Kegiatan Yang Di Lakukan Di Bagian RM

a) Filling

Bagian filling sesuai namanya, kegiatan utama pada bagian ini adalah menyimpan data dan

rekam data medis seorang pasien. Selain itu menerima dokumen RM dari urusan

codind/indeksing dan menyimpan berdasarkan metode angka ahir (terminal digit filling) cesara

ber urutan. Apa bila dokumen RM lama akan di ambil, maka cara pengambilannya menggunakan

tracer, dan mencatat setiap penggunaan/peminjaman dokumen yang di ambil nomor RM, nama

pasien, tanggal, untuk siapa dan untuk keperluan apa serta dimana dokumen tersebut akan di

gunakan peminjaman harus membubuhi tanda tanagan sebagai bukti peminjaman di buku

peminjaman dokumen RM, menyiapkan dokumen RM bagi pasien dengan perjanjian yang di

peroleh informasinya dari TPPRJ, TPPRI, mengekspedisi peminjaman dokumem rekam medis,

melakukan penyisiran dokumen rekam medis, secara periodic oleh bagian filling dan menghitung

tingkat kehilangan dokumen, melakuka penyusutan dokumen rekam medik yang tidak aktif kerak

tempat penyimpanan dokumen rekam medik yang non aktif, dan mengusulkan pemusnahan

dokumen rekam medik kepada komite RM. Untuk melindungi terhadap kerahasiaan isi harus di

buat papan pengumuman bahwa selain petugas rekam medis di larang masuk, dan ada cara

penghitungan tingkat kebandelan terhadap pencatatan kelengkapan isi DRM perbulan dengan

rumus

Jumlah DRM lengkap yang di terima pada periode tertentu

X 100 %

Jumlah DRM lengkap yang diterima pada periode tertentu

Dan cara menghitung tingkat kehilangan DRM dengan rumus

Jumlah DRM yang hilang

X 100 %

Jumlah DRM yang di simpan

b) Koding dan Indeksing

Koding yaitu mencari kode berdasarkan diagnosis penyakit sesuai klasifikasi penyakit yang

berlaku yaitu buku international statistical classification of diseases and related health problems

(ICD-10 revisi ke 10) tujuannya adalah untuk standarisasi penggunaan istilah yang seragam/

kesatuan bahasa untuk mempermudah pengelompokan penyakit bagi kebutuhan pencatatan dan

pelaporan. Selian itu menerima dokumen rekam medis dari urusan assembling dengan buku

ekspedisi, memisahkan dokumen RM dan KK dan menyerahkan dokumen rekam medis ke

bagian filling dengan menggunakan buku ekspedisi sementara KK di gunakan untuk indeks,

mencatat indeks penyakit, jenis oprasi/ tindakan, nama dokter dan jenis sebab ke matian.

Menyusun indeks penyakit, oprasi, kematian, dan dokter pada rak penyimpanan indeks.

c) Assembling

Yang dimaksud dengan assembling adalah perakitan dokumen/ berkas rekam medis dengan

menganalisis kelengkapan berkas rekam medis. Menyediakan berkas rekam medis baru dan

kelengkapan di dalam nya, mencatat setiap penggunaan dokumen rekam medis ke dalam buku

pengendalian penggunaan dokumen rekam medis, mengendalikan penggunaan nomor rekam

medis agar tidak terjadi satu pasien memperoleh lebih dari satu nomor rekam medis, mencatat

penggunaan nomor rekam medis ke dalam buku penggunaan rekam medis, menerima

pengembalian dokumen rekam medis dan sensus harian rawat inap, rawat jalan, IGD, dengan

buku ekspedisi, mencocokkan jumlah dokumen RM dengan jumlah pasien yang tertulis pada

sensus harian dan buku ekspedisi, membuat kartu kendali (KK) pada setiap dokumen RM dan

nomor RM serta identitas pasien di tulis pada KK tersebut, menulis isi dokumen tersebut, apa

bila tidak lengkap, tulis ketidak lengkapannya pada kertas kecil kemudian tempelkan pada cover

depan untuk memudahkan kepala unit meminta kelengkapannya, tulis tanggal penerimaan

dokumen RM, nama pasien, ketidak lengkapannya pada KK, siapkan dokumen RM yang tidak

lengkap tersebut kepada rak dokumen tidak lengkap, kemudian di serahkan kepada kepala

ruangan perawatan yang bersangkutan dengan buku ekspedisi, simpam KK pada kotak KK untuk

tanggal penerimaan dokumen RM, untuk pengendalian dokumen yang tidak lengkap tersebut

agar kelengkapannya dapat di penuhi sebelu 2 X 24 jam sejak tanggal penyerahan ,apabila sudah

lengkap tulis nomor RM nama pasien, dan tanggal penerimaan dokumen pada KK kemudian di

serahkan ke urusan indeksing guna dip roses lebih lanjut, sensus harian setelah cocok dengan

dokumen rekam medis, di teliti kebenaran pencatatannya, bila belum benar kepala unit pelayanan

harus melengkapi terlebih dahulu.

Proses

System pencatatan dan pelaporan

Pelaporan rumah sakit merupakan hasil kegiatan pelayanan dan penujang dari rumah sakit. System

pelaporan adalah suatu alat organisasi yang bertujuan menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan

akurat dengan bentuk sesuai kebutuhan organisasi secara berhasil, secara garis besar laporan rekam

medis di bagi dua:

Laporan interen rumah sakit

Laporan ini berisi semua kegiatan rumah sakit yang meliputi :

§ pasien masuk rumah sakit

§ pasien keluar rumah sakit

§ pasien meninggal, NDR/DR

§ LOS

§ BOR

§ TOI

§ BTO

§ Hari perawatan

§ Kegiatan pembedahan dan tindakan medik

§ Kegiatan rawat jalan

§ Kegiatan unit gawat darurat

§ Laporan sensus harian

§ Grafik indicator rumahsakit

§ Persalinan, KIA, imunisasi

§ Grafik barber johson

Laporan eksteren rumah sakit

Laporan eksteren rumah sakit ini di tujukan kepada depkes RI, kakanwil depkes, kedinkes propinsi

jateng dan kedinkes kodya. Jenis laporan yang sesuai dengan kebutuhan depkes RI meliputi:

§ Data kegiatan rumah sakit (RL1)

§ Data kegiatan mobilitas pasien rawat inap (RL2a)

§ Data keadaan mobilitas penyakit kusus tertentu rawat inap (RL2a.1)

§ Data keadaan morbilitas pasien rawat jalan (RL2b)

§ Data keadaan morbilitas pasien rawat jalan tertentu (RL2b.1)

§ Data morbilitas individual rawat inap :

« pasien umum (RL2.1)

« Pasien obsteti (RL2.2)

« Pasien bayi (RL2.3)

§ Data inveri pelayanan rumah sakit (RL3)

§ Data ketenagaan rumah sakit (RL4)

§ Data individual ketenagaan rumah sakit (RL4a)

§ Data peralatan medik rumah sakit

Analisis pelaporan rumah sakit dibuat dalam periode-periode tertentu, berdasarkan periodenya

berikut dapat di jabarkan beberapa laporan rumah sakit :

§ Periode bulan yang meliputi

« Semua laporan interen rumah sakit

« RL2a.1

« RL2b.1

§ Periode tri bulan yang meliputi

« RL1

« RL2.1, RL2.2, RL2.3

§ Periode semester

« RL4 (bulan juni, desember)

§ Periode tahunan

« RL2a

« RL2b

« RL3

« RL4a

« RL5

Output

1) Laporan kegiatan rumah sakit (RL1)

Laporan RL1 adalah yang di buat setiap tiga bulan mengenai data kegiatan pelayanan rumah

sakit, kegiatan ini bertujuan untuk mengetahui kegiatan pelayanan rumah sakit baik pasien rawat

inap, rawat jalan dan penunjang lain.

Prosedur pelaksanaan kegiatan pelaporan ini adalah sebagai berikut :

a) Data di himpun melalui sensus harian dan bulanan

b) Sensus harian dan rekapitulasi harian rawat inap berlaku sebagai mengisi halaman satu.

c) Kegiatan rawat jalan di himpun melalui laporantiap bulan dari masing-masing poliklinik

kebagian urusan rekam medik

d) Untuk kegiatan pembedaan, penunjang medis lain, PKBRS, data di himpun melalui

rekapitulasi laporan bulanan dari masing-masing unit ke bagian rekam medis.

e) Data-data sudah masuk di konsep kemudian di isi dalam blangko RL1 yang telah di sediakan

oleh departemen kesehatan

f) Laporan tersebut di ajukan pada direktur untuk di tandatangani

g) Laporan dikirim melalui agenda pengiriman surat ke depkes, dinkes, propinsi, kadinkes dati

II dan arsip

h) Pembuatan laporan data morbiditas pasien rawat jalan dan inap ( RL2a, RL2a.1, RL2b,

RL2b.1)

Yang dimaksud disini adalah pembuatan laporan yang dibuat setiap bulan mengenai data

morbiditas pasien rawat inap dan jalan sedangkan prosedur pelaksanaannya adalah sebagai

berikut:

« Data indek penyakit harus terisi lengkap data yang di maksud:

a) RL2a adalah formulir morbiditas pasien rawat inap

b) RL2b adalah formulir morbiditas pasien rawat jalan

c) RL2a.1 adalah formulir morbiditas panyakit tertentu rawat inap

d) RL2a.1 adalah formulir morbiditas penyakit tertentu rawat jalan

« Formulir setelah itu di konsep lalu di isikan di blangko RL

« Hasil penelitian di teliti oleh kabag rekam medis ke mudian di mintakan tanda tangan ke

direktur

« Laporan di beri surat pengantar oleh kasi sekretaris untuk di kirim ke dinkes, depkes, dinkes

propinsi, dinkes dati II, arsip

« Pembuatan laporan 10 dan 20 besar penyakit secara akurat untuk prosedur pelaksanaan

adalah:

a) Data yang telah di himpun di kartu indek penyakit di terapkan berdasarkan kelompok

jenis penyakit

b) Rekapitulasi tersebut di salin dengan data morbidilitas secara bulanan.

c) Dari data morbidilitasdi urut secara rengking menurut kelompok jenis kelompok

penyakit 10 besar dan 20 besar

d) Data konsep di tiru dan di ketik dengan blangko laporan yang sudah di sediakan

e) Laporan di teliti oleh kabag rekam medis dan kasi sekretaris untuk di paraf dan di

mintakan tanda tangan kepada direktur.

f) Laporan di buat tri bulanan kemudian di kirim ke depkes RI tembusan kanwil, dinkes

dan arsip.

2) Laporan data inventaris rumah sakit (RL3)

Laporan ini dibuat satu tahun sekali berisi data inventaris rumah sakit untuk mengetahui

keadaan rumah sakit secara garis besar yang meliputi tipe rumah sakit, kapasitas tempat

tidur dengan perinciannya.dan jenis-jenis pelayanannya, prosedur pelaksanaannya adalah

sbb :

a) Data di himpun berdasarkan rumah sakit yang terbaru

b) Data-data yang telah di konsep di cetak kebenarannya ke masing-masing bagian

c) Bila data yang di masukkan sudah benar kemudian di ketik dengan blangko data

inventaris rumah sakit ( formulir RL3)

d) Data di buat tahun per 31 desember dan dapat di laporkan sewaktu-waktu di butuhkan

e) Data di teliti oleh kasi sekretaris dan RM kemudian di mintakan tanda tangan kepada

direktur

f) Data di kirim ke depkes, dinkes propinsi, kadinkes dati II, arsip

3) Laporan data ketenagaan (RL4)

Adalah laporan yang di buat setiap tahun mengenai jumlah tenaga yang adauntuk memenuhi

permintaan depkes RI. adapun prosedur pelaksanaannya sebagai berikut :

a) Data di himpun melalui konsep yang di koor dinasi dengan urusan kepegawean

b) Ditulis pada formulir RL4 hal 1-6

c) Data di ketik kemudian di teliti kasi sekretaris dan rekam memdis

d) Dimintakan tanda tangan ke direktur rumahsakit

e) Data diberi surat pengantar dan di kirim kepada depkes, dinkes propinsi, ka dinkes dati

II, arsip

4) Pembuatan grafik barber johson

Grafik baber johson yaitu suatu grafik secara visual dapat menyajikan dengan jelas tingkat

efisiensi pengelolaan rumah sakit dengan tujuan dapat memantau dengan benar mutu

pelayanan medis maupun pendaya gunaan sarana yang ada dalam menunjang pengelolaan

rumah sakit secara efisien. Prosedur pembuatan grafik baber johson adalah:

a) Rumus-rumus indicator yang di pergunakan disini

« rumus LOS L= O*HARI/D

« Rumus TOI T=(A-O)*HARI/D

« Rumus BOR P=O*100/A

« Rumus BTO B=D/A

Keterangan

O = rata-rata tempat tidur terisi

A = tempat tidur siap pakai

D = jumlah pasien keluar

b) Dasar-dasar membuat grafik baber johson

« Kumpulan data BOR

« Gambar sumbu X absis dan Y ordinat

« X Absis adalah TOI Y ordinat adalah LOS

« Gambar grafik BOR dengan menghubungkan titik TOI dan LOS

c) Analistik grafik

« Makin dekat titik atau grafik BOR denagan Y ordinat, maka BOR makin tinggi

« Makin dekat atau titik grafik BTO dengan titik sumbu maka hari perawatan makin

tinggi.

« Jika rata-rata TOI tetap tetapi LOS berkurang maka BOR akan menurun

« Bila mana TOI tinggi pengelolaan rumahsakit kurang efisien

« Bila titik temu BOR, TOI, LOS, di luar garis efisien maka pengelolaan rumah sakit

kurang efisien.

5) Administrasi rekam medis

Pada dasarnya merupakan pelaksanaan kegiatan administrasi di lingkungan bagian rekam

medis yang meliputi kegiatan tata usaha bagi staf rekam medis surat menyurat serta

pelayanaan informasi data. Tujuan dari kegiatan ini adlah secara umum tercapainya tertib

administrasi di lingkungan rekam medis. Sedangkan tujuan kususnya adalah memudahkan

pengawasan terhadap personal di lingkungan rekam medis memberikan pelayanan terhadap

kebutuhan data serta menjalin hubungan kerja antar rekam medis dan unit tterkait lainnya

Tugas Pokok

a) Memberi informasi tentang pelayanan

b) Mencatat identitas pasien dengan jelas, lengkap dan benar

c) Menulis rekam medis pada setiap lembar dalam berkas rekam medis

d) Membuat dan menyimpan KIUP

e) Mencari nomor rekam medis pasien lama dengan menggunakan KIUP

f) Membuat KIB dan menyerahkan pada pasien

g) Mencatat dalam buku registrasi pendaftaran

h) Mendistribusikan berkas rekam medis

Tugas Pokok

a) Menerima pasien rawat inap untuk di arahkan ke bangsal dan kelas perawatan yang sesui dengan

pilihan pasien dan admission note

b) Mencatat setiap perubahan jumlah dan nama pasien baik masuk, keluar maupun mutasi antar

ruang

c) Menyediakan lembar tambahan untuk keperluan rawat inap

d) Melakukan komunikasi dengan bangsal rawat inap tentang pasien yang masuk maupun keluar

e) Meminta persetujuan dan memberikan petunjuk kepada pasien untuk mengisi lemba persetujuan

di rawat

3) Assembling

Meneliti kelengkapan isi dan merakit berkas rekam medis sebelum disimpan.

Tugas pokok

a) Menerima berkas rekam medis dan sensus dari unit pelayanan

b) Meneliti kelengkapan isi berkas rekam medis (analisi kuantitatif)

c) Menyusun lembar rekam medis sesuai urutan yang berlaku dirumah sakit

d) Mencatat dan mengendalikan berkas rekam medis yang belum lengkap

e) Membuat laporan ketidak lengkapan isi berkas rekam medis berikut penanggungjawab

pengisiannya

f) Menyerahkan berkas rekam medis yang sudah lengkap kebagian filling

g) Menyerahkan sensus harian kebagian pelapor

4) Koding dan Indeksing

Koding yaitu mencari kode berdasarkan diagnosis penyakit sesuai klasifikasi penyakit yang

berlaku yaitu buku international statistical classification of diseases and related health problems

(ICD-10 revisi ke 10) tujuannya adalah untuk standarisasi penggunaan istilah yang seragam/

kesatuan bahasa untuk mempermudah pengelompokan penyakit bagi kebutuhan pencatatan dan

pelaporan. Selian itu menerima dokumen rekam medis dari urusan assembling dengan buku

ekspedisi, memisahkan dokumen RM dan KK dan menyerahkan dokumen rekam medis ke

bagian filling dengan menggunakan buku ekspedisi sementara KK digunakan untuk indeks,

mencatat indeks penyakit, jenis oprasi/ tindakan, nama dokter dan jenis sebab kematian.

Menyusun indeks penyakit, oprasi, kematian, dan dokter pada rak penyimpanan indeks.

5) Reporting

6) Filling

Menyimpan berkas rekam medis agar mudah didapat jika dibutuhkan dan terjamin keamanannya.

a) Tugas pokok

1) Menerima berkas rekam medis yang sudah lengkap untuk kemudian disimpan

2) Menyediakan berkas rekam medis yang dibutuhkan dengan menggunakan tracer

3) Mencatat buku penggunaan buku berkas rekam medis

4) Melacak berkas rekam medis yang tidak di temukan di almari penyimpanaan dan misfile