Ujian Tengah Semester Genap Tahun Akademik 2014-2015Mata Kuliah : Komunikasi BisnisHari Kuliah/Jam : Selasa, Kamis, Jumat 7.30 -10.00Waktu : 120 MenitDosen : Imam Imron

1. Untuk memperoleh sebuah informasi atau data, maka anda melakukan riset dan sebelumnya anda akan mengorganisasikan proses risetnya terlebih dahulu. Buatlah dan jelaskan satu per satu secara ringkas saja langkah-langkah dalam mengorganisikan proses riset tersebut.Langkah-Langkah mengorganisasi riset :a. memilih tema/topik penelitian

Seorang peneliti dapat memilih tema dari berbagai sumber seperti fenomena sosial yang terjadi dalam kehidupan sehari-hari, kajian-kajian kepustakaan, dan informasi yang diberikan oleh pihak lain dengan pertimbangan Tema/topik yang diangkat hendaknya merupakan tema/topik yang dapat diteliti dan dapat dicari datanya di lapangan dan memiliki nilai guna bagi kehidupan masyarakat.

b. melaksanakan studi pendahuluan,hal ini bertujuan untuk mendalami masalah yang telah dirumuskan sehingga peneliti dapat melakukan persiapan secara maksimal. Caranya dapat melakukan studi kepustakaan, mengunjungi lokasi subjek, atau melakukan diskusi dan Tanya jawab dengan orang yang memiliki pengetahuan yang memadai.

c. merumuskan masalah penelitianPerumusan masalah sangat penting dalam rangka memberikan arah pada keseluruhan rencana dan langkah-langkah yang akan ditempuh dalam kegiatan penelitian, karena rumusan masalah akan memberikan gambaran yang jelas mengenai masalah yang terkandung di dalamnya, sekaligus memberikan petunjuk dalam pengumpulan data.

d. membuat hipotesisHipotesis merupakan kesimpulan sementara dari beberapa masalah yang ada, hal mana masih harus dibuktikan kebenarannya. Adapun fungsi dari hipotesis adalah sebagai landasan atau patokan untuk menentukan sumber data, termasuk jenis-jenis data yang diperlukan.

e. menentukan metode dan pendekatan penelitianMetode dan pendekatan penelitian dipilih berdasarkan rumusan masalah dan jenis data yang akan digali dalam kegiatan penelitian. Misalnya metode penelitian sejarah, metode deskriptif, metode korelasi, penelitian eksperimen.

f. menentukan variabel dan sumber dataMenentukan varabel-variabel yang berkaitan dengan riset yang diteliti dan menentukan jenis data – data yang dibutuhkan berdasarkan populasi, sampel dan pengambilan sampel.

g. membuat instrumen penelitian.Tahap ini adalah penentuan instrumen penelitian yaitu dengan menggunakan kuesioner. Penyusunan kuesioner ini terbagi dalam 4 bagian yaitu identitas sumber data, kualitatif, kuantitatif dan isian/essay.

2. Bagaimana pendapat anda, bila sebuah laporan hanya memuat informasi factual saja, apakah hal tersebut objektif? Jelaskan dengan singkat dan berikan contohnya.

Objektif secara umum berarti bersifat faktual atau berpatokan pada kenyataan yang ada. Dengan kata lain informasi yang objektif maksudnya adalah informasi tersebut telah dikemukakan secara faktual, berpatokan pada informasi yang sah tentang apa yang benar-benar terjadi, bukannya berpatokan pada orang yang memberitakannya, ataupun penonton.

Contohnya adalah perbedaan dari berita yang disampaikan di metro news dan kabar petang tvOne, dengan yang disampaikan di segmen Editorial Media Indonesia dan Bang One. Bila diberitakan tentang korupsi, Objektif cenderung mencari fakta dari statistik , Informasi yang telah diolah dan bersifat aktual, dsb. (Contoh: Berdasarkan statistik dunia, Indonesia masuk dalam 10 besar negara paling korup).

3. Beberapa manajemen/professional dalam membuat laporan seringkali menggunakan program computer. Bagaimana pendapat anda , untuk membuat laporan dengan program computer (tata letak, visualisasi desain, grafik, dan perhitungan dsb) jelaskan kelebihan dan kekurangannya?Menurut pendapat saya, membuat laporan dengan menggunakan program computer mempermudah kita dalam membuat laporan karena dengan program computer segala sesuatu dapat dilakukan dengan cepat dan otomatis pada waktu yang bersamaan seperti membuat laporan keuangan untuk komersial dan fiscal serta perhitungannya secara rinci dalam waktu singkat. Tingkat kesalahan dapat diminimalisir dengan system pencegahan kekeliruan sehingga laporan dapat disajikan secara tepat. Laporan yang dihasikan khususnya dapat didesain secara lebih menarik dan rapi untuk dibaca oleh pengguna agar mudah memahami laporan yang dihasilkan.

Kelebihan program computer :1. Program computer mempercepat kita dalam menyusun laporan di mana dua/lebih

pekerjaan dapat dilakukan secara bersamaan dan otomatis.2. Jumlah data dan informasi laporan yang diperoleh jauh lebih banyak dibanding

mengunakan manual.3. Program komputer dapat mempermudah pengguna dalam memahami infomasi laporan

tersebut di mana penyusunan dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.4. Program computer memberikan kemudahan bagi pengguna untuk membuat laporan

dengan format tampilan yang disajikan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

5. Program computer menghemat tenaga dan waktu pembuat laporan dengan lebih efisien dan efektif.

6. Hasil yang disajikan laporan lebih valid dan tepat di mana kemungkinan kesalahan penyajian dapat diminimalisir melalui system pencegahan kesalahan.

Kekurangan program computer :1. Biaya yang dikeluarkan untuk menggunakan program computer cukup besar sesuai

dengan manfaat yang diberikan.2. Kemudahan dalam menggunakan program computer untuk membuat laporan secara

otomatis menyebabkan setiap orang dapat membuat laporan. Hal ini akan menyebabkan kurangnya penawaran tenaga kerja untuk profesi yang ahli di bidangnya seperti akuntan dalam menyusun laporan keuangan.

3. Kemudahan dalam membuat laporan memberikan kesempatan manipulasi informasi oleh pembuat laporan semakin besar yang dapat mempengaruhi keputusan dan tindakan penguna laporan.

4. Ketrampilan seseorang dalam ber-Komunikasi sangat berbeda-beda satu dengan yang lain, terutama dipengaruhi oleh situasi, audiensi, dan materi komunikasi. Jelaskanlah perbedaan berkomunikasi : di depan orang luar, diwawancarai, dan presentasi. Dan manakah yang paling anda kuasai dan sukai, mengapa dan jelaskan singkat saja.

PerbedaanDi depan orang luar diwawancarai presentasi

Dapat dilakukan waktu dan tempat sesuai kenginan

Tempat dan waktu nya biasanya telah ditentukan pihak lain

Tempat dan waktu nya bisa sesuai keinginan atau ditentukan oleh pihak tertentu

Penerima komunikasi biasanya satu atau dua orang

Penerima komunikasi biasanya satu orang saja

Audiensi nya banyak

Sifat komunikasi informal Sifat komunikasi formal Sifat komunikasi formal /informal

Materi komunikasi bebas sesuai keinginan dan kenyamanan kedua pihak baik informal maupun formal.

Materi komunikasi biasanya berupa Tanya jawab mengenai orang yang diwawancara

Materi komunikasi adalah konsep yang telah ditentukan dan memberikan nilai manfaat kepada pendengarnya.

Tujuan komunikasi meningkatkan hubungan social/relasi

Tujuan komunikasi memperoleh pekerjaan

Tujuan komunikasi memberikan manfaat bagi pendengar

Tidak membutuhkan persiapan dalam berkomunikasi.

Membutuhkan persiapan dalam berkomunikasi agar pertanyaan dapat dijawab

Bisa membutuhkan melakukan persiapan atau dilakukan secara spontan

Komunikasi yang paling saya sukai dan kuasai adalah presentasi. Presentasi memperbolehkan kita untuk memberikan nilai manfaat kepada banyak pendengar juga sekaligus meningkatkan wawasan kita dengan lebih banyak menghadapi pertanyaan-

pertanyaan dari audiensi. Selain itu presentasi memperbolehkan kita untuk meningkatkan rasa percaya diri dan keberanian dalam berhadapan dengan banyak orang terutama mengatasi gugup.

5. Banyak hal/factor yang selalu mempengaruhi kesuksesan/kegagalan seseorang dalam berkomunikasi, diantaranya adalah , gugup dalam berbicara, tergesa-gesa atau tekanan atau keterbatasan waktu dalam menjawab, tidak menguasai materi dalam berkomunikasi, kurang percaya diri, atau rendah diri. Berikanlah penjelasan, bagaimana pendapat anda dari setiap hal/factor untukmengatasi hal tersebut di atas.

1. Gugup dalam berbicaraGugup dapat disebabkan oleh berbagai macam hal misalnya karena tidak terbiasa berbicara dan tidak menguasai materi yang dibicarakan.Untuk mengatasi gugup dalam berbicara yang disebabkan tidak terbiasa dalam berbicara, kita harus membiasakan diri untuk berbicara dengan orang lain. Biasakan berbicara dengan berbagai macam orang melalui menatap mata mereka langsung atau jika tidak bisa, kita melihat salah satu bagian dari wajah mereka seperti hidung atau mulut. Untuk masalah yang disebabkan karena belum menguasai materi, bisa kita mengatasinya dengan banyak membaca informasi penting, hal ini akan membantu meningkatan percaya diri dan tidak gugup dalam bericara

2. Tergesa-gesa atau tekanan atau keterbatasan waktu dalam menjawabHal ini biasanya terjadi karena seseorang merasa gugup dalam berbicara karena adanya tekanan dari luar seperti teman bicara adalah orang penting dan waktu yang disediakan terbatas untuk berbicara. Cara mengatasinya adalah lakukan persiapan sebelum berbicara dengan orang tersebut. Persiapkan bahan-bahan yang akan dijadikan topic pembicaraan, kenali orang tersebut sehingga kita tahu apa topik pembicaraan yang paling sesuai. Kemudian untuk waktu yang terbatas, sebelum kita melakukan komunikasi pastikan waktu telah tersedia cukup untuk menyampaikan pesan yang kita inginkan. Jika ternyata waktu yang diberikan hanya tersedia sedikit, pastikan gunakan kata-kata yang singkat, padat, dan jelas tetapi tetap tenang dalam berbicara sehingga pesanyang disampaikan dipahami penerima.

3. Tidak menguasai materi dalam berkomunikasiHal ini dapat diatasi dengan memperoleh segala informasi yang dibutuhkan yang berkaitan dengan topic yang kita akan sampaikan baik itu studi pustaka, media social, atau saran dari orang - orang di sekitar kita.

4. Kurang percaya diri atau rendah diri Hal ini dapat diatasi dengan mempersiapkan segala sesuatu dengan matang baik itu penampilan dan penguasaan bahan materi secara maksimal. Pastikan bahwa kita memiliki pola pikir bahwa kita adalah orang yang setara atau lebih dari audiensi baik dari segi wawasan ataupun penampilan sehingga kita dapat mengarahkan audiensi sesuai dengan keinginan kita

Ujian Tengah Semester Genap Tahun Akademik 2014-2015Mata Kuliah : Komunikasi BisnisHari Kuliah/Jam : Sabtu, 13.15-15.45 AI5.05Waktu : 120 MenitDosen : Imam Imron

1. Jelaskan dengan singkat apa yang Saudara ketahui tentang :a. Komunikasi

Komunikasi adalah pengiriman informasi dan makna dari satu individu atau kelompok ke individu atau kelompok lainnya. Tujuan dari komunikasi itu sendiri adalah pengiriman makna. Proses komunikasi dikatakan berhasil hanya jika penerima memahami suatu ide sebagaimana maksud si pengirim. Sepakat akan informasi dan makna informasi yang dikirimkan merupakan suatu hal yang penting dalam berkomunikasi.

b. Bentuk-Bentuk Dasar KomunikasiBentuk dasar komunikasi ada 2 yaitu 1. Komunikasi Lisan

Contohnya adalah Panggilan telepon, percaapan, wawancara, rapat, konferensi.Kelebihannya adalah- Meminimalkan kesalahpahaman sebab komunikator dapat segera bertanya

untuk menjernihkan ketidakpastian.- Memungkinkan komunikator melihat ekspresi wajah lawan bicaranya dan

mendengar nada suara sehingga meningkatkan proses komunikasi- Cara yang efisien untuk mencapai kesepakatan pada saat banyak orang harus

terlibat- Lebih alami , akrab dan meningkatkan persahabatanKelemahannya adalah- Tidak ada catatan tertulis, terkadang menghabiskan waktu, dan tidak nyaman.- Orang lain akan merasa terganggu dengan suara saat sedang melakukan

komunikasi ini. 2. Komunikasi tertulis

Contohnya adalah pengumuman, memo, email,teks, surat, laporan,proposalKelebihannya adalah :- Catatan permanen, nyaman, ekonomis,pesan teratur, distribusi mudah, dapat

dibaca kembali jika dibutuhkanKelemahannya adalah - Lebih sulit disusun karena membutuhkan kemampuan menulis dan wawasan

yang baik.- Banyak menghabiskan waktu karena menulis membutuhkan waktu untuk

disusun- Terkadang orang malas membaca jika tulisannya banyak

c. Proses Komunikasi danProses komunikasi terdiri dari 5 tahap terdiri dari1. Pembentukan ide

Proses komunikasi bermula ketika orang (pengirm) memiliki suatu ide. Bentuk dari ide dipengaruhi oleh factor kompleks seperti suasana hati, latar belakang, dsb.

2. Pengkodean pesanDalam tahap ini, pengirim mengubah ide ke dalam kalimat atau isyarat yang akan menyampaikan makna kepada penerima agar penerima dengan mudah memahami makna yang disampaikan pengirim sehingga tidak terjadi kesalahpahaman (bypassing). Dalam tahap ini pengirim memperhatikan diri si penerima yang mencakup kemampuan komunikasi, latar belakang, sikap, dan pengalaman.

3. Pengiriman pesan (pesan berpindah melalui saluran)Dalam tahap ini pengirim memilih saluran untuk komunikasi yaitu media yang akan digunakan. Pesan dapat disampaikan menggunakan computer, telepon, memo, laporan, dan media lainnya. Pada tahap ini pengirim kemungkinan akan menghadapi gangguan komunikasi (Noise).

4. Penguraian pesan (penerima menguraikan pesan)Pada tahap ini penerima menguraikan pesan yang dikirimkan penerima sehinga penerima dapat memahami makna pesan tersebut. Kendala biasanya bisa berasal dari internal si penerima (prasangka) atau eksternal (suara bising, tulisan jelek).

5. Umpan balik diberikan pengirim.Setelah menguraikan pesan, si penerima mengirimkan umpan balik kepada pengirim. Pada tahap ini pengirim dapat menentukan apakah penerima memahami pesan yang disampaikan atau tidak. Penerima bisa saja mengirimkan umpan balik tambahan agar penerima lebih jelas.

d. Hambatan KomunikasiBerupa :

- BypassingYaitu kendala ketika penerima salah menanggapi makna pesan tersebut.

- Bingkai referensi yang berbedaBingkai referensi setiap orang berbeda karena terbentuk dari pengalaman, pendidikan, kebudayaan, harapan, kepribadian, dan unsure lainnya.

- Kurangnya keterampilan berbahasa dan mendengarKendala ini terjadi karena kurangnya pembendaharaan kata, kurangnya pemahaman tanda baca, tata bahasa dasar, dan keterampilan menyampaikan pesan secara tertulis dan lisan.

- Gangguan emosi dan Keterbatasan fisikKendala yang disebabkan emosional dan gangguan fisik(gangguan pendengara, lingkungan ribut, saluran ponsel yang jelek).

2. Bagaimana pendapat Saudara mengapa komunikasi yang baik dalam organisasi dapat memperbaiki sikap dan meningkatkan kinerja karyawan.Komunikasi yang baik dapat memperbaiki sikap dan meningkatkan kinerja karyawan karena dengan komunikasi yang baik atasan dapat mengetahui apa yang dibutuhkan karyawan ketika karyawan tersebut mengalami suatu masalah dalam pekerjaannya atau lingkungan tempatnya bekerja sehingga atasan dapat membantu mengatasi masalahnya dengan cepat.

Hal ini dapat membantu meningkatkan kinerja karyawan agar lebih maksimal. Selain itu atasan juga dapat membantu karyawan tersebut memperbaiki sikap karyawan miliknya ketika melakukan perbuatan buruk seperti mabuk-mabukan, membawa senjata tajam, merokok dalam ruangan dan tindakan buruk lainnya melalui komunikasi yang baik dengan cara memberinya teguran atau bicara dengan baik-baik sehingga dia mau mengubah sikap nya agar lebih baik. Tanpa adanya komunikasi yang baik dari atasannya, karyawan tidak akan mau menceritakan apa yang menjadi keluhan atau masalah yang dihadapinya karena takut akan respons atasan setelah mengetahui apa keluhannya akan berdampak pada pemecatan ataupun jika karyawan tersebut bersikap buruk maka hal itu akan berlanjut dan lebih parahnya mempengaruhi karyawan lainnya.

3. Jenis komunikasi Nonverbal dapat dkelompokkan dalam berbagai macam, minimal dalam 6 (enam) kategori umum. Jelaskan hal tersebut.a. Kontak mata

Mata sering disebut sebagai predictor paling akurat tentang perasaan dan sikap sejati pembicara. Kontak mata yang baik memungkinkan pengirim pesan menentukan apakah penerima menaruh perhatian, menunjukkan penghargaan, merespons dengan menyenangkan atau merasa tertekan.

b. Ekspresi wajahEkspresi pada wajah seorang komunikator bisa mengungkapkan emosi sebaik ekspresi mata. Hal ini dapat berupa tersenyum lebar, mengerlingkan mata, menaikkan/menurunkan alis mata dan sebagainya. Meskipun ada orang yang menyembunyikan ekspresi wajahnya, tetapi kebanyakan orang menampilkannya secara terbuka.

c. Sikap dan gerak-gerikSikap tubuh umum seseorang dapat mengungkapkan segalanya mulai dari status yang tinggi dan kepercayaan diri hingga perasaan malu dan sikap patuh. Conothnya mencondongkan badan kearah depan menunjukkan perhatian dan ketertarikan dan menjauhkan tubuh menunjukkan ketakutan, ketidakpercayaan, dan keraguan.Gerak tubuh juga dapat mengekspresikan suatu komunikasi, seperti melingkarkan ibu jari dan jari telunjuk akan menunjukkan OK. Akan tetapi, gerak tubuh bagi setiap Negara memiliki makna yang berbeda-beda. Di Jerman melingkarkan ibu jari dianggap cabul.

d. WaktuBagaimana kita mengatur dan menggunakan waktu menunjukkan kepada pengamat mengenai kepribadian dan sikap kita. Sebagai contoh ketika datang tepat waktu untuk rapat atau bertemu klien, hal ini memberikan kesan positif bahwa anda orang yang disiplin dan prioritas untuk pekerjaan ini tinggi bagi anda.

e. RuangCara kita mengatur segala sesuatu di dalam ruang sekitar kita mengungkapkan sesuatu mengenai diri kita dan tujuan kita. Misalnya saja ruangan yang disusun secara formal menunjukkan komunikasi yang terjalin kaku atau penyusunan kursi yang terpisah jauh antara atasan dan bawahan memberi kesan bahwa atasan tidak ingin dekat dengan bawahannya, kursi rapat yang disusun melingkar menunjukkan keinginan atasan untuk berdiskusi.

f. Penampilan orangPenampilan ada berpakaian, kerapian mengirimkan suatu pesan nonverbal instan mengenai anda baik itu status, kredibiitas, kepribadian, dan potensi anda. Berpakaian formal , rapi, dan bersih akan member kesan bahwa anda adalah seorang yang professional dalam bekerja. Pakaian yang mahal member kesan anda adalah orang yang kaya dan memiliki status yang tinggi.

4. Jelaskan tiga hambatan utama untuk komunikasi : antar budayaa. Etnosentrisme

Etnosentrisme didefinisikan sebagai kepercayaan pada superioritas inheren kelompok atau budayanya sendiri dan cenderung memandang rendah orang-orang lain yang tidak sekelompok dan dianggap asing. Dengan memandang budaya kita sendiri lebih unggul dan budaya lainnya yang asing sebagai budaya ’yang salah’, Masing-masing budaya akan saling merendahkan yang lain dan membenarkan budaya diri sendiri, saling menolak, sehingga sangat potensial muncul konflik di antaranya. Contoh konflik yang sudah terjadi misalnya suku dayak dan suku madura yang sejak dulu terus terjadi. Kedua suku pedalaman itu masing-masing tidak mau saling menerima dan menghormati kebudayaan satu sama lain. Contoh lainnya, orang Indonesia cenderung menilai budaya barat sebagai budaya yang ’vulgar’ dan tidak tahu sopan santun. Budaya asli-budaya timur dinilai sebagai budaya yang paling unggul dan paling baik sehingga masyrakat kita cenderung membatasi pergaulan dengan orang barat.

b. StereotipeKesulitan komunikasi akan muncul dari penstereotipan (stereotyping), yakni menggeneralisasikan orang-orang berdasarkan sedikit informasi dan membentuk asumsi orang-orang berdasarkan keanggotaan mereka dalam suatu kelompok. Seseorang akan mengkategorisasikan suatu kelompok secara serampangan dengan mengabaikan perbedaan-perbedaan individual. Kelompok-kelompok ini mencakup : kelompok ras, kelompok etnik, kaum tua, berbagai pekerjaan profesi, atau orang dengan penampilan fisik tertentu. Stereotip tidak memandang individu-individu dalam kelompok tersebut sebagai orang atau individu yang unik.Contoh stereotip :

- Laki-laki berpikir logis- Wanita bersikap mental- Orang berkaca mata minus jenius- Orang batak kasar- Orang padang pelit- Orang jawa halus-pembawaan

c. Prasangka Prasangka berupa keyakinan atau pendapat yang salah yang timbul setekah stereotipe berkembang. Prasangka ini dapat berupa prasangka rasial, prasangka kesukuan, prasangka gender, dan prasangka agama. Prasangka mungkin diarahkan pada suatu kelompok secara keseluruhan, atau seseorang karena ia anggota kelompok tersebut. Prasangka itu mencakup hal-hal berikut : memandang kelompok lain lebih rendah, sifat

memusuhi kelompok lain. Wujud prasangka yang nyata dan ekstrem adalah diskriminasi, yakni pembatasan atas peluang atau akses sekelompok orang terhadap sumber daya semata-mata karena keanggotaan mereka dalam kelompok tersebut seperti ras, suku, gender, pekerjaan dan sebagainya. Contohnya diskriminasi terhadap orang negro yang ada di amerika. Contoh lainnya adalah orang Jepang kaku dan pekerja keras, orang Cina mata duitan, politikus itu penipu, wanita sebagai objek seks, dll.

5. Saudara dapat membina hubungan baik dengan siapapun di lingkungan saudara berada atau minimal dengan lawan bicara /penerima. Cobalah Saudara kemukakan bagaimana sikap atau (5 sikap) Saudara untuk dapat membina hubungan baik tersebut.a. Ketika bertemu menyapa dan berjabat tangan dengan ramahb. Ketika lawan bicara sedang menceritakan masalahnya, kita mendengarkan dengan

seksama dan memberikan umpan balik akan masalahnya bukan malah mengkritik.c. Ketika duduk bersamanya, memiliki sikap duduk yang benar (tidak membungkuk

atau mengangkat kaki dan sebagainya)d. Ketika berbicara, tatap matanya secara langsung, tidak menoleh ke mana-manae. Ketika lawan bicara sedang cerita, tunggu sampai selesai, tidak memotong

pembicaraannya.

6. Ketika mengorganisasikan gagasan untuk pesan bisnis, bagaimana Saudara memastikan bahwa apa yang tampaknya logis bagi Saudara juga tampak logis bagi penerima?

Cara memastikan ide/gagasan tersebut logis sesuai dengan penerima adalah 1. Menganalisa tujuan ide/gagasan dengan pendekatan orientasi penerima melalui menjawab

pertanyaan siapakah penerima, informasi apa yang dibutuhkan penerima.2. Memperoleh informasi gagasan dari penerima atau sumber lain yang terpercaya dengan

mengajukan pertanyaan melalui angket dan media komunikasi lainnya atau pertanyaan langsung ke responden.

3. Mengelompokkan ide/gagasasan dengan tambahan ide-ide pendukung dari informasi yang diperoleh dari sumber seperti pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan, antara bagian-bagian pesan yang diharapkan penerima.

4. Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach) dan Pendekatan induktif atau tidak langsung (indirect approach) sesuai dengan reaksi penerima secara umum.

7. Apabila Saudara mendesain surat bisnis formal, elemen desain mana yang harus Saudara pertimbangkan dan mana yang berupa pilihanElemen desain yang harus dipertimbangkan dalam mendesain surat bisnis formal adalah isi/gagasan dari surat bisnis formal yag ditujukan kepada penerima yang menentukan

pemahaman penerima surat bisnis formal tersebut. Dalam mendesain isi surat bisnis formal, hal berikut sering memberikan pilihan adalah1. Menetapkan ide/gagasan pokokSemua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap pesan bisnis memiliki satu ide/gagasan pokok. Ide/gagasan pokok merupakan inti atau tema sentral pesan. Ada tiga teknik dalam menentukan ide/gagasan pokok, yaitu :a. Brainstormingb. Minta petunjuk atasanc. Mengulang kebiasaan

2. Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasanSetelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkan ide, perlu diputuskan pola atau pendekatan yang dipergunakan dalam menentukan urutan penyajian ide/gagasan. Terdapat dua pola atau pendekatan yang dapat digunakan :a) Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal, baru kemudian diikuti ide-ide pendukung atau argumentasi atau bukti-buti. Pendekatan itu dipergunakan apabila penerima pesan diperkirakan akan bereaksi netral atau merasa senang saat menerima pesan tersebut.b) Pendekatan induktif atau tidak langsung (indirect approach)Pendekatan induktif, argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal pesan yang kemudian diikuti oleh ide pokok. Pendekatan Induktif dipergunakan untuk pesan – pesan yang diperkirakan bisa menimbulkan reaksi negative atau untuk berita yang tidak menyenangkan atau penerima diperkirakan menolak gagasan yang disampaikan atau kemudian bersikap skeptis.

8. Mengapa mengirimkan surat penolakan merupakan gagasan yang baik, jelaskan jawaban saudara dengan jelas?Mengirimkan surat penolakan merupakan gagasan yang baik karena a. Membuat pembaca mengerti dan menerima suatu berita yang bersifat negative melalui pola penulisan pesan yang telah diorganisasi dan penyusunan dengan kata-kata yang tidak menyakitkan sehingga penerima dapat menerima berita negative dengan baik. b. Untuk mempertahankan dan meningkatkan imej baik seseorang atau organisasi setelah menyampaikan suatu pesan yang bersifat negative yang mana pesan negatif tersebut disampaikan melalui surat secara formal dan disusun dalam kalimat yang baku yang tidak menyinggung penerima.c. Untuk mengurangi atau menghilangkan terjadinya pembahasan kembali atas masalah yang disampaikan saat ini dikemudian hari yang mana surat tersebut dapat di simpan sewaktu-waktu dan dibaca kembali jika terdapat kebutuhan bagi penerima untuk menggunakan surat tersebut sebagai pembuktiaan bawa dirinya tealh ditolak sebelumya.

9. Jelaskan dengan singkat perbedaan pesan persuasive dengan pesan rutin.Pesan persuasive adalah pesan ang ditujukan untuk mempengaruhi seseorang dengan memberikan persuasi dengan tujuan menjual ide/gagasan, member saran agar prosedur operasional lebih efisien, meminta bantuan dana, mengumpulkan dukungan seperti permintaan kerja sama, undangan untuk ikut bergabung dalam tim, dsb. Pesan persuasive biasanya dibuat lebih rinci, lebih lama, dan membutuhkan perencanaan strategis Sedangkan pesan rutin adalah pesan-pesan yang menyangkut kegiatan operasi rutin dengan tujuan memberikan informasi penting dari kegiatan terkait. Misalnya permintaan pesanan bahan baku, surat permintaan pembayaran gaji karyawan, surat pengiriman barang dsb. Surat rutin biasanya berisi hal pokok, singkat dan jelas sesuai informasi yang dibutuhkan.

10. Buatlah contoh sebuah surat bisnis Saudara (dalam matrik) berisi : a. Jenis Pesanb. Kemungkinan reaksi penerima,c. Pendekatand. Pembukaane. Isi danf. Penutup

Yth. Bapak/Ibu Manajer SDM PT. Putra ManggalaJl. Medan Raya No. 2 BJakarta 10220

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi yang saya terima dari salah satu website lowongan kerja yaitu JobsDB.com, bersama surat ini saya mengajukan lamaran sebagai staf keuangan, Saya adalah kandidat yang tepat untuk mengisi posisi tersebut. Di samping memiliki kemampuan berbahasa inggris, baik lisan maupun tulisan, saya juga mampu mengoperasikann system komputer yang Bapak gunakan saat ini.

Saya berusia 22 tahun, belum menikah dan memiliki kesehatan yang sangat baik. Saya lulusan Sarjana 1 program studi Akuntansi dengan indeks prestasi kumulatif 3,5. Saya dapat berkomunikasi dengan bahasa inggris baik pasif dan aktif seperti yang disyaratkan.

Pada saat ini saya adalah staf keuangan pada PT. Jaya Raya dengan pengalaman dan prestasi 2 tahun. Saya sedang mencari kesempatan kerja lebih menantang untuk memperluas wawasan dan pengalaman sebagaimana Bapak tawarkan.

Saya sangat gembira jika Bapak berkenan mempertimbangkan prestasi dan kualifikasi saya. Panggilan untuk wawancara dengan Bapak sangat saya harapkan.

Hornat saya,

IndraMatriks Surat Lamaran Kerja

Jenis Pesan

Kemungkinan reaksi penerima

Pendekatan Pembukaan Isi Penutup

Pesan Formal

Penerima yang menerima pesan tersebut memiliki kemungkinanreaksi yang positif jika kualifikasi karyawan terpenuhi atau netral jika sebaliknya

Pendekatan Deduktif/langsung dan pendekatan AIDA

Berdasarkan informasi yang saya terima dari salah satu website lowongan kerja yaitu JobsDB.com, bersama surat ini saya mengajukan lamaran sebagai staf keuangan, Saya adalah kandidat yang tepat untuk mengisi posisi tersebut. Di samping memiliki kemampuan berbahasa inggris, baik lisan maupun tulisan, saya juga mampu mengoperasikann system komputer yang Bapak gunakan saat ini.

Saya berusia 22 tahun, belum menikah dan memiliki kesehatan yang sangat baik. Saya lulusan Sarjana 1 program studi Akuntansi dengan indeks prestasi kumulatif 3,5. Saya dapat berkomunikasi dengan bahasa inggris baik pasif dan aktif seperti yang disyaratkan.

Pada saat ini saya adalah staf keuangan pada PT. Jaya Raya dengan pengalaman dan prestasi 2 tahun. Saya sedang mencari kesempatan kerja lebih menantang untuk memperluas wawasan dan pengalaman sebagaimana Bapak tawarkan.

Saya sangat gembira jika Bapak berkenan mempertimbangkan prestasi dan kualifikasi saya. Panggilan untuk wawancara dengan Bapak sangat saya harapkan.