SOP Sarana Prasarana unibraw

download SOP Sarana Prasarana unibraw

If you can't read please download the document

  • date post

    02-Mar-2016
  • Category

    Documents

  • view

    99
  • download

    16

Embed Size (px)

description

standar operasional tentang bbj di universitas brawijaya

Transcript of SOP Sarana Prasarana unibraw

  • 1

    PPRROOSSEEDDUURROOPPEERRAASSIIOONNAALLSSTTAANNDDAARRSSAARRAANNAADDAANNPPRRAASSAARRAANNAA

    UUnniivveerrssiittaassBBrraawwiijjaayyaa

    Departemen Pendidikan Nasional UNIVERSITAS BRAWIJAYA

  • 2

    PENGANTAR

    Dalam mempersiapkan Perguruan TinggiNegeri menjadi Badan Hukum Milik Negara(BHMN), sejak lama bagian sarana danprasanaselalumeningkatkanpelayananassetpadaseluruhcivitasakademika.

    Beberapa kasus, kurang berhasilnyapelayanan asset kepada masyarakat kampus,salahsatunyadisebabkankurangnyainformasitentangapayangharusdilakukanolehmasingmasing pelaku yang terlibat dalampelaksanaanpenyampaianpelayanantersebut.Pelaku yang terlibat dalam pelayanan assetdalamhal inimulaidariPemohon,Pengguna,Panitia, rekanan,sampaidenganparapejabatdilingkunganUniversitasBrawijaya.

    Proses dan prosedur penyampaian pelayananasset dalam buku ini pegangan ini sekedarmensosialisasikan langkahlangkah apa yangharus dilakukan oleh setiap pelaku yangterlibatdalamsetiappelayanan.

    Sistematika buku ini disusun berdasarkanruang lingkup tugas Bagian Sarana danPrasarana Aset yang dimulai darimengadakan, mencatat, memelihara,menginventarisasidanmenghapusanasset.

  • 3

    DAFTARISIHal

    PENGANTAR

    I. SISTEMPENGADAANBARANGDANJASA 3

    RuangLingkup

    MaksuddanTujuan

    Sasaran

    1.1. Pengertian 31.2. KlasifikasiSistemPengadaandanJasa 31.3. Prosedur kegiatan pengadaan barang (Rutin untuk perencanaan

    satutahunanggaran): 4

    1.3.1. Penjelasanlangkahlangkah: 4

    1.4. Metoda Pelelangan Umum dengan Prakualifikasi, PemilihanLangsungdanPenunjukanLangsung 6

    1.4.1. Pengertian 61.4.2. PorsesdanProsedur 61.4.3. Penjelasanlangkahlangkah 6

    1.5. MetodaPelelanganUmumdenganPascakualifikasi 11

    1.5.1. Pengertian 111.5.2. PorsesdanProsedur 111.5.3. Penjelasanlangkahlangkah 11

    1.6. MetodaPenunjukanLangsung 14

    1.6.1. Pengertian 141.6.2. PorsesdanProsedur 141.6.3. Penjelasanlangkahlangkah 14

    1.7. PermintaanBarang 17

    1.7.1. Pengertian 171.7.2. PorsesdanProsedur 171.7.3. Penjelasanlangkahlangkah 17

  • 4

    II. PEMELIHARAANASET 19

    2.1. PemeliharaandanPerbaikanGedungdanPrasaranaUmum20

    2.1.1. Pengertian 202.1.2. PorsesdanProsedur 202.1.3. Penjelasanlangkahlangkah 20

  • 1

    PPRROOSSEEDDUURROOPPEERRAASSIIOONNAALLSSTTAANNDDAARRPPEENNGGAADDAAAANNBBAARRAANNGG//JJAASSAA

    UUnniivveerrssiittaassBBrraawwiijjaayyaa

    Departemen Pendidikan Nasional UNIVERSITAS BRAWIJAYA

  • 2

    Ruang LingkupRuang lingkupsistempengadaan/jasaadalahmulaipermintaan, inventarisasi,kompilasi,evaluasidanpemetrikan,kepanitiaan,pelelangansampaipenerimaanbarang/jasadarisemuaunitkerjadilingkunganUniversitasBrawijaya.

    Maksud dan Tujuan Maksud dibuatnya SOP pengadaan/jasa adalah : 1. Mengatur pelaksanaanprosesPengadaanBarangdan Jasa yang sumber dananya sebagian

    atau seluruhnya dibiayai dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) danPenghasilan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang nantinya akan berbasis sistem elektronik(eprocurement),

    2. Menjamin kelancaran dan transparansi mekanisme pengadaan barang dan jasa yangdiiusulkankeUniversitas,dan

    3. Menjaminkualitasdanketepatanwaktubarangdan jasa yangditerimaolehsemuapengusuldariunitkerjadilingkunganUniversitasBrawijaya.

    Tujuan SOP pengadaan/jasa adalah :1. Agarpelaksanaanprosespengadaanbarangdanjasayangsebagianatauseluruhnyadibiayai

    APBN dan PNBP dilakukan secara lebih efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, adil(tidakdiskriminatif)danakuntabel.

    2. Memastikan bahwa semua pengusul dari unit kerja di lingkungan Universitas Brawijayamelakukantahapan/mekanismeyangharusdilaksanakandalampengadaanbarangdanjasa.

    3. Memastikanakandiperolehsistemdatabasemulaidariperencanaan,pengelolaan,pemilihan,pendistribusian,penyediapengadaanbarangdan jasayangakanberbasiselektronik.

    SasaranTersedianyasistemstandaroperasional prosedurpengadaanbarangdanjasa yangdigunakansebagailandasanberbasiselektronik (eprocurement)yang lengkapsehinggadapatmendukung tugaspokokdanfungsidariUniversitasBrawijayapadaumumnya.

    I. SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA

    Pengertian

    Pengertianbarangdanjasaadalah:

    a. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku,barangsetengahjadi,barangjadi/peralatan,yangspesifikasinyaditetapkanolehpenggunabarangdanjasa.

    b. Jasaadalahjasapemborongandanjasakonsultasi.

    Klasifikasi Sistem Pengadaan dan Jasa

    Klasifikasisistempengadaandanjasaterbagimenjadi:1. Sistempengadaanbarangrutin2. Sistempengadaanbarangkhusus3. Sistempengadaanbarangterbatas4. Sistempengadaanjasakonsultasi

  • 3

    (1) SistempengadaanbarangrutinSistem pengadaan barang rutin adalah sistem yang mengatur pengadaan barang yangdilakukan secara rutin berdasarkan kebutuhan pengusul dari unit kerja meliputi ATK,kebutuhanbaranglaboratorium,inventaris,kebutuhanpemeliharaanalatdsb.

    (2) Sistempengadaanbarangkhususadalahsistemyangmengaturpengadaanbarangyangspesifikberdasarkan kebutuhanmasingmasing pengusul dari unit kerjameliputi barangbaranghidup(biologymaterial),barangbarangberbahaya(hazardmaterial).

    (3) Sistem pengadaan barang terbatas adalah kebutuhan pengadaan yang benarbenarmendesakdanterbatasyangharussegeradilakukan.

    (4) Sistem pengadaan jasa konsultasi adalah kebutuhan pengadaan jasa yang melibatkantenagaahli.

    Prosedur kegiatan pengadaan barang (Rutin untuk perencanaan 1 tahun anggaran) :

    Diagramalirprosedurdapatdilihatpada Gambar 1.1 Penjelasan langkahlangkah :

    1. PengirimansuratkeunitkerjakebutuhanbarangATK/InventarisPemrosesanmembutuhkan5harikerjapadaawalbulankeempattahunanggaran

    2. PerencanaanPengajuanpengadaanbarangdariunit pengusul denganalokasiwaktu20harikerja

    3. InventarisasiInventarisasikebutuhanbarangolehbagianperlengkapanmembutuhkanwaktu10harikerja

    4. Kompilasipemilahanbarangbarangyangdiajukandariunitpengusulmembutuhkanwaktu10harikerja

    5. Hasilkompilasidiusulkanke RektormelaluirapatpembahasananggaranHasilkompilasiyangdiusulkankeRektormembutuhkanwaktu10harikerja

    6. Evaluasidanpematrikanuntukpengadaantahunanggaran depanEvaluasidanpematrikankebutuhanpengadaantahunanggarandepanmembutuhkanwaktu20kerja

    7. VerifikasiAnggaranVerifikasiRAB kebutuhanbarangdalamAnggaranTahunan

    8. Proses PengadaanProses pengadaan dilakukanmelaluimekanisme Pelelanganterbagiperpaketpaketkegiatan,dengan persatukegiatanmembutuhkanmaksimal120harikerja

    9. PenyerapananggaranmelaluimekanismeprosespelelanganProsespenyerapananggaranmelaluipenunjukanlangsung,pemilihanlangsungdanpelelanganumumawalbulanketujuhtahunanggaran

    10. PenerimaandanPendistribusianBarangkeunitkerjaPenerimaan dan pendistribusian barang ke unit kerja pengusul dilaksanakan setelahpenyediabarang/jasa mengirimkanbarang.

  • 4

    Gambar 1.1. Diagram alir pengadanaan rutin

    PIMPINAN UNIT KERJA

    DSP REKTOR BAGIAN ANGGARAN

    BAGIAN PENGADAAN

    Bagian Sarana & Prasarana

    Bagian Inventaris

    1.PengirimanSuratkeUnit

    Kerja

    5.HasilKompilasidiUsulkanKeRektorMelaluiRapatAnggaranDenganPimpinanUnitKerja

    3.InventarisasiKebutuhanBarang

    8.ProsesPengadaan

    6.Evaluasi&PematrikanKebutuhanBarang

    Selesai

    2.PengajuanKebutuhanBarangTahunan

    4.KompilasiKebutuhanBarang

    7.VerifikasiRAB

    9.PenyerapanAnggaran

    MelaluiProsesPelelangan10.Penerimaan,PendistribusianBarangkeUnitKerja

  • 5

    Metoda Pelelangan Umum dengan Prakualifikasi, Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung

    Pengertian(1) Proses pelelangan adalah proses pemilihan penyedia barang dan jasa yang

    dilaksanakanuntukpekerjaanyangnilainyadiatasRp.100.000.000,(2) Prosesprakualifikasiadalahprosespenilaiankemampuanusahadanpersyaratan

    lainyasepertikeahlian,pengalaman,kemampuanteknis,SDMyangandal,modal,peralatan dan alamat yang tetap dari penyedia barang dan jasa sebelum memasukkan penawaran.

    (3) Proses Pemilihan Langsung adalah proses pemilihan penyedia barang dan jasauntuknilaipekerjaanantaraRp.50.000.000,s.dRp.100.000.000,.

    (4) Pelelangan Terbatas adalah pelelangan yang dilaksanakan untuk pekerjaanpekerjaankomplekyangdiyakinihanyabisadiikutiolehPenyediabarangdanjasapadaperusahaantertentudenganspesifikasipekerjaantertentu.

    Porses dan ProsedurDiagramalirprosespelelanganumumdapatdilihatpada Gambar 1.2

    Penjelasan langkahlangkah 1. Pengumuman Prakualifikasi,Panitiamemberikanpengumumankepadamasyarakatluas

    tentang adanya pekerjaan, yang didahului dengan penilaian kemampuan perusahaan.Pengumuman ini dilaksanakan 7 (tujuh) hari kerja. Pada Pelelangan Terbatas, padaprinsipnya sama dengan tata cara Pelelangan Umum, tetapi dalam pengumumanprakualifikasi harus dicantumkan batasanbatasan atau spssifikasi pekerjaan yang akandilaksanakan, sehingga hanya perusahaan yang dipastikan dapat melaksanakanpekerjaan saja yangakanmengikutiProsesPelelangan, yang biasanya diklarifikasi duluolehPanitiapengadaanbarangdanjasa

    2. Pengambilan Dokumen Prakualifikasi, Masyarakat atau Perusahaan yang berminatmendaftarkandiridanmengambilformulirisianDokumentasiKualifikasi

    3. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi, Masyarakat atau Perusahaan memasukkanDokumentasiKualifikasisesuaidengansyaratsyaratyangtelahditentukan,palinglambat3(tiga)harisetelahpengambilanFormulirIsianDokumentasiKualifikasiberakhir

    4. Evaluasi Dokumentasi Prakualifikasi, Panitia menilai Dokumentasi Kualifikasi danmenusunurutanpemenangprakualifikasi

    5. Penetapan Hasil Prakualifikasi,Penggunabarangdanjasadalamhal iniadalahPejabatsaranadanprasaranamenetapkanurutanPemenangPrakulaifikasi

    6. Pengumuman Hasil Prakualifikasi, Panitia mengumumkan pemenang prakualifikasikepadapesertaprakualifikasi

    7. Pengajuan Sanggahan Prakualifikasi, Panitiamemberikan kesempatan