Modul 9. MANAJEMEN SDM II

FUNGSI SUMBERDAYA MANUSIA DALAM KAITANNYA DENGAN PERENCANAAN DAN EVALUASI KINERJA

Kemampuan akhir yang diharapkan :

Diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan perihal fungsi sumberdaya manusia

yang terkait denganperencanaan dan evaluasi kinerja.

Materi yang dibahas /dikaji :

1. Perencanaan sumberdaya manusia

2. Pelatihan dan pengembangan

3. Kompensasi

4. Pemimpin dan teori Kepemimpinan

5. Pemberhentian.

Materi 9.1 PERENCANAAN SUMBERDAYA MANUSIA

Dalam menyelenggarakan kegiatan apapun termasuk kegiatan bisnis ,ketersediaan

serta terjalinnya suatu tim SDM yang efektif merupakan suatu keniscayaan agar tujuan

yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan sebaik-baiknya.

Jenis dan insensitas kegiatan bisnis berubah dengan cepat sepanjang siklusnya, sehingga

penyediaan tenaga sesuai dengan jumlah, jenis ketrampilan dan keahlian harus mengikuti

tuntutan perubahan yang terjadi. Bertolak dari kenyataan tersebut, maka perencanaan

tenaga kerja yang menyeluruh dan terinci antara lain harus mencakup :

Perkiraan jenis tenaga kerja yang diperlukan

Kapan tenaga kerja tersebut diperlukan

Kwalifikasi tenaga kerja apa yang diperlukan

Pelatihan apa saja yang harus diberikan

Bagaimana kompensasi dan pengembangan karir

Bagaimana menjaga keselamatan dan kesehatan kerja

Masalah pemberhentian tenaga kerja.

Secara teoritis keperluan rata2 jumlah tenaga kerja yang diperlukan dapat dihitung dari

total ruang lingkup kerja yang dinyatakan dalam jam-orang atau bulan-orang dibagi

dengan kurun waktu pelaksanaannya.

Untuk merencanakan tenaga kerja yang diperlukan perlu memperhatikan berbagai factor,

antara lain :

1. Produktivitas tenaga kerja

2. Tenaga kerja yang diperlukan pada periode puncak

3. Jumlah tenaga kerja kantor pusat

4. Perkiraan jumlah tenaga kerja di lapangan

5. Merata-rata kan jumlah tenaga kerja guna mencegah gejolak (fluktuasi)

yang tajam.

Perencanaan tenaga kerja pada dasarnya merupakan suatu cara untuk menetapkan

keperluan mengenai tenaga kerja yang diperlukan organisasi, baik secara kwalitas

maupun kwantitas. Perencanaan ini dimaksudkan agar perusahaan terhindar dari

kelangkaan sumberdaya manusia pada saat dibutuhkan maupun terjadi kelebihan

sumberdaya manusia pada saat kurang dibutuhkan.

Adapun proses perencanaan itu sendiri mempunyai tiga macam model, yaitu :

1. Perencanaan dari atas ke bawah. Maksud dari model ini adalah bahwa jumlah

tenaga kerja yang dibutuhkan telah disesuaikan dengan rencana menyeluruh dari

perusahaan, baik dalam jangka pendek, menengah maupun panjang. Misalnyaelah

ditentukan bahw biaya untuk tenaga kerja tidak boleh lebih dari 40 % keuntungan,

maka rata2 jumlah pegawai yang dipekerjakan dapat dihitung dengan rumus :

Rata2 pegawai pendapatan di tahun ke n 40 = --------------------------------------- X ----- Yag dibutuhkan biaya rata2 per kepala di th ke n 100

2. Perencanaan dari bawah ke atas, Model ini bermula dari kelompok kerja terkecil

yang menghasilkan taksiran kebutuhan karyawan untuk tahun berikutnya dalam

rangka mencapai target kerja yang telah ditetapkan. Jumlah karyawan yang

dibutuhkan akan dapat diketahui setelah karyawan yang ada dihitung kapasitas

kerja maksimalnya.Persetujuan akhir tentang jumlah karyawan yang diperlukan

dilakukan antara perusahaan dengan divisi yang membutuhkan karyawan.

3. Ramalan, Cara yang jelas untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja adalah dengan

meningkatkan pendayagunaan orang2 yang ada sekarang.Masalahnya , bahwa

persediaan tenaga kerja tsb tak pernah statis, sehingga tetap dipengaruhi oleh arus

masuk (seperti rekrutmen dan transfer) dan arus keluar (penyusutan dan transfer

keluar) serta penumpukan karyawan dengan kwalitas kerja yang juga tidak statis.

Guna mengetahui catatan akurat tentang karyawan yang adaa ,perlu diketahui

status karyawan yang akan pension, atau mengundurkan diri, yang akan

dipromosikan, karyawan perempuan yang akan melahirkan, cuti panjang dsb.nya.

Analisis Jabatan. (Job Analysis)

Merupakan suatu proses untuk mengumpulkan informasi mengenai suatu jabatan.

Adapun langkah2 untuk melakukan analisis jabatan mencakup :

1. Penentuan tugas, aktivitas, perilaku atau kewajiban utama yang dilakukan pada

suatu jabatan.

2. Mengidentrifikasi pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan karakteristik lainnya

yang diperlukan untuk melakukan tugas.

Hasil dari analisis jabatan adalah Diskripsi jabatan (Job description) dan spesifikasi

jabatan (Job specification). Diskripsi jabatan ini berisi informasi tentang kewajiban dan

tanggung jawab suatu jabatan, suatu identifikasi kritikal tentang pelanggan internal dan

eksternal, peralatan yang digunakan dalam pekerjaan itu, kondisi kerja, hubungan dengan

rekan sekerja, dan penentuan supervise yang diperlukan.

Sedangkan spesifikasi jabatan terdiri dari pengetahuan, kemampuan, ketrampilan

dan karakteristik lainnya yang diperlukan untuk menjalankan tugas dan kewajiban suatu

pekerjaan/jabatan. Disamping itu biasanya juga dicantumkan hal2 yang berkaitan dengan

persyaratan pendidikan tertentu, atau referensi lainnya yang diperlukan.

Setelah analisis jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan dilakukan maka

proses berikutnya adalah penarikan tenaga kerja yang dibutuhkan, yaitu proses pencarian

dan pengikatan calon karyawan yang memenuhi persyaratan untuk menjadi calon

karyawan.

Materi 9.2 PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Program pelatihan bertujuan untukmemperbaiki penguasaan berbagai

ketrampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu untuk kebutuhan sekarang, sedangkan

pengembangan bertujuan untuk menyiapkan karyawannya siap untuk memangku jabatan

tertentu dimasa yang akan datang..Pengembangan bersifat lebih luas karena menyangkut

banyakaspek seperti peningkatan dalan keilmuan, pengetahuan, kemampuan, sikap dan

kepribadian. Program latihan dan pengembangan bertujuan antara lain untuk menutupi

gap antara kecakapan karyawan dan permintaan jabatan, selain untuk meningkatkan

efisiensi dan efektifitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran kerja.

Untuk melaksanakan program pelatihan dan pengembangan, manajemen

hendaknya melakukan analisis tentang kebutuhan, tujuan, sasaran, serta isi dan prinsip

belajar terlebih dulu agar hasil dari pelaksanaan program pelatihan tidaklah sia2. Prinsip

belajarhendaknya jadi pedoman cara belajar, misalnya bahwa program bersifat

partisipatif, relevan. Terjadi pemindahan keahlian serta memberikan feed back mengenai

kemajuan peserta pelatihan.

Dilain pihak, pengembangan sumberdaya manusia jangka pangjang memiliki manfaat,

misalnya dalam rangka mengurangi ketergantungan pada penarikan karyawan baru,

memberikan kesempatan pada karyawan lama, mengantisipasi keusangan karyawan lama

dan perputaran tenaga kerja. Pengembangan sumberdaya manusia ini erat kaitannya

dengan pengembangan karir karyawan, dimana karir ini merupakan suatu urutan promosi

atau pemindahan ke jabatan2 yang lebih memerlukan tanggung jawab atau ke lokasi2

yang lebih baik dalam hirarki hubungan kerja selama kehidupan kerja seseorang.

Banyak orang gagal dalam mengelola karir mereka, karena mereka tidak memperhatikan

konsep2 dasar perencanaan karir

Organisasi harus mengambil peran aktif dalam perencanaan karir karyawan dan

perencanaan karir perlu ditangani karena rencana2 sumberdaya manusia menunjukkan

berbagai kebutuhan staffing organisasi di masa yang akan datang dan berkaitan dengan

kesempatan2 karir. Disamping itu selalu berkepentingan dengan kesempatan2 latihan dan

pengembangan.

Berbagai manfaat yang dapat diperoleh bila organisasi terlibat dalam perencanaan karir

adalah :

1. Mengangkat potensi karyawan

2. Mengembangkan karyawan yang dapat di promosikan

3. Mengurangi penimbunan

4. Memuaskan kebutuhan karyawan

5. Membantu pelaksanaan rencana2 kegiatan yang telah disetujui.

Pengembangan karir seharusnya tidak hanya tergantung pada usaha2 individu saja,

karena hal itu tidak akan selalu sesuai dengan kepentingan organisasi.

Bagi karyawan yang ingin mencapai suatu karir dalam organisasi, mereka harus

merasa bahwa organisasi adalah lingkungan yang menyenangkan. Titik awal

pengembangan karir dimulai dari diri karyawan, setiap orang bertanggung jawab atas

pengembangan atau kemajuan karirnya.

Setelah komitmen pribadi dibuat, beberapa kegiatan pengembangan karir dapat dilakukan

yang meliputi :

1. Prestasi kerja. Kegiatan paling penting untuk meningkatkan karir adalah prestasi

kerja yang baik, karena hal ini mendasari semua kegiatan pengembangan karir

lainnya.

2. Exposure. Kemajuan karir juga ditentukan oleh exposure (menjadi dikenal oleh

orang2 yang memutuskan promosi, transfer dan kesempatan2 karir lainnya. Tanpa

exposure, karyawan yang berprestasi baik mungkin tidak memperoleh

kesempatan untuk mencapai sasaran2 karirnya. Para manajer mendapatkan

exposure terutama melalui prestasi, laporan tertulis, presentasi lisasn, kerja

panitia, pelayanan masyarakat, bahkan lama jam kerja mereka.

3. Permintaan berhenti. Bila seorang karyawan melihat kesempatan karir yang lebih

besar di tempat lain, permintaan berhenti mungkin merupakan suatu cara untuk

mencapai sasaran2 karir

4. Kesetiaan organisasional. Dalam banyak organisasi, orang2 yang menawarkan

bimbingan karir informasi, dimana karyawan atau mentor dalam

perusahaan dapat menominasi karyawan untuk kegiatan2 pengembangan karir,

seperti program pelatihan, transfer, ataupun promosi.

5. Kesempatan2 untuk tumbuh. Bila karyawan meningkatkan kemampuan , baik

melalui program pelatihan, penambahan gelar, berarti mereka memanfaatkan

kesempatan untuk tumbuh. Hal ini berguna untuk organisasi berkenaan dengan

pengembangan sumberdaya manusia internal maupun bagi pencapaian rencana

karir karyawan.

Modul 9.3 KOMPENSASI

Cara manajemen untuk meningkatkan prestasi kerja motivasi dan kepuasan kerja

para karyawan adalah melalui kompensasi. Kompensasi dapat didifinisikan sebagai

sesuatu yang diterima karyawan sebagai balas jasa untuk kerja mereka.

Sebelum kompensasi diberikan, terlebih dulu dilakukan proses kompensasi yaitu suatu

jaringan sub proses untuk memberikan balas jasa pada karyawan bagi pelaksanaan

pekerjaan dan untuk memotivasi mereka agar mencapai tingkat prestasi yang diinginkan.

Imbalan atau balas jasa yang diterima karyawan dibagi atas dua macam, yaitu imbalan

yang bersifat financial( kompensasi langsung) dan kompensasi non financial yang sering

disebut kompensasi pelengkap atau kompensasi tak langsung, (yang secara tak langsung

berkaitan dengan prestasi kerja).

Modul 9.4 PEMIMPIN DAN TEORI KEPEMIMPINAN

Kepemimpinan (leadership) adalah kemampuan mempengaruhi aktivitas orang lain

melalui komunikasi , baik individual maupun kelompok kearah pencapaian tujuan yang

telah ditetapkan. Dari difinisi ini jelas bahwa kepemimpinan melibatkan kemampuan

mempengaruhi orang lain yang dalam hal ini karyawan atau bawahan untuk mencapai

misi maupun tujuan perusahaan.

Sebagai seorang pemimpin atau manajer harus dapat membuat perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan serta keputusan yang efektif.

Manajer harus mampu memperlihatkan kepemimpinannya, dimana hal ini berarti mampu

mempengaruhi orang lain dan untuk itu manajer perlu mengetahui beberapa strategi

berikut :

1. Mampu menggunakan fakta dan data untuk mengemukakan argument dan alasan

yang logis

2. Bersikap bersahabat dan mendukung upaya yang baik dalam perusahaan

3. Memobilisasi atau mengaktifkan orang lain untuk melaksanakan pekerjaan

4. Melakukan negoisasi

5. Menggunakan pendekatan langsung dan kalau terpaksa menggunakan paksaan

6. Memperoleh dukungan dari atasan atau orang yang memiliki kedudukan lebih

tinggi dalam organisasi.

7. Memberikan sangsi dan hukuman terhadap perilaku bawahan yang menyimpang.

Kepemimpinan mengharuskan seorang pemimpin memperhatikan :

1. Tugas2 yang harus diselesaikan oleh kelompok maupun individu

2. Kebutuhan dan harapan dari kelompok maupun individu.

Pemimpin mempengaruhi kelompok dan individu agar melaksanakan aktivitas yang

berkaitan dengan tugas2 dalam rangka mencapai tujuan, melalui proses komunikasi.

Setiap kepemimpinan selalu disertai power atau kekuatan/kekuasaan. Power disini

adalah kemampuan seseorang dalam mempengaruhi orang laian, dimana power inidapat

diperoleh melalui beberapa sumber seperti reward,coerce (memaksa), expert, reference,

dan authority. Pemimpin dapat menggunakan satu atau lebih sumber dimaksud.

Teori2 kepemimpinan.

1. Trait Theory (teori sifat). Teori ini sering disebut teori The Great Man yang

menyatakan bahwa seseorang yang dilahirkan menjadi pemimpin, dia akan

menjadi pemimpin, meskipun dia tidak mempunyai sifatsebagai pemimpin.Bila

dia tidak mempunyai sifat sebagai pemimpin maka dia akan berusaha

memperolehnya dengan cara mempelajari sejarah pemimpin2 besar untuk

menemukan cirri yang mereka miliki. Keith Davis merumuskan empat sifat

umum yang mempunyai pengaruh terhadap kesuksesan kepemimpinan dalam

organisasi, yaitu :

a. Kecerdasan

b. Kedewasaan dan hubungan social yang luas.

c. Motivasi dan dorongan untuk berprestasi

d. Sikaphubungan manusiawi.

2. Teori kelompok. Teori ini beranggapan bahwa agar kelompok bias mencapai

tujuan yang telah ditetapkan,maka harus terdapat suatu pertukaran yang positif

antara pemimpin dan pengikutnya.

3. Teori situasional dan Model kontinjensi.

Fred Fiedler mengembangkan suatu teknik untuk mengukur gaya kepemimpinan

yang dikenal dengan “A Theory of Leadership Effectiveness”., dimana dalam hal

ini dijelaskan bahwa :

a. Hubungan kemanusiaan atau gaya yang lunak dihubungkan dengan

pemimpin yang tidak melihat perbedaan yang besar diantara teman kerja

yang paling paling banyak dan paling sedikit disukai atau memberikan

suatu gambaran yang relative menyenangkan kepada teman kerja yang

paling sedikit disenangi.

b. Gaya yang berorientasi tugas dihubungkan dengan pemimpin yang melihat

suatu perbedaan besar diantara teman kerja yang paling banyak dan paling

sedikit disenangi dan memberikan suatu gambaran yang paling tidak

menyenangkan pada teman2 kerja yang paling sedikit disukai.

Adapun model kepemimpinan kontijensi berisi tentang hubungan antara gaya

kepemimpinan dengan situasi yang menyenangkan. Situasi yang menyenangkan

ini menurut Fred Fiedler dalam konteks hubungannya dengan dimensi2 empiris

sbb. :

a. Hubungan pemimpin – anggota (pemimpin diterima oleh para pengikutnya)

b. Derajat dari struktur tugas (tugas ditentukan secara jelas).

c. Posisi kekuasaan pemimpin yang dicapai lewat wewenang formal.

Manakala terjadi yang sebaliknya, maka menurut Fiedler akan tercipta situasi

yang tidak menyenangkan bagi pemimpin.

4.Teori jalan kecil (Path – Goal Theory).

Teori ini menganalisis dampak kepemimpinan terhadap motivasi bawahan,

kepuasan dan pelaksanaan kerja. Martin Evans dan Robert House memasukkan

empat tipe atau gaya kepemimpinan, yaitu :

(1). Directive Leadership (Kepemimpinan direktif). Dalam hal ini bawahan

mengetahui senyatanya, apa yang diharapkan darinya dan pengarahan yang

khusus diberikan oleh pemimpin.Dalam model ini tidak ada partisipasi dari

bawahan.

(2) Supportive Leadership (Kepemimpinan suportif). Dalam hal ini pemimpin

selalu bersedia menjelaskan sebagai teman, mudah didekati dan

menunjukkan diri sebagai sahabat sejati bagi bawahan yang mempunyai

kemanusiaan yang murni terhadap bawahan.

(3) Participative Leadership ( Kepemimpinan partisipatif). Disini pemimpin

meminta dan menggunakan saran2 dari bawahan tetapi pemimpin tetap yang

membuat keputusan2.

(4) Achievement Orientedd Leadership (Kepemimpinan yang berorientasi pada

prestasi ).

Teori dasar yang menjelaskan munculnya pemimpin ada tiga yaitu :

a. Teori genetic

b. Teori social

c. Teori ekologis.

Teori genetic menjelaskan bahwa pemimpin itu tidak dibuat, melainkan seseorang

muncul sebagai pemimpin karena bakat2nya yang luar biasa.Seseorang menjadi

pemimpin memang ditakdirkan menjadi pemimpin, bagamanapun situasinya.

Teori social menjelaskan bahwa pemimpin itu harus disiapkan dan dibentuk, tidak

begitu saja dilahirkan/ditakdirkan. Untuk menjadi pemimpin orang harus disiapkan dan

dididik.

Teori ekologis bias dikatakan merupakan gabungan dari teori genetic dengan teori

social. Agar seseorang sukses menjadi pemimpin, bila sejak lahir sudah mempunyai

bakat2 kepemimpinan, maka bakat2 tsb. perlu dikembangkan melalui pendidikan dan

pengalaman serta disesuaikan dengan tuntutan lingkungan (situasinya).

Tipe Kepemimpinan, dalam hal ini dibedakan menjadi tiga yaitu :

1. Tipe otokratis, yang dirinci menjadi :

a. Otokratis keras

b. Otokratis baik (lembut)

c. Otokratis inkompeten

2. Tipe demokratis, yang dirinci menjadi :

a. Tipe demokratis tulen

b. Tipe demokratis palsu

3. Tipe Laisser faire.

Tipe otokratis keras mempunyai sifat : memgang teguh prinsip2 yang sudah

ditetapkan, nisalnya “bisnis adalah bisnis”, tidak mau mendelegasikan wewenang dan

tidak menyukai inisiatif/masukan dari bawahan.

Tipe otokratis baik mempunyaio sifat selain otokratis masih ada beban pikiran lain,

untuk berbuat dan bertanggung jawab secara baik terhadap bawahan.

Tipe otokratis inkompeten mempunyai sifat berusaha mendominasi orang

lain,berusaha untuk berkuasa mutlak, tidak imbang jiwanya, tingkah lakunya tergantung

emosi sesaat,mamaksa bawahan mematuhi semua perintahnya tanpa mempertimbangkan

kemampuan bawahan.

Tipe demokratis tulen, mempunyai sifat : mau mendengarkan masukan dari

bawahan, menekankan rasa tanggung jawab dan kerja sama yang baik pada setiap

anggota organisasi termasuk bawahan.

Tipe demokratis palsu, mempunyai sifat : sok berusaha menjadi demokratis,

namun kedemokratisannya tergantung pada emosi dan banyaknya beban pikiran.

Tipe laisse faire, mempunyai sifat karakter lemah, tidak punya pendirian yang

kokoh, tidak dapat mengendalikan anak buah, tidak mampu mengkoordinasikan anak

buah, tidak bias mencipatakan suasana kerja yang kooperatif.

Modul 9.5 PEMBERHENTIAN.

Pemberhentian (separation) atau pemutusan hubungan kerja (PHK) dari suatu

organisasi terhadap karyawannya dapat disebabkan oleh berbagai hal berikut :

1. Peraturan per-undang2an yang berlaku

2. Keinginan perusahaan /organisasi

3. Keinginan karyawan

4. Pensiun

5. Kontrak kerja telah berakhir

6. Kesehatan karyawan

7. Meninggal dunia

8. Perusahaan dilikuidasi.

Pemberhentian dari pekerjaan dapat menimbulkan kerugian, baik bagi perusahaan

maupun bagi karyawan, Dari sisi perusahaan,kerugian dapat timbul missal adanya biaya2

untuk penarikan , seleksi, pelatihan ,penempatan dan pengembangan karyawan baru,

sedangkan dari sisi karyawan, kerugian dapat timbul karena hilangnya pekerjaan

sekaligus pendapatan.

Agar tidak timbul masalah akibat pemberhentian ini, proses pemberhentian karyawan

hendaknya didasarkan pada undang2 ataupun peraturan yang berlaku. Namun demikian

pada kenyataannya pemecatan sering terjadi, dan jika hal ini terjadi hendaknya dilakukan

sesuai dengan prosedur dan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

==========================================