1

Ringkasan Seminar Rutin Puslitbangtan

Bogor, 11 Juli 2019

PENGELOLAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU TANAMAN SEREALIA BERBASIS ANDROID YANG TERINTEGRASI

DENGAN WEB SITE

Oleh :

Dr. Muhammad Azrai

BALAI PENELITIAN TANAMAN SERELIA PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN TANAMAN PANGAN

BADAN PENELITIAN PERTANIAN KEMENTERIAN PERTANIAN

2019

2

1. Pendahuluan

Tuntutan jaman menghendaki pergeseran peranan masyarakat yang lebih

dominan dan pemerintah lebih berperan sebagai fasilitator. Dengan demikian,

reformasi birokrasi menuntut pelaksanaan dengan segera rekonstruksi

kelembagaan pemerintahan publik berdasarkan prinsip good governance dengan

tiga karakteristik utama, yaitu kredibilitas, akuntabilitas, dan transparansi. Implikasi

penting bagi Balitsereal dari tuntutan jaman tersebut adalah perbaikan kinerja

melalui: (1) peningkatan akuntabilitas dan kredibilitas lembaga dengan

meningkatkan efektifitas dan efisiensi program, ouput serta peningkatan kualitas

SDM; (2) peningkatan penguasaan Iptek mutakhir dalam pelaksanaan penelitian

dan pengembangan tanaman serealia serta kemutakhiran teknologi yang

dihasilkan, (3) perluasan jaringan kerjasama penelitian antar lembaga penelitian

nasional baik secara sinergis dalam rangka diseminasi hasil penelitian.

Balitsereal sebagai pusat unggulan inovasi teknologi tanaman serealia

dituntut untuk menghasilkan invensi yang terencana, terfokus dengan sasaran

yang jelas dan dapat diterapkan pada skala industri untuk memecahkan masalah

aktual yang dihadapi masyarakat dengan memanfaatkan ilmu pengetahuan dan

teknologi. Hal ini sejalan dengan sasaran kegiatan Balitsereal yaitu (i)

termanfaatkannya inovasi dan teknologi pada tanaman jagung dan serealia

potensial; (ii) meningkatnya kualitas layanan publik Balitsereal; dan (iii)

terwujudnya akuntabilitas kinerja instansi pemerintah di lingkungan Balitsereal.

Dengan demikian, kegiatan litbang tanaman serealia harus ditujukan untuk

meningkatkan daya saing komoditas dengan karakteristik yang sesuai keinginan

konsumen, baik pasar domestik, maupun pasar ekspor.

Balitsereal berupaya secara konsisten menerapkan kebijakan mutu, dan

melakukan perbaikan berkelanjutan dengan berbagai cara, diantaranya adalah (i)

mengoptimalkan kerjasama, kemitraan, dan promosi penelitian tanaman serealia;

(ii) meningkatkan kapasitas, profesionalisme, kompetensi sumber daya manusia

dan Inovasi; (iii) Berkomitmen untuk memenuhi persyaratan dan perbaikan terus

menerus untuk efektifitas sistem manajemen mutu institusi dan UOBS berbasis

ISO 9001:2015, Laboratorium Pengujian Benih ISO/IEC 17025-2017 dan

Penelitian terakreditasi KANAPPP

3

2. Identifikasi Masalah

No. Kondisi Saat Ini Kondisi Yang Diinginkan

1. Belum efektifnya pengendalian dan pendistribusian dokumen manajemen mutu litbnag tanaman serealia Berbasis ISO/IEC/KNAPPP dengan cepat kepada seluruh pelaku manajemen, terutama saat terjadi perubahan atau perbaikan (update) data

Efektifitas pengendalian dan pendistribusian dokumen manajemen mutu litbnag tanaman serealia Berbasis ISO/IEC/KNAPPP dengan cepat kepada seluruh pelaku manajemen, terutama saat terjadi perubahan atau perbaikan (update) data

2. Pemahaman kebijakan mutu dan sasasan mutu dalam dalam pelaksanaan kegiatan manajemen di setiap unit lingkup Balitseral belum berjalan dengan efektif sebagaimana yang dipersyaratan dalam sistem manajemen mutu ISO/IEC/KNAPPP

Pemahaman kebijakan mutu dan sasasan mutu dalam dalam pelaksanaan kegiatan manajemen di setiap unit lingkup Balitseral berjalan dengan efektif sebagaimana yang dipersyaratan dalam sistem manajemen mutu ISO/IEC/KNAPPP

3. Pengendalian dan kepastian koordinasi proses lintas unit atau fungsi lingkup Balitseral belum berjalan secara efektif sesuai dengan yang ditetapkan dalam sistem manajemen mutu ISO/IEC/KNAPPP

Pengendalian dan kepastian koordinasi proses lintas unit atau fungsi lingkup Balitseral dapat berjalan secara efektif sesuai dengan yang ditetapkan dalam sistem manajemen mutu ISO/IEC/KNAPPP

4. Belum tersedia aplikasi berbasis android terintegrasi dengan web site di Balai Penelitian Tanaman Serealia yang efektif sebagai alat bantu pengelolaan dan pengendalian manajemen mutu Berbasis ISO/IEC/KNAPPP

Tersedianya aplikasi berbasis android terintegrasi dengan web site di Balai Penelitian Tanaman Serealia yang efektif sebagai alat bantu pengelolaan dan pengendalian manajemen mutu Berbasis ISO/IEC/KNAPPP

Sehubungan dengan kondisi actual saat ini dan kondisi ideal yang

diinginkan, akan dikembangkan teknologi aplikasi berbasis android terintegrasi

dengan web site di Balai Penelitian Tanaman Serealia yang efektif sebagai alat

bantu pengelolaan dan pengendalian manajemen mutu Balitsereal Berbasis

ISO/IEC/KNAPPP. Dengan demikian akan terjadi kepatuhan kepada setiap

4

Aparatur Sipil Negara dalam bekerja sesuai dengan SOP dalam rangka

peningkatan kualtas kinerja Balai Penelitian Tanamn serealia sebagai pusat ilmu

pengetahuan dan teknologi tanaman serealia terdepan, professional dan mandiri.

3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan yang ingi dicapai dari kegatan proyek perubahan ini adalah sebagai berikut:

1. Tujuan jangka pendek (2019)

a. Membangun aplikasi sistem manajemen mutu unit pengelola benih

sumber tanaman serealia terakreditasi ISO 9001:2015 berbasis android

terintegrasi dengan web site.

b. Mensosialisasikan aplikasi sistem manajemen mutu benih sumber

tanaman serealia berbasis android terintegrasi dengan web site melalui

bimbingan teknis, baik di lingkungan internal maupun external

c. Mengimplemantasikan program aplikasi sistem manajemen mutu benih

sumber tanaman serealia berbasis android terintegrasi dengan web site

d. Mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektifitas aplikasi sistem

manajemen mutu benih sumber tanaman serealia yang dikembangkan

dalam pengendalian dokumen ISO 9001:2015;

2. Tujuan jangka panjang (2020-2024)

a. membangun aplikasi sistem manajemen mutu kelembagaan litbang

tanaman serealia terakreditasi ISO 9001:2015 berbasis android

terintegrasi dengan web site

b. Mensosialisasikan sistem manajemen mutu kelembagaan litbang

tanaman serealia melalui bimbingan teknis, baik di lingkungan internal

maupun external

c. Mengimplemantasikan sistem manajemen mutu manajemen mutu

kelembagaan litbang tanaman serealia berbasis android terintegrasi

dengan web site

d. Mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektifitas aplikasi sistem

manajemen mutu kelembagaan litbang tanaman serealia yang

e. Membangun aplikasi sistem manajemen mutu kegiatan litbang tanaman

serealia terakreditas KNAPPP dan laboratorium pengujian benih tanaman

serealia terakreditas IEC 17025:2018 berbasis android terintegrasi

dengan web site

5

f. Mensosialisasikan aplikasi sistem manajemen mutu kegiatan litbang dan

laboratorium pengujian benih tanaman serealia berbasis android

terintegrasi dengan web site melalui bimbingan teknis, baik di lingkungan

internal maupun external

g. Mengimplemantasikan program aplikasi sistem manajemen mutu

kegiatan litbang dan laboratorium pengujian benih tanaman serealia

berbasis android terintegrasi dengan web site

h. Mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektifitas aplikasi sistem litbang

tanaman serealia terakreditas KNAPPP dan laboratorium pengujian benih

tanaman serealia terakreditas IEC 17025:2018;

Manfaat yang diperoleh dari proyek perubahan ini adalah sebagai berikut:

1. Dalam jangka pendek, manfaat proyek perubahan ini adalah

meningkatnya kinerja pengelolaan benih sumber tanaman serealia

mendukung swasembada jagung berkelanjutan.

2. Dalam jangka panjang, manfaat proyek perubahan ini adalah

meningkatnya kinerja manajemen pengelolaan litbang tanaman serealia

yang mampu mendukung Kementerian Pertanian sebagai organisasi

berkinerja tinggi serta meningkatnya kompetensi inovasi teknologi

tanaman serealia sehingga mampu berdaya saing dan lebih produktif

dalam muwujudakan visi Kementerian Pertanian sebagai lumbung

pangan dunia tahun 2045..

4. Ruang Lingkup

Secara garis besar kegiatan proyek perubahan ini untuk jangka pendek

dapat dikelompokkan menjadi tiga sebagaimana disajikan pada Tabel 2.

6

Tabel 2. Ruang lingkup proyek perubahan untuk jangka pendek

No Ruang Lingkup

Cakupan

1 Aplikasi berbasis android terintegrasi dengan web site

Back Office – Administrator a. Account & Access (login & session management,

registrasi user, profile, password reset, user access logging)

b. Pengelolaan Mitra (daftar dan peta mitra) c. Ticket Support (Tanya jawab, penanganan ticket,

laporan) d. Konten (manajemen berita & informasi/

karakteristik/ SOP) e. Laporan (Manajemen pelaporan mitra, mapping

data, rangkuman per mitra, statistik dan decision support system dan export data)

Apps Mitra a. Account & Access (login & session management,

registrasi user, profile, password reset, user access logging)

b. Pelaporan (pelaporan pertanaman, pelaporan stok, upload data pendukung, pencarian laporan)

c. Tanya Jawab/Konsultasi (form tanya jawab, notifikasi respon balitsereal, pencarian arsip faq, upload data pendukung)

d. Static Content (Informasi deskripsi varietas, benih tetua (khsus jenis hibrida), SOP produksi benih, progress/update standing crop, progress/update stock benih)

2 Sosialisasi Program Aplikasi

Lingkup Balitsereal meliputi a. Administrator umum, b. Ka. Balai, c. Kasie Jaslit, d. Kasie Yantek, e. Manager UPBS (Manajer Puncak, Wakil Manajer

Puncak; Divisi Produski, Divisi Mutu, Divisi Pemasaran, Divisi Adminstrasi & Keuangan dan Divisi Gudang)

f. Tim Program & Evaluasi

Lingkup Stakeholder a. BPATP b. KSPHP Puslitbangtan c. Koperasi Lestari d. Mitra Lisensi Benih (≥15 perusahaan benih)

7

No Ruang Lingkup

Cakupan

e. BPTP Pengelola UPBS Tanaman Serealia: Sulsel, Sulbar, Sulteng, Gorontalo, NTB, NTT, Jateng dan Jatim

f. Mengintegrasikan Back Office – Administrator

dengan Aplikasi Mitra Lisensi

3 Implementasi & Evaluasi Program Aplikasi

a. Implementasi pada perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)

b. Evaluasi efisiensi dan efektifitas aplikasi dan potensi pengembangan sistem manajemen mutu UPBS untuk memenuhi tuntutan kinerja yang dibutuhkan.

5. Kriteria Keberhasilan

Kriteria Keberhasilan atas proyek perubahan ini sebagai sebagai berikut:

a. Semua stakeholders terlibat secara aktif dan mendukung penuh pelaksanaan

proyek perubahan

b. Pencapaian target pelaksanaan proyek sesuai jadual/tepat waktu

c. Aplikasi yang dibangun dapat dimanfaatkan oleh banyak stakeholders

d. Update data berjalan dengan baik

e. Diterapkannya aplikasi berbasis android terintegrasi dengan web site dalam

aplikasi sistem manajemen mutu untuk peningkatan kinerja litbang tanaman

Serealia” yang dapat dipertanggungjawabkan (akuntabel), efektif, efisien serta

tersedia dan terupdate setiap saat

Faktor kunci keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan ini

adalah dengan melaksanakan 4 (empat) K yaitu:

a. Komitmen bersama,

b. Kepemimpinan yang handal,

c. Kerjasama tim

d. Komunikasi yang efektif dengan semua pihak.

8

6. Output Kunci dan Outcome (Key Project Deliverables)

Output kunci dan Outcome yang ingin dihasilkan dari proyek perubahan ini

disajikan pada Tabel 3.

Tabel 3. Output dan outcome proyek perubahan untuk jangka pendek

OUTPUT OUTCOME

Terbangunnya aplikasi sistem

manajemen mutu berbasis android terintegrasi dengan web

site

Meningkatnya efektivitas dan efisiensi

pengendalian dan pendistribusian dokumen dengan cepat dan tepat kepada seluruh pelaku

manajemen, terutama saat terjadi perubahan atau perbaikan (update) data

Meningkatnya kinerja Balitsereal dalam penerapan sistem manajemen mutu secara efektif, termasuk proses audit sistem manajemen mutunya

Terbentuknya sistem Manajemen Mutu untuk kinerja pengelolaan

benih sumber tanaman serealia mendukung swasembada jagung berkelanjutan

Meningkatnya kinerja dan pelaporan sistem

pengelolaan produksi benih sumber tanaman serealia yang sesuai dengan standar mutu serta tepat jumlah, jenis dan waktu

mendukung swasembada jagung berkelanjutan

Terbangunnya perangkat sistem manajemen mutu yang stabil dan sesuai tuntutan kinerja

Terjaminnya keberlanjutan ketersediaan data benih sumber tanaman serealia yang akurat,

sesuai dengan standar mutu dan dapat dipertanggung-jawabkan

7. Pentahapan Pentahapan dalam proyek perubahan ini terbagi kedalam

jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang sebagaimana disajikan

pada Tabel 4.

Tabel 4. Pentahapan (melistone) proyek perubahan

Jangka Waktu

Kegiatan Tahapan Output

Jangka Pendek

Desain Aplikasi 1. Menganalisa kebutuhan pengguna

Teranalisisnya kebutuhan pengguna berupa:

Terdaftarnya pengguna beserta hak aksesnya,

Terdaftarnya pesan broadcast, Terdaftarnya template pelaporan,

arsip diskusi, dan informasi SOP sistem manajemen mutu yang

terakreditasi

9

Jangka Waktu

Kegiatan Tahapan Output

2. Mendesain back office –

administrator & mitra

Tersesainnya data akun dan akses pengguna, daftar dan peta mitra,

tiket dan suppor, manajemen berita serta Informasi SOP sistem manajemen mutu terakreditasi

Sosialisasi

Aplikasi sistem

manajemen mutu benih sumber

tanaman serealia

3. Bimtek internal

balitsereal 4. Bimtek eksternal

mitra

Terbentuknya SDM yang terampil

mengoperasikan aplikasi sistem manajemen mutu benih sumber

dari intenal dan mitra Terimputnya data stock seed dan

standing crops produksi benih

sumber internal Balitsereal dan benih sebar mitra ke dalam alikasi

Implemen-

tasi & Evalusasi aplikasi

5. Implementasi sistem aplikasi &

evaluasi back office – administrator &

mitra

Trimplemnetasinya prototype

aplikasi mobile Smart Phone Device Android

Terevaluasinya kepastian fungsi

dari program berjalan dengan baik

Integrasi 6. Integrasi system aplikasi dengan mitra BPATP

dan Puslitbangtan

Jangka Panjang

Sosialisasi program

aplikasi sistem

manajemen mutu kelem-bagaan &

kegiatan litbang dan laboratorium

pengujian benih Tanaman

Serealia

1. Bimtek untuk peneliti, tim

diseminas dan manajer laboratorium

pengujian benih tanaman serealia

Terbentuknya SDM yang terampil mengoperasikan aplikasi sistem

manajemen mutu kelembagaan dan kegiatan litbang seta

pengujian benih tanaman serealia Terimputnya data sistem

manajemen mutu kegiatan litbang

tanaman serealia dari peneliti dan tim diseminasi serta manajemen

mutu kelembagaan pengujian benih dari para manajer laboratorium pengujian

Implemen-tasi & Evalusasi

aplikasi

2. Implementasi sistem aplikasi & evaluasi back

office – administrator & mitra

Trimplemnetasinya prototype aplikasi mobile Smart Phone Device Android

Terevaluasinya kepastian fungsi dari program berjalan dengan baik

Integrasi 3. Integrasi system

aplikasi dengan mitra BPTP & BPSB Sentra

10

Jangka Waktu

Kegiatan Tahapan Output

Produksi benih jagung hibrida

balitbangtan

8. Dukungan Anggaran

Untuk mendukung agar kegiatan ini berjalan dengan lancar, dialokasikan

anggaran dari APBN melalui revisi PNBP 2019 sebesar Rp. 100.000.000. Untuk

jangka menengah dan jangka panjang akan dibayai pada DIPA Balitsereal TA.

2020 – 2024.

9. Identifikasi Stakeholders, Peran, Pengaruh dan Startegi Komunikasi

Stakeholders yang terlibat dalam kegiatan proyek perubahan ini terbagi ke

dalam kelompok internal dan eksternal sebagaimana disajikan pada Tabel 5.

Tabel 5. Identifikasi stakeholder dari internal dan external Balitsereal

Internal (Balitsereal)

Eksternal

1. Wakil Manajer Puncak UPBS Tanaman Serealia

2. Manajer Produksi

3. Manajer Prosesing

4. Manajer Pengendali Mutu

5. Manajer Pemasaran

6. Manajer Gudang

7. Kasie Pelayanan Teknis Balitsereal

8. Kasie Jasa Penelitian

9. Kasubag Tata Usaha

10. Koordinator & Anggota Tim

1. Kepala Badan Litbang Pertanian 2. Kepala Puslitbang Tanaman Pangan 3. Ka. BPATP 4. Kabid KSPHP Puslitbang Tanaman Pangan 5. Direktur Perbenihan Ditjen TP 6. Direktur Serealia Ditejen TP 7. Kapus PVTPP 8. Komisi PVT 9. Koperasi Lestari 10. Programmer 11. PT. Tunas Widji Inti Nayottama 12. PT. Trubus Gumelar 13. PT. Pertani (Persero) 14. PT. Prima Seed 15. CV. Karomah 16. PT. Adijaya 17. PT. Agroseed 18. PT. Samudera Artha Abadi 19. PT. Azro Zuriat Mandiri 20. PT. Benih Jatim Nusantara 21. PT. Jafran Indonesia 22. CV. Bungatani 23. PT. Megatani 24. PT. Petrokimia 25. PT. Petrosida

11

Internal (Balitsereal)

Eksternal

Program dan Evaluasi

11. Bendahara Balitsereal

12. Ketua Kelompok Peneliti

13. Pejabat Pembuat Komitmen

14. Tim SPI 15. Tim PPID 16. Peneliti 17. Teknisi

26. PT. Rahmat Rodel 27. PT. Sangkara Putra Pertiwi 28. PT. Sarana Tunggal Kelompok Tani 29. PT. Soka Mitra manunggal 30. PT. Srijaya Internasional 31. PT. UD. Sari Bumi Indonesia 32. Ka. BPSB TPH Jatim 33. Ka. BPSBTPH Jateng 34. Ka. BPSBTPH Jabar 35. Ka. BPSBTPH Sulsel 36. Kepala Dinas Pertanian Provinsi Sentra Jagung Indonesia 37. Kepala Dinas Pertaian Kabupaten Sentra Jagung

Indonesia 38. Assosiasi Benih Indonesia 39. Assosiasi Peternakan Unggas 40. BPTP Pengelola UPBS Tanaman Serealia: Sulsel, Sulbar,

Sulteng, Gorontalo, NTB, NTT, Jateng dan Jatim 41. Distributor Benih 42. Pedagang Benih 43. Kelompok Tani 44. Tim Penilai Pelepasan Varietas Tanaman Pangan

10. Identifikasi Potensi Kendala

Ada beberapa potensi kendala yang dapat mengganggu pencapaian

sasaran proyek perubahan sebagaimana disajikan pada Tabel 7.

Tabel 7. Identifikasi potensi kendala pencapaian sasaran proyek perubahan

Tahap Potensi Masalah Risiko

Desain Aplikasi Monev Benih Berbasis Android terintegrasi dengan web site

Penyedia jasa terlambat menyelesikan desain aplikasi

Jadwal kegitan Bimtek, Implentas dan Evaluasi Kegiatan proyek perubahan mengalami keterlambatan

Bimtek Program Aplikasi

Ketidaksesuaian jadwa antara Tim Teknis dan Subtansi dengan Tim IT dan stakeholder

SDM yang lemah sehingga butuh waktu lebih lama

Keterbatasan waktu

Budaya perusahaan yang kurang mendukung

Jadwal penyelesaian proyek perubahan mengalami keterlambatan

Implementasi & Evaluasi Program Aplikasi

Keterlambatan input data

Tim IT yang tidak professional

Proses Implementasi Program Aplikasi

12

Tahap Potensi Masalah Risiko

Permasalahn pada faktor teknis seperti system operasi, basis data, web server, dan perangkat middleware

mengalami keterlambatan

Data tidak bisa diakses atau beberapa data saja yang bisa dibuka

11. Faktor Pendukung Keberhasilan

Faktor-faktor yang dapat mendukung keberhasilan proyek perubahan

antara lain :

Komitmen mentor untuk menggerakkan seluruh sumber daya yang

mendukung proyek perubahan sesuai dengan batas kewenangannya.

Dukungan dan bimbingan coach dalam penyusunan proyek perubahan.

Dukungan tim tekns dan pendukung dalam percepatan penyelesaian proyek

perubahan

Ketepatan waktu penyedia jasa dalam menyelesikan desain aplikasi

Kesesuaian jadwa antara Tim Teknis dan Subtansi dengan Tim IT dan

stakeholder

SDM yang kuat dan trampil, termasuk tim IT yang perofesional dan ketepatan

input data serta kemampuan penanganan permasalahan teknis yang cepat

seperti system operasi, basis data, web server, dan perangkat middleware

Waktu yang cukup dalam penyelesaian kegiatan proyek perubahan

Budaya stakeholder yang sangat mendukung keberhasilan proyek perubahan

Dukungan staf dan stakeholder untuk membantu mempercepat penyelesaian

proyek perubahan.

Dukungan regulasi yang terkait dengan proyek perubahan.

Dukungan pembiayaan yang cukup memadai dalam penyelesaian proyek

perubahan