RED ANDINA DE UNIVERSIDADESProvincia de Mendoza

Universidad de MendozaUniversidad del AconcaguaUniversidad Juan Agustín Maza

Provincia de San JuanUniversidad Católica de Cuyo

Provincia de La RiojaInstituto Universitario de Ciencias de la Salud Fundación Barceló

CARRERA DE POSGRADOESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

MODULO Nº 3Proyecto institucional y modelos de organización

ACTIVIDAD CURRICULAR Nº 19La organización económico-administrativa

CUERPO DOCENTEProfesor titular Mg. Oscar Edmundo Lamattina

HORAS DE CLASETeóricas: 5 hs.Prácticas: 5 hs.

Evaluación: 4 hs. no presenciales para resolución deproblemas

Mendoza – Argentina - 17/4/2007

FUNDAMENTACIÓN

El proyecto institucional define la naturaleza propiade la universidad de gestión privada. Nacido de undiagnóstico adecuado define la misión, visión y valores quela sustentan.

Para lograr dichos objetivos es necesaria unaorganización universitaria acorde, organización que debeincluir los aspectos operativos o académicos por un lado yque generalmente surgen de su estatuto fundacional y porotro los aspectos financieros o que hacen a la gestión delos recursos.

Sobre tal base conceptual los cursantes deberánentender y reflexionar sobre la complementariedad de ambosaspectos. En cuanto a la gestión de los recursos se haráreferencia al proceso administrativo en general, y enparticular se abordarán algunos temas puntuales que merecenun desarrollo más profundo, todo ello con referenciaexpresa a las instituciones universitarias de gestiónprivada.

OBJETIVOS

Conocer cómo se desarrolla el proceso administrativoen las universidades de gestión privada

Conocer aspectos puntuales de la planificación engeneral: estructuras organizativas, planeamientoestratégico, presupuestos y procedimientos

Proveer a los cursantes conceptos y herramientas quefavorezcan el desarrollo de competencias y habilidadespara una mayor eficacia en la gestión

PROGRAMA ANALÍTICO

Unidad 1: Proceso administrativo Teoría de la administración, universalidad, toma dedecisiones, proceso administrativo.Planeamiento: Concepto. Objetivos, políticas,procedimientos, reglas. Presupuestos y programas Organización: Concepto, departamentalización, estructurasorganizativas Dirección: Concepto. Control: Concepto. Estándares, medición, comparación yretroalimentación.

Unidad 2: Estructuras organizativas Concepto. Modelos tradicionales: funcional, por productos,matricial. Modelos modernos: por equipos, en red,virtuales. Centralización y descentralización. Organización informal

Unidad 3: Planeamiento estratégico Jerarquías del planeamiento. Planeamiento estratégico, táctico y operativo. Vinculación con el sistema de información y el nivel de estructuración de los procedimientos

Unidad 4: Presupuestos Concepto. Presupuestos operativos y financieros, incrementales y de base cero, hacia arriba y hacia abajo, rígidos y flexibles, de corto y largo plazo. Presupuestación integral. Presupuesto: planeamiento o control? Resultados vs. flujo de caja

Unidad 5: Procedimientos Formalización. Procedimientos estructurados y no estructurados. Manuales y cursogramas. Flexibilidad o rigidez normativa ?

METODOLOGÍA

Entrega de material escrito especialmente diseñado para este curso

Combinación de clases magistrales con interrogatorio dirigido y utilización de power-point

Permanente referencia a las universidades de gestión privada

Participación de los cursantes en grupos por universidad

REGIMEN DE EVALUACIÓN

La presente actividad curricular tendrá una sola instanciaevaluativa consistente en la resolución de problemas dondelos participantes trabajarán en grupos pequeños y poruniversidad, de tal manera que permita adaptar loscontenidos al caso concreto de su institución

BIBLIOGRAFÍA

Chiavenato, Adalberto (2002). Introducción a la teoría general de laadministración. Colombia, Mc Graw Hill

Daft, Richard L. (2004), Administración. México, Thomson

Gili, Juan José (2000). Diseño y efectividad organizacional.Argentina, Ediciones Macchi

Lamattina, Oscar E. (2006). Análisis de estados financieros – un enfoque integral. Argentina, Osmar D. Buyatti, cap. 2, 7 y 11

Magdalena, Fernando G. (1984). Sistemas administrativos. Argentina. Ediciones Macchi

Mocciario, Osvaldo A. (1992). Presupuesto integrado. Argentina,Ediciones Macchi

Moreno-Luzón, María D., Peris, Fernando J. y GONZALEZ, Tomás (2001), Gestión de la calidad y diseño de organizaciones. España.Prentice Hall

Pyhrr, Meter A. (1981). Presupuesto base cero. México, Limusa

Stoner, James A. F., Freeman, R. Edward y Gilbert, Daniel R. Jr. (2003) Administración. México, Prentice Hall

www.gestiopolis.com/canales/financiera/artículos/41/presupuesto (16/4/2007). Presupuesto

www.gestiopolis.com/recursos3/docs/fin/tippresu (16/4/2007)Tipos de presupuestos

www.marcelaf.com.ar/material/unidad3/tp3-teoria (16/4/2007). Cursogramas

www.monografías.com/trabajos3/presupuestos/presupuestos (16/4/2007). Presupuestos

www.wikipedia.org/wiki/presupuesto (16/4/2007). Presupuesto

UNIDAD 1 - TEORIA DE LA ADMINISTRACIÓN

Teoría de la administración, universalidad, toma de decisiones, procesoadministrativo Planeamiento: Concepto. Objetivos, políticas, procedimientos, reglas.Presupuestos y programas Organización: Concepto, departamentalización, estructuras organizativas Dirección: Concepto. Control: Concepto. Estándares, medición, comparación y retroalimentación.

TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACION

El mundo de hoy es una sociedad compuesta deorganizaciones. Todas las actividades de producciónde bienes y servicios son planeadas, coordinadas,dirigidas y controladas por organizaciones, queestán compuestas de recursos humanos y no humanos.La vida de las personas depende de lasorganizaciones y éstas dependen de las personas. Lateoría general de la administración se ocupa delestudio de las organizaciones.

la administración se ocupa de la combinación derecursos para asegurar que las universidadesalcancen su misión

consecución de las metas organizacionales en formaadecuada y eficaz planeando, organizando,dirigiendo y controlando los recursos

estudia el proceso administrativo

UNIVERSALIDAD las funciones administrativas son las mismas tanto

para las organizaciones pequeñas como para lasgrandes, para las públicas como para las privadas,para las lucrativas como para la no lucrativas(universalidad)

TOMA DE DECISIONES

Las jerarquías y la coordinación establecen el marco para la toma de decisiones

Lo que hace un ejecutivo es tomar permanentementedecisiones, de hacer como de no hacer

Existen decisiones programadas y no programadas. Las decisiones programadas se toman de acuerdo con

políticas, procedimientos y reglas, escritas o no,que facilitan la toma de decisiones en situacionesrecurrentes. Generalmente corresponden a lossectores operativos (para matricular a un alumno sele requiere certificados de estudios secundarios yaprobación del preunivesitario)

Las decisiones no programadas abordan problemaspoco frecuentes. Generalmente corresponden a lossectores administrativos y fundamentalmente alestratégico (crear una nueva carrera, comodistribuir los recursos, suscribir un convenio conotra institución)

Las decisiones se toman en mayores o menorescondiciones de incertidumbre, lo que implica asumirmayores o menores riesgos. Está relacionado con lainformación

certidumbre riesgoincertidumbre

informa exacta información insuficiente

El proceso decisional tiene 4 etapas: o investigar la situación (definir el problema,

diagnosticar causas)o desarrollar alternativaso evaluarlas y seleccionar la mejoro implementar la decisión y monitorearla

PROCESO ADMINISTRATIVO

Forma sistemática de hacer las cosas en una organización

Es lo que hacen o deben hacer los directivos Consta de 4 etapas:

o Planeamientoo Organizacióno Dirección o Control

PLANEAMIENTO

Es pensar con anticipación las metas y las accionesa desarrollar con algún criterio

Opuesto a improvisación, disminuye la incertidumbre Proceso de definir metas y diseñar planes para

alcanzarlas Jerarquías del planeamiento : están íntimamente

vinculadas con el sistema de información y el nivelde estructuración de los procedimientos

A medida que las universidades crecen tienennecesidad de formalizarse. La formalización sirvepara dirigir y controlar al personal e incluyepolíticas, procedimientos y reglas. Es necesariopara la descentralización

Si al planeamiento le agregamos el elemento tiempotenemos los programas y presupuestos

Un presupuesto es un estado cuantitativo monetariode los recursos destinados a realizar actividadesproyectadas

ORGANIZACIÓN

Proceso para asignar las tareas, agrupar lasactividades y asignar la autoridad y los recursos dela universidad

El diseño organizacional es determinar la estructurade universidad más conveniente para la estrategia,personal, tecnología y tareas a realizar

La estructura organizacional (organigramas) es elmarco que preparan los directivos para dividir ycoordinar las actividades de los empleados

El proceso de organización tiene 4 piedras angulares:o división del trabajo (especialización): grado en

que las funciones se subdividen en trabajosindividuales

o departamentalización: criterio para agrupar alpersonal en departamentos e integrar losdepartamentos en la organización total(organigrama)

o jerarquía (cadena de mando): línea ininterrumpidade autoridad que une a todos los miembros de launiversidad y especifica las relacionesjerárquicas entre ellos

o coordinación : incluye la integración deactividades en forma colectiva o secuencial y lacomunicación

La autoridad se delega, la responsabilidad no La autoridad es el derecho formal y legítimo de un

funcionario para tomar decisiones, emitir órdenes yasignar recursos a fin de obtener los resultadosprevistos

Estructuras organizacionales : forma en que se dividen,agrupan y coordinan las actividades de los empleados

La centralización y descentralización se refiere alnivel jerárquico donde se toman las decisiones.

DIRECCIÓN

Consiste en mandar, comunicar y motivar al personalpara que realicen las actividades planeadas

Es lograr los objetivos a través de otros (personal) Incluye los temas de liderazgo, comportamiento

organizacional, motivación, comunicación, trabajo enequipos

CONTROL

Es la medición y corrección del desempeño a fin degarantizar que se han cumplido los objetivos de launiversidad y los planes ideados para alcanzarlos

Comparación entre lo ejecutado (dirección) y loplaneado (planeamiento y organización), detectandodesvíos y tomando las acciones correctivas sicorresponden

El control tiene lugar en todos los niveles de laUniversidad: estratégico, administrativo y operativo

Para controlar se necesita:o fijar los estándares de desempeñoo medir el desempeñoo comparar amboso retroalimentación positiva (reafirmar) o negativa

(corregir) Los estándares pueden ser de:

o cantidado calidado tiempoo costo

Planear es ver hacia delante, controlar es ver haciaatrás. Planeamiento y control son 2 caras de una mismamoneda, son las hermanas siamesas

Graficación de la función control

Planeamiento Organización Dirección Control

Estándares Ejecutado Comparación

Retroalimentación (positiva o negativa)

UNIDAD 2 – ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

Estructuras organizativas: concepto. Modelos tradicionales: funcional, porproductos, matricial. Modelos modernos: por equipos, en red, virtuales.Centralización y descentralización. Organización informal

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Forma en que la universidad define cómo se dividen lastareas, cómo se utilizan los recursos y como se coordinan los departamentos

La planificación estratégica comienza con la estructura organizativa

Un buen diseño organizacional tiene 2 ventajas:o ahorro costos burocráticos

al coordinar las actividades de los empleados para que trabajen mejor

o mejora los niveles de eficiencia, calidad, innovación y capacidad de satisfacer al cliente (alumno)

motivarlos para lograr una ventaja competitiva

Existen 3 estructuras organizacionales básicas: o organización funcional : en departamentos que

reúnen a personas que se dedican a una actividadfuncional

Rector

Asuntos académicos Administración

Relaciones institucionales

o organización divisional : estructura en que losdepartamentos se agrupan atendiendo a productossimilares (o procesos o proyectos o mercados oclientes, etc.). Por ej. sucursales de bancos,facultades y subsedes de universidades. Favoreceel control por resultados.

Rector

Docencia Inst. Investigaciones

Departamento de Extensión

Rector

Facultad de Ciencias Médicas

Facultad de Derecho

Facultad de Ciencias Económicas

Facultad de Ciencias Médicas

Asuntos académicos Administración

Relaciones institucionale

s

Dpto. Alumnos Dpto. Docentes Contaduría Tesorería

o organización matricial : estructura en la que cadaempleado depende de un funcionario de funcionescomo de un funcionario de producto

Rector

AsuntosAcadémicos

Administración

RelacionesInstitucional

esFacultad deCs. Médicas

1 1 1 1 1 1 1 1 1

Facultad deDerecho

1 1 1 1 1 1 1 1 1

Facultad deCs.

Económicas

1 1 1 1 1 1 1 1 1

Facultad de Derecho

Asuntos Académicos Administración

Relaciones institucionale

s

Contaduría TesoreríaDpto. Alumnos Dpto. Docentes

Facultad de Ciencias

Económicas

Asuntos académicos Administración

Relaciones institucionale

s

Dpto. Alumnos Dpto. Docentes Contaduría Tesorería

Facultad deCs. Médicas

Facultad deDerecho

Facultad deCs.Económicas

Dpto. de Posgrado

Instituto deInvestigaciones

Existen 3 estructuras organizacionales modernas: o organización en equipos : estructura formada por

equipos que coordina y trabajan directamente conlos clientes o para resolver problemas

RECTOR

ASUNTOS ACADÉMICOS ADMINISTRACION RELACIONES

INSTITUCIONALES

Contaduría

Tesorería

Dpto. Alumnos

Dpto. Docentes

.

FACULTAD DE DERECHO

FACULTAD DE CS. MEDICAS

o organización en red : estructura que consiste endividir las principales funciones y asignarlas aotras compañías subcontratando a través de unapequeña oficina corporativa

o organización virtual : estructura de pocosempleados (o dueños) que contrata temporalmenteespecialistas externos para un trabajo o proyectoconcreto

Las universidades generalmente no utilizan estructuraspuras sino combinadas para adecuarlas más a susparticulares necesidades

Dado que la universidad y sus recursos están enpermanente cambio, la estructura organizacionaltambién lo está (lo debe estar)

Equipo 2 Equipo 3

Equipo 1

Decano

Red Andina de Universidades

Instituto Universitario

X

Estudio Contable

UNIVERSI-DAD

Las universidades generalmente utilizan estructuradivisional combinada con la funcional en el primernivel

A mayor diferenciación de actividades(departamentalización) mayor necesidad decoordinación. Ésta puede ser:

o coordinación directa

o comités o equipos de trabajo

o unidades coordinadoras

Las universidades coordinan las actividades en formacolectiva (donde cada facultad o instituto contribuye

al bien común pero interactúan poco entre ellas) másque en forma secuencial (cuando un departamento debecumplir sus funciones para que el otro también puedahacerlo)

Los diferentes tipos de estructura pueden tener formavertical u horizontal

estructuras verticales : cuánta autoridad se delega ycantidad apropiada de niveles jerárquicos (espacio decontrol)

RECTOR

Facultad de Ciencias Medicas

(divisional)

)

Facultad de Derecho

(divisional)

Dirección de Administraci

ón

(funcional)

Director Carrera de Medicina

Director Carrera de

Kinesiología

Director Carrera de Abogacía

Director Carrera de Escribanía

Contaduría Tesorería

Tienen mayores problemas de coordinación, distorsiónde la información, falta de motivación y altos costosgerenciales (muchos decanos y directores)

estructuras horizontales o planas : cómo distribuir laspersonas y actividades basada en el principio decadena mínima de mandos

Mientras más compleja sea la estructura (mayoresniveles de diferenciación vertical, horizontal y decoordinación) mayor es el costo burocrático

Las empresas americanas hasta 1000 empleados tienen 4niveles jerárquicos, hasta 3000 empleados tienen 8niveles y más empleados entre 8 y 10 niveles

CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN

Hay centralización cuando la autoridad yresponsabilidad se retienen en la cúspide de laorganización. Cuando se delega la autoridad en elpersonal subordinado (para tomar decisiones pero conresponsabilidad) hay descentralización

La descentralización depende básicamente de:o la capacidad de los niveles medios e inferioreso la cultura organizacionalo el tamaño y ritmo de crecimiento de la

universidad y o el riesgo de las decisiones

Hay que buscar el grado de descentralización que mejorsirva a la universidad

La descentralización tiene como ventajas:o alivio a la alta direccióno decisiones tomadas in situo iniciativa y responsabilidad de los niveles

inferioreso velocidad en las decisiones

La centralización hace a la coordinación general, a launiformidad y al liderazgo

Los sistemas centralizados:o se controlan más fácilmenteo son más sumisos y o requieren menos recursos.

Los sistemas descentralizadoso tienen mayor velocidad de respuesta o pero requieren de mayor cantidad de recursos y

métodos de coordinación y de control La centralización es un hecho de orden natural ya que

en todo organismo, animal o social, las sensacionesconvergen hacia el cerebro o la dirección, y que deéstos parten las órdenes que ponen en movimiento todaslas partes del organismo

En las universidades o institutos pequeños las órdenesvan del rector o decano directamente al personal,siendo la centralización absoluta. En la medida quelas instituciones crecen esto se complejiza y tiendena la descentralización (ello fomenta las iniciativasdel personal)

Cada universidad debe buscar el grado óptimo dedescentralización, depende en gran medida de lascapacidades de los empleados y del liderazgo de losfuncionarios

Los grandes lineamientos tienen que provenir delConsejo Superior (centralización estratégica) perola atención de los profesores y alumnos debe teneralgún grado de descentralización operativa

Graficación de la centralización y descentralización:

ORGANIZACIÓN INFORMAL

La estructura organizativa también está formada porlas normas de organización y de procedimientos

Cuando una Universidad comienza sus actividades laestructura y los procedimientos son más bieninformales. Cuando se transita una etapa demejoramiento de la calidad o bien por simplecrecimiento se hace imperativo preocuparse de laformalidad de los procedimientos y de la estructura

Siempre coexiste la organización formal con algunamedida de organización informal, lo importante es queno se contrapongan

La organización informal son el conjunto de contactospersonales e interacciones no oficiales

Gran parte de la organización informal puedeformalizarse

Rector

Decano DecanoDirector de

Administración

Rector

Decano DecanoDirector de

Administración

La organización informal existe por no estarcontemplada en la formal, o porque ésta es incompletao ineficaz

UNIDAD 3 – PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO

Planeamiento estratégico. Jerarquías del planeamiento. Planeamientoestratégico, táctico y operativo. Vinculación con el sistema de información y elnivel de estructuración de los procedimientos

Hay metas estratégicas, tácticas y operacionales ypor tanto habrá planes estratégicos, tácticos yoperacionales

Las metas estratégicas piensan a la universidadcomo un todo, las tácticas a nivel departamento(facultades, escuelas superiores, institutos) y lasoperativas a nivel de casa trámite o proceso

Una meta estratégica es si la universidad va aimplementar convenios de colaboración con otrasinstituciones universitarias, ONG u organismospúblicos

Una meta táctica es intentar que tal carrera sea deexcelencia

Una meta operacional es establecer un sistema decontrol sobre la asistencia y puntualidad de losprofesores

Los factores de contingencia en el planeamientoestratégico están dados por:

o el contexto en que se desenvuelve la universidado el tamaño de la estructura o la tecnología que disponga o el conocimiento y capacidad del personalo y el marco institucional de la universidad

(cultura organizacional) El planeamiento estratégico comprende: definir la

misión y visión y las principales metas de launiversidad, analizar los ambientes interno y externo,escoger estrategias que alineen o adecuen lasfortalezas y debilidades de la universidad a lasoportunidades y amenazas del entorno, y adoptarestructuras y sistemas de control con el fin deimplementar la estrategia general

planeamiento

estratégico

(largo plazo)

planeamiento y control administrat

ivo(corto plazo)

nivel operacion

al(inmediat

o)

Consejo Superior

Rector - Decanos

Director de Administración

Secretarios FacultadesJefes de despachoPersonal

La misión consiste en explicitar la actividad de launiversidad, es la declaración de la finalidad máximade su existencia: qué somos, para qué existimos? cuáles nuestro servicio? a quiénes servimos? cuál esnuestra responsabilidad?

La visión es lo que una universidad quiere llegar aser en un futuro, es el nexo que une el presente conel futuro: dónde estamos? hacia dónde vamos? quéhorizonte vemos?

Los valores de la universidad son las actitudes ocomportamientos regidos por normas éticas. Es lafilosofía adoptada: calidad, vocación de servicio,respeto al alumno, sentido de colaboración,

MISIÓNVISIÓNVALORESMETAS

FODAENTORNO

Oportunidades

Amenazas

VENTAJA COMPETITIVAFortalezasDebilidades

ESTRATEGIAS

DISEÑO ESTRUCTURA ORGANIZA-CIONAL

DISEÑO CONTROL

ESTRATEGICO

IMPLEMENTA-CION

CAMBIO ESTRATEGICO

Retroalimentación

compromiso, lealtad, sensibilidad social,remuneraciones justas

La ventaja competitiva surge de un análisis interno defortalezas y debilidades (evaluaciones de CONEAU).

Las fortalezas son aquellas actividades o procesos quese realizan satisfactoriamente y que puedenconsiderarse exitosos por agregar valor a launiversidad y satisfacer a los alumnos. También todasaquellas características que hace elegible a launiversidad y/o sus carreras

Las debilidades son aquellas características de launiversidad que le ocasionan problemas o dificultadesque se traducen en una desventaja competitiva,básicamente procesos ineficientes que llevan a lapérdida de alumnos

Las fortalezas y debilidades de las universidadesdependen en gran medida de la tecnología y de lascapacidades de las personas

La tecnología acelera los cambios. En lasuniversidades el sistema informático de alumnos,aranceles, contable-presupuestario, de docencia, etc

El conocimiento y las capacidades, tanto directivascomo operativas, son una importante ventajacompetitiva. Los requerimientos de CONEAU paraevaluaciones institucionales y acreditaciones decarrera lo exigen

El entorno (análisis externo) es una característica detodo sistema y consiste en lo que está afuera de éste.Las universidades son sistemas que de desarrollanjunto con su medio ambiente, pensando el dentro y elafuera con cierto grado de indeterminación, enconcordancia con la permeabilidad de los límitesorganizacionales propios de los sistemas abiertos

El entorno o contexto es todo aquello que rodea a launiversidad y compuesto por una gran variedad devariables exógenas, que en la actualidad esturbulento, complejo, incierto y cambiante

El entorno se refiere a los distintos escenarios enque es posible partir la realidad:

ESCENARIOS VARIABLES

Político

Estilo político del gobierno Burocracia Inestabilidad política Marco electoral Lobbies

Jurídico Disposiciones legales Inseguridad jurídica

Educativo Vinculado con lo político Legislación educativa Nuevas modalidades: educación a

distancia, semi-presenciales, nuevascarreras, articulación, MERCOSUR,pasantías, carreras cortas, posgrados,normas profesionales internacionales

Económico

Cambios accidentales Cambios estructurales Tendencia lineal a lago plazo Fluctuaciones estacionales Ciclos económicos

Socio-cultural

Valores sociales Cambio en los hábitos de consumo Globalización de la educación, mercados,

costumbres ONG Agitación, violencia, inseguridad Nuevas costumbres: countries, shopping,

internet

Financiero

Tasas de interés activas y pasivas(locales e internacionales)

Acceso al crédito Financiaciones no tradicionales

Tributario

Presión impositiva y previsional Aranceles aduaneros Regímenes de promoción Moratorias y blanqueos fiscales Inestabilidad de normas legales fiscales

Comercial

Competencia y posicionamiento en elmercado

Presión de clientes (alumnos y padres)satisfacción

Presión de proveedores Convenios con empresas Grado de morosidad en la zona Leyes antimonopolios E-commerce Características y tendencias del mercado

Tecnológico Innovaciones tecnológicas Sistemas informáticos Comunicaciones Fomento a la investigación científico-

tecnológica Acceso a la tecnología

Laboral-Sindical

Mercado de mano de obra Huelgas propias y ajenas Política salarial Presiones salariales-gremiales Convenios colectivos de trabajo Acceso a la capacitación y actualización

Natural Accidentes climáticos (sequías,

inundaciones, plagas) Barreras fitosanitarias Recursos renovables y no renovables

Demográfico Naturaleza de la población Concentración y ubicación

Ambiental Impacto ambiental Marco legal ambiental y tendencia Educación ambiental Costos ambientales futuros

La incidencia de las variables exógenas puede serpositiva o negativa. En el primer caso se trata deoportunidades y en el segundo de amenazas

El impacto entorno-universidad se realiza a través deuna matriz FODA, base del planeamiento estratégicoprimero y táctico después

Fortalezas

Debilidades

Oportunidades

FO DO

Amenazas FA DA

La matriz FODA es un verdadero diagnóstico de launiversidad donde la posición FO representa una

ventaja estratégica y la DA una trampa estratégica.Las restantes posiciones son intermedias. El impactodel entorno en la universidad depende de estas 4variables

Las universidades pueden reaccionar con una actitudadaptativa – solucionando los problemas una vezocurridos – o bien con una actitud anticipativa –aprovechando oportunidades y eludir o transformaramenazas. La opción de la universidad es planear o serplaneada

Si optan por la actitud proactiva deben elaborar lasestrategias que incluirán el diseño de la estructuraorganizativa, el sistema de control estratégico y laimplementación de la misma

El planeamiento estratégico, el presupuesto a largoplazo y el presupuesto anual deben estar coordinadosatendiendo a la función integradora del planeamiento

Una herramienta estratégica de moda es el balancedscorecard (tablero de comando)

UNIDAD 4 – PRESUPUESTOS

Presupuestos: concepto. Presupuestos operativos y financieros, incrementales yde base cero, hacia arriba y hacia abajo, rígidos y flexibles, de corto y largoplazo. Presupuestación integral. Presupuesto: planeamiento o control?Resultados vs. flujo de caja

PRESUPUESTO

El presupuesto es el plan de acción cuantificadopara un periodo dado.

Es la presentación ordenada de los resultados de unplan, proyecto o estrategia

Es el planeamiento cuantificado a nivel dedepartamento o centro de costo a quienes se les haasignado responsabilidades por las metas a cortoplazo

En el caso de las universidades los centros decostos están representados por el rectorado y lasfacultades, institutos y departamentos, lascarreras, los programas, los convenios, etc.

Si bien los centros de costos pueden elaborar supropio presupuesto, la decisión final debe sersiempre del nivel superior (Consejo Superior,Rectorado)

El proceso presupuestal se basa generalmente en elpronóstico de ingresos (aranceles) y sobre él seelaboran los restantes presupuestos: deinversiones, de gastos, etc. El flujo de ingresoses un condicionante básico y punto de partida parala presupuestación

PRESUPUESTO OPERATIVOS Y FINANCIEROS

El presupuesto operativo hace referencia a losingresos y egresos de la actividad. Puede darsuperávit o déficit, pero en ambos casos estásujeto al presupuesto financiero (más amplio)

El rubro más importante de los gastos operativosson los sueldos y aportes previsionales (75 al 80%)

Los ingresos y egresos de fondos no soncoincidentes en el tiempo ni iguales en su monto

Cuando no coinciden surgen superávit o déficit defondos (no resultados). El área financiera deberádar tratamiento adecuado a ellos mediante elpresupuesto financiero

Los ingresos de fondos están dados por el sistemaarancelario y por otros ingresos

Sistema arancelario Otros ingresosMatrículas Donaciones recibidas

Cuotas ConveniosRecargos Ingresos financierosRecursados PasantíasReadmisiones Prestaciones de servicios

Derechos de exámenes Venta de publicacionesDiplomas Alquileres cobrados

Derechos de biblioteca Subsidios recibidosCertificaciones Préstamos

Cursos, seminarios

Los egresos de fondos comprenden:

Erogaciones corrientes Erogaciones de capitalSueldos y aportes InmueblesServicios públicos Muebles

Gastos de mantenimiento BibliotecaIntereses pagados Computadoras

Seguridad y limpieza Amortización préstamosPublicidadGastos de

administración

El presupuesto financiero debe contener: ingresos yegresos de fondos mensuales, flujo neto mensual y disponibilidades iniciales y acumuladas

Enero Febrero Marzo AbrilIngresos de caja

50000 60000 70000 72000

Salidas de caja

-48000 -50000 -90000 -64000

Flujo del mes

2000 10000 -20000 8000

Caja inicial 1000 Flujo acumulado

3000 13000 -7000 1000

En el mes de marzo se produce un faltante dedinero por $ 7000. Entonces se puede anticipar $12000 a febrero (porque hay excedentes) y diferira abril $ 8000.

Enero Febrero Marzo AbrilIngresos de caja

50000 60000 70000 72000

Salidas de caja

-48000 -62000 -70000 -72000

Flujo del mes

2000 -2000 0 0

Caja inicial 1000 Flujo acumulado

3000 1000 1000 1000

Si en abril es ingreso hubiese sido de 68000 y nopudiéramos repetir lo anterior habría que pedirun préstamo transitorio por $ 4000

PRESUPUESTOS INCREMENTALES Y DE BASE CERO

El presupuesto base cero consiste en dividir las actividades o programas de la universidad en paquetes de metas, insumos y recursos y calcular desde cero suscostos y rentabilidad

Consiste en identificar y evaluar detalladamente todaslas actividades, alternativas y costos necesarios pararealizar los planes

Es aquel que se realiza sin tomar en consideración lasexperiencias anteriores

Es de confección más lenta y costosa pero requiere un análisis más profundo al considerar que nada existe y que hay que justificar todo

Se debe utilizar para presupuestar actividades, carreras o cursos nuevos

El presupuesto incremental toma como base el presupuesto anterior sobre el cual se hacen los ajustes necesarios para afrontar el nuevo periodo

Puede crear precedentes de gastos como derechos adquiridos

La actualización de las partidas puede hacerse en muchos casos en forma global

o monto pagado a 40 profesores durante 1 año = $ 500.000

o ingresan 8 profesores más (20%) = $ 100.000 $ 600.000

o gastos de electricidad 2006 = $ 130.000

o incremento de la tarifa 10% = $ 13.000 $ 143.000

PRESUPUESTOS HACIA ARRIBA Y HACIA ABAJO

Los presupuestos operativos se pueden confeccionar de 2 formas: de abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo

De abajo hacia arriba cuando los mandos medios (facultades, escuelas, carreras) formulan los que a suentender son los probables ingresos y egresos

De arriba hacia abajo cuando es el nivel superior (rectorado, consejo superior) el que define las metas

Pero el presupuesto financiero es siempre de arriba hacia abajo porque tiene en consideración otras variables:

o ver cómo se va a financiar

o contempla los gastos centrales (de rectorado) quedeben ser absorbidos por los excedentes de los presupuestos departamentales

PRESUPUESTOS RIGIDOS Y FLEXIBLES

Presupuestos rígidos son los que autorizan partidas degastos, inversiones y amortizaciones de capital conimposibilidad de modificarlos. Se considera que lasmetas presupuestarias fijadas deben cumplirse(presupuesto público)

En las universidades se usan para casos concretostales como convenios con instituciones, subsidios delEstado, congelamiento de determinadas partidas, etc.

Los ingresos son estimados, las erogaciones conciertas

Los presupuestos flexibles permiten el traslado departidas y considera que el mismo no debe ser un finen sí mismo sino un medio para conseguir las metasplanificadas

También aquellos que se van adaptando a los niveles deactividad (ingresos por aranceles) y al cambianteentorno. Son más dinámicos pero más complicados

Conviene usar presupuestos variables en función decada nivel de ingreso probable (ingresos por 1000,1100 y 1200 alumnos). Debe tenerse presente laclasificación de gastos fijos y variables

Gastos fijos : aquellos independientes del nivel dealumnos tales como sueldos y aportes personaladministrativo y de servicios, alquileres actuales,amortización bienes de uso, director de carrera

Gastos variables : aquellos que dependen del nivel dealumnos tales como docentes, alquileres futuros,material didáctico, participaciones con otrasentidades

Gastos semivariables : aquellos que se mantienen fijoshasta determinada cantidad de alumnos y luego seincrementan por escalones tales como aulas, docentes,traslados de alumnos

PRESUPUESTOS DE CORTO Y LARGO PLAZO

Los de corto plazo cubren la planeación anual. Útil enpaíses política y económicamente cambiantes

Los de largo plazo corresponden al gran plan de launiversidad por periodos de 2 a 5 años y es posibleconfeccionarlo en países política y económicamenteestables

Se aconseja su utilización cuando las Universidadesemprenden proyectos de inversión importantes quesuperan el año: reequipamiento tecnológico oinformático, ampliación áulica, etc.

También para hacerlo coincidir con un mandato derector o decanos

Ambos presupuestos son simultáneos . A medida que se varealizando el de corto plazo se va modificando tambiénel de largo plazo

PRESUPUESTO INTEGRAL

Es un plan integrador y coordinador de operaciones yrecursos en términos financieros para un periododeterminado para lograr los objetivos fijados

Es cuando el mismo abarca la totalidad de laUniversidad. Si hay presupuestos por áreas, unidades osectores es el consolidado de ellos

No debe existir sobrepresupuestación porqueobstaculizan las decisiones

No debe ser muy global porque no explicita los planesde la Universidad ni sirve para controlar

Tanto el presupuesto como el plan de cuentas debencontemplar requerimientos de la LES como de CONEAU. Esun error utilizar planes de cuentas de empresas.

Existen muchas formas de clasificar la informaciónpero debiera incluir información sobre las actividadesde docencia, investigación, extensión y gestión, queson precisamente las funciones a evaluar por la CONEAU

Las 3 primeras son actividades operativas y que hacena la misión de la universidad y la última esfinanciera entendida como un conjunto de factores(recursos, procesos y resultados) que deben estar alservicio de aquéllas:

MISION(actividade

soperativas)

Docencia Investigación Extensión

GESTION (actividade

sfinancieras

)

La estructura del presupuesto debe correlacionarse conla estructura del plan de cuentas, de manera quepermita su monitoreo (control)

El plan de cuentas es una estructura de información delo que la universidad tiene y debe y de lo que gana ypierde (Ver Anexo 1 - Plan de cuentas)

Ver Anexo 2 – Modelo de presupuesto de cursos Ver Anexo 3 – Control presupuestario DA-1

PRESUPUESTO: PLANEAMIENTO O CONTROL?

Si bien es parte del planeamiento también lo es delcontrol (no tiene sentido planear para nocontrolar, tampoco podemos controlar si no hemosplaneado)

Luego de aprobado el presupuesto debe hacerse unseguimiento.Toda diferencia entre lo presupuestadoy lo real debe ser explicado por el responsable delcentro de costo (decano, director, etc.)

Ver etapa del control del proceso administrativo

RESULTADOS VS. FLUJO DE CAJA

No debe confundirse la utilidad contable con el flujode tesorería (cash-flow).

La contabilidad refleja lo ganado aunque los clientesno hayan pagado sus deudas. Además clasifica lassalidas de fondos en gastos (pérdidas) e inversiones(activos), deduciendo sólo los gastos pero no lasinversiones, sólo sus amortizaciones.

Por ende, la utilidad contable incluye algunos flujosde tesorería y excluye a otros, y se reducen por lasamortizaciones que no son flujos.

La contabilidad utiliza el devengo (Estado deresultados) y el flujo de caja el percibido (Estado deflujo de efectivo)

Puede haber flujo de caja negativo y sin embargosuperávit

Aranceles 10.000Docentes (5.000)

(11.000)Material didáctico (2.000)Equipamiento (4.000)

Flujo de caja

(1.000)

Superávit

3.000

UNIDAD 5 – PROCEDIMIENTOS

Procedimientos. Formalización. Procedimientos estructurados y noestructurados. Manuales, cursogramas. Flexibilidad o rigidez normativa ?

PROCEDIMIENTOS

Determinan la forma en que se deben hacer las actividades y tareas

Los procedimientos pueden estar formal o informalmenteestablecidos y en base a ellos se lleva a cabo elejercicio de la autoridad, la resolución de problemasy la toma de decisiones

FORMALIZACIÓN

La formalización consiste en materializar(documentar) la estructura (manual de organización)y los procedimientos (normas o manuales deprocedimientos). Gráficamente organigramas ycursogramas, respectivamente

Existen procesos estructurados y no estructurados La formalización (normalización o estandarización)

se lleva a cabo cuando los procesos sonestructurados, es decir acciones repetitivas yfundamentalmente en el nivel operativo

En los niveles administrativos y estratégicos laformalización se materializa a través de normasgenerales

La formalización son un conjunto de referencias eindicaciones a través de los cuales se articulan yorientan las actividades

A mayor tamaño se requiere mayor cantidad dereglas, estandarización de procedimientos y

formalización. Existen más unidades y por tantorelaciones y ello requiere mayor coordinación ycontrol

La formalización crece cuando se implementansistemas de gestión de calidad

La formalización permite aumentar el tamaño de losdepartamentos y por ende reducir el excesivo númerode niveles jerárquicos

MANUALES

Los manuales administrativos son fundamentalmente uninstrumento de comunicación. Existen 2 tipos: deorganización y de procedimientos

Los manuales de organización se refieren a laestructura organizativa y a las funciones yresponsabilidades de los principales cargosjerárquicos. Incluye al estatuto social

El organigrama muestra gráficamente la estructuraformal de la universidad, es parte del manual deorganización

Los manuales de procedimientos se refieren al cómo,cuándo y con qué se deben realizar las actividades.En general son normas y reglas

No suele existir un limite claro entre ambos manuales En la universidad incluye el reglamento general, los

planes de estudios, correlatividades, fechas deexámenes, condiciones de regularidad, regímenes deasistencias, de becas, de ingreso de alumnos, deingreso de docentes, de equivalencias, disciplinario,etc. que hacen a los aspectos operativos

También en lo que hace a los aspectos financieros:régimen arancelario, de remuneraciones, de compras,presupuestario, contable, etc.

Existen instituciones que utilizan comunicaciones oinstrucciones sueltas, pero pierden la ventaja de queconstituyen un cuerpo sistematizado y orgánico

La utilización de manuales hace que la gestiónadministrativa y la toma de decisiones no quedensupeditadas a improvisaciones o criterios personalesdel funcionario o empleado de turno

Los manuales se enriquecen a través del tiempo y delas experiencias

Facilitan el control al existir normas que regulan lasacciones y compararlas con las efectivamenterealizadas

CURSOGRAMAS

Un cursograma es una representación grafica de losprocedimientos, es decir permite representarsintéticamente la secuencia de las diferentes yvariadas acciones que se realizan.

Muestran los sectores que intervienen, los soportes deinformación y un detalle de las operaciones arealizar, todo ello para cada tarea, actividad oproceso diferente

Concretamente indican cuántos formularios se debenemitir, cómo se ordenan los archivos, cómo sedistribuyen los formularios y documentación, quédepartamentos intervienen, hacia donde se envían, quéoperaciones se llevan a cabo, qué controles seefectúan, que decisiones de toman, etc.

ejemplo

FLEXIBILIDAD Y RIGIDEZ NORMATIVA

La formalización implica orden y capacidad decontrol pero también cierta rigidez, debe preversecómo solucionar esto último a través de una mayorcoordinación

Formalización y descentralización son variablesvinculadas, a mayor formalización mayordescentralización, tanto en la ejecución de lastareas como de las actividades de control

La formalización permite, en universidades chicas,una mejora en el diseño de los puestos de trabajo yen los procesos. Pero si es excesiva desincentivarála participación y compromiso con las tareas

En instituciones pequeñas la utilidad de laformalización se ve limitada cuando existen pocaspersonas, comunicación fluida y volumen de tareasreducido

Puede haber mayor rigidez en aspectos claves ymayor flexibilidad en los demás

EVALUACIÓN

Desarrolle los puntos pares o impares a su elección, adecuándolo al caso particular de su universidad:

1. Diseñe el organigrama y diga qué tipo y forma deestructura tiene

2. Diga si sus procedimientos están formalizados o no ysi existe centralización o descentralización, por qué?

3. Confeccione el presupuesto de un curso (base cero eincremental)

4. Adapte el artículo “planeación y presupuestaciónfinanciera”