BAB III

IDENTIFIKASI MASALAH

3.1 Kerangka Teori

Rumah sakit merupakan suatu organisasi padat karya,

padat modal, padat teknologi dan padat keterampilan.

Di dalam rumah sakit terdapat banyak komponen yang

saling bersinergi satu sama lain untuk memberikan

pelayanan kesehatan yang optimal dan maximal serta

dapat dipertanggung jawabkan. Pastinya, hal ini

dilakukan tidak menyimpang dari visi, misi dan tujuan

yang dimiliki oleh rumah sakit. Namun faktanya

pelaksanaan kegiatan organisasi tidak selalu berjalan

dengan mulus. Pada prosesnya, sering timbul

permasalahan yang tidak di harapkan.

Masalah itu sendiri merupakan suatu kesenjangan

(gap) yang terjadi antara hasil aktual pada saat

sekarang dan target kinerja yang diinginkan dimasa

depan. Apabila dibiarkan, suatu masalah berpotensi

menghambat proses pencapaian target. Permasalah

tersebut terjadi karena kenyataan yang terjadi tidak

terealisasi sebagaimana harapan yang diinginkan. Untuk

itulah, masalah perlu diselesaikan, sehingga target

dapat tercapai secara optimal.

Sistem merupakan suatu totalitas kompleks yang

terdiri dari berbagai subsistem yang berkaitan, saling

tergantung dan berintaraksi serta saling menentukan

sehingga membentuk kesatuan terpadu untuk mencapai

tujuan tertentu dan harus diperhitungkan pada setiap

pengambilan keputusan (Amirin, 1989; Davies, 1993). Pendapat

lain mengatakan bahwa sistem merupakan suatu kesatuan

untuk dan terdiri dari berbagai faktor yang saling

berhubungan atau diperkirakan berhubungan,serta satu

sama lain saling mempengaruhi secara sadar untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Taurany, H.M.

( Editor. Administrasi Rumah Sakit, FKM-UI, 1986).

3.1.1 Pengertian Sistem dan Unsur – unsur

Sistem adalah sekumpulan unsur/elemen yang

saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam

melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu

tujuan

Ciri-ciri sistem adalah sebagai berikut:

1. Mempunyai tujuan yang jelas

2. Mempunyai struktur tertentu

3. Mempunyai batas pemisah dengan lingkungannya

4. Terdiri dari sub sistem (komponen, unsur, atau

bagian)

5. Mempunyai sifat keterpaduan

6. Terdapat saling berhubungan dan saling

ketergantungan (input) menjadi keluaran (output)

7. Ada mekanisme kontrol (umpan balik)

8. Kemampuan mengatur diri sendiri dan menyesuaikan

dengan lingknganya.

Dari penyataan diatas dapat disimpulkan bahwa

sistem terbentuk dari elemen yang saling

berhubungan dan mempengaruhi. Elemen tersebut

dikelompokan menjadi enam unsur yaitu:

1. Masukan (Input)

Kumpulan bagian yang terdapat dalam sistem dan

yang diperlukan untuk dapat berfungsinya sistem

tersebut.

2. Proses

Kumpulan bagian/elemen yang terdapat dalam

system yang berfungsi untuk mengubah masukan

menjadi keluaran yang telah direncanakan.

Unsur-unsur yang terdapat dalam proses :

1. Plan : adanya perencanaan yang matang

dan tertulis.

2. Organizing : adanya uraian tugas dan SOP yang

jelas.

3. Actuating : pelaksanaan perencanaan yang

telah dibuat dan siapa yang bertanggung

jawab untuk melaksanakannya.

4. Controlling : berjalannya pengawasan terhadap

sistem yang berjalan.

3. Keluaran (Output)

Kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari

berlangsungnya proses dalam sistem.

4. Umpan balik (Feedback)

Kumpulan bagianatau elemen yang merupakan

keluaran dari sistem, sekaligus sebagai masukan

bagi sistem dan digunakan untuk memperbaiki

sistem tersebut.

5. Dampak (Impact)

Akibat yang dihasilkan oleh keluaran (output)

bagi suatu sistem.

6. Lingkungan (Environment)

Lingkungan adalah dunia di luar sistem yang

tidak dikelola oleh sistem tetapi mempunyai

pengaruh besar terhadap suatu sistem.

Gambar 3.1

Hubungan Unsur-unsur Sistem

Lingkungan

DampakProsesMasukan Keluaran

3.1.2.Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah adalah upaya memperjelas

masalah, apakah menguraikan atau mencari rantai–

rantai masalah yang lain berkaitan, dengan

penentuan masalah yang jelas akan menimbulkan

keadaan yang tepat tanpa bisa artinya yang jadi

masalah pokok itu jelas, jadi jelas mana yang

gejala mana yang diagnosa. Definisi dari

Identifikasi masalah menurut kamus besat bahasa

Indonesia adalah penentuan.

Untuk menemukan masalah yang diteliti, dapat di

perhatikan beberapa sumber ilmu yang ada, antara

lain:

1. Kepustakaan (buku ajar, jurnal ilmiah, buku

teks, skripsi, dll)

2. Bahan-bahan diskusi, seminar, lokakarya,

simposium, dll.

3. Pengalaman sendiri ataau pengalaman orang lain.

4. Pendapat pakar tertentu yang masi bersifat

spekulatif.

Umpan balik

5. Sumber non ilmiah, misalnya berita di surat

kabar.

6. Kebijakan publik, berbagai kebijakan yang

dikeluarkan oleh pemerintah, seperti undang-

undang, peraturan pemerintah, peraturan daerah,

dll.

7. Intuisi, kemampuan individu dalam melakukan

imajinasi terhadap berbagai fenomena alam

sekitar.

8. Kondisi objektif yang ada ditempat bekerja baik

dari prosedur dan mekanisme kerja, SDM,

pelayanan terhadap pelanggan, fungsi manajemen

yang belum berjalan dengan baik, dll.

3.1.3.Penentuan Prioritas Masalah

Penetapan proses penentuan masalah adalah

melakukan pemilihan dari daftar masalah yang

terjadi pada suatu unit kerja. Penentuan prioritas

masalah merpakan hal yang sangat penting untuk

melakukan pemecahan masalah, karena dengan

diketahui masalah tersebut pemagang dapat

mengetahui yang menjadi penyebab masalah.

Dalam menentukan prioritas masalah, ada 2 macam

cara sederhana yang dapat digunakan, yaitu :

3.1.3.1. Scoring Technique

Yaitu dengan nilai score untuk berbagai

parameter yang telah ditetapkan. Cara ini

memakai kriteria yang dituangkan dalam bentuk

matrik (Criteria Matrix Technique) secara umum

kriteria ini dibedakan atas 3 macam:

a. Importancy ( pentingnya masalah)

Masalah tersebut lebih banyak

ditemukan, maka masalah yang dimaksud

selayaknya lebih diprioritaskan

penyelesaianya. Ukuran pentingnya

masalah banyak macamnya, yaitu dilihat

dari :

1. Prevalency

Masalah tersebut lebih banyak

ditemukan, maka masalah tersebut

selayaknya untuk lebih

diprioritaskan.

2. Severity (Akibat Yang Ditimbulkan)

Apabila akibat ditimbulkan oleh

suatu masalah lebih serius, maka

masalah tersebut selayaknya untuk

lebih diprioritaskan.

3. Rate Of Increase (Kenaikan Jumlah Masalah)

Apabila kenaikan jumlah masalah

lebih tinggi dan lebih cepat

Dibandingkan dengan periode

sebelumnya maka maka masalh

tersebut selayaknya untuk

diprioritaskan.

4. Degree Of Unmeet Needs ( Keinginan Yang

Tidak Terpenuhi)

Apabila tingkat keinginan tidak

terpenuhi untuk selasainya masalah

tersebut tinggi, maka selayaknya

masalah tersebut lebih

diprioritaskan.

b. Technical Feasibility (Teknologi Yang

Tersedia)

Penetapan prioritas masalah sangat

ditentukan oleh teknologi yang tersedia,

maka makin canggih teknologi tersedia

dan dapat dipakai untuk mengatasi

masalah tersebut, maka makin

diprioritaskan masalah tersebut.

c. Resource Availability (Sumber Daya Yang

Tersedia)

Semakin tersedianya sumber daya yang

dapat digunakan untuk mengatasi masalah,

maka makin diprioritaskan masalah

tersebut. Sumber daya yang dimaksud

adalah Dana (money), Sarana (material),

Metode (method), dan Tenaga Manusia

(man).

3.1.3.2. Non Scoring Technique

Memilih prioritas masalah dengan

berbagai parameter/kriteria sebagaimana

dikemukakan di atas hanya dapat dilakukan jika

data yang tersedia dengan lengkap, maka cara

ini sulit dipergunakan. Dalam keadaan tidak

tersedianya data tersebut, maka cara

menetapkan prioritas masalah yang lazim

dipergunakan adalah cara tanpa penilaian yang

dikenal dengan non scoring technique atau nominal

group (NGT), NGT dapat dibedakan menjadi2

yaitu :

a. Delphi technique

Penetapan prioritas masalah adalah

dilakukan melalui kesepakatan sekelompok

orang yang sama keahlianya.

b. Delbeq technique

Penetapan prioritas masalah dilakukan

melalui kesepakatan sekelompok orang yang

tidak sama keahlianya.

4.1.1 Methode Penemuan Masalah

Metode yang digunakan dalam penulisan ini

adalah metode deskriptif, yaitu metode yang

didasarkan pada pemaparan dan penggambaran

secara langsung proses yang terjadi pada saat

pemagang melakukan magang di Rumah Sakit

Bhineka Bakti Husada.. Untuk mencari dan

mengumpulkan data yang diperlukan, pemagang

menggunakan teknik pengumpulan data sebagai

berikut:

3.2.1. Studi Kepustakaan

Pemagang membaca beberapa buku sebagai

acuan dalam menulis sehingga membantu dalam

merumuskan dan memperjelas masalah yang akan

dijabarkan dan pencarian metode pemecahan

masalah yang terbaik. Pemagang mengambil

beberapa sumber buku, seperti buku ajar,

jurnal ilmiah, buku teks, skripi, bahkan

mencari beberpa informasi dari web site yang

dapat dipertanggungjawabkan.

3.2.2. Observasi

Metode observasi adalah cara pengumpulan

data dengan melakukan pengamatan, pencatatan,

penggambaran terhadap hal-hal yang diamati.

Tabel 3.1.

Format Observasi

Pendistribusian Rekam Medis

No Aspek Indikato

r

Keterangan

Ya Tida

k1 Man

Apakah petugas

bermasalah dalam

kegiatan

pemberkasan ini?

- Tingkat

pendidikan sudah

memenuhi standar.

- jumlah pegawai

sudah memenuhi

standar.2 Material

Apakah terdapat

kendala dari

material yang

tersedia di unit

pusat

pendapatan?

- Lemari penyimpanan

sulit untuk ditarik

atau digerakkan

ketika petugas

sedang mencari

berkas Rekam Medis.

- Belum maksimalnya

penggunaan tracer

dan outget.3 Methode

Bagaimana dengan

metode yang

telah

terlaksana,

adakah masalah

yang terjadi?

- Untuk semua

methode yang ada di

rekam medis sudah

berjalan dengan

baik.

4 Minute

Apakah ada

hambatan pada

aspek waktu?

- Lamanya pencarian

Rekam Medis yang

akan berobat ke

poliklinik.

- Pendistribusian

Rekam Medis ke

poliklinik yang

dituju lebih dari

10 menit.

`

Tabel 3.2.

Hasil Observasi Unit Rekam Medis

RSUD Kota Depok 2014

Standar Hasil VerifikasiPendistribusian berkas

Rekam Medis pasien rawat

jalan kurang dari 10

menit untuk di

distribusikan. (Standar

Pelayanan Minimal Rumah

Sakit tahun 2008).

Keterlambatan

pendistribusian berkas

Rekam Medis.

Berkas Rekam Medis harus

sesuai dengan muatan pada

rak penyimpanan.

(Pedoman Penyelenggaraan

Ketidak sesuaian

penyusunan berkas Rekam

Medis

dan Prosedur Rekam Medis

di Indonesia tahun 2006).

Berkas Rekam Medis harus

mempunyai satu berkas.

(Pedoman Penyelenggaraan

dan Prosedur Rekam Medis

di

Duplikasi berkas Rekam

Medis

3.2.3. Kuesioner

Kuesioner merupakan cara yang dilakukan

pemagang untuk mencari data dan mengumpulkan data

yang diperlukan dalam menentukan prioritas

masalah.

3.2.4. Wawancara

Wawancara adalah proses memperoleh keterangan

untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab,

baik secara langsung maupun bersumber dari data.

Tabel 3.3.

Daftar Masalah Di Unit Rekam Medis

RSUD Kota Depok Tahun 2014

NO Daftar Masalah1 Keterlambatan Pendistribusian Berkas Rekam

Medis.

2 Ketidak sesuaian penyusunan berkas Rekam Medis.3 Duplikasi berkas Rekam Medis.

3.1 Daftar Masalah

Berdasarkan dengan penemuan masalah yang

dilakukan oleh penulis di unit Rekam Medis RSUD

Kota Depok, penulis menemukan daftar masalah yang

penulis dapatkan dengan cara observasi, sehingga

penulis menyimpulkan bahwa daftar masalah di unit

rekam medis RSUD Kota Depok adalah sebagai

berikut :

3.3.1. Keterlambatan Pendistribusian Berkas

Rekam Medis.

Pada kenyataan yang penulis amati di unit

Rekam Medis, keterlambatan pendistribusian Rekam

Medis yang terjadi disini yaitu karena jauhnya

antara rak penyimpanan pasien lama dan pasien baru

dan jarak antara rak penyimpanan yang sempit dan

terkadang masih ada berkas rekam medis yang sulit

ditemukan karena ketidak sesuaian penyimpanan

terminal digit sistem.

3.3.2. Ketidak sesuaian penyusunan berkas Rekam

Medis.

Masih terjadinya pengambilan rekam medis yang

tidak sesuai. Seperti masih adanya pengambilan

berkas rekam medis yang tidak menggunakan Tracer

dan Outget. Sehingga pada saat proses penyimpanan

berkas rekam medis masih terdapat berkas rekam

medis pada saat penyimpanan yang mengakibatkan

berkas tidak berada pada tempatnya.

3.3.3. Duplikasi berkas Rekam Medis.

Pada kenyataan yang penulis amati di unit

rekam medis, duplikasi rekam medis yang terjadi

disini yaitu berkas rekam medis dengan satu

kepemilikan pasien tetapi dengan nomor yang

berbeda. Ini terjadi akibat dari pasien yang lupa

membawa kartu berobat atau mengaku sebagai pasien

baru. Maka dibuatlah nomor baru yang sebenarnya

ternyata pasien tersebut adalah pasien lama.

Table 3.4

Masalah di Unit Rekam Medis

RSUD Kota Depok 2014

Masalah Standar Fakta KetPendistribu

sian Berkas

Rekam

Medis.

Pendistribusian

berkas Rekam

Medis pasien

rawat jalan

kurang dari 10

menit untuk di

distribusikan.

(Standar

Pelayanan Minimal

Rumah Sakit tahun

Masih adanya

berkas Rekam

Medis yang

lebih dari 10

menit

pendistribusian

nya.

+

2008).Ketidak

sesuaian

penyusunan

berkas

Rekam Medis

Berkas Rekam

Medis harus

sesuai dengan

muatan pada rak

penyimpanan.

(Pedoman

Penyelenggaraan

dan Prosedur

Rekam Medis di

Indonesia tahun

2006).

Masih banyak

berkas Rekam

Medis yang

menumpuk dirak

penyimpanan

pada saat

proses filling.

+

Duplikasi

berkas

Rekam Medis

Berkas Rekam

Medis harus

mempunyai satu

berkas.

(Pedoman

Penyelenggaraan

dan Prosedur

Rekam Medis di

Indonesia tahun

2006).

Masih adanya

berkas Rekam

Medis yang ter

duplikasi.

+

3.4 Penetapan Prioritas Masalah

Dari masalah diatas, penulis kemudian melakukan

penetapan prioritas masalah dari beberapa masalah.

Masalah yang nantinya akan menjadi prioritas utama,

selanjutnya akan ditetapkan sebagai masalah yang

akan diangkat dan dilakukan pemecahan masalah.

Dalam menetapkan prioritas masalah, penulis

menggunakan Teknik Non Scoring (Non Scoring

Techinique) dengan Delphi Technique yaitu penetapan

prioritas masalah dilakukan melalui kesepakatan

kelompok orang yang sama keahliannya, prioritas

masalah dilakukan suatu pertemuan.

Tabel 3.5

Hasil Kuesioner Penetapan Prioritas Masalah

Di Bagian Distribusi Berkas Rekam Medis

RSUD Kota Depok 2014

Jumlah Responden 9 Orang

No. Daftar Masalah

Hasil Kuesioner

Masalah BukanMasalah

1Keterlambatan pendistribusian berkasRekam Medis.

5 4

2Ketidak sesuaian penyusunan berkas Rekam Medis.

3 6

3 Duplikasi berkas RekamMedis. 1 8

Berdasarkan hasil penilaian serta hasil

kuesioner dengan petugas Rekam Medis disimpulkan

bahwa yang dapat diprioritaskan sebagai masalah

utama yaitu “Keterlambatan Pendistribusian Rekam

Medis”. Masalah ini harus segera ditangani karena

menyangkut dengan kinerja para petugas RSUD Kota

Depok dalam memberikan pelayanan.

3.5 Penjabaran Masalah (5W+1H)

Penjabaran masalah dengan metode 5W+1H akan

mempermudah penulis dalam memahami masalah yang

akan di hadapi, menggali informasi yang didapat

serta menetapkan langkah terbaik dalam

menyelesaikan prioritas masalah.

3.5.1. What (Apa permasalahnya?)

Disini dimaksudkan mengenai masalah apa yang

diprioritaskan serta dijabarkan untuk dicari jalan

keluarnya pada laporan ini, prioritas yang dibahas

adalah Pendistribusian Rekam Medis

3.5.2 Who (Siapa yang terlibat?)

Masalah disini melibatkan seluruh petugas rekam

medis khususnya petugas pendistribusian rekam

medis.

3.5.3. When ( Kapan permasalahan terjadi?)

Disini menjelaskan waktu terjadinya masalah

tersebut dan perkembangannya hingga saat ini. Dari

hasil wawancara dan komunikasi langsung dengan

petugas rekam medis, penulis dapat melihat dan

merasakan masalah ini ketika menangani langsung

dilapangan pada program magang.

3.5.4. Where (Dimana permasalahan terjadi?)

Masalah ini terjadi di unit rekam medis khususnya

terjadi di unit pendistribusian.

3.5.5. Why (Kenapa masalah terjadi?)

Pada bagian ini menjelaskan rangkaian

terjadinya masalah ini. Penyebab terjadinya masalah

ini yaitu sistem distribusi yang belum maksimal dan

sempitnya ruang rekam medis sehingga menghambat

proses pencarian berkas.

3.5.6. How (Bagaimana masalah ini terjadi?)

Masalah ini terjadi kerena karena jauhnya

antara rak penyimpanan pasien lama dan pasien baru

dan jarak antara rak penyimpanan yang sempit dan

terkadang masih ada berkas rekam medis yang sulit

ditemukan karena ketidak sesuaian penyimpanan

terminal digit sistem.