MAIL MERGE

MAIL MERGEMail Merge adl fasilitas untuk membuat dan mencetak surat dengan menggabungkan dua dokumen utama yang berisi surat induk dan dokumen data yang berisi data.Umumnya surat yg dibuat dg menggunakan fasilitas mail merge adl surat yg isinya sama, akan tetapi ditunjukan kepada beberapa orang dengan nama dan alamat yg berbeda, contoh surat undangan , penawaran dll

MEMBUAT DOKUMEN UTAMA MAIL MERGE

Buatlah dokumen utama atas teks dan beberapa variabel informasi lainya yg mrp titik kunci penggabungan. CONTOH ( nama, alamat, jabatan). Pada dokumen yg menjadi titik kunci penggabungan ialah no, lamp, nama, nama belakang, alamat, sumbangan. 1. PADA MENU TOOLS PILIH MAIL MERGE

- klik tombol Create-Aktifkan form letters


-Klik tombol active windows-Klik get data- Pilih Create data Source

Klik Remove Field Name, utk menghapus field-field spt title, firstname, Lasname, jobTiltledll.Masukan field no, lamp, nama, alamat, sumbangan pada field name lalu klik Add Field Name, lalu klik OK


-Akan muncul jendela dialoq Save As, File untuk menyimpan data dari field tsb tentukan nama filenya dan klik ok- Akan muncul kembali jendela dialoq yg memberikan pilihan edit data source utk memasukan data-data dari field diatas / edit main dokument, utk menambahkan merge field langsung pada dokumen. Anda pilih data source masukan data-data pada field yg telah ditentukan setelah waktu pengisian record pertama, klik

Mail mergeKlik tombol add new untuk menambah ke record berikutnya. Jika sudah selesai klik OK pada record terakhir.- Ketik dokumen anda dan beri tempat bagi field-field kunci.-

Mail merge- Pindahkan kursor pada field kunci pertama ( misal nama ), lalu klik insert merge field kunci, ulangi sampai selesai.Tujuan mail merge utk memudahkan pembuatan surat dengan data yg banyak, menghemat memori, sebaiknya hasil dari mail merge dicetak ke printer, data dpt diambil dari paket aplikasi yg lain

Pembuatan Data pada Amplop dgn Mail merge

- mulai dengan dokumen baru- pilih mail merge dari menu toolsklik tombol create dan pilih envelope- klik tombol active window pada saatmenanyakan dokumen mana yg akan digunakan - Klik get data utk menentukan data yg digunakan pilih create data source utk membuat record baru yg akan digunakan


-Klik tombol get data utk menentukan data yg akan digunakan pilih create data source utk membuat record baru yg akan digunakan, masukan data nama dan alamat sedang data yg lain dihapus menggunakan remove field name klik ok- akan muncul jendela save as yg menentukan file yg akan digunakan sebagai tempat penyimpanan record kmd Ok


-ada jendela pertanyaan dengan dua pilihan edit data source/ set up main document pilih set up main dokument- muncul jendela baru pada tab envelope option pilih ukuran amplop yg akan digunakan klik juga tab printing options dan ubah cara envelope pada saat dimasukan ke priter kmd ok- pada bagian data sourceklik tombol edit untuk memasukan data-data yg digunakan


-klik add new untuk record baru klik ok jika input data sudah selesai.- Pada dokument masukan data-data yg ada di mail merge dengan mengklik insert merge field dan tentukan field yg akan ditampilkan pada amplop klik icon (abc) utk memperlihatkan data yg sudah dimasukan.- utk mencetak ke amplop masukan amplop sesuai tab printing options dari menu file pilih print OK

Cetak Gabung dengan memasukan data keybord

-Anda dapat menggunakan field ASK, fill in dan set utk mencetak data variabel yg tidak didefinisikan dlm file data karena dgn field-field ASK fill in akan menampilkan kotak dialog utk menanyakan data yg akan di cetak dalam priter dan menambahkan data tambahan yg berbeda dan tidak terdapat dalam file data dg menggunakan field set

Cetak Gabung dengan memasukan data keybord

-Sehingga saat field-field tsb disisipkan pada dokumen utama dan pada saat anda akan mencetak dokumen mail merge, word akan menampilkan kotak dialog utk meminta masukan data yg telah ditentukan sebelumnya.

Petunjuk Penggunaan field ASK

-Field ini utk menampilkan kotak dialog pertanyaan yg telah anda tentukan utk mengisi teks yg telah ditandai oleh bookmark- Field ini digunakan saat anda ingin menayakan utk teks isian pada lokasi lebih dari satu didalam dokumen.

Petunjuk Menyisipkan field ASK pada dokument utama mail merge

* Tempatkan pointer pad aawal baris dokumen utama mail merge* Klik tombol insert word field pada toolbar mail merge, kmd klik field Ask . Pada daftar word akan menapilkan kotak dialog insert word field ask* Didalam kotak bookmark, ketik nama bookmark sbg variabel yg akan disisipkan pada dokument utama mail merge


* Didalam kotak prompt ketik teks yg akan ditampilkan dalam kotak dialog input pertanyaan saat tampil . Bila perlu anda juga dapat mengisi pada kotak default bookmark text yg akan selalu tampil sebagai default setiap kotak dialog input pertanyaan muncul.*Klik tombol OK , setelah anda mengklik word akan menampilkan kotak dialog input pertanyaan


* Anda diperbolehkan utk mengisi data-data sekarang, boleh juga anda membatalkanya dengan mengklik tombol cancel.*Jika dalam dokumen utama mail merge tidak tampak field Ask utk menmpilkan tekan ALT+F9*dan sebaliknya jika ingin menyembunyikan.

Penggunaan Field Fill In

* Digunakan utk menampilkan kotak dialog pertanyaan dan menyisipkan teks anda ketik kedalam dokumet . Fill In digunakan saat anda menghendaki teks isian yang anda ketikan pada kotak dialog disisipkan dalam satu lokasi saja didalam dokument. Jika menghendaki teks isian yg sama dalam lokasi lebih dari satu gunakan fill ASK

Petunjuk menyisipkan merge Field Fill In

* Tempatkan pointer dimana anda akan meletakan data input dari field fill in pada dokument utama mail merge*Klik tombol insert word field kemudian pilih Fill In pada kotak daftar *maka akan tampak kotak dialog Insert Word Field Fill in* Dalam kotak promp ketikan teks yg akan dimunculkan dalam kotak dialog utk field fill in

Petunjuk menyisipkan merge Field Fill In

* Anda dapat menuliskan teks pada kotak default fill in text utk disimpan sbg teks default bookmark bila anda tidak mengiginkanya kotak default fill in text dapat dikosongkan*pilih OK

MAIL MERGE TINGKAT LANJUT

* Proses pembuatan mail merge diatas adalah contoh dari kasus yang sederhana. Adapun untuk kasus-kasus dimana isi surat tidak semuanya samapersis / masal melainkan ada bagian tertentu yang berbeda bahkan mungkin bertolak belakang, maka ada sedikit perbedaan cara penangananya. * Contoh

Mail merge tingkat lanjut

NO NAMA TOKO ALAMAT PRODUK JUMLAH

1 Fani Delima Jl kenanga kulkas 20000000

2 Ani Prima Jl sutomo kompor 12000000

3 zaenal Intan Jl sudirma vidio 230000000

4 Ruli Berlian Jl gerilya tape 55000000


* Membuat surat pemberitahuan *PT ELEKTINDO setiap tahun selalu memberi hadiah kepada para langganan yg membeli produk perusahaan tersebut senilai Rp 100000000 atau lebih dengan sebuah televisi sedang pelanggan yg tidak mencapai jumlah tersebut mendapat tape recorder


* Model surat yang diinginkan adalah sebagai berikut :*Kepada Yth.*<Nama>*<toko>*<alamat>*ditempat


Dengan hormat Selama tahun ini saudara <nama>telah kami catat sebagai pelanggan PT Elektindo untuk itu kami mewakili peruusahaan ingin mengucapkan terima kasih atas segala kerja sama yang telah terjalin dengan baik selama ini. Berdasarkan catatan transaksi perusahaan, saudara telah membeli produk kami yaitu <produk> senilai Rp < jumlah>


Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka perusahaan bermaksud memberi hadiah akhir tahun untuk saudara yaitu sebuah <hadiah>. Demikian pemberitahuan dari kami, sekali lagi kami ucapkan terima kasih.

Jakarta 1 Oktober 2002 PT ELEKTINDO

AMIR SANTOSA SE, M.KOM

Cara menyelesaikan

- buat dokumen utama klik tool mailmerge crete form letters active windows - membuat sumber data klik get data create data source hapus semua nama field yg tersedia dg remove field name - mengisi data klik edit data source ketik satu persatu -mengatur posisi nama field sesuai dengan model toolbar mail merge

Cara menyelesaikan

--mengurutkan data sesuai dengan jumlah harga agar pelanggan dengan jumlah belanja terbesar akan tercetak lebih dulu buka kotak dialoq mail merge helper pilih query option, sort record, ttk kunci ok. Pilih query option pilih tab filter record kemudian pilih pilihan sbb : field name : jumlah dg drop down comparison : kotak alternatif perbandingan tekan drop down kmd pilih greater than or equal to ( >=)

Cara menyelesaikan Compare to : masukan nilai yg dibandingkan Rp 100000000 insert this text : ketik teks dikotak ini jika kondisi yg diuji benar ( televisi) Othenwise insert this text : ketik teks dikotak ini jk kondisi yg diuji tidak benar dalam hal ini ( tape recorder) dari contoh pengisian diatas, jk field jml lebih besar atau sama dengan 100000000 maka tulisan televisi, tapi jk tidak, tulislah tape recorder. -Mencetak hasil penggabungan klik icon merge to printer.

Membuat surat lamaran pekerjaan dengan mail merge

Contoh informasi yg berhasil dikumpulkan sbb: koran hari tgl lowongan perusahaan alm kota kom minggu 20-01 00 administrasi PT K jlcc solo Rep selsa 21-01 00 sekretaris PT B jlll jkt sura jumat 24-01 00 EDP PT G jl nn band post 25-01 00 admin PT U jld surab


* Model surat yang diinginkan adalah sebagai berikut :*Kepada Yth.*<Nama>*<Perusahaan>*<alamat>*<kota>

Membuat surat lamaran pekerjaan dengan mail merge

Contoh informasi yg berhasil dikumpulkan sbb: koran hari tgl lowongan perusahaan alm kota kom minggu 20-01 00 administrasi PT K jlcc solo Rep selsa 21-01 00 sekretaris PT B jlll jkt sura jumat 24-01 00 EDP PT G jl nn band post 25-01 00 admin PT U jld surab


Dengan hormat Berdasarkan iklan Bapak pada harian <koran> edisi<hari> tanggal<tanggal> saya ingin melamar pekerjaan untuk bagian <lowongan>. Adapun sebagai bahan pertimbangan bapak maka bersama ini saya sertakan beberapa lampiran sbb : 1. Daftar riwayat hidup 4. Past foto 4X6 2 fotokopy ijasah 5. Surat ket penga kerja 3 fotokopy KTP


Demikian surat lamaran ini saya buat, semoga Bapak berkenan menerimanya terima kasih.

Hormat saya

AAN SANTOSA SE, M.KOM

Menggabungkan surat dgn kreteria membuat surat panggilan I

Contoh: no nama alamat kota pendidikan umur IP 1 AA jl mrica yogya SI 30 3,5 2 SS jl gajah yogya D3 21 2,8 3. ZZ Jl beo jakarta SI 28 3,2 4 BB Jl losa Cirebon D3 25 2,9

Menggabungkan surat dgn kreteria membuat surat panggilan I

Kepala bagian personalia PT AXL ADILLA bermaksud memanggil para pelamar yg memenuhi kretaria untuk mengikuti test tertulis 1. Umur dibawah 27 2 pendidikan SI 3 IP diatas / sama dengan 3,0


*1 Ketik surat panggilan dalam dokumen utama*Hal : Panggilan*Kepada Yth.*<Nama>*<alamat>*<kota>


Dengan hormat Menunjuk surat lamaran saudara beberapa waktu yang lalu, kami mengharapkan kehadiran saudara di kantor PT AXL ADILLA JL BERINGIN NO 77 pada hari senin 30 Oktober 2002 pukul 10.30 Wib Demikian pemberitahuan dari kami, atas perhatianya kami ucapkan terima kasih jakarta, 20 Oktober 2002

MAIL MERGE TINGKAT LANJUT Caranya : 2 klik tools mail merge crete form leters aktive windows 3 get data create data source remove 4 Klik icon mail merge helper pada toolbar mail merge pilih INSERT WORD FIELD dan klik tab filter record 5 Pada kolom Field baris pertama pilih field yg akan digunakan sbg filter dan pada kolom comparison baris pertama drop down daftar perbandingan penyaringan

MAIL MERGE TINGKAT LANJUT Comparison Perbandingan keterangan 1 equal to (=) isi field dt yg anda pilih harus sama dengan pada kotak compare to 2. Not equal to isi field data yg anda pilih harus tidak sama dengan kotak compare to 3. Greather than or equal to lebih besar / sama dg 4. Less Than < isidata yg dipilih lebih kecil 5. Less Than or Equal to lebih kecil / sama dengan 6. Is Blank Field gabung hrs kosong 7. Is Not Blank Field gabung hrs tidak kosong

MAIL MERGE TINGKAT LANJUT 6 Jika perbandingan pada baris pertama anda masih kurang isi pada baris ke dua dan seterusnya dg tambahan operator AND / OR 7 ok, jk anda yakin clear all, jk masih ragu klik cancel 8 Lakukan cetak gabung icon merge to printer

Menggabungkan surat dgn kreteria membuat surat panggilan II

Kepala bagian personalia PT AXL ADILLA bermaksud memanggil para pelamar yg memenuhi persyaratan lulus D3 Akuntansi / Komputer IP >= 3,0 nama pdd jursan IP alam kota 1. Titik D3 AK 2.7 Jl aa JAKARTA 2. Wati SI Kom 3.5 Jl bb JAKARTA 3. Doni D3 Marketing3,2 Jl vv JAKARTA 4. Sari D3 Komputer 2 Jl hh Yogyazmx


*1 Ketik surat panggilan dalam dokumen utama*Hal : Panggilan*Kepada Yth.*<Nama>*<alamat>*<kota>


Dengan hormat Menunjuk surat lamaran saudara beberapa waktu yang lalu, kami mengharapkan kehadiran saudara di kantor PT AXL ADILLA JL BERINGIN NO 77 pada hari senin 30 Oktober 2002 pukul 10.30 Wib Demikian pemberitahuan dari kami, atas perhatianya kami ucapkan terima kasih jakarta, 20 Oktober 2002

ON LINE FORM

ON LINE FORM dengan formulir on line anda dapat menyimpan atau mencetak datanya saja . Jadi data yang diisi dalam formulir dan disimpan menjadi suatu record tunggal untuk digunakan database

On Line Form( formulir yg ditulis langsung )

- tujuannya adl utk memudahkan user mengisikan data ke dalam formulir tanpa harus mencetaknya dalam kertas meskipun demikaian online form dapat dicetak dalam kertas.- Field Form ( Atribut Form )Mrp tipe isian data yg disediakan oleh word utk membuat on line form

Field Form yang disediakan

- Drop down field form box- Check field form box- Text field form box

DROP DOWN BOX- Digunakan utk memberikan pilihan kepada user- Pilihan tersebut berupa daftar/ list memanjang ke bawah- dengan fasilitas ini user hanya diperbolehkan utk mengisi field sesuai dengan daftar pilihan yg telah disediakan contoh, agama ( islam, kristen, hindu, budha )

DROP DOWN BOX- CARANYA :-Pilih icon drop down pada view toolbar form dan sisipkan di area yg dipilih - modifikasi dg dokumentdk dalam keadaan terprotekdoble klik field form drop down , akan tampil drop down dialog box

GROUP BOX(Utk menentukan opsi-opsi yg ingin dimunculkan :- max karakter 50 char- memasukan opsi item ke dlm list clik add button-jk urutan opsi item yg diubah maka gunakan button anak panah keatas kebawah , utk menghapus dgn remove button, gb dapat dilihat.

TEXT FIELD FORM-Digunakan utk memberikan area /tempat bagi user utk mengisikan sesuatu dlm bentuk teks- Untuk menyisipi text field form mk pilih ab-jk text field yg ditampilkan ingin diberikan shading MODIFIKASI-Tidak terprotekdoble klik muncul text field form dialog box

TIPE TIPE TEXT-Regular (Memasukan teks angka, simbol, spasi-Number (utk teks angka )-date (tanggal )- Current date time (mengisikan dt tgl / wkt yg berlaku pd sistem komputer )- Calculation (dt hasil perhitungan formula/rumus)- Default text (menyediakan isian teks standar)

TIPE TIPE TEXT-jika user tidak mengisikan apapun field teks yg diinginkan mk sistem akan menganggap bhw isian yg dimasukan adl isian standar tsb.Max length (jml maksimal karakter)Max (255 char), unlimited (berapun jmlnya max 255 char)- Teks format (uppercase)

Check box field form-Fungsinya adl utk memberikan pilihan kepada user dalam bentuk pilihan yg bersifat benar/salahauto (ukuran box sesuai ukuran tekz disekitarnya)Exactly (ukuran ditentukan sendiri)Devault valuenot check(tdk ada nilai standar)cheked (sudah dibuat nil awal standar)

FORMULIR BIO DATA Data Pribadi :

Nama lengkapTempat lahirTanggal lahirJenis Kelamin (pria & wanita)AlamatStatus (menikah, belum menikah , duda/janda )

FORMULIR BIO DATA

Pendidikan :Nama SekolahTahun LulusKeterangan

FORMULIR BIO DATA Kepegawaian :

Tanggal MasukNIKBagianGaji PokokTunjanganJabatanKeterangan

MAIL MERGE

Documents

Transcript of MAIL MERGE