PENGORGANISASIAN DALAM MANAJEMEN LOGISTIK Fungsi pengorganisasian

a. Menjaga kelancaran aktivitas setiap unit kerjab. Menjaga kelancaran pelaksanaan tugas setiap

pegawai dalam suatu organisasi Pengertian Pengorganisasian :• Suatu kegiatan merancang struktur formal

dengan cara mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas ke dalam / kepada unit – unit kerja

• Kegiatan mengelompokkan,mengatur dan membagi tugas –tugas (pekerjaan – pekerjaan) kepada setiap pegawai dalam suatu organisasi

Fungsi pengorganisasian pengelolaan logistik :1. Memberikan kejelasan dan ketepatan dalam

pembagian aktivitas pada unit – unit kerja maupun kepada para pegawai dalam suatu organisasi untuk melaksanakan pengelolaan logistik

2. Memberikan pedoman kerja bagi unit kerja maupun bagi personel di setiap unit kerja dalam menjalankan pengelolaan logistik

3. Menyediakan piranti pengawasan maupun penilaian kinerja pegawai alam melaksanakan kegiatan pengelolaan logistik

4. Menyediakan instrument pengendalian logistic

Pedoman Umum Pengorganisasian

 • Berdasarkan fungsi pengorganisasian maka,

kegiatan pengorganisasian secara operasional berkaitan langsung dengan kegiatan pembagian kerja, yang dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan pejabat. Pembagian kerja dapat diartikan dalam 2 macam yaitu :1. Pembagian kerja merupakan perincian serta

pengelompokkan aktivitas – aktivitas yang semacam

( erat hubungannya satu sama lain) untuk dilakukan

oleh satuan organisasi tertentu. Contoh : Sekretariat, bagian logistic, Subbagian

Pembelian, Biro Logistik, Seksi Gudang memiliki perincian aktivitas

2 .Pembagian kerja merupakan perincian serta pengelompokkan tugas – tugas

yang semacam ( erat hubungannya satu

sama lain) untuk dilakukan oleh seorang

pejabat tertentu.

Contoh : Kepala Sekretariat, Kepala bagian logistic, Kepala subbagian pembelian, Petugas pembelian barang farmasi, Petugas pembelian barang nonmedik, Kepala biro logistic, Petugas gudang memiliki perincian tugas tertentu.

Beberapa pedoman yang harus diperhatikan setiap organisasi dalam melakukan pembagian kerja :

1. Pembagian kerja hendaknya senantiasa mendukung efektivitas kerja dan efIsiensi organisasi

2. Tiap – tiap satuan organisasi hendaknya memiliki perincian aktivitas yang jelas dan tertulis yang dituangkan dalam Daftar Perincian Aktivitas

3. Tiap – tiap pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling rendah harus memiliki perincian tugas yang jelas dan tertulis dalam Daftar Perincian Tugas

4. Jumlah tugas yang dibebankan kepada seorang pejabat sebaiknya berkisar antara 4 – 12 macam

5 .Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya sejenis ( erat hubungannya

satu sama lain)

6 .Beban aktivitas / tugas tiap organisasi/ pejabat hendaknya merata

7 .Penempatan pejabat yang sesuai / tepat yang berdasarkan kompetensi teknis

dan juga kualitas personal maupun factor – factor lain, seperti umur, jenis kelamin,

kekuatan fisik, kesehatan, ketelitian, kejujuran

8 .Penambahan atau pengurangan pegawai yang berdasarkan volume kerja

9. Pembagian kerja yang menyangkut pejabat dalam

suatu organisasi jangan sampai menimbulkan pengotakan pejabat10. Pembagian kerja yang berdasarkan penggolongan tugas .

Penggolongan tugas menurut Harold Zelko Berdasarkan penting dan urgensinya: tugas yang harus segera dikerjakan seketika, segera dan berjangka panjang

Berdasarkan sulitnya dan pemakaian waktu :tugas yang mudah dikerjakan maka dapat dikerjakan dengan cepat, tugas yang lebih sukar dikerjakan maka memerlukan waktu yang lebih banyak.

Berdasarkan pelaksananya : tugas yang dikerjakan sendiri, bersama dengan bantuan orang lain, atau tugas yang dilimpahkan kepada orang lain

Penggolongan tugas menurut Charley Broaded :

• Pekerjaan rutin yang hendaknya dilimpahkan sebanyak mungkin

• Pekerjaan khusus yang perlu secepatnya untuk diselesaikan hendaknya disediakan waktu untuk menyelesaikannya

• Pekerjaan kreatif hendaknya diberi jatah waktu sebagian dalam tiap minggunya

Dalam pembagian kerja hendaknya memperhatikan dasar pembagian kerja. Macam dasar pembagian kerja :

•Berdasarkan fungsi yaitu perincian serta pengelompokkan tugas untuk dilaksanakan oleh suatu organisasi atau seorang pejabat tertentu yang berdasarkan kelompok aktivitas menurut sifat dan pelaksanaannya

• Berdasarkan produksi yaitu perincian serta pengelompokkan tugas untuk dilaksanakan oleh suatu organisasi atau seorang pejabat tertentu yang masing –masing menghasilkan jenis barang tertentu

• Berdasarkan rangkaian kerja yaitu perincian serta pengelompokkan tugas untuk dilakukan setiap unit kerja atau pejabat tertentu yang masing – masing secara berurutan harus dilalui agar pekerjaan selesai dengan sempurna.

Struktur Organisasi Gambar Struktur Organisasi di suatu lembaga Direktur utama Bag. Administrasi Subbag Personalia Subbag Keuangan Subbag Logistik Subbag Tatawarkat Bag. Hubungan dan Kerja Sama Bag. Research Bag. Seminar dan Publikasi Bag. Percetakan dan Penerbit

 

• Gambar Struktur Organisasi yang sudah besar  • Direktur Utama• Sekretariat Direksi• Direktur Administrasi dan Keuangan• Direktur Keperawatan• Direktur Medis• Bag. Akuntansi• Bag. Keuangan• Bag. Logistik• Bag. Personalia• Bag. RT• Subbag. Gudang• Seksi Pemb. Obat• Subbag Pembelian• Seksi Pemb. Non Obat 

– Daftar Rincian Aktivitas dan Daftar Rincian Tugas

•  • Salah satu pedoman pengorganisasian

pengelolaan logistic adalah harus ada kejelasan aktivitas bagi setiap unit kerja maupun kejelasan tugas bagi setiap pegawai / petugas pengelola logistic. Sehingga penting disusun suatu Rincian Aktivitas bagi tiap unit kerja maupun Daftar Rincian Tugas bagi setiap petugas pengelola logistik. 

Contoh Daftar Rincaian Aktivitas

DAFTAR RINCIAN AKTIVITAS• BAGIAN PEMBELIAN

 • Menerima Surat Pesanan dari Unit Logistik• Melakukan pengawasan dan pengendalian setiap

pemesanan dan pembelian barang• Membuat perencanaan pembelian barang• Meneliti dan memilih supplier• Membuat Surat Pesanan Barang

• Melakukan Pemesanan Barang setelah mendapat persetujuan dari pimpinan

• Melakukan pengawasan langsung atas pembelian bahan baker yang dilakukan oleh unit kendaraan

• Membuat Surat Perjanjian Pembelian Barang

• Mengecek barang setelah barang tiba, dengan cara dicocokan dengan Order Pembelian

Menerima barang setelah ada kesesuaian barang dengan Order Pembelian, dengan cara menandatangani bukti penyerahan dan penerimaan barang

• Membuat dan mengisi Buku Pengecekan Pemesanan

• Membuat dan mengeluarkan lembar kuitansi Intern sebagai pengantar dan lampiran nota asli dari supplier guna pencairan dana/ kas ke kassa/ bendahara oleh supplier

• Mengisi blanko Transfer Bank dan Slip Transfer Bank untuk melakukan pentransferan pembayaran pembelian barang via bank dengan mentransfer ke rekening supplier, kemudian beserta nota asli dikirimkan kepada bagian keuangan untuk memperoleh persetujuan

Melakukan pembelian langsung ke supplier ataupun ke pasar

Mengelola dan membuat laporan penggunaan kas kecil

Membuat dan mengisi Buku Pembelian Barang Membuat dan mengisi Buku Penyerahan Barang,

dan apabila bagian logistic (gudang) suah bias menerima barang, maka bagian logistic harus membubuhkan tanda tangan sebagai bukti penerimaan barang

Membuat Laporan Pembelian per vendor (supplier), per bulan, per tiga bulan, dan per tahun

Membuat Laporan Penyerahan Barang per gudang per bulan, per tiga bulan, dan per tahun

Melakukan aktivitas lain atas pengarahan pimpinan

• DAFTAR RINCIAN TUGAS• PETUGAS GUDANG ALAT TULIS•  • Memberi pelayanan permintaan barang

(alat tulis) kepaa unit kerja.– Menerima Lembar Daftar Permintaan Barang /

Bon Gudang dari unit – unit kerja– Mengecek, mengawasi, dan mengendalikan

permintaan barang dari setiap unit kerja– Mempersiapkan dan mengecek pemenuhan

permintaan barang dari unit kerja sesuai dengan spesifikasi, jumlah dan kondisi barang di ruang cek barang keluar

Mendistribusikan barang ke unit – unit kerja sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan sesuai dengan permintaan unit kerja, dengan menyertakan Lembar Daftar Permintaan Barang / Bon Gudang atau Lembar Penyerahan Barang sebagai bukti penyerahan barang yang harus ditandatangani oleh kepala bagian gudang, petugas yang menyerahkan, dan penerima barang. Harga satuan maupun harga total dari setiap nama dan spesifikasi barang yang tertuang dalam lembar Daftar Permintaan Barang / Bon Guang atau Lembar Penyerahan Barang sebagai bukti penyerahan barang harus diisi atau harus menyertakan printout harga satuan maupun harga total setiap nama dan spesifikasi barang yang diminta /diserahkan kepada unit kerja

• Melaksanakan pencatatan, filling, dan pelaporan

• Membuat dan mengisi Buku Penerimaan Gudang

• Membuan dan mengisi Buku Pengeluaran Gudang

• Membuat dan mengisi Buku Persediaan Gudang

• Mengarsip Bon Gudang• Melakukan pencatatan dengan segera

pada setiap terjadi mutasi barang (alat tulis)

• Membuat Laporan Distribusi Barang per unit kerja,per bulan, per tiga bulan, per tahun yang diserahkan kepada Kepala Bagian Logistik

• Melaksanakan permintaan, penerimaan, dan penyimpanan barang

• Mengajukan permintaan pengadaan/ pembelian barang kepada bagian pembelian dengan mengajukan dan mengisi Lembar Surat Pesanan sesuai kebutuhan barang

• Bersama – sama dengan bagian pembelian mengecek pesanan barang setelah barang dikirim oleh supplier atas spesifikasi barang, jumlah barang, dan kondisi barang

• Mengecek barang yang diserahkan oleh bagian pembelian dengan cara mencocokkan catatan yang tertuang dalam Surat Penyerahan Barang / Buku Penyerahan Barang dengan spesifikasi, jumlah, dan kondisi barang secara fisik dari bagian pembelian dalam ruang cek barang masuk

• Memasukkan barang – barang yang sudah diterima kedalam gudang.

• Mengatur barang – barang sedemikian rupa dengan tidak menimbulkan kerusakan barang yang lain

• Memberi label kode barang pada rak barang untuk setiap nama barang sehingga mempermudah penemuan barang

• Mengatur penyimpanan barang dengan menempatkan barang yang sejenis dikelompokkan dalam tempat yang berekatan sehingga akan mempermudah penemuan maupun pengecekan barang

• Melakukan pengecekan persediaan logistic minimal seminggu sekali

• Melaksanakan pemeliharaan gudang• Menjaga kebersihan dan kerapian gudang• Menjaga keamanan dan keselamatan barang• Melaksanakan tugas lain atas perintah

atasan