ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

27
ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

description

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA. PERALATAN KANTOR. Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan secara efektif dan efisien. - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Page 1: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Page 2: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

PERALATAN KANTOR Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan secara efektif dan efisien.

Perbekalan kantor adalah semua fasilitas /barang-barang yang ada dalam kantor baik langsung atau tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan yang diharapkan.

Page 3: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

JENIS-JENIS PERBEKALAN KANTOR

1. Perabot Kantor Barang/benda kantor yang berfungsi penunjang

thd pekerjaan kantor, misalnya: meja, kursi,almari arsip, rak dll2. Peralatan /perlengkapan kantor barang yang dipergunakan untuk menghasilkan

pekerjaan kantor. misalnya: kertas, karbon, tinta printer,

perforator,numbering machine dll

Page 4: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

3.Mesin-mesin kantor segala mesin yang digunakan untuk

menghasilkan pekerjaan kantor yang hasilnya lebih cepat dan baik misalnya: komputer, foto copy, faximile,printer dll

4.Pesawat Kantor Mesin kantor yang berfungsi untuk mengadakan

komunikasi Misalnya telephon, handphone, answering machine telephon dll

5.Interior Kantor barang/ fasilitas kantor yang berfungsi untuk

menghias ruangan kantor agar bersih, nyaman dan serasi misalnya : bunga, foto, gambar, akuarium dll.

Page 5: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

KEGUNAAN PERBEKALAN KANTOR

a. Menunjang aktifitas pekerjaan kantor

b. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor

c. Memperoleh hasil yang lebih maksimal ,bail dan memuaskan

d. Sebagai aset dan perlengkapan kantor

Page 6: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

PENGADAAN PERBEKALAN KANTOR

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan perbekalan selalu diawali dengan perencaan kebutuhan perbekalan ,rencana biaya, keadaan inventaris pada tahun sebelumnya dan memperhitungkan pegawai yang ada. Rencana dibuat 1 tahun anggaran bersamaan disusun rencana biaya : pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penginventarisan, pemeliharaan.

Page 7: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

a.Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalanb.Menentukan jenis, kuantitas, kualitas barangc.Mengadakan perbekalan sesuai dengan

anggaran yang tersediad.Menggunakan perbekalan kantor dalam

kegiatan operasionale.Menyimpan dan memlihara perbekalan kantorf.Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan

kantorg.Menghapus perlengkapan seseuai prosedur

yang berlaku

Page 8: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

Penggunaan mesin-mesin kantor memiliki keuntungan sbb :

1.Mempercepat proses penyelesaian pekerjaan kantor

2.Menghemat tenaga dan pikiran3.Meningkatkan ketelitian dan mutu hasil

pekerjaan4.Mempertinggi hasil pekerjaan5.Adanya keseragaman bentuk,ukuran dan hasil

pekerjaan6.Memberikan informasi lebih cepat dan banyak

Page 9: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

Perlengkapan/ Peralatan kantor terdiri dari 2 jenis yaitu :

1.Perlengkapan yang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan 1 kali pakai contoh : kertas, karbon, master risograph dl2.Perlengkapan yang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat dipakai

lebih 1 kali contoh : perforator,stapler dll

Page 10: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

MEMILIH MESIN KANTOR Dalam memilih mesin kantor perlu

diperhatikan sbb :1.Mesin yang dipakai harus benar-benar

diperlukan2.Mesin harus dapat mempercepat

penyelesaian pekerjaan3.Mesin harus praktis dan fleksibel4.Mesin dapat menghemat biaya pelaksanaan

pekerjaan5.Kualitas mesin harus baik6.Mudah dalam pemeliharaan7.Mudah dalam pengoperasian’8.Mesin dapat meningkatkan produktifitas

hasil kerja

Page 11: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

MACAM-MACAM FUNGSI MESIN KANTOR

1,Mesin yang berfungsi sebagai alat komunikasi misal. Aiphone, telephone, HP, faximile2.Mesin yang berfungsi untuk menggadakan /

pengganda misal, fotocopy, mesin stensil , risograph, printer dll3.Mesin yang berfungsi untuk merekam misal, tape recorder ,dictaphone dll4.Mesin yang digunakan untuk alat bantu presentasi misal, OHP, LCD, LAPTOP / PC, Flash disk5.Mesin yang digunakan untuk menghancurkan

dokumen misal, shreeder

Page 12: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

A.Penyimpanan perbekalan kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja/petugas guang untuk menampung hasil pengadaan barang.

B.Pemeliharaan perbekalan kantor adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap pakai

C.Laporan perbekalan kantor adalah kegiatan melaporkan keadaan barang/ perbekalan kantor

Page 13: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

1.Barang-barang akan terpelihara dengan baik

2.Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu dekat

3.Menghidari kehilangan4.Menghindari penyimpanan yang tidak

teratur5.Dengan terpeliharanya alat akan

menghasilkan pekerjaan yang baik

Page 14: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

1.Selalu membersihkan barang secara teratur setelah digunakan dan pisahkan dengan barang yang rusak

2.Selalu memperbaiki barang yang rusak3.Memperhatikan cara penyimpanan yang baik dan

benar4.Selalu menyimpan kembali barang-barang yang

telah digunakan pada tempat semula5.Selalu menggunakan barang sesuai petunjuk

Page 15: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

1. Pencatatan dan penomeran mesin kantor

2. Penyusunan jadwal perawatan3. Aktivitas perawatan dan perbaikan

dilakukan oleh petugas sendiri 4. Menentukan jangka waktu atau usia

mesin-mesin kantor dan penggantian dengan mesin baru

Page 16: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

PERALATAN AWET PAKAI

1.Pelubang kertas (perforator)

2.Penjepret kertas (Stapler)

3.Pembuka surat (letter openers)

4.Gunting (shears)

5.Cap tanggalan (band dater)

6.Peti uang (brankas)

7.Tancapan surat (spindle file)

8.Bantalan stempel (Stam pad)

9.Kotak tempat surat masuk/keluar (letter try in out)

10.Lemari arsip (filling cabinet)

Page 17: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

Pengadministrasian barang inventaris dicatat dalam :

1. Buku induk barang inventaris 2. Buku golongan inventaris 3. Buku catatan non inventaris Tujuan inventarisasi adalah : a. Penertiban administrasi barang b. Penghematan uang kantor c. Bahan informasi untuk menghitung kekayaan kantor d. Mempermudah pengendalian/pengawasan barang

Page 18: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

1.Pertanggung jawaban2.Informasi mengenai persediaan

barang yang ada dan mutasi barang selama periode tertentu

3.Pengendalian persediaan4.Bahan pengambilan keputusan

Page 19: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

PERENCANAAN PERBEKALAN BARANG

Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan Menentukan jenis, kuantitas dan kwalitas

perbekalan kantor yang diperlukan Mengadakan pebekalan sesuai dengan

anggaran yang disediakan Menggunakan perbekalan kantor dalam

kegiatan operasional Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan

kantor Menghapus perlengkapan sesuai dengan

prosedur yang berlaku

Page 20: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

Membuat DPB (Daftar Permintaan Barang) ke gudang

Memeriksa persediaan barang digudang Penandatanganan kebendahara untuk

pembelian barang Persetujuan pimpinan Diserahkan kelogistik untuk pembelian

barang Sebelum barang diterima barang diperiksa

dan diuji (kuantitas dan kualitas barang) kalau sudah cocok barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang

Barang disimpan digudangan di distribusikan kebagian yang membutuhkan

 

Page 21: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

PENDISTRIBUSIAN PERBEKALAN KANTOR

Pengeluaran harus berdasarkan pada surat/bon permitaan atau surat perintah dari atasan

Meneliti kuantitas dan spesifikasi barang yang akan dikeluarkan

Meneliti dan memeriksa barang untuk memenuhi permintaan

Mecatat mutasi barang pada kaartu barang Mencatat pengeluaran barang pada buku

pengeluaran dan persediaan barang Membuat berita acara penyerahan barang dari

gudang kepemesan Menyerahkan barang berikut dokumennya Membuat laporan kepada atasan

Page 22: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

TATA CARA PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN

•Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor

•Penyusunan jadwal perawatan•Aktivitas perawatan dan perbaikan

dilkukan oleh petugas sendiri atau diborongkan pada perusahaan lain

•Menentukan jangka waktu atau usia mesin-mesin kantor dan penggatiannya dengan mesin yang baru

Page 23: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

A. Bentuk garis atau liniB. Bentuk fungsionalC. Bentuk garis dan stafD. Bentuk staf dan fungsionalE. Bentuk lini dan funsionalF. Bentuk lini, fungsional dan stafG. Bentuk komite

Page 24: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

Pedoman Arah Organisasi itu bergerak

Landsan OrganisasiPenentu macam AktifitasPenentu Program, Prosedur, Koordinasi, Intregrasi, Simplikasi, Sinkronasi, dan Mekanisasi.

Rumusan Organisasi...???

Page 25: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

Prinsip Dasar Pengorganisasian Kantor

A. Perumusan tujuan atau sasaran dengan jelas

B. Pembagian KerjaC. Delegasi KekuasaanD. Rentang KekuasaanE. Kesatuan perintah dan tanggung jawabF. KoordinasiG. Asas FungsionalH. Asas AkordionI. Asas Keluwesan

Page 26: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

Organisasi dan Tata Kerja Organisasi dan tata kerja (Organization

and Methods/O&M) merupakan sekelompok

teknik-teknik untuk mencapai atau meningkatkan efisiensi pekerjaan kantor (office work). O&M adalah suatu fungsi spesialisasi (orang-orang yang di didik dan di latih secara khusus) untuk mengusahakan efisiensi prosedur-prosedur pekerjaan dan pengendalian operasi suatu organisasi kantor.

Tujuan O&M adalah untuk meningkatkan efisiensi ketatausahaan atau administrasi di

kantor atau instansi tertentu sehingga anggaran operasional dapat ditekan dan hasilnya tetap optimal.

Page 27: ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

“SEKIAN” YA ……. SUDAHLAH