BUSINESS COMMUNICATION

(KOMUNIKASI PERNIAGAAN)

SEMERTER MEI 2013

KANDUNGAN

PENGENALAN 2

BENTUK KOMUNIKASI DAN

RANGKAIAN MAKLUMAT DI DALAM PERNIAGAAN 3

PERBINCANGAN BERKENAAN KUMPULAN DAN

FUNGSI DINAMIK KUMPULAN DI DALAM PERNIAGAAN 8

KEPENTINGAN KOMUNIKASI YANG BAIK DI ANTARA

KUMPULAN DI DALAM PERNIAGAAN 11

CADANGAN KUMPULAN MENINGKATKAN KOMUNIKASI 12

KESIMPULAN 13

RUJUKAN 14

1

PENGENALAN

Komunikasi adalah sebagai pertukaran idea, pendapat, maklumat,

perghubungan dan sebagainya yang mempunyai tujuan dan

dipersembahkan secara peribadi atau tidak peribadi melalui

simbol atau isyarat yang bertujuan untuk mencapai matlamat

organisasi. Perniagaan perlu membuat komunikasi dalaman dan

luaran yang berkesan dalam usaha untuk berjaya.

Komunikasi amat penting dan efektif dalam organisasi

terutamanya antara pihak pengurusan dengan para pekerja.

Komunikasi yang efektif wajar bermula daripada penglibatan

pihak pengurusan dan dilaksanakan pada semua peringkat dalam

sesebuah organisasi. Kepemimpinan pengurusan atasan dalam

organisasi juga harus menunjukkan sikap dan role model yang baik

kepada para pekerja. Natijahnya, para pekerja akan memandang

2

tinggi dan menghormati pihak pengurusan atasan apabila

komunikasi kepemimpinan yang berkesan dilaksanakan, dan nilai-

nilai murni akan terbentuk, serta secara langsung membantu ke

arah kestabilan dan pencapaian matlamat sesebuah organisasi.

Merujuk kepada sesebuah organisasi, komunikasi merupakan asas

yang menyatupadukan aktiviti semua fungsi yang wujud. Dengan

adanya saluran komunikasi di dalam organisasi tersebut, setiap

individu atau kelompok bukan sahaja dapat berinteraksi,

memahami dan bertukar-tukar maklumat antara satu dengan lain,

tetapi juga dapat mewujudkan kerjasama yang berterusan di

kalangan kakitangan.

BENTUK KOMUNIKASI DAN RANGKAIAN MAKLUMAT DI DALAM PERNIAGAAN

BENTUK KOMUNIKASI

3

Terdapat empat (4) jenis komunikasi yang diamalkan oleh

sesebuah organisasi iaitu komunikasi operasi dalaman

(Internal-operational Communication), komunikasi operasi

luaran (External-operational Communication), komunikasi luaran

tidak formal (Informal Outside Communication) dan komunikasi

personal (Personal Communication).

1) Komunikasi Operasi Dalaman (Internal-Operational

Communication)

Di dalam sesebuah organisasi ataupun syarikat, komunikasi

operasi dalaman melibatkan keseluruhan warga kerja syarikat

daripada peringkat atasan hinggalah kepada yang peringkat yang

paling bawah. Warga kerja ini adalah orang dalam yang menjadi

asset yang paling penting kepada organisasi ataupun syarikat.

Dengan itu proses komunikasi yang berjalan antara sesama dan

setiapkakitangan, bahagian, jabatan dan unit, hendaklah

diambil berat bagi memastikan setiap maklumaserta arahan yang

disampaikan dan ingin disampaikan oleh ketua unit masing-

masing difahami dan berkesan tanpa sebarang masalah.

Komunikasi terdapat dalam pelbagai bentuk, antaranya ialah

komunikasi berbentuk formal dan tidak formal. Bagi komunikasi

tidak formal terdiri daripada komunikasi menegak, komunikasi

mendatar dan komunikasi melintang. Ketiga-tiga bentuk

komunikasi ini mempunyai definisinya yang tersendiri

KOMUNIKASI FORMAL:

i. Komunikasi menegak

4

Komunikasi menegak merupakan pertukaran maklumat antara

peringkat dengan peringkat dalam organisasi. Antara objektif

utama komunikasi menegak digunakan dalam organisasi adalah

untuk menggalakkan penglibatan seberapa ramai ahli organisasi.

Selain itu ia akan memberi peluang kepada pengurusan atasan

mendapatkan maklumat penting dari setiap pekerja yang ada.

Mesej yang bergerak mengikut saluran menegak mengalir secara

dua hala. Pertama,mesej mengalir dari atas ke bawah. Ini

bermakna mesej tersebut datangnya daripada pihak atasan,

ditujukan kepada pihak pengurusan pertengahan dan seterusnya

kepada pengurusan operasi. Mesej berbentuk demikian selalunya

bersifat arahan atau perintah berhubung dengan sesuatu

tindakan yang harus diambil oleh kakitangan bawahan. Mesej ini

juga diterima dan diambil tindakan oleh kakitangan bawahan

dengan secepat mungkin jika dibandingkan dengan mesej yang

mengalir daripada pihak bawahan kepada pihak atasan. Keduanya,

mesej mengalir daripada pihak bawahan, seperti daripada

kakitangan peringkat operasi kepada pegawai mereka yang berada

di peringkat pertengahan atau peringkat atasan. Mesej

berbentuk ini selalunya bersifat cadangan, pendapat-pendapat

atau masalah-masalah peribadi atau kerja yang ingin dibawa

kepada pengetahuan pegawai-pegawai atasan.

Contohnya, apabila seorang juruteknik melaporkan kerosakan

mesin kepada penyelianya atau seorang kerani memberikan

cadangan kepada pegawai pentadbiran berhubung dengan susunan

5

meja di dalam pejabat, maka semuanya ini dipanggil komunikasi

dari bawah ke atas.

ii. Komunikasi mendatar

Komunikasi mendatar adalah merupakan pertukaran maklumat

secara bebas dalam organisasi. Terdapat beberapa kebaikan

bentuk komunikasi ini antaranya ialah meningkatkan kerjasama,

saling mempercayai, komunikasi yang berkesan dalam kalangan

pekerja. Selain itu penumpuan perkara yang tidak dipersetujui

dari aspek idea bukan peribadi seseorang. Kebanyakan tindakan

dan keputusan memberi kesan kepada kebolehan orang lain

melaksanakan kerja. Antara objektif utama perlaksanaan

komunikasi ini ialah untuk menyelaraskan kerja, berkongsi

maklumat demi kepentingan organisasi. Selain itu ianya

bertujuan unutk menyelesaikan masalah ataupun konflik yang

timbul dalam kumpulan.

Saluran mendatar digunakan apabila ahli-ahli di tingkat

hierarki autoriti yang sama berkomunikasi di antara satu sama

lain. Misalnya, seorang pekerja berhubung dengan pekerja yang

lain atau seorang pengurus berhubung dengan seorang pengurus

yang lain. Bagaimanapun komunikasi di antara seorang

kakitangan di bahagian pentadbiran dengan kakitangan bahagian

kewangan juga dilakukan melalui saluran komunikasi mendatar

yang tidak formal. Komunikasi secara tidak formal ini wujud

berdasarkan pergaulan dan persahabatan di kalangan kakitangan

di dalam organisasi.

6

Sebagai contoh, penolong pengurus pentadbiran memberikan

pandangannya tentang strategi harga kepada penolong pengurus

pemasaran di dalam satu majlis jamuan makan malam. Masalah

yang seringkali timbul di dalam komunikasi mendatar ini ialah

disebabkan maklumat yang diperlukan oleh sesuatu bahagian itu

hanya didapati atau berada dibahagian yang lain dan kadangkala

terdapat mereka yang inginkan maklumat tetapi tidak mengetahui

bahawa maklumat tersebut didapati di bahagiannya. Terdapat

setengah-setengah organisasi menggantikan laporan-laporan

panjang dengan menganjurkan persidangan atau mesyuarat. Di

persidangan atau mesyuarat seperti ini, penganjurnya dapat

menggunakan alat pandang-dengar untuk menerangkan maklumat

kepada bahagian-bahagian lain dengan jelas.

iii. Komunikasi melintang

Komunikasi melintang adalah pertukaran maklumat ataupun

informasi yang penting dan tidak penting secara tidak formal

ataupun di luar dari majlis protokol.

2) Komunikasi Operasi Luaran (External–operational

Communication)

Proses komunikasi yang berlaku di antara pihak syarikat dengan

pihak lain (luaran) yang mempunyai kaitan dengan urusan

perniagaan syarikat. Menurut Samsudin A.R (2003) “sesebuah

organisasi yang bergantung kepada persekitaran untuk

menghidupkan organisasinya, harus mencapai persefahaman antara

7

dua hala yang baik harus dicapai. Sokongan daripada masyarakat

akan menentukan tahap sokongan mereka terhadap sesebuah

organisasi”. Komunikasi ini melibatkan interaksi dengan pihak

luar dan perlu dilaksanakan dengan sebaik mungkin keranan

ianya melambangkan imej sesebuah organisasi atau syarikat.

Kebiasannya mereka ini adalah kumpulan yang terdiri daripada

pelanggan, pembekal, pemegang saham,masyarakat, media, bank,

badan-badan berkanun dan juga kerajaan. Hubungan komunikasi

dengan pihak luar adalah amat penting dan perlu dijaga dengan

sebaik yang mungkin di mana syarikat harus mengenalpasti cara

atau strategi yang sesuai untuk berkomunikasi dengan pihak

luaran syarikat atau organisasi agar operasi syarikat atau

organisasi tidak terganggu dan terjejas.

3) Komunikasi Luaran Tidak Formal (Informal Outside

Communication)

Komunikasi tidak formal wujud daripada interaksi sosial di

kalangan mereka yang bekerja di tempat yang sama. Komunikasi

seperti ini berlaku bukanlah secara perhubungan formal seperti

seorang pengurus berkomunikasi dengan seorang pekerja atau

seorang pengurus bahagian berkomunikasi dengan seorang

pengurus bahagian yang lain melalui saluran komunikasi formal

mengikut struktur hierarki organisasi. Komunikasi tidak formal

ini digunakan oleh seorang pengurus yang mempunyai perhubungan

rapat atau bergaul dengan kakitangan lain atau apabila

wujudnya kelompok-kelompok tidak formal yang sentiasa

berkomunikasi di antara satu sama lain. Ahli-ahli kelompok ini

8

juga berkomunikasi, menyebarkan dan bertukar maklumat di

kalangan mereka.

4) Komunikasi Personal (Personal Communication)

Kebanyakkan komunikasi yang berlaku di dalam syarikat atau

organisasi adalah dalam bentuk komunikasi formal namun begitu

tidak semua begitu. Komunikasi personal adalah salah satu

komunikasi tidak formal yang berlaku di dalam sesebuah

syarikat atau organisasi. Komunikasi jenis ini berlaku apabila

seorang pekerja berhubung dengan pekerja yang lain melalui

medium-medium tertentu . Contohnya seperti melalui telefon, e-

mel dan sebagainya.

RANGKAIAN KOMUNIKASI

Bagi sesebuah organisasi, menghantar mesej atau maklumat

mengikut saluran tertentu masih dianggap tidak mencukupi dan

tidak berkesan sekiranya mesej atau maklumat yang dihantarkan

itu tidak mengandungi ciri-ciri seperti berikut:

1.Mesej atau maklumat itu mestilah difahami oleh pihak

penghantar dan pihak penerima.

2.Mesej dan maklumat itu mestilah dipercayai tentang

kebenarannya.

3.Mesej atau maklumat itu mestilah diterima oleh pihak

penerima.

9

Di dalam organisasi yang kompleks, tidak kesemua mesej yang

dihantar itu mengandungi ciri-ciri di atas. Antara sebabnya,

sesetengah saluran rasmi menghantar mesej secara sehala dan

peluang untuk mendapatkan maklumbalas paling minimum dan

kadang kala langsung tidak wujud. Di dalam organisasi besar

pula, kebanyakan komunikasi dibuat secara bertulis dan

sekiranya peruntukan untuk mendapatkan maklumbalas secara

bertulis diberikan, walaupun perkara ini jarang berlaku,

maklumbalas itu dianggap tidak penting dan tidak perlu dijawab

dengan segera. Di dalam komunikasi, maklumbalas yang segera

merupakan satu alat untuk mencapai kefahaman, penerimaan, dan

kredibiliti.

Biasanya rangkaian komunikasi dalam organisasi berdasarkan

struktur autoriti yang dibuat. Mengikut fomalnya pola

komunikasi dan kuasa adalah menegak (kebawah dan ke atas)

tidak formal komunikasi mendatar dan pepenjuru. Kalau pengurus

boleh berkomunikasi dengan semua subordinatnya dan pekerja

bawah yang berada dalam struktur organisasinya tetapi

sebaliknya para subordinat, pekerja bawah dan bahagian atau

unit tertentu tidak semua boleh berkomunikasi dengan pengurus

melainkan perkara-perkara tertentu sahaja. Kalau komunikasi

pengurus dengan staf bawahan umumnya bersifat arahan tetapi

suburdinat atau individu dari bahagian atau unit lain tidak

boleh melakukan dengan subordinat atau individu daripada

bahagian atau unit yang lain dan sebagainya.

10

Kuasa maklumat juga boleh mempengaruhi keberkesanan

komunikasi. Kuasa ini adalah asas untuk mengujudkan komunikasi

kepada pihak tertentu atau orang lain kerana mereka

menghendaki maklumat tersebut. Satu lagi kuasa yang boleh

membantu mengembangkan proses komunikasi ialah kuasa

perhubungan. Tujuan kuasa ini adalah untuk membantu menjalin

komunikasi semula diantara dua oraganisasi atau individu yang

mengalami hubungan rapuh masa lalu ataupun memperbetulkan

perbezaan takrifan maksud agar menjadi serasi seperti

perbezaan bahasa dan sebagainya

11

PERBINCANGAN BERKENAAN KUMPULAN DAN FUNGSI DINAMIK KUMPULAN DI

DALAM PERNIAGAAN

Kumpulan boleh dibahagikan kepada kumpulan formal dan kumpulan

tidak formal. Kumpulan formal ialah kumpulan yang memang telah

dirancang kewujudannya bagi memenuhi matlamat dan objektif

penubuhan. Wujud dalam jangka masa yang lama tetapi ianya

tidak semesti kekal dalam jangka waktu tersebut atau mungkin

sebaliknya. Kumpulan formal yang biasa ada dalam sesebuah

organisasi atau syarikat ialah kumpulan perintah, pasukan

petugas dan jawatankuasa.

Kewujudan kumpulan ini diakui oleh semua pihak yang terlibat

dan kebanyakkannya menggunakan komunikasi formal di dalam

komunikasi yang digunakan. Manakala kumpulan tidak formal pula

ialah terbentuk apabila anggotanya berkumpul dan sering

berinteraksi antara sesama mereka. Mempunyai peranan yang

tidak kurang pentingnya di dalam sesebuah organisasi atau

syarikat. Sebagai contoh ialah penubuhan pasukan futsal bagi

sesuatu syarikat tersebut di mana ahli-ahlinya mungkin terdiri

daripada setiap peringkat pengurusan dan subordinat. Ianya

akan mengeratkan lagi silaturahim dalam syarikat tersebut.

Namun begitu ahli kumpulan ini lebih mementingkan keperluan

kumpulan mereka sendiri jika hendak dibandingkan dengan

keperluan lain dan kumpulan ini tidak mempunyai struktur rasmi

jika hendak dibandingkan dengan kumpulan formal.

12

Semasa di dalam kumpulan proses komunikasi akan sentiasa

berlaku sepanjang menjalankanaktiviti atau gerak kerja secara

berkumpulan. Ahli-ahli dalam kumpulan dapat untuk

memberikanrespon, memberikan pendapat dan idea, memberi

pandangan dan cadangan bagi aktiviti-aktivitiyang mereka

lakukan dalam kumpulan.

FUNGSI DINAMIK KUMPULAN DALAM PERNIAGAAN

Proses pembentukan kumpulan kerja ialah melalui penyertaan

kakitangan yang mana ketua jabatan dapat menyelesaikan

berbagai-bagai masalah organisasi dengan bantuan ahli kumpulan

kerja. Masalah-masalah tersebut termasuklah pengelasan

objektif unit tertentu dan rancangan-rancangan mengelolakan

unit dan melaksanakan rancangan yang menyeluruh dalam sistem

jabatan. Antara peranan kumpulan kerja dalam sesebuah

organisasi ialah:

1. Mendalamkan pengetahuan dalam suatu bidang kerja

Pengetahuan dan idea yang dibawa oleh suatu kumpulan adalah

jauh lebih baik daripada idea seorang individu. Apabila suatu

aspek dibentangkan dalam suatu kumpulan, semua ahli akan

menyumbangkan idea-idea dan pengalaman mereka dalam pelbagai

aspek. Ini akan membantu ketua kumpulan untuk membuat

keputusan yang lebih rasional. Kemungkinan juga individu tidak

mahir atau pakar dalam pelbagai bidang. Ini akan membuatkan

keputusan yang diambil berkemungkinan besar adalah tidak

rasional. Contohnya, untuk mengeluarkan kereta PROTON SAGA,

13

satu kumpulan kerja telah dibuat untuk membincangkan kertas

kerja dan melaksanakan projeknya. Ini akhirnya telah

membuahkan hasil yang lebih baik.

Kumpulan sentiasa mengambil ahli baru. Oleh itu, ahli dalam

kumpulan harus dipilih dan diberi latihan supaya mereka dapat

memberi sumbangan kepada kumpulan. Kemahiran yang diperlukan

oleh kumpulan termasuklah kepakaran teknikal atau fungsian,

penyelesaian masalah, pembuatan keputusan dan kemahiran

berkomunikasi. Sesetengah pengurus dan kumpulan telah membuat

kesilapan dengan menekankan beberapa kemahiran tertentu sahaja

dan mengabaikan yang lain. Adalah amat penting kemahiran

tersebut dikuasai dan dikembangkan dikalangan ahli kumpulan.

Contohnya, K Shoes Ltd melatih ahli-ahli kumpulannya untuk

mengetahui keseluruhan pengetahuan perniagaan, pembentukan

ikatan pembekal dan pengurusan peruncitan.

2. Mewujudkan pelbagai strategi dalam penyelesaian masalah

Apabila berkerja dalam kumpulan, suatu tugas akan dibahagi-

bahagikan. Dengan ini, mereka akan menjadi lebih arif dalam

bidang tugas masing-masing. Ini seterusnya akan mempengaruhi

ahli-ahli kumpulan untuk berkongsi masalah-masalah mereka.

Dalam perbincangan, sudah tentu banyak strategi penyelesaian

masalah akan diutarakan. Ini akan memudahkan pihak organisasi

menyelesaikan suatu masalah. Contohnya, dalam masalah ekonomi

di Malaysia, dengan adanya ahli-ahli kumpulan ekonomi maka

pelbagai strategi telah diambil seperti kempen inflasi sifar

untuk mencapai kadar ekonomi yang tinggi.

14

3. Membantu meningkatkan produktiviti.

Seseorang dalam kumpulan yang telah mempegaruhi dalam

pembuatan keputusan,akan menjadi lebih komited kepada

keputusan yang dibuat. Tambahan pula, individu tersebut akan

sanggup untuk menerima beban tanggungjawab yang lebih

berbanding dengan ahli lain. Ia akan meningkatkan daya

produktiviti kerana suatu kerja akan dibuat secara sukarela.

Hasil kerja akan jauh lebih berbeza jika dibandingkan dengan

ahli-ahli kumpulan yang telah dipaksa untuk membuat suatu

perkerjaan

4. Membantu untuk menjimatkan masa

Biasanya pengkhususan akan wujud dalam satu kumpulan kerja.

Tugas-tugas akan dibagikan kepada ahli-ahli kumpulan

berdasarkan pengetahuan dan kepakaran mereka ini sudah tentu

menjimatkan masa untuk menghabiskan suatu projek kerana

masing-masing sudah arif tentang bidang tugas mereka. Tambahan

pula, hasil yang diperlihatkan akan menjadi lebih baik

5. Mencapai matlamat

Dalam setiap penubuhan organisasi, kumpulan kerja adalah amat

perlu dalam melaksanakan segala aktiviti dan kerja untuk

mencapai matlamat sesebuah organisasi. Jika tidak ada kumpulan

dalam sesuatu organisasi tersebut, adalah amat sukar untuk

mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

6. Meningkatkan produktiviti

15

Produktiviti sesebuah kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi

perlu dipertingkatkan dalam menambahkan kualiti dan mutu

organisasi dalam mencapai matlamat. Jika produktiviti sesebuah

organisasi itu tidak mengalami perubahan atau peningkatan, ia

akan menyebabkan mutu dan kualiti menurun dan tidak dapat

mencapai matlamat yangdiharapkan

7. Menyelesaikan masalah organisasi

Dalam sesuatu organisasi, ketua jabatan adalah orang yang

terpenting dalam membuat sesuatu keputusan yang membawa kepada

kebaikan jabatan. Walau bagaimanapun, apabila terdapat apa-apa

permasalahan ketua jabatan memainkan peranan samada membuat

mesyuarat atau perbincangan dengan ahli untuk sama-sama

mengatasi masalah yang dihadapi. Dengan adanya kumpulan kerja,

adalah lebih mudah mencapai sesuatu jalan penyelesaian dan

kata sepakat mudah dicapai.

8. Membuat penambahbaikan

Penambahbaikkan amat penting bagi semua organisasi dalam

meningkatkan mutu kerja dan kualiti. Teguran yang didapati

daripada pelanggan atau ahli dalam kumpulan kerja sendiri amat

penting dalam menentukan apa penambahbaikkan yang perlu

dilakukan. Kumpulan kerja dalam sesuatu organisasi itu juga

perlu peka dan mahir dalam mengenalpasti kelemahan yang ada

supaya penambahbaikkan yang sepatutnya dapat dibuat

16

KEPENTINGAN KOMUNIKASI YANG BAIK DI ANTARA KUMPULAN DI DALAM

PERNIAGAAN

Komunikasi di dalam kumpulan amatlah penting kerana

perbincangan mengenai isu-isu tertentudapat dilakukan dengan

perbincangan dan mendapat perhatian dan pendapat daripada

semua ahli kumpulan. Jika hendak dibandingkan dengan bekerja

secara individu, kumpulan lebih berkeupayaan di dalam

menanggani isu-isu, projek-projek yang kompleks dengan lebih

cekap dan cepat.

Dalam konteks organisasi, komunikasi berlaku dalam kalangan

kumpulan-kumpulan pekerja yang bekerjasama bagi mencapai

matlamat tertentu (Narimah dan Saodah, 2002:74). Matlamat

tersebut dicapai oleh pihak pengurusan yang menggunakan

pendekatan-pendekatan tertentu untukmenjalankan operasi

syarikat. Komunikasi mempunyai implikasi penting kepada

individu dalam sesebuah organisasi. Komunikasi dalam sektor

awam mahupun swasta tidak begitu penting, kerana setiap

individumempunyai tanggungjawab dan fungsi dalam sesebuah

organisasi. Apabila mereka menjalankanfungsi masing-masing,

hubungan mereka akan melahirkan suatu rangkaian komunikasi

dalamanorganisasi yang kompleks. Organisasi korporat

sememangnya menekankan aspek pembangunan perniagaan dan

keuntungan.Untuk meningkatkan prestasi perniagaan, sesebuah

organisasi biasanya akan sentiasamenawarkan urusan perniagaan

yang terbaik kepada pelanggannya agar semua pihak yangterlibat

mencapai keuntungan. Bagi mencapai matlamat tersebut,

17

organisasi harus menyediakan perancangan strategik pengurusan

syarikat.

Sebarang persoalan atau isu yang timbul mengenai sesuatu gerak

kerja akan dikongsi bersama untuk diselesaikan dengan jalan

atau cara yang terbaik. Apa-apa keputusan yang dibuat oleh

kumpulan perlu disampaikan kepada ahli-ahli yang lain.

Komunikasi yang baik, berkesan dan terbuka akan mewujudkan

perasaan kepercayaan dan semangat kekitaan kepada kumpulan.

Ahli-ahli akan berasa dihargai, bekerja dengan lebih

berdedikasi dan seterusnya sebarang masalah atau isu-isu yang

berbangkit akan mudah untuk diselesaikan dan berjaya mencapai

matlamat yang ditetapkan.

CADANGAN KUMPULAN MENINGKATKAN KOMUNIKASI

1. Melahirkan keadaan komunikasi secara terbuka

Komunikasi secara terbuka adalah suatu cara untuk

menggambarkan budaya korporat, nilau penubuhan, kepercayaan

dan prinsip yang memberikan sesuatu organisasi itu suasana

atau personaliti. Bagi melahirkan keadaan komunikasi secara

terbuka adalah dengan menggalakkan sumbangan, kejujuran dan

ketelusan hati pekerja di dalam melakukan sesuatu tugas.

Keadaan ini berlaku apabila halatuju komunikasi secara ke

atas, ke bawah atau bersilang di antara semua peringkat samada

atasan mahupun bawahan. Ini secara tidak langsung

menghilangkan batasan kepada peringkat bawahan untuk

menyuarakan suara hati dan cadangan bagi membangunkan

organisasi. Oleh itu, dengan mengamalkan komunikasi secara

18

terbuka dapat membantu meningkatkan mutu pekerjaan serta dapat

menjadikan organisasi tersebut lebih berjaya.

2. Menggalakkan berkomunikasi melalui pelbagai aspek penggunaan

Kecekapan perjalanan sesebuah organisasi itu bergantung kepada

sejauh mana baiknya saluran komunikasi itu berjalan. Saluran

komunikasi merupakan laluan mesej yang mengalir dari individu

ke individu lain atau dari satu kelompok ke kelompok lain atau

kedua-duanya sekali. Semua organisasi mengunakan kedua-dua

saluran komunikasi, iaitu yang rasmi dan tidak rasmi. Saluran

rasmi ialah rangkaian atau rantai komunikasi yang menentukan

arah dan aliran mesejrasmi di kalangan ahli-ahli dan bahagian

di dalam organisasi. Saluran komunikasi rasmi ini merupakan

sebahagian daripada struktur organisasi yang menyalurkan mesej

mengikut peraturan, adat, kebiasaan, pengagihan autoriti,

pangkat, dan jenis tugas di dalam organisasi. Saluran

komunikasi tidak rasmi pula merangkumi rangkaian atau rantai

komunikasi yang wujud daripada perhubungan sosial dan

persahabatan di persekitaran tempat kerja. Saluran tidak rasmi

ini disebut grapevine, dan dianggap sebagai komunikasi tidak

rasmi yang terpenting di dalam organisasi. Dengan menggalakkan

berkomunikasi melalui pelbagai aspek samada secara formal

mahupun tidak formal dapat membantu meningkatkan hubungan

sesama pekerja dan membantu meningkatkan mutu perkhidmatan

mereka.

3. Menyesuaikan diri dengan budaya tempat kerja

19

Menurut Norzalita Mohamed Nor (2001) yang paling penting ialah

komunikasi dan interaksidalam sesebuah organisasi. Pekerja

perlu ada pengetahun asas mengenai syarikat tempat mereka

bekerja kemudian pekerja harus tahu dengan siapa dan di mana

harus berinteraksiSeseorang pekerja baru hendaklah bijak di

dalam menyesuaikan diri dengan budaya, persekitarankerja dan

cara-cara bekerja di dalam kumpulan. Yang dimaksubkan dengan

persekitaran kerja ialahmeliputi rakan sepejabat, rakan di

dalam kumpulan, kakitangan bahagian lain serta

persekitaranfizikal termasuk ruang pejabat dan bangunan.Cuba

amati, pelajari dan fahami dan seterusnya menyesuaikan diri

dengan budaya kerja yangdiamalkan. Perkara ini boleh

mempengaruhi tugas seharian kita dan lebih cepat kita

mempelajaridan menyesuaikan diri adalah lebih baik.

KESIMPULAN

Komunikasi atau perhubungan di antara pihak atasan dengan

peringkat bawahan dan di antara satu bahagian dengan satu

bahagian yang lain, itu penting di dalam sesebuah organisasi.

Bagi membina satu organisasi yang teratur, terarah, mempunyai

matlamat dan cemerlang, kumpulan kerja memainkan peranan yang

penting dalam membantu organisasi tersebut mencapai matlamat

yang telah dirancangkan mengikut dasar-dasar yang ditetapkan.

Hasil penyatuan dan kerjasama kumpulan kerja ini, ia dapat

menghasilkan mutu dan kualiti organisasi. Jika kumpulan kerja

dalam organisasi tersebut tidak bersatu dalam mencapai

matlamat, ia amat sukar untuk dicapai. Oleh itu, perlunya

20

peranan kumpulan kerja ini bersama-sama dalam menentukan serta

melaksanakan sesuatu yang boleh memberi kebaikan kepada

organisasi.

RUJUKAN

1. Samsudin, A.R. (2003), Komunikasi Asas, Edisi ke-3. Kuala

Lumpur: Dewan

Bahasa dan Pustaka.

2. Sumber internet: Dicapai pada 28 Jun 2013. Komunikasi.

Http://www.ms.wikipedia.org

3. Raja Roslan Raja Abd Rahman (Dr.), Abu Bakar Mohd Yusof

(Prof. Dr.), Azizi Yahaya (Prof. Madya Dr.) dan Hj Mohd Salleh

21

Hj Hassan (Prof. Dr.). Pelaksanaan Komunikasi Kepimpinan dalam

Organisasi Pengamal Pengurusan Kualiti MSISO 9001 di Malaysia. Unpublished.

4. Sumber internet: Dicapai pada 1 Julai 2013. Kepentingan

Komunikasi dalam Perniagaan. Http://wwwslideshare.net

5. Sumber internet: Dicapai pada 2 Julai 2013. Komunikasi

dalam Organisasi. Http://www.scribd.com

6. Sumber internet: Dicapai pada 9 Julai 2013. Jenis-jenis

Komunikasi dan Jaringan Komunikasi dalam Perniagaan.

Http://www.unclemilydungun.blogspot.com

22