Guía para aplicación de cuestionario Conceptos básicos de la administración de proyectos

Guía para

aplicación de

cuestionario

Conceptos básicos de la administración de proyectos

Ing. José Luis Juárez Pereyra

CONCEPTOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

ING. JOSÉ LUIS JUÁREZ PEREYRA 1

Administración

Según Idalberto Chiavenato, la administración es "el proceso de planear, organizar, dirigir y

controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales"

Hitt, Black y Porter, definen la administración como "el proceso de estructurar y utilizar conjuntos

de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno

organizacional"

Proyecto

Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Administración de proyectos

“La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para

completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.” Baker,

1999).

El uso de técnicas de administración de proyectos puede parecer una carga adicional, sin embargo,

ahorra tiempo y dinero a largo plazo.

Los proyectos en comparación con el trabajo ordinario

Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto

Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los

recursos y los resultados deseados.

Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y un presupuesto (personal,

suministros y dinero).



Cinco características de los proyectos

1. Un proyecto tiene inicio y fin definidos con resultados específicos.

2. Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero).

3. Los resultados del proyecto tienen metas específicas de calidad y desempeño.

4. Los proyectos siguen una planeación

5. Un proyecto incluye un equipo de personas.

Proceso

Medidas y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un conjunto específico de

productos, resultados o servicios.

Encontramos los siguientes elementos asociados con un proceso:

1. Entradas

2. Técnicas

3. Herramientas y equipo

4. Personas

5. Salidas: productos, resultados o servicios

6. Activos organizacionales

7. Indicadores de desempeño

Procesos de la administración de proyectos

Si agrupamos estos procesos, encontraremos cinco grupos; a saber: iniciación, planificación,

ejecución, seguimiento y control, y cierre del proyecto (véase la figura 1.1).



Otros conceptos útiles

Nos parece relevante incluir en este capítulo los conceptos de metodología, método, técnica y

tecnologías y hacer una distinción de sus tipos.

Metodología

Sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y normas utilizado por quienes trabajan en una

disciplina.

Ejemplo. En consultoría se utiliza una serie de pasos, como son los de iniciación, diagnóstico de la

situación actual, propuesta de mejora, planificación de la mejora, aplicación de la misma y

evaluación de resultados. En México un consultor profesional se rige por la norma de consultoría

general CONOCER02, así como por un código de ética estricto, y sigue una serie de procedimientos

formales para realizar su trabajo. Utiliza además un método formal de administración de proyectos

como el del PMI. Todo este bagaje constituye su metodología de trabajo.

Método

Forma de trabajo que implica un arreglo ordenado de manera lógica, generalmente con pasos a

seguir.

Ejemplo. El método de consultoría está constituido justamente por los pasos listados en el ejemplo

anterior, que son: iniciación, diagnóstico de la situación actual, propuesta de mejora, planificación

de la mejora, aplicación de la misma y evaluación de resultados.

Técnica



Procedimiento sistemático definido y utilizado por una persona para realizar una actividad con el fin

de generar un producto o un resultado, o prestar un servicio, y que puede emplear una o más

herramientas.

Ejemplo. Para realizar su trabajo, un consultor utiliza, entre otras, una técnica de entrevista que le

permite obtener de su cliente o destinatario, o de otros interesados en el proyecto, información

pertinente para su labor.

Entendemos que una metodología puede incluir métodos, y éstos, a su vez, técnicas específicas, en

un esquema de mayor a menor grado de generalidad.

Tecnologías

Conjunto de métodos, procedimientos, herramientas, maquinaria o equipo y saberes prácticos que

se usan en la fabricación o mejora de un producto o servicio.

Podemos clasificar las tecnologías de diversas maneras. Una forma práctica y útil es la siguiente.

Tecnología de producto

Tecnología de proceso

Tecnología de maquinaria y equipo

Tecnología de operaciones

En conjunto, estas tecnologías conforman el paquete tecnológico con el que se trabajará en un

proyecto.

Tecnología de producto

Parte del paquete tecnológico relacionada con las normas, especificaciones y requisitos de calidad

y presentación que debe cumplir un bien o un servicio.

Ejemplo. El listado de especificaciones de un producto bajo cierto formato estándar.

Tecnología de proceso

Aspecto relacionado con las condiciones, procedimientos a seguir y formas de organización

necesarios para producir un bien o un servicio.

Ejemplo. El método concreto empleado para fabricar cierto producto de manera formal.

Tecnología de maquinaria y equipo

Incluye las características que deben cumplir los bienes de capital para producir un bien o un

servicio.



Ejemplo. La maquinaria determinada empleada en la fabricación de cierto producto, como puede

ser un torno de control numérico y sus características específicas, o la computadora y el software

que empleamos para realizar un trabajo de consultoría.

Tecnología de operaciones

Parte relacionada con las normas y procedimientos —aplicables a las anteriores— que son

necesarias para asegurar la calidad, confiabilidad, seguridad, inocuidad y durabilidad de la planta

productiva y de sus productos.

Ejemplo. El estándar de calidad ISO 9000 bajo el cual logramos ciertos productos de manera

repetible. O el estándar de inocuidad HACCP empleado en la fabricación de alimentos con el fin de

que los clientes los consuman sin riesgo de lastimarse o enfermarse.

Ejercicios

1. En el entendido de que un proyecto es “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear

un producto, servicio o resultado único”, mencione dos proyectos, uno relacionado con su

vida personal y otro con su vida estudiantil o profesional, y llene para cada uno la siguiente

tabla.

a) ¿Las salidas fueron congruentes con los objetivos?

b) Mencione tres lecciones aprendidas de estos proyectos que le ayudarían a realizar de mejor

manera proyectos similares.

2. Regularmente realizamos el mismo proceso desde que nos levantamos hasta que salimos de casa

para realizar nuestras actividades. Suponiendo que los pasos de éste son los enunciados más

adelante, complete el siguiente formato con la especificación del proceso:



a) ¿Por qué lo anterior no es un proyecto?

b) ¿Qué valor añade cada paso al proceso?

3. En la siguiente lista, identifique con una P cuál es proyecto, y con una O cuál es proceso.



EL PROJECT CHARTER

Una herramienta crucial para el desarrollo de toda actividad es el Project Charter o Acta de

Constitución de Proyecto, en la cual se detallan cada uno de los aspectos fundamentales y cruciales

de todo Proyecto, es aquí donde delimitamos nuestro alcance, definimos los objetivos,

establecemos los entregables, definimos las posiciones (Stakeholder, Clientes), asignamos

responsabilidades, definimos los planes (Financieros, Recursos, Calidad)y las consideraciones

(Riesgos, asunciones, restricciones). Es por esto que el pmbok nos dice que “Desarrollar el acta de

constitución del proyecto o Project charter es el proceso que consiste en desarrollar un documento

que autoriza formalmente un proyecto o una fase y en documentar los requisitos iníciales que

satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. En proyectos de fase múltiple este

proceso se usa para validar o refinar las decisiones tomadas durante la repetición anterior del

proceso Desarrollar el Project Charter”.

Este documento requiere ser aprobado por : El Sponsor, Grupo de Revisión de Proyecto, Gerente de

Proyecto, Gerente de Calidad y todo aquel que tomara decisiones en el desarrollo del proyecto. De

forma que todas las decisiones serán consensuadas y las consecuencias podrán ser asumidas por

todos, dando a conocer a todos los involucrados los riesgos que están en juego.

El cuerpo se dé un Acta constitutiva contendrá los siguientes puntos:

Sección 1. Descripción del Proyecto

Planteamiento del problema / Descripción del Proyecto /Metas y objetivos del proyecto / Alcance

del Proyecto / Factores críticos de éxito / Supuestos / Restricciones

Sección 2. Responsables del proyecto e hitos



Responsable de financiamiento / Responsable de Supervisar el proyecto / Principales hitos del

proyecto

Sección 3. Organización del Proyecto

Estructura del Proyecto /Roles y Responsabilidades / Matriz de Responsabilidades /Instalaciones y

recursos del Proyecto

Sección 4. Puntos de Contacto

Sección 5. Glosario

Sección 6. Historial de revisiones

Sección 7. Anexos

Una redacción deficiente o mediocre de un Acta de Constitución de Proyecto puede causar el

fracaso o el incremento significativos de los costes totales de un proyecto. De aquí analicemos uno

de los proyectos más comunes de la vida de un ser humano, “La Planificación de una Boda”.

Cuando decidimos dar este gran paso lo primero de debemos hacer es:

Definir el Proyecto con los Siguientes Datos: Día, Lugar, Cantidad de Invitados, Música, Comida,

Vestimenta, Biscocho, Vajilla, Lista de invitados, Fechas Criticas, Puntos de control para cambiar

opciones.

Definir Financiamiento: Elegir la fuente del dinero para pagar todo.

Definir Cronograma de Eventos y Responsables.

Crear la EDT/WBS

La estructura de desglose de trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure, en inglés (WBS) es

una herramienta que se utiliza para describir el alcance de un proyecto según sus

entregables, que dividiremos en componentes lo suficientemente pequeños y manejables

que nos permita planificar de manera fácil el Proyecto. Estos componentes del último nivel

de descomposición se denominan Paquetes de Trabajo, que podrán programarse,

supervisarse, controlarse, estimarse sus costes y asignar un único responsable de su

ejecución.

Se trata de un elemento organizativo jerarquizado que representa el Proyecto al completo

y que se utiliza como base para realizar la planificación del Proyecto y que sirve para



determinar quién es el responsable de cada uno de los trabajos que son necesarios para

conseguir los objetivos del Proyecto. De manera que cada tarea o trabajo que se deba llevar

a cabo, tiene que quedar representado en la EDT/WBS.

La EDT /WBS se elabora durante la fase de planificación del Proyecto inmediatamente

después de la definición del alcance del mismo, antes que el cronograma, sin intentar

identificar la secuencia de las actividades. Ya que la EDT/WBS es un instrumento para

facilitar la estimación de los recursos y el cálculo del tiempo y el coste. Hasta que no se

hayan definido todas las actividades o tareas a ejecutar no será posible planificarlas.



Idealmente, su realización, será llevada a cabo por el equipo que lleve a cabo el desarrollo

del Proyecto, en colaboración con el área funcional de planificación y control. Este equipo,

deberá buscar un equilibrio entre los niveles de planificación, ya que por un lado, una

descomposición excesiva puede originar un esfuerzo de gestión no productivo, un uso

ineficiente de recursos y una menor eficiencia en la realización del trabajo, y por otro lado,

a medida que descomponemos el trabajo con más detalle, se mejoran las capacidades de

planificación, dirigir y controlar el trabajo.

La descomposición de todo el trabajo del proyecto generalmente implica las siguientes

actividades:

Identificar los entregables y el trabajo relacionado: exige analizar el enunciado del

alcance del proyecto detallado y este análisis a su vez, exige un juicio experto para

identificar todo el trabajo, incluidos los productos entregables exigidos por contrato.

Estructurar y organizar la EDT/WBS: es una técnica analítica que puede realizarse

mediante el uso de una plantilla de EDT/WBS. La estructura resultante puede adoptar

varias formas de organización, tales como:

Usar los principales productos entregables y subproyectos como el primer nivel de

descomposición.

Usar las fases del ciclo de vida del proyecto como el primer nivel de descomposición,

insertando los productos entregables del proyecto en el segundo nivel.

Usar diferentes enfoques en cada rama de la EDT/WBS, por ejemplo en cada

subproyecto.



Descomponer los niveles superiores de la EDT/WBS: en componentes detallados de

nivel inferior. Exige subdividir el trabajo correspondiente en sus componentes

fundamentales en función de cómo se ejecutará y controlará realmente el trabajo del

proyecto. Cada componente debe definirse y asignarse clara y completamente a una

unidad ejecutante específica de la organización que asuma la responsabilidad de la

conclusión del componente de la EDT/WBS.

Asignar cuentas de control: de forma paralela a la creación del desglose de tareas se

realiza el desglose de costes del proyecto asignando según la definición de paquete de

trabajo una cuenta de control asociada a cada elemento del nivel de mayor desglose de

la EDT/WBS, que recoge el coste de este. Proporciona una jerarquía de cuentas de

control idéntica a la de la EDT/WBS.

Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT/WBS: un

código es un método abreviado, preciso e inequívoco, para transmitir información

acerca de un artículo. Debe servir por tanto como identificador, y en la medida de lo

posible debe describir el artículo al que está referido, de la manera más sencilla posible.

Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente: exige

determinar que los componentes del nivel inferior de la EDT/WBS son necesarios y

suficientes para completar los productos.

El diccionario de la EDT/WBS es un documento generado durante este proceso, cuya

función es respaldar la EDT/WBS. El diccionario proporciona una descripción más detallada

de los componentes de la EDT/WBS, incluyendo los paquetes de trabajo y las cuentas de

control.



LÍNEA BASE DEL ALCANCE: Cuando el Enunciado del Alcance del Proyecto, la Estructura de

Descomposición del Trabajo (EDT/WBS) y el Diccionario de la EDT/WBS quedan aprobados,

constituyen la Línea Base del Alcance del Proyecto. Se trata de la referencia de Alcance con

la que hay que comparar el Alcance conseguido, a la hora de verificar el cumplimiento del

trabajo realizado y controlar su grado de rendimiento.

Entregables de un proyecto informático.

Dado que el objetivo final del proyecto es la entrega de un subsistema informático

(entregable) veamos algunas definiciones y utilidades de los entregables. Los entregables

los definiremos como "Productos que, en un cierto estado, se intercambian entre los

clientes y los desarrolladores a lo largo de la ejecución del proyecto informático".

Los entregables los clasificamos como relativos al objetivo y relativos a la gestión del

proyecto. Son entregables relativos al objetivo todos aquellos documentos que hacen

referencia exclusivamente al sistema de información y al subsistema informático en

desarrollo. Pertenecen a este conjunto los requisitos del sistema, la especificación del



sistema, la documentación del diseño, él código fuente, los programas ejecutables, los

manuales de usuario, etc. Los entregables relativos a la gestión del proyecto hacen

referencia a aquellos documentos que se refieren a la situación en que se encuentra un

proyecto, previsiones de costes, gastos realizados, informe sobre ambientes de trabajo,

etc., siendo su objetivo el poder controlar el proyecto. Pertenecen a esta clase la

planificación del proyecto, los presupuestos, los documentos de control de la planificación

o de la calidad, los estudios de riesgos durante el desarrollo, etc.

Se deberá definir de forma clara el conjunto mínimo de entregables necesarios para dar por

terminada cada fase de desarrollo. Aunque algunos entregables se desarrollan a lo largo de

varias tareas. Los entregables nos proveen de:

1. Un conjunto de componentes que formarán el producto una vez finalizado el desarrollo.

2. Los medios para medir el progreso y la calidad del producto en desarrollo.

3. Los materiales necesarios para la siguiente etapa.

ENTREGABLES MÁS USUALES DE UN PROYECTO.

Dado que como hemos visto los entregables juegan un papel central en el desarrollo de un

subsistema informático, vamos a listar los más importantes.

Estudio de viabilidad:

Descripción breve del sistema propuesto y sus características.

Descripción breve de las necesidades del negocio en el sistema propuesto.

Propuesta de organización del equipo de desarrollo y definición de responsabilidades.

Estudio de los costes, que contendrán estimaciones groseras de la planificación y fechas, tentativas, de entrega de los productos.



Estudio de los beneficios que producirá el sistema.

Análisis:

Captura de requisitos:

Análisis del sistema actual (si existe).

Requisitos nuevos de los usuarios.

Descripción del sistema propuesto.

Especificación del sistema:

Descripción del sistema (DFDs, etc.).

Requisitos de datos.

Requisitos de telecomunicaciones.

Requisitos de hardware.

Plan de pruebas de integración.

Diseño:

Descripción detallada del sistema, contendrá:

Programas, módulos reutilizables y objetos.

Ficheros y bases de datos.

Transacciones

Diccionario de datos



Procedimientos

Carga del sistema y tiempos de respuesta

Interfaces, tanto humanos como de máquinas.

Descripción de los controles del sistema propuestos. Diseños alternativos recomendados.

Estándares de programación y diseño de programas, recomendados.

Técnicas de implementación recomendadas: codificación propia, compra de paquetes, contratación externa, etc.

Plan de pruebas de programas.

Codificación:

Documentos del diseño final del sistema y de cada programa.

Diagramas definitivos del sistema y de los programas.

Descripción detallada de la lógica de cada programa.

Descripción de las Entradas y Salidas (ficheros, pantallas, listados, etc.).

Listado de los programas, conteniendo comentarios.

Cadenas de ejecución si es necesario (JCL, scripts, etc.).

Resultado de las pruebas de cada unidad.

Resultado de las pruebas de cada programa.



Resultado de las pruebas de la integración.

Guía para los operadores del sistema.

Programa de entrenamiento de los operadores.

Manual de usuario del sistema.

Pruebas:

Plan de pruebas del sistema (actualizado).

Informe de los resultados de las pruebas.

Descripción de las pruebas, el resultado esperado, resultado obtenido y acciones a tomar para corregir las desviaciones.

Resultados de las pruebas a la documentación.

Instalación:

Planes detallados de contingencias de explotación, caídas del sistema y recuperación.

Plan de revisión post-instalación.

Informe de la instalación.

Carta de aceptación del sistema.

Mantenimiento:

Listado de fallos detectados en el sistema.

Listado de mejoras solicitadas por los usuarios (si no dan lugar a nuevos



proyectos).

Traza detallada de los cambios realizados en el sistema.

Actas de las revisiones regulares del sistema y aceptación de los niveles de soporte.

A todos estos documentos hay que añadir en todas las fases documentos con la estimación y

planificación de la próxima fase y del resto del proyecto. También habrá que ir actualizando el índice

de todo el material relacionado.

Guía para aplicación de cuestionario Conceptos básicos de la administración de proyectos

Documents

Transcript of Guía para aplicación de cuestionario Conceptos básicos de la administración de proyectos