Laporan Proyek Perubahan Patria Susantosa

LAPORAN

PROYEK PERUBAHAN

MODERNISASI PENGADAAN NASIONAL MELALUI PERCEPATAN IMPLEMENTASI “SIKaP-InOVATif”

(SISTEM INFORMASI KINERJA PENYEDIA – INTEROPERABEL, OBJEKTIF, VALID, ANDAL, ATRAKTIF)

DISUSUN OLEH:

PATRIA SUSANTOSA NIP. 19731201 200312 1004

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN II TAHUN 2015

-‐ Sebuah Catatan Perubahan -‐

Think Big, Start Small, Scale Fast

Diklatpim III Angkatan II Tahun 2015 Pusdiklat BPK Halaman i

ABSTRAK

Keberhasilan pembangunan nasional tidak bisa dilepaskan dari peran strategis pengadaan barang/jasa. Tantangan mengelola pengadaan nasional adalah mensinergikan antara fleksibilitas dan akuntabilitas, untuk mengakomodasi kecepatan dan terobosan yang dibutuhkan dalam pengadaan barang/jasa guna mencapai sasaran pembangunan, tanpa meninggalkan tata nilai pengadaan. Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKaP) adalah Sistem Informasi yang memuat data kinerja dan/atau kualifikasi Penyedia Barang/Jasa secara nasional. Percepatan pengembangan dan implementasi SIKaP ini sangat diperlukan karena aplikasi ini merupakan instrumen modernisasi pengadaan yang sangat strategis yang menjadi “enabler” reformasi pengadaan nasional. Pada tahap awal, SIKaP ini dibangun untuk mendukung terjadinya metode pemilihan baru yang lebih simple tapi tetap akuntabel yaitu e-Lelang Cepat. Customer dari proyek perubahan ini adalah Penyedia Barang/Jasa, Unit Layanan Pengadaan (ULP), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), serta Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). Mobilisasi yang dilakukan untuk keberhasilan proyek ini adalah melakukan konsolidasi perencanaan dengan seluruh key partners dan customer. Bersamaan dengan itu dilakukan mobilisasi internal dengan key resources untuk mengembangkan aplikasi, infrastruktur, data dan tata kelola SIKaP dan eLelang Cepat. Secara simultan juga dilakukan sosialisasi dan pendampingan pada customer. Mobilisasi kegiatan berupa pelaporan pada pimpinan mulai dari atasan di internal LKPP, Menteri, Presiden, dan DPR dilakukan untuk menguatkan implementasi SIKaP ini. Menjalankan mobilisasi secara paralel adalah bagian dari strategi pengembangan aplikasi dinamis dalam waktu terbatas. Hal ini berhasil menggalang seluruh stakeholder untuk memberikan dukungan baik yang latent, maupun menguatkan dukungan para pihak yang sudah promoters, sehingga di akhir proyek perubahan sudah tidak ada yang resisten. Semua dukungan tersebut di atas mampu mewujudkan terjadinya pengembangan dan percepatan implementasi SIKaP dan eLelang Cepat yang menghasilkan value “InOVATif” yaitu Interoperabel, Objektif, Valid, Andal, dan Atraktif, dengan: 1. Terimplementasinya aplikasi SIKaP V.2 dan aplikasi SPSE 4.1 2. Terimplementasinya peningkatan pengelolaan data SIKaP melalui interkoneksi

data histori transaksi penyedia di aplikasi SPSE pada 600 lebih LPSE 3. Terimplementasinya infrastruktur jaringan sistem pusat SIKaP yang dinamis 4. Meningkatnya aspek suprastruktur atau tata kelola implementasi SIKaP dan

eLelang Cepat antara lain meliputi aspek regulasi/kebijakan, strategi implementasi, komunikasi, maupun pembinaan sumber daya manusia.

Berdasarkan hasil implementasi proyek perubahan, sudah mulai terlihat peran SIKaP dan eLelang Cepat untuk meningkatkan kinerja pengadaan antara lain menjadi solusi logistik Pilkada Serentak 2015 yang menghasilkan penyedia dengan kualifikasi baik, proses lebih cepat dan lebih mudah, kompetisi lebih objektif, mutu tetap baik, serta harga yang lebih murah, yaitu rata-rata di bawah 50%. Proyek perubahan ini perlu terus dilanjutkan dan ditingkatkan untuk memastikan reformasi pengadaan segera tuntas diwujudkan.

Diklatpim III Angkatan II Tahun 2015 Pusdiklat BPK Halaman ii

KATA PENGANTAR

Dunia pengadaan barang/jasa nasional masih diselimuti oleh banyak kegelisahan. Berdasarkan laporan KPK, KPPU, dan BPK, kasus pengadaan masih jadi perkara atau temuan yang dominan. Di sisi lain, banyak pihak sudah tidak memiliki ketertarikan menjadi pelaku pengadaan karena aspek ini sering berujung dengan kesalahan administrasi, yang tidak menutup kemungkinan dibawa ke ranah pidana. Kondisi ini tidak menguntungkan karena akan memperlambat laju pembangunan. Modernisasi pengadaan nasional merupakan salah satu cara yang bisa diandalkan untuk mengikis kegelisahan tadi. Sudah terbukti, Inovasi pemanfaatan aplikasi pengadaan secara elektronik mampu mereduksi permasalahan. Memang masih banyak ketidaksempurnaan dalam aplikasi eksiting sehingga perlu dikembangkan. Proyek perubahan ini diharapkan menjadi bagian untuk menyempurnakan aplikasi pengadaan secara elektronik. Alhamdulillah, Allah SWT selalu melimpahkan karunia yang tiada terhingga, sehingga pada bulan November 2015 Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan II Tahun 2015 Pusat Pendidikan dan Latihan Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia “Modernisasi Pengadaan Nasional dengan Percepatan Implementasi SIKaP-InOVATif (Sistem Informasi Kinerja Penyedia – Interoperabel, Objektif, Valid, Andal, AtrakTif)” dapat diselesaikan. Penyelesaian laporan ini tentu sangat didukung oleh banyak hal, salah satunya adalah lingkungan dan pola Diklatnya yang mampu menghadirkan inspirasi dan motivasi untuk menikmati perjalanan pembelajaran ”value based leadership”, dalam menjawab segala antangan permasalahan bangsa. Diklat ini benar-benar keluar dari belenggu teori dan memberikan kebebasan untuk menghasilkan karya nyata untuk mengubah bangsa ke arah yang lebih baik. Sudah sepantasnya penulis sampaikan terimakasih kepada pimpinan dan manajemen Pusdiklat BPK, coach serta seluruh narasumber yang senantiasa meningkatkan gairah perubahan. Ucapan terimakasih juga layak dismapikan kepada LAN sebagai perintis Proyek Perubahan perdana yaitu mengubah pola Dikltapim menjadi lebih menyegarkan. Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada sponsor, coach, unit kepegawaian LKPP, key partners, serta seluruh stakeholder yang memberikan perhatian, bimbingan, kerjasama, serta dukungan penuh pada proyek perubahan ini. Ucapan terimakasih secara khusus juga disampaikan pada Kelompok Kerja proyek perubahan “SIKaP InOVATif”, karena dibalik proyek yang hebat, selalu ada tim yang kuat dan penuh semangat. Untuk memperbaiki potret pengadaan nasional secara berkelanjutan, proyek perubahan ini akan terus dikembangkan dan disempurnakan. Proyek ini juga diharapkan mampu menginisiasi, memberikan inpirasi baru, serta menggerakan lahirnya inovasi-inovasi perubahan lainnya, yang memberikan manfaat lebih dasyat untuk bangsa dan negara ini. Amin YRA.

Jakarta, November 2015, Patria Susantosa

Diklatpim III Angkatan II Tahun 2015 Pusdiklat BPK Halaman iii

DAFTAR ISI

ABSTRAK ................................................................................................................. i KATA PENGANTAR ................................................................................................ ii DAFTAR ISI ............................................................................................................. iii DAFTAR TABEL ...................................................................................................... iv DAFTAR GAMBAR .................................................................................................. v DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................... vi DAFTAR SIMBOL .................................................................................................... ix BAB I : PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. Latar Belakang ...................................................................................... 1 B. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan ............................................... 3 C. Ruang Lingkup ....................................................................................... 4 D. Standar/Kriteria Keberhasilan ................................................................ 4

BAB II : DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK ........................... 5 A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek ............................................................. 5

1. Kondisi Awal Sebelum Proyek ........................................................... 5 2. Kondisi Setelah Proyek Yang Diharapkan ......................................... 6

B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan ....................................................... 9 1. Tahap Persiapan ............................................................................. 9 2. Tahap Pelaksanaan Hasil Kegiatan ................................................. 9

C. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder ............................................ 20 1. Stakeholder Internal ......................................................................... 20 2. Stakeholder eksternal ...................................................................... 21 3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder ...................................... 22 4. Kendala Internal dan Eksternal ........................................................ 23 5. Strategi Mengatasi Masalah ............................................................ 24 6. Capaian ........................................................................................... 25 7. Instrumen Monitoring yang Digunakan ............................................ 29

BAB III : KESIMPULAN DAN SARAN ……………..………………………………… 30 DAFTAR PUSTAKA ……………………...…………..………………………………… 32 LAMPIRAN ………………………………..…………..………………………………… 33

Diklatpim III Angkatan II Tahun 2015 Pusdiklat BPK Halaman iv

DAFTAR TABEL

Tabel - 1 Tujuan Proyek Perubahan .............................................................. 3 Tabel - 2 Pentahapan Utama ..................................................................... 9 Tabel - 3 Koordinator Bidang Proyek Perubahan .................................... 11 Tabel - 4 Uraian Kegiatan dengan Key Resources .................................... 12 Tabel - 5 Uraian Kegiatan dengan Customer ............................................ 12 Tabel - 6 Uraian Kegiatan dengan Key Partner ......................................... 14 Tabel - 7 Penyiapan Regulasi yang Terkait SIKaP .................................... 18 Tabel - 8 Sosialisasi SIKaP dan eLelang Cepat ....................................... 19 Tabel - 9 Stakeholder Internal … ............................................................... 20 Tabel - 10 Stakeholder Eksternal … ............................................................ 21 Tabel - 11 Capaian Proyek Perubahan ........................................................ 20

Diklatpim III Angkatan II Tahun 2015 Pusdiklat BPK Halaman v

DAFTAR GAMBAR

Gambar - 1 Segmentasi Pasar Rogers dan Big Bang Disruption ...................... 8 Gambar - 2 GenChart Tahapan Proyek Perubahan .......................................... 10 Gambar - 3 Topologi Pengelolaan Insfrastuktur Dinamis .................................. 17 Gambar - 4 Publikasi Proyek Perubahan … ...................................................... 18 Gambar - 5 Stakeholder Internal … ................................................................... 20 Gambar - 6 Grafik Infrastruktur Sebelum Proyek Perubahan … ........................ 27 Gambar - 7 Grafik Infrastruktur Setelah Proyek Perubahan … .......................... 28 Gambar - 8 Monitoring Utilitas Aplikasi SIKaP … .............................................. 29

Diklatpim III Angkatan II Tahun 2015 Pusdiklat BPK Halaman vi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran – 1 Tim dan Aktivitas Proyek Perubahan Lampiran – 1.a Foto Tim Lampiran – 1.b Surat Keputusan Lampiran – 1.c Gant Chart Aktivitas Tim Lampiran – 1.d Laporan Mingguan Ativitas Tim Lampiran - 2 Kick Off Meeting Lampiran – 2.1 Foto Kegiatan Lampiran – 2.2 Undangan Lampiran – 2.3 Notulen Lampiran – 2.4 Daftar Hadir Lampiran - 3 Konsolidasi dengan Customer Lampiran – 3.1 Konsolidasi dengan LPSE Lampiran – 3.1.1 Foto Kegiatan Lampiran – 3.1.2 Nota Dinas Kegiatan Lampiran – 3.1.3 Daftar Hadir Lampiran – 3.1.4 Notulen Lampiran – 3.1.5 Cuplikan Masukan Customer Lampiran – 3.2 Konsolidasi dengan ULP dan PPK Lampiran – 3.2.1 Foto Kegiatan Lampiran – 3.2.2 Surat Tugas Lampiran – 3.2.3 Cuplikan Masukan Customer Lampiran – 3.3 Konsolidasi dengan Penyedia Lampiran – 3.3.1 Foto Kegiatan Lampiran – 3.3.2 Daftar Hadir Lampiran – 3.3.3 Cuplikan Form Survey

Lampiran - 4 Konsolidasi dengan Key Partners Lampiran – 4.1 Konsolidasi dengan LPSE LKPP Lampiran – 4.1.1 Foto Kegiatan Lampiran – 4.1.2 Undangan Lampiran – 4.1.3 Daftar Hadir Lampiran – 4.1.4 Notulen Lampiran – 4.2 Konsolidasi dengan Kasubdit Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Lampiran – 4.2.1 Foto Kegiatan

Diklatpim III Angkatan II Tahun 2015 Pusdiklat BPK Halaman vii

Lampiran – 4.2.2 Undangan Lampiran – 4.2.3 Daftar Hadir Lampiran – 4.2.4 Notulen Lampiran – 4.3 Konsolidasi dengan Lembaga Penilai Financial BU & IUKI Lampiran – 4.3.1 Foto Kegiatan Lampiran – 4.3.2 Daftar Hadir Lampiran – 4.3.3 Notulen Lampiran – 4.4 Konsolidasi dengan Kasubdit Pengelolaan ULP Lampiran – 4.4.1 Foto Kegiatan Lampiran – 4.4.2 Daftar Hadir Lampiran – 4.4.3 Notulen Lampiran – 4.5 Konsolidasi dengan Direktorat Kebijakan Umum Lampiran – 4.5.1 Foto Kegiatan Lampiran – 4.5.2 Undangan Lampiran – 4.5.3 Daftar Hadir Lampiran – 4.6 Diskusi dengan Kasi Kebijakan Pengadaan Barang Lampiran – 4.6.1 Foto Kegiatan Lampiran – 4.7 Diskusi dengan Dirjen AHU Kemenkum HAM Lampiran – 4.7.1 Foto Kegiatan Lampiran – 4.8 Diskusi dengan Kasubdit Advokasi Lampiran – 4.8.1 Foto Kegiatan Lampiran - 5 Membangun e-Leadership Lampiran – 5.1 Foto Kegiatan Laporan ke Presiden Lampiran – 5.2 Laporan ke DPR Lampiran – 5.2.1 Daftar Hadir Lampiran – 5.3 Laporan ke Pejabat Eselon I LKPP Lampiran - 6 Konsolidasi dengan Key Resources Lampiran – 6.a Foto Kegiatan Lampiran – 6.b Notulen Lampiran - 7 Pengembangan Aplikasi Lampiran - 8 Pengembangan Infrastruktur Lampiran - 9 Pengelolaan Data Lampiran - 10 Tata Kelola /Adopsi

Diklatpim III Angkatan II Tahun 2015 Pusdiklat BPK Halaman viii

Lampiran - 11 Sosialisasi SIKap dan eLelang cepat Lampiran – 11.1 Rakernas LPSE 2015 Lampiran –11.1.1 Foto Kegiatan Lampiran –11.1.2 Daftar Hadir Lampiran –11.1.3 Notulen Lampiran – 11.2 Rakornas ULP Lampiran – 11.2.1 Foto Kegiatan Lampiran – 11.2.2 Nota Dinas Permohonan Lampiran – 11.3.3 Undangan Lampiran – 11.4.4 Daftar Hadir Lampiran – 11.3 Sosialisasi Penyedia (LAPAN) Lampiran – 11.3.1 Foto Kegiatan Lampiran – 11.3.2 Daftar Hadir Lampiran – 11.4 Sosialisasi Asosiasi Penyedia (KADIN BANTEN) Lampiran – 11.4.1 Foto dan Undangan Kegiatan Lampiran – 11.5 Sosialisasi SIKap dan eLelang Cepat lainnya Lampiran – 11.5.1 Foto dan Undangan Kegiatan Lampiran – 11.6 Sosialisasi lainnya Lampiran – 11.6.1 Foto Kegiatan Lampiran - 12 Pendampingan eLelang Cepat Lampiran – 12.1 Pendampingan Lelang Cepat Perdana Bapennas Lampiran – 12.1.1 Foto Kegiatan Lampiran – 12.2 Pendampingan dan Evaluasi Lelang Cepat LAN Lampiran – 12.2.1 Foto Kegiatan Lampiran – 12.3 Pendampingan lainnya Lampiran – 12.3.1 Foto Kegiatan Lampiran - 13 Pernyataan Dukungan

Diklatpim III Angkatan II Tahun 2015 Pusdiklat BPK Halaman ix

DAFTAR SIMBOL

Foto

Video

Surat undangan/permintaan

Notulen

Daftar hadir

Report/Kuisioner

Diklatpim III Angkatan II Tahun 2015 Pusdiklat BPK Halaman 1

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG Upaya pemerintah melaksanakan pembangunan nasional, baik pembangunan fisik maupun non fisik, tidak bisa dipisahkan dari peran strategis pengadaan. Keberhasilan pembangunan ditentukan oleh sistem pengadaan barang dan jasanya. Penguatan pengadaan barang/jasa menjadi bagian dari komponen utama sistem pendukung manajemen pembangunan nasional. Keberadaan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) dilatarbelakangi oleh harapan agar pengadaan barang jasa pemerintah yang dibiayai dengan APBN/APBD dapat dilaksanakan secara efektif, efisien, mengutamakan penerapan prinsip-prinsip persaingan usaha yang sehat, dan akuntabel. Area perubahan yang dilakukan oleh Direktorat Pengembangan SPSE tentu harus selaras dengan area perubahan yang harus dilakukan organisasi LKPP dalam mencapai visi: “Menjadi pembaharu yang kredibel untuk mewujudkan pengadaan yang menghasilkan value for money dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan daya saing bangsa”. Analisis SWOT di bawah ini digunakan untuk melakukan proyek perubahan secara signifikan.

1. Kekuatan (Strenght): LKPP merupakan satu-satunya lembaga pemerintah yang memiliki kewenangan dalam menentukan kebijakan di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah berdasarkan Perpres 106 Tahun 2007 yang telah direvisi berdasarkan Perpres 157 tahun 2014. Kewenangan ini mampu membuat LKPP melakukan optimalisasi segala sumber daya untuk membenahi kinerja pengadaan nasional.

2. Kelemahan (Weakness): LKPP lambat dalam mewujudkan penguatan sistem pengadaan nasional yang mensinergikan antara fleksibilitas dan akuntabilitas pengadaan. Fleksibilitas ini penting untuk mengakomodasi kecepatan dan terobosan yang dibutuhkan dalam pengadaan barang/jasa dalam rangka mencapai sasaran pembangunan, namun tanpa meninggalkan prinsip dan tata nilai pengadaan.

3. Peluang (Opportunities): LKPP mendapat dukungan penuh pembenahan

pengadaan dengan lahirnya regulasi seperti Perpres 96 Tahun 2014 tentang Rencana Pita Lebar Nasional yang menjadikan e-Pengadaan sebagai prioritas. Regulasi lainnya adalah Inpres 1 tahun 2015 tentang percepatan pengadaan, maupun regulasi terkait Rencana Aksi Nasional Pemeberantasan Korupsi yang memberi peran LKPP semakin luas untuk mewujudkan pengadaan kredibel.


4. Ancaman (Threat): LKPP sering dijadikan entitas penyebab dalam

permasalahan yang bersinggungan dengan kebijakan pengadaan, seperti rendahnya penyerapan anggaran, buruknya kualitas pengadaan, atau kriminalisasi pengadaan. Meskipun hal itu bisa dijelaskan namun akan menjadi ancaman munculnya ketidakpercayaan publik yang lebih serius terhadap eksistensi organisasi.

Berdasarkan uraian di atas, maka proyek perubahan ini diarahkan untuk mampu menjawab aspek yang masih menjadi kelemahan organisasi yaitu: lambat dalam mewujudkan penguatan sistem pengadaan nasional yang mensinergikan antara fleksibilitas dan akuntabilitas pengadaan.

Tantangan untuk melaksanakan pengadaan yang lebih cepat namun tetap kredibel terjawab dalam revisi terbaru regulasi pengadaaan barang/jasa pemerintah, Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 di mana dalam konsiderannya tersurat “bahwa dalam rangka percepatan pelaksanaan belanja Negara guna percepatan pelaksanaan pembangunan, perlu inovasi terhadap pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang dilakukan dengan pemanfaatan teknologi informasi”;

Bentuk inovasi pemanfaatan Teknologi Informasi yang dilakukan berdasarkan regulasi tersebut dan sebelumnya tidak pernah dilakukan adalah membangun Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKaP), yaitu aplikasi yang memuat data kualifikasi dan/atau kinerja penyedia barang/jasa. Subdit Pengembangan Aplikasi dan Teknologi Informasi telah merelease SIKaP V.1.0 Februari 2015 ini. Aplikasi ini menjadi tumpuan perbaikan kinerja pengadaan di masa datang, sehingga menjadi perhatian dan prioritas bidang.

Adapun, permasalahan yang terkait SIKaP adalah sebagai berikut:

a. Permasalahan Aplikasi: Belum optimalnya Aplikasi SIKaP dan aplikasi terkait yang mendukung percepatan implementasi SIKaP

b. Permasalahan Data: Belum optimalnya pengelolaan database SIKaP dan database lain yang terkait dengan SIKaP

c. Permasalahan Infrastruktur Jaringan: Belum optimalnya penanganan infrastruktur jaringan aplikasi SIKaP

d. Permasalahan Suprastruktur/Tatakelola: Belum optimalnya aspek di luar infrastruktur aplikasi, data, dan jaringan, yaitu tata kelola dan adopsi/implementasi aplikasi SIKaP dan e-Lelang Cepat

Proyek perubahan ini diharapkan mampu menjawab permasalahan di atas. dengan semaksimal mungkin mendorong percepatan implementasi SIKaP dengan pencapaian value Interoperabilitas, Objektif, Valid, Andal, dan lebih AtrakTif (SIKaP-InOVATif).


B. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN Berikut ini digambarkan tujuan jangka pendek yang pencapaiannya akan me-leverage tujuan jangka panjang. Lebih besar dari tujuan yang tersaji di bawah ini, sebagaimana tergambar dalam Kanvas Inovasi di Project Charter, bahwa manfaat utama yang ingin dicapai dari semua pencapaian tujuan ini adalah reformasi pengadaan barang/jasa yang mampu mensejahterakan bangsa, mengusung nilai best value for maney.

Tabel1 Tujuan Proyek Perubahan

Jangka Pendek Jangka Panjang 1. Meningkatkan aksesibilitas

penggunaan SIKaP dengan terbangunnya Aplikasi SIKaP yang user friendly dan stabil untuk bisa diakses (sign in) oleh Penyedia Barang/Jasa, Pokja ULP, PPK, Verifikator LPSE, Admin SIKaP.

1. Meningkatkan utilisasi SIKaP dengan tersedianya data kualifikasi penyedia yang terverifikasi, sehingga pembuktian kualifikasi sudah tidak diperlukan. Terselenggaranya penambahan akesibilitas untuk Pengguna lain

2. Meningkatkan objektivitas evaluasi Pokja ULP terhadap penyedia dengan tersedianya data pengalaman penyedia barang/jasa dari seluruh LPSE yang dapat digunakan untuk validasi evaluasi kualifikasi dan otomatisasi evaluasi kualifikasi untuk e-Lelang Cepat.

2. Menambah peningkatan objektivitas evaluasi Pokja ULP terhadap penyedia dengan tersedianya data pengalaman penyedia barang/jasa dari seluruh LPSE yang dapat digunakan untuk validasi dan otomatisasi evaluasi kualifikasi untuk seluruh proses e-Lelang, bukan hanya e-Lelang cepat.

3. Meningkatkan interoperabilitas SIKaP dengan tersedianya platform interkoneksi antara SIKaP dengan Aplikasi yang dikelola oleh pihak lain seperti pihak Lembaga Penilai Kesehatan Finasial Badan Usaha.

3. Menambah peningkatan interoperabilitas SIKaP melalui implementasi platform interkoneksi SIKaP antara lain dengan Sistem Administrasi Badan Hukum, Sistem Kesehatan Finasial Badan Usaha, Pajak, PU.

4. Meningkatnya keandalan layanan infrastruktur SIKaP dengan meningkatnya infrastruktur sistem pusat SIKaP yang memiliki scalability dan adaptability.

4. Tersedianya keberlangsungan layanan infrastruktur sistem pusat SIKaP yang tetap andal dalam jangka panjang

5. Meningkatnya aspek tatakelola adopsi SIKaP yang mencakup sosialisasi, publikasi, training, serta penyiapan regulasi maupun bahan pendukung implementasi SIKaP dan e-Lelang Cepat

5. Terwujudnya SIKaP sebagai instrumen yang digunakan untuk percepatan dan penyederhanaan seluruh bisnis proses pengadaan pemerintah,


C. RUANG LINGKUP Lingkup proyek yang akan dilaksanakan meliputi : a. Pengembangan aplikasi SIKaP dan aplikasi SPSE (Sistem Pengadaan Secara

Elektronik) b. Peningkatan pengelolaan data SIKaP melalui pengembangan metode

interkoneksi data dengan aplikasi SPSE dan aplikasi lain yang relevan c. Penguatan infrastruktur jaringan sistem pusat SIKaP d. Peningkatan aspek tata kelola implementasi SIKaP antara lain meliputi aspek

penyiapan bahan dan pelaksanaan regulasi/kebijakan, strategi implementasi, komunikasi, pembinaan sumber daya manusia yang terkait dengan SIKaP dan e-Lelang Cepat

D. STANDAR / KRITERIA KEBERHASILAN

1. Tersedianya Aplikasi SIKaP dan Aplikasi SPSE yang lebih andal dan atraktif dengan terbangunnya Aplikasi SIKaP V.2.0 dan SPSE V.4.1

2. Meningkatnya interoperabilitas dan validitas data dengan: • Tersedianya 200.000 lebih record transaksi terdahulu penyedia dari 600

LPSE • Tersedianya rancangan interkoneksi data SIKaP dengan aplikasi

lainnya, khususnya dengan Lembaga Penilai Kesehatan Keuangan Badan Usaha

3. Terselenggaranya sistem pusat yang andal dengan terimplemantasinya SIKaP yang availability-nya 99,9%, dan terinstalnya SPSE 4 latihan di 75% Provinsi untuk mengurangi kepadatan sistem pusat. Pengurangan beban pusat minimum 10%,

4. Meningkatnya aspek suprastruktur atau tata kelola Implementasi SIKaP antara lain: • Tersedianya bahan Keputusan Deputi untuk SIKaP dan e-Lelang • Tersedianya media dan strategi komunikasi peningkatan pemanfaatan

SIKaP dan e-Lelang Cepat • Tersedianya materi training SIKaP dan e-Lelang Cepat Penyedia dan

ULP yang lebih interaktif • Terlaksananya pemberian informasi, sosialisasi, atau training

penggunaan SIKaP dan e-Lelang Cepat sekurang-kurangnya menjangkau 20% penyedia.

• Meningkatnya objektivitas evaluasi pengadaan dengan bertambahnya jumlah paket dan Pokja ULP yang jalankan e-Lelang Cepat

Untuk mengukur kriteria keberhasilan sebagaimana disebutkan di atas antara lain menggunakan pencatatan dari aplikasi, database, laporan jaringan seperti MRTG, Cacti, analisis dokumen, maupun testimoni para pihak. Lebih dari sekedar output di atas, proyek perubahan ini diharap mampu mewujudkan pengadaan simple namun tetap kredibel dengan menghasilkan kriteria hasil pengadaan yang tepat penyedia, tepat mutu, tepat waktu, tepat harga dengan prinsip persaingan yang sehat.


BAB II

DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK

A. DESKRIPSI PELAKSANAAN PROYEK 1. Kondisi Awal Sebelum Proyek Perubahan

Reformasi pengadaan nasional memang masih terus digencarkan. Regulasi pengadaan memasang pagar yang sangat tinggi, tetapi kebocoran masih sering terjadi. Pengadaan barang/jasa cukup rumit, attractiveness rendah, prestasi pekerjaaan dari penyedia terkontrak masih saja kurang maksimal. Dalam konteks implementasi Teknologi Informasi, Davis membagi 3 hal yang bisa dilihat, yaitu people, process, technology. Aspek teknologi dapat dibagi lagi menjadi Aplikasi, Infrastruktur, dan Data. Di aspek people dan process, sering disebut Tata Kelola/Supastruktur. Bidang ini menyangkut masalah e-Leadership, anggaran, kebijakan, regulasi, pengelolaaan SDM, tatakelola organisasi, dan lain-lain. Berdasarkan permasalahan di atas, beberapa temuan kondisi awal sebelum proyek perubahan ini, bisa diklasifikasi ke dalam tiga kelompok tersebut, antara lain: • Masih sedikit penyedia barang/jasa yang Login serta memutakhirkan data

dalam SIKaP. Hingga bulan Agustus 2015, tercatat hanya 7.000 penyedia barang/jasa yang Login ke aplikasi dari 140.000 Penyedia yang terdaftar dalam aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik. Setelah dilihat algoritmanya, jumlah 7000 itu masih memungkinkan satu penyedia yang sama dihitung lebih dari satu kali. Oleh karena itu, jumlah Penyedia unik yang Login diperkirakan hanya 60%nya atau paling banyak sebesar 5.000 penyedia.

• Masih sedikit Pokja Unit Layanan Pengadaan yang Login serta memanfaatkan Aplikasi SIKaP untuk melakukan evaluasi kualifikasi. Sampai bulan Agustus 2015, tercatat hanya ada 3 ULP yang mengakses SIKaP dari 500 ULP

• Belum ada Pokja ULP yang memanfaatkan SIKaP untuk pembuktian kualifikasi. Diharapkan dengan adanya SIKaP, Pokja ULP tidak perlu melakukan pembuktian kualifikasi secara berulang terhadap Penyedia yang sudah terkualifikasi dalam SIKaP.

• Masih sedikit implementasi e-Lelang Cepat yang memanfaatkan SIKaP. Dengan e-Lelang Cepat diharapkan proses pengadaan barang/jasa tertentu hanya memakan waktu 3 hari. Faktanya baru terdapat 3 paket e-Lelang cepat, dengan waktu pelaksanaan lelang paling cepat 20 hari.


• SIKaP hanya terkoneksi dengan e-Lelang Cepat di aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE), belum dengan metode e-Lelang lainnya.

§ Data Penyedia Barang/Jasa dalam SIKaP belum terverifikasi. Belum ada satu pun record terverifikasi dari 10.000 record data Penyedia dalam SIKaP yang tersedia saat ini.

§ Berdasarkan email yang masuk ke helpdesk LKPP, maupun masukan yang diterima pada saat konsolidasi dengan customer masih adanya keluhan kelambatan akses terhadap aplikasi SIKaP.

§ Aplikasi latihan untuk SIKaP dan eLelang Cepat hanya ada di pusat, sehingga beban dan kebergantungan ke system pusat bukan hanya terjadi di sisi production tetapi juga latihan.

§ SIKaP belum memuat data pengalaman Penyedia sebelumnya yang tersebar di 600 lebih LPSE, yang bisa dimanfaatkan oleh Pokja ULP untuk menilai kinerja penyedia.

§ SIKaP belum terkoneksi dengan aplikasi selain SPSE seperti aplikasi perpajakan, Administrasi Badan Usaha, aplikasi kesehatan finasial badan usaha dll

§ Masih sedikit jumlah Penyedia, Pokja ULP maupun LPSE yang mendapat sosialisasi atau pelatihan SIKaP, diperkirakan hanya mencapai angka 5%.

2. Kondisi Setelah Implementasi Proyek Perubahan Yang Diharapkan

Berdasarkan kondisi tersebut di atas, maka rencana perubahan yang ingin dilakukan dalam jangka waktu 60 hari dijelaskan di bawah ini. 1) Aspek Pengembangan Aplikasi. Dalam jangka pendek, pengertian

terbangun adalah selesai dari aspek development, belum roll-out mengingat waktunya yang sangat pendek. Dalam pengembangan aplikasi, ada dua target yang ingin dicapai yaitu aplikasi SIKaP dan SPSE yang diuraikan lebih dalam berikut ini.

a. Terbangunnya Aplikasi SIKaP 2.0 dengan fitur antara lain: o Tersedianya akses masuk ke dalam aplikasi oleh pihak selain

penyedia barang/jasa. o Tersedianya backend yang bisa memonitor aktibitas penyedia

dan performa system untuk meningkatkan pelayanan. o Tersedianya interkoneksi antara data dalam SIKaP dengan

data transaksi SPSE sebelumnya. o Tersedianya fitur untuk memudahkan pengisian data oleh

penyedia o Tersedianya peningkatan kemudahan penggunaan, bug-fixing

dan peningkatan kinerja aplikasi o Perubahan user interface yang lebih user friendly dan

terhubung dengan informasi penting yang relevan b. Terbangunnya Aplikasi SPSE 4.1 dengan fitur antara lain:

o Kesiapan untuk dimplementasikan parallel dengan SPSE 3.x yang eksisting

o Peningkatan kestabilan eLelang Cepat o Peningkatan kestabilan komunikasi dengan Apendo 4


o Peningkatan kestabilan fitur baru SPSE4 seperti integrasi dengan SiRUP, persetujuan lelang kolektif kolegial oleh Pokja, dll

2) Aspek Pengembangan/Pengolahan Data, meningkatnya

interoperabilitas dan validitas data sebagai berikut: a. Tersedianya interkoneksi dengan data transaksi terdahulu dari

Penyedia yang tersebar di 600 LPSE. Jika ini terjadi, tentu akan memudahkan penyedia menginput Data SIKaP dan bagi Pokja ULP atau PPK rekam jejak tersebut dapat menjadi alat bantu memotret kinerja penyedia.

b. Tersedianya rancangan interkoneksi data SIKaP dengan aplikasi lainnya, khususnya dengan Lembaga Penilai Kesehatan Keuangan Badan Usaha

3) Aspek Pengembangan Infrastruktur

a. Terwujudnya penguatan infrastruktur pusat SIKaP. Berbeda dengan SPSE yang diinstalasi di setiap LPSE, SIKaP hanya akan di-deploy secara terpusat. Hal ini dilakukan untuk menjamin konsistensi dan integrasi data secara real time. Oleh karena itu perlu dilakukan langkah-langkah yang memastikan bahwa system pusat ini memiliki kemampuan high availibilty. Hari ini masih ada keluhan lambat, karena SIKaP tidak diinstal secara dedicated, tetapi bergabung dengan aplikasi lain dalam mesin Server yang sama, atau sharing. Hal ini memang sengaja dilakukan untuk mengkalkulasi kebutuhan beban secara lebih nyata, dan resource infrastruktur bisa dimanfaatkan oleh aplikasi system pusat lain yang lebih membutuhkan performace seperti e-Katalog yang transaksinya sedang sangat tinggi. Dalam masa proyek perubahan ini akan dilakukan upaya untuk membuat server SIKaP dedicated.

b. Terdistribusinya SPSE4 versi latihan. Untuk percepatan implementasi SIKaP dan eLelang Cepat, LPSE maupun para pengguna perlu aktif melakukan percobaan dan latihan. Hari ini, aplikasi latihan hanya ada di pusat sehingga beban pusat semakin tinggi. Proyek perubahan ini diharapkan akan mempercepat terdistribusinya server SPSE4 latihan di beberapa provinsi sehingga proses latihan bisa dilaksanakan dengan mengakses LPSE Provinsi atau LPSE Kab/Kota/Satker di wilayah Provinsi tersebut.

4) Meningkatnya aspek suprastruktur atau tata kelola Implementasi SIKaP dan eLelang Cepat. Aspek suprastruktur menyangkut semua hal yang tidak terkait langsung dengan teknologi, tetapi menjadi ujung tombak implementasi. Everett Rogers mengatakan bahwa kunci sukses penerapan teknologi ada pada strategi adposi atau implementasinya. Banyak pihak hanya fokus pada pengembangan gagasan,


metodologi, dan teknologi produk tetapi tidak membuat strategi implementasi. Inilah yang menjadi alasan, mengapa E-Government di Indonesia terkesan hanya jalan di tempat, karena fokus pada pengembangan sistemnya bukan pada adopsinya. Padahal menurut Rogers, dalam aspek pemanfaatan, aspek teknologi pada akhirnya hanya berperan sekitar 30% dan sisanya Adopsi. Itulah alasan mengapa dalam implementasi eProcurement LKPP tidak hanya fokus pada SPSE, tetapi pada LPSE. Entitas inilah yang sangat berperan dalam mengawal adopsi. Di era sekarang, adopsi Rogers ini dichallenge untuk berjalan lebih cepat menggunakan pendekatan “big-bang disruption”.

Gambar 1

Segmentasi Pasar Rogers dan Big Bang Disruption Berkaca dari pengalaman adopsi inilah proyek perubahan ini juga harus menguatkan aspek suprastruktur/adopsi SIKaP meliputi antara lain:

a. Tersedianya bahan Keputusan Deputi untuk SIKaP dan e-Lelang Aspek regulasi yang lebih teknis dari Peraturan Presiden sangat dibutuhkan untuk mensukseskan adopsi, meskipun bukan satu-satunya penentu. Regulasi yang dimaksud adalah aturan yang lebih detil dari teknisnya. Para kelompok innovators atau sebagian dari early adopter dari adopter biasanya sudah paham bahwa teknologi umumnya mendahului regulasi sehingga biasanya tidak akan terpengaruh dengan situasi ini sepanjang payung hukum globalnya sudah ada. Namun demikian sebagian besar early adopters dan early majority sudah pasti hanya akan berani melangkah kalau ada regulasi teknis. Rencana yang disiapkan adalah berbentuk bahan keputusan Deputi antara lain berupa: • Syarat dan ketentuan Aplikasi SIKAP • Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIKAP • Petunjuk Penggunaan Aplikasi eLelang Cepat Tersedia bahan bukan berarti sampai ada Keputusan Deputinya, karena konten dari regulasi umumnya membutuhkan waktu yang cukup lama untuk sampai pada penetepan karena keputusan ini akan berimplikasi pada bisnis proses pengadaan nasional.


b. Tersedianya media dan strategi komunikasi peningkatan pemanfaatan SIKaP dan e-Lelang Cepat Hal ini terkait dengan media komunikasi atau sarana publikasi serta strategi lainnya yang dapat membuat tersampaikannya informasi SIKaP dan Lelang Cepat secara meluas, antara lain: xBanner, digital banner, viral medsos, sertra strategi distribusinya.

c. Tersedianya materi training SIKaP dan e-Lelang Cepat Penyedia dan ULP yang lebih interaktif Materi training eLelang Cepat, SIKaP dalam bentuk softfile maupun file multimedia interaktif sangat dibutuhkan untuk percepatan adopsi SIKaP dan eLelang cepat sehingga Penyedia dan para pihak terkait mampu melakukan pembelajaran mandiri.

d. Terlaksananya pemberian informasi, sosialisasi, atau training penggunaan SIKaP dan e-Lelang Cepat sekurang-kurangnya menjangkau 20% penyedia.

e. Meningkatnya objektivitas evaluasi pengadaan dengan bertambahnya jumlah paket dan Pokja ULP yang melakukan e-Lelang Cepat

B. PELAKSANAAN TIAP TAHAP KEGIATAN

1. Tahap persiapan

Kegiatan Utama pada proyek perubahan yang dilakukan pada saat perencanaan dan tercantum dalam proposal proyek perubahan adalah sebagai berikut :

Tabel 2 Pentahapan Utama

Tahap Utama Waktu Pembentukan Tim Kerja W1 Koordinasi & Konsolidasi Awal W1-W2 Pengembangan Aplikasi SIKaP dan SPSE W2-W9 Pengelolaan Data SIKaP W2-W9 Penguatan Infrastruktur SIKaP W2-W10 Peningkatan dan implementasi Tata Kelola adopsi SIKaP dan e-Lelang Cepat

W2-W10

Evaluasi W10

2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan Pelaksanaan kegiatan utama yang meliputi pengembangan aplikasi, pengelolaan data, penguatan infrastruktur, serta peningkatan tatakelola implementasinya dilaksanakan secara paralel, tidak sequential, mengikuti metodologi pengembangan dan implementasi Teknologi Informasi saat ini yang sudah tidak lagi bersifat berurutan seperti Waterfalls Methodology tetapi Dynamic System Development System yang memungkinkan iterasi secara terus-menerus. Bentuk ini cocok unruk konsep Rapid Application development. Dalam waktu yang sangat terbatas, sosialisasi sudah


dilakukan sebelum aplikasi baru selesai diproduksi. Misalnya sejak awal sosialisasi SIKaP V.1 sudah dilakukan, sehingga ketika SIKaP v.2 di-release pengguna sudah memiliki baseline-nya tinggal melakukan beberapa penyesuaian. Secara umum pelaksanaan tahapan dapat dilihat di Lampiran 1c yang merupakan output gantchart dari aplikasi project management RedMine yang digunakan dalam proyek perubahan ini, serta Lampiran 1d yang merupakan list aktivitas berifat kronologis.

Gambar 2 GantChart Tahapan Proyek Perubahan


1) Pembentukan Tim Ini merupakan tahap terpenting dan harus sesegera mungkin dieksekusi karena menetukan keberhasilan berikutnya. Pada prinsipnya, personil yang terdapat dalam SK adalah tim yang siap bekerja. Mengingat banyaknya aktivitas yang harus dilakukan, diambil 27 staf dari Direktorat Pengembangan SPSE. Komposisi staf sebagian besar memang berada di bawah struktur formal Kasubdit Pengembangan Aplikasi dan Teknologi Informasi sebagai Project Leader, sebagian lagi dari Subdit yang merupakan partner. Secara umum pembagian tugas disesuaikan dengan tugas fungsi dan jabatan sebagai berikut:

Tabel 3 Koordinator Bidang Proyek Prubahan

Bidang Pengembangan Aplikasi dan Data

: Kasi Pengembangan Aplikasi SPSE

Bidang Pengembangan Infrastruktur

: Kasi TIK SPSE

Bidang Impementasi dan Komunikasi SPSE

: Kasi Pembinaan LPSE Nasional

Bidang Pelatihan, Pengujian Aplikasi & Regulasi

: Kasi Bimtek

Adapun personil lengkapnya dapat dilihat di Lampiran 1.b yang memuat kutipan SK Direktur Pengembangan SPSE LKPP Nomor 2023/d.2.3/09/2015 tentang Kelompok Kerja Modernisasi Pengadaan Nasional dengan Percepatan Implementasi SIKaP-InOVATif.

2) Koordinasi dan Konsolidasi Aktivitas koordinasi dan konsolidasi awal dengan seluruh stakeholder digunakan selama W1 dan W2 untuk meminta masukan awal terkait pengembangan aplikasi serta untuk mencari metodologi terbaik percepatan implementasi SIKaP. Konsolidasi ini juga bisa digunakan untuk mensinergikan aktivitas yang dilakukan para pihak sehingga tidak perlu membuat aktivitas baru. Sejak awal prinsipnya sudah disampaikan bahwa SIKaP ini produk yang layak untuk dijual, sehingga setiap stakeholder sesuai dengan kewenangannya diminta untuk “membeli” atau meneruskan “menjual” produk ini.

Aktivitas yang dilakukan untuk berkoordinasi ini bisa formal atau informasl. Secara umum konsolidasi awal yang dilakukan di W1 dan W2 ini dilakukan sebagaimana dijelaskan di bawah ini. Adapun notasi data dukung yang digunakan di bawah dapat dilihat dalam daftar symbol di depan.


a. Konsolidasi dengan Mentor, Key Resorces & Sponsor

Tabel 4 Uraian Kegiatan Dengan Key Resources

Kegiatan Uraian & Data Dukung Tgl 14 September: Mentor Briefing Pre-Kick Off -Peserta: Struktural Dit Pengemb. SPSE

Kegiatan berisi arahan dan diskusi dengan Mentor terkait Proyek Perubahan, pembahasan Tim POKJA Proyek Perubahan dengan output berupa Konsep SK Lampiran 2

Kick Off Meeting dengan Key Resources -R. 1702 Lt.17 LKPP, -Tim Pokja

Kegiatan berisi -Penyamaan persepsi proyek perubahan -Penggalangan komitmen -Pembagian tugas -Diskusi dengan output berupa masukan dan strategi pencapaian Lampiran 2

Tgl 23 Sept: Diskusi dengan Deputi Monev dan Pengembangan Sistem Informasi -War Room lt.17, Deputi dan POKJA

-Pemaparan gagasan Proyek Perubahan -Permohonan dukungan komunikasi highlevel antisipasi perubahan regulasi dan bisnis proses pengadaan nasional -Pertemuan telah menghasilkan dukungan penuh Deputi MONEV dan PSI Lampiran 5.3

b. Konsolidasi dengan Customer (ULP, LPSE, Penyedia)

Tabel 5 Uraian Kegiatan Dengan Customer

Kegiatan Uraian & Output Kegiatan Tgl 15 Sept: Konsolidasi ULP & PPK (seluruh Satker di Kemenkes)

• Sharing konsep e-Lelang Cepat dan SIKaP dengan ULP/PPK dan seluruh Jabatan Fungsional Pengadaan

• Percepatan Pengadaan Kesehatan • Diskusi masukan Pengembangan

SIKaP dan SPSE dari ULP/PPK Lampiran 3.2


Tgl 16 September: Konsolidasi dengan LPSE (Admin & Helpdesk LPSE Nasional) -R. 1701 LKPP, dihadiri 30 LPSE

• Diskusi konsep SIKaP, e-Lelang Cepat dan tata kelola infrastruktur

• Diskusi konsep verifikasi Penyedia melalui SiKAP oleh LPSE

• Penggalangan dukungan, masukan, dan strategi percepatan implementasi SIKaP, eLelang Cepat, SPSE 4 & Tatakelola Infrastruktur

Lampiran 3.1

Tanggal 21 September: Konsolidasi dg Penyedia -Balaikota Tangerang dihadiri 100 Penyedia dalam acara Rakor Teknis LPSE

• Diskusi konsep SIKaP dengan Penyedia

• Dukungan partisipasi Penyedia dalam pemanfaatan SIKaP dan eLelang Cepat

• Diskusi untuk mendapatkan masukan Pengembangan SIKaP dan SPSE dari Penyedia

• Survey Awal Penyedia Lampiran 3.3

c. Konsolidasi dengan Key Partner (LPSE LKPP)

Tabel 6 Uraian Kegiatan Dengan Key Partner

Kegiatan Uraian & Output Kegiatan Tgl 16 Sept: Konsolidasi dengan Kasubag SI LKPP & LPSE-LKPP - War Room SPSE Lt.17 LKPP

• Review Implementasi Piloting SiKaP & e-Lelang Cepat di LPSE LKPP

• Analisis kebutuhan dukungan Dit SPSE dalam peningkatan layanan LPSE LKPP untuk percepatan implementasi piloting e-Lelang Cepat nasional

Lampiran 4.1

Tgl 18 Sept 2015: Konsolidasi dg Kasubdit LPSE -R. Direktur Peng. SPSE Lt.7 LKPP

Pembahasan strategi tatakelola/adopsi implementasi SIKaP dan eLelang Cepat mencakup a.l. aspek testing, training, support, komunikasi dengan LPSE dan stakeholder lainnya, serta konsep perubahan regulasi Lampiran 4.2


Tgl 22 Sept: Konsolidasi Pefindo Biro Kredit -R. Deputi Kebijakan, dihadiri Direktorat Iklim Usaha dan Pefindo

• Penyamaan persepsi SIKaP dan Sistem Informasi Profil Kesehatan Keuangan Badan Usaha Pefindo

• Konsep teknis pertukaran data • Rencana tindak lanjut

Lampiran 4.3

Tgl 23 Sept: Konsolidasi Kasubdit Pembinaan ULP -R. 701 dihadiri Direktur Pengembangan Profesi

• Peningkatan Awareness Drektorat Pengembangan profesi sebagai pemilik peran strategis dalam percepatan implementasi SIKaP

• Kesepakatan Implementasi SIKaP dimasukan dalam agenda Rakor ULP Nasional bulan Oktober

Lampiran 4.4

Tgl 23 Sept: Diskusi dengan Kasi pada Direktorat Kebijakan Umum

• Pemaparan gagasan percepatan Implementasi SIKaP

• Penyampain usulan perubahan Regulasi untuk mempercepat Implementasi SIKaP

Lampiran 2

3) Pengembangan Aplikasi SIKaP & SPSE Seperti pengembangan sistem pada umumnya, aktivitas pengembangan Aplikasi SIKaP dan SPSE ini diawali dengan perancangan user requirement. Aktivitas pengembangan system memuat prinsip “release early release often”, tidak mengusung konsep big bang approach tetapi gradual approach. Kebutuhan user yang utama memang didefinisikan terlebih dahulu, tetapi akan sangat dinamis sesuai kebutuhan adaptasi di lapangan. Proses perancangan aplikasi “dibungkus” sementara setelah menerima masukan dari stakeholder yang dijaring melalui fase Koordinasi dan Konsolidasi dengan customer dan key partner. Aktivitas ini dilakukan sepenuhnya oleh key reources. Secara umum pengembangan aplikasi ini mencakup perancangan aplikasi SIKaP 2.0 dan SPSE 4.1, pembuatan aplikasi, dan ujicoba. Perancangan aplikasi SIKaP 2.0 ditujukan untuk memenuhi kebutuhan di bawah ini. Ada pun pengembangan SPSE 4.1 lebih ke arah menstabilkan aplikasi sehingga SPSE 4.x siap di-deploy di luar LKPP. Jika ini terjadi, artinya eLelang Cepat tidak hanya dilakukan di LPSE


LKPP tetapi terdistribusi di banyak LPSE. Jika eLelang Cepat ini banyak digunakan, maka SIKaP akan semakin cepat establish.

a. Perancangan Aplikasi SIKaP 2.0 dengan fitur antara lain: o Tersedianya akses Sign In untuk Penyedia, PPK, Pokja ULP,

Verifikator LPSE, Admin SIKaP o Tersedianya menu bagi Admin SIKaP untuk melihat statistic

SIKaP yang lebih akurat, serta melihat log trouble penyedia sehingga bisa di-trace dan di-treatment untuk error handling

o Tersedianya menu Import data Penyedia barang/jasa dari aplikasi/database lain, sehingga memudahkan penyedia untuk menginput data

o Tersedianya front-end fitur interkoneksi dengan data/aplikasi lain, contohnya informasi Sisa Kemampuan Paket atau Black-Listed

o Tersedianya peningkatan kemudahan setting kriteria untuk eLelang Cepat sehingga penetrasi eLelang Cepat akan semakin baik

o Tersedianya bug-fixing dan peningkatan kinerja aplikasi yang berkelanjutan sehingga banyak pengguna yang ingin melakukan transaksi berulang karena tahu bahwa aplikasinya dimaintenance

o Perubahan user interface yang lebih user friendly dan terhubung dengan informasi penting yang relevan, seperti dengan tutorial, klasifikasi Badan Usaha dan lain-lain.

b. Terbangunnya Aplikasi SPSE 4.1 dengan fitur antara lain:

o Kesiapan untuk dimplementasikan parallel dengan SPSE 3.6 SP1. Hal ini penting sebagai strategi transisi penggunaan aplikasi. SPSE 2.x akan dipertahankan sebagai strategi business continuity plan untuk mengurangi resiko terjadinya kegagalan alih teknologi

o Peningkatan kestabilan eLelang Cepat sebagai satu-satunya metode pemilihan yang memnafaatkan SIKaP dan belum difasilitasi oleh versi aplikasi SPSE 3.x.

o Peningkatan kestabilan komunikasi dengan Apendo4. Ini menjadi kunci sukses implementasi SPSE 4.1 mengingat system enkripsi data yang lebih detil karena mengubah mekanisme dari versi sebelumnya.

o Peningkatan kestabilan fitur baru SPSE4 seperti integrasi dengan SiRUP yang berpotensi menimbulkan bottleneck proses pengadaan jika bermasalah, persetujuan lelang kolektif kolegial oleh lebih dari setengah anggota POKJA, input Daftar Kuantitas Harga yang terperinci, maupun Dokumen Pengadaan yang embedded dengan aplikasi.

o Data dukung pengembangan aplikasi ini disampaikan di Lampiran 7


4) Pengelolaan Data SIKaP Perancangan dan Pengelolaan data SIKaP sangat diperlukan untuk meningkatkan interoperabilitas dan validitas data SIKaP. Aktivitasnya mulai dari konsolidasi kebutuhan interkoneksi data, perancangan konsep interkoneksi, maupun data collecting dan data cleansing. Membangun interkoneksi dengan data terdahulu ini menjadi aktivitas kunci untuk mewujudkan SIKaP yang mampu memotret kinerja penyedia secara valid dan objektif. Selain dengan data terdahulu, SIKaP perlu juga memiliki interkoneksi yang bagus dengan aplikasi lain, seperti dengan Lembaga Penilai Kesehatan Keuangan Badan Usaha contohnya, untuk memastikan bonafiditas penyedia atau kesehatan finasial badan usaha sehingga informasi ini bisa digunakan PPK untuk mengendalikan kontrak. Aktivitas ini banyak berhadapan dengan Direktorat Iklim Usaha dan Kerjasama Internasional, internal Tim Data Direktorat SPSE yang berkoordinasi dengan Direktur Monev, serta pihak yang menjadi data provider interkoneksi seperti Pefindo dan Dirjen AHU sebagai provider data Administrasi Badan Usaha. Secara umum langkah yang telah dilakukan maupun hasilnya terlampir dalam Lampiran 8.

5) Penguatan Infrastruktur Fokus dari penguatan infrastruktur Sistem Pusat adalah high availibilty. Berbagai langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Migrasi data center dan workstation, mengingat perpindahan gedung

b. Migrasi server SIKaP dari sharing menjadi dedicated c. Melakukan instalasi SPSE 4 Latihan di setaip provinsi untuk

mengurangi beban sistem pusat. Pada akhir masa proyek perubahan di W3 November sudah terinstal aplikasi versi latihan di 34 Provinsi.

d. Melakukan instalasi SPSE 4 Production e. Melakukan proses monitoring dan trouble shooting jika terjadi

gangguan f. Menyiapkan sarana dan konsep pengelolaan infrastruktur dinamis,

seperti tergambar dalam gambar 3.


Gambar 3

Topologi Pengelolaan Infrastruktur Dinamis

6) Peningkatan dan implementasi Tata Kelola adopsi SIKaP dan e-Lelang Cepat a. Strategi Adopsi

Aktivitas ini merupakan kegiatan yang dilakukan sepanjang waktu sejak awal proyek perubahan. Bukan hanya melakukan pembuatan bahan sosialisasi, baru diikuti dengan proses sosialisasi, tetapi dari awal saja bisa dilakukan sosialisasi. Ini terjadi karena waktu untuk melaksanakan proyek ini sangat terbatas. Inilah yang membuat project leader mengambil keputusan bahwa diseminasi informasi harus dilakukan sepanjang waktu bahkan sebelum produknya jadi, sudah akan disharing ke sebanyak-banyaknya pihak kita akan membuat apa. Inilah alasan mengapa vendor-vendor besar selalu memproklamirkan produknya satu atau dua tahun sebelum produk tersebut jadi. Selain itu kita juga bisa menggunakan versi eksisting sebagai baseline diseminasi, misalnya dalam hal ini, jika SIKaP versi 2.0 belum siap, maka bisa saja disosialisasikan SIKaP versi 1, dan versi 2-nya sebagai rencana pengembangan. Kemudian, ketika SIKaP versi 2 release maka semua pihak dapat melakukan penyesuaian knowledge-nya secara “autodidak”. Ini merupakan bagian dari strategi adopsi sekaligus strategi pencapaian proyek yang cukup besar dalam waktu yang sangat terbatas.

b. Regulasi

Selain pembuatan strategi hal lain yang dilakukan pada tahap ini adalah pembuatan regulasi. Pembuatan regulasi melebihi target yang tadinya hanya fokus di bahan Keputusan Deputi Monev, menjadi bertambah sebagaimana diperlihatkan Tabel 7:


Tabel 7 Penyiapan Regulasi Yang Terkait SIKaP

No Bahan Regulasi Bentuk Regulasi

Substansi Masuk Perencanaan

1 Syarat dan Ketentuan SPSE dan eLelang Cepat

Keputusan Deputi 2

Ya

2 Syarat dan Ketentuan SIKaP

Keputusan Deputi 2

Ya

3 Modul SPSE, Modul eLelang CEpat dan SIKaP

Keputusan Deputi 2

Ya

4 SBD v.1.5 Keputusan Deputi 1

Tidak

5 Organisasi LPSE Perka LKPP Klausul Verifikasi Penyedia

Tidak

6 RUU Konstruksi UU Pemanfaatan SIKaP dalam Konstruksi

Tidak

c. Strategi Adopsi

Sebelum proyek perubahan ini, hanya tersedia Modul SIKaP untuk Penyedia Barang/Jasa. Setelah proyek perubahan ini telah dibuat Modul SIKaP untuk Non Penyedia dan Modul eLelang Cepat. Dibuat juga tutorial multimedianya berbasis “teach yourself”. Bahkan pada proyek perubahan ini sudah banyak dibuat Modul Tutorial untuk user selain Penyedia yang sedianya akan digarap tahun depan.

d. Materi Publikasi

Materi publikasi yang dibuat adalah Standing Banner dan Banner Digital melalui WebSite LKPP dan Portal eProc. Proyek Perubahan ini mulai mencoba melihat efektivitas multimedia size kecil yang bisa dijadikan viral di Sosial Media. Tahun in telah dibuat materialnya dan dieksperimenkan sebagai Viral.

Gambar 4

Publikasi Proyek Perubahan


e. E-Leadership

Kegiatan seperti membangun awareness pimpinan terhadap e-Government termasuk e-Procurement perlu terus dijaga. Keterlibatan atau perhatian pimpinan ini akan menarik media, sehingga publikasi program-program pengembangan eProc akan semakin cepat digulirkan. Kegiatan yang menarik simpatik dan partisipasi publik dalam IT seperti Hackathon atau kompetisi pembuatan aplikasi secara aplikastif perlu juga dimaintain.

f. Sosialisasi SIKaP dan eLelang Cepat

Ada banyak kegiatan sosialisasi yang dilakukan menyangkut ke seluruh stakeholder mulai dari ULP, LPSE, dan Penyedia. Tabel 8 menggambarkan dua kegiatan Sosialisai yang terbesar, melibatkan ratusan bahkan ribuan peserta untuk setiap segmen stakeholder antara lain meliputi:

Tabel 8 Sosialisasi SIKaP dan eLelang Cepat

Foto Uraian & Data Dukung

Tgl 10-11 November: Rakernas LPSE 2015 -Peserta: Lebih dari 1000 orang dari 600 LPSE Nasional; Lampiran 11a

Tgl 7 Oktober: Rakor ULP -Lebih dari 600 Ahli Pengadaan dari lebih 200 ULP Naional Lampiran 11b

g. Pendampingan eLelang Cepat

Pendampingan eLelang Cepat merupakan metode andalan untuk mempercepat adopsi program baru ini. Terlebih dalam pengadaan, sebagai sektor yang penuh kompetisi perlu kehati-hatian di dalam proses pemilihan


karena kesalahan sedikit yang sifatnya tidak substantif bias saja diperkarakan. Dengan demikian, Pokja Perubahan membuka layanan pendampingan untuk seluruh K/L/D/I. Beberapa pendampingan yang dilakukan antara lain diberikan kepada Bappenas, LAN, KPU, BPJS, BKKBN, KeMenTan, BPPT dengan hasil yang sangat menggembirakan.

C. ANALISIS PERAN DAN PENGARUH STAKEHOLDER 1. Stakeholder Internal

Gambar 5

Stakeholder Internal

Tabel 9

Stakeholder Internal Jabatan Proyek Perubahan

Peran yang Dilaksanakan

Atasan Mentor/Sponsor

Deputi Monev dan Pengembangan Sistem Informasi memberikan arahan, dukungan dan masukan kepada project leader dalam pelaksanaan proyek perubahan

Mentor • Mentor yang dijabat oleh Direktur Pengembangan SPSE adalah atasan langsung dari project leader yang memberikan konsultasi dan persetujuan terhadap rancangan proyek perubahan yang akan dilaksanakan

• Mengarahkan project leader agar setiap tahapan pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan rencana yang ditetapkan

• Membantu Project Leader memobiliasasi dukungan

Coach • Mengevalusasi rancangan proyek perubahan yang diajukan • Mengevaluasi kemajuan setiap tahapan pelaksanaan proyek • Memberikan masukan dan solusi kepada project leader

terhadap kendala pada setiap tahapan pelaksanaan proyek


Project Leader • Melaksanakan dan mengendalikan proyek perubahan bersama Anggota Tim (key resourcses) sesuai dengan rancangan yang telah disepakati bersama dengan mentor dan coach

• Mengkomunikasikan dan meminta dukungan pelaksanaan proyek perubahan kepada pengarah, customer, key partners

• Mendokumentasikan dan mengevaluasi keseluruhan langkah yang dilaksanakan dalam proyek perubahan

Key Partners § Direktur Pengembangan Kebijakan Umum dan Kasubdit Barang/Jasa mendukung dengan memberikan masukan tentang kesesuaian aplikasi dengan regulasi dan bisnis proses pengadaan, memberikan peluang pembuatan regulasi baru SIKaP, serta membantu melayani para pihak terkait konsultasi SIKaP dan e-Lelang Cepat.

§ Direktur dan Kasubdit Iklim Usaha memberikan dukungan dengan mensinkronisasi kebutuhan data penyedia barang/jasa, formulasi kinerja penyedia barang/jasa, serta fasilitasi hubungan dengan para pihak yang terkait dengan interkoneksi data penyedia.

§ Direktur Perencanaan dan Monev memberi dukungan, masukan, dan fasilitasi terkait pengolahan data yang akan digunakan dalam SIKaP

§ Kasubdit Kelembagaan Pengadaan memberikan dukungan terhadap fasilitasi ULP terkait SIKaP dan implementasi e-Lelang Cepat.

§ LPSE LKPP memberikan dukungan terhadap fasilitasi Pokja ULP untuk melaksanakan e-Lelang Cepat yang saat ini masih dipusatkan di LPSE LKPP

§ Kasubdit Pengelolaan dan Pembinaan LPSE, memberikan dukungan penuh untuk testing aplikasi, dukungan pengguna, training SIKaP dan e-Lelang Cepat, komunikasi dengan LPSE, serta penyiapan aspek tatakelola lainnya.

2. Stakeholder Eksternal

Tabel 10 Stakeholder Eksternal

Lembaga Penilai Finasial Penyedia

• Adalah key partner dari eksternal, yang berperan memfasilitasi informasi kesehatan keuangan Badan Usaha sebagai konten awal platform interkoneksi dalam SIKaP

LPSE • Merupakan customer proyek perubahan di eksternal, yang berperan sangat signifikan dalam mensukseskan adopsi atau implementasi dari gagasan ini, karena LPSE merupakan ujung tombak yang menjalankan sebagai fungsi


delivery channel atas semua produk e-Pengadaaan Nasional yang digulirkan LKPP

ULP • Merupakan customer proyek perubahan di eksternal, yang berperan sangat signifikan dalam mensukseskan adopsi atau implementasi dari gagasan ini, karena ULP menjadi agen langsung yang berhadapan dengan transaksi pengadaan secara elektronik.

Penyedia • Merupakan sentral perhatian dan data SIKaP ini. Penyedia yang menjadi Innovator tentu menyambut baik SIKaP ini, karena mampu memastikan bahwa proses pengadaannya CLEAR.

3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder Seluruh stakeholder di atas memiliki peran penting masing-masing dalam tiap tahapan yang berbeda-beda. Oleh sebab itu diperlukan cara memobilisasi dukungan yang berbeda pula. a. Stakeholder internal.

Dalam tahap awal proyek perubahan ini, semua key partner internal diajak untuk berkoordinasi memberikan masukan pengembangan aplikasi ataupun masukan inovasi untuk merekayasa bisnis proses baru. Dalam tahap pengembangan aplikasi, Direktur Kebijakan Pengadaan diajak untuk mengembangkan kemungkinan bisnis proses baru. Kasubdit dan Kasi di bawahnya juga bersedia melakukan koordinasi untuk perbaikan kinerja pengadaan di masa datang. Dalam proyek ini, direktur atau staf juga bersedia mengubah SBD untuk percepatan implementasi SIKaP. Bukti dukungan selain support nyata melalui aktivitas, juga pernyataan dukungan. Dalam tahap pengolahan data, Direktur Monev terlibat dalam menyusun kamus data. Direktur IUKI berperan memfasilitasi Tim Proyek Perubahan dengan para pihak yang terkait dengan pertukaran data seperti PT Pefindo, Dirjen AHU untuk SABH, dll. Dalam tahap implementasi/adopsi, seluruh Key Partner berperan sebagai “sales” dari produk “e-Lelang Cepat dan SIKaP” sehingga selalu memaksimalkan saran, pendapat, rekomendasi menggunakan pemanfaatan produk ini Hingga akhir proyek perubahan, semua key partner menjadi Promoter karena strategi “keep satisfied”. Strategi ini diberikan khusus kepada stakeholder yang pada tahap awal dikenali sebagai latent yaitu Direktorat Advokasi, LPSE LKPP, dan Direktorat Pengembangan Profesi.


Direktorat Advokasi diajak terlibat mengikuti eLelang Cepat, menggunakan tubuh ULP Nasional sehingga mendapat pengalaman maksimal untuk menggambarkan secara lebih tepat apa itu SIKaP dan eLelang Cepat. Pengalaman ini akan sangat membantu mereka melakukan advokasi maupun menjawab konsultasi KLDI yang ingin melakukan proses serupa. Sebelum diparaktekan, metode baru seperti ini hanya menjadi wacana, sehingga jawaban konsultasi yang diberikan sering tidak akurat. LPSE LKPP bertindak sebagai promotor, karena mulai mendapat peran sentral sebagai “LPSE Nasional” dan didukung penuh oleh tim teknis dari Direktorat Pengembangan SPSE. Direktur Pengembangan Profesi tidak lagi melihat inovasi baru sebagai ancaman Jabatan Fungsional eksisting tetapi justru ini menjadi tantangan untuk memfasilitasi ULP semaksimal mungkin agar ULP sebagai entitas yang dibinanya dapat memaksimalkan kinerja.

b. Stakeholder Eksternal

Dukungan LPSE terlihat dari kegiatan sosialisasi atau training yang secara inisiatif digulirkan mereka. Untuk mensukseskan proyek perubahan ini LPSE di setiap instansi juga menunjukan perannya menjadi Admin Agency LPSE LKPP karena untuk saat ini Lelang Cepat baru dipusatkan di LPSE LKPP. Terlihat peningkatan jumlah agency LPSE LKPP meningkat 70% dalam waktu 2 bulan. Dukungan ULP diperlihatkan dari kemauan mereka untuk bereksperimen menggunakan metode pemilihan baru eLelang Cepat. Tanpa kesedian ULP, pertumbuhan eLelang Cepat tidak mungkin meningkat lebih dari 1000% dibandingkan dengan jumlah sebelum proyek perubahan. Dukungan penyedia, diperlihatkan dari gairah mengikuti pertemuan maupun pelatihan terkait SIKaP dan eLelang Cepat, serta bertambahnya jumlah penyedia yang Login ke dalam SIKaP sekitar 20% dari angka sebelumnya.

4. Kendala Internal dan Eksternal a. Kendala Internal

Kendala yang bersifat internal dalam pelaksanaan proyek perubahan ini antara lain: - Di akhir tahun semua fokus pada pencapaian kinerjanya sehingga

perhatian terhadap proyek ada tetapi tidak bisa total. - Pindah gedung kantor terjadi pada masa proyek perubahan sehingga

sedikit banyak mengganggu layanan. - Waktu sangat singkat tetapi target proyek besar sehingga perlu

melakukan mobilitas Proyek yang banyak.


b. Kendala Eksternal - Keraguan ULP melakukan eLelang Cepat yang memanfaatkan SIKaP - Belum terinstalnya SPSE4 sehingga eLelang Cepat bertumpu ke

LPSE LKPP - Belum banyak penyedia yang input data atau memutakhirkan data

SIKaP - Belum bergabungnya PPK untuk menilai kinerja penyedia

5. Strategi Menghadapi Masalah

Dalam menghadapi masalah internal dan eksternal, dilakukan hal-hal sebagai berikut:

a. Mencari allignment pencapaian tujuan. Dalam sebuah organisasi selalu ditemukan kesamaan tujuan. Dicari persamaannya, didiskusikan, maka SIKaP akan menjadi prioritas bersama. Sebagai contoh, Direktorat Monev sedang memiliki kegiatan Sosialisasi Strategi Perencanaan Pengadaan 2016, maka diusulkan untuk memberi pemahaman eLelang Cepat sehingga KLDI tidak keliru mengalokasikan durasi pengadaan. Hal ini disambut baik Direktorat Monev sehingga selalu disampaikan dalam kegiatan sosialisasi mereka.

b. Pada saat pindah gedung sudah dipikirkan strategi alternatif untuk mitigasi resiko, yang diperlukan adalah mengendalikan eksekusinya. Sebagai contoh, sebelum pindah, server-server yang menjadi layanan critical sudah dipindahkan ke IDC sehingga migrasi gedung tidak menghentikan layanan kritis.

c. Solusi untuk melakukan mobilisasi yang banyak dalam waktu yang terbatas hampir mirip dengan a, yaitu memanfaatkan kegiatan para pihak, baik itu key partners maupun customer sehingga effort kita hanya fokus pada substansi bukan administrasi penyelenggaraan kegiatan semata. Agar terjadinya dukungan ini diperlukan tindakan persuasif yang baik kepada mereka.

d. Keraguan ULP melakukan eLelang Cepat yang memanfaatkan SIKaP dapat dipecahkan dengan pendampingan intensif dari Pokja Proyek Perubahan dibantu pihak LKPP lainnya, dan meningkatkan strategi “pemasaran” dengan mengutus anggota Pokja sebagai sales dan project leader sebagai “sales executive”.

e. Untuk mengatasi belum terinstalnya SPSE4 di LPSE lainnya, mampu mendorong adanya target baru dalam proyek perubahan, yang tadinya hanya menargetkan installasi SPSE versi latihan saja, di akhir proyek perubahan jangka pendek ini sudah ada dua LPSE yang terinstal SPSE4, sehingga dapat menjadi buffer LPSE LKPP.

f. Salah satu strategi mendorong penyedia untuk menginput data atau memutakhirkan data SIKaP adalah meningkatkan kegiatan kampanye, dan mengusulkan dibuat regulasi “kewajiban mengisi SIKaP” pada Deputi 1 dengan cara memodifikasi Standar Dokumen Pengandaan dengan menambah klausul bahwa mekanisme pembuktian kualifikasi hanya dilakukan menggunakan instrument SIKaP.

g. Untuk mengajak PPK lebih banyak terlibat di SIKaP adalah melakukan kampanye dan sosialisasi yang sangat gencar, karena


dengan terisinya data kinerja dalam SIKaP maka PPK sendiri yang akan merasakan manfaatnya yaitu kemudahan mendapat informasi tentang profil kinerja realtime dari penyedia sehingga PPK mampu menyesuaikan treatmentnt-nya dalam pengendalian kontrak.

6. Capaian Sebagaimana disampaikan dalam seminar proposal, bahwa pengukuran keberhasilan proyek ini tidak mengunakan survey karena akan kesulitan dari sisi samplingnya yang banyak, serta terbatasnya waktu yang tidak memungkinkan melakukan uji reliabilitas dan validitas dari intrument yang ada. Adapun pengukurannya menggunakan kriteria yang tersedia seperti query database, instrument network monitoring baik menggunakan aplikasi eksisting atau perintah dari Command Prompt. Capaian ada yang bersifat output dan ada juga yang bersifat benefit sebagaimana diperlihatkan dri table 9.

Tabel 11 Capaian Proyek Perubahan

Capaian Proyek Perubahan Pengembangan Aplikasi

Sebelum proyek Rencana Jangka Pendek

Rencana Jangka Panjang

Realisasi Capaian

Terinstalnya SIKaP 1.0

Terbangunnya SIKaP 2.0

Terbangunnya SIKaP 3.0

Terbangunnya SIKaP 2.0+

Akses Pengguna: Penyedia Penyedia

Verifikator Panitia PPK Admin SIKaP

Penyedia Verifikator Panitia PPK Pejabat Pengadaan Auditor

Penyedia Verifikator Panitia PPK Pejabat Pengadaan Auditor

User Interface Kinerja: Belum Tersedia 20%

Tersedia 80% Tersedia 50% Tersedia

Terinstalnya SPSE 3.6

Terbangunnya SPSE 4.1

Terinstalnya SPSE 4.2

Terbangunnya SPSE 4.1+

Data Kualifikasi terdistribusi

Data Kualifikasi eLelang Cepat Terpusat

Data Kualifikasi Seluruh Lelang Terpusat

Data Kalifikasi Seluruh Lelang Terpusat

Pengembangan Data Tidak tersedia transaksi record terdahulu

Tersedia 200.000

Tersedia lebih dari 500.000

Tersedianya 400.000 data

Belum tersedianya Tersedianya Tersedianya Tersedianya


Rancangan interkoneksi dengan DB lain

konsep interkoneksi

production interkoneksi

Prototype Production interkoneksi ke Kesehatan Financial BU

Pengembangan Infrastruktur Avaibility 99,7 (downtime 3x)

Avaibility 99,9 (dntime 1x)

Avaliabil100% (downtime 0 x)

Avaliability: N/A (downtime 0 x)

Intalasi SPSE4 Production & Latihan di LKPP

Intalasi SPSE4 Production di LKPP, Latihan di 75% Provinsi

Intalasi SPSE4 Production minimal 100% Provinsi

Intalasi SPSE4 Production di 3 LPSE, Latihan di 100% Provinsi

Pengelolaan Server Pusat Sharing

Pengelolaan Server Pusat Dedicted

Pengelolaan Server Pusat Dinamis

Pengelolaan Server Pusat Dinamis

Pengelolaan Suprastruktur Tersedia Perka eTendering

Tersedia bahan keputusan Deputi2

Tersedia bahan keputusan Deputi2 & Deputi1

Tersedia bahan keputusan Deputi2 & Deputi1

Tersedianya materi training buku

Tersedianya materi training digital

Tersedianya materi tutorial interaktif

Tersedianya materi tutorial interaktif

Terlaksananya pemberian informasi, training penggunaan SIKaP dan e-Lelang Cepat (%)

20% penyedia.

50% penyedia.

70% penyedia (melalui email + tutorial)

Meningkatnya objektivitas evaluasi dengan bertambahnya e-Lelang Cepat (3 paket)

20 e-Lelang Cepat

200 paket e-Lelang Cepat

50 paket e-Lelang Cepat

Gambar 6 berikut memperlihatkan data dukung capaian infrastruktur.


Gambar 6 Grafik Infrastruktur Sebelum Proyek Perubahan


Gambar 7 Grafik Infrastruktur Setelah Proyek Perubahan

Pada grafik dalam Gambar 6 dapat dilihat bahwa sebelum proyek perubahan utilitas CPU pada server mencapai 87% dan penggunaan memory mencapai 30 GB. Dengan utilitas CPU yang tinggi, menyebabkan CPU time yang dapat disediakan oleh system operasi dalam memproses sebuah instruksi /program/proses menjadi lebih lama karena semakin banyaknya antrian dari proses yang perlu dieksekusi. Akibatnya ketika sebuah aplikasi diakses, dalam hal ini aplikasi SIKaP akan terasa memiliki kinerja yang kurang bagus.

Dibandingkan dengan pada saat aplikasi SIKaP sudah menggunakan server tersendiri, dapat dilihat pada Gambar 7 bahwa utilitas CPU dari server lebih sedikit, sehingga ketika ada banyak proses yang meminta CPU time dapat disediakan jauh lebih cepat dibandingakn dengan sebelumnya.

Sebagai tambahan informasi bahwa CPU time adalah lama waktu proses yang dibutuhkan oleh sebuah processor untuk menjalankan sebuah proses/instruksi mulai dari meminta alokasi hingga proses selesai dikerjakan. Dalam waktu yang bersamaan project leader sedang berkontrak membangun infrastruktur yang dinamis sebagaiana topologinya digambarkan dalam gambar 3, sehingga dengan cara tersebut alokasi kekurangan atau kelebihan resource tidak akan terjadi karena konsepnya saling mengisi. Hal ini akan jauh mempercepat proses dan meningkatkan kinerja secara optimal. Gambar 8 merupakan data dukung utilisasi aplikasi SIKaP yang mampu menunjukan bahwa SIKaP sudah bisa menarik data 488.503 pengalaman


dari seluruh LPSE di Indonesia. Ini akan berguna sebagai validasi data kinerja penyedia berdasarkan transaksi terdahulu.

Gambar 8

Monitoring Utilitas APlikasi SIKaP

7. Instrumen Monitoring Yang Digunakan Untuk menjamin berkesinambungan proyek perubahan ini, instrumen monitoring yang digunakan yaitu: a. SK Kelompok Kerja Proyek Perubahan tetap berlaku hingga proyek

perubahan berakhir. Jika perlu, SK ini diangkat ke dalam ranah yang lebih strategis sehingga melibatkan lebih banyak pihak

b. SIKaP dijadikan prioritas dalam Rencana Strategis atau Rencana Kerja lembaga sehingga selalu dilakukan monitoring secara lebih komprehensif

c. Disiapkan dukungan kegiatan dan anggaran pada tahun 2016. d. Dibangun aplikasi monitoring atau digunakan aplikasi pendukung untuk

mengukur dan mengendalikan pelaksanaan dan pencapaian proyek perubahan ini di masa datang.


BAB III KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN Proyek perubahan ini dilaksanakan dalam waktu yang begitu singkat, namun amat terasa dinamikanya. Berbekal semangat untuk melakukan perubahan, Penulis lebih banyak bertindak sebagai change manager untuk terus memotivasi key resources guna menjaga stamina agar mereka selalu bergairah melakukan perubahan. Motivasi ini pulalah yang mebuat semua pihak mau bergerak secara efisien dan efektif, menghubungi key partner maupun atasan untuk membuat solusi dalam setiap permasalahan. Modernisasi pengadaan adalah pilihan keharusan yang sudah tidak mungkin dihindarkan. Proyek Perubahan SIKaP yang InOVATif ini telah mampu memperlihatkan perannya untuk menciptakan iklim pengadaan nasional tetap simpel tapi akuntabel, fleksibel tetapi tetap akuntabel. Pemanfaatan Teknologi informasi dalam SIKaP InOVATif ini dibagi dalam kelompok people, process, technology di mana aspek non technology tetap pada prakteknya memegang kendali paling tinggi. Saat ini SIKaP 2.0 hasil perubahan telah “berani” untuk menunjukan identitasnya bahwa ia memang lebih bersifat InOVATif, atau memiliki Interoperabilitas, Objectif, Valid, Andal, dan Atraktif daripada implementasi SIKaP 1.0. Dengan sentuhan value baru yang ditawarkan ini kita bisa mengubah sesuatu yang telah ada menjadi lebih bermanfaat. Kemasan pembaruan seperti ini juga membuat kita semakin confidence untuk melakukan pembaruan dalam memasarkan produknya, dan pada akhirnya lebih banyak menarik minat Penyedia Barang/Jasa, ULP, PPK, dan LPSE sebagai end-user untuk memanfaatkannya. Upaya yang dilakukan ini memang membuahkan hasil. Paling tidak dari jumlah penggunaan eLelang Cepat meningkat lebih dari 15 kali lipat. Waktu lebih cepat 80% dengan efisiensi penawaran rata-rata bisa mencapai 50%. Pemenang pun umumnya memiliki kinerja yang sudah teruji, sehingga mampu mendeliver pekerjaannya dengan baik. Pada ujungnya, perubahan yang dilakukan ini akan mampu merubah wajah pengadan bangsa akan semakin baik, dan rakyat sebagai pembayar pajak akan mendapatkan hasil best value for money.


B. SARAN Proyek perubahan ini masih terlalu baru untuk ditinggalkan. Sebaliknya memang perlu dikuatkan, dibawa ke dalam konteks yang lebih strategis, dipasarkan secara lebih gencar, sehingga awareness dari publik akan terus menjadi semakin baik. Dampak yang sesungguhnya memang akan terasa dalam jangka menengah dan panjang, ketika lama-kelamaan data kinerja penyedia sudah semakin banyak terisi, sehingga saran kunci untuk mensukseskan proyek perubahan ini adalah memastikan adanya “keberlanjutan”. Upaya-upaya banyak pihak untuk terlibat dalam kelanjutan proyek ini akan menjadi percepatan tersendiri untuk penguatan proyek ini secara berkelanjutan. Salah satu caranya adalah memasukan pencapaian proyek perubahan ini sebagai baseline pencapaian Renstra organisasi berikutnya. Selain itu SIKaP perlu dibawa menjadi prioritas bidang bahkan prioritas nasional sehingga menjadi perhatian seluruh unsur organisasi serta menjadi perhatian nasional. Hal ini sangat dimungkinkan karena memang SIKaP memberi dampak secara luas pada peningkatan kinerja pengadaaan nasional. Salah satu bentuk penguatan yang belum ada sekarang adalah membuat instrument monitoring terhadap hasil eLelang Cepat sehingga dengan mudah di evaluasi di masa mendatang. Hal ini bias menjadi proyek perubahan berikutnya.


DAFTAR PUSTAKA

1. Buku Anderson, J.E. 1979. Public Policy Making. Holt, Rinehart, and Winston, New

York. Consortium DSDM. 2008. Atern Dynamic System Development Method, The

Handbook . DSDM.org, New York. Davis, Ghordon B. 1995. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen.

Penerjemah Andreas S. Adiwardana, disempurnakan Bob Widya Hartono. Gramedia, Jakarta.

Davis, Keith dan Newstroom, John W. 1999. Perilaku Dalam Organisasi Edisi

ke Tujuh. Jilid I, Alih Bahasa: A.Dharma. Erlangga, Jakata. Dunn, William N. 1998. Pengantar Analisis Kebijakan Publik. Penyadur: Dr.

Muhadjir Darwin. Gajah Mada University Press, Yogyakarta. Rogers, Everett M, 2003. Diffusion of Innovations. Free Press. New York. Schiffer, Eva. 2007. Net-Map Toolbox: Influence Mapping of Social Networks.

IFPRI, Greece. Osterwalder, Alexander. 2010. Business Model Generation: A Handbook For

Visionaries, Games Changers, And Challengers. Wiley. Timmers, Paul. 2005. Beyond E Government: Government For the Third

Milenium. ISSP, London. 2. Regulasi Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 Tentang Perubahan Keempat

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2015 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 2015 tentang Percepatan Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah. Peraturan Presiden Nomor 157 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Peraturan

Presiden Nomor 106 Tahun 2007 tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Laporan Proyek Perubahan Patria Susantosa

Documents

Transcript of Laporan Proyek Perubahan Patria Susantosa