BAB IV

PEMBAHASAN

IV.1 Evaluasi Pengendalian Intern Atas Sistem Pengelolaan Persediaan Pada

PT. IMP

PT. IMP merupakan perusahaan retail maka sangat penting bagi perusahaan

untuk menjalankan proses pengelolaan persediaan dengan seefektif dan seefisien

mungkin. Evaluasi pengendalian intern atas sistem pengelolaan persediaan pada PT.

IMP dimulai saat DC menerima persediaan yang dikirim supplier, lalu proses

warehousing dimana pengaturan atas penempatan dan pengambilan barang ke display,

hingga proses issuing yaitu pengiriman barang ke gerai-gerai yang dimiliki PT. IMP

untuk area Jakarta dan sekitarnya.

Berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan penulis atas sistem pengelolaan

persediaan yang dilakukan di DC Jakarta 1, penulis mengidentifikasi beberapa kebaikan-

kebaikan dan kekurangan-kekurangan atas sistem pengelolaan persediaan yang

didasarkan pada lima komponen pengendalian intern, antara lain:

IV.1.1 Lingkungan Pengendalian

1. Integritas Dan Nilai Etika

Adapun kebaikan-kebaikan yang telah diterapkan atas sistem pengelolaan

persediaan berdasarkan integritas dan nilai etika yaitu:

a. Para manager dan petinggi di DC pun mengikuti standar integritas dan etika

yang tinggi, dimana manager DC tetap masuk pada hari Sabtu padahal hal

1

tersebut di luar jam kerja manager tersebut. Hal tersebut menunjukkan bahwa

manager memiliki standar yang tinggi dalam tanggung jawab pekerjaannya.

b. Tidak terdapat godaan atas insentif karena pembayaran terhadap karyawan

tidak berdasarkan suatu target. Hal ini akan mengurangi potensi karyawan

untuk berlaku tidak jujur, tidak etis ataupun melawan hukum.

c. Karyawan juga menggunakan waktu istirahat secara bertanggungjawab dan

kembali bekerja tidak melebihi jam makan yang telah ditetapkan. Hal ini

menunjukkan integritas karyawan yang baik.

Terdapat juga kekurangan-kekurangan atas faktor integritas dan nilai etika

yaitu:

a. Tidak dikomunikasikannya kepada seluruh karyawan mengenai kewajiban

karyawan untuk melaporkan pelanggaran yang mereka ketahui. Seharusnya

pihak manajemen mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan baik secara

verbal maupun pernyataan tertulis mengenai tanggung jawab karyawan untuk

melaporkan pelanggaran yang mereka ketahui. Penyebab tidak

dikomunikasikannya hal tersebut karena belum adanya kebijakan perusahaan

secara tertulis mengenai pelaporan atas pelanggaran dalam kode etik prilaku

karyawan. Akibatnya karyawan tidak mengetahui akan tanggung jawab

mereka untuk melaporkan setiap tindakan pelanggaran yang dilakukan di DC

dan pelanggaran-pelanggaran yang terjadi tidak dapat dideteksi secara cepat.

Rekomendasi penulis yaitu DC membuat kebijakan untuk melapor

kepada atasan jika mengetahui adanya pelanggaran dalam kode etik prilaku

karyawan secara tertulis dan dikomunikasikan secara langsung kepada setiap

karyawan.

2

b. Tidak diberikan bimbingan moral kepada karyawan. Bimbingan moral perlu

diberikan kepada karyawan untuk membina moral karyawan agar dapat

membedakan tindakan yang benar dan yang salah.

Penyebabnya karena pihak manajemen menilai kinerja karyawan

berdasarkan output yang dihasilkan seperti kecepatan proses picking, dsb. DC

tidak menilai karakter individu karyawan. Akibatnya karyawan tidak

memperdulikan mana tindakan yang baik maupun yang buruk. Karyawan

tidak menekankan pentingnya berprilaku etis dalam lingkungan kerja.

Rekomendasi dari penulis yaitu DC mengadakan bimbingan

moral secara rutin seperti: persekutuan doa, sholat bersama untuk

meningkatkan moral karyawan sehingga dapat berprilaku etis.

2. Komitmen Terhadap Kompetensi

Kebaikan-kebaikan yang dapat diidentifikasi penulis dari faktor

komitmen terhadap kompetensi yaitu:

Kompetensi karyawan sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja oleh DC.

Kebanyakan karyawan di DC adalah lulusan SMK/SMA, karena pekerjaan di DC

lebih banyak menggunakan tenaga fisik. Hal ini mencakup pertimbangan atas

biaya tenaga kerja yang harus dikeluarkan perusahaan, jika harus merekrut

tenaga kerja dengan pendidikan tinggi.

Adapun kekurangan-kekurangan yang dapat diidentifikasi penulis antara

lain yaitu:

Tidak dilakukannya pelatihan-pelatihan atau training terhadap karyawan.

Pelatihan penting dilakukan bagi karyawan untuk menambah skill dan

pengalaman dalam melakukan tugas dan tanggung jawab mereka. Penyebab

3

tidak dilakukan pelatihan adalah tidak dianggarkannya biaya untuk pelatihan

karyawan. Hal ini akan berakibat tidak adanya perkembangan dari ketrampilan

maupun keahlian karyawan sehingga kinerja karyawan tidak akan maksimal bagi

perusahaan.

Rekomendasi penulis adalah perusahaan menganggarkan biaya secara

efisien untuk pelatihan karyawan secara rutin untuk mengembangkan

ketrampilan dan kompetensi karyawan.

3. Dewan Direksi dan Komite Audit

Penulis mengidentifikasikan beberapa kebaikan-kebaikan berdasarkan

faktor tersebut yaitu:

a. Adanya internal audit dari head office yang melakukan audit secara rutin dan

berkala. Audit yang dijalankan meliputi seluruh kegiatan operasi dan

administrasi di DC.

b. Adanya audit secara mendadak. Audit dari cabang dilakukan secara

mendadak dan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Tujuannya untuk

memeriksa kinerja karyawan apakah telah berjalan dengan efektif atau

belum. Observasi dan inspeksi secara langsung memberikan keunggulan

tersendiri dalam melaksanakan audit.

c. Setiap setahun sekali diadakan audit oleh pihak eksternal (external audit).

4. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen

Kebaikan-kebaikan yang dapat diidentifikasi penulis atas filosofi dan

gaya operasi manajemen yaitu:

a. Adanya budaya di DC yaitu “Menjunjung tinggi nilai-nilai kejujuran,

kebenaran dan keadilan, kerja sama kelompok, kemajuan melalui inovasi

4

yang ekonomis serta mengutamakan kepuasan konsumen”. Dimana hal ini

memberikan gambaran kepada karyawan mengenai parameter atau dasar

pertimbangan dalam melakukan pekerjaan sehari-hari.

b. Target DC yang paling utama yaitu “One Day Service”, dimana ketepatan

waktu dan proses warehousing yang cepat sangat diperlukan. Oleh sebab itu

di setiap line picking ada kepala zona yang mengawasi kecepatan picking

karyawan/picker sehingga target DC dapat tercapai.

c. Adanya sanksi yang tegas terhadap pelanggaran yang dilakukan oleh

karyawan secara sengaja yang dapat merugikan sesama rekan kerja maupun

perusahaan. Sanksi tersebut antara lain seperti pemberian surat peringatan

atau pemecatan secara langsung.

d. Karakter pimpinan DC yang terbuka dan ramah. Hal tersebut memberikan

pengaruh yang positif terhadap karyawan sehingga lebih berani

berkomunikasi dan melakukan interaksi langsung terhadap pimpinan.

Penulis juga mengidentifikasi kekurangan-kekurangan yang terdapat di DC

yaitu:

a. Belum adanya reward terhadap karyawan yang kinerjanya paling baik dalam

periode tertentu. Seharusnya reward diberikan kepada karyawan sebagai

suatu bentuk penghargaan perusahaan terhadap karyawan tertentu yang

memiliki performance paling baik diantara sesama rekan kerjanya. Hal

tersebut akan menjadi motivasi seluruh karyawan untuk saling berkompetisi

memberikan hasil yang outstanding dalam pekerjaannya. Tidak adanya

reward disebabkan belum terciptanya pikiran manajemen untuk menilai hasil

kinerja karyawan secara lebih jauh. Akibatnya karyawan kurang merasa

5

termotivasi untuk bekerja lebih baik lagi dan hanya mengikuti standar yang

telah ada.

Rekomendasi penulis yaitu manajemen mengadakan suatu

program “employee of the month” sebagai bentuk penghargaan terhadap

karyawan yang memiliki performance paling baik diantara rekan kerjanya.

b. Adanya pemikiran manajemen puncak bahwa beban barang hilang tidak akan

bisa dihilangkan. Seharusnya manajemen selalu melakukan tindakan

perbaikan secara berkelanjutan untuk mengurangi beban barang hilang yang

menjadi beban DC. Penyebabnya dikarenakan manajemen berpikir bahwa

jumlah persediaan DC yang begitu besar dan tidak dapat dengan mudah di

monitor sehingga beban barang hilang akan tetap selalu ada. Akibatnya

jumlah barang hilang yang menjadi beban DC selalu ada setiap periode

perhitungannya/setiap bulan.

Rekomendasi penulis yaitu manajemen harus mengadakan

pertemuan secara rutin dengan pihak-pihak kunci untuk membahas masalah

penanggulangan barang-barang yang hilang yang menjadi beban DC.

Sekaligus manajemen juga harus mengubah pandangan bahwa jumlah beban

barang hilang dapat diminimalkan atau dihilangkan sama sekali.

5. Struktur Organisasi

Penulis mengidentifikasikan beberapa kebaikan-kebaikan yang telah

dilakukan oleh manajemen yaitu:

Telah terdapat struktur organisasi secara tertulis. Struktur organisasi penting

sebagai pedoman bagi karyawan dalam melakukan pekerjaan mereka dan

pelaporan serta pertanggungjawaban terhadap atasan mereka. Jika tidak terdapat

6

struktur organisasi secara tertulis, rantai komando akan menjadi tidak jelas bagi

karyawan sehingga kinerja karyawan akan menjadi tidak maksimal. Struktur

Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam

suatu perusahaan.

Namun masih terdapat kelemahan pada struktur organisasi Head Office

dimana Direktur Internal Audit berada sejajar dengan Direktur bagian

operasional lainnya. Seharusnya Direktur Internal Audit berada terpisah dengan

departemen lain dan langsung bertanggungjawab terhadap dewan komisaris.

Penyebab hal ini yaitu PT. IMP belum memiliki Dewan Komisaris dan semua

pertanggungjawaban kepada President Director. Hal ini mengakibatkan

kurangnya independensi Audit pada perusahaan sehingga masih bisa dipengaruhi

oleh kepentingan manajemen.

Rekomendasi penulis yaitu PT. IMP menyusun Dewan Komisaris yang

berfungsi sebagai kelompok independen dalam perusahaan dan bebas dari

kepentingan manajemen serta melakukan pengawasan dan memberikan nasihat

kepada Direksi.

6. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Penulis mengidentifikasikan beberapa kebaikan-kebaikan yang terdapat

dalam sistem pengelolaan persediaan yaitu:

a. Penetapan wewenang dan tanggung jawab telah secara jelas.

Garis pelaporan dan wewenang telah secara jelas digambarkan dalam struktur

organisasi perusahaan, sehingga setiap personel yang bertanggung jawab

dapat dengan mudah mengetahui kepada siapa mereka harus

mempertanggung jawabkan setiap pekerjaan.

7

b. Sistem wewenang desentralisasi. Sistem ini sangat efektif untuk suatu

perusahaan yang sudah memiliki banyak karyawan. Tentunya sistem

desentralisasi ini harus diimbangi dengan pemberian wewenang yang

disesuaikan dengan level dan kemampuan dari masing-masing karyawan.

Adapun kekurangan yang dapat diidentifikasi penulis adalah:

a. Belum terdapat job description secara tertulis terhadap seluruh karyawan.

Job description penting sebagai suatu gambaran sistematis yang berisikan

tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan serta wewenang yang diberikan

kepada orang yang memegang jabatan tersebut. Penyebabnya yaitu job

description yang telah ada hanya mencakup job description bagi para

supervisor tidak seluruh karyawan perusahaan. Perusahaan berpendapat

bahwa pemberitahuan secara lisan oleh masing-masing supervisor akan lebih

efektif terhadap karyawan. Akibatnya karyawan tidak mengetahui secara

jelas atas tugas dan tanggungjawab mereka sehingga dapat terjadi perebutan

pekerjaan atau sebaliknya. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam

menelusuri pihak yang bertanggung jawab atas suatu kesalahan.

Rekomendasi penulis yaitu dibuat job description secara tertulis

yang memuat tugas, tanggung jawab, acuan, serta batas wewenang atas

masing-masing personel karyawan, sehingga hal-hal seperti perebutan

tanggung jawab dan sebagainya dapat dihindari.

7. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia

Penulis mengidentifikasikan beberapa kebaikan dalam kebijakan dan

praktik SDM yaitu:

8

a. Pemberian kompensasi oleh perusahaan telah cukup baik, dimana selain

diberikan gaji tetap setiap bulan juga diberikan bonus tahunan setiap

tahunnya. Perusahaan juga memberikan uang lembur bagi karyawan gudang

yang bekerja di luar shift.

b. Telah diberlakukannya pemberian sanksi secara tegas bagi karyawan yang

melakukan pelanggaran atau melakukan perbuatan tidak etis, seperti

pencurian barang ataupun melakukan tindakan kekerasan.

c. Terdapat human resources policies and procedures secara tertulis bagi

karyawan DC. Human resources policies and procedures sangat penting

sebagai pedoman yang mengatur kedisiplinan karyawan. Setiap karyawan

harus mengetahui peraturan dan kebijakan SDM yang harus mereka patuhi.

Adapun kekurangan yang dapat diidentifikasi penulis yaitu:

a. Adanya karyawan yang tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan terlebih

dahulu. Dengan jadwal kegiatan operasional yang begitu ketat, maka sangat

penting bagi DC untuk karyawannya tetap lengkap. Setiap ketidakhadiran

karyawan di DC seharusnya dapat diberitahukan terlebih dahulu sehingga DC

dapat mencari karyawan pengganti dari shift berikutnya. Penyebab hal ini

yaitu tidak adanya tindakan tegas mengenai prilaku karyawan yang

menyimpang tersebut. Akibatnya karyawan mulai meremehkan mengenai

peraturan izin cuti jika hanya sehari dengan anggapan perusahaan akan

memaklumi hal tersebut.

Rekomendasi penulis yaitu tindakan tegas harus diambil

perusahaan mengenai pelanggaran tersebut. Jika karyawan sakit sehingga

tidak bisa mengabari perusahaan pada hari itu, bisa meminta saudara ataupun

9

keluarga untuk mengabari ke perusahaan ataupun atasan karyawan tersebut.

Kemudian saat karyawan masuk kembali, karyawan tersebut harus

memberikan bukti tertulis seperti surat keterangan dari rumah sakit ataupun

kwitansi pemeriksaan oleh dokter atau klinik.

IV.1.2 Penilaian Resiko

Penilaian resiko di DC telah cukup baik dinilai dari resiko yang telah diketahui

manager dan telah diantisipasi manager DC. Berikut merupakan resiko-resiko yang

telah di ketahui manager DC yaitu:

1. Resiko tidak tercapainya target DC

Target DC yang paling utama yaitu tercapainya “One Day service”

dimana DC dapat mensupply seluruh permintaan toko/gerai setiap harinya dalam

satu hari. Biasanya toko melakukan permintaan barang terhadap DC berdasarkan

stok barang yang keluar atau terjual hari tersebut. Cut off perhitungan penjualan

dilakukan oleh karyawan toko pada saat akan tutup toko. Berdasarkan data yang

diproses melalui DPS, DC akan melakukan proses pendistribusian barang

persediaan ke gerai pada keesokan harinya. Hal ini dilakukan untuk mencegah

kosongnya stok di toko/gerai. Maka penting bagi DC untuk menjaga kecepatan

proses picking sesuai prosedur.

Tindakan pencegahan yang dilakukan DC untuk menghilangkan resiko

keterlambatan distribusi yaitu penerapan DPS (digital picking system) yang

mempercepat dan meningkatkan efisiensi proses pengambilan barang dari rak-

rak penyimpanan. Penggunaan tail gate pada mobil angkut barang juga berfungsi

sebagai peningkatan efisiensi pemuatan barang ke dalam mobil angkut. DC juga

10

menempatkan kepala zona-kepala zona pada setiap line barang untuk menjaga

kecepatan proses picking.

2. Resiko adanya kecurangan oleh karyawan

DC menyadari rawannya tindakan kecurangan oleh karyawan. Tindakan

kecurangan tersebut dapat berupa pencurian barang persediaan oleh karyawan.

Untuk mencegah terjadinya hal tersebut manajemen telah melakukan tindakan

pencegahan yaitu melakukan check body terhadap setiap personel karyawan yang

keluar dari gudang. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi tindakan pencurian

barang dari gudang. Kemudian juga terdapat kepala zona di setiap line dimana

kepala zonaakan melakukan patroli secara terus menerus untuk memastikan

kinerja karyawan, sehingga dapat meminimalkan resiko kecurangan dari

karyawan. Setiapformulir dibuat rangkap agar tidak terjadi penggandaan atau

pemalsuan dokumen yang akhirnya dapat merugikan perusahaan.

3. Resiko terhadap human error/kesalahan karyawan yang tidak disengaja.

Human error merupakan kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh

karyawan tanpa unsur kesengajaan. Biasanya berupa kesalahan pencatatan,

kesalahan penghitungan, dan kesalahan penggunaan dokumen. Human error

yang dapat terjadi di DC yaitu karyawan bagian penerimaan barang salah hitung

jumlah barang yang dikirim ke DC. Maka DC melakukan pemeriksaan kedua

atas barang yang diterima di gudang oleh checker warehouse. Hal ini dilakukan

manajemen untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan

jumlah dan jenis barang yang tertera di dokumen. Manajemen juga memasang

CCTV di bagian scanner untuk memastikan bahwa scanner benar telah

11

mengeluarkan barang persediaan dari gudang sesuai dengan permintaan

toko/gerai.

4. Resiko kosongnya persediaan di DC

Kosongnya persediaan di gudang menjadi perhatian utama DC dalam

menentukan resiko operasionalnya. Dimana DC melakukan tindakan antisipasi

seperti menerapkan safety stock pada persediaan di display. Sedangkan untuk

permintaan barangnya DC menetapkan akan memproses permintaan barang

setiap hari berdasarkan PKM guna mengantisipasi kosongnya stok. Perusahaan

juga menerapkan sistem service level supplier untuk mengukur kemampuan

supplier dalam memenuhi kebutuhan DC.

Akan tetapi penilaian resiko DC masih memiliki kekurangan-kekurangan dimana

manajemen masih belum memperhitungkan beberapa resiko yang bisa menimbulkan

ketidakefektifan dan ketidakefisiensian dalam kegiatan operasional DC. Penulis

mengidentifikasi beberapa resiko yang masih belum diantisipasi manajemen antara lain

yaitu:

1. Resiko human error/kesalahan karyawan

Resiko human error yang belum diantisipasi manajemen yaitu kesalahan

pengeluaran jumlah barang dalam satuan karton/bulky oleh karyawan

warehouse. Seharusnya kamera CCTV dipasang tidak hanya di bagian scanner di

display atau dalam bentuk eceran, namun juga di bagian pengeluaran barang

dalam bentuk bulky atau karton utuh. Penyebab hal ini dikarenakan manajemen

berpikir bahwa pecurian barang dalam bentuk bulky atau karton akan riskan dan

kecil kemungkinan dapat dilakukan oleh karyawan. Akibatnya ketika toko

mengajukan proforma terhadap jumlah barang yang diterima dalam bentuk

12

karton/bulky, DC tidak bisa melacak kebenaran hal tersebut lewat kamera CCTV.

Hal tersebut hanya bisa dibuktikan oleh berita acara yang ditandatangani driver

sebagai pernyataan tertulis bahwa memang benar jumlah barang yang diterima

lebih sedikit dari jumlah permintaan barang oleh toko.

Rekomendasi penulis yaitu manajemen memasang kamera CCTV di

bagian scanner dalam satuan bulky seperti di display. Hal tersebut sebagai

tindakan pencegahan adanya kesalahan dalam pengeluaran barang dalam satuan

bulky/karton.

IV.1.3 Informasi dan Komunikasi

1. Informasi dan komunikasi menggunakan sistem Entreprise Development

Program (EDP) di DC.

Informasi dan komunikasi di DC dengan menggunakan sistem EDP sudah

berjalan dengan baik. Sistem ini dimulai ketika setiap akhir penjualan dalam satu

hari (cut off day), karyawan toko akan melakukan pengiriman data melalui

sistem EDP dari komputer toko ke DC mengenai permintaan atas barang

persediaan yang akan didistribusikan DC keesokkan harinya. Dimana DC akan

mengcluster pengiriman-pengiriman tersebut ke DPD tiap item yang akan

dikirim ke toko/gerai. Sehingga picker hanya perlu mengambil barang yang

DPDnya menampilkan angka permintaan tiap-tiap toko kemudian

memasukkannya ke dalam kontainer-kontainer. Hal ini memudahkan DC dalam

melakukan proses distribusi secara efektif dan efisien. EDP juga memudahkan

karyawan dalam mencetak rekapitulasi daftar stok, kartu stok, permintaan

barang, daftar retur barang, SLP (Slip Lokasi Penempatan), BPB (Bukti

13

Penerimaan Barang), Nota Pengiriman Barang, Service Level Supplier secara

komputerisasi.

Adapun kekurangan yang dapat diidentifikasi penulis yaitu dapat

terjadinya error saat melakukan pengolahan data sehingga data yang dibutuhkan

akan menjadi lama untuk diproses atau hilang. Seharusnya kecepatan proses data

menjadi perhatian yang paling penting bagi DC dalam menghasilkan laporan

pertanggungjawaban atas kegiatan operasionalnya. Data tersebut juga harus

selalu di back up agar tidak hilang. Penyebabnya adalah maintenance atas sistem

kurang baik dan tidak dilakukannya back up data atas server. Hal ini dapat

menimbulkan masalah dalam pengelolaan laporan sehingga data menjadi tidak

akurat atau bahkan hilang. Selain itu tidak digunakannya password dalam

mengakses data, sehingga data-data dapat dengan mudah diakses oleh karyawan

yang tidak berkepentingan. Seharusnya setiap komputer diberi password individu

sehingga data hanya dapat diakses oleh karyawan tersebut. Hal ini disebabkan

oleh kurangnya kesadaran karyawan atas pentingnya data perusahaan agar tetap

confidential. Hal ini dapat mengakibatkan data perusahaan dicuri oleh pesaing

atau pihak lain yang dapat merugikan perusahaan.

Rekomendasi penulis yaitu DC melakukan maintenance untuk software

maupun hardware secara rutin, sehingga jika terdapat masalah dalam sistem

tersebut akan segera diketahui. DC juga lebih baik memback up data di server

secara rutin untuk data-data yang penting seperti arus barang masuk dan keluar

DC. Penulis juga menyarankan untuk setiap komputer memiliki password

sehingga data tidak dapat diakses oleh karyawan lain yang tidak berkepentingan.

14

2. Informasi dan komunikasi menggunakan sistem DPD di DC.

DC menggunakan Digital Picking System (DPS) yang merupakan sistem

teknologi informasi yang memungkinkan pelayanan permintaan dan suplly

barang dari pusat distribusi ke toko-toko dengan tingkat kecepatan yang tinggi

dan efisiensi yang optimal. DPS menggunakan alat yang bernama DPD (Digital

Picking Device) dalam proses pengambilan permintaan barang tiap toko. Setiap

permintaan dari toko akan di cluster berdasarkan lokasi toko, sehingga dapat

dibentuk daftar toko-toko yang terletak di daerah yang berdekatan. Setelah data

tersebut terbentuk kemudian akan didistribusikan ke DPD masing-masing

barang, dimana barang yang diminta toko akan memunculkan angka permintaan

pada layar DPDnya. Hal ini membuat pekerjaan picker sangat efisien.

Akan tetapi sistem DPS ini masih memiliki kekurangan yaitu jika DPD

suatu item rusak, maka DC akan kesulitan dalam menentukan jumlah yang

dipesan atas item tersebut oleh setiap toko. Hal ini akan membuat kinerja DC

menjadi terhambat. Seharusnya DC memiliki bagian IT yang dapat segera

memperbaiki jika terdapat DPD yang rusak. Hal ini disebabkan karena DC tidak

memiliki bagian IT sendiri, dimana IT berada di kantor pusat sehingga

menyebabkan penanganan terhadap DPD yang rusak akan memakan waktu. Hal

ini akan mengakibatkan kinerja picking yang tidak efisien.

Rekomendasi penulis yaitu DC harus memiliki bagian IT sendiri untuk

memudahkan penanganan terhadap alat-alat IT yang terdapat di DC. DC juga

harus melakukan maintenance secara rutin dengan periode yang lebih singkat.

Hal ini dapat dilakukan agar DC bisa mendeteksi adanya kerusakan terhadap

DPD lebih cepat.

15

3. Informasi dan komunikasi yang terjalin di DC

Saat ini informasi dan komunikasi yang terjalin di DC sudah cukup baik, dimana

data dapat dengan mudah diakses oleh karyawan yang berwenang. Hal ini

membuat akses informasi menjadi mudah sehingga kinerja karyawan menjadi

lebih efektif. Pembuatan dokumen juga dapat dengan mudah dilakukan secara

komputerisasi sehingga lebih efisien dan efektif dibandingkan secara manual.

Seperti pembuatan Bukti Penerimaan Barang, Permintaan Barang, Nota Retur

Barang, dan sebagainya. Hal ini merupakan kelebihan DC dalam sistem

informasi dan komunikasi. Komunikasi manager dengan para karyawan juga

baik dilihat manager selalu berinteraksi setiap hari dengan karyawan baik dalam

rapat maupun dalam percakapan sehari-hari. Karyawan juga dapat menanyakan

hal-hal pekerjaan dengan terbuka dengan manager.

IV.1.4 Aktivitas Pengendalian

1. Pemisahan Tugas dan Wewenang

Pemisahan tugas dan wewenang dalam proses pengelolaan persediaan di DC

sudah berjalan baik. Hal ini dapat dilihat dari tidak adanya pekerjaan yang

rangkap oleh satu orang atau bagian yang sama. Tiap karyawan telah memiliki

Job Description secara terpisah, seperti misalnya karyawan bagian penerimaan

(receiving) tidak sama dengan karyawan bagian pengiriman (issuing). Hal ini

memberikan pengendalian yang efektif atas faktor Segregation of Duties.

Kemudian fungsi operasi dan penyimpanan telah terpisah dari fungsi akuntansi

dimana fungsi akuntansi berada di bawah kantor cabang sehingga terpisah dari

DC, DC hanya bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan operasional. DC

16

tidak berhubungan langsung dengan supplier sehingga dapat mengurangi resiko

perusahaan. Prosedur pemisahan tugas dan wewenang ini sesuai dengan

komponen pengendalian intern menurut COSO yaitu pemisahan tugas dan

wewenang.

2. Prosedur dokumen yang digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan oleh PT. IMP tersebut secara umum

memiliki beberapa kelebihan yaitu:

a. Perusahaan telah menggunakan pre-numbered form.

Dokumen dengan nomor urut tercetak merupakan salah satu poin penting

dalam pengendalian intern perusahaan. Pre-numbered form telah digunakan

untuk dokumen seperti Purchase Order, Permintaan Barang, Bukti

Penerimaan Barang, Nota Pengiriman Barang, Nota Retur Barang. Hal ini

mencegah terjadinya penggandaan maupun pemalsuan dokumen yang tidak

diotorisasi serta memudahkan penelusuran kembali atas dokumen tersebut.

b. Perusahaan telah menggunakan sistem yang computerized untuk mencetak

formulir.

Formulir-formulir seperti kartu stok, nota retur barang, permintaan barang

telah dicetak secara komputerisasi sehingga meminimalkan resiko kesalahan

pencatatan oleh karyawan/human error.

c. Terdapat otorisasi yang jelas di setiap dokumen.

Terdapat kolom tanda tangan yang jelas di setiap formulir, sehingga otorisasi

atas dokumen dapat secara mudah diketahui.

d. DC memiliki laporan rekapitulasi atas jumlah stok persediaan, rekapitulasi

atas jumlah permintaan barang, rekapitulasi atas jumlah barang yang di retur.

17

Selain kelebihan-kelebihan di atas juga terdapat beberapa kelemahan-

kelemahan yang diidentifikasi penulis yaitu:

a. Kurangnya rangkap BPB (Bukti Penerimaan Barang) yang dicetak oleh

admin bagian receiving sebagai bukti telah diterimanya barang oleh bagian

receiving. Seharusnya copy BPB juga harus dikirim ke bagian Merchandising

(MD) atau accounting cabang sebagai dasar untuk melakukan proses

pembayaran kepada supplier. Hal ini sesuai dengan komponen pengendalian

intern yaitu prosedur dokumen. Hal ini disebabkan manajemen melakukan

proses pembayaran berdasarkan BPB yang di bawa supplier saat mengirim

invoice. Akibatnya bisa terjadi kesalahan pembayaran terhadap supplier

karena keliru atau pemalsuan BPB.

3. Kebijakan retur

Kebijakan retur untuk barang yang rusak terhadap supplier sudah cukup baik,

dimana DC menetapkan setiap supplier yang datang untuk mengirimkan barang

diharuskan mengambil barang retur yang ditujukan terhadap supplier tersebut,

sebelum supplier menerima Bukti Penerimaan Barang atas barang yang

dikirimkannya. Hal ini memberikan pengendalian yang efektif terhadap barang

retur agar dapat langsung diretur kepada supplier yang bersangkutan dan

meminimalkan resiko kecurangan karyawan saat mengantarkan barang retur

terhadap supplier. Hal tersebut sesuai dengan komponen pengendalian intern

menurut COSO yaitu aktivitas pengendalian.

Kebijakan retur dari toko/gerai ke DC telah cukup baik, dimana telah

terdapat dokumen pendukung yaitu Nota Retur barang yang diletakkan ke dalam

kontainer beserta barang retur tersebut, sehingga driver tidak mengetahui isi

18

kontainer tersebut. Hal ini telah sesuai dengan komponen pengendalian intern

menurut COSO yaitu aktivitas pengendalian.

4. Perusahaan telah memiliki daftar rekanan supplier

Proses pembelian yang baik adalah pembelian yang dilakukan kepada supplier

yang telah memiliki catatan (record) yang baik. Dalam hal ini, perusahaan telah

memiliki daftar rekanan supplier sehingga service level supplier dapat diukur

berdasarkan kemampuan supplier dalam memenuhi permintaan barang

perusahaan. Service level supplier dilaporkan dalam laporan service level

supplier.

Penulis juga mengidentifikasi adanya kekurangan manajemen dalam

mengelola laporan service level supplier, dimana DC hanya mengukur service

level supplier berdasarkan kemampuan supplier dalam memenuhi jumlah

kuantitas permintaan DC. Sedangkan waktu pemenuhan atau pengiriman barang

dari supplier tidak diukur. Seharusnya service level supplier tidak hanya

mengukur jumlah kuantitas pemenuhan supplier saja, namun juga ketepatan

waktu pemenuhan. Hal ini disebabkan adanya ketergantungan DC terhadap

supplier sehingga DC tidak bisa memberikan tindakan tegas terhadap supplier

yang waktu pengirimannya telat. Akibatnya DC sering kehabisan stok atas

barang yang pengirimannya terlambat.

Rekomendasi penulis yaitu DC melakukan antisipasi terhadap supplier

yang waktu pengirimannya sering terlambat, sehingga dapat dilakukan

permintaan pembelian sebelum waktunya pemesanan atau memesan dengan

jumlah yang lebih besar untuk menghindari resiko kosongnya stok saat

menunggu pengiriman supplier.

19

5. Pengendalian fisik

Pengendalian secara fisik atas persediaan sudah cukup baik dimana aktivitas

pengendalian yang dilakukan yaitu:

a. Adanya aktivitas check body (pemeriksaan fisik) setiap akan meninggalkan

gedung DC atau pertukaran shift kerja. Hal ini menghindari resiko pencurian

barang di gudang oleh karyawan.

b. Lalu ada kamera CCTV yang secara rutin memantau kegiatan proses

warehousing sehingga dapat mengawasi kegiatan para karyawan saat bekerja.

Hal ini untuk menghindari resiko pencurian barang ataupun pelaksanaan

tugas secara tidak bertanggungjawab.

c. DC melakukan permintaan barang berdasarkan Persediaan Kuantitas

Maksimal (PKM).

DC melakukan permintaan barang ke supplier setiap hari berdasarkan

Persediaan Kuantitas Maksimal (PKM), dimana hal ini merupakan kebaikan

DC. Setiap hari jumlah barang yang keluar per item akan di rekapitulasi

sehingga keesokkan hari permintaan barang akan dibuat berdasarkan jumlah

barang keluar atau harus memenuhi Persediaan Kuantitas Maksimal (PKM).

Hal ini dapat menghindari terjadinya kosongnya stok DC.

d. Telah terdapat pencocokan fisik secara periodik

Stock opname (pemeriksaan fisik) dilakukan secara rutin oleh staf yang selalu

ditukar, sehingga memberikan pengendalian yang lebih baik. Stock opname

dilakukan untuk mengupdate data persediaan perusahaan sehingga jumlah

persediaan secara database dan fisik adalah sama.

20

e. Metode persediaan yang digunakan yaitu metode FIFO

Metode pengeluaran barang dari gudang berdasarkan metode FIFO (First In

First Out) yaitu barang yang masuk di gudang terlebih dahulu akan keluar

terlebih dahulu, sehingga persediaan yang masih ada di gudang dianggap

berasal dari pembelian barang terakhir. Hal ini juga menjadi pengendalian

terhadap tanggal expired persediaan, dimana barang dengan tanggal expired

lebih dulu akan keluar dari gudang lebih dulu.

f. Terdapat Safety Stock di display

Safety stock untuk barang-barang yang di display sebesar 20% sehingga jika

barang yang berada di display kurang dari 20% akan muncul permintaan

pada layar brecket untuk didistribusikan atas barang tersebut. Safety stock

berfungsi sebagai pengendalian atas barang sehingga tidak terjadi stok

kosong.

g. Ruang barang persediaan terpisah sesuai kebutuhan

Ruang barang dipisah-pisah sesuai kebutuhan seperti ruang untuk cokelat,

dimana ruangan tersebut harus bersuhu rendah untuk tetap menjaga kualitas

cokelat. Lalu persediaan dalam bentuk coly dan pieces dipisah, dimana dalam

bentuk pieces akan ditaruh di display. Hal ini akan memudahkan dalam

pengambilan barang dalam proses picking, sehingga kinerja karyawan

menjadi lebih efisien dan efektif.

h. Telah terdapat job rotation

Perputaran jabatan dapat dilakukan antara para karyawan gudang secara

rutin, seperti antara scanner dengan picker. Perputaran jabatan yang

dilaksanakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam

21

melaksanakan tugasnya, sehingga persengkongkolan di antara mereka dapat

dihindari.

Namun penulis juga mengidentifikasikan beberapa kekurangan-

kekurangan yang terdapat atas pengendalian fisik DC yaitu:

a. Adanya barang hilang di gudang

Terdapat beban barang hilang yang cukup banyak di DC setiap bulannya.

Seharusnya beban barang hilang dapat diminimalkan atau dihilangkan untuk

menghindari kerugian perusahaan. Barang yang hilang dari gudang dapat

disebabkan bermacam-macam hal seperti: human error (kesalahan karyawan

yang tidak di sengaja), bagian receiving yang salah menghitung saat

menerima barang datang karena padatnya lalu lintas barang datang di

gudang. DC menjawab proforma toko atas barang retur dari toko namun

barang retur tidak dikirim toko. Kemudian dapat terjadi kesalahan stock

opname karena barang tidak diletakkan pada raknya, sehingga saat

dibandingkan oleh admin dengan database terdapat selisih yang dimasukkan

ke dalam beban barang hilang. Hal-hal tersebut akan mengakibatkan beban

barang hilang DC tinggi.

Rekomendasi penulis yaitu DC tidak perlu menjawab proforma dari toko

sebelum terdapat NRB yang telah ditandatangani oleh officer retur. Hal ini

untuk menghindari adanya proforma yang terjawab sebelum barang diterima

oleh DC. DC juga bisa menambah karyawan bagian checker warehouse yang

akan memeriksa kembali barang yang telah diterima oleh officer receiving

sehingga double check lebih efektif.

22

b. Kosongnya stok Distribution Centre (DC)

Hal ini sangat penting mengingat PT. IMP merupakan perusahaan retail,

dimana pemasukan utamanya berasal dari kemampuan perusahaan

mensupply kebutuhan konsumen melalui gerai-gerainya. Jika stock di DC

kosong, maka gerai-gerai akan kehabisan barang yang seharusnya dijual ke

konsumen yang secara tidak langsung akan mengakibatkan kerugian

perusahaan. Penyebabnya antara lain yaitu:

1. Supplier terlambat mengirimkan barang

Seharusnya supplier mengirimkan barang sesuai dengan ketentuan

tanggal pengiriman di PO. Hal ini dapat mengakibatkan kosongnya

persediaan DC atas barang tersebut, sehingga tidak dapat didistribusikan

ke gerai yang melakukan permintaan.

Rekomendasi penulis yaitu DC menegaskan pentingnya tanggal

pengiriman kepada supplier dan jika record supplier tersebut buruk

dalam waktu pengiriman, DC dapat melakukan permintaan sebelum

mendekati batas safety stock atau melakukan permintaan dengan jumlah

lebih besar.

2. Persediaan Kuantitas Maksimal (PKM) Distribution Centre untuk barang

baru kecil

DC menerapkan PKM (Persediaan Kuantitas Maksimal) yang kecil

terhadap produk baru. Hal ini dikarenakan DC belum mengetahui tren

permintaan toko atas barang tersebut. Jika barang baru tersebut laku dan

banyak peminatnya, toko akan melakukan permintaan ke DC sehingga

DC belum sempat melakukan permintaan kembali ke supplier atau

23

sedang dalam lead time/waktu tunggu. Sehingga stok di DC akan kosong

untuk produk tersebut karena banyaknya permintaan dari toko.

Penulis merekomendasikan agar DC lebih cepat tanggap terhadap

penjualan produk baru, sehingga dapat lebih cepat melakukan permintaan

barang dan menaikkan jumlah Persediaan Kuantitas Maksimal (PKM)

atas produk baru tersebut.

3. Ada item promosi sehingga permintaan melonjak

Item promosi biasanya memang digemari dan laku di toko, sehingga

permintaan toko naik seiring melonjaknya penjualan toko. Kenaikan

permintaan toko tidak dapat dipenuhi oleh DC, sehingga menyebabkan

kosongnya persediaan DC. Hal ini disebabkan DC tidak meningkatkan

stok atas barang promosi tersebut, sehingga pengeluaran persediaan

dengan penerimaan persediaan DC tidak seimbang. Seharusnya DC dapat

mengantisipasi adanya kenaikan permintaan atas item promosi.

Penulis merekomendasikan DC untuk meningkatkan persediaan

DC atas barang/item promosi untuk mengantisipasi kenaikan permintaan

toko.

4. Service level supplier kurang baik

Service level supplier dalam pemenuhan permintaan barang DC

diharapkan 100%. Namun supplier tidak selalu mengirimkan barang

sejumlah yang tertera di PO. Hal ini disebabkan kemampuan supplier

dalam memproduksi atau distribusi barang sesuai pesanan kurang baik.

Hal tersebut mengakibatkan jumlah yang dipesan DC tidak terpenuhi

sehingga persediaan DC menjadi berkurang. Dengan permintaan toko

24

yang rutin setiap hari maka dapat menyebabkan kosongnya persediaan

DC atas barang tersebut.

Rekomendasi penulis yaitu DC dapat melakukan permintaan atas

barang tersebut dengan kuantitas yang lebih banyak untuk antisipasi tidak

terpenuhinya jumlah permintaan.

c. Terdapat barang rusak di gudang

Kualitas persediaan juga menjadi perhatian yang penting agar persediaan DC

tetap memiliki nilai jual. Namun terdapat beberapa barang dengan kondisi

tidak baik di DC. Seharusnya karyawan menjaga kondisi persediaan agar

tetap baik sehingga tetap layak dijual. Barang rusak dapat terjadi ketika

penanganan karyawan atas barang persediaan kurang baik, seperti

melempar/membanting barang yang mudah pecah. Human error juga

berperan seperti karyawan yang tanpa sengaja menjatuhkan barang yang

mudah pecah dan bagian receiving yang tidak memperhatikan kualitas barang

yang diterima. Hal ini dapat mengakibatkan kerugian perusahaan karena

menurunnya nilai persediaan DC atas barang yang rusak dan meningkatnya

beban barang hilang.

Rekomendasi penulis yaitu karyawan diberitahukan tentang larangan

membanting ataupun melempar barang di DC. Jika terjadi pelanggaran dan

menyebabkan barang rusak, karyawan yang bersangkutan harus mengganti

biaya kerugian DC. Bagian receiving dan checker warehouse juga dapat

dihimbau untuk memperhatikan juga kualitas barang yang diterima, bukan

hanya kuantitas.

25

d. Terdapat item mati di gudang (item promotional)

Item-item promotional antara lain seperti item promosi lebaran, imlek, atau

natal. Seharusnya DC tidak memiliki lagi persediaan atas item-item

promotional yang telah lewat periodenya. Namun item-item yang menjadi

sisa dari toko akan diretur oleh toko kemudian menumpuk di gudang tanpa

bisa digunakan lagi. Hal ini membuat ruang penyimpanan atas item tersebut

menjadi tidak efektif.

Rekomendasi penulis yaitu toko dapat mengadakan penjualan secara

murah atas barang-barang promo yang telah lewat periode promonya tersebut

sehingga tidak perlu diretur ke DC lagi. Hal ini akan membuat ruang

penyimpanan DC lebih efektif.

e. CCTV tidak dipasang di gudang bagian bulky

CCTV digunakan agar dapat mengawasi kegiatan operasional DC dan

mengawasi kinerja karyawan. CCTV seharusnya tidak hanya dipasang pada

bagian display saja, namun juga untuk bagian bulky. CCTV yang hanya

dipasang di bagian display saat picking dengan asumsi bahwa picking

merupakan proses yang rentan kecurangan. Namun di bagian bulky tidak

dipasang CCTV karena manajemen berpikir bahwa barang yang masih

berupa satu kardus utuh tidak mungkin hilang. Akan tetapi terdapat kasus

barang yang dikirim tidak sesuai permintaan dalam bentuk bulky. Jika DC

tidak memasang CCTV di bagian bulky maka proforma yang diajukan gerai

akan menjadi beban DC tanpa ada pengecekan melalui CCTV.

Rekomendasi penulis yaitu DC dapat memasang kamera CCTV juga pada

bagian scanner bulky agar dapat dilakukan pengecekan atas proforma toko.

26

f. Kurangnya ruang penyimpanan barang

Seiring meningkatnya permintaan toko, permintaan barang DC juga

meningkat, sehingga ruang penyimpanan pun berkurang. Seharusnya ruang

penyimpanan ditambah atau diperbesar sesuai meningkatnya permintaan DC.

Hal ini disebabkan kurangnya perhatian manajemen dan sibuknya arus lalu

lintas DC setiap hari, sehingga mengakibatkan ruang penyimpanan DC

berkurang. Hal ini akan berdampak negatif bagi DC selain penyimpanan

barang akan berantakan, officer SLP juga akan meletakan barang tidak pada

tempat yang seharusnya di rak penyimpanan, karena kurangnya ruang

penyimpanan, sehingga saat melakukan stock opname karyawan akan

kesulitan menghitung jumlah fisik barang.

Penulis merekomendasikan agar manajemen menambah ruang

penyimpanan DC agar kebutuhan ruang DC tercukupi. Hal ini juga

menghindari kesalahan pendataan jumlah fisik barang.

6. Pengendalian prosedur pengelolaan persediaan

a. Prosedur PO 2 minggu

PO yang dikirimkan dari MD ke supplier memiliki masa aktif selama 2

minggu terhitung dari hari dikeluarkannya PO tersebut. Jika supplier tidak

melakukan pengiriman dalam jangka waktu tersebut, maka PO akan menjadi

tidak valid atau mati. Hal ini memberikan pengendalian terhadap waktu

pengiriman dari supplier agar tidak terlambat yang dapat menyebabkan

kosongnya stok di DC.

27

b. Prosedur atas permintaan barang oleh DC sudah cukup baik

Dikarenakan bagian pembelian dilakukan oleh bagian MD yang terpisah dari

DC, sehingga DC tidak berhubungan langsung dengan supplier. Hal ini

cukup baik dalam langkah mencegah terjadinya fraud dalam proses

pembelian barang. Setiap hari PB akan dicetak DC berdasarkan jumlah

persediaan yang dibutuhkan dan kemudian akan direview DC Manager untuk

memastikan jumlah PB sudah sesuai kebutuhan.

c. Dalam proses receiving dicocokan dengan PO, faktur surat jalan, dan jumlah

fisik barang yang dikirim.

Dalam proses receiving, admin akan memeriksa PO yang dibawa dari pihak

supplier apakah masih aktif dan terdata dalam sistem. Jika cocok, admin akan

memeriksa PO dengan faktur surat jalan yang dibawa apakah terdapat

perbedaan. Jika ada perbedaan seperti kuantitas yang berkurang, admin akan

update data di sistem. Kemudian officer receiving akan memeriksa jumlah

fisik barang dengan PO yang telah update dari admin menggunakan

handheld, sehingga double check.

d. Dalam proses scanning terdapat CCTV

Di bagian scanner terdapat kamera CCTV yang secara rutin memantau

kegiatan proses scanning, sehingga jika terdapat proforma dari toko, DC

dapat menyelidiki hal tersebut dari rekaman CCTV. Hal ini sebagai

pengendalian atas barang yang kurang kirim ke toko dan beban barang hilang

DC.

Namun penulis juga mengidentifikasikan beberapa kekurangan yang

terdapat atas prosedur warehousing DC yaitu:

28

a. Belum ada SOP tertulis

SOP secara tertulis penting sebagai pedoman karyawan yang dipergunakan

untuk mendorong dan menggerakkan karyawan untuk mencapai standarisasi

proses yang diinginkan oleh perusahaan. SOP penting karena salah satu

komponen untuk menjalankan perusahaan secara efektif adalah sistem.

Dengan sistem yang baik, (termasuk SOP) maka terhindarlah penafsiran

secara pribadi dan one man show. Hal ini juga dapat meningkatkan kinerja

karyawan secara efektif. SOP  juga merupakan alat komunikasi yang efektif

antara top management, pelaksana dan pengawas.  Jadi tidak ada saling

menyalahkan karena SOP yang sudah jelas dan tertulis. Namun di DC belum

terdapat SOP secara tertulis. Hal ini disebabkan karena perusahaan berpikir

bahwa pemberitahuan secara lisan kepada karyawan lebih efektif daripada

secara tertulis. Hal tersebut dapat mengakibatkan kinerja karyawan yang

tidak efektif karena tidak mengetahui secara jelas bagaimana cara prosedur

pelaksanaan tugas dan kewajiban karyawan. Selain itu bisa terjadi salah

penafsiran atas prosedur kerja karyawan secara pribadi.

Jadi rekomendasi penulis yaitu DC membuat SOP tertulis yang

bisa dibaca dengan mudah oleh seluruh karyawan yang bersangkutan. DC

juga dapat membuat flowchart agar alur pekerjaan serta prosedur dapat lebih

mudah dipahami karena dalam bentuk gambar.

b. Tidak ada job description secara tertulis

Perusahaan tidak memiliki job description secara tertulis terhadap karyawan.

Job description secara tertulis penting sebagai uraian tanggung jawab

karyawan dalam melakukan tugasnya. Jadi perusahaan hanya

29

memberitahukan kepada karyawan tugas yang harus dikerjakan dan tanggung

jawab mereka secara lisan. Hal ini dapat menyebabkan penghindaran

tanggung jawab atau perebutan tanggung jawab yang mengakibatkan

aktivitas karyawan menjadi tidak efektif.

Penulis merekomendasikan agar DC membuat job description

secara tertulis untuk masing-masing bagian pekerjaan yang terdapat dalam

DC.

c. Overtime karyawan

Terkait dengan target “One Day Service” maka saat waktu picking menjadi

lebih lama dari target karena adanya lonjakan permintaan ataupun kinerja

karyawan yang lambat, secara tidak langsung akan menimbulkan overtime

karyawan/lembur. Hal tersebut dilakukan agar target “One Day Service”

dapat tercapai. Masalah overtime tersebut akan berdampak pada biaya gaji

karyawan yang membengkak sehingga menimbulkan inefficiency.

Penulis merekomendasikan agar manager DC dapat melakukan tindakan

antisipasi terhadap lonjakan sales seperti beberapa saat sebelum hari raya

ataupun hari besar agama. Tindakan antisipasi berupa peningkatan jumlah

stok di toko dan di DC atas item-item yang biasanya mengalami lonjakan

sales pada hari raya. Sehingga jauh-jauh hari DC telah mempersiapkan

jumlah persediaan yang akan disupply berdasarkan data penjualan tahun

sebelumnya. Hal ini akan membuat karyawan tidak perlu lembur pada saat-

saat terjadi lonjakan sales sehingga lebih efisien.

30

IV.1.5 Aktivitas Pemantauan / Controlling

1. Verifikasi Antar Bagian

Kegiatan pemantauan di DC sudah cukup baik, dimana terdapat bagian lain yang

dapat memonitor kinerja suatu bagian. Seperti setiap beberapa line dipantau oleh

kepala zona yang bertanggung jawab untuk memastikan kinerja karyawan tetap

stabil sehingga target ”one day service” dapat tercapai. Kemudian para kepala

zona juga dipantau oleh clerk floor yang bertugas menjaga kecepatan picking

seluruh line dan terdapat warehouse supervisor yang bertugas memantau seluruh

kegiatan warehousing di DC. Selain itu checker bagian warehousing juga dapat

memantau kinerja officer bagian receving saat menerima barang masuk dengan

memastikan jumlah yang diterima sama dengan yang terdapat pada sticker SLP.

Hal ini merupakan kebaikan DC dalam sistem pemantauannya.

2. Pemantauan oleh manager DC

Manager DC melakukan pemantauan atas keluar masuknya barang di DC setiap

hari. Selain itu manager juga mereview setiap permintaan barang ke MD yang

dilakukan DC setiap harinya. Manager juga memantau kondisi gudang secara

rutin, seperti mengontrol barang yang menumpuk dipinggir-pinggir ruangan agar

tidak menghalangi kegiatan warehousing. Hal ini merupakan salah satu kebaikan

kegiatan pemantauan DC.

3. Telah adanya internal audit

Internal audit membantu perusahaan dalam memberikan keyakinan yang

memadai bahwa pelaksanaan kegiatan operasional DC telah sesuai dengan

prosedur dan kebijakan yang berlaku. Selain itu juga untuk memastikan

keamanan aset perusahaan dan adanya perbaikan- perbaikan dari waktu ke waktu

31

secara rutin. Audit cabang dilakukan rutin dengan jadwal mendadak sehingga

audit lebih efektif. Kemudian juga terdapat audit dari kantor pusat secara rutin

dan audit eksternal setiap tahun. Hal ini memberikan nilai lebih dalam kegiatan

pemantauan perusahaan.

4. Service Level supplier

Service level supplier digunakan sebagai kegiatan pemantauan atas kompetensi

supplier dalam memenuhi kebutuhan DC. Hal ini diperlukan agar dapat

memantau arus barang masuk dan keluar DC, sehingga DC dapat menilai dan

memutuskan apakah diperlukan barang substitusi dengan merek lain dari

supplier lain untuk memenuhi permintaan customer.

Namun penulis juga mengidentifikasi adanya kelemahan yaitu:

a. Services Level supplier yang buruk tidak dikenakan tindakan yang tegas

Services Level supplier hanya diukur dari kemampuan supplier dalam

memenuhi permintaan DC berdasarkan kuantitas tidak bedasarkan ketepatan

waktu. Jadi jika PO telah mati karena batas waktu pengiriman barang oleh

supplier telah lewat, MD hanya akan mengirim PO kembali untuk mengganti

PO yang telah mati tersebut. Jika service level supplier buruk karena tidak

mampu memenuhi permintaan DC, supplier hanya akan ditegur tanpa ada

tindakan yang tegas. Seharusnya jika supplier memiliki service level yang

buruk, pihak MD harus memberikan tindakan yang tegas seperti penahanan

pembayaran terhadap supplier atau bahkan pemutusan hubungan kerja. Hal

ini disebabkan DC terlalu bergantung dengan supplier yang mereknya sudah

dikenal masyarakat. Hal ini akan mengakibatkan DC tidak memiliki kontrol

atas pengiriman supplier dan sistem persediaan DC menjadi tidak efektif.

32

Penulis merekomendasikan agar DC selain mengukur kemampuan

supplier dalam memenuhi permintaan barang DC berdasarkan kuantitas,

namun juga berdasarkan waktu pemenuhannya. Sehingga services level

supplier dapat lebih efektif dalam upaya memantau kompetensi supplier.

Juga diberikan tindakan tegas atas services level supplier yang buruk, dapat

berupa teguran, penundaan pembayaran atau bahkan pemutusan hubungan

kerja.

5. Belum ada indeks penilaian kinerja karyawan

Setelah karyawan diterima, ditempatkan dan dipekerjakan maka tugas seorang

manajer selanjutnya adalah melakukan penilaian prestasi atas para karyawan.

Penilaian prestasi karyawan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui prestasi

yang dapat dicapai setiap karyawan, apakah prestasi yang dicapai setiap

karyawan baik, sedang, atau kurang. Hal ini disebabkan manajemen tidak

memperhatikan dan mengukur kinerja karyawan secara individu dan tidak ada

bonus/reward terhadap karyawan yang kinerjanya bagus. Akibatnya perusahaan

tidak memiliki record kinerja karyawan dan seberapa baik kualitas karyawan.

Penulis merekomendasikan agar manajemen membuat indeks kinerja

karyawan yang akan direview oleh atasan atau kepala bagian masing-masing. Hal

ini dilakukan agar perusahaan dapat memantau kinerja para karyawan dan

memiliki dasar untuk melakukan promosi karyawan ataupun pemberian bonus.

33