BAB III
Transcript of BAB III
BAB III
IDENTIFIKASI MASALAH
3.1 Kerangka Teori
Rumah sakit merupakan suatu organisasi padat karya,
padat modal, padat teknologi dan padat keterampilan.
Di dalam rumah sakit terdapat banyak komponen yang
saling bersinergi satu sama lain untuk memberikan
pelayanan kesehatan yang optimal dan maximal serta
dapat dipertanggung jawabkan. Pastinya, hal ini
dilakukan tidak menyimpang dari visi, misi dan tujuan
yang dimiliki oleh rumah sakit. Namun faktanya
pelaksanaan kegiatan organisasi tidak selalu berjalan
dengan mulus. Pada prosesnya, sering timbul
permasalahan yang tidak di harapkan.
Masalah itu sendiri merupakan suatu kesenjangan
(gap) yang terjadi antara hasil aktual pada saat
sekarang dan target kinerja yang diinginkan dimasa
depan. Apabila dibiarkan, suatu masalah berpotensi
menghambat proses pencapaian target. Permasalah
tersebut terjadi karena kenyataan yang terjadi tidak
terealisasi sebagaimana harapan yang diinginkan. Untuk
itulah, masalah perlu diselesaikan, sehingga target
dapat tercapai secara optimal.
Sistem merupakan suatu totalitas kompleks yang
terdiri dari berbagai subsistem yang berkaitan, saling
tergantung dan berintaraksi serta saling menentukan
sehingga membentuk kesatuan terpadu untuk mencapai
tujuan tertentu dan harus diperhitungkan pada setiap
pengambilan keputusan (Amirin, 1989; Davies, 1993). Pendapat
lain mengatakan bahwa sistem merupakan suatu kesatuan
untuk dan terdiri dari berbagai faktor yang saling
berhubungan atau diperkirakan berhubungan,serta satu
sama lain saling mempengaruhi secara sadar untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Taurany, H.M.
( Editor. Administrasi Rumah Sakit, FKM-UI, 1986).
3.1.1 Pengertian Sistem dan Unsur – unsur
Sistem adalah sekumpulan unsur/elemen yang
saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam
melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu
tujuan
Ciri-ciri sistem adalah sebagai berikut:
1. Mempunyai tujuan yang jelas
2. Mempunyai struktur tertentu
3. Mempunyai batas pemisah dengan lingkungannya
4. Terdiri dari sub sistem (komponen, unsur, atau
bagian)
5. Mempunyai sifat keterpaduan
6. Terdapat saling berhubungan dan saling
ketergantungan (input) menjadi keluaran (output)
7. Ada mekanisme kontrol (umpan balik)
8. Kemampuan mengatur diri sendiri dan menyesuaikan
dengan lingknganya.
Dari penyataan diatas dapat disimpulkan bahwa
sistem terbentuk dari elemen yang saling
berhubungan dan mempengaruhi. Elemen tersebut
dikelompokan menjadi enam unsur yaitu:
1. Masukan (Input)
Kumpulan bagian yang terdapat dalam sistem dan
yang diperlukan untuk dapat berfungsinya sistem
tersebut.
2. Proses
Kumpulan bagian/elemen yang terdapat dalam
system yang berfungsi untuk mengubah masukan
menjadi keluaran yang telah direncanakan.
Unsur-unsur yang terdapat dalam proses :
1. Plan : adanya perencanaan yang matang
dan tertulis.
2. Organizing : adanya uraian tugas dan SOP yang
jelas.
3. Actuating : pelaksanaan perencanaan yang
telah dibuat dan siapa yang bertanggung
jawab untuk melaksanakannya.
4. Controlling : berjalannya pengawasan terhadap
sistem yang berjalan.
3. Keluaran (Output)
Kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari
berlangsungnya proses dalam sistem.
4. Umpan balik (Feedback)
Kumpulan bagianatau elemen yang merupakan
keluaran dari sistem, sekaligus sebagai masukan
bagi sistem dan digunakan untuk memperbaiki
sistem tersebut.
5. Dampak (Impact)
Akibat yang dihasilkan oleh keluaran (output)
bagi suatu sistem.
6. Lingkungan (Environment)
Lingkungan adalah dunia di luar sistem yang
tidak dikelola oleh sistem tetapi mempunyai
pengaruh besar terhadap suatu sistem.
Gambar 3.1
Hubungan Unsur-unsur Sistem
Lingkungan
DampakProsesMasukan Keluaran
3.1.2.Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah adalah upaya memperjelas
masalah, apakah menguraikan atau mencari rantai–
rantai masalah yang lain berkaitan, dengan
penentuan masalah yang jelas akan menimbulkan
keadaan yang tepat tanpa bisa artinya yang jadi
masalah pokok itu jelas, jadi jelas mana yang
gejala mana yang diagnosa. Definisi dari
Identifikasi masalah menurut kamus besat bahasa
Indonesia adalah penentuan.
Untuk menemukan masalah yang diteliti, dapat di
perhatikan beberapa sumber ilmu yang ada, antara
lain:
1. Kepustakaan (buku ajar, jurnal ilmiah, buku
teks, skripsi, dll)
2. Bahan-bahan diskusi, seminar, lokakarya,
simposium, dll.
3. Pengalaman sendiri ataau pengalaman orang lain.
4. Pendapat pakar tertentu yang masi bersifat
spekulatif.
Umpan balik
5. Sumber non ilmiah, misalnya berita di surat
kabar.
6. Kebijakan publik, berbagai kebijakan yang
dikeluarkan oleh pemerintah, seperti undang-
undang, peraturan pemerintah, peraturan daerah,
dll.
7. Intuisi, kemampuan individu dalam melakukan
imajinasi terhadap berbagai fenomena alam
sekitar.
8. Kondisi objektif yang ada ditempat bekerja baik
dari prosedur dan mekanisme kerja, SDM,
pelayanan terhadap pelanggan, fungsi manajemen
yang belum berjalan dengan baik, dll.
3.1.3.Penentuan Prioritas Masalah
Penetapan proses penentuan masalah adalah
melakukan pemilihan dari daftar masalah yang
terjadi pada suatu unit kerja. Penentuan prioritas
masalah merpakan hal yang sangat penting untuk
melakukan pemecahan masalah, karena dengan
diketahui masalah tersebut pemagang dapat
mengetahui yang menjadi penyebab masalah.
Dalam menentukan prioritas masalah, ada 2 macam
cara sederhana yang dapat digunakan, yaitu :
3.1.3.1. Scoring Technique
Yaitu dengan nilai score untuk berbagai
parameter yang telah ditetapkan. Cara ini
memakai kriteria yang dituangkan dalam bentuk
matrik (Criteria Matrix Technique) secara umum
kriteria ini dibedakan atas 3 macam:
a. Importancy ( pentingnya masalah)
Masalah tersebut lebih banyak
ditemukan, maka masalah yang dimaksud
selayaknya lebih diprioritaskan
penyelesaianya. Ukuran pentingnya
masalah banyak macamnya, yaitu dilihat
dari :
1. Prevalency
Masalah tersebut lebih banyak
ditemukan, maka masalah tersebut
selayaknya untuk lebih
diprioritaskan.
2. Severity (Akibat Yang Ditimbulkan)
Apabila akibat ditimbulkan oleh
suatu masalah lebih serius, maka
masalah tersebut selayaknya untuk
lebih diprioritaskan.
3. Rate Of Increase (Kenaikan Jumlah Masalah)
Apabila kenaikan jumlah masalah
lebih tinggi dan lebih cepat
Dibandingkan dengan periode
sebelumnya maka maka masalh
tersebut selayaknya untuk
diprioritaskan.
4. Degree Of Unmeet Needs ( Keinginan Yang
Tidak Terpenuhi)
Apabila tingkat keinginan tidak
terpenuhi untuk selasainya masalah
tersebut tinggi, maka selayaknya
masalah tersebut lebih
diprioritaskan.
b. Technical Feasibility (Teknologi Yang
Tersedia)
Penetapan prioritas masalah sangat
ditentukan oleh teknologi yang tersedia,
maka makin canggih teknologi tersedia
dan dapat dipakai untuk mengatasi
masalah tersebut, maka makin
diprioritaskan masalah tersebut.
c. Resource Availability (Sumber Daya Yang
Tersedia)
Semakin tersedianya sumber daya yang
dapat digunakan untuk mengatasi masalah,
maka makin diprioritaskan masalah
tersebut. Sumber daya yang dimaksud
adalah Dana (money), Sarana (material),
Metode (method), dan Tenaga Manusia
(man).
3.1.3.2. Non Scoring Technique
Memilih prioritas masalah dengan
berbagai parameter/kriteria sebagaimana
dikemukakan di atas hanya dapat dilakukan jika
data yang tersedia dengan lengkap, maka cara
ini sulit dipergunakan. Dalam keadaan tidak
tersedianya data tersebut, maka cara
menetapkan prioritas masalah yang lazim
dipergunakan adalah cara tanpa penilaian yang
dikenal dengan non scoring technique atau nominal
group (NGT), NGT dapat dibedakan menjadi2
yaitu :
a. Delphi technique
Penetapan prioritas masalah adalah
dilakukan melalui kesepakatan sekelompok
orang yang sama keahlianya.
b. Delbeq technique
Penetapan prioritas masalah dilakukan
melalui kesepakatan sekelompok orang yang
tidak sama keahlianya.
4.1.1 Methode Penemuan Masalah
Metode yang digunakan dalam penulisan ini
adalah metode deskriptif, yaitu metode yang
didasarkan pada pemaparan dan penggambaran
secara langsung proses yang terjadi pada saat
pemagang melakukan magang di Rumah Sakit
Bhineka Bakti Husada.. Untuk mencari dan
mengumpulkan data yang diperlukan, pemagang
menggunakan teknik pengumpulan data sebagai
berikut:
3.2.1. Studi Kepustakaan
Pemagang membaca beberapa buku sebagai
acuan dalam menulis sehingga membantu dalam
merumuskan dan memperjelas masalah yang akan
dijabarkan dan pencarian metode pemecahan
masalah yang terbaik. Pemagang mengambil
beberapa sumber buku, seperti buku ajar,
jurnal ilmiah, buku teks, skripi, bahkan
mencari beberpa informasi dari web site yang
dapat dipertanggungjawabkan.
3.2.2. Observasi
Metode observasi adalah cara pengumpulan
data dengan melakukan pengamatan, pencatatan,
penggambaran terhadap hal-hal yang diamati.
Tabel 3.1.
Format Observasi
Pendistribusian Rekam Medis
No Aspek Indikato
r
Keterangan
Ya Tida
k1 Man
Apakah petugas
bermasalah dalam
kegiatan
pemberkasan ini?
- Tingkat
pendidikan sudah
memenuhi standar.
- jumlah pegawai
sudah memenuhi
standar.2 Material
Apakah terdapat
kendala dari
material yang
tersedia di unit
pusat
pendapatan?
- Lemari penyimpanan
sulit untuk ditarik
atau digerakkan
ketika petugas
sedang mencari
berkas Rekam Medis.
- Belum maksimalnya
penggunaan tracer
dan outget.3 Methode
Bagaimana dengan
metode yang
telah
terlaksana,
adakah masalah
yang terjadi?
- Untuk semua
methode yang ada di
rekam medis sudah
berjalan dengan
baik.
4 Minute
Apakah ada
hambatan pada
aspek waktu?
- Lamanya pencarian
Rekam Medis yang
akan berobat ke
poliklinik.
- Pendistribusian
Rekam Medis ke
poliklinik yang
dituju lebih dari
10 menit.
`
Tabel 3.2.
Hasil Observasi Unit Rekam Medis
RSUD Kota Depok 2014
Standar Hasil VerifikasiPendistribusian berkas
Rekam Medis pasien rawat
jalan kurang dari 10
menit untuk di
distribusikan. (Standar
Pelayanan Minimal Rumah
Sakit tahun 2008).
Keterlambatan
pendistribusian berkas
Rekam Medis.
Berkas Rekam Medis harus
sesuai dengan muatan pada
rak penyimpanan.
(Pedoman Penyelenggaraan
Ketidak sesuaian
penyusunan berkas Rekam
Medis
dan Prosedur Rekam Medis
di Indonesia tahun 2006).
Berkas Rekam Medis harus
mempunyai satu berkas.
(Pedoman Penyelenggaraan
dan Prosedur Rekam Medis
di
Duplikasi berkas Rekam
Medis
3.2.3. Kuesioner
Kuesioner merupakan cara yang dilakukan
pemagang untuk mencari data dan mengumpulkan data
yang diperlukan dalam menentukan prioritas
masalah.
3.2.4. Wawancara
Wawancara adalah proses memperoleh keterangan
untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab,
baik secara langsung maupun bersumber dari data.
Tabel 3.3.
Daftar Masalah Di Unit Rekam Medis
RSUD Kota Depok Tahun 2014
NO Daftar Masalah1 Keterlambatan Pendistribusian Berkas Rekam
Medis.
2 Ketidak sesuaian penyusunan berkas Rekam Medis.3 Duplikasi berkas Rekam Medis.
3.1 Daftar Masalah
Berdasarkan dengan penemuan masalah yang
dilakukan oleh penulis di unit Rekam Medis RSUD
Kota Depok, penulis menemukan daftar masalah yang
penulis dapatkan dengan cara observasi, sehingga
penulis menyimpulkan bahwa daftar masalah di unit
rekam medis RSUD Kota Depok adalah sebagai
berikut :
3.3.1. Keterlambatan Pendistribusian Berkas
Rekam Medis.
Pada kenyataan yang penulis amati di unit
Rekam Medis, keterlambatan pendistribusian Rekam
Medis yang terjadi disini yaitu karena jauhnya
antara rak penyimpanan pasien lama dan pasien baru
dan jarak antara rak penyimpanan yang sempit dan
terkadang masih ada berkas rekam medis yang sulit
ditemukan karena ketidak sesuaian penyimpanan
terminal digit sistem.
3.3.2. Ketidak sesuaian penyusunan berkas Rekam
Medis.
Masih terjadinya pengambilan rekam medis yang
tidak sesuai. Seperti masih adanya pengambilan
berkas rekam medis yang tidak menggunakan Tracer
dan Outget. Sehingga pada saat proses penyimpanan
berkas rekam medis masih terdapat berkas rekam
medis pada saat penyimpanan yang mengakibatkan
berkas tidak berada pada tempatnya.
3.3.3. Duplikasi berkas Rekam Medis.
Pada kenyataan yang penulis amati di unit
rekam medis, duplikasi rekam medis yang terjadi
disini yaitu berkas rekam medis dengan satu
kepemilikan pasien tetapi dengan nomor yang
berbeda. Ini terjadi akibat dari pasien yang lupa
membawa kartu berobat atau mengaku sebagai pasien
baru. Maka dibuatlah nomor baru yang sebenarnya
ternyata pasien tersebut adalah pasien lama.
Table 3.4
Masalah di Unit Rekam Medis
RSUD Kota Depok 2014
Masalah Standar Fakta KetPendistribu
sian Berkas
Rekam
Medis.
Pendistribusian
berkas Rekam
Medis pasien
rawat jalan
kurang dari 10
menit untuk di
distribusikan.
(Standar
Pelayanan Minimal
Rumah Sakit tahun
Masih adanya
berkas Rekam
Medis yang
lebih dari 10
menit
pendistribusian
nya.
+
2008).Ketidak
sesuaian
penyusunan
berkas
Rekam Medis
Berkas Rekam
Medis harus
sesuai dengan
muatan pada rak
penyimpanan.
(Pedoman
Penyelenggaraan
dan Prosedur
Rekam Medis di
Indonesia tahun
2006).
Masih banyak
berkas Rekam
Medis yang
menumpuk dirak
penyimpanan
pada saat
proses filling.
+
Duplikasi
berkas
Rekam Medis
Berkas Rekam
Medis harus
mempunyai satu
berkas.
(Pedoman
Penyelenggaraan
dan Prosedur
Rekam Medis di
Indonesia tahun
2006).
Masih adanya
berkas Rekam
Medis yang ter
duplikasi.
+
3.4 Penetapan Prioritas Masalah
Dari masalah diatas, penulis kemudian melakukan
penetapan prioritas masalah dari beberapa masalah.
Masalah yang nantinya akan menjadi prioritas utama,
selanjutnya akan ditetapkan sebagai masalah yang
akan diangkat dan dilakukan pemecahan masalah.
Dalam menetapkan prioritas masalah, penulis
menggunakan Teknik Non Scoring (Non Scoring
Techinique) dengan Delphi Technique yaitu penetapan
prioritas masalah dilakukan melalui kesepakatan
kelompok orang yang sama keahliannya, prioritas
masalah dilakukan suatu pertemuan.
Tabel 3.5
Hasil Kuesioner Penetapan Prioritas Masalah
Di Bagian Distribusi Berkas Rekam Medis
RSUD Kota Depok 2014
Jumlah Responden 9 Orang
No. Daftar Masalah
Hasil Kuesioner
Masalah BukanMasalah
1Keterlambatan pendistribusian berkasRekam Medis.
5 4
2Ketidak sesuaian penyusunan berkas Rekam Medis.
3 6
3 Duplikasi berkas RekamMedis. 1 8
Berdasarkan hasil penilaian serta hasil
kuesioner dengan petugas Rekam Medis disimpulkan
bahwa yang dapat diprioritaskan sebagai masalah
utama yaitu “Keterlambatan Pendistribusian Rekam
Medis”. Masalah ini harus segera ditangani karena
menyangkut dengan kinerja para petugas RSUD Kota
Depok dalam memberikan pelayanan.
3.5 Penjabaran Masalah (5W+1H)
Penjabaran masalah dengan metode 5W+1H akan
mempermudah penulis dalam memahami masalah yang
akan di hadapi, menggali informasi yang didapat
serta menetapkan langkah terbaik dalam
menyelesaikan prioritas masalah.
3.5.1. What (Apa permasalahnya?)
Disini dimaksudkan mengenai masalah apa yang
diprioritaskan serta dijabarkan untuk dicari jalan
keluarnya pada laporan ini, prioritas yang dibahas
adalah Pendistribusian Rekam Medis
3.5.2 Who (Siapa yang terlibat?)
Masalah disini melibatkan seluruh petugas rekam
medis khususnya petugas pendistribusian rekam
medis.
3.5.3. When ( Kapan permasalahan terjadi?)
Disini menjelaskan waktu terjadinya masalah
tersebut dan perkembangannya hingga saat ini. Dari
hasil wawancara dan komunikasi langsung dengan
petugas rekam medis, penulis dapat melihat dan
merasakan masalah ini ketika menangani langsung
dilapangan pada program magang.
3.5.4. Where (Dimana permasalahan terjadi?)
Masalah ini terjadi di unit rekam medis khususnya
terjadi di unit pendistribusian.
3.5.5. Why (Kenapa masalah terjadi?)
Pada bagian ini menjelaskan rangkaian
terjadinya masalah ini. Penyebab terjadinya masalah
ini yaitu sistem distribusi yang belum maksimal dan
sempitnya ruang rekam medis sehingga menghambat
proses pencarian berkas.
3.5.6. How (Bagaimana masalah ini terjadi?)