1

1. Pendahuluan Perpustakaan merupakan "gudang" pengetahuan/informasi yang dapat

digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah. Informasi yang terdapat di dalam

perpustakaan ada dalam bentuk cetak (buku, majalah, koran, dan sebagainya) dan

digital (CD, dsb). Ada beberapa aktivitas yang terdapat di dalam perpustakaan,

salah satunya adalah peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Peminjaman

dan pengembalian bahan pustaka merupakan fungsi dari layanan sirkulasi.

Menurut Pawit M. Yusuf [1] “pelayanan peminjaman koleksi atau disebut juga

sebagai pelayanan sirkulasi merupakan pelayanan yang memutar koleksi,

dipinjam keluar, dikembalikan, dipinjam keluar lagi dikembalikan lagi dan

seterusnya.”

Perpustakaan Universitas Universitas Kristen Satya Wacana (PU-UKSW)

Salatiga mempunyai peran yang sangat penting untuk memenuhi kebutuhan

informasi yang bersifat ilmiah maupun umum dan menjadi gerbang kebijaksanaan

bagi pengguna PU-UKSW dengan membuka wawasan yang luas terhadap

perkembangan ilmu pengetahuan global. Di PU-UKSW juga tersedia berbagai

layanan yang dapat dimanfaatkan oleh para pengguna perpustakaan salah satunya

adalah layanan sirkulasi. Layanan sikulasi memberikan layanan peminjaman,

pengembalian, perpanjangan dan pemesanan koleksi bagi pengguna PU-UKSW.

Kategori koleksi sirkulasi terdiri dari buku teks wajib, buku anjuran, novel serta

koleksi lain yang mendukung perkuliahan [2].

Penerapan sistem informasi saat ini sudah lazim ditemukan hampir disemua

instansi pemerintahan maupun swasta yang berlatar belakang mencari laba atau

non-laba, demikian juga halnya dengan PU-UKSW. Unicorn Workflows

SirsiDynix merupakan sistem informasi yang digunakan oleh PU-UKSW untuk

menunjang pekerjaan di setiap layanan termasuk layanan sirkulasi. Namun dalam

pelaksanaannya masih terdapat beberapa masalah yang belum dapat teratasi.

Berdasarkan hasil wawancara dengan direktur PU-UKSW diketahui bahwa belum

pernah dilakukan evaluasi terhadap Unicorn Workflows SirsiDynix yang

mengakibatkan terdapat masalah yang belum terselasaikan hingga saat ini, yaitu

terdapat ketidakcocokan data yang terdapat pada Unicorn Workflows SirsiDynix

dengan keadaan fisik [3]. Masalah ketidakcocokan data tersebut diungkapkan

oleh staf PU-UKSW bagian Pembayaran Denda, yaitu pada Unicorn Workflows

SirsiDynix pembayaran denda sering kali didapati denda yang telah dibayar belum

terhapus dari sistem, mengakibatkan anggota PU-UKSW harus membayar double

ke petugas denda jika bukti pembayaran yang lalu hilang [4]. Oleh karena itu

diperlukan audit sistem informasi untuk menganalisa penyebabnya dan

mengatasinya.

Audit sistem informasi dilakukan untuk menganalisa dan mengevaluasi sistem

yang digunakan untuk mengetahui sistem tersebut sudah bekerja sesuai dengan

prosedur guna mencapai tujuan dari perusahaan, dalam hal ini organisasi yang

dimaksud adalah PU-UKSW bagian circulation module. Melakukan audit sistem

tersebut perlu adanya standar, sebagai acuan standar pengelolaan Teknologi

Informasi (TI), kerangka kerja (framework) diantaranya yang sudah umum

digunakan adalah COSO, CobIT, ISO dan lain-lain. Framework yang digunakan

dalam melakukan penelitian adalah CobIT karena CobIT lebih terfokus pada

2

penyediaan informasi dalam pengelolaan sumber daya TI. Kriteria informasi

CobIT mencakup efektifitas, efisiensi, kerahasiaan, integritas, ketersediaan,

kepatuhan, dan keandalan.

Evaluasi difokuskan pada framework CobIT 4.1 domain Monitor and Evaluate

(ME) karena dibandingkan dengan domain lain yang terdapat pada CobIT 4.1,

proses pada domain Monitor and Evaluate beserta control objective-nya lebih

terkonsentrasi pada teknis pengawasan dan evaluasi sistem informasi. Domain

Monitor and Evaluate juga dapat menggambarkan kegiatan pengawasan dan

penilaian saat ini dan memberikan rekomendasi bagaimana seharusnya

melakukan pengawasan dan evaluasi sistem informasi dengan tepat dengan

harapan dapat menjawab kebutuhan dari pada PU-UKSW sesuai dengan tujuan

diimplementasikannya sistem tersebut di PU-UKSW.

2. Tinjauan Pustaka

Saat ini sudah cukup banyak penelitian yang membahas mengenai audit sistem

informasi menggunakan framework CobIT. Salah satu diantaranya yang berjudul

“Analisis Tingkat Kematangan (Maturity Level) Pengawasan dan Evaluasi Kinerja

Teknologi Informasi Otomasi Perpustakaan dengan CobIT (Control Objective For

Information and Related Technology)”. Penelitian ini menggunakan framework

CobIT domain Monitor and Evaluate dengan sub domain ME 1. Tujuan

dilakukannya penelitian ini adalah menilai tingkat kematangan dan tingkat

kesadaran serta harapan terhadap aktivitas pengawasan dan penilaian TI di

perpustakaan Universitas Indonesia (UI). Hasil penelitian tingkat kematangan ini

menunjukkan bahwa untuk kegiatan pengawasan dan evaluasi kinerja TI

perpustakaan UI telah mencapai tingkat 2 (repeatable but intuitive)[4].

Penelitian selanjutnya berjudul “Analisis Tingkat Kematangan Sistem

Informasi Perpustakaan di Stikes Surya Global Yogyakarta”. Penelitian ini

menggunakan CobIT 4.1 domain Deliver and Support dengan sub domain DS 1,

DS 4, DS5, DS7, DS8, DS 10, DS 11 dan DS 12. Tujuan dilakukannya penelitian

yaitu untuk menganalisis kontrol internal perpustakaan Stikes Surya Global

Yogyakarta untuk menilai sistem informasi pada perpustakaan tersebut. Hasil

yang diperoleh dari penelitian ini menunjukkan tingkat kematangan Sistem

Informasi Perpustakaan di Stikes Surya Global terdapat pada level rata-rata 2,67

(repeatable but intuitive)[5].

Berdasarkan masalah yang dihadapi, yaitu mengenai ketidakcocokan data

yang terdapat pada Unicorn Workflows SirsiDynix dengan keadaan fisik dan pada

sistem pembayaran denda sering kali didapati denda yang telah dibayar belum

terhapus dari sistem, mengakibatkan anggota PU-UKSW harus membayar double

ke petugas denda jika bukti pembayaran yang lalu hilang, oleh karena itu

penelitian ini dilakukan untuk memberikan rekomendasi-rekomendasi untuk

mengatasi masalah tersebut pada PU-UKSW bagian Circulation Module.

Penelitian ini berjudul “Audit Sistem Informasi Perpustakaan Circulation Module

Menggunakan Framework COBIT 4.1 Domain Monitor and Evaluate (ME)”.

Adapun penelitian sebelumnya cenderung mengukur tingkat kematangan

pengawasan dan evaluasi kinerja TI pada setiap layanan perpustakaan hanya

3

menggunakan CobIT domain ME dengan sub domain ME1. Dan pada penelitian

sebelumnya yang lain penelitian yang dilakukan menggunakan CobIT 4.1 domain

DS dengan sub domain DS 1, DS 4, DS5, DS7, DS8, DS 10, DS 11 dan DS 12.

Berbeda dengan penelitian sebelumnya, penelitian ini menitikberatkan pada

pengawasan dan penilaian terhadap pengendalian dan penerapan sistem informasi

pada layanan sirkulasi dengan menggunakan domain ME dengan sub domain ME

1, ME 2, ME 3 dan ME 4. Melihat dari penelitian yang telah dilakukan

sebelumnya, domain Monitor and Evaluate dapat dijadikan kerangka kerja

bagaimana tahapan dalam melakukan pegawasan dan evaluasi sistem informasi di

PU-UKSW.

CobIT (Control Objective for Information and Related Technology)

merupakan sebuah kerangka kerja (framework) yang terdiri dari sekumpulan

dokumentasi best practices untuk tata kelola IT yang dapat membantu auditor,

manajemen dan pengguna (user) untuk menjembatani gap antara resiko bisnis,

kebutuhan pengendalian dan permasalahan-permasalahan teknis serta dapat

memberikan arahan (guidelines) yang berorientasi pada bisnis [6].

Berdasarkan standar yang dikeluarkan oleh ITGI [7], COBIT memiliki 4

cakupan domain:

a. Domain Perencanaan dan Organisasi (Plan and organise)

Domain ini mencakup strategi dan taktik yang menyangkut identifikasi

tentang bagaimana TI dapat memberikan kontribusi terbaik dalam pencapaian

tujuan bisnis organisasi sehingga terbentuk sebuah organisasi yang baik

dengan infrastruktur teknologi yang baik pula.

b. Domain Pengadaan dan implementasi (Acquire and implement) Untuk mewujudkan strategi TI, solusi TI perlu diidentifikasi, dikembangkan

dan kemudian diimplementasikan dan diintegrasikan dalam proses bisnis.

c. Domain Pengantaran dan dukungan (Deliver and Support) Domain ini berhubungan dengan penyampaian layanan yang diinginkan, yang

terdiri dari operasi pada security dan aspek kesinambungan bisnis sampai

dengan pengadaan training.

d. Domain Pengawasan dan evaluasi (Monitor and Evaluate) Domain ini berhubungan dengan kinerja TI yang diterapkan pada perusahaan,

pengendalian–pengendalian internal dan eksternal perusahaan, jaminan

independen, dan tatakelola TI. Proses Monitor and Evaluate perlu dilakukan

secara teratur dari waktu ke waktu untuk pemenuhan dan kualitas TI dengan

kebutuhan kendali. Domain Monitor and Evaluate memiliki empat sub

domain, yaitu :

ME1 – Monitor dan Evaluasi Kinerja TI

Pada sub domain ini dijelaskan bahwa proses pengawasan diperlukan

untuk mengetahui dan meningkatkan efektivitas kinerja TI. Proses yang

dilakukan meliputi penentuan hubungan antara indikator kinerja, sistem

pelaporan kinerja yang sistematik dan tepat waktu, serta tindakan yang cepat

terhadap penyimpangan yang terjadi. [7].

ME2 – Monitor dan Evaluasi Pengendalian Internal

Sub domain ini digunakan mengawasi penerapan proses kendali

internal yang berhubungan dengan TI. Proses ini meliputi pengawasan dan

4

pelaporan kendali, hasil dari pengujian dan review dari pihak ketiga menilai

penerapan kendali internal IT [7].

ME3 – Mendapatkan jaminan independent

Sub domain ini digunakan untuk menilai tingkat kesesuaian sistem

informasi dengan peraturan-peraturan yang berlaku. Proses ini meliputi

pengidentifikasian keseluruhan hukum dan regulasi yang dapat diaplikasikan

dan hubungan tingkat kesesuaian TI dan keoptimisan prosesnya untuk

mengurangi resiko ketidaksesuaian [7].

ME4 – Penyediaan untuk tatakelola TI

Sub domain ini menjelaskan bahwa menetapkan sebuah kerangka

kerja pengelolaan yang efektif meliputi struktur organisasi, proses-proses,

kepemimpinan, peraturan-peraturan dan tanggung jawab untuk menjamin

bahwa investasi TI perusahaan telah disesuaikan dan dikirimkan sesuai

strategi dan tujuan [7].

Mempunyai model kematangan (maturity models) untuk mengontrol proses TI

dengan menggunakan metode penilaian (scoring) sehingga suatu organisasi dapat

menilai proses-proses TI yang dimilikinya dari skala non existent sampai dengan

optimised (dari 0 sampai 5). Yaitu 0- Non Existen, 1-Initial, 2-Repetable, 3-

Defined, 4-Managed dan 5-Optimized. Pendekatan ini diambil berdasarkan

maturity model software engineering institute [5].

Gambar 1 Maturity Model (Sumber : ITGI, 2007)

3. Metode Penelitian

Gambar 2 Tahapan penelitian

Pengumpulan Bukti Audit

Kuesioner Observasi Wawancara

Pemahaman Sistem dan Struktur Pengendali Intern

Evaluasi Bukti Pemeriksaan dan Gap Analysis

Komunikasi Hasil Pemeriksaan

Perencanaan Audit

5

a. Perencanaan Audit

Langkah awal yang dilakukan dalam penelitian ini adalah perencanaan audit,

yaitu memahami visi, misi, struktur organisasi, serta proses bisnis yang

berhubungan dengan layanan TI dan mendapat gambaran peranan sistem

informasi PU-UKSW dalam mendukung tujuan PU-UKSW menggunakan IT

Balanced Scorecard (BSC). Hal ini dilakukan untuk mengetahui

permasalahan yang ada di PU-UKSW untuk dijadikan obyek penelitian.

b. Pemahaman Sistem dan Struktur Pengendali Intern

Tahap ini merupakan lanjutan dari tahapan perencanaan audit. Setelah

mengetahui permasalahan yang akan dijadikan obyek penelitian dan

menyesuaikan dengan standar yang dijadikan kerangka kerja, maka perlu juga

untuk lebih memahami sistem yang akan diaudit, yaitu dengan melakukan

proses pemetaan business goal dan IT goal. Proses ini diketahui berkaitan

dengan tujuan bisnis dan tujuan TI dalam organisasi serta proses dan control

objective berdasarkan CobIT 4.1 yang digunakan sebagai framework dalam

penelitian ini. Kuesioner disesuaikan dengan pernyataan di dalam CobIT 4.1

domain Monitor and Evaluate, dimana setiap pernyataan memiliki nilai

maturitas berskala 0 sampai dengan 5.

c. Pengumpulan Bukti

Pada tahap ini pengumpulan bukti dilakukan dengan cara wawancara,

observasi dan kuesioner. Wawancara yang dilakukan berdasarkan pernyataan

di dalam kuesioner kepada pihak-pihak yang terkait dengan kegiatan

operasional bagian sirkulasi. Observasi dilakukan setelah kuesioner selesai

diisi dan diperoleh data mentah. Observasi dimaksudkan untuk mendukung

bukti yang telah diperoleh sebelumnya melalui hasil wawancara dan

kuesioner. Setelah pengambilan data selesai, kemudian dilakukan pengolahan

data hasil wawancara dan kuesioner beserta hasil observasi. Data-data mentah

ini disusun dalam bentuk yang lebih sederhana agar mudah dimengerti.

d. Evaluasi Bukti Pemeriksaan dan Gap Analysis

Pada tahap ini dilakukan perhitungan maturity level dari data-data mentah

yang sudah di dapat dari hasil kuesioner, wawancara dan obeservasi untuk

mengetahui tingkat kematangan sistem pada layanan sirkulasi. Setelah itu

dilakukan gap analysis guna memberikan rekomendasi jika terdapat tingkat

kesenjangan antara nilai maturitas saat ini dengan nilai maturitas yang

diharapkan.

e. Komunikasi Hasil Pemeriksaan

Komunikasi hasil pemeriksaan berisi laporan audit berdasarkan temuan yang

di dapat, hasil analisa dan rekomendasi agar dapat dijadikan sebagai bahan

pertimbangan.

4. Hasil dan Pembahasan PU-UKSW bagian modul sirkulasi memiliki 4 proses bisnis utama, yaitu

peminjaman dan pengembalian buku, serta pembayaran denda.

6

Gambar 5 Proses bisnis peminjaman buku di PU-UKSW Layanan Sirkulasi

Pada Gambar 5 proses peminjaman buku PU-UKSW diawali dengan

memasukkan ID anggota dan transaksi check out, setelah itu sistem akan

mengecek apakah anggota tersebut telah memiliki sepuluh buku pinjaman atau

tidak, jika lebih dari sepuluh buku pinjaman, maka sistem secara otomatis

menolak penyimpanan data buku pinjaman selanjutnya dan akan menampilkan

message bahwa buku yang dipinjam melebihi kuota. Setelah data peminjaman

tersimpan, staf sirkulasi akan mendesentize buku agar saat dibawa oleh peminjam,

buku dapat melewati sistem keamanan PU-UKSW. Kemudian staf sirkulasi

memberikan buku, bukti peminjaman dan Kartu Anggota Perpustakaan (KAP).

Bukti peminjaman berisikan data buku yang dipinjam dan jatuh tempo

kembalinya buku tersebut ke PU-UKSW.

Gambar 6 Proses bisnis pengembalian buku di PU-UKSW Layanan Sirkulasi

mulai

menyerahkan koleksi

yang telah dipinjam

end

menerima koleksi

melakukan scann barcode

masing-masing koleksi

memberitahukan dan mempersilahkan anggota

membayar denda pada petugas pembayaran denda

men-sensitize

koleksi yg kembali

mengembalikan koleksi ke

rak sesuai call number

terlambat/tidak?

pemeriksaan

pengembalian koleksi

terlambat

tidak terlambat

sistem (workflows)pegawai Sirkualsimahasiswa/anggota PU UKSW

mulai

membuka web

OPAC

masukkan kata kunci untuk mencari buku

yang ingin dipinjam/baca

pinjam/tidak?

menunjukkan KTM atau KAP

menyerahkan buku

yang akan dipinjam

sesuai/tidak?

menerima buku, bukti peminjaman serta

KTM atau katru anggota perpustakaan

end

tidak pinjam

mencatat call number /id

buku dan lokasi buku

mencari buku di rak

sesuai dengan id buku

pinjam

menampilkan halaman

ulama web OPAC

mengambil

informasi buku

menampilkan

infromasi buku

meminta mahasiswa/anggota menunjukkan KTM

atau Kartu Anggota Perputakaan (KAP)

memasukkan NIM/ID anggota

transaksi check out

men-desentize buku yang hendak dipinjam

dan mencetak bukti peminjaman

menyerahkan buku, bukti peminjaman serta

KTM atau katru anggota perpustakaan

memberitahu anggota PU bahawa

buku/koleksi yg dipinjam melebihi kuota

menyarankan anggota PU memilih buku/koleksi yang

penting dan sebagiannya ditinggalkan di perpustakaan

mengambil informasi

transaksi check out bukulebih dari 10

buku/tidak

menyimpan informasi

transaksi check out buku

menampilkan message bahwa

buku/koleksi yg dipinjam melebihi kuota

tidak

lebihtidak sesuai

sesuai

sistem (workflows)pegawai Sirkualsisistem web OPACmahasiswa/anggota PU UKSW

7

Pada Gambar 6 dijelaskan bahwa saat melakukan pengembalian buku,

anggota PU-UKSW menyerahkan buku yang dipinjam kepada staf sirkulasi. Staf

sirkulasi melakukan scann barcode buku yang kembali. Kemudian sistem akan

memeriksa apakah ada keterlambatan pengembalian atau tidak. Jika terdapat

keterlambatan pengembalian, maka petugas sirkulasi akan mengarahkan anggota

PU-UKSW untuk membayar denda pada petugas pembayaran denda. Buku-buku

yang telah kembali disensitize agar tidak dapat dibawa keluar perpustakaan tanpa

melalui proses peminjaman.

Gambar 7 Proses bisnis pembayaran denda di PU-UKSW Layanan Sirkulasi

Pada Gambar 7 dijelaskan bahwa saat melakukan pembayaran denda,

anggota PU-UKSW memberikan ID anggota PU-UKSW kepada petugas

pembayaran denda. Petugas pembayaran denda memasukkan ID anggota PU-

UKSW. Kemudian sistem akan mengecek dan menampilkan besar tagihan yang

harus dibayar anggota PU-UKSW. Anggota PU-UKSW dapat memilih untuk

langsung melunasi tagihan atau membayar sebagian. Setelah itu petugas

pembayaran denda menerima pembayaran dan memberikan bukti pembayaran

kepada anggota PU-UKSW. Petugas pembayaran denda memasukkan transaksi

pembayaran pada sistem. Sistem akan mencatat transaksi pembayaran dan akan

menghapus denda dari akun anggota PU-UKSW jika pembayarannya lunas.

Tabel 1 Pemetaan Business Goals, IT Goals dan IT Process berdasarkan IT BSC (Balanced

Scorecard)

mulai

membayar

denda

membayar

lunasmembayar

sebagian

menerima bukti

pembayaran

end

mengecek tagihan

denda anggota PU

pemberitahuan

tagihan denda

menerima dan mencetak

bukti pembayaran

menginputkan transaksi

pembayaran denda

menampilkan tagihan

denda anggota PU

mencatat transaksi pembayaran dan

menghapus denda dari akun anggota

sistem (workflows)petugas pembayaran dendamahasiswa/anggota PU UKSW

8

Pada Tabel 1 merupakan hasil pemetaan pengelolaan TI yang dilakukan

terhadap proses bisnis PU-UKSW serta proses dan control objective yang terdapat

pada CobIT untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih baik.

Tabel 2 Data Responden

Data Responden yang terdapat pada Tabel 2 disesuai dengan RACI Roles

yang telah ada sebelumnya. Kepala dan Staf Bagian Teknologi dan Sistem

Informasi (TSI) bertanggung jawab terhadap pemeliharaan software maupun

hardware dan pengembangan jalannya program otomasi perpustakaan. Direktur

PU-UKSW bertanggung jawab menyusun rencana kerja dan mengkoordinasikan

program-program PU di masing-masing bagian dan unit-unit terkait di lingkungan

UKSW. Kepala Bagian Pendidikan dan Pelayanan Pemakai (P3) bertanggung

jawab terhadap setiap aktivitas di layanan reference, reserve dan sirkulasi. Staf P3

layanan Sirkulasi bertanggung jawab terhadap aktivitas peminjaman maupun

pengembalian buku yang dilakukan oleh anggota PU-UKSW. Kepala Bagian

Pelayanan Teknis (PT) bertanggung jawab terhadap kegiatan Pengembangan

Koleksi, Scanning, Pengolahan Bahan Perpustakaan, Pasca Pengolahan Bahan

Perpustakaan, dan Pemeliharaan Bahan Perpustakaan PU-UKSW. Staf (PT) Pasca

Pengolahan Bahan Perpustakaan bertanggung jawab terhadap pendistribusian

koleksi buku ke setiap layanan di PU-UKSW. Sekretaris bertanggung jawab

terhadap pengelolaan file dan basisdata administrasi dan mengurus keuangan PU-

UKSW. Staf Bagian Pembayaran denda bertanggung jawab terhadap setiap

transaksi pembayaran denda yang dilakukan oleh anggota PU-UKSW.

Dalam proses pengisian kuesioner sesuai dengan ketentuan dalam CobIT 4.1

ternyata dianggap terlalu banyak poin-poin dan bahasa yang kurang pahami oleh

responden karena mengandung istilah-istilah yang berhubungan dengan teknologi

informasi. Oleh karena itu dalam penelitian ini dilakukan penyederhanaan

kuesioner yang dibagikan dengan kata-kata yang lebih mudah dipahami,

khususnya bagi responden yang tidak berlatar belakang pendidikan teknologi

informasi. Setiap sub domain dalam domain ME rata-rata mengandung dua

sampai tiga pernyataan, sehingga total pernyataan dalam kuesioner berjumlah 23

pernyataan. Setelah kuesioner terkumpul, maka langkah selanjutnya yang

dilakukan adalah evaluasi bukti pemeriksaan dari setiap sub-domain Monitor and

Evaluate CobIT 4.1.

RACI Realisasi Responden Jumlah

R Staf Bagian Teknologi dan Sistem Informasi (TSI) 1 orang

A Direktur PU-UKSW 1 orang

C Staf Bagian TSI 1 orang

I 1. Kepala dan Staf Bagian Pendidikan dan Pelayanan

Pemakai (P3) layanan Sirkulasi

2. Kepala dan Staf Bagian Pelayanan Teknis (PT), Pasca

Pengolahan Bahan Perpustakaan

3. Sekretaris dan Staf Bagian Denda

3 orang

2 orang

2 orang

Total Responden 10 orang

9

Hasil Audit Sistem Informasi Menggunakan Framework CobIT 4.1 Domain

Monitor and Evaluate

0

2

4

6ME 1

ME 2

ME 3

ME 4Maturity Level

Target

Gambar 8 Spider Chart Maturity Level

Pada Gambar 8 ME 1 Monitor and Evaluate IT Performance mendapatkan

score 2,3 yang mengalami pembulatan ke bawah yaitu 2 (repeatable but intuitive).

Pada dasarnya pemantauan dan evaluasi kinerja TI pada Circulation Module telah

dilakukan. Namun dalam hal pemantauan dan evaluasi terhadap kinerja TI ini ada

beberapa bagian yang belum dilakukan secara rutin dikarenakan tidak ada metode

atau kerangka kerja yang diterapkan sebagai acuan untuk melakukan pemantauan

dan evaluasi. Mengakibatkan pemantauan dan evaluasi kinerja TI pada bagian

tersebut dilakukan hanya berdasarkan interpretasi dan pengalaman dari staf.

Pada Gambar 8 ME 2 Monitor and Evaluate Internal Control mendapatkan

score 2,3 yang dilakukan pembulatan ke bawah yaitu 2 (repeatable but intuitive).

Proses pengawasan dan pengevaluasian internal kontrol pada sistem pada

Circulation Module telah dilakukan berdasarkan pengalaman yang dilakukan

berulang-ulang, namun ada beberapa proses sudah ada dan telah diterapkan

namun belum sah. Proses pengawasan dan pengontrolan aktivitas internal TI telah

ada dan telah diterapkan namun ada proses yang belum disahkan, mengakibatkan

pengawasan maupun pengotrolan tidak dapat dilakukan secara rutin dan merata.

Pada Gambar 8 ME 3 Ensure Compliance with External Requirements

mendapat score 2,4 yang dilakukan pembulatan ke bawah yaitu 2 (repeatable but

intuitive). PU-UKSW sudah berusaha dengan baik dalam memastikan sistem

sudah diterapkan dan dipergunakan sesuai dengan hukum, kontrak, kebijakan dan

ketentuan peraturan lainnya. Hal-hal yang dilakukan yaitu pelatihan saat pertama

kali Unicorn Workflows Sirsidynix diimplementasikan di PU-UKSW, disediakan

manual book mengenai sistem untuk pengguna, training singkat yang diberikan

Kabag kepada staf baru yang akan masuk di layanannya, membuat Standard

Operating Procedure (SOP) untuk setiap bagian layanan dapat diakses kapanpun

oleh pengguna melalui jaringan internet serta sekurang-kurangnya sekali dalam

setahun dilakukannya audit internal maupun eksternal pada setiap layanan.

Namun manual book yang tersedia disajikan dalam bahasa inggris, membuat

sebagian pengguna tidak membaca secara keseluruhan buku tersebut, tetapi

memilih bergantung kepada training singkat yang diberikan Kabag, SOP,

bertanya kepada pengguna yang lebih paham atau belajar sendiri (otodidak).

10

Belum dilaksanakan pelatihan berkelanjutan sampai saat ini, mengakibatkan

pengguna belum dapat memaksimalkan fungsi dari sistem dalam meringankan

pekerjaannya.

Pada Gambar 8 ME 4 Provide IT Governance mendapat score 2,8 yang

dilakukan pembulatan ke atas yaitu 3 (define process). PU-UKSW telah

menetapkan dan menerapkan pimpinan dan pengawas atas fasilitas TI di setiap

layanan termasuk layanan sirkulasi. Pengawasan atas fasilitas TI di bagian

layanan sirkulasi dilakukan oleh Kabag P3. Sedangkan pada pengembangan

software, jalannya program otomasi, perbaikan dan perawatan hardware

dilakukan oleh Kabag dan staf TSI. Namun SOP pada bagian TSI belum disahkan

mengakibatkan ada beberapa pengawasan yang dilakukan atas kegiatan TI hanya

berdasarkan pemahaman dan pengalaman yang dilakukan berulang-ulang. Hal ini

dapat menyebabkan kekeliruan pemahaman dalam menangani persoalan TI.

Secara keseluruhan domain ME mencapai angka 2,45 yang berada pada level

repeatable but intuitive yang berarti manajemen TI di PU-UKSW telah memiliki

pola untuk mengelola proses pengawasan dan evaluasi TI berdasarkan

pengalaman yang dilakukan berulang-ulang. Namun, pengelolaan proses

pengawasan dan evaluasi proses pengawasan dan evaluasi TI tersebut belum

terstandarisasi dengan benar. Untuk mengetahui apakah TI pada layanan sirkulasi

sudah memberikan kontribusi yang baik bagi kebutuhan PU-UKSW dibutuhkan

standar untuk melakukan proses pemantauan dan evaluasi kinerja TI, mengingat

sampai saat ini pemantauan hanya dilakukan jika terdapat masalah atau

diperlukan. Evaluasi dilakukan dengan cara berdiskusi antara Kabag dan staf serta

antar pimpinan PU-UKSW. Diharapkan dengan diterapkannya standar tersebut,

manajemen TI dapat melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja TI dengan baik

dan benar. Tim pengawas dan penilaian pada bagian sirkulasi sudah diatur dan

terdokementasi dengan baik dalam struktur organisasi dan job description, tetapi

SOP pada bagian TSI perlu untuk disahkan. Disahkannya SOP pada bagian ini,

diharapkan dalam melakukan pekerjaan, tidak terdapat salah pemahaman dalam

melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap sistem tersebut.

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan kepada Direktur PU-UKSW

harapan yang ingin dicapai dalam 1 tahun kedepan yaitu terdapat diangka

maturity level 4. Ini terurai dari pernyataan yang diungkapkan, bahwa dalam

jangka 1 tahun ke depan diharapkan PU-UKSW telah melakukan rekam jejak

terhadap aktivitas dalam setiap bagian maupun layanan yang nantinya dapat

dijadikan sebagai laporan pertanggungjawaban perbulan dari setiap bagian.

Adanya sistem arsip di PU-UKSW untuk menampung setiap laporan perbulan

tersebut. Dilakukannya evaluasi sumber daya sistem informasi Unicorn

Workflows SirsiDynix secara menyeluruh, baik untuk pengguna sistem maupun

sistem informasinya. Dan diadakannya brainstorming sebagai pengganti dari

pelatihan berkelanjutan yang belum pernah dilaksanakan karena belum ada staf

yang benar-benar menguasai sistem tersebut guna membagi pengetahuan antar

staf mengenai Unicorn Workflows SirsiDynix.

Secara umum kesenjangan maturity level saat ini dengan maturity level yang

diharapkan 1,55 yaitu dari maturity level 2,45 menuju ke maturity level 4. Melihat

kesenjangan tersebut, maka diajukan beberapa rekomendasi sebagai bahan

11

pertimbangan untuk memperbaiki pengawasan dan evaluasi TI. Ada beberapa hal

yang dianggap penting untuk dijadikan sebagai rekomendasi adalah sebagai

berikut.

a. Menetapkan dan menerapkan metode khusus, seperti kerangka kerja CobIT

4.1 yang dapat digunakan sebagai acuan untuk melakukan pengawasan dan

evaluasi terhadap Unicorn Workflows SirsiDynix pada Circulation Module,

hal ini dapat membantu staf yang bertugas untuk memahami dan menjalankan

proses pengawasan dan evaluasi dengan baik dan benar sehingga mampu

untuk meminimalisir kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem.

b. Melakukan evaluasi terhadap Unicorn Workflows SirsiDynix pada Circulation

Module, dengan cara melakukan pengukuran secara berkala terhadap

hardware, software, server serta pengguna sistem, mengingat sampai saat ini

belum pernah dilakukan evaluasi terhadap Unicorn Workflows SirsiDynix

tersebut.

c. Disahkannya Standard Operating Procedure (SOP) di bagian TSI. Prosedur

standar ini merupakan acuan untuk melakukan pemantauan dan penilaian

mengenai kinerja dari pada Unicorn Workflows SirsiDynix dan kontrol

internal, kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan pada layanan sirkulasi,

serta pembuatan laporan terdokementasi yang nantinya dapat dijadikan

sebagai arsip PU-UKSW. Dengan disahkannya SOP pada bagian TSI

diharapkan tidak terjadi mis-interpretasi.

d. Melaksanakan pelatihan berkelanjutan dalam bentuk brainstorming yang

sudah direncanakan, untuk semua staf yang merupakan pengguna dari

Unicorn Workflows SirsiDynix disetiap bagian layanan maupun yang bertugas

untuk melakukan pengawasan terhadap sistem tersebut, diharapkan dengan

dilaksanakan pelatihan ini para staf dapat saling memberi pengetahuan

mengenai sistem tersebut.

e. Pembuatan laporan rutin yang terdokumentasi dengan baik, agar kedepannya

jika ada permasalahan yang sama, dokumentasi tersebut yang dapat digunakan

sebagai bahan referensi dalam menyelesaikan masalah tersebut.

5. Simpulan Pemantauan dan evaluasi kinerja sistem informasi dilaksanakan untuk

mendukung manajemen dalam menentukan pengendalian-pengendalian TI dengan

tepat, sehingga perlu diterapkan dengan benar. Oleh sebab itu, penerapan

pemantauan dan evaluasi kinerja sistem informasi di Circulation Module perlu

dilakukan evaluasi. Acuan yang dipakai dalam melakukan analisa data adalah

berdasarkan Management Guidelines pada CobIT 4.1 menggunakan domain

Monitor and Evaluate dan maturity model.

Proses pemantauan di layanan sirkulasi beberapa bagian hanya dilakukan

berdasarkan adanya masalah yang dilaporkan pengguna, seperti masalah terhadap

software dan pengguna sistem, mengakibatkan masalah yang sama sering

terulang. Pengevaluasian kinerja sistem sampai saat ini hanya dilakukan dengan

cara diskusi dan belum ada laporan rutin yang terdokumentasi dengan baik di PU-

UKSW. Dan belum ada sistem arsip untuk menampung laporan-laporan tersebut.

12

Berdasarkan hasil audit yang dilakukan dengan framework CobIT 4.1 domain

Monitor and Evaluate, secara keseluruhan Unicorn Workflows SirsiDynix pada

Circulation Module berada pada level repeatable but intuitive (sudah berjalan

dengan pola tertentu) dengan score 2,45. Proses pemantuan dan evaluasi sistem di

layanan sirkulasi membutuhkan standar yang tepat untuk mengelolah pemantuan

dan evaluasi tersebut. Dan SOP pada bagian TSI perlu untuk disahkan agar tidak

terjadi mis-intepretasi pada staf dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya.

6. Daftar Pustaka [1] Yusuf, Pawit M. 2007. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah.

Jakarta: Kencana.

[2] Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana (PU-

UKSW). 2012. Layanan Perpustakaan: Sirkulasi.

http://library.uksw.edu/page/tentang_kami_layanan. Diakses tanggal 15

Mei 2013.

[3] Koerniawati, Tintien. Personal Interview. 16 Oktober 2013.

[4] Setyawati, Theresia Any. Personal Interview. 10 Oktober 2013.

[5] Wibowo, Muhamad P., 2008. Analisis Tingkat Kematangan (Maturiry

Level) Pengawasan dan Evaluasi Kinerja Teknologi Informasi

Perpustakaan dengan CobIT (Control Objective for Informastion and

Related Technology). Skripsi. Universitas Indonesia, Jakarta.

http://lontar.ui.ac.id/file?file=digital/125937-S-

Muhamad%20Prabu%20Wibowo.pdf. Diakses tanggal 15 Mei 2013.

[6] Jamroni. 2012. Analisis Tingkat Kematangan Sistem Informasi

Perpustakaan di Stikes Surya Global. Tesis. STMIK AMIKOM,

Yogyakarta. http://e-journal.respati.ac.id/sites/default/files/2012-VII-

20/10-jamroni.pdf. Diakses tanggal 06 Juli 2013.

[7] Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi + Pendekatan

CobIT. Mitra Wacana Media: Jakarta.

[8] ITGI.2007. COBIT 4.1. IT Governance Institute: Illinois.

[9] PU-UKSW. 2012. Standard Procedure Operating (SOP) Pelayanan

Teknis bagian Pasca Pengolahan Bahan Perpustakaan, Peminjaman

Koleksi Perpustakaan oleh Anggota, Pengembalian Peminjaman Koleksi

Sirkulasi serta Penerimaan dan pelaporan Keuangan Layanan.