BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

PD Empat Lima merupakan perusahaan yang bergerak dibidang produksi

dan penjualan barang meubel serta pelayanan jasa design interior. Barang hasil

produksi berupa meubel kebutuhan rumah tangga dan perkantoran diantaranya

adalah lemari dapur, kitchen set, lemari pakaian, meja dan lemari kantor dan

semua barang meubeler sebagai barang pemuas kebutuhan.

3.2 Tinjauan Perusahaan

PD Empat Lima adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan

barang meubel serta pelayanan jasa design interior. Adapun latar belakang dari

ruang lingkup kegiatan perusahaan, penulis akan menguraikan dibawah ini.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

PD Empat Lima yang bertempat di Jl. Tanah Ara RT 001 RW 012 Kel.

Pondok Pinang, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan, berdiri pada tanggal 17

Desember 2010, perusahaan ini didirikan dengan nama “PD Empat Lima”,

dengan pendiri Bapak Saefudin Ali dengan jumlah karyawan 6 orang.

20

21

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi yang baik dapat mengembangkan fungsi - fungsi,

pengelompokan kerja masing – masing personil atau bagian. Peranan dari struktur

organisasi menunjukan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakan, juga

merupakan perwujudan hubungan fungsi – fungsi wewenang dan tanggung jawab

terhadap pelaksanaan tugas masing – masing personil atau bagian.

Untuk mendefisiensikan dalam menjalankan segala operasional

perusahaan maka disusunkan struktur organisasi, yaitu sebagai berikut :

Gambar III.I

Struktur Organisasi PD Empat Lima

Tugas dan fungsi dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi perusahaan

adalah sebagai berikut :

1. Direktur

a. Bertanggung jawab penuh atas perusahaan

b. Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan atas nama perusahaan

22

2. Keuangan

a. Membuat Laporan Penjualan dan Laporan Keuangan

b. Mencatat seluruh transaksi yang ada dalam perusahaan

c. Mengelola keuangan perusahaan dengan tertib dan teratur

3. Admin

a. Menerima pemesanan customer

b. Membuat surat menyurat (Nota, Surat Jalan)

4. Produksi

a. Melakukan pengecekan bahan baku sebelum di proses

b. Membuat barang produk sesuai desain yang telah ditentukan

c. Menyelesaikan produk tepat waktu

5. Pengiriman

a. Melakukan Pengiriman barang pesanan

b. Memastikan barang sesuai dengan yang dipesan

3.3 Proses Sistem Berjalan

Dalam prosedur sistem akuntansi berjalan ini ada beberapa tahapan/proses yang

harus dijalankan dalam sistem penjualan , yaitu :

1. Prosedur Pemesanan Barang

Customer melakukan pemesanan barang dengan cara datang langsung ke

Toko memberikan data (alamat rumah, nomor telephone, ukuran barang dan

23

menentukan jenis kayu) yang akan dipesan. Kemudian bagian admin

menerima data yang diberikan kepada customer, setelah customer memesan

barang yang akan dipesan, admin membuatkan Nota 3 rangkap (Lembar 1

untuk diberikan ke customer saat pengiriman barang dan lunas pembayaran,

Lembar 2 diberikan ke customer sebagai bukti pemesanan, Lembar 3 untuk

diarsip).

2. Prosedur Pembuatan Barang Pesanan

Setelah admin menerima data kelengkapan pemesanan barang, admin

memberikan data tersebut kepada bagian produksi untuk didesain dan

dibuatkan barang pesanan tersebut.

3. Prosedur Pengiriman Barang

Setelah barang jadi bagian produksi memberikan barang pesanan kepada

bagian pengiriman. Kemudian bagian pengiriman meminta surat jalan dan

nota lembar ke-1, setelah surat jalan dan nota diterima barang pesanan siap

diantar ketempat tujuan.

4. Prosedur Pembayaran

Setelah barang sampai ditempat customer, customer akan menerima nota dan

menandatangani surat jalan, customer melakukan pembayaran melalui cash

ke bagian keuangan atau via banking dan bukti pembayaran akan diserahkan

ke pengirim.

5. Prosedur Pembuatan Laporan

Setiap Bulannya pembuatan laporan penjualan dilakukan oleh Bagian

Keuangan berdasarkan arsip Nota Penjualan yang kemudian dicatat dalam

buku laporan penjualan dan diberikan kepada Direktur. Jika laporan masih

24

terdapat ada yang salah maka laporan akan dikembalikan bagian keuangan

untuk direvisi setelah revisi laporan keuangan tersebut akan dicek kembali

oleh direktur, Jika laporan benar maka laporan akan diacc kemudian

dikembalikan ke bag keuangan untuk diarsip.

3.4 Unified Modeling Language (UML)

3.4.1 Activity Diagram

Menurut Rossa dan Shalahuddin (2013:161) mengatakan bahwa “Diagram

aktivitas atau activity diagram menggunakan aliran kerja (work flow) atau

aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat

lunak”.

Adapun penggambaran dari activity diagram sistem berjalan, sebagai berikut :

Gambar III.2

Activity Diagram Proses Pemesanan Barang

25

Gambar III.3

Activity Diagram Proses Pembuatan Barang Pesanan

Gambar III.4

Activity Diagram Proses Pengiriman Barang

26

Gambar III.5

Activity Diagram Proses Pembayaran

Gambar III.6

Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan

27

3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-

dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen

tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

a. Nama Dokumen : Nota

Fungsi : Untuk melakukan pemesanan penjualan

Sumber : Administrasi

Tujuan : Customer

Media : Kertas Cetakan

Jumlah : Tiga lembar

Frekuensi : Setiap transaksi pemesanan penjualan

Bentuk : Lihat lampiran A-1

3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

a. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Untuk bukti pengiriman barang

Sumber : Administrasi

Tujuan : Pengiriman

Media : Kertas Cetakan

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap Pengiriman

Bentuk : Lihat lampiran A-2

28

b. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Untuk laporan penjualan Bulanan

Sumber : Keuangan

Tujuan : Direktur

Media : Kertas Cetakan

Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap Bulan

Bentuk : Lihat lampiran A-3

3.6 Permasalahan Pokok

Sistem penjualan secara tunai yang telah berjalan pada PD Empat Lima

umumnya telah berjalan dengan baik dan efisien. Baik dalam proses pemesanan,

proses pembuatan pemesanan, proses pengiriman, proses pembayaran dan proses

pembuatan laporan penjualan. Tetapi penulis melihat adanya suatu permasalahan

dalam pelaksanaan sistem tersebut. Adapun permasalahannya adalah:

1. Penyimpanan dokumen penjualan yang disimpan dalam arsip sehingga akan

mudah hilang atau rusak.

2. Pembuatan Laporan masih menggunakan Microsoft excel .

3. Pembuatan Laporan lambat, karena dibutuhkan waktu untuk mengumpulkan

arsip penjualan yang diperlukan serta sering terjadi kesalahan perhitungan

karena kurangnya ketelitian.

4. Tidak ada buku stock untuk memastikan ketersedian bahan baku.

29

3.7 Alternatif Pemecahan Masalah

Dari permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka penulis

menyarankan bahwa sudah saatnya dibuat sistem penjualan yang sudah

terkomputerisasi pada PD Empat Lima dengan harapan permasalahan tersebut

dapat dikurangi dan diatasi dengan baik.

Maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah yaitu sistem

penjualan tunai pada PD Empat Lima adalah sebagai berikut :

1. Memisahkan antara laporan kas dengan laporan pembelian agar data lebih

akurat.

2. Menggunakan file agar data yang tersimpan tidak hilang atau rusak, Perlu

adanya backup data untuk mencegah jika terjadi kerusakan atau kehilangan data.

3. Pembuatan laporan seharusnya dilihat dari file, tidak perlu mencari arsip,

karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama.

4. Seharusnya pencatatan dalam buku stok harus berbentuk data stok, agar tidak

terjadi kesalahan dalam mencatat barang keluar dan barang masuk.