KOMUNIKASI BISNISBAB I: MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagaibentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lainmelalui tulisan(written) dan lisan(oral). Contoh2 komunikasi verbal: mengirimkan sesuatu kepadaseseorang, menelepon orang tua, berbincang/ngobrol dengan teman, mendengarkan radio,membaca surat kabar, mempresentasikan makalah dll.

Komunikasi nonverbal: manusia menggunakan gerakan2 tubuh/bahasa isyarat, ekspresi wajah,sandi, simbol2, pakain seragam, warna, intonasi suara sebagai alat untuk berkomunikasi denganorang lain. Contoh perilaku komunikasi nonverbal:

Menggigit gigi sendiri untuk menunjukkan kemarahan

Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang laun untuk mewujudkan rasa senang,simpati dan penghormatan.

Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang terhadap orang lain.

Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak

Menggunakan kepala sebagai tanda setuju atau ok.

Bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajaridan dalam penyampaian pesannya berbeda dengan komunikasi verbal.

Pentingnya komunikasi nonverbal:

Kebaikannya: kesahihannya(reabilitas)»berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadapkebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Denganmemperhatikan isyarat nonverbal, seseoraang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskankejujuran pembicara. Komunikasi nonverbal juga penting artinya bagi pengirim dan penerimapesan karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikirpanjang, dan pihak audience juga dapat menangkap artinya dengan cepat.

Tujuan komunikasi nonverbal:

1. Menyediakan/memberikan informasi

2. Mengatur alur suatu percakapan

3. Mendeskripsikan emosi

4. Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal

5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain

6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untukmempelancar permainan golf.

Proses Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui sebuahsistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sebagaisuatu proses, komunikasi mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorangmengekspresikan perasaan, ada hal-hal yang berlawanan(kontradiktif) dan hal-hal yangsejalan(selaras,serasi) serta meliputi proses menulis, mendengarkan dan mempertemukainformasi.

5 Tahapan proses komunikasi:

1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan: ide yang ada dalam benak kita disaring dandisusun dalam suatu peta mental yang terdapat dalam jaringan otak, yang merupakangambaran persepsi kita terhadap kenyataaan. Dikenal dengan proses abstraksi.

2. Ide diubah menjadi suatu pesan: ide berbentuk abstrak harus diubah ke dalam bentukpesan(kata-kata). Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesanharus memperhatikan beberapa hal, yaitu: subjek(apa yang ingin disampaikan),maksud(tujuan), audience, gaya personal dan latar belakang budaya.

3. Pemindahan pesan: memindahkan/menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang adakepada si penerima. Pnjang pendeknya saluran komunikasi berpengaruh terhadapefektivitas penyampaian pesan.

4. Penerima menerima pesan: suatu pesan yang disampaikan harus dapat dimengerti dantersimpan di dalam pikiran si penerima pesan.. Lagi pula, suatu pesan baru dapat

Ide berubah menjadi pesan

Penerima mendapat pesanPenerima beraksi dan

Kirim umpan balik

Pengirim mempunyai ide Pemindahan pesan

ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yangdimaksud oleh pemberi/pengirimnya.

5. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pegirim: umpanbalik(feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi danmerupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilaiefektifitas suatu pesan serta dapat menunjukkan adanya faktor-faktor penghambatkomunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, danperbedaan reaksi secara emosional.

Kesalahpahaman dalam komunikasi

Faktor-faktor penghambat komunikasi:

1. Masalah dalam mengembangkan pesan: saat merumuskan pesan dapat timbul masalah-masalah yang disebabkan oleh munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurangterbiasa dengan situasi yang ada atau dengan orang yang akan menerima, adanyapertentangan emosi, atau adanya kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2. Masalah dalam menyampaikan pesan: yang paling jelas adalah faktor fisik, misalnyasambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah dan tindakan yang tak terbaca. Selain itudisampaikannya dua buah pesan yang mempunyai arti berlawanan atau disampaikannyadua buah pesan secara bersamaan sehingga muncul gangguan arus komunikasi., bisa jugakarena saluran penghubung yang cukup panjang.

3. Masalah dalam menerima pesan: adanya persaingan antara penglihatan dengan suara,kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapatmengganggu konsentrasi penerima. Ini berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan.Yang umum terjadi adalah kurangnya konsentrasi karena pikiran melayang memikirkanhal-hal lain di luar yang dibicarakan/melamun.

4. Masalah dalam menafsirkan pesan:

a. Perbedaan latar belakang: perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial,kondisi ekonomi, latar belakang budaya, temperamen, kesehatan, kecantikan,popularitas, agama serta pengalaman dan harapan.

b. Perbedaan penafsiran kata: seseorang mempunyai pengertian atau pemahaman yangberbeda dengan orang lain terhadap suatu kata.

c. Perbedaan reaksi emosional: seseorang mungkin bereaksi secara berbeda terhadap katayang sama pada keadaan yang berbeda. Setiap pesan paling tidak mencakup dua hal:1.daalam arti “isi”/content yang berkaitan dengan subjek suatu pesan; 2.dalam arti“hubungan”/relationship, yang memberi sifat interaksi antara pengirim dan penerimasuatu pesan.

Cara memperbaiki komunikasi

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa pesyaratan, antara lain:

a. Persepsi: komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akandisampaikannya dapat diterima oleh penerima pesan.

b. Ketepatan: komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengankerangka pikir audience.

c. Kredibilitas: komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa audience2nya adalahoarng-orang yang dapat dipercaya.

d. Pengendalian: reaksi audience tergantung pada berhasil atau tidaknya komunikatormengndalikan audiencenya saat melakukan komunikasi.

e. Kecocokan/keserasian: komunikator yang baik dapat menjaga hubungan persahabatan yangmenyenangkan dengan audience sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapaitujuannya.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasai berbagai hambatan yang dihadapi dalamkomunikasidengan memperhatikan 3 hal sebagai berikut:

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati: memperhatikan maksud dan tujuankomunikasi dan audience yang dituju. Ktakan apa yang dikehendaki oleh audience,gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan pion-poin yang penting dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang poin-poin yang penting.

2. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi: memilih saluran komunikasi yanghati-hati, komunikator dapat membuat audiencenya lebih mudah memusatkan perhatianpada pesan yang disampaikan.

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima: cara dan waktupenyampaiannya harus direncanakan dengan baik. Dapat dipilih sarana komunikasi yangcepat, misal tatap muka/telepon.