1

SISTEM PELAYANAN BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH DAN DIKLATKOTA PALEMBANG DENGAN MENGGUNAKAN

DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008

Dewi MaryatiDianni

Doso PriyonoJurusan Sistem Informasi

STMIK PalComTech Palembang

Abstrak

Rancangan Sistem Pelayanan Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang. Dibuatdengan menggunakan alat bantu pengembangan DFD yang merupakan alat bantu yangmenggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas, ERD yangmenggambarkan beberapa file yang digunakan dalam sistem tersebut, Sistem Pelayanan inimeliputi beberapa sub sistem yang terintegrasi terdiri dari form pegawai, form syarat, formprasyarat, form update status, form surat izin, form surat pengantar, form SK, form karpeg, formkaris/ karsu, form sertifikat satyalancana, form pelatihan, form surat edaran, form lampiran, formsyarat registrasi, form registrasi, form sertifikat pelatihan, form pengambilan. Sub sistem harusterintegrasi dengan baik agar aktivitas dapat efisien dan efektif serta dapat saling mengontrol.Adapun tujuan penulis skripsi ini adalah agar dibagian pelayanan kepegawaian menjadi efisiendan efektif. Dalam penulisan ini Penulis dapat menyimpulkan bahwa telah dihasilkan sebuahSistem Pelayanan badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang dengan MenggunakanDelphi dan SQL Server. Sebuah Perangkat lunak yang digunakan untuk membantu pelaynankepegawaian di Badab Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang serta menghasilkanlaporan yang berupa laporan SK, laporan, pelatihan dan laporan pengambilan.Kata Kunci : Sistem Pelayanan Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota palembang

PENDAHULUAN

Pelayanan merupakan suatu usaha yang dilakukan kelompok atau seseorang ataubirokrasi untuk memberikan bantuan dan kemudahan kepada masyarakat dalam rangkamencapai suatu tujuan tertentu. Dalam Kamus Besar Indonesia dijelaskan pelayanan sebagaiusaha melayani kebutuhan orang lain. Sedangkan melayani adalah membantu menyiapkan(mengurus) apa yang diperlukan seseorang. Kep. MenPan No. 81/93 menyatakan bahwapelayanan adalah segala bentuk pelayanan yang diberikan oleh pemerintah pusat/daerah,BUMN/BUMD, dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat, dan atau peraturanperundang-undangan yang berlaku.

Dengan adanya pelayanan, maka segala kegiatan akan berjalan dengan baik dan lancar.Pelayanan dapat memberikan informasi yang akurat sehingga tidak ada kesimpangsiurandalam informasi yang disampaikan. Jika tidak ada pelayanan maka kegiatan yang berjalandidalam suatu organisasi, badan atau instansi tidak akan berjalan dengan baik dan lancardalam penyampaian informasi.Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang ialah salah satu badan atau instansiyang melakukan pelayanan di bidang kepegawaian untuk Pegawai Negeri Sipil (PNS)wilayah kota Palembang dan terdapat 6 bidang yang melayani kebutuhan pegawai negeriyang ada di kota palembang, adapun jenis pelayanan yang ada di Badan Kepegawaian Daerahdan Diklat kota Palembang adalah sebagai berikut :1. Bidang Kepangkatan dan Penggajian dan Kesejahteraan Pegawai melayani :

a. Pengurusan pensiunb. Pembuatan Kartu Istri/ Kartu Suami (Karis/Karsu)

2

c. Pengurusan kenaikan gaji berkalad. Pengusulan satyalencana karyasatyae. Pengusulan bapertarumf. Pembuatan kartu pegawai sertag. Pengurusan kenaikan pangkat/golongan.

2. Bidang Pengembangan dan Pengolahan Data Pegawai melayani :a. Konversi NIP

3. Bidang Formasi dan Pemindahan Pegawai Non Jabatan melayani :a. Pindah tugas (Mutasi)

4. Bidang Pembinaan dan Administrasi Pegawai melayani :a. Cuti Sakitb. Cuti Tahunanc. Cuti Besar (Khusus Haji)d. Cuti Besar (Khusus Umroh)e. Cuti Bersalinf. Cuti Alasan Pentingg. Cuti diluar tanggungan negarah. Izin Belajar

5. Bidang Pendidikan dan Pelatihan Pegawai melayani :a. Diklat

Adapun jumlah pegawai negeri sipil yang dilayani oleh Badan Kepegawaian Daerahdan Diklat kota Palembang sebagai berikut :

Tabel 1. Angka Pengolahan Data Pegawai Negeri Sipil (PNS) Wilayah Kota PalembangNo Jenis Pegawai Jumlah Satuan12

Tenaga PendidikTenaga Staff

10.0005.000

OrangOrang

Jumlah 15.000 OrangSumber : Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang

Hasil dari tabel diatas dapat diketahui jumlah pegawai yang dikelola oleh BadanKepegawaian Daerah dan Diklat kota Palembang dalam pelayanan kepegawaian berjumlah15.000 orang, diantaranya 10.000 orang tenaga pendidik dan 5.000 orang tenaga staf.

Sistem pelayanan yang sedang berjalan saat ini belum berjalan dengan baikdikarenakan pelayanan tidak efisien dan belum terintegrasi, sehingga masih membutuhkanwaktu yang lama dalam melakukan pelayanan kepegawaian terhadap pegawai negeri sipil.

Pelayanan dalam pengajuan berkas pensiun memerlukan waktu paling lama 1 tahundan berkas harus lengkap, pelayanan kartu istri/kartu suami dan kartu pegawai serta konversiNIP memerlukan waktu paling lama 1 bulan setelah pengajuan berkas jika berkas yangdiajukan telah lengkap, pengajuan berkas satyalencana karyasatya memerlukan waktu palinglama 1 tahun karena memerlukan persetujuan dari Menteri Dalam Negeri, pelayananpengajuan izin cuti dan izin belajar memerlukan waktu paling lama 1 minggu jika berkasyang diajukan lengkap dan jika berkas yang diajukan tidak lengkap maka akan lebih banyakmemerlukan waktu 1 bulan, pelayanan pengajuan bapertarum memerlukan waktu 2 minggusetelah pengajuan berkas, pengajuan kenaikan pangkat memerlukan waktu 1 bulan sebelumtanggal penerbitan kenaikan pangkat, pengajuan mutasi atau pindah tugas memerlukan waktu1 bulan jika berkas tersebut lengkap karena memerlukan persetujuan dari banyak pihaktermasuk tempat atau kantor tujuan mutasi, belum teroganisirnya suatu pelayanan yang masihbelum menjadi satu kesatuan atau belum saling ketergantungan, dan kurangnya fasilitassehingga menjadi keterbatasan dalam proses pelayanan.

3

Dengan keadaan sistem yang berjalan saat ini maka Badan Kepegawaian Daerah danDiklat kota Palembang menghadapi suatu masalah tentang pelayanan, maka BadanKepegawaian Daerah dan Diklat kota Palembang memerlukan suatu sistem pelayanan untukmeningkatkan keefisienan waktu dalam pelayanan.

Berdasarkan penjelasan diatas maka penulis mengambil judul “Sistem PelayananBadan Kepegawaian Daerah dan Diklat Kota Palembang menggunakan program Delphi 2007dan Microsoft SQL Server 2008”. Sebagai tugas akhir atau skripsi pada program studi SistemInformasi.

LANDASAN TEORI

SistemMenurut Kristanto (2008:1), sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling

terkait dan bekerja sama untuk memroses masukan (input) yang ditujukan kepada sistemtersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yangdiinginkan.

Pelayanan PublikMenurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2009 pasal 1,

pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhankebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negaradan penduduk atas barang, jasa, dan atau pelayanan administratif yang disediakan olehpenyelenggara pelayanan publik.

Sistem Pelayanan publikBambang Istianto (2011:121) konsepsi pelayanan publik dan pelayanan umum

pada dasarnya merupakan suatu usaha yang dilakukan oleh seseorang, kelaompok ataubirokrasi untuk memberikan bantuan dan kemudahan kepada masyarakat dalam mencapaisuatu tujuan tertentu.

KepegawaianM.Manullang (2010:10) mengemukakan bahwa manajemen kepegawaian adalah seni

dan ilmu perencanaan, pelaksanaan, dan pengontrolan tenaga kerja untuk mencapai tujuanyang telah ditentukan terlebih dahulu dengan meninggalkan kepuasan hati pada diri parapekerja.

DelphiMenurut Wahana Komputer (2009:2), Delphi adalah salah satu software aplikasi

pemrograman yang menduduki peringkat 50 besar dunia dikarenakan Delphi mempunyaibanyak fasilitas dan relative mudah dipelajari dan digunakan.

SQL Server 2008Menurut Menurut Nugroho dan SmitDev Community (2009:1), SQL Server 2008

adalah sebuah RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat powerful dantelah terbukti kekuatannya dalam mengolah data. Dalam versi terbarunya ini, SQL Server2008 memiliki banyak fitur yang bisa dihandalkan untuk meningkatkan performa database.

4

HASIL DAN PEMBAHASANData Flow Diagram (DFD)

Desain Data Flow Diagram (DFD) dibuat untuk mendapatkan gambaran secara umumsistem yang dikembangkan.

1. Diagram KonteksDiagram konteks adalah lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan sistem dengan

lingkungan. Lingkup ini ditentukan dari besarnya pengaruh data yang diterima dan informasiyang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh entitas-entitas luar, dimana digambarkan tentangentitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari system.

Gambar 1. Diagram Konteks

2. Diagram Level 0Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang

menyusun keseluruhan system.

5

Gambar 2. Diagram Level 0

6

3. Diagram Level 1Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses dalam level 0.

Gambar 3. Diagram Level 1

4. Entity Relationship Diagram (ERD)Diagram ERD merupakan kumpulan entitas, Skema ini menggambarkanimplementasi teknis dari sebuah model data.

7

Gambar 4. Diagram ERD

HASIL RANCANGAN

1. Tampilan Logina. Form Login

Form login merupakan tampilan password, dan hak akses yang berfungsi untuk menjagaketeraturan data dalam mengakses sistem untuk masing-masing bidang.

8

Gambar 5. Form Login

b. Form Menu UtamaForm menu adalah tampilan untuk menampilkan list-list menu yang akan digunakan oleh

admin dan user

Gambar 6. Form menu utama

2. Tampilan Form Pegawaia. Menu Pegawai

Masukkan data pegawai adalah tampilan untuk memasukkan data pegawai. Formmasukkan data pegawai

9

Gambar 7. Form Pegawai

b. Form BerkasForm masukkan data berkas adalah tampilan untuk memasukkan data berkas

Gambar 8. Form Berkas

c. Form SyaratForm masukkan data syarat adalah tampilan untuk memasukkan data syarat

10

Gambar 8. Form Syarat

d. Form PengambilanForm masukkan data pengambilan adalah tampilan untuk memasukkan data pengambilan

Gambar 9. Form Pengambilan

e. Form SKForm masukkan data SK adalah tampilan untuk memasukkan data SK

11

Gambar 11. Form SK

f. Form PelatihanForm masukkan data pelatihan adalah tampilan untuk memasukkan data pelatihan

Gambar 12. Form Pelatihan

g. Form Master DetailForm masukkan data master detail adalah tampilan untuk memasukkan data surat edarandan data lampiran

12

Gambar 13. Form Master Detail

h. Form Registrasi PelatihanForm masukkan data registrasi pelatihan adalah tampilan untuk memasukkan dataregistrasi pelatihan

Gambar 14. Form Registrasi Pelatihan

i. Form Syarat RegistrasiForm masukkan data syarat registrasi adalah tampilan untuk memasukkan data syaratregistrasi

13

Gambar 15. Form Syarat Registrasi

j. Form Sertifikat SatyalancanaForm masukkan data sertifikat satya lencana adalah tampilan untuk memasukkan datasertifikat satya lencana

Gambar 17. Form Sertifikat Satyalanana

k. Form Sertifikat DiklatForm masukkan data sertifikat diklat adalah tampilan untuk memasukkan data sertifikatdiklat.

Gambar 18. Form Sertifikat Diklat

14

l. Form Surat IzinForm masukkan data surat izin adalah tampilan untuk memasukkan data surat izin

Gambar 19. Form Surat Izin

m. Form Kartu PegawaiForm masukkan data karpeg adalah tampilan untuk memasukkan data karpeg.

Gambar 20 .Form Kartu Pegawai

n. Form Update StatusForm masukkan data update status adalah tampilan untuk memasukkan data update status

Gambar 21. Form Update Status

15

o. Form Surat PengantarForm masukkan data surat pengantar adalah tampilan untuk memasukkan data surat

pengantar

Gambar 22. Form Surat Pengantar

p. Form Karis/KarsuForm masukkan data karis/karsu adalah tampilan untuk memasukkan data karis/karsu

Gambar 23. Form Karis/Karsu

q. Form Tanda TerimaForm masukkan data tanda terima adalah tampilan untuk memasukkan data tanda terima

16

Gambar 24. Form Tanda Terima

PENUTUPBerdasarkan hasil-hasil yang diperoleh dari analisisi system pelayanan yang telah

dilakukan Selama ini dan pada bab-bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa :Pemasalahan yang lama yang muncul pada Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat KotaPalembang yaitu:1. Sistem yang belum efisien tentunya akan memerlukan waktu yang lama, belum

teroganisirnya suatu pelayanan yang masih belum menjadi satu kesatuan atau belum salingketergantungan, dan kurangnya fasilitas sehingga menjadi keterbatasan dalam prosespelayanan. Dengan adanya sistem pelayanan ini akan dapat memberikan kemudahandalam setiap proses pelayanan pada Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat KotaPalembang.

2. Dengan adanya sistem yang telah terkomputerisasi secara optimal ini akan mempermudahdalam mendapatkan informasi mengenai proses pelayanan yaitu Pengurusan pensiun,Pembuatan Kartu Istri/ Kartu Suami (Karis/Karsu), Pengurusan kenaikan gaji berkala,Pengusulan satyalencana karyasatya, Pengusulan bapertarum, Pembuatan kartu pegawaiserta, Pengurusan kenaikan pangkat/golongan, Pengajuan Konversi NIP, PengajuanMutasi, Izin cuti dan izin belajar serta Registrasi pelatihan.

3. Mempermudah dalam menyampaikan informasi pelayanan kepada kepala bidang sertapembuatan laporan yang untuk diserahkan kepada Kepala Badan.

4. Sistem yang dirancang ini akan dapat memberikan kemudahan bagi pengguna dalampencarian data sehingga lebih cepat dibandingkan pencarian data secara manual.

DAFTAR PUSTAKA

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan sistem Informasi. CV. Andi Offset :Yogyakarta.

Harsono. 2011. Sistem Administrasi Kepegawaian. Fokusmedi: Jakarta.Hendrayudi. 2008. Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10. Jakarta : Salemba Empat.

17

Istianto, Bambang. 2011. Manajemen Pemerintahan Dalam Perspektif Pelayanan Publik.Mitra Wacana Media: Jakarta.

Jogiyanto. 2008. Sistem Teknologi Informasi, Edisi 3. ANDI : Yogyakarta:Nugroho, Aryo. 2009. Mengimplementasikan Sql Server 2008. Jakarta : PT. Elex Media

Komputindo.