DASAR-DASAR KORESPODENSI BISNIS

MAKALAH

Ditugaskan Pada Mata Kuliah Sistem Komunikasi Perbankan Syariah Program Studi

Perbankan Syariah Semester 5 Tahun 2021

Oleh:

Kelas B

Muhammad Zaifuddin 90500119075

Fadiah Salsabila Usman 90500119070

Dosen Pengajar:

Dr. Sitti Fatimah, S.E, MM.

PROGRAM STUDI PERBANKAN SYARIAH

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

UIN ALAUDDIN MAKASSAR

T.A 2021

1

Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Allah Swt yang telah memberikan kesehatan dan

kesempatan karena hidayahnya limpahan rahmat dan inayahnya sehingga kami dapat

menyusun makalah yang sederhana ini yang mungkin saja memiliki beberapa

kekurangan dalam segi penulisannya dalam hal ini juga semoga para pembaca dapat

menjadikan pedoman atau acuan bagi pembaca.

Untuk itu dari kesempatan yang berbahagia ini pemakalah menyampaikan rasa

terimakasih kepada Dr.Sitti Fatimah, S.E., M.E selaku dosen yang telah membimbing

kami sehingga makalah ini dapat terselesaikan.

Makalah ini, kami akui masih banyak kekurangan karena adanya bencana yakni

COVID-19 yang mengakibatkan segala aktivitas dilakukan secara online di rumah

masing-masing. Oleh kerena itu kami berharap terhadap seluruh pembaca agar

memberikan saran yang bersifat memajukan demi kesempurnaan dari makalah ini.

Akhir kata kami berharap semoga dengan selesainya penyusunan makalah ini

akan berguna dan bermanfaat bagi pembaca. Semoga Allah SWT akan senantiasa

melimpahkan rahmat, hidayah serta taufik-Nya kepada kita semua. Aamiin.

Makassar, 23 November 2021

Kelompok

10

2

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................

DAFTAR ISI.............................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN.........................................................................................

A. Latar Belakang...............................................................................................2

B. Rumusan Masalah..........................................................................................5

C. Tujuan............................................................................................................5

BAB II PEMBAHASAN..........................................................................................

A. Pengertian Korespondensi Bisnis.................................................................6

B. Pengertian Surat dan Surat bisnis.................................................................6

C. Fungsi Surat Bisnis......................................................................................7

D. Pengelempokan Surat..................................................................................8

E. Format Lipatan Surat dan Amplop.............................................................11

F. Contoh-contoh Surat Bisnis........................................................................12

G. Surat yang baik............................................................................................13

H. Bentuk Tata letak Surat................................................................................20

I. Fungsi Bagian Surat.....................................................................................23

J. Peranan Korespondensi Dalam Bisnis........................................................30

K. Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Korespondensi.....................................30

L. Pentingnya Korespondensi Bisnis...............................................................31

BAB IV KESIMPULAN..........................................................................................

A. Kesimpulan.................................................................................................33

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................34

3

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi

atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang

peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon,

faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada

dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media

surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan

perusahaan lainnya.

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan

informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa

pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan

sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi

dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.

Surat merupakan bagian yang tidak dapat terpisahkan dari aktivitas manusia dalam

era moderen ini. dalam kebutuhan ekonomi dan sosial misalnya, manusia, organisasi,

atau pun perusahaan terdorong untuk memanfaatkan surat demi kelancaran aktivitas

bisnisnya.

Berbicara dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara dalam lisan. Di sini tata

tertib atau aturan dan sopan santun masih harus dijaga. Karena surat adalah ‘duta’

organisasi/instansi si pengirim. Oleh karena itu, pembuat surat dan para penata

administrasi kantor harus berhati-hati dalam menulis surat agar tidak menimbulkan

kesan buruk atas perusahaannya.

Pengetahuan tentang jenis-jenis dan bentuk-bentuk surat adalah hal yang penting

untuk diketahui. Karena surat merupakan alat komunikasi yang umum dipakai,

semestinya penulis surat harus mengetahui: cara penulisan, lambang dan tanda-tanda

yang dipakai yang haruslah bersifat dan sependapat dengan umum sehingga mudah

dimenggerti si penerima surat.

4

1.2. Rumusan Masalah

Dalam penyusunan makalah ini, adapaun yang menjadi rumusan masalah

diantaranya:

1. Apa pengertian surat dan korespondensi bisnis

2. Bagaimana fungsi surat bisnis itu sendiri

3. Menjelaskan beberapa pengelompokan dalam surat

4. Bagaimana bagian-bagian surat, bentuk dan format surat

5. Aplikasi contoh surat-surat bisnis

6. Format Lipatan surat dan amplop

1.3. Tujuan Penulisan

Setelah mempelajari makalah ini, pembaca akan dapat:

1. Menjelaskan pengertian surat dan korespondensi bisnis

2. Menjelaskan beberapa fungsi surat bisnis

3. Melakukan pengelompokan surat

4. Menjelaskan bagian-bagian surat, berbagai macam bentuk atau format surat

5. Mengetahui berbagai macam contoh surat-surat bisnis

6. Mengetahui dormat lipatan surat dan amplop

5

BAB II

PEMBAHASAN

Pengertian Korespondensi Bisnis

Dalam konteks pembicaraan ini istilah korespondensi berpadanan dengan

istilah correspondence dalam bahasa Inggris, yang artinya surat-menyurat atau

komunikasi dengan surat. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dinyatakan bahwa

korespondensi berarti hal surat-menyurat (1989 : 462). Korespondensi dapat juga

diartikan dengan berkirim-kiriman surat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah

kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang

berkomunikasi dengan menggunakan surat disebut koresponden.

Berdasarkan informasi di atas, dapat dikatakan bahwa korespondensi merupakan

salah satu jenis komunikasi tulis. Korespondensi dapat terjadi antara seseorang dengan

orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara organisasi

dengan organisasi, dan sebagainya.

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa korespondensi adalah

komunikasi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau

sebaliknya, antara seseorang dengan organisasi atau sebaliknya, antara instansi dengan

instansi, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya dengan menggunakan

surat sebagai sarana. Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu

penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat.

Dari penjelasan diatas, korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi

antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yang

berkaitan dengan dunia bisnis.

Pengertian Surat dan Surat bisnis

Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru (asing). Surat

digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesa tertulis untuk berbagai

kepentingan, baik pribadi, kedinasan mauoun bisnis dari seseorang kepada orang atau

pihak lain. Seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang

6

begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain

dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronic

mail/e-mail).

Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan

Nasional, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan

informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan

kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.

Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk

menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan

bisnis.

Fungsi Surat Bisnis

Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berekembang begitu cepat dengan

adanya telepon, telepon genggam, televise, radio, telegram, faksimail, dan computer,

surat masih merupakan sarana penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi

seseorang,kelompok, maupun organisasi pemerintah dan bisnis.

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi

sebagai berikut:

- Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat. Dalam kaitanya

dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi pembawa pesan-pesan bisnis dari

pengirim pesan kepada pihak lain.

- Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikir

atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalh bisnis.

- Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)

- Alat untuk mengingat

- Bukti sejarah (historis)

- Pedoman kerja

- Media promosi bagi pengirim surat

7

Pengelempokan Surat

Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok, yaitu

pengelompokan surat menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran yang

dituju, isi dan maksudnya, sifatnya, dan menurut urgensi pemakaiannya.

1. Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya

Menurut wujudnya, surat surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok.

a) Surat Bersampul

Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada

orang yang terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.

b) Kartu Pos

Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk mnyampaikan pesan-pesan

singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm

yang dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.

c) Warkat Pos

Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop.

Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan

membuat amplop.

d) Telegram dan Teleks

Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang

berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda tang tercetak.

e) Memorandum (Memo) dan Nota

Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-

pesan singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu

organisasi (internal Organisasi.

f) Surat Tanda Bukti

Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengkuan sah

atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.

8

2. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu:

a) Surat Pribadi

Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya

menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.

b) Surat Dinas

Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan dengan

kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.

c) Surat Bisnis

Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan yang

menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.

d) Surat Sosial

Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-

lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada

umumnya.

3. Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat dikelompokkan

menjadi tiga, yaitu:

Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan

kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum

dan bukan bersifat pribadi atau privasi.

Surat Edaran

Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada seorang

atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau lembaga lain dalam jumlah yang

banyak.

Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu

diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi atupun masyarakat luas.

9

4. Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan

tanpa amplop.

Surat Konfidensial (terbatas)

Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas untuk kalangan tertentu.

Surat Rahasia

Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat

tertentu.

5. Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian

Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa saja atau tidak ada suatu

perlakuan khusus atas surat tersebut.

Surat Segera

Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau

dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.

Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus

didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.

6. Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud

dan tujuan pengirim surat. Oleh karena itu, maksud dan tujuan pengiriman surat antara

yang satu dengan yang lain berbeda, jenis suratnyapun sangat bervariasi.

10

Format Lipatan Surat dan Amplop

Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika

berkorespondensi dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan surat yang terkesan asal-asalan

akan memberikan kesan atau citra yang kurang baik bagi pengirimnya.

a) Format Lipatan Surat

Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi

bisnis, antara lain ;

Lipatan baku (Standard fold)

Lipattan setengah baku (semi standard fold)

Lipatan akordeon (accordion fold)

Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)

Lipatan tunggal (single fold)

Lipatan ganda/paralel (paralle/double fold)

Lipatan model prancis (french fold)

Lipatan model baron (baronial fold)

b) Aneka Bentuk Amplop

Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaannya.

1. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:

Amplop biasa

Amplop berjendela

2. Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi:

Amplop resmi

Amplop kartu

Amplop bisnis

Amplop pendek

Amplop panjang

Amplop lebar

Amplop katalog

Amplop mata berkait

Amplop mata bertali

11

3. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:

Amplop katalog

Amplop mata berkait

Amplop kancing bertali

Contoh-contoh Surat Bisnis

a) Surat Pemesanan

Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumpai

dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada proses pengolahan

(manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa (service).

b) Surat Konfirmasi

Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi tentang penjelasan

tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas

sesuatu.

c) Surat Pengaduan

Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain

dengan cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar

memperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak.

d) Surat Permintaan Informasi

Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok,

atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik

perseorangan atau lembaga.

e) Surat Ucapan Selamat

Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok, maupun

lembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang.

f) Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang

berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi.

g) Surat Penagihan

Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang

telah melampaui waktu yag telah ditentukan.

h) Surat Peringatan

12

Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan

kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu

hal.

i) Surat Perintah Kerja

Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan

kepada pihak lain, yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam

kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah diseepakati.

j) Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk

mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang atau organisasi, yang

dilakukan dengan cara-cara tertentu.

k) Surat Undangan RUPS

RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat

strategis bagi pengambilan keputusan strategis.

l) Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua pihak, yaitu

pihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang

yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.

m) Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan antara pihak yang

satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.

Surat yang baik

Syarat Surat-surat yang baik

Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria

berikut ini:

a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:

Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan

atau pedoman yang telah ditentukan.

Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.

Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

13

b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan

agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan

pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

Kriteria Bahasa Surat Yang Baik

Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Bahasa baku

2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda

3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat

4. Efektif dan efisien

5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf. Ciri paragraf yang baik:

mengandung kesatuan isi

kepaduan antar kalimat

ada pengembangan gagasan pokok

6. Bernalar

7. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari

pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan.

8. Taat asas

14

Contoh Penggunaan Bahasa Baku

No. CIRI ContohBaku Tidak Baku

1. Tidak tercampur bahasa

daerah/asing

saya, mengapa,

bertemu, bandara

gua, kenapa, airport

2. Pemakaian imbuhan

secara Konsisten dan eksplisit

bekerja, menulis,

membalas

kerja, tulis, baca

3. Struktur kalimat sesuai kaidah Direktur sedang

bertugas ke luar

negeri

Direktur ke luar

negeri

4. Pola sapaan resmi Bapak, Ibu,

Saudara/i Tuan,

Nyonya

Abang, kakak

5. Tidak terpengaruh bahasa

pasar

dengan,

memberi, tidak

mengapa

sama, kasih, enggak

6. Tidak rancu berkali-kali,

mengesampingkan

berulang kali,

mengenyampingkan7. Tidak mengandung

hiperkorek

insaf, sah insyaf, syah

Kapan Bahasa Baku Digunakan

1. Komunikasi resmi: surat resmi, pengumuman, perundang-undangan, dan lain-lain.

2. Wacana teknik: notulen, laporan resmi, penulisan ilmiah.

3. Pembicaraan di muka umum: rapat, ceramah, perkuliahan, seminar, dan lain-lain.

4. Pembicaraan dengan orang yang dihormati.

EYD Yang Sering Digunakan Dalam Surat Menyurat

a) Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan

1. PT Persada Nusantara

Jalan Laksamana Yos Sudarso 101

Bandar lampung 35256

2. PT Dian Rama Putra

15

Jalan H. Muhammad Salim 22

Bandar Lampung 35146

b) Penulisan Nama Jabatan

Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala,

ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti nama

perusahaan. Contoh:

1. Direktur Utama PT Mandiri

2. Manajer PT Nusantara

c) Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim

Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik.

Contohnya:

1. a.n. : atas nama

2. d.a. : dengan alamat

3. s.d. : sampai dengan

Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik, contohnya:

1. Yth. : Yang terhormat

2. Bpk. : Bapak

3. Sdr. : Saudara

4. Jln. : Jalan

Singkatan lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama

gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya:

1. A. Yani : Ahmad Yani (singkatan nama)

2. H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)

3. Ir. Shofia : Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan)

Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti

tanda titik, contohnya:

1. cm : centimeter

2. kg : kilogram

16

Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi

yang terdiri atas huruf awal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda

titik Contohnya:

1. MPR : Majelis Permusyawaratan Rakyat

2. PT : Perseroan Terbatas

Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau gabungan huruf suku kata dari

deret kata ditulis dengan huruf awal kapital. Contohnya:

1. Toserba : Toko Serba Ada

2. Unila : Universitas Lampung

Penulisan Bagian-bagian Pelengkap Surat Niaga

a) Penulisan tanggal

Unsur-unsur yang ditulis pada bagian ini ialah tanggal, nama bulan, dan

tahun. Contoh:

1. 15 Mei 2006

2. 11 April 2006

b) Penulisan nomor, hal, lampiran, dan tembusan

Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama dari keempat bagian itu.

Antara bagian-bagian itu dengan keterangan yang mengacunya dipakai tanda titik

dua.

Contoh:

Nomor : 123

Hal : Permintaan Penangguhan

Lampiran : Dua lembar

Tembusan :

1. Direktur PT Multimatra Perkasa

2. Manajer Hotel Bumi Asih Jaya

17

3. Direksi Bank Pacific

c) Penulisan salam pembuka dan salam penutup

Penulisan kedua jenis salam ini diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda

koma. Contoh:

Salam pembuka Salam penutup

Dengan hormat, Hormat kami,

Bpk. Ridwan yang terhormat, Salam takzim,

Salam penutup dibubuhi tanda tangan dan nama jelas pengirim serta jabatannya.

Contoh :

Hormat kami, Salam takzim,

a.n. Direktur PT Usaha Jaya

Dr. H.M. Nasrullah Yusuf, S.E., M.B.A. Santi Maria

Direktur Sekretaris Direktur

d) Penulisan Kata

1) Kata depan ke dan di ditulis terpisah dengan kata lain yang mengikutinya, sedangkan

awalan ke- dan di- ditulis serangkai dengan kata yang mengikutinya. Contoh:

1. ke dan di kata depan

ke kantor, ke perusahaan

2. ke- dan di- sebagai awalan

ditawarkan , ditangguhkan

2) Gabungan dua kata atau lebih ditulis terpisah. Contoh:

Terima kasih

Suku bunga

Gabungan kata yang dianggap sudah padu ditulis serangkai. Contoh:

Wiraswasta

Fotokopi

18

3) Gabungan kata yang sudah satu unsurnya merupakan kata terikat, ditulis serangkai.

Contoh:

Pramuniaga

Purnajual

Pascasarjana

4) Gabungan kata yang diikuti oleh awalan atau akhiran ditulis terpisah, serangkai

gabungan yang mendapat awalan dan akhiran ditulis serangkai. Contoh:

tanggung jawab pertanggungjawaban

bergaris bawah digarisbawahi

e) Penulisan Bentuk Perincian

Tanda baca yang digunakan dalam rincian adalah tanda koma. Contoh:

Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang akan diadakan pada hari

Selasa, tanggal 1 Agustus 2006, Pukul 14.00 – 16.00 WIB di ruang rapat untuk

membahas penurunan harga saham.

Bentuk rincian di atas dapat juga ditulis ke bawah seperti contoh di bawah ini:

Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang akan diadakan pada:

Hari : SelasaTanggal : 1 Agustus 2006Pukul : 14.00 – 16.00 WIBTempat : Ruang RapatAcara : Membahas penurunan harga saham

Bentuk Tata letak Surat

Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang

lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah

bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style).

19

Bentuk tataletaknya: lurus penuh, lurus, setengah lurus, alinea menggantung,

lekuk, resmi. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar

dikelompokkan sebagai berikut:

a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.

b. Bentuk Lurus (Block Style)

Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan.

c. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

20

d. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat.

e. Bentuk Resmi (Official Style)

Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah.

f. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

21

g. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru

Keterangan Bagian-bagian Surat :

(1) : kepala surat

(2) : tanggal, bulan, tahun surat

(3) : nomor surat

(4) : lampiran

(5) : hal atau perihal

(6) : alamat yang dituju (alamat dalam)

(7) : salam pembuka

(8a) : alenia pembuka

(8b) : isi surat

22

(8c) : alenia penutup

(9) : salam penutup

(10) : tanda tangan penanggungjawab surat

(11) : nama penanggungjawab surat

(12) : jabatan penanggungjawab surat

(13) : tembusan

(14) : inisial

Fungsi Bagian Surat

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau

keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut.

Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:

a) Nama kantor badan, organisasi atau instansi;

b) Alamat lengkap;

c) Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)

d) Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)

e) Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)

f) Moto (bila ada)

g) E-mail, situs (bila ada)

h) Macam usaha

i) Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)

j) Nama bankir (untuk referensi)

k) Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.

l) Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan,

tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.

2. Tanggal Surat

Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului

oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap.

Contoh: 28 Februari 2006 , 29 Juni 2006

23

3. Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan

nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:

a) Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip

b) Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat

c) Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan

d) Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan)

penyimpanan surat

e) Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu

Contoh nomor surat

105/Dir – MS/VI/06

Nomor urut surat keluar

Direktur PT Mandiri Sejahtera

Bulan Juni Tahun 2006

4. Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian

surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan.

Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas.

Untuk surat bisnis ada 2 cara:

a. di bawah nomor

b. atau di kiri bawah

5. Hal atau perihal

Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta

(bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas

pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata

24

“Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal

surat. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu:

a. Sebelum penulisan alamat dalam

b. Setelah penulisan selesai alamat dalam

c. Setelah salam pembuka

6. Alamat yang dituju

Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan

alamat dalam (alamat yang dituju). Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju;

a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”

b. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat,

atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si tertuju tidak perlu

didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.

Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat

hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat.

Contoh menulis alamat:

a. Alamat yang ditujukan kepada perorangan

Contoh: Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.

Jln. Jend. Suprapto No. 96

Bandar Lampung 35157

b. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya

Contoh: Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera

Jln. Anggrek Raya No. 307

Jakarta 13465

c. Alamat yang ditujukan kepada nama instansi/perusahaan.

Contoh: Kepada

PT Pembangunan Jaya

Jln. Rasuna Said Kav. 13

Jakarta 12540

25

d. Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta.

Contoh: Yth. Kepala Kantor Wilayah

Departemen Pendidikan Nasional

Propinsi Lampung

Jln. Wolter Monginsidi No. 11

Bandar Lampung

e. Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktur perusahaan swasta tidak

perlu menggunakan sebutan apapun.

Contoh: Yth. Direktur Utama PT Andalas

Jln. Soekarno Hatta 397

Bandar Lampung 35672

f. Penulisan alamat dengan menggunakan u.p.

Contoh: Yth. Direksi Bank Central Asia

u.p. Ibu Ani Suwarsi, S.E., M.B.A

Direktur Perkreditan

Plaza BCA, Lt. XXI

Jln. Cassablanca 121

Jakarta 12103

g. Penulisan alamat yang ditujukan kepada pemasang iklan.

Contoh: Yth. Pemilik Po. Box 405/Jkt

Jakarta 12005

Atau

Kepada

Po. Box. 405/Jkt

Jakarta 12005

26

7. Salam Pembuka

“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai

pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi

salam pembuka.

Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata:

Dengan hormat,

Saudara …….. yang terhormat,

Bapak ……… yang terhormat,

Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh

adat daerah atau agama yang dianut. Misalnya:

Assalamualaikum Wr.Wb.

Salam hormat,

8. Isi Surat (tubuh surat)

Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan

alinea penutup.

a) Alinea Pembuka

Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca

kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh alinea pembuka pada surat

yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:

1. Dengan ini kami beritahukan bahwa ……

2. Bersama ini kami lampirkan …..

3. Sesuai dengan pemberitahuan ….

4. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..

5. Perkenankanlah kami melaporkan

6. Menyambung surat kami tanggal … No. ...

Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam

menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu

yang disertakan atau dilampirkan. Contoh alinea pembuka pada surat balasan :

1. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ...

2. Membahas surat Saudara tanggal….. No. ...

3. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...

27

4. Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...

5. Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan

itu ……

b) Isi Surat

Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan,

dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada

penerima surat.

Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas,

tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Kalimat

dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya

jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan

tempat saja (baca syarat surat yang baik).

c) Alinea Penutup

Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam

alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih

kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:

1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terima

kasih.

3. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.

4. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.

5. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan

terima kasih.

9. Isi surat (tubuh surat)

Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban

pengirim terhadap penerima surat. Contoh:

a. Hormat kami,

b. Salam kami,

c. Wassalam,

28

Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup

disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di

bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk

Pegawai (NIP).

Contoh: Kepala Biro Kepegawaian

Mahatir Muhammad

NIP. 160081022

10/11. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat

Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama

pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang

yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku.

Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan

NIP. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen.

12. Jabatan Penanggungjawab Surat

Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat

dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. Pencantuman jabatan

penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan,

juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.

13. Tembusan

Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa

instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.

Tembusan:

1. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung

2. Gubernur Lampung

3. Walikota Bandar Lampung

4. Arsip

Atau

cc.: 1.

2.

29

14. Inisial

Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep

surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga.

Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya,

sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.

Peranan Korespondensi Dalam Bisnis

Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:

1. Menciptakan Surat Yang Baik Dan Jelas

Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisan berbagai surat masih

banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak

benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model surat.

Kesalahan tersebut disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya:

Tidak ada pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat yang baik,

baik dilingkungan keluarga dan organisasi, dan

Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.

Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses pembelajaran

dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.

2. Menciptakan Kerja Sama Yang Baik

Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar

bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik.

Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.

3. Menyebarkan Kegiatan

Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang

terjadi anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang peranan

penting dalam menyebarkan.

Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Korespondensi

Pada umumnya pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah:

Koresponden, yaitu orang atau orang atau pihak yang berkirim surat dan atau

yang menandatangan surat.

Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.

30

Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan

korespondensi.

Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.

Register ,yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi

surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann

surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).

Kurir, yaitu orang atau pihak yang mmenyampaikan surat kepada penerima.

Pentingnya Korespondensi Bisnis

Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa

sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan

melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan

terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi

tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi

memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.

Hasil negosiasi tatap muka face to face negotiation pada akhirnya juga akan

dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi.

Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan

dituangkan dalam bentuk catatan notulen atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis

tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang

bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.

Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan

cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam

bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi

apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi

tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik

melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan

khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.

1) Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)

Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal

perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan.

31

Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk

dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi

cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.

Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh

bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun

kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan

informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana

integritas dan bonafiditas perusahaan.

2) Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)

Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial

order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam

kehidupan usaha bisnis tersebut.

Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu

ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen,

khususnya tentang tepat mutu dan tepat waktu.

3) Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)

Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang

baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau

dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua

sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada

perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya.

Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan

tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan

dari mitra bisnis perusahaan.

32

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan

dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk surat, memo, agenda, proposal, maupun laporan

bisnis. Dijelaskan juga bahwa surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang

disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu.

Salah satu hal yang membedakan surat biasa dan surat bisnis adalah tujuan

penulisannya. Surat bisnis berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa yang

digunakan.

Dalam hal komunikasi bisnis, surat sangat besar perannya untuk menunjang

proses keberlangsungan perusahaan baik itu untuk menjalin kerja sama antara satu

pihak dengan pihak lainnya.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak

dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa

surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan

organisasi.

Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif

terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, maka korespondensi sangatlah penting dalam

suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses

komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses korespondensi ini lebih

diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam

menciptakan link organisasi. Dengan adanya korespondensi yang baik dan rapi, maka

dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa

tumbuh berkembang (Growth).

33

KELOMPOK I

FITRI RAMDANI

Dalam format lipatan surat, ada beberapa format lipatan surat sebagaimana yg tertera dmakalahnya teman”. Coba jelaskan scra keseluruhan format lipatan surat tersebut ?

Jawab:

1. Lipatan Baku (Standard Fold)

Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan.

Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2,dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian2

2. Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold)

Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku,perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja.

Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besardan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.

3. Lipatan Akordion (Accordion Fold)

Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.

Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3)kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah..

4. Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion Fold)

Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.

Cara melipat jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besardan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

5. Lipatan Tunggal (Single Fold)

Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana sertapaling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagianyang sama panjang kemudian dilipat.

Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.

7. Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)

Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat,karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal.

34

Cara melipat jenis Ganda : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).

8. Lipatan Perancis (French Fold)

Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarangbanyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semulamerupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropatersebut.

Cara melipat jenis Perancis : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2

9. Lipatan Baron (Baronial Fold)

Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yangmenggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihisampul atau amplop ukuran pendek

35

KELOMPOK II

FEBRIANTI

Coba pemateri Sebutkan pesan pesan rutin dalam kehidupan sehari hari?

Jawab :

a) Surat Pemesanan

Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumpaidalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada proses pengolahan(manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa (service).

b) Surat Konfirmasi

Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi tentang penjelasantertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atassesuatu.

c) Surat Pengaduan

Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak laindengan cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agarmemperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak.

d) Surat Permintaan Informasi

Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok,atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baikperseorangan atau lembaga.

e) Surat Ucapan Selamat

Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok, maupunlembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang.

f) Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yangberisi pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi.

g) Surat Penagihan

Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yangtelah melampaui waktu yag telah ditentukan.

h) Surat Peringatan

36

Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukankepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas sesuatuhal.

i) Surat Perintah Kerja

Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaankepada pihak lain, yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalamkurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah diseepakati.

j) Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untukmengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang atau organisasi, yangdilakukan dengan cara-cara tertentu.

k) Surat Undangan RUPS

RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangatstrategis bagi pengambilan keputusan strategis.

l) Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua pihak, yaitupihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orangyang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.

m) Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan antara pihak yangsatu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.

37

KELOMPOK III

IMA AMALIA

Dalam makalah dijelaskan mengenai pihak2 yang terlibat dalam korespondensi yaitusalah satunya redaktur yang dimana merupakan orang yang menyusun naskah surat.Pertanyaan saya apakah ada persyaratan tertentu untuk menjadi seorang redaktur? Jikaada bisa pemateri jelaskan.

Jawab :

Tentu saja ada, didalam penyusunan surat tidak sembarang orang yang dapat dipilihtentu ada beberapa syrat yang harus dipenuhi yaitu Syarat Redaktur atau syarat seorangredaktur adalah orang yg memiliki wawasan yg luas, berpengalaman dalam penyusunansurat, menguasai bidang keilmuan sesuai dengan materi rubrik yang menjadi tanggungjawabnya, mengusahi bahasa Indonesia dan bahasa jurnalistik (bahasa media), bijak,tetap tenang di tengah kejaran deadline, dll.

38

KELOMPOK IV

MIFTAHUL JANNAH

Jelaskan kaitan korespodensi dgn kegiatan komunikasi bisnis? Sekian dan terima kasih

Jawab :

Korespondensi secara harfiah berati hubungan yang terjadi antar satu pihak denganpihak lain. Dalam hal ini jika dikaitkan dengan kegiatan komunikasi bisnis jelas sangatberpengaruh. Dimana dalam suatu bisnis korespondensi antar mitra bisnis sangatlahdiperlukan. Bentuk korespondensi ini dapat bermacam-macam seperti :

1. Proposal bisnis2. Email antar nasabah bisnis3. Memo4. Poster5. Laporan bisnis6. Majalah

Intinya adalah media yang dapat digunakan untuk saling berinteraksi secaraberkelanjutan. Bahasa yang digunakan dalam korespondensi bisnis haruslah menarik,jelas, lugas dan tidak mengandung unsur SARA. Kegiatan korespondensi bisnis sangatbermanfaat dalam menjalankan suatu bisnis, diantaranya:

1. Mempromosikan produk pada rekan bisnis2. Membina hubungan baik terhadap rekan bisnis3. Rekan bisnis meras diperhatikan dan nyaman dengan pelayanan korespondensi.

39

KELOMPOK VWULAN SARI

Terima kasih atas kesempatan yang telah di berikan kepada saya, yang saya ingintanyakan adalah Jelaskan etika korespondensi dalam bisnis, dan apa pentingnyakorespondensi dalam bisnis!

Jawab :

Korespondensi adalah komunikasi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorangdengan instansi atau sebaliknya, antara seseorang dengan organisasi atau sebaliknya,antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainyadengan menggunakan surat sebagai sarana. Aktivitas berkorespondensi tentunya melaluisuatu proses, yaitu penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat.

Dari penjelasan diatas, korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antarasatu pihak dengan pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yangberkaitan dengan dunia bisnis.Menurut saya, korespondensi bisnis berperan pentingsebagai jalur komunikasi antarindividu pelaku bisnis atau antar perusahaan bisnis untukbekerja sama dalam mencapaisuatu tujuan dengan saling bisa menguntungkan satu samalain. Korespondensi bisnis juga bisa membuat perusahaan berkembang dan mempunyaibanyak jaringan yang bisadijangkau.

40

KELOMPOK VI

AHMAD HUDZAIFAH HASMAN

Surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi antara lain Bukti sejarah (historis) cobapemateri jelaskan fungsi tersebut dan berikan contohnya?

Jawab :

Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saatdibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali. contohnya misalnyaSurat Tanda Bukti

Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengkuan sahatas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. jadi surat ini dapatdiarsipkan bahwa memang dahulunya sudah ada surat tanda sah pengakuan bahwa suatupembayran sudah terlaksana atau sah.

41

KELOMPOK VII

NURJANNAH

Pertanyaan sya jelaskan dasar dasar korespondensi bisnis dan berikan contohnya ! Terima kasih

Jawab :

Baik jadi mengenai dasar-dasar korespondensi bisnis diantaranya merajuk padapengertian, fungsi, pengelompokan surat, bagian2 surat, berbagai macam bentuk formatsurat, dan contoh surat-surat bisnis dan saya rasa ini sudah cukup jelas semua ini sudahdijelaskan didalam makalah.

42

KELOMPOK VIII

RIZKY AMALIYAH RAMDHANI ILHAM

Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melaluikorespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutamasekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatapmuka langsung face to face negotiation

Bagaimana pendapat pemakalah mengenai statement tersebut? Bukankah sering kalikita melihat situasi dimana metode persuratan sering kali diabaikan, misalnya proposalbisnis yang kerap bertumpuk tanpa adanya umpan balik antar koresponden?

Jawab :

Melihat situasi dimana metode persuratan sering kali diabaikan, misalnya proposalbisnis yang kerap bertumpuk tanpa adanya umpan balik antar koresponden Padapraktiknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaankita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Maka,desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakanakan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita. Citra perusahaan padatahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplopataupun kop suratnya. Maka desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengandesain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenaiperusahaan dan dapat menarik perhatian dari korespondensi Terutama yang dapatmenunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan. Apabila perusahaankita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berartikita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut.Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkantercapainya ketiga sasaran tersebut. Yaitu tercapainya citra, reputasi dan kepercayaandari mitra bisnis perusahaan.

43

KELOMPOK IX

NOVIRA PUTRI ARLIANTI

Bisa di jelaskan secara singkat, ada berapa jenis korespondensi bisnis yang ada dalam dunia bisnis?

Jawab :

1. Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang ditulis oleh individu atau diri sendiri dan dikirimkepada pihak lain yang sifannya kekeluargaan, sahabat dan lain sebagainya. Biasanyasurat pribadi berisi masalah keluarga, bertanya kabar, peroalan kesehatan, dan lain-lain.Surat pribadi juga memiliki bagian yang berbeda dengan surat resmi, hal inidikarenakan penulisannya yang lebih santai dan tidak terikat dengan aturan-aturanformal.

2.Surat dinas pribadi

Surat dinas pribadi adalah salah satu jenis surat setengah resmi yang nantinya akandikirim seseorang atau pihak individu kepada instansi, lembaga, maupun perusahaan-perusahaan.

3.Surat dinas swasta

Surat dinas swasta adalah surat resmi yang dibuat dari instansi maupun perusahaanbisnis dan ditujukan kepada karyawan, relasi, atau pelanggannya. Dalam bentuk suratini bisa berupa penawaran produk, penugasan dan lain sebaginya.

4.Surat niaga

Surat niaga adalah surat yang didalamnya terkait dengan perdagangan dan dibuat olehperusahaan atau bisnis yang ditujukan kepada pelanggan tetapnya. Tujuan dibuatnyasurat ini antara lain yaitu peusahaan akan menawarkan produk-produk baru, pemberiandiskon dan lain sebagainya kepada para pelanggan.

5.Surat dinas pemerintah

Surat dinas pemerintah adalah surat yang dibuat untuk kepentingan pekerjaan formal.Contoh dari surat ini yaitu surat dari instansi dinas dan tugas kantor. Surat dinaspemerintah juga memiliki fungsi yang sangat penting diantaranya untuk dokumen yangsifatnya tertulis, sebagai arsip, bukti sejarah, surat keputusan dan lain – lain.

44

KELOMPOK XI

EVA RISMAYANTI

Bagaimanakah menjadi korespondensi yang baik dalam dunia bisnis dan Apa saja yang termasuk dalam korespondensi bisnis?

Jawab :

1. Jelas

Pengertian jelas disini adalah kalimat yang tertulis dalam surat mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pemilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.

2. Lugas

Pengertian lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.

3. Menarik dan Santun

Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair. Bahasa menarik disini maknanya ialah bahasa yang hidup dan santun, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.

Bentuk korespondensi ini dapat bermacam-macam seperti :

1. Proposal bisnis2. Email antar nasabah bisnis3. Memo4. Poster5. Laporan bisnis6. Majalah

45

KELOMPOK XII

SITTI AMANI YAZID

Hal apakah saja yang menjadi hambatan dalam korespondensi bisnis serta bagaimanacara kita mengatasinya?

Jawab :

1. Hambatan teknis terjadi akibat adanya pengaruh kondisi lingkungan teknis yangberdampak pada ketidaklancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dalam hal inihambatan teknis mencakup berbagai aspek teknis dalam sebuah perusahaan ataulingkungan bisnis. Hambatan teknis ini lebih kepada kondisi dan keadaan lingkunganteknis dalam komunikasi yang menyebabkan kinerja dari berbagai media komunikasitidak berjalan dengan efisien. Dimana hal ini tentu saja berdampak kepada proseskomunikasi itu sendiri yang sudah pasti menjadi tidak maksimal.

Cara mengatasinya adalah menyiapkan persiapan pengirim surat jauh jauh hari sehinggakendala yg akan dihadapi dapat diantisipasi

2. Hambatan sistematik Apabila isi dari korespondensi bisnis kurang lengkap maka akansulit dipahami oleh pembaca atau si penerima surat.

Cara mengatasinya yaitu pembuat korespondensi bisnis harus mempertimbangkanpeggunaan bahasa yang tepat dan mudah dimengerti oleh si komunikaan. Agar tidakterjadi salah pengertian dari apa yang di maksudkan oleh komunikator dengan apa yangdi cerna oleh seorang komunikan atau penerima pesan.

46

KELOMPOK XIII

MUH. RAUFMANSYAH

Dengan semakin berkembangnya suatu teknologi informasi dan komunikasi, maka kinipengiriman surat dapat dilakukan dengan mudah dan cepat yaitu dengan menggunakansurat elektronik (email). Bagaimana dampak munculnya surat elektronik terhadapkeberadaan surat konvensional (kertas)?

Jawab :

Dampak dari munculnya surat elektronik terhadap keberadaan surat konvensionaladalahsurat elektronik menggantikan keberadaan surat konvensional, meski tidakseluruhnyatergantikan oleh surat elektronik karena proses pembuatannya mudah dan cepat.Dampak positifnya, setiap orang dapat membuat surat elektronik dengan waktuyangsingkat dibandingkan surat konvensional. Dampak negatifnya, dengansedikitnyapengiriman surat konvensional mengakibatkan berkurangnya jasa layananPOS lalupengangguran bertambah.

47

DAFTAR PUSTAKA

Ani Dzikriyah. 2013. Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis. Sumber: http://anied

zikriyah.blogspot.co.id/2013/11/dasar-dasar-korespondensi-bisnis.html

Blog Goblok. 2016. Makalah Korespondensi Bisnis. Sumber: http://blogoblok

goblok.blogspot.co.id/2016/11/makalah-korespondensi-bisnis.html

Edun. 2013. Materi Surat Menyurat. Sumber: http://korespondensibisnis-edun.

blogspot.co.id/2011/03/materi-1-dasar-surat-menyurat.html

Epthe Always. 2013. Korespondensi Bisnis. Sumber: http://epthealwayz.

blogspot.co.id/2013/01/korespodensi-bisnis.html

Google Docs. 2016. Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis. Sumber: https://books. google.co.id/books?

id=w79QIGDDjgYC&pg=PP8&lpg=PP8&dq=Dasar-

dasar+korespondensi+bisnis&source=bl&ots=6YKplWBskB&sig=HQlBFjkI-yc52D-

QYo8rXFWysqA&hl=id&sa=X&redir_esc=y#v=onepage&q= Dasar-dasar%20korespondensi

%20bisnis&f=false

Iman. 2007. Korespondensi Bisnsi. Sumber: https://imanph.files. wordpress.com/ 2007/12/pert8a.ppt

Mercubuana. 2013. Modul Komunikasi Bisnis. Sumber: http://modul.mercubuana.

ac.id/files/pbael/pbaelmercubuanaacid/Modul%20Backlink/Fakultas%20Ekonomi/Ganjil1314/

Manajemen/Erna%20Sofriana%20Imaningsih%20-%20

Komunikasi%20Bisnis/ModulKomunikasiBisnisGJ1314TM9.pdf

48