TIMELINE Tenda AdvokasiNamaKegiatanMeiJuniJuliAgustus

TENDAINFORMASI

1234123412341234

Pembentukan Panitia

Sinergisitas dengan fakultas

Pembuatan draf

Penetapan tanggal dan tempat pelaksanaan

Pelaksanaan kegiatan

11Juni-17 JAgustus

HOTLINE CENTER

Job description panitiaSteering Committee (SC)1. Mencari dan membentuk kepanitiaan OC;2. Memberikan pengarahan yang diperlukan kepada OC;3. Memantau perjalanan kerja OC;4. Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan;5. Memberikan laporan perjalanan kepanitiaan kepada ketua departemen yang berkaitan dan/atau ketua umum Organisasi;6. Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;7. Bertanggungjawab kepada Ketua Umum Organisasi atas pelaksanaan kegiatanOrganizing Committee (OC)Seluruh personil OC: Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan; Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan segiatan dan memberikan bantuan lintas bidang/divisi/seksi; Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan; Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan kepada koordinator bidang/divisi/seksi dan/atau ketua pelaksana; Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi (jarkom) kepanitiaan; Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan.Ketua Panitia1. Mengkoordinasikan panitia;2. Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugastugas kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan;3. Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;4. Berkoordinasi dengan SC;5. Bertanggungjawab kepada SC;6. Meminta laporan kepada coordinator sie;7. Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;SekretarisBertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:1. Membuat proposal dan TOR kegiatan;2. Membuat notulensi setiap rapat;3. Membuat absen panitia pada saat rapat dan hari h;4. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan halhal yang berkaitan dengan kepanitiaan seperti dokumentasi, kuitansi;5. Membuat surat perijinan;6. Membuat surat undangan;7. Membuat LPJ Kegiatan;8. Bertanggungjawab kepada Ketua PanitiaBendahara1. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;2. Membuat database seluruh pemasukan dan pengeluaran uang;3. Mengontrol seluruh pemasukan dan pengeluaran uang;4. Mencatat seluruh pemasukan dan pengeluaran uang;5. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;6. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;

Koordinator Seksi1. Mengkoordinasikan staff dalam seksi masingmasing;2. Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas seksinya;3. Bersama staff sie membuat laporan kegiatan tiap seksi secara tertulis dan menyerahkannya kepeda sekretaris panitia;4. Bertanggungjawab kepada Ketua panitia

Sie AcaraMengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;1. Membuat susuna acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, personil in charge, perlengkapan dan tempat)2. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;3. Membuat list kebutuhan anggaran;4. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;5. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak lain yang terkait;6. Melaporkan setiap pengeluaran disertai dengan bukti nota ke bendahara.

Sie Humas & Perijinan1. menjadi contact person kegiatan;2. Membuat perijinan tempat dan pihak-pihak yang terkait;3. Menghubungi seluruh pihak-pihak yang terkait;4. Menghubungkan peserta dengan panitia;5. Membuat list kebutuhan dan anggaran;6. Membantu sekretaris dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan perijinan;7. Melakukan kerjasama dengan divisi lain yang terkait;8. Melaporkan setiap pengeluaran disertai dengan bukti nota ke bendahara.

Sie Publikasi, DokumentasiBertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan penyebaran informasi, dan dokumentasi kegiatan1. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (dalam bentuk banner, x-banner, dsb.) dan menyebarkannya;2. Membuat desain perlengkapan, seperti id card (panitia&peserta dari fakultas), sertifikat (panitia) dsb;3. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, video dsb.;4. Melakukan kerjasama dengan divisi lain yang terkait;5. Membuat list kebutuhan dan anggaran;6. Melaporkan setiap pengeluaran disertai dengan bukti nota ke bendahara.

Sie KonsumsiMengatur segala hal mengenai konsumsi panitia dan peserta dari fakultas,1. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya;2. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia dan peserta dari fakultas;3. menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;4. Membuat list kebutuhan dan anggaran;5. Melakukan kerjasama dengan divisi lain yang terkait;6. Melaporkan setiap pengeluaran disertai dengan bukti nota ke bendahara.

Sie KeamananMenjaga keamanan dan ketertiban acara di dalam dan luar ruangan;1. Menertibkan gangguan yang dapat merusak / menghambat jalannya acara;2. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak berwajib atau satuan pengamanan setempat;3. Memastikan acara berjalan lancar;4. Melakukan kerjasama dengan divisi lain yang terkait;5. Membuat list kebutuhan dan anggaran6. Melaporkan setiap pengeluaran dengan bukti nota ke bendahara.

Sie Perlengkapan izin k acc??1. Menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan tiap divisi;2. Mencetak id card (panitia&peserta dari fakultas) dan sertifikat (panitia);3. Membantu publikasi;4. Melakukan kerjasama dengan divisi lain yang terkait;5. Membuat list kebutuhan dan anggaran;6. Melaporkan setiap pengeluaran dengan bukti nota ke bendahara.

Ketua 1Sekretaris haninBendahara mirnaAcara vina 3, kinanHumjin bulan(keu)3, dewiKonsumsi3 lidya, yasmiPubdok 2Keamanan3 triPerlengkapan3 rikiJumlah panitia 201 fak 2konsumsi 26