SOP Sarana Prasarana 1

download SOP Sarana Prasarana 1

of 36

  • date post

    14-Jul-2015
  • Category

    Documents

  • view

    1.962
  • download

    8

Embed Size (px)

Transcript of SOP Sarana Prasarana 1

PROSEDUROPERASIONALSTANDAR P O E U O E A I N S A D R S D P R S O A T N A

SARANADANPRASARANA S R N D P A A A A A A R S R N

UniversitasBrawijaya U i e st B a i a a nv r i a r wj y

Departemen Pendidikan Nasional UNIVERSITAS BRAWIJAYA

1

PENGANTARDalam mempersiapkan Perguruan Tinggi Negeri menjadi Badan Hukum Milik Negara (BHMN), sejak lama bagian sarana dan prasana selalu meningkatkan pelayanan asset padaseluruhcivitasakademika. Beberapa kasus, kurang berhasilnya pelayanan asset kepada masyarakat kampus, salahsatunyadisebabkankurangnyainformasi tentangapayangharusdilakukanolehmasing masing pelaku yang terlibat dalam pelaksanaanpenyampaianpelayanantersebut. Pelaku yang terlibat dalam pelayanan asset dalam hal ini mulai dari Pemohon, Pengguna, Panitia, rekanan, sampai dengan para pejabat dilingkunganUniversitasBrawijaya. Proses dan prosedur penyampaian pelayanan asset dalam buku ini pegangan ini sekedar mensosialisasikan langkahlangkah apa yang harus dilakukan oleh setiap pelaku yang terlibatdalamsetiappelayanan. Sistematika buku ini disusun berdasarkan ruang lingkup tugas Bagian Sarana dan Prasarana Aset yang dimulai dari mengadakan, mencatat, memelihara, menginventarisasidanmenghapusanasset.

2

DAFTARISI Hal PENGANTAR I. SISTEMPENGADAANBARANGDANJASA RuangLingkup MaksuddanTujuan Sasaran 1.1. Pengertian 3 1.2. KlasifikasiSistemPengadaandanJasa 3 1.3. Prosedur kegiatan pengadaan barang (Rutin untuk perencanaan satutahunanggaran): 4 1.3.1. Penjelasanlangkahlangkah: 4 3

1.4. Metoda Pelelangan Umum dengan Prakualifikasi, Pemilihan LangsungdanPenunjukanLangsung 6 1.4.1. Pengertian 1.4.2. PorsesdanProsedur 1.4.3. Penjelasanlangkahlangkah 1.5. MetodaPelelanganUmumdenganPascakualifikasi 1.5.1. Pengertian 1.5.2. PorsesdanProsedur 1.5.3. Penjelasanlangkahlangkah 1.6. MetodaPenunjukanLangsung 1.6.1. Pengertian 1.6.2. PorsesdanProsedur 1.6.3. Penjelasanlangkahlangkah 1.7. PermintaanBarang 1.7.1. Pengertian 1.7.2. PorsesdanProsedur 1.7.3. Penjelasanlangkahlangkah 6 6 6 11 11 11 11 14 14 14 14 17 17 17 17

3

II.

PEMELIHARAANASET

19

2.1. PemeliharaandanPerbaikanGedungdanPrasaranaUmum20 2.1.1. Pengertian 2.1.2. PorsesdanProsedur 2.1.3. Penjelasanlangkahlangkah 20 20 20

4

PROSEDUROPERASIONALSTANDAR P O E U O E A I N S A D R S D P R S O A T N A

PENGADAANBARANG/JASA P N A A B R N / A E G D A A A G J S

UniversitasBrawijaya U i e st B a i a a nv r i a r wj y

Departemen Pendidikan Nasional UNIVERSITAS BRAWIJAYA

1

Ruang Lingkup Ruanglingkupsistempengadaan/jasaadalahmulaipermintaan,inventarisasi,kompilasi,evaluasi danpemetrikan,kepanitiaan,pelelangansampaipenerimaanbarang/jasadarisemuaunitkerjadi lingkunganUniversitasBrawijaya. Maksud dan Tujuan Maksud dibuatnya SOP pengadaan/jasa adalah : 1. Mengatur pelaksanaan proses Pengadaan Barang dan Jasa yang sumber dananya sebagian atau seluruhnya dibiayai dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan Penghasilan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang nantinya akan berbasis sistem elektronik (eprocurement), 2. Menjamin kelancaran dan transparansi mekanisme pengadaan barang dan jasa yang diiusulkankeUniversitas,dan 3. Menjaminkualitasdanketepatanwaktubarang danjasa yang diterimaolehsemua pengusul dariunitkerjadilingkunganUniversitasBrawijaya. Tujuan SOP pengadaan/jasa adalah : 1. Agarpelaksanaanprosespengadaanbarangdanjasayangsebagianatauseluruhnyadibiayai APBN dan PNBP dilakukan secara lebih efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, adil (tidakdiskriminatif)danakuntabel. 2. Memastikan bahwa semua pengusul dari unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya melakukantahapan/mekanismeyangharusdilaksanakandalampengadaanbarangdanjasa. 3. Memastikanakandiperolehsistemdatabasemulaidariperencanaan,pengelolaan,pemilihan, pendistribusian,penyediapengadaanbarangdan jasayangakanberbasiselektronik. Sasaran Tersedianyasistemstandaroperasional prosedurpengadaanbarangdanjasa yangdigunakansebagai landasan berbasis elektronik (eprocurement)yang lengkap sehingga dapatmendukung tugas pokok danfungsidariUniversitasBrawijayapadaumumnya. I. SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA Pengertian Pengertianbarangdanjasaadalah: a. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, barangsetengahjadi,barangjadi/peralatan,yangspesifikasinyaditetapkanolehpengguna barangdanjasa. b. Jasaadalahjasapemborongandanjasakonsultasi. Klasifikasi Sistem Pengadaan dan Jasa Klasifikasisistempengadaandanjasaterbagimenjadi: 1. Sistempengadaanbarangrutin 2. Sistempengadaanbarangkhusus 3. Sistempengadaanbarangterbatas 4. Sistempengadaanjasakonsultasi

2

(1) Sistempengadaanbarangrutin Sistem pengadaan barang rutin adalah sistem yang mengatur pengadaan barang yang dilakukan secara rutin berdasarkan kebutuhan pengusul dari unit kerja meliputi ATK, kebutuhanbaranglaboratorium,inventaris,kebutuhanpemeliharaanalatdsb. (2) Sistempengadaanbarangkhususadalahsistemyangmengaturpengadaanbarangyang spesifik berdasarkan kebutuhan masingmasing pengusul dari unit kerja meliputi barang baranghidup(biologymaterial),barangbarangberbahaya(hazardmaterial). (3) Sistem pengadaan barang terbatas adalah kebutuhan pengadaan yang benarbenar mendesakdanterbatasyangharussegeradilakukan. (4) Sistem pengadaan jasa konsultasi adalah kebutuhan pengadaan jasa yang melibatkan tenagaahli. Prosedur kegiatan pengadaan barang (Rutin untuk perencanaan 1 tahun anggaran) : Diagramalirprosedurdapatdilihatpada Gambar 1.1 Penjelasan langkahlangkah : 1. PengirimansuratkeunitkerjakebutuhanbarangATK/Inventaris Pemrosesanmembutuhkan5harikerjapadaawalbulankeempattahunanggaran 2. Perencanaan Pengajuanpengadaanbarangdariunit pengusul denganalokasiwaktu20harikerja 3. Inventarisasi Inventarisasikebutuhanbarangolehbagianperlengkapanmembutuhkanwaktu10hari kerja 4. Kompilasi pemilahanbarangbarangyangdiajukandariunitpengusulmembutuhkanwaktu10hari kerja 5. Hasilkompilasidiusulkanke Rektormelaluirapatpembahasananggaran HasilkompilasiyangdiusulkankeRektormembutuhkanwaktu10harikerja 6. Evaluasidanpematrikanuntukpengadaantahunanggaran depan Evaluasidanpematrikankebutuhanpengadaantahunanggarandepanmembutuhkan waktu20kerja 7. VerifikasiAnggaran VerifikasiRAB kebutuhanbarangdalamAnggaranTahunan 8. Proses Pengadaan Proses pengadaan dilakukanmelaluimekanisme Pelelanganterbagiperpaketpaket kegiatan,dengan persatukegiatanmembutuhkanmaksimal120harikerja 9. Penyerapananggaranmelaluimekanismeprosespelelangan Prosespenyerapananggaranmelaluipenunjukanlangsung,pemilihanlangsungdan pelelanganumumawalbulanketujuhtahunanggaran 10. PenerimaandanPendistribusianBarangkeunitkerja Penerimaan dan pendistribusian barang ke unit kerja pengusul dilaksanakan setelah penyediabarang/jasa mengirimkanbarang.

3

Gambar 1.1. Diagram alir pengadanaan rutinPIMPINAN UNIT KERJA Bagian Sarana & Prasarana DSP Bagian Inventaris REKTOR BAGIAN ANGGARAN BAGIAN PENGADAAN

2.Pengajuan Kebutuhan Barang Tahunan

1.Pengiriman SuratkeUnit Kerja

3.Inventarisasi Kebutuhan Barang

4.Kompilasi Kebutuhan Barang

5.HasilKompilasidiUsulkanKe RektorMelaluiRapatAnggaran DenganPimpinanUnitKerja 7.Verifikasi RAB 6.Evaluasi&Pematrikan KebutuhanBarang

8.Proses Pengadaan

10.Penerimaan,PendistribusianBarangkeUnitKerja

9.Penyerapan Anggaran MelaluiProses Pelelangan

Selesai

4

Metoda Pelelangan Umum dengan Prakualifikasi, Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung Pengertian (1) Proses pelelangan adalah proses pemilihan penyedia barang dan jasa yang dilaksanakanuntukpekerjaanyangnilainyadiatasRp.100.000.000, (2) Prosesprakualifikasiadalahprosespenilaiankemampuanusahadanpersyaratan lainyasepertikeahlian,pengalaman,kemampuanteknis,SDMyangandal,modal, peralatan dan alamat yang tetap dari penyedia barang dan jasa sebelum memasukkan penawaran. (3) Proses Pemilihan Langsung adalah proses pemilihan penyedia barang dan jasa untuknilaipekerjaanantaraRp.50.000.000,s.dRp.100.000.000,. (4) Pelelangan Terbatas adalah pelelangan yang dilaksanakan untuk pekerjaan pekerjaankomplekyangdiyakinihanyabisadiikutiolehPenyediabarangdanjasa padaperusahaantertentudenganspesifikasipekerjaantertentu. Porses dan Prosedur Diagramalirprosespelelanganumumdapatdilihatpada Gambar 1.2 Penjelasan langkahlangkah 1. Pengumuman Prakualifikasi,Panitiamemberikanpengumumankepadamasyarakatluas tentang adanya pekerjaan, yang didahului dengan penilaian kemampuan perusahaan. Pengumuman ini dilaksanakan 7 (tujuh) hari kerja. Pada Pelelangan Terbatas, pada prinsipnya sama dengan tata cara Pelelangan Umum, tetapi dalam pengumuman prakualifikasi harus dicantumkan batasanbatasan atau spssifikasi pekerjaan yang akan dilaksanakan, sehingga hanya perusahaan yang dipastikan dapat melaksanakan pekerjaan saja yang akan mengikuti Proses Pelelangan, yang biasanya diklarifikasi dulu olehPanitiapengadaanbarangdanjasa 2. Pengambilan Dokumen Prakualifikasi, Masyarakat atau Perusahaan yang berminat mendaftarkandiridanmengambilformulirisianDokumentasiKualifikasi 3. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi, Masyarakat atau Perusahaan memasukkan DokumentasiKualifikasisesuaidengansyaratsyaratyangtelahditentukan,palinglambat 3(tiga)harisetelahpengambilanFormulirIsianDokumentasiKualifikasiberakhir 4. Evaluasi Dokumentasi Prakualifikasi, Panitia menilai Dokumentasi Kualifikasi dan menusunurutanpemenangprakualifikasi 5. Penetapan Hasil Prakualifikasi,PenggunabarangdanjasadalamhaliniadalahPejabat saranadanprasaranamenetapkanurutanPemenangPrakulaifikasi 6. Pengumuman Hasil Prakualifikasi, Panitia mengumumkan pemenang prakualifikasi kepadapesertaprakualifikasi 7. Pengajuan Sanggahan Prakualifikasi, Panitiamemberikan kesempatan kepada peserta prakualifikasi untuk mengajukan sanggahan apabila merasa keberatan terhadap proses pengadaandanhasilprakualifikasi,selama5harisejakpengumuman 8. Mengundang Peserta yang Lulus Prakualifikasi, Panitian meng