1 Administración
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Conceptos de Administración
Se puede conceptuar a la administración como
el esfuerzo humano coordinado para obtener la
optimización de los todos los recursos a través
del proceso administrativo, a fin de lograr los
objetivos institucionales.
Es el proceso de trabajar con personas y con
otros recursos para alcanzar las metas
organizacionales.
Conceptos de Administración
Isaac Guzmán Valdivia (Autor Mexicano de la teoría administrativa)
• Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de personas para obtener
determinados resultados.
José A. Fernández Arena (La Auditoría administrativa)
• Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por
medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.
Harold Koontz y Cyril O’Donnell (Administración moderna)
• Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos,
fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
Henry Sisk y Mario Sverdlik /Fundamentos de la Administración 1979)
• Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación,
dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos.
Robert F. Buchele (Planeación 1976)
• El Proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr los objetivos
de una organización formal.
American Management Association
• La administración es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a
través del esfuerzo y la cooperación de otros.
Joseph L. Massie (Bases esenciales de la Administración. México, Ed. Diana, 1989)
• Método por el cual un grupo de cooperación dirige sus acciones hacia metas
comunes. Este método implica técnicas mediante las cuales un grupo principal de
personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras.
Elementos de la Administración
Un buen Administrador hace las actividades de su empresa u organización con eficiencia y eficacia.
Eficacia: Es la capacidad de lograr los objetivos o metas organizacionales
Eficiencia: lograr las metas u objetivos con el mínimo de recursos. (Utilizar bien el dinero, los materiales, el tiempo y las personas de manera eficiente y eficaz).
Henry Fayol Estambul, 1841 - París, 1925) Ingeniero civil en minas y teórico
de la administración de empresas. Nacido en el seno de una
familia burguesa, Henry Fayol se graduó como ingeniero civil de
minas en el año 1860 y desempeño el cargo de Ingeniero en las
minas de un importante grupo minero y metalúrgico, la Sociedad
Anónima Commentry Fourchambault.
En 1878, en el Congreso de París de la Sociedad Industrial Minera, celebrado
con motivo de la Exposición Universal, Fayol presentó un informe sobre la
alteración y la combustión espontánea de la hulla expuesta al aire. Este trabajo
tuvo una gran acogida y consagró a Fayol como un hombre de ciencia. En
1888 había alcanzado ya el puesto de director general de la Commentry
Fourchambault. Se jubiló en 1918.
Henry Fayol es sobre todo conocido por sus aportaciones en el terreno del
pensamiento administrativo. Expuso sus ideas en la obra Administración
industrial y general, publicada en Francia en 1916. Tras los aportaciones
realizadas por Taylor en el terreno de la organización científica del trabajo,
Fayol, utilizando una metodología positivista, consistente en observar los
hechos, realizar experiencias y extraer reglas, desarrolló todo un modelo
administrativo de gran rigor para su época.
Principios Generales de la Administración de Fayol
La División de Trabajo: Producir más y mejor con el mismo esfuerzo, tiene como consecuencia la especialización de funciones.
La Autoridad: la define como "la obediencia, la asiduidad, la actividad, la conducta, los signos exteriores de respeto.
La disciplina: Consiste esencialmente en la obediencia, la actividad, la presencia y los signos exteriores de respeto realizado conforme a las convenciones establecida entre la empresa y sus agentes. Para Fayol dicho concepto se expresa en el mundo militar y se debe tener en cuenta el concepto de convenio para llegar a la armonía en la organización y el cumplimiento cabal de las normas.
La Unidad de Mando: "para una acción cualquiera un agente no debe recibir órdenes más que de un solo jefe".
La Unidad de Decisión: estos es "un solo programa para un conjunto de operaciones que tiendan al mismo objeto". Fayol advierte que no debe confundirse este principio con el anterior, ya que la unidad de mando se refiere al funcionamiento del personal y la unidad de dirección al cuerpo social de la empresa.
La subordinación de los intereses particulares al interés General: Se refiere a que en una institución el interés de una persona, grupo o departamento no debe primar en contra del interés de la empresa.
La Remuneración: Señala "que la remuneración debe ser equitativa, y en la medida de lo posible dar satisfacción a la vez, al personal y a la empresa, al patrono y al empleado.
La Centralización: Considera este principio como de orden natural, ya que en todo organismo "del cerebro o de la dirección deben partir las órdenes que ponen en movimiento todas las partes del organismo"
La Jerarquía: Es la serie de jefes que va de la autoridad suprema a los agentes inferiores. El vía jerárquica es el camino que siguen.
El orden: Un lugar para cada cosa y una cosa para cada lugar.
La Equidad: Es la combinación de la benevolencia con la justicia. Anhelo de igualdad y equidad son aspiraciones que deben tenerse en cuenta en el trato con el personal.
La Estabilidad del personal: Fayol destaca la importancia en la permanencia del personal, principalmente el de los puestos directivos, para la buena marcha de la empresa.
La Iniciativa: Establece que debe fomentarse la iniciativa de los empleados. Fayol considera superior al jefe que sabe estimular iniciativa.
La Unión del personal: Se hace necesario la unidad de mando, evitando el peligro de la división, ya que esto acarrea perjuicio para la empresa.
Principios Generales de la Administración de Fayol
Frederick Winslow Taylor (*20 de marzo de 1856 - f 21 de marzo de 1915) Ingeniero
Mecánico y economista estadounidense, promotor de la
organización científica del trabajo. En 1878 efectúo sus primeras
observaciones sobre la industria del trabajo en la industria del
acero. A ellas le siguieron, una serie de estudios analíticos sobre
tiempos de ejecución y remuneración del trabajo. Sus principales
puntos, fueron determinar científicamente trabajo estándar, crear
una revolución mental y un trabajador funcional a través de
diversos conceptos que se intuyen a partir de un trabajo suyo
publicado en 1903 llamado Shop Management.
Taylor es el fundador del movimiento conocido como organización científica del
trabajo. El pensamiento que lo guía es la eliminación de las pérdidas de tiempo,
de dinero, etc, mediante un método científico. Afirma que "el principal objetivo
de la administración debe ser asegurar el máximo de prosperidad, tanto para el
empleador como para el empleado". Para el empleador, el máximo de
prosperidad no significa la obtención de grandes beneficios a corto plazo, sino
el desarrollo de todos los aspectos de la empresa para alcanzar un nivel de
prosperidad. Para el empleado, el máximo de prosperidad no significa obtener
grandes salarios de inmediato, sino un desarrollo personal para trabajar
eficazmente, con calidad y utilizando sus dones personales. Taylor hace una
distinción entre producción y productividad: "la máxima prosperidad es el
resultado de la máxima productividad que, depende del entrenamiento de c/u".
Frederick Winslow Taylor Consciente de la oposición entre obreros y empleadores, da la siguiente
explicación:
• Existe una falsa creencia, de que un aumento de la producción traerá el
desempleo,
• Algunos malos sistemas de administración obligan al obrero a limitar su
producción para proteger sus intereses pues, cuando él aumenta su ritmo
de trabajo, el patrón se las arregla para no aumentarle su salario,
• Hay métodos de trabajo desastrosos que desperdician los esfuerzos de los
obreros que reciben poca ayuda y pocos consejos por parte de la dirección.
El objetivo de la organización científica del trabajo (OCT) es derribar esos
obstáculos y descubrir los métodos más eficaces para realizar una tarea y
dirigir a los obreros: la "cooperación estrecha, íntima, personal, entre la
administración y los obreros es la esencia misma de la OCT". "Lo que los
trabajadores piden a sus empleadores es un salario elevado, y lo que los
empleadores desean son bajos costos de producción la existencia o la
ausencia de estos 2 elementos constituye el mejor indicio de una buena o de
una mala administración".
Frederick Winslow Taylor
Taylor enunció 4 principios de administración científica:
• Estudio científico del trabajo, debe ser realizado por un equipo de
especialistas; ese estudio dará lugar a la creación de una oficina o servicio
de métodos de trabajo. Se definirán los procesos operativos más
económicos y se establecerá la cantidad de trabajo que debe realizar un
obrero colocado en condiciones óptimas; si el obrero obtiene esa cantidad
deberá percibir un salario muy alto.
• Selección científica y entrenamiento obrero. Taylor recomienda una
selección sistemática según las aptitudes y estima que, cualquier
trabajador puede resultar excelente para por lo menos un puesto de
trabajo.
• Unión del estudio científico del trabajo y de la selección científica del
trabajador, "se trata de que los obreros apliquen la ciencia" y es allí donde
fracasan muchos dirigentes y no los obreros, porque los 1eros no quieren
cambiar sus métodos,
• Cooperación entre los dirigentes y los obreros; "el trabajo y la
responsabilidad del trabajo se dividen de manera casi igual entre dirigentes
y obreros".
HAROLD KOONTZ
1. Mejoría de la administración: Todas las ventajas de la administración por
objetivos se pueden resumir diciendo que da por resultado una
administración muy mejorada. No se pueden establecer objetivos sin
planeación y la planeación orientada hacia resultados es la única clase que
tiene sentido. La administración por objetivos obliga a los gerentes a pensar
en la planeación para obtener ciertos resultados, más que simplemente
planear actividades o trabajos. Para asegurar que los objetivos sean
realistas, la APO exige también que los gerentes piensen en la forma en
que lograrán los resultados, la organización y el personal que necesitarán
para hacerlo y los recursos y ayuda que requerirán. De igual forma, no hay
un mejor incentivo para el control que u grupo de metas claras.
Nació el 14 de abril en 1909 Findlay, es una ciudad en el condado
de Hancock, Ohio.
Define a la Administración como la dirección de un organismo
social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la
habilidad de conducir a sus integrantes.
En sus obras señala cuatro ventajas en la administración por
objetivos
HAROLD KOONTZ
2. Clarificación de la organización: Otro beneficio importante de la APO es
que obliga al gerente a clarificar los papeles y las estructuras
organizacionales. Los puestos se deben construir en base a los
resultados fundamentales que se espera tengan las personas que los
desempeñan.
3. Estímulo al compromiso personal: Una de las grandes ventajas de la
APO es que estimula a las personas a comprometerse con sus metas. La
gente deja de hacer simplemente un trabajo, seguir instrucciones y
esperar por normas y decisiones; ahora son personas con propósitos
claramente definidos.
4. Desarrollo de controles efectivos: En la misma forma en que la APO
produce una planeación, se deben hacer los control que permitan hacer
ajustes.
Funciones de la Administración
Henry Fayol, estableció
en su teoría cinco
funciones administrativas:
1. la planeación,
2. la organización,
3. la coordinación,
4. la dirección, y
5. el control.
Harold Koontz señaló como funciones de la administración:
1. la planeación,
2. la organización,
3. la integración del recurso humano,
4. la dirección y
5. el control.
• Las funciones de la administración están interrelacionadas y son
interdependientes.
Según Fayol Según Koontz
En la actualidad la administración de un empresa se divide para su estudio en cuatro funciones:
Funciones de la Administración
Planeación
Organización
Dirección
Control
Funciones de la Administración
Planeación: Es el proceso de definir metas y objetivos con sus
respectivas estrategias de acción para desarrollar las actividades
que permitan alcanzarlos. ¿Qué es lo que voy a hacer?, ¿Cuándo
y cómo?. Incluye la selección: misión, objetivos, decisiones y
acciones. Si no se planea no hay rumbo fijo en la organización.
Algunas actividades de planeación que se deben tener en cuenta:
• El análisis de las situaciones actuales.
• La anticipación al futuro.
• La determinación de objetivos.
• La decisión del tipo de actividades.
• La elección de estrategias corporativas y de negocio.
• La determinación de los recursos necesarios para lograr las
metas de la organización.
Funciones de la Administración
¿Qué se va a planear?
Aquí se realizan los planes para dar a la empresa
objetivos y conocimientos con el fin de alcanzarlos.
La Planeación debe dar respuesta a:
¿Qué hacer?
¿Cuándo hacerlo?
¿Dónde hacerlo?
¿Cómo hacerlo?
Funciones de la Administración
Organización: Estructurar los papeles que cumplen
las personas, Integración de personal: reclutamiento,
pago, grupos de trabajo. Llenar y mantener los
puestos en la Organización.
Esta función determina:
• Las actividades por realizar,
• Cómo se agruparán,
• Quién las desempeñará, establece los puestos y
las jerarquías dentro de la organización.
Funciones de la Administración
Una empresa no conseguirá sus objetivos si sus
recursos no se manejan con base en una
organización eficiente.
Algunas actividades de organización que se deben
tener en cuenta:
•Atraer gente a la organización.
•Especificar las responsabilidades del puesto.
•Agrupar tareas en unidades de trabajo.
•Dirigir y distribuir recursos y crear condiciones.
Funciones de la Administración
Dirección: Influir y guiar a esas personas para lograr
las metas.
La dirección incluye:
• La motivación,
• El liderazgo,
• La selección de los canales de comunicación más efectivos y
• La negociación y manejo de conflictos.
Los administradores tiene que dirigir y coordinar eficazmente al personal
de la empresa, para lograr el éxito de la organización.
La dirección comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente
para orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas del equipo y la
organización.
Funciones de la Administración
Control: medir y corregir los hechos, antes, durante y
después, para que se adecuen a los planes.
Comparar con estándares.
El control es el seguimiento de las actividades para
asegurarse de que se están realizando de acuerdo
con lo planeado y en su caso, corregir las
desviaciones encontradas.
Si el control es inadecuado, las fallas no se detectan.
Supervisa el progreso y ejecuta los cambios
necesarios.
Funciones de la Administración
El control asegura el cumplimiento de las metas.
Entre las actividades de control se cuentan:
• Supervisar el desarrollo de las personas y las
áreas recopilando datos de su desempeño.
• Proporcionar retroalimentación.
• Identificar problemas de desempeño y
corregirlos.
Niveles Administrativos
Las actividades que se desarrollan dentro de la
organización y los estilos administrativos que se
siguen depende de cada administrador o gerente.
Cada estilo depende de la capacitación y/o formación
que hayan, tenido además de su personalidad.
Generalmente en empresas de gran tamaño existen
tres niveles de administración.
El proceso en diferentes niveles en la organización
Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
Contr
ol
Administradores del nivel superior
Gerentes de nivel alto:
Son los ejecutivos responsables de la administración
general.
Se les conoce como gerentes estratégicos.
Se concentran en aspectos de largo plazo:
supervivencia de la empresa, eficacia, crecimiento y
desarrollo.
Interactúan con personas y organizaciones externas.
Los líderes de alto nivel eficaces tratan a las personas
como miembros valiosos de la organización.
Administradores de mandos medios
Gerente de nivel medio
A veces se les llama de gerentes tácticos.
Son responsables de traducir los objetivos, metas y
planes generales en objetivos, metas y actividades más
específicas.
Controlar y asesoran el desarrollo de los subordinados.
Garantizar que sus subordinados mantengan el equilibrio
entre los objetivos operativos a corto plazo y los
estratégicos a largo plazo
Administradores de primera
línea o supervisión
Gerente de nivel básico, o Jefaturas de nivel básico
• Supervisan las operaciones de la organización.
• Se involucran directamente con los empleados.
• Implementan los planes específicos desarrollados
por los gerentes medios.
• Son el enlace con el personal administrativo.
Algunos Conceptos
Objetivo: La administración siempre esta enfocada a lograr determinados fines o
resultados.
Eficacia: Se refiere a lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del
producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.
Eficiencia: Esto es hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los
recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.
Grupo social: Es necesario que exista un grupo social para que se de la
administración.
Coordinación de recursos: en la administración se requiere combinar, sistematizar
y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.
Productividad: Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir
un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el
mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.
Con estas definiciones podemos decir que la administración es el proceso
cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo
social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.
Los objetivos son metas. Usamos ambos términos
indistintamente.
¿Qué significan estos términos?
Se refieren a resultados deseados para individuos, grupos y/o
hasta organizaciones enteras. Dan dirección a todas las
decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual los
logros reales pueden ser medidos. Por eso son el fundamento
de la planeación.
Fundamentos de la Planeación
Naturaleza de los Objetivos
Los objetivos establecen resultados finales, pero los objetivos
globales necesitan ser apoyados por sub objetivos. Por lo tanto, los
objetivos forman tanto una jerarquía como una red. Además, las
organizaciones y administradores tienen objetivos múltiples que en
ocasiones son incompatibles y que pueden provocar conflictos dentro
de la organización, dentro del grupo e incluso individuales. El
administrador quizás tenga que elegir entre el desempeño corto y a
largos plazos y tal vez se tenga que subordinar los intereses
personales a los de la organización.
Ser Profesional
Aprobar todas
las asignaturas
Tope de Ramos
O certámenes
Administración por Objetivos
En la actualidad, la administración por objetivos (APO) se practica
en todo el mundo. Sin embargo, a pesar de sus extensas
aplicaciones, no siempre resulta claro lo que significa. Algunos
siguen considerándola como una herramienta de evaluación; otros
la contemplan como una técnica de motivación; por último, hay
quienes la consideran como un dispositivo de planeación y control.
En otras palabras, las definiciones de la APO varían ampliamente y,
por consiguiente, es importante destacar los conceptos
desarrollados.
¿Qué son las Organizaciones?
Las organizaciones son sistemas diseñados para lograr
metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de
otro tipo, conformadas por dos o más personas.
Están compuestas por subsistemas interrelacionados que
cumplen funciones especializadas
Organización Es la creación de una estructura compuesta por agrupación de
actividades y distribución de jerarquías, con el objeto de facilitar las
funciones dentro del grupo social.
La organización nació de la necesidad humana de cooperar, esta
cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se
dispone de una estructura de organización.
Una estructura de organización debe estar diseñada de manera que
sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar
determinada tarea y quien es responsable por determinados
resultados.
Organización
DIVISIÓN DE
TRABAJO
JERARQUIZACIÓN
Orden de rango grado o importancia
DEPARTAMENTALIZACIÓN
Divide y agrupa las funciones o
actividades
COORDINACIÓN
Los elementos de la organización que facilitan
una mejor administración son:
Se refiere a la sincronización
de los recursos y los
esfuerzos de un grupo social,
con el propósito de lograr
oportunidad, unidad, armonía
y rapidez, en el desarrollo de
los objetivos
División de Trabajo
¿En qué consiste la Departamentalización?
La departamentalización consiste en la sectorización de los objetivos,
actividades, procesos, personal y recursos de una organización, a
través de la aplicación de la división del trabajo y la especialización.
Proceso en el cual una organización es dividida estructuralmente
combinando trabajos en departamentos de acuerdo a alguna base o
característica compartida. Departamentalizar en un nivel es dividir un
conjunto de actividades en varios subconjuntos; departamentalización
total es la sucesiva repetición de ese proceso.
Tal segmentación o división se hace con un determinado criterio, y de
ella resultan los distintos sectores de la estructura organizacional que
corresponden a cada nivel y que pueden denominarse: áreas,
divisiones, departamentos, secciones, unidades, etc. Este
ordenamiento abarca la estructura completa, desde los niveles
superiores a los inferiores, pues todos tienen tareas que realizar, ya
sean intelectuales o físicas.
Organización
Tipos de la Organización
Lineal o militar Esta centralizada en una sola persona y se da en pequeñas empresas.
Ventajas:
• Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecución.
• No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
• La disciplina es fácil de mantener.
Desventajas:
• Es rígida e inflexible.
• La organización depende de hombres clave, provocando trastornos.
• No fomenta la especialización.
• Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de dirección,
solamente son operativos.
Tipos de la Organización
Funcional o de Taylor Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que
cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor numero
de funciones.
Ventajas:
•Mayor especialización.
•Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.
•La división del trabajo es planeada.
•El trabajo manual se separa del intelectual.
•Disminuye la presión sobre un solo jefe.
Desventajas:
•Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad
•Se viola el principio de unidad de mando.
•Dificultades entre los jefes por no definir la autoridad claramente.
Tipos de la Organización
Lineal Funcional Se combinan los dos tipos de organización, aprovechando las ventajas y
evitando las desventajas inherentes a cada una.
Conserva de la organización lineal o militar la de cada actividad en una
función.
Se caracteriza por el principio de especialización; es decir, la diferencia de
actividades y funciones que son inherentes a cada uno de los actores de la
Organización
Tipos de la Organización
Lineal - Staff: Es el resultado de la combinación de la organización lineal
y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de
organización y reducir sus desventajas formando la llamada organización
jerárquica-consultiva. Surge como consecuencia de las grandes
organizaciones y del avance de la tecnología, contar con especialistas
capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los
departamentos de línea.
Ventajas:
Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la
autoridad única. • Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y
los órganos de staff.
Desventajas:
Puede producir confusión si NO son bien definidos los deberes y
responsabilidades de la asesoría.
Tipos de la Organización
Por comités Asignar los diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que
se reúnen para discutir y resolver los problemas que se les encomienden;
se da en combinación con otro tipo de organización. Hay comités
directivos, ejecutivos, de vigilancia, consultivos, etc.
Ventajas:
•Las soluciones son más efectivas.
•Se comparte la responsabilidad.
•Permite que las ideas se fundamenten.
•Se aprovecha al máximo la experiencia.
Desventajas:
•Las decisiones son lentas.
•Es difícil disolverlos.
•Los gerentes se desligan de la responsabilidad.
Tipos de la Organización
Matricial Matriz, de Parrilla, de Proyecto o Administración de producto. Se abandona
el principio de unidad de mando. Requiere de una estructura administrativa
sólida y de mecanismos especiales de apoyo.
Ventajas:
•Coordina la mejora de productos como los objetivos del departamento.
•Propicia la comunicación interdepartamental entre las funciones y los
productos.
•Permite cambiar de una tarea a otra.
•Favorece el intercambio de experiencias.
Desventajas:
Confusión acerca de quien depende de quien.
Da lugar a la lucha de poder.
Supone perdidas de tiempo.
Resistencia al cambio.
