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En todo proyecto debemos agrupar los procesos de acuerdo

a la naturaleza del mismo

Ejercicio Dirigido:

Establezca los procesos de un proyecto que

usted conozca, haya participado o quisiera

planificar



Material a usar: Excel



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3. La estructura de desglose del

trabajo (WBS)



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La estructura de desglose del trabajo (WBS):

¿Qué es WBS?

Work Breakdown Structure, de sus siglas en ingles, es la estructura

de desglose del trabajo.

Es la base de toda la planeación, definiendo los entregables del

proyecto.




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¿Qué es WBS? … continuación

Los entregables pueden ser etapas o procesos del proyecto (plan del

proyecto, documentación de diseño, etc.) o partes del producto final

(productos, documentación, avances, etc.)




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¿Qué preguntas responder con el WBS?

Cuando se prepara bien el WBS, nos sirve como herramienta para

contestar preguntas tales como:

¿Qué se debe lograr, producir o entregar?

¿Cuál es la jerarquía de productos o entregables?

¿Cuáles son las correlaciones entre las actividades del

proyecto?




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WBS también será la base para determinar posteriormente:

¿Cuándo se acabará?

¿Cuánto costará?




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Básicamente, la estructura de desglose es una jerarquía de trabajo que permite

organizar, como un árbol invertido, los trabajos a realizar dentro de un proyecto.

Veamos a qué se parece un WBS:




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Veamos un Ejemplo:




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WBS también permite:

Identificar requerimientos de los recursos (skills)

Estimar de horas/hombre (tiempo)

„Estimar Costos fijos




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WBS. Consideraciones

El WBS es un análisis orientado a resultados del trabajo involucrado en

un proyecto que define el alcance total del mismo.

Es un documento fundamental en la gerencia de proyectos porque

provee la base para la planeación y administración de los costos,

cronogramas y cambios del proyecto.




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WBS. ¿Cómo empezar?:

Al inicio no se tiene mucha información o entendimiento de los requisitos

del proyecto para desarrollar un WBS completo.

La primera tarea es desarrollar un WBS de alto nivel que contenga:

• Los entregables más importantes que se puedan identificar

• Los parámetros del alcance del proyecto que deben estar claros

• Requerimientos generales lo suficientemente entendidos para

identificar las principales tareas

• Los costos, cronograma y recursos a groso modo






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Ejemplo

Ejemplo de un WBS para una

Intranet






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WBS para una

Intranet

organizada por

producto




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WBS para una

Intranet

organizada por

fases




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WBS para una

Intranet en forma

tabular

1. Concepto

1.1. Evaluar sistemas actuales

1.2. Definir requerimientos

1.2.1. Definir requerimientos del usuario

1.2.2. Definir requerimientos de contenido

1.2.3. Definir requerimientos del sistema

1.2.4. Definir requerimientos del dueño del servicio

1.3. Definir la funcionalidad específica

1.4. Definir riesgos y estimativos de la administración del riesgo

1.5. Desarrollo del plan del proyecto

1.6. Reunión equipo de desarrollo de la Web

2. Diseño del sitio Web

3. Desarrollo del sitio Web

4. Roll out

5. Soporte




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WBS para una

Intranet en MS

Project




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Principios al desarrollar un WBS:

• Una unidad de trabajo solo debe aparecer en un solo lugar del WBS

• El contenido de trabajo de un ítem del WBS es la suma de los ítems que

están debajo de él

• Un ítem de WBS debe estar bajo la responsabilidad de un solo individuo,

así mucha gente trabaje en él

• El WBS debe ser consistente con la forma en la cual realmente se realiza

el trabajo; debe ser útil para el equipo del proyecto y para otros propósitos

si es práctico




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Principios al desarrollar un WBS: (continuación)

• Los miembros del equipo del proyecto deben estar involucrados en el

desarrollo del WBS para asegurar su consistencia

• Cada ítem del WBS se debe documentar para asegurar un entendimiento

preciso del alcance del trabajo incluido y no incluido en cada ítem

• El WBS debe ser una herramienta flexible para acomodar los cambios

inevitables y a su vez mantener apropiadamente el control del contenido

del trabajo en el proyecto de acuerdo a la definición del alcance




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Ejercicio práctico

con

MS Proyect 2010

(video)






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4. La triple restricción


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La triple restricción

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4. La Triple Restricción


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TIEMPO

Calidad

Riesgo

Recursos Humanos

Abastecimiento

Integración

La triple restricción

consiste en que al

tratar de cambiar

alguno de los tres

(costo, tiempo o

alcance) los otros

dos cambian casi

automáticamente.



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La triple restricción:

Un proyecto exitoso tendría que cumplir con el presupuesto,

realizarse dentro del tiempo establecido y cristalizar el alcance; con

el objeto de satisfacer las necesidades del cliente y cubrir sus

expectativas.






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Alcance:

Se ocupara de qué es lo que si entra

dentro del proyecto y qué se excluye

de él






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Tiempo:

Es el cálculo y programación de las

actividades que realizaremos en

el proyecto, su secuencia, los

recursos de cada actividad y el

cronograma.






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Costo:

Incluirá los presupuestos del proyecto,

los métodos de costeo, y el control de

los pagos.






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Sin embargo, estas no son las únicas áreas que debemos considerar

al administrar un proyecto. Existen otras 6 áreas que son por demás

importantes como son: Calidad, Riesgo, Recursos Humanos,

Abastecimientos e Integración.






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La calidad:

Considera la planeación, control

y aseguramiento de la calidad de

nuestro proyecto



Calidad

Riesgo

Recursos Humanos

Abastecimientos

Integración




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El Riesgo:

Es es el área que nos permitirá

detectar los peligros del proyecto,

como evaluarlos, controlarlos y

dar respuesta a ellos.



Calidad

Riesgo

Recursos Humanos

Abastecimientos

Integración




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Recursos:

Se usan técnicas que permitan tener un buen

equipo humano y mantener la motivación para

el logro del los objetivos, del proyectos.

Incluye teorías de motivación, las compensaciones del personal y

sus beneficios



Calidad

Riesgo

Recursos Humanos

Abastecimientos

Integración




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Abastecimientos:

Las adquisiciones, son las contrataciones

de bienes o servicios que se requieren para

el normal desarrollo del proyecto.

Si no se abastece de lo necesario a las

Personas en el momento oportuno todo

El proyecto podría fracasar.



Calidad

Riesgo

Recursos Humanos

Abastecimientos

Integración




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Integración:

Es la habilidad de unir todos los elementos

del proyecto y que esta unión sea coherente.

Un buen gerente de proyecto se asegura de medir todas las posibles

variables y la integración de las mismas de manera que exista una

armonía coherente en todo el proyecto en todas sus aspectos.



Calidad

Riesgo

Recursos Humanos

Abastecimientos

Integración




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Crear una WBS con WBS Chart Pro

WBS Chart Pro es una aplicación de software de gestión de

proyectos basado en Windows que se utiliza para crear y mostrar los

proyectos usando WBS (Work Breakdown Structure)

WBS en castellano, es: Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).

Para descargar este programa (licenciado) ingrese a:

http://www.criticaltools.com/download.html




http://www.criticaltools.com/download.html



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Descargue el programa

de prueba o el licenciado,

según corresponda



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Ing. Sistemas

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Lea y acepte si usted está

de acuerdo en los

términos del acuerdo de

licencia.



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Siguiente



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Espere y luego Terminar.



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Ing. Sistemas

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Le aparece el aviso que la

para registrarse o usar la

versión Demo.

Elija Demo Mode

Se le indicará que la

versión demo dura 30

días y puede grabar 50

veces como máximo.



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Ing. Sistemas

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Elije no configurar MS

Project.



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Ing. Sistemas

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Verá una pantalla

como la siguiente



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Ing. Sistemas

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Clic derecho sobre la

parte blanca para añadir

una tarea

Debe de cambiar le nombre

New Task por el correcto,

por ejemplo:

Encuesta Rural de Hogares



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Ing. Sistemas

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Clic derecho sobre la

tarea recién creada y

elija Insertar una tarea



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Ing. Sistemas

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Debe de cambiar le

nombre New Task por el

correcto, por ejemplo:

Estudio Preliminar



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Ing. Sistemas

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Sobre la última tarea

creada usando clic

derecho elija Añadir una

tarea después

Llámele a esa nueva

tarea Plan del proyecto



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Ing. Sistemas

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Continúe y arme todas las tareas que forman su proyecto



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Ing. Sistemas

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Usted tiene varias formas distintas de ver su

archivo

Cambie la opción de WBS Charts, por

WBS Chart View Detailed (Vista detallada del

cuadro WBS)



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Ing. Sistemas

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Veamos de cerca cada actividad Nombre de la actividad

Duración

Número (ID)

Inicio

Fin

Avance



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Complete los demás valores del proyecto



Correo de la Dirección Técnica de la ENEI

Sr. Francisco Costa Aponte ([email protected])

Coordinación Académica

Sr. Eduardo Villa Morocho ([email protected])

Correo de la Escuela del INEI

[email protected]

Área de Educación Virtual

Sr. Gonzalo Anchante ([email protected])


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