Arsitektur Sistem Informasi Manajemen Fakultas

M. Rifai KatiliJurusan Teknik Informatika, FT UNG

mrkatili@scientist.com

ABSTRAK

Implementasi teknologi informasi melalui pengembangansistem informasi pada unit-unit kerja fungsional dalam lingkuporganisasi fakultas, pada umumnya dibangun secara terpisah untukmencapai tujuan masing-masing unit kerja, seperti sistempengolahan data keuangan, inventaris, kepegawaian, atau jugasistem informasi perpustakaan.

Konsep bahwa pemanfaatan teknologi informasi dapatmeningkatkan kinerja suatu organisasi perlu memperhatikan salingketerkaitan antara proses bisnis organisasi dan proses sisteminformasi yang dikembangkan.

Untuk maksud di atas dilakukan analisis terhadap kebutuhaninformasi akademik meliputi bidang-bidang fungsional untukmemperoleh gambaran yang menyeluruh dari semua sistem/sub-subsistem yang ada agar dapat menjadi arah bagi pihak fakultasmaupun pengembang sistem secara keseluruhan dan terintegrasi.

Dengan diperolehnya arsitektur sistem informasi fakultas,dapat teridentifikasi komponen-komponen pendukung sisteminformasi manajemen fakultas, baik komponen proses bisnis,teknologi informasi maupun sumber daya lainnya yang terkaituntuk mencapai integritas sistem informasi.

Kata-kata kunci: integrasi sistem, analisis kebutuhan, arsitektur sistem.

1. Pendahuluan

Paradigma otonomi perguruan tinggi telah melahirkan pergeseran sistem

manajemen internal perguruan tinggi, yakni pemberdayaan unit-unit

fungsional pada level fakultas dalam rangka pada peningkatan pelaksanaan

pengelolaan perguruan tinggi.

Formasi fakultas sebagai unsur pelaksana sebagian tugas universitas

berimplikasi pada perlunya pemberdayaan fakultas melalui optimalisasi

sumber daya unit-unit kerjanya baik fisik maupun non fisik. Sasaran

utamanya adalah pengembangan dan optimalisasi sumber daya fakultas dalam

rangka mencapai visi, misi dan tujuan organisasi.

Salah satu cara yang umumnya dilakukan banyak organisasi adalah

dengan membangun suatu sistem informasi dengan memanfaatkan teknologi

informasi terkini. Namun masalah yang mengiringi pembangunan dan

pengembangan sistem informasi di lingkup fakultas bisa sangat beragam. Hal

yang menonjol adalah kecenderungan membangun sistem informasi akademik yang

terpisah dari sistem informasi unit-unit kerja lain seperti sistem

pengolahan data keuangan, inventaris, kepegawaian, atau juga sistem

informasi perpustakaan.

Pola pembangunan sistem yang terpisah seperti di atas, cenderung

memiliki kinerja bagus secara individu, namun berpotensi menghasilkan

sistem informasi yang tidak dapat berkolaborasi dalam menghasilkan

informasi yang cepat, akurat dan lengkap. Perbedaan dalam sistem basis data

seperti pengkodean, sistem pengolahan data, dokumentasi sistem, maupun

sistem komunikasi data, merupakan hal yang berpotensi menjadi hambatan

komunikasi di antara berbagai aplikasi dari sistem informasi unit-unit

kerja yang ada.

Dalam konteks optimalisasi sumber daya fakultas, paradigma yang perlu

dikembangkan adalah pembangunan sistem informasi unit-unit kerja di

fakultas dilakukan tidak hanya sekedar mengotomasikan kegiatan manual,

tetapi lebih kepada peningkatan fungsionalitas sistem. Oleh karena performa

organisasi ditentukan oleh perfoma masing-masing fungsi terutama jika

keterkaitan antar fungsi sangat tinggi. Untuk itu diperlukan sistem

informasi terintegrasi yang dapat meningkatkan kinerja pelaksanaan tugas di

antara unit-unit kerja dalam mendukung proses pencapaian tujuan fakultas.

2. Sistem Manajemen Organisasi Fakultas

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 60 tahun 1999 universitas

terdiri atas sejumlah fakultas yang merupakan unsur pelaksana sebagian

tugas pokok universitas (Ditjen Dikti,1999). Lingkup tugas fakultas

meliputi pelaksanaan tri darma perguruan tinggi yaitu pendidikan dan

pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, di samping harus

pula melaksanakan pembinaan civitas akademika dan kegiatan pelayanan

administrasi.

Unsur fakultas terdiri atas unsur pimpinan, senat fakultas, unsur

pelaksana akademik, unsur pelaksana administrasi, dan unsur penunjang.

Pengurus fakultas adalah Dekan dan Pembantu Dekan dalam bidang Akademik,

Administrasi Umum, dan Kemahasiswaan.

Unsur pelaksana akademik adalah Jurusan dan Program Studi. Jurusan

merupakan unit pelaksana fakultas dalam sebagian atau satu cabang ilmu.

Jurusan terdiri atas kelompok tenaga pengajar, teknisi, administrasi, dan

laboratorium. Program studi merupakan unit pelaksana fakultas dalam

penyelenggaraan pendidikan akademik dan atau profesional yang didasarkan

atas suatu kurikulum, sedangkan unsur pelaksana administrasi adalah Bagian

Tata Usaha dengan sub-subbagian yakni subbagian Umum & Perlengkapan,

Kepegawaian, dan Pendidikan & Kemahasiswaan (Pedoman Akademik UNG 2006).

Unsur penunjang berfungsi membantu pengurus fakultas dalam

melaksanakan proses belajar mengajar, khususnya pelaksanaan kegiatan

akademik. Unsur penunjang yang dimaksud adalah unit Perpustakaan,

Laboratorium, Bengkel, Studio, dan lain-lain.

3. Sistem Informasi dan Organisasi

Dalam konteks perilaku organisasi istilah sistem informasi memiliki

nuansa bagaimana sebuah organisasi berusaha menggunakan perangkat komputer,

aplikasi, basis data dan sarana telekomunikasi untuk meningkatkan

kinerjanya secara signifikan. Secara konseptual sistem informasi mengandung

pengertian sistem informasi manajemen. Sistem ini dilukiskan sebagai

serangkaian prosedur dan mekanisme dalam rangka akumulasi data,

penyimpanan, pengambilan, yang didesain untuk mengkonversi data organisasi

menjadi informasi yang sesuai dalam pembuatan keputusan manajerial

(Kumorotomo,1998).

4. Konsep Integrasi Sistem

Pengintegrasian sistem merupakan salah satu konsep kunci dari sistem

informasi manajemen. Dengan integrasi, berbagai sistem dapat saling

berhubungan satu sama lain dalam berbagai cara yang sesuai dengan keperluan

integrasinya. Integrasi sistem itu sendiri didefinisikan Scott (2001)

sebagai adanya saling keterkaitan antar sistem sehingga data dari satu

sistem secara rutin dapat melintas menuju atau diambil oleh satu atau lebih

sistem yang lain.

Menurut Blaha (1998), motif pengintegrasian sistem adalah sebagai

berikut:

a. Cost reduction

Perolehan data yang sama secara berulang kali dalam aplikasi merupakan

pemborosan dan memakan biaya.

b. Data integrity

Penyimpanan data merupakan hal yang relatif mudah, namun yang lebih

sulit adalah konsistensi, pemahaman terhadap data yang benar, dan

meningkatkan kualitas basis data aplikasi.

c. Greater flexibility

Sistem harus mampu memberi respon yang cepat terhadap peluang yang

muncul serta harus bisa menunjang pengambilan keputusan.

d. More functionality

Integrasi mampu mengatasi heterogenitas data yang berasal dari berbagai

sumber, sehingga sinergi aplikasi dalam sistem dapat digunakan untuk

meraih keuntungan bisnis.

Dalam konteks integrasi sistem, Nilsson dkk (1990) menjelaskan aspek-

aspek integrasi sistem dalam empat area utama. Masing-masing area ini

menuju ke satu aspek integrasi yang relatif bersifat independen satu dengan

yang lainnya.

Ke-empat aspek tersebut adalah sebagai berikut:

1. Integration architecture. Terfokus pada bagaimana desain sistem berperan dalam

mencapai sharing data yang mudah dan aman serta kemungkinan mencapai

fungsionalitas di antara sistem.

2. Integration technology. Menunjuk ke mekanisme yang memungkinkan terlaksananya

transfer data antar sistem serta aksi-aksi pada sistem yang lain.

3. User integration. Berfokus pada pandangan end user, yakni penggunaan

perangkat komputer dalam organisasi untuk mendukung tugas-tugas rutin,

bukan pada spesifikasi perangkat dan aplikasi yang diintegrasikan.

4. Semantic integration. Berkaitan dengan integrasi makna data pada sistem yang

berbeda. Pertanyaan yang timbul adalah apakah persamaan konsep bisa

berarti kesamaan pada sistem yang berbeda atau apakah perbedaan konsep

bisa berarti sama atau tidak.

Dalam rangka memperoleh kerangka integrasi sistem, Blaha (1998)

mengemukakan tiga teknik integrasi aplikasi, yakni:

a. Teknik integrasi Master Database. Menempatkan seluruh data aplikasi pada

suatu basis data.

b. Teknik Point to Point Interface. Menghubungkan setiap aplikasi secara langsung

dengan interface terpisah.

c. Teknik integrasi Indirect Integration. Komunikasi antar aplikasi dilakukan

secara tidak langsung.

5. Arsitektur Sistem Informasi Fakultas

a. Lingkup Sistem Informasi Fakultas

Arsitektur Sistem Informasi adalah gambaran yang menyeluruh dari

semua sistem yang terdapat di fakultas didasarkan pada identifikasi sub-

subsistem dimana sistem informasi akan terintegrasi. Untuk itu

pengelompokkan sub-subsistem dilakukan berdasarkan area/bidang

fungsional di lingkungan fakultas (McLeod Jr, 1996). Pengelompokkan ini

sejalan dengan pernyataan Siagian (2000) bahwa bidang-bidang fungsional

dalam setiap organisasi harus dikelola dalam rangka mencapai tujuan,

sasaran, strategi, rencana dan program kerja organisasi dimana

penanganan bidang-bidang fungsional tersebut dilakukan oleh unit kerja

yang sengaja dibentuk untuk itu. Konsep pemisahan fungsi ini dirancang

dengan maksud untuk meningkatkan keluwesan sistem (fleksibel) dalam

mencapai tujuan integrasi sistem informasi.

Adapun ruang lingkup sistem informasi fakultas yang dapat

diidentifikasi meliputi:

Sistem Pendidikan dan Pengajaran. Subsistem ini ditujukan untuk mendukung

kegiatan pendidikan dan pengajaran, dan meliputi:

o Registrasi mahasiswao Kalender akademik

o KRS dan KHS o Pembimbingano Evaluasi hasil studio Ujian/penilaiano Penjadualano Kurikulumo Yudisiumo Wisudao Skripsi

Sistem Administrasi Umum. Subsistem ini ditujukan untuk mendukung

administrasi fakultas dan meliputi:

o Administrasi keuangano Inventarisasi sarana dan prasaranao Administrasi kepegawaian (dosen/pegawai)

Sistem Kemahasiswaan dan Kemasyarakatan. Subsistem ini ditujukan untuk

mendukung kegiatan kemahasiswaan dan kemasyarakatan meliputi:

o Alumnio Kerjasamao Kehumasan o Koperasi mahasiswao Organisasi kemahasiswaano Persatuan orang tua mahasiswa

Sistem Penunjang Akademik. Subsistem ditujukan untuk mendukung dan

menyajikan aktivitas/produk meliputi unit perpustakaan, laboratorium,

bengkel kerja, unit produksi, dan lainnya.

b. Arsitektur Sistem Informasi

Arsitektur Sistem Informasi Fakultas merupakan gambaran adanya

keterkaitan/hubungan antara suatu proses bisnis dengan proses bisnis

lainnya yang terdapat dalam organisasi fakultas, dan dapat dikonstruksi

sebagai suatu model aplikasi enterprise yakni model yang menjelaskan

tahap integrasi aplikasi sistem sesuai bidang fungsional organisasi

fakultas secara utuh.

Sistem InformasiPP

Sistem InformasiAU

...aplikasipp1

aplikasipp..

...aplikasiau1

aplikasiau..

Gambar 1. Model Arsitektur Sistem Informasi Fakultas (diadaptasi dari

Blaha,1998)

Keterangan:PP = pendidikan dan pengajaran; AU = administrasi umumKK = kemahasiswaan dan kemasyarakatan; PA = penunjang akademik

Penjelasan terhadap tahap integrasi aplikasi yang dikemukakan di atas

adalah proses integrasi diawali dengan tahap pembuatan model aplikasi

individu yang teridentifikasi pada setiap subsistem. Aplikasi individu yang

terbentuk, kemudian di merger dengan aplikasi individu pada subsistem yang

sama. Proses merger dilakukan dengan cara mereduksi elemen-elemen data

(atribut) yang sama sehingga dapat diperoleh suatu model enterprise

aplikasi pada level subsistem. Aplikasi enterprise ini kemudian dimerger

dengan aplikasi enterprise pada level subsistem untuk memperoleh suatu

model enterprise aplikasi dari berbagai subsistem.

Sistem InformasiKK

Sistem InformasiPA

Sistem Informasi ManajemenFakultas

...aplikasikk1

aplikasikk..

...aplikasipa1

aplikasipa..

Sistem Informasi

Administrasi Umum

Sistem Informasi

Kemahasiswaan dan

Kemasyarakatan

Sistem Informasi

Pendidikan & Pengajaran

Sistem Informasi Penunjang Akademik

BasisData

Enterpri

Gambar 2. Arsitektur Sistem Informasi Fakultas

Dalam implementasinya, arsitektur sistem informasi fakultas dibangun

sebagai suatu model aplikasi terpusat, dimana aplikasi tersebut berperan

sebagai aplikasi sentral dan berfungsi sebagai integrator yang mengatur

modul-modul aplikasi dalam lingkungan multi user.

Lingkup desain aplikasi terpusat adalah aplikasi utama, aplikasi

administrator, dan aplikasi-aplikasi khusus yang mengakomodasi kebutuhan

subsistem/unit kerja tertentu.

a. Aplikasi utama (integrator).

Merupakan menu utama penyedia isi dari properti tiap objek yang akan

dipanggil oleh pengguna. Fungsi yang ada dalam aplikasi adalah:

Registrasi objek untuk dapat diaktifkan oleh seorang pengguna.

Memberikan informasi umum tentang organisasi fakultas dan

kegiatan yang dilaksanakan.

b. Aplikasi administrator.

Pengatur hak setiap grup pengguna. Fungsi administrator adalah:

Manajemen group pengguna berupa registrasi, penghapusan dan pemberian

hak akses.

Manajemen pengguna berupa registrasi, penghapusan dan penggolongan ke

group yang sudah tersedia.

c. Aplikasi khusus.

Aplikasi-aplikasi yang mengakomodasikan kebutuhan data dan informasi

unit kerja tertentu. Misalnya pada subsistem kemahasiswaan dan

kemasyarakatan dapat dibuat aplikasi untuk kepentingan unit koperasi

mahasiswa, unit kerjasama, persatuan orang tua mahasiswa, dan lainnya.

Basis data aplikasi khusus jika dipandang perlu dapat dibuat terpisah

dari basis data subsistem.

Adapun basis data dalam arsitektur sistem informasi fakultas, dibuat

dan ditempatkan pada satu lokasi (terpusat) namun terbagi sesuai fungsinya

sendiri-sendiri, yakni sebagai berikut:

a. Aplikasi utama. Berfungsi sebagai penampung detail objek yang dimiliki

setiap aplikasi untuk dilakukan seting ketika akan digunakan. Yang

diimplementasikan antara lain aplikasi untuk login, dan administrator.

b. Aplikasi khusus. Basis data dalam aplikasi ini dapat dipisah-pisahkan

sesuai group/kelompok subsistem yang ada.

6. Contoh Implementasi Sistem Informasi Manajemen Fakultas.

Gambar 3. Tampilan Aplikasi Utama

Gambar 4. Aplikasi Manajemen Unit Kerja Gambar 5. Aplikasi Registrasi Mahasiswa

Gambar 6. Aplikasi Kepegawaian Gambar 7. Aplikasi Perpustakaan

7. Kesimpulan

Sistem informasi akademik di tingkat fakultas dapat dibangun dari

sistem informasi sub-subsistem yang secara fungsional dapat

dikategorikan atas:

o Sistem Informasi Pendidikan dan Pengajaran.

o Sistem Informasi Administrasi Umum.

o Sistem Informasi Kemahasiswaan dan Kemasyarakatan.

o Sistem Informasi Penunjang Akademik

Kerangka konseptual arsitektur sistem informasi fakultas dapat

diimplementasi sebagai aplikasi terpusat dengan basis data terpadu

yang berfungsi sebagai sentral sekaligus integrator yang mengelola

lalu lintas data yang berasal dari berbagai macam aplikasi.

Aplikasi sistem informasi manajemen fakultas dapat dibangun

menggunakan aplikasi berbasis web yang bisa dilakukan secara terpisah

dan bertahap, serta dapat dijalankan pada intranet fakultas.

Daftar Pustaka

Blaha, Michael dan William Premerlani. 1998. Object Oriented Modeling and Design forDatabase Application. Prentice Hall. New Jersey.

Ditjen Dikti. 1999. Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi danPeraturan Pemerintah No. 61 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi sebagai BadanHukum. Jakarta.

Katili, M. Rifai. 2003. Basis Data Terpusat untuk Pengembangan Sistem InformasiAkademik. Tesis. Universitas Gadjah Mada. Jogjakarta.

Kumorotomo, W., dan S.A. Margono. 1998. Sistem Informasi Manajemen dalamOrganisasi-organisasi Publik. GM Press. Jogjakarta.

McLeod Jr, Raymond. 1996. Management Information System. Prentice-Hall,Inc. NewJersey.

Nilsson, Erick., Else K. Nordhagen., dan Gro Oftedal. 1990. Aspects of SystemsIntegration. Journal IEEE. 434-443.

Scott, George M. 2001. Principles of Management Information System. McGraw-Hill.USA.

Siagian, Sondang P. 2000. Sistem Informasi Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta.