LAPORAN

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

“QUALITY MANAJEMEN”

Disusun Oleh :

KELOMPOK 9

Anggota :

MUHAMMAD UMAR (1106120129)

SYACHRIR HIDAYATULLAH (1106120127)

BAGUS WICAKSONO (1106120120)

FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS TELKOM

BANDUNG

2015

Daftar Isi1 Pendahuluan................................................................................................................................3

2 Penjelasan.....................................................................................................................................4

2.1 Plan Quality Management...................................................................................................4

2.1.1 Input...............................................................................................................................5

2.1.2 Tools..............................................................................................................................6

2.1.3 Outpus............................................................................................................................7

2.2 Perform Quality Assurance.................................................................................................8

2.2.1 Input...............................................................................................................................8

2.2.2 Tools..............................................................................................................................8

2.2.3 Output............................................................................................................................9

2.3 Control Quality....................................................................................................................9

2.3.1 Input.............................................................................................................................10

2.3.2 Tools............................................................................................................................10

2.3.3 Outputs.........................................................................................................................11

2

1 Pendahuluan

Project Quality Management atau manajemen kualitas proyek adalah salah satu

proses yang sangat penging untuk menjaga agar siklus proyek tetap berjalan sesuai

dalam koridor. Sehingga dapat menjamin agar output dari proyek dapat memenuhi yang

telah disepakati dan memenuhi kepuasan client.

Manajemen kualitas proyek harus mendefinisikan standar kualitas yang digunakan

untuk proyek yang biasanya standar itu ditentukan oleh para stakeholder dan standar

kualitas keseluruhan yang telah ditetapkan oleh organisasi itu sendiri. Proses identifikasi

yang cermat terhadap standar yang telah ditetapkan akan membantu memastikan apakah

hasil dari proyek itu dapat memuaskan stakeholder.

Karakteristik dari produk yang berkualitas meliputi kinerja, fungsi, kesesuaian,

kehandalan, dan konsistensi digunakan untuk mengukur hasil akhir dari proyek.

Kualitas dari produk yang dihasilkan oleh sebuah proyek hendaknya disejajarkan

dengan scoope, time, dan cost dari proyek itu sendiri. Jika client merasa tidak puas

dengan kualitas proyek atau produk yang dihasilkan, maka tim proyek akan melakukan

penyesuaian pada scoope, time, dan cost untuk memuaskan harapan dari client yang

tentunya berdasarkan kesepakantan yang telah dibuat sebelumnya.

Berdasarkan pentingnya Manajemen kualitas proyek maka secara khusus kelompok

kami akan membahas tentang “Project Quality Management”

3

2 Penjelasan

Ada beberapa proses dalam Project Quality Manajement untuk memastikan sebuah proyek berjalan sesuai dengan guidelines yang ada.

1. Plan Quality Management2. Perform Quality Assurance3. Control Quality

Proses-proses ini saling berinteraksi antara satu sama lain dan pada knowledge area yang lainnya. Setiap proses melibatkan satu kelompok atau lebih berdasarkan kebutuhan proyek itu sendiri.

Dapat di lihat pada gambar berikut :

Project Quality Management Overview

2.1 Plan Quality Management

Berfungsi untuk mengidentifikasi standar kualitas yang sesuai dan relevan dengan

proyek dan bagaimana agar produk yang dihasilkan dapat memuaskan client. Plan

Quality Management adalah salah satu proses yang memfasilitasi hal-hal yang

dianggap kritis (key) dalam perencanaan proyek. Quality Planning berjalan secara

parallel dengan proses yang laiinnya.

4

Plan Quality Management Input, Tool & Techniques, and Output

2.1.1 Inputa. Project Management Plan : perencanaan kualitas manajemen adalah komponen dari

perencanaan manajemen projek dan mengandung beberapa informasi :

a) Scope baseline : terdiri atas 3 (tiga) dokumen :

- Scope Staterment : mengandung deskripsi proyek, tujuan utama, dan kriteria yang

telah disepakati.

- WBS (Work Breakdown Structure) : indentifikasi dari tujuan, work packages, dan

orang yang bertanggun jawab untuk mengukur performansi.

- WBS Dictionary : mendefinisikan informasi teknis untuk menyelesaikan setiap

aktivitas.

b) Schedule baseline : jadwal yang telah disetujui termasuk rencana waktu dimulai

dan diakhirinya pekerjaan.

c) Cost baseline : dokumen rencana biaya dan waktu interval untuk mengukur dan

melaporkan biaya yang digunakan.

d) Other management plans : berbagai managemen plan tambahan seperti (sdm,

komunikasi, resiko, procurement, dan stakeholder) yang mungkin menjadi

perhatian utama dari manajemen mutu.

b. Stakeholder Register : mengidentifikasi stakeholder yang memiliki kepentikan dengan

proyek atau orang yang terkena dampak terkait dengan proyek.

c. Risk Register : mengandung informasi terkait ancaman atau peluang yang berdampak

dengan kualitas dari produk.

d. Requirement Documentation : mengidentifikasi dan membuat document terkait

pedoman utama pada produk dan project requirement yang memuat hal hal yang

5

memuaskan stakeholder. Quality manajemen difokuskan untuk mempertemukan

kebutuhan-kebutuhan tersebut.

e. Enterprise Environmental Factors : faktor-faktor lain seperti seperti regulasi industry

dan pemerintah, peraturan, stardar, dan pedoman yang sudah ada yang harus

dipertimbangkan.

f. Organizational Process Assets : aset dari proses organisasi yang mungkin berpengaruh

pda proses perencanaan kualitas seperti :

- Kebijakan terkait kualitas organisasi, prosedur, dan pedoman terkait

- Database lama dan pengalaman.

- Mengetahui definisi PMI (Private Mortgage Insurance) dari kebijakan kualitas

yang menjadi tujuan dari organisasi mengenai kualitas, yang secara formal diatur

oleh top management.

2.1.2 Tools

a. Cost-Benefit Analysis : untuk tujuan perencanaan kualitas, keuntungan yang

mengacu pada biaya yang digunakan pada aktivitas management kualitas terhadap

manfaat yang hasilkan oleh proyek. Manfaat yang didapat antara lain : minimnya

kegiatan mengulangi pekerjaan, produktivitas tinggi, biaya rendah dan profit

tinggi, dan meningkatnya kepuasan stakeholder.

b. Cost of Quality (CoQ) : total biaya dari usaha utnuk mencapai kualitas, dibedakan

menjadi dua :

a) Biaya kesesuaian dimana biaya ini adalah biaya yang dikeluarkan untuk

menjaga kesesuaian antara produk dengan kepuasan stakeholder dibagi

menjadi dua jenis yaitu biaya pencegahan dan biaya penilaian

b) Biaya kettidakseesuaian yaitu biaya yang dikeluarkan kareana adaya

kegagalan yang terjadi akibat kesalahn internal (benturan kepentingan dan

mengulang project) dan kesalahan eksternal

c. Seven Basic Quality Tools

a) Cause and effect diagrams

b) Flowcharts

c) Checksheets

d) Pareto diagram

e) Histograms

f) Control charts

6

g) Scatter diagrams

d. Benchmarking : membandingkan plan proyek yang dikerjakan dengan plan

proyek lain dengan tujuan mendapatkan ide baru untuk kemajuan dan

menyediakan standar untuk mengukur performansi

e. Design of Experiments (DOE) : teknik yang membantu menentukan bagaimana

berbagai variable yang berbeda mempengaruhi hasil dari project.

f. Statistical Sampling : memilih suatu populasi untuk melakukan sampling.

g. Additional Quality planning tools : ada beberapa teknik yang dapat membantu

dalam mendefinisikan requirement kualitas termasuk :

a) Brainstorming

b) Force field analysis

c) Nominal group technique

d) Quality management and control tools

h. Meetings : meeting mempertemukan project manager, sponsor, anggota team, dan

stakeholder yang dipilih untuk tujuan membangun rencana managemen kualitas.

2.1.3 Outpus

a. Quality management plan : mendeskiripsikan bagaimana team proyek akan

mengimplementasikan kebijakan kualitas.

b. Quality metrics : plan yang berisi detail tentang langkah-langkah untuk

meningkatkan proses yang ada. Termsuk aktivitas seperti :

a) Process boundaries : mendeskripsikan awal, tujuan, dan masing-masing proses.

b) Process configuration : sebuah flowchart yang menunjukkan semua langkah dan

gambaran dalam sebuah proses

c) Targets for Improved performance

d) Process metrics : mengukur performasi dan peningkatan

c. Quality metrics : mendeskripsikan apa yang diukur dan bagaimana cara mengukurnya

d. Quality Checlist : alat yang terstruktur yang digunakan untuk memverifikasi semua

langkah dalam sebuah proses yang telah dilaksanakan.

e. Project Document updates : dokumen yang telah diperbaharui sebagai hasil dari

perencanaan kualitas termasuk :

a) Stakeholder register

b) Responsibility assignmen matrix

c) WBS and WBS dictionary

7

2.2 Perform Quality Assurance

Jaminan kualitas melibatkan audit requirement quality dan hasil dari pengukuran

quality control adalah meyakinkan bahwa proyek akan menggunakan proses dan

kualitas standar yang sesuai.

Janiman kualitas membuat sebuah sistem manajemen untuk mengaudit requirement

kualitas, mereview proses organisasi, dan mengambil hasil dari quality control dalam

bentuk quality control measurements.

Perform Quality Assurance Input, Tool & Techniques, and Output

2.2.1 Input

a. Quality Management Plan : medeskripsikan pendekatan untuk jaminan kualitas dan

proses peningkatan yang berkelanjutan

b. Process Improvement Plan : detail langkah untuk menganalisa proses untuk

meningkatkan manajemen project dan proses pengembangan produk

c. Quality Metrics : mengidentifikasi antribut yang harus diukur

d. Quality control Measurements : hasil dari quality control activites.

e. Project Documents : Bisa mempengaruhi jaminan kualitas yang harrus diawasi

2.2.2 Tools

a. Quality Management and Control Tools : alat untuk perencanaan kualitas dan control

kualitas yang juga digunakan untuk jaminan kualitas.

b. Quality Audits : struktur dan review mandiri untuk memeriksa kativitas proyek

dengan kebijakan dan prosedur organisasi

c. Process Anaysis : mengidentfikasi dan mengimplementasi yang dibutuknan dengan

menggunakan process improvement plan.

8

2.2.3 Output

a. Change Requests : digunakan untuk mengambil tindakan korektif, tindakan prefentif,

atau melaksanakan perbaikan.

b. Project Management Plan Updates : bagian dari perencanaan management proyek

yang dapat diperbaharui sebagai hasil dari jaminan kualitas termasuk:

- Quality management plan

- Scope management plan

- Schedule management plan

- Cost management plan

c. Project Documents Update : mengandung :

- Quality audit reports

- Training plans

- Process documentation

d. Organizational Process Assets Updates : segala pembaharuan untuk menetapkan

standar kualitas dan sistem management kualitas

2.3 Control Quality

Kontrol kualitas mencakup monitoring dan recording dari hasil project spesifik untuk

menilai performansi dan merekomendasikan perubahan yang diperlukan. Standar

kualitas termasuk proses proyek dan tujuan produk. Hasil dari proyek adalah

deliverables, dan hasil manajemen proyek seperti biaya dan kinerja yang terjadwal.

Control Quality Input, Tool & Techniques, and Output

9

2.3.1 Input

a. Project management Plan : Mengandung rencana manajemen kualitas yang

mendokumentasikan bagaimana control kualitas ditangani.

b. Quality Metrics : menyediakan informasi seperti MTTR (mean Time To Repair) dan

MTBF ( Mean Time Between Failure)

c. Quality Checklists

d. Work Performance Data : mengandung pengukuran dari kemajuan saat ini yang

dibandingkan dengan kemajuan yang direncanakan. Metrics ini termasuk

- Rencana VS. teknis saat ini

- Rencana VS. jadwal saat ini

- Rencana VS. Biaya saat ini

e. Approved Change Requests : perbahan yang disetujui berdampak pada metode kerja,

jadwal, dan perbaikan.

f. Deliverables : segala jenis produk atau sesuatu yang dihasilkan.

g. Project Documents :

- Agreements (kontrak, MoU, dll)

- Laporan audit kualitas dan perubahan dengan perencanan yang korektive

- Training plans

- Dokumentasi Process Assets : aset Process Organisasi dengan menggunakan 7

dasar quality tools

h. Organizational Process Assets : aset proses organisasi yang berdampak pda quality

control termasuk :

- Kebijakan dan standar kualitas

- Petunjuk kerja standar

- Prosedur dan kebijakan untuk laporan masalah, laporan kerusakkan, dan

komunikasi

2.3.2 Tools

a. Seven Basic Quality Tools

b. Stactical sampling

c. Inspection : pemeriksaan dari produk untuk menentukan apakah sudah memenuhi

standar.

d. Approved Change Requests Review : meyakinkan bahwa permintaan perubahan yang

telah disetujui telah diimplementasikan secara baik.

10

2.3.3 Outputs

a. Quality Control Measurements

b. Validated Changes : memperbaiki atau menghubah item yang diperiksa dan

ditentukan apakah diterima atau ditolak. Tolak item yang membutuhkan kerja ulang.

c. Verified Deliverables : tujuan utama dari quality control adalah untuk meyakinkan

bahwa produk yang dihasilkan itu tepat. Memverifikasi deliverables dimasukkan ke

scope yang dvalidasi untuk penerimaan yang lebih formal.

d. Work Performance Information : data kinerja yang telah dianalisa dan diintegrasikan.

e. Change Requests : jika direkomendasikan tindakan korektif, tindakan preventif, atau

memperbaiki kerusakan mengarah pada permintaan perubahan, permintaan tersebut

harus diproses menggunakan control perubahan yang terintegrasi.

f. Project Management Plan Updates : bagian dari perencanaan manajemen proyek yang

diperbaharui termasuk :

- Rencana manajemen kualitas

- Rencana peningkatan proses

g. Project Documents Updates : dokumen yang dapat diperbaharui adalah :

- Perjanjian dan standar kualitas

- Laporan audit kualitas dan change log untuk tindakan korektif

- Training plans

- Proses assosiasi dokumentasi dengan menggunakan semua quality tools.

11

Daftar Pustaka

- A Guide to The Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Fifth

Edition, Project Management Institute, Inc, 2013, Pennsylvania USA

12