BAB 4

ANALISIS DAN BAHASAN

Bab ini akan membahas mengenai evaluasi pengendalian internal.

Berdasarkan objek penelitian, maka evaluasi pengendalian internal yang akan

dibahas adalah evaluasi pengendalian internal secara umum pada PT. Telkom,

evaluasi pengendalian internal atas aktivitas penerimaan kas, dan evaluasi

pengendalian atas aktivitas pengeluaran kas.

Evaluasi yang dilakukan terhadap pengendalian internal secara umum adalah

untuk menilai keefektifan dan kesesuaian prosedur yang telah diterapkan oleh

perusahaan berdasarkan lima komponen pengendalian internal menurut COSO

(Committee of Sponsoring Organization), yaitu Lingkungan Pengendalian (Control

Environment), Penilaian Risiko (Risk Assessment), Aktivitas Pengendalian (Control

Activities), Informasi dan Komunikasi (Information and Communication), dan

Pemantauan (Monitoring). Kelima komponen ini harus terpenuhi dalam kegiatan

pengendalian internal perusahaan untuk menunjukkan bahwa pengendalian yang

diterapkan oleh perusahaan sudah berjalan dengan efektif dan efisien demi

tercapainya tujuan perusahaan.

4.1 Evaluasi Pengendalian Internal atas PT. Telkom Secara Umum

4.4.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian merupakan fondasi untuk keempat

komponen pengendalian yang lain didalam perusahaan. Pengendalian ini

51

terdiri dari tindakan, kebijakan, dan prosedur yang menggambarkan

bagaimana sikap manajemen puncak, direksi, dan pemilik entitas mengenai

pengendalian internal dan pentingnya bagi entitas.

1. Integritas dan nilai etis

Suatu entitas perlu menetapkan standar etis dan perilaku yang

dikomunikasikan kepada karyawan dan diperkuat dengan praktik dari hari

ke hari. Cara paling baik untuk mengkomunikasikan integritas dan

perilaku etis dalam entitas adalah melalui pernyataan kebijakan dan

aturan perilaku.

PT. Telkom telah menerapkan kode etik yang berlaku bagi komisaris,

direktur utama, direktur keuangan, direktur dan pejabat kunci lainnya

serta seluruh karyawan sesuai dengan ketentuan Sarbanes Oxley Act

(SOA). Pemahaman dan penerapan etika bisnis yang telah dilakukan juga

telah diaudit secara internal maupun eksternal melalui proses audit terkait

dengan penerapan lingkungan pengendalian sesuai kerangka kerja

pengendalian internal COSO.

Dalam sosialisasi dan penerapannya, setiap tahun PT. Telkom selalu

mengingatkan karyawan mengenai tata nilai dan etika melalui survei

internal untuk mengetahui efektivitas penerapan budaya perusahaan dan

etika bisnis yang didalamnya memuat kuesioner dan studi kasus terkait

pemahaman GCG, etika bisnis, fraud, manajemen risiko, pengendalian

internal (SOA), whistleblower, tata kelola, TI, menjaga keamanan

informasi, dan hal-hal lainnya yang berkaitan dengan praktek tata kelola

perusahaan. Selain itu, adanya pelanggaran kode etik oleh karyawan juga

akan dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang tertera diperusahaan.

52

2. Komitmen terhadap kompetensi

PT. Telkom memiliki standar kompetensi masing-masing untuk setiap

bagian pekerjaannya. Pada pekerjaan yang membutuhkan keahlian

tertentu maka akan dipilih karyawan yang memiliki latar belakang sesuai

dan kompeten agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien sehingga

tujuan perusahaan tercapai.

Sebaik apapun kebijakan dan proses yang telah dirancang tidak akan

membuahkan hasil yang optimal jika manusia yang menjalankan aktivitas

tersebut tidak profesional. Dalam implementasinya, pengelolaan

pengetahuan di PT. Telkom difokuskan untuk menciptakan nilai bisnis

yang menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan

dengan mengoptimalkan proses penciptaan (acquisition), berbagi

(sharing) dan pemanfaatan (utilization) pengetahuan yang dibutuhkan

perusahaan.

Guna mendukung proses pengelolaan pengetahuan tersebut,

perusahaan telah menyediakan Knowledge Management System yang

merupakan bank data (repository) sebagai sarana bagi setiap karyawan

untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan dengan cara mengunggah

atau mengunduh melalui sistem, sehingga diharapkan dapat menjadi

solusi atas beranekaragam permasalahan pekerjaan yang pada akhirnya

mendorong pertumbuhan produktivitas dan kualitas pekerjaan.

3. Dewan Komisaris dan pastisipasi Komite Audit

Dewan Komisaris telah melaksanakan fungsinya mengawasi

pelaksanaan tugas-tugas Direksi dalam mengelola jalannya perusahaan.

Komite Audit berada dibawah Dewan Komisaris, Komite Audit

53

menjalankan tugas berdasarkan mandat yang ditetapkan dengan

Keputusan Dewan Komisaris. Komite Audit di perusahaan bertanggung

jawab untuk :

1) Mengawasi proses pelaporan keuangan Perusahaan atas nama

Dewan Komisaris.

2) Memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai

penunjukan auditor eksternal.

3) Mendiskusikan dengan auditor internal dan eksternal semua

lingkup pekerjaan, baik pekerjaan audit dan non-audit serta

rencana audit mereka.

4) Menelaah laporan keuangan konsolidasian serta efektifitas

pengendalian internal atas pelaporan keuangan.

5) Mengadakan rapat secara berkala dengan auditor internal dan

eksternal, tanpa kehadiran manajemen, masing-masing untuk

membahas hasil evaluasi dan hasil audit mereka atas pengendalian

internal serta laporan keuangan perusahaan secara keseluruhan.

6) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Dewan

Komisaris, khususnya dalam bidang yang terkait dengan akuntansi

dan keuangan, serta kewajiban lain yang diharuskan oleh SOA.

Komite Audit perusahaan juga ikut serta dalam layanan konsultasi

internal, yang lebih merupakan solusi pencegahan sebagai antisipasi agar

penyelenggaraan bisnis tetap pada arah yang tepat dan taat pada rambu-

rambu pertaturan yang berlaku. Komite audit juga akan menindaklanjuti

apabila ada pengaduan yang berkaitan dengan :

54

1) Akuntansi dan Auditing. Permasalahan akuntansi dan pengendalian

internal pelaporan keuangan yang berpotensi mengakibatkan salah

saji material dalam laporan keuangan serta permasalahan audit

terutama yang menyangkut independensi Kantor Akuntan Publik.

2) Pelanggaran paraturan. Pelanggaran terhadap peraturan pasar modal

dan peraturan perundangan yang berkaitan dengan operasi maupun

pelanggaran terhadap peraturan internal yang berpotensi

mengakibatkan kerugian bagi PT. Telkom.

3) Kecurangan dan/atau dugaan korupsi. Kecurangan dan/atau dugaan

korupsi yang dilakukan oleh pejabat dan/atau karyawan.

4) Kode etik. Perilaku direksi dan manajemen yang tidak terpuji (tidak

jujur, benturan kepentingan dengan perusahaan, atau memberikan

informasi yang menyesatkan kepada publik) yang berpotensi

mencemarkan reputasi perusahaan atau mengakibatkan kerugian bagi

PT. Telkom.

4. Filosofi dan gaya operasi manajemen

Dalam pengelolaan manajemennya, PT. Telkom berfokus kepada

pelayanan pelanggan untuk terus mengembangkan solusi terbaik.

Kepuasan pelanggan tidaklah cukup, maka dari itu perusahaan terus

berusaha untuk memberikan lebih kepada pelanggan dengan cara terus

mengembangkan produk, meningkatkan kualitas jaringan dan menetapkan

standar pelayanan yang tinggi. Mengingat pentingnya aspek Sumber Daya

Manusia (SDM) sebagai salah satu sumber daya utama di setiap

perusahaan, PT. Telkom memandang SDM sebagai modal bagi

organisasi, bukan sebagai aset perusahaan.

55

Manajemen menerapkan sistem sesuai dengan aturan yang sudah ada,

mempertahankan sumber daya yang baik, dan memonitor kegiatan.

Manajemen memonitor risiko bisnis melalui manajemen risiko yang

dibentuk oleh perusahaan. Manajemen juga terbuka terhadap masukan

atau pendapat dari karyawan, hal ini dapat mempererat hubungan antara

manajemen dan karyawan sebagaimana terlihat di kantor keakraban antar

karyawan yang menunjang terciptanya lingkungan kegiatan yang baik

sebagai motivasi untuk mencapai tujuan perusahaan.

5. Struktur organisasi

Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Telkom adalah struktur

organisasi berbentuk bagan garis dan formal, yang menginformasikan

dengan jelas tingkat jabatan, wewenang, dan tanggung jawab dalam

perusahaan. Struktur organisasi yang tertulis pada perusahaan

menunjukkan Direktur Utama sebagai karyawan pada level paling atas.

Struktu organisasi pada PT. Telkom bisa dilihat pada bab sebelumnya

mengenai struktur organisasi beserta wewenang dan tanggung jawab yang

dimiliki oleh masing-masing pejabat kunci.

Berdasarkan hasil penelitian, fungsi pemisahan tugas berdasarkan

struktur organisasi di PT. Telkom sudah sepenuhnya berdasarkan prinsip-

prinsip dan tata kelola perusahaan yang baik. Jadi, dapat dikatakan bahwa

unsur komponen lingkungan pengendalian perusahaan mengenai struktur

organisasi sudah berjalan dengan efektif dan efisien.

6. Pemberian wewenang dan tanggung jawab

Setiap personil dalam struktur organisasi memiliki wewenang dan

tanggung jawab masing-masing terhadap perusahaan. Wewenang dan

56

tanggung jawab Direktur Utama adalah memimpin dan mengelola

perusahaan agar tetap berjalan sesuai dengan tujuan dan target

perusahaan, serta menjaga tingkat efisiensi dan efektivitas perusahaan.

Wewenang dan tanggung jawab setiap Direktur adalah mengelola dengan

baik divisi yang dibawahinya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan

oleh perusahaan serta saling mendukung antar divisi demi tercapainya

tujuan dan target perusahaan.

Seperti yang telah diterapkan oleh PT. Telkom, wewenang yang

diberikan kepada Direktur Keuangan adalah bertanggung jawab

menerapkan fungsi korporat terkait dengan Direktorat Keuangan dan

melaksanakan fungsi keuangan terpusat melalui financial center, serta

memastikan seluruh kegiatan investasi anak perusahaan.

Berdasarkan hasil penelitian diatas, dapat disimpulkan bahwa

komponen lingkungan pengendalian terutama mengenai pemberian

wewenang dan tanggung jawab di perusahaan sudah berjalan dengan

efektif dan efisien sesuai dengan komponen pengendalian internal

menurut COSO.

7. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia

Sebagai perusahaan milik pemerintah, PT. Telkom harus

mempertahankan kinerja yang telah dicapai hingga saat ini dan

meningkatkan kinerja untuk kedepannya karena tanggung jawabnya

terhadap pemerintah. Sumber daya yang dimiliki perusahaan sudah

memenuhi standar yang telah ditetapkan. Perusahaan memiliki uraian

pekerjaan (job description) untuk setiap pekerjaan. Untuk merekrut

57

pegawai baru, PT. Telkom mempunyai standard an kualifikasi tertentu

sesuai dengan tingkat kebutuhan operasional dan secara umum

4.4.2 Penilaian Risiko (Risk Assesment)

Pengendalian ditentukan berdasarkan risiko, risiko dikelola untuk

menghindari kesalahan dan kecurangan yang berakibat misstatement terhadap

laporan keuangan. Namun hal ini tidak terbatas pada risiko laporan keuangan,

pengendalian juga diterapkan untuk risiko lain, termasuk risiko bisnis dan

operasi.

a. Risiko Operasi

a) Operasi jaringan

Risiko operasi pada perusahan terutama pada operasi jaringan sebagai

sistem utama. Jaringan, termasuk sistem informasi dan infrastruktur

serta jaringan operator lainnya, sangat rentan terhadap kerusakan atau

gangguan dalam operasinya akibat berbagai hal seperti gempa bumi,

kebakaran, banjir, listrik mati, kerusakan perangkat, kesalahan

perangkat lunak jaringan, gangguan kabel transmisi atau peristiwa

serupa lainnya. Jaringan, terutama akses kabel memiliki potensi

ancaman keamanan seperti pencurian atau perusakan.

b) Operasi satelit

Satelit perusahaan memiliki masa operasi yang terbatas dan dapat

rusak atau hancur selama masa operasi orbit. Kerugian atau kinerja

yang berkurang dari satelit, baik dikarenakan kerusakan perangkat

atau dicabutnya lisensi, dapat merugikan kondisi keuangan, hasil

operasi dan kemampuan untuk memberikan layanan.

58

c) Kebocoran pendapatan

Kebocoran pendapatan merupakan risiko umum bagi semua operator

telekomunikasi, atau kesulitan memperoleh pendapatan yang

merupakan hak perusahaan, akibat kelemahan sistem pengendalian

dan pengawasan transaksi, penundaan proses transaksi pelanggan

yang tidak jujur atau faktor lainnya. Perusahaan telah mengambil

langkah preventif untuk mengatasi potensi kebocoran pendapatan itu

dengan meningkatkan fungsi pengendalian terhadap seluruh proses

bisnis yang ada, menerapkan metode penjaminan pendapatan,

memberlakukan kebijakan dan prosedur yang tepat serta menerapkan

aplikasi sistem informasi guna menekan kebocoran pendapatan.

d) Teknologi baru

Teknologi baru dapat berdampak negatif pada daya saing perusahaan.

Apalagi dalam industri telekomunikasi, perubahan yang cepat dan

signifikan terjadi pada sisi teknologi. Pengembangan atau aplikasi

teknologi, layanan atau standar baru atau alternatif dimasa depan

mensyaratkan perubahan pada model bisnis, pengembangan produk,

penyediaan layanan tambahan dan investasi baru. Produk dan layanan

yang baru akan terus berkembang dan mendorong masuknya pesaing

baru di pasar. Perusahaan juga tidak dapat menjamin untuk dapat

mengintegrasikan secara efektif teknologi baru ke dalam model bisnis

yang ada. Perusahaan tidak dapat menjamin teknologinya tidak akan

tertinggal, atau terlibat persaingan dengan teknologi baru di masa

depan. Kegagalan perusahaan untuk bereaksi terhadap perubahan

59

teknologi yang cepat dapat berdampak negatif bagi bisnis, kondisi

keuangan, hasil operasi dan prospek usaha.

b. Risiko keuangan

1) Risiko nilai tukar mata uang asing

Perubahan nilai tukar berpengaruh dan akan terus mempengaruhi

kondisi keuangan dan hasil operasi perusahaan. Sebagian besar

kewajiban hutang dan pendapatan perusahaan adalah dalam

denominasi Rupiah, sedangkan sebagian besar belanja modal

perusahaan dikeluarkan dalam Dolar AS, penerimaan untuk

pendapatan valuta asing (USD) relatif kecil bila dibandingkan dengan

penerimaan dalam rupiah. Meskipun nilai tukar rupiah terhadap Dolar

AS relatif stabil pada tahun 2012, perusahaan tidak dapat menjamin

akan mampu mengelola risiko nilai tukar dengan sukses di masa

depan atau tidak akan terpengaruh negatif akibat risiko nilai tukar.

2) Risiko tingkat suku bunga

Hutang perusahaan yang termasuk pinjaman bank untuk mendanai

kegiatan operasi, memiliki risiko terhadap fluktuasi suku bunga dan

hal ini dapat berakibat buruk pada bisnis, kondisi keuangan dan hasil

operasi perusahaan. Untuk mengukur risiko pasar atas pergerakan

suku bunga, perusahaan melakukan analisa pada pergerakan margin

suku bunga dan profil jatuh tempo asset dan liabilitas keuangan

berdasarkan jadwal perubahan suku bunga.

3) Risiko kredit

Perusaahaan rentan terhadap risiko kredit terutama dari piutang usaha

dan piutang lain-lain. Risiko kredit dikendalikan dengan pengawasan

60

terus menerus atas saldo dan penagihan piutang usaha dan piutang

lain-lain. Manajemen yakin akan kemampuannya untuk mengawasi

dan mempertahankan eksposur risiko kredit yang minimal, dimana

perusahaan telah menyediakan provisi yang memadai untuk menutupi

kerugian yang timbul dari piutang yang tidak tertagih berdasarkan

kerugian historis.

4) Risiko likuiditas

Risiko likuiditas timbul apabila perusahaan mengalami kesulitan

untuk memenuhi liabilitas keuangan ketika liabilitas tersebut sudah

jatuh tempo. Manajemen risiko likuiditas bertugas menjaga

kecukupan saldo kas dan setara kas dalam upaya pemenuhan liabilitas

keuangan perusahaan. Perusahaan secara terus menerus melakukan

analisa untuk mengawasi rasio-rasio likuiditas laporan posisi

keuangan, antara lain rasio likuiditas, rasio debt equity terhadap

persyaratan yang diharuskan perjanjian utang.

Penilaian risiko atau yang menjadi tugas dari Manajemen Risiko, adalah

bagian yang tidak dapat dipisahkan dari penerapan GCG dan pengendalian

internal di perusahaan. Saat ini, implementasi manajemen risiko di

perusahaan telah mencapai tingkatan dimana manajemen risiko telah

diintegrasikan di seluruh entitas perusahaan.

Evaluasi atas efektivitas sistem manajemen risiko dilakukan secara

berkala meliputi aktivitas sebagai berikut :

1) Review dan monitoring implementasi manajemen risiko unit secara

berkala setiap tiga bulan.

61

2) Penyusunan Laporan Analisa Risiko dan Kepatuhan secara berkala setiap

tiga bulan.

3) Rapat pembahasan terkait risiko perusahaan tingkat Direksi maupun

dewan Komisaris.

4) Melakukan pengukuran implementasi budaya risiko melalui survei

kepada sejumlah responden.

5) Melakukan pengukuran tingkat kematangan implementasi manajemen

risiko.

Penilaian risiko mempertimbangkan kejadian ekstern dan intern yang

mungkin timbul dan secara tidak baik mempengaruhi kemampuan perusahaan

untuk mencatat, mengolah, mengihktisarkan, dan melaporkan data keuangan.

Beberapa risiko intern yang muncul dan dihadapi perusahaan diantaranya

sebagai berikut :

1) Perubahan dalam lingkungan operasi

Misalnya seperti munculnya Peraturan Menkominfo tentang

penyelanggaraan jasa pesan premium dan pengiriman jasa pesan singkat

memberikan dampak penurunan pendapatan fitur, yakni terkait

penerimaan kas dari telepon seluler. Kemudian, semakin berkembangnya

teknologi komunikasi telepon seluler mengakibatkan menurunnya

pemakaian telepon tidak bergerak di masyarakat, sehingga memberikan

dampak penurunan pendapatan telepon tetap (fixed line).

2) Perubahan Sistem Informasi

Penggunaan sistem aplikasi SAP mempermudah proses transaksi

penerimaan dan pengeluaran kas di perusahaan karena semua sudah

terintegrasi secara terpadu sesuai prosedur, setiap kegiatan diinput

62

kedalam sistem agar semua yang terkait dapat menerima informasi yang

sama dalam waktu cepat sehingga mempercepat penyebaran informasi.

Namun perkembangan aplikasi akan semakin canggih lagi kedepannya,

apabila perusahaan tidak bisa mengimbangi maka akan berisiko

mempengaruhi kegiatan pengendalian.

3) Pertumbuhan yang cepat

Pertumbuhan perusahaan menjadi semakin berkembang akan

membutuhkan personil tambahan untuk mendukung personil yang sudah

ada dalam menjalankan tugasnya. Apabila perusahaan tidak dapat

menangani dengan cepat terhadap pertumbuhan perusahaan maka akan

dapat membebani pengendalian dan meningkatkan risiko melemahnya

pengendalian yang sudah ada.

4) Teknologi baru

Menggabungkan teknologi baru pada perusahaan dapat meningkatkan

risiko aplikasi. Seperti risiko kerusakan sistem, sistem menolak data yang

di-input, system down, dan lain-lain. Sehingga membutuhkan

pengendalian internal mengenai sistem.

5) Pernyataan akuntansi

Perubahaan standar akuntansi di Indonesia dari US GAAP menjadi

International Financial Reporting Standards (IFRS) berpengaruh pada

kegiatan pelaporan keuangan perusahaan. Sistem pencatatan atas

transaksi juga mengalami perubahan, meskipun tidak semuanya, namun

tetap mengharuskan perusahaan mengikuti peraturan yang ditetapkan oleh

pemerintah, sehingga perlu evaluasi lagi bagi karyawan untuk memahami

standar pelaporan menurut IFRS. Kemungkinan adanya perubahan

63

standar akuntansi lagi kedepannya dapat menimbulkan risiko pencatatan

pada pelaporan keuangan.

6) Keterlambatan pembayaran

Keterlambatan pembayaran oleh pelanggan retail dapat diatasi dengan

cara memblokir jaringan telekomunikasi yang digunakan hingga

pelanggan melakukan pembayaran. Berbeda dengan pelanggan korporat

yang menyewa jasa jaringan, perusahaan tidak bisa dengan mudah

memutus jaringan yang digunakan karena akan menimbulkan masalah

lain. Keterlambatan atau penunggakan pembayaran dapat mempengaruhi

pendapatan perusahaan, karena penerimaan yang berasal dari pelanggan

korporat jumlahnya tidak sedikit. Jika penunggakan terjadi pada tahun

berjalan akan mempengaruhi cash flow perusahaan. Maka dari itu, perlu

dilakukan pendekatan dengan cara me-lobby atau negosiasi kepada

pelanggan mengenai masalah penunggakan pembayaran tersebut.

h) Tidak tercapainya target

Target Unit Collection Management adalah berapa banyak collection

yang diperoleh, apabila target tidak tercapai maka akan mempengaruhi

kualitas kinerja management dan menurunkan kepercayaan perusahaan

terhadap unit ini sehingga dapat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi

aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas.

Berdasarkan hasil penelitian diatas, dapat disimpulkan bahwa penilaian risiko

yang akan dihadapi oleh PT. Telkom yang dikelola oleh manajemen risiko yang

dimiliki perusahaan sudah berjalan dengan efektif. Karena berdasarkan risiko-risiko

diatas, perusahaan telah melakukan berbagai upaya antara lain :

64

1) Membangun dan mengembangkan aspek struktural, operasional dan

perawatan atas implementasi manajemen risiko.

2) Peningkatan kualitas pengambilan keputusan.

3) Pengembangan manajemen kelangsungan usaha (Business Continuity

management) dan Crisis Management.

4.4.3 Aktivitas Pengendalian (Control Activities)

Dengan berpedoman pada COSO Internal Control framework,

pengendalian internal yang dipergunakan untuk menjamin keandalan

pelaporan keuangan, pengendalian yang telah dilakukan oleh perusahaan

antara lain :

1. Tingkat Pengendalian Entitas

Formulasi kebijakan, implementasi, dan pengendalian pengungkapan

sesuai dengan SOA. Membangun komitmen pengelolaan perusahaan

sesuai etika memalui tata kelola yang baik dengan cara penerapan etika

bisnis, mencegah benturan kepentingan, whistleblower, pemerapan risk

management di setiap unit bisnis, penerapan program fraud, dan lain-lain.

Menyelenggarakan asesmen risiko rutin dan risk profiling sebagai early

detection system. Yang terakhir, melakukan berbagai audit untuk

menjamin efektivitas dari penerapan pengendalian entitas.

2. Tingkat Pengendalian Transaksi

Merancang bisnis proses dengan menggunakan risk based control dan

menerapkan pemisahan kewenangan berdasarkan prinsip segregation of

duties, memberlakukan disiplin kerja , memperbaiki bisnis proses secara

rutin, melakukan berbagai audit untuk menjamin efektivitas dari

penerapan pengendalian tingkat transaksi.

65

3. Pengendalian Teknologi Informasi

Memformulasikan kebijakan IT dan master plan guna menegakkan IT

Governance, menjamin perkembangan dan perubahan dalam operasi dan

aplikasi IT, dan menjamin bahwa penggunaan aplikasi telah sesuai

dengan pengaturan otorisasi dan hak akses, seperti manajemen password,

end user computing, dan lain-lain.

4.4.4 Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi adalah bagaimana mengidentifikasi,

memahami, dan melakukan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan

waktu yang menungkinkan setiap personil dalam perusahaan melaksanakan

tanggung jawab mereka. Sistem informasi yang relevan dalam pelaporan

keuangan meliputi sistem akuntansi yang berisi metode untuk

mengidentifikasikan, menggabungkan, menganalisa, mengklasifiksai,

mencatat, dan melaporkan transaksi serta menjaga akuntabilitas aset dan

kewajiban. Komunikasi dapat dilakukan secara lisan atau melalui tindakan

manajemen. Komunikasi meliputi sejauh mana karyawan memahami

bagaimana peranan mereka dalam sistem informasi pelaporan keuangan

perusahaan dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pengendalian internal

atas pelaporan keuangan.

Penguatan tata kelola teknologi informasi terus diupayakan,

mengingat PT. Telkom adalah perusahaan yang bergerak dalam bisnis

informasi dan manyalurkan data/informasi pelanggan yang harus terjamin

keamanannya. Hampir seluruh titik dalam value-chain perusahaan, yang

mencakup pengoperasian jaringan seluruh infrastruktur alat prduksi, semua

aspek penting dalam manajemen perusahaan seperti keuangan, logistik,

66

sumber daya manusia termasuk juga pelayanan kepada karyawan, pelanggan,

pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya telah terintegrasi dalam

jaringan TI. Beberapa contoh praktik tata kelola TI dalam operasi perusahaan

adalah pengelolaan user access review, password management, pengelolaan

audit log/audit trail, pengelolaan end user computing.

Hal terpenting yang disoroti dalam komponen ini berkaitan dengan

sistem akuntansi yang digunakan untuk mengolah aktivitas transaksi. Dalam

praktiknya, PT. Telkom menggunakan sebuah software SAP (System

Application and Product in data processing) untuk menjalankan kegiatan

operasionalnya. Seluruh aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas sudah

terkomputerisasi dan mengacu pada ketentuan SAP terkait untuk bagian

fiancial. Mekanisme pencatatan atas transaksi yang sudah berjalan adalah

melalui sistem aplikasi SAP tersebut, melalui aplikasi ini seluruh kegiatan

transaksi dicatat dan diawasi secara real time karena aplikasi ini sudah

terintegrasi secara terpadu dengan jaringan perbankan yang sudah melakukan

kerjasama dengan PT. Telkom.

Dengan demikian, dapat diperoleh kesimpulan bahwa penerapan

sistem informasi dan komunikasi pada perusahaan sudah berjalan secara

efektif dan efisien dalam mendukung tercapainya tujuan dan target

perusahaan. Penggunaan sistem informasi pada PT. Telkom memberikan

keunggulan penggunaan yang powerfull, cepat, akurat, transparan, dan less

manually.

67

4.4.5 Pemantauan (Monitoring)

PT. Telkom memiliki Audit Internal yang senantiasa melakukan

pemantauan atas kinerja perusahaan. Berdasarkan hasil observasi dan

wawancara dengan perusahaan, diperoleh keterangan bahwa, setiap triwulan,

unit bisnis melakukan Control Self Assessment (CSA) terhadap pengendalian

internal. Secara periodik, internal audit melakukan evaluasi terhadap hasil

CSA tersebut dan mengukur tingkat kecukupannya dan menghasilkan

rekomendasi perbaikan baik terhadap rancangan maupun pelaksanaan.

4.5 Evaluasi Pengendalian Internal atas Aktivitas Penerimaan dan

Pengeluaran Kas

4.5.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan dan

pengeluaran kas dilakukan oleh suatu unit didalam perusahaan yaitu Finance,

Billing & Collection Center. Didalam unit ini terdapat sumber daya yang

kompeten dan menjunjung tinggi kedisiplinan terhadap peraturan yang

ditetapkan oleh perusahaan.

Proses pembayaran atas jasa telekomunikasi dilakukan oleh pelanggan

melalui transfer atau melalui Plaza Telkom terdekat. Pembayaran melalui

transfer ditujukan kepada rekening Bank Operasional sebagai penampung

sementara yang kemudian oleh bank operasional akan ditransfer ke rekening

Korporat pada hari itu juga, sehingga tidak ada saldo yang mengendap.

Kerjasama antara personil yang terkait dalam aktivitas penerimaan kas sudah

dilakukan dengan baik sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh

perusahaan. Penerimaan kas yang berasal dari jasa telekomunikasi berada

68

dibawah Deputy Billing&Collection dan Deputy Finance Operation. Deputy

Billing&Collection membawahi Billing Management yang bertanggung

jawab mengelola billing atau tagihan kepada pelanggan maupun dari vendor.

Deputy Finance Operation membawahi Unit Finance Service yang

didalamnya terdapat Officer yang bertugas menerima, memverifikasi, dan

meng-input data atas transfer dari Bank Operasional ke Korporat.

Proses pengeluaran kas untuk biaya pemeliharaan harus melalui

otorisasi oleh pejabat yang memiliki wewenang atas setiap kegiatan. Mulai

dari verifikasi atas kelengkapan dokumen dari vendor, input data kedalam

sistem, otorisasi surat perintah bayar (SPB) hingga persetujuan pengeluaran

kas, semua dilakukan oleh personil yang kompeten disertai pengendalian

yang sesuai dengan kondisi didalamnya. Setiap kegiatan pasti memiliki risiko

namun perusahaan telah mengantisipasi dengan cara menerapkan

pengendalian-pengendalian yang dapat menghindari dan meminimalisir

terjadinya kesalahan dalam aktivitas pengeluaran kas.

4.5.2 Penilaian Risiko (Risk Assessment)

Penerimaan Kas

Penilaian risiko dilakukan berdasarkan aktivitas yang terjadi dalam proses

penerimaan kas, diantaranya :

1. Ketika Bank Operasional melakukan transfer ke Korporat, jumlah

transfer yang diterima ternyata tidak tepat, atau transfer dilakukan

tidak tepat waktu seperti mendekati akhir bulan.

2. Memo jurnal yang dibuat berdasarkan dokumen pendukung tidak

lengkap atau tidak akurat karena kesalahan personil.

69

3. Input data transfer dari pelanggan korporat tidak akurat atau tidak

lengkap.

4. Posting data transfer Bank Operasional ke Korporat tidak akurat

atau tidak lengkap.

Pengendalian yang dilakukan :

1. Asman Cash&Bank/Asman Financial Service/OM Financial

Service. Mereview hasil verifikasi Rekening Koran atas transaksi

transfer dari Bank Operasional ke Korporat dan menandatangani

Rekening Koran/bukti transfer.

2. Asman Cash&Bank/ Asman Financial Service/OM Financial

Service mereview memo jurnal dan tanda tangan pada memo

jurnal.

3. Pengendalian ini dilakukan oleh aplikasi. Aplikasi menolak input

data yang tidak lengkap (mandatory fields).

4. Manager Cash Operastion/OM Financial Service/Pejabat

berwenang. Mereview hasil posting dan menandatangani dokumen

hasil posting.

Pengeluaran Kas

Peniliaian risiko yang terkait didalam proses pengeluaran kas, diantaranya :

1. Dokumen pendukung dari vendor dan Checklist Pememeriksaan

Dokumen tidak lengkap atau tidak akurat.

2. Dokumen pertanggungan yang dikirim tidak lengkap atau tidak

akurat.

70

3. Dokumen pertanggungan yang diterima tidak lengkap atau tidak

akurat.

4. Terdapat duplikasi penginputan.

5. Posting tidak lengkap dan tidak akurat.

6. Proses dokumen pertanggungan pada SAP melebihi anggaran.

7. SPB yang dicetak tidak akurat.

8. SPB tidak absah, tidak akurat dan tidak diotorisasi oleh pejabat

berwenang.

Adapun risiko yang terkait dengan aplikasi SAP yang digunakan pada saat

mengolah informasi, diantaranya :

9. Terdapat SPB yang telah di-approve tetapi status belum berubah.

10. Nota transfer dicetak sebelum SPB di-approve.

11. Duplikasi pencetakan Nota Transfer Pembayaran dan Daftar

Transfer Pembayaran.

12. Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer Pembayaran dicetak

tidak lengkap atau tidak akurat.

Pengendalian yang dilakukan berdasarkan risiko yang disebutkan diatas :

1. Asman Verification/Pejabat berwenang mereview hasil verifikasi

kelengkapan dan keakuratan dokumen pendukung/dokumen

pertangungan, checklist pemeriksaan dokumen, dan otorisasi

checklist pemeriksaan dokumen.

2. Asman Financial Service mereview dokumen yang akan dikirim

dan menandatangani pengiriman dokumen.

71

3. Pengendalian ini dilakukan oleh aplikasi. Aplikasi menolak input

data yang tidak lengkap. OM Financial Service mereview

dokumen dan memberi tanda tangan pada Checklist.

4. Aplikasi menolak eksekusi jurnal yang tidak balance.

5. Aplikasi menolak memunculkan kekurangan anggaran untuk

masing-masing akun bila input melebihi anggaran.

6. Manager Cash Operation mereview hasil posting dan tanda tangan

pada dokumen hasil posting.

7. Pejabat berwenang mereview keakuratan SPB dan otorisasi.

8. SPB hanya bisa di-approve jika status SPB “0” (print).

9. Aplikasi secara otomatis meng-update status SPB pada saat

mencetak Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer

Pembayaran.

10. Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer Pembayaran tidak

bisa dicetak sebelum SPB di-approve.

11. Aplikasi menolak mencetak Nota dan Daftar Transfer Pembayaran

yang sama.

12. Pejabat berwenang mereview kelengkapan dan keakuratan Nota

dan Daftar Transfer pembayaran kemudian dibandingkan dengan

rekap Permintaan Pembayaran, serta otorisasi.

4.5.3 Aktivitas Pengendalian (Control Activities)

Aktivitas pengendalian yang akan dibahas adalah pengendalian yang

dilakukan terhadap proses penerimaan kas, dimulai sejak menerima bukti

transfer dan Rekening Koran hingga pencatatan memo jurnal. Serta aktivitas

72

pengendalian terhadap pengeluaran kas dimulai dari menerima dokumen

pertanggungan sampai dengan persetujuan untuk melakukan pembayaran.

1. Penelaahan kinerja (Performance appraisal)

Pengecekan independen dan pelaksanaan praktik yang sehat

Prosedur sistem penerimaan dan pengeluaran kas tidak akan berjalan

dengan baik apabila tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang

sehat dalam pelaksanaannya. Setiap harinya manajer mengawasi, mengecek,

mengotorisasi setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran kas beserta

dokumen-dokumen yang keluar. Manajer juga mengawasi kinerja

karyawannya agar tetap sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan

perusahaan.

Pengecekan dan pengawasan dilakukan pada setiap proses yang

terjadi dalam penerimaan dan pengeluaran kas. Officer yang melakukan

pekerjaannya selalu direview oleh personil yang lebih tinggi jabatanya

sebelum melanjutkan ke proses berikutnya. Pengecekan dan pengawasan

dimulai sejak awal proses dengan tujuan tetap terjaga keakuratan data hingga

akhir proses sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan.

Pengecekan secara independen secara keseluruhan dilakukan oleh

internal audit. Internal audit yang dibentuk oleh perusahaan bertugas

melakukan evaluasi terhadap hasil CSA secara periodik. CSA adalah Control

Self Assessment (CSA) yang dilakukan setiap triwulan terhadap pengendalian

internal untuk mengukur tingkat kecukupannya serta menghasilkan

rekomendasi perbaikan baik terhadap rancangan maupun pelaksanaan

kegiatan didalam perusahaan.

73

2. Pengolahan informasi (Information processing)

Penerimaan Kas

Pengolahan informasi mengenai pencatatan dan pengawasan atas

transaksi penerimaan kas yang sudah berjalan adalah melalui suatu sistem

secara terpadu yaitu aplikasi SAP, melalui aplikasi ini seluruh penerimaan

kas yang berasal dari pembayaran jasa telekomunikasi dicatat dan diawasi

secara real time karena aplikasi ini sudah terintegrasi dengan jaringan

perbankan yang sudah melakukan kerjasama dengan PT. Telkom untuk

menampung pembayaran yang dilakukan pelanggan atas penggunaan jasa

telekomunikasi.

Secara teknis, pelaksanaan collecting penerimaan pembayaran

disamping langsung melalui loket bank yang sudah ada kerjasama dengan PT.

Telkom, juga dapat dilakukan melalui loket Plaza Telkom dan selanjutnya

harus disetorkan ke rekening perusahaan pada bank pemerintah yang

berfungsi sebagai penampung seluruh penerimaan, demikian juga

pembayaran yang diterima melalui loket Bank Operasional yang merupakan

collecting agent harus disetorkan secara langsung (daily transfer) ke rekening

perusahaan pada bank pemerintah yang berfungsi sebagai bank penampung

tersebut, jadi prinsipnya di Bank Operasional tidak ada saldo yang

mengendap.

Dalam pengolahan informasi terdapat pengendalian aplikasi yang

membantu untuk meyakinkan kelengkapan dan akurasi pengolahan transaksi,

otorisasi, dan validitas. Meskipun sistem yang digunakan oleh PT. Telkom

dalam mengolah informasi mengenai penerimaan kas sudah berjalan dengan

74

efektif dan efisien, namun masih ditemukan kelemahan pada proses

identifikasi atas pelanggan korporat yang melakukan pembayaran.

Kondisi :

Proses identifikasi pelanggan dilakukan oleh bagian treasury dan

bagian keuangan ketika di Rekening Koran tidak tertera nama pelanggan

yang sudah melakukan transfer. Ketidakjelasan identitas mengakibatkan uang

yang sudah masuk statusnya menjadi uang titipan meskipun secara cash

sudah masuk di rekening perusahaan, dan berdampak pada akun piutang

usaha belum bisa di clear pada saat itu. Apabila transaksi penerimaan terjadi

mendekati akhir bulan maka akan menyebabkan pos piutang pada buku besar

masih terbuka hingga kegiatan tutup buku akhir bulan.

Pos piutang usaha yang masih terbuka secara administrasi sebenarnya

akan menimbulkan dua hal :

a. Mempengaruhi pencapaian kinerja unit kerja keuangan dalam hal

pengawasan dan pengendalian piutang usaha.

b. Akan menjadi sampling objek audit dan ini sangat riskan menjadi

temuan catatan opini auditor.

Pengeluaran Kas

Pengolahan informasi terutama mekanisme pencatatan dan

pengeluaran kas juga sudah didukung oleh penggunaan aplikasi SAP.

Berawal ketika perusahaan menerima tagihan dari vendor atas pekerjaan

pemeliharaan jaringan yang telah selesai dikerjakan. Surat tagihan disertai

dokumen pendukung yakni Berita Acara mengenai pekerjaan yang telah

dilakukan dan Faktur Pajak. Perusahaan, khususnya bagian verifikasi

kemudian memverifikasi kelengkapan data lalu diserahkan ke bagian

75

Financial Service untuk mencetak Surat Perintah Bayar (SPB). Bagian

Cash&Bank melakukan pembayaran berdasarkan SPB dan menyerahkan

bukti transfer kepada vendor.

3. Pengendalian fisik (Physical controls)

a) Dokumen dan catatan yang memadai

Pengendalian internal yang baik atas dokumen dan catatan dapat

memberikan jaminan bahwa setiap transaksi sudah dijalankan dengan baik

sesuai prosedur. Kelengkapan dokumen akan menghasilkan informasi yang

teliti dan dapat dipercaya bahwa telah ada transaksi dengan bukti yang

memadai. Dokumen yang memadai adalah dokumen yang di otorisasi baik

dengan tanda tangan ataupun stempel oleh pejabat yang berwenang.

Penerimaan Kas

Berdasarkan penelitian, diketahui bahwa Invoice akan berlaku

sebagai tanda terima pembayaran ketika transfer pelunasan oleh pelanggan

sudah diterima oleh perusahaan. Invoice tersebut berisi berisi nomor tagihan,

nama pelanggan disertai alamat dan nomor NPWP, tanggal pengukuhan,

tanggal invoice, tanggal jatuh tempo pembayaran, periode penggunaan jasa

telekomunikasi yang ditagih, jumlah total tagihan, dan Tanda Bea Materai

Lunas dengan sistem komputerisasi. Lembar invoice juga disertai beberapa

dokumen pendukung yaitu berkas Berita Acara yang berisi detil penggunaan

koneksi yang digunakan oleh pelanggan selama periode yang ditagihkan,

yang dibuat sebagai dasar penerbitan invoice dan pelunasan tagihan.

Pada saat pelanggan sudah melakukan pembayaran ke Bank

Operasional, maka Bank Operasional langsung mentransfer ke Bank

Perusahaan. Bank Operasional menyerahkan bukti transfer dan Rekening

76

Koran kepada perusahaan, untuk kemudian dibuatkan memo jurnal dalam

SAP perusahaan berdasarkan dokumen tersebut.

Pengeluaran Kas

Pengeluaran kas untuk biaya operasi dan pemeliharaan jaringan terdiri

dari beberapa dokumen yang terkait, diantaranya :

1. Surat Kontrak. Surat persetujuan pengerjaan pemeliharaan

antara PT. Telkom dengan vendor.

2. Surat tagihan. Surat tagihan dari vendor untuk PT. Telkom.

3. Kuitansi/tanda terima uang. Kuitansi pembayaran dari PT.

Telkom kepada vendor.

4. Faktur pajak

5. Berita Acara uji terima barang untuk pekerjaan pemeliharaan

6. Lembar Justifikasi kegiatan (alasan mengapa kegiatan

dilakukan)

Dokumen-dokumen pendukung diatas akas diperiksa kelengkapannya

oleh bagian verifikasi kemudian diserahkan ke bagian Financial Service. Di

bagian Financial Service terjadi pengolahan data yang menghasilkan Surat

Perintah Bayar (SPB), setelah SPB diotorisasi oleh pejabat berwenang maka

akan dibuatkan dokumen Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer

Pembayaran.

Kondisi :

Dokumen pendukung yang diterima oleh perusahaan terkadang masih

kurang lengkap, sehingga pembayaran tidak bisa diproses hingga dokumen

dilengkapi.

77

b) Otorisasi atas transaksi

Penerimaan Kas

Otorisasi atas dokumen terkait peneriman kas, diantaranya :

1. Invoice permintaan pembayaran kepada pelanggan, ditanda

tangani oleh Manager Payment & Collection.

2. Bukti transfer dari Bank Operasional dan Rekening Koran

diotorisasi oleh Operational Manager (OM) Financial Service.

3. Memo jurnal yang dibuat oleh Officer Financial Service direview

dan ditandatangani oleh OM Financial Service.

4. Dokumen hasil posting diotorisasi oleh Manager Cash Operation.

Pengeluaran Kas

Pengeluaran kas untuk biaya operasi dan pemeliharaan jaringan terdiri

dari banyak dokumen yang terkait disertai otorisasi oleh bagian yang

memiliki wewenang, diantaranya :

1. Lembar Justifikasi kebutuhan barang dan atau jasa yang

dibutuhkan untuk pemeliharaan jaringan, yang berisi unit kerja,

nama kegiatan, dan total nilai yang dibutuhkan. Lembar justifikasi

dibuat oleh Officer-3 Administrasi, diperiksa oleh petugas Support

Service, dan disertai lembar persetujuan.

2. Lembar form kebutuhan barang atau jasa dan rinciannya, yang

berisi nama barang dan jasa, jumlah yang diperlukan, serta total

harga. Form ini dibuat oleh petugas Network dan disetujui oleh

Manajer Area, kemudian diproses oleh Officer-1 Network &

Accounting.

78

3. Nota, yang ditujukan kepada pihak ketiga yang diberi tugas untuk

melaksanakan pekerjaan pemeliharaan.

4. Berita Acara, Surat permohonan pembayaran, Faktur pajak atas

selesainya pekerjaan oleh vendor. Tagihan ditujukan kepada PT.

Telkom.

5. Lembar verifkasi pajak. Sebagai verifikator adalah Officer-2

Financial Service dan Manajer Finanial Service sebagai reviewer.

6. Surat Perintah Bayar (SPB) dari PT. Telkom kepada vendor.

Dokumen penagihan disahkan oleh Officer-1 Financial Service

dan disetujui oleh Manajer Financial Service.

4. Pemisahan fungsi

Pemisahan fungsi menjelaskan bahwa tidak ada karyawan yang

melakukan pekerjaan ganda, antara bagian transaksi dan pencatatan

dipisahkan, begitu juga dengan yang lainnya. Pemisahan fungsi dilakukan

agar setiap bagian pekerjaan dapat berjalan dengan efektif, dan efisien

sehingga tujuan perusahaan tercapai.

Terdapat pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan pembayaran dari

jasa telekomunikasi dengan fungsi pengeluaran kas untuk beban operasional

dan pemeliharaan sarana telekomunikasi (BODP).

Secara umum, pemisahan fungsi dapat dijelaskan seperti berikut :

Kegiatan pengeluaran kas ini dilakukan oleh satuan Unit Fungsional Logistik

(Bagian Pengadaan Barang) dan Unit Keuangan yang terdiri dari bagian

verifikasi, financial service, kas&bank, dan akuntansi. Masing-masing

bertugas menerima, memeriksa, dan memverifikasi kelengkapan dokumen

pendukung dan mencetak SPB. Setelah direview keakuratan SPB, bagian

79

keuangan (kas&bank) melakukan transfer pembayaran kepada vendor disertai

Nota dan Daftar Transfer Pembayaran. Bagian Akuntansi melakukan posting

jurnal dan member cap “PAID” pada berkas yang sudah dibayar.

Dapat dilihat bahwa sudah terdapat pemisahan fungsi dengan baik

antara Unit Fungsional Logistik dengan Unit Keuangan. Sedangkan untuk

penerimaan kas dari jasa telekomunikasi, fungsi penagihan dan pencatatan

sudah dilakukan secara terpisah. Fungsi Billing Management mengelola

tagihan ke pelanggan maupun dari vendor, dan Fungsi Cash&Bank

memeriksa rekening perusahaan apakah pelanggan sudah melakukan

pembayaran, kemudian membuat memo jurnal dan menginput data, dan

terakhir melakukan rekonsiliasi saldo bank.

Penerimaan Kas

Fungsi secara personil yang terkait penerimaan kas adalah fungsi

Cash&Bank dan Financial Service.

1. Officer Cash&Bank/ Officer Financial Service

Menerima Rekening Koran dan bukti transfer dari Bank

Operasional.

Memverifikasi transaksi atas transfer bank dari Bank Operasional

ke Korporat untuk dibandingkan dengan rekening Koran.

Melakukan klarifikasi transaksi transfer harian yang belum

dilakukan oleh Bank Operasional.

Membuat memo jurnal berdasarkan dokumen pendukung yang

diterima.

2. Officer Cash&Bank/ Officer-1 Financial Service

Menginput data atas transfer Bank Operasional ke Korporat.

80

Mencantumkan nomor dokumen pada memo jurnal atau dokumen

pendukung.

3. Asman Cash&Bank/ Officer-2 Financial Service/ Pejabat berwenang

Mereview hasil input

Melakukan posting dokumen data atas transfer Bank Operasional

ke Korporat kedalam SAP.

Pengeluaran Kas

Fungsi-fungsi yang terkait dalam aktivitas pengeluaran kas terdiri dari fungsi

Verification, Verification&Tax, Financial Service, Cash&Bank, dan fungsi

Akuntansi.

1. Verification

Menerima dokumen pendukung

Memvalidasi keabsahan dokumen pendukung

Membuat dan memverifikasi Checklist Pemeriksaan Dokumen

2. Verification&Tax

Mengirimkan dokumen yang telah diverifikasi beserta checklist ke

Financial Service

Mencatat pengiriman dokumen dalam log book

3. Financial Service

Menerima dokumen yang telah diverifikasi

Input dokumen kedalam SAP

Melakukan review hasil input dan melakukan posting ke SAP

Memproses dan mencetak SPB untuk ditandatangani oleh pejabat

berwenang

4. Cash & Bank

81

Membuat dan mencetak perintah pembayaran berupa Nota dan

Daftar Transfer Pembayaran

Mengirimkan Nota dan Daftar Transfer Pembayaran ke Bank

5. Akuntansi

Posting jurnal pembayaran (mengupdate status SPB)

Member cap “PAID” dan “Tanggal Bayar” pada Nota dan Daftar

Transfer Pembayaran

Pemisahan fungsi antara aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas

dilakukan untuk menghindari dan meminimalisir terjadinya kecurangan.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diatas, pemisahan tugas pada PT

Telkom sudah berjalan dengan baik. Pembagian tugas pada perusahaan

sangat mendukung kinerja atas perusahaan karena sudah dengan jelas tertulis

dalam struktur organisasi perusahaan. Setiap fungsi sudah melakukan

tugasnya sesua dengan jobdesk masing-masing sehingga mendukung

tercapainya tujuan perusahaan.

4.5.4 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi mengenai seluruh aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas

sudah terkomputerisasi dan mengacu pada ketentuan SAP terkait untuk

bagian finansial. Mekanisme pencatatan atas transaksi penerimaan kas yang

sudah berjalan adalah melalui sistem aplikasi SAP tersebut, melalui aplikasi

ini seluruh penerimaan kas yang berasal dari pembayaran jasa telekomunikasi

dicatat dan diawasi karena aplikasi ini sudah terintegrasi secara terpadu.

Penggunaan sistem informasi pada PT. Telkom memberikan

keunggulan penggunaan yang powerfull, cepat, akurat, transparan, dan less

manually. Namun demikian, seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya

82

berdasarkan penelitian yang telah dilakukan di PT. Telkom ditemukan bahwa

masih sering terjadi ketika perusahaan mencetak Rekening Koran untuk

melihat pembayaran yang sudah dilakukan oleh pelanggan, tidak tertera nama

perusahan melainkan hanya nomor rekening. Terutama jika pembayaran

yang dilakukan mendekati akhir bulan, mengakibakan akun Piutang Usaha

belum bisa di clear pada saat itu walaupun uang secara cash sudah masuk ke

rekening PT. Telkom tetapi statusnya adalah uang titipan dan belum diakui

pendapatan.

Penelusuran atas pembayaran yang diterima dari pelanggan dilakukan

secara harian, namun apabila transaksi penerimaan terjadi mendekati akhir

bulan dan identifikasi masih belum jelas, maka akan mengakibatkan pos

piutang pada buku besar masih terbuka pada tutup buku akhir bulan.

4.5.5 Pemantauan (Monitoring)

Penerimaan Kas

Seluruh penerimaan kas yang berasal dari pembayaran jasa

telekomunikasi diawasi secara real time melalui sistem. Kegiatan monitoring

untuk aktivitas penerimaan kas secara otomatis melalui database pelanggan

yang dimiliki perusahaan. PT. Telkom memiliki database pelanggan retail

dan wholesale, pelanggan retail adalah pelanggan yang menggunakan telepon

tetap, pelanggan wholesale adalah perusahaan yang menyewa jaringan untuk

kepentingan usahanya, contohnya untuk menghubungkan perusahaan pusat

dengan cabang didaerah tertentu. Untuk pelanggan retail, setiap tanggal 20

sistem akan menunjukkan pelanggan yang sudah dan belum membayar

tagihan, apabila ada pelanggan yang belum membayar tagihannya maka akan

diblokir. Sedangkan untuk pelanggan wholesale, PT. Telkom tidak bisa

83

dengan mudah memutuskan sambungan jaringan karena akan menimbulkan

masalah baru. Maka dari itu, pendekatan yang dilakukan diantaranya

negosiasi mengenai masalah penyebab keterlambatan bayar.

Pengeluaran Kas

Pengeluaran kas yang bersifat pembayaran kepada pihak ketiga yaitu

untuk biaya operasional pemeliharaan jaringan, dari sejak dokumen tagihan

ditujukan ke Telkom, maka perusahaan mempunyai waktu 14 hari untuk

membayar, semua ketentuan sudah ada di SAP. Adapun pengeluaran kas

yang bersifat internal contohnya penggantian imprest fund, perusahaan

mempunyai peraturan tersendiri yakni waktu 4 hari, semua ketentuan ada di

SLA (Service Level Agreement).

Dokumen-dokumen yang terkait pengeluaran kas diotorisasi oleh

personil yang berwenang, oleh karena banyaknya dokumen yang harus

diotorisasi dapat mengakibatkan personil kelelahan dan kurang cermat dalam

menanggapi dokumen-dokumen tersebut sehingga perlu dilakukan

pengecekan lagi oleh pihak yang independen atas kinerja setiap personil.

Perusahaan menerapkan pengendalian dalam hal ini dengan cara

menempatkan personil yang kompeten dan memiliki integritas yang tinggi

terhadap pekerjaannya sejak awal. Setiap triwulan auditor internal juga

melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pengendalian internal

perusahaan.

Berdasarkan hasil penelitian diatas, dapat diperoleh kesimpulan

bahwa kegiatan pemantauan terhadap aktivitas penerimaan dan pengeluaran

kas sudah dilakukan dengan baik oleh perusahaan, dan sudah berjalan dengan

84

efektif dan efisien sesuai dengan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan

guna mendukung pencapaian tujuan dan target perusahaan.

4.6 Pembahasan

Sistem pengendalian pada penerimaan dan pengeluaran kas pada PT

Telkom Tbk sudah melalui bank sehingga pengendalian terhadap kas sudah

berjalan dengan baik. Namun demikian, disamping pengendalian terhadap kas

juga terdapat pengendalian pada personil yang berkaitan dengan aktivitas

penerimaan dan pengeluaran kas. Terutama pada proses pengeluaran kas,

diperlukan dokumen-dokumen sebagai bukti sebelum melakukan pengeluaran.

Kegiatan otorisasi atas dokumen termasuk kegiatan yang sulit dengan begitu

banyaknya dokumen yang keluar setiap hari yang membutuhkan perhatian

serta otorisasi oleh personil yang diberikan wewenang oleh perusahaan.

Dikatakan sulit karena memeriksa setiap lembar dokumen adalah kegiatan

yang menjemukan, personil dapat dengan mudah memberikan tandatangannya

karena terlalu lelah untuk mengecek setiap lembar dokumen yang diberikan.

Dengan demikian, perusahaan menerapkan pengendalian dengan cara

menempatkan personil yang kompeten, jujur, serta memiliki integritas yang

tinggi terhadap pekerjaannya. Perusahaan juga melakukan pengecekan

independen pada setiap aktivitas yang dilakukan dan pemantauan oleh auditor

internal sebagai dasar evaluasi terhadap pengendalian internal perusahaan.

Secara keseluruhan, evaluasi yang dilakukan terhadap pengendalian

internal yang diterapkan oleh PT. Telekomunikasi Indonesia telah

menunjukkan kualitas yang baik. Pengendalian internal yang diterapkan oleh

perusahaan sudah sesuai berdasarkan COSO Internal Control Framework

85

mengenai lima komponen pengendalian secara teori dan praktek. Kelemahan

yang terdapat dalam aktivitas pengeluaran kas seperti dokumen dari vendor

yang kurang lengkap tidak terlalu berpengaruh signifikan terhadap

pelaksanaan proses pengeluaran kas secara keseluruhan, namun apabila

kejadian ini terjadi terus menerus maka akan menghambat pelaksanaan

pekerjaan dan menjadi tidak efektif dan efisien. Perusahaan terus menegaskan

akan pentingnya kelengkapan dokumen pada setiap proses pengeluaran kas,

sejauh ini kelemahan tersebut dapat diatasi dengan pengendalian oleh sistem

yang tidak akan berjalan apabila data yang diinput tidak lengkap dan

pengendalian manual yang dilakukan oleh personil dalam mereview setiap

proses.

Permasalahan pada sistem penerimaan kas masih sering terjadi dan

mempengaruhi kinerja bagian treasury dan keuangan perusahaan. Proses

identifikasi pelanggan yang tidak mencantumkan nama ketika melakukan

pembayaran mengurangi efektifitas dan efisiensi pada bagian treasury dan

keuangan. Terutama pelanggan yang melakukan pembayaran mendekati akhir

bulan, maka akan mengakibatkan akun piutang belum bisa di clear dan status

kas yang masuk ke perusahaan adalah uang titipan.

86