Administración Académica sistema
463
UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA “JOSÉ SIMEÓN CAÑAS” “ESTANDARIZACIÓN Y MEJORA DE PROCESOS DE VICERRECTORÍA ACADÉMICA” TRABAJO DE GRADUACIÓN PREPARADO PARA LA FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA PARA OPTAR AL GRADO DE INGENIERO INDUSTRIAL POR ARNOLDO MIGUEL MORENO MACAY MARTA ALICIA RAMÍREZ ELÍAS CLAUDIA IVETTE RIVERA VILLALOBOS MIRNA VANESSA VELASCO HUEZO OCTUBRE 2007 SAN SALVADOR, EL SALVADOR, C.A.
-
Upload
independent -
Category
Documents
-
view
1 -
download
0
Transcript of Administración Académica sistema
UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA
“JOSÉ SIMEÓN CAÑAS”
“ESTANDARIZACIÓN Y MEJORA DE PROCESOS DE
VICERRECTORÍA ACADÉMICA”
TRABAJO DE GRADUACIÓN PREPARADO PARA LA
FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA
PARA OPTAR AL GRADO DE
INGENIERO INDUSTRIAL
POR
ARNOLDO MIGUEL MORENO MACAY
MARTA ALICIA RAMÍREZ ELÍAS
CLAUDIA IVETTE RIVERA VILLALOBOS
MIRNA VANESSA VELASCO HUEZO
OCTUBRE 2007
SAN SALVADOR, EL SALVADOR, C.A.
RECTOR
JOSÉ MARÍA TOJERIA, S.J.
SECRETARIO GENERAL
RENÉ ALBERTO ZELAYA
DECANO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA
EMILIO JAVIER MORALES QUINTANILLA
DIRECTOR DEL TRABAJO
EMILIO JAVIER MORALES QUINTANILLA
LECTOR
CELINA PÉREZ RIVERA
i
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de graduación busca ser una respuesta a la necesidad que presenta la
unidad de Vicerrectoría Académica de la Universidad Centroamericana “José Simeón
Cañas”, del establecimiento de un Manual de Procedimientos, que le permita a los
miembros internos reconocer las actividades que desarrollan, definiendo los flujos de
información, el personal que interviene en cada uno, los resultados generados y los tiempos
de procesamiento, entre otros.
El desarrollo de los flujogramas de información, se considera la base que la unidad necesita
para iniciar un cambio hacia la mejora continua, que al mismo tiempo permitirá que la
unidad pueda responder de manera más eficiente a cada una de las solicitudes que reciba de
las unidades subordinadas a ésta, así como de las que se encuentran al mismo o en un nivel
superior. Dada la creciente necesidad de agilizar y mejorar las respuestas y registros que
realiza la unidad actualmente, se amplió el tema al estudio de mejoras para los cuales se
emplearon las teorías del enfoque de sistemas.
El trabajo se ha estructurado en cuatro capítulos, conclusiones, recomendaciones y anexos,
que muestran el desarrollo de la investigación, así como los resultados y limitantes
presentadas.
El capítulo I, presenta el propósito que se desea alcanzar con el estudio, el cual consiste
básicamente en el levantamiento de la información y la presentación de la misma en un
Manual de procedimientos. En este capítulo se permitió además aclarar cuales
procedimientos podrían ser objeto de estudio y que por tanto se incluirían dentro de la
investigación a desarrollar, de manera que se recolectara toda la información relacionada a
éstos.
El capítulo II permitió definir las técnicas a utilizar tanto para la recolección de
información, la elaboración del manual, pero además se estableció el enfoque que se
aplicaría a la unidad y bajo el cual se realizaría el análisis, este consiste en el enfoque
sistémico mencionado, pero desarrollando un análisis desde el nivel tres, que es donde se
ii
desenvuelven los procedimientos, no sin antes establecer lo ventajoso de realizar la
alineación de la unidad bajo este enfoque en sus tres niveles, logrando a través de esta una
completa congruencia de los objetivos de la UCA y la unidad en estudio. Cuyo resultado
aunque beneficioso, se aleja del alcance del trabajo.
En el capítulo III, se logró la estandarización de catorce procedimientos, gracias a varios
pasos previos que permitieron avanzar en la comprobación de los flujos reales, así como la
definición del personal, los tiempos y los recursos utilizados para cada actividad que
requieren actualmente desempeñar la unidad y que se encontraban dentro del alcance.
En el capítulo IV, se definió dentro del formato propuesto el Manual de Procedimientos
detallando los catorce procedimientos estandarizados, mostrando detalladamente la
situación actual de las actividades de la unidad, a partir de este, se inicio un análisis de las
mejoras que podrían hacer las actividades más eficientes, para esto se aplico el análisis de
los componentes del Sistema de Desempeño Humano (SDH), así como un análisis a nivel
de diseño y definición de metas operativas, estableciendo para las propuestas las matrices
de responsabilidades de cada procedimiento. Las mejoras quedan establecidas, y en lo
posible se ha completado la información con los nuevos requerimientos que las propuestas
exigen, pero se deja a decisión de VRA, la puesta en marcha de las mejoras. Es importante
recalcar que se ha desarrollado una actividad apropiada para la continuidad de la formación
de la unidad bajo el enfoque sistémico, que consiste en la verificación de que cada uno de
los procedimientos estandarizados, contribuyen de manera directa o indirecta a las
funciones que la UCA utiliza como medida del cumplimiento de los objetivos de la
organización como un todo.
Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones del estudio, así como también
los formularios estandarizados propuestos para la realización de los procesos académicos
administrativos.
ÍNDICE
Página
RESUMEN EJECUTIVO ....................................................................................................... i
SIGLAS.............................................................................................................................. xvii
ABREVIATURAS.............................................................................................................. xix
PRÓLOGO.......................................................................................................................... xxi
CAPÍTULO I: GENERALIDADES DEL ESTUDIO .......................................................... 1
1. 1 Definición del problema.................................................................................................. 1
1.2. Objetivos ......................................................................................................................... 2
1.2.1 Objetivo general ............................................................................................ 2
1.2.2 Objetivos específico ...................................................................................... 2
1.3 Justificación...................................................................................................................... 3
1.4 Límites y alcances ............................................................................................................ 4
1.5 Antecedentes .................................................................................................................... 4
1.6 Limitantes......................................................................................................................... 4
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO ..................................................................................... 5
2.1 Técnicas de ingeniería para el estudio ............................................................................. 6
2.1.1 Enfoque sistémico ......................................................................................... 6
2.2 Metodología para la recopilación de la información...................................................... 21
2.2.1 Tipo de investigación .................................................................................. 21
2.2.2 Metodologia de recolección de la información........................................... 24
2.3 Manual de procedimientos ............................................................................................. 26
2.3.1 Generalidades ............................................................................................. 26
2.3.2 Funciones y beneficios del manual de procedimientos.............................. 27
2.3.3 Metodología para el análisis y representación de los procedimientos de
Vicerrectoría Académica...................................................................................... 29
2.3.4 Guía para elaboración de manual de procedimiento .................................. 34
CAPITULO III: DISEÑO Y RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN REALIZADA
EN VICERRECTORÍA ACADÉMICA .............................................................................. 41
3.1 Generalidades ................................................................................................................. 41
Página 3.2 Investigación realizada a usuarios internos.................................................................... 44
3.2.1 Fase I. Identificación de los procedimientos............................................. 44
3.2.2 Fase II. Validación con usuarios internos .................................................. 50
3.2.3 Fase III: Compilación de procedimientos .................................................. 56
3.3 Investigación de mercados usuarios externos ............................................................... 57
3.3.1 Fase IV. Metodología de mejoras y optimización de procedimientos ........ 57
3.4 Relación de los procedimientos .................................................................................... 62
CAPITULO IV: ESTANDARIZACIÓN, DOCUMENTACIÓN Y MEJORA DE
PROCEDIMIENTOS........................................................................................................... 77
4.1 Manual de procedimientos ............................................................................................ 77
4.2 Análisis de procedimientos actuales ........................................................................... 172
4.3 Mejora de los procedimientos actuales. procedimientos propuestos ......................... 175
4.4 Calendarización de actividades de VRA..................................................................... 313
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES....................................... 319
GLOSARIO........................................................................................................................ 327
REFERENCIAS................................................................................................................. 331
BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................ 333
ANEXOS
ANEXO A. Objetivos de la UCA .......................................................................................A1
ANEXO B. Formato descriptor de puestos............................................................... B-1 - B-3
ANEXO C. Guía de investigación II.................................................................................. C-1
ANEXO D. Descriptores de puestos de VRA (estructura interna) ............................D-1- D-7
ANEXO E. Guía II (respuestas de VRA).................................................................E-1 - E-18
ANEXO F. Cuestionario de investigación a usuarios externos ..........................................F-1
ANEXO G. Cuestionario de investigación a usuarios externos (ejemplo) ...............G-1 - G-2
ANEXO H. Cuestionario usuario externo. Jefe de Departamento............................H-1 - H-3
ANEXO I. Resultados entrevista a usuarios externos. Junta de Directores................I-1 - I-3
ANEXO J. Resultados entrevista a usuarios externos. Dirección de Informática ............. J-1
ANEXO K. Resultados entrevista a usuarios externos. Decanato ............................K-1 - K-3
Página
ANEXOS L Anexos Manual de Procedimientos
ANEXO L.A. Programación académica ..............................................................LA-1 - LA-4
ANEXO L.B. Asignación del escalafón académico ............................................ LB-1 - LB-8
ANEXO L.C. Evaluación de docentes ................................................................. LC-1 - LC-2
ANEXO L.F. Autorizacion de propuestas para contratación de docentes ....................... LF-1
ANEXO L.G. Elaboracion de contrato de escuela de idiomas ........................................LG-1
ANEXO L.I. Elaboración de planilla................................................................................ LI-1
ANEXO L. J. Firma de convenios de contratos de proyectos de investigación y/o
consultorías ....................................................................................................................... LJ-1
ANEXO L. K. Atención casos de estudiantes..................................................................LK-1
ANEXO L.L. Solicitudes de pago.........................................................................LL-1 - LL-2
ANEXO L.M. Solicitudes de compras............................................................................ LM-1
ANEXO M. Formato propuesto para vaciado de programación académica......................M-1
ANEXO N. Formato para hoja de chequeo ....................................................................... N-1
ANEXO Ñ. Formato envío de material de evaluación ........................................................Ñ1
ANEXO O. Formato para hoja de chequeo ....................................................................... O-1
ANEXO P. Inventario de material de evaluaion.................................................................P-1
ANEXO Q. Formato de hoja de datos para afiliación en isss............................................ Q-1
ANEXO R. Listado de revisión de información en contratos o convenios .............. R-1 - R-3
ANEXO S. Formulario atención de casos varios................................................................S-1
ANEXO T. Check list ingreso de solicitudes de pago ........................................................T-1
ANEXO U. Formato propuesto de memoria de labores ...........................................U-1 - U-3
vii
ÍNDICE DE FIGURAS
Página
2.1 Organización vista como sistema……………………………………………………… ...8
2.2 Nivel organizacional……………………………………….……………..……………..10
2.3 Nivel de procesos……………………………………….……………………………….10
2.4 Nivel operativo……………………………………….…………………………............11
2.5 Modelos de “caja negra” y “caja blanca” ………………………………………………14
2.6 Sistema de Desempeño Humano………………………………………………………..15
2.7 Flujograma de recolección de información……………………………………………..25
3.1 Esquema Fase I. Identificación de procedimientos……………………………………..44
3.2 Organigrama interno de Vicerrectoría Académica……………………………………...50
3.3 Esquema Fase II. Validación usuarios internos……………………………..…………..52
3.4 Esquema Fase III. Compilación de procedimientos………………………….…………56
3.5 Esquema Fase IV. Búsqueda de mejora y optimización de procedimientos……...…….57
3.6 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento programación
académica……………………………………….……………………………………….62
3.7 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento asignación del
escalafón académico……………………………….……………………………………63
3.8 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento evaluación del
docente…………………..…………….……………………………………………..… 65
3.9 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento nombramiento de
decanos y jefes de departamento……………………………………………………… 66
3.10 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento nombramiento de
coordinadores……………………………….………………………………………… 67
3.11 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento autorización de
propuesta de contratación de docentes………………………………………….…...67-68
3.12 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento autorización de
propuesta de contratación de instructores………………………..………………......68-69
3.13 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento elaboración de
contratos de escuela de idiomas……………………………………………………. 69
viii
Página
3.14 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento elaboración de
planilla……………………………….………………………………………………... 70
3.15 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento firma de contratos y
convenios en proyectos de investigación o consultoría………………………………...71
3.16 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento atención caso de
estudiantes……………………………….……………………………………………. 72
3.17 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento trámites de solicitud de
pago……………………………….……………………………………………………73
3.18 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento trámites de solicitud de
compra……………………………….………………………………………………... 73
3.19 Flujo de información y documentos de VRA en el procedimiento memoria de
labores……………………………….………………………………………………....74
3.20 Mapa de Relaciones de VRA……………………………………….…………………..75
4.1 Flujograma del procedimiento Programación Académica………………………….85-87
4.2 Flujograma del procedimiento Asignación del Escalafón Académico……………..94-96
4.3 Flujograma del procedimiento Evaluación del Docente……………………….. .101-103
4.4 Flujograma del procedimiento Nombramiento de Decanos y Jefes de
Departamento………..……………………….………………………………………...111
4.5 Flujograma del procedimiento Nombramiento de Coordinadores de Carrera…………114
4.6 Flujograma del procedimiento Autorización de Propuesta de Contratación de
Docentes…………….………………….………………………………………....118-120
4.7 Flujograma del procedimiento Autorización de Propuesta de Contratación de
Instructor……………………………….………………………………………...125-126
4.8 Flujograma del procedimiento Elaboración de Contratos de Docentes de EI………....131
4.9 Flujograma del procedimiento Elaboración de Planilla…………………………..135-139
4.10 Flujograma del procedimiento Firma de Convenios y Contratos de Proyectos de
Investigación y/o Consultoría..……………………………….…………………...147-148
4.11 Flujograma del procedimiento Atención Casos de Estudiantes……………………….153
4.12 Flujograma del procedimiento Solicitudes de Compra. ………………………….157-158
4.13 Flujograma del procedimiento Solicitudes de Pago………………………...…….163-164
ix
Página
4.14 Flujograma del procedimiento Memoria de Labores…………………….…………….169
4.15 Cumplimiento de Objetivos……………………………………………………………172
4.16 Diseñar un sistema efectivo……………………………………………………………173
4.17 Verificación de Insumos……………………………………………………………….174
4.18 Optimización de procedimientos……………………………………………………... 175
4.19 Flujograma del Procedimiento Programación Académica mejorado……………..183-185
4.20 Flujograma Asignación Escalafón Académico mejorado……………………..….195-197
4.21 Flujograma Evaluación de docentes mejorado……………………………………207-209
4.22 Flujograma Nombramiento de Decanos/Jefes de Departamento mejorado……………223
4.23 Flujograma Nombramiento de Coordinadores de Carrera mejorado…………………..231
4.24 Flujograma Autorización Propuestas de contratación de docentes mejorado….....241-243
4.25 Flujograma de procedimiento de Elaboración de Planilla………………………...264-268
4.26 Flujograma solicitud de pago mejorado……………………………………………… 292
4.27 Flujograma solicitud de compra mejorado…………………………………………… 302
4.28 Flujograma memoria de labores mejorado…………………………………………… 310
x
xi
ÍNDICE DE TABLAS
Página
2.1 Matriz de Roles y Responsabilidades………………………………………………...18
2.2 Simbología ANSI………………………..………………………..…………………..33
3.1 Formato Tabla Descripción de Procedimientos………………………..……………..51
3.2 Formato Entrevistas por procedimiento………………………………………………55
4.1 Control de cambios Manual de Procedimientos………………………..…………….80
4.2 Descripción del procedimiento Programación Académica……………………… 88-91
4.3 Descripción del procedimiento Asignación del Escalafón Académico…………...97-99
4.4 Descripción del procedimiento Evaluación del Docente……………………... .104-108
4.5 Descripción del procedimiento Nombramiento de Decanos y Jefes de
Departamento…………………..………………………..…………………………..112
4.6 Descripción del procedimiento Nombramiento de Coordinadores de Carrera……...115
4.7 Descripción del procedimiento Autorización de Propuesta de Contratación de
Docentes…………………..………………………..…………………………. .121-123
4.8 Descripción del procedimiento Autorización de Propuesta de Contratación de
Instructor…………………..………………………..………………………… .127-129
4.9 Descripción del procedimiento Autorización Elaboración de Contratos de
Docentes de EI…………………..………………………..…………………………132
4.10 Descripción del procedimiento Elaboración de Planilla………………………..140-144
4.11 Descripción del procedimiento Firma de Convenios y Contratos de Proyectos de
Investigación y/o Consultoría…………………..………………………………149-151
4.12 Descripción del procedimiento Atención Casos de Estudiantes………………..154-155
4.13 Descripción del procedimiento Solicitudes de Compra………………………...159-161
4.14 Descripción del procedimiento Solicitudes de Pago……………………………165-167
4.15 Descripción del procedimiento Memoria de Labores…………………………..170-171
4.16 Cumplimiento de Objetivos procedimiento Programación Académica…………….176
4.17 Actividades innecesarias procedimientos Programación Académica…………...…..178
4.18 Demoras procedimientos Programación Académica………………………………..179
4.19 Reprocesos procedimiento Programación Académica……………………………... 179
xii
Página
4.20 Insumos actuales procedimiento Programación Académica…………………...179-180
4.21 Insumos propuestos procedimiento Programación Académica 180-181
4.22 Matriz de Roles y Responsabilidades en procedimiento Programación
Académica………………………..…………………..………………………...186-187
4.23 Cumplimiento de objetivos del Procedimiento Asignación Escalafón
Académico……………………..…………………..………………………...188-189
4.24 Actividades innecesarias en procedimiento Asignación Escalafón Académico…….190
4.25 Demoras en procedimiento Asignación Escalafón Académico……………………..191
4.26 Reprocesos en procedimiento Asignación Escalafón Académico…………………..191
4.27 Insumos Actuales en procedimiento Asignación Escalafón Académico……………192
4.28 Insumos propuestos en procedimiento Asignación Escalafón Académico………….193
4.29 Matriz de Roles y Responsabilidades en procedimiento asignación del escalafón
Académico………………………..………………..………………………….….198
4.30 Cumplimiento de objetivos procedimiento evaluación docentes…………………...199
4.31 Actividades innecesarias en procedimiento evaluación de docentes…………...200-201
4.32 Demoras en procedimiento evaluación de docentes……………………………….. 202
4.33 Reproceso en procedimiento evaluación de docentes………………………………202
4.34 Insumos actuales en procedimiento Evaluación de docentes…………………..203-204
4.35 Insumos propuestos en procedimiento evaluación de docentes………………...204-205
4.36 Descripción del procedimiento Evaluación de docentes mejorado…………….210-214
4.37 Matriz de roles y responsabilidades en procedimiento evaluación de docentes
mejorado……………..…..………………………..…………………………..215-216
4.38 Cumplimiento Objetivos en procedimiento Nombramiento de Decanos/Jefes de
Departamento………...………..………………………..……………………..217-218
4.39 Actividades necesarias en procedimiento el Nombramiento de Decanos/Jefes de
Departamento……………..…..………………………..…………………………..219
4.40 Demoras en procedimiento Nombramiento de Decanos/Jefes de Departamento…...220
4.41 Reprocesos en procedimiento Nombramiento de Decanos/Jefes de Departamento...220
4.42 Insumos actuales en procedimiento nombramiento de Decanos/Jefes de
Departamento………………………..………………..…………………………..221
xiii
Página
4.43 Insumos propuestos en procedimiento nombramiento de Decanos/Jefes de
Departamento…………………..………………………..………………………..221
4.44 Matriz de Roles y Responsabilidades en procedimiento Nombramiento de
Decano/Jefes de Departamento……………..…………………………………… 224
4.45 Cumplimiento Objetivos procedimiento nombramiento de Coordinadores de
Carrera………………..………………………..…………………………….225-226
4.46 Actividades innecesarias en procedimiento nombramiento de Coordinadores de
Carrera………………..………………………..………………………………….227
4.47 Demoras en procedimiento nombramiento de Coordinadores de Carrera…………..228
4.48 Reprocesos en procedimiento nombramiento de Coordinadores de Carrera………..228
4.49 Insumos actuales en procedimiento nombramiento de Coordinadores de Carrera….229
4.50 Insumos propuestos en procedimiento nombramiento de Coordinadores de
Carrera………………..………………………..………………………………….229
4.51 Matriz de Roles y Responsabilidades en procedimiento nombramiento de
Coordinadores de Carrera………………...……………..………………………...232
4.52 Cumplimiento de Objetivos en procedimiento Autorización de Propuestas de
Contratación………………..………………………..…………………………... 233
4.53 Actividades innecesarias en procedimiento Autorización de Propuestas de
Contratación. ………………..………………………..……………………...235-236
4.54 Demoras en procedimiento Autorización de Propuestas de Contratación…………..236
4.55 Reprocesos en procedimiento Autorización de Propuestas de Contratación…...237-238
4.56 Insumos actuales en procedimiento Autorización de Propuestas de Contratación….238
4.57 Insumos propuestos en procedimiento Autorización de Propuestas de
Contratación. ………………………..………..…………………………………..239
4.58 Matriz de roles y responsabilidades en procedimiento Autorización de Propuestas de
Contratación de docentes mejoradas………………………..………………..245-246
4.59 Cumplimiento de objetivos procedimiento Autorización de propuesta de contratación
de instructores. ……………….………..………………………..………………..247
4.60 Actividades Innecesarias procedimiento Autorización de propuesta de contratación de
instructores…………………………………………..……………………………248
xiv
Página
4.61 Demoras procedimiento Autorización de propuesta de contratación de
instructores. ……………..………………………..………………………………248
4.62 Reproceso procedimiento Autorización de propuesta de contratación de
instructores………………………..………………..……………………………..249
4.63 Insumos Actuales procedimiento Autorización de propuesta de contratación de
instructores. ………………………..………………..……………………………249
4.64 Insumos propuestos procedimiento Autorización de propuesta de contratación de
instructores. ………………………..………………..……………………………250
4.65 Matriz de metas y responsabilidades procedimiento Autorización de propuesta de
contratación de instructores………………..………………………..…………….251
4.66 Cumplimiento de Objetivos procedimiento Elaboración contratos EI……………...252
4.67 Actividades Innecesarias procedimiento Elaboración contratos EI…………………254
4.68 Demoras procedimiento Elaboración contratos EI…………….……………………255
4.69 Reprocesos procedimiento Elaboración contratos EI…………….…………………255
4.70 Insumos actuales procedimiento Elaboración contratos EI…………….……..…….255
4.71 Insumos Propuestos procedimiento Elaboración contratos EI…………….………..256
4.72 Matriz de Roles y Responsabilidades procedimiento Elaboración contratos EI……258
4.73 Cumplimiento de objetivos en procedimiento Elaboración de Planilla……………..259
4.74 Actividades innecesarias en procedimiento Elaboración de Planilla………………..260
4.75 Demoras en procedimiento Elaboración de Planilla…………….……………...260-261
4.76 Reproceso en procedimiento Elaboración de Planilla…………….…………………262
4.77 Insumo actuales en procedimiento Elaboración de Planilla. …………….………….263
4.78 Insumos propuestos en procedimiento Elaboración de Planilla……………………..263
4.79 Matriz de roles y responsabilidades de procedimiento de Elaboración de
Planilla…………….…….…………….…………….…………….…………269-270
4.80 Cumplimiento Objetivos procedimiento Firma de contratos y convenios de
proyectos de investigación y/o consultoría……….…………….…...……………...271
4.81 Actividades innecesarias procedimiento Firma de contratos y convenios de
proyectos de investigación y/o consultoría…………………….…………………..272
xv
Página
4.82 Demoras procedimiento firma de contratos y convenios de proyectos de
investigación y/o consultoría……………..…........…………….…………….…...…273
4.83 Reprocesos procedimiento firma de contratos y convenios de proyectos de
investigación y/o consultoría……………..………….…………….………………...274
4.84 Insumos actuales procedimiento firma de contratos y convenios de proyectos de
investigación y/o consultoría…………….……….………………………………….275
4.85 Insumos propuestos procedimiento firma de contratos y convenios de proyectos de
investigación y/o consultoría…………….………………….…………….…………275
4.86 Matriz de Roles y Responsabilidad procedimiento firma de contratos y convenios
de proyectos de investigación y/o consultoría………...….……….………………...278
4.87 Cumplimiento Objetivos procedimiento atención caso de estudiantes……….….….279
4.88 Actividades innecesarias procedimiento atención caso de estudiantes……………...280
4.89 Demoras procedimiento atención caso de estudiantes………………………………280
4.90 Reprocesos procedimiento atención caso de estudiantes…………….……………...281
4.91 Insumos actuales procedimiento atención caso de estudiantes…………….……......281
4.92 Insumos propuestos procedimiento atención caso de estudiantes…………….….…282
4.93 Matriz de roles y responsabilidades procedimiento atención caso de
estudiantes…………….……….…………………….…………….……….....…..284
4.94 Cumplimiento Objetivo procedimiento solicitudes de pago……………………285-286
4.95 Actividades innecesarias procedimiento solicitudes de pago………………….……288
4.96 Demoras procedimiento solicitudes de pago…………….…………….……………289
4.97 Reprocesos procedimiento solicitudes de pago…………….…………….…………290
4.98 Insumos actuales procedimiento solicitudes de pago…………….…………….…...290
4.99 Insumos propuestos procedimiento solicitudes de pago…………….………………290
4.100 Matriz de roles y responsabilidades procedimiento solicitudes de pago……...293-294
4.101 Cumplimiento Objetivo procedimiento solicitudes de compra……………….295-296
4.102 Actividades innecesarias procedimiento solicitudes de compra…………………...298
4.103 Demoras y reprocesos procedimiento solicitudes de compra……………………..299
4.104 Insumos actuales procedimiento solicitudes de compra…………………………...300
4.105 Insumos propuestos procedimiento solicitudes de compra………………..…….…300
xvi
Página
4.106 Matriz de roles y responsabilidades procedimiento solicitudes de compra…..303-304
4.107 Cumplimiento de objetivos en procedimiento Memoria de Labores…………305-306
4.108 Actividades innecesarias en procedimiento Memoria de Labores…………………307
4.109 Demoras en procedimiento Memoria de Labores…………….……….…………...308
4.110 Reproceso en procedimiento Memoria de Labores…….……….……………........308
4.111 Insumos actuales en procedimiento Memoria de Labores…….……….…………..309
4.112 Insumos propuestos en procedimiento Memoria de Labores…….……….……….309
4.113 Matriz de roles y responsabilidades de procedimiento Memoria de
Labores…………….……….……...…….……….….…….……….…..…….311-312
4.114 Calendarización de Actividades internas desarrolladas en VRA…….………..316-317
xvii
SIGLAS
AFP Administradora de Fondos de Pensiones
ANSI American Nacional Standard Institute (Instituto Nacional
Estadounidense de Estándares)
CAU Comisión Académica Universitaria
CUM Coeficiente de Unidades de Mérito
DUI Documento Único de Identificación
EI Escuela de Idiomas
ISS Instituto Salvadoreño del Seguro Social
JD Junta de Directores
MINED Ministerio de Educación
NIT Número de Identificación Tributaria
NUP Número Único Provisional
OCI Oficina de Cooperación Internacional
SISPLAN Sistema de Planillas
SDH Sistema de Desempeño Humano
SGP Sistema de Gestión de Presupuestos
UCA Universidad Centroamericana José Simeón Cañas
UMAs Unidades de Mérito
VRA Vicerrectoría Académica
xix
ABREVIATURAS
Arq. Arquitecto
Art. Artículo
Aprox. Aproximadamente
CC Centro de Costos
Depto. Departamento
Doc. Documento
Dr. Doctorado / Doctor
E-mail Correo electrónico
Etc. Etcétera
Lic. Licenciado
Mtro. Maestro
Ing. Ingeniería / Ingeniero
Obsv. Observaciones
P., Pág. Página
xxi
PRÓLOGO
En el presente Trabajo de Graduación “Estandarización y mejora de procedimientos de
Vicerrectoría Académica” esta conformado por cinco capítulos en los cuales se describe los
siguientes puntos: el problema al cual se le dará solución, la metodología que se
implementará, así como las herramientas que servirán de apoyo durante el desarrollo de
dicho documento, la situación actual de los procedimientos a través del Manual de
Procedimientos y finalmente las propuestas de mejora para cada procedimiento. Se
presentan también dentro de estas mejoras un formato de cuadro de evaluación pero metas
(Cualitativas y Cuantitativas) proponiendo de esta forma un sistema de indicadores a ser
implementado en el futuro en dicha Unidad.
En el capitulo I, se definen las generalidades del estudio: la definición del problema, el
objetivo general y específico, justificación del problema, limites y alcances, antecedentes, y
las limitantes.
En el capitulo II, se presenta el marco teórico, en el cual se detalla el enfoque conceptual
por medio del cual se basará el estudio de la tesis, para este caso, se seguirá un enfoque
sistémico, dicho enfoque se aplicará en el análisis de la unidad de Vicerrectoría Académica
como un sistema desde el nivel operativo y sus principales aspectos (metas, diseño y
administración), todo esto con una visión horizontal de la Unidad. Se explica la
metodología a seguir en el levantamiento de la información, el tipo de investigación a
desarrollar, documentación de la situación actual, metodología a seguir para el análisis y
representación de los procedimientos en Vicerrectoría Académica y el formato a seguir en
la elaboración del Manual de Procedimientos.
El capitulo III comprende el diseño y resultados de la investigación, se pasará de la
identificación de procedimientos al establecimiento de los mismos, es por ello,
determinante, la realización de un estudio preliminar. En este capitulo se describe la forma
en que se hará el estudio en mención basándose en cuatro fases secuenciales, dentro de las
xxii
cuales destaca la identificación del flujo de información de Vicerrectoría Académica con
las demás áreas con las que tiene contacto directo, lo que dará lugar al Mapa de Relaciones
de la Unidad.
El capitulo IV consiste en el Manual de Procedimientos actual, el cual contiene una
descripción de cada actividad que conforma cada uno de los procedimientos analizados en
el Manual. En este capitulo también se incluye el apartado de propuestas de mejora para
cada procedimiento en el cual se identificaron oportunidades de mejora como actividades
innecesarias, o tareas que pueden generar retrasos o reprocesos.
Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones de la investigación efectuada
a los usuarios tanto internos como externos, así como también del análisis de los procesos
en estudio.
1
CAPÍTULO I: GENERALIDADES DEL ESTUDIO
En este capítulo se plasma el perfil del estudio a realizar, considerando los aspectos más
importantes que definen al mismo. Se inicia con la descripción del problema existente que
genera la necesidad del estudio, del cual parten los objetivos que se desean alcanzar y se
justifica la razón por la que es necesario solventar el problema planteado. Adicionalmente
se delimita el estudio explicando el alcance que tendrá, así como las limitantes a las que
deberá enfrentarse. Se investigará además, los estudios preliminares realizados en relación
al tema de estudio, que podrían servir como antecedentes, incluyendo también los
documentos institucionales que puedan aportar datos para el cumplimiento de los objetivos.
1. 1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
Vicerrectoría Académica de la Universidad Centroamericana “José Simeón Cañas” (UCA)
es la unidad que mantiene relaciones (internas-externas) con las demás unidades
académicas, administrativas y de servicio, así como con universidades y organismos
institucionales nacionales e internacionales. Si a esto se le suma la importancia que tiene la
gestión eficiente en todas sus funciones y actividades, considerando que desarrolla
procedimientos repetitivos en cada ciclo, esta unidad debe contar con una estructuración
adecuada de los procedimientos que realiza, de tal manera que le permita desarrollar sus
actividades en el tiempo justo.
Dada la relevancia de las actividades desarrolladas por Vicerrectoría Académica (VRA), es
vital solventar la carencia de documentación de los procedimientos y validar las relaciones
que le implica tener con otras unidades, así como de una adecuada distribución de
actividades entre el personal, ya que suscita en una falta de coordinación entre los mismos.
Por lo que surge la necesidad de iniciar un proceso de identificación, documentación,
estandarización y mejora de los procedimientos académicos administrativos de
Vicerrectoría Académica.
2
1.2. OBJETIVOS
1.2.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar un manual de procedimientos internos que describa los procesos y
funciones de Vicerrectoría Académica de la “Universidad Centroamericana José
Simeón Cañas”.
1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICO
a) Identificar los procedimientos de mayor relevancia que realiza Vicerrectoría
Académica para documentarlos.
b) Diagnosticar la situación actual de los procedimientos internos de VRA; es decir,
determinar cómo se realizan actualmente, para establecer cuáles pueden ser
estandarizados completamente.
c) Establecer una calendarización de las actividades que realiza Vicerrectoría
Académica, en los casos que aplica, de tal manera que permita una mejor
organización y planificación de dichas actividades y recursos.
d) Definir la carga de trabajo para asignar las actividades optimizando los recursos
en la unidad
e) Documentar los procedimientos internos en un manual, que sirva de guía en las
distintas funciones y actividades de mayor relevancia que realiza Vicerrectoría
Académica.
3
1.3 JUSTIFICACIÓN
En la Unidad de Vicerrectoría Académica no se cuenta actualmente con un Manual de
Procedimientos que le permita tener documentados sus procedimientos académicos y/o
administrativos que se realizan internamente y que adicionalmente sirve de soporte para el
personal que los desarrolla.
Las principales consecuencias de la carencia de dicho Manual son que VRA no cuenta con
una descripción de tareas, requerimientos, ni la apropiada distribución de las mismas entre
el personal que integra la unidad. Esto implica que la unidad no tiene las herramientas para
realizar un análisis o revisión de los procedimientos de manera periódica, en búsqueda de
mejoras.
El Manual de Procedimientos servirá de guía para la comprensión de las actividades
administrativas que se realizan en VRA, también sentará una base que facilitará emprender
mejoras como la simplificación del trabajo, análisis de tiempos, delegación de autoridad,
que pueden analizarse en estudios futuros y registrarse, de manera que se mantenga un
historial de los cambios realizados en los procedimientos estandarizados.
De igual forma, se puede trabajar en un sistema que permita identificar fallas o errores
potenciales que pueden ser prevenidos. En pocas palabras se pueden establecer las bases
para un sistema de mejora continua en la unidad, que en el futuro garantice el
funcionamiento y desempeño de sus miembros de una manera cada vez más eficiente.
La estandarización de los procesos es otra de las grandes ventajas que se obtendrán con la
elaboración del Manual de Procedimientos, ya que actualmente existen procedimientos,
formatos, reportes, que aun no están estandarizados. Lo que provoca en muchos casos
retrasos en los tiempos de respuesta, incumplimiento de fechas estipuladas en calendario
académico, etc.
4
El Trabajo de Graduación responde a la necesidad que existe en Vicerrectoría Académica
de la UCA de estandarizar los procedimientos internos establecidos hasta la fecha, lo cual
servirá como punto de partida de mejoras posteriores, iniciándose un ciclo de mejora
continua en la Unidad en cuestión.
1.4 LÍMITES Y ALCANCES
Los limites y alcances que rodean el trabajo desarrollado son los siguientes:
a) El estudio abarcará solamente los procedimientos académicos y/o administrativos
internos en los que interviene directamente Vicerrectoría Académica.
b) Los procedimientos que se documentarán serán aquellos que se realicen en los
periodos lectivos que abarquen un año o menos, para evitar documentar procesos
que una vez implementados puede caer en obsolescencia.
c) La propuesta del Manual de Procedimientos a realizar estará orientada a servir de
guía al personal de Vicerrectoría Académica.
d) Para una adecuada estandarización de procedimientos internos, que permitan definir
mejoras, se considerarán las expectativas de los usuarios internos.
1.5 ANTECEDENTES
En esta investigación se ha identificado el siguiente estudio como antecedente:
Trabajo de graduación para optar al grado de Ingeniero Industrial en la UCA,
“Documentación y Análisis de los Procesos Académicos y Administrativos de la UCA”, el
cual fue presentado y aprobado en Abril de 2006.
1.6 LIMITANTES
La limitante que se presenta para el desarrollo de la investigación es la siguiente:
Muchos de los procesos que realiza Vicerrectoría Académica se realizan una vez cada ciclo,
por lo que no podrán ser verificados durante el estudio
5
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO
En el presente capítulo se presenta el grupo central de conceptos y teorías que respaldan el
enfoque del estudio y sustentan las diferentes actividades que se realizarán para recopilar la
información necesaria para la documentación de los procedimientos internos que realiza
VRA y poder también identificar su relación con los demás Unidades, sean éstas internas o
externas a la UCA.. Esto permitirá cumplir con uno de los objetivos más importantes del
estudio, “elaborar el Manual de Procedimientos para VRA”.
Este estudio proporciona un marco conceptual sobre el enfoque sistémico, el cual se
aplicará para el análisis de la unidad de Vicerrectoría Académica como un sistema
adaptativo con una visión horizontal, centrándose en el nivel operativo, pues se estudiará a
la unidad como una sub-estructura de una unidad organizacional más compleja como lo es
la UCA, de manera que se logren establecer matrices de responsabilidades y roles, que
permitan el desarrollo de las capacidades de cada uno de las personas que se ven
involucradas en los procedimientos. Para que todo esto tenga un efecto positivo, se
realizaran además estudios que profundicen en el operar diario de la unidad, para
desarrollar el Manual de Procedimientos que le permitan a la unidad iniciar su evolución
hacia la mejora continua, teniendo la visualización del estado actual de la misma. Se
profundiza además en el uso de las herramientas que éste enfoque sistémico proporciona,
para comprender y analizar los procedimientos.
Las metodologías que servirán de guía en este estudio también se tratan en este capítulo, de
manera que se proporcione una idea global acerca de la manera en que se llevará a cabo el
análisis y procesamiento de toda la información recabada.
Se establecen además los parámetros que se seguirán para la elaboración del Manual de
Procedimientos de la Unidad de VRA, que es el producto final que se pretende lograr con el
trabajo.
6
2.1 TÉCNICAS DE INGENIERÍA PARA EL ESTUDIO
En la actualidad es un requisito para toda organización que desea ser eficiente, lograr
adaptarse rápidamente a los cambios del medio que le rodea, sobre todo porque éstos se dan
con mucha frecuencia, generando fluctuaciones esporádicas en los sistemas de entrada, que
obligan a modificaciones a las salidas generadas. Esto lleva a las organizaciones a cambiar
su enfoque tradicionalista (“vertical”) a un enfoque horizontal, que se basa en la
adaptabilidad del sistema a los cambios del entorno y a una concordancia de metas entre
todos los subsistemas que forman al todo.
Vicerrectoría Académica no se aparta del pensamiento de la mayoría de las organizaciones
y desea plantearle un enfoque sistémico a la unidad que le permita identificar y realizar una
mejor distribución de las actividades desarrolladas, de la carga establecida y asegurar la
concordancia entre las metas particulares y la de toda la Universidad en general.
A continuación se muestran los conceptos que se aplicarán en el planteamiento de la unidad
de VRA como un sistema adaptativo, mediante el cual se busca que esta sea capaz de
responder a nuevas necesidades y cambios en el entorno, que hagan su trabajo más
eficiente.
2.1.1 ENFOQUE SISTÉMICO
A lo largo de tiempo el problema de entender las partes y el todo como un conjunto de
variables interactuando juntas, en la cual un cambio en los miembros o componentes de un
sistema afectará a los demás, fue desarrollándose y abarcando distintas áreas y ámbitos de
interés para el ser humano, no sólo en el aspecto científico, sino también en los núcleos
sociales, militares, laborales; es decir, en las organizaciones humanas en general.
7
En este punto surge el problema de la incapacidad existente para tratar problemas
complejos, donde está en juego un gran número de factores humanos, tecnológicos y
naturales fuertemente interconectados.
El enfoque de sistemas aparece para abordar dicha complejidad a través de una forma de
pensamiento basada en la totalidad y sus propiedades. A continuación se detalla más a
fondo el concepto de Enfoque Sistémico aplicado al estudio de Vicerrectoría Académica.
GENERALIDADES Y DEFINICIONES
La visión sistémica es una manera de diseñar y gestionar la organización, que permita
comprender en un alto grado de detalle, el verdadero negocio de una empresa.
Este enfoque, plantea la evolución de la visión vertical y funcional tradicional
(organigrama) a una visión horizontal por procesos que permite observar cómo se realizan
una serie de actividades que cruzan las fronteras de las áreas funcionales (departamentos) y
permite identificar las relaciones internas entre cliente-proveedor mediante las cuales los
productos y servicios son producidos.
La visión horizontal no es un enfoque que dificulte la comprensión del negocio ya que es
posible conocer a detalle las necesidades que otras áreas funcionales tienen, sin llegar a
intervenir directamente en ellas, sino apoyándoles en crearles bases para solventarlas, así
como conocer y tratar directamente con los clientes y proveedores. En una visión vertical,
por el contrario, se genera un ambiente de competencia interna, en donde las áreas no
trabajan por un fin común, si no por metas individuales, percibiéndose como enemigos, y
no como aliados, provocando que se desarrolle la cultura de los “SILOS”
interdepartamentales, la cual obliga a gerentes y directores, a resolver temas de bajo nivel
de importancia, olvidando las prioridades primordiales de sus clientes y competidores,
suboptimizando la organización.
8
El enfoque sistémico también puede entenderse de acuerdo a las siguientes definiciones:
• “... la idea esencial del enfoque de sistemas radica en que la actividad de cualquier
parte de una organización afecta la actividad de cualquier otra... entonces, en los
sistemas no hay unidades aisladas, por el contrario todas sus partes actúan con una
misma orientación y satisfacen un objetivo común... es necesario el funcionamiento
correcto de las partes para el eficaz desempeño del todo en su conjunto.” (Campero y
Vidal [1983] Introducción a la Teoría de Sistemas, p. 21)
• “Un sistema es un conjunto interactuante o interdependiente de elementos que forman
un todo unificado... todo es un sistema... en consecuencia, acciones que afectan a un
elemento causan reacciones de los otros” (Texto corporativo [1985], Organizaciones y
Administración, un enfoque de Sistemas, p. 41)
• Michael Porter, en cuanto a enfoque sistémico, teoriza de la siguiente manera:
“El adquirir ventaja competitiva exige que la cadena de valor de una empresa se
gestione como un sistema y no como una colección de partes separadas.” (Porter, M.
[1993] La Ventaja Competitiva de las Naciones, Vergara, p. 74)
Por lo tanto, una organización entendida como sistema implica una unidad articulada cuyos
componentes se relacionan entre sí para el logro de un objetivo global y superior (ver figura
2.1). Al igual que en la naturaleza, donde todos los componentes de un ecosistema están de
alguna manera conectados y la interacción entre ellos afecta su diario vivir. Lo mismo
sucede en una Organización, todo con el “ecosistema” tanto interno como externo
(clientes, productos y servicios, sistemas, tecnología, estructura organizacional y demás)
está conectado.
Figura 2.1 Organización vista como Sistema [Vergara Cabrera, 2002: p.4]
9
Según este enfoque, la organización se concibe como un conjunto de subsistemas
relacionados, entre los cuales existen interconexiones claves que permiten explicar el
funcionamiento de la organización en términos de relaciones entre las partes, causas y
efectos, estímulos y respuestas, así como vínculos permanentes con el exterior.
Ver a una organización como sistema permitirá incluir tres importantes ingredientes en el
organigrama de la misma, los clientes, los productos y el flujo de trabajo a través de las
unidades del negocio.
CARACTERÍSTICAS DEL ENFOQUE SISTÉMICO
Una organización es un conjunto de subsistemas relacionados que tienen interconexión
entre ellos. Cada conexión existente en esta estructura afecta directa o indirectamente a las
demás en diferentes niveles dependiendo de la magnitud y alcance con que sus actividades
repercuten en la Organización.
NIVELES DEL ENFOQUE SISTÉMICO
Las conexiones existentes en la estructura organizativa exponen que el funcionamiento de
una organización puede estudiarse en tres diferentes niveles que son: el nivel
organizacional, el de procesos y el nivel operativo. Éstos se detallan a continuación:
Nivel Organizacional
El Nivel Organizacional enfatiza la relación de la organización con su mercado; es como el
“esqueleto” básico de las grandes funciones que efectúa dicha organización (ver figura 2.2)
Las variables que afectan el Nivel I incluyen las estrategias globales y sus medidas, la
estructura organizacional, y el uso de los recursos.
10
Nivel de Procesos
El Nivel de Procesos se enfoca en el estudio de una serie de variable críticas y la forma en
como éstas van conectadas entre si y repercuten en el desarrollo de los procesos
multifuncionales de la organización (ver figura 2.3)
Si fuese posible colocar la organización bajo rayos X, se podrá ver que el Nivel I es el
esqueleto y el nivel II es la musculatura de los procesos multifuncionales que se realizan en
el cuadro organizacional, lo que permite visualizar el flujo de trabajo; es decir, como se
realiza.
Una organización produce sus bienes a través de procesos multifuncionales, tales como: el
diseño de nuevos productos, el proceso de distribución, el proceso de facturación, entre
otros.
Figura 2.2 Nivel Organizacional [Rummler y Branche, 1995: p.16]
FUNCIÓN FUNCIÓN FUNCIÓN RECEPTOR
Producto/ Servicio
Figura 2.3 Nivel de Procesos [Rummler y Branche, 1995: p.16]
FUNCIÓN FUNCIÓN B FUNCIÓN C
PROCESO 1
PROCESO 2
RECEPTOR Producto/ Servicio
11
Nivel Operativo
Los bienes de la organización son producidos mediante procesos, los cuáles son ejecutados
y manejados por varios individuos que realizan diversos trabajos. Si se incrementa la
intensidad de los Rayos X el Nivel Operativo podría representarse como las células del
cuerpo (ver figura 2.4)
Las variables que se manejan en este Nivel son: Contratación y promoción del personal,
responsabilidades y estándares laborales, retroalimentaciones, reconocimientos, y
entrenamientos.
Los tres niveles estudiados representan la anatomía del desempeño de la organización.
Dado que todos éstos son críticos e interdependientes, una falla en un subsistema afecta la
eficiencia de toda la organización.
La combinación de los tres niveles conforma a la organización como un sistema socio-
técnico, en el que además de los aspectos técnicos u operativos (el eje de estructura y
procesos) existe toda una serie de necesidades de las personas que la integran, las cuales se
identifican especialmente en el nivel operativo (remuneraciones, seguridad y comodidad en
las instalaciones, interacción con colegas, facilidades sociales, promociones y
reconocimiento, autorrealización, etc.) y que influyen en su comportamiento; por lo que
deben ser satisfechas para que la organización funcione mejor.
Figura 2.4 Nivel Operativo [Rummler y Branche, 1995: p.17]
FUNCIÓN FUNCIÓN FUNCIÓN
PROCESO 1
PROCESO 2
RECEPTOR Producto/ Servicio
12
VRA debe seguir las directrices estratégicas de la Universidad para orientar la realización
de su trabajo y dar cumplimiento o aporte a los objetivos de la misma, dado que es un parte
de ese sistema mayor. Según el enfoque sistémico, la Organización como un todo persigue
un fin y por lo tanto todas sus partes deben alinearse con ella para poder contribuir a
alcanzarlo.
Los lineamientos que rigen a la UCA básicamente están enfocados a cumplir los objetivos
de la organización1. Sin embargo; dado que el alcance de este trabajo es el desarrollo y
elaboración de un Manual de Procedimientos; se estudia a profundidad el nivel operativo
interno de VRA, ya que es ahí donde se realizan los procedimientos que se desean
documentar y no se realiza un análisis del nivel Organizacional.
Sin embargo; como un aporte a este aspecto se determinará si Vicerrectoría Académica al
realizar sus actividades diarias está contribuyendo de alguna manera a las tres funciones
fundamentales que la UCA establece como medida del cumplimiento de sus objetivos, éstas
son: La investigación, la docencia y la proyección social. De manera que se tenga una
noción de si los procedimientos que actualmente realiza la unidad, están enfocados con la
organización al contribuir con los objetivos de la misma.
El garantizar la visión sistémica en la unidad implica una alineación de los Objetivos en los
tres niveles que definen a la Organización. Se recomienda para investigaciones posteriores,
realizar un estudio que profundice este aspecto, de manera que la Organización como un
todo y como un conjunto de partes, esté enfocada bajo una misma visión, de tal manera que
se puedan definir las metas y objetivos en cada uno de los niveles. Para ello podría
aplicarse un Balance Scorecard.
1 Ver anexo A: Objetivos de la Universidad Centroamericana “José Simeón Cañas”
13
ASPECTOS PRINCIPALES EN EL ANÁLISIS DE UNA ORGANIZACIÓN EN EL
NIVEL OPERATIVO
Para analizar una organización buscando mejorar el desempeño de la misma, se debe
estudiar tanto el nivel I como el II, de manera se tenga definida una clara Organización, así
como las metas de los procesos. Esto permitirá que la estructura organizacional y los flujos
de los procesos sean lógicos y que las submetas, recursos e interfaces de la organización
puedan ser manejados efectivamente. Sin embargo; esto no es suficiente dado que sólo
establecen la base de la organización; la cuál debe ser soportada por el desempeño de las
personas que lo constituyen (nivel III)
Es importante contar con un sistema efectivo, no porque éste compense la inefectividad de
las personas, sino por el hecho que permite se desarrolle el potencial del trabajador sin
inhibir sus capacidades como sucede al no brindarles el soporte adecuado.
Según afirman Rummler & Branch, [1995: p.72], “La mayoría de las personas quieren
realizar bien sus tareas; sin embargo si un buen trabajador compite contra un mal sistema,
la mayoría de las veces el sistema ganará; es por ello la importancia de que sea efectivo”.
El alcance de este trabajo comprende el análisis del nivel III; sin embargo, se recalca la
importancia que en estudios posteriores profundicen e investiguen el nivel I y II; de manera
que el sistema no sea impedimento para el desempeño de los trabajadores
Identificación de Componentes del Nivel Operativo
Para reconocer fácilmente los componentes que intervienen en el sistema de VRA, se
utilizarán dos métodos gráficos que facilitan el análisis. Estos modelos son denominados
“caja negra” y “caja blanca”.
• En el primer modelo de “caja negra” se estudian las relaciones que la unidad posee
con el exterior o con otras áreas, sin importarnos su composición, estructura y
funcionamiento (caja negra) de ésta o de las otras áreas.
14
Se basa en la premisa que la organización es un sistema adaptativo, es decir que
convierte sus recursos de entrada en productos o servicios de salida, que se guía por sus
propios criterios y las retroalimentaciones del exterior; de tal manera que tiene la
capacidad de mantenerse en balance con el ambiente externo.
El análisis para Vicerrectoría Académica aplicando este método gráfico, se reflejará en
el Mapa de Relaciones que permitirá identificar las conexiones entre las distintas
unidades que intervienen en los procedimientos desarrollados, así como el flujo de
información existente entre ellos.
• En el modelo de “caja blanca”, la caja que representa a la unidad se hace
transparente para poder estudiar las variables o subsistemas internos que interesen para
analizar sus correspondientes relaciones.
Este modelo se aplicará para estudiar todos los procedimientos internos desarrollados
por Vicerrectoría Académica, los resultados se verán reflejados en el manual de
procedimientos.
Estos modelos se emplearán para estudiar VRA a un nivel operativo, los cuáles permitirán
analizar a la unidad y así poder comprender y definir como se compone.
Figura 2.5 Modelos de “caja negra” y “caja Blanca” [Cámara López, p-3]
15
Tal como se menciona anteriormente, este nivel operativo se centra en los trabajos y en los
trabajadores que realizan las actividades sin importar el nivel de jerarquía que tengan en la
organización.
Para lograr mejorar el desempeño en este nivel, es necesario analizar a los trabajadores sin
desarraigarlos del contexto que los envuelve. Esto es muy importante tenerlo presente, ya
que la típica respuesta de la gerencia ante un problema del trabajador es que el personal
debe ser entrenado, transferido, capacitado, disciplinado o reemplazado; y no se analiza las
causas o el ambiente que pudieran estar afectando o contribuyendo a esos problemas.
COMPONENTES DEL NIVEL OPERATIVO
En este nivel se analizará el SISTEMA DE DESEMPEÑO HUMANO (SDH), aplicado
de manera exclusiva a la unidad de VRA en su estructura interna, el cuál según Rummler &
Branche [1995: p.71], está integrado por los siguientes componentes: entradas,
trabajadores, salidas, consecuencias y retroalimentación. (Ver figura 2.6)
Estos componentes soportan a los niveles de procesos y Organizacionales. Por otro lado, se
deberá tener en cuenta que las metas, el diseño y la administración de estos niveles afectan
directamente el sistema (SDH).
Entradas: Materiales, formularios, requerimientos del cliente, asignaciones, etc.; a las que
se añade valor mediante el desempeño del trabajador. Estas entradas permiten a la
organización realizar su labor, y son objeto de atención de técnicas y procedimientos
específicos de gestión. Este paquete de entrada incluye también los recursos, sistemas,
capital y energía; que necesita el trabajador para desempeñarse.
Figura 2.6 Sistema de Desempeño Humano [Rummler & Branche, 1995: p.65]
Entrada
Retroalimentación
Trabajado
ConsecuenciaSalidas
16
• Trabajadores: Individuos o grupos de personas que convierten las entradas en salidas
(productos, servicios o nuevos recursos) agregándoles valor para el beneficio la empresa;
mediante una serie de actividades, sujetas a normas y reglas, que buscan satisfacer las
necesidades de unos usuarios o destinatarios y producir cambios en su situación.
• Salidas: productos o servicios generados por los trabajadores como contribución a las
metas de la organización y de los procesos.
• Consecuencias: efectos que experimenta el trabajador cuando produce una salida, éstos
pueden ser sean positivos o negativos. Entre los efectos positivos se encuentran: los
bonos, reconocimientos y trabajos retadores. En cambio las quejas, acciones
disciplinarias y un trabajo menos interesante son considerados efectos negativos. El
considerar una consecuencia positiva o negativa depende realmente de la perspectiva de
cada trabajador.
• Retroalimentación: Es la información que le permite al trabajador saber que tan bien
está realizando el trabajo. Esta retroalimentación puede venir de reportes de error,
recopilaciones estadísticas, rechazos, comentarios orales o escritos, encuestas y
evaluaciones de desempeño.
La calidad de las salidas está en función con la calidad de las entradas, trabajadores,
consecuencias y retroalimentación. En el nivel Operativo se deben analizar y mejorar cada
uno de los cinco componentes del sistema humano de desempeño, de manera que se genere
una mejora significativa en los resultados.
VARIABLES DE DESEMPEÑO DEL NIVEL OPERATIVO
Las mejoras a nivel organizacional y de procesos no se lograrán sino están basadas en
mejoras en el nivel operativo o de procedimientos. Según Rummler & Branco [1995: p.67]
“Si los procedimientos no están diseñados para soportar los diferentes pasos que es
necesario realizar y si el contexto en el que están inmersas, no está estructurado para
17
permitir a las personas brindar su máxima contribución a la efectividad y eficiencia de los
procedimientos; entonces las metas organizacionales y de procesos no se lograrán”
La única manera para garantizar que las personas realicen su máxima contribución a las
metas de Organización y de Procesos, es tomando en cuenta las tres variables del Nivel
Operativo: Metas Operativas, Diseño Operativo y Administración Operativa
METAS OPERATIVAS
Las metas operativas deben asegurar la contribución de los trabajadores al proceso que
soportan. Estas deben comunicarse a los trabajadores para que sepan, que se espera de ellos
y que tan bien se espera que lo realicen.
Idealmente deben estar relacionadas con las metas funcionales y ambas metas (operativas y
funcionales) deberían derivarse de los principales procesos que soportan, como plantea el
enfoque sistémico.
En este trabajo se establecerán las metas operativas de manera que apoyen los
procedimientos realizados en VRA, más no se incluirá validar la relación entre metas.
DISEÑO OPERATIVO Una vez establecidas las metas, se debe garantizar que cada trabajo sea estructurado para
permitir el logro de las mismas. Esto comprende: asignación de responsabilidades,
secuencia de actividades, políticas y procedimientos, y ergonomía.
• Asignación de Responsabilidades: al establecer las metas basadas en los
requerimientos de los procedimientos, fácilmente se descubre que los trabajos se
ven dificultados con responsabilidades que no aportan valor a los mismos.
A modo de tener en cuenta las metas y asegurar que las responsabilidades sean
asignadas a los trabajadores apropiados, es útil construir la matriz de roles y
responsabilidades.
18
La matriz de roles y responsabilidades (ver tabla 2.1), consiste básicamente en
asignar actividades y en establecer las metas cualitativas y cuantitativas (metas
operativas), para cada una de las actividades que se realizan dentro de un
procedimiento definido, esta se representa así:
• Secuencia de actividades: son los procedimientos mediante los cuales los
trabajadores producen las salidas.
• Políticas y Procedimientos: dado que las políticas y procedimientos están
estrechamente relacionadas con la secuencia de actividades, éstas pueden afectar
significativamente la efectividad de un proceso.
• Ergonomía: la ergonomía contribuye a soportar un óptimo desempeño. El diseño
de la estación de trabajo y el ambiente físico no deberían ser barrera para el
cumplimiento de las metas operativas.
En este estudio se tendrán presentes los 3 principales componentes para el diseño operativo.
Actividades, Responsabilidades y Metas
Vicerrectora Académica
Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA
Pro
ced
imie
nto
Principales Actividades Realizadas
Met
a cu
alit
ativ
a
Met
a cu
anti
tati
va
Met
a cu
alit
ativ
a
Met
a cu
anti
tati
va
Met
a cu
alit
ativ
a
Met
a cu
anti
tati
va
Met
a cu
alit
ativ
a
Met
a cu
anti
tati
va
A
B
ABC
C
Tabla 2.1 Matriz de roles y responsabilidades, Adaptado de Rummler y Branche [1985: p.70]
19
ADMINISTRACIÓN OPERATIVA
La administración de este nivel implica manejar adecuadamente los componentes del
sistema de desempeño humano. Para esto, es necesario considerar los factores que pueden
afectar la efectividad y eficiencia de este sistema y que por lo tanto deben administrarse de
la mejor manera posible para que su efecto sea positivo, éstos son:
• Especificaciones de desempeño: Son las salidas y estándares que constituyen las metas
Operativas.
• Interferencias en las tareas: Depende principalmente del Diseño Operativo. Si el
trabajo se ha estructurado bien, fácilmente se reconocen entradas de alta calidad y
procedimientos lógicos los cuáles minimizan la interferencia que pudiera existir.
• Consecuencias: Deben soportar el logro eficiente de las metas Operativas, éstas tienen
que ser significativas para el trabajador y además ocurrir lo suficientemente rápido para
ser un incentivo atractivo
Las deficiencias pueden ser eliminadas añadiendo más consecuencias positivas y
eliminando las negativas por respuestas deseadas.
• Retroalimentación: permite al trabajador cambiar su desempeño o mantenerse como lo
ha hecho actualmente.
• Conocimientos y Habilidades: Se requieren en todos los trabajos de acuerdo a las
exigencias del mismo. En caso sea necesario, se deben impartir capacitaciones y/o
manuales.
• Capacidad Individual: Capacidades individuales de los trabajadores. Sin importar el
apoyo del contexto (factores 1-4) o la efectividad de las capacitaciones (Factor 5); los
trabajadores no lograrán realizar su trabajo si falta la capacidad física, mental o
emocional de alcanzar las metas.
20
Si existieran deficiencias deben considerarse dependiendo de la naturaleza de ésta una de
las siguientes 3 acciones: cambiar el trabajo para hacerlo adaptable a la persona,
desarrollar a la persona para adaptarse al trabajo o mover a la persona del trabajo.
Si existen deficiencias en cualquiera de estos factores, usualmente en los factores
relacionados con el contexto; entonces se han detectado oportunidades de mejora.
“Basados en nuestra experiencia....hemos encontrado que aprox. 80% de las
oportunidades de mejora en el desempeño se encuentran en el ambiente” (Rummler y
Branche, [1985], p.73)
21
2.2 METODOLOGÍA PARA LA RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
En este apartado, se desarrolla el marco metodológico de la investigación a realizar, para la
recopilación de información, que permita plasmar los procedimientos de Vicerrectoría
Académica de la UCA.
La tipología de investigación será analizada tanto por su naturaleza, como por su finalidad,
alcance temporal, amplitud, carácter y por el tipo de fuentes utilizadas en la realización de
la misma.
Además, se determinará el método o técnica que se emplearán en el proceso de recolección
de datos, sujetos y fuentes de información. Una vez obtenidos los datos se procederá a
presentar y analizar los mismos para cumplir con el objetivo general de la investigación que
en este caso es la documentación de los procedimientos de VRA.
2.2.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
Las investigaciones, independientemente del objeto al que se aplique, tiene como objetivo
documentar situaciones, procedimientos, recopilar datos, solucionar problemas, etc.
Para comenzar a entender el tipo de investigación, se debe analizar el entorno y los
conocimientos previos que se tengan del tema a indagar de manera se pueda identificar la
naturaleza de la misma; para este caso se ha identificado previamente en el capítulo I, los
antecedentes existentes. A continuación se presenta la clasificación de la investigación:
• Por su Naturaleza
Si no existen investigaciones previas sobre el objeto de estudio, se requiere explorar e
indagar, con el fin de alcanzar el objetivo planteado, en este caso se utilizará el tipo
investigación exploratoria.
22
Es necesario comprender que explorar significa incursionar en un territorio desconocido.
Una investigación exploratoria se emprende cuando no conocemos el tema por indagar, o
cuando el conocimiento que se tiene es tan vago e impreciso que impide sacar las
conclusiones sobre qué aspectos son relevantes y cuáles no.
Se puede tener una gran voluntad y entusiasmo para investigar cualquier tema, pero si se
desconoce el mismo se debe iniciar un estudio exploratorio para empezar a conocerlo y
familiarizarse con él, para precisar mejor el problema que interesa resolver o para
comenzar a documentar los hechos o actividades sobre el tema en cuestión.
Para explorar un tema relativamente desconocido se dispone de diversos medios para
recolectar datos en diferentes ciencias: bibliografía especializada, entrevistas y
cuestionarios hacia personas, observación participante (y no participante) y seguimiento de
casos. La investigación exploratoria terminará cuando, a partir de los datos recolectados, se
adquiere el suficiente conocimiento como para saber qué factores son relevantes al
problema y cuáles no, que actividades son secuenciales, que procedimientos es posible
omitir, etc. Hasta ese momento, se está en condiciones de encarar un análisis de los datos
obtenidos de donde surgen las conclusiones y recomendaciones sobre la investigación.
En esta tesis, el tema “desconocido” son los procedimientos que desarrollan los miembros
que componen Vicerrectoría Académica, por tanto la investigación por su naturaleza es
exploratoria.
• Por su Finalidad
En un primer momento, la investigación será Básica o Pura, ya que se hará para recabar los
datos necesarios esenciales para realizar más tarde un estudio más detallado, que buscará la
estandarización de procedimientos. La finalidad y el propósito de esta investigación es
causar un efecto que permite no solamente la documentación de los procedimientos de
VRA, sino que también, reforme y a la vez transforme en cierto grado la manera en que
éstos se realizan, para volverlos más eficientes. En este punto, la investigación se volverá
Aplicada.
23
• Por su Amplitud
Se realizará una investigación Seccional, ya que se enfocará el estudio en una parte de una
estructura compleja. Para el caso, se hará un análisis en el área académica,
específicamente en VRA de la UCA, en su estructura interna; y en un menor grado, se
estudiarán las áreas con las que VRA a través de sus procedimientos, tienen una relación
directa y mutua.
• Por su Carácter
Se realizará una investigación cualitativa porque se harán cuestionarios de preguntas
abiertas y entrevistas en profundidad, que se realizarán al personal involucrado en las
actividades y procedimientos de VRA, así como también a las unidades con las que se
relaciona VRA
• Por el tipo de Fuente
- Primaria. Si las fuentes que proporcionan datos son de primera mano. En este
trabajo se recabaran los datos mediante cuestionarios y entrevistas.
- Secundarias. Consisten en compilaciones, resúmenes y listados de referencias
publicadas en un área de conocimiento particular. En este trabajo se cuenta con
fuentes secundarias, estas son los documentos institucionales de la UCA, que
permiten conocer las obligaciones y relaciones que la unidad tiene dentro de la
Organización.
- Terciarias. Se refiere a documentos que comprenden nombres y títulos de revistas
y otras publicaciones periódicas, así como nombres de boletines, conferencias y
simposios. En este estudio no aplica, ya que no se interrelaciona lo investigado con
una fuente externa.
- Mixta. Cuando se utilizan los tres tipos de fuentes básicas, para esta investigación
se utilizan fuentes primarias y secundarias, por lo que cae dentro de la categoría de
mixta.
24
• Sujetos y Fuentes de Investigación
Para la obtención de la información requerida se necesita contar, tanto con fuentes como
con sujetos de investigación, estos últimos son validadores del material y la información
recopilada, que con fundamento y propiedad certifican los datos encontrados.
Los sujetos de investigación son personas físicas que de una u otra forma brindan
información para desarrollar de la mejor manera esta indagación, con el fin de determinar
las causas y posibles soluciones del problema o cuestión a tratar, para nuestro caso, estos
sujetos son el personal que labora en VRA.
2.2.2 METODOLOGIA DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Para realizar la recopilación de la información en Vicerrectoría Académica, se utilizará en
una primera etapa un sistema de guías en forma de cuestionarios, que serán impartidos y
recolectados semanalmente al personal de dicha Unidad, de esta manera, el personal podrá
reunirse para discutir los datos proporcionados y poder brindar una respuesta concensuada
al grupo de tesis, acerca de los procedimientos y actividades que en dichas guías se
cuestione.
Posteriormente, cuando se logre recabar toda la información acerca de los principales
procedimientos a través de guías, se procederá a realizar simultáneamente una serie de
reuniones o entrevistas con el personal de VRA, para la recopilación de los procedimientos
menos complejos; así como también se discutirán y validarán aquellos que han sido
recopilados por medio de las guías.
El siguiente esquema (ver figura 2.7) representa el procedimiento propuesto para la
recopilación de la información para la elaboración del manual.
Cabe aclarar, que este procedimiento, es el que se definió para el inicio de la investigación,
el cual a lo largo de la misma ha sufrido modificaciones de manera que se adaptara a las
necesidades que surgieron, las cuales se amplían en el capítulo III.
25
Figura 2.7 Flujograma de recolección de información
26
2.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Considerando que una visión sistémica busca que la organización cambie su enfoque a una
orientación horizontal, que le permita además convertirse en un verdadero sistema
adaptativo y sistemático, es fundamental para esta transición contar con un Manual de
Procedimientos estandarizado y congruente, pues este representa no sólo una manera
ordenada de recopilar el material de trabajo, sino que permite lograr la uniformidad de los
procedimientos y desarrollar instructivos que les proporcionan a los mismos una cualidad
singular, una calidad propia que los hace prácticos, esto es, que permite que sean útiles a
los usuarios, de manera que puedan fácilmente ser puestos en práctica. Pero más
importante aún, permite visualizar oportunidades de mejora, al contar con una base sobre la
cual desarrollar e incluir cambios que exige el entorno.
Por tal razón, la Unidad de Vicerrectoría Académica, desea iniciar con el cambio en la
orientación de sus actividades y lograr una mejor concordancia entre su personal, las áreas
externas e internas a la misma, así como con el tiempo requerido, iniciando con el
levantamiento de un Manual de Procedimientos.
2.3.1 GENERALIDADES
Facilitar la operación y la interconexión de las actividades en una unidad administrativa,
representa en la actualidad uno de los más grandes retos que deben estas alcanzar para
lograr la sistematización del control interno, es decir, deben definir de una manera ordenada
e integral todos los procedimientos que se realizan dentro de la unidad y la relación con
otras áreas administrativas para establecer un procedimiento estandarizado que asegure el
adecuado desarrollo de las actividades asignadas, esto se logra a través de la construcción
de un Manual de Procedimientos claro e inequívoco.
El Manual de Procedimientos puede definirse como un instrumento administrativo, que
muestra el conjunto de actividades que se integran o agrupan de forma sistemática o
27
secuencial por objetivos comunes, describiendo y precisando también el quehacer
específico a llevar a cabo, los actores y participantes, así como las dimensiones de tiempo y
espacio.
Igualmente los procedimientos implican la congruencia de las actividades que realiza cada
área, con las funciones descritas en los manuales de organización, por ser instrumentos
administrativos que apoyan la realización de las actividades cotidianas de la entidad, ya que
consignan en forma secuencial, ordenada y metódica, las operaciones que deben seguirse
para la realización de las funciones asignadas a cada una de las áreas. Los procedimientos
documentados, además de asegurar la consecución de un trabajo, permiten que el usuario
siga por un camino seguro previamente probado, que podrá continuamente ser mejorado y
preservarse como experiencia institucional.
Es importante, para el correcto desarrollo de las actividades propias de una unidad
administrativa, especificar dentro del Manual de Procedimientos los formularios,
autorizaciones o documentos necesarios para cada proceso realizado, además de especificar
cuál es el equipo auxiliar de oficina indispensable para el desarrollo de la actividad.
2.3.2 FUNCIONES Y BENEFICIOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
En el Manual de Procedimientos se encuentra apropiadamente registrada y documentada las
actividades principales realizadas por VRA, lo que permite pueda transmitirse fácilmente la
información referente al funcionamiento de toda la unidad administrativa, esto facilita
grandemente el desarrollo de las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su
vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que las actividades se está
realizando o no adecuadamente, ya que permite uniformar y controlar el cumplimiento de
las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Además, auxilian en la inducción del
puesto y el adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada
las actividades de cada puesto.
28
Así mismo, el Manual de Procedimientos sirve para el análisis o revisión de los
procedimientos de un sistema, de manera que permita realizar una mejora de los éstos así
como de los métodos utilizados, a fin de estandarizar y dinamizarlos; evitando errores,
duplicidades y reprocesos, logrando aumentar la eficiencia de los participantes.
Vicerrectoría Académica de la UCA busca reformar la orientación, la capacidad y la
velocidad de respuesta estratégica en sus procedimientos, especialmente en los ámbitos
relacionados con los servicios a las áreas de la universidad con las cuales tiene una relación
más frecuente, por lo que desea establecer e implementar un Manual de Procedimientos,
que le permitirá evaluarse, revisarse y actualizarse en forma sistemática.
El contar con el Manual de Procedimientos administrativos permitirá a la unidad de VRA
obtener los siguientes beneficios:
• Lograr que el personal conozca las políticas y normatividad acerca de las
actividades que realiza.
• Identificar, delimitar y clarificar las responsabilidades de las áreas y puestos
respectivos.
• Garantizar la eficiencia del personal con el señalamiento de lo que debe hacer y
cómo debe hacerlo.
• Verificar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria.
• Constituir una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los procesos,
procedimientos y métodos.
• Facilitar el aprendizaje y capacitación.
• Establecer mecanismos de control y facilitar las labores de auditoria, la evaluación y
el control interno.
• Constituir el acervo de información histórica para análisis posteriores, que permita
el mejoramiento permanente de los procedimientos.
• Establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
• Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
• Ayudar a la coordinación de actividades y a evitar duplicidades.
29
2.3.3 METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y REPRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE VICERRECTORÍA ACADÉMICA
ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS
La razón principal del análisis de los procedimientos es diagnosticar los problemas y
desarrollar planes de acción para su solución y/o mejora
Dadas las exigencias actuales de la sociedad y el ambiente competitivo en que se
encuentran las empresas, se está buscando constantemente el aumento en las
productividades. La mejora continua es la principal fuente de estos incrementos. Para lograr
estas mejoras se hace necesario analizar críticamente cada uno de los procedimientos
desarrollados.
El análisis inicia comprendiendo en que consiste el procedimiento, los componentes del
mismo, así como sus propiedades; de modo que se cuente con las herramientas para realizar
un análisis más detallado.
Es imprescindible para el análisis y levantamiento de procedimientos responder a seis
cuestionamientos fundamentales: qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué se realiza el
trabajo que se está analizando, de manera que puedan evacuarse las dudas que podrían
surgir al momento de llevar a cabo las actividades.
- ¿Qué trabajo se hace?
Cuestiona la naturaleza o tipo de labores que se realizan en el área y los resultados que se
obtienen de éstos.
- ¿Quién lo hace?
Se refiere a las áreas que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como
individuo o como grupo y sus aptitudes y actitudes para la realización del trabajo.
30
- ¿Cómo se hace?
Son los métodos y técnicas aplicadas para realizar el trabajo y la manera en que han sido
adoptados en el área.
- ¿Cuándo se hace?
Se refiere a la información sobre la estacionalidad y secuencia del trabajo, así como los
horarios tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.
- ¿Dónde se hace?
Se refiere al área que lo ejecuta.
- ¿Por qué se hace?
Busca la justificación de la existencia del procedimiento; para identificar aquello cuyo
desarrollo no tiene objeto, y poder así, simplificar y evitar las duplicidades.
DISEÑO Y REPRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Los manuales de procedimientos administrativos están considerados como elementos
fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa
además de apoyar la capacitación, ya que facilitan al interior de cada área la interacción e
interrelación de las distintas unidades administrativas, a través del flujo de información y
permiten a cualquier usuario interno y externo el conocimiento preciso de las operaciones,
trámites y servicios que realizan.
Igualmente, el criterio de simplificación administrativa, que debe incluirse en el diseño de
los procedimientos, evitará la presencia de actividades superfluas que no agregan valor a
los procesos internos, prácticas lentas y burocráticas con costos y/o tiempo de trámite
innecesarios, por lo que las acciones de simplificación administrativa deben tender a lograr
y mantener solamente actividades que agreguen valor a las operaciones, a los sistemas y
procedimientos y que además se satisfagan efectivamente las expectativas de calidad y
servicios de los usuarios.
31
Para la representación de los procedimientos de Vicerrectoría Académica, se realizará
inicialmente una clasificación por servicios al público y/o de apoyo interno; su ubicación
en el documento será conforme a la integración de las áreas responsables o dueñas de los
procedimientos en la estructura autorizada. Los procedimientos de servicios al público son
aquellos que se vinculan directamente con el otorgamiento de un servicio al público
usuario, mientras que los de apoyo interno soportan las operaciones que se desarrollan al
interior de la unidad administrativa ligada a mecanismos de registro y control.
Antes de iniciar la representación de los procedimientos, es necesario realizar el análisis de
cómo elaborarlos, el cual consiste en el estudio de cada uno de los elementos de
información o grupo de datos que se integran, con el propósito de un diagnóstico que
refleje la realidad operativa.
Luego de analizar el procedimiento se puede iniciar la representación del mismo, mediante
la utilización de diagramas de flujo y/o diagramas policolumnares, los cuales consisten en la
representación gráfica que muestra el curso o desarrollo que sigue un determinado
procedimiento.
Una ventaja de la diagramación consiste en que los diagramas de flujo permiten la
visualización completa del flujo de información y el contexto correspondiente, con el cual
se puede analizar y evitar las posibles duplicidades de actividades que no agregan valor al
área.
Los diagramas policolumnares son conocidos como diagramación en forma tabular, en los
cuales se presenta el flujo o secuencia de las actividades, correspondiendo a cada unidad o
área una columna.
32
Para la diagramación de los procedimientos se deben seguir las siguientes normas de
desarrollo:
• El diagrama podrá seccionarse en tantas columnas como áreas responsables
participen en el proceso.
• Utilizar la simbología ANSI (Instituto Nacional Estadounidense de Estándares)
(ver tabla 2.2) para que todos comprendan el significado de las distintas
actividades del procedimiento.
• El diagrama seguirá el flujo de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo en
progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las áreas
responsables.
• Podrán ocuparse tantas hojas como sean necesarias.
Los beneficios que ofrece la técnica de diagramación, entre otros, son: explicar la actividad
a través de símbolos y textos condensados; reducir la cantidad de explicaciones que se dan
en la narración descriptiva, así como analizar cada actividad por sí misma y su relación con
las que le anteceden o se desprenden de ella. Por ello es conveniente definir claramente
que simbología se utilizará, pues de esta forma se evitarán confusiones en los símbolos y
significados de las actividades detalladas dentro de éstos. Como una norma propuesta para
el manual a desarrollar, se utilizará la simbología ANSI
La simbología ANSI empleada en la diagramación se muestra en la tabla siguiente:
33
SIMBOLOGÍA SIGNIFICADO APLICACIÓN
Inicio o fin de un
procedimiento
Se usa siempre para indicar el inicio y fin de
un procedimiento
Actividad u
operación
Indica el desarrollo de una actividad. En el
interior se describe dicha actividad mediante
una frase breve iniciada por un verbo en
tiempo presente en tercera persona de singular
Decisión
Representa la decisión entre dos posibilidades
de acción. No debe numerarse
Flechas de flujo
Seleccionando un sentido, indican la
secuencia de actividades en el procedimiento
Entrada a archivo
físico
Se usan para señalar que un documento es
guardado en un archivo físico
Proceso
predeterminado
Es un conjunto de actividades contenidas en
un solo procedimiento al cual se hace alusión
en otro de mayor amplitud.
Conector de
operación en la
misma página
Indica la conexión a otra operación del
procedimiento, dentro de la misma hoja.
Anotar con un número ordenado y secuencial
en su interior, que se repite en la actividad
con la que se conecta
Conector fuera de
página
Indica la interrupción del procedimiento y su
continuación en otra página. Debe anotarse:
en el caso del conector de salida, en la parte
superior el número de conector y en la parte
inferior la pagina en la que continúa el
procedimiento; en el caso del conector de
entrada, en la parte superior el número de
conector y en la parte inferior el número de la
página de la que procede
Tabla 2.2 Simbología ANSI Fuente: ANSI
34
2.3.4 GUÍA PARA ELABORACIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Elaborar un manual de procedimientos, como cualquier otro componente de un sistema,
requiere de una adecuada planeación. En la mayoría de casos, lo importante no es cómo
elaborar el Manual de Procedimientos, sino identificar cuántos y cuáles van a ser los
procedimientos contenidos en ese manual.
Elementos que integran el Manual de Procedimientos
A continuación se describen los elementos de referencia que deberá contener el manual de
Procedimientos administrativos, desarrollado para la Unidad de Vicerrectoría Académica
de la UCA:
• IDENTIFICACIÓN DE LA EDICIÓN
Portada del Manual
• SECCIÓN DE DATOS GENERALES
Hoja de Formalización
Control de Cambios
Índice (tabla de contenido)
Prólogo
• SECCIÓN PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
Objetivo
Alcance
Personal involucrado
Recursos y Formatos
Lineamientos Generales
Flujograma del proceso
Descripción del Procedimiento
35
• SECCIÓN DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS
Glosario
Lista de Distribución
Anexo(s)
Los elementos listados deben usarse siempre. Si por excepción en alguno de ellos no
hubiese información que mencionar, debe de enunciarse la leyenda “NO APLICABLE”
para conservar la numeración de esos elementos y la estructura tanto del manual como de
cada uno de los procedimientos documentados.
IDENTIFICACIÓN DE LA EDICIÓN
Portada del Manual: es la parte externa del documento en la que se identifica con el título
e información única ligada a su edición.
La información que contendrá la portada, es la siguiente:
• Logotipo de la organización.
• Nombre oficial de la organización.
• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de revisión (en su caso).
• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo
lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el
número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o
diagonal.
36
SECCIÓN DE DATOS GENERALES
En esta sección se consideran los apartados que se refieren al área responsable del manual
de procedimientos administrativos internos, siendo información común,
independientemente del contenido de los procedimientos documentados. Debiéndose
incluir solo una vez.
Hoja de Formalización: contiene las firmas de autorización de los funcionarios
involucrados, a fin de darle validez al documento, así como la información complementaria
Control de Cambios: precisa los cambios, modificación o supresión a la información
contenida en cada procedimiento del manual, lo cual sirve para identificar las mejoras
autorizadas a la operación. El formato de Control de Cambios puede incluirse escaneado
con las firmas correspondientes.
Los criterios a tomar en cuenta para la necesaria revisión del manual son los siguientes:
término de la vigencia establecida, cambios en la organización, avances tecnológicos,
cambios en los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto (prestación
del servicio), resultado de acciones correctivas, preventivas, revisión de normas nacionales
e internacionales.
Índice (tabla de contenido): relación de los capítulos y páginas correspondientes que
forman parte del documento, se deben ordenar los capítulos que constituyen la estructura
del manual de procedimientos administrativos y las secciones de cada proceso
documentado a efecto de facilitar su localización
Prólogo: el beneficio de desarrollar este apartado se basa en que explica los propósitos que
se pretenden cumplir a través del manual de procedimientos administrativos, y da a conocer
un panorama general del contenido del manual, su utilidad e información referente al área
que se describe. Adicionalmente, se incluye: una breve descripción de cómo se revisa y
mantiene.
37
SECCIÓN PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
En esta sección se incluyen los apartados específicos para cada uno de los procedimientos
que se integran al manual, permitiendo que se manejen en forma individual con objeto que
no se altere el contenido ni numeración del manual al incrementar o eliminar información o
procedimientos.
Se debe de especificar de manera clara en cada procedimiento documentado el título
correspondiente, que indica las actividades que se describen.
Objetivo: consiste en describir en forma clara y concreta la finalidad que se pretende
alcanzar al utilizar el procedimiento.
Alcance: consiste en establecer la delimitación de la materia del procedimiento
administrativo. Es el tema o campo de acción sobre el cual se realizarán las actividades de
injerencia al procedimiento.
Personal involucrado: unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases.
Recursos y formatos:
Los recursos son todos los sistemas y/o medios utilizados en el desarrollo de las
actividades, los cuales buscan facilitar el trabajo.
Los formatos son todos aquellos formularios o documentos que se utilizan periódicamente
para registrar información y la evidencia relacionada con el proceso o sistema de trabajo de
cada área. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan
asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
38
Lineamientos Generales: son los cursos de acción de carácter general, que marcan la
actuación o lineamientos de las funciones, actividades y operaciones efectuadas en las
áreas. También considera las decisiones que se aplican en situaciones similares y buscan
prevenir todas o la mayor parte de las situaciones alternativas que puedan presentarse en el
desarrollo del procedimiento, es decir, definir expresamente qué hacer o a qué criterios hay
que ajustarse para actuar ante casos que se presentan habitualmente.
Diagrama de Flujo: se debe de representar gráficamente la secuencia lógica de las
actividades descritas en un procedimiento documentado, mostrando las áreas
administrativas que intervienen en el desarrollo del mismo.
Descripción del Procedimiento: se detalla la secuencia lógica y cronológica de las distintas
actividades u operaciones relacionadas, que precisan de manera sistemática el cómo realizar
una función o un aspecto de ella, de tal forma que se asegure su realización satisfactoria.
La finalidad de describir el procedimiento es la de uniformar y documentar las acciones que
realizan las diferentes áreas de la entidad, explicando en qué consisten, cuándo, cómo,
dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo y
orientar a los responsables de su ejecución en el desarrollo de sus actividades.
SECCIÓN DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS
En esta sección están aquellos apartados de complemento al manual de procedimientos
administrativos, que derivan de la información de cada uno de los procedimientos
documentados.
Glosario: catálogo de palabras de una misma disciplina, de un mismo campo de estudio
explicadas o definidas. Este apartado también comprenderá aquellos conceptos de
relevancia en el desarrollo del procedimiento, las palabras o nombres técnicos utilizados
que también se deben explicar para comprensión del texto.
39
Lista de Distribución: relación que contiene información sobre la entrega para difundir un
procedimiento o el manual de procedimientos internos del área, la cual sirve para controlar
la distribución., de manera que se asegura que el documento lo recibe y aplica la persona
que está realizando la actividad.
Anexo(s): apartado destinado para aquellos documentos que se requieren dentro del
proceso.
40
41
CAPITULO III: DISEÑO Y RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
REALIZADA EN VICERRECTORÍA ACADÉMICA
Estudiar y evaluar la situación actual de los procedimientos es el paso primordial para la
estandarización y documentación de los mismos. Para esto, es imprescindible realizar una
investigación planeada, que permita pasar de la identificación de procedimientos al
establecimiento de los mismos.
Es por ello determinante, la realización de un estudio preliminar, que permita conocer en
forma global las funciones y actividades que se realizan en la unidad de VRA, pues con
esta base se ha definido la estrategia global para el levantamiento de información,
identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del
proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar
los recursos necesarios para efectuar el estudio, datos que han sido definidos en los
capítulos previos.
Este capítulo describe detalladamente las fases seguidas para el levantamiento de la
información, llevado a la práctica, mostrando los resultados obtenidos en cada etapa.
3.1 GENERALIDADES
La unidad de Vicerrectoría Académica de la UCA, se encarga de establecer políticas
generales para el desarrollo de las actividades de investigación y docencia, tanto en grados
básicos como en postgrados, cuyas políticas deben seguir los lineamientos expuestos por la
junta de directores; pero además debe tener una participación activa en estas actividades,
fungiendo como supervisora y coordinadora del trabajo a desarrollar. Estas funciones
muestran una correlación entre los objetivos de la UCA y la unidad de VRA.
42
Vicerrectoría Académica, de acuerdo al organigrama de la UCA, depende directamente de
Rectoría y supervisa a las unidades académicas como Decanatos, Departamentos,
Informática, Biblioteca, Escuela de Idiomas, entre otras.
Las funciones que la unidad debe desempeñar, de acuerdo a la información encontrada en
los documentos Institucionales de la UCA, específicamente el Manual de Organización y
los Reglamento y Estatutos de la misma, son las siguientes:
• Revisión continua de los planes y programas de estudio de todas las carreras que
ofrece la Universidad
• Proponer cambios en planes y programas de estudio vigentes
• Elaborar planes y programas de estudio de nuevas carreras y proponer a la junta de
directores la aprobación de las mismas
• Proponer a Junta de Directores, el escalafonamiento del personal de los
Departamentos, Dirección de Informática y Biblioteca “P. Florentino Idoate”, así
como la modificación de contratos del personal escalafonado
• Aprobar la contratación de profesores, instructores y personal de Biblioteca “P.
Florentino Idoate” y Dirección de Informática
• Proponer a Junta de Directores el presupuesto de VRA
• Coordinar y evaluar el trabajo de sus subalternos inmediatos
• Elaborar la memoria anual de labores de la unidad
• Proponer a la Junta de Directores los convenios de cooperación con otras
universidades nacionales y extranjeras
• El vicerrector deberá ser parte del Consejo Ejecutivo y del Consejo Universitario
• Aprobar la planificación del trabajo anual elaborada por Vicerrectoría Académica
adjunta
• Aprobar el nombramiento de coordinadores de carrera
• Aprobar la adquisición de peticiones de material didáctico para los Departamentos y
equipos de laboratorios
43
Para el cumplimiento de estas funciones VRA desarrolla varias actividades y
procedimientos, dentro de los cuales, se pueden encontrar algunos que son variables de
acuerdo a las particularidades de cada caso y/o situaciones; pero por otro lado, se tiene
procedimientos que son de alguna manera repetitivos en cada ciclo o año lectivo, éstos
últimos son los que conciernen a la investigación que se ha desarrollado en esta tesis, pues
presentan la disposición de ser estandarizados, sin llegar a ser obsoletos; sino más bien,
regenerados a lo largo del tiempo para incluir mejoras que hagan el trabajo y al trabajador
cada vez más eficiente. Por tal razón, se estima conveniente iniciar la investigación con
una identificación de los procedimientos que serán el objeto del estudio, mostrando la
documentación de los mismos en el manual de procedimientos.
Todos los procedimientos desarrollados por VRA, son llevados a la práctica por el personal
actual con el que cuenta la unidad, que consisten de tres personas bajo la dirección del
Vicerrector.
Las actividades que le competen a la unidad son finalizadas en los tiempos requeridos, sin
embargo, estas podrían elaborarse en menores tiempos, que agilicen a la vez el retorno de
respuestas, si se realiza una distribución adecuada de tareas, definiendo con claridad
responsable de las mismas, a fin de evitar confusiones y discrepancias.
Las secciones siguientes muestran los pasos seguidos para la investigación, así como los
resultados obtenidos para cada una de estas etapas.
44
3.2 INVESTIGACIÓN REALIZADA A USUARIOS INTERNOS
El desarrollo de la investigación realizada con los usuarios internos se dividió en fases,
estas se muestran a continuación:
3.2.1 FASE I. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Objetivo
El objetivo de esta fase era lograr la identificación de los procedimientos que realiza
Vicerrectoría Académica de la UCA y que se encuentran dentro del alcance de este trabajo.
Esquema
Esta fase se encuentra estructurada de la siguiente forma (ver figura 3.1):
Figura 3.1 Esquema fase I. Identificación de procedimientos
PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. FASE 1
Definición del problema
Vicerrectoría Académica de la UCA no cuenta con estudios anteriores ni información
documentada referente a los procedimientos realizados.
Metodología de Recopilación
Se elaboró como primer paso la Guía de Recopilación de Información I, que consiste en un
Descriptor de Puestos, para el cual se proporcionó el formato a seguir2.
2 Ver anexo B: Formato de Descriptor de puestos
45
El objetivo principal que se perseguía era determinar las responsabilidades que competen a
cada persona que labora en VRA e identificar las principales actividades que realiza.
Adicional a esto se obtuvo información sobre las relaciones de autoridad, las relaciones
internas y externas de trabajo y el perfil requerido para el puesto; es decir, las competencias
y habilidades requeridas.
La información se obtuvo por medio de entrevistas realizadas al personal, en las cuáles se
formulaban todas las preguntas necesarias para completar el formato previamente
establecido del descriptor de puestos.
Para complementar y poder validar la información proporcionada, se revisó el Manual de
Reglamentos y Estatutos de la universidad, así como el Manual de la Organización, a modo
que se identificaran los procedimientos que realiza VRA o en los que interviene
directamente, para autenticar que las actividades descritas por el personal de VRA
incluyeran todas las actividades designadas a la unidad según los documentos oficiales de
la UCA.
Esta información sirvió de base para elaborar una guía II, la cuál consistía en un
cuestionario de preguntas abiertas3.
El fin de este cuestionario fue identificar los procedimientos realizados y que áreas
intervenían en los mismos, así como conocer las principales salidas generadas (documentos
y reportes)
Esta guía fue enviada vía correo electrónico al personal de VRA, la cuál se comprometió a
discutirla y proporcionar una respuesta consensuada.
3 Ver anexo C: Guía de investigación II
46
Datos y Fuentes de Información
Datos
• Primarios
Para la guía I se espera obtener la siguiente información:
o Identificación del Puesto
o Relaciones de autoridad.
o El propósito general del puesto.
o Las funciones especificas de cada puesto.
o La comunicación dentro de la Universidad.
o Relaciones internas de trabajo
o Relaciones externas de trabajo
o Perfil del puesto: requerimientos, experiencia laboral previa, conocimientos y
habilidades.
o Competencias: Técnicas, Personales e Institucionales.
Para la guía II se espera obtener la siguiente información:
o Principales actividades que realiza VRA
o Áreas con las cuáles se relaciona para realizar dichas actividades
o Los principales reportes/documentos que se generan
o Frecuencia con que realizan los reportes/documentos
• Secundarios
o Responsabilidades y funciones de VRA
Fuentes
• Primarias
El personal de VRA, ya que son ellos quienes proporcionaron la información al
realizarse las entrevistas o bien al completar el cuestionario enviado
• Secundarias
Documentos oficiales de la Universidad, tales como el Manual de Estatutos y
Reglamento Interno y el Manual de Organización, para identificar funciones y
responsabilidades que competen a VRA, así como comprobar cuales son las demás
47
unidades con las cuales interactúa VRA en dichos procedimientos, también servirá de
apoyo para establecer lineamientos, objetivos y demás generalidades en los
procedimientos proporcionados en la Guía I.
Población de Interés
La recopilación de la información se realiza directamente con todos y cada uno de los
miembros del personal de VRA de la UCA; es decir:
• Vicerrectora Académica
• Asistente de VRA
• Secretaria de VRA
• Colaborador de VRA
Desarrollo de la Investigación
Para la entrevista se siguió un guión no estructurado de preguntas; sin embargo la
información solicitada estaba acorde al formato del descriptor de puestos el cuál había sido
definido previamente y el cuál servía de base para realizar todas las preguntas necesarias
para ir completando cada apartado del descriptor en la secuencia que estaba definida.
El resultado de la información solicitada se incorporó al formato del descriptor de puestos4
Para obtener la información de cada puesto se realizaron entrevistas personalizadas a cada
miembro del personal.
Las consultas a los documentos de la Universidad sirvieron adicionalmente para obtener un
listado de los procedimientos que podían competer a VRA, dadas las diversas funciones y
responsabilidades que como unidad tienen que cumplir.
La repuesta de los usuarios a la guía II, permitió identificar no sólo los procedimientos que
realizan, sino que también las diferentes actividades que se deben efectuar y la persona o
personas responsables, así como también los documentos que generan, agregando cualquier
comentario pertinente.
4 Ver anexo D: Descriptores de puestos
48
Esta información fue proporcionada para los siguientes procedimientos:
1. Programación Académica
2. Evaluaciones de Docentes
3. Asignación del Escalafón Académico
4. Nombramiento de Decanos, Jefes y Coordinadores
5. Planilla y Contratos de Catedráticos e Instructores
6. Firma de Convenios y Contratos de Proyectos de Investigación y/o Consultorías
7. Solicitudes de Pago y Compra
8. Memoria de Labores
9. Atención Caso Estudiantes
Estas guías se encuentran en los anexos y son la base para la documentación de los
procedimientos5.
Análisis de Resultados
Con la información recolectada en esta primera Guía se procederá a analizar cada puesto y
de esta forma identificar quien o quienes intervienen en cada procedimiento para identificar
responsabilidades específicas.
Adicionalmente a partir del descriptor de puestos se obtuvo un listado de procedimientos
realizados por VRA que fueron complementados o validados con los definidos en el
Manual de Organización de la Universidad y el Manual de Estatutos y Reglamento Interno.
De este listado se descartaron los procedimientos que no se encuentran dentro del alcance
del trabajo.
Bajo estas condiciones, los procedimientos identificados son:
5 Ver anexo E: Guía de investigación II (Respuestas de VRA)
49
1. Programación Académica
2. Asignación del Escalafón Académico
3. Evaluaciones de Docentes
4. Nombramiento de Decanos y Jefes de Departamento
5. Nombramiento de Coordinadores de Carreras
6. Autorización de propuesta de contratación de Docentes
7. Autorización de propuesta de contratación de Instructores
8. Autorización de propuesta de contratación Escuela de Idiomas
9. Elaboración de Planilla
10. Firma de Convenios y Contratos de Proyectos de Investigación y/o Consultorías
11. Atención Caso Estudiantes
12. Solicitudes de Pago
13. Solicitudes de Compra
14. Memoria de Labores
Los procedimientos enlistados a continuación fueron descartados por no cumplir las
características de los que se están analizando en este trabajo de graduación; es decir, su
período de realización es mayor de un año o bien no son actividades propias de VRA.
• Elaboración de presupuesto
• Organización de Actividades
• Atención a Catedráticos
• Comisiones: Académica universitaria, Ejecutiva, universitaria, consejo Académico
universitario
• Cambios en planes y programas de estudio, creación y cierre de carreras
La guía II fue un punto de partida para obtener los procedimientos de VRA; sin embargo al
seguir la metodología propuesta por la fase II, que es básicamente la validación de la
información proporcionada, existieron procedimientos que tuvieron que separarse, tal es el
caso de la contratación de profesores ya que por la naturaleza de las actividades que se
50
realizan fue necesario distinguir cuando era un profesor por carga, profesor de escuela de
idiomas o servicios profesionales, instructores e instructores del curso preuniversitario.
Es por ello que de los diez procedimientos inicialmente identificados resultaron 14, los
cuáles son los documentando.
3.2.2 FASE II. VALIDACIÓN CON USUARIOS INTERNOS
Para poder realizar una revisión de los procedimientos identificados con el personal de
VRA, se realizaron varias actividades previas a la validación con los usuarios internos,
tomando de base la información recolectada con las guías utilizadas en la FASE I.
Así, el descriptor de puestos, permitió inicialmente, identificar no solo procedimientos
desarrollados, si no establecer además quienes son los usuarios internos con los que VRA
cuenta, con esta información se determinó la jerarquía u orden de relación existente entre
ellos.
La unidad de VRA se encuentra organizada internamente de la siguiente manera (ver figura
3.2):
Vicerrectora
Asistente de VRA
Secretaria de VRA
Colaborador de VRA
UNIDAD VICERRECTORÍA ACADÉMICA
Figura 3.2 Organigrama interno de VRA
51
Realizar una descripción general de cada uno de los procedimientos, es el punto de partida
para la validación de los mismos. En este punto se utilizaron las guías que preparó el
personal de VRA, en donde se proporcionaba la descripción de los procedimientos
identificados, mostrando la información general de las actividades desarrolladas para cada
uno, a partir de estas guías se elaboraron los flujogramas y cuadros de relación que
servirían para ampliar cada una de las actividades desarrolladas, permitiendo comprender
plenamente el procedimiento desarrollado en la práctica.
El formato recibido para la segunda guía (ver tabla 3.1) en la que se describían los
procedimientos fue el siguiente:
PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD AREAS DE
RELACIÓN ENCARGADOS
REPORTES/DOCUMENTOS
GENERADOS COMENTARIO
Tabla 3.1 Formato tabla descripción de procedimientos
A partir de este se realizó el flujograma del procedimiento siguiendo las actividades tal
como se habían comprendido.
Partiendo de este insumo se continuó con la fase de revisión de los procedimientos con los
miembros del personal de VRA, de modo que se solventara cualquier duda o información
incompleta.
Objetivo
Plasmar la situación real de cada uno de los procedimientos identificados, para realizar la
documentación de los mismos.
52
Esquema
El esquema seguido para la FASE II es el siguiente (ver figura 3.3):
Figura 3.3 Esquema Fase II. Validación con Usuarios Internos
PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Definición del Problema
Validar la información proporcionada sobre la realización de los procedimientos de VRA,
complementar la información y realizara las modificaciones y correcciones necesarias.
Metodología
Es esta fase se utilizó el método de la entrevista o reuniones individuales en las cuáles se
cuestionó orientadamente al personal de VRA, que estaba directamente involucrado en los
procedimientos (tal como se indicó en el formato anterior), para obtener información más
detallada de cada actividad descrita.
Este medio es el que brinda información más completa y precisa, puesto que el
entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, permite
percibir actitudes y recibir comentarios.
53
Datos y Fuentes de Información
Datos
Para cada procedimiento se deseaba obtener la siguiente información:
• Objetivos
• Estructura orgánica Normas y políticas administrativas
• Funciones
• Procedimientos
• Instrumentos jurídico-administrativos
• Equipo
• Condiciones de trabajo
• Ambiente laboral
Fuentes
Para esta fase se cuenta con una sola fuente de información, la cual está formada por los
miembros de la unidad de VRA, dado que son ellos quienes manejan a detalle la
información, pues tienen a su cargo el desarrollo de las actividades rutinarias de la unidad
que son las que se desean documentar, por lo que pueden detectar con facilidad
limitaciones o divergencias en relación con otros puntos de vista de los miembros de la
misma unidad.
Población de Interés
Las entrevistas se realizaron con los miembros del personal de VRA, generalmente con el
que tenía mayor participación en el procedimiento que se estaba validando.
Desarrollo de la Investigación:
Para la realización de las entrevistas o reuniones con el personal de VRA, se preparaba
previamente un cuestionario o guía de entrevista conteniendo los principales puntos que se
deseaban captar de cada uno de los procedimientos a analizar.
54
Esta guía opera a manera de marco de trabajo para que, al término de la misma, se pueda
verificar si se ha obtenido la información requerida.
Para la preparación de estas guías se utilizó un formato elaborado basándose en los
objetivos que se deseaban alcanzar para cada uno de los procedimientos estudiados, los
cuales son:
• Describir
• Conocer
• Descomponer
• Examinar críticamente
• Ordenar cada elemento
• Definir las relaciones
• Identificar y explicar su comportamiento
La elaboración del formato de entrevista o guía de entrevista, incluyo además la aplicación
de un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de la información que ya había
proporcionado VRA, este consistió en adoptar una actitud interrogativa, formulando de
manera sistemática seis preguntas fundamentales para cada una de las actividades
mencionadas en el procedimiento descrito:
• ¿Qué trabajo se hace?
• ¿Para qué se hace?
• ¿Quién lo hace?
• ¿Cómo se hace?
• ¿Con qué se hace?
• ¿Cuándo se hace?
El formato utilizado fue el siguiente (ver tabla 3.2):
55
Tabla 3.2. Formato entrevistas por procedimiento
Este formato permitió completar la información detallando aspectos importantes como:
• Áreas de trabajo: niveles de la organización que reflejan las condiciones reales de
funcionamiento, medios y personal involucrado
• Clientes y/ o usuarios: receptores de los servicios que genera la unidad de VRA.
• Mecanismos de información: recursos computacionales que permiten el acceso a
información interna o externa a la unidad que sirven como soporte para el desarrollo
del procedimiento.
Análisis de Resultados
Con toda la información proporcionada, se validaron finalmente los procedimientos y se
procedió a plasmar la situación real de los procedimientos, presentado la forma en que se
realizan cada una las actividades y diferenciando la situación real de la relativa, es decir,
sugerencias de mejora, procurando no confundir ambos aspectos, para dejar clara la
situación existente.
PROCEDIMIENTO
# Actividad Responsable Objetivo
DOCUMENTO/
RESULTADO
GENERADO
Mecanismos
de
información
utilizados
FRECUENCIA
(Diaria/Semanal/
Mensual/Un vez
por Ciclo)
CONTACTO
(PERSONA
DE
REFERENCIA,
Datos,
teléfono,
correo.)
Unidad
con que
se
relaciona
1
2
3
4
5
6
7
8
56
El desarrollo de los procedimientos, permitió no solo definir los flujos actuales sino además
establecer los requisitos operativos necesarios para el desarrollo de las actividades
involucradas en la culminación exitosa de cada procedimiento en el que VRA interviene o
tiene el papel principal.
3.2.3 FASE III: COMPILACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Seguidamente de haber desarrollado la FASE I y II de la metodología, con las cuales se
logró recopilar y validar la información básica y necesaria para la documentación de los
procedimientos identificados, se procedió a realizar la FASE III, que consiste en la
compilación de la información recolectada, en el manual de procedimientos.
En esta tercera fase se le dará seguimiento a la consolidación de los procedimientos que
fueron documentados con la información proporcionada por los miembros de VRA, esto
comprende: la estandarización de procedimientos y el levantamiento final del Manual de
Procedimientos.
Objetivo
Plasmar los procedimientos identificados como objeto de estudio de la investigación en el
formato del manual de procedimientos6 y definir para cada uno objetivos, herramientas,
formatos y responsables.
Esquema
El esquema diseñado para la descripción de la fase III se muestra a continuación (ver
figura 3.4):
Figura 3.4. Esquema fase III. Compilación de Procedimientos
6 Ver capítulo II: Guía de elaboración del manual de procedimientos
57
Resultados El resultado obtenido de esta fase III es el manual de procedimientos de la situación actual,
presentando cada uno de los procedimientos identificados. Este manual se presenta en el
capitulo 4.
3.3 INVESTIGACIÓN DE MERCADOS USUARIOS EXTERNOS
3.3.1 FASE IV. METODOLOGÍA DE MEJORAS Y OPTIMIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
A lo largo de esta metodología de recopilación se ha obtenido un insumo imprescindible
para realizar mejoras y optimizar los procedimientos, este insumo es el manual de
procedimientos.
Para complementar la información presentada en el manual de procedimientos, se estudió el
Mapa de Relaciones, el cual permitió visualizar el flujo de información entrante y saliente
de VRA e identificar las unidades o áreas que se relacionan directamente con ella, de modo
que se entro en una fase de validación, de la información proporcionada tanto por los
usuarios internos como los usuarios externos. Con el mapa de relaciones, se cuenta con otro
insumo para el análisis y mejora de procedimientos que se presenta en el capítulo 5.
A continuación se muestra el esquema de la fase 4 (ver figura 3.5) de la metodología de
recopilación de la información.
Figura 3.5. Esquema fase IV. Búsqueda de mejoras y optimización de procedimientos
58
Para obtener la información necesaria para elaborar el mapa de Relaciones, se desarrollaron
los pasos contemplados en la planificación que se presenta a continuación.
PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Definición del problema
Actualmente no existe documentación sobre los flujos de información existente entre VRA
y las demás unidades o áreas de la universidad, la cuál es necesaria para crear el Mapa de
Relaciones.
Metodología
Para esta fase específica de la metodología de investigación, se emplearon dos métodos de
recolección, el primero consistió en recabar la información mediante cuestionarios con
preguntas abiertas, y se reforzó con el método de las entrevistas cara a cara, para
incrementar el número de respuestas recibidas.
Los cuestionarios se enviaron por medio de correo electrónico a todas las unidades o áreas
involucradas directamente con VRA para los procedimientos que en este estudio se están
documentando y las entrevistas se realizaron con las áreas de las cuales no se obtuvo la
respuesta al cuestionario.
Objetivo
Obtener el detalle de la Información, reportes y/o documentos enviados y recibidos entre
las unidades de la UCA y VRA.
Datos y Fuentes de Información
Datos
• Primarios
o Documentos, reportes o información que VRA solicita a las áreas o unidades
o Documentos, reportes o información que las áreas o unidades envían a VRA
59
o El periodo de tiempo en el cuál VRA les solicita estos documentos, reportes o
información a las distintas áreas o unidades
o El periodo de tiempo en el cuál las áreas o unidades envía estos documentos,
reportes o información a VRA
• Secundarios
o Las distintas unidades o áreas de la universidad que se relacionan directamente
con VRA
Fuentes
• Primarias
Las diversas unidades o áreas que intervienen directamente con VRA.
Los contactos con todas las áreas o unidades fueron proporcionados por el personal de
VRA
• Secundarias
Se consultó el manual de Organización de la universidad Centroamericana José Simeón
Cañas, que contiene en el apartado de Objetivos y Estructura Organizativa de la UCA,
el Organigrama de la Universidad.
Población de Interés
Para determinar quienes serán los sujetos de investigación, se tomó como base el
Organigrama de la UCA, el cuál permitió identificar todas aquellas unidades o áreas que se
relacionan con VRA directamente, ya sea porque dependan de ella, o porque poseen el
mismo nivel jerárquico o superior.
Las unidades que se relacionan con VRA son:
60
1. Junta de Directores
2. Rectoría
3. Consejo Universitario
4. Consejo Ejecutivo
5. Vicerrectoría de Proyección social
6. Vicerrectoría Financiera
7. Dirección de Desarrollo Estudiantil
8. Dirección Administrativa
9. Secretaría General
10. Oficina de Personal
11. Oficina de Cooperación Internacional
12. Vicerrectoría Académica Adjunta
13. Dirección de Informática
14. Decanato de Ingeniería y Arquitectura
15. Decanato de Ciencias del Hombre de la Naturaleza
16. Decanato de Ciencias Económicas y Sociales
17. Departamento de Matemática
18. Departamento de Ciencias Naturales
19. Departamento de Tecnología de Procesos y Sistemas
20. Departamento de Electrónica e Informática
21. Departamento de Ciencias Energéticas y Fluidas
22. Departamento de Mecánica Estructural
23. Departamento de Organización del Espacio
24. Departamento de Administración de Empresas
25. Departamento de Ciencias Jurídicas
26. Departamento de Ciencias Políticas y Sociología
27. Departamento de Economía
28. Departamento de Filosofía
29. Departamento de Letras
30. Departamento de Psicología
Relación Descendente
Relación Ascendente
Relación Horizontal
61
31. Departamento de Teología
32. Biblioteca
33. Departamento de Salud Publica
34. Departamento de Educación
35. Escuela de Idiomas
Todas estas unidades o áreas se relacionan con VRA en algún momento; sin embargo se
estudiarán con especial interés aquellas unidades que se ven involucradas en los
procedimientos que se han identificado previamente y que han sido documentados dentro
del manual de procedimientos de VRA por encontrarse dentro del alcance de este trabajo.
Desarrollo de la Investigación
Se utilizo un cuestionario estructurado de preguntas abiertas, el esquema se encuentra en
los anexos7, este cuestionario se utilizó tanto para la investigación vía correo electrónico
como para las entrevistas.
Para el caso del envío del cuestionario por correo electrónico se proporcionó un ejemplo a
las áreas y unidades de modo que se facilitará la comprensión de la información solicitada8.
En cambio para las unidades entrevistadas, se realizo una revisión previa a cada uno de los
procedimientos para determinar los puntos de contacto de la unidad a entrevistar con VRA,
de manera que se obtuviera toda la información necesaria.
Análisis de Resultados
Las respuestas obtenidas de las diferentes áreas y unidades de interés se analizaron y se
filtró el flujo de información entrante y saliente que está relacionado con los
procedimientos que están siendo documentados en este trabajo.
7 Ver anexo F: Cuestionario de investigación Usuarios Externos 8 Ver anexo G: Cuestionario de investigación Usuarios Externos (EJEMPLO)
Relación Descendente
62
3.4 RELACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
VRA se relaciona directamente con otras áreas de la universidad por lo que existe entre
ellos un flujo de reportes, documentos y/o información la cuál puede ser el insumo o bien la
salida de los procedimientos que se desarrollan en esta unidad.
A partir de la información recabada para el levantamiento de cada uno de los
procedimientos, la cual se validó directamente con el personal interno de VRA y en la
etapa final se confirmó con los usuarios externos, se determinará este flujo existente el cual
servirá de base para la elaboración del MAPA DE RELACIONES
A continuación se estudiarán los procedimientos documentados, de manera que se plasmará
para cada uno de éstos el flujo existen entre VRA y las demás unidades
PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN ACADÉMICA
Esta información se verifica con los resultados obtenidos en la encuesta realizada al
representante de los Departamentos Académicos9, en la cuál se confirmó que VRA les
solicita la programación de carga asignada a cada académico antes del inicio de los ciclos
(en Abril y Septiembre), la cuál se está entregando actualmente vía correo electrónico o
personalmente (en Mayo y Octubre)
9 Ver anexo H: Cuestionario Usuario Externo. Jefe de Departamento
Figura 3.6. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Programación Académica
Departamentos Académicos
VRA
• Carta solicitud de hoja planificación y asignación académica • Solicitud de hojas pendientes de entrega o de correcciones en caso de incongruencias • Solicitud de correcciones para cumplir orientaciones de VRA
Departamentos Académicos
VRA
• Hoja de planificación y asignación académica • Hoja de planificación y asignación Académica corregida en caso existieron incongruencias • Hoja de planificación y asignación Académica actualizada de manera cumple orientaciones de VRA • Notificación de actualizaciones
63
PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DEL ESCALAFÓN ACADÉMICO
Departamentos Académicos
VRA
• Formatos de autoevaluación • Solicitud envío formularios pendientes • Resultados de UMAS asignadas y acumuladas de su Departament5o
Departamentos Académicos
VRA
• Autoevaluaciones certificadas por el Jefe de Departamento
CAU
• Convocatoria a miembros de la CAU • Autoevaluación cuantitativa • Solicitudes de ascenso en el escalafón del año anterior • Informe general de las UMAs acumuladas
Junta de Directores
VRA
• Recomendaciones de ascenso
CAU
VRA
• Solicitud de ascenso aprobada, para remitir a JD • Solicitud de ascenso rechazada • Asignación de UMAs por docente
VRA
• Cartas de notificación • Hojas Índices
VRA
Docentes
Junta de Directores
VRA
• Resolución de ascenso
• Solicitud de ascenso
VRA
Docentes
Figura 3.7. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Asignación del Escalafón Académico
64
Se pudo verificar mediante los cuestionarios realizados que VRA les solicita a los
Departamentos Académicos completar la autoevaluación de profesores, usualmente en
Noviembre. El jefe del Departamento por su lado les pide a sus docentes presentar dicho
documento a más tardar el 15 de Diciembre10, para estar enviando los resultados en el mes
de Enero
Mediante la entrevista realizada al Secretario General miembro de la Junta de Directores11
se constató que ellos reciben las propuestas de ascenso de los docentes previa revisión y
aprobación de la Comisión Académica Universitaria y que comunican su resolución a las
unidades involucradas, además de informar directamente al docente pertinente.
PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DEL DOCENTE
10 Ver anexo H 11 Anexo I: Resultados entrevista a Usuarios Externos. Junta de Directores
Dirección
Informática
VRA
• Solicitud de información: Alumnos inscritos por materia • Muestra de hojas de respuestas nuevas para verificar correcta lectura • Evaluaciones realizadas
Registro
Académico
Papelería/ Talleres Gráficos
VRA
• Requisición de materiales
VRA
• Solicitud de compra de materiales
VRA Unidad de Compras
• Notas de envío del material para evaluaciones del departamento • Sobres con material para evaluaciones • Hoja de resultados • Carta con comentarios sobre los resultados
VRA
Departamentos Académicos
• Solicitud de información: Alumnos inscritos por materia
65
Con los cuestionarios realizados a los jefes de Departamento12 se verificó que VRA envía
el material de las evaluaciones a esta unidad, dos veces al año (en Mayo y Octubre), cuando
están por finalizar el período de segundos parciales.
Además se validó el flujo de información que se mantiene con Dirección de informática,
para ello se realizó una entrevista13 en la cuál se confirmaron ciertas actividades, tales
como: envío de una muestra de la hoja de respuestas a utilizar para verificar que no exista
problemas al leer los resultados, además Informática envía la propuesta de calendarización
así como las etiquetas que se emplearan en el envío de los sobres de materiales.
Adicionalmente se constató que la unidad de Dirección de informática envía los resultados
en aproximadamente 2 semanas después de recibidas las evaluaciones por parte de VRA.
12 Ver anexo H 13 Anexo J: Resultados entrevista a Usuarios Externos. Dirección Informática
Figura 3.8. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Evaluación de Docentes
Dirección
Informática
VRA
• Informe de alumnos inscritos por materia • Resultado de prueba de hoja muestra • Propuesta de calendario de evaluaciones • Etiquetas para pegar en sobres • Hoja de resultados de evaluaciones
Registro
Académico
VRA
• Informe de alumnos inscritos por materia
Papelería/ Unidad de Compras
VRA
• Material solicitado para evaluaciones
• Carta firmada de recibo de material • Evaluaciones realizadas y material sobrante
VRA
Departamento Académico
66
PROCEDIMIENTO: NOMBRAMIENTO DE DECANOS Y JEFES DE
DEPARTAMENTO
En la entrevista que se realizó con un representante de los Decanatos14 se pudo constatar
que en efecto VRA solicita un informe para evaluar su gestión en el último año.
Adicionalmente, los resultados de la entrevista hecha al representante de Junta de
Directores15 permiten validar que ellos reciben la propuesta de renovación o nuevo
nombramiento de VRA, la resolución se les comunica a todas las áreas involucradas.
14 Anexo K: Resultados entrevista a Usuarios Externos. Decanatos 15 Ver anexo I
Decanatos/ Departamentos Académicos
VRA
• Solicitud informe de evaluación de último año al Decano y/o Jefe de Departamento
Decanatos/ Departamentos Académicos
VRA
• Informe de evaluación de su gestión
Junta de Directores
VRA
• Carta de propuesta de Jefe de Departamento o Decano
Junta de Directores
VRA
• Nombramiento de Decano o Jefe de Departamento
Figura 3.9. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Nombramiento de Decanos y Jefes de Departamento
67
PROCEDIMIENTO: NOMBRAMIENTO DE COORDINADORES DE CARRERA
Se pudo verificar en la entrevista realizada con el representante de los Decanatos16 que ellos
envían la propuesta del coordinador de carrera a VRA, usualmente la Vicerrectora
Académica tiene previo conocimiento de quien es la persona que se desea nombrar como
coordinador antes de recibir la propuesta del mismo.
PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN DE PROPUESTA DE CONTRATACIÓN
DE DOCENTES
16 Ver anexo K
Decanato
VRA
• Informa el periodo del coordinador termina • Brinda opinión preliminar de propuestas • Carta de nombramiento
Decanatos
VRA
• Comunica propuesta de nombramiento o renovación • Propuesta de Coordinador de Carrera • Nota de remisión de entrega de carta de nombramiento
Figura 3.10. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Nombramiento Coordinadores de Carrera
Departamento Académico
VRA
• Solicitud de correcciones o modificaciones a la propuesta • Rechazo de propuesta • Solicitud envío información del docente
Docentes
VRA
• Solicitud firma de contrato • Entrega de talonarios
Tesorería
VRA
• Listado de docentes pendientes de firmar contrato
68
PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN DE PROPUESTA DE CONTRATACIÓN
DE INSTRUCTORES
• Firma de Contrato VRA
Docentes
Departamento Académico
• Propuesta de contratación de catedrático por carga • Si es catedrático nuevo, envía documentación adjunta a propuesta
VRA
Figura 3.11. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Autorización Contratación de Docentes
Departamentos
VRA
• Solicitud de correcciones o modificaciones a la propuesta, si existieran anomalías • Notificación propuesta rechazada • Solicitud para completar información adjunta de propuesta • Notificación de instructores pendientes de firma de
Empresas UCA
VRA
• Solicitud talonarios de parqueo
Estudiante
VRA
• Tiquetes de parqueo
69
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE LA ESCUELA DE
IDIOMAS
Escuela de Idiomas
VRA
• Solicitud currículo del docente si es contratado por primera vez y no había sido enviado
Escuela de Idiomas
VRA
• Lista de contratación
Docentes
VRA
• Firma de contrato
• Talonarios de parqueo VRA
Empresas UCA
Departamentos
• Propuesta de contratación de instructor remunerado • Información faltante a propuesta
VRA
• Firma de contrato VRA
Estudiante
Figura 3.12. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Autorización Contratación de Instructores
Figura 3.13. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Elaboración de Contratos EI
70
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PLANILLA
Departamentos Académicos
VRA
• Solicitud completar información faltante de propuestas • Convocatoria a Instructor
Departamentos Académicos
VRA
• Información/documentación faltante en propuestas • Carta notificando renuncias o modificaciones
Instructor
• Hoja de Datos para afiliación
Control Financiero
VRA
• Borrador de planilla • Nota con las correcciones realizadas y una lista con códigos de propuestas ingresadas a planilla • Aviso de finalización de revisión de planilla
Instructor
VRA
• Documentos de afiliado
VRA
Escuela de Idiomas
VRA
• Hoja de pago de docentes de Escuela de Idiomas
• Envío de listado NUP de instructores que se registraron el mes anterior
VRA
Oficina de Personal
Control
Financiero
VRA
• Aviso de Finalización de Planilla individual • Planilla Definitiva
Figura 3.14. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Elaboración de Planilla
71
PROCEDIMIENTO: FIRMA DE CONTRATOS Y CONVENIOS DE PROYECTOS
DE INVESTIGACIÓN Y CONSULTORÍA
Unidades
Involucradas
VRA
• Solicitud de asesoría o resolución de consultas
Departamentos Académicos/
OCI
VRA
• Contrato o convenio del proyecto de investigación o consultoría • Contrato o convenio modificado
Departamentos Académicos/
OCI
• Solicitud para incorporar observaciones al contrato o convenio • Solicitud incorporar observaciones legales
Asesor Legal
VRA
• Contrato o convenio
Junta de Directores/ Rector
VRA
• Resolución de aprobado o rechazado
VRA
• Contrato o convenio previamente autorizado por VRA para aprobación
VRA
Junta de Directores/ Rector
Rector
VRA
• Resolución de aprobado o rechazado
Figura 3.15. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Firma de Contratos y Convenios de Proyectos de Investigación o Consultoría
72
En la entrevista con representante de Junta de Directores17 se validó la siguiente
información: esta unidad emite acuerdo mediante el cuál aprueba o rechaza el convenio;
además de solicitar revisiones o cambios al contrato que se desea establecer; esta resolución
se envía a VRA y se autoriza al Rector a firmar el convenio
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN CASO DE ESTUDIANTES
En la entrevista realizada con el representante de los Decanatos18 se aclaró que la mayoría
de los casos son atendidos primero por Decanato antes de VRA. Sin embargo; pudieran
existir excepciones.
Además se verificó que los Decanatos responden casi inmediatamente ante cualquier duda
que pueda tener VRA sobre el caso del estudiante, de no tener la respuesta en el momento,
se comunican en cuanto la hayan obtenido.
17 Ver anexo I 18 Ver anexo K
Decanato/ Departamento Académico
VRA
• Solicitud de asesoría o resolución de consultas • Consultas sobre el caso particular del estudiante • Aviso de resolución
Estudiante
VRA
• Solicita atención de su caso • Hoja de casos varios completa
Estudiante
• Formulario hoja de Casos Varios • Concerta cita para reunión con el estudiante y discutir el caso • Aviso de resolución
Decanato/ Departamento Académico
VRA
• Solución de consultas del caso atendido en VRA
VRA
Figura 3.16. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Atención caso de Estudiantes
73
PROCEDIMIENTO: TRÁMITES DE SOLICITUDES DE PAGO
PROCEDIMIENTO: TRÁMITES DE SOLICITUDES DE COMPRA
**Las unidades dependientes de VRA, como se ha mencionado anteriormente son:
Vicerrectoría Académica Adjunta, Dirección Informática, Decanatos, Departamentos
Académicos, Biblioteca y Escuela de Idiomas
Unidades dependientes de
VRA**
VRA
• Solicitud de corrección de documentos • Solicita comprobantes de pago en caso no hayan sido anexados
Oficina de Contabilidad y Presupuestos
VRA
• Acuse de recibo de solicitudes de pago
Oficina de Contabilidad y Presupuestos
• Originales de solicitudes de pago autorizadas
Unidades dependientes de
VRA**
VRA
• Solicitud de pago • Comprobantes de pago
VRA
Figura 3.17. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Solicitudes de Pago
Unidad de compras
Unidades dependientes de
VRA**
VRA
• Solicita cotización correcta
• Originales de solicitudes de compra autorizadas VRA
Unidades dependientes de
VRA**
VRA
• Solicitud de compra
Figura 3.18. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Solicitudes de Compra
74
PROCEDIMIENTO: MEMORIA DE LABORES
Esta información se verifica con los resultados obtenidos en la encuesta realizada con el
representante de los Jefe de Departamento19 en la cuál confirma que VRA les solicita la
memoria de labores a finales de año (Diciembre) y cada unidad se encarga de elaborarla y
enviarla a VRA, generalmente se entrega una copia impresa y una digital.
El resultado obtenido de analizar los flujos de información y/o materiales existentes entre
VRA y las demás unidades, servirá para poder construir el Mapa de Relaciones, el cual
reflejará únicamente el intercambio de información para los procedimientos que están
siendo documentados.
19 Ver anexo H
Departamentos Académicos
VRA
• Solicitud memoria de labores
Junta de Directores
• Memoria de labores de los Departamentos Académicos
Departamentos Académicos
VRA
• Memoria de labores de su unidad
VRA
Figura 3.19. Flujo de Información y Documentos de VRA en el procedimiento Memoria de Labores
75
MAPA DE RELACIONES
Figura 3.20. Mapa de Relaciones de VRA
D e pa rtam en to sA cadém ico s
B ib lio te caVR A
A d ju n taE sc ue la d e Id iom as
O C I
C AU
Em p re sa s U C A
O fic in a d e P e rson a lT e so re r ìa
E s tu d ia n te s
D e cana to s
Ju n ta d e D ire c to re s
U n id ad d e com p ra s
C o n tro l F in an c ie ro
R ec to r ìa
R e g is tro A cadém ico
V ic e rre c to r ía A c a d é m ic a
P lan if ic a c ió n d e a c tiv id a de s d e d o cen te s y d e in ve s tig a c iò n
E va lu a c ió n D esem peñ o d e d o ce n te s
A u to r iza c iò n p ro pue s ta
Je fe d e D ep to .
A u to r iza c ió n p ro pu e s ta
C on tra ta c iò n D o cen te s e in s tru c to re s
R ea liz a c ió n P ro ye c to d e In ve s tig a c ió n o C ons u lto r ía
P repa ra c ió nLog ís t ic a p a raE v a lu a c iò n d e
d o ce n te s
R eso lu c ió n C on su lta sC a so d e
e s tu d ia n te s
A u to r iza c ió nS o lic itu d e sD e com p raY pa go R e a liz a c ió n
P ro ye c to d e In ve s tig a c ió n o C o nsu lto r ía
A u to r iza c ió n so lic itu d e sd e com p ra y p ag o
A u to r iz a c ió nS o lic itu d e sD e com p raY p ago
A u to r iza c ió n so lic itu d e sde com p ra y p ago
E va lu a c ió nD esem peñ oD e d o ce n te s
S o lic itu d yE n v ío d e
M a te r ia le s p a raE va lu a c io ne s d e do c en te s
S o lic itu d y e n v íoD e ta lo n a r io s
T rám ite s d e A fil ia c ió n
R e ten c ió n p ago(P e nd ie n te f irm aD e con tra to )
In fo rm ac ió n d e l in s tru c to r (d e a f il ia c ió n )
R e so lu c ió nC aso d e
e s tu d ia n te s
In fo rm ac ió n d e l d o cen te
F irm a c on tra to D o cen te s /in s tru c to re s
D esem peñ o d o cen te
T rám ite sso lic itu d e s
A lum no sIn sc r ito s
P o r m a te r ia
G e ne ra c ió n P la n illa
D ire cc ió n d e in fo rm á tica
A u to r iza c ió n P ro ye c to s d e In ve s tig a c ió n o c on su lto r ia
A u to r iza c io ne s d e a scen so
V a lid a c ió n ca lid a d h o ja s e va lu a c ió n
C a le nda r iz a c ió n d e e va lu a c io n e s
A u to r iza c ió n so lic itu d d e c om p ra y p a go
N om b ram ie n to d e ca nos y Je fe s d e d e pa rtam en to
A u to r iza c ió n d e p ro ye c to s d eIn ve s tig a c ió n y con s u lto r ía
In fo rm a c ió nde g e s tió n re a liz a da e n e l a ño q u e f in a liz a A u to r iza c ió n so lic itu d e s
de com p ra y p ago
G es tió n d e P ago D e d o cen te s
C o n tra ta c ió nD e pe rso na l
A u to r iza c ió nP ropu es ta D eca nos
R e so lu c ió n ca so e s tu d ia n te s
77
CAPITULO IV: ESTANDARIZACIÓN, DOCUMENTACIÓN Y MEJORA DE
PROCEDIMIENTOS
El paso inicial para poder elaborar el “Manual de Procedimientos internos de VRA” fue
identificar los procedimientos que la unidad realiza actualmente, para definir cuales de
estos se iban a documentar basándose en las características propias de cada uno. Teniendo
esta información, se efectuaron una serie de actividades (ampliadas en el capítulo 3) que
permitieron conocer y establecer los pasos necesarios de ejecución, a modo de definir una
única forma de desarrollar cada procedimiento estudiado; en esta etapa se entró en una fase
de validación con los usuarios internos, en la que se realizaron varios ajustes hasta lograr
estandarizar la secuencia de tareas que permiten cumplir con el propósito de los
procedimientos, de manera que se elaboró un manual adecuado para la unidad.
En este capítulo se desarrolla el Manual de Procedimientos internos de VRA, donde se
detalla para cada uno: el objetivo, alcance, personal involucrado, recursos y formatos
utilizados, lineamientos, flujograma y la descripción de los procedimientos documentados.
Partiendo de la documentación se inicia la etapa de análisis y revisión de los
procedimientos; para ello se analizan los componentes del Sistema de Desempeño Humano,
a modo de evitar actividades innecesarias así como aquellas que implican demoras, y/o
reprocesos; se verifica además el uso de los insumos actuales con el propósito de identificar
oportunidades de mejoras en todos estos aspectos. Sin embargo; para completar esta
optimización de los procedimientos es necesario controlar las variables del SDH (Metas,
Diseño y Administración Operativa), es por ello que también se realiza la asignación de
roles y responsabilidades de las tareas que agregan valor al procedimiento, además de
definir las metas operativas para éstas. El producto obtenido es la Matriz de Roles y
Responsabilidades, la cual se elaboró para las propuestas de mejora que se presentan.
Es importante mencionar que el alcance de este trabajo es únicamente proponer mejoras en
los procedimientos, la decisión de implementarlas queda bajo el criterio de VRA.
4.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
78
UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA
“JOSÉ SIMEÓN CAÑAS”
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE
VICERRECTORÍA ACADÉMICA
UCA-VRA-01
SAN SALVADOR, MAYO 2007
i
HOJA DE FORMALIZACIÓN
Elaborado por:
Nombre Firma
Arnoldo Moreno Marta Ramírez Iveth Rivera Vanesa Velasco
Revisado por: Ing. Emilio Morales Director de tesis
Nombre Firma
Autorizado por: Ing. Celina Pérez Lector de tesis
Nombre Firma
79
ii
SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Página(s) modificada(s)
Propuesta por Descripción del cambio
Mayo/2007 1
Arnoldo Moreno Marta Ramírez Iveth Rivera
Vanesa Velasco
Documento original
Tabla 4.1. Control de cambios Manual de Procedimientos
80
iii
ÍNDICE
Pág.
Prólogo……………………………………………………………………………….......iv
A. Programación Académica…………………………………………………………......1
B. Asignación del Escalafón Académico…………………………………………….....10
C. Evaluaciones de Docentes…………………………………………………………...18
D. Nombramiento de Decanos y Jefes de Departamento…………………………….…27
E. Nombramiento de Coordinadores de Carreras……………………………………….31
F. Autorización de propuesta de contratación de Docentes.……………………………34
G. Autorización de propuesta de contratación de Instructores………………..………...42
H. Elaboración de Contratos de Escuela de Idiomas…………………………………....48
I. Elaboración de Planilla………………………………………………………………51
J. Firma de Convenios y Contratos de Proyectos de Investigación y/o Consultorías….63
K. Atención Caso Estudiantes…………………………………………………………..70
L. Solicitudes de Pago…………………………………………………………………..74
M. Solicitudes de Compra……………………………………………………………….79
N. Memoria de Labores…………………………………………………………………85
Anexos del Manual de Procedimientos (ver en anexos de tesis)….…………Ver anexos L
81
iv
PRÓLOGO
El presente documento consiste en un Manual de Procedimientos internos de VRA, el cual
responde a la necesidad actual de dicha unidad de contar con procedimientos
estandarizados, que permitan definir el trabajo, realizar una mejor asignación de actividades
nombrando responsables, pero sobre todo de estandarizar los procedimientos que realizan.
Este documento ha sido desarrollado mediante validaciones con los usuarios internos,
quienes son los responsables de asegurar el cumplimiento de las actividades de las que
consta cada procedimiento. Estas validaciones, mediante entrevistas, permitieron tener un
contacto directo con la persona que lo desarrolla, de manera que se pudo ahondar en cada
uno de los temas y responder a las inquietudes que surgieron a medida se armaba el
procedimiento.
El documento incluye catorce procedimientos estandarizados, para cada uno de los cuales
se han detallado aspectos como objetivos, alcances, responsables del desarrollo, formatos y
herramientas utilizadas, lineamientos, flujogramas y descripción del procedimiento.
Estos procedimientos son aplicables a la Unidad de Vicerrectoría Académica de la UCA
exclusivamente, aunque muestran relaciones con otras áreas, así como flujos de
información y/o documentos.
Cabe mencionar que la razón de haber estandarizado únicamente catorce procedimientos,
responde a varias razones, una de ellas, quizás la más importante es que algunos de los
procedimientos realizados son poco frecuentes, lo que los hace constantemente cambiantes
con el tiempo y su estandarización sería en vano.
Para evitar que el manual caiga en obsolescencia se recomienda su constante revisión y
actualización, a modo éste se vaya adaptando a la situación real y a las exigencias del
medio.
82
Código: PRGACA-A PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPRROOGGRRAAMMAACCIIÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 1
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo
Obtener la información de la planificación académica y la asignación de carga propuesta por los departamentos por ciclo, para puntualizar la carga de docencia, investigación, administración y proyección social a la que se compromete cada departamento y en sí cada docente, sirviendo estas de base para la retroalimentación del cumplimiento de las mismas al finalizar el periodo lectivo. B. Alcance
El procedimiento inicia con la recepción de las hojas de planificación y asignación de la carga académica y finaliza con el reporte resumen de la carga que tendrá cada departamento en el ciclo lectivo, archivado en los fólderes personales que maneja VRA para cada uno de los docentes de la UCA. Se especifican las actividades desarrolladas por VRA para el establecimiento de la programación académica, sin incluir las realizadas por los departamentos para la definición de la misma. C. Personal involucrado
� Vicerrectora Académica � Asistente de VRA � Secretaria de VRA � Colaborador de VRA � Departamentos Académicos
D. Recursos y formatos
� Formato de Asignación de Carga Académica del personal docente (Ver anexo L.A)
� Formato de Planificación del Trabajo de profesores/investigadores (Ver anexo L.A)
� Archivo de Excel para el levantamiento de información de la Carga Académica (Ver anexo L.A)
� Correo electrónico para el envío de la información � Microsoft Word para la elaboración de las cartas. � Microsoft Excel para establecer planificación Académica
83
Código: PRGACA-A PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPRROOGGRRAAMMAACCIIÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 2
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
E. Lineamientos Generales
� Entre los objetivos de VRA se encuentra: el planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades docentes y de investigación de la Universidad. UCA [2002] Manual de Organización. Unidades Académicas, p.21
� Son funciones de los Jefes de Departamento: f) someter a la aprobación de la Vicerrectoría Académica la planificación de las actividades de su Departamento. UCA [2000] Estatutos y Reglamentos Internos. Estatutos, Art. 67 p.32.
� Son actividades administrativas permanentes de los Decanatos: Elaborar y someter a aprobación de VRA la Planificación anual de trabajo de su unidad e informarle periódicamente sobre las actividades de la misma. UCA [2002] Manual de Organización. Unidades Académicas, p.27
� Entre las funciones de los Departamentos se encuentra: Someter a aprobación del Vicerrector Académico la planificación del trabajo académico de su unidad y presentarle informes periódicos sobre las actividades realizadas por su departamento. UCA [2002] Manual de Organización. Unidades Académicas p. 30
� Los departamentos ejecutará planes de constante formación pedagógica y actualización científica en coordinación con la VRA. UCA [2000] Estatutos y Reglamentos Internos. Estatutos, Art. 35 p.23.
84
Código: PRGACA-A PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPRROOGGRRAAMMAACCIIÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 3
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma del proceso
Vicerrectora académica
Colaborador de VRA
Secretaria de VRA
Asistente de VRA
Imprime las cartas que se enviarán a
cada departamento
Entrega cartas
para ser enviadas por correo interno
Primera revisión de hojas
Revisa cartas de
solicitud e identifica cambios
Sella las cartas que se enviarán
Recepción de hojas
de planificación y
asignación
académica
Firma cada una de
las cartas que se enviarán
Sellado de recibido y
fechado de hojas de
planificación para
archivado temporal
de las mismas
INICIO
Corrige las cartas
Elaboración de
cartas de solicitud
de planificación y
asignación
académica
Recibe hojas de planificación y
asignación académica
1/2
85
Código: PRGACA-A PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPRROOGGRRAAMMAACCIIÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 4
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
86
Asistente de VRAVicerrectora académica
Colaborador de VRA
Secretaria de VRA
no si
no si
no
si
1
Revisa con los jefes de departamento los casos de profesores que no cumplen lineamientos
Envía correcciones o cambios a asistente
¿Esta la carga académica de acuerdo a las
orientaciones de VRA?
Revisan la carga académica
establecida para cada profesor
Revisa y define si el incumplimiento es puntual o requiere una revisión mayor
¿Están completas y son congruentes las hojas recibidas?
Solicita a los deptos las actualizaciones hechas
a las hojas de planificación y
asignación académica
Envía archivo en formato excel vía correo electrónico a
vicerrectora académica
Puede ajustarse a orientaciones
de VRA
1
Digita la información de las hojas en el archivo
de excel
Se solicita a los departamentos las hojas no recibidas y/o corregidas
Actualiza resumen de carga académica
incluyendo las modificaciones
hechas
Realiza con el departamento modificaciones
puntuales a la carga de los profesores que no llenan lineamientos
1/1
2/3
Código: PRGACA-A PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPRROOGGRRAAMMAACCIIÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 5
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Figura 4.1. Flujograma del procedimiento Programación Académica
Vicerrectora académica
Colaborador de VRA
Secretaria de VRA
Asistente de VRA
si no
Archiva hojas de asignación académica
Recibe hojas con modificaciones
Emite correcciones
finales al resumen
Incluye correcciones en el archivo resumen
Recibe las hojas de la planificación académica y asignación modificadas
Envía archivo actualizado en formato excel vía correo electrónico a vicerrectora
Archiva en cada expediente de
docente las hojas de planificación
Valida la carga académica
actualizada con los jefes de
departamentos
¿Existen actualizaciones de parte del depto?
Envía archivo final en formato excel vía correo electrónico a vicerrectora
FIN
2/2
87
Código: PRGACA-A PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPRROOGGRRAAMMAACCIIÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 6
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Descripción del Proceso
RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Asistente de VRA
Elaboración de cartas de solicitud de hojas de planificación y
asignación académica
Se elaboran las carta de solicitud de las
hojas de planificación y de asignación
académica, en las cuales se pueden incluir
sugerencias para el desarrollo de las
mismas, que pueden variar según las
necesidades y cambios de cada ciclo
Nota: estas cartas se elaboran dos veces al
año, antes de iniciar el ciclo
2 Vicerrectora académica
Aprobación de cartas
Revisa que las cartas tengan la información
correcta y regresa carta con observaciones a
Asistente
3 Asistente de VRA Corrección, impresión
y sellado de cartas
Realiza correcciones detalladas por la
Vicerrectora académica en el formato de las
cartas que se enviarán, imprime las que se
enviarán a cada departamento y las sella
4 Vicerrectora académica
Firma las cartas de solicitud de hojas de
planificación y asignación académica
Firma cada una de las cartas de solicitud de
la información, y las regresa a asistente
para su adecuado envío a los departamentos
5 Asistente de VRA
Envío de cartas a los departamentos académicos
Entrega cartas para ser enviadas por correo
interno a cada uno de los departamentos
académicos
6 Secretaria de
VRA Asistente de VRA
Recepción y fechado de las hojas de planificación y
asignación académica
Se reciben las hojas de planificación y
asignación académica de cada
departamento y se sellan de recibido
indicando la fecha de recepción, estas se
van archivando temporalmente
88
Código: PRGACA-A PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPRROOGGRRAAMMAACCIIÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 7
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
7 Asistente de VRA
Primera revisión de las hojas de
planificación y asignación académica
Revisa que todos los profesores de planta
indicados en las hojas de Asignación de
Carga Académica tengan su
correspondiente hoja de planificación de
trabajo, y que la información en ambas sea
congruente.
Condición 1: si hacen falta algunas hojas o
necesita corroborar la información continúa
con la actividad #8, si están completas las
hojas y no hay dudas continúa con la #9
8 Asistente de VRA Solicitud de hojas no
entregadas
Se realizan llamadas a las secretarias o
asistentes de los departamentos que deben
completar y/o corroborar la información
enviada y se les solicitan las hojas no
recibidas, o se les solicita envíen las hojas
corregidas en los casos de incongruencias
9 Asistente de VRA Vaciado de la información
Se digita la información en el formato de
Excel para establecer la planificación
académica que tendrá cada uno de los
departamento en el ciclo que iniciará
Nota: en este formato se hace por profesor
y se saca el total del departamento
10 Asistente de VRA
Envío de la información a Vicerrectora
Le envía el archivo de Excel del
consolidado de la planificación académica
de los departamentos a la Vicerrectora
académica vía correo electrónico
11 Asistente de VRA
Vicerrectora académica
Revisión de la carga académica
Se verifica que la carga académica por
profesor este dentro de las orientaciones
que establece VRA
Condición 2: si no cumplen con las
orientaciones sigue con la actividad #12, si
cumple con las orientaciones sigue con la
actividad #15
Nota: no se tienen establecidas estas
orientaciones sobre la carga académica que
debe cumplir cada profesor
89
Código: PRGACA-A PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPRROOGGRRAAMMAACCIIÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 8
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
12 Asistente de VRA
Vicerrectora académica
Definir el tipo de incumplimientos con las orientaciones
Se identifica si el incumplimiento necesita
una corrección puntual o es necesario tomar
una decisión.
Condición 3: si la corrección es puntual
continua con la actividad #13, si el
incumplimiento requiere decisión pase a la
actividad #16
13
Asistente de VRA
Verificación con secretarias o
asistentes de los departamentos la
carga académica del profesor que incumple
las orientaciones
Se expone el caso de cada profesor con
incumplimientos y se determina las
correcciones que se le aplicaran a la carga
académica para que se encuentre dentro de
los lineamientos.
14 Vicerrectora Académica
Revisión con jefes de departamentos los casos específicos de incumplimientos de carga académica
Se expone el caso de cada profesor con
incumplimientos y se definen las
modificaciones que se le aplicarán a la
carga académica para que se encuentre
dentro de los lineamientos
15 Asistente de VRA
Modificación del archivo resumen incluyendo las
correcciones de la carga académica
Modifica el archivo resumen de la
planificación académica, con la nueva carga
académica de los profesores que
presentaban incumplimientos con las
orientaciones de VRA
16 Asistente de VRA
Solicita las actualizaciones
realizadas a las hojas de planificación y
asignación académica
Solicita a los departamentos el envío de las
actualizaciones realizadas a la planificación
académica al inicio del ciclo, si es que
existen
Condición 4: si existen actualizaciones
continúa con la actividad #17, si no existen
ir al paso #19
17 Asistente de VRA
Recibe e incluye las actualizaciones a la
planificación académica
Recibe las hojas actualizadas y confronta la
información con el archivo resumen de la
planificación académica para incluir los
cambios en éste
90
Código: PRGACA-A PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPRROOGGRRAAMMAACCIIÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 9
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
18 Asistente de VRA
Envía el archivo actualizado a la Vicerrectora
Envía el archivo en formato de Excel de la
nueva planificación académica de cada
departamento a la Vicerrectora para su
verificación
19 Vicerrectora Académica
Valida la información de la carga académica
con cada jefe de departamento
Revisan la carga académica del
departamento y las aportaciones de cada
uno de los profesores de planta para definir
cambios que incrementen o distribuyan de
mejor manera la carga
20 Secretaria de
VRA
Recepción y fechado de las hojas de planificación y
asignación académica actualizadas
Recibe de cada departamento las hojas de
asignación académica y planificación que
han sido modificadas luego de la revisión
de vicerrectora-jefes de departamentos,
para luego ser entregadas a la asistente
21 Asistente de VRA
Actualiza el resumen de la planificación
académica por departamento
Realiza la revisión y correcciones finales
del reporte resumen de la planificación
académica de cada departamento
22 Asistente de VRA
Envía a vicerrectora el documento final de
la planificación académica
23 Secretaria de
VRA
Archiva las hojas de asignación académica
Se archivan las hojas de asignación
académica de cada departamento en fólder
ampo de VRA
24 Colaborador de
VRA
Archiva las hojas de
planificación académica de cada
profesor en los fólder personales de
docentes
Se archivan las hojas de planificación del
docente en el fólder personal de éste.
Tabla 4.2. Descripción del procedimiento Programación Académica
91
Código: ASESAC-B PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AASSIIGGNNAACCIIÓÓNN DDEELL
EESSCCAALLAAFFÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 10
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo
Asegurar que los docentes que han cumplido con los requisitos de tiempo laborado, estudios realizados y Unidades Mérito, puedan ascender dentro del escalafón académico, certificando que serán evaluados correctamente por Comisión Académica Universitaria. B. Alcance
Este procedimiento abarca desde la recepción de las autoevaluaciones que hace cada docente del año finalizado de labores y finaliza con el envío de las hojas índices a los docentes para que ellos puedan emitir su solicitud para el escalafón académico. Se especifican las tareas desarrolladas por VRA para la preparación de la información que se envía a la CAU y el vaciado de los resultados, sin incluir las actividades o parámetros que considera la CAU para definir las UMAs que se otorgarán a cada docente. C. Personal involucrado
� Vicerrectora Académica � Asistente de VRA � Secretaria de VRA � Colaborador de VRA � Jefes de Departamento � Docentes � Junta de Directores
D. Recursos y formatos
� Microsoft Word para la elaboración de las cartas. � Formato de auto evaluación parte cualitativa (Ver Anexo L.B). � Formato de auto evaluación parte cuantitativa (Ver Anexo L.B). � Correo electrónico para el envío de la información.
92
Código: ASESAC-B PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AASSIIGGNNAACCIIÓÓNN DDEELL
EESSCCAALLAAFFÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 11
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
E. Lineamientos Generales
� Entre las funciones de VRA se encuentra: Proponer a la Junta de Directores el escalafonamiento del personal de los departamentos, la Dirección de informática y la Biblioteca “P. Florentino Idoate”. UCA [2002] Manual de Organización. Unidades Académicas, p.22
� Corresponde al Vicerrector Académico: h) Proponer a la Junta de Directores es escalafonamiento del personal académico de las unidades que dirige, así como la modificación de sus contratos. UCA [2000] Estatutos y Reglamentos Internos. Estatutos, Art. 52 p.27
� El escalafón académico de la UCA está organizado en categorías, ordenadas jerárquicamente, según las funciones desempeñadas en la docencia, la investigación, la proyección social y en otras actividades universitarias. UCA [2000] Estatutos y Reglamentos Internos. Reglamentos de la Carrera Académica, 174.
� Los criterios que rigen el escalafón son los siguientes: formación, mérito, tipo de contratación, tiempo de servicio y funciones de los académicos. • La categoría 1 comprende académicos con al menos un grado de licenciatura
o ingeniero contratado de forma temporal o indefinida, deben tener de 0 a 14 UMAs.
• La categoría 2 comprende académicos que han desarrollado la categoría 1 satisfactoriamente por al menos 1 año, tienen de 15 a 44 UMAs.
• La categoría 3 comprende académicos que se han desempeñado satisfactoriamente en la categoría 2 durante 3 años, haber colaborado en al menos dos proyectos de investigación o producción, deben tener de 45 a 89 UMAs.
• La categoría 4 comprende académicos que se han desempeñado satisfactoriamente en la categoría 3 durante un período no menor de 5 años, tener título de postgrado, haber realizado como mínimo dos trabajos de investigación o producción teórica para su unidad académica, tener de 90 UMAs en adelante. UCA [2000] Estatutos y Reglamentos Internos. Reglamentos de la Carrera Académica, 174-178.
93
92
Código: ASESAC-B PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AASSIIGGNNAACCIIÓÓNN DDEELL
EESSCCAALLAAFFÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 12
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma del proceso
94
Docentes
ComisiónAcadémica Universitaria(CAU)
DepartamentosAcadémicos
Colaborador VRA
VicerrectoraSecretarta VRA
AsistenteVRA
Envío de formularios de auto evaluación
Inicio
Envio de notificación a Jefe de Departamento
Recepción y distribución
de formularios
¿Existen formularios pendientes?
SI
NO
Archiva autoevalua-ciones
Separación de formularios cuantitavios y cualitativos
Revisa autoevaluaciones
y asigna puntuación en formularios por
docente
Notifica a Docentes con formulario
pendiente de entrega
Completan formularios y lo
envían a docentes
Revisa formularios y lo
aprueba firmándolo
Guarda una copia y envía formularios
Recepción de formularios completos
Docentes llenan formularios pendientes
Envía formularios pendientes
Recepción de formularios adicionales
Define fecha de reunion con CAU
Informa convocatoria a miemros de CAU
Envia autoevaluacion cualitativa a Vicerrectora
Revisa autoevaluaciones cualitativas
Envía autoevaluacion cuantitativa y solicitudes de ascenso a CAU
1/2
Código: ASESAC-B PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AASSIIGGNNAACCIIÓÓNN DDEELL
EESSCCAALLAAFFÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 13
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Junta DIrectoresDocentes
ComisiónAcadémica Universitaria(CAU)
DepartamentosAcadémicos
Colaborador VRA
Secretarta VRA
VicerrectoraAsistenteVRA
3/3
2/1
Revisa solicitudes ascenso del año
anterior
¿Solicitud aprobada?
SI
Reciben recomendacion de ascenso y autoriza
Se descarta solicitud de ascenso
NO
Recibe las Hojas de evaluaciones de la
CAU
Realiza vaciado de informacion en formato Excel
Envia archivo a Asistente de VRA
Envia a la CAU informe general
CAU recibe informe general
Elabora Hojas Indice
Elabora cartas de notificacion
Revisa y firma cartas
Presenta recomendacion de ascenso a JD
Formula punto de agenda para proxima reunion de JD
Envia cartas y Hojas Indice a Docentes
95
Código: ASESAC-B PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AASSIIGGNNAACCIIÓÓNN DDEELL
EESSCCAALLAAFFÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 14
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Figura 4.2. Flujograma del procedimiento Asignación del Escalafón Académico
Junta DIrectoresDocentes
ComisiónAcadémica Universitaria(CAU)
DepartamentosAcadémicos
Colaborador VRA
Secretarta VRA
VicerrectoraAsistenteVRA
3/2
Envia archivo detalles de UMAS por departamento a
Jefes
Emite solicitud de ascenso del periodo
en curso
Recibe solicitud de ascenso de docente
Revisa que el docente cumpla requisitos de ascenso
Archiva Solicitudes
Fin
96
Código: ASESAC-B PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AASSIIGGNNAACCIIÓÓNN DDEELL
EESSCCAALLAAFFÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 15
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
G. Descripción del Proceso N ۫ RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Asistente de VRA
Envío de los formatos de autoevaluación a los
Jefes de departamentos
Envía el formato de autoevaluación a los jefes
de los departamentos, por medio de correo
electrónico y comunica fecha de recepción
Nota: este formato incluye una parte para la
autoevaluación cualitativa y cuantitativa. Se
envía la primera semana de Noviembre y se
recibe la segunda semana de Diciembre.
2 Jefes de
departamentos
Recibe formatos y los distribuye a los
docentes
Recibe el formato por correo electrónico y
entrega una copia a cada docente de su
departamento con contrato de tipo permanente
3 Jefes de
departamentos
Reciben y revisa formato lleno de los
docentes de su departamento
Consolida los formatos recibidos de los
docentes de su departamento, y se queda con
una copia de la autoevaluación cualitativa, y
da su aprobación a las autoevaluaciones
certificándolo con su firma
4 Secretaria de
VRA
Recibe los formularios llenos
Recibe por correo interno los formatos
impresos de las autoevaluaciones
5 Asistente de VRA
Verifica si tienen formularios pendientes de entrega por cada
departamento
Revisa si han recibido los formularios
completos de cada departamento
Condición 1: si están completos pasa a la
actividad #8, si están incompletos pasa a la
actividad #6
6 Asistente de VRA
Informa al Jefe del departamento y
solicita formularios pendientes
Informa al jefe del departamento para que le
envíe los formularios que tienen pendientes
7 Secretaria de
VRA
Recibe los formularios
adicionales
Recibe los formularios pendientes
Nota: si no recibe el total de formularios el
docente no recibirá las UMAs que le
corresponden
8 Asistente de VRA
Separa la autoevaluación en su parte cualitativa y la
cuantitativa
Separa la autoevaluación en la parte
cuantitativa y la cualitativa, para sus
respectivos envíos
9 Vicerrectora Académica
Define fecha de reunión con la CAU
Define la fecha de la reunión con la CAU en
la cual se evaluará el escalafón académico
97
Código: ASESAC-B PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AASSIIGGNNAACCIIÓÓNN DDEELL
EESSCCAALLAAFFÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 16
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
N ۫ RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
10 Asistente de VRA
Informa a los miembros de la CAU la convocatoria hecha por la Vicerrectora
Envía correo electrónico y/o realiza llamadas
telefónicas para realizar la convocatoria
11 Asistente de VRA
Envía autoevaluación cualitativa a la Vicerrectora
Envía autoevaluación cualitativa de docentes
a vicerrectora para revisión previa a la
reunión con los demás miembros de la CAU
12 Vicerrectora Académica
Realiza revisión a las
autoevaluaciones cualitativas
Revisa y luego entrega a asistente para su
almacenamiento en expedientes de profesores
13 Asistente de VRA
Archiva autoevaluación cualitativa en expedientes de profesores
14 Asistente de VRA
Envía autoevaluación cuantitativa a reunión de CAU, además de las solicitudes de escalafón
del año anterior
15 CAU
Revisa las autoevaluaciones de
los profesores y asigna una puntuación
Asignan las UMAs de acuerdo a lo expuesto
por el docente
16 CAU
Revisa las solicitudes de ascenso del año
anterior
Revisa las solicitudes de ascenso emitidas por
los docentes el año anterior
Condición 1: si la solicitud se aprueba seguir
con actividad 17, si se rechaza queda
descartada la solicitud de ascenso
17 Vicerrectora Académica
Presenta recomendación de
ascenso a JD
Presenta por medio del rector, la
recomendación de ascenso a la junta de
directores para su aprobación definitiva
18 Asistente de VRA
Formula punto de agenda para próxima
reunión de JD
Formula como punto de agenda la aprobación
o rechazo de los ascensos aprobados por la
CAU
19 Colaborador de
VRA
Recibe las hojas de las evaluaciones de la
CAU
Recibe impresas las hojas de las
autoevaluaciones con las UMAs que la CAU
le otorgó a cada docente
98
Código: ASESAC-B PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AASSIIGGNNAACCIIÓÓNN DDEELL
EESSCCAALLAAFFÓÓNN AACCAADDÉÉMMIICCOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 17
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
N ۫ RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
20 Colaborador de
VRA
Realiza el vaciado de la información en formato de Excel
Completa el formato de Excel, indicando el
detalle de UMAs ganadas por departamento,
por docente (por año) y el general (UMAs
acumuladas)
21 Colaborador de
VRA
Envía archivo a Asistente
Envía el archivo de Excel del vaciado por
correo electrónico
22 Asistente de VRA Envía a la CAU el informe general
Envía por correo interno a miembros CAU, el
informe general de las UMAs acumuladas
23 Asistente de VRA Elabora las hojas
índice
Elabora el documento que detalla las UMAs
ganadas por cada docente por su labor en el
año
24 Asistente de VRA
Elabora cartas de notificación de UMAs
ganadas
Elabora las cartas que se enviarán a cada
docente con las hojas índice correspondientes
25 Vicerrectora Académica
Revisa y firma cartas Revisa las cartas que se enviaran a los
docentes y firma cada una de estas
26 Asistente de VRA Envío de cartas y hojas
índice
Envía por correo interno a cada docente su
hoja índice con la respectiva carta
27 Asistente de VRA
Envío del archivo de detalles de UMAs por departamento a los
jefes de cada departamento
Le envía el archivo del consolidado de UMAs
por departamento a cada uno de los jefes de
los departamentos
28 Docente Emite solicitud de ascenso de categoría
El docente que ha cumplido con los requisitos
para subir de categoría tiene la libertad de
emitir la solicitud de ascenso
29 Secretaria de
VRA Recibe solicitud de
ascenso
30 Asistente de VRA
Revisa que el docente que emitió solicitud cumpla con los
requisitos para el escalafón
Revisa que el docente efectivamente cumpla
con los requisitos para pasar de categoría
31 Asistente de VRA
Archiva solicitudes para la evaluación de
la CAU del año siguiente
Tabla 4.3. Descripción del procedimiento Asignación del Escalafón Académico
99
Código: EVADOC-C PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 18
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo Gestionar toda la logística requerida para poder realizar las evaluaciones de Docentes que laboran en la Institución y garantizar una retroalimentación a todos los interesados de su desempeño.
B. Alcance
Este procedimiento inicia con obtener y totalizar la cantidad de alumnos inscritos en la UCA con lo que se asegura que todos los estudiantes realicen la evaluación de su catedrático y así lograr por medio de los resultados conocer el desempeño de los catedráticos que laboran en la institución, finaliza en archivar la evaluación en el expediente de cada catedrático como historial de su docencia en esta institución. Se especifican las actividades desarrolladas por VRA para realizar las evaluaciones de docentes, sin incluir el detalle de las ejecutadas por las otras unidades.
C. Personal involucrado � Vicerrectora Académica � Asistente de VRA � Secretaria de VRA � Colaborador de VRA � Departamentos Académicos � Dirección de Informática � Papelería � Unidad de Compra
D. Recursos
� Formulario de Solicitud de Artículos de Papelería (Ver anexo L.C) � Formulario de solicitud de compra (Ver anexo L-M) � Formato de Hoja de Resultados de Evaluación de Docentes (Ver anexo L.C) � Correo Electrónico para solicitud y envío de información � Microsoft Word para elaboración de cartas
E. Lineamientos Generales � La evaluación de los estudiantes se obtendrá mediante el instrumento
correspondiente y se llevará a cabo bajo la coordinación de la Vicerrectoría Académica. UCA [200] Estatutos y Reglamentos Internos. Reglamento Carrera Académica, Art. 41 p.185
� El académico tiene derecho a conocer los resultados de las evaluaciones para lo cual debe acudir a la Vicerrectoría Académica UCA [200] Estatutos y Reglamentos Internos. Reglamento Carrera Académica, Art. 42 p.185
100
Código: EVADOC-C PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 19
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma del proceso
101
Código: EVADOC-C PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 20
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
102
Código: EVADOC-C PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 21
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Figura 4.3. Flujograma del procedimiento Evaluación del Docente
103
Departamentos Academicos
Dirección de Informática
Colaborador de VRA
Secretaria de VRA
Asistente de VRA
Vicerrectora Académica
4/2
Envío de resultados
Recepción de hojas de resultados
Elaboración de listado de materias evaluadas
Recepción y revisión de resultados
Recepción, envío y archivo de hojas de resultados
Recepción de hojas de resultados
Elaboración de cartas con comentarios
Envío de cartas con comentarios
Recepción de cartas con comentarios
FIN
¿Resultados Particulares?
no
SI
Recepción de evaluaciones
Elaboración de listado de
evaluaciones enviadas
Envío de evaluaciones recibidas
Achivo
Código: EVADOC-C PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 22
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
G. Descripción del Proceso Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Asistente de VRA
Solicitud de
Alumnos inscritos por materia
Se solicita a Dirección de Informática o
a Registro Académico la información de
alumnos inscritos por materia, por
medio de teléfono o correo electrónico.
2
Dirección de Informática /
Registro Académico
Provee información
de alumnos inscritos por materia.
Provee la información por medio de
correo electrónico o teléfono según
aplique
3 Asistente de VRA Recepción de información
4 Asistente de VRA Totalizar cantidad de alumnos inscritos
Con la información obtenida de alumnos
inscritos por materia. Se totaliza la
cantidad para saber cuanto material se
utilizará en la evaluación.
5 Colaborador de
VRA
Revisión de material sobrante.
Revisar el material de evaluaciones
existente en VRA, contar las hojas de
preguntas y de respuestas, lápices,
sobres que han quedado de ciclo pasado.
6 Asistente de VRA
Verificar si el
material existente es suficiente
Condición 1: En caso de no ser
suficiente material para evaluaciones
continúe en paso #7. Si el material
existente en VRA es suficiente continúe
en paso #17
7 Asistente de VRA
Consulta de Material en
existencia en Papelería o Talleres
Gráficos
Para el material de evaluaciones (hojas
de pregunta y respuesta), continuar con
el paso #8.
En caso de lápices y sobres, se consulta
por teléfono si hay inventario
Condición 2: Si existe inventario
continúe en paso #9. En caso contrario
continuar con la actividad #11
104
Código: EVADOC-C PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 23
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
8 Asistente de VRA
Elaboración y envío de requisición de
material de Hojas para evaluación
Elaborar Requisición de material (hojas
de respuesta, hojas de pregunta) y
enviarla a Talleres Gráficos.
Siga con el paso #13
9 Asistente de VRA
Elaboración y envío
de requisición de material de lápices y
sobres
Se elabora una requisición de material
de lápices y sobres y se envía a
Papelería.
10 Papelería /
Talleres Gráficos
Recepción de
requisición de material
Las unidades reciben por correo interno
la requisición de material.
Continúe en paso #13.
11 Asistente de VRA
Elaboración y envío de Solicitud de
compra
Se elabora la solicitud de compra y se
envía a Unidad de Compra
12 Unidad de Compra
Recepción de solicitud de compra.
13 Papelería /
Talleres Gráficos
Suministra material para evaluaciones
Las unidades suministran el material
solicitado.
14
Asistente de VRA
Recepción de material para
evaluaciones
Se recibe el material de la unidad
correspondiente según el caso
(Papelería/Talleres Gráficos).
15 Asistente de VRA Envío de muestra de
hojas.
Se envía a Dirección de Informática
muestra de hojas de respuesta nuevas
dadas por Talleres Gráficos, no se envía
enviar muestra de material sobrante
porque fue revisado ciclo anterior.
16 Dirección de Informática
Recepción y
verificación de muestra
Recibe la muestra de hojas de respuesta
y verifica que no haya problemas de
lectura en éstas.
17 Dirección de Informática
Respuesta de la
verificación de hoja de muestra.
Envía una respuesta a VRA por correo
electrónico, informando de resultado de
prueba de hoja muestra.
Condición 3: Si muestra es aceptada siga
en paso #18, si existen problemas en la
muestra regrese a paso #8
105
Código: EVADOC-C PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 24
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
18 Dirección de Informática
Envío de Propuesta de calendario de
evaluaciones
Envía propuesta de calendario de
evaluaciones para verificar en VRA
19 Asistente de VRA
Recepción y revisión de propuesta de
calendario de evaluaciones
Recibe y revisa propuesta de calendario.
Verifica que no exista cruce de
actividades que impidan la realización
de las propuestas en el calendario.
20 Vicerrectora Académica
Revisión de propuesta de
calendario
Hace las modificaciones consideradas a
su criterio y complementa información,
estableciendo la calendarización
definitiva.
21 Dirección de Informática
Envío de Etiquetas para sobres.
Envía las etiquetas para pegar en sobres
Nota: información que incluye etiqueta:
Nombre y código de materia, nombre y
código de docente, sección y número de
alumnos
22 Secretaria de
VRA
Recepción de etiquetas
Recibe etiquetas las cuales contienen la
información para los sobres de material.
Sella acuse de recibo
23 Asistente de
VRA
Revisión de
etiquetas
Revisa que no existan errores de
impresión en etiquetas.
24 Asistente de VRA Elaboración de notas de envío.
Elabora notas para los departamentos
académicos con el detalle del material
(cantidad de lápices y hojas) que
contienen los sobres y con fecha de
recepción de evaluaciones. Se imprimen
2 copias.
25 Colaborador de
VRA
Preparación de sobres con material
de evaluaciones
Prepara sobres Manila con material
(hojas de preguntas y respuestas,
lápices) y pega etiquetas. Este material
se ordena por materia, sección y
catedrático.
26 Colaborador de
VRA
Envío de sobres con
material de evaluación
Envía los sobres que corresponden al
departamento académico. (Se envía en
caja los sobres preparados)
106
Código: EVADOC-C PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 25
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
27 Departamentos Académicos
Recepción de sobres con material de
evaluación
Recibe la caja con material para
evaluación y firma nota de envío, queda
una copia en departamento.
28 Colaborador de
VRA
Recepción y archivo de nota de envío
firmada.
Recibe 1 copia de nota de envío de
material, firmada por Departamento
Académico y la archiva.
29 Departamentos Académicos
Envío de
evaluaciones y material sobrante.
Cada Depto. Académico envía las
evaluaciones realizadas en los sobres
que se les entregó el material y devuelve
material sobrante de evaluación.
30 Asistente de VRA
Recepción de
evaluaciones de los Departamentos y
material sobrante.
Recibe las evaluaciones enviadas por los
Departamentos Académicos. Sello de
recibido.
31 Colaborador de
VRA
Guarda material sobrante.
32 Asistente de VRA
Elaboración de listado de
evaluaciones recibidas
Elabora un listado con el detalle de las
evaluaciones recibidas de cada
departamento.
33 Asistente de VRA
Envío de
evaluaciones recibidas
Envía evaluaciones recibidas de los
Departamentos a Dirección de
Informática. Siga en paso #34 y #35.
34 Dirección de Informática
Recepción de Evaluaciones
Siga en paso #37
35 Asistente de VRA
Elaboración de listado de
evaluaciones enviadas
Elabora un listado de control con el
detalle de las evaluaciones enviadas a
Dirección de Informática.
36 Asistente de VRA
Elaboración de
listado de materias evaluadas
Elabora un listado de las materias que se
han evaluado y las que faltan.
107
Código: EVADOC-C PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 26
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
37 Dirección de Informática
Envío a VRA de hojas de resultados
Envía tres copias de la hoja de
resultados de las evaluaciones.
Nota: Este año se implementará la
metodología de que Dirección de
Informática envíe 2 copias físicas y la de
VRA sea digital vía correo electrónico.
38 Secretaria de
VRA
Recepción de hojas de resultados
Recibe y sella acuse de recibo de hojas
de resultados.
39 Secretaria Académica
Entrega de hojas de
resultado.
Entrega 1 copia a vicerrectora y 2 a
colaborador de VRA para que entregue a
departamentos.
40 Vicerrectora Académica
Recepción y revisión de hojas de
resultados
Condición 4: En caso de existir
particularidades en los resultados
continúe en paso #43. De lo contrario
continúe en paso #44.
41 Colaborador de
VRA
Envío de hojas de
resultados
Se envía al Departamento Académico
las dos copias restantes de las hojas de
resultados (una para Catedrático y otra
para jefe de departamentos)
42 Departamentos Académicos
Recepción de hojas
de resultados
Firma y sella acuse de recibido
43 Vicerrectora Académica
Elaboración de
cartas con comentarios
Elabora cartas para el jefe de
Departamento Académico con
comentarios acerca del resultado de la
evaluación.
44 Asistente de VRA
Recepción y envío de cartas con
comentarios
45 Departamentos Académicos
Recepción de cartas
con comentarios
46 Colaborador de
VRA
Recepción y archivo de evaluación
Se archiva la evaluación en el
expediente del catedrático.
Tabla 4.4. Descripción del procedimiento Evaluación del Docente
108
Código: NODEJE-D PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: NNOOMMBBRRAAMMIIEENNTTOO DDEE
DDEECCAANNOOSS YY JJEEFFEESS DDEE DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 27
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo
Asegurar y proponer la renovación o nombramiento de los cargos de Jefes y Decanos de la UCA cuando éstos han cumplido el tiempo establecido para el mismo, certificando además que la persona seleccionada logrará desempeñar sus funciones bajo los lineamientos establecidos por la universidad. B. Alcance
Este procedimiento abarca desde la elaboración del calendario anual de nombramientos y finalización de períodos de cada Jefe y Decano en el puesto y termina con la propuesta de dicho nombramiento o renovación a la Junta de Directores. Se especifican las actividades desarrolladas por VRA para la propuesta de Jefes y Decanos, sin incluir las actividades desarrolladas por la Junta de Directores para aprobar o rechazar la propuesta de VRA. C. Personal involucrado
� Vicerrectora Académica � Asistente de VRA � Decanos y Jefes de Deptos. � Secretaria de VRA � Junta de Directores
D. Recursos y formatos
� Microsoft Word, para la elaboración de la propuesta. � Microsoft Excel, para la elaboración del calendario de nombramientos y
finalización del tiempo de cada Jefe y Decano en el cargo.
E. Lineamientos Generales
� Los decanos serán elegidos por Junta de Directores por un período de de dos años, pudiendo ser reelectos consecutivamente UCA [2000] Estatutos y Reglamentos Internos. Reglamentos de la Carrera Académica, 30-31.
109
Código: NODEJE-D PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: NNOOMMBBRRAAMMIIEENNTTOO DDEE
DDEECCAANNOOSS YY JJEEFFEESS DDEE DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 28
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
� Los Jefes de Departamento serán nombrados por Junta de Directores por un período de de dos años, pudiendo ser reelectos consecutivamente. UCA [2000] Estatutos y Reglamentos Internos. Reglamentos de la Carrera Académica, Art. 66, p.31.
� Para el nombramiento de los decanos y jefes de unidad, los vicerrectores, el
secretario general o el director administrativo, según corresponda, presentarán a la Junta de Directores uno o varios candidatos para ocupar la vacante, previa información y consulta al rector. La Junta de Directores realizará el nombramiento del nuevo funcionario, seleccionando a un candidato de los propuestos. Si la Junta de Directores rechazará a las personas propuestas, el funcionario que solicita el nombramiento deberá presentar un nuevo candidato y se repite el proceso. UCA [2000] Estatutos y Reglamentos Internos. Reglamento Interno Junta de Directores, Art. 15, p.48
110
Código: NODEJE-D PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: NNOOMMBBRRAAMMIIEENNTTOO DDEE
DDEECCAANNOOSS YY JJEEFFEESS DDEE DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 29
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma del proceso
Figura 4.4. Flujograma del procedimiento Nombramiento de Decanos y Jefes de Departamento
Jefes de Departamentos y
Decanos
Junta Directores
Secretarta VRA
VicerrectoraAsistenteVRA
Envía carta de propuesta
Revisa y evalúa el informe recibido
Envía otra copia a Vicerrectora
Elaboración del calendario anual de nombramientos de Coordinadores
Define departamentos que deben proponer coordinadores para los siguientes dos años
Solicita al decano o Jefe un informe de evaluación
de su último año
Elabora carta de nombramiento de
Decano y Jefe de Depto
Recibe informe de evaluación de gestión
Archiva copia de informe de
gestiónEnvían informe a VRA
Elabora informe de evaluación de su gestión
Indica punto de agenda para próxima reunión de Junta de Directores
Reciben carta
Informa directamente a Decano o Jefe del nombramiento
Archiva copia de email
inicio
fin
111
Código: NODEJE-D PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: NNOOMMBBRRAAMMIIEENNTTOO DDEE
DDEECCAANNOOSS YY JJEEFFEESS DDEE DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 30
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
G. Descripción del Proceso Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Asistente de VRA
Elaboración del calendario anual de nombramientos de Jefes y Decanos
Actualiza el calendario anual de nombramiento de Jefes y Decanos para llevar un registro renovado que le permita definir en qué momento finaliza el período de cada persona en el cargo
2 Asistente de VRA
Emite listado de Jefes y Decanos que
finalizan su período en el cargo
Define con la calendarización anual de nombramientos, que decanos y Jefes finalizan su periodo en el puesto designado
3 Vicerrectora Académica
Solicita al decano o Jefe un informe de evaluación de su
último año
Se emite la solicitud al personal que finaliza su período, la cual se realiza unos días antes de finalizada la gestión del jefe o decano
4 Jefe o Decano de
departamento
Elabora y envía informe de evaluación
de su gestión
Emite y envía informe de gestión a VRA, mediante correo interno
5 Secretaria de
VRA Recibe informe de
evaluación de gestión Informe es recibido por Secretaria de VRA
6 Asistente de VRA Archiva copia de informe de gestión
Archiva copia de informe de gestión en el expediente del profesor, y envía una a la Vicerrectora
7 Vicerrectora Académica
Revisa y evalúa el informe recibido
Evalúa la gestión del jefe o decano que finaliza su período, según resultados y el informe recibido y emite resolución
8 Vicerrectora Académica
Asistente de VRA
Elabora carta de nombramiento de Decano y Jefe de
Depto.
Elabora carta sin seguir un formato definido, mediante la cual confirma la aprobación del nombramiento o renovación para el cargo de Jefe o Decano
9 Asistente de VRA Envía carta de propuesta
Envía carta de propuesta Junta de Directores mediante correo interno
10 Asistente de VRA
Indica punto de agenda para próxima reunión de Junta de
Directores
Marca la aprobación de los nombramientos o renovación de Jefes y Decanos, como punto de agenda para la próxima reunión de Junta de Directores
11 Junta de
Directores
Informa directamente a Decano o Jefe del nombramiento
Envía correo electrónico a Jefe o Decano nombrado y coloca en copia a VRA
12 Asistente de VRA Archiva copia de
correo en expediente de profesor
Archiva como constancia del nombramiento o renovación, el correo de confirmación enviado por Junta de Directores
Tabla 4.5. Descripción del procedimiento Nombramiento de Decanos y Jefes de Departamento
112
Código: NOCOCA-E PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: NNOOMMBBRRAAMMIIEENNTTOO DDEE
CCOOOORRDDIINNAADDOORREESS DDEE CCAARRRREERRAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 31
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo Asegurar la renovación de los puestos de Coordinadores de Carreras de la UCA cuando éstos han cumplido el tiempo establecido para el cargo, certificando además que la persona seleccionada logrará desempeñar sus funciones bajo los lineamientos establecidos por la universidad. B. Alcance Este procedimiento abarca desde la elaboración del calendario anual de nombramientos y la finalización de períodos de cada coordinador en el puesto y termina con el envío de la carta de notificación del nombramiento o renovación del Coordinador favorecido para cada departamento. Se especifican las actividades desarrolladas por VRA para el nombramiento de los coordinadores, sin incluir aquellas realizadas por los decanatos para seleccionar a la persona que se propondrá para el puesto de coordinador de carrera. C. Personal involucrado
� Vicerrectora Académica � Asistente de VRA � Secretaria de VRA � Decanos
D. Recursos y formatos
� Microsoft Word, para la elaboración de las cartas de notificación � Microsoft Excel, para la elaboración del calendario de nombramientos y
finalización del tiempo de cada coordinador en el puesto
E. Lineamientos Generales � Los Coordinadores de Carrera serán nombrados por el Vicerrector Académico a
propuesta del Decano respectivo, por un período de dos años, pudiendo ser reelectos consecutivamente UCA [2000] Estatutos y Reglamentos Internos. Reglamentos de la Carrera Académica, Art. 64, 31.
� Son actividades administrativas permanentes de los Decanatos: Proponer al Vicerrector Académico, a los coordinadores de las carreras adscritas a su facultad. UCA [2002] Manual de Organización. Unidades Académicas, p.27
113
Código: NOCOCA-E PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: NNOOMMBBRRAAMMIIEENNTTOO DDEE
CCOOOORRDDIINNAADDOORREESS DDEE CCAARRRREERRAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 32
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma del proceso
Figura 4.5. Flujograma del procedimiento Nombramiento de Coordinadores de Carrera
Decanatos Secretarta
VRAVicerrectora
AsistenteVRA
Elaboración del calendario anual de nombram ientos de Coordinadores
Define departamentos que deben proponer
coordinadores para los siguientes dos años
Informa a decanatos que el periodo del
coordinador actual finaliza
Comunican a la V icerrectora el nombram iento o
renovación
Envían propuesta a VRA
Recepción de propuestas enviadas por los
decanatos
Elabora carta de nombram iento de
coordinador
Envía carta de nombram iento
Brinda opin ión prelim inar
Revisa si es renovación o
nombram iento y aprueba
Recibe nota de rem isión de entrega
Reciben carta y envían rem isión sellada y firmada
de recibido
Archiva una copia de la
carta
inic io
fin
114
Código: NOCOCA-E PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: NNOOMMBBRRAAMMIIEENNTTOO DDEE
CCOOOORRDDIINNAADDOORREESS DDEE CCAARRRREERRAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 33
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
G. Descripción
Tabla 4.6. Descripción del procedimiento Nombramiento de Coordinadores de Carrera
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Asistente de VRA
Elaboración del calendario anual de nombramientos de
Coordinadores
Actualiza calendario anual de nombramiento
de coordinadores para llevar un registro que le
permita definir en qué momento finaliza el
período de cada Coordinador elegido
2 Asistente de VRA
Definir departamentos que deben proponer
coordinadores para los siguientes dos años
Define que deptos. Deben cambiar o renovar
coordinador en el año lectivo, en base a la
calendarización anual de nombramientos
3 Asistente de VRA
Informa a decanatos que el periodo del coordinador actual
finaliza
Informa a Decanatos unos días antes de la
finalización del período del coordinador
actual, que están a la espera de las propuestas
de coordinadores de los departamentos para
los siguientes dos años
4 Decanatos
Comunican a la Vicerrectora el nombramiento o
renovación
El decano evalúa y plantea a vicerrectora la
propuesta de coordinador para que pueda
brindar su opinión antes de recibir la
propuesta de renovación o contratación
5 Decanatos Envían propuesta El decanato envía propuesta a VRA
6 Secretaria de
VRA
Recepción de propuestas enviadas por los decanatos
Recibe de parte de los decanatos las
propuestas de coordinadores para el nuevo
período, éstas son enviadas por correo interno
7 Vicerrectora Académica
Revisa si es renovación o nombramiento y
aprueba
Realiza aprobación de propuesta enviada por
decanato, la cual ha sido previamente
discutida
8 Vicerrectora Académica
Asistente de VRA
Elabora carta de nombramiento de
coordinador
Elabora carta sin seguir un formato definido,
mediante la cual confirma la aprobación sea
nuevo nombramiento o renovación
9 Asistente de VRA Envía carta de nombramiento
Envía carta de nombramiento de Coordinador
de Carrera al Jefe del Depto., al Jefe de la
oficina de Personal y al Decano
correspondiente por correo interno
10 Asistente de VRA Recibe nota de
remisión de la entrega
Recibe nota de remisión sellada y firmada,
indicando que las cartas fueron recibidas por
las personas o deptos. a quienes se envió
11 Asistente de VRA Archiva copia de carta
en expediente
Se archiva una copia de la carta en el
expediente del docente
115
Código: APCDPC-F PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AAUUTTOORRIIZZAACCIIÓÓNN DDEE PPRROOPPUUEESSTTAA
DDEE CCOONNTTRRAATTAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÈMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 34
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo
Obtener la autorización para la contratación de docentes de alto nivel académico y disciplinario para ser contratados por carga que fueron propuestos por los Departamentos Académicos. B. Alcance Este procedimiento inicia con la recepción de la propuesta de contratación por parte de los Departamentos académicos a ser contratados por carga académica para ciclo I, II ó III, para Asesoría de Tesis y para curso pre-universitario; clasificando la contratación como temporal y finaliza al archivar el contrato. Se especifican las actividades desarrolladas por VRA para autorizar las propuestas de contratación de docentes, sin incluir las realizadas por las otras unidades. C. Personal involucrado
� Vicerrectora Académica � Asistente de VRA � Secretaria de VRA � Catedrático � Departamentos Académicos � Tesorería
D. Recursos y Formatos
� Formato de Propuesta de Contratación (ver anexo L.F) � Planificación del trabajo de profesores/investigadores (ver anexo L.A) � Formato Asignación de Carga Académica del Personal docente (ver anexo L.A) � Archivo de Excel para el levantamiento de información de la Carga Académica
(Ver anexo L.A) � Microsoft Word para elaboración de contrato
E. Lineamientos Generales
� Corresponde al Vicerrector Académico: i) Aprobar la contratación temporal de docentes y del personal de las unidades bajo su dirección. UCA [2000] Estatutos y Reglamentos Internos. Estatutos, Art. 52 p.27
� Es función de los Jefes de Departamentos proponer a VRA las contrataciones de docentes, así como la incorporación de los académicos al escalafón de la
116
Código: APCDPC-F PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AAUUTTOORRIIZZAACCIIÓÓNN DDEE PPRROOPPUUEESSTTAA
DDEE CCOONNTTRRAATTAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÈMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 35
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Universidad, según lo establecido. UCA [2000] Estatutos y Reglamentos, Reglamento de la Carrera Académica. Art.67, Pág.32.
� Entre las funciones del Departamento se encuentra: Determinar las necesidades de personal de su departamento, y proponer al Vicerrector Académico la contratación de las personas que juzgue conveniente. UCA [2002] Manual de Organización. Unidades Académicas p. 30
� Criterios para rechazar una propuesta de contratación: � Sobrecarga Académica � Mala evaluación en ciclos anteriores
� El código de empleado se asigna de la siguiente forma: las primeras dos letras del primer apellido; seguida del mes y año de nacimiento, en formato de un número de dos cifras, con numero correlativo al final en códigos repetidos.
� En toda propuesta de contratación por primera vez es obligatorio adjuntar copias legibles de documentos personales DUI y NIT, Titulo de Pre-grado (Lic. Ing. Arq. etc.) y Postgrado (Mtro. Dr.) y Curriculum Vitae. A excepción de los docentes para curso pre-universitario que solo debe presentar copias de DUI y NIT.
� El periodo de contratación para los Asesores de Tesis es de 4 meses, 6 máximo. � El periodo de contratación para los docentes de curso pre-universitario es de 2
meses, 2 veces al año.
117
Código: APCDPC-F PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AAUUTTOORRIIZZAACCIIÓÓNN DDEE PPRROOPPUUEESSTTAA
DDEE CCOONNTTRRAATTAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÈMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 36
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma del proceso
118
Código: APCDPC-F PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AAUUTTOORRIIZZAACCIIÓÓNN DDEE PPRROOPPUUEESSTTAA
DDEE CCOONNTTRRAATTAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÈMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 37
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
119
Código: APCDPC-F PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AAUUTTOORRIIZZAACCIIÓÓNN DDEE PPRROOPPUUEESSTTAA
DDEE CCOONNTTRRAATTAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÈMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 38
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Figura 4.6. Flujograma del procedimiento Autorización de Propuesta de Contratación de Docentes
120
Código: APCDPC-F PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AAUUTTOORRIIZZAACCIIÓÓNN DDEE PPRROOPPUUEESSTTAA
DDEE CCOONNTTRRAATTAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÈMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 39
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
G. Descripción del Proceso RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Secretaria de
VRA Asistente de VRA
Recepción y fechado de propuesta de
contratación
Los Deptos. Académicos envían en el
formato establecido la propuesta de
contratación de catedráticos, a la cual
se le pone sello de recibido y fecha.
2 Secretaria de
VRA
Elaboración de carné de parqueo
Elabora los carné de parqueo para los
docentes contratados.
3 Asistente de VRA Revisión preliminar
Se verifican las hojas de planificación y
de asignación académica para verificar
si han sido planificadas estas
contrataciones.
4 Asistente de VRA Verificar si existen
correcciones
Condición 1: Si es necesario corregir la
propuesta continuar con la actividad #5.
En caso contrario ir al paso #8.
5 Asistente de VRA Solicita correcciones
Se comunica vía telefónica con la
secretaria de los Departamentos para
realizar las correcciones a la propuesta
6 Departamento Académico
Corrección y envío de propuesta modificada
Los departamentos deben corregir
información en cuanto a la carga
académica o completar la información.
7 Asistente de VRA Recepción de
propuesta modificada
Recibe y valida la información,
Se elabora los cuadros resumen de
contratación y se detallan las
actividades de los profesores de planta
que se les asigna materias por carga.
8 Vicerrectora Académica
Recepción y revisión
de propuesta.
Verifica que no existan anomalías en
cuanto a contratación y acepta o
rechaza la propuesta.
Condición 2: Si la propuesta es
rechazada continúe en paso #9, si ésta
es aceptada continúe en paso #11.
121
Código: APCDPC-F PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AAUUTTOORRIIZZAACCIIÓÓNN DDEE PPRROOPPUUEESSTTAA
DDEE CCOONNTTRRAATTAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÈMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 40
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
9 Vicerrectora Académica.
Devolución de
propuesta rechazada
Esta puede ser rechazada por no
cumplir lineamientos de contratación
de docentes (recarga académica,
docente mal evaluado anteriormente).
10 Asistente de VRA
Informa a Departamento
Académico
Comunica a Departamento Académico
del rechazo de la propuesta.
11 Vicerrectora Académica.
Autorización y firma
de propuesta aceptada
Firma las propuestas de contratación
aceptadas y devuelve a secretaria de
VRA
12 Secretaria de
VRA
Recepción de propuestas
autorizadas.
Recibe las propuestas autorizadas que
le entrega Vicerrectora Académica.
13 Secretaria de
VRA
Entrega de carné de parqueo a docentes
Se le entrega carné de parqueo y se le
comunica que debe pasar a firmar
contrato en la semana correspondiente a
pago.
14 Catedrático Recepción de carné
de parqueo
Recibe carné de parqueo, el cual retira
al inicio de ciclo y tiene un plazo de
vigencia igual al tiempo de
contratación.
15 Secretaria de
VRA
Verificación de
propuestas
Clasifica las propuestas según caso.
Condición 3: si es catedrático nuevo
continúe en paso #16. En caso contrario
ir a actividad #20.
16 Secretaria de
VRA
Revisión de
información adjunta a propuesta
Revisa si la información es correcta y
completa.
Condición 4: Si dicha información está
incompleta continúe en paso #17. En
caso contrario ir a actividad #20.
17
Secretaria de VRA
Solicita envío de información faltante
Comunica a Departamentos que
información le hace falta para que se la
envíen, esto lo hacer por teléfono.
18 Departamentos
Académicos
Completar información
Envía la información que no se adjuntó
a propuesta.
122
Código: APCDPC-F PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AAUUTTOORRIIZZAACCIIÓÓNN DDEE PPRROOPPUUEESSTTAA
DDEE CCOONNTTRRAATTAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCEENNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÈMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 41
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
19 Secretaria de
VRA
Recepción de
información faltante.
Recibe la información necesaria para
realizar contrato.
20 Secretaria de
VRA
Elaboración de
Contrato
Con la información adjunta en
propuesta autorizada, elabora el
contrato.
Condición 5: Si catedrático se presenta
en VRA a firmar continúe con paso
#24, caso contrario ir a actividad #21.
21 Secretaria de
VRA
Informa a Departamento
Académico.
Comunica por teléfono que Docente no
se ha presentado a firmar contrato.
Condición 6: Si dos semanas después
no se presenta siga en paso #22, de lo
contrario ir al #24.
22 Secretaria de
VRA
Elaboración y envío
de lista de docentes que no han firmado
contrato.
Elabora la lista de los docentes que no
se han presentado a firmar contrato y
la envía a Tesorería.
23 Tesorería Recepción de lista
La lista es recibida por tesorería, para
que se retenga el último pago al
docente hasta que este se presente a
firmar contrato.
Fin de procedimiento
24 Catedrático Firma de Contrato El catedrático firma el contrato.
25 Secretaria de
VRA Archivo de contrato
Una vez firmado el contrato se archiva
en el expediente del docente.
Tabla 4.7. Descripción del procedimiento Autorización de Propuesta de Contratación de Docentes
123
Código: APCINS-G PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS
DDEE DDOOCCEENNTTEESS DDEE IINNSSTTRRUUCCTTOORR Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 42
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo
Obtener la autorización para la contratación de instructores remunerados propuestos por los Departamentos Académicos, de manera que se pueda asegurar que los instructores laborando en esta institución están siendo correctamente seleccionados B. Alcance Este procedimiento inicia con la recepción de la solicitud de instructor remunerado que es enviada por los Departamentos Académicos y finaliza con la firma del contrato. Aplica tanto para instructores académicos para ciclo I, II y II, y para los de curso preuniversitario Se detallan las actividades realizadas internamente en VRA; sin embargo; no se describe los procedimientos pertinentes a otras unidades. C. Personal involucrado
� Vicerrectora Académica � Asistente de VRA � Secretaria de VRA � Colaborador de VRA � Instructor � Departamentos Académicos � Empresas UCA
D. Recursos
� Formato de Solicitud de Instructor Remunerado (ver anexo L.G) � Archivo de Excel para el levantamiento de información de la Carga Académica
(Ver anexo L.A) � Microsoft Word para elaboración de contrato
E. Lineamientos Generales � En contratación por primera vez es obligatorio adjuntar copias legibles de documentos personales DUI, NIT, ISSS y AFP (sólo DUI reverso y anverso).
� El tiempo laboral de un instructor remunerado no debe sobrepasar ½ tiempo. � El código de empleado se asigna de la siguiente forma: las primeras dos letras del primer apellido; seguida del mes y año de nacimiento, en formato de un número de dos cifras, con numero correlativo al final en códigos repetidos.
124
Código: APCINS-G PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS
DDEE DDOOCCEENNTTEESS DDEE IINNSSTTRRUUCCTTOORR Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 43
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma de procedimiento
125
Código: APCINS-G PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS
DDEE DDOOCCEENNTTEESS DDEE IINNSSTTRRUUCCTTOORR Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 44
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Figura 4.7. Flujograma del procedimiento Autorización de Propuesta de Contratación de Instructor
TesoreriaINSTRUCTORDepartamentos Academicos
Secretaria de Vicerrectoria
Asistente de Vicerrectoria
Vicerectora Academica
no
¿Informacion completa?
Completar informacion de propuesta.
Recepción de tiquetes de parqueo
Recepcion de informacion faltante
Solicitar envio de informacion
faltante
Revisión de informacion adjunta a propuesta
Entrega de tiquetes de parqueo
2/1
Recepcion y seleccion de propuestas autorizadas
Autorizacion y firma de Propuesta
SI
Elaboración de Contrato
Informar a Departamentos
¿Se presenta a firmar contrato?
¿Se presenta a firmar contrato?
no
Firma de Contratos
si
si
Elaboración y envío de lista
Recepción de lista
Archivo de contrato
fin
126
Código: APCINS-G PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS
DDEE DDOOCCEENNTTEESS DDEE IINNSSTTRRUUCCTTOORR Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 45
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
G. Descripción del Proceso
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Secretaria de
VRA Asistente de VRA
Recepción y fechado
de propuesta de contratación
Los Departamentos Académicos envían en
el formato establecido la propuesta de
contratación de instructores, a la cual se le
pone sello de recibido y fecha.
2 Secretaria de
VRA
Solicita tiquetes de parqueo
Solicita por teléfono tiquetes de parqueo
para el instructor contratado
3 Empresas UCA
Suministra
talonario de tiquetes de parqueo
Envía talonarios de tiquetes de parqueo a
VRA.
4 Secretaria de
VRA
Recepción de talonarios de
tiquetes de parqueo
5 Asistente de VRA Revisión preliminar
Verifica lineamientos establecidos para la
contratación de instructores (horarios,
CUM, nota de materia)
6 Asistente de VRA Verificar si existen
correcciones
Condición 1: En caso sea necesario
corregir la propuesta, continuar con la
actividad #7
En caso contrario continuar con el paso
#10.
7 Asistente de VRA Solicita correcciones
Se comunica vía telefónica con la
secretaria de los Departamentos para que
corrijan la propuesta.
8 Departamento
Académico
Corrección y envío de propuesta
modificada
Los departamentos deben corregir o
completar la información.
9 Asistente de VRA
Recepción de
propuesta modificada
Recibe y valida la información.
127
Código: APCINS-G PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS
DDEE DDOOCCEENNTTEESS DDEE IINNSSTTRRUUCCTTOORR Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 46
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
10 Vicerrectora Académica
Recepción y revisión
de propuesta.
Verifica que no existan anomalías en
cuanto a contratación y acepta o rechaza la
propuesta.
Condición 2: Si la propuesta es rechazada
continúe en paso #11, caso contrario ir a la
actividad #13.
11 Vicerrectora Académica
Devolución de
propuesta rechazada
Esta puede ser rechazada por no cumplir
con lineamientos de contratación de
instructores (recarga académica, tiempo
laboral completo)
12 Asistente de VRA
Informa a
Departamento Académico
Comunica a Departamento Académico del
rechazo de la propuesta.
Fin del procedimiento
13 Vicerrectora Académica
Autorización y firma de propuesta
aceptada
Firma las propuestas de contratación
aceptadas y devuelve a secretaria de VRA
14 Secretaria de
VRA
Recepción de propuestas
autorizadas.
Recibe las propuestas autorizadas que le
entrega Vicerrectora Académica.
15 Secretaria de
VRA
Entrega de tiquetes
de parqueo a instructor
Se le entrega tiquetes de parqueo y se le
comunica que debe pasar a firmar contrato
en la semana correspondiente a pago.
16 Instructor Recepción de
tiquetes de parqueo
Recibe tiquetes de parqueo, esto lo retira
al inicio de ciclo.
17 Secretaria de
VRA
Verificación de
propuestas
Clasifica las propuestas según caso.
Condición 3: si es instructor nuevo
continúe en paso #18. Si ya ha sido
contratado anteriormente continúe en paso
#22
18 Secretaria de
VRA
Revisión de
información adjunta a propuesta
Revisa si la información adjunta es
correcta y completa.
Condición 4: Si dicha información es
incompleta continúe en paso #19, si está
completa siga con la actividad #22.
128
Código: APCINS-G PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS
DDEE DDOOCCEENNTTEESS DDEE IINNSSTTRRUUCCTTOORR Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 47
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
19
Secretaria de VRA
Solicita envío de información faltante
Comunica a Departamentos que
información le hace falta para que se la
envíen, esto lo hace por teléfono.
20 Departamentos Académicos
Completar información
Envía la información que no se adjuntó a
propuesta
21 Secretaria de
VRA
Recepción de información faltante
Recibe la información necesaria para
realizar contrato.
22 Secretaria de
VRA
Elaboración de Contrato
Se elabora el contrato del instructor.
Condición 5: Si el instructor se presenta en
VRA a firmar continúe con paso #26, en
caso contrario ir a actividad #23.
23 Secretaria de
VRA
Informa a
Departamento Académico.
Comunica por teléfono que el instructor no
se ha presentado a firmar contrato para que
Departamento Académico se comunique
con éste.
Condición 6: Si dos semanas después de
esto no se presenta siga en paso #24. En
caso contrario continuar con la actividad
#26.
24 Secretaria de
VRA
Elaboración y envío
de lista de instructores que no
han firmado contrato.
Elabora la lista de los instructores
pendientes de firma de contrato y la envía
a Tesorería. Esto se hace si no se ha
presentado a firmar antes del último pago
correspondiente al periodo de contratación,
para que le retengan el pago hasta que
firme el contrato
25 Tesorería Recepción de lista Se recibe el listado en el área de Tesorería
Fin del procedimiento
26 Instructor Firma de Contrato El instructor se presenta a firmar el
contrato
27 Secretaria de
VRA Archivo de contrato Se archiva el contrato.
Tabla 4.8. Descripción del procedimiento Autorización de Propuesta de Contratación de Instructor
129
Código: ELCDEI-H PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS
DDEE DDOOCCEENNTTEESS DDEE EEII Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 48
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo
Elaborar los contratos para los docentes previamente seleccionados por la Escuela de Idiomas. B. Alcance Este procedimiento inicia con la recepción de la propuesta de contratación de docentes para Escuela de Idiomas y finaliza con la firma del contrato. Únicamente se detalla las actividades que se realizan internamente en VRA para poder dar por cerrado el contrato. C. Personal involucrado
� Secretaria de VRA � Docente � Escuela de Idiomas
D. Recursos
� Microsoft Word para elaboración de contrato � Lista de Personal contratado
E. Lineamientos Generales � La lista de Personal contratado debe detallar el curso a ser impartido por el
docente. � Si existe personal nuevo a ser contratado debe adjuntarse a la lista el currículo
de éste. � El contrato debe incluir el detalle del curso a impartir, el docente, las horas que
dura el curso y el salario del docente, que está regido por la tabla salarial por categorías.
130
Código: ELCDEI-H PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS
DDEE DDOOCCEENNTTEESS DDEE EEII Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 49
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma de procedimiento
Figura 4.8. Flujograma del procedimiento Elaboración de Contratos de Docentes de EI
131
Código: ELCDEI-H PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS
DDEE DDOOCCEENNTTEESS DDEE EEII Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 50
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
G. Descripción del Proceso
N RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Escuela de Idiomas
Envío de lista de contratación.
Envía una lista de los nombres de Docentes a ser contratados para impartir los cursos, para que ésta sea autorizada.
2 Secretaria de
VRA Asistente de VRA
Recepción y fechado de lista
Los Departamentos Académicos envían
una lista con nombres de catedráticos a ser
contratados, a la cual se le pone sello de
recibido y fecha.
3
Secretaria de VRA
Verificar si es
contratado por primera vez
Revisa lista y verifica si hay docentes
nuevos a ser contratados.
Condición 1: En caso de existir nuevos
docentes, es necesario verificar se
encuentra adjunto el curriculum de éste.
Condición 2: Si se encuentra incluido
continué en paso # 7, de lo contrario
seguir con la actividad #4
De no existir nuevos docentes ir a la
actividad #7
4
Secretaria de VRA
Solicitar currículo a
Escuela de Idiomas
Se comunica por teléfono a EI para
solicitar el currículo del Docente nuevo.
5
Escuela de Idiomas
Envío de currículo(s) de
Docente(s) nuevo(s)
6
Secretaria de VRA
Recepción de curriculum
7
Secretaria de VRA
Elaboración de Contrato
Elabora contrato en formato establecido
detallando el tipo de curso a impartir
(intensivo, regular o sabatino) y las horas
requeridas por el curso.
8 Catedrático Firma de Contrato
El docente debe presentarse a VRA a
firmar el contrato
9
Secretaria de VRA
Archivo de contrato Se archiva el contrato elaborado
Tabla 4.9. Descripción del procedimiento Autorización Elaboración de Contratos de Docentes de EI
132
Código: ELDPLA-I PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIOONN DDEE PPLLAANNIILLLLAA
Versión:
01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 51
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo
Elaborar la planilla de pago cada mes de la manera más eficiente optimizando tiempo. B. Alcance Este procedimiento inicia con la revisión de la información con que se cuenta de las contrataciones realizadas, a la cual se le da seguimiento para obtener la información necesaria en el menor tiempo posible para ingresarlos al sistema y que el pago de los docentes e instructores esté en el tiempo correspondiente. Este procedimiento aplica para las propuestas de contratación autorizadas por VRA: Catedráticos por carga, instructores Académicos, profesores para Escuela de Idiomas, Asesores de Tesis, catedráticos para Curso Preuniversitario, Instructores para Curso Preuniversitario. Únicamente se detallan las actividades realizadas por VRA para elaborar la planilla y no se pormenoriza las desarrolladas por otras Unidades. C. Personal involucrado
� Vicerrectora Académica � Secretaria de VRA � Control Financiero � Departamentos Académicos � Oficina de Personal � Catedráticos e Instructores � Escuela de Idiomas
D. Recursos
� Propuestas de Contratación autorizadas. � Información Adjunta a Propuestas de contratación. (Fotocopia de Documentos
personales DUI, NIT, ISSS, AFP, los dos últimos en caso de personal temporal) � SISPLAN (Sistema de Planilla). � Microsoft Word para elaboración de contrato. � Hoja de Pago de Escuela de Idiomas. � Hoja de Salarios por categoría.
133
Código: ELDPLA-I PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIOONN DDEE PPLLAANNIILLLLAA
Versión:
01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 52
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
E. Lineamientos Generales
� El salario del Empleado Docente esta establecido por la Hoja de Salarios por
categoría, debe consultarse esta información para ingresar a planilla el salario del Catedrático o Instructor.
� Se debe ingresar a Planilla: - Catedráticos por carga para ciclo I, II, III, como servicios profesionales. - Instructores Académicos para ciclo I, II, III, como personal temporal - Profesores para Escuela de Idiomas, como servicios profesionales. - Asesores de Tesis, como servicios profesionales. - Catedráticos para Curso Preuniversitario como servicios profesionales - Instructores para Curso Preuniversitario como personal temporal
� El código de empleado se asigna de la siguiente forma: las primeras dos letras del primer apellido; seguida del mes y año de nacimiento, en formato de un número de dos cifras, con numero correlativo al final en códigos repetidos.
134
Código: ELDPLA-I PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIOONN DDEE PPLLAANNIILLLLAA
Versión:
01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 53
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma procedimientos.
135
Código: ELDPLA-I PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIOONN DDEE PPLLAANNIILLLLAA
Versión:
01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 54
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
136
Código: ELDPLA-I PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIOONN DDEE PPLLAANNIILLLLAA
Versión:
01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 55
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
137
Código: ELDPLA-I PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIOONN DDEE PPLLAANNIILLLLAA
Versión:
01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 56
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
138
Código: ELDPLA-I PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIOONN DDEE PPLLAANNIILLLLAA
Versión:
01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 57
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Figura 4.9. Flujograma del procedimiento Elaboración de Planilla
139
Código: ELDPLA-I PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIOONN DDEE PPLLAANNIILLLLAA
Versión:
01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 58
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
G. Descripción del Proceso.
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Secretaria de
VRA
Revisión de propuestas
autorizadas
Se revisan las propuestas que ha autorizado
Vicerrectora Académica.
Condición 1: si el docente por carga o
instructor es contratado por primera vez
continúe en siguiente paso, si ya ha sido
contratado antes siga en paso #15
2 Secretaria de
VRA
Revisión de
información adjunta a
propuesta.
La propuesta de contratación debe tener
adjunto fotocopias de datos personales
Condición 2: en caso de hacer falta la
copia de algún documento siga en paso #3,
si la información está completa continúe
con la actividad #6.
3 Secretaria de
VRA
Solicitar envío
información faltante.
Se comunica con Departamento
Académico para informar qué
documentación hace falta y solicitarles la
envíen.
4 Departamento Académico
Completar
información de propuesta
Envía la información que hace falta para
poder ingresar datos en sistema de planilla.
5 Secretaria de
VRA
Recepción de
información.
Recibe la información que envía
Departamento Académico
6 Secretaria de
VRA
Verifica las propuestas.
Condición 3: Si la propuesta de
contratación es para instructor continúe en
paso #7.
Si es docente (contratado como servicios
profesionales) continúe en paso #15
7 Secretaria de
VRA
Verifica si está
afiliado
Condición 4: Si instructor no está afiliado a
ISSS y AFP siga en paso #8, caso contrario
continúe en actividad número #15
8 Secretaria de
VRA
Convocación a instructor
Se comunica con departamento académico
por teléfono y por medio de este convoca a
instructor se presente a VRA
140
Código: ELDPLA-I PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIOONN DDEE PPLLAANNIILLLLAA
Versión:
01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 59
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
9 Instructor Se presenta a VRA Se presenta a VRA para recibir
información necesaria para afiliarse
10 Secretaria de
VRA
Elaboración y
entrega de hoja con datos
En una hoja incluye los datos necesarios
(Nombre de instructor, período y tiempo de
contratación, salario, firma de secretaria de
VRA y sello de VRA) para que el
instructor pueda afiliarse y entrega a este
dicha hoja.
11 Instructor Presentarse a
Oficina de Personal
Se presenta a Oficina de Personal con hoja
de datos recibida y llena formulario para
afiliarse
12 Instructor
Presentarse a VRA a entregar
documentación
Cuando ya se afilió debe presentarse a
VRA a entregar la documentación
13 Secretaria de
VRA
Recepción de documentos de
afiliación
Recibe los documentos de afiliación que
entrega instructor para poder ingresar
información a SISPLAN
14 Secretaria de
VRA
Fotocopiar y
adjuntar documentos a
propuesta.
15 Secretaria de
VRA
Verificación de Centro de Costo y
Código de Empleado
Verifica el CC y el código de Empleado
que está incluido en propuesta, para
rectificar que este correcto.
16 Secretaria de
VRA Ordenar propuestas
Ordena propuestas según CC y según
código de empleado
17 Escuela de Idiomas
Envío de Hoja de Pago
Envía una hoja de Pago detallando el
salario del docente en base a las horas
reales trabajadas.
18 Secretaria de
VRA
Recepción de Hoja de Pago de EI
Recibe la Hoja de Pago enviada por EI.
19 Vicerrectora Académica
Firma de Hoja de Pago de EI
Firma la Hoja de Pago de EI autorizando el
salario establecido a los Docentes
141
Código: ELDPLA-I PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIOONN DDEE PPLLAANNIILLLLAA
Versión:
01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 60
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
20 Secretaria de
VRA
Recepción de Hoja de Pago firmada.
Recibe Hoja de Pago firmada para ingresar
a planilla el salario de los Docentes.
21 Oficina de Personal
Envío de listado
NUP de instructores.
Envía el listado de NUP de instructores
que se afiliaron en mes anterior
22 Secretaria de
VRA
Recepción de listado de NUP
Recibe el listado de NUP que envía
Oficina de Personal
23 Secretaria de
VRA
Eliminación de contratos vencidos
en SISPLAN
Elimina los contratos que han vencido.
24 Secretaria de
VRA Verificación
Condición 5: Si es empleado nuevo debe
crearse su archivo en SISPLAN continúe
en paso #25, si es contrato continuo siga en
paso #26.
25 Secretaria de
VRA
Ingresar datos personales al
sistema
Ingresar en SISPLAN los datos personales,
DUI, NIT, ISSS y AFP si son instructores
y otros datos en archivo Maestro de
SISPLAN. Continúe en paso #27
26 Secretaria de
VRA
Activar Hoja de datos de empleado
A los contratos continuos solo se activa la
hoja de datos personales en archivo
maestro de SISPLAN.
27 Secretaria de
VRA
Verificar Archivo maestro.
Verificar que no haga falta ningún dato de
ingresar.
Condición 6: Si es instructor siga paso #28,
de lo contrario a paso #30
28 Secretaria de
VRA
Cambio de fecha de ingreso
Sólo a los instructores se les cambia fecha
de ingreso en el sistema cada ciclo.
29 Secretaria de
VRA
Ingreso de NUP de
instructores al SISPLAN
142
Código: ELDPLA-I PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIOONN DDEE PPLLAANNIILLLLAA
Versión:
01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 61
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
30 Secretaria de
VRA
Ingreso de salarios y periodo de
trabajo.
Se ingresa a SISPLAN el salario y el
periodo de trabajo.
Condición 7: si existe alguna renuncia o
modificaciones por parte de departamento
académico continúe en paso #31, en caso
contrario siga en paso #33.
31 Departamentos
Académicos
Envío de carta
comunicando modificaciones o
renuncia
Si existe alguna renuncia o modificación
que hacer, Departamento Académico envía
una carta comunicando.
32 Secretaria de
VRA
Recepción de Carta
y modificación en SISPLAN
Se elimina el contrato en sistema.
33 Secretaria de VRA
Ingreso de acciones Se debe ingresar al sistema el pago de días
trabajados y de meses atrasados
34 Secretaria de
VRA
Aviso de
finalización de movimiento
Comunica por teléfono o correo
electrónico que ha finalizado el ingreso de
movimiento al sistema
35 Control
Financiero
Emisión y envío de copia de planilla
borrador
Envía a VRA una copia de planilla
borrador para ser revisada
36
Secretaria de VRA
Revisión de planilla
Condición 8: Si existen correcciones siga
paso #37, si existen contratos retrasados y
hay tiempo para ingresarlos al sistema siga
en paso #38, en caso de no existir
propuestas a ingresar continúe en paso #42
37 Secretaria de VRA
Correcciones en
SISPLAN
Realiza las correcciones necesarias,
continúe en paso #42
38 Secretaria de
VRA
Ingreso de
propuestas retrasadas
Propuestas que se recibieron tarde, pero
todavía pueden ingresarse al sistema.
39
Secretaria de VRA
Elaboración y envío
de nota con correcciones y
códigos
Se elabora una nota con las correcciones
realizadas y una lista con códigos de
propuestas ingresadas.
143
Código: ELDPLA-I PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: EELLAABBOORRAACCIIOONN DDEE PPLLAANNIILLLLAA
Versión:
01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 62
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES 40
Control Financiero
Aviso de finalización de
planilla individual
Elabora planilla individual para las
propuestas retrasadas que fueron
ingresadas al SISPLAN.
41 Secretaria de VRA
Revisión de planilla individual
42
Secretaria de VRA
Aviso a Control Financiero de
finalización de revisión de planilla.
Se avisa por teléfono a Control Financiero
que se revisó por completo la planilla.
43 Secretaria de
VRA
Elaboración de Reporte de todo el
movimiento
44 Secretaria de
VRA
Recepción y revisión de copia de
planilla definitiva
45 Secretaria de
VRA
Fechado de todo el
movimiento
Pone sello de fecha a todas las propuestas
ingresadas, para llevar un control de
cuando fueron ingresadas a planilla
46 Secretaria de
VRA
Fotocopiar y ordenar
movimiento
Las fotocopias de propuestas ingresadas se
ordenan por numero de código de
empleado
47 Secretaria de VRA
Archivo de movimiento
Se archiva copia en fólder y movimiento
original en archivador AMPO
Tabla 4.10. Descripción del procedimiento Elaboración de Planilla
144
Código: PROYIC-J PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: FFIIRRMMAA DDEE CCOONNVVEENNIIOOSS YY
CCOONNTTRRAATTOOSS DDEE PPRROOYYEECCTTOOSS DDEE
IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN YY//OO CCOONNSSUULLTTOORRÍÍAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 63
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo
Obtener la información y evaluaciones necesarias para determinar la viabilidad del proyecto de investigación y/o consultoría propuesta para facilitar la toma de decisión por parte del rector o Junta Directiva si es necesario. B. Alcance Este procedimiento inicia con la recepción del convenio o contrato sea por medio físico o por correo electrónico y finaliza al archivar la ficha resumen. Se especifican las actividades desarrolladas por VRA para determinar la viabilidad del proyecto y facilitar la toma de decisiones sea del rector o Junta de Directores, no se incluye el detalle de las actividades que realizan las demás unidades a lo largo de este procedimiento. C. Personal involucrado
� Vicerrectora Académica � Asistente de VRA � Colaborador de VRA � Departamentos Académicos � Oficina de Cooperación Internacional (OCI) � Asesor legal � Áreas y/o unidades correspondientes que pueden brindar asesoría � Rector � Junta de Directores
D. Recursos y Formatos
� Microsoft Word para la elaboración y/o modificación de convenios o contratos � Formato de Ficha Técnica de Convenios o Contratos (ver anexo L.J)
E. Lineamientos Generales � Desde su especialidad, los departamentos investigarán científicamente la realidad para contribuir a la búsqueda de soluciones a los problemas nacionales. UCA [200] Estatutos y Reglamentos Internos. Estatutos, Art. 34, p.23. � Corresponde al Vicerrector Académico: d) Planificar los proyectos de investigación en las diferentes áreas científicas. UCA [200] Estatutos y Reglamentos Internos. Estatutos, Art. 52, p.27.
145
Código: PROYIC-J PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: FFIIRRMMAA DDEE CCOONNVVEENNIIOOSS YY
CCOONNTTRRAATTOOSS DDEE PPRROOYYEECCTTOOSS DDEE
IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN YY//OO CCOONNSSUULLTTOORRÍÍAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 64
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
� Los jefes de Departamento serán los encargados de coordinar las actividades de docencia, investigación y proyección social de su Departamento, procurando la excelencia en dichas actividades. UCA [2000] Estatutos y Reglamentos Internos. Estatutos, Art. 65 p.31. � Es un objetivo de VRA, establecer las políticas generales para la investigación y la docencia, tanto en grados básicos como en postgrados, conforme a los lineamientos de la Junta de Directores. UCA [2002] Manual de Organización. Unidades Académicas p 21 � Entre las funciones del Departamento Académico se incluye: Colaborar con el Vicerrector Académico o en su defecto, con el Vicerrector Académico Adjunto, en la elaboración de un programa de investigaciones para el área en que se enmarca su Departamento. UCA [2002] Manual de Organización. Unidades Académicas p 29
146
Código: PROYIC-J PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: FFIIRRMMAA DDEE CCOONNVVEENNIIOOSS YY
CCOONNTTRRAATTOOSS DDEE PPRROOYYEECCTTOOSS DDEE
IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN YY//OO CCOONNSSUULLTTOORRÍÍAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 65
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma del proceso
147
Código: PROYIC-J PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: FFIIRRMMAA DDEE CCOONNVVEENNIIOOSS YY
CCOONNTTRRAATTOOSS DDEE PPRROOYYEECCTTOOSS DDEE
IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN YY//OO CCOONNSSUULLTTOORRÍÍAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 66
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Figura 4.10. Flujograma del procedimiento Firma de Convenios y Contratos de Proyectos de Investigación
y/o Consultoría
148
Código: PROYIC-J PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: FFIIRRMMAA DDEE CCOONNVVEENNIIOOSS YY
CCOONNTTRRAATTOOSS DDEE PPRROOYYEECCTTOOSS DDEE
IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN YY//OO CCOONNSSUULLTTOORRÍÍAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 67
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
G. Descripción del Proceso
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1
Asistente de VRA Secretaria de
VRA Vicerrectora Académica
Recepción de documentos
Los Departamentos Académicos o la OCI
envían el contrato o convenio para aprobación
ya se vía correo electrónico o un documento
impreso.
Si se recibe físicamente, es la Asistente de
VRA quien usualmente realiza esta actividad o
en su defecto la secretaria de VRA
En los casos que es enviado por correo
electrónico, el documento es recibido
directamente por la Vicerrectora Académica.
2 Vicerrectora Académica
Revisión preliminar de documento
Revisa el documento y a su criterio se
determinará si es necesario realizar consultas
Condición 1: Si es necesario recibir la asesoría
de otras unidades continuar con el paso #3, de
lo contrario ir al paso #11
3 Vicerrectora Académica
Se determina la necesidad de enviar el documento físico
Condición 2: Dependiendo de la consulta a
realizar, si la Vicerrectora necesita enviar el
documento físico para la solución de consultas,
continuar con la actividad #4.
En caso que las consultas puedan realizarse
por otro medio continuar con la actividad #5.
4 Asistente de VRA Envío de
documento físico
Se envía a las áreas y unidades involucradas
requeridas el documento impreso para que
proporcionen su asesoría, solventes dudas,
completen información o bien realicen sus
observaciones. Esto en base al tipo de
observación recibida de VRA
Después de realizar esta actividad continuar
con el paso #6
5 Vicerrectora Académica
Gestiona solución de consultas
La Vicerrectora Académica realiza sus
consultas vía telefónica o correo electrónico a
las áreas y unidades correspondientes
6
Áreas y/o unidades
correspondientes que brindan
asesoría
Resolución de consultas
Incorporan la información solicitada, validan,
resuelven las consultas y generan sus
observaciones, las cuales comunican a VRA
149
Código: PROYIC-J PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: FFIIRRMMAA DDEE CCOONNVVEENNIIOOSS YY
CCOONNTTRRAATTOOSS DDEE PPRROOYYEECCTTOOSS DDEE
IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN YY//OO CCOONNSSUULLTTOORRÍÍAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 68
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
7 Vicerrectora Académica
Recolección de observaciones
Recibe y recopila la información
proporcionada por todas las áreas y/o unidades
consultadas
8 Vicerrectora Académica
Asistente de VRA
Informar todas las observaciones
Se informa de las observaciones realizadas por
las áreas y/o unidades consultadas.
Se solicita al Depto. Académico o la OCI
verificar o completar la información en caso lo
requiera de acuerdo a las observaciones.
9 OCI
Departamentos Académicos
Elaboración de doc. incluyendo
observaciones
La OCI o Departamento Académico realiza las
modificaciones solicitas o valida las
observaciones.
10
Vicerrectora Académica
Asistente de VRA Secretaria de
VRA
Recepción y Revisión de doc.
corregido
Se recibe y revisa que el documento incluya
todas las observaciones solicitadas.
11 Colaborador de
VRA
Envío de doc. a asesor legal
El documento corregido es enviado para el
visto bueno del área legal
12 Asesor Legal
Revisión del documento y envío de observaciones
Se verifican los aspectos legales del contrato o
convenio y se envían las observaciones a VRA
13 Asistente de VRA
Revisa si existen observaciones en el documento recibido
Se verifica si el documento recibido posee
observaciones de parte del asesor legal.
Condición 3: En caso de existir observaciones
seguir con el paso # 14; de lo contrario ir al
#19
14 Asistente de VRA
Revisa si las observaciones recibidas son
modificaciones al formato
Condición 4: Si las observaciones son
modificaciones de formato continuar con la
actividad #18. En caso contrario, seguir con la
paso #15
15 Asistente de VRA
Envío de observaciones del
área legal
Se envía las observaciones que el asesor legal
le hace al documento a la OCI o Departamento
Académico
16 Departamentos Académicos
OCI
Elaboración y envío de documento definitivo
Incorpora los cambios solicitados por el área
legal y lo envía a VRA
150
Código: PROYIC-J PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: FFIIRRMMAA DDEE CCOONNVVEENNIIOOSS YY
CCOONNTTRRAATTOOSS DDEE PPRROOYYEECCTTOOSS DDEE
IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN YY//OO CCOONNSSUULLTTOORRÍÍAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 69
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
17
Asistente de VRA Secretaria de
VRA Vicerrectora Académica
Recepción de documento definitivo
Asistente de VRA recibe documento físico del
Departamento Académico o la OCI
verificando incluya las observaciones
realizadas por el área legal, en caso de no
encontrarse en su puesto es recibido por la
Secretaria de VRA.
Cuando todo se maneja vía electrónica, es la
Vicerrectora quien recibe directamente el
documento. Seguir con el paso #19
18 Asistente de VRA Elaboración de doc.
definitivo
Incorpora los cambios de formato solicitado
por el área legal
19 Vicerrectora Académica
Autorización previa de documento
Vicerrectora da visto bueno al documento.
20 Vicerrectora Académica
Determinar si requiere
aprobación de JD
Condición 5: Si a criterio de VRA es necesaria
la aprobación de Junta Directiva, continuar con
el paso #21. En caso contrario ir al #24
21 Asistente de VRA
Incorpora en agenda de JD la autorización de
contrato o convenio
Se incorpora en la agenda de JD el punto para
autorizar los contratos o convenios
JD se reúne generalmente los lunes de cada
semana.
22 Asistente de VRA Enviar doc. a JD para aprobación
Se envía el documento a JD para que en su
reunión discutan la aprobación del mismo
23 Junta Directiva
Recepción y Revisión de doc. para aprobación
Junta Directiva aprueba o rechaza el proyecto
de investigación o consultoría
Seguir con actividad 26
24 Asistente de VRA Envío de doc. Se envía doc. a rector para su aprobación.
25 Rector
Recepción y Revisión de doc. para aprobación
El rector aprueba o rechaza el proyecto de
investigación o consultoría
26 Vicerrectora Académica
Recepción de resolución
Se recibe la respuesta del rector o JD sobre la
aprobación del contrato o convenio
27 Asistente de VRA Elaboración de
ficha resumen
Registra en ficha resumen la información del
proyecto de investigación y consultoría; así
como su resolución
28 Asistente de VRA Archiva ficha
resumen Almacena ficha en fólder ampo del año lectivo
Tabla 4.11. Descripción del procedimiento Firma de Convenios y Contratos de Proyectos de Investigación y/o Consultoría
151
Código: ATNEST-K PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AATTEENNCCIIÓÓNN CCAASSOO DDEE
EESSTTUUDDIIAANNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 70
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo
Proporcionar la asesoría adecuada brindando de ser posible, soluciones o recomendaciones que satisfagan la problemática presentada por el estudiante B. Alcance Este procedimiento inicia cuando el estudiante se presenta a VRA para solicitar que atiendan su caso y finaliza cuando se archiva la hoja de casos varios en la que se ha registrado la resolución. Se especifican las actividades desarrolladas para resolver casos de estudiantes de parte de VRA; sin embargo, no se detallan las tareas que otras unidades realizan a lo largo de este procedimiento. C. Personal involucrado
� Estudiante � Vicerrectora Académica � Asistente de VRA � Secretaria de VRA � Departamentos Académicos � Decanatos
D. Recursos y Formatos
� Sistema de Información Administrativa (SAI) � Formato de Hoja de Atención de Casos Varios (ver anexo L-K)
E. Lineamientos Generales En la mayoría de los casos el estudiante debe haber tratado de solucionar su caso antes con el Decano de su Facultad; sin embargo existen excepciones en las cuales VRA atiende al estudiante.
152
Código: ATNEST-K PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AATTEENNCCIIÓÓNN CCAASSOO DDEE
EESSTTUUDDIIAANNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 71
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma del proceso
Figura 4.11. Flujograma del procedimiento Atención Casos de Estudiantes
153
Código: ATNEST-K PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AATTEENNCCIIÓÓNN CCAASSOO DDEE
EESSTTUUDDIIAANNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 72
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
G. Descripción del Proceso
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Estudiante Solicita evaluación
de su caso El estudiante pide a VRA que evalúen su caso
2 Asistente de VRA
Secretaria de VRA
Entrega de formulario
Se le entrega al estudiante la “hoja de casos
varios”, que el formato establecido que debe
llenar para ser atendido en VRA
3 Estudiante
Completa y devuelve el formulario
El estudiante llena todos los campos solicitados
4 Asistente de VRA
Recepción y revisión de formulario
Se recibe la “hoja de casos varios” y se verifica
esté debidamente completada
Condición 1: Si el estudiante debe hacer alguna
corrección en el formulario se le informa y se
regresa al paso #3.
En caso no deba realizar modificaciones
continuar con el paso #5.
5 Asistente de VRA Envío de formulario
Proporciona la “hoja de casos varios” a
Vicerrectora Académica
6 Vicerrectora Académica
Revisión del caso
Se revisa el caso y se consulta el expediente del
estudiante, en el Sistema de Información
Administrativa (SAI)
7 Vicerrectora Académica
Se verifica si es necesario realizar
consultas adicionales
Dependiendo del caso se decide si es necesario
realizar consultas a los Decanatos y/o Deptos. a
los que pertenece el estudiante
Condición 2: Si es necesario resolver dudas con
el Decanto y/o Depto. continúe con el paso #8,
de lo contrario siga con el paso #9
8 Decanato /
Departamento
Solución de Consultas
El Decanato o Depto. correspondiente al
estudiante, proporciona la solución de las
consultas realizadas por VRA. Esta respuesta
puede ser inmediata si ya cuentan con la
información solicitada, o una vez la obtengan.
Usualmente estas consultas son realizadas vía
telefónica.
Después de realizar esta actividad continuar con
el paso #7
154
154
Código: ATNEST-K PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AATTEENNCCIIÓÓNN CCAASSOO DDEE
EESSTTUUDDIIAANNTTEESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 73
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
9 Vicerrectora Académica
Verificar la necesidad de reunirse con el estudiante
Condición 3: Dependiendo del caso se analiza si
es necesario reunirse con el estudiante. En caso
de ser necesario continuar con la actividad #10,
de lo contrario ir al paso #12
10 Asistente de VRA Concertar cita En este punto se contacta al estudiante para
concertar la cita, en la cual discutirán su caso
11
Vicerrectora Académica
Reunión y Aclaración del caso
Se lleva a cabo reunión con el estudiante para
llegar a una resolución del caso
12 Vicerrectora Académica
Resolución del caso
Después de haber solventado cualquier duda, se
toma la decisión del caso y la envía a la
secretaria
13 Asistente de VRA Aviso de resolución
Recibe la resolución del caso emitido por la
Vicerrectora para que sea comunicado tanto al
estudiante vía telefónica o personalmente, como
al Decanato o Departamento Académico
correspondiente
14 Asistente de VRA Registro de la Resolución
Se escribe en la “hoja de casos varios” la
resolución
17 Asistente de VRA Archiva hoja de casos varios
En el archivo del año lectivo correspondiente se
archiva la “hoja de casos varios” Tabla 4.12. Descripción del procedimiento Atención Casos de Estudiantes
155
Código: TRSOPA-L PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: TTRRÁÁMMIITTEESS DDEE SSOOLLIICCIITTUUDDEESS
DDEE PPAAGGOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 74
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo Evaluar y aprobar las solicitudes de pago emitidas por las áreas que dependen directamente de VRA, certificando que los pagos solicitados sean correctamente establecidos y cargados al presupuesto de la unidad. B. Alcance El procedimiento inicia con la recepción de las solicitudes de pago emitidas por las unidades de pregrados o las que provienen directamente de la unidad de postgrados y finaliza con el envío de las solicitudes aprobadas a la oficina de Contabilidad y presupuesto. Se especifican las actividades desarrolladas por VRA para la aprobación de las solicitudes de pago, sin incluir las tareas desarrolladas por las áreas que dependen de VRA para la elaboración de las mismas, ni el pago de éstas. C. Personal involucrado
� Vicerrectora Académica � Asistente de VRA � Secretaria de VRA � Colaborador de VRA � Unidades dependientes de VRA
D. Recursos y formatos
� Formato de Solicitud de pago para Unidades de pregrados (este formato es el empleado en toda la UCA), (ver Anexo L.L).
� Formato de Solicitud de pago para postgrados (este formato es el empleado en toda la UCA), (ver Anexo L.L).
E. Lineamientos Generales � La fecha límite para emitir el pago deberá considerar ocho días hábiles que tiene
Contabilidad y Presupuesto para emitirlo, este inicia desde el momento en que se recibe la solicitud autorizada.
� Si la solicitud debe ser cancelada en un plazo menor que el establecido por Contabilidad y Presupuesto, las unidades de VRA, deberán tramitar la solicitud de pago con carácter de urgencia, argumentándolo.
156
Código: TRSOPA-L PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: TTRRÁÁMMIITTEESS DDEE SSOOLLIICCIITTUUDDEESS
DDEE PPAAGGOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 75
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma del proceso
Colaborador VRA
AsistenteVRA
Unidades
dependientes de VRA
Secretarta VRA
Vicerrectora
Están correctas las
fechas?
INICIO
Recepción y
fechado de las solicitudes de
pago
Archivado temporalRecibe las
solictudes de pago
Revisión preliminar
de la información vertida en las
solicitudes
Chequea datos
básicos
de la solicitud
Tiempo de
pago > o igual a ocho días?
no
Carácter de urgencia
argumentado?
Gestiona fecha de requerimiento con
unidad correspondiente
no
Solicita se emita el
carácter urgente
para el pago
si
Solicita corrección de documentos a la
unidad
correspondiente
no
1
si
si
Envían carácter de urgencia o
documentos corregidos
Recibe modificaciones
1
1/2
Existen
comprobantes
de pago?
157
Código: TRSOPA-L PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: TTRRÁÁMMIITTEESS DDEE SSOOLLIICCIITTUUDDEESS
DDEE PPAAGGOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 76
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Figura 4.12. Flujograma del procedimiento Solicitudes de Compra
Secretarta VRA
Unidades dependientes de VRA
Colaborador VRA
AsistenteVRA
Vicerrectora
¿Comprobante
congruente?
1/1
Verifica comprobantes de
pago
Que todo sea congruente,
documentos con información detallada
en solicitud de pago
Solicita
documentación de respaldo
no
Envía documentación
Recibe
documentación
2
Solicita a la unidad la
corrección de la información
no
Ordena y envía las
solicitudes de pago a
Vicerrectora
si
Envía
documentación corregida
Revisa y firma las
solicitudes de pago
Entrega solicitudes con o
sin aprobación a asistente
Separa solicitudes aprobadas de las
no aprobadas
Entrega
solicitudes aprobadas a
Colaborador
Archiva solicitud
rechazada
Reproduce
solicitudes de pago aprobadas
por VRA
Envía solicitud original a Oficina
de Contabilidad y Presupuesto
Archiva solicitud
aprobadaFIN
2
158
Código: TRSOPA-L PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: TTRRÁÁMMIITTEESS DDEE SSOOLLIICCIITTUUDDEESS
DDEE PPAAGGOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 77
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Descripción del Proceso
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Secretaria de
VRA Recepción y fechado de las solicitudes de pago
Se reciben las solicitudes de pago y se les
coloca la fecha de recepción para su
posterior archivado temporal
2 Asistente de VRA Recibe las solicitudes de
pago
Recibe de la secretaria de VRA, las
solicitudes de pago emitidas por las
unidades dependientes
3 Asistente de VRA
Revisión preliminar de la información vertida en la solicitud de pago
Procede a revisar que los datos básicos estén
correctos, chequea fecha, datos de la unidad,
y nombres
4 Asistente de VRA
Verifica que la fecha de pago considere el
tiempo requerido por Contabilidad para emitir el pago
Revisa que las fechas de pago establecidas
consideren los ocho días hábiles requeridos
por Contabilidad y presupuestos para emitir
el pago solicitado.
Condición 1: si no cumple con el tiempo
mínimo requerido y no tiene establecido el
carácter de urgencia, continuar con
actividad #5, de lo contrario pasar a la
actividad #8
5 Asistente de VRA
Gestiona con la unidad correspondiente la
fecha en que requiere el pago
Verifica con la unidad que las fechas
colocadas sean las correctas.
Condición 2: si la fecha definida es la
correcta, continua con la actividad #6, de lo
contrario pasar a la actividad #7
6 Asistente de VRA Solicitud de carácter
urgente
Solicita a la unidad correspondiente que
emita el carácter urgente para el pago
(debidamente justificado)
7 Asistente de VRA
Solicitud de corrección de documentos
Solicita a la unidad correspondiente el envío
de los documentos corregidos, ya sea solo
realizando el cambio de fecha y/o
incluyendo la documentación de
justificación para tramitar el carácter
urgente de la solicitud
159
Código: TRSOPA-L PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: TTRRÁÁMMIITTEESS DDEE SSOOLLIICCIITTUUDDEESS
DDEE PPAAGGOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 78
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
8 Asistente de VRA
Verifica que se hayan recibido los
comprobantes de pago y que sean congruentes
Verifica que la solicitud de pago esté
amparada con el documento de pago
correspondiente y que coincida con la
información vertida en la solicitud de pago
(comprobante de pago, crédito fiscal,
formato de recibo para pago de servicio)
Condición 3: si no se han incluido los
documentos o existen incongruencias
continuar con la actividad # 9, de lo
contrario pasar a la actividad #11
9 Asistente de VRA
Solicita a la unidad correspondiente la corrección de la
información errada
Se comunica con la unidad emisora de la
solicitud de pago, y solicita que se
modifique la información y se realice el
envío de la documentación correcta
10 Asistente de VRA Recibe documentación Recibe y coloca la documentación extra, que
justifica la solicitud de pago
11 Asistente de VRA Ordena y envía las solicitudes de pago
Ordena las solicitudes de pago incluyendo
los nuevos documentos o los cambios
realizados y los entrega a la vicerrectora
académica
12 Vicerrectora académica
Revisa y firma las solicitudes de pago
Chequea las solicitudes de pago y las firma
indicando la autorización para el pago de lo
detallado
13 Vicerrectora académica
Entrega solicitudes a asistente
Entrega el total de las solicitudes de pago
revisadas, y firmadas a Asistente de VRA
14 Asistente de VRA
Separa y entrega solicitudes a colaborador
Separa las solicitudes no aprobadas y las
guarda temporalmente, y las aprobadas las
entrega al colaborador de VRA
15 Colaborador de
VRA
Reproducción de solicitudes
Saca copias de las solicitudes de pago
aprobadas por VRA, la cual servirá para el
archivo temporal
16 Colaborador de
VRA
Envío de originales de solicitudes de pago
Envía el documento original de las
solicitudes de pago a la oficina de
Contabilidad y presupuestos
17 Colaborador de
VRA
Recibe acuse de recibido
Recibe acuse de recibo firmado y sellado
por la unidad de contabilidad, como soporte
de la entrega de la solicitud de pago
160
Código: TRSOPA-L PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: TTRRÁÁMMIITTEESS DDEE SSOOLLIICCIITTUUDDEESS
DDEE PPAAGGOO Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 79
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
18 Colaborador de
VRA
Archiva acuse de
recibido
19 Colaborador de
VRA
Archiva temporalmente la copia de la solicitud
de pago
Guarda temporalmente la solicitud de pago
aprobada, por cualquier consulta que tengan
las unidades que depende de VRA
Tabla 4.13. Descripción del procedimiento Solicitudes de Pago
161
Código: TRSOCO-M PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: TTRRÁÁMMIITTEESS DDEE SSOOLLIICCIITTUUDDEESS
DDEE CCOOMMPPRRAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 80
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo
Evaluación y aprobación de las solicitudes de compra de bienes y servicios emitidas por las áreas que dependen directamente de VRA, asegurando que no sobrepasen el presupuesto definido para cada una de éstas. B. Alcance
El procedimiento inicia con la recepción de las solicitudes de compra emitidas por las áreas que dependen de VRA y finaliza con el envío de las solicitudes aprobadas a la Unidad de Compras. Se especifican las actividades desarrolladas por VRA para la aprobación de las solicitudes de compra, sin incluir las realizadas por las áreas que dependen de VRA para emitir una orden de compra, ni las efectuadas por la unidad de compra para la adquisición del bien o servicio solicitado. C. Personal involucrado
� Vicerrectora Académica � Asistente de VRA � Secretaria de VRA � Colaborador de VRA � Unidades de VRA
D. Recursos y formatos
� Formato de Solicitud de compra de bienes y servicios (este formato es el empleado en toda la UCA) (Ver anexo L.M)
� Sistema de Gestión de Presupuestos SGP
E. Lineamientos Generales
� Analizar las peticiones de materiales didácticos y equipos para los laboratorios a cargo de su departamento, y recomendar la adquisición de los mismos al Vicerrector Académico, o en su defecto, al Vicerrector Académico Adjunto. UCA [2002] Manual de Organización. Unidades Académicas p. 30
162
Código: TRSOCO-M PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: TTRRÁÁMMIITTEESS DDEE SSOOLLIICCIITTUUDDEESS
DDEE CCOOMMPPRRAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 81
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma del proceso
163
Código: TRSOCO-M PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: TTRRÁÁMMIITTEESS DDEE SSOOLLIICCIITTUUDDEESS
DDEE CCOOMMPPRRAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 82
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Figura 4.13. Flujograma del procedimiento Solicitudes de Pago
164
Código: TRSOCO-M PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: TTRRÁÁMMIITTEESS DDEE SSOOLLIICCIITTUUDDEESS
DDEE CCOOMMPPRRAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 83
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
G. Descripción del Proceso
No RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Secretaria de
VRA
Recepción y fechado de solicitudes de
compra
Se reciben las solicitudes de compra y se les
coloca la fecha de recepción para su posterior
archivado temporal
2 Asistente de VRA
Recibe las solicitudes de
compra
Recibe de la secretaria de VRA, las
solicitudes de compra emitidas por las
unidades dependientes de VRA
3 Asistente de VRA
Realiza una revisión preliminar de la
información vertida en la solicitud de
compra
Procede a revisar que los datos básicos estén
correctos, chequea fecha, datos de la unidad,
y que contenga además la justificación de lo
solicitado
4 Asistente de VRA Ingresa a sistema
SGP
Ingresa a sistema SGP, para lo cual ingresa
su ID de usuario y contraseña, ingresa a
reportes y visualiza el presupuesto activo de
la unidad que ha emitido la solicitud de
compra
5 Asistente de VRA
Revisa si el bien o
servicio solicitado esta incluido dentro del presupuesto
Chequea en el presupuesto activo de la
unidad, si dentro del rubro para el cual se
designa el bien o servicio, se encuentra
aprobado (sin importar diferencias en la
cantidad)
Condición 1: si el bien o servicio solicitado
esta detallado en el presupuesto pasa a la
actividad #6, si no está detallado pasa a la
actividad #11 indicando no presupuestado
6 Asistente de VRA
Revisa si se ha anexado a la
solicitud de compra alguna cotización
Chequea si se ha adjuntado a la solicitud de
compra alguna cotización
Condición 2: si existe cotización adjunta
continúa con actividad #7, si no existe
cotización continúa con actividad #10
Nota: no es obligación adjuntar la cotización
de lo solicitado
165
Código: TRSOCO-M PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: TTRRÁÁMMIITTEESS DDEE SSOOLLIICCIITTUUDDEESS
DDEE CCOOMMPPRRAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 84
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
No RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
7 Asistente de VRA
Revisa que los datos de la cotización coincidan con el presupuesto
indicado en el SGP para dicha compra
Revisa que los datos de la cotización adjunta
no sobrepasen el presupuesto activo indicado
en el SGP y sean por la misma cantidad.
Condición 3: si se sobrepasa el presupuesto
pasa a la actividad #8, si no hay diferencias
continúa con la actividad #10
8 Asistente de VRA
Solicita cotización correcta a
departamento
Si la unidad que requiere la compra no va a
modificar el presupuesto activo para el bien o
servicio, se solicita se envíe la cotización
correcta, caso contrario se deja la enviada al
inicio
9 Asistente de VRA Anexa nueva cotización
Anexa la nueva cotización recibida a la
solicitud de compra e indica en los casos en
que existen diferencias entre la cotización y
lo presupuestado
10 Asistente de VRA
Detalla en la solicitud de compra
los datos del presupuesto activo
en el SGP
Anexa a la solicitud de compra el reporte del
presupuesto activo indicado en el SGP.
11 Asistente de VRA
Entrega solicitud de compra a
Vicerrectora
Entrega solicitudes de compra a vicerrectora
académica
10 Vicerrectora académica
Revisa las solicitudes de
compra
Revisa si la solicitud de compra tiene la
observación de existencia de diferencias o no
entre la cotización y el presupuesto activo, o
si no está presupuestada la compra
Condición 4: si tiene diferencias continúe
con la actividad #11, si no existen o no tiene
cotización, continúe con la actividad #12
11 Vicerrectora académica
Verifica con la unidad solicitante las diferencias encontradas
Verifica con la unidad solicitante de cual
rubro del presupuesto se tomará el excedente
o el total del monto para dicha compra y
anexa la observación a la solicitud de compra
166
Código: TRSOCO-M PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: TTRRÁÁMMIITTEESS DDEE SSOOLLIICCIITTUUDDEESS
DDEE CCOOMMPPRRAA Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 85
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
No RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
12 Vicerrectora académica
Verifica la existencia de saldo a favor en el rubro indicado
Verifica en el sistema SGP la existencia de
saldo a favor, que cubra la solicitud de
compra
Condición 5: si el saldo no es suficiente pasa
a la actividad #13, en caso contrario ir al paso
#15
13 Vicerrectora académica
Decide si aprobar o no la solicitud
Si el departamento no cuenta con saldo a
favor, decide si aprobar o no la solicitud de
compra
Condición 6: si aprueba la solicitud pasa a la
actividad #15, en caso contrario continúe con
paso #14
14 Vicerrectora académica
Marca y firma solicitud como no
aprobada
Pasa a la actividad #16
15 Vicerrectora académica
Firma de autorización
Firma la solicitud de compra indicando que
ha sido evaluada y aprobada por VRA
16 Vicerrectora académica
Entrega solicitudes a asistente
Entrega el total de las solicitudes de compras
revisadas, y firmadas a Asistente de VRA
17 Asistente de VRA
Separa y entrega solicitudes a colaborador
Separa las solicitudes no aprobadas y las
guarda temporalmente, y las aprobadas las
entrega al colaborador de VRA
18 Colaborador de
VRA
Reproducción de solicitudes
Saca copias de las solicitudes aprobadas por
VRA
19 Colaborador de
VRA
Envío de copias de solicitudes de
compra
Envía el documento original de las
solicitudes de compra a la Unidad de
compras
20 Colaborador de
VRA
Archiva temporalmente la copia de la solicitud
de compra
Guarda temporalmente la solicitud de compra
aprobada, por cualquier consulta que tengan
las unidades que depende de VRA
Tabla 4.14. Descripción del procedimiento Solicitudes de Compra
167
Código: MEMOLB-N PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: MMEEMMOORRIIAA DDEE
LLAABBOORREESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 86
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
A. Objetivo
Recabar los informes de las actividades que ha desarrollado los Departamentos Académicos a lo largo del año cada, para visualizar el aporte a las funciones que la UCA propone como medida del cumplimiento de sus objetivos, los cuales son la docencia, la investigación y la proyección social. Además de visualizar los logros obtenidos por cada departamento y los sectores favorecidos. B. Alcance
El procedimiento inicia con las solicitudes de preparación de los informes de las memorias de labores, que envía VRA a los Departamentos para consolidarlas y finalizar con la creación del documento de la unidad y envío del mismo a Secretaría General. Se especifican las actividades desarrolladas por VRA para la consolidación de la información de las unidades, sin incluir aquellas efectuadas por los departamentos, para la elaboración de sus memorias de labores individuales o la consolidación y publicación de la misma por parte de la UCA. C. Personal involucrado
� Vicerrectora Académica � Asistente de VRA � Jefes de departamentos
D. Recursos y formatos
� Microsoft Word para la consolidación de la información
E. Lineamientos Generales � Corresponde al Secretario General: h) Redactar la memoria anual de la institución. UCA [200] Estatutos y Reglamentos Internos. Estatutos, Art. 59 p.30 � Corresponde a Rectoría, Elabora la memoria de labores de la Rectoría y coordinar las memorias de sus dependencias. UCA [2002] Manual de Organización. Unidades de Dirección Superior y Auditoría Interna p 15 � Entre las funciones de VRA se encuentra: Elaborar la memoria anual de labores y coordinar la de sus dependencias. UCA [2002] Manual de Organización. Académicas p 22 � Las funciones de Departamento incluye: Elaborar la memoria anual de labores de su unidad. UCA [2002] Manual de Organización. Académicas p 30
168
Código: MEMOLB-N PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: MMEEMMOORRIIAA DDEE
LLAABBOORREESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 87
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
F. Flujograma del proceso
Figura 4.14. Flujograma del procedimiento Memoria de Labores
169
Código: MEMOLB-N PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: MMEEMMOORRIIAA DDEE
LLAABBOORREESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 88
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
G. Descripción del Proceso
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Vicerrectora Académica
Solicita el informe de la unidad
Solicita por correo electrónico a los Jefes de departamento el envío de sus correspondientes memorias de labores del año que está finalizando Nota: en ocasiones se proporcionan algunos lineamientos básicos de formato
2 Asistente de VRA Recibe los informes
Recibe los informes de cada uno de los departamentos Nota: este se recibe impreso por correo interno, y el formato digital por correo electrónico
3 Asistente de VRA Revisa el informe de
cada uno de los departamentos
Verifica que la información vertida en la memoria de labores esté completa Condición 1: si la información está incompleta pasara la actividad # 3, caso contrario ir al paso #4
4 Asistente de VRA Solicita información
incompleta
Realiza llamadas telefónicas al departamento correspondiente y solicita por el mismo medio la información en caso de ser posible, sino se recibirá la información por correo electrónico
5 Asistente de VRA Consolida la
información y le da formato
Realiza la cohesión y adecuación de estilo y formato de todas las memorias de labores de los departamentos, consolidándolo en un archivo de texto
6 Asistente de VRA
Envía archivo a Vicerrectora por correo electrónico
7 Vicerrectora académica
Recibe y revisa el documento
Realiza las revisiones pertinentes al documento y al contenido puntual de cada uno de los departamentos, para validar la información que se divulgará de la unidad Condición 2: si el documento no es aprobado continuar con actividad #8, caso contrario pasar al paso #9
170
Código: MEMOLB-N PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: MMEEMMOORRIIAA DDEE
LLAABBOORREESS Versión: 01
VICERRECTORÍA ACADÉMICA Fecha: Mayo 2007
COPIA CONTROLADA Aprobado Poseedor: No. Copia:
Pág. 89
El propietario de este procedimiento es responsable por su revisión anual, actualización, monitoreo, control y aprobación.
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
8 Vicerrectora académica
Se comunica con el departamento correspondiente
Plantea al departamento las razones del rechazo del informe de la memoria de labores y solicita su revisión y reenvío Nota: en este punto deberá regresar a la actividad #3
9 Vicerrectora académica
Informa aprobación de documento
Informa a asistente de VRA que el documento ha sido aprobado
10 Asistente de VRA Envía memoria de labores de VRA a Secretaría General
Envía la Memoria de Labores de la unidad de Vicerrectoría Académica por correo electrónico, en formato digital y el impreso por correo interno.
11 Asistente de VRA Archiva informes
impresos enviado por los departamentos
Archiva temporalmente los informes que se recibieron de cada uno de las unidades que dependen de VRA. Nota: estas se retiran hasta la publicación de la Memoria Anual de Labores de la UCA.
Tabla 4.15. Descripción del procedimiento Solicitudes de Pago
171
172
4.2 ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS ACTUALES
Una vez se cuenta con los procedimientos documentados y estandarizados puede
iniciarse el análisis de los mismos con el fin de determinar oportunidades de mejora,
para ello se desarrollará la fase de Revisión y Optimización de Procedimientos.
Esta fase comprende la revisión de varios factores, con el fin de alcanzar la
optimización de los procedimientos, de modo que teniendo en cuenta todos estos
factores se elabore una propuesta de mejora del procedimiento actual, la cuál quedará a
criterio de VRA si decide realizarla, así como su implementación. Los factores son los
siguientes:
• VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS
Se busca establecer si los procedimientos que han sido estudiados previamente,
contribuyen al logro de los objetivos de la UCA. La forma de verificarlo será mediante
las funciones que la UCA define como medida del cumplimiento de los objetivos que
persigue.
Figura 4.15 Cumplimiento de objetivos
Sin embargo; se considera importante que estudios posteriores realicen la alineación de
los objetivos estratégicos (nivel I), con los del nivel de procesos (nivel II). De manera
que los objetivos del nivel operativo (nivel III) puedan derivarse de éste último y
siempre contribuir al fin de la organización.
173
Al efectuar esta alineación se garantiza que a lo largo de todo el proceso se cuente con
el soporte necesario para el desarrollo del mismo y que se ejecute de la mejor manera
posible. Un paso inicial es saber que el procedimiento que desarrolla VRA está
enfocado al cumplimiento de uno de los objetivos estratégicos de la Universidad.
• ASEGURAR QUE EL SISTEMA SEA EFECTIVO
Para asegurar que un sistema sea efectivo se deben controlar los componentes del
Sistema de Desempeño Humano, es por ello que será necesario analizar detalladamente
tanto las entradas como el trabajo, las salidas, las consecuencias y la retroalimentación
que forman el sistema de VRA.
Tal como se ha planteado en la teoría, es necesario que el procedimiento que se
desarrolle cuente con actividades que agreguen valor al servio brindado, para asegurar
que el personal trabaje de la manera más efectiva; de lo contrario se estaría cayendo en
un procedimiento que conlleva reprocesos o que contiene pasos innecesarios y por
tanto, retrasa la obtención de los resultados esperados.
Se busca además definir los pasos que deberán seguirse en situaciones poco frecuentes,
con la intención de cerrar los ciclos, aunque no de una manera terminante, si no más
bien, como opción que guíe las acciones a seguir.
Figura 4.16 Diseñar un sistema efectivo
174
• VERIFICACIÓN DE INSUMOS
Como último paso, para definir la mejora a proponer, se verifica si cuentan con los
insumos necesarios, de manera que no sea un impedimento al desarrollo eficiente y
efectivo de cada una de las tareas que realizan. Estos insumos no consideran
únicamente bienes tangibles, sino que incluyen software y conocimiento de los
mismos.
Figura 4.17 Verificación de Insumos
• OPTIMIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Consiste en presentar el procedimiento con las mejoras encontradas, teniendo en cuenta
que si se quiere optimizar deben controlarse las Variables que afectan al SDH; es decir:
Administración, Metas y Diseño en el nivel Operativo interno de VRA.
En base a este procedimiento mejorado, se definirá la matriz de responsabilidades de
manera que la carga de trabajo se distribuya de mejor manera entre el personal de VRA,
teniendo en cuenta el perfil de cada puesto. Asimismo, permitirá identificar los
responsables de cada una de las tareas y se pretenderá establecer metas en el nivel
operativo de manera que el trabajador tenga definido cómo y que se espera que logre al
realizar las diferentes actividades que tiene bajo su responsabilidad.
175
Figura 4.18 Optimización de procedimientos
A continuación se desarrollará el análisis de cada uno de los procedimientos que fueron
documentados por estar dentro del alcance de este trabajo.
4.3 MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS ACTUALES. PROCEDIMIENTOS
PROPUESTOS
PROCEDIMIENTO A: PROGRAMACIÓN ACADÉMICA
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
El procedimiento de programación académica enmarca una de las funciones más
importantes de la labor de VRA, pues le permite llevar un control de las actividades que
cada uno de los docentes realizará en las áreas de desarrollo, como son la docencia,
investigación, administración y proyección social, pero además reflejará un compromiso
por parte de la unidad en velar por el cumplimiento de las mismas.
La contribución a esta función es sumamente importante y necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la organización, pero es imprescindible un análisis que
enlace las metas u objetivos de los tres niveles de una Organización.
176
Función
UCA (mide el
cumplimiento
de objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Investigación
No hay actividad
específica, pues todo el
procedimiento implica
una revisión y
establecimiento de la
carga en cada área
Establece las actividades de investigación
que se desarrollará VRA durante el
presente ciclo, definiéndose los proyectos
a desarrollar por cada uno de los docentes
y por departamento, estrechando un
compromiso sobre el logro de los mismos,
cuya actividad será evaluada al finalizar el
ciclo lectivo.
Docencia
No hay actividad
específica, pues todo el
procedimiento implica
una revisión y
establecimiento de la
carga en cada área
Define la carga de trabajo que tendrá cada
docente, en cuanto a número de materias a
impartir y número de horas clase, entre
otras; de manera que sirvan como una
medida de la calidad de las cátedras
impartidas, responsabilizándose el docente
de cumplir con lo propuesto.
Proyección
social
No hay actividad
específica, pues todo el
procedimiento implica
una revisión y
establecimiento de la
carga en cada área
Establece las actividades sociales que
realizarán o liderarán cada uno de los
docentes, definiendo para esto
requerimientos de alumnos por horas
sociales, materiales o instrumentos
requeridos.
Tabla 4.16.Cumplimiento de Objetivos procedimiento Programación Académica
Todas las actividades anteriores, deben estar completamente justificadas, y centradas en
los requerimientos y necesidades tanto de la universidad, como de los beneficiarios, que
pueden ser los alumnos o comunidades del país. Todas las horas dedicadas por docente
a cada actividad se suman para establecer la carga de trabajo que tendrá durante el
presente ciclo, y su aporte indiferenciado a las funciones de la UCA.
177
• Asegurar que el Sistema sea Efectivo
Al analizar el proceso se han identificado ciertas áreas de oportunidad de mejora, para
ello se han analizado los diversos componentes del sistema de desempeño humano
(SDH) aplicado al nivel operativo interno de VRA.
En relación a las entradas, se ha encontrado que los formatos actualmente establecidos
están perfectamente definidos, pues consideran toda la información básica requerida por
VRA, para establecer la carga y hacer un compromiso formal de las actividades
descritas en los mismos. Aunque se considera importante la definición de los tiempos
de entrega, mediante un lineamiento, de manera que no se retrasen las actividades
internas de las unidades de VRA, es decir que permita realizar adecuadamente el
trabajo.
La salida consiste en el establecimiento de la carga de cada docente y las actividades
por las que cada departamento debe velar porque se cumplan.
En cuanto a las consecuencias es necesario definir el lineamiento propuesto y
comunicarlo para evitar discrepancias.
La retroalimentación se realiza al momento de la revisión de la carga de cada docente,
de manera que se defina si cumple con los lineamientos de VRA, en cuanto a las horas
que debe dedicar a cada función, aunque es importante recalcar que no están definidos
estos lineamientos, de manera que la revisión es hasta cierto punto subjetiva. Otra
manera de realizar una retroalimentación podría darse a partir de la revisión del
cumplimiento de los proyectos o actividades propuestas, de manera que se pueda medir
el avance y/o culminación de las actividades, en conjunto con el jefe de departamento e
informar a vicerrectoría del status de cada una.
En el procedimiento estudiado, se ha identificado que VRA debe realizar algunos
cambios que mejorarán el desarrollo del procedimiento, entre estos se observa que no
existe un lineamiento que muestre el carácter de obligatoriedad que tiene cada
departamento en el envío de la documentación de la carga académica en las fechas
requeridas, esto actualmente retrasa el desarrollo de las actividades de establecimiento,
consolidación, revisión y aprobación de la carga que tendrá cada docente contratado
178
permanentemente. Se identificó además la necesidad de definir un formato de Excel
que permita agilizar la digitación y consolidación de la carga académica, mostrando los
campos más importantes y los resultados por departamento.
Actividades innecesarias
Actividad identificada Justificación Propuesta
Solicitud de hojas de
planificación y asignación
de carga académica no
entregadas o con
incongruencias
Se retienen en VRA las
hojas de planificación y
asignación académica,
aunque en muchos casos
no presentan la
información de todos los
docentes, esto obliga a
VRA a retornas las hojas
con diferencias y/o
solicitar la información no
enviada.
Se propone buscar la mejora
de la calidad de las entradas,
mediante la definición de un
formato de Check List, que
manejará la secretaría y bajo
el cual revisará la
información antes de
recibirla, de manera que si
presentan diferencias se
devuelvan inmediatamente a
la unidad correspondiente
para su revisión y
corrección. Esto se apoyará
con un lineamiento que
deberá ser comunicado a
todas las áreas que
dependen de VRA.
Tabla 4.17. Actividades innecesarias procedimientos Programación Académica
En este momento la actividad no se considera como innecesaria, debido a que no hay un
compromiso de las unidades en garantizar el envío correcto de la información, pero
representa en todo sentido una demora para la unidad.
179
Demoras
Actividad identificada Justificación Propuesta
Vaciado de la
información de la carga
académica en el formato
de Excel
El formato utilizado
actualmente, se maneja de
manera manual, sin enlaces
predefinidos
Elaborar el formato de Excel y
aplicarlo en el vaciado de la
información.
Ídem actividad tabla
actividades innecesarias
Tabla 4.18. Demoras procedimientos Programación Académica
Reprocesos
Actividad identificada Justificación Propuesta
N/A
Tabla 4.19. Reprocesos procedimiento Programación Académica
• Verificación de insumos
Insumos actuales
Insumo Función Responsable
Archivo de Excel para el
levantamiento de
información de la Carga
Académica
Vaciado de la información de la
carga académica para elaboración
del informe
Asistente de VRA
Formato de Planificación
del Trabajo de
profesores/investigadores
Detalla para cada uno de los
docentes, las actividades a
desarrollar en cada una de las
funciones, indicando no solo las
horas, sino las descripciones de
las proyectos (sean cátedras,
investigaciones, etc.)
Departamentos
académicos
180
Insumo Función Responsable
Formato de Asignación
de Carga Académica del
personal docente
Indica por departamento, para
cada uno de los docentes del
mismo, el número de horas que
dedicará a las actividades de
docencia, investigación,
administración y proyección
social. Detallando para las
actividades de docencia, el
número de actividades a impartir,
el total de horas, secciones,
alumnos e instructores.
Departamentos
académicos
Tabla 4.20 Insumos actuales procedimiento Programación Académica
Insumos propuestos
Insumo Función Responsable
Check list de recepción
de documentos
Evaluar los documentos de
entrada, previo a la recepción
para asegurar la calidad de los
mismos.
Secretaria de VRA
Formato de Excel: hoja
con enlaces que agilicen
la obtención de los
resultados deseados20
Facilitar la digitación y obtención
de los resultados deseados
Asistente
administrativa
20 Anexo M: Formato propuesto para vaciado de Programación académica
181
Insumo Función Responsable
Definir las orientaciones
de VRA para la
aprobación de la carga
académica
Permitirá a la asistente colaborar
en la revisión de estos casos, sin
necesidad de pasarlos todos a la
vicerrectora, además de
esclarecer estos puntos y dejar de
lado lineamientos que pueden
considerarse por otras áreas como
subjetivos
Vicerrectora
Académica
Tabla 4.21 Insumos propuestos procedimiento Programación Académica
• Optimización del procedimiento
Para lograr la comprensión de las unidades de VRA, en cuanto al cumplimiento de las
fechas de entrega de los formatos de la carga académica y la devolución de los mismos,
en caso de encontrar discrepancias en los datos vertidos y/o documentos incompletos,
se deberá establecer un lineamiento o política, que sea divulgado a la unidad entera,
para evitar descontentos. Esta política, mejorará los tiempos de respuesta y agilizará
todo el proceso. El lineamiento (política propuesta), se indica a continuación:
Lineamiento propuesto
“VRA verificará la congruencia y exactitud de los datos vertidos en los formatos de
planificación y asignación académica, así como el envío completo de los formatos,
antes de recibirla, de manera que se asegure, que no se retendrán dentro de la unidad si
no cumplen al menos uno de los lineamientos descritos.”
“Todos los departamentos se comprometen a enviar la programación académica a VRA,
en las fechas que esta establezca. Solo se aceptarán atrasos por causas de fuerza mayor
debidamente documentados”
Como una actividad extra, se propone mejorar la retroalimentación del estatus de las
actividades proyectadas por cada uno de los departamentos, para esto se propone la
siguiente metodología:
182
• VRA informa fecha en que requiere un informe de la gestión y estatus de cada
uno de los proyectos que el departamento se comprometió a desarrollar durante
el presente ciclo lectivo, detallado por docente
• El Jefe de Departamento se reúne con sus docentes para realizar la evaluación
del trabajo desarrollado a la fecha, y define fecha de finalización de los mismos
• Envía un reporte vía correo electrónico a la vicerrectora informando el detalle de
proyectos por docente, con el avance a la fecha, el estatus, actividades
pendientes de realizar y fecha de culminación del mismo.
• Vicerrectora revisa informe y retroalimenta al Jefe de departamento, con
observaciones, sugerencias, cambios o mejoras que considere pertinentes
• Jefe de departamento informa a cada uno de los docentes de los cambios o
mejoras que deberán realizarse, de acuerdo a las observaciones hechas por la
vicerrectora.
Esta actividad extra, permitirá a la unidad llevar un mejor control de los proyectos que
aportan a cada una de las funciones de la UCA, así como mejorar la retroalimentación,
apoyando al docente en su gestión.
Cabe mencionar que se propone la definición de las orientaciones del establecimiento
de la carga para cada uno de los docentes, pero dado que esta actividad requiere un
amplio conocimiento de los proyectos propuestos, la carga que representa cada una de
las cátedras y los lineamientos o reglamentos de la UCA, entre otros, esto se deja como
una propuesta, para revisión por parte de la vicerrectora académica.
Flujograma del procedimiento
183
184
185
Figura 4.19 Flujograma del Procedimiento Programación Académica mejorado
186
Matriz de Responsabilidades
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimiento
Principales Actividades Realizadas
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Envío de cartas a los
departamentos académicos
Todas las cartas de solicitud de programación académica enviadas con tiempo a los departamentos
Cero cartas de solicitud de programación académica retenidas en
VRA
Recepción y fechado de las
hojas de planificación
Chequeo a detalle de la
congruencia de datos y las cantidades
entregadas por cada
departamento
Cero formatos retenidos con
datos incongruentes o incompletos
Vaciado de la información
Exactitud en la información
vertida
Cero errores de digitación
Revisión de incumplimientos
con las orientaciones de
VRA
Chequeo y definición de estatus de
programación académica de cada docente
100% de programaciones académicas de
docentes evaluadas
Programación Académica
Revisión de incumplimientos
de carga académica
Validación de la carga académica para pasar a estatus de aprobación
Cero programaciones
con incumplimientos
de carga
187
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimiento
Principales Actividades Realizadas
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Actualización del archivo de
programación académica
Verificación de archivo de Excel,
incluyendo cambios y
actualizaciones realizadas
100% de cargas académicas actualizadas
Validación de archivo final de carga académica
Verificación de correcciones realizadas a la carga académica
del departamento
Programación Académica
Archivo de informes
recibidos de los departamentos
Consolidación de hojas de
asignación por departamento en archivos físicos
Consolidación de hojas de
planificación de docentes en
archivos físicos correspondientes
Tabla 4.22 Matriz de Roles y Responsabilidades procedimiento Programación Académica
188
PROCEDIMIENTO B: ASIGNACIÓN DEL ESCALAFÓN ACADÉMICO
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
En el siguiente cuadro se detalla la contribución del procedimiento desarrollado por
VRA, a las funciones que dentro de la UCA se utilizan como una medida de los
objetivos de la organización.
Función UCA (mide el
cumplimiento de
objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Investigación
Revisión de
Autoevaluación Cualitativa
y Cuantitativa
Se analizan áreas de
investigación desarrolladas
por el personal docente
como publicaciones
realizadas, participación en
proyectos o contratos de
investigación.
Docencia
Revisión de
Autoevaluación Cualitativa
y Cuantitativa
Evalúa el desempeño del
personal en el área de la
docencia, tomando en
cuenta factores como:
cursos impartidos y los
resultados académicos de
los estudiantes, seminarios,
conferencias y cursos de
extensión impartidos.
Trabajos de graduación
dirigidos, innovaciones en
el contenido de cursos y
metodología de enseñanza
189
Función UCA (mide el
cumplimiento de
objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Proyección social
Revisión de
Autoevaluación Cualitativa
y Cuantitativa
Se estudian aportes hechos
por el personal en áreas
como servicios prestados a
la Universidad, a la
población, y actividades
encaminadas al bienestar
social.
Tabla 4.23 Cumplimiento de objetivos procedimiento Asignación Escalafón Académico
Podemos concluir que este procedimiento contribuye al cumplimiento de los objetivos
de la UCA, Sin embargo; debemos aclarar que no se garantiza la alineación de las metas
entre lo niveles.
• Asegurar que el Sistema sea Efectivo
Al momento de analizar el procedimiento se identifica que las tareas podrían
distribuirse de una mejor manera, ya que actualmente una gran cantidad de estas
actividades están concentradas en una sola persona, además, agregar herramientas de
control que faciliten y acorten el tiempo que toma realizar sus labores.
Para este análisis se han tomado en cuenta los componentes del sistema de desempeño
humano aplicado al nivel operativo interno de VRA.
Referente a las entradas se determinó que en la recepción de los formularios de auto
evaluación cualitativa y cuantitativa, no se tiene una herramienta de control que
identifique de forma inmediata cuantos formularios se han recibido, cuantos son los
faltantes y quien es el personal pendiente de entrega, lo cual sería de mucha ayuda para
ahorrar tiempo.
Con respecto a los demás actividades, como se mencionó anteriormente, estás deberían
ser re-distribuidas dentro del personal de VRA ya que actualmente se encuentran en su
mayoría a cargo del Asistente.
190
Las salidas son los formularios cuantitativos revisados, posteriormente las Hojas Índice,
las cartas de notificación, y las recomendaciones de ascenso, todos estos documentos
serían enviados de igual manera a las unidades respectivas con la diferencia que se haría
en menor tiempo.
Como consecuencia, los tiempos de envío, respuesta y recepción de dichos documentos
se verían reducidos, la carga de actividades distribuidas de manera que el trabajo pueda
ser realizado más eficientemente.
A continuación, se detallan las actividades que generan retrasos, reproceso o no aportan
valor agregado al procedimiento.
Actividades innecesarias
Actividad identificada Justificación Propuesta
Asistente de VRA verifica
si existen formularios de
autoevaluación pendientes
de entrega por cada
Departamento
Académico.
Se realiza para identificar
el número de formularios
pendientes y solicitarlos al
personal correspondiente.
Secretaria de VRA utiliza
un formato “Check List” al
momento de recibir los
formularios para identificar
fácilmente el personal
pendiente de entrega y
envía informe a Asistente
para realizar
notificaciones.
Asistente de VRA separa
los formularios en su
parte cualitativa y
cuantitativa.
La separación es necesaria
ya que la parte cuantitativa
es enviada a la CAU.
Mientras la parte
cualitativa es revisada por
la Vicerrectora
La separación de los
formularios se puede
realizar de manera
simultánea al momento de
recibir los formularios por
parte de la Secretaria
Tabla 4. 24 Actividades innecesarias en procedimiento Asignación Escalafón Académico
191
Demoras
Actividad identificada Justificación Propuesta
Asistente de VRA envía
solicitud de envío de
formularios de
autoevaluación pendientes
a personal
correspondiente.
Dichos retrasos por
formularios pendientes de
entrega afecta todo el
procedimiento puesto que,
no se puede proceder a
continuar con la revisión
de los formularios ya
recibidos si existen
demasiados formularios
pendientes.
Asistente notifica al
personal pendiente de
entrega de formulario 15
días antes del vencimiento
del plazo establecido. Con
excepciones de prorroga en
casos que a criterio de
Asistente lo ameriten.
Tabla 4.25 Demoras en procedimiento Asignación Escalafón Académico
Reprocesos
Actividad identificada Justificación Propuesta
Asistente elabora Hojas
Índices que detalla UMAs
ganadas por cada docente
en el periodo de
evaluación.
Es necesario retroalimentar
a los docentes de la
evaluación de su
desempeño al determinar el
número de UMAs que
ganaron.
El Colaborador al finalizar
el vaciado de información
procede a elaborar Hojas
Índice, de esta manera
envía informe general de
UMAs y Hojas Índice a
Asistente. De esta manera
ya no se elabora esta hoja
que básicamente es un
resumen de la información
que ha hecho previamente
el Colaborador.
Tabla 4.26 Reprocesos en procedimiento Asignación Escalafón Académico
192
• Verificación de insumos
En la actualidad, las autoevaluaciones se envían por correo electrónico por Asistente de
VRA a los Jefes de Departamento para que éstos a su vez los distribuyan a sus docentes,
también comunica fecha de recepción de formularios completados. Al momento de
recibir los formularios en VRA estos se hacen de forma física, pero no hay una
herramienta de control que permita verificar con rapidez cuantas autoevaluaciones se
han recibido, cuantas se encuentran pendientes y quienes son las que la deben.
Al implementar un formato de “Check List” que permita llevar un control de estas
entregas, se facilitará el determinar con exactitud el número de formularios faltantes y
enviar una notificación vía correo electrónico a las personas que aún se encuentran
pendientes de estas entregas.
Insumos actuales
Los insumos actuales se detallan a continuación en el siguiente cuadro.
Insumo Función Responsable
Correo Electrónico Envío de formularios de
Autoevaluación.
Envío de Notificación de
formularios pendientes.
Asistente de VRA
Microsoft Word Elaboración de Cartas de
Notificación
Asistente de VRA
Microsoft Excel Vaciado de la
información de UMAs
asignadas.
Colaborador de VRA
Tabla 4.27 Insumos Actuales en procedimiento Asignación Escalafón Académico
193
Insumos propuestos
A continuación se muestran los insumos propuestos en el cuadro siguiente.
Insumo propuestos Función Responsable Actividad en la que
se incluirá
Microsoft Excel
(Formato “Check
List”21).
Chequeo de
formularios
recibidos y
pendientes.
Secretaria de
VRA
Recepción de
Formularios de
autoevaluación.
Tabla 4.28 Insumos propuestos en procedimiento Asignación Escalafón Académico
• Optimización del Procedimiento
Las mejoras que se han propuesto para este procedimiento están enfocadas a facilitar la
labor del personal con herramientas como el formato de “Check List” que podría
utilizarse para verificar los formularios de autoevalución entregados y pendientes.
Este “Check List” (Hoja de Chequeo), se dividirá por Departamento, se incluye el Jefe
de Departamento y los docentes y una columna para los correos electrónicos, otra
columna que indica si se ha entregado el formulario o si esta pendiente, y una columna
adicional en casos en los que se otorgue prórroga se establecerá cuantos días de
prórroga se han concedido (ver anexo N)
Los detalles tratados en el formato son los necesarios para llevar un chequeo efectivo;
sin embargo es de esperar que ha medida se implemente esta herramienta se incluyan
cambios al momento en que surjan nuevos requerimientos o necesidades en la recepción
de los formularios de autoevaluación.
21 Anexo N: Hoja de Chequeo para entrega de Formularios de Autoevaluación
194
Otro aspecto es la redistribución de las tareas en este procedimiento, entre los cambios
propuestos están los siguientes:
La Secretaria tiene ahora que separar la parte cualitativa y cuantitativa de las
autoevaluaciones y las envía al Asistente, de esta manera el Asistente se ahorra el paso
y el tiempo de separación y se ocupa de enviarlas a Vicerrectora.
El Colaborador además de vaciar la información de las de las Unidades Meritos
Asignadas en el formato Excel, también archivara la auto evaluación Cuantitativa en
caso de que en el futuro se necesite validar la información proporcionada.
Al distribuir el trabajo en todo el personal involucrado, no solamente se logra que las
personas trabajen mas eficientemente, también se garantiza que el tiempo que toma
realizar todo el procedimiento se reduzca, por ende también se reducen los tiempos de
respuesta.
El Colaborador también estará encargado de elaborar la Hojas Índice al momento de
finalizar el vaciado de la información enviada por la VRA, de esta manera, el envía las
Hojas Índice a Asistente para que ella las envíe junto con las cartas de notificación a los
Docentes.
A continuación se muestra el flujograma de lo que se espera alcanzar al implementar
estas mejoras.
195
Docentes
ComisiónAcadémica Universitaria(CAU)
DepartamentosAcadémicos
Colaborador VRA
VicerrectoraSecretarta VRA
Junta DIrectoresAsistenteVRA
Envío de formularios de auto evaluación
Inicio
Envio de notificación a Jefe de Departamento
Recepción y distribución de
formularios
¿Existen formularios pendientes?
SI
Archiva autoevalua-ciones
Separación de formularios cuantitavios y cualitativos
Revisa autoevaluaciones y asigna puntuación en formularios por
docente
Notifica a Docentes con formulario pendiente de entrega
Completan formularios y lo envían a docentes
Revisa formularios y lo aprueba firmándolo
Guarda una copia y envía formularios
Docentes llenan formularios pendientes
Envía formularios pendientes
Recepción de formularios adicionales
Define fecha de reunion con CAU
Informa convocatoria a miemros de CAU
Envia autoevaluacion cualitativa a Vicerrectora
Revisa autoevaluaciones cualitativas
Envía autoevaluacion Cuantitativa s y solicitudes de ascenso a CAU
1/2
Envía recopilación de pendiente faltantes
Recibe Formularios y recopila faltantes
NO
Secretaria utiliza formato “Check List” para llevar mejor control de recepción de formularios y facilitar la recopilación de formularios faltantes.
Asistente revisa entregas pendientes utilizando formatos “Check List” previamente completado por Secretaria lo que le permite ahorrar tiempo y procede directamente a notificar a Jefe de Departamento.
Secretaria separa formularios de autoevaluación en cualitativos y cuantitativos ya previamente seleccionados.
196
Junta DIrectoresDocentes
ComisiónAcadémica Universitaria(CAU)
DepartamentosAcadémicos
Colaborador VRA
Secretarta VRA
VicerrectoraAsistenteVRA
3/3
2/1
Revisa solicitudes ascenso del año
anterior
¿Solicitud aprobada?
SI
Reciben recomendacion de
ascenso
Se descarta solicitud de ascenso
NO
Recibe las Hojas de evaluaciones de la
CAU
Realiza vaciado de informacion y elabora
Hojas Indice
Envia archivo a Asistente de VRA y archiva datos cuantitativos
Envia a la CAU informe general
CAU recibe informe general
Elabora cartas de notificacion
Revisa y firma cartas
Presenta recomendacion de ascenso a JD
Formula punto de agenda para proxima reunion de JD
Envia cartas y Hojas Indice a Docentes
Autoriza solicitudes de ascensos
Colaborador elabora Hojas Índice después de haber realizado el vaciado de la información de la UMAs, de esta manera, estas Hojas son enviadas directamente Asistente ya completadas.
Colaborador también archiva los formularios de autoevaluación cuantitativos para que sirvan de respaldo para cualquier consulta o requerimiento en el futuro.
Debido a que el Colaborador ya elaboró previamente las Hojas Índice, el Asistente se encarga solamente de elaborar las Cartas de Notificación.
197
Figura 4.20 Flujograma Asignación Escalafón Académico mejorado
Al analizar el procedimiento para garantizar la eficiencia del sistema se ha controlado la
Administración Operativa (variable del SDH), se ha establecido además la secuencia
de actividades a desarrollar, es decir se ha contribuido al Diseño Operativo.
Para completar el análisis se asignará quien será la persona responsable de la realización
de las diversas tareas, y finalmente establecer las Metas Operativas para las principales
actividades ejecutadas; es decir se construirá la Matriz de Roles y Responsabilidades.
Junta DIrectoresDocentes
ComisiónAcadémica Universitaria(CAU)
DepartamentosAcadémicos
Colaborador VRA
Secretarta VRA
VicerrectoraAsistenteVRA
3/2
Envia archivo detalles de UMAS por departamento a
Jefes
Emite solicitud de ascenso del periodo
en curso
Recibe solicitud de ascenso de docente
Revisa que el docente cumpla requisitos de ascenso
Archiva Solicitudes
Fin
198
Matriz de Responsabilidades
Tabla 4.29 Matriz de Roles y Responsabilidades en procedimiento asignación del escalafón Académico
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS Vicerrectoría Académica
Asistente de VRA
Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimientos
Principales Actividades Realizadas Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Envío de
formatos de auto evaluación
enviar formatos
correctamente
100% envíos correctos
Recepción de formularios completos
formularios completos
0% formularios incompletos
Envío formato Checklist
formularios pendientes
100% formularios pendientes
Informa jefe departamento formularios pendientes
formularios pendientes notificados
0% sin notificar
Revisión Autoevaluación Cualitativa
evaluaciones cualitativas revisadas
100% revisión de
evaluaciones cualitativas
Vaciador de Información de puntuación
datos
ingresados correctamente
0% de error
Envío de archivo de detalle de UMAs
Envió a personal indicado
100% de recepción
Asignación del escalafón Académico
Revisión de solicitud de docente
Revisar todas las solicitudes
100% solicitudes Revisadas
199
PROCEDIMIENTO C: EVALUACIÓN DE DOCENTES
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
Este procedimiento realizado en VRA contribuye en cierta medida a las funciones por
medio de las cuales la UCA mide el cumplimiento de los objetivos de la organización.
La relación específica es con la docencia, para lo cual el detalle se muestra a
continuación:
Función UCA (mide el
cumplimiento de
objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Investigación N/A
Docencia Evaluación de docentes por
parte de alumnos.
Evalúa el desempeño
académico del personal
docente de la UCA.
Permite conocer la
percepción del alumno e
identificar debilidades y
oportunidades de mejora en
el desempeño de docentes.
Contribuyendo a tener un
personal altamente
capacitado para formar
académicamente a los
estudiantes.
Proyección social N/A
Tabla 4.30 Cumplimiento de objetivos procedimiento evaluación docentes
La contribución a esta función es sumamente importante y necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la organización, pero es imprescindible un análisis que
enlace las metas u objetivos de los tres niveles de una Organización.
200
• Asegurar que el Sistema sea Efectivo
Al estudiar el procedimiento se identifican oportunidades de mejora las cuales se
analizan mejor por medio del sistema de desempeño humano (SDH).
Las entradas son sumamente importantes y necesarias para la realización eficiente del
trabajo dentro de la unidad, pero existen algunas que no generan valor a éste, por lo
cual seria conveniente omitirlas. En cuanto al trabajo se están realizando actividades
que no agregan valor al procedimiento, se planteará una nueva forma de ejecutarlas
buscando aumentar la eficiencia en las actividades y por ende en el procedimiento total.
La salida del procedimiento son los resultados de las evaluaciones, las cuáles sirven
como retroalimentación para los Departamentos Académicos (Jefes y docentes), así
como la información y comentarios brindados por parte de Vicerrectora Académica.
A continuación se explica en detalle el análisis realizado para identificar la mejoras al
procedimiento.
Actividades innecesarias
Han podido detectarse actividades que no agregan valor al procedimiento interno de
VRA, por lo cual sería conveniente y contribuiría a la eficiencia de dicho procedimiento
el no realizarlas como están estipuladas actualmente. La propuesta para mejorar este
aspecto, se detalla y justifica a continuación.
Actividad identificada Justificación Propuesta
a) Envío de evaluaciones
de Departamentos a VRA.
b) Recepción de
evaluaciones en VRA.
c) Envío de
Evaluaciones de VRA a
Dirección de Informática.
Las hojas de respuestas de
evaluación no son
revisadas en VRA, ya que
esto se hace en Dirección
de Informática con el
Programa de lecturas.
Departamento Académico
envía paquetes de
evaluaciones (hojas de
respuestas) directamente a
Dirección de Informática
para su lectura y esta
unidad sella y firma una
201
Actividad identificada Justificación Propuesta
hoja con el detalle de las
evaluaciones recibidas
(Deben quedar 3 copias 1
Departamento, 1 Dirección
de Informática y 1
VRA).Departamento envía
una copia a VRA firmada
por Dirección de
Informática.
a) Elaboración de listado
de evaluaciones recibidas,
realizado por Asistente
de VRA.
b) Elaboración de listado
de evaluaciones enviadas
a Dirección de
Informática.
c) Elaboración de listado
de materias evaluadas y
pendientes.
Perfectamente puede
evitarse elaborar listado, si
tiene ya un listado de lo
que envío a cada
Departamento y verificar
en este documento.
Llenar una hoja de control
en formato de check list en
el momento que envía
material a Departamentos
Académicos, reportando lo
que envía a cada
Departamento. Cuando
recibe hoja de
evaluaciones que han sido
entregadas a Dirección de
Informática por
Departamentos reporta en
esta hoja de control las
evaluaciones que ya han
sido realizadas y que están
en Dirección de
Informática, así como las
pendientes de evaluar
Tabla 4.31 Actividades innecesarias en procedimiento evaluación de docentes
202
Demoras
Existen actividades que retrasan el desarrollo de otras para las cuales se propone lo
siguiente:
Actividad identificada Justificación Propuesta
Colaborador de VRA
revisa y cuenta
físicamente material para
evaluación sobrante de
ciclos pasados existente
en VRA.
Esta actividad podría tomar
menos tiempo si se tiene el
material ya inventariado,
solo se consulta un archivo
y se obtiene una respuesta
inmediata.
Los Departamento
Académicos son
encargados de contar el
material sobrante y
notificarlo al Colaborador
de VRA al momento de
devolver el material,
realiza un inventario el
cual almacena en un
archivo de EXCEL. En el
momento de necesitar la
información de existencia
solo consulta archivo.
Tabla 4.32 Demoras en procedimiento evaluación de docentes
Reproceso
Actividad identificada Justificación Propuesta
a) Envío de Hojas de
Resultado de Dirección de
Informática a VRA (3
copias)
b) Envío de Hojas de
Resultado de VRA a
Departamento
Académico. (2 copias)
No existe necesidad que las
tres copias pasen por VRA,
pues en la unidad solo se
utiliza una copia para ser
analizada.
Dirección de Informática
envía 2 copias de Hojas de
resultado de evaluación
directamente a
Departamento Académico,
1 copia física a VRA y una
copia digital por correo
electrónico.
Tabla 4.33 Reproceso en procedimiento evaluación de docentes
203
• Verificación de insumos
En la situación actual de dicho procedimiento interno la solicitud y respuesta de
información se maneja vía correo electrónico, para la elaboración de notas con detalle
del material que se envía a Departamentos es conveniente utilizar un formato
establecido que podría ser creado en una hoja de EXCEL.
Actualmente no se tiene un archivo en el cual se tenga inventariado el material para
evaluación existente en VRA, podría llevarse también en una hoja de calculo de
EXCEL para mejor control.
Se recomienda implementar un formato de “Check List” que permita llevar un control
de los departamentos a los que se les entrega material, que cantidad y fecha de
entregado, lo cual facilitara el registro de las entregas de evaluación, de las materias
pendientes de evaluar por parte de Departamentos Académicos.
Insumos actuales
Los insumos actuales se detallan a continuación en el siguiente cuadro.
Insumo Función Responsable
Correo Electrónico
Solicitud y recepción de
información de alumnos
inscritos.
Recepción de propuesta
de calendario.
Asistente de VRA
Formato de Requisición de
material.
Elaboración requisición
de material. Asistente de VRA
Formato de Solicitud de
compra.
Envío de Solicitud de
compra si no hay
existencia de material.
Asistente de VRA
Microsoft Word
Elaboración de Notas de
envío
Elaboración de listado de
evaluaciones recibidas
Asistente de VRA
204
Insumo Función Responsable
Elaboración de listado de
evaluaciones enviadas
Dirección de Informática
Elaboración de listado de
evaluaciones evaluadas y
pendientes.
Microsoft Word Elaboración de cartas con
comentarios. Vicerrectora Académica.
Tabla 4.34 Insumos actuales en procedimiento Evaluación de docentes
Insumos propuestos
A continuación se muestran los insumos propuestos en el cuadro siguiente.
Insumo propuestos Función Responsable Actividad en la que
se incluirá
Formato de Envío de
Material22
Detallar el
material para
evaluación que
se envía al Depto
Asistente de
VRA
Elaboración de notas
de envío de material.
Microsoft Excel
(Formato “Check
List”)23
Control de
material enviado
a departamentos
de evaluaciones
realizadas y
pendientes
Asistente de
VRA
Reporte de material
enviado a
Departamento.
22 Anexo Ñ: Hoja de envío de Material de Evaluación 23 Anexo O: Hoja de Chequeo para Gestión de Evaluaciones
205
Insumo propuestos Función Responsable Actividad en la que
se incluirá
Microsoft Excel (Hoja
de calculo de
Inventario de Material
Sobrante24
Registrar el
material sobrante
que devuelven a
VRA los deptos.
y tener un control
de la existencia.
Colaborador de
VRA
Registrar material
sobrante
Correo electrónico Recibir la copia
digital resultado
de evaluación.
Enviar correo
informando a
docentes.
Secretaria de
VRA
Recepción
resultados de
evaluación.
Envío de correo
electrónico a
docentes informando
resultado de
evaluación
Tabla 4.35 Insumos propuestos en procedimiento evaluación de docentes
• Optimización de Procedimientos
La propuesta de procedimiento consiste en realizar de una manera diferente ciertas
actividades intentando con esto, evitar el ejecutar tareas que podrían considerarse
innecesarias. Así como también la implementación de insumos que agilicen el
procedimiento y faciliten el buen desarrollo de tareas aumentando así la eficiencia de las
actividades del procedimiento en estudio.
El formato de Check list consiste en una hoja de chequeo en la cual podrá registrarse lo
que se ha entregado a los departamentos, las materias que han sido evaluadas y
entregadas a Dirección de Informática, esto facilitará el control de cuales materias están
pendientes y cuales no. En dicho formato se incluye el nombre del departamento
académico, nombre del jefe de departamento, correo electrónico, una columna para
nombre de materia y sección, otra en la cual se detalle el numero de alumnos inscritos
en la sección, contiene columnas para registrar la fecha en que se envió material y la
24 Anexo P: Hoja de Inventario de Material de Evaluación
206
cantidad, fecha en que entregaron evaluaciones a Dirección de Informática y cantidad, y
evaluaciones pendientes o entregadas tarde. Esto evita actividades de elaboración de
listado de evaluaciones entregadas, pendientes, etc.
Otro de los insumos que se recomienda es una hoja de envío (formato establecido) en la
cual se detalla del nombre del departamento del jefe de departamento y la cantidad de
material enviado por materia y sección (material detallado lápices, hojas de preguntas,
hojas de respuesta) y un apartado para la firma de recibido del departamento. Con esto
se facilita la actividad de elaboración de notas de envío.
Se propone la creación de un archivo que consista en una hoja de calculo de EXCEL en
la cual pueda almacenarse la información del detalle de material sobrante que devuelven
los departamentos y así se totalice para tener un control del inventario de material en
VRA y así para el siguiente periodo de evaluaciones cuando se necesite el dato éste sea
inmediato.
Es necesario y de mucha importancia que los docentes reciban información acerca del
resultado de la evaluación, así este sea normal y no exista particularidades en él, por lo
cual en este caso sería recomendable se envíe un mismo correo electrónico a los
docentes comunicando que el resultado de la evaluación es satisfactorio, se le felicita y
se le motiva a que su desempeño siga igual.
Para aumentar la eficiencia del procedimiento se considera óptimo que las evaluaciones
realizadas se envíen a Dirección de Informática, así como las hojas de resultado para el
jefe del departamento y el docente sean enviadas de Dirección de Informática
directamente a los departamentos.
Se ha planteado una secuencia lógica de la propuesta de procedimiento con el fin de
cumplir con la variable de Diseño Operativo, más adelante se detallan las
responsabilidades y metas esenciales para el procedimientos en la matriz de
responsabilidades como parte de las Metas Operativas
207
Flujograma de Propuesta de Procedimiento
Colaborador de VRA solo verifica en archivo de inventario Sin necesidad de contar físicamente hojas.
Envía correo electrónico a Dirección de Informática para informar que no enviaran muestra. Solicitar propuesta calendario de evaluaciones. Enviar lo
208
Utiliza formato “check list” para tener control de los adeptos. a los que les envía, de los que faltan y así poder controlar cuando estos entreguen evaluaciones y material sobrante.
Elabora notas en formato de EXCEL
En la hoja de chequeo que ya tiene con datos del material que envío a departamentos, registra las evaluaciones que estos entregan y las pendientes.
209
Figura 4.21 Flujograma Evaluación de docentes mejorado
Recordando fecha limite.
Una copia física y 1 digital vía correo, 2 copias a Departamento
Importante se les comunique a docentes el resultado.
210
Debido a que la propuesta modifica de gran manera la situación actual del
procedimiento se considera necesario incluir la descripción de este la cual se presenta a
continuación.
A. Descripción del Proceso Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 Asistente de VRA
Solicitud de Alumnos inscritos
por materia
Se solicita a Dirección de Informática o a Registro Académico la información
de alumnos inscritos por materia, por
medio de teléfono o correo electrónico.
2
Dirección de Informática /
Registro Académico
Provee información de alumnos inscritos
por materia.
Provee la información por medio de
correo electrónico.
3 Asistente de VRA Recepción de
información
4 Asistente de VRA Totalizar cantidad
de alumnos inscritos
Con la información obtenida de
alumnos inscritos por materia. Se
totaliza la cantidad de alumnos
inscritos para saber cuanto material se
utilizará en la evaluación.
5 Colaborador de
VRA
Revisión de material
sobrante.
Consultar archivo de inventario de
material en VRA e informa a Asistente
de VRA la existencia.
6 Asistente de VRA
Verificar si el material existente es
suficiente
Condición 1: En caso de no ser
suficiente material para evaluaciones
continúe en paso #8. Si es suficiente continúe en paso #7
7 Secretaria de
VRA
Envío de correo electrónico
Envía correo electrónico a Dirección de
Informática recordando envío de
etiquetas. Continúe en paso #18
8 Asistente de VRA
Consulta de Material en
existencia en Papelería o Talleres
Gráficos
Consulta por teléfono si hay inventario
de material para evaluaciones en estas
unidades. Lápices y sobres a Papelería
y hojas de preguntas y de respuestas a
Talleres
Condición 2: Si existe inventario de
lápices y sobres en Papelería continúe
en paso #9. Solo si no existe lápices y
sobres en Papelería siga en paso #11
para estos materiales y paso #9 para
Hojas de evaluación.
211
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
9 Asistente de VRA
Elaboración y envío de requisición de
material
Se elabora una requisición de material
para evaluación y se envía a Papelería
solicitando lápices y sobres, y a
Talleres Gráficos solicitando hojas de
preguntas y hojas de respuestas.
10 Papelería / Talleres Gráficos
Recepción de requisición de
material
Las unidades reciben por correo interno
la requisición de material.
Continúe en paso #13.
11 Asistente de VRA
Elaboración y envío
de Solicitud de compra
Se elabora la solicitud de compra y se
envía a Unidad de Compra
12 Unidad de Compra
Recepción de
solicitud de compra.
13 Papelería / Talleres Gráficos
Suministra material
para evaluaciones
Las unidades suministran el material
solicitado.
14
Asistente de VRA
Recepción de material para evaluaciones
Se recibe el material de la unidad
correspondiente según el caso (Papelería/Talleres Gráficos).
15 Asistente de VRA Envío de muestra de
hojas.
Se envía a Dirección de Informática
muestra de hojas de respuesta nuevas suministradas por Talleres Gráficos, no
es necesario enviar muestra de material
sobrante, este ya fue revisado en ciclo
anterior.
16 Dirección de Informática
Recepción y
verificación de muestra de hojas de
respuesta
Recibe la muestra de hojas y verifica
que no haya problemas de lectura en
estas.
17 Dirección de Informática
Respuesta de la verificación de hoja
de muestra.
Envía una respuesta a VRA por correo
electrónico, informando de resultado de
prueba de hoja muestra.
Condición 3: Si muestra es aceptada
siga en paso #18, si existen problemas
en la muestra regrese a paso #9
18 Dirección de Informática
Envío de Propuesta de calendario de evaluaciones
Envía propuesta de calendario de
evaluaciones para verificar en VRA
212
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
19 Asistente de VRA
Recepción y revisión de propuesta de
calendario de
evaluaciones
Recibe y revisa propuesta de
calendario. Verifica que no exista cruce
de actividades que impidan la
realización de las actividades
propuestas en el calendario.
20 Vicerrectora Académica
Revisión de propuesta de
calendario
Hace las modificaciones consideradas
a su criterio, y complementa
información, estableciendo la
calendarización definitiva.
21 Dirección de Informática
Envío de Etiquetas para sobres.
Envía las etiquetas para pegar en
sobres (información que incluye
etiqueta: Nombre y código de materia, nombre y código de docente, sección y
número de alumnos).
22 Secretaria de
VRA
Recepción de etiquetas
Recibe etiquetas las cuales contienen la información para los sobres de
material. Sella acuse de recibido.
23 Asistente de
VRA
Revisión de
etiquetas
Revisa que no existan errores de
impresión en etiquetas, y que estén
completas.
24 Asistente de VRA Elaboración de
notas de envío.
Elabora notas para los departamentos
académicos con el detalle del material
(cantidad de lápices y hojas) que
contienen los sobres y con fecha de
recepción de evaluaciones. Se
imprimen dos copias.
25 Asistente de VRA Reporta en check
list sobres enviados.
Utiliza formato de check list para
reportar el material que se ha enviado a cada departamento con la fecha en que
fue enviada. Así tener mejor control.
26 Colaborador de
VRA
Preparación de
sobres con material de evaluaciones
Prepara sobres Manila con material
(hojas de preguntas y respuestas,
lápices) y pega etiquetas. Este material
se ordena por materia, sección y
catedrático.
27 Colaborador de
VRA
Envío de sobres con
material de evaluación
Envía los sobres que corresponden al
departamento académico. (Se envía en
caja los sobres preparados)
213
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
28 Departamentos Académicos
Recepción de sobres con material de
evaluación y firma
de nota de envío.
Recibe la caja con material para
evaluación y firma nota de envío,
queda una copia en departamento.
29 Colaborador de
VRA
Recepción y archivo
de nota de envío firmada.
Recibe una copia de nota de envío de
material, firmada por Departamento
Académico y la archiva.
30 Departamentos Académicos
Contabiliza material sobrante y elabora
nota
Cuenta el material que sobró de realizar las evaluaciones y elabora una
nota con el detalle de las unidades
sobrantes
31 Departamentos Académicos
Envío material
sobrante, nota y copia de hoja de
recibido.
Cada Departamento Académico envía
el material para evaluación sobrante y
la nota que indica el detalle del
material que entrega, además de una copia de hoja de recibido de las
evaluaciones entregadas a Dirección de
Informática firmada por dicha unidad.
32 Asistente de VRA
Recepción de material sobrante,
nota y copia de recibido.
Recibe el material sobrante que envían
los Departamentos y sella acuse de
recibido.
Siga en paso #32 y #34
33 Colaborador de
VRA
Registra en archivo de inventario.
Actualiza archivo de inventario de
material existente en VRA (Hoja de
calculo en EXCEL) Siga en paso #36
34 Asistente de VRA
Actualiza reporte en check list con
evaluaciones realizadas y pendientes.
Actualiza hoja de control (Formato de
check list) con las evaluaciones que
han sido entregadas a Dirección de Informática por los Departamentos y
con las que están pendientes.
Condición 4: Si existen evaluaciones
pendientes en algún departamento continúe en paso #35. Si no existen
evaluaciones pendientes siga en paso
#36
35 Asistente de VRA
Solicita se entreguen
a Dirección de Informática las evaluaciones pendientes
Envía un correo electrónico a Jefe de
Departamentos solicitando entreguen
las evaluaciones a Dirección de
Informática, recordando el plazo limite
de tiempo que tienen para entregarlas
que es de dos semanas
214
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
36 Dirección de Informática
Envío a VRA de hojas de resultados
Envía una copia física de la hoja de
resultados de las evaluaciones a VRA y
dos copias directamente a
Departamentos académicos (una para
docente y una para jefe de
Departamento) y el paquete de evaluaciones, envía una copia digital
vía correo electrónico a VRA.
37 Secretaria de
VRA
Recepción de hoja
de resultado
Recibe y sella acuse de recibido de
hoja de resultado.
38 Secretaria Académica
Entrega de hoja de resultado.
Entrega hoja de resultados a
Vicerrectora Académica.
39 Vicerrectora Académica
Recepción y revisión de hojas de resultados
Condición 4: En caso de existir
particularidades en los resultados
continúe en paso #40. De lo contrario continúe en paso #43.
40 Vicerrectora Académica
Elaboración de cartas con
comentarios
Elabora cartas para el jefe de
Departamento Académico con
comentarios acerca del resultado de la
evaluación.
41 Asistente de VRA
Recepción y envío
de cartas con comentarios
42 Departamentos Académicos
Recepción de cartas con comentarios
43 Secretaria de
VRA
Envía correo electrónico a
Docentes
Envía correo electrónico a los docentes
informando que los resultados de la
evaluación son normales y no hay
particularidades (Formato establecido)
44 Colaborador de
VRA
Recepción y archivo
de evaluación
Se archiva la evaluación en el
expediente del catedrático. Tabla 4.36 Descripción del procedimiento Evaluación de docentes mejorado
215
Matriz de Responsabilidades ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA
Procedimientos
Principales Actividades Realizadas Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa
Solicitar
información en tiempo definido
0% tiempo de retraso.
Solicitud y recepción de Información de
Alumnos inscritos.
Recibir información completa.
100% información completa
Material de evaluación completo
100% material de evaluación
Elaboración de Requisición de
material
Solicitar material en tiempo
correspondiente
0% días de retraso
Envío de muestra de hoja de
respuestas
Enviar material para verificar que este bueno
100% hojas de respuestas buenas
Revisión de Propuesta de Calendario.
Completar propuesta de calendario
0% días de retraso en actividades
Control de los departamentos que ya se les entregó
100% departamentos registrados en
lista
Registra en check list control de envío de material a
Departamentos
Chequear Departamentos que hacen
falta.
0% Departamentos pendientes.
Preparar los sobres con material completo
100% material en paquetes
Evaluación de Docentes
Preparación y envío de sobres a
Departamentos
Entregar a Departamentos
100% material repartido.
216
Matriz de Responsabilidades ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA
Procedimientos
Principales Actividades Realizadas Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Reporta en check list las evaluaciones que han sido entregadas y las pendientes.
Control efectivo
de evaluaciones.
100% evaluaciones reportadas en check list
Cuenta y almacena
información de material sobrante.
Inventario de material
100% inventariado
Recepción de Hoja de
resultados.
Recibir Hoja de resultados.
100% Hojas recibidas
Revisión de Hoja de
resultados.
Revisar Hojas de resultados
100% Hojas analizadas
Envío de correo
informando resultado.
Informar a Docente de resultado
100% Docentes informados
Elaboración de cartas con comentarios
Elaborar cartas de casos
particulares
100% casos particulares con
cartas
Evaluación de Docentes
Envío de cartas con
comentarios.
Enviar cartas a Departamentos
100% Cartas enviadas a docentes
Tabla 4.37 Matriz de roles y responsabilidades en procedimiento evaluación de docentes mejorado
217
PROCEDIMIENTO D: NOMBRAMIENTO DE DECANOS/JEFES DE
DEPARTAMENTO
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
En el cuadro se describe la contribución del procedimiento mejorado propuesto de
VRA, a las funciones que dentro de la UCA, se utilizan como una medida de los
objetivos de la organización
Función UCA (mide el
cumplimiento de
objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Investigación
Revisión de informe
evaluación para
nombramiento o renovación
de cargo
Al momento de realizar la
revisión de la propuesta,
el Vicerrector evalúa
todas las áreas en las que
se desempeño el
candidato, siendo una de
ella la investigación, ya
que es una de las
funciones que más se
destacan dentro de la
Universidad.
Docencia
Revisión de informe
evaluación para
nombramiento o renovación
de cargo
La docencia es una de las
áreas que se relacionan de
manera directa con el
cargo al evaluar el
cumplimiento de logros y
aportaciones hechas en
dicho campo, las cuales
son verificadas en este
procedimiento.
218
Función UCA (mide el
cumplimiento de
objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Proyección social
Revisión de informe
evaluación para
nombramiento o renovación
de cargo.
Al justificar la propuesta
del candidato también se
están considerando las
aportaciones realizadas
por éste en el campo del
bienestar y desarrollo
social, hayan sido
efectuadas tanto dentro
como fuera de la
Universidad.
Tabla 4.38 Cumplimiento Objetivos en procedimiento Nombramiento de Decanos/Jefes de Departamento
• Asegurar que el Sistema sea Efectivo
Se basará el análisis en los componentes del sistema de desempeño humano aplicado al
nivel operativo interno de VRA.
Respecto a las entradas se determinó que para la propuesta de nombramiento que recibe
por parte de los Decanatos y Jefes de Departamentos puede establecerse una franja de
tiempo para recibir dichas propuestas y evitar envíos tardíos.
La salida debería modificarse en este procedimiento, específicamente en los casos en
los cuales la propuesta no sea aprobada, se procederá de la siguiente manera: si el cargo
es para Jefe de Departamento, se solicita al Decano correspondiente que haga una nueva
propuesta. Si el cargo es para Decano, el Vicerrector propondrá un nuevo candidato sin
consultar a ninguna otra unidad externa a VRA.
Al analizar el procedimiento, se identifican pasos que podrían modificarse o incluso
agregar alguna actividad que sea necesaria para que se garantice que dicho
procedimiento se realice de la manera más efectiva posible, es por ello que en este caso
219
se agregará una actividad en lugar de eliminar como generalmente se hace en otros
procedimientos.
A medida se analiza el procedimiento, no se identifican actividades innecesarias, ni
reprocesos, pero si existen algunas que puede generar demoras; por tanto al evitar o
modificar estas tareas, se está logrando que los tiempos de respuesta se acorten para las
actividades en cuestión, esto se explica en mayor detalle en el apartado de demoras.
Actividades necesarias
Actividad identificada Justificación Propuesta
Revisión y evaluación de
informe de propuesta.
Al momento de evaluar si
la propuesta es para optar
al cargo de Jefe de
Departamento o Decano,
debería de haber una
diferenciación en la forma
de solicitar los informes
correspondientes cuando
las actuales propuestas no
son aprobadas por VRA ya
que ambos puestos son
distintos entre si.
En los casos en los cuales
VRA no apruebe las
propuestas actuales se
procederá de la siguiente
manera:
Si el cargo es para Jefe de
Departamento, se solicita
al Decano correspondiente
que haga una nueva
propuesta.
Si el cargo es para Decano,
el Vicerrector propondrá
un nuevo candidato sin
consultar a ninguna otra
unidad externa a VRA.
Tabla 4.39 Actividades necesarias en procedimiento el Nombramiento de Decanos/Jefes de Departamento
Se identifican actividades que al modificarse podrían prevenir demoras por el retraso en
el envió de documentación o respuestas esperadas de parte de las demás Unidades o
Departamentos con los cuales interactúa VRA.
220
Demoras
Actividad identificada Justificación Propuesta
Vicerrector solicita al
Decano o Jefe de
Departamento que envíe
informe de evaluación se
su ultimo período.
Para presentar dicho
informe no se tiene una
franja de tiempo por lo que
se puede caer en retrasos al
no tener los informes en un
plazo determinado de
tiempo.
Vicerrectora solicita
informe a Decano o Jefe de
Departamento
correspondiente definiendo
franja de tiempo para la
recepción del documento
(1 mes).
Tabla 4.40 Demoras en procedimiento Nombramiento de Decanos/Jefes de Departamento
Reprocesos
Actividad identificada Justificación Propuesta
N/A
Tabla 4.41 Reprocesos en procedimiento Nombramiento de Decanos/Jefes de Departamento
Para este procedimiento, no se identificaron reprocesos.
• Verificación de insumos
Actualmente, las evaluaciones de desempeño de parte del personal en el cargo se hacen
por correo interno (por medio físico). Se utiliza el calendario anual de nombramientos
de Decanos y Jefes de Departamento para determinar en que momento finaliza el
periodo de cada persona en el cargo, al igual que en el procedimiento de Nombramiento
de Coordinadores de Carrera, no hay una fecha o periodo de tiempo establecida para
actualizar dicho calendario. Por lo que se establecerán fechas en las cuales es necesario
se actualice para tener la información lo mas renovada posible.
Insumos actuales
Los insumos actuales se detallan a continuación en el siguiente cuadro.
221
Insumo Función Responsable
Microsoft Word Elaboración de Cartas de
Nombramiento
Asistente de VRA
Microsoft Excel Para la elaboración del
calendario de
nombramientos y
culminación de cada
coordinador en el puesto.
Colaborador de VRA
Tabla 4.42 Insumos actuales en procedimiento nombramiento de Decanos/Jefes de Departamento
Para el procedimiento en cuestión no se tienen propuestas de insumos, únicamente se
dejarán los que ya están establecidos.
Insumos propuestos
A continuación se muestran los insumos propuestos en el cuadro siguiente.
Insumo propuestos Función Responsable Actividad en la que
se incluirá
N/A
Tabla 4.43 Insumos propuestos en procedimiento nombramiento de Decanos/Jefes de Departamento
• Optimización del Procedimiento
En este procedimiento se han propuesto mejoras que van desde agregar actividades
necesarias para garantizar que éste se realice de manera efectiva hasta el modificar otras
que podrían generar retrasos en el desarrollo del mismo.
Dentro de estas mejoras está el establecer una fecha para actualizar el Calendario de
Nombramiento de Decanos y Jefes de Departamento al final de cada ciclo para
mantener la información renovada y conocer cuales son las plazas que culminan el
siguiente ciclo y poder planificar la renovación o nuevo nombramiento, el responsable
de llevar a cabo dicha actividad es el Asistente de VRA. Adicionalmente, el Vicerrector
deberá establecer una franja de tiempo para recibir los informes de evaluación del
222
personal que esta actualmente en funciones, de esta forma, se evitarán retrasos por
envíos tardíos.
Otra de las mejoras que se proponen es la de establecer una diferenciación en la forma
de solicitar los informes correspondientes cuando las actuales evoluciones y propuestas
no son aprobadas por VRA ya que ambos puestos son distintos entre si.
De manera que:
Si el cargo es para Jefe de Departamento, se solicita al Decano correspondiente que
haga una nueva propuesta.
Si el cargo es para Decano, el Vicerrector propondrá un nuevo candidato sin consultar a
ninguna otra unidad externa a VRA.
La distribución de las tareas entre el personal de VRA, así como el establecimiento de
metas se muestra más adelante en la Matriz de Roles y Responsabilidades.
A continuación se muestra el flujograma para una mejor comprensión de estas mejoras.
223
Jefes de Departamentos y
Decanos
Junta Directores
Secretarta VRA
VicerrectoraAsistenteVRA
Revisa y evalúa el informe recibido
Envía otra copia a Vicerrectora
Inicio
Elaboración del calendario anual de nombramientos de Decanos/Jefes Deptos.
Define departamentos que deben proponer Decanos/Jefes Deptos. para los siguientes dos años
Solicita al decano o Jefe un informe de evaluación de su
último año
Recibe informe de evaluación de gestión
Archiva copia de informe de gestión
Envían informe a VRA
Elabora informe de evaluación de su gestión
¿Aprueba?
¿Puesto es para Decano o Jefe de
Depto?
NO
SI
DecanoJefe Depto.
Consulta a Decano nuevas opciones para proponer
candidato
Propone candidato sin consultar ninguna Unidad o Depto.
Envía carta de propuesta
Indica punto de agenda para próxima reunión de Junta de
Directores
Archiva copia de email
Informa directamente a Decano o Jefe del nombramiento
Elabora carta de nombramiento de Decano y
Jefe de DeptoReciben carta
Fin
Se propone periodo para actualizar calendario de nombramiento de Decanos y Jefes de Deptos. al finalizar cada ciclo, de esta manera la información se mantiene renovada.
Vicerrector establece franja de tiempo para recibir evaluaciones y propuestas, evitando de esta forma retrasos por envíos tardíos.
En los casos en los cuales VRA no apruebe las propuestas actuales se procederá de la siguiente manera: Si el cargo es para Jefe de Departamento, se solicita al Decano correspondiente que haga una nueva propuesta. Si el cargo es para Decano, el Vicerrector propondrá un nuevo candidato sin consultar a ninguna otra unidad externa a VRA.
Figura 4.22 Flujograma Nombramiento de Decanos/Jefes de Departamento mejorado
224
Matriz de Responsabilidades
Tabla 4.44 Matriz de Roles y Responsabilidades en procedimiento Nombramiento de Decano/Jefes de Departamento
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectoría Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimientos
Principales Actividades Realizadas Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa
No dejar
departamentos sin definir y notificar
100% Departamentos notificados
Definir Departamentos que deben proponer
Coordinadores
No existan propuestas pendientes
0% propuestas pendientes
Recepción de Propuestas
Revisión de Propuestas
Todas la propuestas revisadas
100% Propuestas revisadas
100%
formularios pendientes
Envío carta de nombramiento
Todas las cartas
enviadas 0% cartas sin
enviar
Nombramiento de Decanos y Jefes de Deptos.
Archivo de copia de la carta al expediente del
docente
Todas las cartas archivadas
100% cartas archivadas
225
PROCEDIMIENTO E: NOMBRAMIENTO DE COORDINADORES DE
CARRERA.
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
En el siguiente cuadro se detalla la contribución del procedimiento realizado en VRA, a
las funciones establecidas por la UCA como una medida de los objetivos de la
organización., de tal forma que se determina si aporta al logro de éstos.
Función UCA (mide el
cumplimiento de
objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Investigación
Revisión de Propuesta de
nombramiento o
renovación justificada
con Autoevaluación y
Resultado de UMAs
ganadas.
Debido a que se exige que la
propuesta se justifique con
las Autoevaluaciones
cualitativas y cuantitativas,
además de los resultados de
las UMAs acumuladas se
está garantizando que el
candidato haya contribuido
en las áreas de investigación
pertinentes como
publicaciones realizadas,
participación en proyectos o
contratos de investigación.
226
Función UCA (mide el
cumplimiento de
objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Docencia
Revisión de Propuesta de
nombramiento o
renovación justificada
con Autoevaluación y
Resultado de UMAs
ganadas.
Dado que la propuesta del
candidato debe justificarse
con las Autoevaluaciones de
éste y el resultado de UMAs
ganadas, se está verificando
al mismo tiempo el
desempeño reflejado en
actividades de la docencia
como: cursos impartidos y
los resultados académicos de
los estudiantes, seminarios,
conferencias y cursos de
extensión impartidos, y
demás actividades dentro de
dicho ámbito.
Proyección social
Revisión de Propuesta de
nombramiento o
renovación justificada
con Autoevaluación y
Resultado de UMAs
ganadas.
Al justificar la propuesta con
las Autoevaluaciones, se
está verificando
directamente la
participación del candidato
áreas como servicios
prestados a la Universidad, a
la población, y actividades
encaminadas al bienestar
social.
Tabla 4.45 Cumplimiento Objetivos procedimiento nombramiento de Coordinadores de Carrera
• Asegurar que el Sistema sea Efectivo
Se basará el análisis en los componentes del sistema de desempeño humano aplicado al
nivel operativo interno de VRA.
227
Con relación a las entradas se determinó que para la propuesta de nombramiento que
recibe por parte de los Decanatos puede definirse una franja de tiempo para recibir
dichas propuestas y evitar envíos tardíos. Adicionalmente para evaluar las propuestas
solicitaría los formularios de autoevaluación cuantitativas y cualitativas y las UMAS
ganadas por el candidato para que se facilite la labor al momento de realizar la revisión.
La salida será siempre la misma, la aprobación y carta de nombramiento a la unidad
correspondiente.
Dentro de las consecuencias, se encuentra que al proponer un candidato para
Coordinador basándose en sus logros en las funciones que miden el cumplimiento de los
objetivos de la Universidad se está justificando de una su capacidad y potencial para
desempeñar dicho cargo.
La retroalimentación del procedimiento tiene que ser tal, que las propuestas que no
sean aprobadas puedan justificarse con el análisis de las autoevaluaciones cualitativas y
cuantitativas.
A medida se analiza el procedimiento, no se identifican actividades innecesarias, ni
reprocesos, pero si se tiene una actividad que puede generar demoras por tanto al evitar
o modificar las actividades que generan demora se está logrando que los tiempos de
respuesta se acorten para las actividades en cuestión, dicha actividad se identifica y se
detalla en el apartado de Demoras.
A continuación se detalla las actividades que de una u otra forma podrían mejorarse, sea
porque retrasan el procedimiento, implican un reproceso o bien no aportan un valor
agregado
Actividades innecesarias
Actividad identificada Justificación Propuesta
N/A
Tabla 4.46 Actividades innecesarias en procedimiento nombramiento de Coordinadores de Carrera
228
Demoras
Actividad identificada Justificación Propuesta
Asistente de VRA define
departamentos que deben
proponer coordinadores
para los siguientes dos
años.
Al momento de definir los
Departamentos de que
deben proponer los
candidatos, también se
debería establecer la franja
de tiempo en la que se
recibirán dichas propuestas
para evitar retrasos.
Asistente define
departamentos que deben
proponer coordinadores y a
la vez notifica franja de
tiempo disponible para la
entrega de la propuesta.
Tabla 4.47 Demoras en procedimiento nombramiento de Coordinadores de Carrera
Actividades Reprocesos
Actividad identificada Justificación Propuesta
N/A
Tabla 4.48 Reprocesos en procedimiento nombramiento de Coordinadores de Carrera
• Verificación de insumos
Actualmente, las propuestas de nombramiento o renovación se hace por correo interno,
es decir por forma física. Se utiliza el calendario anual de nombramientos de
Coordinadores para identificar en que momento finaliza el periodo de cada Coordinador
elegido, sin embargo no hay una fecha o periodo de tiempo establecida para actualizar
dicho calendario. Por lo que el establecer fechas en las cuales se actualice es necesario
para tener la información lo mas renovada posible.
Si se incluyeran las autoevaluaciones cualitativas y cuantitativas, así como las UMAs
acumuladas por el docente en la justificación de las propuestas, estas servirían de base
para la revisión y selección del mejor candidato.
Insumos actuales
Los insumos actuales se detallan a continuación en el siguiente cuadro.
229
Insumo Función Responsable
Microsoft Word Elaboración de Cartas de
Nombramiento
Asistente de VRA
Microsoft Excel Para la elaboración del
calendario de
nombramientos y
culminación de cada
coordinador en el puesto.
Colaborador de VRA
Tabla 4.49 Insumos actuales en procedimiento nombramiento de Coordinadores de Carrera
Insumos propuestos
A continuación se muestran los insumos propuestos en el cuadro siguiente.
Insumo propuestos Función Responsable Actividad en la que
se incluirá
Microsoft Word
(Formatos de
Autoevaluación
Cualitativa y
Cuantitativa y
cantidad de UMAs
ganadas.
Revisión de las
propuestas de
coordinadores
justificación
basadas en
autoevalución y
UMAs ganadas
por los
candidatos.
Vicerrectora Revisión de
propuestas para
Coordinadores de
Carrera.
Tabla 4.50 Insumos propuestos en procedimiento nombramiento de Coordinadores de Carrera
• Optimización del Procedimiento
La mejoras que se han propuesto para este procedimiento no cambien el flujo o
secuencia de las actividades pero si facilitan la forma en como algunas de éstas se
realizarán. Entre estas mejoras está el establecer una fecha para actualizar el Calendario
de Nombramiento de Coordinadores al final de cada ciclo para mantener la información
230
renovada, esta tarea estará a cargo del Asistente de VRA. También deberá establecer
una franja de tiempo para recibir las propuestas, de esta forma, se evitarán retrasos por
propuestas tardías.
Otra de las mejoras pueden contribuir de gran manera en el desarrollo de este
procedimiento es la de crear un lineamiento general, en el cual se exija que la propuesta
de Coordinadores se justifique con las autoevaluaciones cuantitativas y cualitativas y las
UMAs ganadas. De esta manera al momento de revisar cada propuesta se tendrá un
parámetro que definirá si el candidato está realmente apto para el nombramiento o
renovación.
A continuación se muestra el flujograma de lo que se espera alcanzar al implementar
estas mejoras.
231
Figura 4.23 Flujograma en procedimiento nombramiento de Coordinadores de Carrera mejorado
A continuación se detalla la Matriz de Roles y Responsabilidades para la propuesta
realizada, de manera se controlen las variables del SDH.
Decanatos Secretarta VRA
VicerrectoraAsistenteVRA
Elaboración del calendario anual de nombramientos de Coordinadores
Define departamentos que deben proponer coordinadores y franja de tiempo para recibir
propuestas
Informa a decanatos que el periodo del
coordinador actual finaliza
Comunican a la Vicerrectora el nombramiento o renovación
Envían propuesta a VRA
Recepción de propuestas enviadas por los
decanatos
Elabora carta de nombramiento de coordinador
Envía carta de nombramiento
Brinda opinión preliminar
Revisa si es renovación o
nombramiento, revisa autoevaluacion y UMAs y aprueba
Recibe nota de remisión de entrega
Reciben carta y envían remisión sellada y firmada
de recibido
Inicio
Archiva una copia de la carta
Fin
Asistente de VRA establece franja de tiempo para recibir propuestas y evitar retrasos por envíos tardíos.
232
Matriz de Responsabilidades
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS Vicerrectoría Académica
Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimientos
Principales Actividades Realizadas Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Definir
Departamentos que deben proponer
Coordinadores
No dejar departamentos sin definir y notificar
100% Departamentos notificados
Recepción de Propuestas
No existan propuestas pendientes
0% propuestas pendientes
Revisión de Propuestas
Todas la propuestas revisadas
100% Propuestas revisadas
100% formularios
pendientes
Envío carta de nombramiento
Todas las
cartas enviadas 0% cartas sin
enviar
Nombramiento de
Coordinadores de Carrera
Archivo de copia de la carta al
expediente del docente
Todas las cartas
archivadas
100% cartas archivadas
Tabla 4.51 Matriz de Roles y Responsabilidades en procedimiento nombramiento de Coordinadores de Carrera
233
PROCEDIMIENTO F: AUTORIZACIÓN DE PROPUESTAS DE
CONTRATACIÓN DE DOCENTES
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
Con este procedimiento VRA verifica que se cumplan los requisitos necesarios y
establecidos para contratar a los docentes que formaran parte del personal académico, y
así cumplir con el compromiso de la organización de formar buenos profesionales.
Se recomienda que se estudien posteriormente los objetivos a nivel de procedimientos,
procesos y estratégicos para asegurar la total alineación de éstos con los de la
organización.
A continuación se explica la contribución aportada a la docencia con este procedimiento
Función UCA (mide el
cumplimiento de
objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Investigación N/A
Docencia Revisión de propuesta de
contratación
La docencia es una de las
funciones de mayor
importancia para la
Universidad pues implica
un compromiso con la
sociedad de contratar
excelentes docentes que
puedan brindar un servio
profesional de alta calidad,
es por esto que al verificar
que el personal contratado
cumpla con los requisitos
necesarios y establecidos
para contratarlos.
Proyección Social N/A
Tabla 4.52 Cumplimiento de Objetivos en procedimiento Autorización de Propuestas de Contratación.
234
• Asegurar que el Sistema sea Efectivo
Al analizar el proceso se identifican áreas de mejora, en las cuales se aplicar un análisis
de los diversos componentes del sistema de desempeño humano (SDH) aplicado al
nivel operativo interno de VRA.
Respecto a las entradas se determina que si al momento en que VRA recibe las
propuestas de contrato de parte de los Departamentos con la documentación incompleta,
genera reproceso ya que se debe solicitar la documentación nuevamente. Por lo que
seria más conveniente establecer políticas o lineamientos que detallen la información
necesaria debe incluir la propuesta. Adicionalmente, los periodos de entrega en los
cuales dichas propuestas deben ser entregadas a VRA, lo que evitaría retrasos por
peticiones tardías.
En cuanto a las salidas, se espera en cierta medida las solicitudes de corrección y envío
de propuestas incompletas o incorrectas se reduzcan en gran manera e incluso se puedan
evitar en la medida que se sigan los lineamientos que deben cumplir dichas solicitudes
de contratación. Las demás salidas como la entrega de los carné de parqueos a los
catedráticos, la solicitud de firma de contrato, permanecerán iguales, el envío de la lista
del personal pendiente de firma de contrato a Tesorería, pero se espera que el tiempo de
realización se acorte.
En cuanto a las consecuencias, se destaca que habrá una considerable reducción del
tiempo a través de la supresión de actividades que generaban retrasos y la eliminación
de reprocesos. Respecto a esto es necesario agregar algunos pasos en el procedimiento
que aseguren la efectividad de éste evitando otros pasos que resultan innecesarios y así
lograr optimizar todo el procedimiento.
Se detallan a continuación actividades que de una u otra forma podrían mejorarse, sea
porque retrasan el procedimiento, implican un reproceso o bien no aportan un valor
agregado.
235
Actividades innecesarias
Actividad identificada Justificación Propuesta
Solicitud de corrección de
información de propuestas
de contratación.
Es necesario que todas las
propuestas recibidas estén
correctamente presentadas
a VRA, de lo contrario se
incurriría en enviar
solicitud de corrección de
propuesta. Esto se podría
evitar si se tienen los
lineamientos y
requerimientos
previamente establecidos
para el envío de éstas.
Se propone establecer
lineamientos y
requerimientos para la
presentación de las
propuestas, de esta manera
se reducirían en gran
medida los casos de
propuestas incorrectas.
Solicitud de información
faltante.
La Secretaria de VRA debe
solicitar la información que
haga falta en las propuestas
para que los
Departamentos re-envíen la
propuesta con la
información propuesta. Lo
cual podría evitarse si se
estableciera que
información es necesaria e
indispensable.
VRA establece
lineamientos y
requerimientos
indispensables en la
documentación de estos
procesos.
236
Actividad identificada Justificación Propuesta
Solicitud de firma de
contrato.
En el procedimiento actual
en las ocasiones en que el
docente no se presenta a
firmar contrato se sigue
una serie de pasos que
fácilmente pueden evitarse
creando una política
respecto al periodo en que
este debe presentarse a
firmar contrato para que
este paso se agilice y no
genere tampoco
inconvenientes por
retención de cheques de
pago al docente.
VRA establece política que
indique el periodo de
tiempo dentro del cual el
docente debe presentarse a
firmar el contrato, de lo
contrario, este podría ser
sujeto de amonestaciones.
Tabla 4.53 Actividades innecesarias en procedimiento Autorización de Propuestas de Contratación.
Demoras
Actividad identificada Justificación Propuesta
Recepción de propuestas
de propuestas de
contratación.
Secretaria de VRA recibe
propuestas de contratación
sin una franja de tiempo
establecida lo que puede
generar en algunos casos
envió de propuestas,
documentación o cualquier
otra información requerida
de manera tardía.
VRA define un periodo de
tiempo en el cual se
recibirán propuestas de
contratación y franjas de
tiempo para recibir
cualquier información
requerida a los Deptos.
Académicos.
Tabla 4.54 Demoras en procedimiento Autorización de Propuestas de Contratación.
237
Reprocesos
Actividad identificada Justificación Propuesta
Recepción de propuestas
corregidas.
Al momento en que la
Secretaria recibe las
propuestas corregidas, debe
volver a verificar que no
existan errores y si existen
re-enviarlos nuevamente a
corregir, lo que genera un
reproceso.
VRA establece
lineamientos a seguir para
la presentación de las
propuestas para evitar una
gran cantidad de
propuestas incorrectas.
Recepción de información
faltante.
La Secretaria de VRA
recibe la información que
haga falta en las
propuestas, luego revisa
que todo esta completo, de
lo contrario, debe solicitar
la documentación faltante
hasta tenerla completa.
VRA establece
lineamientos y
documentación
indispensables para las
propuestas de contratación
de docentes para evitar
faltantes en dichos
documentos.
Elaboración de los carné
de parqueo.
Los carné de parqueo se
elaboran antes de haber
sido autorizada la
propuesta de contratación,
ya que estos deben estar
listos antes de que inicie el
período de contratación, lo
que puede generar
reprocesos en los cuales la
propuesta no es autorizada.
Estableciendo periodos de
tiempo para la entrega de
propuestas puede agilizarse
el procedimiento y lograr
autorizar las propuestas
antes de inicio de periodo
de contratación, así
elaborar carne cuando la
contratación ya esta
autorizada y evitar ese tipo
de retroceso en
procedimientos.
238
Actividad identificada Justificación Propuesta
Recepción de información
faltante.
La Secretaria de VRA
recibe la información que
haga falta en las
propuestas, luego revisa
que todo esta completo, de
lo contrario, debe solicitar
la documentación faltante
hasta tenerla completa.
VRA establece
lineamientos y
documentación
indispensables para las
propuestas de contratación
de docentes.
Tabla 4.55 Reprocesos en procedimiento Autorización de Propuestas de Contratación.
• Verificación de insumos
Actualmente se manejan una gran cantidad de insumos para poder efectuar las
actividades de la Autorización de Propuestas de Contratación de Docentes.
Insumos actuales
Los insumos actuales se detallan a continuación en el siguiente cuadro.
Insumo Función Responsable
Formato de Propuesta de
Contratación
Recepción de propuestas
de Contratación
Secretaria de VRA
Documento de
Planificación de trabajo de
los profesores
Corrobora si la
contratación del docente
esta planificada por el
Depto. Académico.
Asistente de VRA
Formato de Asignación de
Carga de Personal
Asignación de la Carga
para cada docente.
Asistente de VRA
Programación Académica Verifica los datos de la
propuesta contra la
Programación.
Asistente de VRA
Microsoft Word Para la elaboración del
contrato.
Secretaria de VRA
Tabla 4.56 Insumos actuales en procedimiento Autorización de Propuestas de Contratación.
239
Insumos propuestos
A continuación se muestran los insumos propuestos en el cuadro siguiente.
Insumo propuestos Función Responsable Actividad en la que
se incluirá
Lineamientos para
completar la
propuesta,
estableciendo límites
de tiempo y
documentación a
presentar
Para la
elaboración de
lineamientos,
requerimientos, y
políticas de
franja de tiempo
para la
realización de
cada periodo.
Vicerrectora Recepción de
propuestas de
propuestas de
contratación,
elaboración de los
carné de parqueo,
solicitud para firma
de contratos.
Tabla 4.57 Insumos propuestos en procedimiento Autorización de Propuestas de Contratación.
• Optimización del procedimiento
Los pasos del procedimiento no se han disminuido; sin embargo se espera que a medida
se implemente esta política se vaya actualizando, incorporando y depurando la
información que siempre debe estar plasmada, de manera que eventualmente se elimine
la necesidad de que los Departamentos Académicos o la OCI tengan que incorporar
información o bien modificar el contrato o convenio al igual que cualquier otra unidad y
el proceso se agilice y se realice de una manera más eficiente
Es necesario mencionar que estas mejoras serán graduales en la medida que se cree la
cultura a los Departamentos Académicos y OCI de cumplir la política, la cuál es muy
importante se esté actualizando acorde a las necesidades del área.
Por eso se estima una fase inicial donde en el procedimiento actual se mantendrán
inalterados los pasos que realizan con la excepción que debe verificarse el
cumplimiento de la política.
240
Hasta que se logre la etapa donde los documentos incluyen toda la información
necesaria para determinar la viabilidad del proyecto, apoyado por áreas que pueden
brindar la asesoría necesaria que facilite la toma de decisiones.
A continuación se muestra el flujograma de lo que se espera alcanzar al implementar
estas mejoras.
241
VRA establece lineamientos a seguir para la presentación de las propuestas para evitar una gran cantidad de propuestas incorrectas.
VRA establece lineamientos y
documentación indispensables
para las propuestas de
contratación de docentes para
evitar faltantes en dichos
documentos.
Estableciendo periodos de tiempo para
la entrega de propuestas puede
agilizarse el procedimiento y lograr
autorizar las propuestas antes de inicio
de periodo de contratación, así elaborar carne cuando la contratación ya esta
autorizada y evitar ese tipo de retroceso
en procedimientos.
242
Se propone establecer lineamientos y requerimientos para la presentación de
las propuestas, de esta manera se reduciría en gran medida los casos de
propuestas incorrectas
243
Figura 4.24 Flujograma Autorización de Propuestas de contratación de docentes mejorado
VRA establece política que indique el periodo de tiempo dentro del cual el docente debe presentarse a firmar el contrato, de lo contrario, este podría ser sujeto de
amonestaciones.
244
Los pasos realizados anteriormente contribuyen a controlar una de las variables que
afectan en gran medida el sistema de desempeño humano, la administración operativa
(la cual vela por que el sistema sea eficiente), se ha comenzado a analizar el Diseño
Operativo, al establecer la secuencia lógica de pasos y al tener en cuenta las políticas
que eliminen eviten reprocesos y retrasos. Después de ello, es necesario asignar las
responsabilidades de las actividades que aportan valor al procedimiento. Para las
actividades que aporten valor, se deben establecer las metas que aportan valor al
procedimiento, para controlar la variable que resta, Metas Operativas
A continuación se detalla la Matriz de Responsabilidades que detalla estos aspectos.
245
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectoría Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimientos
Principales Actividades Realizadas Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa
Recepción y verificación de propuestas de contratación
Verificar que todos los
formatos están enviados
correctamente
100% formatos verificados
Fechado de propuestas recibidas
Todas las propuestas fechadas
0% propuestas sin fechar
Todas las propuestas revisadas
100% de Propuestas revisadas
Revisión de Propuestas Ninguna
propuesta autorizada sin
firmar
0% propuestas firmadas
Todos los carne elaborados antes del periodo de contratación
100% carnés elaborados antes del periodo de contratación
Elaboración de carne de parqueo
Todos los carnes enviados
a los respectivos docentes
0% carnes enviados
incorrectamente
Autorización de Propuesta de
Contratación de Docentes
Elaboración de contrato
Ningún error en la
elaboración de contrato
0% de error en la elaboración de contratos
Matriz de Responsabilidades
246
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectoría Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimientos
Principales Actividades Realizadas Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa
Envío de solicitud para firmas de contrato
Todos los respectivos Deptos.
Académicos Informados.
100% Departamentos informados para que docentes se presenten a firmar
Elaboración de lista de docentes pendiente de firmar contrato
Ningún docente pendiente fuera
de la lista
100% de docentes pendientes
incluidos en la lista
Autorización de Propuesta de
Contratación de Docentes
Envío de listado de personal pendiente de firma de contrato a
Tesorería
Listado enviado
correctamente
0% error en el listado enviado.
Tabla 4.58 Matriz de roles y responsabilidades en procedimiento Autorización de Propuestas de Contratación de docentes mejoradas
247
PROCEDIMIENTO G: AUTORIZACIÓN DE PROPUESTA DE
CONTRATACIÓN DE INSTRUCTORES
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
El Procedimiento interno de la unidad de VRA contribuye a lograr las funciones de
medida de cumplimiento de los objetivos de la UCA. La relación específica es con la
función de docencia aunque de una manera indirecta, a continuación se muestra el
detalle:
Función UCA (mide el
cumplimiento de
objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Investigación N/A
Docencia Autorizar contratación de
instructores.
Es un apoyo al docente
como complemento para el
buen desempeño de su
trabajo.
Proyección social N/A
Tabla 4.59 Cumplimiento de objetivos procedimiento Autorización de propuesta de contratación de
instructores.
La contribución que aporta este procedimiento a los objetivos de la organización es
bastante significativa, sin embargo es necesario realizar el análisis de alineación de
objetivos estratégicos y de procesos con los del nivel operativo.
• Asegurar que el Sistema sea Efectivo
Se analizó el procedimiento y se pudo determinar ciertas oportunidades de mejora para
lo cual se verifican las variables del sistema de desempeño humano (SDH).
Puede decirse que las entradas son parte importante e indispensable para la realización
de este procedimiento ya que la información que éstas aportan son clave para las
actividades a ejecutar, en cuanto al trabajo del personal involucrado en dicho
248
procedimiento los trabajos son sencillos pero requieren de exactitud en tiempo y
calidad, existen algunas que perfectamente pueden generar más valor si se realizan de
manera distinta.
La salida sigue siendo el contrato físico firmado por el docente en un tiempo
correspondiente.
Como consecuencia de lo que puede percibir el empleado están los comentarios de
Vicerrectora y de Jefes de departamento, según la satisfacción sobre la gestión del
procedimiento.
Actividades innecesarias
Existen actividades que se vuelven innecesarias si se implementan políticas que
busquen optimizar tiempo. A continuación se menciona.
Actividad identificada Justificación Propuesta
Recepción y selección de
propuestas autorizadas.
No existe necesidad si ya
se ha complementado la
información de propuesta.
Solicitar información
faltante al inicio del
procedimiento no existe la
necesidad de revisar
propuestas autorizadas
Tabla 4.60 Actividades Innecesarias procedimiento Autorización de propuesta de contratación de
instructores
Demoras
Existen actividades que retrasan el desarrollo de las demás, ante esto se tiene la
siguiente propuesta:
Actividad identificada Justificación Propuesta
Recepción de Propuestas
para autorización
Frecuentemente se reciben
propuestas atrasadas las
cuales retrasan la
elaboración del contrato
Se recomienda
implementar políticas que
determinen períodos de
tiempo para la entrega de
propuestas.
Tabla 4.61 Demoras procedimiento Autorización de propuesta de contratación de instructores.
249
Reproceso
Actividad identificada Justificación Propuesta
Verificación de
información adjunta a
propuesta
Esta actividad se está
realizando en medio del
proceso lo cual obliga a
retroceder en el
procedimiento cuando este
ya está avanzado.
Esta verificación puede
realizarse desde el
momento que la propuesta
llega a VRA y si ésta no se
es entregada completa se
solicita se proporcione la
información
inmediatamente.
Tabla 4.62 Reproceso procedimiento Autorización de propuesta de contratación de instructores.
• Verificación de insumos
Actualmente los insumos utilizados son suficientes y específicos para la realización de
las actividades, Correo electrónico para la comunicación con las unidades involucradas
y Microsoft Word para la elaboración de Documentos.
Insumos actuales
Los insumos actuales se detallan a continuación en el siguiente cuadro.
Insumo Función Responsable
Correo Electrónico Solicitud de corrección
en propuesta
Asistente de VRA
Microsoft Word Elaboración de Contrato Secretaria de VRA
Correo Electrónico Aviso a departamentos Secretaria de VRA
Tabla 4.63 Insumos Actuales procedimiento Autorización de propuesta de contratación de instructores.
Insumos propuestos
A continuación se muestran los insumos propuestos en el cuadro siguiente.
250
Insumo propuestos Función Responsable Actividad en la que
se incluirá
N/A
Tabla 4.64 Insumos propuestos procedimiento Autorización de propuesta de contratación de instructores.
• Optimización de procedimientos
Según lo que se pudo identificar en el análisis de las actividades, se recomienda
implementar políticas que determinen periodos de tiempo para la entrega de propuestas,
así como para la información que deben tener adjunta. Entre los aspectos que podrían
incluirse en esas políticas ya que se han identificado como importantes, se pueden
mencionar:
- VRA determine un periodo de dos a tres meses anticipadamente para la entrega
de propuestas, estableciendo un día de fecha límite a ser entregadas y respetado
- Las propuestas no son aceptadas en VRA si no tienen la información requerida y
necesaria, así como la documentación adjunta.
- Las políticas que se establezcan deben ser comunicadas a los departamentos.
Actividades como revisar la información adjunta a la propuesta, es recomendable
realizarlas al inicio del procedimiento antes de pasar por la autorización, de esta manera
se evita retroceder al estar desarrollando las tareas de completar información.
Con estas propuestas de mejora se controla la variable del SDH referente a la
Administración Operativa. Además, se ha planteado una secuencia lógica de la
propuesta de procedimiento con el fin de cumplir con la variable de Diseño Operativo,
más adelante se detallan las responsabilidades y metas esenciales para el procedimientos
en la matriz de responsabilidades como parte de las Metas Operativas
251
Matriz de Responsabilidades
Tabla 4.65 Matriz de metas y responsabilidades procedimiento Autorización de propuesta de contratación de instructores
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectoría Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimientos Principales Actividades Realizadas Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Revisión de documentación adjunta
Propuestas revisadas
100% propuestas revisadas
Solicitar información faltante
Propuestas completas
0% propuestas incompletas
Revisión preliminar de propuestas y solicitud de información faltante e incorrecta
Información de propuesta correcta
0% Errores en propuestas.
Propuestas autorizadas
100% propuestas autorizadas.
Autorización de propuesta
Solicitud de tiquetes de parqueo
Tiquetes para todos los instructores
100% tiquetes requeridos
Entrega de tiquetes de parqueo
Tiquetes en tiempo correspondiente Instructores con tiquetes
0 días de retraso 100% tiquetes entregados
Contratos terminados
100% contratos elaborados
Autorización de Propuesta de
Contratación de Instructores
Elaboración de contrato.
Contratos elaborados en tiempo correspondiente
0 días de retraso
252
PROCEDIMIENTO H: ELABORACIÓN CONTRATOS ESCUELA DE IDIOMA
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
La Universidad cuenta con tres funciones como medida del cumplimiento a sus
objetivos; este procedimiento realizado por VRA para determinar la viabilidad del
proyecto de investigación y/o consultoría contribuye a la realización de:
Función UCA (mide el
cumplimiento de
objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Investigación N/A
Docencia Contratación de Docentes
Garantiza el contar con
profesionales que
complementan la
formación de los
estudiantes de manera
estén técnica y
académicamente
capacitados.
Proyección social N/A
Tabla 4.66 Cumplimiento de Objetivos procedimiento Elaboración contratos EI
Con este primer paso en búsqueda de la alineación de los objetivos de todos los niveles
de la Organización se tiene la noción que el procedimiento contribuye de cierta manera
al cumplimiento de los objetivos de la Universidad. Sin embargo se requiere otro
estudio que determine los objetivos del procedimiento, del proceso, con los de la
organización de manera se garantice la alineación de los mismos.
253
• Asegurar que el Sistema sea Efectivo
Se ha realizado un análisis de los diversos componentes del sistema de desempeño
humano (SDH) aplicado al nivel operativo interno de VRA; el cuál nos permitió
identificar que la forma en que se desarrolla el procedimiento actual es satisfactorio, es
decir no se han identificado diversos puntos de mejora.
Las entradas del procedimiento son esenciales para el desarrollo del mismo, éstas
incluyen el listado de contratación remitido por la Escuela de Idiomas en base a la cual
se elaboran los contratos, y el curriculum del docente si es personal nuevo.
La mayor parte del trabajo de este procedimiento consiste en la elaboración del
contrato, incluso en repetidas ocasiones para un mismo docente debido al tipo de
contrato.
La salida que siempre interesa es tener el contrato firmado por el docente.
En cuanto a las consecuencias, el personal percibe una gran cantidad de trabajo debido a
que debe elaborar contrato por la duración del curso que imparte el docente, la cual es
usualmente mensual o bimensual, debiendo elaborarse varias veces el mismo contrato
de un docente.
La retroalimentación del procedimiento es importante debido a que es necesario una
gran comunicación con la escuela de Idiomas tanto para el envío de listado de
contratación como para asegurar que los docentes se presenten en diversas ocasiones a
VRA a firmar el contrato.
Para una mejor explicación de este análisis, a continuación se detallan las actividades
que de una u otra forma podrían mejorarse, sea porque retrasan el procedimiento,
implican un reproceso o bien no aportan un valor agregado
254
Actividades innecesarias
Actividad identificada Justificación Propuesta
Elaboración de contrato Actualmente debe
elaborarse un contrato por
la duración del curso que
imparte el docente
(mensual o bimensual). En
la mayoría de los casos son
los mismos docentes los
que laboran para los
siguientes curso, esto
implica que el docente
debe estarse presentando a
VRA a firmar su contrato
cada vez que es elaborado
Se debe buscar una figura
legal que permita estipular
en el contrato un acuerdo
de que el docente, que su
tipo de contrato es
temporal, estará laborando
en la institución
impartiendo cursos de
idioma y que su salario
será estipulando
dependiendo de las horas
laborados en el curso
(teniendo una tabla de
salarios establecida).
Y recalcando que el
contrato es válido mientras
el docente esté impartiendo
los cursos en la universidad
y que el término del
contrato se verá
interrumpido si el docente
suspende la continuidad de
los cursos que imparte o si
la institución no requiere
de sus servicios.
Tabla 4.67 Actividades Innecesarias procedimiento Elaboración contratos EI
255
Demoras
Actividad identificada Justificación Propuesta
Envío Listado de
Contratación
Actualmente se recibe
un listado con docentes
que ya han impartido
cursos en periodos
anteriores pero que no
fueron reportados para
la elaboración de su
contrato.
Establecer un período máximo de
días para recibir el listado de
contratación.
Notificar a la unidad que si un
docente no tiene contrato no
podrá efectuarse su pago, y de no
contar con el listado se asumirá
que el docente ya no labora en la
institución.
Tabla 4.68 Demoras procedimiento Elaboración contratos EI
Reprocesos
Actividad identificada Justificación Propuesta
N/A
Tabla 4.69 Reprocesos procedimiento Elaboración contratos EI
No se han identificado reprocesos en el procedimiento actual
• Verificación de Insumos y Recursos
Insumos actuales
Insumo Función Responsable
Lista de Contratación Conocer a que docentes
de la Escuela de Idiomas
se elaborará el contrato
Secretaria de VRA
Curriculum Vitae Tener la información del
docente
Secretaria de VRA
Plantilla de Contrato Facilitar la elaboración
del contrato
Secretaria de VRA
Microsoft Word Elaboración y/o
modificación del contrato
Secretaria de VRA
Tabla 4.70 Insumos actuales procedimiento Elaboración contratos EI
256
Insumos propuestos
Insumo propuestos Función Responsable Actividad en la que
se incluirá
Tipo de Contrato Contar con un
contrato más
acorde a las
necesidades de
los usuarios
Secretaria de
VRA
Elaboración del
contrato
Tabla 4.71 Insumos Propuestos procedimiento Elaboración contratos EI
• Optimización del procedimiento
La propuesta consiste básicamente en establecer un contrato que no sea necesario estar
elaborando por cada curso impartido por los docentes de idiomas, sino que permita la
flexibilidad que permanezca vigente siempre que el docente siga impartiendo cursos de
una manera continua en la universidad y que la institución requiera sus servicios.
Esta condición, entre otras propias de un contrato, debe estar claramente estipulada de
tal forma que no perjudique a ninguna de las partes involucradas. Otro aspecto
importante que debe quedar establecido es la forma de pago la cuál estará sujeta a la
hoja de pagos reportada por Escuela de Idiomas, la cual es calculada en base a las horas
laboradas, pero que será efectiva únicamente si el docente cuenta con su contrato
vigente y debidamente pactado (firmado por ambas partes)
Al utilizar esta forma legal de contrato nos ahorra un alto volumen de trabajo que se
genera al tener que estar elaborando contratos mensuales o bimensuales a los docentes.
Bajo esta figura únicamente deberá elaborarse para docentes nuevos o que estén
reincorporándose a las labores de docencia en la universidad.
Otro beneficio es que el docente no tendrá que estarse presentando a VRA para firmar
su contrato periódicamente.
257
Esta forma de contratación es válida debido a que el tipo de contratación con los
docentes de Escuela de Idiomas es temporal, por lo que siempre que el contrato estipule
los acuerdos entre ambas partes de manera que no se perjudique ninguna de las partes se
puede utilizar esta figura.
Para garantizar la mejora de los procedimientos es necesario controlar las variables del
SDH, en cuanto a la administración administrativa ha sido cubierta con el desarrollo de
los pasos anteriores y se ha iniciado el manejo del Diseño Operativo, al finalizar la
distribución de los responsables de realizar las diferentes tareas y establecer las metas
para aquellas que aportan valor, se habrá cubierto completamente el Diseño Operativo;
así como las Metas Operativas.
A continuación se muestra la Matriz de Responsabilidades teniendo en cuenta estas
mejoras.
258
Matriz de Responsabilidades
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimiento
Principales Actividades Realizadas Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa
Recepción de lista de
contratación
Siempre verificar la información presentada
Elaborar Contrato
100% contratos con
documentación completa
Elaboración de Contratos Escuela de Idiomas
Firma de Contrato
Siempre comunicar a la unidad que
docentes deben presentarse a firmar contrato
Todos los docentes se
presenten a firmar para elaborar
planilla
Tabla 4.72 Matriz de Roles y Responsabilidades procedimiento Elaboración contratos EI
259
PROCEDIMIENTO I: ELABORACIÓN DE PLANILLA
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
Este procedimiento realizado internamente en VRA contribuye en parte a las funciones
por medio de las cuales la UCA mide el cumplimiento de los objetivos de la
organización. La relación es indirecta con la docencia, tal como se detalla en el
siguiente cuadro:
Función UCA (mide el
cumplimiento de
objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Investigación N/A
Docencia Ingreso de salario en
sistema.
Es una contribución
indirecta, pues el salario es
una compensación a los
docentes por su trabajo.
Proyección social N/A
Tabla 4.73 Cumplimiento de objetivos en procedimiento Elaboración de Planilla
Puede notarse una contribución a las funciones de medida de objetivos de la
organización, sin embargo es necesario alinear el procedimiento con los objetivos del
nivel I, II y III de la Organización.
• Asegurar que el Sistema sea Efectivo.
Se analiza el procedimiento interno y se identifican oportunidades de mejora las para
ello se estudia los componentes del sistema de desempeño humano (SDH).
Las entradas son sumamente importantes y necesarias para la realización del trabajo
dentro de la unidad, la ejecución en sí del procedimiento depende de éstas y su calidad
es lo que define la eficiencia del desarrollo de las actividades, por lo que es
indispensable asegurar la calidad para optimizar recursos.
260
En cuanto al trabajo existen actividades que el momento en que se efectúan puede
entorpecer el procedimiento, es recomendable realizarlas en el momento preciso.
La salida sigue siendo el pago de los docentes en el momento correspondiente.
A continuación se explica en mayor detalle el análisis efectuado identificando
actividades que no aportan valor, que implican reprocesos, demoras; además de estudiar
los insumos utilizados.
Actividades innecesarias
Se ha identificado actividades de las cuales se puede prescindir si se realizan otras
previas a éstas eficientemente y en el tiempo correspondiente. A continuación se detalla.
Actividad identificada Justificación Propuesta
Revisión de Planilla
Individual
Las propuestas deben estar
en el tiempo establecido
por lo cual no deben
ingresarse propuestas
después de haber emitido
planilla.
Si existiera propuesta que
por cualquier motivo no se
ingreso, se quedé para el
siguiente periodo de
elaboración de planilla.
Tabla 4.74 Actividades innecesarias en procedimiento Elaboración de Planilla.
Demoras
Existen actividades que obstaculizan la realización del procedimiento debido al
momento en que se ejecutan ya que de estas dependen otras tareas que se retrasan
debido al tiempo en que éstas se llevan a cabo. Estas actividades se especifican a
continuación:
Actividad identificada Justificación Propuesta
Recepción de listado de
NUP
Es necesario poseer este
documento en el momento
de ingresar al sistema el
movimiento, en ocasiones
se recibe retrasado.
Es recomendable obtener
esta información previo al
ingreso a sistema, se
recomienda se solicite
dicho documento con
261
Actividad identificada Justificación Propuesta
cierto periodo de
información enviando un
correo a Oficina de
Personal, para contar con
esta información en el
momento preciso.
Solicitud de información
adjunta a propuesta.
Las propuestas incompletas
retrasan actividades del
procedimiento.
Solicitar información
necesaria, que está
pendiente en propuesta,
anticipadamente para que
ésta sea entregada previa al
periodo de ingresos a
sistema.
Recepción de Cartas de
modificaciones o
renuncias
Esta información afecta la
elaboración de planillas por
lo que es necesario tenerla
antes de iniciar el
procedimiento
Recomendable consultar a
departamentos si existen
modificaciones o renuncias
y solicitarles lo envíen en
período establecido previo
a elaboración de planilla.
Convocación a Instructor
para que se afilien.
Mientras el Instructor no se
afilie no puede ingresarse
en Planilla y se retrasa el
pago.
Debe convocarse a
Instructor con cierto
margen de tiempo para que
este pueda afiliarse y
presentar documentación a
VRA previo a periodo de
ingreso de movimiento del
mes.
Tabla 4.75 Demoras en procedimiento Elaboración de Planilla
262
Reproceso
Actividad identificada Justificación Propuesta
Ingreso de propuestas
retrasadas.
Entorpece el
procedimiento, deben
ingresarse al sistema y
volver a comunicarle a
Control Financiero para
emitir planillas
individuales.
Recopilar toda la
información con
anticipación y que las
propuestas estén en el
momento correspondiente.
Tabla 4.76 Reproceso en procedimiento Elaboración de Planilla
• Verificación de insumos
Actualmente se utiliza el Sistema de Planilla para la elaboración de las planilla de cada
mes. Otro de los insumos a mencionar es la propuesta autorizada con la información
adjunta a ésta para extraer los datos de empleados nuevos e ingresarlos al archivo
maestro del Sisplan
No se cuenta con un formato en el cual se detallen los datos que se le proporciona al
instructor para afiliarse al ISSS para lo que se propone formato de Hoja de datos para
afiliación.
Insumos actuales
Insumo Función Responsable
Sisplan (Sistema de Planilla)
Ingreso de Salarios y
movimiento respecto al
mes correspondiente.
Asistente de VRA
Propuestas de contratación
autorizadas.
Proporciona información a
ingresar a sistema, activar
hojas.
Secretaria de VRA
Hoja de salarios por
categoría
Verificar salario de
clientes en ingreso de
acciones
Secretaria de VRA
263
Insumo Función Responsable
Hoja de pago de EI
Proporcionar la
información para el salario
de docentes de EI
Secretaria de VRA
Tabla 4.77 Insumos actuales en procedimiento Elaboración de Planilla.
Insumos propuestos
Insumo propuestos Función Responsable Actividad en la que se
incluirá
Hoja de Datos para
afiliación a ISSS25
Incluir datos
personales y
necesarios para que
instructor se afilie
Secretaria de
VRA
Elaboración de hoja
de datos para entregar
a instructor.
Tabla 4.78 Insumos propuestos en procedimiento Elaboración de Planilla.
• Optimización del Procedimiento
La propuesta de procedimiento radica en la realización de actividades con cierto periodo
de anticipación y en separarlas como una fase previa a la elaboración de planilla con el
fin de recopilar la información necesaria y que se encuentre disponible al momento de
ingresar acciones del mes en sistema, de manera que se eviten demoras en el
procedimiento. Así como también la implementación de insumos que faciliten las
actividades y aumenten la eficiencia del procedimiento en estudio.
Para que esto se cumpla es necesario que VRA ejerza presión a las unidades que envían
la información ya que de ellas depende que llegue en el tiempo justo y necesario. Es
recomendable que se solicite vía correo electrónico detallando la fecha o periodo de
tiempo para que se envíe.
Adicionalmente se desarrolló el formato de hoja de datos para afiliación en ISSS en la
que se podrá detallar la información para que el instructor se afilie.
25 Ver anexo Q: Hoja de Datos para afiliación del ISS
264
Se ha controlado la Administración Operativa, más adelante se detallan las
responsabilidades y metas esenciales para el procedimientos en la matriz de roles y
responsabilidades como parte de las Metas y Diseño Operativo (variables del SDH)
Envía correo electrónico solicitando listado de NUP anticipadamente.
Consulta y solicita en un periodo establecido previo al periodo de elaboración de planilla del mes.
Recibe cartas de renuncia o modificaciones para hacer correcciones en sistema antes de elaborar planilla.
265
Utiliza formato de Hoja de datos para afiliación a ISSS
266
Tiene inmediato la lista proporcionada por Oficina de Personal.
267
268
Figura 4.25 Flujograma de procedimiento de Elaboración de Planilla
Actividades realizadas por Colaborador.
269
Matriz de Responsabilidades
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectoría Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA
Procedimientos
Principales Actividades Realizadas
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Listado en VRA en tiempo necesario
0 días de retraso
Solicitud de listado de NUP
NUP de
instructores en planilla
0% NUP de instructores pendientes
Revisión de información adjunta a propuesta.
No propuestas pendientes de
revisar
100 propuestas revisadas
Solicitar envío de información
faltante
Información completa
0% propuestas incompletas
Renuncias comunicadas
100% renuncias comunicadas Recepción de
carta de modificación o renuncia.
Archivos inactivos
0% archivos activos.
Instructores convocados
100% instructores no afiliados convocados
Convocar a instructor no afiliado
Instructores se
afilien 0% instructores no
afiliados
Centro de
Costos correctos 0% Error en Centro
de Costos Verificar Centro
de Costos y código de empleado
Códigos de empleados correctos
0% Error en Códigos de empleados
Recepción de Hoja de Pago de
EI
Información en tiempo
correspondiente 0 días de retraso
Pre - elaboración de
Planilla.
Firma de Hoja de Pago de EI
Firma de Hoja en tiempo
correspondiente 0 días de retraso
270
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectoría Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimientos
Principales Actividades Realizadas Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa
Eliminar contratos vencidos
Contratos
vencidos inactivos 0% contratos
vencidos activos
Ingresar datos personales o activar hoja de
datos.
Ingresar datos de docentes nuevos
100% propuestas ingresadas
Ingreso de salario
correcto 0% Error en salario de empleados.
Ingreso de salario y de acciones
Docentes
ingresados a planilla
0% de docentes no ingresados
Reporte del movimiento de todo el mes
Todo el
movimiento en reporte
100% acciones reportadas
Identificar correcciones
0% Errores en Planilla
Revisión de planilla
Planilla lista en
tiempo correspondiente
0 días de retraso
Correcciones en sistema
Planilla correcta 0% Errores en
Planilla
Fechado de todo el
movimiento
Fechar movimiento de
mes
100% movimiento fechado
Fotocopiar el movimiento
Fotocopiar para
archivar 100% movimiento
fotocopiado
Elaboración de Planilla
Archivar original y copia de movimiento
Archivar para historial
100% movimiento archivado
Tabla 4.79 Matriz de roles y responsabilidades de procedimiento de Elaboración de Planilla
271
PROCEDIMIENTO J: FIRMA DE CONVENIOS Y CONTRATOS DE
PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y/O CONSULTORÍA
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
La Universidad cuenta con tres funciones como medida del cumplimiento a sus objetivos;
este procedimiento realizado por VRA para determinar la viabilidad del proyecto de
investigación y/o consultoría contribuye a la realización de:
Función UCA (mide el
cumplimiento de
objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Investigación Determinar la viabilidad de
proyecto de investigación
Realización de proyectos
de investigación adecuados
y de acuerdo a los
lineamientos de la
Universidad
Docencia N/A
Proyección social Determinar la viabilidad de
proyecto de investigación
Dependiendo del tipo de
proyecto, existen los que
aportan a la nación. VRA
al estudiarlo determina que
la propuesta es idónea y
persigue sus fines.
Figura 4.80 Cumplimiento Objetivos procedimiento Firma de contratos y convenios de proyectos de
investigación y/o consultoría
Ahora se tiene la noción que el procedimiento contribuye de cierta manera al cumplimiento
de los objetivos de la Universidad. Sin embargo se requiere otro estudio que determine los
objetivos del procedimiento, del proceso, con los de la organización de manera se garantice
la alineación de los mismos.
272
Asegurar que el Sistema sea Efectivo
Al analizar el proceso se han identificado ciertas áreas de oportunidad de mejora, para ello
se han analizado los diversos componentes del sistema de desempeño humano (SDH)
aplicado al nivel operativo interno de VRA.
Respecto a las entradas se determinó que el documento que recibe VRA aportaría mucho
valor si cumple una serie de requisitos en cuanto a la información que contiene.
Adicionalmente el trabajo de revisión dentro del procedimiento se vería disminuido al
implementar este control.
La salida será siempre la misma, es decir determinar si el proyecto es viable o no, con la
diferencia que se espera poder realizar el procedimiento en menor tiempo.
En cuanto a las consecuencias es que únicamente un proyecto que esté bien justificado y
que esté de acuerdo a los lineamientos de la universidad se llevará a cabo.
La retroalimentación del procedimiento tiene que ser tal, que las áreas involucradas
especialmente los Departamentos Académicos y la OCI deben cumplir con los requisitos
solicitados por VRA, de otra manera la entrada no tendrá la calidad requerida y esto puede
afectar el procedimiento de manera negativa.
A continuación se detalla las actividades que de una u otra forma podrían mejorarse, sea
porque retrasan el procedimiento, implican un reproceso o no aportan un valor agregado
Actividades innecesarias
Actividad identificada Justificación Propuesta
N/A
Tabla 4.81 Actividades innecesarias procedimiento Firma de contratos y convenios de proyectos de
investigación y/o consultoría
Actualmente todas las actividades que se realizan son necesarias. Sin embargo, existen
actividades que al evitar los reprocesos no tendrán que realizarse dentro del procedimiento,
pues se espera se realicen en una fase previa de manera que el documento tenga toda la
información necesario. La propuesta se explica más adelante en el apartado de reprocesos.
273
Demoras
Actividad identificada Justificación Propuesta
Tiempo de respuesta de
cada una de las áreas o
unidades en resolver las
diversas consultas.
Se invierte tiempo en
diversos casos en
solventar dudas o
brindar asesoría a
VRA, además que
deben localizar a cada
unidad. Estos casos
podrían disminuirse al
realizar una
presentación preliminar
con todos los
involucrados pueden
aclararse las dudas que
existiesen.
El Depto. Académico o la OCI
debería realizar una presentación
de lanzamiento del proyecto donde
se encuentren todas las áreas
involucradas, de manera se tenga
en cuenta la opinión y visto bueno
de las áreas. Además de considerar
las observaciones que éstas hagan,
para tenerlas presente al momento
de negociar con el proveedor del
servicio.
En esta presentación se aclaran o
discuten las dudas que pudieran
existir del proyecto o consultoría
Tiempo de respuesta de
los departamentos
académicos o la OCI al
tener que incorporar las
observaciones recibidas
tanto de las unidades
pertinentes como del
asesor legal
Dado que siempre es
necesaria la opinión de
todas las área sobre la
información que se
presenta, es una opción
establecer lineamientos
sobre la información
que debe plasmarse en
todo contrato o
convenio, de modo que
al discutirla en la
presentación preliminar
se tenga en cuenta
cualquier observación.
A modo de disminuir los casos en
que se necesite complementar la
información del contrato o
convenio puede establecerse una
política de la información mínima
que deben contener.
En cuanto a las Obsv. que
implican modificación deberán
disminuir si se realiza la reunión
de lanzamiento con todas las áreas
involucradas, en la cual se ha
considerado esta política para
presentar la información del
proyecto o consultoría.
Tabla 4.82 Demoras procedimiento firma de contratos y convenios de proyectos de investigación y/o consultoría
274
Reprocesos
Actividad identificada Justificación Propuesta
La Revisión del
contrato o convenio se
realizar en diversas
ocasiones:
a) Inicialmente
cuando lo remite los
Departamentos
Académicos o la OCI
b) Al recibir las
observaciones de las
áreas porque fue
necesario incluir
información o realizar
modificaciones
c) Una nueva revisión
se realiza para
determinar el tipo de
observación emitido
por el área legal
d) Finalmente,
cuando se han
incorporado las
observaciones del área
legal se vuelve a
revisar el documento
La opinión de los
involucrados como de
los conocedores de
temas específicos es
siempre importante, por
eso se propone una
revisión previa de lo
que se pretende
alcanzar con este
proyecto o consultoría,
donde se analice la
información con la que
se cuenta y se tome
nota si es necesario
incorporar o modificar
la propuesta
Al establecer la política de que
contenido se espera en el contrato
o convenio, se asegura contar con
toda la información necesaria.
Además con la presentación del
proyecto, considerando ya se ha
implementado el punto tratado
anteriormente, la información se
validada con las áreas pertinentes,
incluyendo el área legal, de
manera en esta surjan las
observaciones y puedan ser
incorporadas y que VRA aclare o
pida definir de mejor manera
ciertos puntos.
Al momento de recibir la
propuesta en VRA llegará
validada por las áreas, se
esperaría no fuera necesario
realizar modificaciones,
consultas, etc., y poder
determinar su viabilidad.
Aún a pesar de esto puede ser
necesario realizar modificaciones
al contrato o convenio de parte de
la unidad solicitante, se sugiere
establecer un límite para la
entrega del documento corregido
Tabla 4.83 Reproceso procedimiento firma de contratos y convenios de proyectos de investigación y/o consultoría
275
• Verificación de Insumos y Recursos
Insumos actuales
Insumo Función Responsable
Correo Electrónico Recibir y enviar el
contrato o convenio de
manera electrónica
Vicerrectora Académica
Ficha técnica de convenios
o Contratos
Registrar el resumen del
proyecto
Asistente de VRA
Tabla 4.84 Insumos actuales procedimiento firma de contratos y convenios de proyectos de investigación y/o consultoría
Insumos propuestos
Se debe siempre mantener los insumos actuales pues resultan útiles para realizar el
procedimiento, la única consideración a tener en cuenta, se explica a continuación:
Insumo propuestos Función Responsable Actividad en la que
se incluirá
Contrato o convenio
de manera digital*
Manipulación
del contrato de
manera más fácil
Vicerrectora
Académica
Recepción inicial del
documento
Tabla 4.85 Insumos propuestos procedimiento firma de contratos y convenios de proyectos de investigación y/o
consultoría
*Actualmente se entrega el contrato o convenio de manera física en la mayoría de los casos
y en algunos electrónicamente. Se propone solicitar siempre una copia electrónica pues la
manipulación del documento se realiza con mayor facilidad
276
• Optimización del procedimiento
La propuesta consiste en establecer una política de VRA que detalle cada uno de los
apartados que debe contener un contrato o convenio. Sin embargo; depende del tipo y
naturaleza de dicho contrato para determinar las secciones que aplicarán a los mismos.
La ejecución de esta política de contenido pretende disminuir la solicitud de incorporación
de información que se pide al área solicitante después de la revisión preliminar que realiza
VRA.
Ha medida se esté implementando este requisito será necesario que se esté actualizando,
incorporando y depurando la información que siempre debe estar plasmada en los contratos
o convenios, de manera que siempre satisfaga los apartados que la Vicerrectora Académica
revisa en el documento.
Es necesario mencionar que estas mejoras serán graduales, en la medida que se cree la
cultura de cumplir la política. Por eso se estima una fase inicial, donde en el procedimiento
actual se mantendrán inalterados los pasos que realizan, con la excepción que debe
verificarse el cumplimiento de la política.
Hasta que se logre la etapa donde los documentos incluyen toda la información necesaria
para determinar la viabilidad del proyecto siempre será necesario incorporar información,
las modificaciones solicitadas dependerán de las observaciones que las áreas realizaron
cuando se solicitó su asesoría.
Se ha sugerido que los Departamentos Académicos o la OCI tengan la costumbre de
realizar la presentación del proyecto con todas las áreas involucradas o que podría brindar
su asesoría antes de presentar el proyecto a VRA, de manera se tenga su visto bueno y al
mismo tiempo se tengan en cuanta sus inquietudes. Con esto se lograría que al presentarlo a
VRA ya incluye sus observaciones
277
Dado que la presentación del proyecto está a cargo del área solicitante y no de VRA, no se
presentará en este trabajo un formato de la información que debería incluirse en la
presentación ya que no está dentro del alcance de este trabajo. Sin embargo; si se ha
desarrollado una propuesta de política de información mínima a presentar en los contratos o
convenios26
Todos los pasos realizados anteriormente contribuyen a controlar una de las variables que
más afectan el sistema de desempeño humano como lo es la administración operativa
(para que el sistema sea eficiente) y hemos empezada a trabajar en el Diseño Operativo, al
establecer la secuencia lógica de pasos y al tener en cuenta las políticas.
Sin embargo; falta asignar las responsabilidades de las actividades que aportan valor al
procedimiento. Además, debe establecerse las metas para las actividades que aportan valor
al procedimiento, para controlar la variable que resta, Metas Operativas
A continuación se detalla la Matriz de Responsabilidades que cubre estos aspectos.
26 Anexo R :Listado de Revisión de Información en contratos o convenios
278
Matriz de Responsabilidades
Tabla 4.86 Matriz de Roles y Responsabilidad procedimiento firma de contratos y convenios de proyectos de investigación y/o consultoría
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimiento
Principales Actividades Realizadas Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa Meta
Cualitativa Meta
Cuantitativa
Revisión Preliminar de Contrato
Verificar cumplimiento de
política
Envío de documento a área legal
Todos los casos
enviados a revisión legal
100% casos entregados en los próximos 2 días de recibido el
contrato
Autorización preliminar de documento
Realizar la autorización en un plazo máximo de 2
semana
Agendar en próxima
reunión de JD
Agendar siempre en la próxima reunión
100% de las veces punto agendado en próxima reunión
Firma de Convenios y Contratos de Proyectos de Investigación
y/o Consultoría
Elaboración de Ficha Resumen
Realizar el resumen en los próximos 2 días después de
recibida la resolución
100% de los casos presentados deben contar con la ficha
resumen
279
PROCEDIMIENTO K: ATENCIÓN CASO DE ESTUDIANTES
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
La Universidad cuenta con tres funciones como medida del cumplimiento a sus
objetivos; este procedimiento realizado por VRA contribuye indirectamente al fin que
persigue la función de la docencia. En el siguiente cuadro se explica en mayor detalle:
Función UCA (mide el
cumplimiento de
objetivos)
Actividad que aporta Contribución encontrada
Investigación N/A
Docencia Resolver caso de
estudiantes
El brindar soluciones o
recomendaciones a las
diversas situaciones a las
cuáles debe enfrentarse el
estudiante, contribuye a su
desarrollo personal.
La función de la docencia
busca formar profesionales
técnica y éticamente
capacitados, es por eso que
vemos una relación entre
ambos.
Proyección social N/A
Tabla 4. 87 Cumplimiento Objetivos procedimiento atención caso de estudiantes
La relación del procedimiento con los objetivos no es directa; sin embargo su
realización es necesaria porque permite el desarrollo del estudiante al que se está
formando.
280
Como hemos mencionado anteriormente la alineación de las metas en los tres niveles de
la organización quedan fuera del alcance de este trabajo.
• Asegurar que el Sistema sea Efectivo
Se ha analizado todos los componentes del sistema de desempeño humano (SDH)
aplicado a VRA para poder identificar oportunidades de mejora
Las entradas del procedimiento es la presentación del caso, la cuál actualmente se
documentada, en cuanto al trabajo realizado no se han identificado reprocesos, ni
trabajos innecesarios, como se explicará mas adelante.
La salida es brindar una resolución al estudiante, la cuál es proporcionada y
comunicada tanto al estudiante como su Departamento o Decanato.
A continuación se detalla las actividades que podrían mejorarse, sea porque retrasan el
procedimiento, implican un reproceso o bien no aportan un valor agregado
Actividades innecesarias
Actividad identificada Justificación Propuesta
N/A
Tabla 4. 88 Actividades innecesarias procedimiento atención caso de estudiantes
El procedimiento puede calificarse como adecuado. La cantidad de pasos que se
realizan son necesarios.
Demoras
Actividad identificada Justificación Propuesta
Tiempo de respuesta de
Decanatos o
Departamentos
VRA decide si es
necesario consultar al
decanato o depto.
correspondiente al
estudiante para
En los casos que aplique podría
establecerse un tiempo prudencial
para obtener la respuesta de las
áreas y dejarla establecida desde
el momento en que se contacta
281
Actividad identificada Justificación Propuesta
clarificar el caso.
En ocasiones éstos no
cuentan con una
respuesta inmediata.
con estas áreas.
Tabla 4. 89 Demoras procedimiento atención caso de estudiantes
Reprocesos
Actividad identificada Justificación Propuesta
N/A
Tabla 4.90 Reprocesos procedimiento atención caso de estudiantes
No se determinó actividades que impliquen reprocesos, el único caso que pudiera existir
es volver a completar el formulario de atención de casos varios; sin embargo el formato
es bastante sencillo y de fácil comprensión.
• Verificación de Insumos y Recursos
Insumos actuales
Insumo Función Responsable
Formulario “Atención Caso
de Estudiantes”
Documentar la
problemática presentada
por el estudiante
Asistente de VRA
Secretaria de VRA
Sistema de Información
Administrativa (SAI)
Revisar el expediente del
estudiante
Vicerrectora Académica
Aviso resolución del caso Dar a conocer los
resultados del caso
presentado
Asistente de VRA
Tabla 4.91 Insumos actuales procedimiento atención caso de estudiantes
282
Insumos propuestos
En la propuesta permanecen los insumos que actualmente utilizan, únicamente se
realizaría una pequeña modificación al formato de atención de casos varios
Insumo propuestos Función Responsable Actividad en la que
se incluirá
Formulario “Atención
Caso de
Estudiantes”27
Documentar la
problemática
presentada por el
estudiante
Asistente de
VRA
Secretaria de
VRA
Documentación del
caso.
Comunicado del
proceso de revisión
del caso
El estudiantes
estará satisfecho
de conocer el
status de su
solicitud
Asistente de
VRA
Secretaria de
VRA
Cuando Vicerrectora
Académica está
revisando el caso,
deberá serle
notificado al
estudiante, para que
esté a la espera de la
resolución.
Tabla 4.92 Insumos propuestos procedimiento atención caso de estudiantes
• Optimización del procedimiento
La secuencia de pasos que se realiza para este procedimiento, se ha establecido de una
manera lógica y eficiente, por lo que no se realizará ninguna modificación de peso. Es
decir, la Administración Operativa del SDH está controlada de manera que el
procedimiento se desarrolla eficientemente.
Los cambios a incorporar son una mejora en el formato del formulario atención de casos
varios y además notificar al estudiante que su caso está siendo revisado por VRA
debido a que es importante tener en cuenta las necesidades de los clientes.
27 Anexo S : Formulario Atención de Casos Varios
283
Únicamente falta por definir un aspecto muy importante, la asignación de las tareas
entre el personal de VRA y definir las metas operativas internas para las principales
actividades realizadas dentro de este procedimiento. Al realizar este aspecto se
controlan las otras dos variables del SDH; es decir: Las Metas y Diseño Operativo.
A continuación se detalla la Matriz de Responsabilidades que cubre estos aspectos.
284
Matriz de Responsabilidades
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimiento
Principales Actividades Realizadas
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Revisión del Caso
Realizar la revisión preliminar del caso en las próximas 2 semanas después
de recibido
Notificar al estudiante
Dar a conocer el status de la revisión
de su caso al estudiante
Resolución del caso
100% de los casos
resueltos
Aviso de resolución
Siempre comunicar la resolución del caso al estudiante
Atención caso de
estudiantes
Archivo del caso
Siempre registrar la resolución en el formulario de atención de casos varios
Tabla 4.93 Matriz de roles y responsabilidades procedimiento atención caso de estudiantes
285
PROCEDIMIENTO L: TRÁMITES DE SOLICITUDES DE PAGO
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
El procedimiento de trámites de solicitudes de pago, consiste en general, en un
procedimiento en el cual VRA debe realizar una revisión exhaustiva y aclaratoria de los
documentos remitidos por las unidades dependientes de esta, de manera que puedan
asegurar la correlación y veracidad de la información vertida, antes de enviar la
aprobación de la solicitud a la oficina de Contabilidad y presupuestos, es decir, que en
todo este procedimiento, VRA realiza un trabajo como filtro para evitar reprocesos que
involucren a mas de una unidad. Las actividades realizadas para el procedimiento en
estudio, no contribuyen directamente a los objetivos de la UCA, sin embargo, son
vitales para el desarrollo adecuado de actividades de docencia, investigación y
proyección social, por tanto aunque su aporte no es directo, son parte de un ciclo de
procedimientos que se deben cumplir.
A continuación se muestra el cuadro del aporte del procedimiento desarrollado por
VRA, a las funciones que dentro de la UCA, se utilizan como medida del cumplimiento
de los objetivos de la organización.
Función UCA
(mide el
cumplimiento
de objetivos)
Actividad
que aporta Contribución encontrada
Investigación
No hay
actividad
específica
Aprobación de pagos por servicios brindados,
viáticos generados por investigaciones de campo,
entre otros. Su contribución no es directa, pero son
importantes para el desarrollo y adecuada
finalización de proyectos.
286
Función UCA
(mide el
cumplimiento
de objetivos)
Actividad
que aporta Contribución encontrada
Docencia
No hay
actividad
específica
Aprobación del pago a exponentes invitados por los
docentes, para el enriquecimiento de las cátedras,
que den un panorama más amplio al estudiante o
muchas veces, más práctico.
Proyección
social
No hay
actividad
específica
Por el tipo de orientación de la unidad en estudio,
muy pocas de sus actividades tendrán una relación
directa con la proyección social.
Tabla 4.94 Cumplimiento Objetivo procedimiento solicitudes de pago
La tabla anterior da la noción de que efectivamente, el procedimiento contribuye de
cierta forma al cumplimiento de los objetivos de la Universidad, no directamente, pero
si de manera indirecta mediante actividades que requieren la aprobación de pagos y
cuyo fin o uso ha sido el apoyo a actividades de docencia, proyección social y/o
investigación. Sin embargo se requiere otro estudio que determine los objetivos del
procedimiento, del proceso, con los de la organización de manera que se garantice la
alineación de los mismos.
• Asegurar que el Sistema sea Efectivo
Al analizar el proceso se han identificado ciertas áreas de oportunidad de mejora, para
ello se han analizado los diversos componentes del sistema de desempeño humano
(SDH) aplicado al nivel operativo interno de VRA.
En relación a las entradas, si mejoramos la calidad de las entradas, es decir que
cumplan los requisitos de información necesarios, se eliminaran varias actividades que
en general representan reprocesos, no solo para la unidad de VRA, si no además para las
unidades que intervienen, esto permitirá crear un flujo de trabajo mas ameno, y
adecuado para el desarrollo de las actividades en menores tiempos.
287
La salida consistirá siempre en la aprobación o rechazo de la solicitud emitida, pero lo
que se puede mejorar de esta, es el tiempo en que se responde la solicitud desde el
momento en que se recibe por la secretaria. Además se pueden cerrar los ciclos, es
decir, retroalimentar a la unidad interesada del estado de su solicitud, se deberá por
tanto informar a la unidad cual fue la decisión sobre la solicitud emitida.
En cuanto a las consecuencias es necesario definir el lineamiento propuesto y
comunicarlo para evitar discrepancias.
La retroalimentación del estatus de la solicitud, actualmente se va haciendo por partes,
es decir, se van revisando puntos que presentan incongruencias, lo que se desea es que
dado que se planteará un lineamiento y considerando que no se necesita verificar en
algún sistema si existen las condiciones necesarias para poder aprobar o rechazar la
solicitud, desde el momento de la recepción se pueden verificar las características que
debe cumplir, en cuanto a formato, tiempos y documentación adjunta, dejando la
retroalimentación entre las áreas para el inicio del proceso, informando previamente de
las diferencias para asegurar que los errores se validen antes de iniciar los procesos de
aprobación.
En el procedimiento estudiado, se muestra que la solicitud de pago es inicialmente
emitida y recibida por la secretaria, sin realizar ninguna revisión a esta, simplemente un
archivado temporal, esta actividad se considera que debería enriquecerse con una
revisión de los datos vertidos, de manera que se asegure que se retendrán en VRA,
aquellas solicitudes que se han enviado correctamente, para que pueda pasar a la etapa
de revisión y aprobación por parte de la Vicerrectora Académica.
Para evitar los retrasos por revisiones, se propone la definición de políticas que
establezcan la información mínima que debe proporcionar la unidad y la importancia de
la exactitud de la misma. Para esto se propone a manera de guía la creación de un check
list, que utilice la secretaria para la validación de la solicitud, este instrumento perderá
su utilidad a medida que la actividad se vuelva repetitiva. Esta propuesta no descarta la
posibilidad de casos especiales, pero se proyecta la disminución de reprocesos por
información incompleta o incorrecta, mejorando la capacidad y rapidez de respuesta de
la unidad y por tanto la de la oficina de Contabilidad y presupuestos.
288
Actividades innecesarias
Dentro del procedimiento actual no se consideran que existan actividades innecesarias,
sino más bien, actividades que se generan debido a las demoras y/o reprocesos que se
hallan. Estas con un cambio en las políticas y revisiones, deberían eliminarse
completamente, estas actividades se listan en la tabla siguiente:
Actividad identificada Justificación Propuesta
Cuando la solicitud de
pago no considera los
ocho días hábiles para
emitir el pago, VRA
gestiona la fecha, para
verificar que este
correcta, o si se puede
emitir en un tiempo
mayor
Actividad #5
Se realiza una validación
extra, es decir, si el pago
se solicita en menos de
ocho días, se debe
inmediatamente solicitar
el carácter de urgencia
Elaborar un lineamiento que
implique el chequeo de este y
otros requerimientos desde el
ingreso, de manera que se
puedan evitar reprocesos y
retrasos
Tabla 4.95 Actividades innecesarias procedimiento solicitudes de pago
Demoras
Se ha encontrado un flujo que retrasa la aprobación de la solicitudes, pues se inicia la
revisión de estas hasta el momento en que los documentos son entregados por parte de
la Secretaria a la Asistente Administrativa, es decir, luego de cierto tiempo de haber
sido retenidos por la secretaria en VRA, a pesar de no cumplir con los datos mínimos
detallados correctamente, por ello se propone que la revisión se haga con un check list
al momento del ingreso de la documentación a VRA, en este caso tendría que hacerla la
secretaria.
289
Actividad identificada Justificación Propuesta
Archivo temporal de
solicitudes no conformes
Se reciben solicitudes
que desde el inicio
pueden enviarse para
revisión y corrección por
parte de la unidad que los
emite
Realizar mediante un check
list, que tendrá una utilidad
temporal, la revisión de los
puntos clave que pueden
presentar incongruencia
Gestionar el
cumplimiento de las
fechas de emisión del
pago y solicitar el
carácter urgente si lo
aplica
Ídem Ídem
Chequeo de envió y
congruencia de
comprobantes de pago
Ídem Ídem
Espera para el envío de la
documentación corregida
y/o complementaria,
como es el caso del
comprobante de pago,
carácter de urgencia,
entre otros.
Ídem Ídem
Tabla 4.96 Demoras procedimiento solicitudes de pago
Reprocesos
Las revisiones luego de cierto tiempo de haber retenido la documentación en VRA,
representa en el procedimiento un reproceso desde el inicio, en el cual si los datos
básicos de la solicitud de pago están incorrectos o incompletos, se retorna a la unidad
correspondiente para su corrección, este retorno debería ser inmediato, sin realizar
ninguna actividades interna en VRA, sino hasta el momento en que se recibe la
información correctamente.
290
Actividad identificada Justificación Propuesta
Ídem a demoras
Tabla 4.97 Demoras procedimiento solicitudes de pago
Las actividades que representan reprocesos son las mismas que se han identificado
como demoras.
• Verificación de insumos
Insumos actuales
Insumo Función Responsable
Formato de
solicitud de pago,
completamente
lleno
Permite a la unidad especificar el bien o
servicio que se desea pagar, mostrando su
justificación
Unidades que
dependen de
VRA
Comprobante de
pago (sin formato
definido, depende
del cliente externo)
Comprueba a la unidad de VRA, la
veracidad de los datos vertidos en la
solicitud de pago y certifica a la oficina de
Contabilidad y Presupuesto para emitirlo
Unidades que
dependen de
VRA
Tabla 4.98 Insumos actuales procedimiento solicitudes de pago
Insumos propuestos
Insumo Función Responsable
Check list de
revisión de
información 28
Revisión de congruencia de datos
vertidos, y de documentación
completa, de manera que no se
retengan solicitudes que no
cumplen estos requisitos
Secretaria de VRA
Tabla 4.99 Insumos propuestos procedimiento solicitudes de pago
28 Anexo T: Check list ingreso solicitudes de pago
291
• Optimización del procedimiento
Para lograr la comprensión de las unidades de VRA, cuando sus solicitudes de pago
sean rechazadas de entrada, se deberá establecer un lineamiento o política, que sea
divulgado a la unidad entera, para evitar descontentos. Esta política, mejorará los
tiempos de respuesta y agilizará todo el proceso, beneficiando a la unidad que lo
solicita. El lineamiento (política propuesta), se indica a continuación:
Lineamiento propuesto
“VRA verificará la congruencia y exactitud de los datos vertidos en la solicitud de pago,
antes de recibirla, de manera que se asegure, que no se retendrán dentro de la unidad
solicitudes que no podrán ser aprobadas, salvo por discrepancias que se definan en las
actividades sucesores del procedimiento descrito (después de las revisiones de de
documentación e información), además certificará que se anexe la documentación
completa como justificación de lo solicitado, y así validar el cumplimiento de los
requisitos para la aprobación.”
Dado que el lineamiento, es bastante claro y sencillo, puede aplicarse con facilidad.
Esto a lo largo del tiempo, les mostrará a las unidades, que VRA está mejorando sus
tiempos de respuesta.
Como una actividad extra, se incluirá, informar a la unidad correspondiente el estatus de
su solicitud, luego de la revisión por parte de la vicerrectora, de manera que se asegure
que la unidad este enterada de la aprobación o rechazo de la misma, y pueda así
comenzar a hacer su gestión en caso de rechazo.
Flujograma del procedimiento
292
Figura 4.26 Flujograma solicitud de pago mejorado
293
Matriz de Responsabilidades
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimiento
Principales Actividades Realizadas
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Revisión preliminar de la información
Verificación de coherencia de datos básicos basándose en check list
100% de solicitudes recibidas
(retenidas) con exactitud en datos
Revisión de documentación anexo a la solicitud
Verificar el envío de la
documentación necesaria
100% de solicitudes con documentos completos
Devolución de solicitudes de pago que presentan
discrepancias
Verificación correcta de diferencias y devolución de las solicitudes a
la unidad respectiva con diferencias indicadas
100% de solicitudes
devueltas con los inconvenientes marcados
Indicar en solicitudes
rechazadas los motivos
0% de solicitudes rechazadas sin indicación de
motivo del rechazo
Aprobación o rechazo de solicitudes recibidas
Revisión de todas las solicitudes recibidas
100% de solicitudes con disposición de aprobación o rechazo y firma
Tramites de solicitudes de
pago
Información de estatus de la
solicitud de pago a la unidad
Informar a las unidades
correspondientes la resolución de la solicitud enviada
100% de unidades informadas de la resolución de su
solicitud
294
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimiento
Principales Actividades Realizadas
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Archivo de solicitudes de pago para
consultas de las unidades
correspondientes
Archivar las solicitudes
revisadas y no aprobadas por
VRA
100% de solicitudes no aprobadas archivas
Archivo de copia de solicitudes
aprobadas por VRA
100% de solicitudes (copia) aprobadas en archivos
Tramites de solicitudes de
pago Envío de las solicitudes
aprobadas a la Unidad de pago
Solicitudes aprobadas en manos del
personal de la oficina de
Contabilidad y presupuestos
100% de solicitudes aprobadas entregadas
Tabla 4.100 Matriz de Roles y Responsabilidades procedimiento solicitudes de pago
295
PROCEDIMIENTO M: TRÁMITES DE SOLICITUDES DE COMPRA
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
El procedimiento de trámites de solicitudes de compra, representa para VRA,
actividades de papeleo y aprobación, requiriendo varios chequeos de la información
vertida por la unidad que la solicita; de manera que le permiten a VRA asegurar la
adecuación de los gastos de las diferentes unidades al presupuesto establecido
previamente. Por tal razón, se considera que ninguna de las actividades realizadas,
contribuye directamente a los objetivos de la UCA, sin embargo, se trata de ir un poco
más lejos de lo elemental y buscar detrás de esas aprobaciones que beneficios se
obtienen, pues muchas de estas aprobaciones tendrán incidencia directa en la mejora de
las cátedras, de los recursos disponibles para el aprendizaje del alumno, equipos
necesarios para investigaciones en las diferentes ciencias, entre otras.
A continuación se muestra el cuadro del aporte del procedimiento desarrollado por
VRA, a las funciones que dentro de la UCA, se utilizan como medida del cumplimiento
de los objetivos de la organización.
Función UCA
(mide el
cumplimiento
de objetivos)
Actividad
que aporta Contribución encontrada
Investigación
No hay
actividad
específica
Aprobación de compras de materiales/equipos que
permitan el adecuado desarrollo de investigaciones
en diferentes ciencias.
296
Función UCA
(mide el
cumplimiento
de objetivos)
Actividad
que aporta Contribución encontrada
Docencia
No hay
actividad
específica
Aprobación de compra de equipos/paquetes
computacionales, material didáctico, libros, entre
otros, que permitan mejorar la calidad y resultados
de la cátedra impartida a los alumnos, o mejorar los
recursos de los que el alumno dispone para su
aprendizaje. De manera que se asegure que los
departamentos cuentan con todo el material
necesario para su área.
Proyección
social
No hay
actividad
específica
Por el tipo de orientación de la unidad en estudio,
muy pocas de sus actividades tendrán una relación
directa con la proyección social, sin embargo
existen ciertas aproximaciones. Pueden existir
investigaciones que requieren aprobación de
presupuestos, y cuyos resultados serán de interés o
aporte social, este puede ser el caso de varias tesis,
que se desarrollan como propuestas de mejoras para
el sector laboral, entre otros.
Tabla 4.101 Cumplimiento Objetivos procedimiento solicitudes de compra
La tabla anterior da la noción de que efectivamente, el procedimiento contribuye de
cierta forma al cumplimiento de los objetivos de la Universidad. Sin embargo se
requiere otro estudio que determine los objetivos del procedimiento, del proceso, con
los de la organización de manera que se garantice la alineación de los mismos.
• Asegurar que el Sistema sea Efectivo
Al analizar el proceso se han identificado ciertas áreas de oportunidad de mejora, para
ello se han analizado los diversos componentes del sistema de desempeño humano
(SDH) aplicado al nivel operativo interno de VRA.
297
En relación a las entradas, se ha encontrado que es preferible emitir las correcciones
básicas del documento al ingreso, para no retener las solicitudes que serán devueltas sin
revisión, esto mejoraría los tiempos de respuestas. Si este punto se apoya con un
lineamiento que establezca la revisión previa por parte de VRA, probablemente a
medida avance el tiempo, las unidades tendrán mas cuidado para evitar reprocesos, lo
cual mejorara el trabajo.
La salida será siempre la misma, solicitud aprobada o no aprobada, pero se busca
siempre cerrar los ciclos, es decir, se busca retroalimentar a la unidad interesada del
estado de su solicitud, se deberá por tanto informar a la unidad cual fue la decisión
sobre la solicitud emitida.
En cuanto a las consecuencias es necesario definir el lineamiento propuesto y
comunicarlo para evitar discrepancias.
La retroalimentación se espera sea al inicio con los datos básicos, pero además existirán
otras retroalimentaciones referidas a las revisiones posteriores, que deberán darse con
rapidez para lograr el beneficio de todas las áreas involucradas, de manera que se pueda
medir la calidad de las entradas en relación al tiempo de tratamiento de la solicitud y
los reprocesos realizados.
En el procedimiento estudiado, se ha identificado que VRA debe revisar la solicitud de
compra y evaluar diferentes aspectos (algunos de ellos muy básicos), que permitirán que
la solicitud pueda pasar a la etapa de revisión y aprobación por parte de la Vicerrectora
Académica; estas actividades de chequeo muestran que actualmente es necesario revisar
los documentos en varias ocasiones generando retrasos en los tiempos de respuesta.
Dada la necesidad de verificar y/o complementar la información enviada por cada una
de las unidades que dependen de VRA, estas revisiones no pueden eliminarse, pero si
distribuirse de una manera más adecuada, que mejore el flujo.
Para evitar los retrasos por revisiones básicas, se propone la definición de políticas que
establezcan la información mínima que debe proporcionar la unidad, los datos que
deben revisarse, de manera que se asegure que cuando las solicitudes de compra lleguen
a VRA, cumplan los requisitos de información necesarios. Esta propuesta no descarta la
posibilidad de casos especiales, pero se proyecta la disminución de reprocesos por
información incompleta o incorrecta, mejorando la capacidad y rapidez de respuesta de
la unidad y por tanto la de la Unidad de Compras.
298
Actividades innecesarias
Existen dos condiciones en las que se reciben las solicitudes de compras, con o sin
cotización, si se reciben con cotización, la asistente revisa previamente que el valor del
bien indicado concuerde con el presupuesto aprobado para la compra solicitada, y
realizar las averiguaciones pertinente en casos que la cotización sobrepase la inversión
aprobada. Dado que existen casos en los que las cotizaciones puede reflejar una
cantidad mayor, pero la compra se justifique por una garantía de mayor tiempo, o
porque el bien ofrecerá funciones extras, o simplemente porque el precio del mercado es
mayor, es necesario, no solo verificar la correlación de la información, sino identificar
beneficios extras o justificaciones, por lo tanto implica una mayor gestión, que debería
dejarse exclusivamente como actividad de la vicerrectora. Lo que se busca, es eliminar
la revisión que hace la asistente, ya que la misma vicerrectora, en el procedimiento
actual verifica esta información con la unidad responsable, por lo que se considera que
la revisión previa es innecesaria.
Actividad identificada Justificación Propuesta
La asistente realiza una
revisión de las
cotizaciones anexas a la
solicitud de compra, para
validar que se encuentre
dentro del presupuesto.
Si existen diferencias,
será necesario ponerse en
contacto con la unidad,
verificando que este
correcta o no la
cotización enviada,
solicitando cambios si
aplica
(Actividades #6,7,8, y 9)
Se identifica en este
momento un retrabajo,
pues no se ha definido
con claridad quien
realizará la revisión de
las cotizaciones,
generando retraso en la
aprobación de las mismas
por parte de VRA. Pues,
actualmente las revisa la
asistente y
posteriormente la
vicerrectora.
Debido a que existen
ocasiones en que la compra
de un bien más caro del
presupuestado se justifica de
acuerdo a garantías u otros
usos que pudiera dársele, se
considera que requiere más
gestión por parte de la
vicerrectora aprobar o
rechazar la cotización
enviada. Se propone que las
actividades relacionadas a la
verificación de los datos de
las mismas, se dejen a VRA
Tabla 4.102 Actividades innecesarias procedimiento solicitudes de compra
299
Demoras y reprocesos
Se ha encontrado un flujo que carga todas las actividades de revisiones a una sola
persona, lo cual retrasa la aprobación de la misma, pues se inicia la revisión hasta el
momento en que los documentos son entregados por parte de la Secretaria a la Asistente
Administrativa, es decir, luego de cierto tiempo de haber sido retenidos por la secretaria
en VRA, a pesar de no cumplir con los datos mínimos detallados correctamente.
Esto representa en el procedimiento un reproceso desde el inicio, en el cual si los datos
básicos de la solicitud de compra están incorrectos o incompletos (revisión por parte de
la asistente), se retorna a la unidad correspondiente para su corrección. Esta actividad al
mismo tiempo se considera una demora, debido a que retrasa la aprobación de la
solicitud por parte de VRA y finalmente la compra del bien por parte de la Unidad de
Compras.
Actividad identificada Justificación Propuesta
La asistente de VRA,
luego de la recepción
de las solicitudes de
parte de la secretaria,
realiza una revisión
preliminar de la
información vertida en
la solicitud de compra
Actividad #3
La revisión preliminar que
se desarrolla, consiste en
revisar información básica.
Lo que se busca, es evitar
la recepción de las
solicitudes que no cumplen
esta parte, de manera que
no se retenga la solicitud
cuando no será aprobada y
por el contrario se informe
rápidamente a la unidad
correspondiente de las
incongruencias, para su
corrección
Trasladar la revisión
preliminar a la Secretaria,
actividad que deberá
desarrollar en el momento de
la recepción, indicando en la
solicitud las discrepancias. Se
busca además incluir la
política, que detalle el nuevo
actuar de la unidad, indicando
que para evitar retrasos se
recibirán solo aquellas
solicitudes que cumplan los
requisitos mínimos al ingreso
a VRA, no sin antes indicar el
motivo de la no recepción de
la solicitud
Tabla 4.103 Demoras y reprocesos procedimiento solicitudes de compra
300
• Verificación de insumos
Insumos actuales
Insumo Función Responsable
Formato de
solicitud de
compra,
completamente
lleno
Permite a la unidad especificar el bien que
requiere adquirir, para el desarrollo de sus
funciones
Unidades que
dependen de
VRA
Sistema SGP
Permite visualizar el presupuesto
(actualizado) de la unidad, para identificar
que la solicitud se encuentra presupuestada
y activa para la unidad que lo solicita
Asistente
administrativo
Tabla 4.104 Insumos actuales procedimiento solicitudes de compra
Insumos propuestos
Insumo Función Responsable
N/A
Tabla 4.105 Insumos propuestos procedimiento solicitudes de compra
Para el procedimiento estudiado no se necesitan insumos extra.
• Optimización del procedimiento
Para lograr la comprensión de las unidades de VRA, cuando sus solicitudes de compra
sean rechazadas de entrada, se deberá establecer un lineamiento o política, que sea
divulgado a la unidad entera, para evitar descontentos. Esta política, mejorará los
tiempos de respuesta y agilizará todo el proceso, beneficiando a la unidad que lo
solicita. El lineamiento (política propuesta), se indica a continuación:
301
Lineamiento propuesto
¨VRA verificará la congruencia y exactitud de los datos vertidos en la solicitud de
compra, antes de recibirla, de manera que se asegure, que no se retendrán dentro de la
unidad solicitudes que no podrán ser aprobadas, salvo por discrepancias que se definan
en las actividades sucesores del procedimiento descrito (después de las revisiones de
presupuesto u otras que la vicerrectora considere necesarias).¨
Dado que el lineamiento, es bastante claro y sencillo, puede aplicarse con facilidad.
Esto a lo largo del tiempo, les mostrará a las unidades, que VRA está mejorando sus
tiempos de respuesta.
Como una actividad extra, se incluirá, informar a la unidad correspondiente el estatus de
su solicitud, luego de la revisión por parte de la vicerrectora, de manera que se asegure
que la unidad este enterada de la aprobación o rechazo de la misma, y pueda a comenzar
a hacer su gestión
Flujograma del procedimiento
302
Figura 4.27 Flujograma solicitud de compra mejorado
303
Matriz de Responsabilidades
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimiento
Principales Actividades Realizadas
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Revisión preliminar de la información
Verificación de coherencia de datos básicos
100% de solicitudes recibidas
(retenidas) con exactitud en datos básicos
Revisión de presupuesto en sistema SGP
Verificar la aprobación de la compra del bien solicitado en el presupuesto de la
unidad
100% de solicitudes con presupuesto verificado en
sistema
Indicación de estatus de presupuesto
Verificar la incorporación del
presupuesto aprobado en sistema, a la
solicitud antes de la aprobación
100% de solicitudes
presupuestadas con copia anexa de estatus de
sistema
Revisa que los datos de la cotización
coincidan con el presupuesto indicado
Verificación del presupuesto
aprobado con la cotización adjunta
100% de solicitudes
revisadas y con la información
validada con la unidad responsable
Tramites de solicitudes de
compra
Aprobación o rechazo de solicitudes recibidas
Revisión de todas las solicitudes recibidas
100% de solicitudes con disposición de aprobación o
rechazo y firma
304
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimiento
Principales Actividades Realizadas
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Información de estatus de la solicitud de compra a la unidad
Informar a las unidades
correspondientes la resolución de la solicitud enviada
100% de unidades
informadas de la resolución
Archivo de solicitudes de compra para
consultas de las unidades
correspondientes
Archivar las solicitudes
revisadas y no aprobadas por VRA
100% de solicitudes no aprobadas archivas
Archivo de copia de solicitudes
aprobadas por VRA
100% de solicitudes (copia)
aprobadas en archivos
Tramites de solicitudes de
compra
Envío de las solicitudes
aprobadas a la Unidad de Compra
Solicitudes aprobadas en manos del
personal de la Unidad de Compra
100% de solicitudes aprobadas entregadas
Tabla 4.106 Matriz de roles y responsabilidades procedimiento solicitudes de compra
305
PROCEDIMIENTO N: MEMORIA DE LABORES
ANÁLISIS
• Verificar el cumplimiento de los objetivos
El procedimiento estudiado representa en general actividades de recopilación y revisión
de las memorias de labores de las unidades que dependen de VRA, específicamente los
departamentos académicos, procedimiento en el cual VRA debe realizar una revisión y
aprobación del documento final para su correspondiente envío a Secretaría General.
Las actividades realizadas para el procedimiento en estudio, no contribuyen
directamente a los objetivos de la UCA, sin embargo, el resultado de este, permite hacer
una remembranza de los logros más importantes de la unidad, en cuanto a la actividad
docente desarrollada por cada departamento.
A continuación se muestra el cuadro del aporte del procedimiento desarrollado por
VRA, a las funciones que dentro de la UCA, se utilizan como medida del cumplimiento
de los objetivos de la organización.
Función UCA
(mide el
cumplimiento
de objetivos)
Actividad
que aporta Contribución encontrada
Investigación
No hay
actividad
específica
Establecer los logros más importantes alcanzados
por la unidad, en el área de investigación,
mostrando las unidades o áreas beneficiadas con el
resultado, representando una manera de reconocer
el trabajo desarrollado en esta área y sugiriendo un
apoyo a la continuidad de actividades de este tipo
Docencia
No hay
actividad
específica
Informa a todas las personas interesadas en conocer
más a fondo la labor educativa ejecutada,
mostrando los avances y logros de la universidad
en el área.
306
Función UCA
(mide el
cumplimiento
de objetivos)
Actividad
que aporta Contribución encontrada
Proyección
social
No hay
actividad
específica
Por el tipo de orientación de la unidad en estudio,
no existe aporte directo a esta función
Tabla 4.107 Cumplimiento Objetivos procedimiento Memoria de labores
La tabla anterior da la noción de que efectivamente, el procedimiento contribuye
indirectamente al cumplimiento de los objetivos de la Universidad. Sin embargo se
requiere otro estudio que determine los objetivos del procedimiento, del proceso, con
los de la organización de manera que se garantice la alineación de los mismos.
• Asegurar que el Sistema sea Efectivo
El procedimiento desarrollado para la consolidación de las memorias de labores de las
unidades, es bastante sencillo y sin muchas trabas, por lo que analizando los diversos
componentes del sistema de desempeño humano (SDH) aplicado al nivel operativo
interno de VRA, se encuentra que se presenta balanceado y ordenado, sin embargo se
puede proponer la búsqueda de una mejora en la calidad de las entradas.
Si mejoramos la calidad de las entradas, a través de la propuesta de un formato de
memoria de labores, se asegurará que se cumpla con los requisitos de información
necesaria, evitándose actividades posteriores de complementación de la información
presentada, de manera que VRA obtenga la información deseada desde el inicio, para
cada uno de los proyectos realizados.
La salida, es el documento que se envía a Secretaría General, con la información final
de la unidad, mostrando los proyectos y logros más sobresalientes de la unidad de
VRA.
307
La retroalimentación es una actividad que aunque no especificada dentro del
procedimiento, debe existir entre la vicerrectora y los jefes de departamentos y
docentes, de manera que se haga un reconocimiento de los logros obtenidos durante el
presente año, y se motive al personal a seguir adelante para el siguiente año.
Las consecuencias positivas de la labor desarrollada por cada uno de los departamentos,
se ven reflejados en la memoria de labores que publica la UCA, pues debido a que las
actividades desarrolladas durante el año son muchas, se colocan únicamente aquellas de
mayor relevancia o aporte.
En el procedimiento estudiado, se muestra un flujo adecuado, en cuanto a actividades y
distribución de tareas, por lo que no se buscará el establecimiento de cambios al
procedimiento actual, sino más bien se propondrá el desarrollo de un formato a seguir
para que los departamentos presenten dentro de este sus memorias de labores. Este
análisis se muestra a continuación.
Actividades innecesarias
Actividad identificada Justificación Propuesta
Luego de recibir la
memoria de labores de la
unidad, la asistente de
VRA, valida que la
información este
completa
Se considera que dado el
detalle de la revisión que
se hace a este nivel, es
recomendable eliminarla,
pues es un paso que
retrasa el envío de la
memoria de labores de
VRA. Pues se necesita
de conocimiento exacto
del proyecto o actividad
que se está describiendo
para evaluar que
información hace falta
Como forma de agregar valor
a la información que se da
acerca de los proyectos
realizados, se propone
elaborar un formato de
memoria de labores, en el
cual se considere toda la
información pertinente para la
correcta descripción, evitando
de esta forma, aunque no en
un 100%, los retrasos para
completarla29
Tabla 4.108 Actividades innecesarias procedimiento Memoria de labores
29 Ver Anexo U: Formato Memoria de Labores
308
Demoras
Actividad identificada Justificación Propuesta
Se considera que la
actividad de revisión de
las memorias de labores
individuales genera un
retraso en la
consolidación y envío del
archivo a la vicerrectora
académica
Es una actividad que
dado que no se conocen a
detalles los proyectos, no
puede notarse a simple
vista la importancia de
información extra, por
tanto no agrega tanto
valor
La elaboración del formato de
memoria de labores
Tabla 4.109 Demoras procedimiento Memoria de labores
Reprocesos
Actividad identificada Justificación Propuesta
Un reproceso que se da,
es cuando la vicerrectora
no aprueba la memoria
de labores enviada por
alguna unidad, debido al
cual se rechaza el
documento completo y se
pasa a verificación por
parte de la asistente
La actividad específica
un retorno de la
información completa,
sin esclarecer a que
unidades se debe
informar directamente, ni
las razones por las cuales
se retorna, pues puede ser
por formato o por
información no aprobada
Informar directamente a la
unidad cuya memoria de
labores no ha sido aprobada,
para recibir el nuevo
documento, cuya
responsabilidad sería de la
asistente, pero la vicerrectora
indicará previamente las
correcciones o cambios que
considera pertinentes. En
caso de correcciones de
formato no necesitará
comunicarse con el
departamento
Tabla 4.110 Reprocesos procedimiento Memoria de labores
309
• Verificación de insumos
Insumos actuales
Insumo Función Responsable
Documento
impreso y digital de
la memoria de
labores del
departamento
Permite a la unidad especificar las
actividades y proyectos desarrollados, de
mayor relevancia, para informar a VRA de
los logros del año que esta finalizando
Departamentos
académicos de
VRA
Tabla 4.111 Insumos actuales procedimiento Memoria de labores
Insumos propuestos
Insumo Función Responsable
Formato de
presentación de
Memoria de Labores
Permitirá a la vicerrectora evaluar
el proyecto y establecer claramente
la información no adjunta, al
mismo tiempo servirá de guía a la
unidad para describir claramente el
proyecto, sus funciones y detalles
que sean de importancia. En cuanto
a la consolidación de las memorias
de labores de la unidad, facilitará la
actividad mediante el envío del
formato por correo electrónico, que
incluirá aspectos como tipo de letra
y página, tamaño y alineación, entre
otros.
El formato se enviará
por correo electrónico e
impresa a cada unidad y
será responsabilidad de
la Asistente
Administrativa
Tabla 4.112 Insumos propuestos procedimiento Memoria de labores
• Optimización del procedimiento
Flujograma del procedimiento
310
Figura 4.28 Flujograma memoria de labores mejorado
311
Matriz de Responsabilidades
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimiento
Principales Actividades Realizadas
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Recepción de informes
Verificar la recepción de las memorias de
labores de cada uno de los
departamentos que dependen de
VRA
100% de memorias de
labores recibidas previa a la
consolidación del archivo
Consolidación de la información y adecuación del
formato
Realizar la revisión y
adecuación del formato para consolidar la memoria de labores de la
unidad
0% de errores de formato
Revisión de archivo de memoria de labores de la
unidad
Verificar la congruencia de datos vertidos por cada unidad en la memoria de labores
Informar modificaciones a
realizar en documento
Incongruencias o errores de formato
marcadas en archivo de revisión
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimiento
Principales Actividades Realizadas
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Recepción de informes
Verificar la recepción de las memorias de
labores de cada uno de los
departamentos que dependen de
VRA
100% de memorias de
labores recibidas previa a la
consolidación del archivo
Memoria de labores
Consolidación de la información y adecuación del
formato
Realizar la revisión y
adecuación del formato para consolidar la memoria de labores de la
unidad
0% de errores de formato
312
Tabla 4.113 Matriz de Roles y Responsabilidades procedimiento Memoria de labores
ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y METAS
Vicerrectora Académica Asistente de VRA Secretaria de VRA Colaborador de VRA Procedimiento
Principales Actividades Realizadas
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Meta Cualitativa
Meta Cuantitativa
Corrección de memoria de labores
Asegurar que las modificaciones de información o
de formato solicitadas sean
incluidas
Memoria de
labores Envío de la Memoria de labores
Cumplimiento de fechas de entrega del informe a secretaría General
Cero atrasos en la entrega del archivo
313
4.4 CALENDARIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE VRA
Para establecer la calendarización de las actividades desarrollados en VRA actualmente,
únicamente para los casos que aplican dado que existen procedimientos que por sus
particularidades no pueden ser programados, se tomaron en cuenta diversas
consideraciones:
Programación Académica
• Solicitud y entrega de programación, las fechas han sido definidas en base a la
información proporcionada por VRA, la cual coincidió con la reportada por el
representante de los Jefes de Departamento.
• La entrega de modificaciones a la programación se realiza una vez iniciado el ciclo
pues ya se cuentan con datos reales.
Asignación del Escalafón Académico
• Solicitud y envío de formatos de autoevaluación por medio de correo electrónico, la
fecha ha sido establecida tomando los datos proporcionados por VRA y por el
representante de los Jefes de Departamento.
• La CAU se reúne una vez la Vicerrectora Académica cuenta con las
autoevaluaciones e incluye como punto de agenda a tratar en la próxima reunión.
Existen retrasos en la entrega de las autoevaluaciones completas por parte de los
docentes, llegando incluso a recibir propuestas en Enero.
La CAU se reúne en varias ocasiones hasta terminar de asignar las UMA’s
correspondientes.
• Una vez se tengan los resultados, las hojas resumen son enviadas a los docentes a
más tardar 15 días después de que la CAU ha finalizado de revisar las autoevaluaciones
Evaluaciones de Docentes
• Las evaluaciones se realizan al finalizar el período de segundos parciales, pero antes
de esto existe una fase previa de preparación que toma aproximadamente un mes, según
información proporcionada por VRA.
• La entrega de resultados se realiza a más tardar 15 días después de realizadas las
evaluaciones
314
Nombramiento de Decanos y Jefes de Departamento
• Este procedimiento se realiza cuando vence el plazo del cargo que es de 2 años, es
por ello que no se presenta una calendarización del mismo.
• El informe de gestión del candidato se solicita por lo menos 2 semanas antes de que
se renueve la plaza.
Nombramiento de Coordinadores de Carrera
• Se solicita la propuesta para coordinador por lo menos 2 semanas antes de que se
venza el plazo
• El periodo de cada coordinador en el cargo es de 2 años y de eso depende la
realización del procedimiento, por lo tanto no podrá ser calendarizado en este trabajo;
sin embargo se recomendó estar actualizando cada ciclo la calendarización de
nombramientos para programar y planificar las renovaciones a realizar dentro del
período.
Autorización propuesta de Contratación de Docentes e Instructores
• Las propuestas deben empezar a entregarse por lo menos 2 meses antes del inicio de
cada ciclo. Sin embargo; pueden existir excepciones.
• La elaboración del contrato tiene que estar finalizada antes de la tercera semana del
primer mes para que pueda realizarse el pago, es por ello que se ha programado que los
contratos estén finalizados en la segunda semana dando un margen de una semana.
Elaboración Contrato de Escuela de Idiomas
• Los contratos deben elaborarse mensualmente o bimensualmente dependiendo de la
duración de los cursos que imparten los docentes
• La lista de contratación debe recibirse a más tardar la segunda semana del mes, ya
que en la tercera se efectúa el pago y para que pueda realizarse debe tener contrato.
Elaboración de planilla
• La planilla debe estar lista para la tercera semana del mes para que pueda realizarse
el pago a docentes e instructores.
315
Firma de Contratos y Convenios de Proyectos de investigación y/o consultoría
• Dada la naturaleza del procedimiento no puede establecerse una fecha calendario,
pues son presentados de acuerdo a las oportunidades y necesidades de los
departamentos académicos y la OCI
Atención caso de Estudiantes
• No puede establecerse una fecha para la realización de este procedimiento, ya que el
factor que los origina está fuera del control de VRA Sin embargo; se sugiere un tiempo
máximo de resolución de 15 días.
Solicitudes de Pago y Compra
• No existen fechas específicas, depende de cuando las unidades dependientes de VRA
requieran se les realice un pago o compra.
Memoria de Labores
• Se envía recordatorio a finales del año, aunque ya es del conocimiento de la mayoría
de las unidades que deben elaborar la memoria de labores anualmente.
• La recepción de los borradores sucede usualmente entre Enero e incluso Febrero,
según información proporcionada en VRA y entrevista realizada a Jefe de
Departamento.
• El envío del documento definitivo de parte de VRA a Secretaría General debe
realizarse a más tardar en Marzo, ya que usualmente el MINED solicita la memoria
anual de la institución entre Marzo y Abril
A continuación se muestra la calendarización de las actividades realizadas por VRA.
316
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 41. Programación Académica1.1 Solicitud de programación de ciclo complementario y 01 X1.2 Entrega de programación de ciclo complementario y 01 X1.3 Envío de modificaciones ciclo complementario X1.4 Envío de modificaciones ciclo 01 X1.5 Solicitud de programación de ciclo 02 X
1.6 Entrega de programación de ciclo 02 X1.7 Envío de modificaciones ciclo 02 X
2. Asignación del Escalafón Académico2.1 Envío de autoevaluaciones X2.2 Recepción de autoevaluaciones X2.3 Revisión autoevaluaciones (CAU) X X X X X X X X2.4 Envío de hojas resumen X
3. Evaluación de Docentes3.1 Preparación ciclo 01 X X X X3.2 Ejecución ciclo 01 X X X X3.3 Entrega de resultados ciclo 01 X X3.4 Preparación ciclo 02 X X X X3.5 Ejecución ciclo 02 X X X X3.6 Entrega de resultados ciclo 02 X X
4. Autorización propuesta contratación docentese Instructores4.1 Entrega de propuestas ciclo 01 X X X X X X X X4.2 Elaboración de contrato ciclo 01 X X4.3 Entrega de propuestas ciclo 02 X X X X X X X4.4 Elaboración de contrato ciclo 02 X X4.5 Entrega de propuesta ciclo 03 X X X X X X X4.6 Elaboración de contrato ciclo 03 X X
DiciembreMayo Junio Julio AgostoActividad
Septiembre Octubre NoviembreEnero Febrero Marzo Abril
Calendarización de Actividades internas desarrolladas en VRA
317
Tabla 4.114 Calendarización de Actividades internas desarrolladas en VRA
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
5. Elaboración contrato Escuela de Idiomas5.1 Entrega lista de contratación XX X X X X X X XX XX XX X X X X X X X X X X5.2 Elaboración de contratos X X X X X X X X XX XX XX X X X X X X X X X X
6. Elaboración de Planilla X X X X X X X X X X X X7. Memoria de labores7.1 Petición memoria de labores X7.2 Recepción de borradores XXX X7.3 Correcciones X XX7.4 Envío a Secretaría General X
ActividadEnero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Noviembre DiciembreJulio Agosto Septiembre Octubre
319
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
• De la aplicación de la teoría
Un paso importante para lograr que la unidad de VRA y las unidades dependientes de ésta
se alineen bajo un mismo enfoque, es definir una visión y misión, que siga la misma línea
de la organización completa y que sea difundida entre todas las unidades.
El enfoque sistémico permitirá a la unidad entera consolidarse y cerrar las brechas
funcionales, para que todos trabajen por lograr los mismos objetivos.
Es imprescindible establecer para cada procedimiento desarrollado el correcto flujo de
actividades para estandarizarlo, pero además definir el responsable de cada una y los
resultados esperados, de manera que pueda medirse el desempeño.
La carencia de un manual que documente como se realizan los procedimientos académicos
dificulta la realización de revisiones periódicas y medición de eficiencia, además puede
crear discrepancia entre las unidades que interactúan en éste, lo que en un momento dado
puede generar retraso.
La definición de los procedimientos actuales es un insumo imprescindible para que VRA
busque encaminarse a la mejora continua de procedimientos, pues basta partir de la
situación actual estandarizada, para buscar el acople a las necesidades de las unidades
externas y/o a los cambios que el ambiente exija.
320
• Del método de investigación
El instrumento de investigación utilizado inicialmente fueron guías con las cuales se
recopiló información suficiente para entender e identificar la operación de la unidad, pero
no aportaron un alto grado de detalle que permitiera llegar a identificar actividades
específicas, por lo que se tuvo que recurrir a las entrevistas personales.
Las entrevistas fueron consideradas el mejor método de recolección de información por el
nivel de detalle que se obtiene al utilizarlas, estas permitieron validar los datos recabados
mediante otros métodos y fuentes.
• De los resultados de la investigación
A pesar de los esfuerzos que comienza a realizar la UCA para difundir la visión sistémica,
ésta no se ha logrado popularizar entre todas las áreas que dependen de VRA, lo cual ha
provocado que la unidad trabaje casi de manera individual para la consecución de los
objetivos de sus procedimientos, ya que no recibe el apoyo requerido.
VRA no cuenta con una Visión y Misión establecidas, lo cual es necesario para que los
esfuerzos de todos los empleados, vayan en la misma dirección, y que todas las acciones y
operaciones definidas por procedimientos estándares contribuyan a alcanzar el objetivo
global de la organización.
Con el desarrollo de las entrevistas al personal interno de VRA, se constató cierto grado de
desconocimiento y/o confusión en la secuencia adecuada de actividades y asignación de
responsabilidades para el desarrollo eficiente de los procedimientos, situación que se espera
solventar con la documentación de los procedimientos.
321
Se ha detectado que en ocasiones no existen lineamientos que muestren la obligación de
parte de las unidades dependientes de VRA, en cuanto al envío de la información, en las
fechas establecidas (Autoevaluaciones de Docentes y Propuestas de Contratación) y con la
calidad requerida (Propuesta de Contratos y Convenios, Memoria de Labores). Esto
provoca que las unidades no se sientan comprometidas con la misma.
La recopilación de información con usuarios externos (unidades que se relacionan con
VRA), no siempre dejó a la vista la veracidad de la información presentada en los
procedimientos, más que todo por un desconocimiento de los mismos, pero permitieron
validar los puntos de contacto de VRA.
A partir de las entrevistas efectuadas y los cuestionarios recibidos de las unidades externas,
se notó cierto desconocimiento de las solicitudes de información requeridas por VRA y los
períodos para el envío de los mismos, aclarando una falta de comunicación entre las áreas,
que aunque no es general, se muestra en casos particulares, denotando silos entre las
unidades ya que se enfocan en realizar las actividades especificas de su área, sin darle la
importancia necesaria a las necesidades de los clientes externos entre ellos VRA.
En base al mapa de relaciones se puede identificar la importancia que tiene VRA dentro de
la Universidad, ya que ésta interactúa con diversas áreas al desarrollar su trabajo cotidiano
tal como lo evidencia el flujo de información que viaja entre estas unidades. Sin embargo;
al realizar las entrevistas se identificó que existen flujos que no pudieron ser validados por
ser desconocidos.
• Del Manual de Procedimientos
Se documentaron los procedimientos internos administrativos identificados de mayor
relevancia que realiza VRA en periodos lectivos menores de un año, los cuáles son:
programación académica, asignación del escalafón académico, evaluación del docente,
nombramiento de decanos y jefes de departamento, nombramiento de coordinadores,
autorización de propuesta de contratación de docentes, instructores, escuela de idioma,
322
elaboración de planilla, firma de contratos o convenios de proyectos de investigación y
consultoría, atención caso de estudiantes, solicitud de compra y pago, elaboración de
planilla y memoria de labores.
• De las mejoras propuestas a los procedimientos
Garantizar la visión sistémica exige que toda la organización esté enfocada a cumplir sus
objetivos, esto implica que tanto en el nivel de procesos como de procedimientos debe
existir una alineación de metas que permitan el logro de los objetivos. La unidad de VRA
debe por tanto en el nivel de procedimientos estudiado, contribuir a las metas del proceso,
sin embargo dado que no están definidas, se determinó si las actividades realizadas
contribuyen en alguna manera a las funciones de la UCA, como un paso inicial para
fomentar el enfoque sistémico.
Existen procedimientos (firma de contratos y convenios de proyectos de investigación o
consultoría, atención caso de estudiantes, solicitudes de compra y pago) que por su
naturaleza no puede definirse una fecha específica de realización, debido a que se ejecutan
cuando se presenta el evento, para éstos casos se sugiere definir estrictamente los tiempos
de respuesta en base a las sugerencias efectuadas en las propuestas de mejora de cada uno
de los procedimientos.
Si las cargas de trabajo no están distribuidas de manera adecuada al perfil del puesto, y
existen una sobrecarga para algún trabajador, por muy eficiente que sea esta persona no
podrá desempeñarse adecuadamente, para evitar esta situación se elaboró la Matriz de
Responsabilidades ya que actualmente en VRA no está distribuida uniformemente la carga
laboral.
323
RECOMENDACIONES
• De la aplicación de la teoría
VRA debería definir de manera formal su visión y misión, las cuales es necesario explicar a
los empleados, con el fin de crear en ellos un espíritu de compromiso por cumplir las metas
y objetivos establecidos en la Unidad Académica.
• Del manual de procedimientos
Se propone establecer la periodicidad con la cual se realizará la revisión del manual de
procedimientos para evitar la obsolescencia del mismo, de manera que se actualicen
constantemente los procedimientos y sea una verdadera reproducción de la realidad.
Es importante para que los procedimientos no lleguen a ser un impedimento para el
desarrollo eficiente de las actividades, realizar los cambios o mejoras que el medio presente
o exija, para ello se sugiere atender las recomendaciones de los involucrados y buscar así
más oportunidades de mejoras.
Para llevar un buen control de las mejoras o cambios realizados a los procedimientos, es
importante que se complete la información en la sección de Control de cambios del manual
de procedimientos.
Para conocer el personal que está manipulando la información confidencial de la unidad de
VRA, se debe actualizar la información en la Lista de Distribución del manual.
324
• De los procedimientos
Es adecuado que VRA divulgue los procedimientos documentados a la unidades externas
con que interactúa, ya que de esta manera éstas tendrán una mejor comprensión de cómo es
la forma correcta de realizar los procedimientos, lo que resultaría en una reducción de
errores en la documentación enviada y por tanto evitar en gran medida los reprocesos.
La divulgación de dichos procedimientos debe realizarse por canales de comunicación
efectivos, garantizando que a las demás unidades que se encuentran de una u otra manera
en contacto con VRA la información les sea transmitida de forma clara y tengan la
oportunidad de resolver cualquier duda o comentario en corto tiempo con respecto a algún
procedimiento.
Se recomienda definir políticas o lineamientos bien establecidos e informarlos a las
unidades dependientes, en los cuales se detalle la información que deben contener los
documentos que envían a revisión y/o aprobación de VRA, tal es el caso de programación
académica, contratos o convenios, memoria de labores y propuestas de contratación.
Establecer los tiempos de respuesta requeridos por las unidades dependientes de VRA, de
manera que permitan un adecuado desarrollo de los procedimientos, reduciendo las
demoras y reprocesos; tal es el caso de la asignación del escalafón académico,
nombramiento de decanos, jefes de departamentos y coordinadores de carrera.
Existen algunos cambios que podrían realizarse a los formatos empleados de manera que
agreguen más valor al procedimiento y se mejore la calidad de los registros, como en los
procedimientos de atención de casos de estudiantes y programación académica.
Es importante para algunos procedimientos levantar registros que permitan determinar
fácilmente la calidad de la información recibida, en cuanto a documentación completa y/o
correcta; entre estos están autoevaluación de docentes y solicitudes de pago.
325
Es necesario implementar formatos para llevar un registro de las entregas de
documentación por parte de las unidades respectivas de manera que se pueda solicitar la
información faltante para evitar retrasos o reprocesos, estos formatos se presentan en el
apartado de las mejoras de los procedimientos de asignación del escalafón académico y
autoevaluación de docentes.
• Del enfoque sistémico
Se recomienda darle una continuidad al mapa de relaciones de manera que se sigua la
secuencia del flujo de información ya identificado, hasta el nivel de procesos; es decir,
como se mueve y se transforma este dentro de cada unidad, para avanzar en el enfoque
sistémico.
Dado que el objetivo del estudio era definir un manual de procedimientos y la mejora de los
mismos, no se realizó un análisis que mostrará la alineación de los objetivos de la unidad
con los de la organización entera (UCA), pues este se quedó en el nivel operativo,
definiéndose únicamente la manera en que cada uno de los procedimientos aportaba a las
funciones de la UCA. Por tal razón se recomienda que para lograr un enfoque sistémico de
la unidad la realización de un estudio del nivel I y II de la organización, de manera que se
garantice el cumplimiento de la misión y visión de la organización.
• De la unidad
El personal interno de VRA debe ser capacitado en la gestión de mejora continua, dado que
actualmente realizan los procedimientos de la manera en que ellos aprendieron
empíricamente, desarrollándolas por hábito, más que por estudio de los mismos, todo esto
se propone con el fin de evitar la resistencia al cambio que puede presentarse y que se
adopté una nueva visión al realizar los procedimientos, buscando mejoras.
326
Es aconsejable que el personal de VRA programe reuniones periódicas con miembros de
otras áreas con las que tienen relación, para discutir situaciones emergentes, información
relevante, o simplemente compartan prácticas efectivas de mejora en los procedimientos
que cada unidad realiza para que pueda ser implementadas posteriormente en las
respectivas áreas.
Desarrollar un programa de motivación al empleado (no necesariamente con
reconocimientos económicos) basada en méritos y reconocimientos entregados al mismo
por propuestas y proyectos de mejora en los procedimientos que son realizados en VRA y
que aportarán resultados positivos a la Unidad Académica en cuestión. Además de
motivarlos y promover el trabajo en equipo, tanto para los procedimientos actuales, como
para las posibles mejoras a desarrollar.
Implementar un sistema de control periódico de revisión de resultados que permita
verificar e identificar el personal que se encuentra de manera constante cumpliendo con las
metas propuestas por procedimiento, lo cual serviría para reconocer a estos empleados el
esfuerzo que realizan, además de motivar al resto a unirse de manera eficiente al equipo.
Para poder cumplir con la calendarización de actividades es necesario que VRA además de
definir los lineamientos, los comunique a todas las áreas de su interés y reciba el apoyo de
niveles superiores, a modo de crear el compromiso en éstas de cumplir las nuevas
normativas. Esto para garantizar un mejor desempeño en sus labores que a la larga
favorecen a los involucrados.
Incrementar las capacitaciones del personal en cuanto a la visión sistémica que se desea
lograr, de manera que se difunda y se supere la resistencia al cambio que el conocimiento
de lo tradicional genera en ciertas ocasiones; logrando así el cierre de las brechas entre
unidades y el cumplimiento de los objetivos como resultado del trabajo en equipo.
327
GLOSARIO
Balance Scorecard (Cuadro de mando integral)
Es una herramienta de administración de empresas que muestra continuamente cuando una
compañía y sus empleados alcanzan los resultados perseguidos por la estrategia. También
es una herramienta que ayuda a la compañía a expresar los objetivos e iniciativas necesarias
para cumplir con la estrategia
Descriptor de Puestos
Documento que contiene información válida y clasificada sobre la naturaleza y funciones
de cada puesto o cargo de trabajo, con sus respectivos requisitos de ingreso y valoración, de
una determinada organización. Su contenido son los puestos de trabajo, que conllevan
especificación de su naturaleza y alcances, valoración y la descripción de sus funciones.
Directrices
Conjunto de instrucciones o normas generales para la ejecución de alguna cosa
Efectivo
Se dice de lo que cuenta en realidad, de lo que es real y verdadero, sin ninguna duda de
autenticidad, como en El nombramiento no será efectivo hasta el mes que viene o en No
hay demanda efectiva pública o privada de estos bienes. Produce resultados validos.
Eficiente
Capacidad de disponer de algo o de alguien para conseguir un efecto determinado
Enfoque horizontal
Se basa en la adaptabilidad del sistema a los cambios del entorno y a una concordancia de
metas entre todos los subsistemas que forman al todo.
328
Enfoque sistémico
La idea esencial del enfoque de sistemas radica en que la actividad de cualquier parte de
una organización afecta la actividad de cualquier otra... entonces, en los sistemas no hay
unidades aisladas, por el contrario todas sus partes actúan con una misma orientación y
satisfacen un objetivo común
Enfoque tradicionalista
Es aquel en el que se genera un ambiente de competencia interna, en donde las áreas no
trabajan por un fin común, si no por metas individuales, percibiéndose como enemigos, y
no como aliados, provocando que se desarrolle la cultura de los “SILOS”
interdepartamentales.
Estandarización
Es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a distintas
actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas.
Estructura Organizacional
Strategor: (1988) es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan
formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre
cada unidad.
Mintzberg: (1984) es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas
distintas y la posterior coordinación de las mismas.
La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un
papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.
Investigación básica o pura
También llamada investigación fundamental o investigación pura. Se suele llevar a cabo en
los laboratorios. Contribuye a la ampliación del conocimiento científico, creando nuevas
teorías o modificando las ya existentes.
Tiene como objetivo la descripción de las cualidades de un fenómeno
329
Investigación exploratoria
Esta investigación tiene por objeto ayudar a que el investigador se familiarice con la
situación problema, identifique las variables más importantes, reconozca otros cursos de
acción, proponga pistas idóneas para trabajos posteriores y puntualice cuál de esas
posibilidades tiene la máxima prioridad en la asignación de los escasos recursos
presupuestarios de la empresa.
Manual de procedimientos
Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura de
producción, servicios y mantenimiento de una organización. Su contenido son los
procedimientos de trabajo, que conllevan especificación de su naturaleza y alcances, la
descripción de las operaciones secuenciales para lograr el producto, las normas que le
afectan y una gráfica de proceso.
Mejora continua
Significa que el indicador más fiable de la mejora de la calidad de un servicio sea el
incremento continuo y cuantificable de la satisfacción del cliente.
Mapa de relaciones
Permite identificar las conexiones entre las distintas unidades que intervienen en los
procedimientos desarrollados, así como el flujo de información existente entre ellos.
Objetivo
Debe responder a la pregunta ¿para qué? se formula y ejecuta dicho procedimiento.
También puede definirse como el propósito que se pretende cumplir, y que especifica con
claridad “el qué” y el “para qué” se proyecta y se debe realizar una determinada acción.
Establecer objetivo significa predeterminar qué se quiere lograr.
Optimización
Buscar la mejor manera de realizar una actividad
330
Procedimiento
Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una
unidad de función para la realización de una actividad o tarea específica dentro de un
ámbito predeterminado de aplicación.
Sistema
Un sistema es un conjunto interactuante o interdependiente de elementos que forman un
todo unificado... todo es un sistema... en consecuencia, acciones que afectan a un elemento
causan reacciones de los otros
Sistema adaptativo
Como ya se ha dicho antes el sistema autoorganizado es capaz de reaccionar a estímulos
externos respondiendo así ante cualquier situación que amenace su estabilidad como
sistema. Experimenta así, fluctuaciones. Esto tiene un límite, naturalmente. Se dice que el
sistema se acomoda en un estado y que cuando es apartado de él tiende a hacer todos los
esfuerzos posibles para regresar a la situación acomodada
Unidad Administrativa
Cada uno de los órganos que integran una institución, con funciones y actividades propias
que se distinguen y diferencian entre sí. Se conforman a través de una estructura orgánica
específica y propia. Es aquella, a la que se le confieren atribuciones específicas en el
instrumento jurídico correspondiente.
331
REFERENCIAS
� El Poder y gloria de la tecnología del desempeño humano. Don Tosti Conferencia
ABA 2004. www.obmnetwork.com/resources/articles.
� Enfoque sistémico de la organización. Centro de Investigación y cooperación para
el desarrollo. www.cideal.org
� La Orientación sobre el concepto y uso del Enfoque basado en procesos para
sistemas de gestión. INCONTEC. www.incontec.org.co
� Manuales de Procedimientos. Universidad Abierta.
www.universidadabierta.edu.mx/Biblio.
� Nelly Chévez, Asistente de VRA. E-mail: [email protected]
� Qué es Human Performance Technology (HPT). Por: Mariano Bernárdez, Certified
Performance Technologist, ISPI Board Director. www.expert2business.com/Docs/
� Verónica de González, Secretaria de VRA: [email protected]
333
BIBLIOGRAFÍA
� Geary A. Rummler and Alan P. Brache [1995] Improving Performance How to Manage
the White Space on the Organization Chart 2,3 y 6.
� UCA [2002] Manual de Organización, UCA Editores, San Salvador, El Salvador
� UCA [2000] Estatutos y Reglamento Interno, UCA Editores, San Salvador, El Salvador
� Ayala Zaldaña, Ana María P. Guevara, Julieta C. Pineda, Ana Lorena. [2002] Diseño de
software para el manejo operativo de la vicerrectoría académica de la Universidad
Centroamericana José Simeón Cañas. Trabajo de Graduación presentado en la
Universidad Centroamericana “José Simeón Cañas”.
� Luisa V. González, Francisco J. Ortiz.[2004] Análisis y diseño del sistema de apoyo a
los procesos desarrollados por el personal de Vicerrectoría Académica
ANEXOS
A-1
ANEXO A. OBJETIVOS DE LA UCA
Tomado de los Estatutos y Reglamentos internos UCA, Junio 2000
Art. 3 Son objetivos de la Universidad los siguientes:
a) El estudio, desarrollo y transmisión del conocimiento científico y cultural.
b) La formación académica en carreras con estudios de carácter multidisciplinario en
las ciencias, artes y técnicas.
c) El conocimiento científico de la realidad nacional y centroamericana, procurando
colaborar en la liberación de estos pueblos y el desarrollo integral de los mismos.
d) El contribuir, pos sus medios específicos, a la construcción de una nueva cultura,
liberada y liberadora, salvadoreña y centroamericana, para impulsar la superación
de la persona humana en todas sus dimensiones.
Art. 4 Los objetivos de la universidad indicados en el Art. 3 se tratarán de lograr a
través de las siguientes funciones:
a) La investigación, por medio de la cual se intentará identificar, analizar e interpretar
los problemas principales de la realidad, con el fin de proponer soluciones
b) La docencia, por medio de la cual se buscará formar profesionales técnica y
éticamente capacitados para contribuir al desarrollo integral del país.
c) La proyección social, por medio de la cual se intentará incidir en la realidad
nacional, proponiendo y apoyando soluciones racionales y éticas, orientadas al bien
común del pueblo salvadoreño.
B-1
ANEXO B. FORMATO DESCRIPTOR DE PUESTOS
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto Funcional:
Puesto Técnico:
Nombre Unidad Organizativa (Perteneciente):
Unidad Organizativa (Dependiente):
Ubicación Física:
II. RELACIONES DE AUTORIDAD i. Superior Inmediato
ii. Otros Puestos Subordinados al superior.
iii. Subordinados directos:
III. PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO IV. FUNCIONES ESPECIFICAS
V. COMUNICACION
Ascendente: Horizontal: Descendente:
B-2
VI. RELACIONES INTERNAS DE TRABAJO (Con otras áreas con las cuales no tiene injerencia formal)
No. Áreas / Unidades Naturaleza o Propósito
1
2
3
VII. RELACIONES EXTERNAS DE TRABAJO
No. Institución/Puesto Contacto Naturaleza o Propósito
1
2
3
VIII. PERFIL DEL PUESTO Requerimientos. • • • .
Experiencia Laboral previa • • • •
Conocimientos y habilidades. • • • • .
B-3
IX. COMPETENCIAS
Tipo de Competencia Nivel 1 (Bajo)
Nivel 2 (Medio)
Nivel 3 (Alto)
Planeación, control y supervisión del trabajo
Manejo de múltiples proyectos / actividades
Determinar la urgencia de proyectos de manera significativa y práctica
Empuje hacia logro de metas
Calidad de resultados y conocimientos del puesto
Administración del tiempo
Establecer presupuestos y controlar los gastos
T É C N I C A S
Administración de recursos
Solución de conflictos
Negociación
Criterio y capacidad de análisis
Gestión del cambio
Sentido de urgencia
Comunicación
Establecimiento de relaciones
P E R S O N A L E S
Manejo de personal
Liderazgo
Integridad
Disciplina
Efectividad
Renovación
Espíritu de Servicio
I N S T I T U C I O N A L
Solidaridad
C-1
ANEXO C. GUÍA DE INVESTIGACIÓN II
Guía de Investigación II Elaboración Manual de Procesos de Vicerrectoría
1. ¿Cuáles son las principales actividades que realizan?
2. ¿Con qué áreas se relaciona principalmente para cada una de las actividades descritas?
3. ¿Cuáles son los principales reportes/documentos que generan y con que frecuencia se realizan?
Fecha de Recolección: viernes 13 de abril. Lugar: Oficina Vicerrectoría Académica. Entrega: _________________________ Recibe: __________________________
Fecha de Entrega: viernes 30 de marzo. Lugar: Oficina Vicerrectoría Académica. Entrega: _________________________ Recibe:
Firma de Vicerrectoría Académica.
D-1
ANEXO D. DESCRIPTORES DE PUESTOS DE VRA (ESTRUCTURA INTERNA)
X. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto Funcional: Asistente de Vicerretoría Académica
Puesto Técnico: Asistente
Nombre Unidad Organizativa (Perteneciente): Vicerrectoría Académica
Unidad Organizativa (Dependiente): Rectoría
Ubicación Física: Administración Académica 2ª planta
XI. RELACIONES DE AUTORIDAD
i. Superior Inmediato
ii. Otros Puestos Subordinados al superior.
iii. Subordinados directos:
XII. PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO Apoya las actividades de gestión en los distintos procesos de Vicerrectoría Académica.
Vicerrectora
Asistente de VRA
Secretaria de VRA
Colaborador de VRA
D-2
XIII. FUNCIONES ESPECIFICAS
Gestionar Evaluación de Docentes
Elaborar Presupuesto
Brindar servicio de atención al estudiante.
Elaborar Programación Académica
Realizar nombramiento de jefes y coordinadores.
Gestionar auto-evaluaciones.
Gestiona proceso de Evaluación para miembros de Comisión Académica
Universitaria.
Elaboración de Documentos institucionales.
Archivo de correspondencia VRA
Elaborar Resúmenes de Convenios, proyectos y consultarías.
Revisión de documentos administrativos.
Gestión de Compras
Gestión de Pagos
XIV. COMUNICACION
Ascendente: Vicerrectora Académica. Horizontal: - Descendente: Secretaria y Colaborador.
XV. RELACIONES INTERNAS DE TRABAJO (Con otras áreas con las cuales no tiene injerencia formal)
No. Áreas / Unidades Naturaleza o Propósito
1 Decanatos
2 Unidades de Apoyo
3 Jefes de Departamento
D-3
XVI. RELACIONES EXTERNAS DE TRABAJO
No. Institución/Puesto Contacto Naturaleza o Propósito
1
2
3
XVII. PERFIL DEL PUESTO
Requerimientos.
• Profesional en Licenciatura
• Sexo masculino o femenino mayor de 24 años.
Experiencia Laboral previa
• 2 años de experiencia mínima en procesos administrativos
Conocimientos y habilidades.
• Conocimientos sobre procedimientos institucionales.
• Conocimiento de procedimientos administrativos.
• Responsable, honesto, proactivo, competitivo, con iniciativa propia.
XVIII. COMPETENCIAS
Tipo de Competencia Nivel 1 (Bajo)
Nivel 2 (Medio)
Nivel 3 (Alto)
Planeación, control y supervisión del trabajo x
Manejo de múltiples proyectos / actividades x Determinar la urgencia de proyectos de manera significativa y práctica
x
Empuje hacia logro de metas x
Calidad de resultados y conocimientos del puesto x
Administración del tiempo x
Establecer presupuestos y controlar los gastos x
T É C N I C A S
Administración de recursos x
D-4
Tipo de Competencia Nivel 1 (Bajo)
Nivel 2 (Medio)
Nivel 3 (Alto)
Solución de conflictos x
Negociación x
Criterio y capacidad de análisis x
Gestión del cambio x
Sentido de urgencia x
Comunicación x
Establecimiento de relaciones x
P E R S O N A L E S
Manejo de personal x
Liderazgo x
Integridad x
Disciplina x
Efectividad x
Renovación x
Espíritu de Servicio x
I N S T I T U C I O N A L Solidaridad x
D-5
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto Funcional: Secretaria de Vicerretoría Académica
Puesto Técnico: Secretaria
Nombre Unidad Organizativa (Perteneciente): Vicerrectoría Académica
Unidad Organizativa (Dependiente): Rectoría
Ubicación Física: Administración Académica 2ª planta
II. RELACIONES DE AUTORIDAD
i. Superior Inmediato
ii. Otros Puestos Subordinados al superior.
iii. Subordinados directos: III. PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO
Apoya las actividades de gestión en los distintos procesos de Vicerrectoría Académica.
IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS.
Elaboración de todo lo relacionado a contratos.
Archivar toda documentación original para revisión de auditoria interna
Recepción de propuestas de contratos.
Verificación y asignación de código de empleado
Elaboración de Planilla
Atención a catedráticos e instructores
Atención a alumnos que solicitan servicio de Vicerrectoría
Realizar llamadas
Elaboración de listas y estadísticas para el MINED y para memoria de
labores y la Acreditación.
Solicitar suministros
V ic e r r e c to ra
A s is te n te d e V R A
S e c re ta r ia d e V R A
C o la b o ra d o r d e V R A
D-6
V. COMUNICACION
Ascendente: Vicerrectora Académica, Asistente de Vicerrectoría Académica Horizontal: Ninguna Descendente: Colaborador.
VI. RELACIONES INTERNAS DE TRABAJO
(Con otras áreas con las cuales no tiene injerencia formal)
No. Áreas / Unidades Naturaleza o Propósito
1 Control financiero 2 Vicerrectoría Financiera
3 Oficina de Personal
VII. RELACIONES EXTERNAS DE TRABAJO
No. Institución/Puesto Contacto Naturaleza o Propósito
1 MINED
2 Catedráticos e instructores
VIII. PERFIL DEL PUESTO Requerimientos.
• Estudio mínimo Bachillerato
• Sexo masculino o femenino mayor de 24 años.
Experiencia Laboral previa
• 2 años de experiencia mínima en actividades secretariales.
Conocimientos y habilidades.
• Conocimientos sobre procedimientos institucionales.
• Conocimiento de procedimientos administrativos.
• Responsable, honesto, proactivo, competitivo, con iniciativa propia.
D-7
XIX. COMPETENCIAS
Tipo de Competencia Nivel 1 (Bajo)
Nivel 2 (Medio)
Nivel 3 (Alto)
Planeación, control y supervisión del trabajo x
Manejo de múltiples proyectos / actividades x Determinar la urgencia de proyectos de manera significativa y práctica
x
Empuje hacia logro de metas x
Calidad de resultados y conocimientos del puesto x
Administración del tiempo x
Establecer presupuestos y controlar los gastos x
T É C N I C A S
Administración de recursos x
Solución de conflictos x
Negociación x
Criterio y capacidad de análisis x
Gestión del cambio x
Sentido de urgencia x
Comunicación x
Establecimiento de relaciones x
P E R S O N A L E S Manejo de personal x
Liderazgo x
Integridad x
Disciplina x
Efectividad x
Renovación x
Espíritu de Servicio x
I N S T I T U C I O N A L Solidaridad x
E-1
ANEXO E. GUÍA II (RESPUESTAS DE VRA)
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROGRAMACIÓN ACADÉMICA
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Elaboración de cartas a los Departamentos Académicos de la planificación académica de cada ciclo
Departamentos académicos
Celina Pérez Nelly Chévez
Cartas Estas cartas se imprimen dos veces al año
Recepción y fechado de las hojas de planificación y asignación académica
Departamentos académicos
Verónica de González Nelly Chévez
Primera revisión de las hojas de planificación y asignación académica
Departamentos académicos
Nelly Chévez
Se revisan si están completas, profesores de planta, y si la asignación académica que establezca VRA. Los casos que no están de acuerdo con estas orientaciones, se destacan y se le informa a la Vicerrectora Académica, si hay dudas o errores, se conectan a los Departamentos
Entrega de las hojas de planificación y asignación académica a la Vicerrectora académica
Nelly Chévez
Resumen de planificación por Departamento
Nelly Chévez Reporte resumen por Departamento
Para el procedimiento de contratación de profesoras por carga, se utilizan también las hojas de planificación y asignación académica para verificar si han sido planificadas estas contrataciones. Para este procedimiento, se elaboran cuadros resúmenes de contratación y se detallan las actividades de los profesores de planta que se les asignan materiales por carga
E-2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROGRAMACIÓN ACADÉMICA
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Archivo de hojas de planificación en cada expediente del docente
César González
Solicitud de actualización de planificación a los departamentos (Antes al inicio de cada ciclo)
Celina Pérez Nelly Chévez
Recepción y fechado de las hojas de planificación y de asignación académica actualizadas
Verónica de González Nelly Chévez
Actualización de resumen de planificación por Departamento
Nelly Chévez Reporte Resumen por Departamento
Validación de las hojas de planificación con los jefes
Celina Pérez
Correcciones finales del reporte resumen Archivo de hojas de asignación académica en Fólderes Ampo de VRA
Nelly Chévez
Archivo de hojas de Planificación Académica en Fólder personales de docentes
César González
E-3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
EVALUACIÓN DE DOCENTES
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Totalizar la cantidad de inscritos por materias
Registro académico Dirección de informática
Nelly Chévez Ninguno Se solicita la información de inscritos a cualquiera de estas unidades
Revisión de material de evaluaciones* sobrante
César González Ninguno
Completar el materia para las evaluaciones
Talleres Gráfico, Papelería, Unidad de Compras
Nelly Chévez
-Solicitudes de compra -Requisiciones de material
Envío a Dirección de Informática de muestras de hojas de respuesta sobrante
Dirección de Informática y Talleres Gráficos
Nelly Chévez Ninguno
Dirección de informática verifica con su equipo que no haya problemas de lectura de estas hojas
Recepción de propuesta de calendario de la evaluación de docentes de ese ciclo
Dirección de Informática
Nelly Chévez Lo manda por correo electrónico. Desde VRA hay que verificar
Revisar y completar la propuesta de calendario de la evaluación de docentes de ese ciclo
Dirección de Informática
Celina Pérez Nelly Chévez
Calendario definitivo de las actividades de evaluación de docentes del ciclo
Recepción de etiquetas Dirección de Informática
Verónica de González Ninguno
Revisión de etiquetas Dirección de Informática
Nelly Chévez Se verifica que estén completas las etiquetas de las materias que se evaluarán
Preparación de sobres (pegado de etiquetas, colocación de papeletas, lápices...)
César González Verónica de González Nelly Chévez
Ninguno
Preparación de cartas de recibido de material por Departamento
Departamentos Académicos
Nelly Chévez Las cartas o memos
E-4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
EVALUACIÓN DE DOCENTES
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Envío de materiales a los Departamentos César González Las copias de cartas y memos con firma de recibido
Recepción de evaluaciones Departamentos Académicos
Nelly Chévez Listado de control de recepciones por Departamento
Envío a Dirección de Informática de evaluaciones completas recibidas en VRA
Dirección de Informática
Nelly Chévez Listado de evaluaciones enviadas
Control de evaluaciones pendientes de realizar
Departamentos Académicos
Nelly Chévez Listado de control de materias evaluadas
Recepción de hojas de resultados
Dirección de Informática
Verónica de González
Son tres copias: dos para los departamentos (una para el jefe y otra para el catedrático) y una para VRA, para los expedientes de los docentes
Revisión y análisis de los hallazgos más importantes de los resultados de las evaluaciones
Celina Pérez César González
Reporte de Datos
Se destacan: Los mayores promedios, los más bajos, los comentarios repetitivos en las respuestas de preguntas abiertas
Envío de hojas de resultados de la evaluación a los Departamentos
Preparación de cartas con comentarios sobre los resultados para los jefes a los Departamentos
Departamentos académicos
Celina Pérez Nelly Chévez
Cartas para los jefes Dependiendo de los casos particulares, elaboran o no estas cartas
Archivo de las hojas de resultados en los expedientes de los docentes
César González
*Material de evaluaciones: hoja de preguntas, de respuestas, lápices y sobres manila
E-5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ASIGNACIÓN DEL ESCALAFÓN ACADÉMICO
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Envió electrónico de formularios de autoevaluación a jefes de Departamento
Departamentos académicos
Nelly Chévez Correo electrónico
El jefe de departamento se encarga de distribuir a sus docentes con contrato permanente de QT y TC (Noviembre)
Recepción de hojas de autoevaluación del año anterior
Verónica de González
Diciembre/Enero
Convocatoria de miembros de Comisión Académica Universitaria (CAU)
Docentes elegidos-pertenecientes a diferentes departamentos académicos
Nelly Chévez -Correos electrónicos
Se les convoca vía teléfono y correo electrónico. La CAU se reúne varias veces, para revisar todas las autoevaluaciones recibidas
REUNION DE LA COMISIÒN ACADEMICA UNIVERSITARIA
Consolidación de resultados por Departamentos, año general
César González Reportes por departamento, por años y general
Elaboración de Hojas Índice Nelly Chévez Hojas índice
Resumen de los resultados de unidades meritos del año anterior, antes de la evaluación y acumuladas. Además, la categoría en la que se estaba antes de la evolución.
E-6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ASIGNACIÓN DEL ESCALAFÓN ACADÉMICO
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Elaboración de cartas que acompañan las Hojas Índice
Celina Pérez Nelly Chévez
Cartas
Envió de hojas de índice a cada docente
Departamentos y unidades académicas con personal académico
Hojas de control de recibido
Envió de hojas de resumen a los miembros CAU
Docentes elegidos-pertenecientes a diferentes departamentos académicos
Nelly Chévez Hojas de control de recibido
Elaboración de listado de candidato que pueden cambiar de categoría
CAU
Cartas a jefes, para que sus docentes, que cumplen con los requisitos para cambio de categoría, soliciten este cambio
Celina Pérez Nelly Chévez
Cartas
Presentación a través de una carta, junta de Directores de las solicitudes recibidas
Celina Pérez Nelly Chévez
Cartas
Actualización de cuadros de escalafón
Nelly Chévez Reportes
E-7
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRAMIENTO DE DECANOS, JEFES Y COORDINADORES
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Elaboración de calendario anual de finalización de periodos de nombramiento de decanos, jefes y coordinadores
Nelly Chévez Verónica de González
Cuadro resumen
Avisar a los decanatos unos días antes de finalización del periodo del coordinador de carrera, para que presentes sus propuestas
Nelly Chévez
Recepción de propuestas de los Decanatos
Verónica de González Nelly Chévez
Elaboración de cartas de notificación del nombramiento o renovación
Celina Pérez Nelly Chévez
Carta
En el caso de jefes y decanos se procede así:
La vicerrectora solicita un informe de evaluación de la gestión del periodo anterior del decano o jefe
Decanos o Jefes
Celina
Elaboración de propuestas de nuevo nombramiento o renovación de nombramiento a Junta de Directores
Celina Pérez Nelly Chévez
Carta
Entregar a Rectoría la propuesta para que Junta de Directores de la resolución
Nelly Chévez
E-8
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PLANILLA Y CONTRATOS DE CATEDRÁTICOS E INSTRUCTORES
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Elaboración de carnet de parqueo para catedráticos por carga, asesores de tesis, curso Pre-universitario, Escuela de Idiomas y Servicios Profesionales (antes del comienzo de c/ciclo)
Verónica de González Carnet de Parqueo
Solicitar a Empresas UCA los tiquetes de parqueo para Instructores Remunerados (antes del comienzo de c/ciclo)
Empresas UCA Lourdes Baires Ext. 264
Verónica de González
Recepción de Propuestas de Contratación de Catedráticos e Instructores
Deptos. Académicos (Jefes Académicos)
Verónica de González Nelly Chévez
Revisión de propuestas conforme a programación Académica docente, y revisión de horarios de Instructores
Nelly Chévez
Solicitud de correcciones en cuanto a la carga académica si las hubiera
Deptos. Académicos
Nelly Chévez
Autorización y firma de Propuestas de Contratación
Celina Pérez
Devolución de propuestas ya autorizadas Celina Pérez Verónica de González
Comienza entrega de carnet de parqueo a Catedráticos por carga y tiquetes de parqueo a Instructores Remunerados
Verónica de González
Verificación o asignación de código de empleado
Verónica de González
Verificación del centro de costos Verónica de González
E-9
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PLANILLA Y CONTRATOS DE CATEDRÁTICOS E INSTRUCTORES
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Revisar que las propuestas tengan sus documentos personales completos, currículo vital y título los catedráticos, y los instructores tengan ISSS y AFP. Se apartan los que no están completos o les faltan documentos
Verónica de González
Recordar a los Deptos. Académicos que deben enviar los documentos faltantes de los catedráticos e Instructores, en el caso de instructores nuevos no afiliados que vengan a VRA para enviarlos a afiliarse al ISS y la AFP
Secretarias de Deptos. Académicos
Verónica de González
Cuando viene el Instructor que no está afiliado se le llena una hoja con los datos de: Nombre del Depto., nombre del instructor, período y tiempo de contratación, salario, mi firma y el sello de VRA, y se lo dice que lo lleve a Oficina de Personal para que llene un formulario para ir al ISS
Oficina de Personal Ext. 227 y 228
Verónica de González Hoja con datos de contratación del Instructor
No existe un formulario para este proceso, los datos se escriben en un cuarto de hoja de papel
El instructor se afilia y regresa con los documentos, se le saca fotocopia y se adjuntan a la propuesta de contratación, se le dice la fecha de pago para que venga a firmar su contrato
Verónica de González Copia de documentos
Antes de comenzar a cargar nuevos contratos se eliminan los contratos vencidos en el Sistema de Planilla (Sisplan)
Verónica de González
Se ingresan los datos personales (DUI, NIT, ISS y AFP) dirección y otros datos en el archivo maestro del Sisplan
Verónica de González
E-10
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PLANILLA Y CONTRATOS DE CATEDRÁTICOS E INSTRUCTORES
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Activar en el archivo maestro del Sisplan la hoja de datos personales de cada Catedrático por carga e instructor que laboró en el ciclo anterior y que laborará en el nuevo ciclo
Verónica de González
Se revisa el Archivo Maestro verificando que no haga falta ningún número de documento o un nombre; si es jubilado o no, si tiene otro contrato con la UCA o no, si es empleado permanente o temporal y si lo es, su pago puede ser a Banco pero si no debe de ser con cheque
Verónica de González
Cambio de fecha de ingreso de los instructores (cada ciclo)
Verónica de González
La Superintendencia de Pensiones envía a Oficina de Personal y ellos a la VRA los listados con los Números únicos provisionales (NUP) de los Instructores afiliados el mes anterior. Estos se ingresan al Sisplan
Oficina de Personal Lily Cisneros Ext. 227 y 228
Verónica de González
Ingreso de salarios y período de trabajo de cada catedrático e Instructor
Verónica de González
Si algún Depto. Ha enviado una carta avisando de la renuncia o modificación de contrato de un Catedrático o _instructor se hacen las modificaciones y cálculos necesarios.
Deptos. Académicos
Verónica de González
Ingreso de Acciones(pago de días trabajados y/o meses atrasados)
Verónica de González
E-11
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PLANILLA Y CONTRATOS DE CATEDRÁTICOS E INSTRUCTORES
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Al finalizar el ingreso de todo el movimiento se avisa por teléfono a Control Financiero y ellos emiten la planilla borrador
Control Financiero Rosita Ayala Ext. 224
Verónica de González Borrador de Planilla
Se ordena el movimiento de planilla por orden de código de empleado (separados Instructores de Catedráticos)
Verónica de González
Control Financiero envía a VRA copia de la planilla para su revisión y corrección
Control Financiero Rosita Ayala Ext. 224
Verónica de González
Si existen correcciones o nuevos ingresos se hace en el Sisplan y se envía a Control Financiero una nota con los códigos de empleados nuevos o con correcciones para que elaboren planillitas individuales
Control Financiero Rosita Ayala Ext. 224
Verónica de González
Control Financiero avisa por teléfono que ya están hechas las correcciones en el sistema y se pueden revisar
Control Financiero Rosita Ayala Ext. 224
Verónica de González
Revisión de planillitas individuales Verónica de González Se avisa por teléfono a Control Financiero que ya está la revisión y si no hay nuevas correcciones se avisa que ya finalizó el proceso de revisión
Control Financiero Rosita Ayala Ext. 224
Verónica de González Planilla Definitiva
Se saca reporte de Carga e Instructores de todo el movimiento del mes por orden de Centro de Costo
Verónica de González Reportes de Movimientos
Control Financiero Entrega a VRA copia de la planilla definitiva. Revisión general
Control Financiero Rosita Ayala
Verónica de González
E-12
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PLANILLA Y CONTRATOS DE CATEDRÁTICOS E INSTRUCTORES
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Poner la fecha a todo el movimiento para saber en que mes fueron ingresados
Verónica de González
Se saca copia a todo el movimiento del mes Verónica de González copias Se archiva las copias en fólderes ordenadas por orden de código (siempre separados catedráticos de Instructores) y cada mes se agrega el nuevo movimiento hasta la finalización de cada ciclo. Esta copia se tiene lista para cuando lo solicita auditoria interna
Verónica de González
Se ordenan las propuestas originales de contratación por orden de Depto.
Verónica de González
Se elaboran los contratos del movimiento de todo el mes
Verónica de González Contratos
Firma de contratos por la VRA Celina Pérez Entrega para firma de contratos a Catedráticos e Instructores
Verónica de González
Se archiva en el archivador AMPO el movimiento original por orden de Centro de Costo, tanto Catedráticos como Instructores. Cada mes se agrega el nuevo movimiento hasta la finalización de cada ciclo. Se tiene listo para cuando lo solicite Auditoria Interna
Verónica de González
E-13
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FIRMA DE CONTRATOS Y CONVENIOS DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN O CONSULTORÍA
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Recepción de documentos Departamentos
OCI
Celina Pérez Nelly Chévez Verónica de González
Pueden enviarlos vía electrónico o entregarlos
impresos en la Vicerrectoría Académica
Revisión preliminar de documentos Celina Pérez
Consultas a las áreas y unidades involucradas
Celina Pérez
Recolección de observaciones Celina Pérez
Se informan las observaciones a la unidad o departamento que presento
el documento
Departamentos OCI
Celina Pérez Nelly Chévez
Recepción de documento con todas las observaciones incluidas
Celina Pérez Nelly Chévez Verónica de González
Envió del documento al asesor legal de la Universidad para su visto bueno
César González Se lleva personalmente
Envió del documento a los departamentos (Solo en el caso que el
asesor legal haya sugerido correcciones de contenidos en las
cláusulas del documento
Nelly Chévez
Si hay observaciones de forma se hacen en el
Departamento
E-14
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FIRMA DE CONTRATOS Y CONVENIOS DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN O CONSULTORÍA
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Recepción del documento definitivo
Celina Pérez Nelly Chévez Verónica de González
Visto bueno VRA Celina Pérez
Se envía al rector o a la junta de Directores para su aprobación
Celina Pérez Nelly Chévez
Elaboración de ficha resumen Nelly Chévez
E-15
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUDES DE PAGO Y COMPRA
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Recepción y fechado de las solicitudes de pago y compra
La unidades de VRA
Nelly Chévez Verónica de González
Revisión de información de las solicitudes de pago
Nelly Chévez
Se revisan que estén bien los datos (fecha de pago, descripción, nombres), que estén de acuerdo a los comprobantes adjuntos y al presupuesto de la unidad. Si hay dudas, se hacen las consultadas respectivas
Revisión de información de las solicitudes de compra
Nelly Chévez
Se revisan que estén bien los datos (fechas de pago, descripción, nombres), que estén de acuerdo a los comprobantes adjuntos y al propuesto de la unidad. Si hay dudas, se hacen las consultas respectivas.
Entrega de las solicitudes a la Vicerrectora Académica
Nelly Chévez
En los casos que son necesarios, se les adjunta a las solicitudes alguna información adicional (reportes de presupuestos, etc.)
Autorización de solicitudes
Celina Pérez
E-16
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUDES DE PAGO Y COMPRA
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Reproducción de solicitudes
César González
Envió de solicitudes de pago a la Oficina Contabilidad y presupuesto
Contabilidad y presupuestos
César González
Envió de solicitud de compra a la Unidad de Compras
Unidad de compra
Nelly Chévez
E-17
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
MEMORIA DE LABORES DE LA UNIVERSIDAD DE VICERRECTORIA ACADÉMICA
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Se solicita a los jefes de Departamento la elaboración del documento
Departamentos Celina Pérez
Se dan lineamientos básicos de formato
Recepción de documentos impresos y digitados
Nelly Chévez
Cohesión de adecuación y estilo de formato de todas las memorias de los departamentos
Nelly Chévez
Revisión del Documento Celina Pérez
Envió de documento a Secretaria General
Secretaria General
Nelly Chévez
E-18
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN CASO DE ESTUDIANTES
ACTIVIDADES ÁREAS DE RELACIÓN
ENCARGADO(S) REPORTES/
DOCUMENTOS GENERADOS
COMENTARIO
Entrega a estudiante de formato de casos varios, para que escriban su
caso
Nelly Chévez Verónica de González
Hoja de casos varios
Presentación de hojas de casos varios a Vicerrectoría
Nelly Chévez
Revisión de caso Decanatos Celina de Pérez
Para esta actividad, se revisa el expediente académico de los
estudiantes y también, se hacen las consultas adicionales a los Decanatos y Departamentos
Reuniones con el estudiante (Depende cada caso)
Celina Pérez
Aviso de resolución Decanatos Nelly Chévez
Se le avisa a los estudiantes de la resolución de su caso, vía teléfono o personalmente. Se informa a los Decanatos sobre la resolución. Se escribe en el formato de casos varios la
resolución. Archivo de hojas de casos varios en la
carpeta correspondiente Nelly Chévez
F-1
ANEXO F. CUESTIONARIO DE INVESTIGACIÓN A USUARIOS EXTERNOS
Buen día, somos estudiantes de Universidad Centroamericana “José Simeón Cañas”
(UCA), estamos realizando un trabajo para Estandarizar y mejorar los procedimientos de
Vicerrectoría Académica de la universidad. Por lo que solicitamos de su valiosa
colaboración en proporcionarnos la siguiente información.
Datos de Clasificación:
Unidad:
Cargo:
Cuestionario
1. ¿Qué información, reporte o documento recibe su unidad de Vicerrectoría
Académica? ¿En qué periodo de tiempo la recibe usualmente?
Reporte/ Documento/
Información Período de tiempo
Medio por el cual
recibe la información
2. ¿Qué información, reporte o documento envía su unidad a Vicerrectoría
Académica? ¿En qué periodo de tiempo?
Reporte/ Documento/
Información Período de tiempo
Medio por el cual
recibe la información
¡Agradecemos su colaboración!
Nota: Por favor agregar todas las filas necesarias dependiendo del volumen del flujo de
información existente entre su Unidad y Vicerrectoría Académica.
G-1
ANEXO G. CUESTIONARIO DE INVESTIGACIÓN A USUARIOS EXTERNOS
(EJEMPLO)
Buen día, somos estudiantes de la Universidad Centroamericana “José Simeón Cañas”
(UCA), estamos realizando nuestro trabajo de graduación que consisten en la Estandarización
y mejora de los procedimientos de Vicerrectoría Académica de la universidad. Por lo que
solicitamos de su valiosa colaboración en proporcionarnos la siguiente información.
Datos de Clasificación:
Unidad: Departamento de Tecnología de Procesos y Sistemas
Cargo: Jefe de Departamento
Cuestionario
3. ¿Qué información, reporte o documento recibe su unidad de Vicerrectoría
Académica? ¿En qué periodo de tiempo la recibe usualmente? ¿Por qué medios
recibe la información?
Reporte/ Documento/
Información Período de tiempo
Medio por el cual
recibe la información
Autoevaluación de docentes Segunda semana de
Noviembre Correo interno
Resumen hojas índice Febrero Correo electrónico
Elaboración del presupuesto 1 mes antes del inicio de
cada ciclo Correo interno
4. ¿Qué información, reporte o documento envía su unidad a Vicerrectoría
Académica? ¿En qué periodo de tiempo? ¿Por qué medios recibe la
información?
G-2
Reporte/ Documento/
Información Período de tiempo
Medio por el cual recibe
la información
Todas las autoevaluación de
docentes completas Finales de Enero Correo interno
Propuesta de jefe de
departamento Finales de Febrero Correo electrónico
El presupuesto del área Antes del inicio de cada
ciclo Correo interno
Contrato de un proyecto de
investigación
No existe un tiempo
establecido
¡Agradecemos su colaboración!
Nota: Por favor agregar todas las filas necesarias dependiendo del volumen del flujo de
información existente entre su Unidad y Vicerrectoría Académica.
H-1
ANEXO H. CUESTIONARIO USUARIO EXTERNO. JEFE DE
DEPARTAMENTO
Buen día, somos estudiantes de la Universidad Centroamericana “José Simeón Cañas”
(UCA), estamos realizando nuestro trabajo de graduación que consiste en la
Estandarización y mejora de los procedimientos de Vicerrectoría Académica de la
universidad. Por lo que solicitamos de su valiosa colaboración el proporcionarnos la
siguiente información.
Datos de Clasificación:
Unidad: Departamento de Teología
Cargo: Jefe de Departamento
Cuestionario
1. ¿Qué información, reporte o documento recibe su unidad de Vicerrectoría
Académica? ¿En qué periodo de tiempo la recibe usualmente?
Reporte/ Documento/ Información Período de
tiempo
Medio por el cual
recibe la información
Recordatorio de la reunión mensual
del Consejo de Vicerrectoría
académica
Un par de días
antes de la reunión Correo electrónico
Petición del listado de docentes para el
Ministerio
Abril y
Septiembre Correo electrónico
Petición de la programación de la
carga asignada a cada académico y de
contratación de académicos nuevos
para cada ciclo
Hacia Abril y
Septiembre
Correo electrónico y
correo interno
Petición de Informe de actividades de
los profesores para el Ministerio
Una vez al año,
más o menos Correo electrónico
Envío del material para evaluación
estudiantil de los docentes Mayo y Octubre
Personal de la
Vicerrectoría
Recordatorio de la Autoevaluación de
profesores Noviembre
Correo electrónico
(antes, correo interno)
H-2
Petición de Memoria de Labores Diciembre Correo electrónico
Información de ofertas de estudios en
el extranjero y becas
No hay período
fijo
Correo electrónico y, a
veces, correo interno
2. ¿Qué información, reporte o documento envía su unidad a Vicerrectoría
Académica? ¿En qué periodo de tiempo?
Reporte/ Documento/ Información Período de
tiempo
Medio por el cual
envía la información
Listado de docentes para el Ministerio
Abril y
Septiembre
Correo electrónico
Programación de la carga a los
académicos del Departamento y de
contratación de nuevos profesores
para cada ciclo
Mayo y Octubre
Correo interno o
Personal del
departamento
Solicitud de pago de profesores
visitante
Cada mes ( si es
que hay algún
profesor visitante)
Correo interno
Informe de actividades de los
profesores para el Ministerio Una vez al año Correo electrónico
Evaluación estudiantil de los docentes Mayo y Octubre Personal del
Departamento
Presupuesto anual Noviembre Sistema presupuestario
Autoevaluación de profesores
15 de diciembre
Personal del
Departamento
Memoria de labores
Diciembre Enero
Correo electrónico e
impreso,
personalmente
¡Agradecemos su colaboración!
Nota: Por favor agregar todas las filas necesarias dependiendo del volumen del flujo de
información existente entre su Unidad y Vicerrectoría Académica.
H-3
Buen día, somos estudiantes de la Universidad Centroamericana “José Simeón
Cañas” (UCA), estamos realizando nuestro trabajo de graduación que consisten
en la Estandarización y mejora de los procedimientos de Vicerrectoría
Académica de la universidad. Por lo que solicitamos de su valiosa colaboración en
proporcionarnos la siguiente información.
Datos de Clasificación:
Unidad: DEPARTAMENTO DE LETRAS
Cargo: JEFE DEL DEPARTAMENTO
Cuestionario
1. ¿Qué información, reporte o documento recibe su unidad de Vicerrectoría
Académica? ¿En qué periodo de tiempo la recibe usualmente?
Reporte/ Documento/
Información Período de tiempo
Medio por el cual recibe
la información
Autoevaluación de docentes Dos veces al año Físico
Elaboración del presupuesto Una vez al año Electrónico
2 ¿Qué información, reporte o documento envía su unidad a Vicerrectoría Académica?
¿En qué periodo de tiempo?
Reporte/ Documento/
Información Período de tiempo
Medio por el cual recibe
la información
Todas las autoevaluaciones de
docentes completas Dos veces al año físico
Elección de comisiones
académica Una vez al año electrónico
El presupuesto del área Una vez al año electrónico
Contrataciones de docentes Tres veces al año físico
¡Agradecemos su colaboración!
Nota: Por favor agregar todas las filas necesarias dependiendo del volumen del flujo de
información existente entre su Unidad y Vicerrectoría Académica.
I-1
ANEXO I. RESULTADOS ENTREVISTA A USUARIOS EXTERNOS. JUNTA
DE DIRECTORES
Entrevista con: Lic. Rene Zelaya (Secretaría General y miembro de la junta de
Directores)
ASIGNACIÓN DEL ESCALAFON ACADÉMICO
Los tiempo de revisión de las recomendaciones de ascenso emitidas por la CAU, que es
presidida por la Vicerrectora Académica, dependen de VRA, pues se revisan a medida
estas se van colocando como punto de agenda en la próxima reunión de Junta de
Directores.
Los medios por los cuales se envía y se recibe la información es por correo interno,
debido a que la documentación tiene carácter formal.
I-2
NOMBRAMIENTO DE DECANOS Y JEFES DE DEPARTAMENTOS
Los tiempos de revisión de los nombramientos, dependen de que finalicen el periodo de
cada uno de los Decanos y Jefes actuales.
Los medios por los cuales se envía y se recibe la información es mediante correo
interno, debido a que la documentación tiene carácter formal.
I-3
FIRMA DE CONVENIOS Y CONTRATOS DE PROYECTOS DE
INVESTIGACIÓN Y/O CONSULTORIA
Los tiempos de revisión y aprobación de convenios o contratos, dependen de las
propuestas que VRA, presente a la Junta de Directores
Los medios por los cuales se envía y se recibe la información es mediante correo
interno, debido a que la documentación tiene carácter formal.
MODIFICACIÓN Y CREACIÓN DE CARRERAS
Para la modificación y creación de carreras, la Vicerrectoría Académica, deberá
presentar a Junta de Directores a través del Rector, un plan de implementación, la
factibilidad económica y un plan de estudio para sustentar la propuesta.
J-1
ANEXO J. RESULTADOS ENTREVISTA A USUARIOS EXTERNOS.
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA
Entrevista con: Ing. Reinaldo Martínez (Subdirector Informática)
EVALUACIÓN DE DOCENTES
Dentro de la calendarización se contemplan los siguientes márgenes de tiempo:
� Envío de hoja de muestra: 1 día.
� Los resultados de la prueba de la hoja de respuestas es enviada por Informática
en 3 días, por medio de correo electrónico
� Tiempo que le toma a Dirección de informática enviar etiquetas: 1 día.
� Tiempo aproximado para que VRA envíe sobres con material a Departamentos:
2 días
� La realización de evaluaciones y entrega de éstas a VRA, toma aprox. 2
semanas.
� El informe de resultados es enviado en 2 semanas.
� VRA comunica los resultados en 1 día.
� Esto permite que exista un margen de tiempo antes de salir de vacación, con el
objetivo de que el Jefe de Departamento tenga un periodo de 2 semanas para
tener una retroalimentación de la evaluación de los Docentes
• Muestra de Hoja de respuestas para prueba de lectura.
• Evaluaciones realizadas
VRA
• Respuesta de prueba de hoja de respuesta.
• Propuesta de Calendario • Etiquetas • Hojas de resultados de
evaluaciones
Dirección de Informática
K-1
ANEXO K. RESULTADOS ENTREVISTA A USUARIOS EXTERNOS.
DECANATO
Entrevista con: Ing. Emilio Morales (Decano de Facultad de Ingeniería y Arquitectura)
NOMBRAMIENTO DE COORDINADORES DE CARRERA
Los nombramientos de los Coordinadores de Carrera son revisados y autorizados por el
Vicerrector Académico, por lo que dependen de directamente de dicha Unidad, ya que
el ascenso o renovación se efectúa por medio del envío de la carta de notificación al
candidato elegido.
Los medios por los cuales se envía y se recibe la información es por correo interno,
debido a que la documentación tiene carácter formal.
Dentro de la calendarización se contemplan los siguientes márgenes de tiempo:
� La propuesta preliminar se comunica a Vicerrectoría una semana antes de que
finalice el periodo del Coordinador actual.
• Notificación de culminación de periodo de Coordinador actual.
• Opinión preliminar de candidato propuesto.
• Carta de nombramiento de candidato electo.
VRA
• Comunicado preliminar de candidato propuesto.
• Propuesta formal de Candidato. • Remisión sellada y firmada de
recibido.
Decanato
K-2
ATENCIÓN DE CASOS DE ESTUDIANTES
VRA solicita a los Decanatos correspondientes información acerca de consultas del
expediente de estudiante, o información referente al caso del estudiante ya que la
mayoría de los casos son atendidos en primera instancia en Decanatos.
Los medios por los cuales se envía dependen de la urgencia y seriedad de cada caso,
puede ser vía telefónica, correo electrónico, o correo interno, de igual manera los plazos
y los medios para la entrega de la información requerida dependen de la urgencia y
seriedad del caso.
• Solicitud de asesoría o resolución de consultas
• Consultas sobre el expediente particular del estudiante
• Aviso de resolución
VRA
• Solución de consultas del caso atendido de estudiante.
• Información de consulta del expediente del estudiante.
Decanato
K-3
NOMBRAMIENTO DE JEFES DE DEPARTAMENTO Y DECANOS
Las propuestas de nombramiento de los Decanos dependen directamente de VRA, ya
que estas son revisadas por el Vicerrector Académico, y es éste quien se encarga de
enviar la carta de propuesta para aprobación en la próxima reunión de Junta de
Directores, la cual se encarga de notificar directamente al Decano el Nombramiento.
Los medios por los cuales se envía y se recibe la información es por correo interno,
debido a que la documentación tiene carácter formal.
Dentro de la calendarización se contemplan los siguientes márgenes de tiempo:
� Los informes de Gestión deben estar elaborados cada año entre los meses de
Diciembre y Enero.
• Solicitud de informe de gestión de su último año.
VRA
• Informe de gestión del último año.
Decanato
L-1
ANEXOS L
ANEXOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
L.A-1
ANEXO L.A. PROGRAMACIÓN ACADÉMICA
FORMATO ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA DEL PERSONAL DOCENTE
L.A-2
FORMATO DE PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DE PROFESORES/INVESTIGADORES
LA-3
FORMATO DE PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DE PROFESORES/INVESTIGADORES
LA-4
ARCHIVO DE EXCEL PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE LA CARGA ACADÉMICA
CARGA ACADÉMICA CICLO #/AÑO Apellido Nombre Sexo
Grado académico
Especialidad Tipo Cont.
Tiempo. Dedic
Jefe Coordinador
carrera Cons Acad.
Total adm
Doc (h)
M INV (h)
PS (h)
Otras (h)
Departamento: Total
L.B-1
ANEXO L.B. ASIGNACIÓN DEL ESCALAFÓN ACADÉMICO
FORMATO DE AUTO EVALUACIÓN PARTE CUALITATIVA
L.B-2
FORMATO DE AUTO EVALUACION PARTE CUALITATIVA
L.B-3
FORMATO DE AUTOEVALUACIÓN CUALITATIVA
L.B-4
FORMATO DE AUTO EVALUACIÓN PARTE CUANTITATIVA
L.B-5
FORMATO DE AUTO EVALUACIÓN PARTE CUANTITATIVA
L.B-6
FORMATO DE AUTOEVALUACIÓN PARTE CUANTITATIVA
L.B-7
FORMATO DE AUTOEVALUACIÓN PARTE CUANTITATIVA
L.B-8
FORMATO DE AUTOEVALUACIÓN PARTE CUANTITATIVA
L.B-9
L.C-1
ANEXO L.C. EVALUACIÓN DE DOCENTES
SOLICITUD DE ARTICULOS DE PAPELERIA
L.C-2
HOJA DE EVALUACIÓN DE RESULTADOS
L.F-1
ANEXO L.F. AUTORIZACION DE PROPUESTAS PARA CONTRATACIÓN DE DOCENTES
PROPUESTA DE CONTRATACIÓN
L.G-1
ANEXO L.G. ELABORACION DE CONTRATO DE ESCUELA DE IDIOMAS
AUTORIZACIÓN DE PROPUESTAS DE CONTRATACIÓN DE INSTRUCTORES
LI-1
ANEXO L.I. ELABORACIÓN DE PLANILLA
PANTALLA DEL SISTEMA DE PLANILLA (SISPLAN)
LJ-1
ANEXO L. J. FIRMA DE CONVENIOS DE CONTRATOS DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y/O CONSULTORÍAS
FORMATO FICHA TÉCNICA DE CONVENIOS O CONTRATOS
L.K-1
ANEXO L. K. ATENCIÓN CASOS DE ESTUDIANTES
FORMATO DE HOJA DE CASOS VARIOS
L.L-1
ANEXO L.L. SOLICITUDES DE PAGO
FORMATO DE SOLICITUDES DE PAGO PARA UNIDADES DE PREGRADOS
L.L-2
FORMATO DE SOLICITUDES DE PAGO PARA UNIDADES DE POSTGRADOS
L.M-1
ANEXO L.M. SOLICITUDES DE COMPRAS
FORMATO DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
L.Ñ-1
LISTADO DE DISTRIBUCIÓN
Fecha de entrega
Nombre Firma
15/08/07 Ing. Celina Pérez
Nelly Chévez
Verónica de González
César González
M-1
ANEXO M. FORMATO PROPUESTO PARA VACIADO DE PROGRAMACIÓN ACADÉMICA
Se propone manejar la información por departamento (en hojas de Excel diferentes dentro del mismo archivo), y se pretende que la
hoja se maneje a través de enlaces que agilicen la obtención de los resultados, a continuación se muestra el formato de la hoja
propuesta de Excel
PROGRAMACIÓN ACADÉMICA Departamento Año Ciclo
Jefe de departamento
Información docentes Docencia Investigación Proyección social Administración
No
Nombre Docente
Cargo administrativo
Código Horas
contratadas Código materias
Nombre # de
Secciones # de
alumnos # de
instructores # de horas
# de proyectos
# de horas
# de proyectos
# de horas
# de horas
Otras Total de
horas
1
2 3 4 5 6 7
Total de horas por categoría
N-1
ANEXO N. FORMATO PARA HOJA DE CHEQUEO
HOJA DE CHEQUEO PARA ENTREGA DE FORMULARIOS DE AUTOEVALUCIÓN VICERRECTORÍA ACADÉMICA
Fecha Límite de entrega de Formularios a VRA: dd/mm/aa
Número de Formularios Nombre del Departamento Correo Electrónico
Enviados Recibidos Pendientes Días de prórroga
Jefe de Departamento: (Nombre)
Docentes (Nombre)
Ñ-1
ANEXO Ñ. FORMATO ENVÍO DE MATERIAL DE EVALUACIÓN
HOJA DE ENVIO DE MATERIAL DE EVALUACIÓN
VICERRECTORIA ACADEMICA NOMBRE DE DEPARTAMENTO
Fecha: dd/mm/aa
MATERIA (SECCION) Nº DE
ALUMNOS Hojas de preguntas
Hojas de respuestas
Lápices
F: _________________________
Departamento Académico
O-1
ANEXO O. FORMATO PARA HOJA DE CHEQUEO
HOJA DE CHEQUEO PARA GESTION DE EVALUCIONES DE DOCENTES VICERRECTORÍA ACADÉMICA
Fecha Límite de entrega de Formularios a VRA: dd/mm/aa
Nombre del Departamento Jefe de Departamento (nombre)
Correo Electrónico Enviados Realizadas Pendientes
Días de prórroga
Materia y Sección Numero de alumnos inscritos (Material enviado) Fecha
Evaluaciones (cantidad) Fecha
Evaluaciones (cantidad) Fecha
P-1
ANEXO P. INVENTARIO DE MATERIAL DE EVALUAION
INVENTARIO DE MATERIAL DE EVALUACIÓN Vicerrectoría Académica
Hojas de Respuesta
Hojas de Preguntas
Lápices Sobres Manila
Existencia
Solicitado
Entregado
Departamentos (nombre)
Material Sobrante
TOTAL
Q-1
ANEXO Q. FORMATO DE HOJA DE DATOS PARA AFILIACIÓN EN ISSS
Hoja de Datos para afiliación en ISSS Vicerrectoría Académica. Nombre de empleado: _______ _________________________________________________ Apellidos, Nombres Fecha de contratación: ___________________________________________ Período de contratación __________________________________________ Salario: _________________________ F. ___________________________ Verónica de González Secretaria de VRA
R-1
ANEXO R. LISTADO DE REVISIÓN DE INFORMACIÓN EN CONTRATOS O
CONVENIOS
1. Identificación de las partes
Asegurar que se muestre la entidad legal correcta, nombre y dirección de cada parte
2. Descripción de Servicios
Especificar los servicios con el mayor detalle posible e incorporar (como programas para el
acuerdo) la especificación técnica, y propuestas/información del proveedor apropiadas
3. Garantías
Describir las garantías, garantías de desempeño, mantenimiento y apoyo a darse por el
proveedor a través de la duración del contrato.
Obtener una garantía de que los servicios se desempeñarán totalmente de acuerdo con la
especificación y cumplimiento con todas las normas de la Universidad y requisitos
estatutarios en el lugar de uso, por ejemplo: Ley del Medio Ambiente.
Obtener la garantía en la calidad de servicio que se va a proveer. Si es posible, todos los
mantenimientos deben hacerse sin cargo alguno durante el período de garantía.
4. Responsabilidad y Daños
Claramente define los límites sobre responsabilidad para la Universidad y el proveedor.
Cada vez que sea posible debe evitarse cualquier obligación de indemnización.
5. Entrega e Instalación
Exponer las fechas de entrega e instalación. Exponer las medidas a tomar en caso de un
retraso sea inaceptable
6. Aceptación
Definir el criterio para la aceptación del servicio con el mayor detalle posible, incluyendo
las características requeridas para asegurar la conformidad de los estándares técnicos, de
calidad y de seguridad.
R-2
7. Garantía de Desempeño del Proveedor
Considerar obtener un bono de garantía o desempeño de la compañía matriz o directores, si
al proveedor lo controla una matriz extranjera, sea nueva o tenga una solvencia financiera
insuficiente para asegurar su desempeño.
8. Términos de Pago
Establecer los precios que la universidad tiene que pagar por cada tipo de servicio
Especificar los periodos de pago. Los pagos atrasados son usualmente la mejor opción.
Indicar la parte responsable por cualquier impuesto aplicable como el IVA, impuesto de
ventas, derechos de importación, etc.
Buscar controlar los aumentos en el precio. Hacer una lista de las cantidades, el tiempo, los
plazos de previo aviso y métodos. Asegurar que las provisiones que aumenten de precio
estén sujetas a restricciones y si aplican estén unidas a una provisión de terminación.
Considerar pagos a plazos, únicamente para entregables específicos bajo un cumplimiento
satisfactorio con el criterio de aceptación y fecha de entregas.
Tener el objetivo de tener un período de crédito de pago de factura con un mínimo de 30
días y donde sea legalmente posible resistir el pago de interés en pagos atrasados.
9. Responsabilidad de la universidad
Hacer una lista de las responsabilidades de la universidad, incluyendo cualquier obligación
para mantener la información de respaldo o procedimientos de facilidades y seguridad.
10. Vigencia del Acuerdo
Declarar la fecha efectiva en que el acuerdo se vuelve obligatorio entre el proveedor y la
Universidad. Asegurar que el acuerdo se pueda cancelar automáticamente si el proveedor,
la Universidad o cualquier otra parte no lo firman dentro del tiempo establecido.
R-3
11. Propiedad Intelectual
En general y en ausencia de cualquier disposición contractual, todos los derechos de
propiedad intelectual creados por un proveedor en el cumplimiento de servicios, serán
propiedad del proveedor. Si la universidad necesita la propiedad de todos los derechos de
propiedad intelectual el contrato debe contener las disposiciones de asignación de tal
manera que todos los desarrollos importantes creados sean propiedad de la universidad. Se
puede dar consideración a un elemento de compensación.
12. Resolución de Disputa
Proporcionar un proceso para la resolución justa y rápida de disputas
13. Cesión de Derecho u Obligaciones
No permitir al proveedor ceder, transferir o subcontratar cualquier obligación sin el previo
consentimiento por escrito de la Universidad.
14. Confidencialidad y no publicidad
Incluir cláusulas estándares para proteger la información de la Universidad
15. Fuerza Mayor
Limitar las causas de aquellas genuinamente fuera del control del proveedor.
16. Ley Gobernante
Asegurar que el contrato se haga cumplir por la ley en la jurisdicción correspondiente.
S-1
ANEXO S. FORMULARIO ATENCIÓN DE CASOS VARIOS
F E C H A D E R E C E P C IÓ N
N O M B R E :
C A R R E R A :
C A R N É :
N ° T E L É F O N O
C O R R E O E L E C T R Ó N IC O S
¿ H A P R E S E N T A D O S U C A S O A N T E R IO R M E N T E ?
A S U N T O : (F a v o r e x p liq u e c la ra m e n te lo q u e s o lic ita )
R E S O L U C IÓ N (U s o e x c lu s iv o d e V R A )
A T E N C IÓ N D E C A S O S V A R IO S
F IR M A
¿ A Q U IÉ N /E S ?
NO M BR E FE C H A Y S E L LO
Universidad Centroamericana "José Simeón Cañas"Apartado Postal(01) 168, San Salvador, El Salvador, C.A
Tel: (503) 2210-6600 y 2210-6630/31, Fax: (503)2210-6640 y 2210-6655Vicerrectoría Académica
T-1
ANEXO T. CHECK LIST INGRESO DE SOLICITUDES DE PAGO
VICERRECTORÍA ACADÉMICA
CHECK LIST INGRESO DE SOLICITUDES DE PAGO
• Revisión de datos de solicitud de pago
Coherencia de datos de la unidad, si no se rechaza
Fecha correcta de entrega a Vicerrectoría, si no se rechaza
• Revisión fecha de solicitud del pago
Considera la fecha ocho días hábiles para el pago, si no se evalúa punto
siguiente
Si es menor el tiempo, anexó justificación de carácter urgente, si no se rechaza
• Revisión de documentos anexos
Presenta comprobante de pago, si no se rechaza
Coinciden datos de la solicitud con el comprobante, si no se rechaza
Nota: si alguno de los puntos no se cumple, se rechaza la solicitud, y se indica en la
misma las correcciones que deben realizarse.
U-1
ANEXO U. FORMATO PROPUESTO DE MEMORIA DE LABORES
UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA
“JOSÉ SIMEÓN CAÑAS”
Memoria de Labores
Año:
Departamento:
Jefe de Departamento:
Equipo docente:
Misión:
Visión:
Objetivos del departamento:
FORMATO
PROPUESTO
MEMORIA DE
LABORES
POR
DEPARTAMENTO
ACADÉMICO
U-2
PARTE I
PROYECCIÓ
N SOCIA
L
Nombre del
proyecto
Objetivo
Ubicación del
proyecto
Población
beneficiada
Inversión
Responsable (s)
Colaborador (s)
Método
Resultados
PARTE II
DOCENCIA
Materia (Curso impartido)
Docent
Objetivo
Método empleado
Estadísticas
Material empleado
Visitas realizadas
Ponencia
Conferencias/laboratorios/
capacitaciones
U-3
PARTE III
PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
Nombre
del
proyecto
Objetivo
Ubicació
n del
proyecto
Inversión
Respon
sable (s)
Colab
orad
or (s)
Métod
o
Resultad
os
