SOP PENGAJUAN SARANA PRASARANA PERKULIAHAN

161

YAYASAN AMANAH AMPANG KURANJI UNIVERSITAS DHARMAS INDONESIA Alamat: Jln Lintas Sumatera KM 18, Kecamatan Koto Baru, Kabupaten Dharmasraya

Nomor SOP 060

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019

Tanggal Revisi Revisi 3

Tanggal efektif 2 Januari 2020

Disahkan Oleh Kepala LPMI

Estuhono, S.Pd, M.Pd

NIDN. 1023118701

SOP PENGAJUAN SARANA PRASARANA PERKULIAHAN

Dasar Hukum: Dasar Hukum:

1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang

Sistem Pendidikan Nasional; 2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi

3. Peraturan menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No 44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun 2016

tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.

5. STATUTA Universitas Dharmas Indonesia

6. RENSTRA Universitas Dharmas

Indonesia

7. Keputusan Rektor tentang Sistem Pengelolaan

Aset/harta Kekayaan Universitas Dharmas Indonesia

8. RAB Universitas Dharmas Indonesia.

Memahami peraturan perundang-undangan

tentangpengadaaan barang/jasa Mampu Mengoperasikan Komputer dan Internet

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan:

SOP Sarana dan Prasarana 1. Komputer 2. Printer

3. LCD Proyektor 4. Internet

5. Lemari arsip 6. Aplikasi Pengamanan Dokumen (Apendo) 7. SPSE

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan

Pelayanan pengadaan barang/jasa harus diselesaikan tidak melebihi tahun anggaran berjalan (kecuali untuk

pengadaan barang/jasa tahun jamak)

Arsip

162

1. Tujuan Sebagai pedoman dan rujukan pelaksanaan pendataan pengajuan sarana prasarana perkuliahan unit kerja

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai dari BAU mengirimkan surat usulan pengadaan sarpras perkuliahan dari unit kerja, kompilasi pemilahan barang – barang, penyusunan pengajuan anggaran.

3. Definisi 1. Aset/harta kekayaan adalah sumber daya yang memiliki nilai ekonomi dan

dapat diukur dalam satuan uang dapat berupa barang/jasa

2. Sarana adalah segala sesuatu yang dipakai sebagai alat/media pendukung

proses pendidikan, alat perkantoran, dan sarana lainnya

3. Prasarana adalah perangkat penunjang utama suatu proses pendidikan yang

berupa ruang belajar, ruang administrasi, dan prasarana lainnya

4. Prosedur :

1. BAU mengirimkan surat permohonan usulan pengadaan sarana prasarana

perkuliahan kepada Unit kerja.

2. Unit kerja menyusun rencana kebutuhan sarana prasarana perkuliahan

selama 1 tahun.

3. BAU menerima rencana kebutuhan sarana prasarana perkuliahan unit kerja

dan dilakukan kompilasi pemilahan barang.

4. Setelah dilakukan kompilasi barang BAU membuat usulan anggaran

5. Usulan anggaran diajukan kepada Rektor

163


Nomor SOP 061

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019


Tanggal efektif 3September 2019



NIDN. 1023118701

SOP PENGADAAN




Pendidikan Tinggi






Indonesia


Aset/harta Kekayaan Universitas Dharmas

Indonesia




Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Penyusunan rencana umum pengadaan

2. SOP Persiapan pemilihan penyedia barang/jasa 3. SOP Menetapkan dokumen pemilihan 4. SOP Pelaksanaan penandatanganan kontrak

1. Komputer

2. Printer 3. ATK 4. Filling Cabinet


Pelaksanaan pengadaan langsung harus diselesaikan tidak melebihi tahun anggaran berjalan.

Arsip

164

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan pelaksanaan pendataan pengajuan sarana prasarana perkuliahan unit kerja

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai dari BAU mengirimkan surat usulan pengadaan sarpras perkuliahan

dari unit kerja, kompilasi pemilahan barang – barang, penyusunan pengajuan anggaran.

3. Definisi

1. Aset/harta kekayaan adalah sumber daya yang memiliki nilai ekonomi dan dapat diukur

dalam satuan uang dapat berupa barang/jasa 2. Sarana adalah segala sesuatu yang dipakai sebagai alat/media pendukung proses

pendidikan, alat perkantoran, dan sarana lainnya

3. Prasarana adalah perangkat penunjang utama suatu proses pendidikan yang berupa ruang belajar, ruang administrasi, dan prasarana lainnya

4. Prosedur :

1. BAU mengirimkan surat permohonan usulan pengadaan sarana prasarana perkuliahan

kepada Unit kerja.

2. Unit kerja menyusun rencana kebutuhan sarana prasarana perkuliahan selama 1 tahun.

3. BAU menerima rencana kebutuhan sarana prasarana perkuliahan unit kerja dan dilakukan

kompilasi pemilahan barang.

4. Setelah dilakukan kompilasi barang BAU membuat usulan anggaran

5. Usulan anggaran diajukan kepada Rektor

165


Nomor SOP 062

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019





NIDN. 1023118701

SOP PERMINTAAN DAN PENYERAHAN BARANG


1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

3. Peraturan menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan

Tinggi Republik Indonesia No 44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan

Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan

Tinggi. 5. STATUTA Universitas Dharmas Indonesia 6. RENSTRA Universitas Dharmas

Indonesia



Indonesia


Memahami peraturan perundang-undangan tentangpengadaaan barang/jasa Mampu

Mengoperasikan Komputer dan Internet


1. SOP Penyusunan rencana umum pengadaan 2. SOP Persiapan pemilihan penyedia barang/jasa

3. SOP Menetapkan dokumen pemilihan 4. SOP Pelaksanaan penandatanganan kontrak

1. Komputer 2. Printer

3. ATK 4. Filling Cabinet



Arsip

166

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan untuk menetapkan prosedur permintaan atau penyerahan barang 2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai dari permintaan dari unit kerja ke BAU sampai dengan penyerahan

barang 3. Definisi

1. Permintaan barang merupakan permohonan barang untuk penunjang kegiatan akademik 2. Penyerahan barang merupakan penyerahan barang Univesitas kepada unit kerja untuk

kegiatan penunjang akademik

3. Hibah merupakan perolehan sejumlah barang untuk universitas tanpa menyerahkan sejumlah sumber daya ekonomi

4. Prosedur :

1. Unit kerja membuat surat permintaan barang ke BAU. 2. Ka.BAU mendisposisikan ke Staff BAU untuk dilakukan verifikasi. 3. Bag. RumahTangga melakukan verifikasi barang dan mengecek persediaan barang di

gudang 4. Staff BAU menyiapkan permintaan barang unit kerja. 5. Staff BAU melakukan pencatatan permintaan barang.

6. Staff BAU menghubungi unit kerja untuk penyerahan barang.

167


Nomor SOP 063

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019


Tanggal efektif 3 September 2019



NIDN. 1023118701

SOP PENGKODEAN BARANG INVENTARIS KANTOR









Indonesia



Indonesia











Arsip

168

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan kegiatan Pengkodean barang inventaris kantor

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan barang, proses pengkodean,

pencatatan, sampai pendistribusian

3. Definisi

Pengkodean adalah pemberian kode barang inventarisasi kantor

4. Prosedur :

1. BAU menerima pengadaan barang dari distributor. 2. BAU melakukan pengkodean sesuai dengan pedoman pengkodean. 3. BAU melakukan pencatatan barang inventaris baik secara hardcopy (print out).

4. BAU menghubungi unit kerja untuk penyerahan barang.

169


Nomor SOP 064

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019





NIDN. 1023118701

SOP INVENTARISASI




Pendidikan Tinggi






Indonesia



Indonesia





1. SOP Penyusunan rencana umum pengadaan

2. SOP Persiapan pemilihan penyedia barang/jasa 3. SOP Menetapkan dokumen pemilihan 4. SOP Pelaksanaan penandatanganan kontrak

1. Komputer

2. Printer 3. ATK 4. Filling Cabinet



Arsip

170

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan proses pengolongan dan pendataan Aset Universitas.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini mulai dari permintaan update data inventaris pada unit kerja, penerimaan update

data dari unit kerja, proses pengolahan atau pendataan ulang, laporan data inventaris aset

universitas

3. Definisi

Inventarisasi adalah kegiatan dalam melakukan pendataan, pencatatan, dan peloporan barang

milik Universitas dengan kenyataan mengenai jumlah, nilai, harga, kondisi dan keberadaan

seluruh barang milik Universitas yang dimiliki dalam rangka tertib administrasi dan mendukung

kehandalan laporan barang milik Universitas dan laporan keuangan.

4. Prosedur :

1. BAU mengirimkan surat update data inventarisasi aset pada unit kerja.

2. BAU menerima data update inventarisasi aset unit kerja dan melakukan pengolahan dan

pendataan ulang Aset.

3. BAU melaporkan data terbaru inventaris aset Universitas

171


Nomor SOP 065

Tanggal Pembuatan

27 Agustus 2019





NIDN. 1023118701

SOP MUTASI BARANG







Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.

5. STATUTA Universitas Dharmas Indonesia 6. RENSTRA Universitas Dharmas

Indonesia

7. Keputusan Rektor tentang

Sistem Pengelolaan Aset/harta

Kekayaan Universitas Dharmas

Indonesia.





1. SOP Penyusunan rencana umum pengadaan 2. SOP Persiapan pemilihan penyedia barang/jasa 3. SOP Menetapkan dokumen pemilihan

4. SOP Pelaksanaan penandatanganan kontrak

1. Komputer 2. Printer 3. ATK

4. Filling Cabinet


Pelaksanaan pengadaan langsung harus diselesaikan

tidak melebihi tahun anggaran berjalan.

Arsip

172

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan proses pelaksanaan mutasi barang dari unit kerja ke BAU.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai dari pengajuan barang yang akan dimutasi dari unit kerja ke BAU

untuk dijadikan barang persediaan.

3. Definisi

Mutasi barang adalah merupakan penyerahan barang dari satu unit ke unit lain di lingkungan

universitas tanpa menerima sumber daya ekonomi

4. Prosedur :

1. Unit kerja mengusulkan barang yang akan dimutasi ke BAU.

2. BAU mendata dan menverifikasi usulan mutasi barang dengan data inventaris barang unit

kerja

3. BAU memeriksa kondisi barang mutasi dari unit kerja

4. Barang mutasi disimpan digudang untuk jadi barang persediaan

173


Nomor SOP 067

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019





NIDN. 1023118701

SOP PEMELIHARAAN









Indonesia




Indonesia.








4. Filling Cabinet




Arsip

174

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan pemeliharaan rutin sarana dan prasarana Universitas.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk pemeliharaan rutin sarana dan prasarana

Universitas yang dilakukan secara terjadwal dan periodik

3. Definisi

Pengamanan, pemeliharaan, dan rehabilitasi adalah perawatan dan perbaikan pada aset yang

menjadi tanggung jawab universitas

4. Prosedur :

1. Ka.BAU menugaskan staf BAU untuk mengecek jadwal pemeliharaan sarana dan prasarana.

2. Staf BAU melaporkan hasil pemeriksaan dan mengusulkan anggaran pemeliharaan.

3. Ka. BAU mengajukan anggaran pemeliharaan ke Warek II.

4. Warek II mengeluarkan surat perintah mulai kerja (SPMK) kepada penyedia jasa atau BAU

untuk mulai pemeliharaan.

5. Penyedia jasa melakukan pemeliharaan dan melaporkan hasilnya ke Ka. BAU.

6. Ka. BAU menvalidasi hasil laporan pemeliharaan.

7. Penyedia jasa menagihkan biaya pemeliharaan ke BAK.

175


Nomor SOP 068

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019





NIDN. 1023118701

SOP PENGGUNAAN RUANG/GEDUNG









Indonesia




Indonesia.








4. Filling Cabinet




Arsip

176

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan penggunaan ruang atau gedung. 2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai dari pengajuan peminjaman penggunaan ruang atau gedung oleh unit kerja, ORTOM, ORMAWA dan UKM, koordinasi unit terkait, penjadwalan, pelaksanaan.

3. Definisi Penggunaan/pemanfaatan adalah penggunaan seluruh aset yang ada yang dimanfaatkan untuk

kepentingan universitas 4. Prosedur :

1. Unit kerja, ORTOM, Organisasi Eksternal, pribadi mengajukan surat peminjaman penggunaan

ruang/ gedung ke Rektor atau Warek II

2. Unit kerja, UKM dan ORMAWA mengajukan surat peminjaman penggunaan ruang/gedung yang disetujui oleh pembina ke BAU

3. Rektor atau Warek II medisposisi surat ORTOM, Organisasi Eksternal, pribadi ke BAU untuk di

proses sesuai ketentuan. 4. BAU mengkoordinasikan ke pihak terkait. 5. Pihak ORTOM, Organisasi Eksternal, pribadi mentrasfer biaya sewa gedung ke rekening

Universitas 6. BAU menjadwalkan kegiatan dan mengeluarkan surat keterangan kegiatan.

177


Nomor SOP 069

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019





NIDN. 1023118701

SOP PENGGUNAAN RUANG PERKULIAHAN/LAB BERSAMA




Pendidikan Tinggi






Indonesia




Indonesia.











Arsip

178

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan penggunaan ruang perkuliahan/lab bersama. 2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai dari pengajuan peminjaman penggunaan ruang perkuliahan/lab bersama hingga pelaksanaan kegiatan.


kepentingan universitas 4. Uraian Prosedur :

1. BAU mengirinkan surat permohonan jadwal perkuliahan/kegiatan praktikum ke Fakultas 2. Fakultas mengirimkan jadwal perkuliahan atau praktikum

3. BAU melakukan kompilasi/mengatur ruangan sesuai dengan jadwal perkuliahan yang diajukan oleh fakultas

4. BAU mengundang rapat koordinasi tentang penggunaan jadwal perkuliahan

atau praktik sebelum kegiatan perkuliahan berjalan 5. BAU mengumumkan jadwal penggunaan ruangan di setiap ruang kuliah maupun

laboratorium bersama

6. BAU melakukan entry di dalam sim tentang jadwal penggunaan ruang kuliah.

179


Nomor SOP 070

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019





NIDN. 1023118701

SOP PEMINJAMAN BARANG









Indonesia




Indonesia.








4. Filling Cabinet




Arsip

180

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan peminjaman barang Universitas 2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai dari pengajuan peminjaman barang oleh Unit kerja, ORMAWA dan UKM, koordinasi unit terkait, sampai pengembalian

3. Definisi Peminjaman barang adalah peminjaman terhadap barang-barang yang dimiliki Universitas

Muhammadiyah Surabaya 4. Prosedur :

1. Unit kerja, ORMAWA dan UKM mengajukan surat peminjaman barang yang

disetujui oleh pembina ke Ka.BAU.

2. Ka.BAU menvalidasi ke Staff BAU untuk di fasilitasi sesuai dengan ketersediaan. 3. Bag. Rumahtangga mengecek ketersediaan perlengkapan barang. 4. Bag. Rumahtangga mengkoordinasikan dengan Unit kerja, ORMAWA dan UKM tentang

ketersediaan perlengkapan barang 5. Bag. Rumahtangga mencatat peminjaman barang Unit kerja, ORMAWA dan UKM 6. Bag. Rumahtangga menghubungi Unit kerja, ORMAWA dan UKM untuk mengambil sarana

dan prasarana yang dipinjam. 7. Setelah selesai kegiatan Staff BAU menghubungi Unit kerja, ORMAWA dan UKM tentang

pengembalian perlengkapan sarana dan prasarana.

181


Nomor SOP 071

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019





NIDN. 1023118701

SOP PENGHAPUSAN BARANG









Indonesia




Indonesia.








4. Filling Cabinet




Arsip

182

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan proses penghapusan barang milik Universitas 2. Ruang Lingkup

Prosedur ini mulai dari usulan, berita acara, pelaporan penghapusan barang 3. Definisi

Penghapusan aset adalah transaksi untuk menghapus barang milik universitas dari Daftar Induk Inventaris Universitas berdasarkan Surat Keputusan Penghapusan

4. Prosedur :

1. BAU mengidentifikasi barang yang perlu dihapuskan beserta alasan penghapusan. 2. BAU mengusulkan penghapusan barang ke Warek II. 3. Warek II mengeluarkan disposisi persetujuan penghapusan barang.

4. Bau mengeluarkan berita acara penghapusan barang. 5. BAU melaporkan proses penghapusan barang.

183


Nomor SOP 072

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019





NIDN. 1023118701

SOP PERBAIKAN BARANG INVENTARIS









Indonesia




Indonesia.








4. Filling Cabinet




Arsip

184

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan pengajuan perbaikan barang inventaris.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan surat pengajuan perbaikan barang dari unit kerja,

pengecekan kondisi barang, pelaporan dan pengajuan anggaran, proses, pencairan anggaran

3. Definisi

Pengamanan, pemeliharaan, dan rehabilitasi adalah perawatan dan perbaikan pada aset yang

menjadi tanggung jawab universitas

4. Uraian Prosedur :

1. BAU menerima surat pengajuan perbaikan barang dari unit kerja

2. Ka. BAU mendisposisi ke staf untuk dicek kondisi dan di laporkan.

3. Staf BAU melaporkan kerusakan dan pengajuan anggaran biaya perbaikan.

4. Ka. BAU mengajukan anggaran biaya perbaikan ke Warek II.

5. Warek II mendisposisikan ke unit terkait untuk dicairkan

185


Nomor SOP 073

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019





NIDN. 1023118701

SOP PEMAKAIAN MOBIL DINAS









Indonesia




Indonesia.








4. Filling Cabinet




Arsip

186

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan peminjaman mobil dinas.

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai dari pengajuan peminjaman mobil dinas oleh Unit kerja, Surat Tugas

perjalan dinas, koordinasi unit terkait, sampai pengembalian.


kepentingan universitas

4. Prosedur :

1. Unit kerja mengajukan surat peminjaman mobil dinas atau surat tugas perjalanan dinas. 2. ORMAWA atau UKM mengajukan surat peminjaman mobil yang di ketahui dan disetujui

oleh Warek III ke BAU. 3. Ka.BAU mendisposisikan ke Bag. kendaraan untuk di fasilitasi sesuai dengan ketersediaan. 4. Bag. kendaraan mengecek jadwal penggunanaan kendaraan dinas.

5. Bag. kendaraan mengkoordinasikan dengan Unit terkait. 6. Bag. Kendaraan menjadwalkan pengunaan kendaraan dinas. 7. Bag. Tata usaha membuat surat tugas untuk pelayanan kendaran dinas luar kota.

187


Nomor SOP 074

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019





NIDN. 1023118701

SOP PEMAKAIAN TELEPHON






4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan


Indonesia




Indonesia.








4. Filling Cabinet




Arsip

188

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan pemakaian telepon. 2. Ruang Lingkup

Prosedur ini mulai dari pemberitahuan ke petugas, pencatatan telepon keluar, proses pelayanan telepon.


kepentingan universitas 4. Prosedur :

1. Unit kerja meminta ijin atau memberitahukan kepada petugas (sekretariat rektorat) jika

akan melakukan sambungan telepon keluar (kepentingan dinas).

2. Petugas mencatat nomor Telepon keluar. 3. Petugas menyambungkan telepon ke pihak terkait. 4. Unit kerja bicara seperlunya

189


Nomor SOP 075

Tanggal

Pembuatan

27 Agustus 2019





NIDN. 1023118701

SOP PENGGUNAAN FAKSIMILE




Pendidikan Tinggi 3. Peraturan menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan

Tinggi Republik Indonesia No 44 tahun 2015

tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan

Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun 2016




Indonesia




Indonesia.











Arsip

190

1. Tujuan

Sebagai pedoman dan rujukan penggunaan faksimile.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini mulai dari pemberitahuan ke petugas, pencatatan nomor faksimile proses pelayanan faksimile

3. Definisi Penggunaan/pemanfaatan adalah penggunaan seluruh aset yang ada yang dimanfaatkan

untuk kepentingan universitas 4. Prosedur :

1. Unit kerja meminta ijin kepada petugas (sekretariat rektorat) jika akan mengirim faksimile keluar (kepentingan dinas).

2. Petugas mencatat nomor faksimile.

3. Petugas mengirimkan faksimile

SOP PENGAJUAN SARANA PRASARANA PERKULIAHAN

Documents

Transcript of SOP PENGAJUAN SARANA PRASARANA PERKULIAHAN