SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT.NAVIDA AGRIBISNIS

oleh:

ROBIYANTO

Universitas Kanjuruhan MalangFakultas Teknologi Informasi , Jurusan Sistem Informasi

2008

1. Deskripsi PerusahaanPT.NAVIDA AGRIBISNIS merupakan sebuah perusahaan yang bergerak

dibidang jasa penjualan hasil bumi seperti vanila,lada,kopi dan lain sebagainya.Terletak di jalan gataktuan no.12klaten.Perusahaan ini memiliki 500 karyawan dengan perincian sbb:- 25 karyawan tetap dengan sistem gaji bulanan.- 125 karyawan kontrak dengan sistem pembayaran upah harian

2. Struktur Organisasi PerusahaanPT .NAVIDA AGRIBISNIS memiliki struktur organisasi perusahaan sebagai berikut:

Gb.11.1 struktur organisasi

3. Definisi PermasalahanSystem pengelolaan gaji di PT.NAVIDA AGRIBISNIS sampai saat ini masih

dilakukan secara manualsehingga sering menimbulkan terlambatnya informasi yang dihasilkan .hal itu bias dimengerti mengingat sebagian besar karyawan yang ada merupakan karyawan harian yang pembayaranya dilakukan berdasarkan jumlah hari masuk kerja.

Untuk mempermudah system penggajian ,maka dibuat sebuah system nformasi untuk mengolah system penggajian yang ada sehingga pebuatan daftar gaji dapat tepat waktu dan tercapai efisiensi dalam prosesnya.

Bersumber kepada laporan –laporan yang telah ada ,serta system informasi trdisional yang telah ada ,akan disusun suatu system pengolahan data penggajian yang nantinya menunjang evaluasi ,analisis serta proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan.

4. Tujuan Pengembangan SystemBerikut ini adalah beberapa tujuan pembangunan sisitem penggajian pada pt

navidia agribisnis Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi-fungsi manajerial dalam

pengendalian pelaksanaan kegiatan. Membantu dan memindahkan para pengambil keputusan yaitu para manajeman

perusahaan untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai .

5. Desain Umum SystemPada bagian desain umum system ini akan dibahas mulai dari desain yang berupa

data flow diagram serta kamus data atau data dictionary.

Generalmanager

sekretaris Wakil general manager

Manager adm keu

Manager HRD

Manager produksi

Data flow diagram konteks

daftar rencana gaji laporan absensi

gaji

Gb.11.2 dfd konteks

DFD penjabaran untuk system penggajianDari data flow diagram konteks dapat dijabarkan secara detail lagi menjadi dfd sebagai berikut ini:

laporan absensi

catatan absensi catatan absensi

data pegawai

bayar gaji bukti pembayaran

Gbr 11.2 dfd penjabaran

Bagian personalia

Bagian keuangan

Sistem penggajian

Pegawai

Mencatat absensi

karyawan

Membuat daftar gaji

Memproses pembayaran

Kamus data (data dictionary)Berikut adalah kamus data dari berbagai bagian data yang telah dikumpulkan:

1. Nama data : aryawanKeterangan : ata tentang identitas karyawanSumber : epartemen personaliaStruktur data :

Nama field Type LebarNomor indukNama pegawaiJabatanDepartemenTempat lahirTanggal lahirAlamatAgamaGolongan darahStatusJumlah anak

CharacterCharacterCharacterCharacterCharacterDateCharacterCharacterCharacterCharacterNumeric

82010151583010284

2. Nama data : absensiKeterangan : data tentang absensi karyawanSumber : departemen personaliaStruktur data :

Nama field Type LebarNomor absensiNomor indukTanggalBulanAbsensiJam masukJam keluarKeterangan

CharacterCharacterDateCharacterNumericNumericNumericMemo

888101441

3. Nama data ; gajiKeterangan : hasil akhir gaji karyawanSumber : departemen keuanganStruktur data :

Nama field Type LebarNomor indukGaji pokokGaji lemburTunjanganTotal gaji

CharacterNumericNumericNumericNumeric

812121212

6. Desain spesifik system

Desin spesifik system meliputi desain menu utama ,desain input serta desain out put.6.1. Desain menu utama

Menu utama dari program system informasi penggajian kayawan inin,dapat dilihat hirarkinya seperti terdapat pada gambar 11.3 berikut:

Gambar 11.3 Hirarki Menu Utama

Modul-modul dalam system file :

Setup data gaji Setup data departemen Utility data Keluar

Modul-modul dalam system data karyawan : Input data karyawan Edit data karyawan Hapus data karyawan

Modul-modul dalam system absensi karyawan: Input data absensi Edit data absensi Hapus data absensi

Modul-modul dalam laporan : Laporan data data karyawan

Sub modul: Data karyawan pergolongan Data karyawan perdepartemen Data karyawan perumur Data karyawan per agama

Laporan absensiSub modul :

Rekap absensi total Rekap absensi per departemen Rekap absensi sakit Rekap absensi ijin Rekap absensi alpha

Laporan daftar gaji

Sistem penggajiaan karyawan

file Data karyawan

Absensi karyawan

Laporan -laporan

Sub modul : Daftar gaji pegawai bulanan Daftar gaji pegawai harian

6.2. Desain inputDesain input merupakan desai interface form –form yang digunakan untuk pemasukan data.beberapa form untuk untuk pemasukan data pada sisitem informasi penggajian karyawan ini antara lain:

6.2.1.1. Desai input data karyawan.

gbr 11.4 desain input karyawan

Keterangan desain input: Nomor induk,digunakan untuk memasukkan data nomor induk pegawai

dengan type data caracter dan lebar kolom 8. Nama, digunakan untuk memasukkan datanama pegawai dengan type

data character dan lebar colom 20. Jabatan ,digunakan untuk memasukkan data jabatan pegawai dengan

type data character dan ebar colom 10. Departemen ,digunakan untutk memasukkan data departemen tempat

pegawai bekerja dengan type data character dan lebar colom 15. Tempat lahir ,digunakan untuk memasukkan data tempat lehir pegawai

dengan type data character dan lebar colom 15. Tanggal lahir ,digunakan untuk mamasukkan data tanggal lahir

pegawai dengan type data date. Alamat ,digunakan untuk memasukkan data alamat pegawai dengan

type data character dan lebar colom 20. Golongan darah,digunakan untuk memasukkan data golongan darah

pegawai dengan type data character dan lebar colom2 . Status ,digunakan untuk memasukkan data status pegawai(kawin/belum

kawin)dengan type data character ddan lebar colom 8. Jumlah anak, digunakan untuk memasukkan data jumlah anak pegawai

(jika ada)dengan type data nueric dan memiliki lebar colom 4.

Sedangkan tombol-tombol navigasi yang ada, digunakan untuk mengelola record pada table karyawan.sperti pada gambar,tombol-tombol tersebut antara lain: Top,tombol untuk menuju pada record pertama yang ada pada table. Prev, untuk menuju pada record sebelumnya dari record yang sedang

aktif. Next ,untuk menuju pada record sesudahnya dari posisi record yang

sedang aktif. End, untuk menuju record terakhir. Tambah ,menambah data baru. Edit, untuk memperbaiki data yg sedang ditampilkan. Cari,untuk mencari data tertentu. Keluar,untuk keluar dari form.

6.2.1.2. Desain input absensi karyawan.Berikut adalah desain input utuk memasukkan data absensi karyawan.

gbr 11.5 desain form input absensi

Keterangan desain input : Nomor absensi ,digunakan untuk memsukkandata nomor urutan absent

dengan type data character dan lebar kolom 8. Nomor induk, digunakan untuk memasukkan data nomor untuk

pegawai dengan type data character dan lebar kolom 20. Tanggal , digunakan untuk memasukkan data tanggal absensi pegawai

dengan type data date. Bulan ,digunakan untuk memasukkan data bulan absensi dengan type

data character dan lebar kolom 10. Absensi ,digunakan untuk mencatat nilai absensi dengan type data

numeric dan lebar kolom 1.nilaiabsensi yang dimaksud adalah 1 jika pegawai masuk dan 0 jika pegawai tidak masuk kerja.

Jam masuk , untuk mencatat jam masuk pegawai, Jam keluar ,untuk mencatat jam keluar pegawai. Keterangan , untuk mencatat keterangan absensia(sakit,ijin,alpha dan

lain-lain). 6.3. Desain output

Output merupakan salah satu tujuan dari dibuatnya sebuah program aplikasi.beberapa bentuk output pada system informasi ini antara lain adalah:

6.3.1.1. Laporan Data Karyawan.

gbr 11.6 desain output laporan daftar pegawai

Dari laporan global seperti pada gambar diatas, dapat dikembangkan menjadi laporan khusus berdasarkan kriteria tertentu seperti misalnya laporan data pegawai dengan agama tertentu ,dengan golongan darah tertentu atau yang lainnya.

6.3.1.2. Laporan Absensi Karyawan

gbr 11.7 laporan absensi

6.3.1.3. Laporan Gaji Karyawan

gbr 11.8 laporan daftar gaji

7. Implementasi SystemImplementasi system informasi penggajiankaryawan ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman microsoft visual foxpro 7.0.sesuai dengan bahasa pemrograman yang dipakai ,maka system ini membutuhkan spesifikasi perangkat sebagai berikut.

Software:1) System operasi windows 98 keatas.2) Installer microsoft visual foxpro versi 7.03) Driver-driver penyerta.

Hardware:1) Pc dengan processor pentium III keatas /yg setara.2) Ram minimal 128 mb 3) Hardisk dianjurkan 20 gb.4) Cd/dvd rom.