BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Instalasi farmasi merupakan satu-satunya bagian unit rumah sakit yang

betanggung jawab penuh atas pengelolaan dan penyediaan seluruh sediaan

farmasi yang beredar di rumah sakit. Mulai dari perencanaan, pemilihan,

penetapan spesifikasi, pengadaan, pengendalian mutu, penyimpanan,

distribusi bagi penderita, pemantauan efek dan pemberian informasi. Instalasi

farmasi merupakan salah satu penunjang medis yang mempunyai peranan

penting dalam kelancanran pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Menurut Quick (1997), pembelanjaan untuk obat menghabiskan 40% dari

total anggaran rumah sakit, sehingga pengelolaan harus dilakukan dengan

efektif dan efisien agar kelancaran pelayanan kesehatan tidak terganggu dan

pendapatan rumah sakit juga dapat ditingkatkan. Selain sebagai cost center,

instalasi juga merupakan revenue centre. Pengelolaan unit farmasi dengan

baik akan menyokong unit-unit lainnya, terutama unit yang tidak berperan

sebagai revenue centre.Lebih dari 90% pelayanan kesehatan Rumah Sakit

menggunakan perbekalan Farmasi (obat-obatan), bahan kimia, radiologi,

bahan alat kesehatan habis pakai, alat kedokteran dan gas medik).

Adanya pelayanan yang cepat, tepat dan informatif berarti meningkatkan

mutu pelayanan pada pasien. Untuk mengembangkan manajemen institusi

jasa Rumah Sakit maka perlu diadakan pengendalian sistem informasi yang

memadai khususnya pada bagian Gudang Farmasi. pengolahan data

hendaknya dilakukan dengan cermat, cepat dan teratur. Sehingga tidak

menyebabkan lambatnya informasi data yang dihasilkan, dikarenakan sistem

pengolahan data terutama pada bagian Gudang Farmasi yang masih manual.

Dengan harapan pemanfaatan teknologi informasi lebih optimal terutama

pada bidang sistem pengolahan data yang terkomputerisasi yang nantinya

dapat membantu pengolahan data yang lebih kompleks sehingga informasi

yang dihasilkan dapat mendukung pihak manajemen Rumah Sakit.

B. Tujuan Penulisan Makalah

Penulisan makalah ini bertujuan untuk mengetahui pengembangan sistem

Instalasi Farmasi Rumah Sakit.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Definisi Rumah Sakit

Rumah sakit adalah suatu organisasi yang kompleks, menggunakan

gabungan alat ilmiah khusus dan rumit, dan di fungsikan oleh berbagai

kesatuan personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan menangani

masalah medik modern, yang semuanya terikat bersama-sama dalam maksud

yang sama, untuk pemulihan dan pemeliharaan kesehatan yang baik.

B. Klasifikasi Rumah Sakit

Berdasarkan klasifikasi Rumah Sakit Umum Pemerintah Pusat dan

Daerah. Rumah Sakit dibagi menjadi kelas A, B, C, dan kelas D. Klasifikasi

tersebut didasarkan pada unsur pelayanan, ketenagaan, fisik, dan peralatan.

1. Rumah sakit umum kelas A adalah rumah sakit umum yang mempunyai

fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik luas dan

subspesialistik luas.

2. Rumah sakit umum kelas B adalah rumah sakit umum yang mempunyai

fasilitas dan kemampuan pelayanan medik sekurang-kurangnya 11

spesialistik dan subspesialistik terbatas.

3. Rumah sakit umum kelas C adalah rumah sakit umum yang mempunyai

fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik dasar.

4. Rumah sakit umum kelas D adalah rumah sakit umum yang mempunyai

fasilitas dan kemampuan pelayanan medik dasar.

C. Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah suatu bagian di rumah sakit

dibawah pimpinan seorang apoteker sesuai dengan Surat Keputusan Menteri

Kesehatan RI No. 547/MenKes/SK/VI/1994 dan dibantu oleh beberapa orang

apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan perundang - undangan yang

berlaku, dan merupakan tempat atau fasilitas penyelenggaraan yang

bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian.

D. Jenis Biaya

1. Berdasarkan sifat dan kegunaannya :

a. Biaya Investasi

Adalah biaya yang manfaatnya dapat dipergunakan selama lebih dari

satu tahun. Patokan satu tahun didasarkan pada kelaziman bahwa

perencanaan anggaran biasanya dilakukan setiap tahun. Termasuk

klasifikasi biaya investasi umumnya adalah biaya gedung, biaya alat

medis, maupun biaya alat non medis.

b. Biaya Pemeliharaan

Adalah biaya yang fungsinya untuk mempertahankan atau

memperpanjang kapasitas barang investasi

c. Biaya Operasional

Adalah biaya yang diperlukan untuk memfungsikan atau

mengoperasikan barang investasi. Termasuk dalam klasifikasi ini

adalah biaya personil, biaya bahan, biaya makan, biaya alat tulis

kantor, biaya listrik, telepon, dan air.

2. Berdasarkan hubungannya dengan jumlah produk (output)

a. Biaya Tetap (Fixed Cost)

Adalah biaya yang besarnya relatif tidak dipengaruhi oleh jumlah

output atau produk yang dihasilkan. Termasuk dalam klasifikasi ini

adalah barang investasi, sehingga biaya tetap umumnya adalah biaya

investasi.

b. Biaya Variabel

Adalah biaya yang besarnya dipengaruhi oleh banyaknya produksi.

c. Berdasarkan fungsinya dalam proses produksi

1)Biaya Langsung

Adalah biaya yang manfaatnya langsung merupakan bagian dari barang atau

produk yang dihasilkan misalnya biaya bahan makanan.

2)Biaya Tidak Langsung

Adalah biaya yang manfaatnya tidak menjadi bagian langsung (melekat)

dalam produk, akan tetapi merupakan biaya yang diperlukan untuk

menunjang unit-unit produksi.

3. Metode Distribusi Biaya

a) Metode distribusi sederhana

Merupakan metode yang paling sederhana pelaksanaan perhitungannya.

Metode ini mengabaikan adanya kemungkinan kaitan antar unit penunjang

dan hanya mengakui adanya kaitan antara unit penunjang dengan unit

produksi yang relevan yaitu yang secara fungsional diketahui mendapat

dukungan dari unit penunjang tersebut. Dengan demikian hanya akan

terjadi alokasi biaya dari unit penunjang ke unit produksi dengan

menggunakan dasar alokasi yang sesuai dengan unit penunjang masingmasing.

Kelemahan metode ini adalah asumsi bahwa dukungan fungsional

hanya terjadi antara unit penunjang dengan unit produksi, padahal dalam

praktik diketahui bahwa antar sesama unit penunjang bisa juga terjadi

transfer jasa.

b) Metode distribusi anak tangga

Distribusi biaya dilakukan dari unit penunjang ke unit penunjang lain dan

unit produksi. Distribusi biaya dilakukan secara berturut-turut mulai

dengan unit penunjang yang biayanya terbesar didistribusikan ke unit-unit

lain (penunjang dan produksi yang relevan). Distribusi dilanjutkan dengan

unit penunjang lain yang biayanya nomor dua terbesar dan terus dilakukan

sampai semua biaya dari unit penunjang habis didistribusikan unit

produksi. Kelemahannya distribusi hanya terjadi searah, seakan-akan

fungsi saling menunjang antar unit penunjang hanya terjadi sepihak,

padahal dalam kenyataannya bisa terjadi timbal balik.

c) Metode distribusi ganda

Tahap pertama dilakukan distribusi biaya yang dikeluarkan di unit

penunjang ke unit penunjang lain dan unit produksi. Hasilnya sebagian

biaya unit penunjang sudah didistribusikan ke unit produksi, akan tetapi

sebagian masih berada di unit penunjang. Tahap kedua seluruh biaya

(alokasi) yang ada di unit penunjang dipindahkan ke seluruh unit produksi

terkait untuk mendapatkan biaya total akhir dari suatu unit produksi yang

merupakan penjumlahan dari biaya asli dan biaya alokasi yang didapat,

dihitung biaya satuan dengan membagi biaya tersebut jumlah layanan yang

diberikan oleh unit tersebut selama tahun yang sama.

d) Metode distribusi multipel

Melakukan distribusi secara lengkap antara sesama unit penunjang, dari

unit penunjang ke unit produksi dan antara sesama unit produksi. Metode

ini sangat sulit dilakukan karena diperlukan catatan hubungan kerja antara

unit-unit produksi yang sangat banyak.

4. Analisis Biaya Pelayanan Rumah Sakit

Menurut Asta Qauliyah (2007) dalam Analisis Biaya Pelayanan Rumah Sakit,

analisis biaya adalah suatu proses mengumpulkan dan mengelompokkan data

keuangan rumah sakit untuk memperoleh dan menghitung biaya output jasa

pelayanan rumah sakit. Secara khusus tujuan kegiatan analisis biaya adalah

mendapatkan gambaran mengenai unit atau badan yang merupakan pusat biaya

(Cost Center), Pusat pendapatan (revenue center), dan gambaran mengenai

biaya investasi, biaya operasional, biaya pemeliharaan, pendapatan rumah sakit

serta biaya satuan pelayanan rumah sakit.

5. Prinsip Dasar Analisis Biaya Rumah Sakit

Prinsip dasar analisis biaya rumah sakit sebagai berikut :

a) Analisis biaya dilakukan untuk biaya yang dikeluarkan dalam kurun waktu

satu tahun anggaran

b) Melakukan pemetaan biaya klasifikasi biaya dan lokasi biaya

c) Melakukan penyederhanaan semua biaya dari berbagai sumber menjadi

biaya operasional dan biaya investasi

d) Biaya operasional yaitu biaya yang dikeluarkan bersifat berulang-ulang

misalnya setiap bulan

e) Biaya investasi biasanya tidak berulang dan berlangsung setahun atau

lebih misalnya biaya pembelian alat-alat medis, pembangunan gedung.

f) Untuk menghitung biaya asli pada masing-masing pusat biaya harus

memperhatikan unsur biaya yang dibutuhkan oleh pusat biaya tersebut.

Pusat biaya adalah unit kerja yang memerlukan biaya untuk menjalankan

misi yang diembannya. Dirumah sakit pada dasarnya adalah pusat biaya (

Cost Center) baik yang menghasilkan (Pusat Pendapatan) maupun yang

tidak menghasilkan pendapatan (Pusat Pengeluaran). Unit yang

menghasilkan pendapatan disebut pusat biaya produksi (revenue center)

dan yang tidak menghasilkan pendapatan disebut pusat biaya penunjang.

g) Untuk menghitung biaya satuan (Unit Cost) unit pelayanan tertentu,

seperti rawat inap yang dihasilkan dipusat biaya produksi. Semua biaya

yang terpakai di pusat biaya penunjang perlu didistribusikan kepusat biaya

produksi.

h) Dalam rangka pendistribusian biaya ( dari pusat biaya penunjang kepusat

biaya produksi) harus diperhatikan data dasar alokasi yang sebaiknya

dilakukan.

6. Langkah-langkah dalam Analisis Biaya

a) Langkah pertama

Melakukan identifikasi sumber biaya yang didapat oleh rumah sakit untuk

melaksanakan kegiatannya. Untuk itu diperlukan adanya rincian setiap

biaya yang dikeluarkan per unit layanan/kegiatan.

b) Langkah kedua

Melakukan identifikasi pusat-pusat biaya (cost centers) yang terdapat

dalam rumah sakit yaitu setiap unit struktural maupun fungsional dalam

rumah sakit yang memerlukan biaya dalam melaksanakan kegiatannya.

Umumnya pusat-pusat biaya ini dapat dikelompokkan dalam dua jenis

yakni.

1) Pusat biaya pemasukan / produksi (revenue producing cost center)

yaitu unit yang langsung memberikan pelayanan kepada pasien atau

dapat dikatakan unit yang dapat mengklaim langsung output pasien,

contoh unit rawat inap.

2) Pusat biaya pengeluaran / produksi (non revenue producing centers)

yaitu unit yang keberadaannya menunjang unit produksi, contoh

instalasi gizi, instalasi laundry, bagian keuangan.

c) Langkah Ketiga

Menghitung besarnya biaya asli dari tiap-tiap unit penunjang dan

produksi yang diuraikan menurut jenis biaya ( investasi dan operasional )

dan komponen-komponennya. Komponen biaya investasi antara lain

biaya gedung, peralatan medis dan non medis. Komponen biaya

operasional antara lain, honorarium, obat, alat tulis medis (kasa, kapas

dll). Biaya asli setiap unit penunjang dan produksi ini adalah semua biaya

yang telah digunakan untuk waktu tertentu, biasanya satu tahun.

Untuk menghitung biaya investasi dalam setahun termasuk biaya

penyusutan, dalam hal ini menggunakan metode Annualized Invesment

Cost (AIC)

d) Langkah keempat

Setelah hasil dari langkah ketiga diperoleh, maka langkah selanjutnya

yaitu memindahkan biaya asli setiap unit penunjang kesetiap unit

produksi yang terkait. Hal ini disebut dengan mengalokasikan biaya

karena pada dasarnya unit penunjang akan memindahkan biaya asli yang

secara berbeda jumlahnya ke unit-unit produksi terkait, maka tidak akan

ada lagi biaya yang tersisa disatu unit penunjang.

Dengan demikian biaya akhir yang ada disetiap unit produksi itu sendiri

ditambah dengan biaya tindakan dari unit penunjang. Untuk mendapatkan

biaya satuan (unit cost) layanan yang diberikan selama setahun yang

sama. Kegiatan alokasi biaya ini dilakukan untuk setiap jenis biaya dan

komponennya masing-masing.

Untuk dapat dilakukan alokasi biaya dengan benar maka harus dilakukan

dua langkah.

1) Langkah pertama

Melakukan identifikasi hubungan atau kaitan antara unit penunjang

dengan unit produksi.

2) Langkah kedua

Menentukan ukuran dasar alokasi yang akan digunakan artinya jika

ingin mengalokasikan biaya dari bagian administrasi keunit lainnya,

maka harus ditentukan terlebih dahulu ukuran-ukuran dasar yang

dipakai, dalam hal ini biasanya digunakan jumlah pegawai.

Dengan demikian setiap alokasi biaya dari bagian administrasi akan

dialokasikan dengan menggunakan jumlah seluruh pegawai rumah

sakit sebagai penyebut kemudian dikalikan ke masing-masing unit

produksi berdasarkan jumlah pegawai di unit yang bersangkutan.

Selain jumlah pegawai pada unit administrasi sebagai dasar alokasi

biaya dari unit penunjang ke unit produksi. Alokasi pada unit

penunjang lain seperti biaya instalasi laundry, instalasi gizi dapat

dialokasikan pada unit-unit produksi dengan dasar alokasi sebagai

berikut:

• Cuci/Laundry : jumlah potong pakaian, jumlah kg yang dicuci

• Kebersihan : meter persegi luas lantai

• Dapur : porsi makan

• Umum : volume biaya yang terdapat di masing – masing unit

e) Setelah seluruh biaya langsung (biaya operasional/variable) maupun biaya

tidak langsung (Biaya umum administrasi serta pemeliharaan) seluruhnya

telah dialokasikan ke unit instalasi yang dianalisis selanjutnya seluruh

biaya tersebut dialokasikan ke masing-masing kelas rawat inap sesuai

dengan proporsi dasar alokasi seperti jumlah pendapatan, jumlah

pegawai.

f) Biaya-biaya kemudian digolongkan baik pada level unit maupun aktivitas

kemudian membagi biaya pada masing-masing kelas rawat inap sesuai

dengan unit maupun aktivitas penggeraknya dalam hal ini porsi makan,

berat cucian serta hari rawat sehingga diperolehlah unit cost masingmasing

unit serta aktivitas dalam suatu kelas rawat inap.

7. Cost Recovery Rate

Setelah diperoleh hasil biaya total dan biaya satuan maka dilakukan

perbandingan antara biaya dan pendapatan unit rawat inap. Hasil yang

diharapkan adalah didapatkannya nilai persentase kemampuan suatu unit rawat

inap menutup biayanya dari pendapatan retribusi pasien dibandingkan dengan

perhitungan biaya atau disebut Cost Recovery Rate total.

BAB III

KASUS DAN PEMBAHASAN

Dr. Donnie Damara, M.Kes bermaksud menyusun Rencana Strategis Bisnis

bagi RSUD X yang saat ini dipimpinnya. Selama 4 tahun terakhir kinerja RS

ini seperti jalan ditempat. Jumlah kunjungan hanya meningkat sedikit,

pendapatan juga meningkat namun tidak signifikan, sedangkan biaya

meningkat sangat tinggi. Dilain pihak, ada 3 RS swasta yang cukup besar

yang menjadi pesaingnya dan terus mengembangkan pelayanan. Sebagai

orang yang dibesarkan dalam atmosfer wirausaha (orang tuanya adalah

pengusaha restoran yang sukses di kota asalnya), dr. Donnie merasa bahwa

RSUD ini memiliki prospek untuk berhasil. Namun ia tahu bahwa insting ini

harus dibuktikan dengan analisis yang kuat agar tidak salah dalam

perhitungan. Ada beberapa hal kunci yang ingin ia ketahui sebelum

memutuskan untuk melakukan pengembangan, antara lain:

1. Sebesar apakah kebutuhan pelayanan kesehatan masyarakat pada lima sampai

sepuluh tahun kedepan? Berapa persen dari kebutuhan tersebut yang bisa dipenuhi

oleh kapasitas pelayanan yang ada di Kabupaten X saat ini?

2. Kemana arah pengembangan RS pesaing?

3. Jika dikaitkan antara pola penyakit dengan ketersediaan tenaga spesialis di

RSUD X, produk pelayanan (klinik) apa saja yang potensial untuk

dikembangkan? Berapa kapasitasnya? Sejauh mana teknologinya?

4. Bagaimana dukungan stakeholder eksternal terhadap upaya-upaya

pengembangan RSUD X? Siapa saja yang mendukung dan siapa yang tidak?

Apakah Pemda akan senantiasa memberi subsidi bagi RS?

Untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut di atas, dr.

Donnie mulai mengerahkan stafnya untuk mencari data yang diperlukan dan

melakukan analisis. Namun ternyata melakukan analisis tidak semudah yang

diperkirakan. Para staf yang diberi tugas tidak mengerti harus memulai dari

mana dan konsep apa yang dipakai.

Melakukan analisis trend watching secara kuantitatif terhadap lingkungan

internal rumah sakit.

Analisis ini ditujukan untuk mengevaluasi kinerja pelayanan RS dalam kaitannya

dengan pengembangan perencanaan di RS. Dalam hal ini, analisis difokuskan

pada instalasi-instalasi di RS yang merupakan revenue centre dan core-business

RS. Sebagai catatan, semakin detil informasi mengenai proyeksi volume

“penjualan” atau kegiatan produk yang ingin dihasilkan maka akan semakin detil

pula data yang dibutuhkan.

a. Hitunglah tingkat peresepan di RS anda, pada pelayanan rawat jalan, IGD,

rawat inap dan OK (prescription rate).

Prescription Rate IRJA = Jml R /di IRJA

Jml kunjungan pasien IRJAX 100 %

Prescription Rate IGD = Jml R /di IGD

Jml kunjungan pasien IRJAX 100 %

Prescription Rate IRNA = Jml R/di IRNA

Jml Hari Rawat Pasien IRNAX 100 %

Prescription Rate OK = Jml R/di OK

JumlahOperasiX 100 %

b. Hitunglah komposisi peresepan berdasarkan kategori pasien: Umum, Askes dan

Askeskin, karena tarif dan paket obat untuk ketiga kelompok pasien ini berbeda-

beda.

c. Berikut ini adalah contoh data dari Instalasi Farmasi.

2006 2007

Resep Masuk 4,639 4,090

R/ 13,575 6,885

Umum 4,639 2,750

Akses - -

Askeskin - 1,340

Data di atas dapat dianalisis lebih lanjut dengan menggunakan asumsi:

- Setiap pasien rawat jalan rata-rata mendapatkan 3 R/

- Setiap pasien IGD rata-rata mendapatkan 5 R/

- Setiap hari rawat pasien di IRNA rata-rata mendapatkan 7 R/

(Catatan: asumsi ini didasarkan pada sampling pola peresepan di IRJA, IGD dan

IRNA).

Sehingga jumlah R/ yang seharusnya dapat dilayani adalah:

2006 2007

IRJA 59,823 88,515

IGD 26,505 45,625

IRNA 220,174 269,009

Jumlah 306,502 403,149

Dibandingkan dengan kenyataan jumlah resep yang dilayani (pada tabel

sebelumnya), jumlah ini jauh lebih besar.

Contoh interpretasi untuk data Instalasi Farmasi diatas adalah:

Resep yang dilayani di IFRS sangat sedikit dibandingkan dengan jumlah

kunjungan pasien di IRJA dan IGD, serta total hari rawat pasien di IRNA. Hal ini

disebabkan karena stok obat dan bahan medis di IFRS seringkali tidak sesuai

dengan kebutuhan pasien, disamping RS belum memiliki formularium.

Analisis Keuangan

Untuk melihat kondisi keuangan RS, lakukan:

- Analisis trend untuk biaya dan pendapatan secara umum

- Analisis trend untuk biaya dan pendapatan per jenis pasien

- Analisis trend untuk biaya dan pendapatan per unit pelayanan (revenue centre)

RS

.