Administracion del tiempo manual del alumno (1)

MANUAL DEACTIVIDADES DEL

MANEJO DELTIEMPO

COPARTICIPACION DEL TECNOLOGICO DE MONTEREYUNIVERSIDADES TECNOLOGICAS Y POLOTECNICAS

Es importante no ser esclavo del tiempo

HD151 – Administración del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

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Administración del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

Tema 1. La Definición del Tiempo.

Objetivo

Conocer la definición del Tiempo como un elemento de medición del Trabajo, algode su historia y dar los primeros pasos para ver qué hacemos con nuestro tiempo.Introducción

¿Qué tan seguido tenemos la sensación de que sostenemos el mundo de un hilo ybajo nuestro control? Es esa clase de sensación que quisiéramos tener conmásfrecuencia. Los momentos en que nos sentimos así son cuando tenemos bajonuestro control los eventos de nuestra vida. Los eventos de nuestra vida diaria, loseventos de relaciones con los demás y todos aquellos eventos en que sentimosque el tiempo (su duración) está a favor de nosotros. Casi pensamos quepodemos controlar al Tiempo. Pero, ¿podemos?

El tiempo difícilmente lo podremos controlar, pues pasa a un ritmo definido aunqueno lo queramos, ni más despacio ni más rápido. Pero hay algo que no debemosdejar de ver y pensar: Todos tenemos nuestro poder de decisión y todos podemosaprender a actuar enfocándonos en nuestras metas y objetivos, es decir enaquello que nos importa y acrecentará nuestra autoestima a través de una mejorproductividad personal.

El propósito de este curso es: Aprender y vivir los conceptos de la AdministraciónEfectiva del TIEMPO, con un enfoque al Trabajo y a situaciones relacionadas conel fin de aprender a priorizarlas y utilizar este recurso productivamente. Dicho deotra manera, conocer las claves de la “Administración efectiva del Tiempo” paravivir una vida mejor, con todo lo que eso implica. Aquí es importante invitarte a tique tomas este curso a tener una actitud mental de apertura y de autocuestionamiento muy personal, buscando todas las opciones posibles que vuelvannuestra vida más agradable y productiva. Igualmente, te invitamos a ponerenpráctica aquellos conceptos que aprendas a lo largo del curso en tu vida y en tutrabajo. Bienvenido(a) y empecemos.

ConceptosDel latín tempus, el Tiempo es una referencia dimensional que desarrolló elhombre y le dio la posibilidad de medir el periodo que transcurría entre diversoshechos, estados o eventos importantes para las diversas culturas. La definición deltiempo y sus mediciones fue toda una evolución, la que al inicio fue cultural yposteriormente tecnológica hasta nuestros días. Aún hoy se cuestiona al tiempo o

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algunas personas no le prestan mucha atención. Sin embargo, consientes o no, eltiempo influye o afecta directa o indirectamente nuestras vidas.Para el hombre primitivo, el tiempo era una sucesión confusa y sin referencia dedías y noches, sin embargo advertía la existencia de ciertos fenómenos cíclicoscomo: la luna y sus cambios de forma, la posición del sol a lo largo deldía, etc. Elsol y la luna, con sus movimientos aparentes, fueron los primeros referentes deposición para medir el tiempo. Uno de los primeros instrumentos utilizados en laantigüedad fue el gnomon, una varilla clavada en el piso, cuyos cambios en susombra determinaba el desplazamiento del sol en su ciclo diario.

Las definiciones más antiguas documentadas datan de tres milenios a. de C.cuando los egipcios ya conocían el año solar de 365 días, con 12 mesesde 30días y 5 complementarios. El inicio del año estaba determinado por la primeraaparición en el amanecer de la estrella Sirius, este acontecimiento coincidíaordinariamente con la crecida del río Nilo.

Posteriormente, 500 años a de C. el astrónomo babilónico Naburiano, explicó laduración de un año en trescientos sesenta y cinco días, seis horas y quinceminutos. De Babilonia hemos heredado la semana de siete días, la hora desesenta minutos, y el minuto de sesenta segundos. Desde luego tenían formasingeniosas para realizar esos cálculos, convirtiendo la sombra de estacasclavadas al piso en grados, minutos y segundos de ángulo. Durante la noche(cuando no se percibía el movimiento del sol) utilizaban un implemento llamado“Clepsidra”. Las primeras clepsidras consistieron en una vasija de barro quecontenía agua hasta cierta medida, con un orificio en la base de un tamañosuficiente como para asegurar la salida del líquido a una velocidad determinada y,por lo tanto, en un tiempo fijo.

Los meses y los días de la semana, como los conocemos hoy, fueron unaaportación romana de aquellos tiempos, veamos por ejemplo:

LUNES: Luna, Diana, diosa de la caza.MARTES: Marte, dios de la guerra,MIERCOLES: Mercurio, mensajero de losdiosesJUEVES: Júpiter, rey de los dioses,VIERNES: Venus, diosa de la bellezaSABADO: Shabbath,DOMINGO: Dedicado a Dios (Dominesignifica Señor)

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Ya en nuestros días la unidad de medición del tiempo más conocida es elsegundo. Esta medida nos permite ordenar los eventos en secuencias y darles loque llamamos “duración”. Según la definición del Sistema Internacional deUnidades: Un segundo es la duración de 9;192,631,770 oscilaciones de laradiación emitida en la transición entre los dos niveles hiperfinos del estadofundamental del isótopo 133 del átomo de cesio (133Cs), a una temperatura de0°K. Pero esto es muy complicado; lo importante es saber que 60 segundosintegran a 1 minuto y 60 minutos a 1 hora, el día tiene 24 horas y la semana 7días.

Algunas equivalencias relacionadas con el segundo son:

Un minuto equivale a 60 segundosUna hora equivale a 3.600 segundosUn día equivale a 86.400 segundosUna semana equivale a 604.800 segundosUn mes (de 30 días) equivale a 2.628.000 segundosUn año equivale a 31.536.000 segundosUn siglo equivale a 3.153.600.000 segundosUn milenio equivale a 31.536.000.000 segundos Múltiplos del Sistema Internacional para segundo (s)

SubmúltiplosMúltiplosValor Símbol Nombre Valor Símbolo Nombre oolo –1110 sdsdecisegundo10 s dasdecasegundo –2210 scscentisegundo10 s hshectosegundo –3310 smsmilisegundo10 s kskilosegundo10–6 sµsmicrosegund106 s Msmegasegundo o –910 snsnanosegundo109 s Gsgigasegundo10–12 spspicosegundo1012 s Tsterasegundo –151510 sfsfemtosegundo10 s Pspetasegundo –181810 sasattosegundo10 s Esexasegundo –212110 szszeptosegundo10 s Zszettasegundo –242410 sysyoctosegundo10 s YsyottasegundoAlgunas cifras interesantes: la luz recorre aproximadamente 30 cm en un

nanosegundo; también un nanosegundo es el tiempo que tarda el acceso a lamemoria RAM en una computadora. Asimismo, un nanosegundo es la duración deun ciclo de reloj de un procesador de 1 GHz.

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Estas cifras tan pequeñas en la medición del tiempo nos indican que se haacelerado nuestra concepción del tiempo en la relación con nosotros mismos ycon los demás.

Ahora el tiempo debemos medirlo en nanosegundos. La sensación de velocidadnos crea impaciencia, de hacernos sentir que no hay tiempo que alcance. Por ello,la ansiedad y la depresión son algunos de los síntomas de nuestra época,especialmente en generaciones jóvenes. Vivimos en una cultura del aceleramientoy lo importante es no detenernos. No detenernos para encontrarnos con el otro.No detenernos para pensar. No detenernos para conocer nuestros deseos.

Algunos dirán: para qué detenernos si hay un sistema que nos ofrece todo lo queNecesitamos. En realidad éste es el problema: no es que necesitemos lo que nosOfrecen, sino que porque lo ofrecen, lo necesitamos. El escritor Don DeLillo sitúael comienzo de este aceleramiento subjetivo del tiempo en la década del noventa.Ésta es la década en que se afirmó mundialmente la hegemonía del capitalFinanciero. El objetivo era obtener ganancias rápidas y fáciles. Pero también fue laDécada del dinero virtual, de las empresas PuntoCom. El internet se transformó enel medio para invertir dinero a través de agencias que cotizaban en la bolsa deValores. Para ello, era necesario tener datos que cambiaban continuamente. SeGanaba y perdía dinero rápidamente, sentado cómodamente frente a unaComputadora. Por supuesto, cuando explotó la burbuja virtual, pocos ganaron yMuchos perdieron.

Podemos llevar el seguimiento de nuestros días, nuestras horas o bien denuestras semanas y de los meses. Para darle seguimiento a medidas cortasutilizamos una agenda, ya sea en papel o electrónica, y para las largas elcalendario. Las agendas las estudiaremos con detalle más adelante.De los calendarios diremos brevemente que fueron origen y resultado de muchasculturas a lo largo de la historia. Los griegos, establecieron en el año 776 a. de C.un calendario luni-solar que contaba con 12 meses de 29 y 30 díasalternativamente. El filósofo griego Heráclito, afirmaba que toda la existenciaconstituye un flujo en movimiento: " No puedes bañarte dos veces en el mismo río,pues las aguas que fluyen sobre ti son siempre nuevas". El tiempo, desdeentonces, es representado como un río, donde todo se halla sometido a unproceso de cambio en el instante en que es percibido.

Hoy en nuestros días el tiempo es un factor fundamental en nuestras vidas. Nosayuda a medir el pago de un “salario por día” o “el valor del dinero a través deltiempo” o bien “el tiempo de una actividad en un proceso” o tal vez “eltiempo decocimiento de un platillo”.En el ambiente Industrial, se define al tiempo estándar para una operación dadaes el tiempo requerido para que un operario de tipo promedio, plenamente 5

calificado y adiestrado, y trabajando a un ritmo normal, lleve a cabo laoperación.Este concepto va muy relacionado con el de la medición de la Productividad.Veamos un ejemplo: si un operador con estas características fabrica o procesa100 piezas en una hora, su tiempo estándar en esta operación es de 0.6 min porpieza, es decir, 36 segundos.

En base a tiempo, esta será la medida de 100% de productividad, pues es elestándar. Si otro operador en una hora procesa solo 90 piezas su productividadserá del 90% y su tiempo de procesamiento por pieza es de 0.66 min, es decir, 40segundos. Por eso su productividad está por debajo de la estándar. Ya sianalizamos en una jornada de 8 horas las piezas producidas de manera estándar(800) contra las 720 del operador al 90% de Productividad se ve una diferenciamarcada, por lo que las empresas buscarán a operadores que logren y sostenganel 100%.

Como hemos visto, nuestras vidas están enmarcadas por el elemento tiempo.Yasea una hora de llegada a la universidad o la hora de salida de un vuelo osimplemente la hora a la que nacimos o morimos son referencias en el tiempo y esla forma como este elemento imprime su huella en cada momento de nuestra vida.

Si esta misma práctica la hiciéramos con las 8 horas de nuestro tiempo en eltrabajo, descubriremos otras cosas.Conclusión Tema 1

Hemos visto como el tiempo siempre ha sido una variable que interesa conocer atodas las personas. De tal forma que a lo largo de su historia se han definidoalrededor de él indicadores para medirlo tanto en grandes como en muy pequeñasmediciones. Además, se le han adicionado factores de medición como el sueldo“por día” y otros referidos a un tiempo. Realizamos en ejercicio de lo que hacemosen un día típico nuestro. Lo importante es saber qué hacemos con nuestro tiempoy aprender como lo distribuimos mejor a lo largo de nuestra vida para hacer de élun elemento que nos haga más eficientes. La decisión es nuestra.

Esto es sólo el principio. Bienvenido a la Administración de sutiempo.Tema 2. ¿A dónde se fue mi tiempo?

Objetivo

Encontrar y dominar los principales consumidores o distractores que gastan eltiempo, también llamados “hoyos negros”, con que luchan las personas cadadía ypracticar diversos ejercicios y metodologías para dominarlos y ser más eficiente enel uso de su tiempo

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Introducción

Saber a dónde se va nuestro tiempo ha sido una tentación de muchos grandesejecutivos y muchas otras personas. Nos permitiría empezar a caminar por lasenda de la productividad personal.Cierta ocasión un ejecutivo de una empresa importante de mensajería mundial sedio cuenta que mucha gente que pasaba frente a su oficina le saludaba y hacíacomentarios por uno o dos minutos y él por no ser descortés atendía y respondíalos comentarios. Al final de una semana sentía que su trabajo era menosproductivo y se preguntaba: ¿A dónde se fue mi tiempo? Al realizar un registro detodas las interrupciones se dio cuenta de que perdía en promedio 90 minutosdiarios en estos distractores. Movió su oficina a un lugar alejado y se empezó adar cuenta que su día le rendía más. Al calcular por su salario por hora se diocuenta de que con esta simple relocalización le ahorró a su empresa cercade$10,000.00 dólares por año.

Una directora de ventas de una compañía de productos para el campo registró susinterrupciones por personas que no tenían cita y se dio cuenta que había tenidomás de 60 en tres días. A partir del cuarto, ella publicó su registro en su oficina ycada vez que alguien entraba sin cita ella se levantaba y lo escribía en su registro.A los interruptores insistentes se les avisó que se estaba llevando registro de estopara medir la productividad de cada ejecutivo. Al final de la semana susinterrupciones habían caído a sólo 2 ó 3.

¿A dónde se fue mi tiempo?

Aunque sabemos que nuestro tiempo es muy valioso, en ocasiones norespetamos ni el nuestro ni el de los demás. A inicio del siglo veinte el sociólogoitaliano Wilfredo Paretto planteó la hipótesis de que le dedicamos el 20% denuestro tiempo a las cosas valiosas y que el otro 80% se lo dedicamos atodasaquellas cosas que nos agregan un valor mínimo o ninguno a nuestra vida. Deaquí surgió la conocida regla del 80-20 aplicada en muchas situaciones.

Un “agujero negro” u “hoyo negro” es una región finita del espacio provocada poruna gran concentración de masa en su interior, con un enorme aumento de ladensidad, lo que provoca un campo gravitatorio tal que ninguna partícula material,ni siquiera los fotones de luz, puede escapar de dicha región. Como una curiosaanalogía así se les ha denominado en la nomenclatura de Administración deltiempo a los grandes interruptores o eventos que teniendo una prioridad muy bajanos absorben tiempo del que deberíamos dedicar a aquellos eventos con prioridadalta.

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Ya seas un estudiante, un ejecutivo, un ama de casa o una secretariaesimportante tener bien controlados los siguientes aspectos respecto al uso deltiempo:¿A dónde se va tu tiempo? ó ¿A dónde dejas que se vaya?

Si su uso es congruente con tus responsabilidades, ya sean de trabajo, enla familia o en alguna otra actividad¿Qué porcentaje de tu tiempo es libre (no asignado a algo específico)?¿Qué prioridades vitales estas dejando fuera al decidir a qué dedicas tutiempo?¿Cómo los “hoyos negros” del tiempo están afectando tu productividad o tuefectividad?¿Qué tanto éxito has tenido en lograr tus metas de la administración de tutiempo?

Algunas de estas preguntas pueden responderse al seguir la “Forma para Registrode Tiempos”. (Referir a Forma) Este es un registro de cómo distribuimos nuestrotiempo a diversas actividades clasificadas en ciertas categorías generales pararesponder las preguntas planteadas con anterioridad. Llevando este registro poruna o dos semanas, muchas personas juntan una muestra muy representativa decómo utilizan su tiempo y a muchas de ellas les ha cambiado su vida al modificarsus hábitos y/o costumbres de la asignación de su tiempo.

FORMA PARA REGISTRO DE TIEMPOSHora de Inicio

Ultimo dato

FECHA:

CATEGORÍAS GENERALES

prio prio prio prio prio prio prio prio prio priomin min min min min min min min min

Veamos cómo funciona esta Forma de Registro de Tiempos: puede utilizarlo pararegistrar periodos laborales de ocho horas ó bien para registro de actividadespersonales. Alimente las categorías de acuerdo a la clasificación de la mayoría delas actividades que realiza. Si es actividad laboral, pueden ser: Planeación,Juntas, Contestar correo, Lectura, Interrupciones, etc., o bien si son actividadespersonales pueden ser: ejercicio, cocinar, familia, etc. La columna marcada comootros se utiliza para actividades adicionales que no caen en ninguna de lascategorías marcadas y deben ser las menos. Una vez que inicia su registrono semodifican las categorías. (Ver ejemplo)

min

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FORMA PARA REGISTRO DE TIEMPOSHora de Inicio08:00 a.m.

FECHA:

CATEGORÍAS GENERALES

prio prio prio prio prio prio prio prio prio prioUltimo dato

08:00

08:16

08:21

08:30

09:02

09:30

09:47

10:26

10:45

11:47

12:29

12:54

01:57

02:22

03:10

05:07

Planeación

Lista deacción diaria

Juntas Interrupciones Teléfono Correo Preocupaciones Lecturas Proyectos Otros Suma

16

min min min minmin min min min

A9

D Quejas delTrabajo 7

C

A

D Orientar aproveedores perdidos

Llamar aesquiador

Llamar apromotor de ventas

5

9

min min

5

9

33

A

B

B

D

DiscutirRegulaciones de Gobierno

Debate inútilcontrato de gobierno

Respondermensaje a Tomás

Prepararmensaje al Staff

7

8

A

A

Reporte deEncuesta de Negocio

Reporte deEncuesta de Negocio

15

13

22

D ReecribirContrato 7 28

1717

19

19

C Preocupadopor conflicto Luis/Pedro

20 39

19B Revisar Plan

de acción

A Prioridadesmensuales 42

B

B

A Junta conPepe y Juan para ver problema

NuevaPropuesta de Roberto

Escribirreporte a Roberto

40D Pensando en

debate en junta staff

16A Outline de

Estudio de Impacto

13 111

25

23

Comida 40

25

23

40

73

47

A

A Organizarse20

Plan deProyecto para el gerente

24B

Bpara mañana

Pedro no pudo hacer asignación apoyarlo ContinuarProyecto de Pedro

18

20

A

B

SeguimientoProyecto de Luis

Entrenamiento al personal

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7

A Estudio de Impacto 25

B Revisar draftreporte anual 25

A ReporteTempleton 33

Juntadiscusión 12 70

0

0

0

Tiempo Total del día

% del Tiempo del Dïa

Prio = Prioridad de la actividad

71 102 48 52 55 36 53 78 52 0 547

Min = Minutos dedicados a esta actividad

ABCD

Alta ; Muy ImportanteMedia ; ImportanteBaja ; No ImportanteInterrupción/Desgaste

Inicie el registro a la hora que marcó como “hora de inicio”. Marque la hora a laque registró un dato (“Último dato”). Utilice descripciones cortas de nomás de 4palabras y siempre indique los minutos consumidos en cada actividad registrada.No tiene que registrar todas las actividades, sólo aquellas al cambiar de tipo deactividad o que al ser interrupciones sean muy repetitivas y considerables, o bienregistrar aquellas actividades que usted desee medir específicamente. Sirealizauna llamada muy larga, registre su forma y actualícelo al presente. Si ustedconduce una junta, pida a su secretaria o asistente que registre como utiliza sutiempo.

Si trabaja sólo puede utilizar un reloj alarma para medir sus periodos de tiempo yregistrar sus tiempos. El reloj debe detenerse cuando usted registre unaactividady reiniciarse al terminar de registrar e iniciar la siguiente actividad.9


Debe manejarse con total honestidad al registrar los datos y asegurarsedehacerlo con objetividad. De preferencia sugerimos no divulgar esta informaciónhasta que el ejercicio sea terminado (una o dos semanas) para no despertarsospechas o causar mala impresión de sus compañeros o su jefe. Si lo hace enuna agenda (escrita o electrónica) llévela con usted todo el tiempo para registrarsus actividades en el exterior o de viaje, si así lo planeó.

Esta Forma de Registro de Tiempos es muy útil en viajes para medir eltiempoefectivo de que se dispone durante el traslado, en aeropuertos, taxis, etc.Interesante, ¿No?Al final de cada periodo de 20 ó 30 min identifique la prioridad de cada actividadregistrada. Para ello hay un espacio en cada celda y debajo de la forma sepresentan las claves que se pueden utilizar: “A” para una actividad o acción vital(Muy Importante); “B” para una importante; “C” para una de importancia mínima oque puede esperar y “D” para las que en realidad se convierten en interrupciones ymuchas veces se descubren al registrarlas. Más adelante trataremos el métodopara priorización y mejorar la efectividad en ese sentido.

Estos son algunos detalles que debe cuidar al seguir la Forma de Registro deTiempo:

No omita detalles.Cuando haga anotaciones no confíe en la memoria.No trate de “adornar” su formato, mantenga la objetividad.Identifique la prioridad de cada registro: A, B, C o D.Planee realizar un análisis después de realizar el registro y susacciones correctivas posteriores.De seguimiento a sus acciones correctivas hasta que descubrasus“hoyos negros” de su tiempo y cambie sus hábitos negativos porpositivos.Mida su productividad de tiempo con cierta regularidad para nodecaer en errores ó hábitos improductivos antiguos.

Las siguientes preguntas le ayudarán a realizar el análisis de su registro deactividades y tiempos:1. ¿Considerando lo que yo esperaba (ó lo que se esperaba según misresponsabilidades), el balance de tiempo dedicado a cada categoría es elapropiado?2. ¿Muestra mi registro que mi desempeño es congruente con mis expectativas (olas de la empresa) de productividad?


3. ¿Estoy cumpliendo con los compromisos acordados con mi jefe (nivel superior)?4. ¿Cuál es el porcentaje observado en actividades con prioridad A, B, C o D?5. ¿Cómo se comparan los hallazgos con las prioridades de mi lista de accióndiaria?6. ¿Cuáles Cs o Ds puedo reducir o eliminar?7. ¿Qué llamadas telefónicas, juntas o visitas puedo reducir o eliminar?8. ¿Qué o quién fue el interruptor más frecuente o que más tiempo tomó? ¿Cuáleslas causas?¿Cómo puedo controlar esto mejor?9. ¿Qué porcentaje de interrupciones fue funcional? (parte de mi proceso normalde actividades)10. ¿Qué porcentaje fue disfuncional? (fuera de mi proceso normal de actividades)11. ¿Qué porcentaje del día fue considerado tiempo no asignado o libre (muerto)?12. Si a cada actividad realizada le asigna una calificación en base a actividadesaltamente rentables o actividades pobres, ¿Qué porcentaje del día fue deproductividad pobre?¿Qué voy a hacer con esas actividades? ¿Puedo juntar oeliminar algunas de ellas?13. ¿Qué actividades que no puedan eliminarse puedo delegar o asignar a otros?14. ¿A quién interrumpo con mayor frecuencia? ¿Para qué? ¿Con qué frecuencia?

Al final de cada día de registro, pregúntese además las siguientes preguntas:1. ¿A qué hora inicié mi primera actividad A1?2. ¿Pude haberla iniciado antes? ¿Qué me impidió hacerlo?3. ¿Me distrajo algo para terminarla? ¿Qué? ¿Por qué?4. ¿Pude haber evitado esa distracción (ó interrupción)?5. ¿Recuperé este tiempo posteriormente?6. ¿Qué pude haber realizado diferente que me hiciera este día más productivo?7. Y la última pregunta: ¿En este momento, cuál es mi principal problema deAdministración de mi Tiempo?Este ejercicio te llevará a descubrir lo que se ha dado en llamar “LosConsumidores de Tiempo”, que en concepto son parecidos a los “hoyos negros” yse les llama “basureros” porque están presentes en nuestras actividades y tienenuna función, pero distraen recursos de productividad en el uso del tiempo. Lamayoría de las personas cuando se les pregunta ¿Cuál es su principal problemaen el uso efectivo de su tiempo? responden que “las interrupciones”.

La realidad es que está demostrado que el principal consumidor del tiempoes laracionalización, es decir, el tiempo que se dedica a responder sus propiaspreguntas o resolver sus conflictos interiores relacionados con actitudesnegativas,sus propias metas, o bien, las diferencias con otras personas que se vuelvenlargos, costosos y desgastantes pleitos legales, que consumen gran cantidad detiempo de las personas, dinero, traslados, etc. Esto nos lleva a tratar de justificar


acciones o decisiones inapropiadas que nos alejan de la realidad y pensamos queson normales o son parte integral de nuestras responsabilidades.Otro gran consumidor de tiempo es la insuficiente planeación que hacemos denuestras actividades, por lo que en muchas ocasiones pasamos por alto locomplejo que pueden ser el trato con algunas personas, ó algún proyecto que ledamos poca importancia y se complica en sus procesos de avance. Es bien sabidoque el ser más complicado sobre la tierra es el ser humano y en ocasioneselevaen gran medida la complejidad de una decisión ó de una acción. Este tipo desituaciones se presentan por diferencias en la forma de pensar o de actuar de laspersonas, lo cual implica que se programen entrevistas para aclarar las cosas,juntas para revisar criterios de decisión, etc., grandes consumidoras de tiempo.

Piense por un momento que usted es un Administrador de un negocio y quedurante el día tiene una gran cantidad de interrupciones: llamadas de clientesmolestos, empleados que esperan su decisión sobre algo, proveedores esperandopara negociar el pago de sus materiales, agentes bancarios buscándolo pararenegociar sus créditos, etc. Usted se pregunta: ¿Si no tuviera todas estas“interrupciones” cuál sería mi trabajo?¿Haría más negocio? La respuesta es:Algunas “interrupciones” son necesarias y algunas innecesarias. Incluso ustedpodría programar sus interrupciones fuera del tiempo en que realizaría susactividades tipo A1 y sería más productivo.

Las estadísticas dicen que los administradores de nivel medio son interrumpidoscada 8 minutos; los de nivel alto son interrumpidos cada 5 minutos y estasinterrupciones duran en promedio de 1 a 20 minutos. Este tiempo es cada vez másvalioso cuando el nivel es más alto. Según estas mismas estadísticas losprincipales “Consumidores del tiempo” son: la socialización en el trabajo, lapostergación, la falta de auto-disciplina y las metas indefinidas (ó no claramentedefinidas). Conozcamos otros consumidores de tiempo.

Consumidores de Tiempo Auto-impuestos: Aparte de los mencionados,tenemos los siguientes:

Propia racionalizaciónNegativismoFalla de anticipaciónEstimación de tiempos poco realistasPostergaciónDemasiadas pruebasErrores involuntariosIrse mucho a los detallesDelegación inefectivaExceso de controlDelegación inversaIrse directo al personal (brincarjerarquías)Hacer llamadas no planeadasExcesiva socializaciónDificultad para terminar las visitasDistorsión emocionalFalta de disciplinaTemor a ofender o a decir ¡NO!Lector lentoObjetos distractores en el lugar detrabajo

Consumidores de Tiempo del Sistema: Este tipo de consumidores de tiempo losencontramos día a día en nuestro trabajo, ó simplemente en nuestras actividadesdiarias o en nuestras relaciones con los demás:

La racionalización de otrosNegativismo de otrosInsuficiente planeación de otrosInexistencia de una política establecidapor la empresaPrioridades de otros en conflicto con laspropiasPrioridades de los jefesResponsabilidades o roles no clarosFalta de autoridad“Juntitis” o muchas juntasDemoras no programadasFalta de DecisiónComunicación pobre (que confunde)Falta de (o pobre) retroinformaciónDefinición de Problema No ClaraErrores o Fallas de otrosFallas no contempladas (automóvil)Visitas demasiado largasExceso de correo electrónicoMuchos mensajes de baja prioridadSobrepoblación (o falta) de personalFalta de personal de apoyo (competente)Asistente inefectivaActitudes negativasDistraccionesTodos estos aspectos distractores y basureros del tiempo tienen alguna

solución.En términos generales un método muy utilizado para hacer frente a esassituaciones incluye todas o algunas de las siguientes sugerencias, algunas de lascuales trataremos en mayor detalle más adelante en este curso:

a. Cambie su programa tradicional. El caer en una rutina muchas veces nos lleva a caer en algunos vicios, los que eventualmente se conviertenen consumidores del tiempo. Y al hacer estos cambios siempre ayúdese con las preguntas para encontrar áreas de oportunidad en el uso de nuestro tiempo.b. Sea más observador. Los expertos han desarrollado una gran capacidad de observación. Ellos ven lo que la mayoría de nosotros no vemos. Afinar su nivel de alerta le ayuda a ver todo aquello que esta alrededor ydetectar oportunidades relevantes, aspectos que pudo perder en el pasado, caras, hechos, datos, situaciones que pueden mejorar su capacidad de utilización de su tiempo. Igualmente a disfrutar de aquellas maravillas que nosregala


la vida: un bello amanecer, la belleza interior de una persona, la nobleintención de otra, etc.Haga sus movimientos más aprisa. Lo mantiene despierto y le permiteencontrar nuevas formas de hacer las cosas, además se dará cuenta deltiempo que empieza a ahorrar.Piense “con un lápiz en la mano”. Con esto quiero decir escriba susideas en algún lado en forma ordenada para que cuando las requiera puedaconsultarlas y afinarlas en el momento apropiado. Puede registrarlasen seren su agenda (escrita o electrónica), en una pequeña libreta, en un diarioespecífico para ideas, o donde mejor le acomode, pero que esté a la manoen el momento preciso.Compare. Vea lo que sus “interruptores” saben o no saben, elementosmutuos o comunes entre la gente y compárelos, pues en un momentopueden convertirse en “puentes de información” relevante, tales comofechas, sucesos, formas de pensar, o algunas otras claves en susdecisiones.Fíjese metas espontáneas y deles seguimiento hasta cumplirlas.Podríamos definir como una meta espontánea a aquella que surge almomento. Por ejemplo si detecta que se está consumiendo mucho papelpor semana en sus impresoras, fíjese una meta de bajarlo a la mitad en lasiguiente semana y dele seguimiento. Esto le ayudará a ver en qué seconsume y si se disminuyó en consumo ó se creó una crisis por estasituación al poner esa meta. Y así como esa con otras pequeñas cosas.

c.

d.

e.

f.

A través del análisis de su registro de tiempos y de sus “basureros” de tiempousted podrá encontrar la mejor alternativa de cambios para vencerlos. Esto se iráconvirtiendo en su sistema personalizado de administración del tiempo mejorado.Los conceptos y técnicas manejadas en los siguientes temas de este cursoleayudarán a establecer su propio sistema. Buena suerte.

Conclusión Tema 2

Un elemento clave en la administración del Tiempo es saber reconocer a dónde seva nuestro tiempo, es decir, en que lo “invertimos” o a qué lo dedicamos.Dependiendo de esto estaremos enfocándonos a aspectos claves de nuestra viday/o de nuestro trabajo y a no vivir en cosas que no tienen importancia. Esto es elinicio de vivir dentro del cuadrante de lo importante y no urgente, o sea, de lo quees planeable, pero que requiere un orden para no sorprendernos con que nosalcancen los plazos de estos eventos importantes. Para ello presentamos el usodel formato de Registro de Tiempos de los eventos que realizamos día con día ydentro de él, hora por hora.

Con el análisis de este formato descubrimos nuestros principales consumidores detiempo y podemos empezar a trabajar para irlos reduciendo hasta eliminarlos.


Incluimos además una serie de “consumidores” de tiempo y algunas de susclasificaciones para descubrirlos más fácilmente. Antes de finalizar, comentamosun grupo de sugerencias para educarnos en el uso de nuestro tiempo de maneraefectiva, minimizando este tipo de distractores u “hoyos negros” del tiempo.Buena Suerte.

Tema 3. El sentido de la urgencia y el tiempo

Objetivo

Saber diferenciar el concepto de vital de urgente e importante con todas lasimplicaciones que esto tiene en la Administración moderna del tiempo,especialmente en la asignación del tiempo a actividades o eventos claves parauna administración más efectiva de nuestro tiempo.Introducción

¿Qué nos motiva a la gente a imprimirle velocidad a las cosas? La urgencia.¿Qué hace que la gente piense y le dedique tiempo a ver la mejor forma dehacer algo para no cometer ningún error? La importancia de lo que estáhaciendo.En estas dos preguntas, en el fondo encontramos la diferencia entre lo que esurgente y lo que es importante. La mayoría de las cosas que son importantes ydan sentido y trascendencia a nuestra vida no son urgentes. Sin embargo, muchascosas que las calificamos de urgentes NO son importantes. Estos conceptossonla clave para la administración efectiva de nuestro tiempo.

En muchas ocasiones es considerado como algo sicológico, es decir, lo que esurgente lo es en nuestras mentes y son muy pocas cosas las que en realidadrequieren de la urgencia que dicen tener. Un ejemplo de estas son las cuestionesde salud, en las que está de por medio la vida como un accidente, una situaciónde emergencia por un infarto o algo así. Lo más difícil es que cuando caemos eneste tipo de situaciones dejamos de auto atendernos, pues en un accidente ó uninfarto ¿puede atenderse el que lo sufre?

Tomemos esta oportunidad de planear con anticipación cuando nuestros eventoso actividades importantes no son de carácter urgente.El sentido de la urgencia y el tiempo


Urgencia: Del latín Urgentia: Nos dice de la inmediata obligación de cumplir algo,una ley o un precepto. Tiene una interpretación de que no hay algo másapremiante. Importante a su vez proviene de la palabra “importe”, que significavalor o monto, lo cual significa que algo importante es aquello que tiene un valordestacado para nosotros.Desde el punto de vista del tiempo, si usted es avisado que va a vivir elúltimo díade su vida: ¿pediría Ud. que lo lleven a su oficina a terminar un pendiente que dejódel día anterior? La verdad simplemente de pensarlo nos pone los pelos depunta¿No? Tanto la “urgencia” como la “importancia” son conceptos que desatanreacciones diferentes en las personas, salvo situaciones extremas. Veamosalgunos ejemplos:¿Es importante la salud? Sí. ¿Es urgente? En ocasiones sí, pero en otras no. Si vaal médico para revisarse de un dolor leve de estómago, muy probablemente no esurgente. Sin embargo, si su dolor de estómago ha sido causado por una peritonitisy es muy intenso e intolerable, se volverá una situación URGENTE porque seconvierte en cuestión de vida o muerte, vital. Entonces una molestia manejable desalud es una situación importante y no urgente, pero hay que atenderla; pero undolor intolerable diagnosticado como peritonitis es importante y urgente:una crisis.

PRINCIPIO: Todo lo urgente es (ó debería ser) importante, pero no todo loimportante es urgente. Lo que es urgente e importante a la vez se puede convertiren una crisis y causar efectos (daños) graves o incluso la muerte.Veamos esta otra situación: Son las 9:45 am y el gerente llega a la oficina y le dicea todo su personal cercano: “Necesitamos tener listo este reporte antes de las10:00, por favor haga cada quien lo que le corresponde y envíenlo por correoelectrónico a la brevedad”. SI usted tiene la información “que le corresponde” se lapuede enviar en ese momento y salir de esa “Urgencia” (¿?), pero si no esasí seconvierte en una situación “URGENTE” para Ud. Entonces ¿el gerente, el jefe o eldirector definen qué es urgente o importante? La realidad es que muchas veces sí,aunque el ritmo del trabajo debería estar definido por la importancia de losresultados y el momento en que deberían estar listos. Es obvio que esto nuncasucedería si tanto el gerente como todos sus colaboradores tuvieran programadocon anterioridad preparar su parte del reporte y enviarlo oportunamente.

La verdad es que los dos factores primordiales que nos ayudan a elegir lamanerade emplear nuestro tiempo son la “URGENCIA” y la “IMPORTANCIA”, por ellodebemos estudiar la forma de establecer prioridades para regular estos factores.Lo podemos visualizar más fácil a través del siguiente gráfico:

Es conveniente comentar que en la vida real no siempre es tan claro cuándo algoes urgente o no, pero para cada uno de nosotros debe ser claro qué es importantey que no. Sin embargo, estas dos clasificaciones dependen de los llamadosparadigmas de lo urgente y los paradigmas de lo importante. Conozcamos yapliquemos estos conceptos.Para entender esto podríamos definir Paradigma como un contexto o una forma dever ó percibir las cosas que nos provoca una actitud, un sentimiento y unaconducta definidos. Una definición sicológica dice: “Ideas, pensamientos,creencias incorporadas generalmente durante nuestra primera etapa de la vidaque se aceptan como verdaderas o falsas sin ponerlas a prueba de un nuevoanálisis y que determinan muchas de nuestras actitudes y acciones / reacciones.”

Regresando a nuestro grafico de Urgente vs Importante, lo difícil es definir quéeventos o decisiones de nuestra vida los clasificamos en cada cuadrante. Lasensación de estar ocupados, “sentirnos importantes” por decisiones que tenemosque tomar en el momento preciso y siempre estar con un exceso de trabajo,con elescritorio lleno de pendientes, etc. es un vicio muy común en nuestros días. A


estos rasgos se autoalimentan y provocan lo que se conoce como la “Adicción a lourgente”. Cuando pensamos así vivimos en los paradigmas de la Urgencia.Algunos de estos paradigmas pudieran redactarse ó explicarse de la siguienteForma: • “Si no actúo a un ritmo acelerado en mis decisiones ó en mis acciones me Siento ineficiente” • “Tengo que despedir gente para poder sentir que terminé un proyecto” • “Prefiero sentir el flujo de adrenalina en mi cuerpo que buscar resultados a Largo plazo” • “No voy a comer en el día para no perder ese tiempo; como mientras Trabajo” • “Algún día lograré tener tiempo para hacer lo que deseo” • “A veces pensar antes de actuar consume mucho tiempo y me vuelve Improductivo” • “Me gusta correr entre una cita y otra en vez de tomarme tiempo para Trasladarme con calma” • “A mis amigos casi no los veo para no perder tiempo en pláticas bobas”Y otras más.

Alguien que vive así, normalmente no afronta las situaciones trascendentes con eltiempo que éstas requieren para pensar y meditar las decisiones antes deejecutarlas. Busca resultados instantáneos y una satisfacción inmediata, inclusosin considerar lo que los demás pudieran sentir, pensar o esperar. Los síntomastípicos de una persona que vive en estos paradigmas son: estresado, tenso,presionado, en ocasiones exhausto y muchas veces su efectividad no es tanbuena como se esperaría.

Típicamente alguien así diría:“Hijo, la vida es difícil y en este momento me encuentro en medio de una situaciónurgente que demanda mi atención, por eso no podré asistir a la reunión depadresde familia de tu escuela. Sé que me entiendes y platícame que se comentó y quese decidió”.“No me queda tiempo para hacer ejercicio. Las ocupaciones en mi negocio sonmuy demandantes y debo cumplirlas para evitar que caigan mis utilidades. Lafamilia me va a entender si no puedo asistir a la reunión, aunque vayan a estartodos, excepto yo”.Al decidir cómo clasificamos todos los eventos de nuestra vida, es decir, en quécuadrante identificamos cada evento y posteriormente administrarlos,seleccionamos con qué paradigma vamos a tratarlo y cómo vamos a reaccionar.

EL TIEMPO ES IMPORTANTE

Si los administramos como urgentes ya vimos la forma como reaccionaremos,pero que pasa si los percibimos como “importantes” y los administramoscomotales.Al considerar nuestros asuntos como importantes, les podemos dedicar tiempopara pensar en ellos, planearlos, prevenir y prepararnos para resolverlos en suorden de importancia, pues no todos los eventos son iguales de importantes.Entonces el centro es ahora cómo organizar los eventos o actividades queubiquemos en el cuadrante 2. Vivir en el paradigma de lo importante es la mejorforma de administrar nuestro tiempo. Veremos a continuación una forma rápida yefectiva de enfocarnos en este estilo de administración del tiempo.

El paradigma de lo importante nos permite aprovechar de mejor manera el tiempo.Podemos decidir hacer las cosas de manera oportuna o apresurada, sin llegar aser urgente. Esto nos mantiene liberados del estrés y la presión que estoimplica.Seguir este procedimiento le ayudará a mantenerse en este estilo de trabajo:

Paso 1: Determine lo que es más trascendente en su vida: alineado a suvisión y a su misión personal.Puede ayudarse contestando las siguientes preguntas:¿Qué es lo más importante en mi vida?¿Qué le da sentido a mi existencia?¿Qué deseo ser/hacer en mi vida?

Muchas personas analizan sus respuestas y las resumen en un “credo” personal obien reescriben una redacción de su misión en la vida.Paso 2: Identifique sus roles personales.

Todos vivimos nuestra vida en diversas facetas; somos el padre ó madre defamilia, realizamos un trabajo, jugamos un papel en nuestra comunidad, etc.Entonces nuestros roles son: padre ó madre, empleado ó propietario, benefactor,esposo ó esposa, hijo ó hija, hermano ó hermana, presidente de la asociación devecinos, amigo ó amiga, etc. Todo esto contribuirá a darle orden a sus actividadesy a referenciar que eventos son más importantes para su planeación.

Estos roles que acaba de listar le darán una idea del grado de importancia quetienen todas sus actividades y/o eventos, considerando también lo que es mástrascendente en su vida del paso 1.Paso 3: Seleccione las metas a desarrollar en cada uno de sus roles.

¿CUALES SON SUS ROLES?


Esta pregunta podría ayudarle a esto: ¿Qué sería lo más importante a realizar enCada uno de los roles para alcanzar el mayor impacto?Tal vez para responder esta pregunta tendrá que repreguntarse sus roles y verlosDesde un punto de vista muy personal, desde su corazón y considerando susValores y principios.Con estos elementos en mano usted podría ver algo como lo siguiente:

SUS ROLES Y METAS DE CADA UNO, SEGÚN LO MÁS IMPORTANTE

SUS ROLES

Rol No 1

SUS METAS PARA CADA ROL - Asistir a reunion de padres delcolegio de Pepito

- Reunión familiar del DomingoPapá

Rol No 2 Director General - Curso para recién ingresados a laempresa

- Preparar informe al Consejo

Rol No 3 Hijo- Llevar a revisión médica a mi madre- Visitar diariamente a mi madre- Misa de aniversario de mi padre

- Apoyar las necesidades de mihermano

- Reunirme cada quincena

- Asistir a las juntas y participar- Cooperar con los vecinos

Rol No 4 Hermano

Rol No 5 Presidente de Vecinos

Rol No 6Benefactor de la Parroquia

- Lograr 100 mil pesos deaportaciones en el año

- Incorporar un benefactor más

- Torneo de Pesca en un dos meses- Atraer a dos miembros másRol No 7 Miembro del Club de

pesca

Rol No 8 Socio de Deportivo- Entrar en plan de dieta reductiva- Estar al día en las cuotas

Rol No 9

Rol No 10

Una vez realizado este paso, es momento de responder las siguientes preguntas:¿Qué sucedería si realizo estas actividades durante la siguiente semana?¿Qué sino las realizó?

¿Cómo afectarían positivamente o negativamente mi vida?¿Sería más efectivo de lo que soy ahora?¿Qué podría reprogramar para la siguiente semana sin tener efectos graves?¿Algunas de estas actividades van secuenciadas? ¿Cuáles puedo delegar?¿Aquién? ¿Cuál debería realizar de inicio? ¿Cuál después?Responder estas preguntas nos va llevando a establecer un marco de referenciapara tomar decisiones acerca de cómo debo realizar aquellas actividades oeventos que son importantes y forman parte de mi cuadrante 2, pero como nopuedo hacerlas todas simultáneamente debo tener uno o varios criterios paradecidir cuáles van primero, cuales después, cuáles debo delegar, etc. Aúnmás situviera un estimado de su duración y el momento o fecha en que requiero tenerlasterminadas, eso nos ayudaría más a planear y programar su ejecución de unamanera más efectiva.

Paso 4: Establezca un marco de referencia para tomar decisiones acerca desus actividades y eventos.Una prioridad puede definirse como el valor que le damos a una situación, unevento o una actividad. Este marco de referencia define los criterios para asignarprioridades a través de las cuales decidimos cuáles actividades van primero quéotras.Un ejemplo sería:

Asignar prioridad 1 a las actividades de los roles familiares. Dentro deestos seríacategoría A las del rol de Papá; B el rol de hijo; C el rol de hermano, etc.Asignar prioridad 2 a las actividades de los roles de trabajo. CategoríaA a los delrol de director; B a los de Proveedor, etc.Asignar prioridad 3 a las actividades de salud. Categoría A al ejercicio; B a lasactividades en el Club Deportivo, etc.Este marco podría verse resumido en la siguiente tabla:

Marco de Referencia para Priorización

CategoríaPrioridad

1

2

3

4

Rol

Familia

Trabajo

Salud

Comunidad

A

Papá

Director

Ejercicio

BenefactorParroquia

B

Hijo

Proveedor

C

Hermano

Compañero

D

Club Deportivo Club de pesca

VicePres de Vecinos

Paso 5: Auto-Evaluarse.

Cuando Benjamín Franklin cumplió 27 sintió una gran necesidad de mejorar suvida y decidió identificar las verdades más universales. Listó 12 y las llamó“virtudes”: Templanza, Silencio, Orden, Decisión, Sobriedad (sencillez),Laboriosidad (Eficiencia), Sinceridad, Justicia, Moderación, Limpieza, Tranquilidady Castidad. Se encontró un amigo religioso ilustrado de la época y se lasconsultó;éste le dijo: “Creo que debes agregar la número 13: Humildad”. Él aceptó lasugerencia de su amigo y de aquí surgieron las “13 virtudes de BenjamínFranklin”. En ellas fundamentó su esquema de prioridades de su vida a partir deese momento.

Posteriormente en su autobiografía escribió que seguir estas prioridades era másdifícil de lo que había imaginado. Mencionó que cada día invertía algo detiempoen meditar acerca de su lista de virtudes y evaluar qué tan efectivamentelas habíaseguido. Un resumen, observó que para la virtud de la Humildad cada vez quepercibía que la había cumplido bien se sentía profundamente orgulloso de suslogros.

Esta autoevaluación consiste en tomar su esquema de prioridades y ver cómo loestá cumpliendo respecto a qué realiza primero y qué después. Lo importante estener claro la importancia que tiene cada evento o actividad y si su realización vade acuerdo a eso. Una forma simple es la evaluación por puntos y consisteensumar un punto por cada evento que sea realizado según su prioridad y restar unocuando altere sus prioridades. Al final del día o de la semana sumarizar todos sus

puntos para ver cómo resultó el día. Con eso tratará de apegarse a susprioridades lo más posible para ganar la mayor cantidad de puntos posible.Cuando actuamos en el paradigma de lo importante nos movemos en loscuadrantes 1 y 2, tratando de mantenernos en el 2. Nos volvemos ajenos aloscuadrantes 3 y 4, los cuales sólo nos distraerán y nos harán menos efectivos yeficientes. Lo más importante es que vivamos allí por elección y no por error. Esposible que algunas de nuestras actividades se conviertan en “urgentes”,peroserán las mínimas y podemos estar seguros de que todas ellas serán importantesy apegadas a nuestras más altas prioridades.

Conclusión Tema 3

Cada meta que nos fijamos tiene su propia etiqueta de un precio. Se dará cuentaque es agradable y divertido tener el control sobre las metas que se fije, pues elprecio es el adecuado cuando se cumple en tiempo y forma. Sin embargo, siporsobrecargarse de metas empieza a fallar en su cumplimiento, el precio es muchomás elevado por las consecuencias que eso trae consigo para usted y tal vez paraquienes le rodean y para su trabajo.

Muchas personas que han tomado este curso se esfuerzan y logran sus metas alo largo de seis u ocho semanas, pero esto se va volviendo más complicadoconforme pasa el tiempo si no mantiene el orden en la planeación. Por ello esimportante que haga su propia auto evaluación con cierta regularidad para medirsus habilidades y sus potencialidades de manera de ir mejorando gradualmente eir poniéndose metas cada vez más retadoras y agresivas. Usted mismo(a) se loagradecerá con el tiempo.

Tema 4. Entendiendo la administración del tiempo

Objetivo Entender la diferencia entre: Planear, Programar y Posponer; y conocerlas principios para aplicarla en nuestra administración diaria del tiempo, todo ellocon el fin de ser más efectivos.Introducción

Constantemente decidimos qué hacer con nuestro tiempo. Ya sean periodoslargos o pequeños, vivimos en las consecuencias de esas decisiones. Estasconsecuencias nos desagradan en especial cuando sabemos que podemosmejorar la forma como manejamos nuestro tiempo. En ocasiones decimos o nosdicen (muchas veces en nuestra intimidad):

“¡Mi vida es muy acelerada y no logro todo lo que quisiera; Me faltatiempo! Reuniones, infinidad de mensajes electrónicos, citas,llamadas; doy hasta el límite y día a día caigo rendido en la cama y melevanto demasiado temprano al día siguiente para volver a lo mismo.Me corroe la duda de ¿si lo que hago es realmente importante?¿Noestaré dejando de hacer cosas que me acarrearán consecuenciasgraves o una cruda personal conmigo mismo(a)?”“Todos me dicen que tengo mucho éxito. Se que trabajé, ahorré y mesacrifiqué para llegar a donde me encuentro. Pero no soy totalmentefeliz, porque por dentro me siento vacío; siento que algo me falta. Noestoy seguro de que todo lo que hice era realmente lo que queríahacer.”

“Vivo atormentado(a). Mi familia es importante para mí, pero tambiénmi trabajo. No encuentro cómo satisfacer las exigencias de ambos.¿Qué puedo hacer para encontrar la felicidad verdadera en ambascosas?”

Decidir qué es primero y qué después siempre es causa de preocupaciones si nose hace con la certeza de haber planeado apropiadamente. Este temacomplementará esta habilidad para darle esta certeza y mejorar el sentido demejorar la forma como administra su tiempo.Entendiendo la administración del tiempo

Durante los años 70´s se publicaron una serie de libros y se dieron muchos cursosrelacionados con el tema de Administración del tiempo. Esto ha venidoevolucionando hasta nuestros días. Haciendo una revisión de los diferentesenfoques que se han desarrollado, así como de las bases, los elementoscentrales, procesos y conceptos de cada uno, podemos resumirlo en la tablasiguiente

Evolución de la Administración del Tiempo

Enfoque

Primer

Bases - Recordatorios - Dejarse Llevar por lacorriente - Uso de calendarios yagendas

Segundo

Tercero

Checar con regularidad sus listas para ver que ha cumplido y que no - Programar entrevistas - Secuenciar Compromisos - Definir fechas tope - Concretar reuniones - Manejo de agendasPlaneación,Aclarar valores yClasificación de actividadesPriorización y Control prioridades, así como por orden de prioridades en metas por área deplanificadores y organizadores importanciaelectrónicos o en papel

- Redacción de notassimples - Listas de Tareas - Planificar y Preparar - Manejo de redes porcomputadora

Elemento Central Proceso ConceptosRecordar lospendientes

Eficiencia yResponsabilidadPersonal

Establecimiento ycontrol de metasde corto, medianoy largo plazo

Es claro que muchos de estos aspectos siguen vigentes en metodologías oherramientas que aún se venden en la actualidad. En la generalidad de ellos, suaspecto central es la Efectividad en la vida, sin embargo cada enfoqueincorporaba beneficios diferentes.El primer enfoque era altamente flexible y capaz de responder a las necesidadescambiantes del usuario. El segundo permitía una mejor planeación y preparaciónpara los eventos y/o actividades, generaba una mayor responsabilidad personalhacia los resultados y reuniones que tenía el usuario de estos sistemas. Ya en eltercero se le pone más atención a los valores ligados a las metas y planes, esdecir, planear en base a mis principales expectativas y altas prioridades. Estageneración se percibe más prometedora en cuanto a métodos para “administrar eltiempo” y se convirtió en el ideal para muchos seguidores de las primerasdosgeneraciones.

Analicemos brevemente algunos de los paradigmas que están intrínsecos y quejuegan un papel importante en la administración del tiempo, tal como vimos ya enel aspecto de la priorización.CONTROL. Sería maravilloso tener el “control” de todos los eventos de nuestravida. Este paradigma parte de la base de que tenemos control sobre todos loseventos que nos suceden, cando en realidad no contamos con el control de todos.Un resumen de esto puede ser la tabla de relación siguiente:

Podemos decir que este gráfico posee un valor importante en la “administracióndel tiempo”, pues describe la categorización de los eventos, de lo cual depende loque programamos, lo que priorizamos, lo que planeamos y deseamos controlar.Cuando hay situaciones o eventos que pensamos que podemos controlar y enrealidad no podemos y las programamos y no se pudieron realizar, nos causanpreocupación o un desajuste en nuestra agenda. Esto puede desequilibrarnuestros tiempos o decisiones que dependen de ese evento específico. Lo mejores ubicar nuestros eventos en el cuadrante marcado como A e ir descubriendo losdel C para ganar terreno en nuestra administración del tiempo.

En la medida en que aseguremos el control de los eventos, nuestra auto estimaaumentará y, por tanto, nuestra productividad. Hay muchos ejemplos de

inventores, hombres y mujeres creativos y motivados que trascendieron a sutiempo en la historia, pues pensaron que podían lograr algo, aunque los demás nolo aseguraban. Louis Pasteur con su vacuna de la Tuberculosis, Thomas Edisoncon su bombillo eléctrico, Alexander Graham Bell con el Teléfono.De la misma forma hombres y mujeres que cambiaron el curso de la historiaconsus actitudes y pensamientos al mantenerse seguros de que podían lograr algo,aunque los demás dudaron de ellos; algunos ejemplos son: Gandhi, al liberar a laIndia de la Gran Bretaña; Golda Meier, al consolidar los esfuerzos y llevar adelantela integración y el reconocimiento de Israel como nación en 1948 después de la 2ªguerra mundial; Franklin D. Roosevelt, con su “New Deal” que ayudó a EstadosUnidos a mitigar la depresión de 1929 y sus medidas preventivas durante la 2ªguerra mundial, las cuales le permitieron triunfar contra el régimen nazi, entreotros.

¿En alguna ocasión se ha fijado una meta muy retadora, le ha puesto todo suentusiasmo y esfuerzo para lograrla y fallar?¿Cómo se sintió? Por supuesto queno muy bien. La pregunta típica en estos casos es: ¿Por qué fallé? Seguramenteusted tuvo muchas respuestas, pero tal vez no llegó a esta: Porque esta metaestaba fuera de su alcance o su realidad en el momento que usted se la impuso.Al fijarse una meta es muy importante estar muy bien sintonizados con todo lo quese requerirá para lograrla: qué, quién, cómo, cuándo, dónde, por qué, etc. Laadministración efectiva del tiempo es la consecuencia de tener bien alineadasnuestras habilidades intelectuales, mentales, físicas, espirituales y emocionales alplanear, programar y ejecutar metas y actividades de manera ordenada, conformea nuestros valores y principios. Por ello un reto importante es mantenernos encontacto con nuestra realidad en todo momento.

Tal vez usted está tomando este curso porque sabe que hay situaciones o eventosque puede controlar, pero no lo hace. Entonces la fórmula indicada es investigarqué le falta para ejercer ese control, someterse a la disciplina y finalmente hacerlo.De usted depende.EFICIENCIA. Este concepto implica “hacer más cosas en menos tiempo”.Adquirimos velocidad, pero sin perder calidad y ser efectivos y mejoramosnuestracondición de organización. Pero esto no es todo; usted puede tener un excelenteclima para viajar por carretera y hacerlo con una alta eficiencia, pero ir en lacarretera o en una dirección equivocada. Entonces, hay que tener cuidado coneste concepto.

Por ejemplo ¿Cómo se puede ser eficiente con su esposa o su hijo en el manejode su tiempo cuando le hablan de un tema trascendente?:

Si usted dice: “Dispénsame amorcito, pero ahorita no puedo hablar de tussentimientos, pues tengo muy poco tiempo”O bien: “No me molestes ahora hijo, vete con tu alma en pedazos a otro lado, puesen este momento estoy cuidando mi eficiencia en el uso de mi tiempo segúnmiagenda”.¿Cómo cree que le irá en estas situaciones? Imagínese.VALORES. Esto significa atribuirle valor a las cosas. Nuestros valores guíannuestras elecciones y acciones. Sin embargo, cada quien valora las cosas deforma diferente, aunque eso no significa necesariamente que ello nos llevará aléxito. Por ejemplo, si lo que valoramos se opone a las leyes naturales quegobiernan la paz mental o la calidad de vida, nos estamos basando en ilusiones yel fin será un fracaso. El ejemplo típico es ponerse una meta que es un delito o uncrimen, lo cual va en contra del principio de la legalidad; tarde o temprano usted sedará cuenta de que sobrevendrá el fracaso.

Algunos ejemplos de valores son los siguientes para su referencia:

AlegríaAmor IncondicionalAventuraAutenticidadBalanceBellezaCalidadCamaraderíaCarácterCarrera/ProfesiónCompasión

Condición FísicaContribuciónCoraje/ValorCreatividadCrecimientoEducaciónEspiritualidadExcelenciaFamiliaFeGenerosidad

GozoGratitudHonestidadHumildadInnovaciónIntegridadLealtadLibertadLiderazgoPacienciaPerseverancia

ProfesionalismoPropósitoProsperidadRespetoResponsabilidadSabiduríaSaludSeguridad EconómicaSentido del humorTrabajar en equipo

LOGROS INDEPENDIENTES. La base de la administración del tiempo es el logrode resultados. Todos vivimos en cambios continuos. Nuestros resultados nosdefinen y nos consolidan como personas. Muchos de estos cambios dependen de

nosotros y de la Filosofía con que tomemos las cosas. SI se ve la vida como unaprendizaje, todo lo que haga lo percibirá en términos positivos y sumando para sucrecimiento; por el contrario si todo lo ve como un problema, una barrerao untropiezo, así será la percepción de su vida: como algo negativo, en dondeel“aprendizaje” también será negativo y muchas cosas de las que realice puedenestar dentro de una espiral negativa.

La vida debe ser una fuente de motivación y entusiasmo a través de todoaprendizaje que se recibe a lo largo de ella. La comprensión y unainterdependencia sana entre las personas que rodean le provocarán Sinergia paralograr los mejores resultados, individualmente y en grupo.

EL TIEMPO SECUENCIAL. Muchas veces el reloj rige el ritmo de nuestras vidas.Sin embargo, nuestros tiempos son de diferentes calidades. Las sensaciones, lasmotivaciones y las emociones son indiferentes del reloj. Por ello se dice que eltiempo se debe experimentar y no es lineal sino exponencial, según el valor quese obtiene de lo que hacemos mientras transcurre. El hecho de preguntarnosconstantemente: ¿Pasé un buen momento? ¿Fue este tiempo efectivo? Nodeseamos saber cuánto tiempo consumimos sino el valor y la calidad de cómo loempleamos y los resultados que logramos con él.

EL ESTILO PROPIO. La administración del tiempo es una combinación decompetencias y del liderazgo que ejerzamos en nuestra vida y los aspectosquedejamos que la determinen. Administrar es manejarnos dentro de un paradigma; elliderazgo implica cambiar paradigmas. La esencia del liderazgo nos harácuestionarnos “¿Hago las cosas correctas?” antes de “¿Hago las cosas de lamanera correcta?”. Las competencias determinan la calidad de los resultados quealcancemos, es por ello que si nuestras aptitudes crecen y se mejoran, losresultados se mejorarán y seremos más eficientes en el uso de nuestro tiempo.

Una cosa sí es cierta: Si seguimos haciendo lo mismo siempre, siempreobtendremos lo mismo. Este razonamiento nos lleva a estar buscando siempreuna nueva y mejor forma de hacer las cosas, aunque parezca que hagamos lasmismas cosas, los resultados serán mejores. Por ello a pesar de las grandesventajas que nos han traído estos enfoques de la administración del tiempo, nos

DR © Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, Universidad Virtual | México, 2010 31

hace falta un cuarto nuevo enfoque. Uno que tenga las ventajas de los tresanteriores y elimine las desventajas de todos ellos.Un nuevo enfoque que nos haga pasar de una mejor administración de nuestrotiempo a vivir un verdadero liderazgo de nuestra vida, basado en los propiosparadigmas que nos permiten migrar a mejores resultados de calidad de vida.

Considerando todos los conceptos analizados y aplicados hasta este momentoahora si podemos explicar la diferencia entre Planear, Programar y Postergar.Planear es predeterminar el curso de los eventos, en base a mi misión personal,bajo mis percepciones, valores y motivaciones. Es el acto de llevar a la realidadnuestras metas, con una visión más o menos clara de lo que queremos lograr.¿Por qué en ocasiones la gente no planea? Algunas de las razones muchas vecesexpuestas son: “No tengo tiempo…”(¿?); “No sirve de nada hacerlo…”; “Paraquési las cosas no salen como las planeo…”; “No funciona…”; ”Realmente no senecesita…”; “Yo vivo el momento…”; “Mejor me acuerdo…”; y una de las máscomunes y más desastrosas: “No vale la pena…” Y Usted, ¿Qué piensa? Creoque al tomar este curso usted se convencerá de que planear le da sentido a suexistencia, a su vida y ya con eso vale todo.

Ya con nuestros conceptos Planear es clasificar los eventos en importantes y/ourgentes y darles una prioridad en base a nuestra misión persona, en base anuestros valores. Estos determinan nuestras prioridades y de allí en cascada elenfoque de nuestras acciones.Aquí cabe la aclaración: Las urgencias no son prioridades; aquellas afectan lasprioridades y las pueden distorsionan. Por ello:


Programar es asignarle fecha, horario y duración a las actividades y/o eventos enbase a nuestras metas y a los planes que generemos. Definir cuánto tiempodestinaré a cada evento. Es el acto más cercano previo a la ejecución deloseventos y el que define nuestra administración del tiempo. Es un pronóstico de adónde se va a ir nuestro tiempo y el cumplimiento de nuestra metas. Es un pasoclave para predeterminar la proporción de tiempos que asegure cumplir nuestrasmetas y con nuestras prioridades.

Por ejemplo: Si una de sus metas es: “Incrementar un 10% las ventas deminegocio” en base a la prioridad que haya asignado a esta meta, le darámás omenos tiempo a las acciones que usted planeó para lograrla. Si algunasde lasacciones que usted definió fueron:

1. Incrementar los anuncios en periódicos y otros medios: diseñarlos, contratarlos y medir efectividad2. Preparar folletería nueva y distribuirla en lugares y públicos: Diseño, Revisión, Mandarlos hacer a imprenta, distribuirlos3. Rediseño de sus productos para darles una mejor y más atractiva imagen: Revisar posibles mejoras, proceder al rediseño de empaque y sus elementos4. Nombrar un coordinador de estas acciones: Seleccionar al mejor de quienes ya tengo, asignar responsabilidad y dar detalles, aclarar lo que se espera

Entonces, usted podrá programar sus acciones, dándoles el tiempo adecuado enel plazo que usted se fijó y darle seguimiento a que se vayan cumpliendoen elmejor orden y secuencia. Tocaremos estos pasos a mayor detalle en el siguientetema de Agendas y Planificadores.Dentro de todo esto contamos con una herramienta muy a la mano para llevaradelante nuestra programación con cierto criterio: La Postergación.Postergar no es privilegio de los Reyes, sino una herramienta de losadministradores del tiempo. Pero, ¿Qué es postergar? Reprogramar, fragmentar,posponer, terminar posteriormente pueden ser sinónimos de postergar. Comoesde imaginarse, esta acción se tiene que realizar debido a imponderables que no seconsideraron o a la interdependencia de otros participantes en nuestras acciones.Un proveedor que pide más tiempo, una situación meteorológica que afecta laejecución de una actividad, una situación fuera de nuestro control son ejemplos decasos que nos llevan a la postergación de actividades.

La clave es utilizar la postergación en nuestras actividades tipo C y D, y muyocasionalmente en situaciones especiales en las actividades tipo A o B(las de


mayor prioridad), aunque sabemos que si postergamos una de estas actividadeslas consecuencias pueden ser de mayor repercusión.Un compendio de estudiosos de la administración efectiva del tiempo sugiere lostrece principios para POSTERGAR efectivamente:

1. Sea efectivo. Al programar sus actividades durante el día, deje tiempos abiertos para ejecutar las actividades tipo A1 con cierta flexibilidad. Con ello usted se podrá abstraer para mejorar su concentración en este tipo de actividades/eventos claves.2. Haga mañana lo que no pudo hacer hoy. Es imposible planear y programar todas las interrupciones que puede haber en un día. Por ello, siempre habrá eventos a los que pueda dedicarles tiempo. Cuando son eventos masivos, donde usted es el centro de la fiesta, cuide las consecuencias en sus relaciones públicas. Pero cuando es una actividad que no pudo realizar por otras que tuvo que atender, las puede hacer al día siguiente.

3. Siempre lleve con usted su “manual de postergación”. Día a día surgen actividades que no están planeadas, pero que resulta importante hacer para beneficio de otras o redondear sus planes y usted tal vez no había considerado. Para eso prepare en su agenda electrónica su “manual de postergación” y que sea su herramienta de programación de la siguiente semana o del próximo mes.

4. Una cosa a la vez. La gente siempre anda de aquí para allá y viceversa; de un proyecto a otro, sin muchas veces no concretar uno. Viven entre un remolino de papeles sobre su escritorio. Tome cada evento/actividada la vez como si fuera el único para darle toda su atención y concentración. Los resultados serán mucho mejores. Si debe manejar varios proyectos a la vez, decida, actúe, piense y ejecute uno cada vez. Esto es una disciplina sana para una más efectiva administración de su tiempo.

5. A1’s de mañana van al centro de su escritorio para ser las primeras. Esto va según sus prioridades.6. Seleccione el mejor tiempo del día para el trabajo prioritario. Esto es lo clave en su día. No suspenda estas actividades hasta que las termine o hasta que cumpla los tiempos necesarios, pues esto retrasará otras actividades que pueden ser igualmente prioritarias.7. Deje algunos huecos de tiempo para usarlos CREATIVAMENTE. Esta sugerencia parecerá ineficiente, pero esto le ahorrará muchos dolores de


cabeza y le ahorrará tiempos de calidad para actividades prioritarias. Enocasiones este tipo de “huecos” de tiempo se presentan sin estarprogramados y estos si nos restan eficiencia, pues nos atrapan esperandoa alguien, al esperan un vuelo, haciendo antesala para una junta, etc. Alprogramarlos y poderlos utilizar en el momento más necesario no leharápostergar actividades prioritarias.

8. Respete sus horas compromiso. Fijar horas de inicio y de terminación nos compromete, pero bien manejados para actividades A’s nos enfocará a cumplirlos. Esto agregará eficiencia en las actividades de alta prioridad en nuestro tiempo clave, lo cual finalmente agregará efectividad a nuestro tiempo.

9. “Encadénese” a su escritorio hasta que su labor termine. Cierta ocasión un gerente se dijo a sí mismo: “No me moveré de mi escritorio hasta que cumpla con este reporte” y desató su cinturón y en efectose sujetó su pierna a la pata de su escritorio. Terminó su reporte a las 3:00 am y se retiró a descansar hasta esa hora. No es necesario el “cinturón”, tan sólo la disciplina y el compromiso de cumplir con algo.

10. “Coma la corteza primero”. En cierta ocasión un norteamericano invitó a un amigo europeo a comer pastel. Se sentaron y el observó que su amigo empezó a comer su pastel por la parte blanda, cuando el siempre inicia por la “corteza” o “la galleta” Le cuestionó por qué lo hacía de esa forma; el europeo le respondió: porque no me gusta la galleta y empiezo por la parte blanda, la de mayor sabor. Empezar por la “galleta” nos dejará a lo suave para después. En el caso del tiempo, iniciar por las actividades duras, nos dejará las suaves para el final, ahorrándonos tiempo.

11. Hágalo ahora. Una excelente recomendación: elimine la costumbre deusar papelitos por todas partes como recordatorios. Siga su agenda (de papel o electrónica) y “Haga las cosas cuando las tenga programadas”. Agregue una lista que se llame “Hacer ahora” y póngale una marca de tiempo. Cada vez que consulte su lista de actividades verá esta lista de cosas sencillas y rápidas que pueden hacerse “ahora”.

12. Tome un receso cuando se sienta “empantanado”. Medite, cambie su rutina, camine un poco, pero no deje lo que hace, pues requiere concentración para su terminación. En ocasiones nos desesperamos cuando las cosas no sales como las planeamos o los proyectos se complican. SI tenemos la visión clara y estamos haciendo lo correcto y de la manera correcta, tal vez simplemente lo que nos falte sea un respiro momentáneo para retomar fuerza y seguir adelante.

13. Transforme las actividades difíciles en “juegos”. Los jóvenes de ahora viven la cultura de los juegos electrónicos y en ocasiones logran cosas majestuosas que requieren una habilidad que no saben que poseen simplemente porque son “Juegos”. Veamos nuestras actividades de esa forma y lo que sucede es que se transforman en un reto, el cual nos renueva las energías para sacarlas adelante. Si nos hundimos en elhecho de que “no podemos” o “están muy difíciles” nos auto programaremosy así será, lo que nos condena a estancarnos o abandonar el intento.

En resumen postergar es evitable, pero en el momento que se requiera debe sermanejado según sus prioridades. Es una herramienta de la que hay que echarmano muy selectivamente.Ahora estamos listos para entrar el tema de Agendas y Planificadores, en loscuales consolidaremos la mayoría de los conceptos que hemos manejado hastaahora.Conclusión Tema 4

Si seguimos haciendo las cosas que hacíamos de la misma manera que lashacíamos, tenga por seguro que sus resultados seguirán siendo los mismos.Todamejora requiere un cambio, pero no todo cambio significa una mejora. Definamosun nuevo esquema y un nuevo estilo de planear y programar nuestras actividadesque incorpore las recomendaciones vistas a lo largo de este tema y seguramentesus resultados cambiarán. Una forma de verlo es llevar usted su propioseguimiento y medir si realizaba la misma cantidad de actividades con la mismaefectividad o eficiencia.

La efectividad se mide con el grado de cumplimiento de cada actividad, esdecir, sila realizó en el tiempo programado al 100% ó al 90%, esa será su efectividad. Elcambio o mejora en eficiencia se mide con la diferencia entre el tiempo quetardaba antes en realizar una actividad y el tiempo que tarda ahora dividida entreel tiempo anterior y esa será su mejora. Por ejemplo, usted ahora realizaunaactividad en 50 min y antes la realizaba en 1.0 hora su mejora en eficiencia fue de:

60 - 50 x 100 = 16.67% 60

En resumen, la forma cómo vemos las cosas es lo que nos conduce a hacer loque hacemos, a adoptar nuestras actitudes y comportamientos, y éstos a losresultados que alcanzamos en la vida. Por ello, si deseamos generar un cambioen nuestros resultados, necesitamos cambiar de fondo los paradigmas básicos dedonde nacen.


En relación a todo esto Albert Einstein afirmó:

Tema 5. Planificadores y Agendas: Herramientas para el trabajoObjetivo

Dominar éstas herramientas en la administración de eventos personales y detrabajo con el fin de ser más efectivos la ejecución de sus eventos / actividades yen general, en el manejo de su tiempo.Introducción

A raíz de los temas que hemos cubierto hasta ahora y de la importancia que tieneel planear apropiadamente, hace algunos años me hice el compromiso personalconmigo mismo de tomarme unos minutos al inicio del día para revisar mispropósitos fundamentales y repetirme afirmaciones positivas que inspiraran mi díay tuviera éxito. Al final de cada día también me tomo unos minutos para hacer unarevisión de cómo estuvo mi día y registrar las experiencias del día (las positivas ylas negativas) y reafirmar mis aprendizajes. Sólo por causas de salud, desde esemomento he cumplido con este compromiso. Con ello me siento fortalecidosicológicamente y me ha ayudado a no caer en los mismos errores al planear oprogramar actividades.

Yo le recomiendo llevar un diario (físico ó electrónico), en el cual registre susexperiencias y aprendizajes de cada día, además de autoevaluar su desempeño yver cómo se siente con él. Esto le ayudará a redefinir sus líneas de pensamiento ymejorar poco a poco con su ejecución. No tema profundizar con Ud mismo ensuspensamientos, le ayudará a modular sus principios y depurar su forma deadministrar su tiempo.

En esta fase le ayudan sobremanera los organizadores (agendas), ya sean físicoso electrónicos. Por tal motivo este tema es clave para concretar sus planes y medirsu ejecución de actividades. Vea este tema con mucho ánimo, pues requerirá engran medida de su visión y optimismo para mejorar en la administración desutiempo. ¡Mucho Éxito!

Planificadores y Agendas

Este tema es central en muchos cursos o programas de Administración Efectivadel Tiempo.

Para adoptar una cultura del uso de un organizador o planificador debemosestarconvencidos y dispuestos a hacerlo. Los organizadores o planificadores son lasherramientas físicas o electrónicas que nos ayudan a concentrar la información denuestros eventos, actividades, horarios, prioridades, planes y secuencias,necesarios para una mejor administración de nuestro tiempo.

Una vez que vamos entendiendo y ganando el control sobre los eventos oactividades, alcanzamos una mayor productividad y una mayor paz interior ó en unconcepto integral mejor Calidad de Vida. Cuatro elementos claves en el uso de unplanificador son:Utilice un solo sistema de administración del

tiempoUtilice siempre su planificadorElimine “papelitos” sueltosPóngale su estilo a su planificador


Saltar de un sistema a otro puede provocar la pérdida de enfoque y no aprender autilizar ninguno en particular, por eso es vital concentrarse sólo en unoy conocertodo lo que nos ofrece y lo que podemos hacer con él. Existe una gran variedad deversiones de agendas o planificadores en el mercado, que el mejor para usted esel que le acomode más y que contenga los elementos que usted requiera. Puedeser en papel o electrónico, aunque poco a poco los electrónicos van teniendo máspresencia, aunque los planificadores o agendas en papel siguen siendo vigentes.En los modelos de papel, existe una variedad de diseños de formatos para queseleccione el mejor para usted. En los electrónicos cada marca ofrece beneficiosdiferentes, pero en esencia todos le ayudan a organizar su tiempo. Las llamadas“oficinas móviles” son incluso teléfonos celulares y poseen conexión a internet contodo lo que eso puede ayudarle.

Otra recomendación es utilizar siempre su planificador. Dado que en esta épocase vive muy aceleradamente, tal vez acostumbrarse le cueste un poco al principio:no se desespere y poco a poco irá recibiendo los beneficios de su organización. Eltiempo con que usted cuenta es el mismo, sin embargo hay una gran diferencia enla forma en como pueda usted aprovecharlo mejor. Como hemos dicho,organizándose mejor usted será más eficiente y efectivo, además de queaumentará su auto estima y le dará una mayor paz interior. Pruebe y seconvencerá.

Para propósitos de ilustrar el tema partiremos de la base que su planificador esgráfico o de papel y todos los conceptos o aplicaciones que manejemos sonaplicables a los planificadores electrónicos, dependiendo de la marca que sea ylos elementos que contenga.Una diferencia fundamental es la que determina cuando un evento tiene tiempoespecífico y cuando lo tiene flexible:


TAREA: Planeación = Tiempo flexible. Ejemplo: Terminar reporte de ventashoy. (Tiene todo el día para hacerlo)CITA: Programación = Tiempo Específico: Una junta con vendedores de 3 a4 pm. (Indica el evento y una hora específica para llevarlo a cabo)

En el tema 3 cubrimos lo relacionado a eventos Importantes vs Urgentes. Otrarepresentación gráfica de esto aplicada a actividades en el trabajo sería: IMPORTANTES NO IMPORTANTES

IURGENTES

•Problemas urgentes•Proyectos con fechaslímite•Logísticas criticas•Crisis•Accidentes•Parar la línea

III•Interrupciones•Algunas llamadastelefónicas•Algunos informes•Algunas juntas•Muchos asuntos“urgentes”

• Asuntos triviales• Mucho Trabajo• Alguna correspondencia• Algunas llamadasteléfonicas• Ladrones del tiempo• Excesos de actividades

II

NO URGENTES•Prevención•Clarificación de Valores•Construir relaciones•Preparación•Verdadera recreación•Empowerment

IV

Esta es una referencia importante en cuanto la forma de clasificar los eventos y suprioridad para planearlos e incluirlos en su planificador. Para llevar esto adelantees importante iniciar con una mente abierta y dispuesta al cambio. De hacer lascosas de manera indefinida o sin una planeación concentrada a llevar un detalleque le acomode a un estilo muy personal de hacer las cosas.

Pasos para una planeación efectiva

1. Defina sus OBJETIVOS. • ¿Qué quiero? • ¿Cómo me doy cuenta que ya lo logré? • ¿Cuándo, dónde y con quién lo quiero ó No lo quiero? • Recursos que requiero • ¿En qué me beneficiaría si lo logro? • ¿Qué me afectaría si fallo?



2. Divida sus OBJETIVOS en tareas manejables.

3. Fije prioridades.

4. Administre sus tareas en el tiempo.Veamos esto aplicado a un ejemplo:

Para iniciar analicemos un formato ejemplo que seguiremos para familiarizarnoscon él. Es una forma simple que contiene las TAREAS y su Prioridad por unaparte y la PROGRAMACIÓN específica hora por hora, con divisiones de 15 ó 20minutos para cada actividad con el horario del día e indicando cuanto tiempo le vaa dedicar a cada actividad.

Suponga que en este ejemplo usted desea planear seis tareas:

Hacer su Planificación diaria Llamar a su fotógrafo que se llama Juan Revisar los Documentos XYZ


Administración del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos Buscar un regalo para su esposa(o) Cumplir con unas lecturas para su maestría y Llamar para revisar un contrato que tiene pendiente con la Sra. Sara

Estas actividades planeadas se verían en su planificador (sección “TODO” enelectrónicos) como sigue:

Una vez registradas estas actividades es importante llevar a cabo su priorizaciónde la siguiente forma:Acción diaria: Priorización

1. Revise los eventos de cada día: algunos de los símbolos y significados que se utilizan para esto son: Significa “Ejecutada”: Esta actividad ya la realizó completa. Puede utilizar varios colores, por ejemplo: Realizada con éxito (verde) Realizada, pero con algunos detalles mejorable (naranja)



Realizada, pero con algunos (rojo)Significa “Transferida” o “Pendiente” de

terminar Significa “Actividad cancelada”: cuando ya no tiene quehacerse. Significa “Actividad Delegada”, es decir, asignada a alguien de nuestra confianza que la realizará y nos dirá sus resultados. Significa “Actividad en ejecución o en proceso” (aún noterminada, Pero ya iniciada)2. Haga su lista realista de los eventos / tareas para el día. (Si

siempre le falta tiempo hay que ser más realista con lo que planeamos)3. Valore cada tarea / evento (A, B, C) (Según sus valores)

4. Ordene cada tarea / evento (1, 2, 3) (Según sus prioridades)

Llevemos esto a nuestro ejemplo y quedaría como sigue:


Los símbolos que aparecen sobre la comuna de la flecha hacia abajo se ocupanconforme vamos cumpliendo nuestras actividades para indicar el progresooterminación total de las mismas.Las actividades específicas que realizaremos en el día irían a continuación.Suponga que tiene las siguientes actividades:

Una junta con el equipo de ventas a las 9 am para tratar la estrategia deventas;Comentar un contrato de consultoría con Juan Pérez: tiene cita a las 11 amdurante una hora;La presentación de resultados del mes a las 12 del mediodía con duraciónde hora y media;La comida con el gerente a la 1:30 pm;


A las 3 pm se va a encerrar a hacer la planeación anual y quiere dedicarle 2horas:Dedica unos minutos a las 6 pm a cerrar el día y planear el día siguiente.Al registrarlo en su organizador luciría de la

siguiente forma:

Los colores en la redacción ayudan a resaltar la cita y el asunto. No hay una reglaespecíficaAl final del cada día o semana hacemos la revisión del avance o cumplimiento decada actividad planeada. Esto en nuestro formato, con la interpretación de lossímbolos que mencionamos anteriormente, quedaría como sigue:

Con esto se interpretaría lo siguiente:

••••••

Planificación diaria: EN PROCESOLlamar a su fotógrafo que se llama Juan: DELEGADARevisar los Documentos XYZ: CANCELADABuscar un regalo para su esposa(o): REALIZADOCumplir con unas lecturas para su maestría: EN PROCESOLlamada a la Sra. Sara para revisar el contrato: TRANSFERIDA

Así como el planificador u organizador nos ayuda a programar y controlar eltiempo de cada día, debemos tener un elemento de medición que nos indiquesi lorealizado esta dentro de lo planeado. Si una actividad fue realizada, ¿Cuál fue elresultado? ¿Qué aprendizaje hubo? Si la actividad se volverá a repetir, ¿quédebemos cambiar para mejorar su resultado? En fin, aspectos como estos nolostienen aún las agendas o planificadores, pero es importante darles respuesta aestas preguntas.


Una evaluación agregada sería:

ProductividadEn actividades realizadas

Actividades realizadas exitosamenteTotal de Actividades programadas

=

Por ejemplo, si yo programé 10 actividades y logré realizar exitosamente 9, miproductividad en actividades programadas será del 90%. Esto nos dirá que tanbien estamos planeando o que tan bien estamos distribuyendo nuestro tiempopara poder cumplir con todo lo que programamos en el día, en la semana o elmes. Lo importante de estas medidas no es tener un indicador frío de nuestrodesempeño, sino en lo que aprendamos día a día para ir mejorando paso apasola administración de nuestro tiempo.

No sólo los planificadores nos pueden ayudar a ser mejores en el uso de nuestrotiempo; a continuación adjuntamos un resumen de las mejores recomendacionessencillas que al seguirlas aseguraremos ser más efectivos:1. Ser más observador en todo lo que haga, escuche y vea

2. Hacer movimientos más rápidos3. Pensar con un lápiz en mano4. Pensar “alertamente” y anticipándose a lo que pueda suceder5. Acumular llamadas y atenderlas en un momento agradable del día6. Dejar a su asistente (si la tiene): llamadas y visitantes (atención completa)7. Hacer las cosas bien a la 1ª vez8. No preocuparse: ¡Ocúpese!9. Ubicar fugas de tiempo / energía10. Ser muy selectivo con lo que lee11. Establecer un sistema de lectura12. Duplicar su velocidad al leer13. Leer un libro como un periódico14. Hacer una cosa a la vez15. Estar haciendo siempre una actividad “A1” contigo16. Utilizar todo espacio en su agenda y agregarle los propiosDR © Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, Universidad Virtual | México, 2010 47

Administración del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos17. Dibujar al explicar; ahorrar tiempo (“un dibujo dice más que 1000 palabras y ahorra mucho tiempo”)18. Delegar sus cartas / mails (sólo trasmita su estilo)19. Mover su hogar cerca de su trabajo o el trabajo a su hogar20. Ser puntual en todas sus citas (para iniciar y para terminar)21. Hacer audio conferencias múltiples22. No intentar ser “perfecto”23. Reducir tiempo de sus visitantes24. Reducir tiempo de sus llamadas25. Ser eficiente en su comunicación26. Realizar entrevistas más cortas27. Conocer a su Jefe/Cliente (le ahorrará muchas discusiones)28. Usar siempre su agenda29. Registrar y controlar su tiempo30. Organizar su lugar con ABC31. Limpiar su escritorio al retirarse cada día32. Dar un tiempo a cada tarea (por sencilla que parezca)33. Empezar por las tareas vitales34. Convertir lo difícil en un juego35. Programar una hora con usted mismo36. Aceptar lo que no puede cambiar37. Aprender a decir ¡NO!38. Reducir su tiempo de socializar39. Mover las cosas sólo una vez40. Cuando se fije una meta, asegúrese que puede alcanzarla

¡Muy Buena Suerte en su iniciativa y que logre los mejores resultados! Perorecuerde los resultados no son instantáneos.Conclusión Tema 5

El uso de organizadores o agendas no garantiza el que seamos más organizados.Si no cambiamos nuestro estilo de ser y nuestros paradigmas para vivir nuestrapropia administración de tiempo, seguiremos siendo ineficientes y/o inefectivos. Esdecir, “La herramienta no hace al artesano, sino su destreza para utilizarla.” Con locubierto en este tema usted tiene a su alcance la herramienta, ahora seráesencialque adquiera, o si ya la tiene utilice cada día su organizador o agenda como suherramienta de confianza y día a día irá mejorando en esta importante función.Hay múltiples formatos en papel y en los electrónicos usted podrá diseñarsuspropias páginas para sentirse más cómodo.

La priorización le llevará a pensar en la importancia que desea darle acadaactividad y luego su programación la colocará en la hora y duración adecuadas.Vaya poco a poco imprimiéndole su estilo personal al formato utilizado,sus


colores, a sus símbolos y a su autoevaluación de desempeño; con ella irápercibiendo sus avances y su propio crecimiento en habilidades. El cerrardía a díarevisando cómo cubrió su programa y que tan efectivo y eficiente fue, le permitiráir dominando su tiempo y la forma cómo lo asigna a sus actividades. La medida deProductividad de actividades realizadas, confirma esto. Revisamos un ejemplo ysu análisis.

Considere que mejorar sus habilidades de administración de su tiempo sonparecidas a manejar una bicicleta de carreras: puede ser tan placentero yreconfortante como usted quiera, pero si deja de pedalearle se puede caer. Laanalogía sería: usted puede disfrutar esta actividad y sacarle mucho provecho,más sin embargo si no la aprovecha para cambiar de fondo se ciclará y nomejorará con el intento. Estoy seguro que poniéndole ganas superará sus propiasbarreras y se convertirá en un ejemplo de una mejor administración del tiempo.Esto es cuestión de hacerlo y poco a poco mejorará.

Conclusión del curso

El hombre desde que caminó por la tierra empezó a buscar algún elemento paramedir el paso del tiempo. Lo empezó a referenciar a sus acciones, a su quehacercotidiano. Pero aún hoy en estos días sigue despertando gran inquietud cuál es lamejor forma de medirlo, pero especialmente de utilizarlo mejor.Durante el curso se analizó un día típico de actividades para determinar sirealmente utilizamos el tiempo en aquello que consideramos más importanteyclave en nuestra vida. Ese ejercicio nos ayudó a darnos cuenta de las actividadesverdaderamente importantes que le dan valor a nuestra vida y de aquellasactividades que aunque es necesario hacerlas, no nos agregan valor. De igualmanera vimos cuánto tiempo destinamos a cada tipo de actividad, pudiendoreducir o eliminar algunas de ellas para ser más productivos. Lo anteriorpermitióreconocer la importancia que tiene la administración efectiva del tiempo.Descubrimos que existen una gran cantidad de los llamados “hoyos negros” deltiempo, los cuales pueden ser controlados y dominados, haciéndonos másefectivos y eficientes en el uso del tiempo.

Se identificaron otros consumidores de tiempo autoimpuestos y otros propios de los diferentessistemas en los que participamos. Lo anterior permitió analizar y aplicar la diferencia entreurgenciae importancia y todas sus implicaciones en la administración más efectiva del tiempo.De igual forma se revisó la evolución de los diferentes enfoques de laadministración del tiempo, reflexionando, finalmente, sobre la necesidad de unenfoque que lleve a un verdadero liderazgo de la administración del tiempo y


que permita la flexibilidad del estilo personal de cada quien, basada en los mejoresParadigmas para lograr mejorar nuestra calidad de vida en el tiempo.Ya sea para el trabajo, como para la vida diaria, los conceptos cubiertosen esteCurso son aplicables y de un gran potencial transformador para quien estáConvencido y los vive con honestidad y disciplina.Construye tu propia unificación alrededor de tus motivaciones, valoresFundamentales y principios de vida. Te darás cuenta cuándo el tiempo está a tuFavor y también cuándo está en tu contra. Sin embargo, ahora tendrás algunasHerramientas para hacer frente a esta situación y mejorar día con día. Recuerdaque no es automático y que requerirá mucho de tu paciencia y entrega.Este es el principio.Debemos esperar al anochecer para ver cuán espléndidofue el día. — Sófocles

Administracion del tiempo manual del alumno (1)

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