BUSINESS COMMUNICATIONBUSINESS COMMUNICATION

KOMUNIKASI PERNIAGAAN

JUMAAT, 17 APRIL 2015

Dewan 2.1, KPTM Mergong

KHAIRULNIZAM SHUIB

Msc Managerial Communication

B.Mass Communcation, PR

Objektif Kursus:

1. Meningkatkan kefahaman tentangkepentingan komunikasi dalam urusanperniagaanperniagaan

2. Memberikan panduan dalam penulisan surat-surat perniagaan

3. Menggariskan panduan pembentangan lisan

Aturcara

9 am Pengenalan kepada Komunikasi, Ciri-Ciri dan

Kepentingan dalam Urusan Perniagaan

10 am Rehat10 am Rehat

10.30 am Penulisan Dalam Komunikasi

12.30 tgh Rehat

2.45 pm Kemahiran Pembentangan Oral

5.00 pm Tamat

Apa yang DICARI olehMAJIKAN???MAJIKAN???

Ciri-Ciri Graduan Pilihan Majikan

1. Kemahiran Berkomunikasi

2. Kemahiran Hubungan Antara2. Kemahiran Hubungan AntaraIndividu dan Kumpulan

3. Kemahiran Penggunaan Komputerdan Media

4. Pengurusan Masa dan Sumber

5. Profesionalisme

AKTIVITI 1.0

GROUP FORMATION GROUP FORMATION

(Pembentukan Kumpulan)

4 ahli dalam 1 kumpulan

1. Namakan kumpulan anda hasil dari

GABUNGAN NAMA rakan-rakan

dalam kumpulan dalam SATU dalam kumpulan dalam SATU

PERKATAAN

2. Gariskan sifat-sifat positif bagi setiap

HURUF yang terdapat pada nama

kumpulan yang baru anda cipta.

Jawab soalan berikut:

1. Berdasarkan pemahaman anda, senaraikan PERKATAAN-

1. Berdasarkan pemahaman anda, senaraikan PERKATAAN-PERKATAAN yang dapatmenggambarkan istilahKOMUNIKASI

(3 minit untuk menjawab)

Jawab soalan berikut:

2. Apakah yang dimaksudkan2. Apakah yang dimaksudkan

dengan KOMUNIKASI DALAM

PERNIAGAAN dan KENAPA ianya

begitu penting?(5 minit untuk menjawab)

SEMAKAN RESPONSEMAKAN RESPON

DEFINISI KOMUNIKASI

“Komunikasi merupakan satu PROSES

perkongsian idea/pemikiran/perasaan perkongsian idea/pemikiran/perasaan

(MESEJ) antara seseorang

individu/organisasi dengan pihak/orang

lain melalui SALURAN yang mudah

difahami,”

FORMULA MUDAH KOMUNIKASI

S = SUMBER

M = MESEJM = MESEJ

SL = SALURAN

P = PENERIMA

S M SL P

KAEDAH KOMUNIKASI 3P

PENULISAN

PERCAKAPAN LISAN

PERBUATAN TANPA LISAN

PENULISAN

• Surat Perniagaan

• Laporan

• Memorandum

• Notis

• Minit Mesyuarat

PERCAKAPAN LISAN

• Mesyuarat

• Perbincangan

• Perbualan telefon

• Pembentangan

PERBUATAN TANPA LISAN

• Bahasa Badan

• Ekspresi Muka

• Hubungan Mata

• Komunikasi Melalui Sentuhan

• Nada Suara

KEPENTINGAN KOMUNIKASI DALAM

URUSAN PERNIAGAAN

Profesionalisme• Profesionalisme

• Hubungan Luar - pelanggan

• Penonjolan Imej Positif

• Identiti Korporat

REHATREHAT

KOMUNIKASI PENULISAN DALAM URUSAN PERNIAGAAN

“Surat yang lemah MEMBAZIRKAN MASA dan“Surat yang lemah MEMBAZIRKAN MASA danWANG. Apabila penulisan tidak sebaik yang dikehendaki, anda dan organisasi anda telahmembayar satu harga terhadap pembuangan

masa, pembaziran tenagadan kehilanganhubungan muhibbah,”

Locker dan Kaczmarek (2004)

SURAT PERNIAGAAN

Surat umumnya dihantar oleh organisasi kepadaSurat umumnya dihantar oleh organisasi kepada

pihak luar dengan menggunakan kepala surat

(letterhead)

Aktiviti 2.0

Dalam kumpulan anda, bahagikan ahli-ahliDalam kumpulan anda, bahagikan ahli-ahli

kepada dua organisasi:

1) Syarikat Anda sendiri (berikan nama yang

sesuai)

2) Kolej Poly-Tech MARA

Sebagai pengurus di syarikat anda, tulissatu surat kepada Pengarah KolejPoly-Tech MARA Alor Setar bagiPoly-Tech MARA Alor Setar bagi

mendapatkan senarai kursus-kursusyang ditawarkan dan tempoh

pengajian.

(10 minit untuk siapkan)

Refleksi SuratRefleksi Surat

What went wrong

FORMAT SURAT FORMAT SURAT

PERNIAGAAN

Gunakan kepala suratGunakan kepala surat

(LETTERHEAD) – rujuk

contoh

Surat rasmi perlu menggunakan

Letterhead pada helaianLetterhead pada helaian

pertama.

Helaian kedua cukup sekadar

kertas A4 kosong (biasa) sahaja.

Maklumat pada letterhead

• Nama dan alamat penuh organisasi• Nama dan alamat penuh organisasi

• Nombor telefon, fax, website danalamat emel

• Boleh diletakkan di tengah, kiri ataukanan kertas. Kebiasaannya dibahagian atas kertas.

Nombor Rujukan

• Masukkan nombor rujukan sekiranya• Masukkan nombor rujukan sekiranyaada.

• Ruj kami: ABCD/Promosi/1/2015

• Tujuan: Untuk semakan kepada suratyang dikeluarkan sebelum ini.

Masukkan Tarikh Surat

Contoh: 17 April 2015

Nyatakan bulan secara penuh. Bukannya

singkatan seperti Apr, Feb, Jan

Nama, Jawatan dan Alamat Penerima

Encik Mohd Rosidi bin Hj Omar

Pengarah

Kolej Poly-Tech MARA Alor SetarKolej Poly-Tech MARA Alor Setar

Tingkat 1, Kompleks Perniagaan MARA

Seberang Jalan Putra

05150 Alor Setar

Kedah

(TIDAK PERLU MELETAKKAN TANDA KOMMA atau NOKTAH dihujung ayat)

Salutasi atau Tanda Hormat

Contoh:

En Mohd Rosidi

Tuan/PuanTuan/Puan

Dato’

(Perbezaan antara Salutasi Umum dan

Salutasi Khusus)

Subjek

PERMOHONAN MENDAPATKAN SENARAI

KURSUS DAN TEMPOH PENGAJIANKURSUS DAN TEMPOH PENGAJIAN

Ditaip dengan menggunakan HURUF BESAR dan

diBOLD

Bahagian Pendahuluan

• Rujuk kepada perbualan sebelum ini

• Rujuk kepada keratan akhbar• Rujuk kepada keratan akhbar

• Perkenalkan organisasi anda

• Perkenalkan perancangan anda

Bahagian Isi / Kandungan

• Nyatakan tujuan utama surat dihantar

• Satu perenggan, satu maksud adalah lebih• Satu perenggan, satu maksud adalah lebih

baik.

Bahagian Tindakan

• Nyatakan tindakan yang perlu dilakukan.

• Berikan maklumat terperinci seperti nombor• Berikan maklumat terperinci seperti nombor

telefon dan nama bagi memudahkan

komunikasi.

Bahagian Penutup

• Berikan satu ‘remarks’ atau ucapan ringkas

sebagai menutup komunikasi. sebagai menutup komunikasi.

• Masukkan MOTTO syarikat sekiranya ada

• Selang 4 baris sebelum meletakkan frasa

penutup seperti Yang menjalankan tugas, Yang

benar….

Yang menjalankan tugas

…………………………………………………………………………

RAHMAN BIN ABU

Pengurus

Salinan Kepada

Nyatakan salina kepada atau s.k. sekiranya anda memberikan satu salinan surattersebut kepada orang lain. Contoh:

Yang menjalankan tugas

…………………………….

SAFIAN ABDUL RAHMAN

Pengurus Pemasaran

s.k :

1) Encik Razak Ahmad – pegawai hal ehwal pelajar

2) Encik Johan Jaafar – pegawai komunikasi korporat

Lampiran

Nyatakan lampiran sekiranya anda melampirkan sesuatu dokumen lain.

Yang menjalankan tugas

…………………………….

SAFIAN ABDUL RAHMAN

Pengurus Pemasaran

Lampiran:

1) Brosur produk

2) Borang tempahan

AKTIVITI 3.0

SURAT MAKLUMBALASSURAT MAKLUMBALAS

PRESENTATION SKILLS

(KEMAHIRAN

PEMBENTANGAN/PENGUCAPAN PEMBENTANGAN/PENGUCAPAN

AWAM)

Apakah itu Pengucapan Awam

‘satu kaedah‘satu kaedah

mempromosikan/mengetengahkan

idea di hadapan khalayak ramai’

AKTIVITI 4.0

Fikir satu produk masa depan dari hasiltanaman seperti kacang, benih padi, buah

kelapa dan sebagainya. tanaman seperti kacang, benih padi, buah

kelapa dan sebagainya.

Nyatakan kegunaannya kepada masyarakatdan negara dalam tempoh 10 tahun akandatang. Huraikan sekurang-kurangnya 3

ISI UTAMA beserta isi-isi sokongan.

AKTIVITI 4.0

Pilih SATU isu semasa yang Pilih SATU isu semasa yang

berlaku di dalam negara.

Huraikan TIGA isi utama

berkaitan dengan isu tersebut.

AKTIVITI 4.0

Sukan bolasepak di Malaysia merupakansukan nombor 1 yang diminati. Namundemikian, kedudukan skuad kebangsaansukan nombor 1 yang diminati. Namundemikian, kedudukan skuad kebangsaanadalah begitu mengecewakan. Berikan

cadangan dan huraikan cara-carameningkatakan prestasi skuad bolasepaknegara. Huraikan sekurang-kurangnya 3

ISI UTAMA.

AKTIVITI 4.0

Kewujudan media sosial seperti Facebook, Twitter, WeChat dan sebagainya memberikan

pilihan kepada orang ramai menyalurkanpilihan kepada orang ramai menyalurkanmesej. Namun demikian, ianya juga

memberikan kesan negatif kepada masyarakatkhususnya belia dan pelajar. Huraikan kesan-

kesan negatif pengaruh media sosial tersebut. Nyatakan 3 ISI UTAMA dalam huraian anda.

REFLEKSI

PEMBENTANGANPEMBENTANGAN

Pengucapan Awam

3 bahagian terpenting3 bahagian terpenting

PENGENALAN, ISI danPENUTUP

PENGENALAN

• Gunakan teknik-teknik yang dapat• Gunakan teknik-teknik yang dapatmenarik perhatian audien

• Antara teknik yang selalu digunakan : tanya soalan, rujuk fakta/berita, melakukan penceritaan dan gunapetikan.

Langkah-langkah MemulakanPengenalan Ucapan

1. Ucap Salam/Terima kasih

2. Gunakan teknik bagi menarik perhatianaudien

3. Nyatakan kredibiliti anda

4. Prebiu topik dan isi utama yang bakaldikupas

Bahagian Isi / Kandungan

• Bahagian yang paling panjang dan lama

• Mengandungi ISI-ISI UTAMA dan isi-isisokongan

• Mengandungi ISI-ISI UTAMA dan isi-isisokongan

• Perlu memasukkan frasa peralihan isi

Contoh: Kita telah mendengar kegunaankacang yang pertama. Sekarang, marilahkita dengar pula kegunaan kedua kacangbagi tempoh 10 tahun akan datang.

Bahagian Penutup

• Buat rumusan• Buat rumusan

• Nyatakan kembali ISI-ISI UTAMA yang

telah disebut dalam bahagian isi.

• Berikan satu ‘remark’ penutup.

Contohnya petikan atau pantun.