KONTEKS DAN PROSES MANAGEMENT PROYEK

ATRIBUT PIMPINAN PROYEK ATAU PROFESI MANAJEMEN PROYEK

Body of KnowledgePrinsip Unik Profesi

Kode EtikBerkaitan dengan Tingkah Laku

Standard of EntryStandard minimum seorang PimPro

Organisasi yang MendukungSebuah organisasi yang mendukung profesi Pim Pro

Pengalaman menunjukan bahwa :Para Pimpro dan pelaku proyek tidak mempunyai persiapan untuk mengelolah atau menduduki jabatan proyek,

Biasanya persoalan berasal dari pucuk pimpinan perusahaan, dengan menunjuk seseorang sebagai penanggung jawab proyek (Non-Project Oriented Company) dengan alasan sebagai berikut :

• Memiliki keahlian teknis sesuai dengan lingkup Proyek• Tersedia pada saat itu, yaitu pada waktu diperlukan• Manager lini yang berpengalaman yang mampu memecahkan masalah managerial• Memiliki indikasi bersedia menghadapi tantangan

Project Management Skills

Project Management Skills

Leadership

Communications

Problem Solving

Negotiating

Influencing the Organization

Mentoring (menasehati)

Process and technical expertise

Project Manager Positions

• Project Administrator / Coordinator

• Project Manager / Program Manager

• Executive (Pelaksana) Program Manager

• Program Development

PIMPINAN PROYEK

PM-BOK (PROJECT MANAGEMENT BODY OF

KNOWLEDGE) oleh PROJECT MANAGEMENT

INSTITUTE A.S

PENGELOLAHAN INTEGRASI (PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT)

Penyusunan Rencana (Plan Development)

Pelaksanaan Rencana (Plan Execution)

Pengendalian Perubahan (Integrated Change Control)

Output • Perencanaan Proyek• Keterangan Pendukung

Output • Work Result• Change requests

Output • Tindakan Koreksi• Revisi Perencanaan

Teknik & Metode bersangkutan

PENGELOLAHAN LINGKUP (SCOPE MANAGEMENT)

Inisialisasi ProyekKomitmen perush terhdp pengadaan proyek

Perencanaan dan Definisi Lingkup

Pengendalian dan Verifikasi Lingkup

Output • Otorisasi Mulai Penentuan Pimpro• Project Charter

Output • Uraian Lingkup• Work Breakdown Structure

Output • Tindakan Koreksi• Scope Change• Formal Acceptance

Teknik & Metode Bersangkutan seperti

Seleksi Proyek denganStudi Kelayakan ygDilihat dari berbagai

Aspek (Finance, Ekonomi, dll)

Cost and Benefit Ratio)

PENGELOLAHAN BIAYA (COST MANAGEMENT)

Perencanaan Sumber Daya

Perkiraan Biaya

Budgeting

Output • Keperluan Sumber Daya perkegiatan

Output • Estimasi Biaya• Data Pendukung

Output • Tindakan Koreksi• Revisi angka Anggaran

Pengendalian Biaya

Output • Budget perkegiatan• Renc. Penarikan Dana

Teknik & Metode Bersangkutan (Data History,

Data Bank, Katalog, Parametris,Cost & Schedule Control)

PENGELOLAHAN WAKTU DAN JADWAL (TIME & SCHEDULE MANAGEMENT)

Merupakan salah satu sasaran utama dari suatu proyek.

Keterlambatan akan menimbulkan kerugian, misalnya : Biaya, Kehilangan Kesempatan, dan lainnya.

Pengelolahan waktu (Time Management) mempunyai tujuan utama agar proyek dapat selesai tepat atau lebih cepat dari waktu yang direncanakan dengan memperhatikan BIAYA, MUTU, dan LINGKUP PROYEK

PENGELOLAHAN WAKTU DAN JADWAL (TIME & SCHEDULE MANAGEMENT)

Identifikasi Kegiatan

Output • Daftar kegiatan

Penyususan Urutan Kegiatan

Output • Daftar kegiatan• Jaringan Kerja

Perkiraan Kurun Waktu

Output • Jaringan kerja dgn kurun waktu

Penyusunan Jadwal

Output • Jadwal Induk

Pengendalian Waktu dan Jadwal

Output • Tindakan Koreksi•Jadwal Revisi

Teknik & Metode Bersangkutan antara lain : Bagan Balok, CPM, PERT,

Data Bank, Historical Record,Resource Leveling

(Pemerataan Alokasi Sumber Daya), dll

PENGELOLAHAN MUTU (QUALITY MANAGEMENT)

Meliputi kegiatan-kegiatan yang diperlukan agar hasil proyek memenuhi persyaratan, kriteria, dan spesifikasi yang ditentukan.

Program Pengelolahan Mutu

Quality Assurance

Quality Control

Output • Policy, Organisasi, Rencana Kerja

Output • Document QA / QC

Output • Hasil Test, Hasil Inspeksi, Acceptance, Rework

Teknik & Metode Bersangkutan antar lain :

Destruction Test, Performance Test,

Control Chart, Sampling

PENGELOLAHAN SUMBER DAYA MANUSIA (HR MANAGEMENT)

Bagian Pengelolaan yang cukup rumit, bertujuan untuk mengupayakan penggunaan secara efektif Sumber Daya Manusia Proyek.

Perencanaan Organisasi

Pengisian Personil

Pembentukan Team Work

Output • Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Staffing Plan

Output • Personil Proyek, Staf Proyek

Output • Team Work, Peningkatan Kinerja

Teknik & Metode Bersangkutan antar lain : Teori Umum Organisasi,Kebijakan dan ProsedurPerusahaan, Pelatihan,

Kontrak Berjangka

PENGELOLAHAN RESIKO (RISK MANAGEMENT)

Dalam konteks proyek pengelolaan risiko meliputi identifikasi secara sistematis jenis, besar, dan sumber risiko selama siklus proyek, serta penyiapan tanggapan untuk antisipasi

Identifikasi & Klasifikasi Risiko

Kuantifikasi Risiko

Pembentukan Tanggapan thdp Risiko

Output • Daftar Sumber Risiko & Penggolongan Risiko

Output • Tingkatan Besar/Kecilnya Risiko, Potensi Terjadinya Risiko

Output • Rencana Penanganan, Asuransi.

Teknik & Metode Bersangkutan antar lain : Simulasi, Ilmu Statistik

Program Pemantauan& Pengendalian

Output • Tindakan Koreksi

PENGELOLAHAN PENGADAAN DAN KONTRAK (PROCUREMENT MANAGEMENT)

Proses ini diawali dengan identifikasi jasa, material, dan peralatan yang diperlukan proyek dan diteruskan dengan membuat spesifikasi dan kriteria.

Perencanaan pengadaan

Penyiapan Dokumen

Proses Lelang

Output • Kebijakan Pengadaan, Daftar Pengadaan

Output • Rancangan Kontrak, Dokumen Lelang

Output • Proposal Kontrak


Analisis Sewa Beli, Pemilihan Jenis Kontrak,

Cara Pembayaran,Pengendalian Perubahan,

(Closure2 yang ada pada kontrak)

Administrasi Kontrak Output

• Penyerahan dan Pembayaran, Acceptance

PENGELOLAHAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION MANAGEMENT)

Proses yang diperlukan agar mereka yang terlibat dalam Proyek memperoleh informasi yang diperlukan pada waktu yang tepat, termasuk Stake Holder

Perencanaan Komunikasi

Distribusi Informasi

Laporan Kinerja

Output • Lembaran perencanaan komunikasi

Output • Lembaran Catatan Informasi

Output • Proposal Kinerja


Pertemuan, Rapat, Membuat Laporan Tertulis, SIM

Penutupan Administrasi

Output • Arsip Proyek, Laporan Penutupan

The 5 PMI Process Groups

1. Initiating

2. Planning

3. Executing

4. Controlling

5. Closing

Note: these can be repeated for each phase

Each process is described by:Inputs

Tools & Techniques

Outputs

PMI Process Groups

PMI: Process Links

PMI Phase Interactions

InitiatingProcesses

PlanningProcesses

ControllingProcesses

ExecutingProcesses

ClosingProcesses

Design Phase

InitiatingProcesses

PlanningProcesses

ControllingProcesses

ExecutingProcesses

ClosingProcesses

Implementation Phase

PMI: Initiating Process

• Inputs– Product Description– Strategic plan– Project Selection

Criteria– Historical Information

• Outputs– Project charter– Project Manager

assigned– Constraints– Assumptions

• Scope Planning• Scope Definition• Activity Definition• Activity Sequencing• Activity Duration

Estimating• Resource Planning• Cost Estimating• Cost Budgeting

• Risk Planning• Schedule Development• Quality Planning• Communications

Planning• Organization Planning• Staff Acquisition• Procurement Planning• Project Plan

Development

Devising and maintaining a workable scheme to accomplish the business need that the project was undertaken to address

PMI: Planning Process

PMI: Executing Process

• Project Plan Execution

• Scope Verification• Quality Assurance• Team Development

• Information Distribution

• Source Selection• Contract

Administration

Coordinating people and other resources to carry out the plan

PMI: Controlling Process

• Overall Change Control

• Scope Change Control

• Schedule Control• Cost Control• Quality Control

• Performance Reporting

• Risk Response Control

Ensuring that project objectives are met by monitoring and measuring progress and taking corrective measures when necessary

PMI: Closing Process

• Administrative Closure

• Contract Close-out

Formalizing acceptance of the project or phase and bringing it to an orderly end

PROCESS GROUP KNOWLEDGE AREA

SWEBOK (Software Engineering Body of Knowledge) KNOWLEDGE AREA

• Software Requirement• Software Design• Software Construction• Software Testing• Software Maintenance• Software Configuration Management• Software Engineering Management• Software Engineering Process• Software Engineering Tools and Methods• Software Quality

Kompetensi Penjelasan Bagaimana memperolehnya?

Kompetensi Pencapaian Bisnis

Kesadaran bisnis

Mengikat tiap proyek sistem pada misi, visi & tujuan organisasi Pengalaman bisnis

Orientasi rekan bisnis

Menjaga keterlibatan para manajer & user selama Proyek Pengalaman bisnis

Komitmen pada kualitas

Memastikan tiap proyek sistem berkontribusi pada harapan kualitas organisasi secara keseluruhan Pengalaman bisnis

Kompetensi-Kompetensi Manajer Proyek

Jeffrey L Whitten, Metode Design dan Analisis Sistem


Kompetensi Pemecahan Masalah

Inisiatif

Mendemonstrasikan kreativitas,resiko diperhitungkan untuk analis, disain dan mengimplemenasikan sistem informasi Pengalaman bisnis

Pengumpulan informasi

Dengan terampil memperoleh informasi faktual yang diperlukan untuk menganalisis,disain, & mengimplementasikan sistem informasi

Penemuan fakta & syarat, Pengalaman Bisnis

Pemikiran analitis

- Dapat menilai & memilih proses pengembangan sistem yang sesuai & menggunakan perangkat manajemen untuk merencanakan,menjadwalkan & menganggarkan pengembangan sistem.

- Dapat memecahkan masalah melalui pendekatan analitis penguraian sistem menjadi bagian-2 & merakit kembali bagian-2 tsb menjadi sistem yang diperbaiki.

Manajemen proyek, Pemodelan bisnis, Pemodelan & Analisis data dengan UML dan DFD, Pengalaman bisnis

Pemikiran konseptualMemahami teori sistem dan menerapkannya pada analisis & desain sistem dari sistem informasi

Blok pembangunan sistem informasi,Teknik penemuan fakta & syarat, Pemodelan persyaratan sistem dengan use case, Pemodelan & Analisis sistem, Pemodelan proses, Analisis Kelayakan & Proposal Sistem,Pemodelan & Analisis data dengan UML dan DFD




Kompetensi Pengaruh

Kesadaran antar personalMemahami,mengenal,& bereaksi pada motivasi & tingkah laku antarpersonal

Dapat dipelajari di matakuliah, tetapi membutuhkan pengalaman bisnis

Kesadaran organisasiMemahami politik organisasi & bagaimana menggunakannya dalam proyek Pengalaman bisnis

Antisipasi impakMemahami implikasi keputusan-2 proyek & mengelola harapan-2 & resiko

Manajemen proyek & Pengalaman bisnis

Banyak menggunakan pengaruh

Dengan terampil memperoleh kerja sama & konsensus para manajer,user & ahli teknologi Pengalaman bisnis

Kompetensi Manajemen Manusia

Memotivasi orang lain

Memimpin & mengarahkan orang-2 untuk mengatasi perbedaan-2 dan meraih tujuan proyek sebagai sebuah Tim Pengalaman bisnis

Ketrampilan komunikasiBerkomunikasi secara efektif, lisan dan tertulis dalam konteks pertemuan,presentasi,memo & laporan

Dapat dipelajari di matakuliah, tetapi membutuhkan pengalaman bisnis

Mengembangkan orang lain

Memastikan para anggota tim proyek menerima pelatihan,tugas,supervisi & umpan balik performa yang cukup untuk menyelesaikan proyek Pengalaman bisnis

Memonitor & mengontrol

Mengembangkan rencana,jadwal & anggaran proyek & secara berkesinambungan memonitor perkembangan & membuat penyesuaian jika diperlukan.

Peralatan & teknik-2 manajemen proyek, tetapi membutuhkan pengalaman proyek



Kompetensi Self-Management

Kepercayaan diri

Secara konsisten membuat & mempertahankan keputusan-2 dengan kepercayan diri kuat dalam proses dan atau fakta Pengalaman bisnis

Manajemen stres Bekerja efektif di bawah tekanan Pengalaman bisnis

Kepedulian pada kredibilitas

Secara konsisten & jujur menyampaikan janji-2 & solusi2. Mempertahankan pertukaran teknis atau bisnis di lapangan jika Diperlukan Pengalaman bisnis

Fleksibelitas

Mampu menyelesaikan proses,gaya manajemen, atau pembuatan keputusan berdasarkan situasi dan masalah-2 yang tidak terantisipasi Pengalaman bisnis

KONTEKS DAN PROSES MANAGEMENT PROYEK

Documents

Transcript of KONTEKS DAN PROSES MANAGEMENT PROYEK