BY : DESAK NYOMAN SITHI, SKP.MARS

Pengertian :Perecanaan merupakan fungsi organik manajemen yang paling dasar atau titik tolak dari pelaksanaan kegiatan-kegiatan tertentu dalam upaya mencapai tujuan organisasi . Apabila proses perencanaan dilakukan dengan baik, maka akan menjamin pelaksanaan kegiatan akan baik pula.

sehingga dapat mencapai tujuan organisasi yang berdaya guna dan berhasil guna.

Kebijakan-kebijakan yang dirumuskan dalam suatu rencana mencakup: - struktur organisasi yang hendak diciptakan, - pengadaan dan penggunaan tenaga - system dan prosedur yang hendak digunakan serta - peralatan yang diperlukan untuk kelancaran kegiatan.

Perencanaan haruslah memenuhi prinsip-prinsip yang sesuai dengan situasi dan kondisi organisasi.

Perencanaan tenaga keperawatan haruslah disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan pelayanan keperawatan yaitu pelayanan keperawatan yang optimal dan bermutu tinggi.

Pendekatan Perencanaana. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-inb. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-upc. Perencanaan contingency

5. Dasar Dasar Perencanaan yang BaikForecastingPenggunaan skenarioBenchmarkingPartisipasi dan keterlibatanPenggunaan staf perencana

Perencanaan ketenagaan merupakan masalah besar diberbagai organisasi keperawatan, misalnya Rumah Sakit, Klinik, Nursing Home, dan tempat-tempat pelayanan keperawatan lain.

Dengan demikian perencanaan ketenagaan harus sesuai ketentuan atau pedoman, proses yang sistematis, berdasarkan alasan yang jelas untuk menentukan jumlah dan jenis tenaga yang dibutuhkan dalam memberikan pelayanan keperawatan dan sesuai dengan standar keperawatan yang ada.

Selanjutnya akan dibahas tentang perencanaan k e t en a g a a n keperawatan dan pembagian tenaga keperawatan a t a u penjadualan.

Perencanaan tenaga keperawatan haruslah memenuhi prinsip-prinsip perencanaan.

Perencanaan ketenagaan merupakan proses yang kompleks, yang memerlukan ketelitian dalam menerapkan jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi.

Jumlah tenaga yang ada perlu ditata atau diatur dalam melaksanakan kegiatan melalui penjadualan yang sistematis dan terencana dengan baik sehingga kegiatan yang dilakukan dapat berdaya guna.

PRINSIP PRINSIP PERENCANAAN Menurut Siagian (1983), perencanaan yang baik harus memenuhi prinsip -prinsip sebagai berikut :

1. Mengetahui sifat-sifat atau ciri-ciri suatu rencana yang baik yaitu rencana harus :

a. Mempermudah tercapainya tujuan organisasi.Karena rencana merupakan suatu keputusan yang menentukan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksana kan dalam rangka usaha mencapai tujuan.

Dibuat oleh orang-orang yang sungguh-sungguh memahami tujuan organisasi

Dibuat oleh orang-orang yang sungguh-sungguh mendalami teknik - teknik perencanaan.

Disertai oleh suatu perincian yang teliti artinya rencana harus segera diikuti oleh program-program kegiatan yang terinci.

e. Tidak boleh terlepas dari pemikiran pelaksanaan artinya harus tergambar bagaimana rencana tersebut dilaksanakan.

f. Bersifat sederhana artinya disusun secara sistematis dan prioritasnya jelas terlihat.

g. Bersifat luwes artinya bisa diadakan penyesuaian bila ada perubahan

h. Terdapat tempat pengambilan resiko, karena tidak ada seorangpun yang tahu apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang.

i. Bersifat praktis artinya bisa dilaksana- kan sesuai kondisi organisasi.

j. Merupakan prakiraan atau peramalan atas keadaan yang mungkin dihadapi.

Memandang proses perencana- an sebagai suatu rangkaian kegiatan yang harus dijawab dengan memuaskan ( 5 W + 1 H ) yaitu :

What atau Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan?

2. Who atau siapa yang akan menjalankan kegiatan-kegiatan tersebut ?

3. Where atau Dimana kegiatan-kegiatan tersebut hendak dilaksanakan ?

4. When atau kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan ?

5. Whyatau Mengapa kegiatan tersebut perlu dilaksanakan?

6. How atau Bagaimana cara melaksanakan kegiatan tersebut

3. Memandang proses perencanaansebagai suatu masalah yang harus diselesaikan dengan menggunakan teknik-teknik ilmiah artinya harus di susun secara sistematis dan didasar kan pada langkah-langkah berikut :

a. Mengetahui sifat hakiki dari masalah yang dihadapi.

Mengumpulkan data-data yang akurat sebelum menyusun rencana.

c. Menganalisa dan menginterpretasi data yang telah terkumpul

e. Menetapkan beberapa alternatif penyelesaian masalah.

f. Memilih cara yang terbaik untuk menyelesaikan masalah

g. Melaksanakan rencana yang telah disusun

h. Menilai hasil yang telah dicapai

Apabila ketiga prinsip-prinsip tersebut dilaksanakan, maka dapat disusun suatu perencanaan yang baik termasuk perencanaan tenaga keperawatan.

TUJUAN PERENCANAANMeningkatkan pencapaian tujuan dan kesuksesan yang difokuskan pada hasil bukan pelaksanaan.Menuntut kita untuk berpikir kritis dan mengevaluasi alternative-alternatif yang bisa mengembangkan atau mengubah keputusan.Membentuk suatu struktur untuk pengambilan keputusan yang konsisten sesuai dengan tujuan organisasi .

Mengajak atau menggerakan orang-orang untuk bekerja atau bertindak aktif daripada bersikap reaktif.Mengatur kegiatan hari-perhari atau kegiatan jangka pangjang yang terfokus.

Karakteristik Perencanaan

1. Proses Pembuatan RencanaMenetapkan tujuanObservasi dan analisa lingkunganMenganalisa kemungkinan-kemungkinanMembuat sintesa2. Bentuk-Bentuk PerencanaanRencana Global (Global Plan)Rencana Strategik (Strategic Plan)Rencana Operasional (Operational Plan)

3. Jenis Perencanaan Berdasarkan Waktu :a. Perencanaan Jangka Panjang (10-25 th)b. Perencanaan Jangka Menengah( 5-10 th)c.Perencanaan Jangka Pendek( 1-5 th)

PERENCANAAN TENAGA KEPERAWATAN Perencanaan tenaga atau staffing merupakan salah satu fungsi utama seorang pimpinan organisasi termasuk organisasi keperawatan.

Keberhasilan suatu organisasi ditentukan oleh kualitas sumber daya manusianya. Hal ini terkait erat dengan bagaimana seorang pimpinan merencanakan ketenagaan di unit kerjanya.

Langkah-langkah perencanaan tenaga keperawatan meliputi:(Druckter, dikutip dari Gillies 1989, hal 229 ), Mengidentifikasi bentuk dan beban pelayanan keperawatan yang akan diberikan.

Menentukan kategori perawat yang akan ditugaskan untuk melaksanakan pelayanan keperawatan.

3. Menentukan jumlah masing-masing kategori perawat yang dibutuhkan

4. Menerima dan menyaring untuk mengisi posisi yang ada

5. Melakukan seleksi calon-calon yang ada

6. Menentukan tenaga perawat sesuai dengan unit atau Shiff.

7. Memberikan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas pelayanan keperawatan

Penentuan tenaga keperawatan dipengaruhi oleh keinginan untuk menggunakan tenaga keperawatan yang sesuai; untuk lebih akuratnya dalam perencanaan tenaga keperawatan, maka pimpinan keperawatan harus mempunyai keyakinan tertentu dalam organisasinya; misalnya :

1. Ratio perawat klien pada ruang perawatan intensif = 1:1

2. Perbandingan perawat ahli dan trampil di ruang medical bedah, kebidanan,anak dan psikiatri = 2:1

3. Ratio perawat klien pagi/sore hari = 1:5 ; 1:10 untuk malam hari di ruang rawat dan lain-lain.

PRAKIRAAN KEBUTUHAN TENAGA Menetapkan jumlah tenaga keperawatan sesuai dengan kategori, yang dibutuhkan untuk asuhan keperawatan klien disetiap unit. Beberapa pendekatan dapat digunakan untuk memperkirakan jumlah staf yang dibutuhkan yaitu berdasarkan kategori klien yang dirawat, ratio perawat klien untuk memenuhi standar praktek keperawatan seperti yang telah dijelaskan diatas.

Kategori keperawatan klien terdiri dari : a. Keperawatan mandiri (Self Care) yaitu klien memerlukan bantuan minimal dalam melakukan tindak keperawatan dan pengobatan. Klien melakukan aktifitas perawatan diri secara mandiri.

b.Keperawatan sebagaian (Partial Care) yaitu klien memerlukan bantuan sebagaian dalam tindak keperawatan dan pengobatan tertentu misalnya pemberian obat intravena, mengatur posisi dan lain-lain.

Keperawatan total ( Total Care ) yaitu klien memerlukan bantuan secara penuh dalam perawatan diri dan memerlukan observasi yang ketat.

d.Keperawatan intensif yaitu klien memerlukan observasi dan tindakan yang terus menerus.

Cara menentukan jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk tiap unit meliputi :Ratio perawat klien disesuaikan dengan standar perkiraan jumlah klien sesuai data sensus.

2.Pendekatan teknik industri yaitu identifikasi tugas perawat dengan menganalisa alur kerja perawat atau Work Flow. Rata-rata frekuensi dan waktu kerja ditentukan dengan ....

data sensus klien, dihitung untuk menentu-kan jumlah perawat yang dibutuhkan.

3.System approach staffing (pendekatan system ketenagaan ). Menentukan jumlah optimal sesuai kategori perawat untuk tiap unit. Dengan mempertimbangkan komponen input, proses, output dan umpan balik, seperti yang telah dijelaskan pada makalah pembinaan-tenaga dan seleksi halaman 3.

WAKTU KEPERAWATAN LANGSUNG:

Prakiraan jumlah tenaga dapat dihitung berdasarkan tingkat ketergantungan klien. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk perawatan langasung (direct care) 4 5 jam per-klien / hari.

Menurut Minetti dan Hurchineun (1975) yang dikutip dari Gillies ( 1989, hal 245 ) waktu dibutuhkan untuk perawatan langsung berdasarkan kategori berikut :

a. Keperawatan mandiri (self care)= x 4 jam = 2 jam

b. Keperawatan sebagian (partial care)= x 4 jam= 3 jam

c. Keperawatan total ( total care ) = 1-1 x 42= 4 6 jam

d. Keperawatan intensif= 2 x 4 jam = 8 jam

2. WAKTU KEPERAWATAN TIDAK LANGSUNGSetelah dari waktu yang dibutuhkan untuk perawat langsung diperlukan pula waktu untuk keperawatan tidak langsung dari hasil penelitian perawat di Rumah Sakit Grace Detroit (Gillies, 1989, hal 245) rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk perawat tidak langsung 38 menit liter/hari.

Sedangkan Wolfe dan Young (1965) dikutip dari Gillies (1989, hal 245) menemukan 60 menit per klien/hari untuk perawatan tidak langsung, lebih besar dibandingkan dengan data dari Rumah Sakit Grace. Hal ini perlu diteliti di Rumah Sakit Saudara masing-masing 38 menit/klien/hari (esdotroid) 60 menit / klien / hari (Wolfe & Young) untuk menulis report.

3. WAKTU PENYULUHAN KESEHATANWaktu yang dibutuhkan untuk penyuluhan kesehatan pada klien 15 menit per-klien / hari (Gillies 1989. hal 246).

Untuk menghitung waktu yang dibutuhkan untuk perawatan klien perhari perlu dijumlahkan waktu yang dibutuhkan untuk perawatan langsung + waktu untuk penyuluhan kesehatan.

Selanjutnya jumlah tenaga yang dibutuhkan dihitung berdasarkan beban kerja perawat.

Hal-hal yang perlu diketahui untuk menentu- kan beban kerja perawat antara lain : a.Jumlah klien yang dirawat hari/bulan/tahun di unit tersebut.

b. Kondisi atau tingkat ketergantungan klien

c.Rata-rata hari keperawatan klien

Pengukuran keperawatan langsung, tidak langsung, penyuluhan kesehatan tiap klien.

Frekuensi tindakan keperawatan yang dibutuhkan klien.

f.Rata-rata waktu keperawatan langsung, tidak langsung dan penyuluhan kesehatan klien.

Selain dari hal-hal diatas ada beberapa factor yang mempengaruhi beban kerja perawat.

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BEBAN KERJA PERAWAT

Masalah komunitas

Disaster

Kemajuan IPTEKHukum dan peraturanpemerintah

Beban Kerja Perawat

Pendidikan konsumen

Pengaruh Politik

Pengaruh Musim / Cuaca

Keadaan Ekonomi

Jumlah tenaga ahli dan tenaga trampil ditentukan oleh tingkat ketergantungan klien.Menurut Abdulah dan Levine (1965) dikutip dari Gillies (1989) 55% tenaga ahli dan 45% tenaga trampil. Dengan menggunakan pengelompokan klien menurut jumlah dan kompleksitas pelayanan keperawatan yang dibutuhkan klien, maka pimpinan keperawat-an dapat menghitung jumlah tenaga keperawatan yang dibutuhkan untuk masing-masing unit sesuai dengan rumusan berikut (Gillies, 1989, hal 295) :

Jumlah jam keperawatan yg di butuhkan bagi klien perhari

XRata-rata sensus klien perhari

XJumlah hari per tahun

=Jumlah jam keperawatan yg dibutuhkan pertahun

=

Jumlah perawat yg DiperlukanHari pertahun -Hari liburMasing-Masingperawat xJumlah jam kerja masing masing perawat Jumlah jam keperawatan yang diberikan perawat pertahun unit tersebut

Contoh

Bangsal medikal bedah

Rata-rata jam perawatan klien perhari 5 jam untuk setiap klien.

Rata-rata 20 klien / hari Jam kerja = 40 jam, 5 hari / minggu 20 jam / tahun 120 jam libur / tahun.

Jadi jumlah perhitungan sebagai berikut.

5 jam x 20 klien x 365 hari 36.500 jam = = 20,2 perawat /365 hari - 140 hari x 8 jam 1800 jam unit

Rata-rata jam Perawatan menurut Depkes 5 6 jam

PEMBAGIAN TENAGA KEPERAWATAN (PENYUSUNAN JADUAL)Penyusunan jadual dinas merupakan tanggung jawab kepala ruangan atau pengawas, lebih diutamakan kepala ruangan karena kepala ruangan lebih mengetahui tingkat kesibukan ruangan dan karakteristik stafnya sehingga akan lebih mudah untuk menerapkan orang yang tepat untuk satu shiff.

PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN JADUAL :

1. Ada keseimbangan antara kebutuhan unit kerja dan kebutuhan staf. Misalnya : kebutuhan staf untuk rekreasi.2. Siklus penugasan yang sibuk dan tidak sibuk, berat dan ringan harus dilalui oleh semua staf yang terlibat dalam rotasi, serta setiap staf mempunyai jam kerja yang sama.

Setiap staf harus terlibat dalam siklus (rotasi) pagi, sore dan malam.

Hindari staf yang diluar rotasi

Metode siklus yang dipakai harus sesuai dengan kuantitas dan kualitas staf dalam satu unit kerja.

7. Siklus yang digunakan mengikuti metode penugasan yang dipakai ( Metode Tim, Asuhan Primer) 8. Setiap staf perlu mencatat hari dinas, libur dan Shift.

FORMULASI UNTUK PERKIRAAN JUMLAH STAF PER SHIFTMenurut Swanburg (1990, hal.71) dari hasil sensus harian selama 6 bulan di unit medikal bedah dengan 25 tempat tidur ditemukan 19 pasien rata-rata dirawat. Dimana rata-rata minimal perawat kontak dengan pasien yaitu 5 jam per pasien per 24 jam.

Total jam perawatan yang dibutuhkan dalam sehari = 19 x 5 = 95 jam. Jika jam dinas 8 jam, maka jumlah staf yang dibutuhkan = 95/8 = 11,9 atau 12 staf dalam 24 jam.

Total jam kerja per minggu = 40 jam jumlah shift minggu = 12 x 7 (7 hari / minggu) = 84 jam. Jika jumlah staf sama setiap hari dengan 5 hari kerja per minggu dan 8 jam / shift. Jumlah staf yang dibutuhkan per hari = 84/5 = 16,8 orang.

Menurut Warstler (dikutip dari Swanburg 1990, hal.71), proporsi dinas pagi; dinas sore; dinas malam = 47% : 35% : 17%, artinya jika total staf per hari = 17 orang; 8 orang dinas pagi (47% x 17) ; 6 orang dinas sore (35% x 17) dan 3 orang dinas malam (17% x 17).

Selanjutnya perlu disusun siklus dinas, misalnya dengan modifikasi kerja mingguan.

MODIFIKASI KERJA MINGGUAN Beberapa pendekatan yang digunakan untuk menyusun jadual dinas mingguan dilihat dari karakteristik tugas dan karakteristik staf yang ada dalam tim; modifikasi tugas mingguan meliputi :

1.Sepuluh jam per hari dan 4 hari kerja per- minggu dengan total jam kerja per minggu adalah 40 jam. Pada metode ini terjadi tumpang tindih 6 jam / 24 jam ; dimana jam-jam tersebut dapat dipergunakan untuk ronde keperawatan, penyelesaian pencatatan renpra, dll.

2.12 jam dalam 1 shift, dengan perincian 3 hari kerja, 4 hari libur dan 4 hari kerja.System ini sama dengan system 10 jam memerlukan jumlah tenaga yang lebih banyak.

70 jam dalam 2 minggu dengan perincian 10 jam per hari (7 hari kerja dan 7 hari libur). Sudah dilakukan

8 jam per hari dengan 5 hari kerja per minggu. System ini lebih banyak disukai, karena dapat mengurangi kelelahan staf dan produktifitas tetap tinggi. (40 jam/mg).

5.Jadual dinas malam, hari ini libur, dimana untuk pembayaran intensif 24 jam dinas serta dengan 40 jam dinas.

Modifikasi system di atas banyak dipergunakan dibeberapa unit pelayanan kesehatan. Misalnya 4 5 hari kerja (lihat lampiran 1).

Selain pendekatan di atas digunakan pula pembuatan jadual dengan Nursing Management Information Systems (NMIS) atau pembuatan jadual dinas dengan mempertimbangkan produktifitas kerja staf.

Produktifitas diukur dengan : out put ----------- atau inputJam staf yang dibutuhkan---------------------------------- x 100Jam staf yang tersedia

Dari hasil penelitian time motion study

Jam staf yang dibutuhkan 380,50------------------------------- = ---------- x 100 = 94,7% Jam staf yang tersedia 402,00 (Swansburg, 1990)

Dengan kata lain makin rendah jam staf yang tersedia, makin tinggi produktifitas kerja staf. Namun demikian aspek kelelahan staf perlu dipertimbangkan.

Pengukuran Produktifitas :Jam kerja perawat------------------------------ = Jam per pasien Jumlah hari perawatan per hari

Dari hasil penelitian yang dikutip dari Swansburg (1990) = 52.000-------- = 18,03 Jam per pasien, per hari2883,5

Dengan demikian kontak perawat dan pasien yang produktif = 18,03 Jam/24 Jam, per pasien. Bagaimana dengan di Indonesia ? sejauh ini penelitian tentang ini belum dilaksanakan. Hal ini merupakan tantangan bagi profesi keperawatan. Waktu yang dibutuhkan dalam memberikan pelayanan keperawatan terhadap klien dapat digunakan untuk menghitung anggaran yang dibutuhkan untuk perawatan.

ANGGARAN

Anggaran tersedia ----------------------- X 100 = Penggunaan anggaran JKH Anggaran yang (Jam Kerja Hari)digunakan

Anggaran yang adekuat / memadai :

Dana yang dianggarkan 16.0 JKH----------------------------- X 100 = ------------- X 100 = 88.74 %Dana yang dibutuhkan 18.03 (hasil penelitian)

Biaya Perawatan Per-klien Per shift

Rumus

TK kompetensi perawat x rate gaji / jam x jamperawatan yang diperlukan x hari kerja / minggu.

Contoh :Perawat klinik III x $ 12.50 x 3 Jam x 5 = $ 562.50 Per Shift

KESIMPULAN :Perencanaan merupakan suatu proses pemikiran dan penentuan dari hal-hal yang akan dilaksanakan dimasa yang akan datang. Perencanaan juga termasuk penggunaan sumber-sumber dan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang dirumuskan dalam rencana yang mencakup pengaturan penggunaan tenaga, sehingga perencanaan harus betul-betul akurat dan tepat.

Seorang Pimpinan keperawatan pada level manapun harus mampu mengiden- tifikasikan kebutuhan - kebutuhan tenaga keperawatan pada unitnya dengan menetapkan jumlah dan kategori perawat yang dibutuhkan disesuaikan dengan beban kerja unit yang bersangkutan, jumlah tenaga dapat ditetapkan dengan berbagai teknik dan sesuai dengan metode yang dipilih serta kebutuhan unit tersebut.

Agar jumlah tenaga yang ada dapat digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna, maka perlu disusun jadual sesuai dengan komposisi dan jumlah tenaga yang ada serta dengan menyelaraskan antara kebutuhan unit kerja dan kebutuhan staf; yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas kerja.

TAMAT